Organización y optimización de la información

ORGANIZACIÓN Y BACKUP DE LA INFORMACIÓN

Organización de la información -La información se deberá guardar únicamente en la carpeta “Documentos’’. No se deben guardar fotos, música, videos, ni información ajena a la empresa.

-Información que se encuentre guardada en otra ubicación que no sea en “Documentos”, se perderá, ya que no será respaldada (incluyendo el escritorio).

-La información no debe de exceder más de 5 años de almacenaje.

-Los nombres de los archivos no deben exceder los 18 caracteres. Correo electrónico -Borrar correos basura (Spam) o no deseados antes de la fecha de respaldo.

-Crear reglas y filtros en Outlook.

-Mantener las carpetas de Outlook libres de correos no deseados y eliminados para que disminuya el almacenaje.

Respaldo

-El respaldo se ejecutará 2 veces por semana dependiendo del área de trabajo.

-Para que el respaldo se pueda realizar es necesario que el equipo esté encendido y con la sesión abierta, no debe estar bloqueada la pantalla, solamente el monitor apagado.

-Todos los programas y carpetas deben estar cerrados para que, al momento de realizarse el respaldo, no detecte errores o se cancele el mismo.

-En caso de que el respaldo se cancele por algún motivo, la máquina mandará un mensaje la próxima vez que se inicie preguntando si desea reanudar el proceso de respaldo, este mensaje deberá ser siempre respondido con “sí”, de lo contrario, el proceso no será efectivo.