Stop Pare y Lea No. 15

Pare y lea Boletín de Acreditación No. 15

Mapa de Procesos, Gestión Documental, Indicadores y Planes de Mejora

¿Qué es el mapa de procesos de la Clínica del Country?

Consiste en una gráfica que permite identificar los procesos que se realizan en la Clínica del Country y su interacción. Actualmente la clínica cuenta con 19 procesos los cuales se agrupan en 3 tipos: ge re nc ia le s , de re a liz a c ión y de a poyo (c línic o y a dminis tra tivo).

Los procesos gerenciales generan lineamientos y políticas a la institución, los de realización conforman la cadena de valor y en ellos se fundamenta la prestación de servicios al paciente, por último, los de apoyo clínico ó administrativo, brindan los recursos necesarios para la atención.

RED DE PROCESOS DIRECCIONAMIENTO

MEJORAMIENTO CONTINUO

MERCADEO PROCESOS GERENCIALES

SERVICIO AL CLIENTE

SERVICIO AL CLIENTE

GESTIÓN CLÍNICA

PROCESOS DE REALIZACIÓN URGENCIAS

HOSPITALIZACIÓN

CIRUGÍA

CONSULTA EXTERNA

PROCESOS DE APOYO CLÍNICO APOYO DIAGNÓSTICO

APOYO TERAPEUTICO

EDUCACIÓN

INVESTIGACIÓN

PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO COMPRAS Y SUMINISTROS

RECURSOS HUMANOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

COMUNICACIONES

RECURSOS FÍSICOS

FINANZAS

¿Cómo se refleja la interacción de los procesos, su planeación y funcionamiento?

Todo proceso requiere de unas entradas o insumos para hacer posible su funcionamiento, las cuales se transforman a través del desarrollo de actividades y así obtener salidas o productos útiles para otros procesos ó servicios y para el paciente y su familia. Es así como los procesos se interrelacionan entre si para el logro de una adecuada prestación del servicio.

¿Qué es la caracterización del proceso?

La definición de las entradas requeridas para un proceso y sus salidas o resultados se reflejan en la CARACTERIZACION DEL PROCESO. La caracterización es un documento que identifica las características del proceso a partir de las cuales se planifica el desarrollo del mismo. La caracterización de procesos de la clínica consta de: objetivo, responsables, entradas, proveedores, subprocesos, salidas, clientes, documentos relacionados e indicadores.

Estos documentos son desarrollados por cada uno de los jefes de los procesos y subprocesos de la clínica con el apoyo y asesoría de Garantía de Calidad.

¿Qué es el tablero de Mando Integral?

El tablero de mando integral es una herramienta ó módulo del sistema de información Hospital- i para el registro de indicadores de gestión de procesos con el objeto de analizar y tomar decisiones a partir del resultado de los mismos. Este tablero contiene los indicadores de cada uno de los 19 procesos, la ficha técnica de cada indicador, el historial donde cada jefe de proceso reporta periódicamente sus indicadores y los permisos ó usuarios para modificación y consulta de la información allí contenida.

¿Cómo se gestiona la información contenida en el Tablero de Mando Integral?

El resultado de cada indicador es comparado frente a la meta y dependiendo su cumplimiento se semaforizan los datos, en azul (supera la meta), verde (cumple la meta o es aceptable), amarillo (valor regular) y rojo (valor critico). El mal desempeño de un indicador (semaforización en rojo) en 3 periodos consecutivos deberá generar análisis de causas y formulación de acciones de mejoramiento hasta lograr el control del mismo.

¿Dónde se realiza el análisis de los indicadores y de problemas de calidad del proceso?

Para efecto de monitorizar y analizar el resultado de los indicadores, pe riódic a me nte s e tie ne e s ta ble c ido un P la n de M e jora pa ra Análisis de Indicadores que son relevantes para la gestión de cada proceso (indicadores tácticos). Si el análisis del indicador muestra que hay un mal desempeño de manera reiterada (3 veces consecutivas), se debe realizar un plan de mejora por problemas de no calidad que permite realizar análisis de las causas de desviación del indicador y definir las acciones de mejora por implementar.

¿Quiénes son responsables de la realización de estos planes?

Es responsabilidad de cada jefe realizar el análisis de sus indicadores mensualmente y de instaurar las medidas correctivas necesarias y su registro en los planes respectivos; para esto cuentan con el soporte de Garantía de Calidad (Coordinadora de Mejoramiento Continuo – Analista de Planeación e Información) quienes en esta fase de aprendizaje les guiaran y ayudarán en la consecución de los mismos.

Los planes de mejora de análisis de indicadores y problemas de no calidad se colocarán en la página principal de intranet (parte superior derecha – planes de mejora) para que todos los líderes de los procesos y subprocesos de la clínica puedan acceder y consultar su contenido y avance.

¿Qué es la Gestión documental?

La Clínica del Country ha definido un sistema de manejo de los documentos que asegure que las actividades de la organización estén planeadas y se facilite la estandarización de las mismas según algunas normas técnicas definidas. Esta gestión permite organizar, almacenar, actualizar y consultar los documentos generados en cada uno de los procesos de la Clínica.

¿Cómo saber cuáles son los documentos principales de la organización?

Esta definida una pirámide documental que asegure el reconocimiento de la importancia de cada uno de los documentos que se generen. Estos se encuentran en orden jerárquico: Las caracterizaciones, guías, protocolos, procedimientos, instructivos y otros más. Los documentos que se generan en la organización han sido elaborados por el personal responsable del mismo, revisado por un jefe inmediato y aprobado por la alta dirección.

¿Dónde se encuentran los documentos principales?

Todos los documentos aprobados previamente se encuentran disponibles en la Intranet, la cual garantiza la organización, almacenamiento y consulta de cada uno de los documentos que se generan en los procesos de la Clínica.

¿Para qué y cómo se codifican los documentos que se generan en la clínica?

Los documentos se codifican con el ánimo de saber a cuales de los procesos pertenece y facilitar su seguimiento y consulta cuando son requeridos. Se codifican utilizando un campo alfanumérico, conformado así: XXX-YY-ZZ; Donde: • XXX: Corresponde a las letras iniciales del nombre de cada proceso. Por ejemplo “MEJ” para el proceso de Mejora Continua.

• YY: Corresponden al tipo de documento que se genera en cada proceso. Por ejemplo 04 para un procedimiento.

• ZZ: Corresponden al número consecutivo asignado a cada documento por cada uno de los procesos. Por ejemplo 08 para un procedimiento especifico del proceso.

¿Quiénes pueden hacer documentos y cómo se publican en la Intranet?

Todos los empleados de la clínica del country pueden hacer documentos que les ayude a facilitar el desarrollo de sus actividades diarias, previa revisión y aprobación del Jefe del proceso o superior inmediato, con el fin de unificar criterios y de servir de retroalimentación a todo el equipo de trabajo involucrado.

Una vez aprobado el documento se envía al proceso de Mejoramiento Continuo para su respectiva codificación, inclusión en el listado maestro de documentos y publicación en la intranet.

Encuentre a STOP, pare y lea, en la intranet y en nuestra página web www.clinicadelcountry.com

TU COMPROMISO HACE DE LA ACREDITACIÓN UNA REALIDAD Para mayor información: Departamento de Garantía de la Calidad jagudelo@clinicadelcountry.com Extensión 1772

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¿Qué es el mapa de procesos de la Clínica del Country?

Consiste en una gráfica que permite identificar los procesos que se realizan en la Clínica del Country y su interacción. Actualmente la clínica cuenta con 19 procesos los cuales se agrupan en 3 tipos: ge re nc ia le s , de re a liz a c ión y de a poyo (c línic o y a dminis tra tivo).

Los procesos gerenciales generan lineamientos y políticas a la institución, los de realización conforman la cadena de valor y en ellos se fundamenta la prestación de servicios al paciente, por último, los de apoyo clínico ó administrativo, brindan los recursos necesarios para la atención.

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¿Cómo se refleja la interacción de los procesos, su planeación y funcionamiento?

Todo proceso requiere de unas entradas o insumos para hacer posible su funcionamiento, las cuales se transforman a través del desarrollo de actividades y así obtener salidas o productos útiles para otros procesos ó servicios y para el paciente y su familia. Es así como los procesos se interrelacionan entre si para el logro de una adecuada prestación del servicio.

¿Qué es la caracterización del proceso?

La definición de las entradas requeridas para un proceso y sus salidas o resultados se reflejan en la CARACTERIZACION DEL PROCESO. La caracterización es un documento que identifica las características del proceso a partir de las cuales se planifica el desarrollo del mismo. La caracterización de procesos de la clínica consta de: objetivo, responsables, entradas, proveedores, subprocesos, salidas, clientes, documentos relacionados e indicadores.

Estos documentos son desarrollados por cada uno de los jefes de los procesos y subprocesos de la clínica con el apoyo y asesoría de Garantía de Calidad.

¿Qué es el tablero de Mando Integral?

El tablero de mando integral es una herramienta ó módulo del sistema de información Hospital- i para el registro de indicadores de gestión de procesos con el objeto de analizar y tomar decisiones a partir del resultado de los mismos. Este tablero contiene los indicadores de cada uno de los 19 procesos, la ficha técnica de cada indicador, el historial donde cada jefe de proceso reporta periódicamente sus indicadores y los permisos ó usuarios para modificación y consulta de la información allí contenida.

¿Cómo se gestiona la información contenida en el Tablero de Mando Integral?

El resultado de cada indicador es comparado frente a la meta y dependiendo su cumplimiento se semaforizan los datos, en azul (supera la meta), verde (cumple la meta o es aceptable), amarillo (valor regular) y rojo (valor critico). El mal desempeño de un indicador (semaforización en rojo) en 3 periodos consecutivos deberá generar análisis de causas y formulación de acciones de mejoramiento hasta lograr el control del mismo.

¿Dónde se realiza el análisis de los indicadores y de problemas de calidad del proceso?

Para efecto de monitorizar y analizar el resultado de los indicadores, pe riódic a me nte s e tie ne e s ta ble c ido un P la n de M e jora pa ra Análisis de Indicadores que son relevantes para la gestión de cada proceso (indicadores tácticos). Si el análisis del indicador muestra que hay un mal desempeño de manera reiterada (3 veces consecutivas), se debe realizar un plan de mejora por problemas de no calidad que permite realizar análisis de las causas de desviación del indicador y definir las acciones de mejora por implementar.

¿Quiénes son responsables de la realización de estos planes?

Es responsabilidad de cada jefe realizar el análisis de sus indicadores mensualmente y de instaurar las medidas correctivas necesarias y su registro en los planes respectivos; para esto cuentan con el soporte de Garantía de Calidad (Coordinadora de Mejoramiento Continuo – Analista de Planeación e Información) quienes en esta fase de aprendizaje les guiaran y ayudarán en la consecución de los mismos.

Los planes de mejora de análisis de indicadores y problemas de no calidad se colocarán en la página principal de intranet (parte superior derecha – planes de mejora) para que todos los líderes de los procesos y subprocesos de la clínica puedan acceder y consultar su contenido y avance.

¿Qué es la Gestión documental?

La Clínica del Country ha definido un sistema de manejo de los documentos que asegure que las actividades de la organización estén planeadas y se facilite la estandarización de las mismas según algunas normas técnicas definidas. Esta gestión permite organizar, almacenar, actualizar y consultar los documentos generados en cada uno de los procesos de la Clínica.

¿Cómo saber cuáles son los documentos principales de la organización?

Esta definida una pirámide documental que asegure el reconocimiento de la importancia de cada uno de los documentos que se generen. Estos se encuentran en orden jerárquico: Las caracterizaciones, guías, protocolos, procedimientos, instructivos y otros más. Los documentos que se generan en la organización han sido elaborados por el personal responsable del mismo, revisado por un jefe inmediato y aprobado por la alta dirección.

¿Dónde se encuentran los documentos principales?

Todos los documentos aprobados previamente se encuentran disponibles en la Intranet, la cual garantiza la organización, almacenamiento y consulta de cada uno de los documentos que se generan en los procesos de la Clínica.

¿Para qué y cómo se codifican los documentos que se generan en la clínica?

Los documentos se codifican con el ánimo de saber a cuales de los procesos pertenece y facilitar su seguimiento y consulta cuando son requeridos. Se codifican utilizando un campo alfanumérico, conformado así: XXX-YY-ZZ; Donde: • XXX: Corresponde a las letras iniciales del nombre de cada proceso. Por ejemplo “MEJ” para el proceso de Mejora Continua.

• YY: Corresponden al tipo de documento que se genera en cada proceso. Por ejemplo 04 para un procedimiento.

• ZZ: Corresponden al número consecutivo asignado a cada documento por cada uno de los procesos. Por ejemplo 08 para un procedimiento especifico del proceso.

¿Quiénes pueden hacer documentos y cómo se publican en la Intranet?

Todos los empleados de la clínica del country pueden hacer documentos que les ayude a facilitar el desarrollo de sus actividades diarias, previa revisión y aprobación del Jefe del proceso o superior inmediato, con el fin de unificar criterios y de servir de retroalimentación a todo el equipo de trabajo involucrado.

Una vez aprobado el documento se envía al proceso de Mejoramiento Continuo para su respectiva codificación, inclusión en el listado maestro de documentos y publicación en la intranet.

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Consiste en una gráfica que permite identificar los procesos que se realizan en la Clínica del Country y su interacción. Actualmente la clínica cuenta con 19 procesos los cuales se agrupan en 3 tipos: ge re nc ia le s , de re a liz a c ión y de a poyo (c línic o y a dminis tra tivo).

Los procesos gerenciales generan lineamientos y políticas a la institución, los de realización conforman la cadena de valor y en ellos se fundamenta la prestación de servicios al paciente, por último, los de apoyo clínico ó administrativo, brindan los recursos necesarios para la atención.

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Todo proceso requiere de unas entradas o insumos para hacer posible su funcionamiento, las cuales se transforman a través del desarrollo de actividades y así obtener salidas o productos útiles para otros procesos ó servicios y para el paciente y su familia. Es así como los procesos se interrelacionan entre si para el logro de una adecuada prestación del servicio.

¿Qué es la caracterización del proceso?

La definición de las entradas requeridas para un proceso y sus salidas o resultados se reflejan en la CARACTERIZACION DEL PROCESO. La caracterización es un documento que identifica las características del proceso a partir de las cuales se planifica el desarrollo del mismo. La caracterización de procesos de la clínica consta de: objetivo, responsables, entradas, proveedores, subprocesos, salidas, clientes, documentos relacionados e indicadores.

Estos documentos son desarrollados por cada uno de los jefes de los procesos y subprocesos de la clínica con el apoyo y asesoría de Garantía de Calidad.

¿Qué es el tablero de Mando Integral?

El tablero de mando integral es una herramienta ó módulo del sistema de información Hospital- i para el registro de indicadores de gestión de procesos con el objeto de analizar y tomar decisiones a partir del resultado de los mismos. Este tablero contiene los indicadores de cada uno de los 19 procesos, la ficha técnica de cada indicador, el historial donde cada jefe de proceso reporta periódicamente sus indicadores y los permisos ó usuarios para modificación y consulta de la información allí contenida.

¿Cómo se gestiona la información contenida en el Tablero de Mando Integral?

El resultado de cada indicador es comparado frente a la meta y dependiendo su cumplimiento se semaforizan los datos, en azul (supera la meta), verde (cumple la meta o es aceptable), amarillo (valor regular) y rojo (valor critico). El mal desempeño de un indicador (semaforización en rojo) en 3 periodos consecutivos deberá generar análisis de causas y formulación de acciones de mejoramiento hasta lograr el control del mismo.

¿Dónde se realiza el análisis de los indicadores y de problemas de calidad del proceso?

Para efecto de monitorizar y analizar el resultado de los indicadores, pe riódic a me nte s e tie ne e s ta ble c ido un P la n de M e jora pa ra Análisis de Indicadores que son relevantes para la gestión de cada proceso (indicadores tácticos). Si el análisis del indicador muestra que hay un mal desempeño de manera reiterada (3 veces consecutivas), se debe realizar un plan de mejora por problemas de no calidad que permite realizar análisis de las causas de desviación del indicador y definir las acciones de mejora por implementar.

¿Quiénes son responsables de la realización de estos planes?

Es responsabilidad de cada jefe realizar el análisis de sus indicadores mensualmente y de instaurar las medidas correctivas necesarias y su registro en los planes respectivos; para esto cuentan con el soporte de Garantía de Calidad (Coordinadora de Mejoramiento Continuo – Analista de Planeación e Información) quienes en esta fase de aprendizaje les guiaran y ayudarán en la consecución de los mismos.

Los planes de mejora de análisis de indicadores y problemas de no calidad se colocarán en la página principal de intranet (parte superior derecha – planes de mejora) para que todos los líderes de los procesos y subprocesos de la clínica puedan acceder y consultar su contenido y avance.

¿Qué es la Gestión documental?

La Clínica del Country ha definido un sistema de manejo de los documentos que asegure que las actividades de la organización estén planeadas y se facilite la estandarización de las mismas según algunas normas técnicas definidas. Esta gestión permite organizar, almacenar, actualizar y consultar los documentos generados en cada uno de los procesos de la Clínica.

¿Cómo saber cuáles son los documentos principales de la organización?

Esta definida una pirámide documental que asegure el reconocimiento de la importancia de cada uno de los documentos que se generen. Estos se encuentran en orden jerárquico: Las caracterizaciones, guías, protocolos, procedimientos, instructivos y otros más. Los documentos que se generan en la organización han sido elaborados por el personal responsable del mismo, revisado por un jefe inmediato y aprobado por la alta dirección.

¿Dónde se encuentran los documentos principales?

Todos los documentos aprobados previamente se encuentran disponibles en la Intranet, la cual garantiza la organización, almacenamiento y consulta de cada uno de los documentos que se generan en los procesos de la Clínica.

¿Para qué y cómo se codifican los documentos que se generan en la clínica?

Los documentos se codifican con el ánimo de saber a cuales de los procesos pertenece y facilitar su seguimiento y consulta cuando son requeridos. Se codifican utilizando un campo alfanumérico, conformado así: XXX-YY-ZZ; Donde: • XXX: Corresponde a las letras iniciales del nombre de cada proceso. Por ejemplo “MEJ” para el proceso de Mejora Continua.

• YY: Corresponden al tipo de documento que se genera en cada proceso. Por ejemplo 04 para un procedimiento.

• ZZ: Corresponden al número consecutivo asignado a cada documento por cada uno de los procesos. Por ejemplo 08 para un procedimiento especifico del proceso.

¿Quiénes pueden hacer documentos y cómo se publican en la Intranet?

Todos los empleados de la clínica del country pueden hacer documentos que les ayude a facilitar el desarrollo de sus actividades diarias, previa revisión y aprobación del Jefe del proceso o superior inmediato, con el fin de unificar criterios y de servir de retroalimentación a todo el equipo de trabajo involucrado.

Una vez aprobado el documento se envía al proceso de Mejoramiento Continuo para su respectiva codificación, inclusión en el listado maestro de documentos y publicación en la intranet.

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Los procesos gerenciales generan lineamientos y políticas a la institución, los de realización conforman la cadena de valor y en ellos se fundamenta la prestación de servicios al paciente, por último, los de apoyo clínico ó administrativo, brindan los recursos necesarios para la atención.

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¿Cómo se refleja la interacción de los procesos, su planeación y funcionamiento?

Todo proceso requiere de unas entradas o insumos para hacer posible su funcionamiento, las cuales se transforman a través del desarrollo de actividades y así obtener salidas o productos útiles para otros procesos ó servicios y para el paciente y su familia. Es así como los procesos se interrelacionan entre si para el logro de una adecuada prestación del servicio.

¿Qué es la caracterización del proceso?

La definición de las entradas requeridas para un proceso y sus salidas o resultados se reflejan en la CARACTERIZACION DEL PROCESO. La caracterización es un documento que identifica las características del proceso a partir de las cuales se planifica el desarrollo del mismo. La caracterización de procesos de la clínica consta de: objetivo, responsables, entradas, proveedores, subprocesos, salidas, clientes, documentos relacionados e indicadores.

Estos documentos son desarrollados por cada uno de los jefes de los procesos y subprocesos de la clínica con el apoyo y asesoría de Garantía de Calidad.

¿Qué es el tablero de Mando Integral?

El tablero de mando integral es una herramienta ó módulo del sistema de información Hospital- i para el registro de indicadores de gestión de procesos con el objeto de analizar y tomar decisiones a partir del resultado de los mismos. Este tablero contiene los indicadores de cada uno de los 19 procesos, la ficha técnica de cada indicador, el historial donde cada jefe de proceso reporta periódicamente sus indicadores y los permisos ó usuarios para modificación y consulta de la información allí contenida.

¿Cómo se gestiona la información contenida en el Tablero de Mando Integral?

El resultado de cada indicador es comparado frente a la meta y dependiendo su cumplimiento se semaforizan los datos, en azul (supera la meta), verde (cumple la meta o es aceptable), amarillo (valor regular) y rojo (valor critico). El mal desempeño de un indicador (semaforización en rojo) en 3 periodos consecutivos deberá generar análisis de causas y formulación de acciones de mejoramiento hasta lograr el control del mismo.

¿Dónde se realiza el análisis de los indicadores y de problemas de calidad del proceso?

Para efecto de monitorizar y analizar el resultado de los indicadores, pe riódic a me nte s e tie ne e s ta ble c ido un P la n de M e jora pa ra Análisis de Indicadores que son relevantes para la gestión de cada proceso (indicadores tácticos). Si el análisis del indicador muestra que hay un mal desempeño de manera reiterada (3 veces consecutivas), se debe realizar un plan de mejora por problemas de no calidad que permite realizar análisis de las causas de desviación del indicador y definir las acciones de mejora por implementar.

¿Quiénes son responsables de la realización de estos planes?

Es responsabilidad de cada jefe realizar el análisis de sus indicadores mensualmente y de instaurar las medidas correctivas necesarias y su registro en los planes respectivos; para esto cuentan con el soporte de Garantía de Calidad (Coordinadora de Mejoramiento Continuo – Analista de Planeación e Información) quienes en esta fase de aprendizaje les guiaran y ayudarán en la consecución de los mismos.

Los planes de mejora de análisis de indicadores y problemas de no calidad se colocarán en la página principal de intranet (parte superior derecha – planes de mejora) para que todos los líderes de los procesos y subprocesos de la clínica puedan acceder y consultar su contenido y avance.

¿Qué es la Gestión documental?

La Clínica del Country ha definido un sistema de manejo de los documentos que asegure que las actividades de la organización estén planeadas y se facilite la estandarización de las mismas según algunas normas técnicas definidas. Esta gestión permite organizar, almacenar, actualizar y consultar los documentos generados en cada uno de los procesos de la Clínica.

¿Cómo saber cuáles son los documentos principales de la organización?

Esta definida una pirámide documental que asegure el reconocimiento de la importancia de cada uno de los documentos que se generen. Estos se encuentran en orden jerárquico: Las caracterizaciones, guías, protocolos, procedimientos, instructivos y otros más. Los documentos que se generan en la organización han sido elaborados por el personal responsable del mismo, revisado por un jefe inmediato y aprobado por la alta dirección.

¿Dónde se encuentran los documentos principales?

Todos los documentos aprobados previamente se encuentran disponibles en la Intranet, la cual garantiza la organización, almacenamiento y consulta de cada uno de los documentos que se generan en los procesos de la Clínica.

¿Para qué y cómo se codifican los documentos que se generan en la clínica?

Los documentos se codifican con el ánimo de saber a cuales de los procesos pertenece y facilitar su seguimiento y consulta cuando son requeridos. Se codifican utilizando un campo alfanumérico, conformado así: XXX-YY-ZZ; Donde: • XXX: Corresponde a las letras iniciales del nombre de cada proceso. Por ejemplo “MEJ” para el proceso de Mejora Continua.

• YY: Corresponden al tipo de documento que se genera en cada proceso. Por ejemplo 04 para un procedimiento.

• ZZ: Corresponden al número consecutivo asignado a cada documento por cada uno de los procesos. Por ejemplo 08 para un procedimiento especifico del proceso.

¿Quiénes pueden hacer documentos y cómo se publican en la Intranet?

Todos los empleados de la clínica del country pueden hacer documentos que les ayude a facilitar el desarrollo de sus actividades diarias, previa revisión y aprobación del Jefe del proceso o superior inmediato, con el fin de unificar criterios y de servir de retroalimentación a todo el equipo de trabajo involucrado.

Una vez aprobado el documento se envía al proceso de Mejoramiento Continuo para su respectiva codificación, inclusión en el listado maestro de documentos y publicación en la intranet.

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