Guide pratique 'Devenir employeur'

Devenir employeur

Table des matières Préface

p. 3

Votre premier engagement de personnel 1.

Qui peut recruter du personnel ?

p. 4

2.

Qu’est-ce qu’un travailleur ?

p. 4

3.

Quelle sorte de travailleurs recrutez-vous ?

p. 4

3.1.

3.2.

Il existe beaucoup de sortes de travailleurs Attention lors des prochains recrutements

4.

Quelle est la durée de travail de votre travailleur ?

4.1.

4.2.

4.3.

p. 6

A temps plein A temps partiel Heures supplémentaires

5.

Que coûte un travailleur ?

5.1.

5.2.

6.

Existe-t-il des aides financières ? Des avantages fiscaux ? p. 9

6.1.

6.2.

6.3.

6.4.

p. 7

Le coût salarial Coûts supplémentaires La réduction du groupe-cible La réduction structurelle des charges sociales Réduction pour le premier travailleur domestique et employé de maison Mesures de soutien de la Wallonie et de la région de Bruxelles-Capitale

7. Quelles formalités devez-vous accomplir ?

7.1.

7.2.

8.

Qu’en est-il de la maladie, des accidents du travail, des vacances, jours fériés payés ?

8.1. Maladie 8.2. Accident du travail 8.3. Vacances 8.4. Jours fériés

9.

Que se passe-t-il lorsqu’un travailleur vous quitte ?

p. 10

Qu’attendent de vous les autorités ?

De quelles formalités SD Worx vous décharge-t-il ?

p. 12

p. 14

10. Et si vous recevez une visite de l’inspection ?

p. 14

11. Quid du service externe pour la prévention et la protection au travail ? Que fait-il ?

p. 1 5

12. Que fait votre secrétariat social ?

p. 15

13. Comment collaborer avec le secrétariat social de SD Worx ? p. 16

13.1.

13.2.

13.3.

13.4.

Une solution intégrée pour l’entrepreneur indépendant Votre propre personne de confiance Cycle salarial efficace Cotisations sociales et précompte payés dans les délais

14. Où trouver le personnel approprié ?

p. 17

15. Et pour vous en tant que chef d’entreprise ?

p. 17

16. Comment devenir client ?

p. 1 7

Notre expérience et notre pragmatisme au service de votre personnel

p. 18

COLOPHON Cette publication est une initiative de SD Worx.

Editeur responsable: Joan Peeters Brouwersvliet 2 2000 Antwerpen Version avril 2014. Vous trouvez la version la plus rĂŠcente de cette brochure sur www.sdworx.be/deveniremployeur

Préface Bienvenue chez SD Worx Vous envisagez d’engager du personnel. Une grande étape!

Et une preuve aussi que votre entreprise est en bonne santé.

Maintenant, en plus d’être entrepreneur, vous devenez également employeur. Une responsabilité supplémentaire à laquelle il vaut mieux bien se préparer.

C’est pourquoi nous vous offrons cette brochure. Vous aider et vous donner un premier aperçu de tout ce qui se rapporte à l’emploi, est notre objectif premier.

Désormais, vous aurez affaire à deux parties: les autorités et le travailleur.

La condition essentielle pour bénéficier d’une relation optimale avec eux est d’appliquer correctement la législation sociale.

En tant que secrétariat social agréé, SD Worx se charge pour vous de toutes vos obligations concernant l’emploi. Ainsi vous vous assurez d’une bonne relation avec les autorités et avec vos travailleurs. Nous avons développé pour l’entrepreneur indépendant un service spécifique total.

Vous bénéficiez de votre propre “gestionnaire payroll” qui vous accompagnera sur le plan de l’emploi. Il est en quelque sorte l’alterego de votre comptable qui, lui, est votre personne de confiance sur le plan fiscal.

Votre gestionnaire chez SD Worx connaît votre entreprise et vous aide pour toutes vos affaires de personnel. Il anticipe les problèmes en prenant les bonnes initiatives. En d’autres mots, vous bénéficiez d’un bras droit ce qui vous permet de vous concentrer entièrement sur votre business.

Au travers de cette brochure, nous souhaitons vous donner les informations précises sur votre rôle d’employeur, et ce de préférence avant que vous n’engagiez votre premier travailleur. Preuve que nous accordons beaucoup d’importance à une démarche proactive.

Cependant, cette brochure ne peut naturellement pas tout traiter, la législation sociale étant trop complexe. C’est pourquoi je vous invite volontiers à prendre contact avec nous, soit à l’une de nos adresses ou l’un des numéros de téléphone mentionnés en bas de cette brochure, soit en envoyant un e-mail à startup-service@sdworx.com. Sur notre site web www.sdworx.be/deveniremployeur, vous trouverez également un aperçu général de nos services et les informations actuelles au niveau de la législation sociale. Je vous souhaite beaucoup de succès dans votre nouveau rôle d’employeur!

Joan Peeters Directeur Vente PME

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Votre premier engagement de personnel 1

QUI PEUT RECRUTER DU PERSONNEL ?

En Belgique, chaque entreprise et chaque personne ayant atteint la majorité peut en principe engager du personnel.

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QU’EST-CE QU’UN TRAVAILLEUR ?

Un travailleur est une personne qui s’engage à effectuer un travail moyennant une rémunération et ce sous l’autorité d’un employeur.

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QUELLE SORTE DE TRAVAILLEURS RECRUTEZ-VOUS ?

3.1

Il existe beaucoup de sortes de travailleurs Il existe au total plus de 30 statuts, dont les principaux sont les ouvriers et les employés.

Mais les domestiques, les gens de maison, les contrats d’apprentissage et les étudiants jobistes sont des statuts que l’on rencontre souvent.

• Ouvriers: un ouvrier est un travailleur qui effectue principalement un travail à caractère manuel.

• Employés: un employé est un travailleur qui effectue principalement un travail à caractère intellectuel.

• Domestique: un domestique est un travailleur qui effectue essentiellement des travaux domestiques de nature physique relatifs au ménage de l’employeur ou de sa famille. Le personnel domestique est soumis au régime de sécurité sociale des travailleurs. Cela signifie qu’il doit être déclaré et que des cotisations ONSS sont dues le concernant. L’assujettissement

!

• Etudiants: en principe, un étudiant est un ouvrier ou employé ordinaire pour lequel il convient d’établir un contrat de travail spécifique. Normalement, les cotisations de sécurité sociale ordinaires sont également d’application sur le salaire de l’étudiant, sauf s’il est occupé dans le cadre d’un contrat étudiant et que son occupation dure moins que les 50 premiers jours de travail déclarés d’une année calendrier. Dans ce cas, la cotisation de solidarité de 8,13% (5,42% employeur et 2,71% étudiant) est d’application. Enfin, l’étudiant ne peut travailler que pendant les périodes où il ne doit pas suivre de cours.

Les travailleurs qui travaillent pour un particulier, mais qui n’effectuent aucun travail d’ordre ménager (ex. chauffeur, jardinier, gouvernante, baby-sitter…) ne sont pas des domestiques, mais des ouvriers ou des employés ordinaires

attention

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limité pour le personnel domestique (hors secteur des allocations familiales et cotisation de modération salariale) et l’exonération pour certains travailleurs domestiques non résidents ne s’appliquent plus. Nous nous ferons un plaisir de vous informer davantage à ce propos si vous le souhaitez.

(gens de maison).

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• Les apprentis: un contrat d’apprentissage est un contrat spécial qui donne à des jeunes de 15 à 18 ans la possibilité d’acquérir, outre une formation théorique, une expérience pratique, par exemple dans le cadre de l’apprentissage d’un travail artisanal ou commercial que l’on veut faire plus tard comme indépendant, ou pour apprendre une fonction spécifique au sein d’une entreprise. Le coût salarial lié au contrat d’apprentissage est considérablement moins élevé que celui d’un travailleur ordinaire.

Engager un apprenti ne peut se faire que par l’intermédiaire d’un secrétariat d’apprentissage ou d’une école spécialisée.

Vous trouverez ces secrétariats d’apprentissage dans les Pages d’or sous la rubrique 7312, ou encore vous pouvez nous demander l’adresse de celui de votre région. Vous pouvez vous adresser à nous pour ce qui est de l’administration salariale.

Enfin, pour engager un tel apprenti, vous devez vous-même répondre à certains critères. Le secrétariat d’apprentissage peut vous renseigner à ce sujet.

3.2 Attention lors des prochains recrutements La prudence est certainement de mise dans un certain nombre de situations.

Ci-dessous, quelques exemples.

• Engagement d’un époux: une condition pour être considéré comme travailleur est de travailler “sous autorité”. C’est difficile à prouver entre époux. L’Inspection du travail va d’ailleurs rarement accepter une telle situation.

• Indépendants: pour les mêmes raisons que ci-dessus, vous ne pouvez en principe “engager” aucun indépendant. Ce n’est que dans des cas très exceptionnels que l’indépendant peut travailler sous autorité.

• Les pensionnés: Un pensionné ne peut exercer une activité professionnelle que pour un revenu limité, sauf s’il a plus de 65 ans et a travaillé 42 ans. Dans ce cas, il n’est soumis à aucune limite de revenus. Le montant des revenus professionnels autorisés dépend de différents éléments, tels que l’âge et la nature du travail. La pension est accordée sans réduction si le plafond de revenus n’a pas été dépassé. Si le plafond de revenus est dépassé de moins de 25%, la pension sera réduite du même pourcentage que celui dont les revenus du travail autorisé dépassent le plafond de revenus. Si le plafond de revenus est dépassé d’au moins 25%, la pension sera suspendue pendant toute l’année. Dans l’hypothèse où le plafond de revenus est dépassé par le conjoint du pensionné qui a droit à la pension de ménage, le montant de la pension de ménage sera ramené au

montant perçu en tant qu’isolé. Cela vaut pour toute l’année au cours de laquelle le plafond a été dépassé, même si le dépassement est inférieur à 25%. N’hésitez donc pas à nous contacter afin de connaître le plafond de revenus pour le pensionné dans une situation concrète. Le dépassement de ce plafond peut en effet avoir des conséquences lourdes pour le pensionné ! Depuis 2013, l’obligation de déclaration est uniquement maintenue pour les pensionnés exerçant une activité professionnelle à la première mise en paiement de la pension, ainsi que dans certains cas exceptionnels.

L’obligation de déclaration disparaît complètement pour les employeurs. Selon la nouvelle règle générale, le pensionné qui touche une pension ne doit plus déclarer son activité professionnelle. L’exemption de déclaration vaut aussi pour l’époux(se) d’un pensionné bénéficiant d’une pension de ménage et pour l’employeur du pensionné. À titre d’exception, les pensionnés (ou leur conjoint) sont encore soumis à l’obligation de déclaration: - lors de la première mise en paiement de la pension (donc, quand l’activité débute avant que la pension soit payée pour la première fois); - lors de l’exercice d’un mandat, d’une fonction ou d’un poste; - lors de l’exercice d’une activité professionnelle à l’étranger ou s’ils bénéficient de prestations sociales à l’étranger; - lors de l’exercice d’une activité professionnelle consistant en la création d’œuvres scientifiques ou en la réalisation d’une création artistique n’ayant pas de

Devenir employeur

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répercussion sur le marché du travail et pour autant que le titulaire de la pension n’ait pas la qualité de commerçant au sens du Code de commerce.

Attention : dans certains secteurs, l’occupation de pensionnés est interdite. Avant d’engager un pensionné, il vaut d’abord mieux contacter votre gesnaire payroll.

• Chômeurs avec complément de l’entreprise (auparavant “prépensionnés”) : Pour avoir droit à des allocations de chômage, le chômeur avec complément de l’entreprise doit, tout comme le chômeur ordinaire, en principe être “privé de travail et de rémunération par suite de circonstances indépendantes de sa volonté”. Cependant, les chômeurs avec complément de l’entreprise peuvent, d’une part, effectuer dans un nombre limité de cas des prestations (non) rémunérées sans avoir droit à des allocations et perdre leur statut de chômeur avec

!

Les travailleurs non-ressortissants de la Communauté Economique Européenne qui n’ont pas de carte d’identité belge pour étrangers ou les travailleurs qui résident illégalement en Belgique, doivent posséder un permis de travail avant que vous ne puissiez les engager.*

attention

4

* N’hésitez pas à nous contacter.

QUELLE EST LA DUREE DE TRAVAIL DE VOTRE TRAVAILLEUR ?

4.1

A temps plein La durée maximum de travail de votre travailleur est déterminée par la commission paritaire (qui règle les conditions salariales et

4.2

de travail dans le secteur). D’une manière générale, il s’agit d’un maximum de 38 h/ semaine, excepté pour les domestiques.

A temps partiel Un travailleur à temps partiel doit, par semaine, travailler au moins 1/3 de la durée hebdomadaire d’un temps plein. Chaque travailleur doit travailler au moins trois heures consécutives par période de travail. Il existe un nombre limité d’exceptions pour lesquelles ces règles ne sont pas d’application.

Nous vous en donnons ici les principales: • les travailleurs sous contrat à horaire fixe, qui travaillent au moins 4h consécutives par jour (l’inspection du travail doit recevoir une copie de ce contrat).

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complément de l’entreprise ; ils peuvent aussi, d’autre part, reprendre le travail et pour ainsi dire geler leur chômage avec complément de l’entreprise. Ceci implique que le chômeur avec complément de l’entreprise renonce à son droit à une allocation de chômage pour reprendre une activité professionnelle en tant que travailleur salarié ou indépendant. Dans ce cas, il perd son statut de chômeur avec complément de l’entreprise, mais il maintient le droit à une indemnité complémentaire à charge de l’employeur qui l’a licencié, et ce, pendant toute la durée de la reprise du travail. Le maintien du droit à une indemnité complémentaire vaut pour l’ensemble des reprises du travail qui débutent à partir du 1er janvier 2007. Attention : dans certains secteurs, comme par exemple le secteur de la construction, il est interdit d’employer des prépensionnés.

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• les travailleurs qui ne sont engagés que pour les travaux ménagers au lieu de travail de l’employeur. La règle n’est pas d’application ici si le contrat de travail prévoit un horaire fixe.

• Il existe également un certain nombre de commissions paritaires qui y dérogent (horeca, entreprises de nettoyage, …).

SD Worx peut vous procurer une brochure à ce sujet.

4.3

Heures supplémentaires Il est interdit de faire prester des heures supplémentaires, sauf dans les circonstances prévues par le législateur, et à condition de payer un supplément spécial pour le travail supplémentaire (50% les jours de semaine, 100% le dimanche et jours fériés). En outre, un travailleur qui preste des heures supplémentaires, a droit à un repos compensatoire.

5

5.1

QUE COUTE UN TRAVAILLEUR ?

Le coût salarial Vous déterminez vous-même le salaire brut de votre travailleur, mais tenez compte du fait que presque chaque secteur a des barèmes.

Ceux-ci représentent le salaire minimum.

SD Worx vous fournit les barèmes de votre propre secteur sur simple demande. Eu égard au fait que le salaire minimum applicable est déterminé au niveau sectoriel, il est dès lors extrêmement important d’attribuer la bonne Comité Paritair. Donnez dès lors une description aussi précise que possible de l’activité

5.2

• En tant qu’employeur, vous êtes tenu de contracter une assurance contre les accidents de travail, et ceci avant l’entrée en service du premier travailleur. Vous pouvez contracter cette assurance auprès d’une compagnie d’assurances ordinaire. SD Worx peut régler ceci pour vous si vous le souhaitez.

• En tant qu’employeur, vous êtes également tenu de vous affilier auprès d’un service externe pour la prévention et la protection au travail.

SD Worx peut faire le nécessaire pour vous.

attention

principale exercée par votre entreprise.

Pour tous les salariés qui travaillent en Belgique et qui sont en service chez un employeur établi en Belgique ou qui sont liés à un siège d’exploitation situé en Belgique, des cotisations sociales doivent être payées à l’ONSS (Office National de Sécurité Sociale).

Les montants sont calculés sur base du salaire brut du travailleur; pour les ouvriers, ils sont même calculés sur base de 108% du salaire brut.

Coûts supplémentaires Outre les coûts liés aux salaires et à la sécurité sociale, vous devez également tenir compte de certains autres frais.

!

Ces règles ne valent pas pour les travailleurs qui ne sont pas soumis à la loi sur le travail, notamment les travailleurs exerçant une fonction de direction ou de confiance, les travailleurs domestiques et les représentants commerciaux. SD Worx peut vous procurer une brochure à ce sujet.

• Si vous vous affiliez auprès d’un secrétariat social, vous devez également tenir compte des frais de gestion que vous payez pour l’administration salariale.

• Vous devez finalement aussi tenir compte des éventuels avantages que vous accordez au travailleur, par ex. les chèques-repas, l’abonnement social, l’assurance-groupe, …

Ces coûts dépendent de la situation et sont difficiles à évaluer. Adressez-vous à nous pour obtenir plus d’informations sur base de vos propres données.

Convenez à l’avance, avec votre travailleur, d’un salaire brut. La différence entre salaire brut et salaire net dépend en effet de la situation personnelle de votre travailleur. Si donc vous convenez d’un salaire net, vous ne pouvez que très difficilement déterminer le montant total que vous allez atteindre. Convenir d’un salaire net dans un contrat peut d’ailleurs mener à des discussions ennuyeuses en cas de changement dans la situation personnelle du travailleur.

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7

Nous vous donnons ci-dessous un aperçu des cotisations ONSS (1er trimestre de 2014):

Ouvriers (salaire à 108%)

Nombre de travailleurs * Le pécule de vacances

-10 T

10-19 T

20 en + T

39,08%

40,77%

40,79%

+ 10,27%

+10,27%

+10,27%

49,35%

51,04%

51,06%

est payé par la sécurité sociale. C’est pourquoi l’employeur doit payer plus de cotisations sociales pour les ouvriers.

Sécurité sociale Vacances annuelles* TOTAL Un exemple: Salaire horaire brut: Sécurité sociale: Pécule de vacances: Total:

11,00 EUR 4,64 EUR = (11,00 EUR x 108%) x 39,08% 1,22 EUR = (11,00 EUR x 108%) x 10,27% 16,86 EUR par heure

Employés (salaire à 100%)

Nombre de travailleurs

* L’employeur paye le pécule de vacances directement à l’employé. Ce pécule s’élève annuellement à 92% du salaire brut. C’est ce qu’on appelle le double pécule de vacances.

Sécurité sociale

-10 WN

10-19 WN

20 en + WN

33,08%

34,77%

34,79%

33,08%

34,77%

34,79%

Vacances annuelles* TOTAL Un exemple: Salaire brut: Sécurité sociale:

1 800,00 EUR 595,44 EUR = 1 800,00 EUR x 33,08%

Total:

2 395,44 EUR

+ 1 656,00 EUR double pécule de vacances par an (= 1 800,00 EUR x 92%) Plusieurs secteurs ont développé leur propre système d’avantages sociaux supplémentaires.

Il s’agit entre autres de la prime de fin d’année, d’allocations complémentaires de chômage ou de maladie, de pécule de vacances complémentaire, de primes, …

!

Ces montants complémentaires varient fort d’un secteur à l’autre. Des secteurs comme la construction, le nettoyage, l’horeca ont de ce fait un coût salarial qui peut être considérablement plus élevé.

attention En ce qui concerne les autres statuts (par ex. les domestiques, les apprentis) le coût salarial peut fortement différer de ce qui précède. N’hésitez pas à nous demander des informations complémentaires.

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6

EXISTE-T-IL DES AIDES FINANCIERES ? DES AVANTAGES FISCAUX ?

L’ensemble des coûts du personnel sont déductibles des impôts de votre société.

Ceci n’est pas de facto valable pour les domestiques ou les employés de maison.

Notre brochure relative au personnel de maison peut vous en dire plus sur le sujet.

Il existe un certain nombre de subventions pour diminuer le coût salarial de l’employeur. Nous développons ici les principales.

6.1

La réduction du groupe-cible Un employeur qui n’a plus engagé de personnel assujetti à l’ONSS depuis au moins 4 trimestres successifs peut bénéficier sous certaines conditions d’une forte réduction des cotisations de sécurité sociale lors de ses premiers recrutements. Pour pouvoir bénéficier de la réduction pour un temps partiel prestant moins d’un mi-temps, le travailleur doit avoir presté au moins 27,5% des prestations d’un travailleur à temps plein pendant le trimestre. L’employeur bénéficie pour maximum 5 travailleurs d’une réduction forfaitaire pendant maximum 13 ou 9 trimestres et peut les reprendre dans les 5 premières années à compter du recrutement. L’employeur choisit pendant quels trimestres il reprend les réductions. Le but de cette répartition sur une période de 20 trimestres est d’optimiser les avantages pour l’employeur débutant. Il est capital de situer avec précision la période de 20 trimestres et le moment où une nouvelle période débute éventuellement. Au début d’une nouvelle période de 20 trimestres, on peut à nouveau bénéficier de l’avantage complet.

Montant et durée de l’avantage pour un premier travailleur 1 000 EUR pendant 5 trimestres au maximum et 400 EUR pendant les 8 trimestres suivants au maximum dans une période de 20 trimestres à partir du trimestre dans lequel l’employeur engage un premier travailleur en tant que ‘nouvel employeur’. On prévoit en

! attention

plus une intervention dans les frais d’administration d’un secrétariat social reconnu de 36,45 EUR par trimestre, tant que l’employeur bénéficie de la réduction du groupe cible pour un premier travailleur.

Pour un deuxième travailleur 400 EUR pendant 13 trimestres au maximum dans une période de 20 trimestres pendant lesquels au moins 2 travailleurs sont entrés en service. La période de 20 trimestres commence à partir du trimestre d’engagement du deuxième travailleur, à condition que maximum 1 travailleur soit au service de la même entreprise au cours des 12 mois précédant le deuxième engagement.

Cette période de 20 trimestres commence à partir du trimestre d’embauche du deuxième travailleur.

Pour un troisième, quatrième et cinquième travailleurs 400 EUR pendant 9 trimestres au maximum dans une période de 20 trimestres pendant lesquels au moins 3, 4 ou 5 travailleurs sont entrés en service. La période de 20 trimestres commence à partir du trimestre d’engagement du troisième (quatrième/ cinquième) travailleur, à condition que maximum 2 (3/4) travailleurs soient au service de la même entreprise dans les 12 mois précédant le troisième (4e, 5e) engagement.

Le travailleur doit avoir le statut d’ouvrier ou d’employé et doit être occupé à temps plein ou à temps partiel sous contrat à durée indéterminée ou déterminée. Il existe des situations (comme en cas de reprise d’affaires ou de personnel) où vous ne pouvez prétendre à une réduction du groupe cible pour un premier engagement.

Devenir employeur

9

6.2

La réduction structurelle des charges sociales Cette réduction est un système assez complexe qui doit ramener, les charges salariales patronales au niveau moyen de nos pays voisins. Elle est d’application pour tous les employeurs du secteur privé et pour tous

6.3

SD Worx suit ceci de près et adapte la réduction automatiquement à tous les clients.

Réduction pour le premier travailleur domestique et employé de maison Cette réduction est d’application pour tous les employeurs, personnes physiques, qui pour leurs besoins privés ou familiaux engagent un premier domestique ou employé de maison.

Quel travailleur entre en ligne de compte ?

Le premier domestique ou employé de maison qui, au moment du recrutement, doit : • soit être chômeur complet indemnisé depuis au moins six mois; • ou a droit pendant au moins 6 mois au revenu d’intégration;soit être inscrit dans le registre de la population et bénéficier de

6.4

les travailleurs qui sont soumis à l’ensemble des régimes de la sécurité sociale.

l’aide sociale, mais, en raison de sa nationalité, ne pas avoir droit au revenu d’intégration.

Avantage octroyé Si ces conditions sont satisfaites, l’employeur bénéficie d’une exonération quasi complète des cotisations pendant toute la durée de l’occupation. La réduction consiste en une exonération des cotisations patronales de base, après déduction de la réduction structurelle. Les cotisations pour vacances annuelles et congé éducation demeurent néanmoins dues.

Mesures de soutien de la Wallonie et de la région de Bruxelles-Capitale Vous trouverez un aperçu complet sur l’Internet: www.autravail.be

7

QUELLES FORMALITES DEVEZ-VOUS ACCOMPLIR ?

Quand vous engez pour la première fois du personnel, vous devez remplir un certain nombre de formalités.

7.1

Qu’attendent de vous les autorités ?

• Vous devez contracter une assurance contre les accidents de travail et ce, avant que votre premier travailleur entre en service.

• La plupart des contrats de travail doivent être-conclus au plus tard le jour où le

!

Depuis le 1er janvier 2014, la possibilité d’insérer une clause d’essai dans un contrat de travail est supprimée.

Cette clause d’essai n’est plus admise que pour le travail des étudiants, le travail temporaire et le travail

attention

10

travailleur entre en service. Ceci vaut certainement pour les contrats avec une période d’essai (voir remarque).

Vous trouverez certains exemples de contrats de travail sur notre site web www.sdworx.com, ou encore demandez un exemplaire par téléphone.

intérimaire.

Devenir employeur

DIMONA ?

Depuis le 1er janvier 2003, chaque travailleur qui entre en service ou quitte son employeur doit immédiatement être communiqué à l’ONSS par l’employeur, par voie électronique. On appelle cette déclaration la déclaration DIMONA (Déclaration Immédiate Onmiddellijke Aangifte).

1. Quand faut-il introduire une déclaration DIMONA ?

Si vous engagez un nouveau travailleur, vous devez introduire la DIMONA IN avant que le travailleur entame le travail.

Si un travailleur quitte l’entreprise, la DIMONA OUT doit être introduite au plus tard le jour ouvrable qui suit le jour de la sortie de service du travailleur.

2. Comment l’employeur doit-il introduire une déclaration DIMONA ?

En tant qu’employeur affilié, vous pouvez faire une déclaration Dimona électronique via SD Worx.

Nous vous demandons d’enregistrer la déclaration relative à une nouvelle embauche au moins 24 heures avant le début de l’occupation dans le système de SD Worx.

Nous veillerons à introduire à temps une déclaration DIMONA correcte “entrée en service”. À moins de 24 heures du début des prestations, vous devez faire la déclaration via l’application dimona sur le site web de l’ONSS. Si l’un de vos travailleurs sort de service et que vous nous communiquez par écrit la date de sortie de service au plus tard le dernier jour de travail du travailleur, SD Worx introduira automatiquement une déclaration DIMONA correcte “sortie de service”.

3. Que se passe-t-il en cas de déclaration tardive ?

L’employeur qui ne respecte pas les obligations Dimona peut être sanctionné pénalement. Si l’infraction est commise délibérément, le juge peut prononcer la fermeture de l’entreprise ou une interdiction d’exercer. L’ONSS peut également encore vous sanctionner en vous soumettant à une cotisation de solidarité. C’est pourquoi il est essentiel de nous contacter à temps (de préférence une semaine ou deux avant que le premier travailleur n’entre en service) si vous souhaitez démarrer avec du personnel. Nous aurons ainsi suffisamment de temps pour régler votre dossier.

Devenir employeur

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• Si vous occupez des travailleurs en plusieurs lieux, vous devez tenir le registre du personnel spécial simplifié. Ce registre du personnel spécial simplifié peut être tenu de deux façons: soit sur papier, soit de façon électronique. Ce registre doit pouvoir être consulté à tout moment et ce, sur chaque lieu de travail. SD Worx peut vous aider à créer ce registre. Nous attirons par ailleurs votre attention sur le fait que le règlement de travail doit également être tenu à disposition sur chaque lieu d’occupation.

• Chaque employeur qui embauche du personnel est obligé d’établir un règlement de travail. Le règlement de travail est un document qui contient un certain nombre

de règles, de prescriptions et de normes qui déterminent les conditions de travail dans l’entreprise. Certaines mentions doivent être obligatoirement reprises dans ce règlement.

SD Worx peut établir un règlement de travail pour vous.

• Les entreprises étrangères qui engagent du personnel en Belgique, mais qui n’ont pas de siège social, doivent désigner un mandataire.

Ce mandataire fera office de boîte postale pour l’ONSS, et conservera également certains des documents sociaux repris ci-dessus. SD Worx peut servir de mandataire pour vous. Contactez-nous pour de plus amples informations.

7.2 De quelles formalités SD Worx vous décharge-t-il ?

Comme nous l’avons déjà mentionné, nous vous procurons des contrats, un registre du personnel et des règlements de travail, et nous vous aidons dans la demande des subsides. A côté de cela, nous prenons également à notre compte les formalités suivantes : • la demande d’un numéro d’immatriculation à l’ONSS,

8

• l’affiliation obligatoire à un fonds d’allocations familiales, • l’affiliation obligatoire à un service de prévention et de protection au travail, • l’affiliation au Fonds de Sécurité d’Existence (dépend du secteur).

Téléphonez-nous, fixez un rendez-vous et nous ferons tout ceci ensemble.

QU’ EN EST-IL DE LA MALADIE, DES ACCIDENTS DU TRAVAIL, DES VACANCES, JOURS FERIES PAYES ?

8.1 Maladie Lorsqu’un travailleur ne peut pas exécuter le contrat de travail pour cause de maladie, son droit au salaire continue d’être garanti sous certaines conditions pour une période déterminée. Le règlement varie selon le statut du travailleur, mais il a le même but pour les ouvriers que pour les employés: garantir le revenu net du travailleur durant une période de 30 jours calendrier.

• Pour l’employé, vous continuez simplement à payer les premiers 30 jours calendrier.

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Devenir employeur

• Pour un ouvrier ayant au moins 1 mois d’ancienneté, vous verserez intégralement les 2 premières semaines, mais pour la 2e semaine, vous ne payez plus de cotisations ONSS. Pour le reste des 30 premiers jours, la mutualité versera une indemnité et vous ne devrez payer que la différence entre le salaire normal et cette indemnité.

• Pour un ouvrier de moins d’1 mois d’ancienneté, vous ne devez pas payer de salaire. L’ouvrier est dédommagé par le fond des maladies.

8.2 Accident du travail Si un travailleur est victime d’un accident du travail, vous devez le signaler immédiatement à la compagnie d’assurance. La compagnie d’assurance paiera non seulement les frais médicaux, mais aussi le salaire en cas

d’incapacité de travail résultant de cet accident. Vous verserez le salaire durant le premier mois, afin que le travailleur n’ait pas de préjudice. L’assurance vous le remboursera.

8.3 Vacances Un travailleur a droit à des jours de congé, dont le nombre est calculé sur la base des prestations effectuées au cours de l’année calendrier précédente. Une personne occupée à temps plein qui a travaillé pendant la totalité de l’année précédente (en Belgique dans le secteur privé) a droit durant l’année en cours à 20 jours de congé payés en régime de 5 jours. Dans le cas d’un employé, le jour de vacance est payé au moment où le salarié prend son jour de congé. En d’autres termes, l’employeur lui verse son salaire ordinaire. Le pécule de vacances double et complémentaire (voir rubrique ‘coûts salariaux’) est versé le mois durant lequel le travailleur prend ses vacances principales. L’ouvrier touche son pécule de vacances une fois par an via la

caisse de vacances. Ce pécule de vacances inclut à la fois le pécule de vacances simple (indemnisation pour les jours de congé) et le pécule de vacances double et complémentaire Au moment où l’ouvrier prend ses jours de congé, ceux-ci ne sont donc pas payés.

Enfin, il convient encore de mentionner les “vacances complémentaires au début ou à la reprise de l’activité”, également appelées “vacances européennes”. Pour éviter qu’un travailleur reste trop longtemps privé de vacances au début ou à la reprise d’une activité, la législation sur les vacances prévoit un règlement en la matière. Un travailleur aura, le cas échéant, droit à des vacances complémentaires sous certaines conditions.

8.4 Jours fériés En vertu de la règlementation sur les jours fériés, il est en principe interdit de travailler durant les 10 jours légaux fériés. Ces jours sont donc des jours obligatoires de repos et sont payables. Il existe toutefois une série de dérogations légales. Les dix jours fériés sont fixés par arrêté royal.

Il s’agit des jours suivants: • 1er janvier - Nouvel An • Lundi de Pâques • 1er mai - Fête du travail

• Ascension • Lundi de Pentecôte • 21 juillet - Fête nationale • 15 août - Assomption • 1 novembre - Toussaint • 11 novembre - Armistice • 25 décembre - Noël Un nombre de secteurs octroient cependant des jours fériés supplémentaires.

SD Worx peut vous fournir de plus amples informations concernant cette réglementation.

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QUE SE PASSE-T-IL LORSQU’UN TRAVAILLEUR VOUS QUITTE ?

Il peut à tout moment être mis un terme au contrat de travail existant entre vous et votre travailleur, et ce, pour différents motifs: le contrat de travail existant est résilié de commun accord, vous souhaitez licencier votre travailleur moyennant la prestation d’un délai de préavis ou le paiement d’une indemnité de préavis, vous souhaitez mettre un terme à la relation de travail pour faute grave ou votre travailleur résilie lui-même le contrat de travail. En cas de résiliation unilatérale du contrat de travail par l’employeur, bon nombre d’éléments entrent en ligne de compte: le délai ou l’indemnité de préavis appropriée doit être correctement calculée, il convient de vérifier si le travailleur concerné doit être remplacé ou si un outplacement doit être proposé, si une indemnité complémentaire RCC (l’ancienne prépension) doit être payée et si des risques financiers non désirés accompagnent le licenciement. Songez au licenciement arbitraire d’ouvriers ou de travailleurs qui bénéficient d’une protection relative contre le licenciement, par ex. en raison d’une grossesse, d’un congé parental, etc. Chaque licenciement constitue, par conséquent, une affaire délicate dans le cadre de laquelle bon nombre de facteurs jouent un rôle: le statut d’employé ou d’ouvrier du travailleur, l’âge du travailleur, l’ancienneté au sein de l’entreprise, le motif du licenciement, etc. En outre, depuis avril 2014, vous devez motiver le licenciement d’un travailleur si celui-ci le demande.

Afin d’éviter toute désillusion financière, nous vous conseillons dès lors aussi de toujours contacter votre secrétariat social avant d’entreprendre toute action !

Songez également à respecter l’obligation Dimona !

10 ET SI VOUS RECEVEZ UNE VISITE DE L’INSPECTION ?

Vous pouvez être inspecté de diverses manières: les Lois sociales, l’ONSS, l’ONEM, … Les inspecteurs peuvent annoncer leur visite ou venir à l’improviste.

Dans tous les cas, il importe que vous puissiez produire les documents sociaux obligatoires: • les contrats; • éventuellement un registre du personnel dûment complété; • un règlement du travail; • les comptes ou états salariaux individuels; • les horaires variables.

On peut vous réclamer en outre: • une preuve de l’existence de l’assurance accidents de travail; • les cartes d’identité des travailleurs présents.

Si votre inspection a lieu à un autre endroit que le lieu de travail normal (p. ex. sur un chantier), vos travailleurs doivent pouvoir produire le document individuel (voir rubrique “formalités de démarrage”). Comme nous vous l’avons déjà signalé, nous mettrons tous ces documents en règle en concertation avec vous. Bref: n’ayez crainte d’une inspection !

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QUID DU SERVICE EXTERNE POUR LA PRÉVENTION ET LA PROTECTION AU TRAVAIL ? QUE FAIT-IL ?

Tout employeur est obligé de s’affilier à un service externe pour la prévention et la protection au travail. SD Worx travaille, dans ce cadre, avec différents partenaires en fonction de votre région.

Un service externe compte deux départements : un département ‘gestion du risque’ et un département ‘surveillance médicale’. Le département ‘gestion du risque’ couvre les disciplines ‘sécurité du travail, médecine du travail, ergonomie, hygiène industrielle et aspects psycho-sociaux du travail’. Le département ‘surveillance médicale’ est responsable du suivi de santé des travailleurs.

Le service externe vous conseille en matière d’hygiène, de santé et de sécurité sur le lieu de travail et assure le suivi médical de vos travailleurs. Il dépend d’un certain nombre de facteurs si vos travailleurs sont, oui ou non, assujettis à un examen médical périodique.

Les catégories suivantes de travailleurs doivent subir tous les ans un examen médical: • ceux qui occupent une fonction de sécurité ou une fonction nécessitant une vigilance accrue; • ceux qui exercent des activités impliquant un risque bien défini; • ceux qui sont exposés à un risque de maladie professionnelle; • ceux qui sont, de par leur activité professionnelle, en contact direct avec des aliments.

Des règlements spécifiques sont également prévus pour: les personnes qui occupent une fonction à risque de lésion du dos; les personnes qui utilisent régulièrement des écrans; les jeunes; les stagiaires et les moins-valides.

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QUE FAIT VOTRE SECRÉTARIAT SOCIAL ?

Le législateur belge a créé le secrétariat social en tant qu’intermédiaire entre l’employeur et les autorités. Le secrétariat social reprend en spécialiste les obligations socio-administratives de l’employeur.

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COMMENT COLLABORER AVEC LE SECRÉTARIAT SOCIAL DE SD WORX ?

SD Worx a élaboré un service très spécifique pour l’entrepreneur indépendant qui veut consacrer toute son énergie à ses affaires et qui ne veut pas perdre de temps à toutes les formalités relatives à l’embauche. Vous dirigez votre entreprise, nous nous chargeons du reste dans notre relation privilégiée avec les autorités.

13.1 Une solution intégrée pour l’entrepreneur indépendant Vous pouvez, le coeur léger, nous confier tous les petits tracas relatifs au recrutement de personnel. Transmettez-nous n’importe quel document ou questionnaire lié au personnel que vous recevez. Les instances officielles s’adresseront à nous et non à vous, si elles ont des questions.

Du fait de notre approche proactive, vous êtes toujours en ordre auprès de l’inspection sociale et l’inspection du travail.

Vous remplissez vos obligations sociales et de ce fait la paix sociale règne au sein de votre entreprise. Vos travailleurs sont et restent satisfaits.

13.2 Votre propre personne de confiance Sans doute avez-vous un comptable ou un expert comptable comme personne de confiance sur le plan fiscal. Nous nous présentons comme la contrepartie au niveau social, votre “gestionnaire payroll”. Vous bénéficiez chez SD Worx d’une personne de

contact fixe, qui connaît votre entreprise et qui vous renseignera volontiers et sérieusement dans chaque situation. Vous devez bien entendu pour cela l’informer à temps, comme vous le feriez avec votre comptable ou expert-comptable.

13.3 Cycle salarial efficace Chaque mois et pour chaque travailleur, vous recevez un aperçu des jours ou heures de travail planifiés. Vous ne nous transmettez que les dérogations: maladie, vacances, heures supplémentaires, augmentation salariale, … Ceci peut se faire avec notre ordre de calcul automatique: efficace, rapide et sûr.

Vous choisissez ce qui vous convient le mieux. Vous en apprendrez plus en consultant notre site web www.sdworx.com.

Alors nous traitons vos données, nous vous contactons si nous soupçonnons un problème et vous envoyons, à vous ou à votre comptable/expert-comptable, tous les documents dès le lendemain.

13.4 Cotisations sociales et précompte payés dans les délais La manière la plus sûre pour payer vos contributions à temps est de donner procuration bancaire à SD Worx. Vous éviterez ainsi des intérêts de retard élevés.

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Nous pouvons également, par le biais d’une domiciliation, régler les salaires de vos travailleurs. Tous les payements seront toujours exécutés correctement et à temps.

14 OÙ TROUVER LE PERSONNEL APPROPRIE ?

Plusieurs instances peuvent vous aider dans la recherche de personnel adapté. Vous pouvez vous adresser en premier lieu au FOREM/ACTIRIS (anciennement Orbem).

Ils possèdent une liste de tous les chercheurs d’emploi. Ils peuvent aussi placer votre annonce d’emploi sur les ordinateurs CV en ligne ou WORKNET. Ces ordinateurs peuvent être consultés par les demandeurs d’emploi dans les différents bureaux FOREM/ACTIRIS ou par les sites Internet www.actiris.be et www.leforem.be. Il existe par ailleurs de nombreuses entreprises spécialisées qui peuvent vous aider dans vos recherches. Elles vous aideront à rédiger une annonce dans les journaux, elles feront une présélection ou feront passer certains tests si vous le souhaitez. Pour le recrutement et/ou la sélection d’employés et de cadres vous pouvez vous adresser à SD Worx Staffing. Vous pouvez prendre contact au numéro 02 250 15 50, www.sdworx.be/staffing ou www.jobsviasdworx.be.

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ET POUR VOUS EN TANT QUE CHEF D’ENTREPRISE ?

Les gérants ou administrateurs d’une société, ou les personnes physiques d’une société unipersonnelle, sont tous des indépendants. La sécurité sociale d’un indépendant se paye via une Caisse d’Assurances Sociales, à laquelle chaque indépendant est obligé de s’affilier.

La caisse d’Assurances Sociales Xerius vous informe volontiers à ce propos, et vous aide pour les formalités. Demandez de plus amples renseignements au 02 204 00 62, via e-mail à info@xerius.be ou sur le site internet www.xerius.be. Chaque associé ou administrateur d’une entreprise, rémunéré, est obligé de payer du précompte professionnel (avance mensuelle sur les impôts) sur le montant mensuel brut. Vous pouvez vous adresser au secrétariat social de SD Worx pour le calcul de ce précompte et pour l’administration qui y est liée. Nous réglons volontiers ceci pour vous!

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ENCORE DES QUESTIONS ? DEVENIR CLIENTS ?

Contactez nos Conseillers nouveaux employeurs pour plus d’informations.

Vous êtes alors certain que l’ensemble des formalités seront remplies et que vous disposerez de toutes les informations nécessaires afin de démarrer dans les meilleures circonstances.

Vous pouvez également vous inscrire via notre site web my.sdworx.com. Le système est très simple d’utilisation et très rapide. Vous encodez vos données, des spécialistes les contrôlent et l’ensemble des documents vous est envoyé pour signature. Vous êtes d’ores et déjà en ordre avec l’ensemble des formalités. Pour ce qui est des détails pratiques, votre gestionnaire de dossier prendra contact directement avec vous. En tant que Secrétariat Social reconnu, SD Worx se charge pour vous de l’ensemble des tracasseries en matière de démarrage avec du personnel. Visitez notre site web www.sdworx.com et découvrez l’ensemble de nos outils en ligne.

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Un partenaire pour votre PME. Près de chez vous. Dans votre langue.

Une politique du personnel solide renforce l’entreprise. Cela concerne surtout votre organisation de PME relativement petite, où chaque collaborateur peut faire la différence. SD Worx a tout pour vous soutenir dans chaque aspect de vos affaires du personnel, si vous le désirez.

SD Worx Proxy vous offre un service complet en matière de payroll, de RH, de fiscalité et de législation sociale, combiné dans un seul package intégré.

Vous pouvez cependant tout aussi bien opter pour l’un des domaines d’expertise de cette offre.

Vous souhaitez sous-traiter uniquement votre administration des salaires ? Avoir du temps grâce à l’automatisation de votre administration des congés ? Ou vous désirez des conseils pour l’introduction d’heures flexibles ?

Quels que soient vos besoins, nous trouverons l’équilibre entre l’importance de votre PME et celle de vos collaborateurs. Nous vous aidons à motiver au maximum vos collaborateurs tout en respectant la législation et les possibilités de votre entreprise.

Ainsi, nous tentons d’atteindre ensemble un résultat d’entreprise durable.

Plus d’informations ?

Rendez-vous sur www.sdworx.be/pme ou envoyer un e-mail à startersservice@sdworx.com.

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SD WORX PENSE ET GRANDIT AVEC VOUS. NOUS OFFRONS UNE ASSISTANCE PRAGMATIQUE DANS LES TROIS DOMAINES CLÉS DES RH : • Une administration précise des salaires et de l’emploi Traitement des salaires, administration du personnel, déclarations obligatoires et versements aux autorités, etc. Tout cela prend un certain temps. N’en faites pas autant : SD Worx vous décharge d’un bon nombre de tâches administratives, ou elle les automatise.

Payroll

Nous nous chargeons entre autres : -- du calcul mensuel des salaires, -- du traitement automatique des demandes de congés, -- du calcul du pécule de vacances et des primes de fin d’année, -- des contacts avec les autorités, -- …

• Des conseils fiscaux et sociojuridiques pragmatiques Vous voulez être en ordre pour toutes les obligations sociojuridiques, rémunérer correctement vos collaborateurs et garder le coût salarial sous contrôle, etc. Pour des conseils rapides, compréhensibles et applicables, SD Worx est ce qu’il vous faut.

Tax & Legal

Nous veillons : -- à la rédaction ou à la mise à jour de règlements de travail ou de politiques, -- au soutien lors des inspections sociales, -- à l’optimisation des salaires, au budget et aux subventions, -- à des outils en ligne pratiques, des modèles de document et des informations actualisées, -- …

• Une politique du personnel en adéquation avec vos objectifs professionnels Attirer et garder les bons collaborateurs, les motiver, élaborer votre politique salariale, etc.

Ce n’est pas une sinécure. SD Worx offre une réponse solide à chaque défi concernant le personnel au sein de votre PME.

HR

Nous prévoyons : -- un soutien lors de l’embauche et de la sélection, -- la réalisation d’entretiens d’évaluation, -- …

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SD Worx www.sdworx.be/deveniremployeur startup-service@sdworx.com Tél.: 078 150 450 Fax: 078 150 460

1000 BRUXELLES Rue Marquis 1 1210 BRUXELLES Rue Royale 284 6000 CHARLEROI Place Rucloux 4 4020 LIÈGE Parc d’affaires Zénobe Gramme, Quai de Vennes 16 1435 MONT-SAINT-GUIBERT (LOUVAIN-LA-NEUVE) Rue Fonds Cattelain 5

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