Looncodes tijdelijke werkloosheid

We gaan ervan uit dat de vakbonden en de hulpkas enkele weken tijd nodig hebben om de uitkeringen uit te betalen. Daarom raden we je aan om de lonen van maart zo snel mogelijk te berekenen. Indien al onze klanten dit advies volgen, zorgt dat aan onze kant natuurlijk voor een enorme piek. Toch kan je blijven rekenen op onze normale deadlines voor het doorsturen van de lonen.

Voor alle duidelijkheid: in deze mail vind je info over: •

Hoe verwerk je tijdelijke werkloosheid corona in je invoerpakket (1) & (2)

•

Uitstel betaling RSZ-bijdragen (3)

1. De juiste looncodes en waarom het belangrijk is ze correct te gebruiken De nieuwe looncodes voor ‘tijdelijke werkloosheid overmacht door corona’ zijn: •

‘overmacht arbeiders – coronavirus’ (code 07A1/97A1)

•

‘overmacht bedienden – coronavirus’ (code 07A0/97A0)

Let op: Deze looncodes zijn pas te boeken in het invoerpakket vanaf loonperiode februari 2020.

Welke werkloosheidsuitkering is verbonden aan deze nieuwe looncodes?

Deze nieuwe looncodes resulteren vanaf maart in een uitkering die is opgetrokken naar 70% van het gemiddeld loon van je werknemer (weliswaar geplafonneerd op 2.754,76€ per maand). Bovenop deze werkloosheidsuitkering zal de RVA zelf 5,63€ per werkloosheidsdag en per werknemer bijbetalen. Hierop wordt een bedrijfsvoorheffing van 26,75% ingehouden.

Waarom deze nieuwe looncodes correct gebruiken?

Eerst en vooral om de uitkering correct te laten verlopen. Maar we sluiten niet uit dat er nog aangepaste maatregelen volgen. Met deze nieuwe looncodes kan tijdelijke werkloosheid omwille van het coronavirus duidelijk onderscheiden worden.

Wat als het gaat om tijdelijke werkloosheid omwille van een andere reden dan corona?

Dan blijf je de oude looncodes gebruiken.

Wat als je al vóór 13 maart economische werkloosheid omwille van corona had ingevoerd?

In dat geval gebruik je de onderstaande nieuwe looncodes voor ‘tijdelijke werkloosheid wegens economische redenen’ n.a.v. corona. Deze codes kunnen maar geboekt worden tot en met 12 maart:

•

‘economische werkloosheid arbeiders – coronavirus’ (code 07A3/97A3)

•

‘economische werkloosheid arbeiders – coronavirus/andere bestaanszekerheid’ (code 07A4/97A4) (enkel van toepassing voor de berekening van de bijpassing bestaanszekerheid voor PC130.00 en PC302.00)

•

‘economische werkloosheid bedienden – coronavirus’ (code 07A2/97A2)

2. Hoe moet dit in je invoerpakket verwerkt worden?

Gaat het om arbeiders?

Gaat het om bedienden?

Waren je

Selecteer in de kalender van de

Selecteer in de kalender van de

werknemers vóór

betrokken

betrokken

13/03/2020 in

werknemer ‘economische

werknemer ‘economische

tijdelijke

werkloosheid arbeiders –

werkloosheid bedienden –

werkloosheid om

coronavirus’ (code 07A3/97A3

coronavirus’ (code 07A2/97A2)

economische

of 07A4/97A4) tot en met

tot en met 12/03/2020.

redenen in het kader

12/03/2020.

Vanaf 13/03/2020 boek je

van corona?

Vanaf 13/03/2020 boek je

‘overmacht bedienden –

‘overmacht arbeiders –

coronavirus’ (code

coronavirus’ (code 07A1/97A1).

07A0/97A0).

Waren je

Selecteer in de kalender van de

Selecteer in de kalender van de

werknemers vóór

betrokken

betrokken

13/03/2020 al in

werknemer “overmacht

werknemer ‘overmacht

tijdelijke

arbeiders – coronavirus” (code

bedienden – coronavirus’

werkloosheid

07A1/97A1).

(code 07A0/97A0).

wegens overmacht in het kader van corona OF Begon de werkloosheid pas vanaf 13/03/2020? (en was er dus nog géén werkloosheid vóór 13/03/2020?)

Let op: Heb je de loonberekening van maart al laten uitvoeren?

Dan adviseren wij om de betrokken dagen te corrigeren naar de nieuwe looncodes, zodat we deze nadien kunnen herkennen.

Op basis van deze nieuwe looncodes zullen wij een elektronische aangifte naar de overheid versturen WECH005: ‘Maandelijkse aangifte van de uren tijdelijke werkloosheid of uren schorsing bedienden’. Deze aangifte zal aan het normale standaardtarief gefactureerd worden.

Wat indien de tijdelijke werkloosheid samenvalt met vakantie of ziekte/ongeval?

1. Vakantie Een werknemer heeft géén recht op een uitkering tijdelijke werkloosheid wegens overmacht wanneer hij recht heeft op loon. Tijdelijke werkloosheid is dus niet mogelijk op reeds ingeplande en goedgekeurde vakantiedagen. Deze dagen blijven dus geboekt als ‘vakantie’.

Let op: Je kan je werknemer niet verplichten om eerst al z’n verlof op te nemen en hem pas dan tijdelijk werkloos te stellen wegens overmacht.

2. Ziekte en ongeval (arbeidsongeschiktheid) Er zijn verschillende scenario’s mogelijk. Eerst enkele algemene raadgevingen: •

Is je medewerker al langer dan 30 kalenderdagen afwezig wegens ziekte (en zit hij dus niet meer in de periode van gewaarborgd loon), dan blijf je de gekende ziektecodes boeken.

•

Is je medewerker nog niet langer dan 30 kalenderdagen afwezig wegens ziekte, dan boek je de nieuwe standaard looncode voor ziektedagen tijdens tijdelijke werkloosheid waarvoor geen gewaarborgd loon verschuldigd is (geldig vanaf loonperiode 1/03/2020)

0506/9506 : Ziekte tijdens tijdelijke werkloosheid (geen gewaarborgd loon) •

Door het boeken van deze code, zullen we automatisch de bijhorende ZIMA001 opmaken, en zal je werknemer voor deze dagen een uitkering van zijn mutualiteit ontvangen.

Scenario 1: je werknemer wordt ziek of heeft een ongeval tijdens de periode van werkloosheid wegens overmacht.

In dat geval ben je géén gewaarborgd loon verschuldigd. Je medewerker kan dus onmiddellijk aanspraak maken op arbeidsongeschiktheidsuitkeringen ten laste van de mutualiteit.

Concreet voorbeeld scenario 1:

Scenario 2: de werknemer was al arbeidsongeschikt vóór de periode van werkloosheid wegens overmacht.

In dat geval ben je slechts het gewaarborgd loon verschuldigd tot en met daags vóór de aanvang van de periode van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht. Vanaf de eerste dag van tijdelijke werkloosheid kan de betrokkene dan aanspraak maken op arbeidsongeschiktheidsuitkeringen.

Concreet voorbeeld scenario 2:

Scenario 3: de werknemer wordt arbeidsongeschikt tijdens een periode van gedeeltelijke tijdelijke werkloosheid.

Wat gebeurt er als je geplande dagen tijdelijke werkloosheid afwisselt met geplande arbeidsdagen, en een werknemer in die periode ziek wordt of een ongeval heeft?

In dat geval ontvangt je medewerker op de geplande dagen tijdelijke werkloosheid een uitkering ten laste van zijn mutualiteit, en betaal je op de geplande arbeidsdagen gewaarborgd loon.

Concreet voorbeeld scenario 3: Je roept ‘gedeeltelijke’ tijdelijke werkloosheid wegens overmacht ‘corona’ in. Je plant 3 arbeidsdagen (op maandag, dinsdag en woensdag) en 2 dagen tijdelijke werkloosheid (op donderdag en vrijdag), en dit vanaf 13 maart tot 5 april. Een bediende is ziek van 23 maart tot en met 30 maart. Dat registreer je in je invoerpakket als volgt: •

13/3: gewerkte dag (001*/101*)

•

16/3-18/03: ‘overmacht bedienden – coronavirus’ (07A0/97A0)

•

19/03-20/03: gewerkte dagen (001*/101*)

•

23/3-25/3: arbeidsongeschiktheid gewaarborgd loon (0120/1120)

•

26/3-27/3: arbeidsongeschiktheid zonder gewaarborgd loon wegens tijdelijke werkloosheid (0506/9506)

•

30/3: arbeidsongeschiktheid gewaarborgd loon (0120/1120)

•

31/3-1/4: gewerkte dagen (001*/101*)

•

2/4-3/4: ‘overmacht bedienden – coronavirus’ (07A0/97A0)

Acties voor jou •

Pas indien nodig rapporten en telwerken aan in je pakket.

•

Hou er rekening mee dat deze nieuwe codes ook zullen worden opgenomen in e-ASR, attesten, loonstaten, standaard loonverdeling en dergelijke. Dit verloopt automatisch achterliggend.

•

De omschrijving van de looncode 0506/9506 passen we automatisch voor je aan. Heb je al een andere looncode in gebruik voor het boeken van ziekte gewaarborgd maandloon tijdens tijdelijke werkloosheid? Of gebruik je de looncode 0506 al om andere ziektedagen te benoemen? Contacteer me, zodat we samen kunnen bekijken of de achterliggende instellingen voor het opmaken van de ZIMA001 correct instaan.

•

Hier kan je een checklist terugvinden met de eventueel te nemen acties: o

Checklist eBlox

o

Checklist X-Tend

o

Checklist SAP IF

Werk je met een tijdsregistratiesysteem?

Werk je met één van de tijdsregistratiesystemen van SD Worx, namelijk Protime of Onlinewerkrooster? Geen zorg, deze nieuwe looncodes zullen ook hier beschikbaar zijn en kan je vanaf maandag dus gewoon gebruiken.

Werk je met een andere leverancier, dan raden we je aan even met hen contact op te nemen.

Wat moeten je werknemers doen?

Je werknemers moeten het formulier C3.2-WERKNEMER-CORONA opvragen bij hun vakbond of de hulpkas. Dit document moeten ze hen ingevuld terugbezorgen om de uitbetaling correct te laten verlopen.

Dat document vind je hier.

3. Uitstel betaling RSZ-bijdragen We informeren je ook graag nog over het volgende: Eén van de steunmaatregelen die de overheid in het kader van de coronacrisis neemt, is het verlenen van uitstel voor de betaling van RSZ-bijdragen. Onze sector, die zich verenigt in de Unie van Sociaal Secretariaten, overlegt intensief met de vertegenwoordigers van de RSZ om tot een werkbare procedure te komen.

Mogen wij je vragen om ons hierover voorlopig niet te contacteren, en het resultaat van dit overleg even af te wachten? Vanzelfsprekend informeren wij je zo snel mogelijk na afloop van dit overleg. We verwachten dat we je vanaf woensdag 25 maart correct en met voldoende zekerheid kunnen informeren.

Het is niet nodig om je bankvolmachten aan te passen (noch bij SD Worx, noch bij je financiële instelling). Indien er vóór 25/03/2020 nog RSZ-bijdragen aan SD Worx worden betaald voor Q1/2020 en Q2/2020, en je geniet alsnog een uitstel tot betaling, zullen we dit automatisch terugstorten op 9 april 2020.

Alle info ook op onze coronawebsite: wat vind je waar?

•

Op onze coronawebsite bundelen we alle informatie.

•

Er staat ook een link naar onze corona FAQ waar we je concrete vragen beantwoorden.

•

Je vindt er ook een handig schema, waar je achter de knoppen eBlox / X-Tend / SAP IF deze volledige communicatie en de bijbehorende checklists kan nalezen.

•

Hier vind je het C3.2 document voor je medewerkers.