Kostenvergoedingen Stoom je klaar voor een controle Bij de uitoefening van hun job maken je werknemers professionele kosten. Ofwel vergoed je die op basis van rekeningen die ze binnenbrengen, ofwel keer je hen maandelijks een forfaitair bedrag uit. Hét voordeel van zo’n forfait: er komt veel minder administratie bij kijken. De terugbetaling van onkosten wordt in principe niet als loon beschouwd, op voorwaarde dat je de spelregels strikt toepast. Doe je dat niet, dan riskeer je wél een herkwalificatie als (verdoken) loon.
Vaste prik tijdens een controle: de inspecteur legt je onkostenbeleid onder het vergrootglas. Betaal je de werkelijk gemaakte kosten gewoon terug op basis van bewijsstukken, dan ligt de verantwoording doorgaans voor de hand. Wel is het belangrijk dat je kunt bewijzen dat de kosten gemaakt zijn in het kader van de arbeidsrelatie en dat ze ten laste zijn van de werkgever. Bij een forfait, daarentegen, moet je de grootte van het bedrag kunnen verantwoorden. Is die verantwoording niet goed onderbouwd, dan kan je forfaitaire kostenvergoeding (deels) worden geherkwalificeerd als loon. Met als gevolg dat je niet alleen de patronale RSZ-bijdragen betaalt, maar ook werknemersbijdragen, intresten én een boete. Om nog maar te zwijgen over de mogelijke fiscale implicaties. Dat de RSZ en de fiscus verschillende maatstaven hanteren, maakt het er niet makkelijker op.