Inspection sociale

Livestreaming Inspection sociale : quels sont les sujets impactés par corona ?

Juin 2020 Aurélie Vanham – Senior consultant

Agenda

1

Les services d’inspection sociale – quels sont mes risques?

2

Quelques exemples de questions posées

3

Les grands thèmes qui peuvent faire l’objet du contrôle pendant et après la crise Covid-19

4

Quelques conseils pratiques

Inspection sociale …

quels sont mes risques?

Sanctions Le Code pénal social prévoit 4 niveaux de sanctions.

Chaque infraction est assortie d’un niveau de sanction.

Sanction de niveau 4 = une peine de prison de 6 mois à 3 ans et une amende pénale de 600 à 6000 euros ou une de ces peines seules, ou une amende administrative de 300 à 3000 euros.

Sanction de niveau 3 = une amende pénale de 100 à 1000 euros, ou une amende administrative de 50 à 500 euros.

Sanction de niveau 2 = une amende pénale de 50 à 500 euros, ou une amende administrative de 25 à 250 euros.

Sanction de niveau 1 = une amende administrative de 10 à 100 euros

3

Inspection sociale …

quels sont mes risques?

Sanctions Multiplication des montants par 8 (décimes additionnels).

Pour certaines infractions, la sanction imposée est multipliée par le nombre de travailleurs concernés (plafond: multiplication par 100).

Le tableau ci-dessous donne le montant après l’ajout des décimes additionnels.

Niveau sanction

Sanction

Peine d’emprisonnement

Amende pénale

Amende administrative

Min.

Max.

Min.

Max.

Min.

Max.

1

/

/

/

/

80 EUR

800 EUR

2

/

/

400 EUR

4.000 EUR

200 EUR

2.000 EUR

3

/

/

800 EUR

8.000 EUR

400 EUR

4.000 EUR

4

6 mois

3 ans

4.800 EUR

48.000 EUR

2.400 EUR

24.000 EUR

4

Inspection sociale …

quels sont mes risques?

Sanctions Sanctions particulières: • Interdiction d’exploiter et fermeture d’entreprise • Interdiction professionnelle et fermeture d’entreprise

Autres sanctions: Requalification en salaire •

Cotisations sociales

•

Possibilité de remonter jusque 3 ans en arrière

•

Intérêt de retard

Au niveau de l’Onem: risque de perte des allocations de chômage temporaire pour le travailleur 5

Exemples de questions que l’Onem peut vous poser lors de contrôles Pendant et après la crise Covid-19 Comment avez-vous organisé le travail durant la crise ?

Avez-vous fait appel à des intérimaires ?

Avez-vous l’intention d’encore utiliser le chômage temporaire à l’avenir ?

Quelles étaient les raisons des éventuels engagements durant la crise ?

Y a-t-il des travailleurs qui étaient en préavis et en chômage temporaire au même moment ?

Des collaborateurs ont-ils été malades avant ou pendant le chômage temporaire ?

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Chômage temporaire Pendant la crise Covid-19 • Respect de la procédure simplifiée • L’ONEM va vérifier qu’aucune allocation n’est perçue indûment!

• Vous devez pouvoir montrer que le travailleur n’était pas à son poste de travail pour les jours de chômage temporaire (horaires à l’appui)

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Contrat de travail Pendant la crise Covid-19 Impact du chômage temporaire sur les contrats de travail: • Chômage temporaire et maladie: • Chômage temporaire complet: Indemnité de la mutuelle. Pas de salaire garanti ni d’allocation de chômage • Chômage temporaire partiel : les jours de chômage temporaire prévus alternent avec les jours de travail prévus. Si le travailleur est alors malade, il recevra une allocation à charge de sa mutuelle pour les jours de chômage temporaire prévus, mais l'employeur devra lui verser un salaire garanti pour les jours de travail prévus.

• Eviter les abus de chômage temporaire! Vous devez prouver la réalité de la force majeure en cas de contrôle!

8

Contrat de travail Pendant la crise Covid-19 • Chômage temporaire et préavis • Le chômage pour cause de coronavirus suspend désormais le délai de préavis signifié par l'employeur.

• UNIQUEMENT: • Les délais de préavis qui n’ont pas encore pris fin le 22 juin 2020 ou débute à cette date ou après ET • Le préavis a commencé le 1er mars ou après • Le préavis qui remplit ces deux conditions sera suspendu par les périodes de chômage temporaire coronavirus qui ont se produisent le 22 juin ou après.

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Contrat de travail Pendant la crise Covid-19 Adaptation des contrats de travail pour les adaptations du temps de travail à temps partiel  Contrat de travail à temps partiel •

Conclu au plus tard au moment de l’entrée en service

•

Horaire (fixe/variable) et régime de travail (fixe/variable)

Attention aux congé parental Corona: avenant au contrat de travail

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Règlement de travail Pendant et après la crise Covid-19

Adaptez vos horaires de travail et introduisez-les dans le RT En passant par la procĂŠdure classique de modification du RT

11

Durée du travail Pendant et après la crise Covid-19 • • •

12

Attention à vos horaires de travail!

Instauration d’un régime flexible: dans les possibilités légales, suivre les procédures légales Heures supplémentaires : dans les exceptions légales

Régime flexible Pendant et après la crise Covid-19

1

13

Travail en équipes

Limites Limite journalière 11 h

Limite hebdomadaire 50 h

Conditions

Mise en œ uvre

Règlement de travail

- Au moins 2 travailleurs par équipe - Se succèdent ou se chevauchent pour max. la moitié Environ autant de travailleurs/équipe - Le travail doit être plus ou moins identique

Modification du règlement de travail + le cas échéant, procédure d’introduction spéciale en cas de régime de travail avec prestations de nuit.

1. Reprendre les horaires de travail dans le règlement de travail 2.

Pour chaque équipe séparément : début et fin du jour de travail ordinaire, moment et durée des temps de repos et interruption régulière du travail 3. Moment où les équipes se succèdent

Régime flexible Pendant et après la crise Covid-19

2

Petite flexibilité

9h (horaire de travail +2/2)

45 h (horaire de travail +5/5)

En cas de passage d’un horaire de pointe ou d’un horaire d’heures creuses : affichage au moins 7 jours à l’avance

3

Grande flexibilité

12 h

/(84 h)

1.

2.

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La loi CCT doit s’appliquer à l’employeur ; Le travailleur doit être soumis à des dispositions en matière de travail dominical

Via CCT ou (à défaut) Reprendre tous les horaires de via le règlement de travail dans le règlement de travail travail. En fonction de la procédure à suivre, la procédure de modification du règlement de travail doit être suivie.

Introduction en 2 étapes : Reprendre tous les horaires de 1. Information écrite travail dans le règlement de préalable travail. En fonction de la 2. Phase de négociation procédure à suivre, la (entreprise et secteur) procédure de modification du règlement de travail doit être suivie

Heures supplémentaires Pendant la crise Covid-19 En principe, heures supplémentaires interdites, sauf exceptions légales!

Pendant la crise: - heures supplémentaires – « accident survenu ou imminent » - Heures supplémentaires volontaires (Loi Peeters) - Heures supplémentaires « nettes » Coronavirus pour les secteurs essentiels

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Heures supplémentaires Pendant la crise Covid-19 Coronavirus : accident imminent et survenu

Heures supplémentaires destinées à • compenser les conséquences directes de la pandémie. (p. ex. garantir la continuité de la prestation de services à l’hôpital) ; • satisfaire aux exigences légales découlant de la pandémie. (p. ex. conserver la nécessité de la distanciation sociale).

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Heures supplémentaires Pendant la crise Covid-19 Heures supplémentaires volontaires • Caractéristiques • 100 heures • Heures supplémentaires avec sursalaire ; • Sans repos compensatoire obligatoire ; • payées directement ou placées sur le compte d’épargne carrière.

• Moyennant accord écrit préalable entre le travailleur et l’employeur ; • durée du contrat : max. 6 mois, renouvelable

• Sans formalité envers des tiers ; • Autorisation de travailler en dehors des horaires de travail mentionnés dans le règlement de travail ; • ayant un impact sur la limite interne des heures supplémentaires, sauf les 25 premières heures supplémentaires volontaires ;

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Heures supplémentaires Pendant la crise Covid-19 Heures supplémentaires volontaires dans le cadre du coronavirus • Caractéristiques

• Uniquement pour les secteurs critiques • 120 heures supplémentaires volontaires prestées au T2 • Heures supplémentaires nettes

• ne pas demander de sursalaire (↔ heures supplémentaires volontaires ordinaires) • ne pas demander de repos compensatoire/d’imputation sur la durée de travail moyenne ; • Ne sont pas prises en considération pour la limite interne des heures supplémentaires.

• Moyennant accord écrit préalable entre le travailleur et l’employeur • Pas de formalités à l’égard des tiers ; Attention : l’autorisation des heures supplémentaires volontaires ne constitue pas en elle-même une exception à l’interdiction du travail de nuit/du travail dominical/du travail les jours fériés 18

Rémunération et avantages Pendant la crise Covid-19 Impact du chômage temporaire sur: • Chèques-repas : oui • • •

•

Voiture de société?

• •

• •

Pas d’impact sur l’ATN si la personne peut garder sa voiture pendant le chômage temporaire Impact sur l’ATN si la personne doit rendre sa voiture pendant le chômage temporaire

Abonnement social :oui, proratisation, voir règles sectorielles En cas de complément aux allocations de chômage: • •

19

un CR par jour presté Pas pour les jours de chômage temporaire.

Si on accorde CR pour les jours de chômage temporaire: le TR risque de perdre l’allocation Onem

Complément obligatoire en vertu du secteur: obligatoirement payé Complément extralégal possible pour autant qu’il n’y ait pas d’enrichissement pour le travailleur.

Rémunération et avantages Pendant la crise Covid-19

Impact du télétravail sur: • Chèques-repas? Non, un CR par jour presté • Abonnement social? Oui, voir règles sectorielles

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Frais propres à l’employeur Pendant la crise Covid-19 •

Indemnité de frais de télétravail?

•

•

Voir tableau slides suivants

Adaptations ou suppression des indemnités de frais (frais de représentation) • •

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dans le cadre du chômage temporaire dans le cadre du télétravail

Frais propres à l’employeur Frais forfaitaires admis par l’ONSS Type de frais

Montants

Conditions

Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la voiture

0,3573 EUR/km

- le véhicule utilisé ne peut appartenir à l'employeur ou être financé par lui.

- les forfaits sont "tout-compris": entretien, assurances, carburant, ...

Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la bicyclette (à propulsion électrique ou pas) ou avec le speed pedelec

0,24 EUR/km

- pour les déplacements professionnels, l'indemnité ne peut être octroyée que si la bicyclette ou le speed pedelec appartient au travailleur

Frais de route des travailleurs itinérants absence de commodités

10,00 EUR/jour

- itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures) et n'a pas accès aux commodités sanitaires telles que présentes dans l'entreprise, l'une de ses succursales ou certains chantiers.

Frais de route des travailleurs itinérants repas

7,00 EUR/jour

- itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures).

- le montant des frais de repas n'est accepté que si le travailleur n'a d'autre possibilité que de prendre un repas à l'extérieur.

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Frais propres à l’employeur Frais forfaitaires admis par l’ONSS Type de frais

Montants

Conditions

Frais de séjour en Belgique

35,00 EUR/nuit

- si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné.

- comprend repas du soir, logement et petit déjeuner.

Voyages de service à l'étranger maximum 30 jours calendrier: plus de 30 jours calendrier successifs:

catégorie 1 catégorie 2

condition: le salaire perçu par le travailleur pour ces jours doit être soumis à l'impôt belge et doit, comme dit auparavant, correspondre à une réalité de coûts.

Remarque : lorsque l'employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l'octroi desdites indemnités reprises ci-avant, celles-ci doivent être diminuées comme suit: - 15 % pour le petit-déjeuner - 35 % pour le repas de midi - 45 % pour le repas du soir - 5 % pour les menues dépenses

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Frais propres à l’employeur Frais forfaitaires admis par l’ONSS Type de frais

Montants

Conditions

Frais de bureau travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile

129,43 EUR/mois

- couvre frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau, ... Ce forfait peut seulement être octroyé aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d'un espace pour effectuer leur travail. Pour les travailleurs qui disposent d'un endroit de travail chez leur employeur, le for fait ne sera accepté que s'il apparaît clairement de leur fonction qu'ils travaillent régulièrement à la maison.

Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d'application de la loi sur le temps de travail, ce forfait ne sera pas accepté s'ils effectuent le maximum d'heures de travail fixées légalement, quasiexclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur.

Frais de bureau travailleurs à domicile (contrat de travail ou conditions similaires)

10 %

- 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations à domicile.

Frais de bureau télétravailleurs

10 %

- 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations en télétravail.

24

Frais propres à l’employeur Frais forfaitaires admis par l’ONSS Type de frais

Montants

Connexion internet (abonnement compris)

20 EUR/mois

PC (périphériques et logiciels compris)

20 EUR/mois

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Conditions

L'ONSS accepte que ces montants soient remboursés pour autant que: - le travailleur utilise son propre PC et/ou sa propre connexion à des fins professionnelles de façon régulière et substantielle (1 jour/semaine, quelques heures plusieurs fois/semaine, une semaine chaque mois,...); - l'employeur n'intervienne pas d'une autre manière dans ces frais de PC et internet (en prenant une partie du prix d'achat du PC à sa charge, par exemple).

Remarques: - en cas de dépassement du montant, la partie qui excède le montant de 20 EUR sera assujettie sauf si l'employeur peut justifier l'ensemble du montant; - le(s) forfait(s) ne peu(ven)t être appliqué(s) pour l'utilisation du PC/internet personnel à titre occasionnel. Si l'employeur souhaite quand même indemniser son travailleur, il lui appartient d'apporter tous les éléments justifiant le montant remboursé.

L'ONSS accepte que ces montants soient remboursés pour autant que: - le travailleur utilise son propre PC et/ou sa propre connexion à des fins professionnelles de façon régulière et substantielle (1 jour/semaine, quelques heures plusieurs fois/semaine, une semaine chaque mois,...); - l'employeur n'intervienne pas d'une autre manière dans ces frais de PC et internet (en prenant une partie du prix d'achat du PC à sa charge, par exemple).

Remarques: - en cas de dépassement du montant, la partie qui excède le montant de 20 EUR sera assujettie sauf si l'employeur peut justifier l'ensemble du montant; - le(s) forfait(s) ne peu(ven)t être appliqué(s) pour l'utilisation du PC/internet personnel à titre occasionnel. Si l'employeur souhaite quand même indemniser son travailleur, il lui appartient d'apporter tous les éléments justifiant le montant remboursé.

Frais propres à l’employeur Frais forfaitaires admis par l’ONSS Type de frais

Montants

Conditions

Outils de travail

1,25 EUR/jour

- le travailleur doit utiliser son propre matériel.

Achat des vêtements de travail

1,74 EUR/jour

- vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...).

Vêtements du travailleur entretien et usure

0,84 EUR/jour

- concerne les vêtements (jeans, t-shirts, ...) et sousvêtements qui nécessitent un nettoyage régulier en raison d'un environnement très sale.

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Frais propres à l’employeur Frais forfaitaires admis par l’ONSS Type de frais

Montants

Conditions

Frais de voiture garage

50,00 EUR/mois

- si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.

- si l'employeur l'exige pour la sécurité du véhicule ou de son contenu pour autant que cette obligation s'impose à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. En outre, il n'est pas fait de distinction selon que le travailleur est ou non propriétaire de son garage.

Frais de voiture parking

15,00 EUR/mois

- si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.

- quand le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking.

Frais de voiture car-wash

15,00 EUR/mois

- si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.

- si la nature de la fonction exige que le véhicule soit impeccable.

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Télétravail

CCT 85 Télétravailleur structurel

= TR qui, dans le cadre du CT, exécute sur base régulière des tâches en dehors du site de l’entreprise, à son domicile ou à un autre endroit choisi par lui, moyennant l’utilisation de la technologie de l’information

accord !

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Télétravail

Loi Peeters Télétravail occasionnel

= forme d’organisation et/ou d’exécution du travail dans le cadre d’un CT où, grâce à l’utilisation de la technologie informatique, la fonction ou les activités sont exercées de manière ponctuelle et non sur base régulière en dehors du site de l’entreprise.

= droit

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Télétravail

Télétravailleur structurel

Télétravailleur occasionnel

ne relève pas de la réglementation en matière de durée du travail

relève de la réglementation en matière de temps de travail

le télétravailleur organise lui-même son travail dans le cadre de la durée du travail en vigueur au sein de l’entreprise

le télétravailleur doit respecter les horaires de travail et les limites en matière de temps de travail prenez des dispositions claires !

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Télétravail Pendant et après la crise Covid 19 • Télétravail imposé par les autorités

sui generis

• Télétravail structurel: convention individuelle!

• Même après la reprise, le télétravail restera populaire • Importance d’élaborer une politique !

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Mise à disposition Pendant la crise Covid-19 • En principe: interdiction mise à disposition • Exception supplémentaire pour les secteurs critiques : • du 1er avril au 30 juin : mise à disposition facilitée dans les secteurs critiques • les travailleurs doivent déjà être occupés par l'employeur avant le 10 avril 2020 • pas d'autorisation de l'inspection sociale nécessaire • document tripartite pour fixer conditions et durée de la mise à disposition • le salaire du travailleur ne peut être inférieur à celui des travailleurs de l'utilisateur qui occupent le même poste

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Et après?

Mesures d’aide additionnelles • Chômage économique transitoire à partir du 1er septembre?

• Réduction du temps de travail pour les entreprises en restructuration/difficulté, • soit de manière collective (réduction collective du temps de travail) • soit de manière individuelle (forme spécifique de crédit-temps)?

• Extension congé parental Corona?

• Remboursement plus aisé des frais de télétravail?

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Préparez-vous efficacement à l’inspection sociale!

Quelques conseils pratiques •

Préparez soigneusement la visite, ne vous efforcez pas d'anticiper les questions éventuelles , en tenant à disposition par exemple de l'information qui n'est pas demandée explicitement. Soyez clair et précis!

•

La tâche de l'inspection est de s'assurer que la législation est appliquée correctement selon la lettre et selon l'esprit.

L’inspecteur souhaitera, dans de nombreux cas, prodiguer des conseils à l'employeur. Ceci aussi relève d'ailleurs de la mission de l'inspection.

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Préparez-vous efficacement à l’inspection sociale!

Quelques conseils pratiques •

Il y a différence entre avoir raison et faire entendre raison. Il peut y avoir discussion. Vous pouvez évidemment défendre votre point de vue. S'il y a discussion il nous paraît souhaitable de ne pas la pousser à l'extrême.

•

Les positions juridiques à prendre ou à laisser ne sont pas toujours la meilleure solution. Vous sortirez peut-être à votre avantage d'une discussion mais un contrôleur vétilleux, dans ce cas, trouvera bien autre chose.

•

Produisez l'information demandée spontanément. L'inspection détient un droit de regard sur tous les documents sociaux.

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Préparez-vous efficacement à l’inspection sociale!

Quelques conseils pratiques •

Demandez confirmation écrite de recommandations éventuelles que vous ferait l'inspecteur.

•

Les inspecteurs ont le droit de prendre connaissance des documents, d'interroger les collaborateurs,… Accordez leur donc votre coopération.

•

Votre déclaration = votre déclaration, ni plus, ni moins : - Ne vous laissez pas faire !

- Rayez ce que vous n’avez pas dit - Pas d’obligation de signer - Droit d’obtenir une copie (l’inspecteur doit le proposer).

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Merci pour votre participation!

AurĂŠlie Vanham Senior consultant Aurelie.vanham@sdworx.com www.facebook.com/sdworxlearning

Group SD Worx Formation @sdworxformation

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