DENTRO LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI
LA FATTURAZIONE ELETTRONICA COME OPPORTUNITÀ DI EVOLUZIONE DEL PROCESSO AZIENDALE DEL CICLO DELL’ORDINE di Rosario Farina Responsabile Enel Contabilità Generale - Amministrazione Italia Amministrazione, Finanza e Controllo Italia
A
differenza della normativa sulla fatturazione elettronica vs. la PA, di cui al Decreto Ministeriale 3 aprile 2013 n. 55, quella vs. i privati ha notevoli impatti sul ciclo passivo, che rappresenta ancora un processo critico principalmente riconducibile alla natura frammentata dello stesso e alle innumerevoli relazioni che l’azienda ha costruito con i propri fornitori. Nel contempo, rappresenta anche il processo nel quale sono possibili significativi recuperi di costi ed efficienza. Infatti, per conseguire realmente i benefici della fatturazione elettronica (per chi la emette ma ancor più per chi la riceve), è necessario che le stesse siano in formato elaborabile dai sistemi informativi (senza necessità di inserimento manuale dei dati a sistema). Per cogliere l’opportunità della fatturazione elettronica, le imprese sono chiamate alla revisione delle proprie modalità interne di gestione delle fasi di ricezione, di contabilizzazione e di conservazione delle fatture, attraverso il potenziamento dei sistemi informatici in
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uso e una formazione del personale destinata al presidio dei processi del ciclo passivo. In primis, è opportuno presidiare i diversi canali di ingresso delle fatture elettroniche, al fine di garantire la tempestiva ricezione delle stesse. La trasmissione dei file fattura elettronica al SdI può essere effettuata mediante una PEC, servizi web messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate, ovvero mediante sistemi di cooperazione applicativa “web service” o trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, a seconda del grado di automazione che il soggetto ricevente è in grado di assicurare. I sistemi “web service” e “FTP” sono canali telematici che necessitano di un particolare grado di informatizzazione del soggetto trasmittente, devono essere preventivamente abilitati dal SdI attraverso una procedura di “accreditamento”, definita nelle specifiche tecniche allegate al provvedimento del 30 Aprile, e sono maggiormente rivolti a soggetti che devono ricevere un numero rilevante di fatture elettroniche. Al termine della procedura di accredito presso il SDI, viene
rilasciato il codice destinatario a 7 caratteri, da comunicare ai propri fornitori, e che dovrà essere indicato nell’apposito campo della fattura XML. In alternativa, è possibile indicare la propria casella PEC che può essere utilizzata dal fornitore insieme al codice convenzionale “0000000”. Tale modalità non è consigliabile, in quanto in questo caso la fattura viene messa a disposizione dal SDI nella propria area riservata del sito web dell’agenzia delle Entrate e risulta necessario estrarre i documenti da tale ambiente prima di procedere alla registrazione. Il provvedimento del 30 aprile offre una modalità più efficace a ciascun soggetto IVA, attraverso la possibilità di scegliere dal sito web dell’Agenzia delle Entrate la modalità di ricezione delle fatture elettroniche che viene considerata prioritaria, indipendentemente da quanto inserito dal fornitore nel documento fiscale. Tutti questi miglioramenti nei processi aziendali interni passano anche attraverso la corretta e quanto più possibile completa “popolazione” dei campi del tracciato xml delle fatture elettroniche. Scendere nel dettaglio delle informazioni che possono comporre il file fattura significa non limitarsi ad indicare le informazioni obbligatorie in quanto richieste dalle normative fiscali ma, al contrario, comprendere quali dati è utile individuare e movimentare nel tracciato, così da soddisfare le esigenze di interesse dei diversi reparti aziendali interessati, da quelli amministrativi e commerciali a quelli dedicati alla logistica. In particolare, se consideriamo le transazioni commerciali nella loro interezza, quale espressione del ciclo attivo e passivo, l’ordine spesso costituisce l’elemento di raccordo tra tutti i documenti connessi alle singole operazioni. Il salto qualitativo nella gestione
DENTRO LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI
TRASFORMARE GLI ARCHIVI AZIENDALI DA CARTACEI A DIGITALI STA DIVENTANDO PIÙ IMPORTANTE DELL’ACQUISIZIONE CLIENTI? di Nik Panzalis Direttore Generale Savino Solution
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