Sakspapirer GF Våren 2023

VÅR 2023

20. MARS 2023

Side 1 av 62

Saksliste Sak 1 Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås for våren 2023 Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Sak 9 Orienteringssaker Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter 10.1 Samfunnsstyret: a) Leder

velges for to perioder

b) Økonomisjef

velges for tre perioder

c) Arrangementssjef

velges for tre perioder

10.2 Tuntreet: a) Redaktør

velges for to perioder

10.3 Næringslivsutvalget: a) Arrangementsansvarlig

velges for to perioder

b) Sponsoransvarlig

velges for to perioder

c) Karrieredagsansvarlig

velges for tre perioder

10.4 Hus- og Finansstyret: a) Studentrepresentant

velges for to perioder

10.5 Valgnemndsmedlemmer a) To medlemmer

velges for to perioder

Side 2 av 62

10.6 UKEstyret a) Leder - UKEsjef

velges for fire perioder

b) Administrasjonssjef

velges for fire perioder

c) Arrangementssjef

velges for fire perioder

d) Markedsføringssjef

velges for fire perioder

e) Revysjef

velges for fire perioder

f) Hussjef

velges for fire perioder

g) Festsjef

velges for fire perioder

h) Økonomisjef

velges for fire perioder

Sak 11 Eventuelt

Side 3 av 62

Dagsorden Møtestart ved leder av Studentsamfunnet i Ås, Vilde Kjelsrud Pedersen Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 1

Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse

Sak 3

Oppnevning av tellekorps og protokollfører

Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport Leder takker de som gikk ut av sine verv høsten 2022 Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås for våren 2023 Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Sak 9 Orienteringssaker Pause med servering av ertesuppe Sak 10 Valg Sak 11 Eventuelt Avslutning og nasjonalsang

Side 4 av 62

Nyttig informasjon Hvordan fungerer GF? Studentsamfunnet i Ås sin generalforsamling er organisasjonens øverste organ. Det er her du har mulighet til å påvirke driften av Samfunnet. Generalforsamlingen starter presis kl 17:00 i Aud.Max. mandag 20. mars 2023.

Alle medlemmer og styrende organer ved Studentsamfunnet har rett til å fremme saker jf. § 1.2. Saker som ønskes behandlet på GF skal være Samfunnsstyret i hende senest tre uker før GF, altså mandag 27. februar. Dersom du har saker til eventuelt må dette meddeles møteledelsen skriftlig før møtestart. Ønsker du å ta ordet under GF, gjøres det på følgende måte:

Det er tidsbegrensinger når man skal snakke under GF: Innlegg:

2 minutter

Replikk:

30 sekunder

Til saksopplysning/dagsorden:

1 minutt

Side 5 av 62

Votering vil foregå på egen digital plattform. Ta derfor med deg fulladet mobiltelefon som du kan stemme med. Som stemmeberettiget medlem vil du ved oppmøte på Generalforsamling få lenke, brukernavn og passord tilsendt på e-post/SMS. Hvordan voteringsplattformen fungerer og brukes vil gjennomgås på GF.

Valg For å stille til valg på GF anbefales det å sende inn en kandidatpresentasjon på forhånd.

Presentasjonene må sendes til valgnemnda@samfunnetiaas.no innen mandag 13. mars 2023 for å komme med i kandidaturheftet. Det legges ut som vedlegg til sakspapirene på Samfunnet i Ås sine nettsider fredag 17. mars.

Når det er din tur til å tre opp på talerstolen under Generalforsamlingen vil du få inntil to minutter til å presentere deg.

Bevertning Ertesuppe serveres i pausen av Samfunnstjenester. Forfriskninger vil være tilgjengelig underveis.

Side 6 av 62

Innholdsfortegnelse Sak 1 Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi 5.1 Samfunnsstyret 5.2 Hus- og Finansstyret 5.3 UKEstyret Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås våren 2023 7.1 Samfunnsstyret 7.2 Næringslivsutvalget ved NMBU 7.3 Tuntreet Sak 8: Saker innkommet i henhold til gjeldende frister 8.1 Vedtektsendring Sak 9 Orienteringssaker 9.1 Redaksjonelle endringer i vedtektene for Studentsamfunnet i Ås 9.2 Orientering Pluto 7-kommisjonen 9.3 Klimaregnskap for Studentsamfunnet i Ås Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter 10.1 Samfunnsstyret 10.2 Tuntreet 10.3 Næringslivsutvalget ved NMBU 10.4 Hus- og Finansstyret 10.5 Valgnemndsmedlemmer 10.6 UKEstyret Sak 11 Eventuelt

8 8 8 8 9 9 18 21 28 32 32 47 49 52 52 57 57 60 61 63 63 63 63 63 63 63 64

Side 7 av 62

Sak 1 Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner dagsorden og møteinnkallelse.

Sak 2 Godkjenning av møteledelse Forslag til ordstyrere: Martine Bingen og Hans Kristian Sørum.

Forslag til vedtak Martine Bingen og Hans Kristian Sørum velges som ordstyrere.

Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Forslag til at tellekorps utgår, på grunn av bruk av digital plattform.

Forslag til protokollfører: Erica Caci Back.

Forslag til vedtak Tellekorps utgår.

Erica Caci Back velges som protokollfører.

Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Forslag til protokollunderskrivere: Sanne Iversen Lurås og Magnus Aalde Forslag til vedtak Sanne Iversen Lurås og Magnus Aalde velges som protokollunderskrivere.

Side 8 av 62

Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi 5.1 Samfunnsstyret

Samfunnsstyret våren 2022 bestod av følgende medlemmer: Leder – Hedda Mejlænder-Larsen Administrasjonssjef – Anna Imsgard Strøm Økonomisjef – Synne Strømmen Bodegaasjef - Emilie Reitan Arrangementssjef – Kristoffer Bovard Rønning Markedsføringssjef – Harald Vie Pettersen Konsertsjef – Fredrik Skistad

Samfunnsstyret høsten 2022 bestod av følgende medlemmer: Leder – Vilde Kjelsrud Pedersen Administrasjonssjef – Anna Imsgard Strøm Økonomisjef – Synne Strømmen Påtroppende Økonomisjef – Ola Walberg Nilssen Bodegasjef - Emilie Reitan Arrangementssjef – Kristoffer Bovard Rønning Påtroppende Arrangementssjef – Vebjørn Røysland Markedsføringssjef – Harald Vie Pettersen Konsertsjef – Fredrik Skistad

Side 9 av 62

Aktivitet og tilbud: REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I løpet av 2022 skal Samfunnet arrangere minst 5 attraktive arrangementer i samarbeid med medarrangører i semesteret, der minst 1 er en ny medarrangør. Arrangementet skal komme medlemmene til gode. Eksempler på slike medarrangører kan være studentforeninger, linjeforeninger, idrettslag, interesseorganisasjoner eller lignende.

Mål nådd: Hadde 5 arrangementer i samarbeid med medarrangører våren og høsten.

Nye medarrangører var NMBUI, Siri og Ronny og OsteAkademiet. Tirsdagspåfyll har alene stått for flere nye samarbeidsarrangører.

Det skal i samråd med ISU og ESN arrangeres minst fem ulike arrangementer i semesteret som aktivt er lagt til rette for internasjonale studenter, for blant annet å bidra til inkludering av internasjonale studenter.

Mål delvis nådd: Våren 2022 ble det arrangert fem ulike arrangementer på engelsk.

Høsten 2022 ble det arrangert to arrangementer på engelsk, men mye av semesterprogrammet gikk til UKA i Ås som også hadde internasjonal inkludering.

Pergolaen skal benyttes minst 5 ganger per måned i månedene april, august og september ved arrangementsavvikling på Studentsamfunnet i Ås.

Mål nådd: Det ble benyttet ved arrangementsavvikling minst 5 ganger per måned i de ovennevnte månedene. Det er et ønske å benytte Pergolaen til mer enn bare ved arrangementsavvikling, så videreført til 2023 med endret ordlyd.

Det skal være minst to ulike passive tilbud på Studentsamfunnet som kan benyttes av medlemmer hver dag uavhengig av arrangementer.

Mål nådd: Passivtilbud som kan benyttes av medlemmer uavhengig av arrangementer er brettspill og lesesal i Klubben, biljardbord på Fotballrommet og shuffleboard på møterommet.

Det skal i slutten av nest siste måned av vårparallell og i slutten av nest siste måned av høstparallell sendes ut en spørreundersøkelse til medlemmer vedrørende tilbudet ved Samfunnet for inneværende semester.

Mål nådd: Det ble sendt ut spørreundersøkelse til medlemmene begge semestre.

Side 10 av 62

Det skal i løpet av 2022 gjennomføres en kartlegging av bruk og behov for rombruk på Samfunnet.

Mål delvis nådd: Begynt på og videreført til 2023.

I 2022 skal 50% av gjestene møte klokken 22:00 på festkvelder og bodega.

Mål ikke nådd: Ikke tall på dette, videreført med tiltak for å oppnå data i 2023.

Studentsamfunnet skal i løpet av 2021 tilby månedlige arrangementer som har som mål å øke miljøbevisstheten blant sine besøkende.

Mål ikke nådd: Det var flere arrangementer som øker miljøbevisstheten, men ikke hver måned.

Klubben skal gjennom 2022 ha et daglig, variert middagstilbud.

Mål nådd: Har hatt et daglig middagstilbud, og ble innført mer variert gjennom 2022.

Det videreføres til 2023, hvor den nye menyen kan finnes i Klubben.

Det skal arrangeres minst 4 større arrangementer, hvorav minst to er festkvelder, på lørdager.

Mål nådd: Det ble arrangert 4 større arrangementer, hvorav minst to er festkvelder, på lørdager.

Kommisjonen som ble opprettet i 2021 for å revidere Stentor før UKA i Ås sitt 100-års jubileum i 2024 skal følges opp gjennom 2022.

Mål nådd: Fulgt opp, og en plan for arbeidet og ferdigstilling er satt.

NYE MÅL: Hvert semester skal det arrangeres en temauke som setter fokus på minimum ett av FNs bærekraftsmål.

Mål delvis nådd: Det ble arrangert to temauker på våren som har fokus på minimum ett av FNs bærekraftsmål. Ingen temauker ble arrangert på høsten.

Bodegablokken skal gjennom 2022 kartlegge nåværende arbeidsoppgaver i tilknytning til festkveld, og utvikle et utkast for hvordan festkveld kan avvikles i henhold til dette.

Mål nådd: Dette målet ble satt grunnet koronasituasjonen, og for at bodegablokka skulle komme tilbake til slik det var før korona. Det er blitt gjort, og utviklet seg mye.

Blant annet ble flere komitésjefer i ordensvern- og barkomiteen opprettet.

Side 11 av 62

Næringslivsutvalget ved NMBU skal ha minst 6 arrangementer per semester i tillegg til Næringslivsdagen og Karrieredagen. CV-fotografering telles ikke som et av de arrangementene.

Mål delvis nådd: Våren 2022 arrangerte vi i tillegg til digital Næringslivsdag 8 arrangement, i tillegg til tre arrangement som ble utsatt på grunn av sykdom. Høsten 2022 ble det på grunn av UKA i Ås bare arrangert 5 arrangement i tillegg til Karrieredagen.

Næringslivsutvalget ved NMBU skal i løpet av 2022 teste ut et nytt lavterskel-arrangement.

Mål nådd: Vi hadde flere lavterskeltilbud, men disse hadde alle blitt prøvd før. Vi hadde et ønske om å prøve å ha en minglekveld, og prøvde å få til dette både på vårog høstsemesteret, men fant dessverre ikke tid.

Næringslivsutvalget ved NMBU skal i 2022 undersøke alternative arealer og løsninger for fremtidige karrieremesser i forbindelse med renovasjon av Aud.Max. Mål nådd: Vi i NU har sett på GG-Hallen og foajeen i Veterinærbygningen som alternative areal for framtidige karrieremesser. Dersom bruk av bare en av de blir for lite, er en alternativ løsning å dele Karrieredagen i to med halvparten av bedriftene på hvert sted fordelt etter for eksempel fakultet.

Medlemmer REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I løpet av 2022 skal 40 % av studentmassen være medlem av Studentsamfunnet i Ås. Av førsteklassingene skal 60 % være medlem og av de internasjonale studentene skal 80 % være medlem.

Mål ikke nådd: 36 % av studentmassen var medlem av Studentsamfunnet i Ås. Vi har ikke hatt muligheten til å hente ut data fra NMBU om resterende punkter.

Det skal i løpet av våren 2022 utarbeides en rekrutteringsstrategi for Studentsamfunnet i Ås.

Spesielt for å tiltrekke seg nye studenter ved NMBU. Mål ikke nådd: Dette ble ikke utviklet, og målet ble videreført til 2023.

I løpet av 2022 skal det utføres en evaluering av medlemsfordelene ved Studentsamfunnet i Ås.

Mål nådd: Medlemsfordelene ble evaluert.

Side 12 av 62

I 2022 skal informasjonsdatabasen for arrangementer og benyttelsen av tilbudet på Studentsamfunnet i Ås videreutvikles. Analyse av disse dataene skal brukes som beslutningsgrunnlag i budsjettering og planlegging av arrangementer.

Mål nådd: Det ble benyttet, og videreføres til 2023.

Samfunnet skal i løpet av 2022 benytte samfunnstjenester til flere oppgaver enn under festavvikling og GF. Mål nådd: Det ble benyttet samfunnstjenester til tirsdagspåfyll, quiz og Næringslivsutvalgets arrangementer.

I 2022 skal det samarbeides med Fadderstyret ved NMBU, der man skal jobbe for at Samfunnet blir en mer sentral del av fadderuka.

Mål nådd: Det ble samarbeid med Fadderstyret og faddergeneral, men med varierende grad om hvor mer sentral del man ble av fadderuka.

NYE MÅL: For å legge til rette for optimalisert drift av arrangementer og tilbud på Samfunnet skal det gjennom 2022 kartlegges nødvendige timer utført av samfunnstjenester hvert semester.

Mål ikke nådd: Det ble ikke nok data til å kartlegge dette i 2022. Videreført til 2023 med tiltak for å hente inn data.

Frivillige REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: Alle komitémedlmemmer skal få nødvendig opplæring og kursing i løpet av 2022. Det skal benyttes interne ressurser og kompetanse ved Studentsamfunnet der det mulig.

Mål nådd: Det har blitt arrangert relevant kursing og opplæring på alle komitémedlemmer som har hatt behov for det.

Alle komitémedlemmer skal inviteres, med sterk oppfordring til oppmøte, til innføring i Studentsamfunnet i Ås sin historie, organisering, økonomi og forklart arbeidsfordeling. Det skal føres oversikt over hvem som deltar på historietimen.

Mål delvis nådd: Grunnet COVID-situasjonen ble det på våren ikke arrangert historietime, men i høst ble det arrangert.

Side 13 av 62

Gjennom 2022 skal arbeidet med driftende komitéer på tvers av organene ved Studentsamfunnet i Ås videreutvikles.

Mål nådd: Det ble gjennomført et UKEår med driftene komiteer, dette ble videreutviklet gjennom hele året.

NYE MÅL: For legge til rette for optimalisert drift av arrangementer og tilbud på Samfunnet skal det gjennom 2022 kartlegges nødvendige timer utført av frivillige hvert semester.

Mål ikke nådd: Vi har ikke data nok til å kartlegge.

Godene for frivillige skal revideres i løpet av 2022.

Mål delvis nådd: Ble evaluert og revideres i løpet av 2023. Økonomi REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: Hus og Finans skal i løpet av 2021 gjennomføre tiltak for å øke avkastningen på egenkapital.

Mål ikke nådd: Løsninger er undersøkt, men ikke kommet frem til noen gode. Aksjeog fondsmarkedet har vært ustabilt for tiden, så investeringer her har vi styrt unna.

Høyrente sparekonto er nok det beste valget.

Tuntreet skal undersøke muligheten for å redusere sine kostnader, for eksempel ved å redusere trykkerikostnader eller lisenskostnader.

Mål nådd: Tuntreet har undersøkt dette. Det er ikke kommet frem til noen bedre løsning enn dagens alternativ. Det ble sett på muligheten for å benytte “Techsoup”, men dette var ikke optimalt. Valgt å fortsette med BK trykkere, Squarespace og Dropbox.

Tuntreet skal arbeide for å øke mengden ekstern støtte.

Mål ikke nådd: Det skulle søkes om Frifond, men dette ble aldri gjennomført. Målet er videreført til 2023.

For at komitésjefer skal få større eierskap til arbeidet sitt skal alle komitesjefér i løpet av første semester revidere sitt komitébudsjettet og skal i løpet av august legge fram forslag til komitébudsjett for 2023.

Mål nådd: Økonomisjef sendte ut oppfordring og frist for revisjon av komitébudsjettet til KSene på våren. Påtroppende økonomisjef hadde møter med Side 14 av 62

komitésjefene om budsjettene deres for 2023 på høsten.

Det skal legges fram klimaregnskap for 2021 på vårens generalforsamling med forslag til forbedringspotensiale.

Mål nådd: Klimaregnskapet for 2021 ble presentert på generalforsamlingen våren 2021.

NYE MÅL: Klimaregnskapet skal legges til grunn for beslutninger vedrørende planlegging og innkjøp for Studentsamfunnet i Ås.

Mål nådd: Klimaregnskapet er spesielt blitt benyttet ved innkjøpsrutiner ved Samfunnet. Det er ønskelig å implementere klimaregnskapet enda mer.

Det fysiske bygget REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: Hus og finans skal i løpet av 2022 etablere et forprosjekt for eventuell utvidelse av kapasiteten på Samfunnet. Dette arbeidet bør sees på i sammenheng med opprustningen av Aud.Max. til 2024.

Mål delvis nådd: Prosjektet er startet opp, og en rapport er forventet ved utløpet av 2023. Dette vil bli grunnlag for videre oppussing av Samfunnsbygningen og eventuelt Aud.Max. Arkivet i Kajaveien skal tømmes og arkivet på Samfunnet skal optimaliseres.

Mål delvis nådd: Prosessen har blitt startet, men mange av dokumentene er i en slik tilstand at det er behov for at de blir behandlet av personer med kompetanse innenfor arkivering.

I løpet av 2022 skal det legges en plan for bandrommet og podcastrommet videreutvikles og følges opp.

Mål nådd: Bandrommet har blitt omgjort til et lager for arrangementsblokka og podcastrommet forblir et podcastrom, og det har blitt fulgt opp av de respektive blokkene og ansvarlige.

Side 15 av 62

NYE MÅL: I løpet av 2022 skal det legges en plan for hvordan utearealet ved Anton Hjeltnes kan benyttes.

Mål ikke nådd: Mål ikke nådd, videreføres og er endret ordlyd til 2023.

Samarbeidspartnere REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I løpet av 2022 skal det signeres en samarbeidsavtale med en hovedsponsor for Studentsamfunnet i Ås.

Mål nådd: Studentsamfunnet i Ås hadde i løpet av året 2022 Tekna som hovedsponsor.

Ekstra: EY ble signert som en mindre samarbeidspartner for høsten 2022 og våren 2023.

Tuntreet skal, i samarbeid med sponsorteamet, jobbe for å skaffe flere annonsører.

Mål delvis nådd: Tuntreet hadde i løpet av 2022 flere annonser som inngikk som del av større samarbeidsavtaler utviklet av sponsorteamet.

NYE MÅL: Sponsorteamet skal i 2022 videreutvikle retningslinjer og avtaler med samarbeidspartnere.

Mål delvis nådd: Sponsorteamet har i løpet av 2022 laget tydeligere retningslinjer og avtaleinnhold for våre samarbeidspartnere. Blant annet er det vedtatt at prislister og retningslinjer skal revideres 1. gang i året.

Organisasjonsutvikling REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I 2022 skal alle medlemmer og organer ved Studentsamfunnet jobbe for at minst 20 % av medlemmene møter på Generalforsamlingene som avholdes i 2022.

Mål ikke nådd: Det ble jobbet med, men vi nådde ikke målet med 20 % oppmøte for våren eller høstens GF. I 2022 skal 80 % av deltakerne på Generalforsamlingen møte opp i løpet av den første timen.

Side 16 av 62

Mål delvis nådd: Vi hadde ikke tall på dette på Generalforsamlingen V22, på høstens Generalforsamling nådde vi målet hvor oppmøte den første timen lå på 94.5 %.

NYE MÅL: I løpet av 2022 skal det lages en plan for hva man ønsker å få ut av daglig leder.

Mål delvis nådd: Det er satt et mandat som skal jobbe og se på dette gjennom 2023.

Alle frivillige ved Studentsamfunnet i Ås skal ha gjennomsnittlig tjenestetid på to år.

Mål ikke nådd: Har ingen data på dette.

Side 17 av 62

5.2 Hus- og Finansstyret Hus- og Finansstyret består av medlemmer som er valgt inn på Generalforsamlingen, både som direkte representanter (eksterne representanter og studentrepresentant) og i kraft av sin stilling som ledere for organer og styrer ved Studentsamfunnet i Ås.I tillegg oppnevner Hus- og Finansstyret ett medlem til styret på høstens Generalforsamling. Administrasjonssjef i Samfunnsstyret er sekretariat for Hus- og Finansstyret.

Under følger en oversikt over medlemmer per våren 2023.

Styrets leder/

Høst 2022

Vår 2023

Erik Sand

Erik Sand

ekstern representant Nestleder og eksternt oppnevnt representant

Hans Gunnar Gravningen Hans Gunnar Gravningen

Studentrepresentant

Michelle Seigerud

Michelle Seigerud

Ekstern representant

Espen E. Syljuåsen

Lars B. Raaen

Ekstern representant

Inger Johanne H. Sveen

Kristiane Holter

Oppnevnt representant

Lars B. Raaen

Espen E. Syljuåsen

Leder av Samfunnsstyret

Vilde Kjelsrud Pedersen

Vilde Kjelsrud Pedersen

UKEsjef

Jørgen Bonden

Jørgen Bonden

Leder av Næringslivsutvalget

Nora C. Hjelme

Birte Una Songedal Liset

Redaktør Tuntreet

Sofie Bergset Janols

Synne Louise Stromme

Side 18 av 62

Hus- og Finansstyret er øverste myndighet ved Studentsamfunnet i Ås mellom generalforsamlinger og skal jobbe strategisk for å sikre en sunn og langsiktig forvaltning av Studentsamfunnet i Ås, dets økonomi og faste eiendom i henhold til vedtatt strategi. Hus- og Finansstyret har et særskilt ansvar for å gjøre strategiske vurderinger, i samarbeid med øvrige styrer og organer.

Hus- og Finansstyret har siden høstens rapport avholdt to møter og ett seminar. Antall saker behandlet er 18. Styreseminaret har sørget for at vi er blitt bedre kjent på tvers av studenter og eksterne, styrer og prosjekter. På seminaret fikk vi også tatt opp mange saker som trengtes å ta i et større fora enn et Hus- og Finansmøte. Heriblant kan nevnes ny instruks til Valgnemnda vedrørende kandidater til Generalforsamlingen, ny organisering av UKEstyret, Langtidsstrategi 2035, forberedelser til Aud.Max. stenger og sponsorsystem i et stadig mer profesjonelt studentsamfunn. Dette har vært et matnyttig og produktivt seminar, og all honnør til arrangør Michelle for et godt seminar.

Vi har hatt en grundig gjennomgang av styrenes organisering på huset, som et resultat av Pluto 6 som hadde virkning fra høsten 2020. Her har en endring i UKEstyret blitt vedtatt, og forslag til endringer i Samfunnsstyret og Næringslivsutvalget trenger godkjenning fra Generalforsamlingen for å kunne gjennomføres. Det har også vært en intern runde i Hus- og Finansstyret på ansvarsfordeling, hvor nå Studentrepresentanten tar større ansvar for praktisk gjennomføring av møter og seminarer i samarbeid med Styreleder.

Administrasjonssjef i Samfunnsstyret vil da få mindre administrativt arbeid for Hus- og Finansstyret, og kun ha sekretærfunksjonen.

Av andre saker har vi startet opp og fulgt opp to prosjekter, Prosjekt Daglig Leder og Prosjekt Oppussing Samfunnet. Disse to prosjektene er under ledelse av tidligere studenter. Den ene skal ha et ferdig produkt til våren, med en potensiell stillingsbeskrivelse for Studentsamfunnets første egne ansatte, mens den andre er i oppstartsfasen, hvor prosjektrammer er satt, men medlemmer av prosjektet er under opparbeidelse. Vi har også et tredje prosjekt gående, som nå har pågått en stund, nemlig Pluto 7 og Langtidsstrategi 2035. Pluto 7 har egen orientering i sakspapirene, så det henvises til videre lesning i denne.

Om det ønskes mer informasjon om Prosjekt Daglig Leder og Prosjekt Oppussing Samfunnet, send en mail til husogfinans@samfunnetiaas.no.

I året som har gått, har det vært mindre oppgraderinger på huset, da man har avventet en større pengebruk med tanke på Aud.Max. Nå er prosjektet utsatt til 2025, så tiden er inne for å investere i Samfunnsbygningen. Av investeringer foregående år, er sparkling og maling ferdigstilt i gangareal på huset, gulvbelegg i Halvors Hybel byttet ut, og kjøkkenheisen er oppgradert. Ser man på året som kommer, er det i DVU satt av midler til oppussing av Festsalen, med fokus på totalrehabilitering av scenen. Festsalen er det eldste festlokalet vi har på huset, og har bestått i samme stil siden oppføringen i 1934. Dette er et rom som Side 19 av 62

fortjener å skinne igjen, og vi gleder oss til å se resultatet. I tillegg skal det skiftes tak over Rosehagen, da det gamle lekker varme ut og vann inn. Dette vil være bra for strømforbruket, og for bruken av rommet.

Hus- og Finansstyret forvalter investeringsmidlene på huset, og i alle saker hvor budsjetterte investeringer overskrider 15 000,- har Hus- og Finansstyret godkjenningsmyndighet. I høst er det godkjent investeringer til nytt kamera til Tuntreet.

På vegne av Hus- og Finansstyret Erik Sand Styreleder Langhus 26.02.2023 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen tar saken til orientering.

Side 20 av 62

5.3 UKEstyret

Rapport fra UKA i Ås Ærede Generalforsamling UKA i Ås 2022 ble arrangert fra 6. til 31. oktober 2022. Det har blitt arrangert 35 arrangementer, 15 konserter og 12 revyforestillinger.

Vi har fått muligheten til å arrangere den første UKA i Ås etter Korona, noe som har vært en suksess.

Vi har under årets UKE for første gang hatt doble konserter i Aud.Max. noe som har vært godt mottatt av publikum. Dette har ført til gode besøkstall, og vi har hatt totalt 17 772 besøkende. Vi er veldig fornøyde med dette, og det tyder på at vi har truffet bra på arrangementstilbudet vårt.

Vi ønsker å takke alle 1100 frivillige som var med og gjorde UKA i Ås til den festen det ble.

Uten dere hadde vi ikke klart å lage Norges lengste kulturfestival, og det er utrolig hva man klarer på et lite sted som Ås!

UKEstyret 2022 har bestått av: UKEsjef – Jørgen Bonden Administrasjonssjef - Sigrid Lyslo Wilhelmsen Arrangementssjef – Hanna Steine Hussjef - Hans-Kristian Undlien Taje Markedsføringssjef - Isak Rakstang Revysjef - Mathilde Jordal Breivik Serveringssjef - Ingeborg Ohren Nordraak Økonomisjef - Jørgen Måleng

Side 21 av 62

På Generalforsamlingen høsten 2021 ble følgende mål for UKA i Ås 2022 lagt fram: Mål for UKA i Ås: -

UKA i Ås 2022 skal opprettholde forpliktelsene våre som Miljøfyrtårn, og ​

gjøre tiltak som ytterligere reduserer festivalens klimaavtrykk. ​ -

UKA i Ås 2022 skal der det er hensiktsmessig handle inn brukt, og gjenbruke det

vi allerede har.​ -

UKA i Ås 2022 skal forbedre tilbudet for de mellom 18 og 20 år. ​

-

UKA i Ås 2022 skal oppnå nasjonal positiv oppmerksomhet.​

-

UKA i Ås 2022 skal selge minst 70% av alle billetter som legges ut.​

-

UKA i Ås 2022 skal etterstrebe at alle frivillige skal trives på jobb. De frivillige skal

føle stolthet og ha eierskapsfølelse til UKA i Ås.​ -

UKA i Ås 2022 skal ha et bredt serveringstilbud med tanke på allergier og

preferanser​ -

UKA i Ås 2022 skal nå avkastningskravet satt av Hus- og Finansstyre.

Vi mener at måloppnåelsen har vært god, på tross av at det har vært vanskelig å måle noen av målene UKA i Ås 2022 skal opprettholde forpliktelsene våre som Miljøfyrtårn, og ​ gjøre tiltak som ytterligere reduserer festivalens klimaavtrykk.

Vi har gjennom festivalen opprettholdt alle forpliktelsene våre som miljøfyrtårn. Vi har hatt fokus på å handle lokalt, og vi har for det meste brukt butikker og leverandører i nærområdet. I tillegg har vi hatt elektriske oppvarmingsløsning i teltene i sløyfa.

Konklusjon: Oppnådd

Side 22 av 62

UKA i Ås 2022 skal der det er hensiktsmessig handle inn brukt, og gjenbruke det vi allerede har.​ Vi har under årets UKE hatt fokus på brukte varer, og vi har hatt en avtale med blant annet Fretex. Dette har ført til at alle kostymene under revyen har vært brukte klær. I tillegg har vi hatt en gjenbruksdag i samarbeid med Fretex. Det aller meste av det vi har kjøpt inn med logo har vi kjøpt inn uten årstall, noe som gjør det enkelt å gjenbruke til videre UKEr. Vi har også investert i oppladbare batterier, som gjør det mulig for revy og teknikere å gjenbruke batteriene under festivalen.

Konklusjon: Oppnådd UKA i Ås 2022 skal forbedre tilbudet for de mellom 18 og 20 år Vi har i år for første gang hatt flere doble konserter i Aud.Max. Dette har ført til større aktivitet på 18 års områdene våre. Vi ser allikevel på tilbakemeldinger at tilbudet til de under 20 har vært for dårlig, med mye av grunnen er at Sløyfa er så populær som den er. Vi ser derfor at vi ikke har truffet så godt som ønsket.

Konklusjon: Delvis Oppnådd UKA i Ås 2022 skal oppnå nasjonal positiv oppmerksomhet Vi har under årets UKE hatt et prosjekt med en av våre headlinere Hagle. Prosjektet omhandler at vi har samarbeidet om sangen «Felleskjøpetdress» og tilhørende musikkvideo med dem. Videoen har blitt sett 313.000 ganger med tydelig eksponering av UKA i Ås.

Sangen har 2.4 millioner avspillinger på spotify.

Konklusjon: Oppnådd UKA i Ås 2022 skal selge minst 70% av alle billetter som legges ut Biltettsalget under årets UKE har gått over aLl forventning. Vi har totalt solgt 80.2% av billettene.

Konklusjon: Oppnådd UKA i Ås 2022 skal etterstrebe at alle frivillige skal trives på jobb. De frivillige skal føle stolthet og ha eierskapsfølelse til UKA i Ås Vi har prøvd alt vi kan for at de frivillige trives under festivalen. Spørreundersøkelsen vi hadde i etterkant av UKA, viser at vi har en gjennomsnittlig trivsel på 4.1 (1-5). Dette er vi svært fornøyd med. Hele 2 av 3 har også følt eierskap til UKA i Ås.

Konklusjon: Oppnådd Side 23 av 62

UKA i Ås 2022 skal ha et bredt serveringstilbud med tanke på allergier og preferanser​ Under årets uke har vi hatt et bredt serveringstilbud. UKEgrillen har hatt allergivennlig, vegetar og veganske alternativer på store deler av menyen. Under stormiddagene var menyene laget etter ulike preferanser og allergier. Av alkoholservering var det et bredt utvalg med ulike typer øl, sider, vin, musserende og cocktail på tapp. I tillegg til forskjellige drinker og mocktails i Sløyfa og Halvors Hybel. UKA i Ås hadde i år tre egne UKEøl (UKEipa, UKEpale og UKEpils), UKEvin, UKEbobler og revybrus. Under revyene ble det også solgt et bredt utvalg av revyis.

Konklusjon: Oppnådd UKA i Ås 2022 skal nå avkastningskravet satt av Hus- og Finansstyre Vi har nådd avkastningskravet. Se rapport fra Økonomisjef.

Konklusjon: Oppnådd På vegne av UKEstyret Jørgen Bonden, UKEsjef for UKA i Ås 2022

Side 24 av 62

Side 25 av 62

Regnskap for UKA i Ås Prosjektregnskapet for UKA i Ås 2022 strekker seg fra 21.03.2021-20.03.2023. Regnskapet som legges fram strekker seg derfor over 3 forskjellige årsregnskap. Budsjettet er inklusivt mva., mens regnskapet er eksklusivt, dette fører til noe mindre avvik. Å budsjettere for en festival uten normal drift på 4 år var en utfordring. miniUKA gikk også av stabelen for første gang siden 2018 med stor suksess og ga oss en liten pekepinn på hvordan det ville gå økonomisk sett. Regnskapet viser at noen poster gikk over all forventing, mens andre ble svakere enn budsjettert. Vi merker en særlig nedgang i sponsor, bar- og matinntekter. Dette ser vi i en sammenheng med økende priser og lavere kjøpekraft fra studentene. Og tross veldig godt samarbeid med mange nye sponsorer merkes det også at bedriftene har mindre å avse med så høye strømpriser og ringvirkningene etter korona.

Allikevel er det ikke tvil om at Thorvald og Tora er klare for å feste! Billettinntekter har gått over alt forventing som nevnt tidligere i rapporten. Dette solide overskuddet har dratt opp der de andre postene har dratt ned. Dette var en trend vi så fra miniUKA, men ikke en gang turte å håpe på for UKA. Prosjektregnskapet for UKA i Ås 2022 ender opp med et positivt resultat på 2 403 802 kr og en driftsmargin på 21,1%. Det vil si at avkastningskravet satt av Hus- og Finansstyret er nådd.

Side 26 av 62

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar informasjonen til orientering.

Side 27 av 62

Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport Årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås Samfunnsstyret

Tuntreet

Side 28 av 62

Næringslivsutvalget

Hus- og Finansstyret

Side 29 av 62

Samlet regnskap for Studentsamfunnet i Ås 2022

Balanse for Studentsamfunnet i Ås

Side 30 av 62

Revisors rapport

Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport for 2022.

Side 31 av 62

Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås våren 2023 7.1 Samfunnsstyret Følgende presenteres rapporter fra medlemmer i Samfunnsstyret. Sittende leders rapport er på vegne av Samfunnsstyret.

Rapport fra Leder Vilde Kjelsrud Pedersen Ærede Generalforsamling!

Samfunnsstyret våren 2023 består av følgende medlemmer Leder: Vilde Kjelsrud Pedersen Administrasjonssjef: Hedda Solberg Sagen Økonomisjef: Ola Walberg Nilssen Bodegasjef: Lars Nordby Arrangementssjef: Vebjørn Røysland Markedsføringssjef: Sebastian Nygaard Konsertsjef: Julie Overrein I løpet av 2023 skal Samfunnsstyret fortsette arbeidet med å sørge for at Samfunnet i Ås har et bredt arrangement- og aktivitetstilbud.

Vi lener oss i stor grad på arbeidsprogrammet for 2023, hvor mye omhandler benyttelse av huset og dets rom. Vi ønsker å optimalisere benyttelsen og bruken av huset i en slik grad at vi faktisk kan kartlegge hvordan og hva som blir brukt, til de ulike tilbudene vi har på huset.

Organisasjonsutvikling Første del av året har styret sett på organisasjonsstrukturen sammen med resten av styrene ved Studentsamfunnet i Ås, og man vil kunne se endringer dette året.

Vi har allerede begynt å evaluere driftende komiteer. I all hovedsak er vi positive til dette og fornøyde med hvordan det har fungert, men at vi må forbedre oss på flere punkter.

Dette er tross alt første gang det er blitt prøvd, og vi er fornøyde med gjennomføringen. Nå gjelder det bare å jobbe med hvordan man får det til sitt fulle potensial.

Undertegnede har sammen med HR-sjef sett på å utvikle retningslinjer, tiltaks- og handlingsplaner og et varslingssystem som er optimalisert for akkurat Studentsamfunnet.

For å skape et trygt studentmiljø, er det viktig at vi som Studentsamfunn fortsetter å jobbe med dette fremover. Dette er noe som trenger tid, men noe HR-sjef og jeg ønsker å sette et fokus på.

Samarbeid med andre aktører Arbeidslivsutvalget og Samfunnet, sammen med Studentsamfunnet, har fortsatt et godt samarbeid. Vi har sett at dette er viktig for alle ledd, slik at vi har god kontakt med de som kjenner til andre deler av studentmiljøet enn oss. Vi har møter for å opprettholde kommunikasjonen, utveksle ideer og ikke minst kunnskap. Det blir viktig fremover og noe vi fortsatt ønsker å jobbe med.

AU, sammen med studentlivskoordinator, jobber med å gjøre det enklere å være en forening på Ås - uansett om den er splitter ny Side 32 av 62

eller har lange tradisjoner. Sammen vil vi samarbeide for å bedre synligheten til åpne foreninger og dens muligheter, hvordan finne informasjon om de ulike tilbudene foreningene har og kan ha, hvordan starte og drive en forening og ivareta alle de ulike foreningene vi har på Ås.

Gjennom 2023 så vil vi fortsette å jobbe for et tett samarbeid mellom de andre aktørene på campus, og de øvrige organene på Studentsamfunnet.

Organisasjonen forøvrig Vi er fornøyde med aktiviteten på huset dette semesteret, både på og utenom festkveld.

Det er som nevnt stort press på romkapasiteten på huset, og vi jobber hele tiden med å kartlegge denne rombruken slik at vi kan optimalisere driften. Det er mye ulik aktivitet gjennom lag og foreninger, og det er fantastisk at de vil benytte huset. Da må vi også legge til rette for at det er lett å booke, bruke og finne rommene som benyttes, slik at lag og foreninger opplever en så knirkefri utnyttelse av rommene som mulig.

Halvors Hybel skal bli et flerbruksrom, hvor alt fra kino, foredrag, disco, konserter, lounge og god stemning kan finne sted. Johannes har fått høyttaler som kan skape god stemning, og vi jobber med optimalisering av dette rommet på festkvelder. Det vil bli enda mer utvikling rundt VIP-rommet med alt fra innredning, musikk, barkart og utnyttelse. Vi gleder oss til å jobbe med det!

nasjonal annonsering sammen med alle studentsamfunn og studenthus i Norge. Det er spennende å se det samarbeidet som man får til på tvers av alle studentsteder og byer i landet.

SPELLfestivalen begynner å nærme seg! Det er den første fysiske SPRELLfestivalen siden 2019, og vi gleder oss! KS SPRELL har sammen med Booking KSene jobbet knallhardt med å sette sammen arrangementer og konserter vi håper alle vil få glede av.

For mer detaljert beskrivelse av året bes dere lese rapportene fra de øvrige styremedlemmene.

Avslutningsvis vil jeg si tusen takk for et fantastisk år i styret. Det har vært en stor ære å få lede organisasjonen sammen med to flotte styrer, og en kontorfløy med et engasjement det er vanskelig å toppe. Ønsket om å hele tiden gjøre Studentsamfunnet i Ås litt bedre, er så fint å få være med på.

Studentsamfunnet i Ås viser at frivillig arbeid er kjempegøy, og at man kan få til mye så lenge folk har en iver og glede rundt det man driver med. Så tusen takk til alle som er frivillige, som skaper all den moroa som skjer på huset for medlemsmassen vår. Uten dere hadde ikke vært et Studentsamfunn i Ås!

Sammen med Studentersamfundet i Trondhjem skal vi, og andre studentsamfunn, være med på å erklære at klimakrisen fortsatt er like reell som den var da det ble erklært på GF i 2019. Dette ønsker man å gjøre med at Side 33 av 62

Vilde Kjelsrud Pedersen, Leder av Studentsamfunnet i Ås 2022/2023.

Side 34 av 62

Rapport fra Administrasjonssjef Hedda Solberg Sagen Ærede Generalforsamling!

Administrasjonsblokka våren 2023 Administrasjonsassisstent: Erica Caci Back HR-sjef: Åslaug Flatabø Personalsjef: Mette Lea Personalsjef: Eline Lund Westgaard Linticket KS: Aina Hustveit Påtroppende Linticket KS: Marte Mørk IT-sjef: Martine Olsen Administrasjonsblokkas KSer og komitémedlemer har lagt ned en stor innsats i løpet av vårsemesteret, både nye og gamle.

Administrasjonsblokkas arbeid i vår Administrasjonsassistent Erica oppdaterer kontinuerlig oversikten over alle frivillige ved Studentsamfunnet og følger opp kontrakter. I tillegg sørger hun for kommunikasjonen med NMBU om korttilganger, slik at alle behov for tilganger på huset blir dekket! Komitémedlem Fredrik har stått for kommunikasjonen i forbindelse med rombooking.

Personalsjefene, Mette og Eline, svarer på spørsmål om medlemskap og samfunnstjeneste. Personalsjefene jobber kontinuerlig med å utvikle oppsettet i Linticket, for å gjøre det best mulig.

HR-sjefen vår, Åslaug, har gjort en strålende innsats med forberedelser og gjennomføring av både KS-forum og KS-workshop. Hun stiller opp for alle som tar kontakt, og bistår blant annet i forbindelse med ansettelser.

Aina og Marte, KS Linticket, løser stadig problemer for alle som har vanskeligheter med Linticket. I jobben med utvikling av LinTicket følger de opp hvilke funksjoner som kan dras mer nytte av fremover, hvordan det kan gjøres mer brukervennlig og tilpasses Studentsamfunnet i Ås.

Problemer og spørsmål rundt IT blir behandlet av Martine, IT-sjefen. Hun har i vår fått installert de nye PCene i kontorfløya, til glede for mange!

Medlemstall Per 03.03.2023 har Studentsamfunnet i Ås 2621 medlemmer, hvorav 115 er internasjonale medlemmer. Dette utgjør omtrent 41 % av studentene ved NMBU! Livsvarige medlemmer kommer i tillegg. I Samfunnsstyret håper vi at interessen for å være medlem av Studentsamfunnet i Ås opprettholdes, vi setter utrolig stor pris på at så mange ønsker å være en del av det!

Til alle komitésjefer og komitémedlemmer i administrasjonsblokka – tusen takk for det gode arbeidet dere legger ned!

Engasjementet og innsatsen deres settes utrolig stor pris på, Samfunnet hadde ikke gått rundt uten dere!

Side 35 av 62

Hedda Solberg Sagen, Administrasjonssjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2023.

Side 36 av 62

Rapport fra Økonomisjef Ola Walberg Nilssen

høyere enn differansen mellom budsjetterte og faktiske driftskostnader.

KS Miljøfyrtårn: Camilla Glomsås

Kalenderåret 2022 startet som kjent med en ny nedstenging og et studentsamfunn preget av restriksjoner. Dette medførte tap av inntekter fra semesterets største arrangement semesterkickoff samt påfølgende arrangementer. Resterende arrangementer leverte resultater opp mot budsjett, men ikke i stand til å svare for den uforventede starten på semesteret.

Jeg vil også takke min forgjenger Synne for en iherdig innsats som økonomisjef. Du har vist solid kontroll over økonomien på Samfunnet som la et godt grunnlag for meg og regnskapsførerne i jobben med årsavslutningen i år. Tusen takk!

Økonomisk oppdatering våren 2023

Arbeidet i økonomiblokka

Økonomisk har vi sett oss fornøyd med våren hittil. Per 23.02 har vi hatt over 425 billetter i snitt på festkveldene. Det viser at studentene har lyst til å delta på arrangementene våre, noe vi finner veldig motiverende. Studentene virker også og fortsatt utnytte seg godt av tilbudet i klubben som fortsetter å generere gode resultater på både mat og drikke. Allikevel er det verdt å nevne at studenter lever under pressede tider med økende kostnader. Dette påvirker også omsetningen på Samfunnet som ikke er helt tilbake som det var før pandemien.

Økonomiblokka har stått på og både vist engasjement og lærevilje. Arbeidet har resultert i en oversiktlig, stødig og bærekraftig drift. Dette gjelder ikke bare Samfunnet som organ, men Studentsamfunnet i Ås sin helhet.

Ærede Generalforsamling Økonomiblokken våren 2023: Økonomiassistent: Sunniva Moldstad Stormark Regnskapsførere: Marit Bakken, Yue Fang, Benjamin Kjølsås Jørgensen, Tina Marie Angell og Guro Aaby Bergan KS Klimaregnskap: Vegar Høgi Olsen KS Analyse: Krishna Mohan Shah Analysekomiteen: 1 medlem

Årsregnskap Årsresultatet for Samfunnet er kr 475 649,-. Årsaken til et lavere resultat enn budsjettert er at differansen mellom budsjetterte og faktiske driftsinntekter er

Regnskapsførere og økonomiassistent Sunniva er samfunnets nye økonomiassistent og min høyre hånd. Hun er lærevillig og har tatt fatt på arbeidsoppgavene sine med bravur.

Samtidig som hun har klart å videreføre en god kommunikasjon med KSene.

På lik linje med økonomiassistent, utfører regnskapsførerne et arbeid av ypperste nivå. Dette igjennom jevnlig kursing og oppfølging for å opprettholde den høye regnskapskompetansen. I vår har de brukt mye av tiden etter nyttår på å fullføre et Side 37 av 62

vel gjennomført Årsregnskapet. En særdeles viktig oppgave på vegne av Studentsamfunnet i Ås som sparer oss for store revisjonskostnader.

Analyse komitesjef Krishna er vår nye KS Analyse. Analyse gjør en viktig jobb for å bedre effektivisere og tilrettelegge driften på huset. Dette innebærer alt fra å lage gode estimater for når gjestene kommer på huset, til å forbedre estimatene når vi lager budsjett.

Det er definitivt et stort potensial i salgsdataene, jeg gleder meg til å følge fortsettelsen.

KS Miljøfyrtårn Camilla har fått i oppgave med å kartlegge muligheten for å sertifisere Studentsamfunnet i Ås som Miljøfyrtårn.

Prosessen har vært utfordrende og langt fra enkel, men Camilla har vært handlingsorientert og gjort et grundig arbeid, takk!

Klimaregnskapskomite Klimaregnskapskomitéen med Vegard i spissen har lagt inn stor innsats for å gjøre ferdig klimaregnskapet for 2022. De har gjort nøye beregninger og analyser for å belyse studentsamfunnets klimafotavtrykk og størrelsen av klimagassutslippene.

Dette er en viktig jobb som skaper et faktabasert grunnlag for å iverksette tiltak som reduserer utslippene på en kostnadseffektiv måte. Dere gjør en super jobb, jeg gleder meg til å se utviklingen i løpet av året!

Ola Walberg Nilssen, Økonomisjef i Samfunnsstyret ved Samfunnet i Ås 2023

Side 38 av 62

Rapport fra Bodegasjef

enda mer forberedt på situasjoner som kan oppstå under festkveld.

Lars Michaloff Nordby Ærede Generalforsamling!

Bodegablokken våren 2023 Festsjef: Gjermund Sandvik Halgunset

Klubben og Mat har fått til å få en variert middagsmeny med en ny rett for hver dag i uka i klubben. Klubben har også startet å servere vin.

Ordensvern personal: Synnøve Elisa Rønnekleiv

Inngang har jobbet for en løsning på problemet med store jakkehauger når bodegainngang benyttes, dette har vi prøvd å løse ved å sette opp jakkeoppheng i Uggenspranget.

Påtroppende ordensvern personal: Isabel Warem Øverås

Mat jobber videre med å se på og revidere mattilbudet som er på festkveld.

Ordensvern teknisk: Mathias Nordhagen

Vi har som en respons på en del bruk av falsk legitimasjon startet å fase ut stempelordningen i Johanne’s og begynt å legitimasjonssjekke alle hver gang man går inn.

Overkonserndirektør: Martine Bingen

Bar personal: Emilie Dufseth Nøkleholm Bar teknisk: Tor Holmen Påtroppende bar teknisk: Pernille Løwe Mat Silje Elisabeth Oulie Andeassen Inngang: Ingrid Kure Snekker: Albert Hoffmann Klubben: Frida Helstedt Håtveit Komitèene I løpet av våren har vi jobbet med flere løsninger for optimaliserer festavviklingen og utvikle nye tilbud på huset.

Bar- teknisk har startet som egen underkomite med egne komitemedlemmer, med hovedoppgave å holde styr på lagrene.

Ordensvern har planlagt ordensvaktkurs for sine medlemmer som ikke allerede har dette. Slik at vi nå vil ha veldig god dekning av sertifiserte ordensvakter.

Konsernet har hatt konflikthåndteringskurs med sine medlemmer. Noe som gjøre de

Byggteknisk Vi har bestilt nye bord og stoler til rosehagen og sofaer til Halvors. Vi håper derfor at Halvors vil få litt mer loungestemning med sofagrupper, dansegulv og et variert og attraktivt bartilbud for de under 20.

Etter ønske fra flere har vi anskaffet større høyttalere i Johanne’s, noe som har blitt tatt godt imot. Både for bedre stemning, men også for å prøve å trekke folk lengre inn i rommet slik at mer av rommet benyttes og køen rundt baren blir bedre.

Vi jobber også med å videreutvikle og øke bruke av et VIP-rom som komitemedlemmene har tilgang til under festkveld. VIP-rommet er plassert i Formannens rom og per i dag tilbyr det en egen bar og raskere matservering. Men planen er å videreutvikle det med flere passivtilbud og stashe det litt opp.

Side 39 av 62

Takk!

Jeg vil på tampen rette en umåtelig stor takk til alle komitesjefene og komitemedlemmene som står på og gjør det mulig for oss å drive huset som vi gjør.

Og takk for deres store innsats og mangfoldige frivillige timer, som gjør at vi har det gode tilbudet vi har i dag. Det er en ære og kalles seg Bodegasjef for en så fantastisk gjeng!

Lars M. Nordby, Bodegasjef i Samfunnsstyret i Ås 2023

Side 40 av 62

Rapport fra arrangementssjef Vebjørn Røysland Ærede Generalforsamling!

Arrangementblokka våren 2023: Arrangementsassistent: Emina Kazinic KS Aktuelt: Sóley Einarsdóttir KS Aktivitet: Kathrine Glein Sørensen KS Revy: Simon Bakkejord KS Sprell: Emilie Aaen I tillegg består blokka av arrangementkomiteen på 13, aktueltkomiteen på 5 og quizkomiteen på 4

Takk Tusen takk til alle som har gjort det mulig å ha arrangementer denne våren, og en større takk til KSene. Uten dere ville ikke det blitt arrangementer i det hele tatt og deres jobb går ikke usett!

Komitemedlemmene har også hatt en større involvering i arrangementer og deres jobb har også vært utrolig viktig for helhetsinntrykket av samfunnet. En liten shoutout til alle samarbeidspartnere, foreninger, eksterne lag og andre folk som har vært gira på å lage arrangementer på samfunnet sammen med oss! Uten resten av styret hadde det heller ikke vært sjans for arrangementer, takk for at dere holder meg i skinnet!

Våren så langt Dette er første vår på lenge at huset er åpent for fullt igjen og det har vært en ekte glede å arrangere fester og andre arrangementer! Vi har avholdt graskurs, revyer, konserter og mer skal komme! Vi har også akkurat avholdt sprellfestivalen for første gang siden 2019, krysser fingrene for at det gikk veien. Det har også vært en større satsning på edru-arrangementer, med kos i klubben, filmkvelder og andre tilbud til studentmassen.

Høsten som kommer Vi har også begynt planleggingen av høsten 23. Et av målene til samfunnet er å samarbeide bedre med fadderuken slik at vi får best mulig inkludering av nye studenter som kommer til agrarmetropolen og sømløse overganger fra faddervors til fest på samfunnet. Vi vil også prøve å sette intimkonserter til kl 20, slik at det blir direkte overgang fra intimkonsert i klubben til bodega.

Vebjørn Røysland, Arrangementssjef i Samfunnsstyret ved Samfunnet i Ås 2022/2023

Side 41 av 62

Rapport fra Markedsføringssjef Sebastian Nygaard Ærede Generalforsamling!

Markedsføringsblokka våren 2023 Markedsføringsassistent: Emil Langsrud Westlie KS Foto: Margreta Brunborg Inkluderingssjef: Henriette Julie Torgersen KS Design & Layout: Sivert Aarflot Etter høstens GF har vi hatt litt utskiftninger på KS-nivå og vi har fått tre nye KSer. De nye tilskuddene er markass.

Emil Westlie, design og layout KS Sivert Aarflot og inkluderingssjef Henriette Julie Torgersen.

Komitéenes arbeid Markedsføringsblokka går sin vante gang og maskineriet går nærmest av seg selv. Vi har vært heldige å få fylt opp en del ulike komitémedlemstillinger som gjør jobben lettere for våre KSer. Mest nevneverdig er Some-ansvarlig og skribent som gjør jobben til markedsføringsassistent lettere.

Vi har også laget en langsiktig publiseringsplan for å sørge for best mulig markedsføring av alle arrangementer.

Vi driver for tiden markedsføring av den første, ordentlige SPRELLfestivalen siden 2019. Vi har egen designprofil for festivalen som vi håper skal fange oppmerksomheten til folk. Vi opplever variert trykk på arrangementer, noen selger bra og drar mange folk, mens andre selger dårligere. Vi ser også på mulighetene rundt å fornye logoen vår. Vil trolig ikke bli den største endringen, men bli mer modernisert og få ny font.

vi har også prøvd å legge mer trykk på rekrutteringen gjennom sosiale medier, dette ser ut til å fungere nokså bra. Fra tidligere tilbakemeldinger har vi sett at bruken av stands har lite for seg. Fremover mot SPRELL vil vi også bruke sprellerne mer til fysisk markedsføring.

Som før har vi også arrangert Tour of Samfunnet for internasjonale studenter. Vi ser fortsatt ganske få av dem på festkvelder, men tror dette uansett er et godt tiltak. Alle arrangementsbeskrivelser blir også skrevet på engelsk.

Vi mangler KS film, som har gått utover KS foto som har måttet ta på seg noen ekstra arbeidsoppgaver på tross av manglende kompetanse. Håper på søknad i nærmeste fremtid.

Takk for meg!

Til slutt vil jeg gjerne takke for tilliten som har blitt gitt til meg på høstens GF. Utfordringene står i kø og det gjør også erfaringene. Jeg lærer utrolig mye hver eneste dag og får nye bekjente stadig vekk.

Det skulle vise seg at det faktisk er ganske gøy å sitte i et styre. Jeg opplever blokka og de tre nye KSene som svært engasjerte og har stor tro på det kommende året. Jeg vil også benytte anledningen til å takke de avtroppende KSene, Pernille, Helge og Hallvard for innsatsen de har lagt ned for Samfunnet i Ås. Det er ingen utfordring i det hele tatt å lede en så dyktig og engasjert gjeng, og jeg gleder meg til å fortsette å jobbe med alle og enhver!

Side 42 av 62

Sebastian Nygaard, Markedsføringssjef i Samfunnsstyret ved Samfunnet i Ås 2023.

Side 43 av 62

Rapport fra Konsertsjef Julie Overrein Ærede Generalforsamling!

Konsertblokken våren 2023 KS Lys personal: Kathrine Bekkadal KS Lyd personal: Bård Olav Andersen KS Lyd teknisk: Christian Bjørnstad KS Lys teknisk: Nikolai Jensrud Skaar Påtroppende KS Lyd teknisk: Thomas Drageset KS Booking: Magnus Schie Larsen og Synne Hatløy KS Disco: Kristian Strøm Uten å gi noen garantier håper jeg at 2023 skal kunne bli det første restriksjonsfrie konsertåret siden pandemien. Og for å markere dette kickstartet vi våren og det nye semesteret med dobbeltkonsert à la Chris Abolade og Jesper Jenset første helgen i februar.

Konserten satte samtidig også stemninga for SPRELLfestivalen som kommer senere på våren. Det er første gang siden 2019 at Samfunnet i Ås arrangerer festivalen fysisk, og vi håper at med mindre pandemi i årene fremover så kan denne tradisjonen fortsette. Vi gleder oss masse til å få besøk av William Gamborg, TØFL, Kapteinen og Emma Steinbakken. I tillegg skal vi ha en standupkveld med tre komikere: Maria Stavang, Marlene Stavrum og Ahmed Mamow.

Semesterkickoff, og jeg takker dem for alt de har fått til. Samtidig er de i gang med planlegging av høstsemesteret, og det blir spennende å se hva de finner på.

Den tekniske avdelingen vår har i tillegg til konserter fått bryne seg på revyer, tirsdagspåfyll, graskurs og karneval.

Personalsjefene har holdt kurs både innad i komiteene og for andre på huset, slik at flere kan bli kjent med hvordan lyd og lys fungerer. I tillegg har KS Lys Teknisk fortsatt investeringsplanen sin og er nå i år fire av fem. I år har det blitt satt opp nye lamper i Halvors Hybel, i tillegg til andre lamper som allerede har vært i flittig bruk i Festsalen og Aud.Max. og hevet produksjonskvaliteten som vi kan tilby på konserter og show.

Discokomiteen har også denne våren kunnet tilby et populært innslag i Halvors Hybel under festkvelder, og med nye lyseffekter som enkelt kan skrus på og skape god stemning har Samfunnet i Ås fått et kult nattklubbtilbud. Disco fikk også spille i Festsalen under Carneval with a DJ med større lysshow og publikumstrykk.

Jeg vil gjerne takke komitesjefene som har sittet dette semesteret. Innsatsen og engasjementet har vært stort og sammen med komitemedlemmene har de sørget for at publikum får gode opplevelser her på huset vårt. Tusen takk for deres arbeid og samarbeid dette semesteret.

Status for Konsertblokka V23:

Bookingsjefene har jobbet hardt og lenge for å kunne tilby Åspublikummet det beste tilbudet under SPRELLfestivalen og på

I skrivende stund er det fire komiteer tilknyttet Konsertblokka: Side 44 av 62

Lydkomiteen (18 komitemedlemmer) Lyskomiteen (19 komitemedlemmer) Discokomiteen (7 komitemedlemmer) Artist&Booking (4 komitemedlemmer)

Avslutningsvis vil jeg takke for tilliten dere ga meg for snart et halvt år siden. Jeg koser meg gløgg sammen med Konsertblokka og i Samfunnsstyret.

Julie Overrein, Konsertsjef i Samfunnsstyret ved Samfunnet i Ås 2023.

Side 45 av 62

7.2 Næringslivsutvalget ved NMBU Ærede Generalforsamling!

Styret våren 2023 Leiar - Birte Una Songedal Liset Administrasjonsansvarleg - Olav Olsborg Karrieredagsansvarleg - Hannah Storum Arrangementansvarleg - Erlend Bore Sponsoransvarleg - Magnus Sørhaug Wæhre Marknadsføringsansvarleg - Ingrid Fagerbakke Karrieredag vår 2023 8. Februar arrangerte vi Karrieredagen vår 2023, tidlegare kalla Næringslivsdagen.

Det kom heile 42 bedrifter, og dekka fagområde frå alle dei sju fakulteta, noko vi i styret er veldig stolt over. Under heile arrangementet var Aud.Max. fullt av ivrige og nysgjerrige studentar, noko bedriftene var svært nøgde med. Vi hadde også tilbod om CV fotografering og CV sjekk, som var ganske populært. No er vi i gang med å planlegge Karrieredagen haust 2023, og ser fram til det.

Andre arrangement og aktivitetar Sidan førre Generalforsamling har tilbodet av arrangement frå Næringslivsutvalget vore lågt. Få bedrifter har vist sin interesse i bedriftspresentasjonar, og mangel på karrierevegleiar ved NMBU har gjort arrangering av større felles arrangement for alle studentar utfordrande. I februar var fokus retta mot arrangering av Karrieredagen. Det er planlagt fleire arrangement etter Generalforsamling, og for neste semester.

Næringslivsutvalget jobbar kontinuerleg med å inkludere linjeforeningane i større grad, slik at begge kan bruke vårt nettverk som ein felles ressurs. Sidan sist Generalforsamling er det gjennomført eit seminar med tema “Kva kjenneteikner eit godt arrangement”.

Representantar frå alle linjeforeningane var invitert til presentasjon og erfaringsutveksling. Framover håpar vi å auke kontakten mellom Næringslivsutvalget og linjeforeningane, og planlegging av eit nytt seminar med workshop er i gang.

Karrierefondet Karrierefondet består av 15% av fjorårets overskot frå Næringslivsutvalget. I 2022 vart det utdelt 31.664kr til karrierefremjande aktivitetar for studentar ved NMBU. Det er mogeleg om å søkje om karrierefondsmidlar tre gongar i året, og neste frist er 20.mars, sjølvaste dagen for Generalforsamling! Dei midla som ikkje vert delt ut er øyremerka Samfunnsbygningen. Søknadsskjema, retningslinjer og tidlegare utdelingar finn ein på www.nunmbu.no.

Sponsorarbeid Sponsoransvarleg sitt vårsemester starta allereie like før jul med evaluering av avtaler i samband med både Samfunnet i Ås og UKA. Semesteret starta på best mogeleg vis med ei fornya og revidert avtale mellom Samfunnet og vår trufaste samarbeidspartnar Tekna. I tillegg har det Side 46 av 62

kontinuerleg blitt jobba inn mot Sprell-Festivalen, der det har lykkast med å lande éin samarbeidspartnar. Så langt i semesteret har arbeidet vore prega av mange samtaler med næringslivet og aktuelle samarbeidspartnarar, utan at det har kulminert i samarbeidsavtaler. Dette har samanheng med bedriftene sine auka kostnadar tilknytta etterverknadane av Covid og situasjonen verda for tida elles befinn seg i. Arbeidet med organiseringa av sponsorteamet har begynt å gi effekt i form av at vi når ut til fleire potensielle samarbeidspartnarar og kan fokusere på å bygge relasjonar.

I februar har det blitt arrangert Karrieredag der Gartnerhallen sto som sponsor for frukta som serverast til bedriftene og karrierevertane. I perioden framover vil arbeidet gå ut på å sikre sponsorar til Samfunnet sine torsdagsquizar, annonser til Tuntreet, samt byggje vidare på fleire positive samtaler

med aktørar i næringslivet. Det vert lagt mykje vekt på å ha ein god overlappsperiode slik at arbeidet som er lagt ned over det siste året kan vidareførast på ein god måte. Til slutt har prosessane inn mot tilsetjing av nye KS-ar som skal ta tak i haustsemesteret og kommande UKE blitt sett i gong.

Klima Næringslivsutvalget har vurdert sine eigne aktivitetar for å forsøke å redusere klimafotavtrykket til organet. Majoriteten av klimagassutsleppa til Næringslivsutvalget oppstår ved mat og drikke på ulike arrangement, samt innkjøp av genserar og t-skjorter. Dette er utslepp som er vanskeleg å redusere, men Næringslivsutvalget jobbar kontinuerleg med å finne nye måtar å redusere utsleppet på.

På vegne av styret i Næringslivsutvalget, Birte Una Songedal Liset, leiar i Næringslivsutvalget ved NMBU 2023

Side 47 av 62

7.3 Tuntreet Ærede Generalforsamling!

Opplag Redaksjonen Redaksjonen i Tuntreet har i dag 30 kontraktsfestede medlemmer, inkludert komitésjefer og redaktører. Dette er en tydelig nedgang fra hva vi bruker å være, da vi pleier å ligge på rundt 40. Vi har heldigvis en gjeng med frilansere som bidrar godt. Tuntreets medarbeidere er journalister, fotografer, korrekturlesere, oversettere, layoutarbeidere, illustratører og distributører. I høst 2022 opprettet vi også en KS-stilling som redaksjonssekretær, for å bidra med det administrative arbeidet.

Vi har nå i våren 2023 sett på litt omstrukturering av redaksjonen, for å mulig kunne sikre en mer strukturert og sømløs arbeidshverdag for alle våre medarbeidere! Vi har blant annet omgjort stillingen som korrekturansvarlig til en KS-stilling, gjennom en endring i korrekturkomiteen.

De ansvarlige i Tuntreet Våren 2023 er: Ansvarlig redaktør: Synne Louise Stromme Journalistredaktør: Celine Våga Layoutansvarlig: Sara Thu Oversettingsansvarlig: Julie Hauge Blindheim Korrekturansvarlig: Aurora Tvete-Berger Amdam Helland

I høst 2022 lå opplaget på 800 norske og 200 engelske utgaver. Grunnet forbedret distribusjon, og mulig økt interesse, forsøkte vi oss på en økning og hadde et opplag på 850 norske og 250 engelske. Vi så da at det fort ble litt flere utgaver igjen, og har derfor valgt å holde oss på det originale opplaget. Dette har hittil i vår 2023 fungert veldig bra, og vi så at TT01 fløy fort og helt bort fra alle stativene vi har plassert rundt om i Ås. Økonomi og annonser Tuntreets største utgift er trykkerikostnadene. Disse økte mye i 2021 og 2022, grunnet at papp- og papirprisene økte kraftig. Foreløpig nå i våren 2023 er det ikke observert noen endring fra høsten 2022, noe vi er veldig glade for!

Ellers er utgiftene våre mest knyttet opp til lisenser, noe investering i teknisk utstyr, og sosiale sammenkomster med redaksjonen.

Tuntreets hovedsakelige inntekt er gjennom støtten fra NMBU. Støtten fra NMBU er til stor hjelp, men dekker allikevel ikke trykkerikostnadene. Vi jobber samtidig godt med sponsorteamet i NU for å hente inn annonser til Tuntreet. Det ble i 2022 budsjettert for økt annonseinntekt i 2023. Vi jobber for tiden med dette, og forsøker å tenke nytt når det gjelder å sikre avtaler.

Nett og sosiale medier

Fotoansvarlig: ubesatt for øyeblikket Side 48 av 62

Alle utgavene våre blir publisert digitalt på https://issuu.com/tuntreet . På nettsiden vår, https://tuntreet.org/ , legger vi også ut et utvalg av saker på engelsk og norsk.

Vi har nå gjort noen oppdateringer på nettsiden, hvor vi blant annet har opprettet en egen leserinnlegg-«knapp», for å tydeliggjøre det at vi er en plattform for å ytre meninger, og for å forhåpentligvis øke engasjementet rundt debatt.

enklere! Redaksjonen i sin helhet er nok den herligste og mest fantastiske gjengen jeg har vært borti, og det er jeg veldig takknemlig for<3

Vi jobber som vanlig med å bli mer aktive på sosiale medier, og dette ble vi bedre på i høst, samt at vi har fortsatt med dette.

Ellers publiserer vi en del spørreundersøkelser knyttet opp til ulike saker. Spørreundersøkelsene deler vi på Facebook, men opplever fremdeles at det er mindre aktivitet rundt disse. Vi ønsker å finne en annen måte å få hanket inn flere svar, hvorav vi blant annet jobber med å publisere dem til mer planlagte tider.

Til slutt vil jeg såklart takke mine medredaktører Sofie og Celine, for et godt samarbeid og for mange flotte (og kanskje litt harde) stunder sammen! Jeg ønsker Celine masse lykke til som ansvarlig redaktør, og den kommende journalistredaktøren masse lykke til med vervet. Dere kommer til å klare dere helt knall!

Kontorfløya fortjener også en takk! Jeg er veldig takknemlig for at vi kan samarbeide så godt som vi gjør, og at terskelen for å spørre om hjelp er så lav som den er.

Finnes aldri et dumt spørsmål eller en påstand blant disse folka!

Synne Louise Stromme, Ansvarlig redaktør våren 2023

Takk Jeg vil først og fremst takke Tuntreets redaksjon for all innsatsen! Dere er en fin og hardtarbeidende gjeng, med utrolig mange talenter å by på! Så vil jeg rette en spesiell takk til komitesjefene våre, som alltid setter inn det ekstra støtet, og gjør jobben som en redaktør så utrolig mye

Side 49 av 62

Side 50 av 62

Sak 8: Saker innkommet i henhold til gjeldende frister 8.1 Vedtektsendring Forslag 1.1 (F1): Innsendt av Næringslivsutvalget ved NMBU Bakgrunn Etter at sponsoransvarlig fikk ansvaret for alle organene ved Studentsamfunnet i Ås, har det vist seg å være lite hensiktsmessig for best mulig drift av sponsorteamet at det velges ny Sponsoransvarlig midt i et UKEår. Forslaget om å endre perioden sponsoransvarlig velges inn fra vår til høst, er for å gi bedre kontinuitet i sponsorteamet. På den måten vil ikke ny sponsoransvarlig behøve å sette seg inn i, og overta, det arbeidet som allerede er påbegynt i forbindelse med UKA i Ås. Dette til fordel for den nye sponsoransvarlige, sponsorteamet og UKA i Ås.

For å opprettholde en balanse mellom nyvalgte og sittende styre, er det et forslag at administrasjonsansvarlig velges inn på vårens Generalforsamling. Administrasjonsansvarlig er leders stedfortreder, og må steppe inn dersom leder er forhindret fra å delta på møter eller gjennomføre en oppgave. Når administrasjonsansvarlig velges inn på våren vil vedkommende kunne bistå leder i rollen som nyinnvalgt.

Forslag til endring § 3.4.1 Vårens GF 10.3 Næringslivsutvalget a) Arrangementansvarlig b) Sponsoransvarlig

Velges for to perioder velges for to perioder

b) Administrasjonsansvarlig

Velges for to perioder

c) Karrieredagsansvarlig

Velges for to perioder

§ 3.4.2 Høstens GF 10.3 Næringslivsutvalget a) Leder

Velges for to perioder

b) Administrasjonsansvarlig

Velges for to perioder

b) Sponsoransvarlig

Velges for to perioder

c) Markedsføringsansvarlig

Velges for to perioder

Hus- og Finansstyrets vurdering Hus- og Finansstyret stiller seg bak forslaget til endring.

52

Forslag 1.2 (F2): Innsendt av Samfunnsstyret Bakgrunn: Bodegasjefstillingen har viktige oppgaver knyttet til Samfunnets drift. I dag er dette en stilling med mye arbeid. Vi ønsker derfor at stillingen velges inn for 3 perioder, da en påtroppende kan ta noe av arbeidsbelastningen. Samfunnsstyret ser for seg at den påtroppende vil sitte med husansvar, herunder ansvar for rom, boder og vedlikehold på huset. Samtidig kan den påtroppende læres opp i hele rollen som bodegasjef. Den sittende vil ha ansvar for festavikling og årlig innberetning. Ved å sitte over tre perioder vil vi også kunne øke noe kontinuitet og sikre oss at bodegasjefen læres opp godt.

Forslag til endring Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter 10.1 Samfunnsstyret: a) Bodegasjef velges for tre to perioder b) Markedsføringssjef velges for to perioder c) Administrasjonssjef velges for to perioder d) Konsertsjef velges for to perioder Hus- og Finansstyrets vurdering Hus- og Finansstyret stiller seg bak forslaget til endring.

53

Forslag 1.3 (F3): Innsendt av Knut Sørbø, Ludvik Hugøy, Jakob Bruun Ånonsen, Einar Lyche Lebesbye, Åsmund Hamre Bakgrunn Noen foreninger har valgt å ha sine revyer på Aud.Max. scene, senest Mannskoret Over Rævne 10. februar. Disse arrangementene er som oftest utsolgt, slik det ble 10. februar, og er noe Samfunnet tjener mye på, både i kjærlighet fra foreningene og salg av drikkevarer. For foreninger som ønsker å holde disse arrangementene derimot, koster det per nå foreningen 9000kr i leie til Siås. Tidligere har denne leien blitt dekket av Samfunnet i både sin helhet og i deler av beløpet. Denne ordningen forsvant under pandemien. I tillegg har støttebeløpet på 10 000kr som foreningsrevyene fikk fra Samfunnet blitt redusert betraktelig til 3000kr som de får i dag. Disse to tingene gjør at det er et stort tapsprosjekt å holde foreningsrevyer i Aud.Max. Studentsamfunnet i Ås har en lang revyforkjærlighet, noe som vises i alle foreningsrevyene i løpet av et år. For at dette skal holdes ved like har Studentsamfunnet som prinsipp at en forening som arrangerer revy, ikke skal gå i underskudd ved revyavvikling.

Forslag til endring Forslag 1, tilføying til § 2.3: § 2.3 RETT TIL BRUK AV STUDENTSAMFUNNETS LOKALER

For at studentforeninger eller –lag skal kunne benytte seg av retten til å leie rom gratis, skal minimum ¾ av medlemmene i laget eller foreningen være medlem av Studentsamfunnet.

Medlemsliste leveres Samfunnsstyret innen 15. september i høstsemesteret og 15. februar i vårsemesteret. §2.3.1 Foreningsrevyer: Samfunnet dekker leien av Aud.Max. i sin helhet, og beholder dagens støtte til foreningsrevyer på 3000kr.

Forslag 2, tilføying til § 2.3: § 2.3 RETT TIL BRUK AV STUDENTSAMFUNNETS LOKALER

For at studentforeninger eller –lag skal kunne benytte seg av retten til å leie rom gratis, skal minimum ¾ av medlemmene i laget eller foreningen være medlem av Studentsamfunnet.

Medlemsliste leveres Samfunnsstyret innen 15. september i høstsemesteret og 15. februar i vårsemesteret. §2.3.1 Foreningsrevyer: Samfunnet dekker halvparten av leien til Aud.Max., og øker støtten til foreningsrevyer til 6000kr.

Hus- og Finansstyrets vurdering Hus- og Finansstyret foreslår å ikke vedta vedtektsendringen.

54

Sak 9 Orienteringssaker 9.1 Redaksjonelle endringer i vedtektene for Studentsamfunnet i Ås I henhold til § 3.6.1 i vedtektene til Studentsamfunnet i Ås har Samfunnsstyret fullmakt til å gjøre redaksjonelle endringer. Generalforsamlingen skal orienteres om eventuelle endringer ved første anledning. Vi benytter denne anledningen til å orientere om følgende redaksjonelle endringer i §3.4.1, §4.3.2 og §4.5.1. § 3.4.1 Vårens GF Sak 1 Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås for våren Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Sak 9 Orienteringssaker Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter 10.1 Samfunnsstyret: a) Leder velges for to perioder b) Økonomisjef velges for tre perioder c) Arrangementssjef velges for tre perioder 10.2 Tuntreet: a) Redaktør velges for to perioder 10.3 Næringslivsutvalget: a) Arrangementsansvarlig velges for to perioder b) Sponsoransvarlig velges for to perioder c) Karrieredagsansvarlig velges for tre perioder 10.4 Hus- og Finansstyret: a) Studentrepresentant velges for to perioder 55

10.5 Valgnemndsmedlemmer a) To medlemmer velges for to perioder 10.6 UKEstyret, i oddetallsår a) Leder – UKEsjef velges for fire perioder b) Administrasjonssjef velges for fire perioder c) Arrangementssjef velges for fire perioder d) Markedsføringssjef velges for fire perioder e) Revysjef velges for fire perioder f) Hussjef velges for fire perioder g) Festsjef Serveringssjef velges for fire perioder h) Økonomisjef velges for fire perioder I partallsår 10.7 Hans Hovenhet Hestehoven, oppnevnes av sittendene ordenskollegie og godkjennes av GF hvert fjerde år i partallsår. a) Ordenskollegiet ved Stormester, Ceremonimester og Cantzler velges for åtte perioder Sak 11 Eventuelt § 4.3.2 Styremedlemmer UKEarrangementet blir ledet av UKEstyret.

UKEstyret er sammensatt av åtte medlemmer med tale-, forslags- og stemmerett: a) Leder – UKEsjef b) Administrasjonssjef c) Arrangementssjef d) Hussjef e) Markedsføring f) Revysjef g) Festsjef Serveringssjef h) Økonomisjef Det er mulig å endre sammensetning av UKEstyret etter behov. Innen utgangen av januar, før 56

nytt UKEstyret skal velges, kan Hus- og Finansstyret etter innstilling fra sittende UKEstyre endre sammensetningen av UKEstyret. Kravene til sammensetningen er at UKEstyret skal bestå av 7-9 personer, der UKEsjef, økonomisjef og revysjef skal være tre av styremedlemmene.

Eventuell endring av sammensetning skal kunngjøres for medlemmene, og skal kommuniseres til valgnemnda i rimelig tid før GF. § 4.5.1 Formål Næringslivsutvalget ved NMBU (NU) skal være bindeleddet mellom Studentsamfunnet, universitetets studenter og næringslivet. NU skal bidra til at Studentsamfunnets overordnede strategi blir oppfylt og at Studentsamfunnets vedtekter blir overholdt. NU skal arrangere to karrieredager, næringslivsdag og andre karrierefremmende arrangementer for universitetets studenter.

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar saken til orientering.

57

9.2 Orientering Pluto 7-kommisjonen Pluto 7-kommisjonen har som oppdrag å revidere langtidsstrategien for Studentsamfunnet i Ås frem mot 2025 og utarbeide en strategi for perioden 2025 til 2035. Revidert langtidsstrategi frem mot 2025 ble lagt frem for Studentsamfunnets generalforsamling høsten 2022.

Pluto 7 har startet arbeidet med langtidsstrategien frem mot 2035, og har for øyeblikket hovedfokus på å finne struktur og hovedelementer. Kommisjonen har idémyldret med sittende styrer på jordfagseminar i januar og hatt et par workshoper.

Fremover planlegger kommisjonen flere workshoper, involvering av KSer og komitèmedlemmer, medlemmer og andre interessenter av Studentsamfunnet i Ås.

Kommisjonen har som mål å ha et førsteutkast klart for Hus & Finans- styret i løpet av juni 2023. Det ferdige forslaget til Studentsamfunnet i Ås sin langtidsstrategi frem mot 2035 skal legges frem for Studentsamfunnets generalforsamling høsten 2023.

Målet er en strategi alle medlemmer kan stille seg bak og enes om, som gir fremtidige frivillige nok handlingsrom, men samtidig sikrer at Studentsamfunnet beveger seg i riktig retning. Vi oppfordrer alle medlemmer som sitter med tanker og idéer rundt langtidsstrategien til å sende mail til pluto@samfunnetiaas.no. Det vil komme flere muligheter til å bidra inn i strategien utover året.

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar saken til orientering.

58

9.3 Klimaregnskap for Studentsamfunnet i Ås Klimaregnskapet til Studentsamfunnet i Ås deles inn etter scope 1, 2 og 3. Disse forklares kort under.

Scope 1 Direkte utslipp fra egne produksjonsmidler eller utslipp som kontrolleres av virksomheten, deriblant fossilt brensel benyttet til transport og/eller oppvarming.Utslipp fra dette scopet har ikke funnet sted i 2022 da det verken har blitt benyttet fossilt brensel til oppvarming eller transport av egeneide biler i perioden. Dette gjelder for alle underliggende organer av Studentsamfunnet i Ås.

Scope 2 Indirekte utslipp tilknyttet strøm, oppvarming, regulering av inneklimaet i eide og leide bygg samt andre former eventuelt innkjøpt energi blir benyttet til. Forbrukstallene er mottatt fra NMBU Teknisk Drift. Utslipp fra dette scopet vil kunne beregnes ut fra lokasjon og/eller markedsbasert metode, herunder hvilken av organene som har hatt høyest grad av benyttelse av byggmassen under en gitt periode. Det er kjøpt opprinnelsesgarantier for alt av elektrisitetsforbruk.

Scope 3 Scope 3 inkluderer indirekte utslipp knyttet til innkjøp av varer og tjenester, foruten innkjøp av energi. Utslippene fra dette scoopet er knyttet til organisasjonens sin aktivitet, men oppstår fra kilder som verken eies eller kontrolleres av virksomheten. Herunder vil poster som flyreiser, kilometergodtgjørelse, avfall og andre varer være naturlig å finne.

59

Tabell: Totale utslipp per scope, fordelt på oppsamlede underkategorier.

Figur: Prosentvis fordeling av klimagassutslipp per avdeling i 2022

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar saken til orientering.

60

Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter I henhold til Studentsamfunnets vedtekter vil kandidatpresentasjoner bli presentert i eget vedlegg tre dager før Generalforsamlingen.

10.1 Samfunnsstyret

10.2 Tuntreet

10.3 Næringslivsutvalget ved NMBU

10.4 Hus- og Finansstyret

10.5 Valgnemndsmedlemmer

10.6 UKEstyret Forslag til vedtak Generalforsamlingen har ved avstemning valgt inn følgende kandidater: Samfunnsstyret Leder: Økonomisjef: Arrangementssjef: Tuntreet Redaktør: Næringslivsutvalget ved NMBU Arrangementsansvarlig: Karrieredagsansvarlig: 61

Sponsoransvarlig: Hus- og Finansstyret Studentrepresentant: Valgnemnda Representant: Representant: UKEstyret UKEsjef: Administrasjonssjef: Arrangementssjef: Markedsføringssjef: Revysjef: Hussjef: Festsjef: Økonomisjef:

Sak 11 Eventuelt Saker som ønskes behandlet under sak 11 kan leveres møteledelsen innen Generalforsamlingens start.

62