Issuu

VÅR 2022

04. APRIL 2022

Side 1 av 49

Saksliste Sak 1 Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås for våren 2022 Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Sak 9 Orienteringssaker Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter 10.1 Samfunnsstyret: a) Leder

velges for to perioder

b) Økonomisjef

velges for tre perioder

c) Arrangementssjef

velges for tre perioder

10.2 Tuntreet: a) Redaktør

velges for to perioder

10.3 Næringslivsutvalget: a) Arrangementsansvarlig

velges for to perioder

b) Sponsoransvarlig

velges for to perioder

c) Karrieredagsansvarlig

velges for tre perioder

10.4 Hus- og Finansstyret: a) Studentrepresentant

velges for to perioder

10.5 Valgnemndsmedlemmer a) To medlemmer

velges for to perioder

b) Ett medlem

velges for én periode

Side 2 av 49

10.7 Hans Hovenhet Hestehoven a) Ordenkollegiet ved Stormester,

velges for åtte perioder

Ceremonimester og Cantzler Sak 11 Eventuelt

Side 3 av 49

Dagsorden 17.00

Møtestart ved leder av Studentsamfunnet i Ås, Hedda MejlænderLarsen Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 1

Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse

Sak 3

Oppnevning av tellekorps og protokollfører

Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere 17.15

Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi

18.15

Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport

18.45

Leder takker de som gikk ut av sine verv høsten 2021

19.00

Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås for våren 2022

19.15

Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Sak 9 Orienteringssaker

20.00

Pause med servering av ertesuppe

20.30

Sak 10 Valg Sak 11 Eventuelt

23.00

Avslutning og nasjonalsang

Side 4 av 49

Nyttig informasjon Hvordan fungerer GF? Studentsamfunnet i Ås sin generalforsamling er organisasjonens øverste organ. Det er her du har mulighet til å påvirke driften av Samfunnet. Generalforsamlingen starter presis kl 17:00 i Aud.Max. mandag 04. april 2022. Alle medlemmer og styrende organer ved Studentsamfunnet har rett til å fremme saker jf. § 1.2. Saker som ønskes behandlet på GF skal være Samfunnsstyret i hende senest tre uker før GF, altså mandag 14. mars. Dersom du har saker til eventuelt må dette meddeles møteledelsen skriftlig før møtestart. Ønsker du å ta ordet under GF, gjøres det på følgende måte:

Det er tidsbegrensinger når man skal snakke under GF: Innlegg:

3 minutter

Replikk:

30 sekunder

Til saksopplysning/dagsorden:

1 minutt

Side 5 av 49

Votering vil foregå på egen digital plattform. Ta derfor med deg fulladet mobiltelefon som du kan stemme med. Som stemmeberettiget medlem vil du ved oppmøte på Generalforsamling få lenke, brukernavn og passord tilsendt på e-post/SMS. Hvordan voteringsplattformen fungerer og brukes vil gjennomgås på GF.

Valg For å stille til valg på GF anbefales det å sende inn en kandidatpresentasjon på forhånd. Presentasjonene må sendes til valgnemnda@samfunnetiaas.no innen mandag 28. mars 2022 for å komme med i kandidaturheftet. Det legges ut som vedlegg til sakspapirene på Samfunnet i Ås sine nettsider fredag 01. april. Når det er din tur til å tre opp på talerstolen under Generalforsamlingen vil du få inntil tre minutter til å presentere deg.

Bevertning Ertesuppe serveres i pausen av Samfunnstjenester. Forfriskninger vil være tilgjengelig underveis.

Side 6 av 49

Innholdsfortegnelse Sak 1 Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse .............................................................................. 8 Sak 2 Godkjenning av møteledelse .......................................................................................................... 8 Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører ................................................................................... 8 Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere .................................... 8 Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi...................... 9 5.1 Samfunnsstyret .................................................................................................................................. 9 5.2 Hus- og Finansstyret ........................................................................................................................ 16 Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport............................... 19 Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås våren 2022 ...................................................... 23 7.1 Samfunnsstyret ................................................................................................................................ 23 7.2 Næringslivsutvalget ved NMBU ....................................................................................................... 37 7.3 Tuntreet ........................................................................................................................................... 39 7.4 UKA i Ås ............................................................................................................................................ 41 Sak 8: Saker innkommet i henhold til gjeldende frister ......................................................................... 42 8.1 Endring i UKEinstruksen ................................................................................................................... 42 8.2 Vedtektsendring............................................................................................................................... 43 Sak 9 Orienteringssaker ......................................................................................................................... 45 Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter ........................................................................ 47 10.1 Samfunnsstyret .............................................................................................................................. 47 10.2 Tuntreet ......................................................................................................................................... 47 10.3 Næringslivsutvalget ved NMBU ..................................................................................................... 47 10.4 Hus- og Finansstyret ...................................................................................................................... 47 10.5 Valgnemndsmedlemmer................................................................................................................ 47 10.7 Hans Hovenhet Hestehoven .......................................................................................................... 47 Sak 11 Eventuelt .................................................................................................................................... 49

Side 7 av 49

Sak 1 Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner dagsorden og møteinnkallelse.

Sak 2 Godkjenning av møteledelse Forslag til ordstyrere: Sigrid Fause Lian og Kristian Fridtjof Funderud. Forslag til vedtak Sigrid Fause Lian og Kristian Fridtjof Funderud velges som ordstyrere.

Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Forslag til at tellekorps utgår, på grunn av bruk av digital plattform. Forslag til protokollfører: Erica Caci Back. Forslag til vedtak Tellekorps utgår. Erica Caci Back velges som protokollfører.

Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Forslag til protokollunderskrivere: Guro Emilie Aasen og Sivert Akselsen. Forslag til vedtak Guro Emilie Aasen og Sivert Akselsen velges som protokollunderskrivere.

Side 8 av 49

Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi 5.1 Samfunnsstyret Samfunnsstyret våren 2021 bestod av følgende medlemmer: Leder – Maylinn Dramstad Administrasjonssjef – Trude Skymoen Juvkam Økonomisjef – Peder Midtømme Bodegasjef – Andreas Røang Arrangementssjef – Miranda Molskred Dørum Markedsføringssjef – Marek Zimmermann Konsertsjef – Sigrid Jordet Bruheim

Samfunnsstyret høsten 2021 bestod av følgende medlemmer: Leder – Hedda Mejlænder-Larsen Administrasjonssjef – Trude Skymoen Juvkam Økonomisjef – Peder Midtømme Påtroppende Økonomisjef – Synne Strømmen Bodegasjef – Andreas Røang Arrangementssjef – Miranda Molskred Dørum Påtroppende Arrangementssjef – Kristoffer Bovard Rønning Markedsføringssjef – Marek Zimmermann Konsertsjef – Sigrid Jordet Bruheim

Aktivitet og tilbud: REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I løpet av 2021 skal Samfunnet arrangere minst 5 attraktive arrangementer i samarbeid med medarrangører i semesteret, der minst 1 er en ny medarrangør. Arrangementet skal komme medlemmene til gode. Eksempler på slike organisasjoner kan være studentforeninger, linjeforeninger, idrettslag, interesseorganisasjoner eller lignende. Side 9 av 49

Mål delvis nådd: Det ble ikke arrangert 5 samarbeidsarrangementer våren 2021, grunnet COVID-19 situasjonen. Det ble arrangert 5 samarbeidsarrangementer høsten 2021, med Naturviterne som ny medarrangør. For å blant annet bidra til inkludering av internasjonale skal det i samråd med ISU og ESN arrangeres minst fem ulike arrangementer i semesteret aktivt lagt til rette for internasjonale studenter. Mål delvis nådd: Grunnet COVID-situasjonen ble ikke målet oppnådd våren 2021. I løpet av høsten 2021 ble det arrangert seks arrangementer som aktivt ble lagt til rette for internasjonale studenter. Dette var engelsk improshow i fadderuka, Mental Health matters, Learn to date again, Anything but clothes og to internasjonale quizer.

Pergolaen skal benyttes minst 5 ganger per måned i månedene april, august og september ved arrangementsavvikling på Studentsamfunnet. Mål ikke nådd: Pergolaen ble ikke benyttet 5 ganger per måned i månedene april, august og september ved arrangementsavvikling på Studentsamfunnet. Måle har blitt videreført og det har kommet konkrete tiltak for kunne gjennomføre det.

Det skal være minst to ulike passive tilbud på Studentsamfunnet som kan benyttes av medlemmer hver dag uavhengig av arrangementer. Mål nådd: Passivtilbud som kan benyttes av medlemmer uavhengig av arrangementer er brettspill i Klubben, lesesal på Fotballrommet og Biljardbord i Klubben.

Det skal i løpet av første måned av vårparallell og midten av høstparallell sendes ut en spørreundersøkelse til medlemmer vedrørende tilbudet ved Samfunnet foregående semester. Mål delvis nådd: Spørreundersøkelsen ble ikke sendt ut på våren ettersom det ikke forelå noe særlig fysisk tilbud i den perioden. Undersøkelsen ble sendt ut igjen på høsten. . Det skal i løpet av 2021 gjennomføres en kartlegging av bruk og behov for rombruk på Samfunnet. Mål ikke nådd: COVID-19 situasjonen gav et for dårlig kartleggingsgrunnlag. Målet har blitt videreført til 2022.

I 2021 skal 50% av gjestene møte før klokken 22:00 på festkvelder og bodega. Delvis nådd. Dette grunnet restriksjoner som gjorde at inngangen måtte stenge klokken 22.00.

Studentsamfunnet skal i løpet av 2021 tilby månedlige arrangementer som har som mål å øke miljøbevisstheten blant sine besøkende.

Side 10 av 49

Mål ikke nådd: Målet ble ikke gjennomført på våren grunnet fravik fra normaldrift. På høsten ble det gjennomført arrangementer med formål å øke miljøbevisstheten blant våre besøkende men det ble ikke gjort månedlig.

NYE MÅL: I løpet av 2021 skal Café Klubben ha et daglig middagstilbud. Mål nådd: Klubben har et fast mattilbud som kan tilsvare en middag i form av suppe og toast. Målet har blitt videreført til 2022 for å utvide middagstilbudet.

Det skal arrangeres minst 4 større arrangementer, hvorav minst to er festkvelder, på lørdager. Mål nådd: Det ble arrangert større digitale arrangementer på våren som substituerte festkvelder, blant annet Samfunnets Maskorama og Hittegodsbodega. På Høsten var det flere tre storfestkvelder der to var på lørdager.

Det skal i løpet av 2021 opprettes en kommisjon som skal revidere Stentor før UKA i Ås sitt 100-års jubileum i 2024. Mål nådd: En kommisjon har blitt satt ned og har begynt sitt arbeid. Arrangmentssjef har ansvar for å følge opp arbeidet.

Tuntreet skal videre undersøke muligheter for en engelsk nettside, og eventuelt lage og drifte denne. Mål nådd: Tuntreet har egen funksjon på nettsiden som viser alle saker på engelsk.

Medlemmer REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I løpet av 2021 skal 40 % av studentmassen være medlem av Studentsamfunnet i Ås. Av førsteklassingene skal 60 % være medlem og av de internasjonale studentene skal 80 % være medlem. Mål ikke nådd: Ved utgangen av 2021 var 33% av studentmassen medlem av Studentsamfunnet i Ås. Av førsteklassingene var rundt 40% medlem. Blant de internasjonale studentene var rundt 30% medlemmer.

Det skal i løpet av våren 2021 utarbeides en rekrutteringsstrategi for Studentsamfunnet i Ås. Spesielt for å tiltrekke seg nye studenter ved NMBU. Mål ikke nådd: Grunnet COVID-19 ble det ikke igangsatt noen ny rekrutteringsstrategi, slik at målet har blitt flyttet til 2022.

Side 11 av 49

I 2021 skal det utføres en analyse av hvem som benytter seg av tilbudet på huset, for å finne ut om arrangementene treffer hele medlemsmassen. // I 2021 skal det bygges opp en database med medlemsdata, for å kunne gjøre videre analyser av deltakelse på forskjellige arrangementer. Mål ikke nådd: 2021 var et år med alt for stort avvik i driften slik at det ikke utgjorde et godt nok vurderingsgrunnlag i en analyse. Målet har blitt videreført til 2022.

I løpet av 2021 skal det utføres en evaluering av medlemsfordelene ved Studentsamfunnet i Ås. Mål ikke nådd: 2021 var et år med alt for stort avvik i driften slik at det ikke utgjorde et godt nok vurderingsgrunnlag i en vurdering av hva som skal være gjeldene medlemsfordeler. Målet har blitt videreført til 2022.

NYE MÅL: Samfunnet skal i løpet av 2021 benytte samfunnstjenester til flere oppgaver enn under festavvikling og GF. Mål nådd: I løpet av 2021 begynte Studentsamfunnet i Ås å bruke samfunnstjenester til tirsdagspåfyll, quiz og Næringslivsutvalgets arrangementer.

I 2021 skal det inngås et samarbeid med Fadderstyret ved NMBU, der man skal jobbe for at Samfunnet blir en mer sentral del av fadderuka. Mål ikke nådd: COVID-19 situasjonen gjorde at kapasiteten på Samfunnet ikke var god nok til å gjøre Samfunnet en mer sentral del av Fadderuka 2021.

Frivillige REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: Alle komitémedlmemmer skal få nødvendig opplæring og kursing i løpet av 2021. Det skal benyttes interne ressurser og kompetanse ved Studentsamfunnet der det mulig. Mål nådd: Det har blitt arrangert relevant kursing og opplæring på alle komitémedlemmer som har hatt behov for det.

Alle komitémedlemmer skal inviteres, med sterk oppfordring til oppmøte, til innføring i Studentsamfunnet i Ås sin historie, organisering, økonomi og forklart arbeidsfordeling. Det skal i løpet av 2021 utarbeides en oversikt over hvem som deltar på historietime. Mål ikke nådd: COVID-19 situasjonen medførte at det ikke var mulig til å samle komitémedlemmer til Studentsamfunnet i Ås sin historietime. Side 12 av 49

Tuntreet skal etablere bedre rutiner for opplæring og videreformidling av kunnskap. Mål delvis nådd: Prosessen har blitt startet men er fremdeles under utvikling. NYE MÅL: Det skal i løpet av 2021 innføres driftende komitéer på tvers av organene på Studentsamfunnet i Ås. Mål delvis nådd: Arbeidet med driftende komitéer ble oppstartet og en plan for driftende komitéer har blitt lagt. Arbeidet med kontrakter ble gjort slik at de ble sendt ut til driftende komitémedlemmer og komitésjefer i starten av 2022.

Det skal i 2021 brukes interne ressurser for å arrangere kurs for komitésjefer og styremedlemmer. Mål nådd: Det har blitt utnyttet interne ressurser for å arrangere kurs for komitésjefer og styremedlemmer.

Økonomi REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: Hus og Finans skal i løpet av 2021 gjennomføre tiltak for å øke avkastningen på egenkapital. Mål ikke nådd: Prosessen er i iverksatt men ingen tiltak har blitt gjort på grunn av korona.

Tuntreet skal undersøke muligheten for å redusere sine kostnader, for eksempel ved å redusere trykkerikostnader eller lisenskostnader. Mål ikke nådd: Trykket normale opplag igjen ingen redusering i trykkerikostnader, lisenskostnader ikke redusert

Tuntreet skal arbeide for å øke mengden ekstern støtte. Mål ikke nådd: I 2021 fikk ikke Tuntreet ekstern støtte. Forventer at det blir etterslep til 2022.

NYE MÅL: For at komitésjefer skal få større eierskap til arbeidet sitt skal alle komitesjefér i løpet av første semester revidere sitt komitébudsjettet og skal i løpet av august legge fram forslag til komitébudsjett for 2022. Mål nådd: Økonomisjef sendte ut oppfordring og frist for revisjon av komitébudsjettet til KSene på våren. Påtroppende økonomisjef hadde møter med komitésjefene om budsjettene deres for 2022 på høsten.

Side 13 av 49

Det skal legges fram klimaregnskap for 2020 på vårens generalforsamling med forslag til forbedringspotensiale. Mål nådd: Klimaregnskapet for 2020 ble presentert på generalforsamlingen våren 2021.

Det fysiske bygget REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: Hus og finans skal i løpet av 2021 etablere et forprosjekt for eventuell utvidelse av kapasiteten på Samfunnet. Dette arbeidet bør sees på i sammenheng med opprustningen av Aud.Max til 2024. Mål ikke nådd: Det har ikke blitt utarbeidet et forprosjekt for eventuell utvidelse av kapasiteten på Samfunnssbygget i 2021.

NYE MÅL: Før april 2021 skal det være på plass møblement på Pergolaen som kan brukes både under festkveld og kafédrift. Mål nådd: Det har kommet nytt møblement på plass på Pergolaen som kan benyttes under festkveld og kafédrift.

Arkivet i Kajaveien skal tømmes og arkivet på Samfunnet skal optimaliseres. Mål delvis nådd: Prosessen har blitt startet, men mange av dokumentene er i en slik tilstand at det er behov for at de blir behandlet av personer med kompetanse innenfor arkivering.

I løpet av 2021 skal det legges en plan for bandrommet og podcastrommet. Mål nådd: Bandrommet har blitt omgjort til et lager for arrangementsblokka og podcastrommet forblir et podcastrom.

Samarbeidspartnere REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I løpet av 2021 skal Næringslivsutvalget ved NMBU skaffe minst én hovedsponsor for Studentsamfunnet. Mål nådd: Studentsamfunnet hadde to hovedsponsorer i 2021, Tekna og NITO.

NYE MÅL: Næringslivsutvalget ved NMBU skal skaffe en hovedsponsor til Sprellfestivalen.

Side 14 av 49

Mål ikke nådd: Grunnet COVID-19 situasjonen ble det ikke anskaffet noen hovedsponsor til Sprellfestivalen.

I 2021 skal sponsorteamet utvikles med en bedre ansvarsfordeling og bedre drift gjennom hele året. Mål delvis nådd: Sponsorteamet har begynt å utvikle en god ansvarsfordeling men må få et større fokus på Samfunnet i Ås og Tuntreet.

Tuntreet skal, i samarbeid med sponsorteamet, jobbe for å skaffe flere annonsører. Mål delvis nådd: Tuntreet hadde to kontrakter med NITO og Tekna for 2021, de ble utarbeidet i januar. Utover det ble Tuntreet kontaktet direkte ifra annonsørene og fikk ingen annonser inn fra sponsorteamet.

Organisasjonsutvikling REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I 2021 skal alle medlemmer og organer ved Studentsamfunnet jobbe for at minst 20 % av medlemmene møter på Generalforsamlingene som avholdes i 2021. Mål delvis nådd: På vårens Generalforsamling møtte minst 20% av medlemmene. Under 20% møtte opp på høstens Generalforsamling.

NYE MÅL: I 2021 skal 80 % av deltakerne på Generalforsamlingen møte opp i løpet av den første timen. Mål ikke nådd: Vi har ikke noe data på dette.

I løpet av 2021 skal det lages en plan for hva man ønsker å få ut av daglig leder. Mål delvis nådd: Det har blitt foretatt en kartleggingsprosess over behov og ønsker rundt en daglig leder stilling, men det har ikke blitt lagt en konkret plan.

Side 15 av 49

5.2 Hus- og Finansstyret Hus- og finansstyret består av medlemmer som er valgt inn på generalforsamlingen, både som direkte representanter (eksterne representanter og studentrepresentant) og i kraft av sin stilling som ledere for organer og styrer på Samfunnet. Administrasjonssjef er sekretariat for Hus- og finansstyret. Under følger en oversikt over medlemmer per våren 2022.

Høst 2021

Styrets leder/

Vår 2022

Inger Johanne H. Sveen

Nestleder og eksternt oppnevnt representant

Lars B. Raaen

Studentrepresentant

Fimke F. Pijfers

Ekstern representant

Espen E. Syljuåsen

Ekstern representant

Anne-Marte Kværner

Erik Sand

Ekstern representant

Hans Gunnar Gravningen

Leder av Samfunnsstyret

Hedda Mejlænder-Larsen

UKEsjef

Jørgen Bonden

Leder av Næringslivsutvalget

Michelle Seigerud

Nora C. Hjelme

Redaktør Tuntreet

Tord Kristian F. Andersen

Simen Walbækken Tangen

ekstern representant

Side 16 av 49

Hus- og finansstyret er øverste myndighet ved Studentsamfunnet i Ås mellom generalforsamlinger og skal jobbe strategisk for å sikre en sunn og langsiktig forvaltning av Studentsamfunnet, dets økonomi og faste eiendom i henhold til vedtatt strategi. Hus- og finansstyret har et særskilt ansvar for å gjøre strategiske vurderinger, i samarbeid med øvrige styrer og organer. Hus- og finansstyret har gjennom høsten 2021, og våren 2022 implementert vedtatt strategi om å avvikle færre møter enn tidligere. Dette for å gjøre det overkommelig for tidligere studenter å sitte som eksterne representanter. Et redusert antall møter betyr ikke nødvendigvis at det behandles færre saker gjennom året, men snarere heller at Hus-og finansstyret primært jobber med saker av strategisk karakter, hvilket er styrets hensikt jf. vedtektene. Spørsmål og saker, knytta til den daglige drifta er overtatt av Lederforumet, representert av lederne fra de ulike studentorganene. Dette fungerer etter hensikten, og regnes som en verdifull møteplattform hvor styrene knyttes tettere sammen, ikke minst i den usikre pandemiperioden vi har vært vitne til gjennom de to siste år. Hus -og finansstyret lever i symbiose med Lederforum gjennom stadig og grundig rapportering. Ved behov, løftes enkeltsaker opp i Hus- og finansstyret, på samme måte som at Hus- og finansstyret tildeler Lederforum ansvar for håndtering av avgjørelser som måtte falle utenfor styrets mandat. Hus- og finansstyret har fra GF, høsten 2021, avholdt to møter og behandlet 18 saker, ved siden av vårt tradisjonelle seminar for opplæring av nye folkevalgte. Sakslistene har heldigvis båret mer og mer preg av at den daglige drifta nå er på rett kjøl. Pr. 14. mars 2022 har det blant annet blitt vedtatt at Hus- og finansstyrets studentrepresentant også vil være styrets representant i Drifts- og vedlikeholdsutvalget for Studentsamfunnet. I tillegg har oppfølging av serveringsavtalen med SiÅs vært en viktig sak, mye fordi avtalen ble tegnet kun dager før pandemiutbruddet, og derfor ikke har kommet til fullgod anvendelse, hverken praktisk eller administrativt. Hus- og finansstyret har dessuten satt igang arbeidet med å finne en hensiktsmessig måte å forvalte Studentsamfunnets etterhvert omfattende egenkapital, på. Det har blant annet vært debattert hvorvidt deler av egenkapitalen bør plasseres i fond. Styret jobber nå aktivt inn mot NMBU og DNB for rådføring. Vi er også inne i en periode hvor Studentsamfunnets langtidsstrategi mot året 2025, skal revideres. Det ble i møte 5/21, nedsatt en komite ved navn Pluto 7, representert av Anne-Marte Kværner som leder, Anna Imsgard Strøm som sekretær, Michelle Seigerud og Erik Sand som medlemmer. Komiteen jobber med revideringsarbeidet som skal fremmes som sak på GF høsten 2022. Ellers vil vi nok en gang berømme styrer, organer og frivillige for en enestående innsats under oppstarten etter to heller magre år som følge av koronapandemien. Et stappfullt semesterprogram, og den første miniUKA på intet mindre enn fire år rett rundt hjørnet, vitner om at vi atter har fått lokomotivet som heter fremtiden, trygt tilbake på sine skinner. En viktig funksjon som ligger til Hus- og finansstyret er investeringer over kr. 15 000. Det har siden forrige generalforsamling, ikke blitt behandlet søknader eller bevilget midler til slike investeringer.

Side 17 av 49

På vegne av Hus- og finansstyret

Inger Johanne H. Sveen/ Lars Raaen Styreleder/Nestleder 14. mars 2022

Side 18 av 49

Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport Årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås Samfunnsstyret

Side 19 av 49

Næringslivsutvalget

Tuntreet

Side 20 av 49

Hus- og Finansstyret

Samlet regnskap for Studentsamfunnet i Ås 2021

Balanse for Studentsamfunnet i Ås

Side 21 av 49

Revisors rapport

Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport for 2021.

Side 22 av 49

Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås våren 2022 7.1 Samfunnsstyret Følgende presenteres rapporter fra medlemmer i Samfunnsstyret. Sittende leders rapport er på vegne av Samfunnsstyret.

Rapport fra Leder Hedda Mejlænder-Larsen

Tora komme tilbake til Samfunnsbygget. Vi i Samfunnsstyret ser frem til å kunne gjennomføre resten av semesterprogrammet i normaldrift.

Ærede generalforsamling!

Samarbeid med andre aktører

Samfunnsstyret våren 2022 består av følgende medlemmer:

Vi har frem til i år hatt et godt samarbeid med Studenttingets arbeidsutvalg (AU). Vi har også hatt god kommunikasjon med Ås kommune, spesielt har de bistått på starten av året når vi jobbet for å kunne gjenåpne huset med restriksjoner. Samarbeidet med SiÅs og NMBU går også veldig bra. Vi har nå også begynt å få etablert gode rutiner rundt den nye serveringsavtalen som er veldig positivt.

Leder: Hedda Mejlænder-Larsen Administrasjonssjef: Anna Imsgard Strøm Økonomisjef: Synne Strømmen Bodegasjef: Emilie Reitan Arrangementssjef: Kristoffer Bovard Rønning Markedsføringssjef: Harald Vie Pettersen Konsertsjef: Fredrik Skistad Semesteret våren 2022 hadde en veldig lik begynnelse som året før. Studentsamfunnet i Ås sin drift var preget av strenge covid-19 restriksjoner. Til tross for strenge restriksjoner har Samfunnet kunne holde noe av driften i gang, grunnet de utrolig flinke og dedikerte komitésjefene og komitemedlemmene vi har. Klubben holdt åpent hele januar og arrangementsblokka kjørte på med tirsdagspåfyll, quiz og andre arrangementer utenom festkvelder. For oss markerte begynnelsen av vårparallellen at vi kunne begynne med festkvelder igjen. Semesterkickoff ble årets første festkveld på Samfunnet, det kunne bare selges 250 billetter, men det virket som om alle som var der storkoste seg. Den 12. februar var nok en gledens dag for de fleste når de fleste covid-restriksjonene ble hevet. For oss betydde det at vi endelig kunne returnere til normaldrift og det var gledelig å se Thorvald og

Organisasjonsutvikling Arbeidet med driftende komiteer har fortsatt nå på våren. Mye arbeid i desember og januar resulterte i at vi kunne sende ut nye kontrakter til driftende komitémedlemmer og komitésjefer i månedsskiftet januar/februar. På slutten av forrige semester så ble det etablert nye komitesjef stillinger på Samfunnet. Dette ble gjort for å lette arbeidsmengden på allerede eksisterende stillinger både med hensyn til at stillingene ble driftende og for å tilpasse arbeidsmengden etter den nye serveringsavtalen. Aktivitet og annet Inne i Samfunnsbygningen har det skjedd noen endringer siden sist. Metalldørene som går fra Rosehagen til Formannens rom, Møterommet og Klubben har blitt byttet ut med nye tredører. Dørene ble kjøpt inn i høst og brukte den siste måneden av 2021 til å akklimatisere seg til bygget før de ble montert i januar. Side 23 av 49

Det skjer også store endringer i Halvors Hybel. Under Høstsjau i november ble scenen revet. Dette har åpnet opp rommet og gitt bedre forhold for plassutnyttelse spesielt under festkveld når Halvors Hybel blir brukt til disco. Det har også blitt kjøpt inn sceneplattinger som kan benyttes som midlertidig scene slik at lokalet fremdeles kan benyttes til show og konserter. En arbeidsgruppe har blitt satt ned for å utforme en videre plan for hvordan rommet videre skal utvikles. Som følge av langtidsstrategien og arbeidsprogrammet så vil samfunnsstyret i løpet av 2022 jobbe med å revidere godene til de frivillige på huset. Dette vil bli gjort i samråd med innspill fra både komitemedlemmer og komitesjefer som jobber for Samfunnet i Ås. Avslutningsvis ønsker jeg å takke alle de som jobber frivillig for Studentsamfunnet i Ås. Den tiden og arbeidsinnsatsen dere legger ned i Samfunnet blir reflektert i det gode tilbudet vi kan gi Thorvald og Tora. Uten dere så ville ikke det ikke vært noe Studentsamfunn. Tusen takk!

Hedda Mejlænder-Larsen, Leder av Studentsamfunnet i Ås 2021/2022.

Side 24 av 49

Rapport fra Administrasjonssjef Anna Imsgard Strøm Ærede Generalforsamling! Administrasjonsblokka våren 2022 Administrasjonsassisstent: Erica Caci Back HR-sjef: Vilde Kjelsrud Pedersen Personalsjef: Ida Eline Nes Myrvold Personalsjef: Mette Lea Linticket KS: Aina Hustveit Linticket KS: Emilia Rustad IT-sjef: Marisha Gnanaseelan Administrasjonsblokkas KSer og komitémedlem har lagt ned en stor innsats i løpet av vårsemesteret. På tross av mye uforutsigbarhet i starten av året, står de fortsatt på og er engasjerte og grundige i sitt arbeid. Administrasjonsblokkas arbeid i vår Administrasjonsassistent Erica har sørget for kommunikasjonen med NMBU om korttilganger, slik at alle behov for tilganger på huset blir dekket! Hun oppdaterer kontinuerlig oversikten over alle frivillige ved Studentsamfunnet og følger opp kontrakter. I februar har hun også sendt ut nye kontrakter til alle driftende komitémedlemmer og KSer. Komitémedlem Fredrik har stått for kommunikasjonen i forbindelse med rombooking. Endelig har vi kunnet åpne for faste rombookinger igjen, og Fredrik har fått mer å gjøre. Det er fint å se at så mye av huset er i bruk igjen! Personalsjefene, Ida og Mette, svarer på spørsmål om medlemskap og samfunnstjeneste. Dette semesteret har jobbet med å få i gang innkallingen igjen etter restriksjonene. De har gjort det mulig å få samfunnstjeneste på tirsdagspåfyll og i Klubben på torsdager, hvor det er behov for et par ekstra hender under torsdagsquizen. Personalsjefene jobber

kontinuerlig med å utvikle oppsettet i Linticket, for å gjøre det best mulig. HR-sjefen vår, Vilde, har gjort en strålende innsats med forberedelser og gjennomføring av både KSforum og KS-workshop. På grunn av restriksjonene tidlig i år ble komitéworkshop gjennomført på ulike tidspunkt for de ulike komiteene, og HRsjefen var innom alle hun rakk i løpet av de to ukene de ble avholdt. Hun stiller opp for alle som tar kontakt, og bistår blant annet i forbindelse med ansettelser. Aina og Emilia, KS Linticket, løser stadig problemer for alle som har vanskeligheter med Linticket. I jobben med utvikling av LinTicket følger de opp hvilke funksjoner som kan dras mer nytte av fremover, hvordan det kan gjøres mer brukervennlig og tilpasses Studentsamfunnet i Ås. I vår har de også lagt inn kontraktene til driftende komitémedlemmer og KSer på Linticket, slik at administrasjonsassistenten kunne sende de ut. Problemer og spørsmål rundt IT blir behandlet av Marisha, IT-sjefen. Hun har også sett på oppgradering av PCene i Kontorfløya, og har bistått i overgangen fra Y: til den nye plattformen; Teams. Medlemstall Per 14.03.2022 har Studentsamfunnet i Ås 2294 medlemmer, hvorav 108 er internasjonale medlemmer. Dette utgjør omtrent 36% av studentene ved NMBU! Livsvarige medlemmer kommer i tillegg. I Samfunnsstyret håper vi at interessen for å være medlem av Studentsamfunnet i Ås opprettholdes, vi setter utrolig stor pris på at så mange ønsker å være en del av det! Til alle KSer og komitémedlemmer i administrasjonsblokka – tusen takk for det gode arbeidet dere legger ned! Engasjementet og innsatsen deres settes utrolig stor pris på, og jeg gleder meg stort til fortsettelsen av året!

Side 25 av 49

Anna Imsgard Strøm, Administrasjonssjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2022.

Side 26 av 49

Rapport fra Økonomisjef Synne Strømmen Ærede generalforsamling! Dette høstsemesteret har økonomiblokka bestått av: Økonomiassistent: Hedda Enbusk Regnskapsførere: John Patrick Systad Murray, Marit Bakken, Inger Ramsberg KS Klimaregnskap: Johannes Fjeldså Klimaregnskapskomitéen: 3 medlemmer KS Analyse: Herman Ellingsen Analysekomitèen: 1 medlem

Økonomisk oppdatering våren 2022 Året startet med enda en nedstenging og strenge restriksjoner i januar. Dette førte til nokså tomt samfunn. Inntektene denne måneden ble generert fra mat og drikke solgt i klubben. Studentene så til å utnytte seg svært godt av dette tilbudet. Konseptet med lengre åpningstider på onsdag og fredag ble en suksess. I februar åpnet vi for festkvelder, og like etter åpnet huset for full kapasitet hvor vi gledelig fortsatt er i dag. Nytt av året er at vi har satt igang bongsystemet “DiggiBong” som betalingsløsning til enkelte arrangementer. Årsregnskap 2021 Årsresultatet for 2021 endte på 512 417 kr for samfunnet. Resultatet ble høyere enn budsjettert mye på grunn av reduserte kostnader, blant annet halvert kostnad av serveringsavtalen for 2021. På grunn av redusert kapasitet store deler av året, har det ført til lavere driftsinntekter enn budsjettert. Økonomien fikk en god oppsving når korona restriksjoner ble opphevet i slutten av

september, og samfunnet kunne igjen operere med full kapasitet. Med stengt/redusert kapasitet store deler av året har flere av de faste kostnadene vært konstante. For 2021 har vi fått innvilget diverse offentlig kompensasjonsmidler. Støtteordningene har kommet godt med for driften av huset under pandemien. Regnskapsførerne har lagt ned en solid jobb for å gjøre årsregnskapet så presist som mulig. De har gjort en viktig jobb for hele Studentsamfunnet ved å klargjøre årsregnskapet til godkjenning. Dette sparer studentsamfunnet for ekstra revisjon- og regnskapskostnader. Jeg vil også takke min forgjenger Peder for en iherdig innsats som økonomisjef. I perioden har Peder vist solid kontroll over økonomien på samfunnet. Det gode forarbeidet som ble lagt ned i 2021 ga et meget godt utgangspunkt for meg og reskaspførerne i jobben med årsavlutningen i år. Tusen takk! Arbeidet i økonomiblokka Store deler av økonomiblokka er i år driftende for Samfunnet og UKA i Ås. Dette vil bidra til en bedre økonomisk oversikt og kontroll for hele Studentsamfunnet i Ås i sin helhet. Regnskapsførere og økonomiassistent Hedda er ny økonomiassistent for samfunnet i Ås. Hun har satt seg inn i stillingen uten problemer, og viser godt engasjement for jobben hun gjør. Samtidig har hun en god dialog med de andre KSene på samfunnet, og ordner opp når det trengs. Sammen med klimaregnskap jobbes det for nye innkjøpsrutiner. Takk for at du er min høyere hånd! Regnskapsførerne har brukt mye av tiden etter nyttår på Årsregnskapet. Regnskapsførerne har gjort en iherdig innsats og har stilt godt opp for å gjøre årsregnskapet ferdig innen fristen. Tusen takk til John, Marit og Inger for innsatsen så langt i år, og takk for de gode støttespillere Side 27 av 49

dere er. De har vist engasjement og har jobbet godt, nøye og selvstendig noe som gir resultater. Klimaregnskapskomité Klimaregnskapkomiteen med Johannes i spissen har lagt inn stor innsats for å gjøre ferdig klimaregnskapet for 2021. De har gjort nøye beregninger og analysert hvordan studentsamfunnet kan redusere sitt klimafotavtrykk. Klimaregnskap utvikler i denne stund nye innkjøpsrutiner i samarbeid med økonomiassistent. Dette skal bidra til mer klimavennlige innkjøp på huset. Dette er et stort og viktig steg som vil gagne hele studentsamfunnet i Ås. Dere gjør en super jobb, jeg gleder meg til å se utviklingen i løpet av året! Analyse Komitésjef Herman er ny KS Analyse. Nytt av året har vi også fått ett komitémeldem til Analysekomitéen. Analyse gjør en viktig jobb for å bedre effektivisere og tilrettelegge driften på huset. Allerede er de i gang med nye spennende analysearbeid for huset. Komitéen er fortsatt relativt ny, og er veldig åpen for endringer. Jeg gleder meg veldig til å se planene dine for stillingen det kommende året. Jeg har troa på deg!

Synne Strømmen, Økonomisjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2022.

Side 28 av 49

Rapport fra Bodegasjef Emilie Reitan Ærede Generalforsamling! Bodegablokka vår 2022 Festsjef: Johannes Voll Overkonserndirektør: Mildrid Angard Hoff Ordensvern: Emma Peistorpet og Buba Camara Bar: Ylva Lyssand Bar-teknisk: Tor Holmen Mat: Joakim Ødegaard Rognsøy Inngang: Maja Raz Karterud Snekker: Fredrik Veggeland Klubben: Frida Helstedt Håtveit Komitéene Første måneden startet med at huset var stengt under festkvelder på grunn av nasjonale restriksjoner. Selv om at vi ikke kunne holde åpent for festkvelder var komitéene i full gang med å planlegge for en sikker og god åpning. Klubben har hatt full drift, selv med restriksjonene. Vi ønsket også å utvide dette tilbudet når det ikke var mulighet for å avvikle festkvelder. Dette gjorde vi ved å tilby ansvarlig vertskapskurs til barpersonell som kunne jobbe onsdager og fredager for å holde lengre åpent. I tillegg satte vi inn disco til å spille musikk ved enkelte anledninger som et tilbud på kveldstid i Klubben. Etter at vi kunne åpne huset for festavvikling igjen har vi endret rutinene ved Klubben på onsdager og fredager, slik at gjestene kan gå rett fra vors i Klubben ned til båndpåsetting ved inngangen. De som velger å benytte seg av dette tilbudet slipper derfor å stå utendørs å vente på at huset åpner. Vi opplever dette som noe besøkende ønsker å benytte seg av.

I slutten av 2021 ble det ansatt bar-teknisk som jobber med å bestille drikkevarer og jobber med å utvikle variasjon i tilbudet. Dette har gjort at vi har fått bedre oversikt over lager, innkjøp og tilbud, som vil på lengre sikt vil gi oss bedre muligheter og tilbud i barene. Det er blitt gjennomført ordensvaktkurs for ordensvern. På den måten kan vi fortsette med trygge festkveldavviklinger. Bodegakonsernet har også fått avholdt konflikthåndteringskurs, som gjør at vi er bedre rustet til å håndtere forskjellige situasjoner som vi kan komme opp i. Ellers har vi jobbet med å sette i gang driftende komitéer. Dette gjelder for Bodegakonsernet, ordensvern, bar og inngang. For inngang er også KS stillingen driftende. Det vil si at komitémedlemmene og for inngang også KS’en jobber både på samfunnets arrangementer og under UKA. De får også goder deretter. Byggteknisk Under høstsjau høsten 2021 rev vi scenen i Halvors hybel. Dette har frigitt en del plass der slik at vi kan få større muligheter i Halvors hybel. Det er også satt inn en planleggingskomité som jobber for å sette klare bruksmål og muligheter. Blant annet vil vi kunne ha mulighet til å bruke rommet som discorom, lounge, rom for foredrag og det er mulig å sette inn en flyttbar scene for å avholde mindre konserter. DVU har byttet dørene inn mot Rosehagen, som er bedre og skaper et annet uttrykk. Snekkerkomitéen har blant annet sørget for bedre oppbevaringsmuligheter i en del rom og annet vedlikehold som er viktig på huset.

Takk

Side 29 av 49

Alle komitésjefer og komitémedlemmer i Bodegablokka fortjener en ekstra takk. Innsatsen som er blitt lagt ned for å skape gode muligheter til alle gjester og besøkende ved Samfunnet i Ås har gjort at vi kan avvikle gode arrangementer for alle. Uten dere ville vi ikke hatt mulighet til å holde huset åpent på en trygg og god måte. Det er en ære å få jobbe med dere!

Emilie Reitan, Bodegasjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2022.

Side 30 av 49

Rapport fra Arrangementssjef Kristoffer Bovard Rønning Ærede Generalforsamling! Arrangementsblokkas arbeidsjern: Arrangementassistent: Emilie Aaen KS Aktuelt: Mia Mathilde Maudal KS Aktivitet: Aksel Vardeberg Skeie KS Revy: Simon Bakkejord Utover det har vi 13 medlemmer i arrangements- og aktivitetkomiteen og 5 medlemmer i aktueltkomiteen. Året fram til nå Januar ble preget av en ny nedstengning, og da planlagte arrangementer og konserter ble her avlyst grunnet antallsbegrensningene vi levde under. Vi hadde her planlagt å gjennomføre arrangementer som kunne komme nye studenter, da både studenter som gjennom høsten ikke hadde mulighet til å oppleve studentlivet som finnes på Samfunnet i Ås, men også utvekslingsstudenter som ofte har litt vanskeligheter med å forstå Åskulturen. Vi hadde som mål å få gjennomført Graskurs del 1,5 i størrelsesskalaen som Graskurs del 2 pleier å være på høsten, da det også var antallsbegrensninger på den tiden, og storparten av den nye studentmassen ikke har fått noe inntrykk av foreningskulturen. Oppmøte på Samfunnet har til nå vært upåklagelig generelt sett. Alle satsningsarrangementer er utsolgt, eller nesten utsolgt, og oppmøte på arrangementene viser hvor savnet den sosiale møteplassen Samfunnet har vært. Quizene er alltid utsolgt, temafestene er oftere utsolgt enn ikke, det samme gjelder revyene. Slik har det vært helt siden gjenåpning i høst, og dette tror jeg medlemmer og ikke-medlemmer også

bemerker seg på billettplattformen vår, Linticket. Vi etterstreber å ha et variert tilbud av arrangementer på huset, både gjentagende og enkelte arrangementer. Dette inkluderer også for våre internasjonale studenter, som vi prøver å få gjennomslag hos ved å ha engelske navn på flere arrangementer både på det norske og engelske semesterprogrammet, og å ha kjente former for temafester. Vi har nå prøvd å ha arrangementer på huset hver dag, noe som har slått begge veier. I disse tider hvor sjansen for å bli syk er relativt stor har dette medført at vi, selv uten restriksjoner, har måttet avlyse noen arrangementer på grunn av begrenset kapasitet i blokka. Mot høsten så vil nok ikke dette være like stort problem da UKE-år tar opp stor del ukene, men vi kommer til å ta hensyn til dette de ukene det skjer mye. Dette gir oss mer frihet til å kunne tenke større, og bruke mer kapasitet per arrangement, som forhåpentligvis vil gjøre gjennomsnittsarrangementet større og mer attraktivt enn normalt. Dette vil også frigjøre rombookingstimer, slik at medlemmer som ønsker å benytte seg av huset gjennom interne arrangementer vil få flere valgmuligheter. Høstens visjoner I høst er målet vårt å kunne eksperimentere litt med rombruk under festkveld, da for å se hvordan vi kan løse situasjonen med Aud.Max under oppussing. Samtidig ser vi på muligheter for å trekke flere studenter til Samfunnet under fadderukene, og være behjelpelige for de ulike faddergruppene med festgjennomføring. Da en stor andel av nye studenter ikke har opplevd like mye fest og moro med nedstengning i lang tid er det hensiktsmessig å skape trygge rammer slik at den fantastiske og inkluderende Åskulturen kan bevares og videreføres til nyere generasjoner.

Side 31 av 49

Takk Jeg må først og fremst si tusen hjertelig takk til KSene mine som står på og legger utrolig stor innsats i både planlegging og gjennomføring av semesterprogram. En stor takk til alle lag og foreninger som er med på å danne dette samfunnet og som med stor glede er med å former dette huset og studentmiljøet. Vil også takke komitemedlemmene, uten dere hadde ikke arrangementene gått rundt. Sist men ikke minst må jeg si tusen takk til samfunnsstyret, det har vært og er en fryd å sitte i et styre med dere.

Kristoffer Bovard Rønning, Arrangementssjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2022.

Side 32 av 49

Rapport fra Markedsføringssjef Harald Vie Pettersen Ærede Generalforsamling! Marknadsføringsblokka våren 2022 -

Marknadsføringsassistent: Pernille Bjørnseth (4 komitémedlemmar) KS Foto: Knut Sørbø (15 komitémedlemmar) KS Film: Helge Mathisen (5 komitémedlemmar) KS Inkludering: Hallvard Lavik (6 komitémedlemmar) KS Design og Layout: Maria Prestbøen (6 komitémedlemmar)

Etter haustens GF har Samfunnet opplevd både normal drift og covid-restriksjonar, men etter gjenopninga har alle frivillige i marknadsføringsblokka imponert stort! Tidleg i 2022 tok Pernille over som marknadsføringsassistent, og er den einaste utskiftinga vi har på KS nivå. Vi har arbeida med fleire forskjellige prosjekter som endå ikkje har blitt offentleggjort, deriblant å oppdatere designhandboka til Samfunnet i Ås. I tillegg til tallause småprosjekt har vi arbeida iherdig med å få semesterprogrammet på trykk og tilgjengeleg for Ås-folket. Denne har jo endeleg kome tilbake i A1-format! I tillegg til dette har Design og Layout arbeida med å lage ein ny type plakat. Pernille tok over som marknadsføringsassistent etter Joel, og har gjort ein formidabel jobb med å oppretthalde rutinar, kvalitet og samhaldet i komiteen. Pernille har arbeida hardt med at arrangementa på Facebook var publisert til riktig tid, sjølv om mykje var usikkert i starten av året har Pernille tatt endringar på strak arm. Då vi endeleg kunne opne opp huset att fekk vi sjå verdien i det vi gjer, der dei fleste festkveldane vart utseld! I

tillegg har vi oppgradert podcastutstyret, så de vil nok oppdage betre kvalitet på podcastane framover. Film og Fotokomiteen har blant anna investert i nytt utstyr, dette er for å auke kvaliteten på arbeidet. Filmkomiteen har, som de sikkert veit, arbeida med aftermovies etter større festkveldar. Desse aftermoviene er svært profesjonelt laga, som speglar den fantastiske kunnskapen komiteen sitter på. Vi har også begynt med konkurransar innad i komiteen. Samfunnet sine fotografar og videografar fortener meir anerkjenning, så vi starta ein konkurranse der dei får eit nytt tema kvar månad. For rekrutteringskomiteen har det vore mykje av normal drift. Hallvard er ein engasjert type som har jobba godt for at dei nyaste plakatane heng omkring på campus, samt at den som ønskjer får informasjon om dei ledige stillingane. Hallvard har også jobba iherdig med å inkludere internasjonale studentar, denne jobben er noko av det viktigaste ein kan gjere, og Hallvard har lykkes. Vi fekk til og med arrangert ein omvising av samfunnet for internasjonale studentar, der ein fekk litt historie, innføring i medlemskap og betalingsmetodar, samt at ein fekk vite kvar ting er på huset. Til slutt vil eg gjerne takke alle i marknadsføringsblokka for den fantastiske jobben de gjer, utan de ville ikkje Samfunnet i Ås vore det same! Eg vil også takke Joel for sin jobb som marknadsføringsassistent, han har vore veldig profesjonell i jobben sin og løfta kvaliteten på det meste vi har produsert. Som ny i marknadsføringsblokka er det få som kunne tatt meg betre i mot.

Side 33 av 49

Harald Vie Pettersen, Markedsføringssjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2022.

Side 34 av 49

Rapport fra Konsertsjef Fredrik Skistad Ærede generalforsamling! I år startet vi med et par kjepper i hjulene, men etter en drøy måned med nedstengning så kunne vi i februar gå i gang igjen. Til semesterkickoff fikk vi besøk av 06 Boys, som sørget for solid stemning i et sittende Auditorium Maximum. Ikke lenge etter fikk vi besøk av Slæm Dønk som sørget for afterskivibber til tross for mangelen på snø. Dette ble årets første konsert med stående publikum! Vår tekniske avdeling har i år gjennomført en rekke med arrangementer i både stor og liten skala. Kvaliteten blir stadig høyere, og engasjementet har vært stort! Komitesjefene for personalsiden har sørget for kursing og for at vakt-kabalen skal gå opp. I tillegg til gjennomføring har det blitt større fokus på vår egen utstyrspark. Lyskomiteen er inne i sitt tredje investeringsår av fem. KS Lys Teknisk har planene klare for å fortsette arbeidet med å løfte nivået på det scenetekniske lysutstyret som samfunnet sitter på. KS Lyd teknisk har sørget for bedre kontroll på lydsiden av utstyrsparken. I år har det vært en del på service og det har blitt laget en oversikt over tilstand og innkjøpsår på hele parken. Disco har i år fått bryne seg på nye saler og nye konsepter. De har spilt i både i Festsalen, Halvors hybel og i Klubben.

engasjementet har vært stort og sammen med komitemedlemmene har de sørget for at publikum får gode opplevelser her på vårt hus. Sittende komitesjefer denne våren har vært: Rasmus Falkeid Hagland (Lys Personal), Bård Olav Andersen (Lyd Personal), Henrik Nordtorp (Lys Teknisk), Julie Overrein (Lyd Teknisk), Thale Sandvig Andersen (Booking), Ida Therese Sæverud (Booking) og Ragnhild Heiene Johansen (Disco). Tusen takk for deres arbeid og samarbeid. Dette har vært en fryd. Status for Konsertblokka V22: I skrivende stund er det fire komiteer tilknyttet konsertblokka: Lydkomiteen (20 komitemedlemmer) Lyskomiteen (30 komitemedlemmer) Discokomiteen (5 komitemedlemmer) Artist&Booking (3 komitemedlemmer) Avslutningsvis vil jeg takke for tillitten dere ga meg for nesten et halvt år siden. Jeg har storkost meg både sammen med Konsertblokka og med Samfunsstyret. Og til dere engasjerte konsertgjengere som følger med på eksterne kanaler så vet dere at konsertprogrammet for semesteret ikke er helt over enda ; ^ )

Artist&Booking fikk en stor jobb på starten av semesteret med restriksjoner som fortløpende satte føringer på hvilke arrangementer som kunne gjennomføres. Nå ligger fokuset på høstsemesteret og det blir spennende å se hva våre dyktige komitesjefer finner på til høstens konsertprogram. Jeg vil gjerne takke komitesjefene som har sittet dette semesteret. Innsatsen og Side 35 av 49

Fredrik Skistad, Konsertsjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2022.

Side 36 av 49

7.2 Næringslivsutvalget ved NMBU Ærede Generalforsamling! Styret våren 2022 består av: Leder – Nora Christine Hjelme Administrasjonsansvarlig – Helene Drechsler Karrieredagsansvarlig - Siril Bjørke Arrangementansvarlig - Linda Cecilie Olsen Sponsoransvarlig – Even Brede Sillerud Markedsføringsansvarlig – Vishnupriya Jayachandran Generelt Næringslivsutvalget ved NMBU (NU) har drevet med mye forskjellig dette semesteret. Blant annet jobbes det med å reforhandle samarbeidsavtalen med NMBU, samt kontinuerlig organisasjonsutvikling og rekonstruering av NU. Dette går i størst grad ut på å se på utvikling av karrieremessene. Utover dette har NU jobbet med ulike saker som i det følgende vil bli beskrevet nærmere. Næringslivsdagen 2022 16. februar arrangerte vi Næringslivsdagen 2022, i år igjen digital. Denne gangen kom det hele 27 bedrifter, og de dekket fagområder fra alle de sju fakultetene. Under selve dagen hadde vi åtte godt besøkte live-presentasjoner, noe både vi og bedriftene er fornøyde med. I forbindelse med Næringslivsdagen hadde vi “Tips og triks til digital Næringslivsdag” og “CV-fotografering og jobbsøkerkurs”. Vi vil gjerne takke Tone-Line Fiane som holder disse kursene for oss år etter år. Nå er vi i gang med planleggingen av høstens store høydepunkt, nemlig Karrieredagen 2022. Da håper vi at vi ser dere fysisk igjen! Andre arrangementer og aktiviteter Siden sist GF har tilbudet av arrangementer igjen vært noe preget av usikkerheten knyttet til muligheten for fysisk gjennomføring. Siste arrangement før julen ble derfor et digitalt eksamensteknikk-kurs. Første arrangement etter jul ble et nyttig og behjelpelig masterskrivingskurs avholdt av Skrivesenteret. I februar var fokuset spesielt rettet mot Næringslivsdagen og de tilhørende arrangementene til dette. I nyere tid har vi arrangert et spennende foredrag med startup-bedriften TotalCtrl, og hatt bedriftspresentasjon med Finansdepartementet. Det neste på programmet hos oss er Ås-så-videre som arrangeres dagen etter GF. NU jobber kontinuerlig med å inkludere linjeforeningene i større grad, slik at begge kan bruke vårt nettverk som en ressurs. Foreløpig er det kun gjennomført ett seminar som på grunn av pandemien ble holdt digitalt. Seminaret ble holdt av Proviso, og temaet for seminaret var "Hvordan trekke folk til arrangementer". Siden dette ble gjennomført digitalt fikk vi muligheten til å invitere flere foreninger, lag og stiftelser ved NMBU, i tillegg til linjeforeningene, da temaet anses relevant for flere. Fremover håper vi på å øke kontakten med linjeforeningene og tror en stor del av det vil være gjennom fysiske seminarer.

Side 37 av 49

Når det kommer til markedsføring har vi markedsført de ulike arrangementene våre, i tillegg til digital Næringslivsdag 2022. Vi har også markedsført for Case Club og bedriftspresentasjon for AF-gruppen og Indøk NMBU. Pandemien og enda en nedstenging har gjort det vanskelig å nå ut til studenter, og fremover vil vi jobbe med dette. Karrierefondet Karrierefondet består av 15% av fjorårets overskudd til Næringslivsutvalget. I løpet av 2021 ble det delt ut kr 77 500 til karrierefremmende aktiviteter for studenter ved NMBU. Siste frist for å søke karrierefondsmidler for våren 2022 gikk ut 20. mars. Neste frist er 20. september. Midlene som ikke deles ut er øremerket Samfunnsbygningen. Retningslinjer, søknadskjema og tidligere tildelinger er tilgjengelig på www.nunmbu.no. Sponsorarbeid Sponsorteamet ledes av sponsoransvarlig i Næringslivsutvalget. Teamet jobber med å koordinere sponsorarbeidet som utføres av Studentsamfunnet på best mulig måte. Sponsoransvaret til Næringslivsutvalget omfatter nå Samfunnet i Ås, UKA i Ås og Tuntreet. Dette arbeidet går over all forventning, og det samarbeides tett med alle organer. I løpet av høsten 2021 og våren 2022 fornyet Næringslivsutvalget samarbeidsavtalen med Tekna og NITO. Vi er glade for å kunne samarbeide med fagorganisasjonene og håper på et godt samarbeid det kommende året. Klima Næringslivsutvalget har vurdert sine egne aktiviteter for å forsøke å redusere klimafotavtrykket til organet. Majoriteten av klimagassutslippene til Næringslivsutvalget oppstår ved mat og drikke på ulike arrangement, samt innkjøp av gensere og t-skjorter. Dette er utslipp som er utfordrende å redusere, men Næringslivsutvalget jobber kontinuerlig med å finne nye måter å redusere utslippet på.

På vegne av styret i Næringslivsutvalget, Nora Christine Hjelme, leder av Næringslivsutvalget ved NMBU 2022

Side 38 av 49

7.3 Tuntreet Ærede Generalforsamling! Redaksjonen Vi er nå 39 kontraktfestede i redaksjonen, inkludert redaktører og komitesjefer. Under korona var tallet litt lavere og vi har nå tatt oss opp igjen. Komitevervene vi har er journalister, fotografer, korrekturlesere, oversettere, illustratører og distributører. Vi har gjennomført journalistkurs hvor også UKEmagasinet var invitert. Miljøet i redaksjonen er godt og vi har jevnlig utgivelsespils/vaffel og andre sosiale hendelser. De ansvarlige i Tuntreet våren 2022 har vært: Ansvarlig redaktør: Simen Walbækken Tangen Journalistredaktør: Sofie Bergset Janols Fotoansvarlig: Nathalie Genevieve Bjørneby Layoutansvarlig: Sara Thu Oversettingsansvarlig: Julie Hauge Blindheim Korrekturansvarlig: Andrine Stengrundet Opplag og utgaver Vi var nede i forholdsvis lave opplagstall på 600 under korona. Nå er vi oppe i 1000 utgaver, hvor 800 er norske og 200 er engelske. Dette er de samme opplagstallene som før pandemien. Alle eksemplarer blir ikke plukket opp, så vi ender dessverre opp med å kaste en del eksemplarer. For å nå målet satt i bærekraftparagrafen vil vi distribuere bedre. I skrivende stund utfører vi en spørreundersøkelse for å forbedre dette. Vi håper å få distribuert til flere steder på campus, og at antall utgaver på hvert sted blir riktig. Tilbakemeldingene på utgavene er gode, men vi ønsker å treffe studentene enda bedre. Kom gjerne med innspill til saker! Vi jobber mot mest mulig objektiv fremstilling i sakene. Økonomi Tuntreet budsjetteres med mål om å gå i null. Støtten ifra NMBU for 2021 har dessverre ikke kommet inn i regnskapet for 2021. Derfor går Tuntreet ikke i null, men med et underskudd på 194 315 kroner. Støtten ifra NMBU vil etter avtalen vår være på 200 000 kroner og regnskapet kunne sett litt annerledes ut. Tuntreets største utgift er trykkerikostnadene. Det siste året har papirprisene økt mye, og derfor blir det dyrere å produsere Tuntreet. Etter dette kommer lisenskostnader, disse vil forhåpentligvis bli billigere etter vi har utarbeidet avtale med en TechSoup i samarbeid med resten av Studentsamfunnet. Som sagt så er en stor andel av kostnadene dekt av støtte ifra NMBU. Vi har ingen fast sponsoravtale pr dags dato og dette er ønskelig for å oppnå nullvisjonen for 2022.

Side 39 av 49

Nett og sosiale medier Utgavene blir også lagt ut på https://issuu.com/tuntreet . I tillegg legger vi ut enkeltsaker ut på tuntreet.org, både på norsk og engelsk. Vi har også startet en debattside hvor leserinnlegg blir lagt ut med en gang de blir sendt inn. Håpet er at dette skal oppfordre folk til å debattere med gjennomtenkte og saklige leserinnlegg. Trykket vårt på sosiale medier er moderat. Vi bruker det mest til distribusjon av enkeltsaker eller til å få ut spørreundersøkelser. Vi opplever dessverre at det er færre som svarer på spørreundersøkelsene våre nå enn det er blitt gjort tidligere år. Takk Jeg vil takke redaksjonen gjør en fantastisk jobb hver eneste utgave. Hver utgave blir bedre og bedre! Det har vært en fryd å jobbe sammen med så mange flinke og dyktige folk. Jeg vil også takke våre dedikerte komitesjefer som gjør mye mer enn forventet. Og takk til mine flotte medredaktører Tord og Sofie for et utrolig godt og morsomt samarbeid! Ønsker Sofie og den nye redaktøren som blir valgt i dag lykke til med høsten! Og til slutt takk til deg som leser Tuntreet!

Simen Walbækken Tangen, Ansvarlig redaktør, Tuntreet Våren 2022

Side 40 av 49

7.4 UKA i Ås Ærede Generalforsamling! Nå er det snart et år siden UKEstyret begynte arbeidet mot UKA i Ås 2022. Etter dette har UKEorganisasjonen vokst til rundt 400 engasjerte frivillige som nå er klare for å arrangere miniUKA. I februar hadde vi et svært vellykket miniUKEslipp hvor vi slapp hele miniUKEprogrammet og satte i gang en stor rekrutteringsprosess. miniUKA er UKA i Ås sin oppvarming til den store UKA i oktober. Årets arrangement består av 3 konserter, 10 arrangementer, standup og miniUKErevyen. Vi gleder oss veldig til å vise hva vi har jobbet med, og dette er noe dere absolutt ikke ønsker å gå glipp av! Som mange har lagt merke til har UKA i Ås byttet logo og designprofil. Vårt ønske er at denne logoen skal fase ut den gamle og bli en fast logo også etter UKA i Ås 2022. Samtidig jobbes det med den store UKA i kulissene. Selv om vi ikke kan avsløre mye nå, så er det bare å følge UKA i Ås på sosiale medier for å få med dere slipp og markedsføringsstunt som UKA i Ås står for! Vi kan allerede nå garanterer at UKA i Ås blir høstens store høydepunkt!

På vegne av UKA i ÅS, Jørgen Bonden UKEsjef for UKA i Ås 2022

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar informasjonen til orientering.

Side 41 av 49

Sak 8: Saker innkommet i henhold til gjeldende frister 8.1 Endring i UKEinstruksen Bakgrunn UKEstyret reviderer jevnlig instruksen for UKA i Ås, og ser at UKEinstruksen må godkjennes av Generalforsamlingen. Alle andre organer ved Studentsamfunnet i Ås får sine instrukser revidert gjennom Hus- og Finansstyret. I henhold til Studentsamfunnets vedtekter §4.1.4 e) er en av oppgavene til Hus- og Finansstyret å utforme og revidere instrukser for Studentsamfunnets øvrige styrer og organer årlig. For at det som står i UKEinstruksen skal samsvare med Studentsamfunnets vedtekter ønsker vi å gjøre en endring i punkt 9.1 i UKEinstruksen. § 4.1.4 Saksbehandling Hus- og Finansstyret skal behandle alle kjernesaker. Ved begrepet kjernesaker forstås det i denne paragraf følgende: e) Utforme og revidere instrukser for Studentsamfunnets øvrige styrer og organer årlig

Forslag til endring 9.1 Fungerende UKEstyret har rett og plikt til å uttale seg om forslag til endring i instruks for UKA i Ås ovenfor Generalforasamlingen Hus- og Finansstyret i henhold til vedtektene.

Hus- og Finasstyrets vurdering Hus- og Finansstyret stiller seg bak forslaget til endring.

8.2 Vedtektsendring Forslag 1.1 (F1): Innsendt av Samfunnsstyret Bakgrunn På Studentsamfunnet i Ås sin Generalforsamling høsten 2021 ble vedtekter om Hans Hovenhet Hestehoven vedtatt og innført i kapittel 5 til vedtektene. Slik vedtektene er skrevet nå er det litt uklarhet rundt selve oppnevnelsen av Stormester, Ceremonimester og Cantzler. Da vedtektene ble skrevet var tanken at sittende ordenskollegie (bestående av Stormester, Ceremonimester og Cantzler) oppnevnte ordenskollegiet og Generalforsamlingen godkjente det på lik linje som det blir gjort med ekstern representant til Hus og Finansstyret. Formålet med endringen i vedtektene er å gjøre det mer klart hva praksisen rundt Hans Hovenhet Hestehoven er.

Forslag til endring § Hans Hovenhet Hestehoven er Studentsamfunnet i Ås sitt ordensvesen. Ordenen består av tre grader Ridder, Kommandør og Storkorsbærer. § Hans Hovenhet Hestehoven sitt ordenskollegium blir oppnevnt av sittende ordenskollegium og godkjennes på Studentsamfunnet i Ås sin generalforsamling på våren partallsår og sitter for en fireårsperiode (8 semestre). Ordenskollegiet består av Stormester, Ceremonimester og Cantzler. § Representanter i ordenskollegiet oppnevnes fra aktive medlemmer av Hans Hovenhet Hestehoven. Studentsamfunnets medlemmer stemmer over oppnevninger av ordenskollegiet på generalforsamlingen. § Skifte av ordenskollegiet skjer ved påfølgende ordenspromosjon.

Valg - våren I partallsår Hans Hovenhet Hestehoven, oppnevnes av sittendene ordenskollegie og godkjennes av GF hvert fjerde år i partallsår a) Ordenskollegiet ved stormester, ceremonimester og cantzler Hus- og Finansstyrets vurdering Hus- og Finansstyret stiller seg bak forslaget til endring.

velges for åtte perioder

Forslag 1.2 (F2): Innsendt av Lise Benette Hovd og Vegard Sjaastad Hansen Bakgrunn Studentsamfunnet i Ås blir sagt å være hjørnestenen i studenters sosiale liv her i Ås. Det er en viktig arena for å samles, debattere og skape gode minner. Men bare 1/3 av studentmassen er medlemmer av Samfunnet. Våre overordnede mål for Studentsamfunnet i Ås stadfester at «Studentsamfunnet i Ås skal være et attraktivt tilbud og et naturlig samlingssted for alle studenter tilsluttet NMBU generelt og for Samfunnets medlemmer spesielt». og «Studentsamfunnet skal etterstrebe å tilby de aktiviteter og tilbud som studentene ønsker, og jobbe for å være et naturlig samlingspunkt for NMBU-studenter, studentforeninger, akademiske foreninger og møter, til hverdag og fest» Det er tydelig at Studentsamfunnet i Ås vil holde på sine røtter som hjørnestenen for alle studenter i Ås. Vi mener derfor at det er viktig å harmonisere våre overordnede mål med formålsparagrafen slik at Studentsamfunnets viktige rolle kommer tydelig frem både nå og for fremtidige generasjoner av studenter. Vi foreslår dermed at formålsparagrafen utvides til å omtale øvrige studenter i tillegg til Studentsamfunnets medlemmer. Vi mener denne vedtektsendring er nødvendig, slik at Studentsamfunnet får hjemmel til å også jobbe for saker som gagner alle studenter. Studentsamfunnet har et enormt potensial til å større medvirkning for en bedring i studentmiljøet her på Ås. Slik som våre forgjengere ønsket da Studentsamfunnet ble opprettet i det herrens år 1864. Studentsamfunnet blir konsultert av mange aktører i studentsaker og mange utenforstående aktører ønsker samarbeid med samfunnet nettopp for å komme tettere på studentene. En harmonisering av de overordnende mål og formålsparagrafen vil gjøre det tydelig at vi prøver å gi et sosialt tilbud til alle av NMBU sine 6750 studenter, ikke bare en tredjedel av dem. En endring av formålsparagrafen vil gjøre det nødvendig for Studentsamfunnet å aktivt bygge opp under og oppfordre til flere lavterskeltilbud, slik at alle studenter føler seg velkomne hos Studentsamfunnet. Forslag til endring § 1.1 STUDENTSAMFUNNETS FORMÅL Studentsamfunnet i Ås har til formål å fremme et godt kameratslig samvær mellom medlemmene sine. Ved foredrag, ordskifte og underholdning skal det virke til glede og utvikling for disse. Videre har Studentsamfunnet i Ås som formål å jobbe for et inkluderende og sosialt miljø også for øvrige studenter ved NMBU. Hus- og Finansstyrets vurdering Hus- og Finansstyret foreslår å ikke vedta denne vedtektsendringen.

Sak 9 Orienteringssaker 9.1 Klimaregnskap for Studentsamfunnet i Ås 2021 Klimaregnskapet til Studentsamfunnet i Ås deles inn etter scope 1, 2 og 3. Disse forklares kort under. Scope 1 Direkte utslipp fra egne produksjonsmidler eller utslipp som kontrolleres av virksomheten, deriblant fossilt brensel benyttet til transport og/eller oppvarming. Utslipp fra dette scopet har ikke funnet sted i 2021 da det verken har blitt benyttet fossilt brensel til oppvarming eller transport av egeneide biler i perioden. Dette gjelder for alle underliggende organer av Studentsamfunnet i As. Scope 2 Indirekte utslipp tilknyttet strøm, oppvarming, regulering av inneklimaet i eide og leide bygg samt andre former eventuelt innkjøpt energi blir benyttet til. Forbrukstallene er mottatt fra NMBU Teknisk Drift. Utslipp fra dette scopet vil kunne beregnes ut fra lokasjon og/eller markedsbasert metode, herunder hvilket av organene benyttet byggmassen mest under en gitt periode. I et år med normal drift vil dette være mer aktuelt. Det er kjøpt opprinnelsesgarantier (GO's) for alt av elektrisitetsforbruk. Fjernvarme står for totalt 5,3% av utslippet i 2021, elektrisitet for 1,2%. Scope 3 Scope 3 inkluderer indirekte utslipp knyttet til innkjøp av varer og tjenester, foruten innkjøp av energi. Utslippene fra dette scoopet er knyttet til organisasjonens sin aktivitet, men oppstår fra kilder som verken eies eller kontrolleres av virksomheten. Herunder vil poster som flyreiser, kilometergodtgjørelse, avfall og andre varer være naturlig å finne. Mange av utslippsfaktorene inkluderer flere steg i produksjonsprosessen fra råmaterialet til ferdig produkt og er markert med T1-4 for materialer og A1-3 for mat- og drikkevarer. Mat og drikke står for den største andelen av utslippet av 2021, med henholdsvis 48,75% og 26%.

Avfall 4%

Transport Elektrisitet 0% 1%

Driftsmateriale 15 %

Drikke 26 %

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar saken til orientering.

Fjernvarme 5%

Mat 49 %

Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter I henhold til Studentsamfunnets vedtekter vil kandidatpresentasjoner bli presentert i eget vedlegg tre dager før Generalforsamlingen.

10.1 Samfunnsstyret

10.2 Tuntreet 10.3 Næringslivsutvalget ved NMBU 10.4 Hus- og Finansstyret

10.5 Valgnemndsmedlemmer 10.7 Hans Hovenhet Hestehoven Forslag til vedtak Generalforsamlingen har ved avstemning valgt inn følgende kandidater: Samfunnsstyret Leder: Økonomisjef: Arrangementssjef: Tuntreet Redaktør:

Næringslivsutvalget ved NMBU Arrangementsansvarlig: Sponsoransvarlig: Karrieredagsansvarlig: Hus- og Finansstyret Studentrepresentant: Valgnemnda

Representant: Representant: Representant (én periode): Hans Hovenhet Hestehoven Oppnevnt Stormester: Oppnevnt Ceremonimester: Oppnevnt Cantzler:

Sak 11 Eventuelt Saker som ønskes behandlet under sak 11 kan leveres møteledelsen innen Generalforsamlingens start.