Sakspapirer GF H20 by Studentsamfunnet i Ås

HÃ˜ST 2020

02. NOVEMBER 2020

Innhold Innhold

Saksliste

Dagsorden

Nyttig informasjon

Sak 1 Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse

Sak 2 Godkjenning av møteledelse

Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører

Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere

Sak 5 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås høsten 2020

5.1 Samfunnsstyret

5.2 Hus- og Finansstyret

5.3 UKA i Ås

5.4 Næringslivsutvalget ved NMBU

5.5 Tuntreet

Sak 6 Strategi for Studentsamfunnet i Ås

6.a Godkjenning av arbeidsprogram for 2021

Sak 7 Godkjenning av budsjetter for Studentsamfunnet i Ås for 2021

Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister

8.1 Vedtektsendring

Sak 9 Orienteringssaker

Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter

10.1 Samfunnsstyret

10.2 Tuntreet

10.3 Næringslivsutvalget

10.4 Hus- og Finansstyret

10.5 Valgnemdsmedlemmer

Sak 11 Eventuelt

Side 2 av 55

Saksliste Sak 1 Sak 2 Sak 3 Sak 4 Sak 5 Sak 6

Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse Godkjenning av møteledelse Oppnevning av tellekorps og protokollfører Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås høsten 2020 Strategi for Studentsamfunnet i Ås

a) Godkjenning av arbeidsprogram for kommende år Sak 7 Sak 8 Sak 9 Sak 10

Godkjenning av budsjetter for Studentsamfunnet i Ås for kommende kalenderår Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Orienteringssaker Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter

10.1 Samfunnsstyret a) b) c) d) e)

Bodegasjef Markedsføringssjef Administrasjonssjef Konsertsjef Arrangementssjef

velges for to perioder velges for to perioder velges for to perioder velges for to perioder velges for to perioder

10.2 Tuntreet a) Redaktør

velges for to perioder

10.3 Næringslivsutvalget a) Leder b) Administrasjonsansvarlig c) Markedsføringsansvarlig

velges for to perioder velges for to perioder velges for to perioder

10.4 Hus- og Finansstyret a) b) c) d)

Ekstern representant Ekstern representant Ekstern representant Ekstern representant

velges for fire perioder velges for fire perioder velges for to perioder velges for to perioder

e) Ekstern representant oppnevnt av Hus- og Finansstyret. Godkjennes av GF for fire perioder 10.5 Valgnemndsmedlemmer a) To medlemmer

velges for to perioder

Sak 11 Eventuelt Side 3 av 55

Dagsorden 17.00

Møtestart ved leder av Studentsamfunnet i Ås, Maylinn Dramstad Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 1 Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteleder

17.15

Sak 5 Foreløpige rapporter for høsten 2020

17.30

Sak 6 Strategi for Studentsamfunnet iÅs

18.15

Leder takker de som gikk ut av sine verv sommeren 2020

18.30

Sak 7 Godkjenning av budsjett for 2021

19.15

Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Sak 9 Orienteringssaker

20.00

Sak 10 Valg

22.00Sak

11 Eventuelt, avslutning og nasjonalsangen

Side 4 av 55

Nyttig informasjon Hvordan fungerer GF? Studentsamfunnet i Ås sin generalforsamling er organisasjonens øverste organ. Det er her du har mulighet til å påvirke driften av Samfunnet. Generalforsamlingen starter presis kl 17:00. Alle medlemmer og styrende organer ved Studentsamfunnet har rett til å fremme saker jf. § 1.2. Saker som ønskes behandlet på GF skal være Samfunnsstyret i hende senest tre uker før GF, altså mandag 12. oktober. Dersom du har saker til eventuelt må dette meddeles møteledelsen skriftlig før møtestart. Ønsker du å ta ordet under GF, gjøres det ved å tegne seg til innlegg, replikk eller saksopplysning. Hvordan dette gjøres vil gjennomgås ved møtestart. Votering vil foregå på samme plattform. Det er tidsbegrensinger når man skal snakke under GF: Innlegg: 3 minutter Replikk: 30 sekunder Til saksopplysning/dagsorden: 1 minutt Valg For å stille til valg på GF, anbefales det å sende inn en kandidatpresentasjon på forhånd. Presentasjonene må sendes til valgnemnda@samfunnetiaas.no innen mandag 26.oktober 2020 for å komme med i kandidaturheftet. Når det er din tur på talestolen på generalforsamlingen vil du få inntil to minutter til å presentere deg.

Side 5 av 55

Sak 1 Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner dagsorden og møteinnkallelse

Sak 2 Godkjenning av møteledelse Forslag ordstyrere: Kristiane Holter og Tord Hauge Forslag til vedtak Kristiane Holter og Tord Hauge velges som ordstyrere

Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Forslag til tellekorps: Jørgen Bonden, Marek Zimmermann, Vegard Sjåstad Hansen og Astrid Skiaker. Forslag til protokollfører: Kjersti Rustad Kvisberg. Forslag til vedtak Jørgen Bonden, Marek Zimmermann, Vegard Sjåstad Hansen og Astrid Skiaker oppnevnes til tellekorps. Kjersti Rustad Kvisberg oppnevnes som protokollfører.

Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Forslag til protokollunderskrivere: Ingeborg Olsdatter Ohren Nordraak og Vegard Høgi Olsen Forslag til vedtak Ingeborg Olsdatter Ohren Nordraak og Vegard Høgi Olsen velges som protokollunderskrivere.

Side 6 av 55

Sak 5 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås høsten 2020 5.1 Samfunnsstyret Følgende er det rapport fra styremedlemmer i Samfunnsstyret. Leders rapport er på vegne av Samfunnsstyret.

Rapport fra Ledere Maylinn Dramstad og Oscar Mork Ærede Generalforsamling! Samfunnsstyret våren 2020 besto av følgende medlemmer: Leder

Oscar Mork

Nestleder

Erik Sand

Administrasjonssjef

Sigrid Fause Lian

Økonomisjef

Elinor Brede Skårås

Arrangementssjef

Ruben Rygh

Markedsføringssjef

Solveig Borkenhagen

Konsertsjef

Marie Hellan Iversen

Samfunnsstyret høsten 2020 består av følgende medlemmer: Leder

Maylinn Dramstad

Nestleder

Erik Sand

Administrasjonssjef

Sigrid Fause Lian

Økonomisjef

Elinor Brede Skårås

Arrangementssjef

Ruben Rygh

Markedsføringssjef

Solveig Borkenhagen

Konsertsjef

Marie Hellan Iversen

Påtroppende økonomisjef Peder Midttømme

Arbeidet dette året har vært preget av restriksjoner ellers i samfunnet, hvilket gjorde at huset var uten drift i perioden fra midten av mars til august. På våren var det sunt helhetlig og langsiktig perspektiv, men fokuset ble flyttet

til mer kortsiktig planlegging grunnet Covid-19. Siden generalforsamlingen våren 2020 har det blitt arbeidet mest med løsninger for å gjenåpne Samfunnet på en sikker måte i tråd med gjeldende retningslinjer i tide til fadderuka. Det har gått mye tid til planlegging og tilrettelegging av dette. Gledelig er det da at gjenåpningen i august gikk bra og at man har fått til et nokså variert, gjennomførbart og sikkert tilbud denne høsten. Det har vært en god trend med bare utsolgte arrangementer, men dessverre har det også vært en tendens at rundt 25% av de med billett ikke har møtt opp på arrangementene. Det er gledelig å se at denne trenden ikke har vært like tydelig under UKA i Ås sine arrangementer, og vi håper det tar seg opp på Samfunnet sine arrangementer i november. I september ble historiens første Samfunnets Leker arrangert. Dette er tenkt som et sosialt, alkoholfritt arrangement for Samfunnets komitémedlemmer og KSer og arrangeres som et gode ved siden av internfesten. Arrangementet var vellykket, og vi tok med oss mange gode erfaringer til videreutvikling av konseptet. Samarbeid med andre aktører Samarbeidet med Arbeidsutvalget v/NMBU har fungert svært godt dette halvåret, blant annet i forbindelsen med oppstarten i august og Fokusuka for psykisk helse. Vi har også hatt mye kontakt med universitetet med tanke på beredskapsarbeid i forkant av åpning av Studentsamfunnet denne høsten.

Side 7 av 55

Det ble i februar signert en ny skjenkeavtale mellom Studentsamfunnet i Ås og bevillingshaver SiÅs. Dette er en gledelig nyhet, og vil forhåpentligvis letne litt av arbeidet rundt skjenking når Samfunnet går tilbake til normal drift. Ellers har samarbeidet med SiÅs fungert godt dette året, selv om våren ble preget av manglende driftsleder og nedstenging av huset. Ansettelsen av ny driftsleder i august har imidlertid vært med på å lette samarbeidet, og det jobbes med å finne gode og velfungerende rutiner rundt implementering av den nye avtalen. Studentsamfunnet har også hatt mye kontakt med Ås kommune og deres beredskapsgruppe med tanke på rutiner rundt arrangementsavvikling på huset. Dette har jevnt over fungert greit, og alle planer for gjennomføring har blitt godkjent av kommunen. Det har gitt oss en ekstra trygghet med tanke på smittevern. Vi håper alle gjester synes systemene har fungert bra, selv med bankterminaler som midlertidig betalingsløsning. I november vil det igjen være DiggiPay som eneste betalingsløsning. Veterinærer Det har vært mye kommunikasjon med veterinærstudentene i forbindelse med overgangen fra Campus Adamstuen til Campus Ås. Vi håper de ønsker å bli en del av vårt Studentsamfunn. Det var planlagt noen inkluderingsarrangementer denne høsten som dessverre ikke lot seg gjennomføre på grunn av Covid-19 og utsettelse av flyttingen. Det er likevel gledelig at VET har benyttet Aud.Max. som lokale for noen av sine arrangementer denne høsten. Det ble også laget informasjonsvideoer og omvisninger i fadderuken for å inkludere de i Samfunnslivet her på Ås. Vi gleder oss til et godt videre samarbeid, og regner med at overgangen når de flytter hit skal gå bra.

mellom generalforsamlingene, og i den forbindelse har vi fått en fast spalte i Tuntreet. Jeg anbefaler derfor alle å lese denne hvis man lurer på hva det styres med i det daglige. Det er også innført månedlige informasjonsmailer til Samfunnets KSer for å bedre informasjonsflyten. Jeg håper mer innsikt i det daglige arbeidet bidrar til å skape økt engasjement rundt driften på Samfunnet. Café Klubben ble i august overtatt av Samfunnet. Her er det opprettet en egen komité som skal stå for utvikling av og den faktiske driften. Det er lagt store planer for tilbudet og atmosfæren i lokalet, og vi gleder oss til Café Klubben er oppe og går fot fult i november. Denne høsten er det bevilget en del midler til innvendig oppussing av ulike rom på Samfunnet. Først på agendaen står pussing og maling av en del vegger, i tillegg til at det skal ordnes litt nytt møblement. Dersom du ønsker å bidra i arbeidet, møt på Høstsjau 8. november! For mer detaljert beskrivelse av året bes dere lese rapportene fra de øvrige styremedlemmene. Vi håper dere er fornøyde med arbeidet som er gjort dette året. Dersom det er ting dere ønsker å ta opp, eller dere har innspill på andre ting er det bare å ta kontakt. Til sist ønsker jeg å rette en stor takk til alle som har bidratt dette året, både komitésjefer og andre, som har jobbet på og orientert seg i et virr-varr av retningslinjer og beskjeder.

Organisasjonen for øvrig Det har vært et ønske om mer kontinuerlig informasjon om hva Samfunnsstyret driver med Side 8 av 55

Maylinn Dramstad, leder av Studentsamfunnet i Ås høsten 2020

Oscar Mork, Leder av Studentsamfunnet i Ås våren 2020

Side 9 av 55

Rapport fra Nestleder Erik Sand Ærede Generalforsamling! Nestlederblokka høsten 2020: Festsjef: Sigrid Lyslo Wilhelmsen Overkonserndirektør: Johan Stener Maagaard Ordensvern: Andreas Røang og Hedda Mejlænder-Larsen Bar: Nina Vold Johansen Mat: Amanda Woie Snekker: Fredrik Veggeland Café: Jardar Lindaas Bringedal

for å løse de nye kravene og utfordringene. Så langt har vi hatt null smittetilfeller på Samfunnet, og denne nullvisjonen jobbes det iherdig med å nå. Rapporter skrives etter hver kveld, og disse følges opp for å kunne gi et best mulig festtilbud til Thorvald og Tora. Jeg vil takke alle komitesjefene og komitemedlemmene mine for den fantastiske jobben de gjør på Samfunnet, og at vi faktisk har klart å gjenåpne Samfunnet.

Byggteknisk: I løpet av sommeren fikk Pergolaen endelig lys og varme, og med dette fikk vi også skiftet eltavlene i Uggenspranget, Korrommet og Blæsten-rommet. I tillegg har vi fått 160 møteromsbord fra NMBU, som allerede er tatt i bruk. Fasaden er behandlet av murer, og er klar til å males. Noe av kontorfløya er malt, men grunnet UKA og dårlig vær blir resten malt til våren. På høstsjau den 8.11. planlegges det en større dugnadsjobb med maling innvendig. Av andre prosjekter skal Café Klubben få seg en renovering, hvor arkitekt er kalt inn. Det skal bygges nye løsninger og baren skal pusses opp. Passivtilbudet for medlemmer skal styrkes, ved at Fotballrommet skal bli lesesal/ bibliotek, og Uggenspranget skal få flere utstillinger av historiske gjenstander fra Samfunnet. En jakt på alle Samfunnets og UKAs medaljer er startet, for å nevne noe.

Erik Sand, Nestleder i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2020

Komiteene: Samfunnet har nå tatt over driften av Café Klubben, og har stablet på beina en komité for å styre drifta. Her legges det ned et stort arbeid for å vise kaféen frem i ny drakt etter UKA. Snekkerkomiteen har bygd pleksiglass til CK og inngangene, og hjulpet lyd og lys med å lage et miljøvennlig sorteringssystem for teknisk utstyr. Festavvikling har blitt totalt endret fra det vi kjenner det, og Bodegablokka har jobbet mye Side 10 av 55

Rapport fra Økonomisjefer Elinor Brede Skårås og Peder Midttømme Ærede generalforsamling! Økonomiblokka høsten 2020 Økonomiassistent: Gjermund Korbøl Thoner Regnskapsførere: Henriette Aasen og Kristoffer Nyberg KS Klimaregnskap: Karin Thobro Schiøtz Klimaregnskapskomitéen: 3 medlemmer Halvårsregnskapet for 2020 Samfunnet, som resten av samfunnet, ble hardt berørt av Korona i mars. Nedstengingen påvirket også naturligvis økonomien. Vi mistet alle arrangementsrelaterte inntektskilder, som blant annet inkluderer billett-, bar- og matinntekter, fra midten av mars. På grunn av avlyste arrangementer hadde vi også en del bortfalte kostnader. Vi har relativt høye faste kostnader uavhengig av drift, og vi er derfor avhengige av arrangementsinntekter for å oppnå positivt resultat. Heldigvis fikk Samfunnet tildelt kr 194 588 i kompensasjonsordningen for kultur-, frivillighet og idrettssektoren i våres. Første halvår 2020 viser et økonomisk overskudd på kr 135 307 og en resultatgrad på 9%. Dette er lavere enn det resultatet vi hadde håpet på, men med tanke på situasjonen ser vi oss fornøyde med dette.

bredt tilbud til medlemmer, og gode økonomiske resultater. Restriksjoner har medført lavere inntekter enn tidligere, og det har derfor vært nødvendig å redusere kostnadene. Vi ønsket å prioritere opprettholdelsen av et godt tilbud, og ville heller senke våre økonomiske ambisjoner, da året 2020 er, og blir, et spesielt år. I kompensasjonsordningen for frivilligheten tidligere i høst fikk Samfunnet tildelt kr 93 054, noe vi er veldig glade og takknemlige for. Kompensasjonsordningene omfatter derimot ikke tapte drikke- og matinntekter. For å sikre god avstand mellom gjester i inngangen, har vi hittil i høst benyttet oss av Aud. Max. inngang. Dette er en stor kostnadspost for oss, og vi setter stor pris på at SiÅs har redusert leieprisen for bruk av Aud.Max.. Nye løsninger som følge av restriksjoner Bordservering og midlertidig betalingsløsning Samfunnet har vært pålagt sittende servering og -bestilling på alle våre arrangementer hittil dette semesteret. Espos, leverandøren av Diggipay, leverte oss trådløse bankterminaler de første par månedene for at Samfunnet kunne imøtekomme dette kravet. Dette var en midlertidig løsning, og Samfunnet kommer til å benytte Diggipays egen trådløse løsning, i likhet med UKA, videre i november. Vi er fortsatt veldig fornøyde med Diggipay som betalingsløsning og samarbeidet med Espos.

Økonomisk oppdatering for høsten 2020 I forbindelse med gjenåpningen av huset, stod vi overfor et veldig usikkert og helt annerledes økonomisk bilde enn tidligere. Store deler av vårt økonomiske arbeid i forbindelse med gjenåpningen har gått ut på å lage budsjetter for et svært lite forutsigbart semesteret. Det har vært stor usikkerhet knyttet til fremtidige restriksjoner, og vi har derfor sett oss nødt til å lage budsjetter for flere ulike utfall. Alle komitésjefer har i tillegg gått gjennom og revidert sine komitébudsjetter i flere omganger.

Innføring av midlertidig billettpris for sjef- og komitéliste Det har vært et tilbakevendende problem at medlemmer av sjef- og komitélisten reserverer gratisbilletter, men ikke benytter seg av disse. Samfunnsstyret besluttet derfor å innføre en billettpris på kr 20 for både sjef- og komitéliste på større festarrangementer (ikke bodega), så lenge vi kun kan ha 200 gjester på huset. Dette ble ikke gjort av økonomiske grunner, men som et forsøk på å heve terskelen for å hente en billett, slik at flere av de som har lyst får benyttet seg av tilbudet.

Vi har hatt et godt samarbeid med arrangementssjefen og -blokka, og har sammen prøvd å finne en god balanse mellom et godt og

Arbeidet i økonomiblokka Regnskapsførere og økonomiassistent

Side 11 av 55

Det har vært en del utskiftninger av Samfunnets regnskapsførere det siste halvannet året. Dette semesteret har vi ansatt to nye pliktoppfyllende og lærevillige regnskapsførere, Henriette og Kristoffer. Regnskapsførerne utfører, i likhet med økonomiassistent, et arbeid som er helt nødvendig for at vi kan opprettholde vår drift. Vi har vært så heldig å få beholde tidligere regnskapsfører, Gjermund, i blokka, nå som økonomiassistent. Kontinuitet er spesielt viktig i disse stillingene da de krever en del forkunnskaper.

takke vår lille og fantastiske økonomiblokk for et minnerikt år! Til slutt vil jeg ønske den fantastiske påtroppende økonomisjefen, Peder, masse lykke til i 2021! Jeg har virkelig troen på deg!

Vi prøver stadig å forbedre våre interne regnskapsrutiner, og opprettholde høy regnskapskompetanse i økonomiblokka. Dette gjennom blant annet planlagt regnskapskurs og årsoppgjørskurs. Vi ønsker i tillegg å leie inn regnskapskonsulent som bistand i forbindelse med årsoppgjøret. Klimaregnskapskomité Klimaregnskapskomitéen arbeider fortsatt med å utarbeide klimaregnskapet for Studentsamfunnet og alle dets organer. Komitéen har, med Karin i spissen, utført en omfattende og imponerende jobb hittil. Årets klimaregnskap skal legges frem på vårens GF. Videre skal regnskapet benyttes til å identifisere de største mulighetene for reduksjon av klimafotavtrykket til Studentsamfunnet.

Elinor Brede Skårås, Økonomisjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2020

Analyse Komitésjef Vi arbeider med å ansette en komitésjef innenfor analyse i nærmeste fremtid, etter anbefaling fra Plutokommisjonen. Arbeidet i denne komitésjefstillingen blir å gjennomgå og kartlegge data fra blant annet våre salg- og billettsystem. Videre er hensikten å analysere data for å kunne ta beslutninger basert på disse. Dette er en stilling vi mener har et veldig stort potensiale, og vi tror det kan bli en omfattende jobb. Takk Med dette vil jeg, Elinor, takke for tilliten og muligheten til å arbeide for medlemmene av Studentsamfunnet i Ås! Det har vært en nokså utfordrende, men først og fremst utrolig givende og lærerik, periode. Jeg anbefaler alle å stille på Generalforsamling. Videre ønsker jeg å

Peder Midttømme, Økonomisjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2021

Side 12 av 55

Rapport fra Administrasjonssjef Sigrid Fause Lian Ærede generalforsamling! Administrasjonsblokka høsten 2020: Administrasjonsassistent: Kvisberg

Kjersti

Rustad

HR-sjef: Mathilde Jonsrud Inngangs KS: Guro Breistøl LinTicket-sjef: Aurora Hansen Personalsjef: Tonje Marit Brekken Personalsjef: Andrine Stengrundet IT-sjef: Tord Ståle Storbækken Våren 2020 ble et noe avstumpet semester. Avlysning av alle Samfunnets arrangementer betød også avlysning av fysisk GF. Dermed ble mars og april brukt på planlegging og tilrettelegging av Studentsamfunnet i Ås' først digitale generalforsamling. Denne fant sted 4. mai, og ble avholdt over Zoom. For å gjøre den så oversiktlig som mulig ble kandidatpresentasjoner gjort via forhåndsinnspilte videoer, og man la i stor grad sakspapirene til grunn som saksfremlegg. Også i høst blir generalforsamlingen avholdt digital. Håpet er at det skal gå minst like bra som i vår! Endringer i kontrakter Før sommeren ble det gjort små endringer i kontraktene til alle komitésjefer og komitémedlemmer ved Samfunnet. Taushetserklæringen for frivillige er endelig blitt vedtatt, og man har lagt inn en presisering om at man ikke har rett på goder med mindre man er medlem. Denne høsten har derfor alle frivillige ved Samfunnet måttet bekrefte at de er kjent med endringene, og at de godtar disse.

Arbeid i administrasjonsblokka HR-sjef Mathilde har denne høsten arrangert KS-forum og KS-workshop, der KSene har kommet med mange gode innspill og tilbakemeldinger til Samfunnsstyret. I tillegg har hun, sammen med personalsjefene, samlet inn tilbakemeldinger fra alle de som har vært på samfunnstjeneste. Vi er veldig fornøyde med at så mange føler seg godt ivaretatt på samfunnstjeneste, og setter stor pris på alle innspill! Personalsjefene har sørget for at samfunnstjenester kalles inn, og at det alltid er nok folk på jobb. De har også tatt ansvar for at alle som kalles inn får informasjon om hva de skal gjøre dersom de blir syke, eller må i karantene. LinTicket-sjef Aurora har denne høsten fortsatt utviklingen av LinTicket for Samfunnet. Sammen med sin assistent Kristine, har hun også sørget for at det sendes ut kontrakter, at problemer med medlemskap løses og at det opprettes arrangementer i LinTicket. Denne høsten har inngang på festkveld blitt litt annerledes enn vanlig; komitémedlemmer på jobb står bak pleksiglass og alle må sette på eget bånd. Ledet av Inngangs KS Guro har inngangskomitéen tatt utfordringene på strak arm. Etter UKA vil Inngang gå over til å bli en del av bodegablokka. Selv om det er trist at de forsvinner fra administrasjonsblokka, tror jeg dette blir bra! Administrasjonsassistent Kjersti har også i høst hatt stålkontroll på alle frivillige; at de har korttilgang og at alle signerer kontraktene. For å avlaste LinTicket har hun nå også tatt over utsendingen av alle kontrakter. Hun har også bistått der det ellers trengs, og fortsatt å gjøre en administrasjonssjefs jobb enklere. IT-sjef Tord, har som vanlig besvart alle ITrelaterte spørsmål Samfunnets frivillige måtte ha. I høst har han også begynt jobben med å Side 13 av 55

planlegge et nytt IT-oppsett for Samfunnet, noe vi håper kan være på plass tidlig i vår. Medlemstall Per 18.10.2020 har Studentsamfunnet i Ås 1986 medlemmer, hvorav 40 er internasjonale medlemmer. Noe som utgjør 35% av NMBUs studenter. Dette er en nedgang i medlemstall fra i vår, men med det reduserte festtilbudet som er nå som følge av restriksjoner, ser Samfunnsstyret seg likevel fornøyd med at så mange har lyst til å være en del av Studentsamfunnet i Ås. Takk! Tusen takk til alle KSer og komitésjefer i administrasjonsblokka! Alle timene, alt engasjementet og deres gode humør settes utrolig stor pris på! Til slutt vil jeg si takk for den tilliten Generalforsamlingen ga meg for ett år siden. Takk også til Samfunnsstyret 2020, som har trosset omstendighetene og gjort dette til et fantastisk år! Til neste administrasjonssjef; masse lykke til i det kommende året.

Sigrid Fause Lian, Administrasjonssjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2020

Side 14 av 55

Rapport fra Arrangementssjef Ruben Rygh Ærede Generalforsamling! Arrangementsblokka består per i dag av følgende komitésjefer: Arrangementsassistent: Synne H. Tande-Petersen KS Aktuelt: Tuva Todnem Lund KS Aktivitet: Even August Bremnes Stokke I tillegg består blokka av arrangementskomitéen på 7, aktueltkomitéen på 6 og quizkomitéen på 4.

Året som har gått Året 2020 skulle vise seg å bli noe annerledes enn hva vi først hadde sett for oss. Den 12. mars ble det besluttet å stenge ned Samfunnet for det vi trodde skulle bli en kort periode. Det skulle imidlertid vise seg å ta i underkant av 5 måneder før vi fikk åpne huset igjen med strenge begrensninger, første dag i fadderuka denne høsten. Det var en langvarig og vrien kabal som måtte løses før vi i det heletatt fikk åpnet dørene på en forsvarlig måte. Jeg er stolt og takknemlig for å ha fått jobbe med hardtarbeidende, løsningsorienterte og smarte folk i både komitéene og styret. Maksbegrensning på 200 personer, sittende servering og kohorter har blitt den nye normen for Thorvald og Tora denne høsten. Vi valgte å slippe semesterprogrammet i to omganger denne høsten slik at vi skulle få større fleksibilitet i tilfelle reglene skulle løses opp. Høstens foreningsrevyer ble dessverre også blitt lagt på is. En maksbegrensning på 200 personer har også ført til et strammere arrangementsbudsjett. Det jobbes allikevel hardt med å lage et knallbra tilbud til neste vår, til tross for et noe mindre økonomisk spillerom.

Det var viktig for oss å inkludere nye studenter så godt som mulig under fadderuka. Vi startet fadderuka med 3 show av mr. Bourrelle, og kjørte blant annet graskursene som kinoformat. Jeg rette en spesielt stor takk til alle lag, foreninger og organisasjoner som med kreativitet og pågangsmot filmet inn og sendte inn filmer midt i fellesferien. Av spesielle hendelser denne våren vil jeg nevne den verdige feiringen vi fikk til i anledning Aud.Max. sitt 50-årsjubileum. Studentstorbandet skal også ha stor honør for å levere et knallbra show under semesterkickoff når artister må vike av Koronahensyn. Våren som kommer Når du leser dette vil store deler av semesterprogrammet for våren allerede være klart. Denne våren vil vi igjen starte opp med foreningsrevyer, noe som jeg personlig ser veldig frem til. Intimkonserter med kor kan igjen innta semesterprogrammet nå som Café Klubben nå styres av Samfunnet. Sprellfestivalen står igjen for tur, og i år jobbes det med å utvikle festivalen slik at den løfter seg enda noen hakk. Korona vil nødvendigvis også sette sitt preg på våren, men nå har vi etter hvert fått god er faring med arrangementsavvikling under pandemi. Denne erfaringen vil vi ta med oss videre samtidig som vi hele tiden jobber for å tilpasse samfunnets arrangementer denne nye hverdagen. Om du ønsker å være med på å utvikle samfunnets tilbud håper jeg du søker arrangement, enten som komitémedlem eller Arrangementssjef! Tusen takk til alle som har stått på dette året slik at vi har kunnet fortsette å ha et bredt, engasjerende og godt tilbud her på huset. Det være seg mine gode KSer, komitémedlemmer, samfunnstjenester, eksterne lag og foreninger Side 15 av 55

og ikke minst styret. Uten deres innsatts ville vi ikke hatt Norges desidert beste studentsamfunn! Avslutningsvis vil jeg takke for tillitten dere viste meg ved å velge meg inn som arrangementssjef for et år siden. Dette året ville jeg aldri ha vært foruten. Tusen takk!

Ruben Rygh, Arrangementsjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2020

Side 16 av 55

Rapport fra Markedsføringssjef Solveig Borkenhagen Ærede Generalforsamling! Markedsføringsblokka våren 2020 Markedsføringsassistent: Oline Brekke Film & Foto KS: Cornelia Aasuldsen Rekrutteringssjef: Jenny Sofie Dragland Inkluderingssjef: Lise Benette Hovd Arbeid i Markedsføringsblokka Den største utfordringen når det gjelder markedsføring denne høsten har vært å rekruttere medlemmer i samme skala som vi pleier. Det er spesielt vanskelig når man ikke kan møte alle nye studenter, snakke med dem og vise dem rundt på Samfunnet. Selv om vi ikke fikk den samme enorme bølgen av nye medlemmer den første helgen i fadderuka, så har medlemstallene fortsatte å øke helt fram til midten av september, og det virker som de fleste har fått med seg hvorfor man bør være medlem av Samfunnet. Markedsføringsassist Oline og resten av hennes komité har jobbet på for at alt skal komme tydelig fram og få sin plass på sosiale medier og nettsiden. Det har vært mye informasjon og nye regler som må formidles, så dette har ikke vært en lett kabal å få til å gå opp dette semesteret. Film- og fotokomitéen med Cornelia i spissen har nå jobbet på tvers av Samfunnet og UKA i Ås, noe som er en utrolig stor fordel. Dette gir gode muligheter til å dele erfaringer og å bygge opp en komité med mange dyktige folk!

dobbeltarbeid. Det vil være mer hensiktsmessig å ha en komité som da kan jobbe mer strategisk og lage langsiktige planer for rekruttering av nye medlemmer, komitémedlemmer og styremedlemmer, samtidig som de sørger for inkludering og jobber mot internasjonale medlemmer. Det var utrolig morsomt å få tillitten til å sitte som markedsføringssjef et halvt år til, og nå er jeg veldig klar for å la noen andre ta over! Jeg er veldig spent på å se hva man kan få til framover. Tusen takk til KSene og komitémedlemmene i markedsføringsblokka for at dere har gjort arbeidet mitt til en drøm, stå på videre og hold engasjementet oppe!

Solveig Borkenhagen, Markedsføringssjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2019/2020

Rekrutteringssjef Jenny og inkluderingssjef Lise har allerede jobbet litt sammen for å tenke ut nye måter å rekruttere og engasjere både nye og gamle studenter på. Framover vil man gå over til en komité som jobber sammen om både rekruttering og inkludering, for å redusere Side 17 av 55

Rapport fra Konsertsjef Marie Hellan Iversen Ærede generalforsamling!

konsertblokka et løft og at det er bærekraftig, både med tanke på at utstyr får det vedlikeholdet som behøves, og med tanke på at komitémedlemmer

får

den

nødvendige

Høsten 2020 startet på ingen måte som

opplæringen slik at utskiftninger ikke ødelegger

planlagt. Vi hadde booket konserter til både

kontinuiteten i blokka.

fadderuka og semesterkickoff, men ingen av delene ble noe av. Heldigvis fikk vi flyttet Kakkmaddafakka-konserten fra Høst-Kickoff 2020 til Vår-Kickoff 2021, og krysser fingrene for at det er gjennomførbart. Det hadde vært

Konsertsjef-rollen har i løpet av året fått mer ansvar for å sette seg inn i søknadsordninger, slik at det finnes en god oversikt over hvem og hva man kan søke støtte til om utstyr og vedlikehold.

rått! Høsten har likevel vært innholdsrik, og jeg vil spesielt trekke fram stemningen i Festsalen som

Jeg

vil

gjerne

takke

komitésjefene

noe svært positivt. Lys og Disco har på kort

Konsertblokka for innsatsen de har lagt inn tross

varsel klart å lage veldig god stemning i

kjipe valg og usikre tider: Olav Arntsen (Lyd), Ida

Festsalen, på tross av at alle gjestene må sitte

Børve Smith (Lys), Julia Helena Navdahl (Disco),

ved bordene sine.

og Jenny Skjermo Telstad (Artist&Booking). Tusen takk for at dere har gjort dette vervet helt

Konsertblokka har, som alle andre, blitt hardt

fantastisk!

rammet av Corona. Planlagte konserter og arrangementer har enten blitt avlyst eller

Status Konsertblokka Høst 2020

gjennomført på en helt annen måte. Jeg vil

I skrivende stund er det fire komitéer tilknyttet

skryte av og takke alle i konsertblokka for det vi

Konsertblokka:

har fått til på tross av restriksjonene. De har alle sammen fått mange beskjeder på kort varsel og

Lyd (22 komitémedlemmer)

vendt seg til nye rutiner raskt.

Lys (21 komitémedlemmer)

I høst har det skjedd noen strukturelle

Disco (4 komitémedlemmer)

endringer i Konsertblokka. Vi har ansatt to nye

Artist&Booking (2 komitémedlemmer)

KS-er; KS Lyd Personal og KS Lys Personal. Dette er for å sørge for at alle i blokka skal få

Til slutt vil jeg takke Generalforsamlingen for

tilstrekkelig opplæring, i tillegg til at de sittende

tilliten dere ga meg for et år siden. Jeg har hatt

KS-ene kan fokusere mer på vedlikehold og

en enorm læringskurve i dette vervet og er

innkjøp av utstyr. Vi tror dette vil gi

takknemlig for tiden jeg har fått med resten av Samfunnsstyret. Side 18 av 55

Til alle dere som vurderer å stille til valg: Gjør det! Dere kommer ikke til å angre.

Marie Hellan Iversen, Konsertsjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2020

Side 19 av 55

5.2 Hus- og Finansstyret Hus- og finansstyret består av medlemmer som er valgt inn på generalforsamlingen, både som direkte representanter (eksterne representanter og studentrepresentant) og i kraft av sin stilling som ledere for organer og styrer på Samfunnet. Administrasjonssjef er sekretariat for Hus- og finansstyret. Under følger en oversikt over medlemmer gjennom 2020. Vår 2020

Høst 2020

Styrets leder/ ekstern representant

Lars B. Raaen

Inger Johanne H. Sveen

Nestleder /ekstern representant

Inger Johanne H. Sveen

Lars B. Raaen

Studentrepresentant

Ane N. Magnussen

Oscar Mork

Ekstern representant

Espen E. Syljuåsen

Leder av Samfunnsstyret

Oscar Mork

Maylinn Dramstad

UKEsjef

Fimke F. Pijfers

Leder av Næringslivsutvalget

Lars Jetmund S. Engsæth

Redaktør Tuntreet

Anne Tove G. Våge

Herman B. Hagen

Hus- og finansstyret byttet våren 2020 navn fra Kjernestyret tilbake til sitt opprinnelige navn, Hus- og Finansstyret. Hus- og finans er øverste myndighet ved Studentsamfunnet i Ås mellom generalforsamlinger og skal jobbe strategisk for å sikre en sunn og langsiktig forvaltning av Studentsamfunnet, dets økonomi og faste eiendom i henhold til vedtatt strategi. Hus- og finansstyret har et særskilt ansvar for å gjøre strategiske vurderinger, i samarbeid med øvrige styrer og organer. Kjernestyret har så langt i 2020 avholdt 10 møter og behandlet 37 saker. Siden vårens GF har de viktigste sakene omhandlet aktivitet på Samfunnet i lys av koronapandemien, samt økonomiske forhold og beredskap knyttet til dette. Her har perspektivet endret seg, som for resten av samfunnet rundt oss, fra å stoppe alt av aktivitet til å prøve å vende tilbake til en noe mer normal tilstand med mest mulig aktivitet og studentvelferd innenfor smittevernmessig forsvarlige rammer. Det har vært mye jobb for styrer, organer og frivillige å endre på planer, men vi opplever at dette er håndtert på en god måte og at medlemmer og studenter har hatt et godt og trygt aktivitetstilbud til tross for de forholdsregler som må tas. At Studentsamfunnet greier å ha et aktivitetstilbud og at vi greier å holde frivilligheten i gang på huset er utrolig viktig for både studentvelferd og for å holde på kunnskapen hos de frivillige.

Side 20 av 55

2020 skulle være året da Samfunnet fikk testet ut ny serveringsavtale med SiÅs. Så langt har det vært begrenset med praktisk erfaring med ny avtale, og vi ser frem imot å kunne evaluere dette etter høstsemesteret er over. På generalforsamlingen våren 2020 endret også styret sin sammensetning, og gikk fra tre til fem eksterne representanter, hvorav den ene skal oppnevnes av styret selv (i praksis betyr dette at det er styret som foreslår representanten, mens GF godkjenner). Dette gjøres samtidig som styrelederne på Samfunnet går sammen i et eget lederforum for å diskutere den daglige drifta på Samfunnet. Målet er å ta Samfunnet enda et skritt videre mot målene i strategien for 2025. Hus- og finansstyret har siden 2018 vært direkte representert i Drifts- og vedlikeholdsutvalget (DVU). Aktiviteten i DVU i driftsåret 2020 har vært stor, tross koronapandemien. Eksemplene på mer "usynlige" tiltak er mange, men fokuset har vært særlig retta mot å oppgradere og fornye elanlegget etter rådende krav. I tillegg har pergolaen blitt ferdigstilt med lys og varme, Samfunnsbygningens opprinnelige teakvinduer har blitt renovert, Sitter-veggen og belysningen under vindeltrappa utenfor Festsalen er endelig utført, og opprustning av fasaden er igangsatt. Takket være smart bruk av penger og lokal arbeidskraft, har DVU spart inn 200.000 kroner som har blitt øremerket estetiske løft innvendig i bygningen. Arbeidet ledes av nestleder, Erik Sand, og påbegynnes etter UKAs slutt. Utvalget ledes av Halvor Holtestaul og Studentsamfunnet er representert ved Erik Sand, Anders Halsvik Sandnes, og Lars B. Raaen (SiÅs) En viktig funksjon som ligger til Hus- og finansstyret er investeringer over kr. 15 000. Det har siden forrige generalforsamling ikke blitt behandlet søknader eller bevilget midler til slike investeringer. Imidlertid har lyskomiteen tatt et initiativ for å oppdatere utstyret for lys på huset. Dette er en sak som styret har til behandling.

På vegne av Hus- og finansstyret Inger Johanne H. Sveen Styreleder

Side 21 av 55

5.3 UKA i Ås Ærede generalforsamling!

Høsten og UKA i Ås 2020 har ikke blitt helt slik som vi så for oss. Da Norge stengte ned og miniUKA ble avlyst hadde vi tro på at UKA i Ås 2020 kunne bli arrangert som normalt. Etter hvert skjønte vi at sannsynligheten for det ble mindre og mindre, og vi begynte å diskutere hva vi skulle gjøre. Alternativene vi diskuterte var å gjennomføre festivalen høsten 2020 eller utsette den til våren 2021. Det var aldri et alternativ å avlyse, da vi vet hvor viktig UKA i Ås er for studentene, universitetet, Ås og ikke minst alle de frivillige som har lagt ned så vanvittig mange timer i festivalen. I samråd med alle komitésjefene bestemte UKEstyret seg for å arrangere UKA i Ås høsten 2020, og heller tilpasse oss de føringene og restriksjonene som myndighetene kom med.

Før sommeren hadde vi håp om at myndighetene kom til å åpne for enda større folkemengder, men i august ble det klart at det ble en festival med maks 200 deltakere per arrangement. Vi begynte derfor å diskutere mulighetene for å dele Samfunnet opp i flere deler for å gi et tilbud til enda flere studenter. Dette var en intens periode der komitésjefene våre jobbet veldig hardt og mye, men belønningen kom da vi fikk godkjenning til å dele huset i tre og dermed gi et tilbud til 600 studenter på festkvelder. Dette var avgjørende for at vi kunne lage en så stor og bra festival som vi håpet på.

En konsekvens av usikkerheten rundt festivalen var at vi måtte avvente lengre enn planlagt med å slippe programmet og artistene. Det var mange brikker som måtte falle på plass, spesielt etter at tredelingen ble godkjent. Vi håper dere har forståelse for det, selv om vi vet at det var kjedelig å måtte vente så lenge.

Selv om det har vært mye fokus på Covid-19 og smittevern har vi også kunnet jobbe med andre ting. På generalforsamlingen høsten 2019 fastsatte vi noen mål for UKA i Ås 2020. Disse vil vi gå nøyere gjennom på generalforsamlingen våren 2021, men jeg ønsker likevel å si noe om hvordan vi ligger an nå. Et av målene var å redusere festivalens klimaavtrykk. I år har teltene våre fått varme fra elektrisk fyring, altså har vi ikke brukt dieselaggregat som tidligere UKER. Det endelige klimaregnskapet skal være klart våren 2021. Vi har også fått til et bredt serveringstilbud med tanke på allergier og preferanser og gitt et økt tilbud til de mellom 18 og 20 år. Det har blitt hentet mye inspirasjon fra tidligere UKER og vi håper at alle de frivillige har det fint og ser verdien av deres innsats for festivalen og studentvelferden. Økt besøkstall er litt vanskelig å oppnå under en pandemi, men vi er svært fornøyde med å ha solgt ut alle konserter og revyvisninger, i tillegg til nesten alle festkveldene.

Det er vanskelig å si noe om hvordan økonomien ser ut helt enda. I august fikk UKA i Ås 2020 et nytt overskuddskrav fra Hus- og finansstyret på 300 000 kroner. På den siste budsjettrunden før UKA ble det dermed kuttet veldig mye i kostnader i håp om å nå dette. Sponsorinntektene har heldigvis gått bedre enn fryktet og salgsinntektene ser lovende ut, så vi krysser fingrene for at det går bra. Vi mottok også 657 811 kr fra Lotteri- og stiftelsestilsynet som kompensasjon for miniUKA.

Side 22 av 55

I skrivende stund har UKA i Ås 2020 gått nærmest knirkefritt. Gjestene har vært veldig flinke til å følge smittevernsreglene og funksjonærene på jobb er flinke til å håndheve de. Vi er utrolig takknemlige for all støtten og alle tilbakemeldingene vi har fått, både ris og ros. Det er rørende å se at så mange bryr seg så mye om UKA i Ås, fra studenter til universitetsansatte og lokalbefolkning. Vi håper og tror at resten av festivalen vil gå like bra.

Jeg vil også rette en spesielt stor takk til alle de frivillige. Alle funksjonærer, NKer og komitésjefer – det er dere som gjør det mulig å lage UKA i Ås! Tusen takk for at dere har stått på dag og natt og lagt ned utallige timer for å sette planene og drømmene ut i livet. Vi håper dere har kost dere under UKA i Ås 2020, både på arrangementer og på jobb.

På vegne av hele UKEstyret, Fimke F. Pijfers UKEsjef for UKA i Ås 2020

Side 23 av 55

5.4 Næringslivsutvalget ved NMBU Ærede Generalforsamling! Styret høsten 2020 består av: Leder

Lars Jetmund Svartis Engesæth

Administrasjonsansvarlig

Anna Syrstad

Karrieredagsansvarlig

Synnøve Vonen Kvaal

Påtroppende karrieredagsansvarlig

Emilie Giltvedt Langeland

Arrangementsansvarlig

Clara Nilsson Moseby

Sponsoransvarlig

Johannes Voll

Markedsføringsansvarlig

Kristoffer Pinheiro

Karrieredagen 2020 Karrieredagen ble arrangert 14. oktober. Vi besluttet i mai å arrangere Karrieredagen digitalt for å forsikre oss om at COVID-19 ikke ville skape for mye trøbbel for oss i gjennomføringen. I år deltok 43 bedrifter, som er en reduksjon fra tidligere år med rundt 60-70 bedrifter. Vi er likevel fornøyd med antallet, gitt omstendighetene som COVID-19 medfører. Mange bedrifter har redusert rekruttering og markedsføring som følge av ansettelsesstopp eller økonomiske trengsel. Alt i alt synes Næringslivsutvalget at Karrieredagen 2020 var et vellykket arrangement. Tilbakemeldingene fra studenter og næringsliv har hovedsakelig vært gode, men vi tar gjerne imot flere innspill. I forkant av Karrieredagen ble det arrangert CV-fotografering med fotokomiteen til Samfunnet og et kurs i forberedelse til digital Karrieredag i samarbeid med Karriereveileder ved NMBU. Andre arrangementer Næringslivsutvalget ønsker å utvide sitt tilbud ved å arrangere flere mindre arrangementer som supplement til Karrieredagen og Næringslivsdagen. Dette året har mye blitt utsatt eller avlyst i påvente av muligheter for å arrangere disse arrangementene fysisk. Næringslivet gir inntrykk av at relasjoner bygges bedre fysisk og ønsker også derfor, så langt det er mulig, å ha sine arrangementer fysisk. Næringslivsutvalget har denne høsten arrangert “Hvordan redde verden litt?” i samarbeid med NITO og “Jobbsøk på 1-2-3” med Karriereveileder NMBU, og skal arrangere “Fra studier til jobb - hva nå?” med Tekna. Karrierefondet Karrierefondet består av 15% av fjorårets overskudd til Næringslivsutvalget. I løpet av 2020 har det så langt blitt delt ut 50 000 kr av 194 000 kr til karrierefremmende aktiviteter for studenter ved NMBU. Forrige frist for å søke karrierefondsmidler for høsten 2020 gikk ut 20. september. Neste frist er 20. november. Midlene som ikke deles ut er øremerket Samfunnsbygningen. Retningslinjer, søknadskjema og tidligere tildelinger er tilgjengelig på www.nunmbu.no

Side 24 av 55

Sponsorarbeid I slutten av 2019 fornyet Næringslivsutvalget samarbeidsavtalen med Tekna NMBU, og signerte avtale med NITO NMBU. Vi har dette året forsøkt å møte forventningene deres etter beste evne i en situasjon der vi har vært tvunget til å avlyse mye aktivitet. Vi er glade for å ha samarbeidet med fagorganisasjonene som tilbyr mange goder til studentene ved NMBU. Det ble vedtatt på vårens GF at Sponsorteamet skal ledes av Sponsoransvarlig i Næringslivsutvalget. Her jobbes det med å koordinere sponsorarbeidet som utføres av alle organene ved Studentsamfunnet på best mulig måte. Klima På grunn av begrenset aktivitet er det lite å rapportere rundt klima og forbruk. I våre prosesser forsøker vi å legge merke til områder som gir grunnlag for store utslipp og diskuterer måter å omgå dette på. Karrieredagen var digital, og hadde i den sammenheng bare utslipp i strømforbruk, uten at vi kan si noe meningsfullt om dette tallet enda. Vi avventer videre resultatene fra klimaregnskapet for å identifisere områder vi kan forbedre oss på.

På vegne av styret i Næringslivsutvalget, Lars Jetmund Svartis Engesæth, Leder av Næringslivsutvalget ved NMBU 2020

Side 25 av 55

5.5 Tuntreet Ærede Generalforsamling! Redaksjonen Tuntreet-redaksjonen består i dag av 33 kontraktfestede personer (inkludert redaktører). I tillegg til de kontraktfestede komitémedlemmene jobber noen også frilans. Det har nylig vært en nokså stor utskifting i flere deler av redaksjonen. De ansvarlige personene høsten 2020 er: Ansvarlig redaktør: Herman Bjørnson Hagen Journalistredaktør: Guro Størdal Layoutansvarlig: Andrea Øverland Skagsoset Fotoansvarlig: Nathalie Genevieve Bjørneby Oversettingsansvarlig: Kaja Mie Botnen Korrekturansvarlig: Kristin Gilboe Økonomi og annonser Trykkerikostnader står for størsteparten av Tuntreets kostnader. Kostnader knyttet til lisenser, domene og nettside står også for en del av kostnadene. I tillegg kommer kostanden for sosiale arrangementer for redaksjonen. I 2020 har vi også brukt noe på effekter til redaksjonen. Inntekten til Tuntreet kommer fra annonsering. Vi har hatt en fast annonse på en halv side samt diverse enkeltannonser. UKA har også solgt inn noen annonser til Tuntreet i sitt sponsorarbeid. I tillegg til annonseinntekter får også Tuntreet støtte fra NMBU. Opplag Tuntreet kommer ut fem ganger i semesteret, vanligvis hver tredje uke. Avisa har per i dag et opplag på 800 norske- og 50 engelske eksemplarer. Det engelske opplaget er midlertidig redusert grunnet færre internasjonale studenter på NMBU dette året. Opplaget lå på 800 norske og 200 engelske før koronakrisa. Tuntreet nr. 4 og 5 ble kun utgitt digitalt grunnet nedstenging av campus. Nett og sosiale medier I tillegg til den fysiske utgaven kan du lese hele Tuntreet på nett på https://issuu.com/tuntreet. Vi driver også nettsiden https://tuntreet.org. Her blir det publisert et utvalg av saker fra avisa, i tillegg blir det noen ganger publisert innlegg o.l. som kommer inn utenfor den normale publiseringsplanen. For tiden ser vi også på muligheter for en engelsk versjon av nettsiden, så internasjonale studenter også inkluderes bedre digitalt. Vi har ambisjoner om å generelt forbedre nettsiden og den digitale utgaven, men hvordan dette skal gjøres er fortsatt i diskusjonsfasen. Vår nett-distributør, Annlaug Pijfers, jobber for å gjøre Tuntreet mer aktivt på nett og forbedre Tuntreets tilstedeværelse og utrykk i sosiale medier. Selv den gamle studentavisa innser at vi lever i den digitale tidsalder! Takk!

Side 26 av 55

Først vil jeg gjerne takke hele redaksjonen for en utrolig fin tid som redaktør. Det har vært et spesielt år, og jeg er veldig stolt over at vi klarte å produsere Tuntreet, selv når hele samfunnet stengte ned. Jeg håper mange har fått glede av avisa gjennom denne tiden. Jeg vil gjerne også takke mine medredaktører, Anne Tove og Guro, dere er utrolig flinke! Avslutningsvis vil jeg ønske Guro og den nyvalgte redaktøren lykke til videre med Tuntreet i 2021.

Herman Bjørnson Hagen, Ansvarlig redaktør, Tuntreet, høsten 2020

Redaktørene høsten 2020

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar saken til orientering

Side 27 av 55

Sak 6 Strategi for Studentsamfunnet i Ås 6.a Godkjenning av arbeidsprogram for 2021 Studentsamfunnet i Ås sitt arbeidsprogram er kortsiktig mål til den langsiktige strategien som ble vedtatt på Generalforsamling høsten 2019. Arbeidsprogrammet revideres årlig. Hensikten med arbeidsprogrammet er å ha en konkret plan for de prioriteringer som skal gjøres i Studentsamfunnets arbeid det kommende året. Forslaget til arbeidsprogrammet for 2021 er utarbeidet med utgangspunkt i langtidsstrategien vedtatt høsten 2019. Arbeidsprogrammet er et verktøy som skal hjelpe organene ved Studentsamfunnet ed å sikre at utviklingen og driften av huset er i tråd ed den vedtatte langtidsstrategien. -

Mål nådd i 2020, og som ikke krever årlig evaluering, er fjernet fra arbeidsprogrammet.

Målene som er nådd i 2020, men som av ulike årsaker er ønskelige å ta med videre, er reviderte og tas også med i arbeidsprogrammet for 2021.

Nye mål som studentsamfunnet ønsker å oppnå i løpet av 2020, er lagt til i arbeidsprogrammet.

Se vedlegg 1 for Studentsamfunnets arbeidsprogram for 2020, og vedlegg 2 for Studentsamfunnets arbeidsprogram for 2021.

Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godtar arbeidsprogrammet for 2021.

Side 28 av 55

Sak 7 Godkjenning av budsjetter for Studentsamfunnet i Ås for 2021 Kort om avkastningskravene i budsjettet Hus- og Finansstyret fastsetter hvert år avkastningskrav til styrene ved Studentsamfunnet i Ås, jf. vedtektene § 4.1.4. Avkastningskravet settes i prosent og sier hvor stor andel av omsetningen det enkelte styret skal sitte igjen med som overskudd ved årets slutt. I tillegg til at det settes avkastningskrav, er budsjettene til de enkelte styrene også innom Hus- og Finansstyret for godkjenning før de sendes til GF.

Hus- og Finansstyret

Side 29 av 55

Samfunnsstyret

NĂŚringslivsutvalget ved NMBU

Side 30 av 55

Tuntreet

Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner budsjettene for Studentsamfunnet i Ă…s for 2021

Side 31 av 55

Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister 8.1 Vedtektsendring Forslag 1 (F1): Innsendt av Oscar Mork Endring av § 3.1 Generalforsamling Bakgrunn: Når GF avholdes tidlig på vårhalvåret bruker styret mye tid på å forberede GF, for deretter å fokusere på overlapp med nyvalgte. Forslaget om å flytte dato for GF er for å gi styrene mer tid til å fungere som aktivt styre uten nye styremedlemmer, for på den måten fokusere mer på utvikling og forbedret drift enn overlapp. Overlapp er viktig, men stjeler mye fokus fra andre arbeidsoppgaver som ligger hos styrene. Å flytte vår-GF vil også gjøre det enklere å få kabalen med miniUKA til å gå opp med påskeferier etc. samtidig som økonomi også får bedre tid på seg til å ferdigstille årsregnskapet, og få dette godkjent av revisor. Forslag til endring § 3.1 Generalforsamling Studentsamfunnets høyeste myndighet er Generalforsamlingen (GF). GF avholdes to ganger i året, en gang hvert semester. I vårsemesteret avholdes GF innen utgangen av mars april. I høstsemesteret avholdes GF innen utgangen av oktober i oddetallsår, og innen utgangen av november i partallsår. Hus- og Finansstyrets vurdering Endring av vedtekten vil gi styrene større frihet og fleksibilitet til å avholde Generalforsamling. Planlegging av GF tar mye tid, og store deler av perioden man er valgt inn i tillitsverv går med på å planlegge og gjennomføre GF. Ved å åpne for å avholde GF senere i semesteret gir man styrene mer tid på utvikling og drift av sine respektive organer. Hus- og Finansstyret anbefaler at vedtektsendringen blir vedtatt av Generalforsamlingen.

Side 32 av 55

Forslag 2 (F2): Innsendt av Samfunnsstyret Endring av § 1.2.1 Ordinære medlemmer Bakgrunn: Veterinærhøgskolen flytter snart inn i de nye byggene på campus Ås og mange av studentene fra dette fakultet har allerede flyttet til Ås. Med dette nye fakultet som en del av NMBU campus Ås har vi fått studenter som går et profesjonsstudium (Veterinærmedisin), og dermed har 6årig studietid. Dermed ønskes det å utvide vedtektene til å også omtale muligheten for 6-årig medlemskap Forslag til endring: § 1.2.1 Ordinære medlemmer Enhver som studerer ved NMBU har rett til å bli medlem av Studentsamfunnet. Personer som på annen måte er knyttet til NMBU eller Studentsamfunnet kan få innvilget medlemskap av Samfunnsstyret. Ordinære medlemmer tegner medlemskap for ett, tre eller fem, fem eller seks studieår om gangen, og betaler tilhørende kontingent. Med et studieår menes perioden fra og med august til og med juni. Ordinære medlemmer har tale-, forslags- og stemmerett på Studentsamfunnets Generalforsamling.

Tilleggsvedtak tilhørende F2: Innsendt av Samfunnsstyret Bakgrunn: Det er allerede flere VET studenter som ønsker å benytte seg av Samfunnet, og flere av disse har allerede kjøpt 5 års medlemskap ved Studentsamfunnet. Om vedtektsendringen for 6-årig medlemskap godtas av generalforsamlingen vil disse havne i en skvis. For å gjøre det så rettferdig som mulig bør disse førsteårsstudentene få muligheten til å utvide sitt 5-årige medlemskap til 6-årig medlemskap, mot at de betaler mellomlegget. Forslag til vedtak Førsteårsstudentene på profesjonsstudiet ved Veterinærhøgskolen som har tegnet 5-årig medlemskap får muligheten til å utvide til tilsvarende 6-årig medlemskap av Studentsamfunnet i Ås. Samfunnsstyret setter frist for eventuell utvidelse av medlemskap. Hus- og Finansstyrets vurdering Hus- og Finansstyret stiller seg bak forslaget til vedtak, samt tilleggsforslaget.

Side 33 av 55

Sak 9 Orienteringssaker Ingen innkomne saker i henhold til gjeldende frister.

Side 34 av 55

Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter I henhold til Studentsamfunnets vedtekter vil kandidatpresentasjoner bli presentert i eget vedlegg tre dager før Generalforsamlingen.

10.1 Samfunnsstyret 10.2 Tuntreet 10.3 Næringslivsutvalget 10.4 Hus- og Finansstyret 10.5 Valgnemdsmedlemmer Forslag til vedtak Generalforsamlingen har ved avstemning valgt inn følgende kandidater: Samfunnsstyret Bodegasjef: Markedsføringssjef: Administrasjonssjef: Konsertsjef: Arrangementssjef: Tuntreet Redaktør: Næringslivsutvalget ved NMBU Leder: Administrasjonsansvarlig: Side 35 av 55

MarkedsfĂ¸ringsansvarlig: Hus- og Finansstyret: Ekstern representant (fire perioder): Ekstern representant (fire perioder): Ekstern representant (to perioder): Ekstern representant (to perioder): Oppnevnt ekstern representant: Valgnemnda Kandidat 1: Kandidat 2:

Side 36 av 55

Sak 11 Eventuelt Saker som Ă¸nskes behandlet under sak 11 mĂĽ leveres mĂ¸teledelsen skriftlig innen Generalforsamlingens start.

Side 37 av 55

Vedlegg 1 – Nåværende arbeidsprogram for Studentsamfunnet i Ås (2020)

Strategi 2025 - for Studentsamfunnet i Ås 1. Formålsparagraf Studentsamfunnet i Ås har til formål å fremme et godt kameratslig samvær mellom medlemmene sine. Ved foredrag, ordskifte og underholdning skal det virke til glede og utvikling for disse.

2. Studentsamfunnets overordnede mål Studentsamfunnet i Ås skal være et attraktivt tilbud og et naturlig samlingssted for alle studenter tilsluttet NMBU generelt og for Samfunnets medlemmer spesielt.

Studentsamfunnet skal etterstrebe å tilby de aktiviteter og tilbud som studentene ønsker, og jobbe for å være et naturlig samlingspunkt for NMBU-studenter, studentforeninger, akademiske foreninger og møter, til hverdag og fest.

Studentsamfunnet i Ås skal være et positivt bidrag til lokalsamfunnet i Ås og til universitetet.

Alle studenter ved NMBU skal ha de samme muligheter for å kunne ta del i aktiviteter og bli en del av Studentsamfunnet i Ås sin rikholdige og stolte historie. Studentsamfunnet skal opptre partipolitisk nøytralt, og skal jobbe for å supplere studentenes utdannelse med kurs, foredrag, debatt og muligheter for personlig utvikling gjennom forskjellige arrangementer og gjennom arbeidet i styrer og komiteer.

Frivilligheten og Huset er hjertet av Studentsamfunnet i Ås. Studentsamfunnet i Ås skal driftes av, med og for studentene, med utviklingen av Samfunnet og tilbudet til dagens og fremtidens studenter som fremste mål.

Studentsamfunnet i Ås arrangerer UKA, Norges lengste kulturfestival, annethvert år, og skal formidle Studentsamfunnets gjøren og laden til studentene gjennom Tuntreet og andre egnede medium. Studentsamfunnet skal jobbe for å gjøre Samfunnet og NMBU-studentene kjent for arbeidsgivere og sponsorer gjennom arbeidet til Næringslivsutvalget. Samfunnsstyret har det overordnede ansvaret for den daglige drifta av Studentsamfunnet.

3. Strategi for Studentsamfunnet i Ås → 2025 Strategien er bygd opp rundt sju strategiske hovedpunkter som hver for seg er viktige for drift og utvikling av Studentsamfunnet i Ås.

Side 38 av 55

Aktivitet/Tilbud Studentsamfunnet i Ås bør jobbe videre med å utnytte de gulvarealer vi har maksimalt, og skape en større bredde i tilbudet.

Langsiktige mål: Innen 2025 er 90% av bruksarealet i bruk hver dag. Innen 2025 er Café Klubben en naturlig møteplass på dagtid, med lunsjtilbud og pubvirksomhet, som er åpent hver dag. Studentsamfunnet driver Café Klubben selv. Det skal være 100 000 gjester inne på Studentsamfunnets arrangementer i løpet av en toårsperiode. Dette deler vi inn i følgende undermål: a) Normal kapasitet på hele huset når det er konsert i Aud. Max er 1500 gjester (2019). Kapasiteten i 2025 skal være 1800. b) På festkvelder der hele Samfunnsbygningen (alt utenom Aud.Max.) er åpen skal det være min. 800 gjester (fullt hus) på 80% av alle arrangementer i løpet av semesteret. Samfunnsbygningen skal være åpent for konsert eller fest minimum to lørdager per semester. Studentsamfunnet skal selv stå for arrangeringen av alle studentrettede arrangementer på Samfunnet som har servering og/eller inngangspenger. Det skal være salg av mat til sultne studenter og ikke minst til frivillige hver dag Samfunnet er åpent. Dette inkluderer et middagstilbud og salg av mat på festkvelder.

Medlemmer Herunder medlemstall, medlemsfordeler, samfunnstjeneste. Samfunnstjeneste er helt avgjørende for at Studentsamfunnet skal gå rundt og systemene rundt dette må prioriteres. Fokus på rekruttering av førsteklassinger og rettferdig samfunnstjeneste-avvikling er viktig.

Langsiktige mål: Per 2025 skal medlemstallet være på minimum 40 % av studentmassen ved NMBU. a) Medlemstallet måles pr 01.07 hvert år (per skoleår) og rapporteres på hver Generalforsamling. Medlemstallet måles opp mot studenttallet fra 15. september foregående år. b) Av førsteklassingene skal minimum 60 % være medlem. Side 39 av 55

Ha et system for samfunnstjenester som dekker Studentsamfunnets behov og er akseptert av medlemmene. a) For å gjøre det mer tiltrekkende å være medlem for folk som ikke nødvendigvis benytter seg av festtilbudet på huset skal det være mulighet for medlemmer å avtjene sin samfunnstjeneste på andre arrangementer enn festkvelder. Medlemmer skal ha maksimalt én samfunnstjeneste på festkveld i løpet av et skoleår. b) Medlemsfordelene skal evalueres årlig.

Frivillige De frivillige i denne sammenheng er styremedlemmer, KS-er, komitemedlemmer og assistenter. De frivillige skal ha tydelige fordeler. Kursing og kulturbygging skal være sentralt. Samtidig er det viktig å holde kontroll på kostnadene knyttet til godene til de frivillige, samt sørge for at disse er rettferdige.

Langsiktige mål: For å øke kompetansen og sikre eierskap til sitt verv, skal alle frivillige få en bred innføring i Studentsamfunnet i Ås, der historie, organisering, økonomi og arbeidsfordeling blir forklart. Hus- og Finansstyret arrangerer ett innføringskurs per semester, hvor alle nyvalgte og nyansatte oppfordres sterkt til å delta. Godene for frivillige skal revideres periodisk, i 2020, 2022 og 2024, herunder: a) Gjennomgang av antall komitemedlemmer/mottakere av goder per komite/blokk/organ. b) Avstemme kost/nytte ved goder for frivillige. Alle frivillige med lederansvar skal få tilbud om et kurs som er relevant for sitt frivillige verv.

Økonomi Studentsamfunnets økonomi har de siste årene hatt en sterk og positiv utvikling. Samtidig har vi et betydelig behov for å bruke midler på utvikling og investeringer. Det er mye penger i omløp og det er viktig at midlene brukes fornuftig og at man har et langsiktig perspektiv.

Langsiktige mål: Studentsamfunnet i Ås (hele organisasjonen) skal ha en resultatgrad på 4 %, målt som et snitt over en toårsperiode (UKEår og ikke UKEår). UKA i Ås skal i større grad brukes som sponsorarena. Studentsamfunnet i Ås skal ha to faste hovedsponsorer.

Side 40 av 55

Det fysiske bygget Bygningsmassen som huser Studentsamfunnet i Ås er en verdifull ressurs som eies og drives i samarbeid med andre aktører. Bygningen må være i stand til å huse et bredt spekter av aktiviteter med vidt forskjellige behov, og det er behov for å utnytte husets kapasitet godt. Studentsamfunnet i Ås må sørge for å ha økonomisk spillerom til å gjøre nødvendig vedlikehold og oppgraderinger i samarbeid med NMBU og andre relevante aktører.

Langsiktige mål: Det skal eksistere en prioritert vedlikeholds- og utviklingsplan for bygningsmassen, og Hus- og Finansstyret skal årlig spille inn tiltak til Drifts- og vedlikeholdsutvalget (DVU) basert på Studentsamfunnets bygningsmessige behov. Hus- og Finansstyret skal oppfordre DVU til å gjennomføre et større prosjekt hvert år, som skal være et synlig bevis på at det investeres i bygget. Bygge om terrassen over Anton Hjeltnes til vinterhage. Man skal ha et elektronisk låsesystem på alle dører. Det skal finnes et sosialt tilholdssted beregnet på de frivillige og tillitsvalgte på huset.

Samarbeidspartnere Gode samarbeidspartnere er viktig for kunne drive Studentsamfunnet både med hensyn på det økonomiske og den operasjonelle driften.

Langsiktige mål: Studentsamfunnet i Ås skal ha et nært og godt samarbeid med NMBU. Studentsamfunnet i Ås skal ha et nært og godt samarbeid med SiÅs. Studentsamfunnet i Ås skal ha et nært og godt samarbeid med Ås kommune. Organisasjoner, lag og foreninger skal ha sterk tilhørighet til Studentsamfunnet i Ås. a) Samfunnet skal være et naturlig sted for organisasjoner, lag og foreninger å leie/låne lokaler til sine arrangementer. b) Studentsamfunnet skal være en attraktiv medarrangør for lag, organisasjoner og foreninger uten direkte tilknytning til huset.

Side 41 av 55

Organisasjonsutvikling De forskjellige delene av organisasjonen har klart definerte roller. Organisasjonsutvikling handler i denne sammenheng om struktur, samarbeid og oppgavefordeling, samt forbedringer.

Langsiktige mål: I 2025 har Studentsamfunnet i Ås en ansatt daglig leder. Det er etablert et godt system for overlapp og for overføring av kompetanse og kunnskap fra en innehaver av et verv og til neste. a) Alle avtroppende komitesjefer og styremedlemmer skal produsere et erfaringsskriv/rapport innen 1 måned etter man går av, som skal overdras til neste person i det aktuelle vervet. Det er vanlig at de stillingene som krever det har en overlappingsperiode på ett semester. Man har definert hvilke stillinger og verv som krever dette, og disse stillingene har en definert minimumstid for vervet (for eksempel 1,5 år). Gjennomsnittlig tjenestetid for komitemedlemmer og komitesjefer er på to år. Dette er viktig for å gjøre organisasjonen mer stabil.

4. Arbeidsprogram for 2020 Aktivitet og tilbud: REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL I løpet av 2020 skal Samfunnet være en attraktiv medarrangør som organisasjoner uten direkte tilknytning til huset aktivt oppsøker. Eksempler på slike organisasjoner kan være linjeforeninger, idrettslag, interesseorganisasjoner eller lignende. For å blant annet bidra til inkludering av internasjonale skal det i samråd med ISU og ESN arrangeres minst fem arrangementer myntet direkte på internasjonale studenter. Pergolaen skal i større grad benyttes på festkvelder i månedene april, august og september ved arrangementsavvikling på Studentsamfunnet. Studentsamfunnet i Ås skal ha et bredere tilbud av alkoholfrie leskedrikker i alle barer. Johannes skal ha et utvalg på minst 3 alkoholfrie drinker. Det skal være passive tilbud i minimum ett rom på Studentsamfunnet, utenom Café Klubben som kan benyttes av medlemmer hver dag uavhengig av arrangementer. Side 42 av 55

Det skal i løpet av første måned av vårparallell og midten av høstparallell sendes ut en spørreundersøkelse til medlemmer vedrørende tilbudet ved Samfunnet foregående semester Næringslivsutvalget ved NMBU skal i løpet av 2020 utvikle et nytt inntektsbringende arrangementskonsept. NYE MÅL: Det skal i løpet av 2020 utføres en grundig gjennomgang av rombruken på huset for å optimalisere denne og legge bedre til rette for at flere rom kan brukes samtidig. I løpet av 2020 skal Samfunnsstyret utarbeide et forslag til hvordan Cafeklubben kan driftes av Studentsamfunnet, og vurdere om dette kan være et bedre tilbud for studentene. I 2020 skal 50% av festdeltagerne møte før klokken 22:00 på kvelder det avholdes større arrangementer på huset. Næringslivsutvalget ved NMBU skal ha minst 4 arrangementer per semester i tillegg til Næringslivsdagen og Karrieredagen. Næringslivsutvalget ved NMBU skal tilby attraktive arrangementer for alle studieprogram ved NMBU. Studentsamfunnet skal ha et bevisst miljøfokus blant annet ved å fokusere på bruk av norske, bærekraftige ressurser og råvarer. Studentsamfunnet skal unngå bruk av unødvendig engangsplast og skal i løpet av 2020 lage en praktisk, økonomisk og miljømessig utredning av løsninger som kan erstatte dagens bruk av engangsplast til servering. Studentsamfunnet skal i løpet av 2020 tilby månedlige arrangementer som har som mål å øke miljøbevisstheten blant sine besøkende.

Medlemmer REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I løpet av 2020 skal 40 % av studentmassen være medlem av Studentsamfunnet i Ås. Av førsteklassingene skal 60 % være medlem og av de internasjonale studentene skal 80% være medlem. NYE MÅL:

Side 43 av 55

Det skal i løpet av 2020 utarbeides en vervestrategi for Studentsamfunnet. Spesielt for å tiltrekke seg nye studenter på alle årstrinn ved NMBU. Samfunnsstyret skal i løpet av 2020 kartlegge hvem som benytter seg av tilbudet på huset, for å finne ut om arrangementene treffer hele medlemsmassen. Samfunnet skal i løpet av 2020 gå gjennom arbeidsoppgavene til blokkene for å se hvilke oppgaver som kan gjøres av samfunnstjenester. Dette for å bedre tilbudet til medlemmene rundt bidrag til Studentsamfunnet. I løpet av 2020 skal det utføres en evaluering av medlemsfordelene ved Studentsamfunnet i Ås.

Frivillige REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: De komitémedlemmene som har behov for relevant kursing skal få tilbud om dette i løpet av 2020. Det skal også legges til rette for bedre bruk av interne ressurser og kompetanse ved Studentsamfunnet for kursing. Alle komitemedlemmer skal inviteres, med sterk oppfordring til oppmøte, til innføring i Studentsamfunnet i Ås sin historie, organisering, økonomi og forklart arbeidsfordeling. Formatet på denne historietimen skal i løpet av 2020 revideres. Alle styrene ved Studentsamfunnet i Ås skal i 2020 kartlegge hvor det gjøres dobbeltarbeid og se på muligheten for å slå sammen komitéer, effektivisere drift og redusere antall komitémedlemmer. Dette innebærer også gjennomgang av antall nødvendige medlemmer per komite og blokk hos alle organer. NYE MÅL: Tuntreet skal avholde kurs hvor det leies inn ekstern kompetanse. Tuntreet skal etablere bedre rutiner for opplæring og videreformidling av kunnskap.

Økonomi REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: Hus- og Finansstyret skal i løpet av 2020 gjennomføre tiltak for å øke avkastningen på egenkapital. NYE MÅL: Studentsamfunnet skal i 2020 leie inn regnskapskonsulent som bistand under arbeidet med årsavslutningen for regnskapsåret 2019 for å redusere revisjonskostnadene med 40 %. Side 44 av 55

Tuntreet skal undersøke muligheten for å redusere sine kostnader, for eksempel ved å redusere trykkerikostnader eller lisenskostnader. Tuntreet skal arbeide for å øke mengden ekstern støtte.

Det fysiske bygget NYE MÅL Hus- og Finansstyret skal i løpet av 2020 etablere et forprosjekt for eventuell utvidelse av kapasiteten på Samfunnet. Dette arbeidet bør sees på i sammenheng med opprustningen av Aud.Max til 2024. Studentsamfunnet skal i løpet av 2020 tilrettelegge for kildesortering av papir/papp, mat og glass på hele huset.

Samarbeidspartnere REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I løpet av 2020 skal Næringslivsutvalget ved NMBU skaffe minst én hovedsponsor for Studentsamfunnet. Det skal arbeides for flere mindre sponsorer knyttet mot arrangementer som gir medlemsfordeler til Studentsamfunnet i Ås. I 2020 skal ny serveringsavtale tre i kraft fra 1. januar.

NYE MÅL: I løpet av 2020 skal det etableres et samarbeid med Follo Næringsråd. Tuntreet skal skaffe en langsiktig annonseavtale. Denne skal strekke seg over minst ett år. Sponsorteamet skal gi Studentsamfunnet i Ås en profesjonelt og samlet ansikt utad.

Organisasjonsutvikling REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:

Side 45 av 55

I 2020 skal alle medlemmer og organer ved Studentsamfunnet jobbe for at minst 25 % av medlemmene møter på Generalforsamlingene som avholdes i 2020.

NYE MÅL: Styrene ved Studentsamfunnet i Ås skal finne en måte å belønne lang og tro tjeneste som frivillig engasjert for Studentsamfunnet i Ås. Samfunnsstyret skal i 2020 finne en mer egnet kommunikasjonsplattform som er oversiktlig og lavterskel for bruk blant Studentsamfunnets styrer og komitemedlemmer.

Side 46 av 55

Vedlegg 2 – Nytt arbeidsprogram for Studentsamfunnet i Ås (2021)

Strategi 2025 - for Studentsamfunnet i Ås Formålsparagraf Studentsamfunnet i Ås har til formål å fremme et godt kameratslig samvær mellom medlemmene sine. Ved foredrag, ordskifte og underholdning skal det virke til glede og utvikling for disse.

Studentsamfunnets overordnede mål Studentsamfunnet i Ås skal være et attraktivt tilbud og et naturlig samlingssted for alle studenter tilsluttet NMBU generelt og for Samfunnets medlemmer spesielt.

Studentsamfunnet i Ås skal være et positivt bidrag til lokalsamfunnet i Ås og til universitetet.

Strategi for Studentsamfunnet i Ås → 2025 Strategien er bygd opp rundt sju strategiske hovedpunkter som hver for seg er viktige for drift og utvikling av Studentsamfunnet i Ås.

Side 47 av 55

Aktivitet/Tilbud Studentsamfunnet i Ås bør jobbe videre med å utnytte de gulvarealer vi har maksimalt, og skape en større bredde i tilbudet.

Langsiktige mål: 

Innen 2025 er 90% av bruksarealet i bruk hver dag.



Innen 2025 er Café Klubben en naturlig møteplass på dagtid, med lunsjtilbud og pubvirksomhet, som er åpent hver dag. Studentsamfunnet driver Café Klubben selv.



Det skal være 100 000 gjester inne på Studentsamfunnets arrangementer i løpet av en toårsperiode. Dette deler vi inn i følgende undermål: a) Normal kapasitet på hele huset når det er konsert i Aud. Max er 1500 gjester (2019). Kapasiteten i 2025 skal være 1800. b) På festkvelder der hele Samfunnsbygningen (alt utenom Aud.Max.) er åpen skal det være min. 800 gjester (fullt hus) på 80% av alle arrangementer i løpet av semesteret.



Samfunnsbygningen skal være åpent for konsert eller fest minimum to lørdager per semester.



Studentsamfunnet skal selv stå for arrangeringen av alle studentrettede arrangementer på Samfunnet som har servering og/eller inngangspenger.



Det skal være salg av mat til sultne studenter og ikke minst til frivillige hver dag Samfunnet er åpent. Dette inkluderer et middagstilbud og salg av mat på festkvelder.

Medlemmer Herunder medlemstall, medlemsfordeler og samfunnstjeneste. Samfunnstjeneste er helt avgjørende for at Studentsamfunnet skal gå rundt og systemene rundt dette må prioriteres. Fokus på rekruttering av førsteklassinger og rettferdig samfunnstjeneste-avvikling er viktig.

Langsiktige mål: 

Per 2025 skal medlemstallet være på minimum 40 % av studentmassen ved NMBU. a) Medlemstallet måles pr 01.07 hvert år (per skoleår) og rapporteres på hver Generalforsamling. Medlemstallet måles opp mot studenttallet fra 15. september foregående år. b) Av førsteklassingene skal minimum 60 % være medlem. Side 48 av 55



Langsiktige mål: 

For å øke kompetansen og sikre eierskap til sitt verv, skal alle frivillige få en bred innføring i Studentsamfunnet i Ås, der historie, organisering, økonomi og arbeidsfordeling blir forklart. Hus- og Finansstyret arrangerer ett innføringskurs per semester, hvor alle nyvalgte og nyansatte oppfordres sterkt til å delta.



Godene for frivillige skal revideres periodisk, i 2020, 2022 og 2024, herunder: a) Gjennomgang av antall komitemedlemmer/mottakere av goder per komite/blokk/organ. b) Avstemme kost/nytte ved goder for frivillige.



Alle frivillige med lederansvar skal få tilbud om et kurs som er relevant for sitt frivillige verv.

Langsiktige mål: 

Studentsamfunnet i Ås (hele organisasjonen) skal ha en resultatgrad på 4 %, målt som et snitt over en toårsperiode (UKEår og ikke UKEår).



UKA i Ås skal i større grad brukes som sponsorarena.



Studentsamfunnet i Ås skal ha to faste hovedsponsorer.

Side 49 av 55

Langsiktige mål: 

Det skal eksistere en prioritert vedlikeholds- og utviklingsplan for bygningsmassen, og Hus- og Finansstyret skal årlig spille inn tiltak til Drifts- og vedlikeholdsutvalget (DVU) basert på Studentsamfunnets bygningsmessige behov.



Hus- og Finansstyret skal oppfordre DVU til å gjennomføre et større prosjekt hvert år, som skal være et synlig bevis på at det investeres i bygget.



Bygge om terrassen over Anton Hjeltnes til vinterhage.



Man skal ha et elektronisk låsesystem på alle dører.



Det skal finnes et sosialt tilholdssted beregnet på de frivillige og tillitsvalgte på huset.

Samarbeidspartnere Gode samarbeidspartnere er viktig for kunne drive Studentsamfunnet både med hensyn på det økonomiske og den operasjonelle driften.

Langsiktige mål: 

Studentsamfunnet i Ås skal ha et nært og godt samarbeid med NMBU.



Studentsamfunnet i Ås skal ha et nært og godt samarbeid med SiÅs.



Studentsamfunnet i Ås skal ha et nært og godt samarbeid med Ås kommune.



Organisasjoner, lag og foreninger skal ha sterk tilhørighet til Studentsamfunnet i Ås. a) Samfunnet skal være et naturlig sted for organisasjoner, lag og foreninger å leie/låne lokaler til sine arrangementer. b) Studentsamfunnet skal være en attraktiv medarrangør for lag, organisasjoner og foreninger uten direkte tilknytning til huset.

Side 50 av 55

Langsiktige mål: 

I 2025 har Studentsamfunnet i Ås en ansatt daglig leder.



Det er etablert et godt system for overlapp og for overføring av kompetanse og kunnskap fra en innehaver av et verv og til neste. Alle avtroppende komitesjefer og styremedlemmer skal produsere et erfaringsskriv/rapport innen 1 måned etter man går av, som skal overdras til neste person i det aktuelle vervet.



Det er vanlig at de stillingene som krever det har en overlappingsperiode på ett semester. Man har definert hvilke stillinger og verv som krever dette, og disse stillingene har en definert minimumstid for vervet (for eksempel 1,5 år).



Gjennomsnittlig tjenestetid for komitemedlemmer og komitesjefer er på to år. Dette er viktig for å gjøre organisasjonen mer stabil.

4. Arbeidsprogram for 2021 4.1

Aktivitet og tilbud: REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: 4.1.1

I løpet av 2021 skal Samfunnet arrangere minst 5 attraktive arrangementer i samarbeid med medarrangører i semesteret, der minst 1 er en ny medarrangør. Arrangementet skal komme medlemmene til gode. Eksempler på slike organisasjoner kan være studentforeninger, linjeforeninger, idrettslag, interesseorganisasjoner eller lignende.

4.1.2

For å blant annet bidra til inkludering av internasjonale skal det i samråd med ISU og ESN arrangeres minst fem ulike arrangementer i semesteret aktivt lagt til rette for internasjonale studenter.

4.1.3

Pergolaen skal benyttes minst 5 ganger per måned i månedene april, august og september ved arrangementsavvikling på Studentsamfunnet.

Side 51 av 55

4.1.4

Det skal være minst to ulike passive tilbud på Studentsamfunnet som kan benyttes av medlemmer hver dag uavhengig av arrangementer.

4.1.5

Det skal i løpet av første måned av vårparallell og midten av høstparallell sendes ut en spørreundersøkelse til medlemmer vedrørende tilbudet ved Samfunnet foregående semester.

4.1.6

Det skal i løpet av 2021 gjennomføres en kartlegging av bruk og behov for rombruk på Samfunnet.

4.1.7

I 2021 skal 50% av gjestene møte før klokken 22:00 på festkvelder og bodega.

4.1.8

Studentsamfunnet skal i løpet av 2021 tilby månedlige arrangementer som har som mål å øke miljøbevisstheten blant sine besøkende.

NYE MÅL:

4.2

4.1.9

I løpet av 2021 skal Café Klubben ha et daglig middagstilbud.

4.1.10

Det skal arrangeres minst 4 større arrangementer, hvorav minst to er festkvelder, på lørdager.

4.1.11

Det skal i løpet av 2021 opprettes en kommisjon som skal revidere Stentor før UKA i Ås sitt 100-års jubileum i 2024.

4.1.12

Tuntreet skal videre undersøke muligheter for en engelsk nettside, og eventuelt lage og drifte denne.

Medlemmer

REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: 4.2.1

I løpet av 2021 skal 40 % av studentmassen være medlem av Studentsamfunnet i Ås. Av førsteklassingene skal 60 % være medlem og av de internasjonale studentene skal 80 % være medlem. Side 52 av 55

4.2.2

Det skal i løpet av våren 2021 utarbeides en rekrutteringsstrategi for Studentsamfunnet i Ås. Spesielt for å tiltrekke seg nye studenter ved NMBU.

4.2.3

I 2021 skal det bygges opp en database med blant annet salgstall. Analyse av disse skal brukes som beslutningsgrunnlag i budsjettering og planlegging av arrangementer.

4.2.4

I løpet av 2021 skal det utføres en evaluering av medlemsfordelene ved Studentsamfunnet i Ås.

NYE MÅL:

4.3

4.2.5

Samfunnet skal i løpet av 2021 benytte samfunnstjenester til flere oppgaver enn under festavvikling og GF.

4.2.6

I 2021 skal det inngås et samarbeid med Fadderstyret ved NMBU, der man skal jobbe for at Samfunnet blir en mer sentral del av fadderuka.

Frivillige REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: 4.3.1

Alle komitémedlemmer skal få nødvendig opplæring og kursing i løpet av 2021. Det skal benyttes interne ressurser og kompetanse ved Studentsamfunnet der det mulig.

4.3.2

Alle komitemedlemmer skal inviteres, med sterk oppfordring til oppmøte, til innføring i Studentsamfunnet i Ås sin historie, organisering, økonomi og forklart arbeidsfordeling. Det skal i løpet av 2021 utarbeides en oversikt over hvem som deltar på historietime.

4.3.3

Tuntreet skal etablere bedre rutiner for opplæring og videreformidling av kunnskap.

Side 53 av 55

NYE MÅL:

4.3

4.3.4

Det skal i løpet av 2021 innføres driftende komitéer på tvers av organene ved Studentsamfunnet i Ås.

4.3.5

Det skal i 2021 brukes interne ressurser for å arrangere kurs for komitésjefer og styremedlemmer.

Økonomi REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: 4.4.1

Hus og Finans skal i løpet av 2021 gjennomføre tiltak for å øke avkastningen på egenkapital.

4.4.2

Tuntreet skal undersøke muligheten for å redusere sine kostnader, for eksempel ved å redusere trykkerikostnader eller lisenskostnader.

4.4.3

Tuntreet skal arbeide for å øke mengden ekstern støtte.

NYE MÅL:

4.5

4.4.4

For at komitésjefer skal få større eierskap til arbeidet sitt skal alle komitésjefer i løpet av første semester revidere sitt komitébudsjett, og skal i løpet av august legge fram forslag til komitébudsjett for 2022.

4.4.5

Det skal legges fram klimaregnskap for 2020 på vårens generalforsamling.

Det fysiske bygget NYE MÅL: 4.5.1

Før april 2021 skal det være på plass møblement på Pergolaen som kan brukes både under festkveld og til kafédrift.

4.5.2

Arkivet i Kajaveien skal tømmes, og arkivet på Samfunnet skal optimaliseres.

4.5.3

I løpet av 2021 skal det legges en plan for podcastrommet. Side 54 av 55

4.6

Samarbeidspartnere REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: 4.6.1

I løpet av 2021 skal Næringslivsutvalget ved NMBU skaffe minst én hovedsponsor for Studentsamfunnet.

NYE MÅL:

4.7

4.6.2

Næringslivsutvalget ved NMBU skal skaffe en hovedsponsor til Sprellfestivalen.

4.6.3

I 2021 skal sponsorteamet utvikles med en bedre ansvarsfordeling og bedre drift gjennom hele året.

4.6.4

Tuntreet skal, i samarbeid med sponsorteamet, jobbe for å skaffe flere annonsører.

Organisasjonsutvikling REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: 4.7.1

I 2021 skal alle medlemmer og organer ved Studentsamfunnet i Ås jobbe for at minst 20 % av medlemmene møter på Generalforsamlingene som avholdes i 2021.

NYE MÅL: 4.7.2

I 2021 skal 80 % av deltakerne på Generalforsamlingen møte opp i løpet av den første timen.

Side 55 av 55