Sakspapirer GF V21

VÅR 2021

22. MARS 2021 Side 1 av 53

Saksliste Sak 1 Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås for våren 2021 Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Sak 9 Orienteringssaker Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter 10.1 Samfunnsstyret: a) Leder

velges for to perioder

b) Økonomisjef

velges for tre perioder

c) Arrangementssjef

velges for tre perioder

10.2 Tuntreet: a) Redaktør

velges for to perioder

10.3 Næringslivsutvalget: a) Arrangementsansvarlig

velges for to perioder

b) Sponsoransvarlig

velges for to perioder

c) Karrieredagsansvarlig

velges for tre perioder

10.4 Hus- og Finansstyret: a) Studentrepresentant

velges for to perioder

10.5 Valgnemndsmedlemmer a) To medlemmer

velges for to perioder

Side 2 av 53

10.6 UKEstyret a) Leder – UKEsjef

velges for fire perioder

b) Administrasjonssjef

velges for fire perioder

c) Arrangementssjef

velges for fire perioder

d) Markedsføringssjef

velges for fire perioder

e) Revysjef

velges for fire perioder

f) Hussjef

velges for fire perioder

g) Serveringssjef

velges for fire perioder

h) Økonomisjef

velges for fire perioder

Sak 11 Eventuelt

Side 3 av 53

Dagsorden

17.00

Møtestart ved leder av Studentsamfunnet i Ås, Maylinn Dramstad Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 1

Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse

Sak 3

Oppnevning av tellekorps og protokollfører

Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere 17.15

Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi

17.35

Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport

18.05

Leder takker de som gikk ut av sine verv høsten 2019 og høsten 2020

18.20

Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås for våren 2021

18.30

Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Sak 9 Orienteringssaker

19.00

Pause

19.20

Sak 10 Valg Sak 11 Eventuelt

23.00

Avslutning og nasjonalsang

Side 4 av 53

Nyttig informasjon Hvordan fungerer GF? Studentsamfunnet i Ås sin generalforsamling er organisasjonens øverste organ. Det er her du har mulighet til å påvirke driften av Samfunnet. Generalforsamlingen starter presis kl 17:00.

Alle medlemmer og styrende organer ved Studentsamfunnet har rett til å fremme saker jf. § 1.2. Saker som ønskes behandlet på GF skal være Samfunnsstyret i hende senest tre uker før GF, altså mandag 01. mars. Dersom du har saker til eventuelt må dette meddeles møteledelsen skriftlig før møtestart. Ønsker du å ta ordet under GF, gjøres det ved å tegne seg til innlegg, replikk eller saksopplysning. Hvordan dette gjøres vil gjennomgås ved møtestart. Votering vil foregå på samme plattform. Link til zoom-møte og personlig plattform sendes på mail tilknyttet medlemskap i forkant av GF fra noreply@smartdialog.no.

Det er tidsbegrensinger når man skal snakke under GF: Innlegg:

3 minutter

Replikk:

30 sekunder

Til saksopplysning/dagsorden:

1 minutt

Valg

For å stille til valg på GF, anbefales det å sende inn en kandidatpresentasjon på forhånd.

Presentasjonene må sendes til valgnemnda@samfunnetiaas.no innen mandag 15. mars 2021 for å komme med i kandidaturheftet.

Når det er din tur til å presentere deg på generalforsamlingen vil du få inntil tre minutter.

Presentasjonen holdes fra egen pc i zoom-møtet.

Side 5 av 53

Innholdsfortegnelse Sak 1 Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse ................................................................................ 7 Sak 2 Godkjenning av møteledelse ............................................................................................................. 7 Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører ..................................................................................... 7 Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere ..................................... 7 Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi ...................... 8 5.1 Samfunnsstyret ..................................................................................................................................... 8 5.2 Hus- og Finansstyret ............................................................................................................................ 16 5.3 UKA i Ås ............................................................................................................................................... 19 Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport ............................... 26 Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås våren 2021 ........................................................ 30 7.1 Samfunnsstyret ................................................................................................................................... 30 7.2 Næringslivsutvalget ved NMBU .......................................................................................................... 43 7.3 Tuntreet ............................................................................................................................................... 45 Sak 8: Saker innkommet i henhold til gjeldende frister ........................................................................... 47 8.1 Klimaregnskap for Studentsamfunnet i Ås 2020 ................................................................................ 47 Sak 9 Orienteringssaker ............................................................................................................................ 50 9.1 Redaksjonelle endringer i vedtektene for Studentsamfunnet i Ås .................................................... 50 Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter .......................................................................... 51 10.1 Samfunnsstyret ................................................................................................................................. 51 10.2 Tuntreet ............................................................................................................................................. 51 10.3 Næringslivsutvalget ved NMBU ........................................................................................................ 51 10.4 Hus- og Finansstyret.......................................................................................................................... 51 10.5 Valgnemndsmedlemmer................................................................................................................... 51 10.6 UKEstyret ........................................................................................................................................... 51 Sak 11 Eventuelt ........................................................................................................................................ 53

Side 6 av 53

Sak 1 Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner dagsorden og møteinnkallelse.

Sak 2 Godkjenning av møteledelse Forslag til ordstyrere: Sigrid Fause Lian og Petter Nielsen.

Forslag til vedtak Sigrid Fause Lian og Petter Nielsen velges som ordstyrere.

Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Forslag til at tellekorps utgår, på grunn av bruk av digital plattform.

Forslag til protokollfører: Anna Imsgard Strøm.

Forslag til vedtak Tellekorps utgår.

Anna Imsgard Strøm velges som protokollfører.

Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Forslag til protokollunderskrivere: Hedda Solberg Sagen og Fredrik Dalen.

Forslag til vedtak Hedda Solberg Sagen og Fredrik Dalen velges som protokollunderskrivere.

Side 7 av 53

Sak 5 Rapport for Studentsamfunnet i Ås for foregående år i henhold til vedtatt strategi 5.1 Samfunnsstyret Samfunnsstyret høsten 2020 bestod av følgende medlemmer:

Leder – Maylinn Dramstad Nestleder – Erik Sand Administrasjonssjef – Sigrid Fause Lian Økonomisjef – Elinor Brede Skårås Påtroppende økonomisjef – Peder Midttømme Arrangementssjef – Ruben Rygh Markedsføringssjef – Solveig Borkenhagen Konsertsjef – Marie Hellan Iversen

Samfunnsstyret våren 2021 består av følgende medlemmer:

Leder – Maylinn Dramstad Bodegasjef – Andreas Røang Administrasjonssjef – Trude Skymoen Juvkam Økonomisjef – Peder Midttømme Arrangementssjef – Miranda Dørum Markedsføringssjef – Marek Zimmermann Konsertsjef – Sigrid Jordet Bruheim

Aktivitet og tilbud: REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL I løpet av 2020 skal Samfunnet være en attraktiv medarrangør som organisasjoner uten direkte tilknytning til huset aktivt oppsøker. Eksempler på slike organisasjoner kan være linjeforeninger, idrettslag, interesseorganisasjoner eller lignende.

Mål delvis nådd: Vi opplevde stor pågang som lokale for julebord, og har ellers vært samarbeidspartner med blant annet Energiseminaret 2020. Vi har også planlagt arrangementer med andre aktører uten direkte tilknytning til Samfunnet, men vi opplever at det er vi som må oppsøke dem.

For å blant annet bidra til inkludering av internasjonale skal det i samråd med ISU og ESN arrangeres minst fem arrangementer myntet direkte på internasjonale studenter.

Side 8 av 53

Mål nådd: Det er blitt arrangert graskurs 0,5, internasjonal quiz, improbodega, Mr. Bourelle og temafesten Anything but clothes for å nevne noe.

Pergolaen skal i større grad benyttes på festkvelder i månedene april, august og september ved arrangementsavvikling på Studentsamfunnet.

Mål ikke nådd: Dette målet ble ikke nådd grunnet Covid-19. Det er planer for å benytte dette i 2021.

Studentsamfunnet i Ås skal ha et bredere tilbud av alkoholfrie leskedrikker i alle barer. Johannes skal ha et utvalg på minst 3 alkoholfrie drinker.

Mål ikke nådd: Dette målet ble ikke nådd, mye grunnet nedstengt drift i 2020.

Det skal være passive tilbud i minimum ett rom på Studentsamfunnet, utenom Café Klubben som kan benyttes av medlemmer hver dag uavhengig av arrangementer.

Mål ikke nådd: I 2020 ble det ikke satt opp et godt passivtilbud. Det ble lagt flere planer, men disse ble ikke gjennomført grunnet stengt hus.

Det skal i løpet av første måned av vårparallell og midten av høstparallell sendes ut en spørreundersøkelse til medlemmer vedrørende tilbudet ved Samfunnet foregående semester Mål nådd: Det ble sendt ut spørreundersøkelse en gang per semester i 2020.

Næringslivsutvalget ved NMBU skal i løpet av 2020 utvikle et nytt inntektsbringende arrangementskonsept.

Mål delvis nådd: Konseptet er utviklet, men det er ikke blitt gjennomført i praksis.

NYE MÅL: Det skal i løpet av 2020 utføres en grundig gjennomgang av rombruken på huset for å optimalisere denne og legge bedre til rette for at flere rom kan brukes samtidig.

Mål delvis nådd: Det er undersøkt hva som er problemområdene når det kommer til rombruk, og det er begynt idémyldringen rundt et nytt system.

I løpet av 2020 skal Samfunnsstyret utarbeide et forslag til hvordan Café Klubben kan driftes av Studentsamfunnet, og vurdere om dette kan være et bedre tilbud for studentene.

Mål nådd: I 2020 overtok Studentsamfunnet driften av Café Klubben, og det ble opprettet en egen komité som har ansvaret for denne. De har lagt en plan for driften, kjøpt inn møbler og utstyr. Café Klubben var åpen en periode i august/september, og det med god respons.

Side 9 av 53

I 2020 skal 50% av festdeltagerne møte før klokken 22:00 på kvelder det avholdes større arrangementer på huset.

Mål delvis nådd: Dersom vi ser på besøket under UKA i Ås i oktober, kan målet ansees som delvis nådd. Erfaringene fra UKA viser at begrensede innslippstider er et effektivt middel for å sikre at gjestene kommer tidlig på huset.

Næringslivsutvalget ved NMBU skal ha minst 4 arrangementer per semester i tillegg til Næringslivsdagen og Karrieredagen.

Mål nådd: Det har blitt arrangert flere karrierefremmende arrangementer, deriblant to bedriftspresentasjoner, CV-fotografering, kurs i digital studieteknikk med Skrivesenteret og «Hvordan redde verden litt» med NITO.

Næringslivsutvalget ved NMBU skal tilby attraktive arrangementer for alle studieprogram ved NMBU. Mål nådd: Det er blitt arrangert arrangementer beregnet på alle studiegrupper og studieretning.

Studentsamfunnet skal ha et bevisst miljøfokus blant annet ved å fokusere på bruk av norske, bærekraftige ressurser og råvarer.

Mål delvis nådd: UKA i Ås byttet flere løsninger til mer bærekraftige produkter. Det er blitt utviklet et fullstendig klimaregnskap som gir oss en pekepinn på hvilke produkter vi skal prioritere å finne andre løsninger på. Vi har i 2020 fått et system som gjør det lettere å velge mellom råvarer ved bestilling.

Studentsamfunnet skal unngå bruk av unødvendig engangsplast og skal i løpet av 2020 lage en praktisk, økonomisk og miljømessig utredning av løsninger som kan erstatte dagens bruk av engangsplast til servering.

Mål delvis nådd: Det ble testet med gjenbrukbare plastglass under semesterkick-off i januar 2020. Dette ansees som mislykket, blant annet fordi glassene måtte kjøres til Vestby for vask.

UKA i Ås lyktes med bruk av engangsbestikk av blant annet sukkerrørfiber. Grunnet smittevernstiltak slik som plasthansker og munnbind har dessverre antallet engangsprodukter økt noe.

Studentsamfunnet skal i løpet av 2020 tilby månedlige arrangementer som har som mål å øke miljøbevisstheten blant sine besøkende.

Mål nådd: De månedene det var drift på huset ble det gjennomført et slikt arrangement per måned, eksempelvis tirsdagspåfyll «Mellom bakkar og kjøttberg», plogging og «Hvordan redde verden litt» med NITO. Det var også lagt opp til slike arrangementer i de månedene det ikke var drift, men disse måtte dessverre avlyses.

I løpet av 2020 skal Studentsamfunnet lage et klimaregnskap over virksomheten til alle sine organer.

Mål nådd: Klimaregnskapskomiteen har utarbeidet et fullstendig og detaljert klimaregnskap for Studentsamfunnet som helhet og for hvert organ. Dette legges frem på vårens GF.

Side 10 av 53

Medlemmer REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I løpet av 2020 skal 40 % av studentmassen være medlem av Studentsamfunnet i Ås. Av førsteklassingene skal 60 % være medlem og av de internasjonale studentene skal 80% være medlem.

Mål ikke nådd: Grunnet redusert drift har vi opplevd lav rekruttering til Studentsamfunnet det foregående året. Målet om 40% ble nådd på vårhalvåret, men det falt til 35% på høsten.

Andelen internasjonale medlemmer er feilregistrert for våren og høsten, ettersom flere internasjonale studenter registrerte seg som internasjonale medlemmer før pandemien inntraff og de ikke fikk fullført semesteret som utvekslingsstudenter. Det har vist seg vanskelig å finne tall på andelen av førsteklassingene som er medlem, og vi kan derfor ikke slå fast om 60% er oppnådd.

NYE MÅL: Det skal i løpet av 2020 utarbeides en vervestrategi for Studentsamfunnet. Spesielt for å tiltrekke seg nye studenter på alle årstrinn ved NMBU. Mål ikke nådd: Det er ikke utarbeidet en vervestrategi for Studentsamfunnet i 2020. Dette er i fokus i 2021.

Samfunnsstyret skal i løpet av 2020 kartlegge hvem som benytter seg av tilbudet på huset, for å finne ut om arrangementene treffer hele medlemsmassen.

Mål delvis nådd: Det ble sendt ut to spørreundersøkelser og svarene ble analysert. Det er ansatt en analyse-KS som skal analysere data og statistikk fra Linticket. Det ble ikke trukket noen konklusjoner på dette i 2020, også fordi statistikken fra 2020 er svært begrenset.

Samfunnet skal i løpet av 2020 gå gjennom arbeidsoppgavene til blokkene for å se hvilke oppgaver som kan gjøres av samfunnstjenester. Dette for å bedre tilbudet til medlemmene rundt bidrag til Studentsamfunnet.

Mål nådd: Det er tatt en gjennomgang på arbeidsoppgaver, og er det er lagt en plan for hvordan man kan avtjene samfunnstjeneste også utenom festkvelder. Systemet er ikke satt ut i livet grunnet nedstenging.

I løpet av 2020 skal det utføres en evaluering av medlemsfordelene ved Studentsamfunnet i Ås.

Mål nådd: Det ble i november 2020 gjort en evaluering av medlemsfordelene. Det ble besluttet at dette ikke var tidspunktet å endre dem på.

Frivillige REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: De komitémedlemmene som har behov for relevant kursing skal få tilbud om dette i løpet av 2020. Det skal også legges til rette for bedre bruk av interne ressurser og kompetanse ved Studentsamfunnet for kursing.

Side 11 av 53

Mål nådd: Det er blitt gjennomført flere ulike kurs for de komitéene som har hatt behov for det. KSene har også blitt oppfordret til å tenke ut og budsjettere for relevante kurs for seg og sin komité.

Alle komitemedlemmer skal inviteres, med sterk oppfordring til oppmøte, til innføring i Studentsamfunnet i Ås sin historie, organisering, økonomi og forklart arbeidsfordeling. Formatet på denne historietimen skal i løpet av 2020 revideres.

Mål delvis nådd: Det ble ikke avholdt en historietime høsten 2020 grunnet situasjonen.

Formatet på historietimen er evaluert og revidert. Det jobbes også med å få den filmet.

Alle styrene ved Studentsamfunnet i Ås skal i 2020 kartlegge hvor det gjøres dobbeltarbeid og se på muligheten for å slå sammen komitéer, effektivisere drift og redusere antall komitémedlemmer. Dette innebærer også gjennomgang av antall nødvendige medlemmer per komite og blokk hos alle organer.

Mål nådd: Det ble våren 2020 utformet et forslag av Pluto 6, som ble lagt frem på GF våren 2020. Det er tatt en gjennomgang innad i organene, og det er gjort avklaringer der det har vært behov for det.

NYE MÅL: Tuntreet skal avholde kurs hvor det leies inn ekstern kompetanse.

Mål ikke nådd: Det ble ikke avholdt kurs med ekstern kompetanse i 2020.

Tuntreet skal etablere bedre rutiner for opplæring og videreformidling av kunnskap.

Mål delvis nådd: Det er ikke skapt faste rutiner for dette, men arbeidet ble påbegynt i 2020.

Økonomi REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: Kjernestyret skal i løpet av 2020 gjennomføre tiltak for å øke avkastningen på egenkapital.

Mål ikke nådd: Det er ikke gjort tiltak for å øke avkastningen på Studentsamfunnets egenkapital.

NYE MÅL: Studentsamfunnet skal i 2020 leie inn regnskapskonsulent som bistand under arbeidet med årsavslutningen for regnskapsåret 2019 for å redusere revisjonskostnadene med 40 %.

Mål ikke nådd: Revisjonskostnadene ble redusert med 28%. 40 % er en urealistisk høy reduksjon.

Side 12 av 53

Tuntreet skal undersøke muligheten for å redusere sine kostnader, for eksempel ved å redusere trykkerikostnader eller lisenskostnader.

Mål nådd: Det ble et redusert opplag av Tuntre-utgaver i 2020, hvilket reduserte Tuntreets trykkerikostnader. For å redusere lisenskostnader sees det på muligheten til å samle lisensene for alle organene.

Tuntreet skal arbeide for å øke mengden ekstern støtte.

Mål nådd: Tuntreet arbeidet for å øke sin eksterne støtte, men fikk nei fra de forespurte aktørene.

Studentsamfunnet skal i løpet av 2020 lage et klimaregnskap Mål nådd: Det er utarbeidet et detaljert klimaregnskap for Studentsamfunnet og for hvert organ.

Det fysiske bygget NYE MÅL Kjernestyret skal i løpet av 2020 etablere et forprosjekt for eventuell utvidelse av kapasiteten på Samfunnet. Dette arbeidet bør sees på i sammenheng med opprustningen av Aud.Max til 2024.

Mål delvis nådd: NMBU ser på mulighetene for en eventuell utbygging av Aud.Max, og da i forbindelse med opprustingen av Aud.Max. mot 2024. Hus- og Finans-styret har ikke startet et eget forprosjekt.

Studentsamfunnet skal i løpet av 2020 tilrettelegge for kildesortering av papir/papp, mat og glass på hele huset.

Mål delvis nådd: Det er blitt benyttet miljøstasjoner under festkvelder og containere for kildesortering ved opprydding. Det jobbes med et enklere sorteringssystem i Kontorfløya.

Samarbeidspartnere REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I løpet av 2020 skal Næringslivsutvalget ved NMBU skaffe minst én hovedsponsor for Studentsamfunnet.

Mål ikke nådd: Det er ikke skaffet en ny hovedsponsor til Studentsamfunnet, mye grunnet den vanskelige økonomiske situasjonen hos bedrifter under pandemien.

Det skal arbeides for flere mindre sponsorer knyttet mot arrangementer som gir medlemsfordeler til Studentsamfunnet i Ås.

Side 13 av 53

Mål nådd: Det er inngått samarbeider som gir sponsede gevinster til quizen. Det har også vært kuponger i Tuntreet.

I 2020 skal ny serveringsavtale tre i kraft fra 1. januar.

Mål nådd: Det ble i februar 2020 signert en ny serveringsavtale mellom Studentsamfunnet og SiÅs, med virkning fra 1. januar 2020.

NYE MÅL: I løpet av 2020 skal det etableres et samarbeid med Follo Næringsråd.

Mål nådd: Det er etablert et samarbeid med Follo Næringsråd.

Tuntreet skal skaffe en langsiktig annonseavtale. Denne skal strekke seg over minst ett år.

Mål ikke nådd: Det ble ikke inngått en langsiktig annonseavtale i 2020.

Sponsorteamet skal gi Studentsamfunnet i Ås et profesjonelt og samlet ansikt utad.

Mål nådd: Det oppleves som at Sponsorteamet har gitt Studentsamfunnet et profesjonelt og samlet ansikt utad.

Organisasjonsutvikling REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: I 2020 skal alle medlemmer og organer ved Studentsamfunnet jobbe for at minst 25 % av medlemmene møter på Generalforsamlingene som avholdes i 2020.

Mål ikke nådd: Det ble jobbet for at 25% av medlemsmassen skulle møte på Generalforsamlingene i 2020, men vi nådde dessverre ikke målet om 25% oppmøte. Oppmøte målt etter antall avstemminger lå på ca. 17%.

NYE MÅL: Styrene ved Studentsamfunnet i Ås skal finne en måte å belønne lang og tro tjeneste som frivillig engasjert for Studentsamfunnet i Ås.

Mål nådd: Det er utarbeidet en rutine for utdeling av pins og medaljer som en måte å belønne lang og tro tjeneste. Dette er innført i alle Samfunnets komitéer.

Samfunnsstyret skal i 2020 finne en mer egnet kommunikasjonsplattform som er oversiktlig og lavterskel for bruk blant Studentsamfunnets styrer og komitemedlemmer.

Side 14 av 53

Mål delvis nådd: Det er tatt en vurdering av potensielle kommunikasjonsplattformer, og Samfunnsstyret har valgt å ikke innføre en ny kommunikasjonsplattform. Det oppfordres til å bruke mail for å lette erfaringsoverføringen til senere frivillige.

Side 15 av 53

5.2 Hus- og Finansstyret Hus- og Finansstyret består av medlemmer som er valgt inn på generalforsamlingen, både som direkte representanter (eksterne representanter og studentrepresentant) og i kraft av sin stilling som ledere for organer og styrer på Samfunnet.

Administrasjonssjef er sekretariat for Hus- og Finansstyret. Under følger en oversikt over medlemmer gjennom 2020.

Vår 2020

Høst 2020

Nåværende

Styrets leder/ ekstern representant

Lars B. Raaen

Inger Johanne H. Sveen

Inger Johanne H. Sveen

Nestleder/ eksternt representant

Inger Johanne H. Sveen

Lars B. Raaen

Lars B. Raaen

Studentrepresentant

Ane N. Magnussen

Oscar Mork

Oscar Mork

Ekstern representant

Espen E. Syljuåsen

Espen E. Syljuåsen

Espen E. Syljuåsen

Ekstern representant

-

-

Anne-Marte Kværner

Ekstern representant

-

-

Hans Gunnar Gravningen

Leder av Samfunnsstyret

Oscar Mork

Maylinn Dramstad

Maylinn Dramstad

UKEsjef

Fimke F. Pijfers

Fimke F. Pijfers

Fimke F. Pijfers

Leder av Næringslivsutvalget

Lars Jetmund S. Engsæth

Lars Jetmund S. Engsæth

Michelle Seigerud

Redaktør Tuntreet

Anne Tove G. Våge

Herman B. Hagen

Guro Størdal

Kjernestyret avholdt i 2020 11 møter og behandlet 45 saker. Siden vårens GF har de klart viktigste sakene omhandlet aktivitet på Samfunnet i lys av koronapandemien, inkludert gjennomføringen av UKA, samt økonomiske forhold og beredskap knyttet til dette. Her har det vært en utvikling i perspektivet gjennom perioden, som for resten av samfunnet, fra å stoppe alt av aktivitet i mars og april, til å prøve å vende tilbake til en noe mer normal tilstand med mest mulig aktivitet og studentvelferd innenfor smittevernmessig forsvarlige rammer gjennom sommer og høst, frem til nye, strenge tiltak ble nødvendig fra november med de konsekvenser det har for aktiviteten på huset.

Side 16 av 53

Hus- og Finansstyret er enormt imponert over tålmodigheten til studentene som har planlagt, planlagt om igjen, avlyst, flyttet, endret og tilpasset for å prøve å få til så mye aktivitet som mulig i ei vanskelig tid. Det har vært et stort spenn i hva som har vært mulig å få til; ●

Tuntreet har vært et godt og stabilt fastpunkt, og har kunnet drifte tilnærmet som normalt

●

NU har hatt stor suksess med digital Karrieredag og levert gode resultater tross svært endra rammebetingelser

●

UKA har - på nærmest mirakuløst vis - levert en av Norges ytterst få festivalopplevelser i 2020, og kan endatil vise til et produkt og et økonomisk resultat som ikke står tilbake for noen UKEer tidligere

●

Samfunnsstyrets drift har kanskje vært den som har vært aller hardest rammet, men har ikke kapitulert for overmakten til tross for at man har hatt svært få muligheter til å drive med det som er morsomt å drive med, nemlig aktivitet. Det står det respekt av.

Samtlige styremedlemmer i disse organene kan sette på CVen at de har ledet en organisasjon i en tid i krise. Når GF avholdes har vi passert ett år uten normal drift på Samfunnet, og når Samfunnets historie skal skrives igjen ved neste jubileum bør det vies en stor takk til alle de som har holdt hjula gående i denne perioden - det er ingen selvfølge, men vi her helt avhengig av at noen holder kunnskapen om drifta vår varm. ‘ Hus- og Finansstyret byttet våren 2020 navn fra Kjernestyret tilbake til sitt opprinnelige navn, Hus- og Finansstyret. Hus- og Finans er øverste myndighet ved Studentsamfunnet i Ås mellom generalforsamlinger og skal jobbe strategisk for å sikre en sunn og langsiktig forvaltning av Studentsamfunnet, dets økonomi og faste eiendom i henhold til vedtatt strategi. Hus- og Finansstyret har et særskilt ansvar for å utføre strategiske utredninger i samarbeid med øvrige styrer og organer.

På generalforsamlingen våren 2020 endret også styret sin sammensetning, og gikk fra tre til fem eksterne representanter, hvorav den ene skal oppnevnes av styret selv (i praksis betyr dette at det er styret som foreslår representanten, mens GF godkjenner). Dette gjøres samtidig som styrelederne på Samfunnet går sammen i et eget lederforum for å diskutere den daglige drifta på Samfunnet. Målet er å ta Samfunnet enda et skritt på veien mot strategien for 2025.

2020 skulle være året da Samfunnet fikk testet ut ny serveringsavtale med SiÅs. Så langt har det vært begrenset med praktisk erfaring med ny avtale, og vi ser frem imot å kunne evaluere dette nå i vår.

Investeringer

En viktig funksjon som ligger til Hus- og Finansstyret er investeringer over kr. 15 000. Det har siden forrige generalforsamling blitt behandlet to slike søknader. Film- og foto har søkt om midler til Side 17 av 53

fotoutstyr, en søknad som ikke er endelig behandlet. Hus- og Finansstyret har også satt investeringsrammer for Lyskomiteen på inntil kr. 600.000 for 2020, samt inntil 400.000 for de fire påfølgende årene. Vedtaket er gjort på bakgrunn av en grundig gjennomgang gjort av Lyskomiteen, og en vurdering fra Hus- og Finansstyret at de nødvendige investeringene må tas over tid, samtidig som Lyskomiteen har behov for å kunne planlegge godt. Investeringene per år skal gjøres i samråd med Drifts- og vedlikeholdsutvalget og sees i sammenheng med oppgraderingen av Aud.Max frem mot 2024. Det stilles også krav til at alle tilgjengelige støtteordninger skal benyttes, noe vi krever av alle som søker om midler til investeringer. Økonomi

Økonomisk resultat for 2020 ble samlet 1.376.084,26 kroner, av en omsetning på totalt 10.354.426 kroner for hele Studentsamfunnet i Ås. Næringslivsutvalget, Samfunnsstyret og UKA leverer godt sett opp mot budsjettert avkastningskrav noe som er svært gledelig (se de enkelte rapportene for detaljer).

Tuntreet har hatt utfordringer knyttet til sponsorinntekter i et krevende år, men leverer gode produkter som bidrar til studentvelferden. Alt i alt vurderer Hus- og Finansstyret det dithen at Studentsamfunnet i Ås har en solid økonomi, med en god egenkapital til å understøtte videre drift.

Dette er svært positivt for en organisasjon som ønsker å vokse og som har et gammelt hus å vedlikeholde.

Regnskapet for 2020 er revidert og funnet i orden.

DVU

På tross av korona har aktivitetene i Drifts -og vedlikeholdsutvalget fått gjort unna mange prosjekter.

Nedstengingen av Studentsamfunnet har gitt handlingsrom for å utføre oppgaver som det ved ordinær drift ville vært uråd å gjennomføre. Årets største prosjekt fra DVU er å slipe og lakkere gulvfaltene i andre etasje i Samfunnsbygningen, i tillegg til Uggenspranget. Per nå er alt av eikeparkett slipt og klart for overflatebehanling. Linoleumsgulvene i Fotballrommet, Cafe Klubben, Festspisesalen, Peisestuene, Allrommet og mellomgang vil repareres og behandles med en ny type overflatebehandling som reduserer vedlikeholdsarbeidet betraktelig. Med dette kan også originaliteten bevares, etter ønske fra Riksantikvaren. Prismessig havner tiltaket omlag 50 prosent under hva det ville kostet å legge nye belegg.

Dører i stål fra Rosehagen og inn til CK og Møterommet vil erstattes med dører i heltre (eik). Videre vil malingsarbeider i Samfunnsbygningen ferdigstilles utover våren. Vinduer mot sør og øst vil restaureres fullstendig i løpet av sommeren. NMBU henter inn pristilbud, og vil etterstrebe å gjøre mest mulig av arbeidet med egne krefter.

På vegne av Hus- og Finansstyret Inger Johanne H. Sveen, styreleder

Side 18 av 53

5.3 UKA i Ås Rapport for UKA i Ås 2020 UKA i Ås 2020 varte fra 1.oktober 2020 til 26.oktober 2020, og prosjektperioden har vart fra 25.mars 2019 til 22.mars 2021. miniUKA skulle vært arrangert 25. mars til 29.mars 2020, men ble avlyst på grunn av den pågående koronapandemien. Koronapandemien førte også til at UKA i Ås 2020 ble kraftig redusert i størrelse og omfang, men festivalen varte likeledes i 26 dager som tidligere år. Som følge av et maksimalt publikumsantall på 200 personer ble Samfunnet delt i tre soner som kunne ta imot 200 gjester hver: Aud.Max, Sløyfa og Bodega.

UKA i Ås hadde et bredt program, og UKErevyen var det mest besøkte innslaget. For andre gang på rad var alle musikknumrene egenkomponerte, som vi er veldig stolte av. Det innsamlede beløpet til Strømmestiftelsen, UKEhjelpas veldedige prosjekt, ble doblet fra 2018.

UKA i Ås 2020 hadde 968 frivillige, som inkluderer UKEstyret, komitésjefer, NKer og funksjonærer. Det er ingen hemmelighet at arbeidet med UKA i Ås 2020 har vært veldig annerledes enn vi hadde sett for oss, men vi er utrolig stolte og takknemlige over det vi har fått til i fellesskap. Vi ønsker å takke alle som har bidratt til at UKA i Ås 2020 lot seg gjennomføre og ble så bra som den ble, og for alt engasjement, støtte og alle tilbakemeldinger. Takket være dere har vi klart å arrangere kanskje Norges største og lengste festival i pandemiåret 2020.

UKEstyret for UKA i Ås 2020 besto av:

UKEsjef – Fimke Frederika Pijfers Administrasjonssjef – Helene Storlien Arrangementssjef – Guro Lervik Arntsen Markedsføringssjef – Eirik Sønstevold Revysjef – Synneva Gjelland Salgssjef – Anders Kristoffer Halsvik Sandnes Serveringssjef – Mildrid Angard Hoff Økonomisjef – Sanne Kristin Karlsen

Side 19 av 53

På generalforsamlingen høsten 2019 ble følgende mål for UKA i Ås 2020 vedtatt: •

UKA i Ås 2020 skal resertifiseres som Miljøfyrtårn og gjøre tiltak som ytterligere reduserer festivalens klimaavtrykk.

•

UKA i Ås 2020 skal ha et økt antall besøkende på UKErevyen og konserter.

•

UKA i Ås 2020 skal oppnå nasjonal oppmerksomhet via riksdekkende medier.

•

UKA i Ås 2020 skal strebe etter at alle frivillige skal trives på jobb og føle at de bidrar med noe meningsfullt.

•

UKA i Ås 2020 skal sette fokus på inkludering av studentene på veterinærhøgskolen og internasjonale studenter. Det skal også utvikles et forbedret tilbud for de mellom 18 og 20 år.

•

UKA i Ås 2020 skal ha et bredt serveringstilbud med tanke på allergier og preferanser.

•

For å markere den 50. UKA i Ås skal det hentes inspirasjon fra tidligere UKER i Ås.

•

UKA i Ås 2020 skal nå avkastningskravet satt av Kjernestyret (nå Hus- og Finansstyret).

Noen av disse målene ble vanskelige å nå som følge av at festivalen ble redusert. Vi mener likevel at måloppnåelsen har vært god.

Side 20 av 53

UKA i Ås 2020 skal resertifiseres som Miljøfyrtårn og gjøre tiltak som ytterligere reduserer festivalens klimaavtrykk.

For første gang ble det ført klimaregnskap for UKA i Ås, og dette viser at festivalen har et lavt klimagassutslipp sammenlignet med lignende festivaler. Et viktig punkt for å nå dette målet var å finne en annen løsning enn dieselaggregat for å gi varme til teltene utenfor bygningen, noe vi klarte. Under UKA i Ås 2020 fikk teltene varme fra elektriske varmeovner. Artistene ble oppfordret til å reise med kollektiv transport dersom det var mulig, og ingen av artistene reiste med fly. Det ble brukt LED-lys til UKErevyen og konserter, som har et lavere energiforbruk. I skrivende stund har vi ikke fått svar på resertifiseringen enda, men vi håper å ha svar på dette innen 22.mars. Basert på tidligere erfaringer med Miljøfyrtårn anser vi det som sannsynlig at vi resertifiseres.

Konklusjon: Mål (forhåpentligvis) oppnådd.

UKA i Ås 2020 skal ha et økt antall besøkende på UKErevyen og konserter.

Med en publikumsbegrensning på 200 personer sier det seg selv at dette målet ble vanskelig å nå. Likevel har vi solgt flere billetter til ordinære visninger av UKErevyen enn i 2018. Vi mener derfor at målet er delvis oppnådd.

Konklusjon: Delvis oppnådd.

UKA i Ås 2020 skal oppnå nasjonal oppmerksomhet via riksdekkende medier.

Ettersom festivalen ble redusert hadde vi verken ønske eller behov for å markedsføre mye utenfor Ås. Dette målet ble dermed ikke prioritert. Vi har imidlertid fått mye medieoppmerksomhet i de lokale nyhetene, samt at Khrono skrev en artikkel om UKA i Ås 2020 i etterkant av festivalen. Etter at UKA i Ås var overstått ble det sendt ut pressemeldinger til flere store mediehus, men det ble dessverre ikke plukket opp av noen. På denne tiden var det stigende smittetall og ny nasjonal nedstenging, så mediene hadde trolig et annet fokus.

Konklusjon: Ikke oppnådd.

Side 21 av 53

UKA i Ås 2020 skal strebe etter at alle frivillige skal trives på jobb og føle at de bidrar med noe meningsfullt.

Under UKA fikk vi mange tilbakemeldinger på at de frivillige trivdes på jobb og at de likte å bidra til festivalen. For å ha konkrete tilbakemeldinger å basere oss på gjennomførte vi en undersøkelse i etterkant av festivalen. Her spurte vi blant annet om trivsel og trygghet på jobb og hvorfor man valgte å engasjere seg som frivillig. Undersøkelsen viste at de frivillige hadde høy trivsel på jobb (5,1 av 6) og at de følte seg trygge som gjester (5,2 av 6). Den viktigste motivasjonen til at folk ble frivillige var at de ville bidra til studentmiljøet og bli kjent med nye mennesker. I tillegg til dette har vi fått mange tilbakemeldinger fra enkeltpersoner, foreninger og NMBU om at UKA i Ås har vært viktig for trivselen og motivasjonen i 2020. Dette er vi utrolig stolte av og fornøyde med.

Konklusjon: Mål oppnådd.

UKA i Ås 2020 skal sette fokus på inkludering av studentene på veterinærhøgskolen og internasjonale studenter. Det skal også utvikles et forbedret tilbud for de mellom 18 og 20 år.

Vi reiste til Adamstuen for å rekruttere veterinærstudenter under begge rundene med rekruttering av komitesjefer og under rekrutteringen av funksjonærer til miniUKA. Dette ble ikke gjort før UKA for å minimere reisingen mellom Ås og Oslo. Veterinærhøyskolens pikekor, Tonus Uteri, hadde også egen bar i Sløyfa.

Våren 2020 deltok vi på den internasjonale fadderuka, og alt av markedsføringsmateriell har vært oversatt til engelsk, herunder UKEmagasinet, rekrutteringshefter og informasjon på sosiale medier og nettsiden. Det var få utvekslingsstudenter å rekruttere, men flere internasjonale studenter var funksjonærer.

To av de tre delene av huset, Aud.Max og Bodegaen, var tilgjengelige for de mellom 18 og 20 år. I Bodegaen var det ulike aktiviteter og temafester, mens Aud.Max. hadde et bredt spekter av konserter og stand up-show.

Konklusjon: Mål oppnådd.

UKA i Ås 2020 skal ha et bredt serveringstilbud med tanke på allergier og preferanser.

UKEgrillen hadde glutenfrie, vegetariske og veganske alternativer. I Aud.Max ble det også servert kyllingpølser, slik at man hadde et bredere tilbud. Menyene til stormiddagene var uten de vanligste allergenene, slik at de aller fleste kunne spise denne. Det var generelt et bredt Side 22 av 53

utvalg av øl, cider, rusbrus, vin, musserende, cocktail på tapp og drinker, men med ulikt utvalg basert på hvilken av de tre delene man var i. Alle barene i Sløyfa hadde alkoholfrie drinker (mocktails), og det ble servert øl og cider i flere av barene i Sløyfa. Vi hadde alkoholfrie alternativer til både rødvin og hvitvin, og det var et bredt utvalg av snus. I år hadde også UKA tre helt egne drikker: UKEøl, UKEvin og Revybrus.

Konklusjon: Mål oppnådd.

For å markere den 50. UKA i Ås skal det hentes inspirasjon fra tidligere UKER i Ås.

Designprofilen til UKA i Ås 2020 var inspirert av gamle design og arkitekturen på campus og Samfunnet. For- og baksiden av UKEmagasinet var inspirert av mange tidligere plakater for UKErevyen. UKEbloggen skrev et innlegg om UKA i Ås’ historie, og julekalenderen i desember 2019 hadde mange innlegg med tilbakeblikk på UKAs historie. Også årets program hentet inspirasjon fra tidligere UKER, med Tradisjonsuka, Gøy På Landet og Ta Sjansen. Designet på huset under UKA var også preget av tilbakeblikk, blant annet med tidslinjen i Aud.Max.inngangen. UKErevyen 2020 «I full vigør» hentet tilbake tradisjonen med allsang av «Jeg og’n Thorvald» i revyen. I tillegg fant man spor av nasjonalsangen i alle sangene i revyen, revynavnet er hentet fra sangen. Man fikk også et gjenhør med gamle revynavn under en av UKErevyens sketsjer. Aud.Max.ble prydet med nye scenetepper i anledning den 50. UKA i Ås.

Konklusjon: Mål oppnådd.

UKA i Ås 2020 skal nå avkastningskravet satt av Kjernestyret (nå Hus- og Finansstyret).

På generalforsamlingen høsten 2019 ble det vedtatt et avkastningskrav på 20% for UKA i Ås. I august 2020 ble Hus- og Finansstyret enige om et nytt krav på 300 000 kroner som følge av den endrede situasjonen. Regnskapet for UKA i Ås 2020 viser et avkastningskrav på 28 % og et overskudd på 1 683 276 kroner. Dette er mye grunnet statlige støtteordninger til kulturlivet, men også god kostnadskontroll og høye sponsorinntekter.

Konklusjon: Mål oppnådd.

Side 23 av 53

Regnskap for UKA i Ås 2020 Prosjektet UKA i Ås 2020 varte fra 25. mars 2019 til 22. mars 2021. Festivalen ble arrangert 1. oktober 2020 til 26. oktober 2020. Regnskapet er lagt frem annerledes enn for tidligere UKER for å ha et likere oppsett de andre organene på huset. Ettersom UKA i Ås er et prosjekt, legges det frem et prosjektregnskap for hele perioden og ikke for regnskapsåret 2020. UKA i Ås bruker penger utenom selve UKEåret til blant annet booking av artister, rekruttering og markedsføring, så det er derfor det presenteres som et prosjekt for en lengre periode.

Egentlig skulle regnskapet også inneholdt resultatet fra festivalen miniUKA. I 2020 ble ikke dette mulig å arrangere, men vi fikk likevel kompensasjon fra Lotteri- og stiftelsestilsynet på 657 811,00 kr. Dette kom naturligvis godt med for den videre planleggingen av selve festivalen. Ytterligere har vi fått 464 083,00 kr fra stimuleringsordning for konsertene under UKA fra Kulturrådet.

Under følger prosjektregnskapet for UKA i Ås 2020:

UKA i Ås Billettinntekter Gjesteinntekter Garderobe/renhold Barinntekter (Natt)Matinntekter Effektinntekter UKEhjelpa Støtte Annen driftsrelatert inntekt DRIFTSINNTEKTER Barkostnader Matkostnader, til salg Matkostnader, internt bruk Artistkostnader Andre honorarer Arrangementskostnader Trykkekostnader Markedsføringskostnade r

Regnskap 2014 2016

Budsjett 2018

Regnskap 2018

Budsjett 2020

Regnskap 2020

4,118,725 1,130,000 220,000 3,321,625 345,000 75,000 100,000 2,060,000

4,495,678 1,246,425 242,587 2,602,951 379,325 109,216 94,257 1,854,197

4,390,000 1,260,000 255,000 3,375,000 385,000 112,000 100,000 1,980,000

1,508,674 480,790 50,710 1,095,454 111,057 101,962 196,679 2,434,961

176,490 41,892 390,650 43,308 93,500 10,395,880 11,947,818 11,761,000 11,067,944 11,950,500

22,813 6,003,099

3,697,474 1,051,720 210,270 2,657,535 267,022 23,302 38,465 2,273,602

4,247,144 1,049,529 264,700 3,906,811 377,529 73,996 97,934 1,888,283

1,655,504 783,792

2,210,693 921,051

1,923,309 1,075,000

1,999,486 721,875

2,275,000 904,000

433,615 152,738

219,166 2,074,276 196,320 151,444 167,211

299,185 2,711,937 195,177 105,845 172,886

340,000 2,496,357 200,000 85,000 105,000

314,855 2,368,117 242,475 116,274 172,080

328,000 2,745,000 204,000 113,000 190,000

90,548 1,037,614 266,890 303,546

130,537

89,261

260,085

119,346

134,500

62,922

61,900

Side 24 av 53

Effekt- og vareinnkjøp Driftsmaterialer Kontor- og adm. kostnader IT Støtte til kursing Tonoavgift Teknisk utstyr Veldedige formål Annen driftskostnad DRIFTSKOSTNADER

DRIFTRESULTAT

228,082 145,046

268,695 192,879

258,000 171,151

338,269 279,755

342,000 314,000

259,856 256,259

293,295 17,461

817,249 173,071

1,148,787 48,000

649,879 100,000 810,008 7,622,021

135,076 1,020,258 100,000 178,257 9,591,520

135,000 867,000 100,000 147,861 9,360,550

728,090 62,636 12,357 114,920 714,701 100,000 105,812 8,511,048

784,500 45,500 50,000 118,000 701,000 100,000 110,000 9,458,500

500,669 32,737 3,602 48,688 550,842 200,000 59,224 4,321,650

2,773,859 2,356,298 2,400,450 2,556,896 2,492,000 1,681,449

Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT

ORDINÆRT RESULTAT Driftsmargin

5,826

8,757

8,000

5,826

8,757

8,000

4,047 2,221 1,826

2,773,85 2,362,12 2,400,45 2,565,65 2,500,00 1,683,27 9 4 0 3 0 6 27%

20%

20%

23%

21%

28%

Antall betalende medlemmer

Regnskapet viker naturligvis mye fra budsjetterte tall. Likevel har vi fått til et resultat på hele 1 683 276,00 kr og nådd avkastningskravet satt av Hus- og Finansstyret på 20% med god margin.

Det er naturlig nok både lavere inntekter og utgifter enn i 2018. Vi jobbet hardt for å kutte kostnader og hadde gode løsninger for å generere inntekter. Tredelingen av huset førte til høyere billettinntekter. Barinntektene er høyere sammenlignet med utgiftene enn i 2018 fordi serveringsblokka har vært ekstremt flinke og detaljerte. UKErevyen har fortsatt sitt gode arbeid med å skaffe støtte og tilskudd utenfra, noe som er veldig lønnsomt. Ellers er noe av det som har vært aller mest imponerende i år vært arbeidet til UKEhjelpa hvor det ble samlet inn hele 196 679,00 kr, noe som er dobbelt som mye som tidligere UKER. Vi overførte derfor 200 000 kr til Strømmestiftelsen totalt.

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar saken til orientering.

Side 25 av 53

Sak 6 Godkjenning av årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport Årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås Samfunnsstyret

Tuntreet

Side 26 av 53

Næringslivsutvalget

Hus- og Finansstyret

Side 27 av 53

Samlet regnskap for Studentsamfunnet i Ås 2020

Balanse for Studentsamfunnet i Ås

Side 28 av 53

Revisors rapport

UAVHENGIG REVISORS BERETNING Til generalforsamlingen i Studentsamfunnet i Ås

Uttalelse om årsregnskapet Konklusjon Vi har revidert årsregnskapet til Studentsamfunnet i Ås som viser et overskudd på kr 1 376 084,26. Årsregnskapet består av balanse pr. 31. desember 2020, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen og noter til årsregnskapet, herunder et sammendrag av viktige regnskapsprinsipper.

Etter vår mening er det medfølgende årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av organisasjonens finansielle stilling per 31. desember 2020, og av dens resultater for regnskapsåret avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge.

Grunnlag for konklusjonen Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder de internasjonale revisjonsstandardene (ISA-ene). Våre oppgaver og plikter i henhold til disse standardene er beskrevet i Revisors oppgaver og plikter ved revisjon av årsregnskapet. Vi er uavhengige av organisasjonen slik det kreves i lov og forskrift, og har overholdt våre øvrige etiske forpliktelser i samsvar med disse kravene. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon.

Styret og daglig leders ansvar for årsregnskapet Styret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet i samsvar med lov og forskrifter, herunder for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Ledelsen er også ansvarlig for slik intern kontroll som den finner nødvendig for å kunne utarbeide et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller utilsiktede feil. Ved utarbeidelsen av årsregnskapet må ledelsen ta standpunkt til organisasjonens evne til fortsatt drift og opplyse om forhold av betydning for fortsatt drift. Forutsetningen om fortsatt drift skal legges til grunn for årsregnskapet så lenge det ikke er sannsynlig at virksomheten vil bli avviklet.

Revisors oppgaver og plikter ved revisjonen av årsregnskapet Vårt mål er å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet som helhet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller utilsiktede feil, og å avgi en revisjonsberetning som inneholder vår konklusjon. Betryggende sikkerhet er en høy grad av sikkerhet, men ingen garanti for at en revisjon utført i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder ISA-ene, alltid vil avdekke vesentlig feilinformasjon som eksisterer. Feilinformasjon kan oppstå som følge av misligheter eller utilsiktede feil. Feilinformasjon blir vurdert som vesentlig dersom den enkeltvis eller samlet med rimelighet kan forventes å påvirke økonomiske beslutninger som brukerne foretar basert på årsregnskapet. For videre beskrivelse av revisors oppgaver og plikter vises det til https://revisorforeningen.no/revisjonsberetninger.

Uttalelse om øvrige lovmessige krav Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av organisasjonens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge.

Vestby, 4. mars 2021 Moltzau Revisjon AS

Lars-Erik Moltzau Statsautorisert revisor

Medlem av Den norske Revisorforening Org.nr: NO 984 445 180 MVA

Pb. 158, 1541 Vestby Tlf: 64 95 56 50

Bankkonto: 1080.18.98225 E-post: lars-erik@moltzau-revisjon.no

Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner årsregnskap for Studentsamfunnet i Ås og revisors rapport for 2020.

Side 29 av 53

Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås våren 2021

Samarbeid med andre aktører

Vi har så langt i år hatt en god dialog med Ås kommune i forbindelse med mulig åpning av Samfunnet. Samarbeidet med SiÅs og NMBU har fungert godt, og vi takker for gode råd og støtte. Også i år er vi samarbeidspartner med

7.1 Samfunnsstyret Følgende er det rapporter fra styremedlemmer i Samfunnsstyret. Leders rapport er på vegne av Samfunnsstyret.

Rapport fra Leder Maylinn Dramstad

Energiseminaret, og selv om ikke Energiseminaret ble avholdt i det formatet man først tenkte seg, har samarbeidet fungert godt. Vi har også hatt et godt samarbeid med Studentting og Arbeidsutvalget.

Organisasjonsutvikling

Rett før jul ble inngangskomitéen flyttet til

Samfunnsstyret våren 2021 består av følgende

Bodegablokka. Det er blitt slått sammen et par

medlemmer:

KS-stillinger der det har vært hensiktsmessig.

Leder – Maylinn Dramstad

Vi har begynt å se på logistikken bak driftende

Bodegasjef – Andreas Røang

komitéer, slik at den prosessen er på plass før

Administrasjonssjef – Trude Skymoen Juvkam

neste UKEstyre begynner med sine ansettelser.

Økonomisjef – Peder Midttømme Arrangementssjef – Miranda Dørum

Aktivitet og annet

Markedsføringssjef – Marek Zimmermann

Mens huset har vært stengt har vi benyttet

Konsertsjef – Sigrid Jordet Bruheim

anledningen til å få på plass litt andre ting. Det er utviklet et rutineskriv som skal gjøre det

Så langt i 2021 er det ikke mye spennende å

enklere å sette seg inn i, og forstå,

melde. Vi hadde mange spennende planer og

serveringsavtalen, samt sikre gode bestillings-

prosjekter for våren, som dessverre har blitt

og oppbevaringsrutiner.

satt på vent. Det har vært noen krevende måneder for oss alle, men kanskje spesielt for

Vår tekniske avdeling har funnet en god måte

noen KSer og komitémedlemmer som har

vi kan streame arrangementer på, som sikrer

jobbet mye med usikre planer og detaljer.

en god opplevelse. Arrangementsblokka har

Tusen takk for at dere har holdt motet oppe og

kommet opp med gode arrangementer som

stått på. Vi håper og tror vi har lagt det verste

fungerer digitalt, i tillegg til arrangementer

av pandemien bak oss, og at vi går lysere uker i

som kan kjøres som en kombinasjon av digitale

møte.

og fysiske. Bodegablokka ser på løsninger som sikrer både gjestene og de på jobb når vi en gang i fremtiden får arrangere festkvelder. Det Side 30 av 53

eksperimenteres med løsninger for digitale

Samfunnsorganisasjonen har jobbet så godt vi

revyer og en innspilling av Samfunnets

kan for å gi et godt digitalt tilbud, og samtidig

historietime.

orientere oss i de stadig skiftende retningslinje.

En enorm takk til alle komitémedlemmer og

Selv om festkveldene uteblir jobbes det for å

KSer som har tenkt kreativt, funnet nye

arrangere tirsdagspåfyll og quiz fysisk på

løsninger og jobbet frem mot en åpning som til

Samfunnet i mars. Det er også planlagt en

stadighet har blitt utsatt. Det hadde ikke vært

gjenåpning av Café Klubben, men i et

et Studentsamfunn uten dere!

nyoppusset format. Her er det nemlig kommet på plass nye møbler, gulvet er nyslipt og veggene er nymalt. Nå som våren har ankommet, er det også planer for å få satt ut våre nye utemøbler på pergolaen og plattingen over Anton Hjeltnes. Vi tror dette blir et koselig sted å ta en kaffe utover våren.

Vi har begynt å se på en løsning for å forbedre romkapasiteten, og skal i løpet av våren se om vi kan komme opp med et bedre system for rombookinger. Vi har etablert en ny løsning for avlegging av samfunnstjeneste, der det var tenkt man kunne melde seg opp som samfunnstjeneste i CaféKlubben under quiz, hjelpe til på tirsdagspåfyll eller på arrangementer i regi av NU. Vi håper på å få prøvd ut denne til høsten.

Maylinn Dramstad, Leder av Studentsamfunnet

VSF har flyttet sine foreningsting fra

i Ås 2020/2021

Adamstuen til vårt lager i Kajaveien, og det markerer at flyttingen endelig er her. Vi gleder oss til å ønske alle veterinærstudentene velkommen på skikkelig Ås-vis så fort forholdene tillater det.

Til sist vil jeg få takke alle for tålmodigheten, og beklage for eventuell forvirring som har blitt skapt denne våren. Vi i Side 31 av 53

Rapport fra Bodegasjef Andreas Thorshaug Røang

Det jobbes en god del med Serveringsavtalen for å få best utnyttelse av denne, og hvordan det administrative skal gjøres. En avtale som kommer til å gi fordeler både til Samfunnet og

Bodegablokka vår 2021:

Studentene.

Festsjef: Sigrid Lyslo Wilhelmsen Overkonserndirektør: Johan Stener Maagaard

Vi ser frem til andre tider, og jobber for å være

Ordensvern: Hedda Meljlænder-Larsen og

best rustet og klare for at ting endrer seg. Vi

Emma Peistorpet

ser positivt på fremtiden.

Bar: Ylva Lyssand Mat: Amanda Woie

Byggteknisk:

Inngang: Signe Birkeland

Det vi alle helst ønsker er å kunne ha huset

Snekker: Fredrik Veggeland

åpent for festligheter, møter, sosiale

Café: Jardar Lindaas Bringedal

sammenkomster m.m, men det her dessverre ikke vært mulig i den siste perioden. Dette har

Komiteene:

der imot åpnet mulighetene for å oppgradere

Dette har vært et annerledes år for oss alle. En

diverse på bygget. På høstpuss fikk vi malt opp

tid hvor det har vært hyppige nedstengninger,

igjen veggene i Bodegainngang, Rosehagen,

og nye retningslinjer i tide og utider.

Fotballrommet, og store deler av Café Klubben.

Bodegablokka har likevel stått på med mye

Det blir gjort en del arbeid med gulv på bygget

administrativt arbeid og utvikling av

i vår. Vi er i gang med å slipe og lakkere

komiteene.

tregulvet i Cafè klubben, Uggenspranget, Møterommet og Formandsrommet. Vi er også

Vi har i løpet av årets først måneder

i gang med prosjektet å legge nytt gulv i

gjennomført workshoper. Hvor mye av fokuset

Festspisesalen, Peisestuene og Allrommet.

har vært på trygghet på jobb og fremtidig tiltak på bygningen.

Vi har også investert i nye møbler til både Cafè Klubben og på Pergolaen. Det blir mer

Bar har jobbet med å utvikle barkartet, både

tilrettelagt for å bruke Cafè Klubben som en

med å se på nye drinker som kan være

studieplass. Med nytt møblement på

aktuelle, men også forbedre tilbudet til de

Pergolaen blir mulig å nyte de fine dagene

under 20 år samt alkoholfrie drinker.

fremover.

Det skal nå også gjennomføre Ordensvaktkurs

Det er også startet et prosjekt med å bytte

for Ordensvern og inngang, slik at man er best

vinduene i allrommet, festspisesalen,

mulig rustet til en normal åpning av huset.

korrommet og møterommet. Slik at det vi

Side 32 av 53

bedre kan ta vare på varmen, og senke støynivået utenfra.

Det er gøy å se av midlene fra DVU blir brukt på prosjekter som man legger godt merke til.

Slik at vi både får et med estetisk fint hus, men at det også skjer oppgraderinger som forbedrer det teknisk.

Takk!

Med dette ønsker jeg å takke alle komitésjefene og komitemedlemmene i Bodegablokka! Alle timene, innsatsen, engasjementet og deres gode humør gjør hverdagen mye lettere! Selv i en tid uten om det normale, har dere hatt stå på vilje og vært tilpasningsdyktige. Ser frem til å jobbe med dere resten av året. Jeg vil også takke for den

Andreas Thorshaug Røang, Bodegasjef i

tillitten Generalforsamlingen har gitt meg.

Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2021

Side 33 av 53

Rapport fra Økonomisjef Peder Midttømme Ærede Generalforsamling! Økonomiblokka består av:

Økonomiassistent: Gjermund Korbøl Thoner Regnskapsførere: Kristoffer Nyberg, Henriette Aasen og John Patrick Systad Murray KS Klimaregnskap: Karin Thobro Schiøtz og Johannes Fjeldså, samt 3 komitémedlemmer KS Analyse: Sabina Langås Økonomisk oppdatering våren 2021

Det har vært generelt minimalt med økonomisk aktivitet hittil dette semesteret. Vi har en del større faste kostnader og er avhengig av inntekter resten av året for å dekke disse. Vi har ikke hatt noen inntekter på de digitale arrangementene da vi har sett det som viktigere å ha et lavterskeltilbud til medlemmene våre. Årsregnskapet 2020

Årsresultatet for 2020 endte på 542 075 kr for Samfunnet. Grunnen til det høyere resultat enn budsjettert kommer av at vi har hatt lavere kostnader enn forventet i tillegg til et redusert beløp i serveringsavtalen med SiÅs. Det er vel ikke noe sjokk for noen, men det er veldig lite som ble som det var planlagt økonomisk.

Inntektene var ikke i nærheten av å nå budsjett, men det var ikke kostnadene heller. De statlige støtteordningene har også bidratt til at det er har gått bra for Samfunnet selv i en slik tid.

Regnskapsførerne har stått på i lang tid nå for å få regnskapet så korrekt som mulig. Det er en viktig jobb de gjør som sparer oss for store revisjonskostnader. Jeg vil rette en stor takk til Elinor, min forgjenger, som hadde stålkontroll i sin periode og ga meg og regnskapsførerne et meget godt utgangspunkt når vi startet med årsavslutningen. Tusen takk!

Analyse

Vår nyopprettete Analyse KS har kommet i gang med arbeidet å kartlegge hva vi kan få ut av det vi har tilgjengelig av data. Her ser vi på mulighetene for alt i fra å lage gode estimater for når gjestene kommer på huset, til å forbedre estimatene når vi lager budsjetter. Hvilken retning denne stillingen tar får vi se med tiden, men det er stort potensiale i de salgsdataene vi sitter på. Jeg er veldig spent på å se hva vår første KS Analyse, Sabina klarer å finne ut!

Klimaregnskapet for 2020

Videre vil jeg trekke frem den fantastiske innsatsen klimaregnskapskomitéen, med Karin Thobro Schiøtz i spissen, har lagt ned. De har kommet i mål med et detaljert klimaregnskap for hele Studentsamfunnet i Ås. Dere kan se hvor grundig de har gått til verks i sakspapirene og -fremleggelsen på GF. Jeg er mektig imponert! Takket være deres innsats kan vi fremover ta vektede beslutninger om hva vi kan gjøre for å minke vårt klimaavtrykket. Nå går Karin av, men jeg er føler meg trygg på at blokka vil fortsette å gjøre en strålende jobb når Johannes tar over ledelsen.

Side 34 av 53

Til slutt vil jeg si takk til Gjermund som nærmer seg sitt andre år som KS i blokka, først som regnskapsfører og nå som økonomiassistent. Vi trenger

slikt

engasjement

for

å

sikre

kontinuiteten i blokka!

Peder Midttømme, Økonomisjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2021

Side 35 av 53

Rapport fra Administrasjonssjef Trude Skymoen Juvkam Ærede Generalforsamling!

Inngangskomitéen er nå flyttet til Bodegablokka. Administrasjonsblokka har dermed gått ned i størrelse.

Personalsjefene svarer på spørsmål om medlemskap, og har dette semesteret også

Administrasjonsblokka våren 2021

jobbet med å utvikle og bli kjent med det nye

Administrasjonsassisstent: Anna Imsgard Strøm

oppsettet i LinTicket. Dette systemet får vi

HR-sjef: Vilde Kjelsrud Pedersen

testet skikkelig ut når samfunnstjenester skal

Personalsjef: Tonje Marit Brekken

innkalles igjen, noe som også vil by på mulighet

Personalsjef: Andrine Stengrundet

for videreutvikling. Det er blitt utviklet

LinTicket KS: Aurora Hansen

mulighet for å melde seg til samfunnstjeneste

IT-sjef: Tord Ståle Storbækken

til tirsdagspåfyll og torsdagsquiz. Denne løsningen har vi ikke prøvd, siden Samfunnet

Administrasjonsblokkas komitésjefer og

har vært stengt, men vi gleder oss til å få dette

komitémedlemmer har stått på i løpet av

i gang.

vårsemesteret, både nye og gamle. På tross av strenge restriksjoner legges god innsats og

HR-sjefen vår, Vilde, har satt seg godt inn i

engasjement ned i arbeidsoppgavene!

stillingen og gjort en strålende innsats med forberedelser og gjennomføring av både KS-

Administrasjonsblokkas arbeid i vår

forum og KS-workshop. Hun har også

Administrasjonsassistent Anna har sørget for

organisert komitéworkshop, og stiller opp for

kommunikasjonen med NMBU angående

den som tar kontakt!

korttilganger, slik at alle behov for tilganger på huset blir dekket! Hun oppdaterer kontinuerlig

Aurora, Linticket KS, løser stadig problemer for

oversikten over alle frivillige ved

alle som har vanskeligheter. I jobben med

Studentsamfunnet og følger opp kontrakter.

utvikling av LinTicket følger hun opp hvilke

Komitémedlem Fredrik har stått for

funksjoner som kan dras mer nytte av

kommunikasjonen i forbindelse med

fremover, særlig med tanke på det nye

rombooking. Restriksjonene har satt store

oppsettet og bruken av dette.

begrensninger for utøvelsen av rombruk, så vi ser frem til å kunne åpne for faste

Problemer og spørsmål rundt IT blir behandlet

rombookinger når situasjonen tillater oss

av IT-sjefen selv, Tord. Sammen med

dette.

påtroppende IT-sjef, Marisha, jobbes det med overgang til ny plattform.

Side 36 av 53

Medlemstall

Per 28.02.2021 har Studentsamfunnet i Ås 1817 medlemmer, hvorav 15 er internasjonale medlemmer. Dette utgjør omtrent 32% av studentene ved NMBU! Livsvarige medlemmer kommer i tillegg. I Samfunnsstyret håper vi at interessen for å være medlem av Studentsamfunnet i Ås opprettholdes, vi setter utrolig stor pris på at så mange ønsker å være medlem!

Til alle komitésjefer og komitémedlemmer i Administrasjonsblokka – tusen takk for det gode arbeidet dere legger ned! Engasjementet og innsatsen deres settes utrolig stor pris på, og jeg gleder meg stort til fortsettelsen av året sammen med dere!

Trude Skymoen Juvkam, Administrasjonssjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2021

Side 37 av 53

Rapport fra Arrangementssjef Miranda Dørum

har stått på for å holde den samme høye standarden på torsdagsquizen, selv når den er digital. Aktueltkomiteen har måttet flytte på mange av foredragsholderne sine, mens de har

Ærede Generalforsamling!

planlagt utrolig spennende foredrag som kan vises under Tirsdagspåfyll når huset åpnes

Arrangementsblokka i 2021 består av:

igjen.

Arrangementsassistent – Synne Mathilde H. Tande-Petersen (7 komitémedlemmer)

Dugnadsånd

KS Aktivitet – Aksel Skeie (3 komitémedlemmer)

Igjen viser de frivillige ved Studentsamfunnet i

KS Aktuelt – Tuva Todnem Lund (6

Ås den utrolige dugnadsånden som vi skal

komitémedlemmer)

være stolt over. Vi har jobbet sammen for at

Og ett komitémedlem Ansvarlig for NM i

Samfunnet skal være i gang selv uten mulighet

Studentrevy

for å utnytte noen goder eller kjenne på hvilken effekt arbeidet deres faktisk har. I en

Tenke nytt

tid som dette hvor man er preget av tiltak som

I min korte tid som Arrangementssjef er det

ikke gagner studentene, hvor ensomhet og

dette stikkordet jeg sitter igjen med. Ettersom

tunge tanker aldri har vært mer utbedt blant

det har sett mørkt ut for åpning, har vi måttet

befolkningen, er det naturlig at man fort mister

se på nye løsninger for å holde et tilbud til

motivasjonen for å arbeide med frivillighet

Samfunnets medlemmer.

mens man skal gjøre alt det andre en student må. Heldigvis har vi sett at den dugnadsånden

Arrangementkomiteen har holdt mange gode

som vi er så kjent for, lever videre selv i en

digitale arrangement for at det skal være et

pandemi.

tilbud mens huset har vært stengt, blant disse har det vært tidenes første digitale Graskurs

En håpefull fremtid

0,5 og digital Semsterkickoff. Vi har ansatt et

Jeg er håpefull når jeg ser mot høsten. Med

komitemedlem for NM i Studentrevy som har

vaksinering godt i gang og en regjering som

hatt ansvar for å lage en digital versjon av

åpner opp for sommerens festivaler, kan det se

dette arrangementet som egentlig skulle

lysere ut for at vi kan ha et normalisert tilbud i

holdes under UKA i Ås 2020, men som vi nå får

Samfunnsbygningen. Jeg gleder meg til vi kan

gjennomført under Sprellfestivalen. Samfunnet

ha større temafester, fullsatte saler til

har, i samarbeid med AU, NMBU, SiÅs og

spennende foredrag, kunnskapsrik Quiz og

Fadderuken, startet opp Tårn-turneringen for

revyer igjen. Om vi kan gjennomføre et

at man kan finne seg en gruppe som man gjøre

høstsemester i nærheten av sist, kan vi

ulike aktiviteter sammen med for å minske

forhåpentligvis ha en mer normal fadderuke

ensomheten blant studenter. Quiz-komiteen

for alle nye studenter i tillegg til å gi et skikkelig Side 38 av 53

tilbud til alle nye studenter som kom i løpet av 2020 og som ikke fikk en normal start på studenttilværelsen sin. Og selvfølgelig ha et variert tilbud til alle dere medlemmer av Studentsamfunnet i Ås som har stått med oss gjennom denne vanskelige tiden.

Takk

Jeg vil takke hele Arrangementsblokka som har måttet innstille seg til nye beskjeder, retningslinjer og problemløsninger som aldri har foregått i tidligere år. Tusen takk for deres stå-på-vilje og deres evne til å komme med nye, kreative løsninger som har betydd utrolig mye for studentmassen denne våren. Jeg er utrolig takknemlig for å ha en så flott gjeng med meg i dette arbeidet.

Miranda Dørum, Arrangementssjef i

Jeg ønsker velkommen til en ny

Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås

arrangementssjef som vil sitte med meg ut

2021

neste periode og som vil prøve seg på en helt ny organisering av en gammel rolle. Jeg håper at vi vil få et flott samarbeid i fremtiden!

Side 39 av 53

Rapport fra Markedsføringssjef Marek Zimmermann Ærede Generalforsamling!

Markedsføringsblokka våren 2021

Markedsføringsassisten Oline Brekke -

Webredaktør

-

Skribent/oversetter

-

Sosiale medier-ansvarlig

-

Journalist

-

Design & Layout (4 komitémedlemmer)

Film & Foto KS: Knut Sørbø -

Film: 4 komitémedlemmer

-

Foto: 14 komitémedlemmer

-

Podcast-ansvarlig

KS Inkludering/Sprell: Lise Hovd -

5 Komitémedlemmer

Arbeid bak lukkede dører

Markedsføringsblokka har følt på den restriksjonspregede starten på semesteret på varierende vis. Mens Samfunnet har vært stengt har det likevel vært mange som har stått på og produsert ukes-program, Facebookarrangement og annet promoteringsmateriale på sosiale medier. I skrivende stund venter vi spent på gjenåpningen og muligheten til å la våre nye KSer i Sprell/Inkludering og Film&Foto oppleve hvordan det er med gjester på huset igjen.

Det som har bydd på flest utfordringer og krevd nytenkning er bortfallet av semesterprogram. Det har ført til at vi har funnet ut av løsninger underveis, både internt i blokka og i samarbeidet med Arrangementsblokka. Noen av disse løsningene har vært bedre enn andre, men jeg føler at ting har falt på plass og at det har gått bedre og bedre. Her har spesielt Oline og design & layout ikke hatt de enkleste arbeidskårene, men fortjener all ros for gjennomføringen.

Lise har kommet godt i gang med sin nye rolle i den nylig sammenslåtte komitéen for sprell/inkludering. Komitéen har delvis startet med blanke ark og har benyttet muligheten til å utvikle fremdriftsplaner og se ting fra nye perspektiv. Lise har hatt mange flotte idéer og innspill som vi er veldig klare for å omsette.

Knut tok over som KS for film og foto og har funnet seg godt til rette her. Til vanlig ligger arbeidet for fotogjengen i dokumentering av hva som skjer på Samfunnet. Vi har begynt å se på muligheten av å omdisponere noen av fotografene til å hjelpe ved filmingen. Her har Helge, som alltid, vært pålitelig NK og stått på for å produsere materiale av høy klasse.

Perioden har krevd en del nye løsninger og ikke bare vært lett under nedstengingen, men Markedsføringsblokka har gjort en stor innsats for å informere gamle og nye studenter om hva som skjer av digitale arrangement. Jeg gleder meg veldig til å jobbe mer med denne Side 40 av 53

gjengen fremover i en digital hverdag, enda mer når Samfunnet åpner for fysiske arrangement igjen!

Marek Zimmermann, Markedsføringssjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2021

Side 41 av 53

Rapport fra Konsertsjef Sigrid Jordet Bruheim Ærede generalforsamling!

Konsertblokka våren 2021: Lys Personal: Ida Børve Smith Lys Teknisk: Fredrik Skistad Lyd Personal: Bjørn-Eirik Roald Lyd Teknisk: Julie Overrein Disco: Julia Helena Navdahl Artist&Booking: Jenny Skjermo Telstad Påtroppende Artist&Booking: Ida Therese

søknad av Hus- og Finansstyret og er i gang med en 5årsplan for innkjøp og oppgradering av utstyret vi har på huset.

Jeg vil takke og skryte av alle komitesjefene i blokka som har holdt motet oppe tross mye usikkerhet og mange kontrabeskjeder. Det er en fryd å arbeide med dere.

Vi har blikket rettet fremover og håper, ønsker og tror at vi skal kunne arrangere mang en anledning for dere å vrikke på dansefoten det resterende året. Inntil da, vask henda!

Sæverud og Thale Sandvig Andresen Våren 2021 startet på ingen måte slik vi hadde håpet. Med de strenge restriksjonene måtte Samfunnet fortsette å holde dørene stengt.

Den planlagte Semesterkickoffen med Kakkamaddafakka måtte igjen bli flyttet, men vi krysser fingre og tær for at kan de innta scenen i Aud.Max i løpet av 2021!

Situasjonen med korona medbringer at man er nødt til å tenke nytt og finne nye løsninger på hvordan man på best mulig måte kan gjennomføre arrangementer. Jeg vil trekke frem teknikerne som har jobbet på for å få til en hybridløsning som gjør det mulig å gjennomføre arrangementer både digitalt og fysisk, med skikkelig god kvalitet!

Omorganisering av blokka i høst har vist seg å være til god nytte. Ved innføring av to nye

Sigrid Jordet Bruheim, Konsertsjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2021

tekniske KS-stillinger har komitesjefene hatt mere rom til å fokusere på opplæring samt søknader. Lyskomiteen har fått innvilget en Side 42 av 53

7.2 Næringslivsutvalget ved NMBU

grunn av pandemien og restriksjonene lot dette seg ikke gjennomføre, og arrangementet ble dermed erstattet med en video for tips og triks til et godt CV-bilde. Næringslivsutvalget er veldig fornøyd med gjennomføringen av dagen til tross for at det måtte bli digitalt. Vi håper både bedriftene og studentene våre hadde god

Ærede Generalforsamling Styret i NU våren 2021 består av:

Leder - Michelle Seigerud Administrasjonsansvarlig - Kristiane Holter Karrieredagsansvarlig - Emilie Giltvedt Langeland Arrangementansvarlig - Clara Nilsson Moseby Sponsoransvarlig - Johannes Voll Markedsføringsansvarlig - Andreas Kinnari Næringslivsdagen 2021

Næringslivsdagen ble i år arrangert 19. februar.

Det var 23 bedrifter på plass på digital stand, både små, men også større. 5 av bedriftene hadde stor pakke, slik at de også hadde livepresentasjon i løpet av dagen. Det virket som at både bedriftene og studentene var svært fornøyd med dagen, og det var mange gode dialoger i sving i løpet av timene som vi holdt på. Næringslivsdagen er den minste av de to karrieremessene som Næringslivsutvalget arrangerer i løpet av året og her er gjerne en gyllen mulighet for de litt mindre bedriftene til å vise seg frem. Karriereveileder ved NMBU var også tilgjengelig på egen stand under Næringslivsdagen for diverse spørsmål. Planen var i utgangspunktet å arrangere CVfotografering som et eget arrangement i forkant av Nærlingslivsdagen slik vi pleier. På

nytte av dagen, og krysser fingrene for at vi kan arrangere Karrieredagen 2021 fysisk til høsten.

Andre arrangementer og aktiviteter

Siden forrige Generalforsamling har Næringslivsutvalget arrangert massevis av arrangementer, selv om mye har foregått digitalt grunnet restriksjonene tilknyttet pandemien. Vi har arrangert “Ut i jobb - hva nå?” Med Tekna, “Digital studieteknikk” med skrivesenteret, “Kickstart masterskrivingen” med skrivesenteret, “jobbsøk på 1-2-3” med karriereveileder Tone-Line, “Tips og triks til digital Næringslivdag”, “Kurs i LinkedIn” med NITO og “jobbintervjukurs” med karriereveileder Tone-Line. Vi har opplevd godt oppmøte på arrangementene, og det merkes at studentene drar nytte av de fordelene det er med digitale arrangementer, og at man slipper fysisk å gå ut av døren. Andre arrangementer vi også skal arrangere før sommeren er “Tirsdagspåfyll: Ås-Så-Videre” og Multiconsult skal ha en digital bedriftspresentasjon.

Karrierefondet

Karrierefondet består av 15% av fjorårets overskudd til Næringslivsutvalget. I løpet av 2020 ble det delt ut 50.000kr til Side 43 av 53

karrierefremmende aktiviteter for studenter

overlappsturer. Overlappsturen vi skulle

ved NMBU. Disse pengene ble tilbakebetalt da

gjennomført i starten av året ble avlyst grunnet

pandemien ikke gjorde det mulig å

pandemien, og årets første karrieremesse ble

gjennomføre de planlagte arrangementene.

avholdt digitalt. Dermed er tallene for

Siste frist for å søke karrierefondsmidler for

klimagassutslipp for Næringslivsutvalget hittil i

våren 2021 gikk ut 20. mars. Neste frist er 20.

2021 svært positive.

september. Midlene som ikke deles ut er øremerket Samfunnsbygningen. Retningslinjer, søknadskjema og tidligere tildelinger er tilgjengelig på www.nunmbu.no.

Sponsorarbeid

I løpet av 2021 fornyet Næringslivsutvalget samarbeidsavtalen med Tekna og NITO. Vi er glade for å kunne samarbeide med fagorganisasjonene og håper på et godt samarbeid det kommende året.

Sponsorteamet ledes av sponsoransvarlig i Næringslivsutvalget. Det jobbes med å koordinere sponsorarbeidet som utføres av

På vegne av styret i Næringslivsutvalget,

Studentsamfunnet på best mulig måte.

Michelle Seigerud, Leder av

Fremover vil det også jobbes for at fremtidige

Næringslivsutvalget ved NMBU 2021

sponsoravtaler har et tydeligere klimafokus.

Klima

Næringslivsutvalget har vurdert sine egne aktiviteter for å forsøke å redusere klimafotavtrykket til organet. Det har vært lite arrangementer med fysisk oppmøte det siste semesteret, så det har vært begrenset både hvor mye utslipp det har vært, men også hvor mye vi kunne ha gjort for å redusere utslippene ytterligere. Samfunnet har lagt frem sitt klimaregnskap for 2020 og majoriteten av klimagassutslippene til Næringslivsutvalget oppstår ved transport av gjester til karrieremesser og reiser i forbindelse med Side 44 av 53

7.3 Tuntreet Ærede generalforsamling!

Redaksjonen:

Fotosjef: Nathalie Genevieve Bjørneby Oversettingssjef: Benjamin Alexander Faulkner Layoutsjef: ubesatt for øyeblikket I tillegg har vi 28 komitémedlemmer på

Vi har endret distribusjonsmønsteret noe. Vi distribuerer nå både på campus og i studentbyene, siden mange jobber hjemmefra.

Dette ser ut til å fungere bra, og de aller fleste utgavene blir plukket opp. Fra og med TT02 står det også et stativ i Bikuben, og vi håper at veterinærstudentene får interesse for Tuntreet. Økonomi og annonser

kontrakt som journalister, fotografer,

Tuntreet har størst utgifter knyttet til

korrekturlesere, oversettere, layoutarbeidere,

trykkerikostnader. Utenom dette er det i

illustratører og distribusjon av fysisk utgave, og

hovedsak lisenser og utgifter knyttet opp mot

på nett. Det er også flere som er med og

det sosiale for redaksjonsmedlemmene. Det

jobber freelance. Vi ønsker egentlig flere

jobbes for å redusere lisenskostnadene, og

medarbeidere, men den gjengen som er nå

opplaget tilpasses som sagt smittesituasjonen

klarer fortsatt å lage ei hel studentavis!

og antall studenter på Ås.

Utgivelser og opplag

I høst trykket vi flere annonser i samarbeid

Tuntreet har gjennom høsten og så langt

med UKA. Ellers har det vært lite annonser,

denne våren blitt utgitt som planlagt, med

noe som kan sees i sammenheng med korona

utgivelse hver tredje uke og til sammen fem

og mindre aktivitet for mange bedrifter.

utgaver i semesteret.

TT på nett

Vi tilpasser opplaget ettersom hvordan smittesituasjonen endrer seg, men med

Vi prøver alltid å utvikle og forbedre nettsida vår tuntreet.org, noe som er ekstra viktig i en

mindre den endrer seg drastisk trykker vi 7-800

stort sett digital hverdag. I høst begynte vi å

norske, og 100 engelske. Det engelske

publisere enkeltsaker på engelsk, parallelt med

opplaget er en god del redusert i forhold til

at de blir publisert på norsk.

tidligere semestre ettersom det er færre utvekslingsstudenter, men vi ønsker så klart å

På Facebook publiserer vi jevnlig

fortsatt ha et tilbud til de internasjonale

spørreundersøkelser, og har delt dem aktivt i

studentene som er på Ås.

andre FB-grupper. Dette har gitt stor økning i hvor mange som svarer.

Side 45 av 53

Takk

Tusen takk til redaksjonen, alle de engasjerte studentene i styrene og på Samfunnet generelt, og resten av studentmiljøet. Det er på grunn av alle de som står bak, og alle de som leser, at det er mulig å lage en studentavis i ei tid som dette. Det har vært helt fantastisk å få jobbe med Tuntreet og lære så mye om alt jeg ikke visste om fra før.

Lykke til videre til Tord, som tar over som ansvarlig redaktør etter sommeren, og til den nye redaktøren som blir valgt på GF. Jeg gleder meg til å se hva dere finner på videre!

Guro Størdal Ansvarlig redaktør for Tuntreet våren 2021

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar informasjonen til orientering.

Side 46 av 53

Sak 8: Saker innkommet i henhold til gjeldende frister 8.1 Klimaregnskap for Studentsamfunnet i Ås 2020 Klimaregnskapet til Studentsamfunnet er et innkjøpsbasert klimaregnskap som inkluderer Scope 1, 2 og 3, i tillegg til alle relevante innkjøp.

Scope 1 er direkte utslipp fra fossilt drivstoff eller brensel som brukes til transport eller stasjonær forbrenning. Det er ingen utslipp fra Scope 1 for Studentsamfunnet i Ås i 2020 da det ikke har blitt brukt fyringsolje for stasjonær forbrenning eller drivstoff til egeneide biler.

Scope 2 er indirekte utslipp fra elektrisitet og fjernvarme som er fordelt etter hvem som hadde ansvaret for driften av huset i 2020. Klimagassutslippet fra månedene januar, februar, mars, august, september, november er registrert på Samfunnet, oktober er registrert på UKA og månedene da huset var stengt (april, mai, juni, juli og desember) er registrert på Hus- og Finansstyret.

Scope 3 bidrar til den største andelen av klimagassutslippene til Studentsamfunnet i 2020 og er indirekte utslipp fra andre aktiviteter og innkjøp i verdikjeden. Klimaregnskapskomiteen har fordelt de forskjellige utslippskategoriene etter kontokodene i regnskapet. Dette gjør det lett å sammenligne de ulike årene i fremtiden. Utslippene er rapportert etter når innkjøpene ble bokført i regnskapet. Dersom innkjøpet bestod av flere materialer (eks. 50% bomull og 50% polyester) ble dette fordelt mellom materialene. For innkjøp med mer enn 70% av et bestemt materialet (eks. 85% polyester, 10% elastan, 5% bomull) ble det lagt inn under hovedmaterialet.

De innkjøpene som hadde et klimagassutslipp på mindre enn 0,1 tCO2e er ikke tatt med i denne oversikten. Alle innkjøp, uavhengig av størrelse eller utslippsstørrelse, er tatt med i det fulle klimaregnskapet.

Oppsummert klimaregnskap for Studentsamfunnet i Ås 2020 Studentsamfunnet i ÅS Scope 1

Kategori

Enhet

Total

tCO2e

0

0,0 %

tCO2e

15,3

17,9 %

Fjernvarme

tCO2e

4

4,7 %

Totale Scope 2 utslipp

tCO2e

19,3

22,6 %

Avfall

tCO2e

7,5

8,7 %

Reiser og kilometergodtgjørelse

tCO2e

1,3

1,5 %

Transport av eksterne parter (artister og gjester)

tCO2e

0,7

0,8 %

Transport og frakt av leid utstyr

tCO2e

1,3

1,5 %

Markedsføringskostnader og trykkekostnader

tCO2e

2,1

2,5 %

Arrangementskostnader

tCO2e

2,5

2,9 %

Renhold, kontor og administrasjonskostnader

tCO2e

1,5

1,8 %

Driftsmaterialer

tCO2e

18,0

21,1 %

Innkjøpte effekter og effekter til eget bruk

tCO2e

5,6

6,6 %

Teknisk utstyr og vedlikehold av utstyr

tCO2e

1,5

1,8 %

Inventar og rekvisita

tCO2e

3,1

3,6 %

Blomster, gaver og premier

tCO2e

0,3

0,4 %

Sosial støtte internt og til lag- og foreninger

tCO2e

1,1

1,3 %

Mat og drikke til eget bruk og samfunnstjenester

tCO2e

7,3

8,5 %

Mat og drikke til utsalg

tCO2e

10,9

12,8 %

Innkjøp Varer (avgiftsfritt, middels og høy mva)

tCO2e

1,5

1,8 %

Totale Scope 3 utslipp

tCO2e

66,2

77,4 %

Totale utslipp uten opprinnelsesgarantier (lokasjonsbasert metode)

tCO2e

85,5

100 %

Totale utslipp med opprinnelsesgarantier (markedsbasert metode)

tCO2e

70,2

Fossilt drivstoff eller brensel Ingen utslipp i Scope 1

Scope 2

Elektrisitet og fjernvarme Elektrisitet

Scope 3

Indirekte utslipp fra aktiviteter og innkjøp

Klimaregnskapet til Studentsamfunnet i Ås 2020 viser et totalt utslipp på 85,5 tCO2e.

De utslippskategoriene som utgjør den største andelen er innkjøp av driftsmaterialer, elektrisitetsforbruk, mat- og drikke til utsalg og avfall. Disse bidrar totalt med 51,7 tCO2e hvilket tilsvarer 60,4 % av de totale klimagassutslippene.

Det er også beregnet et individuelt klimaregnskap for hvert organ. De totale utslippene for Studentsamfunnet fordeler seg følgende -

Samfunnet med 39,9 tCO2e

-

UKA i Ås med 28 tCO2e

-

Hus- og Finansstyret med 14,7 tCOe2

-

Tuntreet med 1,4 tCO2e 48

-

Næringslivsutvalget med 1,5 tCO2e.

Grafen under viser hvordan klimagassutslippene fordeler seg per måned og at klimagassutslippene gikk ned i forbindelse med nedstengingen i mars 2020 og økte på høsthalvåret i forbindelse med gjenåpning av Samfunnet og UKA.

tCO2e

Klimagassutslipp oppsummert Studentsamfunnet i Ås 2020 14 12 10 8 6 4 2 0

12,4

11,1

11,7

10,3

9,4 6,7

6,3

Jan

5,3

4,9

Feb

Mar

3,3 Apr

Mai

2,5 Jun

1,1 Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Des

Månedsvis fordeling av klimagassutslipp til Studentsamfunnet i Ås 2020 14 12

tCO2e

10 8 6 4 2 0 Jan

Feb

Mar

Apr

Mai

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Elektrisitet

Fjernvarme

Avfall

Reiser og kilometergodtgjørelse

Transport av eksterne parter

Transport og frakt av leid utstyr

Markedsføringskostnader og Trykkekostnader

Arrangementkostnader

Renhold, kontor og administrasjonskostnader

Driftsmaterialer

Innkjøp effekter og effekter til eget bruk

Teknisk utstyr og vedlikehold

Inventar og rekvisita

Blomster, gaver og premier

Sosial støtte internt og til lag- og foreninger

Mat og drikke til eget bruk og samfunnstjenester

Mat og drikke til utsalg

Innkjøp Varer (avgiftsfritt, middels og høy mva)

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar saken til orientering.

49

Des

Sak 9 Orienteringssaker 9.1 Redaksjonelle endringer i vedtektene for Studentsamfunnet i Ås I henhold til § 3.6.1 i vedtektene til Studentsamfunnet i Ås har Samfunnsstyret fullmakt til å gjøre redaksjonelle endringer. Generalforsamlingen skal orienteres om eventuelle endringer ved første anledning. Vi benytter denne anledningen til å orientere om følgende redaksjonelle endringer i § 3.7 og § 4.3.1:

§ 3.7 AVSTEMMING

Avstemming skjer i alminnelighet ved håndsopprekking. I tilfeller der GF ser det hensiktsmessig, kan avstemming utføres skriftlig eller elektronisk. Skriftlig eller elektronisk avstemming skal finne sted dersom minst ti medlemmer krever det.

Avstemmingens åpning og avslutning skal erklæres av møtelederen. Utenfor dette tidsrom kan stemmegivning ikke skje.

Simpelt flertall oppnås i en avstemning dersom et forlag forslag får flertall av de avgitte stemmer.

Alminnelig flertall oppnås i en avstemning dersom et forslag får mer enn halvparten av de avgitte stemmer (blanke stemmer regnes som avgitt).

Vedtak avgjøres normalt med alminnelig flertall. § 4.3.1 Formål

UKA i Ås skal bidra til å fremme et godt og kameratslig samvær for medlemmene ved Studentsamfunnet. UKA skal bidra til at Studentsamfunnet Studentsamfunnets overordnede strategi blir oppfylt, og at Studentsamfunnets vedtekter blir overholdt. UKA i Ås skal bidra til opplysning og positiv blest omkring miljøet ved NMBU.

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar saken til orientering.

50

Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter I henhold til Studentsamfunnets vedtekter vil kandidatpresentasjoner bli presentert i eget vedlegg tre dager før Generalforsamlingen.

10.1 Samfunnsstyret 10.2 Tuntreet 10.3 Næringslivsutvalget ved NMBU 10.4 Hus- og Finansstyret 10.5 Valgnemndsmedlemmer 10.6 UKEstyret Forslag til vedtak Generalforsamlingen har ved avstemning valgt inn følgende kandidater: Samfunnsstyret

Leder: Økonomisjef: Arrangementssjef: Tuntreet

Redaktør:

51

Næringslivsutvalget ved NMBU

Arrangementsansvarlig: Karrieredagsansvarlig: Sponsoransvarlig: Hus- og Finansstyret

Studentrepresentant: UKEstyret

UKEsjef: Administrasjonssjef: Arrangementssjef: Markedsføringssjef: Revysjef: Hussjef: Serveringssjef: Økonomisjef: Valgnemnda

Representant: Representant:

52

Sak 11 Eventuelt Saker som ønskes behandlet under sak 11 kan leveres møteledelsen innen Generalforsamlingens start.

53