Sakspapirer versjon 2 Høst 2019 by Studentsamfunnet i Ås

Sist oppdatert: 25.oktober.2019

HÃ˜ST 2019

28.OKTOBER 2019

Innhold Saksliste

Dagsorden

Nyttig informasjon

Sak 1 Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse

Sak 2 Godkjenning av møteledelse

Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører

Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere

Sak 5 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås høsten 2019

5.1 Samfunnsstyret

5.2 Kjernestyret

5.3 UKA i Ås

5.4 Næringslivsutvalget ved NMBU

5.5 Tuntreet

Sak 6 Strategi for Studentsamfunnet i Ås

6.a Godkjenning av Studentsamfunnets strategiske visjon

6.b Godkjenning av Studentsamfunnets langsiktige strategi

6.c Godkjenning av arbeidsprogram for 2020

Sak 7 Godkjenning av budsjetter for Studentsamfunnet i Ås for 2020

Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister

Sak 8.1 Vedtektsendringer

Sak 8.2 Vegonorm

Sak 8.3 Resolusjon: Studentsamfunnet i Ås erklærer klimakrise

Sak 9 Orienteringssaker

Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter

10.1 Samfunnsstyret

10.2 Tuntreet

10.3 Næringslivsutvalget

10.4 Kjernestyret

10.5 Valgnemdsmedlemmer

Sak 11 Eventuelt

Vedlegg 1 – Ny strategi for Studentsamfunnet i Ås

Vedlegg 2 – Nåværende (gammel) strategi for Studentsamfunnet i Ås

Side 2 av 63

Saksliste Sak 1 Sak 2 Sak 3 Sak 4 Sak 5 Sak 6

Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse Godkjenning av møteledelse Oppnevning av tellekorps og protokollfører Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås høsten 2019 Strategi for Studentsamfunnet i Ås

a) Godkjenning av Studentsamfunnets strategiske visjon b) Godkjenning av Studentsamfunnets langsiktige strategi c) Godkjenning av arbeidsprogram for kommende år Sak 7 Sak 8 Sak 9 Sak 10

Godkjenning av budsjetter for Studentsamfunnet i Ås for 2020 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Orienteringssaker Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter

10.1 Samfunnsstyret: a) b) c) d)

Nestleder Arrangementssjef Administrasjonssjef Konsertsjef

velges for to perioder velges for to perioder velges for to perioder velges for to perioder

10.2 Tuntreet a) Redaktør

velges for to perioder

10.3 Næringslivsutvalget a) b) c) d)

Leder Administrasjonsansvarlig Markedsføringsansvarlig Sponsoransvarlig

velges for to perioder velges for to perioder velges for to perioder velges for én periode

10.4 Kjernestyret a) Ekstern representant

velges for fire perioder

10.5 Valgnemndsmedlemmer a) To medlemmer

velges for to perioder

Sak 11 Eventuelt

Side 3 av 63

Dagsorden 17.00 Møtestart ved leder av Studentsamfunnet i Ås, Oscar Mork Sak 2 Godkjenning av møteledelse Sak 1 Godkjenning av dagsorden og møteinnkallelse Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere 17.10 Sak 5 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås høsten 2019 17.30 Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister 18.30 Sak 6 Strategi for Studentsamfunnet i Ås 19.50 Leder takker de som gikk ut av sine verv sommeren 2019 20.00 Pause med servering av ertesuppe 20.30 Sak 7 Godkjenning av budsjetter for Studentsamfunnet i Ås for 2020 21.00 Sak 9 Orienteringssaker 21.05 Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter 23.00 Sak 11 Eventuelt Avslutning og nasjonalsangen

Side 4 av 63

Nyttig informasjon Hvordan fungerer GF? Studentsamfunnet i Ås sin generalforsamling er organisasjonens øverste organ. Det er her du har mulighet til å påvirke driften av Samfunnet. Generalforsamlingen starter presis kl 17:00. Alle medlemmer og styrende organer ved Studentsamfunnet har rett til å fremme saker jf. § 1.2. Saker som ønskes behandlet på GF skal være Samfunnsstyret i hende senest tre uker før GF, altså mandag 07.oktober. Dersom du har saker til eventuelt må dette meddeles møteledelsen skriftlig før møtestart. Ønsker du å ta ordet under GF, gjøres det på følgende måte:

Det er tidsbegrensinger når man skal snakke under GF: Innlegg: 3 minutter Replikk: 30 sekunder Til saksopplysning/dagsorden: 1 minutt Stemmemidler (mentometerknapper) mottas ved å vise gyldig medlemsbevis(studentkort). Dette leveres som pant under stemmeavgivningen. Når du forlater GF, må utdelt stemmemiddel leveres inn.

Side 5 av 63

Valg For å stille til valg på GF, anbefales det å sende inn en kandidatpresentasjon på forhånd. Presentasjonene må sendes til valgnemnda@samfunnetiaas.no innen mandag 21.oktober 2019 for å komme med i sakspapirene Når det er din tur på talestolen på generalforsamlingen vil du få inntil tre minutter til å presentere deg. Elektronisk avstemming med mentometerknapper Avstemming foregår ved at Generalforsamlingen får utdelt en kalkulatorliknende avstemmingssender (”mentometerknapp”) som sender et radiosignal til en mottaker som teller stemmene. Mentometerknappene er på størrelse med et kredittkort og har 12 knapper (1/A, 2/B, 3/C ..osv. Se bilde). Kandidatene som er på valg får tildelt èn av de 12 knappene, og Generalforsamlingen kan stemme ved å trykke på ønsket knapp i et bestemt tidsrom. Ordstyrer orienterer om dette og er tydelig på når avstemming starter og stopper. Studentkort leveres som pant for mentometerknappen. Man står selv ansvarlig ved tap av denne! Eksempel på valgprosess: Valg av Nestleder: 1/A: Bruno Sten 2/B: Willy Nickersen 3/C: Tor Pedo 4/D: Anne Dammen 5/E: -BlankDeltaker 1; vil gi Willy Nickersen sin stemme, og trykker derfor på knapp 2/B. Mentometerknappen lyser grønt, stemme er avgitt. Deltaker 1 kan endre valg frem til Ordstyrer stopper valg, siste trykk er gjeldende. Stemmeavgivningstiden vil vare ca. 10-20 sekunder. Bevertning Ertesuppe serveres i pausen, av Samfunnstjenester. Forfriskninger vil være tilgjengelig underveis. Side 6 av 63

Sak 1 Godkjenning av saksliste og møteinnkallelse Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner dagsorden og møteinnkallelse

Sak 2 Godkjenning av møteledelse Forslag til ordstyrere: Tord Hauge og Anne Snarteland. Forslag til vedtak Tord Hauge og Anne Snarteland velges som ordstyrere

Sak 3 Oppnevning av tellekorps og protokollfører Forslag til tellekorps: Trude Rønning Okkenhaug, Maria Larsen Wigestrand, Yngve Gorseth og Erik Sand Forslag til protokollfører: Ellen Medhus Forslag til vedtak Trude Rønning Okkenhaug, Maria Larsen Wigestrand, Yngve Gorseth og Erik Sand velges som tellekorps. Ellen Medhus velges som protokollfører.

Sak 4 Velge to representanter til å signere protokoll sammen med møteledere Forslag til protokollunderskrivere: Pål Marius Nesse og Manouck Oussoren Forslag til vedtak Pål Marius Nesse og Manouck Oussoren velges som protokollunderskrivere.

Side 7 av 63

Sak 5 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås høsten 2019 5.1 Samfunnsstyret I sak 5.1 presenteres rapporter fra medlemmer i Samfunnsstyret. Sittende leder og tidligere leders rapport er på vegne av Samfunnsstyret.

Rapport fra nåværende og tidligere leder Oscar Mork og Ane Magnussen Ærede Generalforsamling! Samfunnsstyret våren 2019 besto av følgende medlemmer: Leder – Ane Magnussen Nestleder –Johan Stener Maagaard Administrasjonssjef – Anne Marte Rønneseth Økonomisjef – Inger Marie Rostad Arrangementsjef – Ulrik Samdahl Melhuus Markedsføringssjef – Lars Martin Wahl Konsertsjef – Marit Serianna Stenødegård Hjerpseth Samfunnsstyret høsten 2019 består av følgende medlemmer: Leder – Oscar Mork Nestleder –Johan Stener Maagaard Administrasjonssjef – Anne Marte Rønneseth Økonomisjef – Inger Marie Rostad Påtroppende økonomisjef – Elinor Brede Skårås Arrangementsjef – Ulrik Samdahl Melhuus Markedsføringssjef – Solveig Borkenhagen

Konsertsjef – Marit Serianna Stenødegård Hjerpseth Siden Generalforsamling vår 2019 har Samfunnet og Samfunnsstyret jobbet med punkter knyttet til arbeidsprogrammet for 2019, i tillegg til planlegging av markering for Verdensdagen for psykisk helse i samarbeid med NMBU, SiÅs og Studenttingets Arbeidsutvalg. Nåværende Leder har også, sammen med kjernestyret, fokusert mye på revidering av langtidsstrategien som skal legges frem denne Generalforsamlingen. Utover dette er Styret svært fornøyd med fadderuka og den gode kulturen som viste seg med tidlig oppmøte til arrangementer og fulle hus hele august. Studentsamfunnet har også hatt et godt samarbeid på tvers av alle organer, noe vi er svært fornøyde med og håper vil fortsette i årene som kommer. Samarbeid med andre aktører ved NMBU I løpet av 2019 har Samfunnet samarbeidet tett med en rekke andre aktører med tilknytning til NMBU. Vi er nå fast observatør i Læringsmiljøutvalget for å bidra spesielt knyttet til oppfølging av studentenes helse og trivsel utenom selve studiene. Nåværende og tidligere leder har vært med i en arbeidsgruppe nedsatt av Læringsmiljøutvalget i forbindelse med Verdensdagen for Psykisk helse, som går av stabelen i skrivende stund. Vi håper på godt oppmøte, og en vellykket markering av dagen. Det er fortsatt mye som gjenstår for å bedre den generelle studentvelferden, men vi håper at markeringen av Verdensdagen er et stort skritt i riktig

Side 8 av 63

retning for å gjøre studenttilværelsen ved NMBU enda bedre. Samarbeidet med SiÅs knyttet til drift bar i vårsemesteret stor grad preg av mangelen på Driftsleder, noe som medførte en del rot knyttet til rombruk, dobbeltbookinger og generell daglig drift. Samfunnsstyret ønsker derfor å beklage til alle som må ha merket vanskeligheter i forbindelse med dette. Etter ansettelse av ny driftsleder som trådte inn i stilling i august har vi merket en stor forbedring når det kommer til den daglige driften av huset – selv om det også i høst har vært noen episoder med rot og misforståelser mellom SiÅs, Samfunnet og foreninger som bruker huset til faste foreningsopplegg. Vi håper dette kun har vært innkjøringsproblemer, og at vårsemesteret vil gå mer eller mindre knirkefritt. Det jobbes også i høst med å kartlegge hvilke eksterne aktører det vil være hensiktsmessig å samarbeide med når det kommer til arrangementer som holdes på huset. Med dette menes ikke bare bedrifter og næringsliv, men også studentdrevne arrangementer som holdes ved NMBU. Ønsket er å skape et bredere tilbud for medlemmene, så vel som at Samfunnet kan bidra med kompetansen vi har til de som måtte ønske det. Håpet og målet er arrangementer og eventer som er bedre for alle involverte parter. Sammenslåing med campus Adamstuen Om et år har studentene ved campus Adamstuen flyttet, og alle studenter ved NMBU er samlet på ett campus. Det har siden sist GF blitt etabler tydelige kommunikasjonskanaler med

representanter fra Adamstuen, og vi samarbeider om å legge til rette for å få til et enda bedre tilbud for alle studentene ved NMBU der vi tar med det beste fra begge miljøer i planlegging av arrangementer de neste semestrene. Samfunnsstyret er svært fornøyde med fremgangen så langt, og det har vært godt oppmøte med studenter fra Adamstuen på arrangementer ved Samfunnet så langt i høst. Vi ser derfor frem til videre samarbeid, og gleder oss til vi alle er samlet ved ett fantastisk campus og studentmiljø! Revidering reglement

instrukser

ordens-

I vår ble det gjort en gjennomgang av ordensreglementet ved Studentsamfunnet og dette ble oppdatert. Det er derfor sterkt anbefalt at alle medlemmer av Studentsamfunnet går inn på Samfunnet sine nettsider og gjør seg kjent med dette. I tillegg har instruksene for håndtering av personalsaker blitt revidert, og retningslinjene for håndtering av brudd på overnevnte ordensreglement er revidert. Organisasjonsutvikling I arbeidet med utvikling av langtidsstrategi og arbeidsprogram har det vært et fokus på inkludering av KSer under utforming. Vi har et ønske om at terskelen for å ta opp endringsforslag og ideer med Samfunnsstyret skal være så lav som overhodet mulig, både for frivillige ved huset så vel som for Generalforsamlingen. Det er viktig med åpenhet om styrets arbeid, og dette er et område det finnes et stort forbedringspotensial. I tillegg jobbes det fortsatt med å effektivisere drift av huset, og det har den Side 9 av 63

siste tiden forekommet endringer i organisasjonsstrukturen. Dette er også et felt vi ønsker å jobbe mer med i året som kommer. For mer detaljert beskrivelse av året bes dere lese rapportene fra de øvrige styremedlemmene. Vi håper dere er fornøyde med arbeidet så langt i år, og at dere kommer med tilbakemelding dersom det er saker dere mener burde gjøres noe med. Vi vil også rette en stor takk til alle som bidrar på huset slik at vi alle har et sted å samles til glede og dannelse under studietiden og oppholdet vårt her på Ås.

Ane Magnussen Leder for Studentsamfunnet i Ås 2018/2019

Beste hilsener,

Oscar Mork Leder for Studentsamfunnet i Ås 2019/2020

Side 10 av 63

Rapport fra Nestleder Johan Stener Maagaard Høsten 2019 har Bodegablokka bestått av følgende komitésjefer: Festsjef: Malin Berglund Bodegakonsernet: Katrine Aarseth Ordensvern: Helena Seland Myhre og Erik Sand Barsjef: Kristine Kippersund Brokstad Matsjef: Elsa Sveindal Rosfjord Snekkersjef: Robbi Johansen Byggeteknisk I løpet av høsten 2019 ble Pergolaen holdt oppe på arrangementer der vi har hatt nok folk. Det er fremdeles en pågående prosjektering av lys og varme på Pergolaen og vi håper på at dette er på plass i løpet av våren. Søndag 3.november vil det være Høstsjau, og vi håper så mange som mulig kan delta på denne. Her blir det selvfølgelig servert mat og drikke til de som møter opp! Bodegablokka I løpet av høsten har nye uniformer, ordensvaktskilt og arbeidsskilt blitt tatt i bruk, og alle med ordensvaktrettede oppgaver har nå påskriften «ordensvakt» på ryggen. Dette har vært et nødvendig steg for å etterkomme forskriften om vaktvirksomhet. I september hadde Leder Oscar, Ass. Dir. i SiÅs Pål Magnus Løken og jeg politikontroll med Anita som er konsulent i forvaltningsseksjonen i Øst politidistrikt. Møtet gikk bra og politiet er fornøyd med sikkerheten på huset og våre interne rutiner på festkvelder. Festsjef Malin har sammen med Overkonserndirektør Aarseth og Ordensvern-

komitesjefene Helena og Erik jobbet for å etterkomme regler og føringer som har vi fått i etterkant av Politikontrollen. Barsjef Kristine har oppdatert barkartet sitt og har sammen med matsjef Elsa har løst utfordringer for å få køsystemet og salget i Rosehagen til å gå så smertefritt som mulig. Snekkersjef Robbi har fått flere oppdrag som blant annet å pusse opp stoler på huset, pusse bord i Rosehagen og følge opp tidligere prosjekter som enda ikke er fullført. Jeg vil avslutte med å takke for meg og det året jeg har hatt i vervet som Nestleder. Tusen takk alle i Bodegablokka for innsatsen som legges ned, dere er helt utrolige. Og tusen takk til styret som jeg har fått gleden av å samarbeide med det siste året! Ønsker masse lykke til for Nestleder i 2020!

Johan Stener Maagaard Nestleder i Samfunnsstyret 2019

Side 11 av 63

Rapport fra Økonomisjefer Inger Marie Rostad og Elinor Brede Skårås Ærede Generalforsamling! Dette høstsemesteret har økonomiblokken bestått av: Økonomiassistent: Peder Midttømme Regnskapsførere: Andrea Furuseth Larsen og Gjermund Korbøl Thoner Økonomiblokken har de siste to årene båret preg av større endringer, med nytt regnskapssystem i 2017, og ny organisering internt i blokken i 2018. Den nye arbeidsfordelingen fungerer slik vi ønsket, og komitésjefene bidrar til at rutiner og arbeidsoppgavene i Økonomiblokken opprettholdes på en god måte. Jeg vil derfor takke Peder, Andrea og Gjermund for en fantastisk innsats og et godt samarbeid dette semesteret. Selv om vi byttet regnskapssystem til Visma E-accounting i 2017 har regnskapsføringen båret preg av et ferskt regnskapssystem. Systemet har krevd flere systemoppdateringer for å tilby bedre funksjoner for å kunne optimalisere regnskapsføringen. Dette har bidratt til flere runder med kursing, og tilvenningsfaser for regnskapsførerne for å innarbeide nye rutiner og nye måter å føre regnskapet på. Etter arbeidet med årsregnskapet 2018 mottok vi revisjonsberetning med forbehold, som betyr at revisor krever forbedring av interne rutiner ved regnskapsføringen av regnskapet i 2019. Dette har blitt tatt til

følge med flere regnskapskurs, en utarbeidelse av en grundig regnskapsmanual og workshops internt i økonomiblokken. Peder, Andrea og Gjermund har vist stort engasjement og læringsvilje for å få de nye rutinene på plass, og gjør en kjempejobb med forbedringen av regnskapet. Vi er fornøyd med Cashless som betalingssystem på huset. Cashless bidrar til å forenkle behandling av salgsoppgjør, salgsrapporter og innbetalinger fra arrangementer. Selv om Cashless bidrar til en effektiv økonomistyring internt på huset, mottar vi tilbakemeldinger fra medlemmer og andre gjester som ønsker et bedre betalingssystem. Cashless er også klar over egne begrensninger, og jobber med å forbedre betalingsløsningene sine. De har derfor tatt kontakt med oss og ønsker å teste ut en ny løsning. Vi skal i slutten av oktober i et møte for å se hva den nye løsningen kan tilby. Dersom den nye betalingsløsningen til Cashless ikke dekker problemene gjestene våre opplever i dag, ønsker vi å se på nye alternativer våren 2020. Økonomisk har vi hatt en bra høst. En utsolgt fadderuke viser at de nye studentene har vært ivrige til å delta på våre arrangementer, noe vi synes er veldig morsomt og motiverende. Konserttilbudet dette semesteret har vært variert, og viser gode besøkstall. Semesterkickoff har så langt vært et høydepunkt, med 1227 besøkende. Foreningene bidrar aktivt med å sette opp revyer, noe vi er veldig takknemlig for da foreningsrevyene er attraktive arrangementer. Første halvår 2019 viser et økonomisk overskudd på Side 12 av 63

234 756 kr. Med dette resultatet ser vi positivt på å nå overskuddskravet for 2019. Med det ønsker jeg å takke for tilliten og muligheten dere har gitt meg til å jobbe for medlemmene av Studentsamfunnet i Ås. Hele min periode, både som påtroppende og sittende Økonomisjef har vært utrolig givende, utfordrende og læringsrik. Jeg vil oppfordre alle til å stille til valg på Generalforsamling! Avslutningsvis vil jeg takke den lille, men fantastiske økonomiblokka mi for et minnerikt år med masse god arbeidsinnsats og et godt samhold. Min kjære påtroppende, Elinor, jeg ønsker deg masse lykke til i 2020. Jeg heier på deg!

Elinor Brede Skårås Økonomisjef i Samfunnsstyret 2020

Inger Marie Rostad Økonomisjef i Samfunnsstyret 2019

Side 13 av 63

Rapport fra Konsertsjef Marit Serianna Stenødegård Hjerpseth Ærede generalforsamling! Høsten 2019 har det vært tre konserter der alle bidro til et variert konserttilbud for våre medlemmer, og vi fikk sjansen til å utnytte de tre forskjellige konsertscenene vi har på huset. Første konserten ble utsolgt og tok sted i fadderuka med et litt mindre kjent band, TØFL, i Festsalen. På Semesterkickoff med CLMD utvidet vi kapasiteten slik at flere kunne delta, og våre egne frivillige teknikere vise frem ferdighetene sine ved å styre showet helt selv. Siste konserten var mer intim da “Stjernekamp”-vinneren i 2018 Ella Marie sitt band, ISÁK, stod i Halvors Hybel. Vi hadde også leid inn utstyr til Silent Disco og Festsalen var dedikert til dansegulv etter konsertslutt. Dette viste seg å være en suksess, så vi håper på å få se mer av danseglade studenter synge a capella i fremtiden. Av andre arrangementer denne høsten har Lyd og Lys hatt kontroll på de faste tradisjonene med revy, standup og konserter. På Dance Party i august tok også Disco og Lys ansvar for å oppgradere danseopplevelsen i Festsalen med innleid utstyr og ha én DJ spille parallelt i Halvors Hybel. I konsertblokka har vi innført ukentlige møter som har bidratt til å gjøre strukturen bedre, kommunikasjonen mellom komitésjefene lettere, og ikke minst utvikle den sosiale delen av å sitte med verv på Samfunnet. For å få en pekepinn på hva studentene på Ås vil ha som musikkbidrag ble det lagt ut en spørreundersøkelse på

Facebook. Vi har tatt med oss tilbakemeldingene, og er godt i gang med å booke neste års konserter. Jeg vil gjerne takke komitésjefene: Olav Arntsen (Lyd), Jørgen Hedenstad (Lys), Even Sillerud (Disco), Didrik Loose (Booking), Agnes Kristoffersen (Booking) og Marie Iversen (Artist) og deres komitémedlemmer i Konsertblokka for innsatsen de har lagt inn denne høsten. Dere har gjort dette vervet utrolig morsomt, og det er vært en fornøyelse å få jobbe med dere så langt. I skrivende stund er det fem komitéer tilknyttet konsertblokka: Lyd (22 komitémedlemmer), Lys (20), Artist (4), Disco (5) ,Booking (2) Til slutt vil jeg takke Generalforsamlingen for tilliten dere ga meg for ett år siden. Dette året har vært lærerikt og utfordrende, samtidig motiverende for videre verv og engasjement i organisasjonen. Og ikke minst masse lykke til neste konsertsjef!

Marit Serianna Stenødegård Hjerpseth Konsertsjef i Samfunnsstyret 2019 Side 14 av 63

Rapport fra Administrasjonssjef Anne Marte Rønneseth Ærede generalforsamling! Administrasjonsblokka høsten 2019 Administrasjonsassistent: Sigrid Fause Lian HR-sjef: Ane Marum Kvarme Linticketsjef: Rasmus Tveitane Inngang KS: Tiril Mathiesen Knutsen Personalsjef: Tonje Marit Brekken og Personalsjef: Mathilde Jonsrud IT-sjef: Tord Ståle Storbækken Oppdatering på strukturendring Høsten 2018 gikk administrasjonsblokka gjennom en stor strukturendring med opprettelse av inngangskomitéen og flere KS-stillinger. Store deler av våren 2019 gikk til å implementere disse endringene og videreutvikle stillingene. Strukturendringen har vist seg å være en stor suksess som både har ført til effektivisering - og stor utvikling av blokka. Alle KS-ene i blokka har tydelige arbeidsoppgaver og ansvars-områder og det er lett for alle Samfunnets komitésjefer å vite hvem i administrasjons-blokka de skal henvende seg til. Arbeid i administrasjonsblokka Administrasjonsassistent Sigrid har gjennom høsten holdt oversikten over alle Student-samfunnets frivillige og kommunisert jevnlig med NMBU for å sørge for at alle har til enhver tid har de korttilgangene de skal ha på huset. For å frigjøre tid hos administrasjons-assistent har det i høst blitt ansatt et komitémedlem som tar seg av all rombooking på huset. Dette har fungert veldig bra. Sigrid, HR-sjef Ane og økonomiassistent Peder, har

sammen utarbeidet et felles dokument for KSene; med generell info om oppbevaring og arkivering av dokumenter, kontrakter, instrukser, økonomiregler og annen nødvendig info man trenger som KS. Dette har blitt tatt godt imot. Ane har fortsatt den gode jobben som HRsjef og 24. og 26. september ble hhv. KSworkshop og komitéworkshop arrangert, begge med godt oppmøte. Ane har også sammen med sitt komitémedlem utformet gode retningslinjer for behandling av personopplysninger. Personalsjefene sørger for at det er nok samfunnstjenester på jobb hver eneste festkveld. Linticketsjef Rasmus jobber med å videreutvikle billettsystemet og hjelper samfunnets medlemmer med de spørsmål de måtte ha rundt billettkjøp og medlemskap. I tillegg har han sørget for at alle frivillige nå har kontrakter i Linticket. ITsjef, Tord, har nok et år gjort en strålende jobb med å bistå med sine IT-ferdigheter der det måtte være behov. Komitésjef for inngang, Tiril, har gjort en formidabel innsats med utviklingen av inngangskomitéen og har sørget for store forbedringer i inngang på festkveld. Inngangskomitéen har fungert utmerket hele høsten, og blir stadig bedre. Medlemstall Per 14.10 har Studentsamfunnet i Ås 2189 studentmedlemmer, hvorav 180 er internasjonale studenter. Dette tilsvarer over 40% av studentene ved NMBU, og samfunnsstyret er meget fornøyd med at så mange studenter ønsker å være medlem av Studentsamfunnet.

Side 15 av 63

Takk! Tusen takk til alle KSer og komitémedlemmer i administrasjonsblokka for det gode arbeidet dere legger ned. Deres engasjement settes utrolig stor pris på. Til slutt vil jeg takke for tilliten Generalforsamlingen ga meg for ett år siden, og takke Samfunnsstyret 2019 for et fantastisk år. Ønsker neste administrasjonssjef masse lykke til i det kommende året.

Anne Marte Rønneseth Administrasjonssjef i Samfunnsstyret 2019

Side 16 av 63

Rapport fra Markedsføringssjef Solveig Borkenhagen Markedsføringsblokka høsten 2019: Markedsføringsassistent: Oline Brekke • • • • •

Webredaktør Skribent/oversetter Sosiale medier-ansvarlig Journalist Design & Layout (4 komitémedlemmer)

Film & Foto KS: Ruben Rygh • •

Film: 5 komitémedlemmer Foto: 12 komitémedlemmer

Sprell KS: Jenny Sofie Dragland •

Sprellkomitéen: 6 komitémedlemmer

Inkluderingssjef: Lise Benette Hovd Arbeid i Markedsføringsblokka Markedsføringsblokka har fungert godt denne høsten. Faste oppgaver går for det meste av seg selv, samtidig som vi hele tiden jobber med å finne nye måter å markedsføre på. Vi er veldig fornøyd med oppslutningen på Samfunnet så langt, spesielt med en helt utsolgt fadderuke. Markedsføringsassist Oline har kommet seg fort inn i arbeidsoppgavene sine, og håndterer en variert komité på en god måte. Webredaktøren har i høst gjort en del endringer på nettsiden, særlig den engelske siden, og videre gjennomgang av nettsiden fortsetter til våren. I høst har vi slått sammen skribent og oversetter for å effektivisere arbeidet i komitéen, noe som har fungert bra. Vi har også ansatt en

journalist, som jobber med å skrive saker på Samfunnet sin blogg. Bloggen er mer aktiv enn noen gang, med saker som både skal informere, oppfordre og engasjere medlemmene. Arbeidet med å samle dette i et nyhetsbrev var vanskeligere enn antatt, men vi fortsetter og se på mulighetene utover høsten og våren. Film & Foto KS Ruben har god kontroll på komitéen sin. Både film og foto fungerer godt, og er der når det trengs. Foto leverer et godt utvalg bilder fra de fleste arrangementer på huset, i tillegg til å ta mer arkivbilder som kan brukes til senere markedsføring. Film-gruppa har blitt mer etablert og vi har fått gode aftermovies fra alle høstens konserter. I tillegg stiller de opp når vi trenger filmer til annen markedsføring, og leverer alltid gode resultater til en imponerende kort tid. Sprell KS Jenny startet nå i høst og har allerede god kontroll på sprellkomitéen og sine arbeidsoppgaver. I august lå mye av arbeidet på rekrutering av nye medlemmer, med resultat i gode medlemstall, spesielt nye førsteklassinger. De jobber også med å trekke folk på arrangementer, både ved å stå på stand og sprelle rundt på campus. Båndpåsetting før store festkvelder er også sprellkomitéen sitt arbeid. Dette har fungert godt i høst, og er en god avlastning for inngang på festkveldene. I høst har vi også fått en ny KS i markedsføringsblokka, inkluderingssjef Lise. Hun har mye oppgaver på tvers av blokkene, særlig med arrangementblokka og leder. Hun jobber med at Samfunnet skal være bedre på inkludering og at dette skal være i fokus. Med mange nye internasjonale studenter i august, har hun Side 17 av 63

gjort en god jobb for at de skal få sin egen innføring i Samfunnet, og at all informasjon skal være tilgjengelig for dem på engelsk. Hun jobber også for at vi skal få en god overgang neste høst når veterinærene blir en del av studentmassen her på Ås, og jobber for at de kan bli kjent med Samfunnet allerede nå. Denne høsten har vi etablert et markedsføringsteam for Studentsamfunnet, som er et samarbeid mellom NU, UKA og Tuntreet. Dette har vært nyttig slik at vi kan dele erfaringer, hjelpe hverandre, og ikke konkurrere eller overkjøre hverandre. Her har vi også fått i gang arbeid for at alle organene skal ha designhåndbøker. Samfunnet i Ås sin designhåndbok skal sikre at logoen blir

Solveig Borkenhagen Markedsføringssjef i Samfunnsstyret 2019/2020

brukt riktig og at vi har et mer helhetlig utrykk. Arbeidet videre nå blir å sørge for at retningslinjene i designhåndboken blir fulgt, og det skal lages maler for å sørge for at det er lettere å holde dette helhetlige utrykket. Tusen takk til KSene og komitémedlemmene i markedsføringsblokka for en veldig god innsats så langt i år, jeg gleder meg til videre arbeid med dere!

Side 18 av 63

Rapport fra Arrangementssjef Ulrik Samdahl Melhuus Arrangementsblokkas arbeidsjern: Arrangement assistent: Avtroppet Hanna Hylland og påtroppet Synne Mathilde H. Tande-Petersen KS Aktuelt: Tuva Todnem Lund KS Aktivitet: Even August Bremnes Stokke Utover det har vi ti medlemmer i arrangementskomiteen og fire i quiz komitemedlemmer. Året fram til nå Vi har prøvd å ha et variert tilbud av arrangementer på huset, både gjentagende og enkelt arrangementer. Forrige arrangementssjef, Runa Tunheim, jobbet med å ha et forutsigbart tilbud. Dette er noe vi ønsker å fortsette med. Av faste arrangementer har vi Tirsdagspåfyll, Onsdagsbodega, Torsdagsquiz, Fredagsbodega og Lørdagslounge annenhver lørdag. Sprellfestivalen gikk av stabelen i april 2019. I år prøvde vi å skape en tydeligere profil for sprellfestivalen og gjøre det til en mer anerkjent festival blant studentene. Sluttresultatet viste et dårligere oppmøte på konserter og arrangementer enn forventet. Vi ser i retrospekt at både tidspunkt, bookinger og markedsføring hadde forbedringspotensialer. Sprell er fortsatt et ungt konsept med stort potensiale som vi håper å se mer av!

I starten av høstsemesteret så vi en utrolig stor pågang fra de nye studentene, både i billettsalg og deltagelse i komiteer. Vi hadde standup, graskurs del 2 og dance party, og alle arrangementer hadde en meget god oppsluttning. Med stor pågang og engasjement fra KS aktuelt, Tuva, har vi nå jobbet med å gjøre Samfunnet til et samlested for politisk aktivitet og diskusjon. Dette gjøres i stor grad via Tirsdagspåfyllene, og gjennom en god dialog med Ås politiske nettverk. Det var også en rekke med politisk engasjerende aktiviteter i forbindelse med valget i september. Lørdagslounge er noe vi har fortsatt med på programmet, men det er nedjustert til annenhver uke for å forhåpentligvis øke interessen når det først arrangeres. Ønsker å gi en stor takk til Linda Sophie Babunga Johnsen som har stått på for å kunne holde liv i dette arrangementet! Tidligere semesterprogram har det blitt forsøkt å ha arrangementer hver eneste dag på huset, no vi har gått bort i fra. Det er flere årsaker til at dette ble gått bort fra da høstens semesterprogram ble satt. Verken styret eller arrangementblokken så det hensiktsmessig da for mange arrangementer gjør semesterprogrammet rotete, og arrangementer vi ønsker å satse på fort drukner i mange andre små arrangementer. Vårens visjoner Mine KSer og jeg jobber iherdig for å sette vårens semesterprogram og tar med oss erfaringene fra året som har gått. Vi ønsker å fokusere videre på det politiske, ha flere Side 19 av 63

samfunnsmøter, videreutvikle de konseptene vi har og komme med nye. Vi ønsker å øke aktiviteten på søndager for å tilby flere alkoholfrie arrangementer og inkludere internasjonale studenter i lavterskelaktiviteter. Samtidig som vi prøver å ha åpne dager på programmet ønsker vi å kunne øke aktiviteten ved å finne passive tilbud som våre medlemmer kan benytte seg av. Dette jobbes med og blir noe neste arrangementssjef forhåpentligvis ønsker å ta stafettpinnen videre på. Har du innspill tas de imot med glede på arrangement@samfunnetiaas.no.

Ulrik Samdahl Melhuus Arrangementsjef i Samfunnsstyret 2019

Takk Jeg må først og fremst si tusen hjertelig takk til KSene mine som står på og legger utrolig stor innsats i både planlegging og gjennomføring av semesterprogram. En stor takk til alle lag og foreninger som er med på å danne dette samfunnet og som med stor glede er med å former dette huset og studentmiljøet. Vil også takke komitemedlemmene, uten dere hadde ikke arrangementene gått rundt. Sist men ikke minst må jeg si tusen takk til samfunnsstyret, det har vært en fryd å sitte i et styre med dere og dere har gitt meg minner og lærdom som kommer til å vare livet ut.

Side 20 av 63

5.2 Kjernestyret Kjernestyret består av medlemmer som er valgt inn på Studentsamfunnets Generalforsamlinger. Under følger en oversikt over medlemmer gjennom 2019.

Styrets leder/ekstern representant Ekstern representant Ekstern representant Studentrepresentant Leder av Samfunnsstyret UKEsjef Leder av Næringslivsutvalget Redaktør Tuntreet

Vår 2019 Per-Fredrik Rønneberg Nordhov Inger-Johanne Helth Sveen Espen Syljuåsen Iselin Been Simensen Ane Magnussen Ingird Espnes Cecilie Augensen Nilsen Jardar Lindaas Bringedal

Høst 2019 Per-Fredrik Rønneberg Nordhov Inger-Johanne Helth Sveen Espen Syljuåsen Ane Magnussen Oscar Mork Fimke Frederik Pijfers Cecilie Augensen Nilsen Julie Westergaard Karlsen

Kjernestyret er øverste myndighet ved Studentsamfunnet i Ås mellom generalforsamlinger og skal jobbe strategisk for å sikre en sunn og langsiktig forvaltning av Studentsamfunnet, dets økonomi og faste eiendom i henhold til vedtatt strategi. Kjernestyret har et særskilt ansvar for å utføre strategiske utredninger i samarbeid med øvrige styrer og organer. Kjernestyret har så langt i 2019 avholdt 11 møter og behandlet 47 saker. Viktige saker har vært oppfølging av revisors brev til forrige generalforsamling og arbeid med ordensreglement, system for goder for tillitsvalgte, langtidsstrategi og arbeidsprogram for 2020. Et sentralt arbeid for styret siden forrige rapportering har vært arbeidet med å framforhandle en serveringsavtale med SiÅs. Dette er en svært viktig avtale for å kunne drive studentvelferd for NMBU-studentene og vi opplever at SiÅs er innstilt på å komme fram til en god løsning som gagner Ås-studentene. Kjernestyret har som målsetting å ha en avtale klar inneværende semester. Med en stor og divers organisasjon som Studentsamfunnet i Ås er, har Kjernestyret hatt fokus på styreopplæring og organisasjonsutvikling gjennom å arrangere felles styreseminar helgen 14. – 16. juni på Sandoren. Tema for seminaret var revidering av langtidsstrategien for organisasjonen. Dette arbeidet ble fulgt opp på styreseminar 24. august, det halvårlige «Jordfagseminaret». Vi opplevde det var nyttig for de tillitsvalgte å komme sammen og Side 21 av 63

diskutere felles problemstillinger. Kjernestyret vil framover ha fokus på arbeid med å utvikle organisasjonen ytterligere. En viktig funksjon som ligger til Kjernestyret er investeringer over kr. 15 000. Det har siden forrige generalforsamling ikke kommet inn søknader om prosjekter med kostnadsramme over 15.000 kroner. Kjernestyret har siden 2018 vært direkte representert i Drifts- og vedlikeholdsutvalget. For 2020 har utvalget blant annet planer om å bytte/renovere vinduer i Samfunnsbygningens sydog østfasade med hensikt å hindre vannlekkasjer og redusere energiforbruket i bygningen. Det arbeides også mot prosjektet «Aud.Max 2023», renoveringsprosjektet av Aud.Max. Utvalget ledes av Halvor Holtestaul og Studentsamfunnet er representert ved Johan Stener Maagaard, Lars Berg Raaen og Per-Fredrik Rønneberg Nordhov. På vegne av Kjernestyret Studenthilsen fra Per-Fredrik Rønneberg Nordhov Leder av Kjernestyret

Side 22 av 63

5.3 UKA i Ås Ærede Generalforsamling! UKEstyret består høsten 2019 av: Fimke Frederika Pijfers, UKEsjef Helene Storlien, administrasjonssjef Guro Lervik Arntsen, arrangementsjef Eirik Sønstevold, markedsføringssjef Synneva Gjelland, revysjef Anders Halsvik Sandnes, salgssjef Mildrid Angard Hoff, serveringssjef Sanne Kristin Karlsen, økonomisjef Siden generalforsamlingen i vår har UKA i Ås ansatt komitésjefer og assistenter. Det ble gjennomført noen endringer i organisasjonskartet etter forslag fra det forrige UKEstyret, og UKEorganisasjonen består nå av 74 engasjerte medlemmer som har satt i gang planleggingen av UKA i Ås 2020. I tillegg har vi startet prosessen med å ansette skuespillere, dansere, musikere og forfattere til UKErevyen. Husk å like og følge UKA i Ås på Facebook, Instagram, Snapchat og sjekke hjemmesiden vår, for vi skal ansette flere funksjonærer og NKer nå i høst. UKEstyret har funnet ut hvilke området vi ønsker å satse litt ekstra på og satt våre mål for UKA i Ås 2020. Til våren arrangeres miniUKA 25. – 29. mars som blir en perfekt oppvarming til UKEhøsten og et høydepunkt i vårsemesteret. UKA i Ås avholdes 1. – 26. oktober, så det er bare å markere det i kalenderne sine allerede nå. Mål for UKA i Ås 2020: •

UKA i Ås 2020 skal resertifiseres som Miljøfyrtårn og gjøre tiltak som ytterligere reduserer festivalens klimaavtrykk.

•

UKA i Ås 2020 skal ha et økt antall besøkende på UKErevyen og konserter.

•

UKA i Ås 2020 skal oppnå nasjonal oppmerksomhet via riksdekkende medier.

•

UKA i Ås 2020 skal strebe etter at alle frivillige skal trives på jobb og føle at de bidrar med noe meningsfullt. Side 23 av 63

•

UKA i Ås 2020 skal sette fokus på inkludering av studentene på veterinærhøgskolen og internasjonale studenter. Det skal også utvikles et forbedret tilbud for de mellom 18 og 20 år.

•

UKA i Ås 2020 skal ha et bredt serveringstilbud med tanke på allergier og preferanser.

•

For å markere den 50. UKA i Ås skal det hentes inspirasjon fra tidligere UKER i Ås.

•

UKA i Ås 2020 skal nå avkastningskravet satt av Kjernestyret.

Side 24 av 63

5.4 Næringslivsutvalget ved NMBU Ærede generalforsamling! Styret høsten 2019 består av: Leder - Cecilie Augensen Nilsen Administrasjonsansvarlig - Lars Jetmund Svartis Engesæth Karrieredagsansvarlig - Camilla Marie Engen, Påtroppende karrieredagsansvarlig - Synnøve Vonen Kvaal Arrangementansvarlig - Ingrid Staveland Reppe Sponsoransvarlig - Sivert Lie Markedsføringsansvarlig - Mathias Kilsti Hals Karrieredagen 2019 Årets karrieredag ble arrangert 9. oktober. Det var 67 bedrifter og over 1300 besøkende studenter. Nytt av året var utvidelse av Karrieredagen til Festsalen, Bodegainngang og Anton Hjeltnes dette bidro til bedre standplasser for bedrifter og en bedre flyt gjennom huset. Endringen bidro til noe køer utenfor, og festsalen ble en flaskehals, allikevel ser vi på denne endringen som helt avgjørende for å få plass til så mange bedrifter på huset. Antall bedrifter har økt jevnt de siste årene, men på grunn av fysiske begrensninger på huset er 67 bedrifter tett opptil grensen for antall mulige. Vi er svært fornøyde med årets standoppsett og miksen av bedrifter som søker ulike fagretninger. I forkant av Karrieredagen arrangerte vi jobbsøkerkurs og «Hvordan forberede seg til Karrieredagen?» og disse arrangementene var svært godt besøkt. Under Karrieredagen hadde man også mulighet til å delta på jobbsøkerkurs, ta CV-foto, få CV-gjennomgang og delta på case med Trainee Innlandet. AF Gruppen og Multiconsult arrangerte også intervjuer under dagen. Karrieredagen er Næringslivutvalgets viktigste, og største, arrangement og er en stor bidragsyter for Studentsamfunnets økonomi. Andre arrangementer og aktiviteter Linjeforeningsseminar holdes fortsatt tre ganger per semester. Disse seminarene består av kursing, informasjonsutveksling og teambuilding. Vi opplever at seminarene skaper bedre informasjonsflyt mellom de ulike linjeforeningene og oss i NU. Siste arrangement før sommeren ble avholdt tirsdag 9. april. Arrangementet var et nytt konsept hvor seks tidligere NMBU-studenter som nå jobber i relevante bedrifter for deres respektive studieretning kom tilbake til Ås for å snakke om veien sin inn i arbeidslivet og hva de gjorde under studietiden. Arrangementet var godt besøkt, og foredragsholderne gav mange gode tips og triks. Side 25 av 63

Mandag 9. september avholdt vi høstens første arrangement, dette var foredrag med BaneNOR. Vi har også arrangert intervjukurs med SWECO og jobbsøkerkurs med Karrieresenteret. I november blir det også inpirasjonsforedrag med COWI og en kickstart på masteroppgaveskrivingen. Høstens arrangementer har så langt hatt en voldsom økning i antall gjester, noe vi synes er svært gledelig. Organisasjonsutvikling I vår ansatte NU-styret fem assistenter hhv. administrasjonsassistent, arrangementsassistent, markedsføringsassistent, og to sponsorassistenter. Etter en evaluering av dette tiltaket besluttet vi å gå tilbake til tre assistenter hhv. Arrangementsassistent, markedsføringsassistent og sponsorassistent, der arrangementsassistent- og sponsorassistentstillingene har en arbeidstid på 60 timer per semester, mens markedsføringsassistentstillingen har 30 timer. Denne beslutningen ble fattet på bakgrunn av arbeidsmengde knyttet til stillingene. Før Generalforsamlingen våren 2019 ble det vedtatt i NU-styret at stillingsbeskrivelsene for styrevervene Karrieredagsansvarlig og Arrangementsansvarlig skulle endres. Karrieredagsansvarlig har nå ansvaret for begge karrieredagene, både Næringslivsdagen og Karrieredagen, mens arrangementsansvarlig har ansvaret for alle de andre arrangementene NU arrangerer i løpet av året. Dette ser vi som hensiktsmessig i forhold til kontinuitet og kvalitet på alle arrangementer. Karrierefondet Karrierefondet består av 15% av fjorårets overskudd til Næringslivsutvalget. Så langt i 2019 er det delt ut 120 525kr til karrierefremmende aktiviteter for studenter ved NMBU. Siste frist for å søke karrierefondsmidler i 2019 er 20. november. Midlene som ikke deles ut er øremerket Samfunnsbygningen. Retningslinjer, søknadskjema og tidligere tildelinger er tilgjengelig på www.nunmbu.no På vegne av styret i Næringslivsutvalget, Cecilie Augensen Nilsen, leder av Næringslivsutvalget ved NMBU 2019

Side 26 av 63

5.5 Tuntreet Ærede Generalforsamling! Redaksjonen Fotosjef: Sunniva Buvarp Schmitz Layoutsjef: Martin Reigstad Omsetjingssjef: Hanna Sahlstrom Redaksjonen består utanom av 33 komitémedlemmer, som arbeider som journalistar, fotografar, korrekturlesarar, omsetjarar og illustratørar. Me har ingen podcast-aktivitet, då ein av våre vertar er på utveksling. Økonomi og Annonser Majoriteten av Tuntreets kostnader er trykkekostnader. Elles er kostnadane knyta til lisensar, samt sosiale arrangement for våre komitémedlem. Vi er for augneblinken undersøkjer me moglegheita for å redusere opplaget vårt, noko som vil gi ein noko redusert trykkekostnad. Vi samarbeider og med dei andre organa for å redusere lisenskostnadane våre. Johanne Østereng Halvorsen i sponsorteamet arbeider med å skaffe annonser til Tuntreet, og me har allereie sett gode resultat. I løpet av eit halvt år har vi nesten tent inn etterslepet vårt. Vi ser ikkje bort i frå at Tuntreet vil gå i pluss neste periode. Tuntreets utgåver Tuntreet har eit opplag på 1000 norske utgåver, og 300 engelske utgåver. Tuntreet gis ut fem gonger i semesteret, med treukersintervall. Me har i løpet 2019 gitt ut to spesialutgåver, Tun & Tre og Tuntreet Geographic, til positiv respons. Me ser ikkje bort i frå at fleire spesialutgåver vil dukke opp. Samarbeid Tuntreet samarbeider tett med dei andre organa, på økonomiske og administrative plan. Tuntreet samarbeider og med dei andre organa om marknadsføring. Me samarbeider for å marknadsføre arrangement som angår oss alle (som Studentsamfunnets Generalforsamling), og lar organa annonsere i Tuntreet gratis. Ansvarleg redaktør sitt og no i Kjernestyret. Tuntreet har og vært i kontakt med NMBU, noko som har ført til Studentombudets nye spalte, og ein artikkelen Se hverandre, som omhandlar einsamheit . Sjølv om Tuntreet samarbeider med dei andre organ, og NMBU, er vi eit sjølvstendig organ, som sjølv bestemm innhaldet. Tuntreet på nett På nettsida vår tuntreet.org finn ein digitale utgåver av Tuntreet i over fem år tilbake i tid. Her finn ein god tidlegare podcast-episodar, Har du hørt at … ?, og diverse informasjon. Side 27 av 63

Tuntreet har også ei eige side på Facebook, og ein redaktørprofil. Disse vært nytta til å dela artiklar, og undersøkingar. Nettsida og Facebook kan nyttas til å kontakte redaksjonen, i tillegg til tuntreet@samfunnetiaas.no. Takk Takk for ei herleg tid Tuntreet, det er utroleg givande å arbeide saman med en så engasjert, motivert og triveleg gjeng. Redaksjonen legger et stort stykke arbeid i Tuntreet for kvar utgåve. Dette er mange takknemleg for, deriblant meg. Ein ekstra stor takk til våre flotte KSer, og til mine fantastiske med-redaktørar Jardar og Anne Tove. Julie Westergaard Karlsen Ansvarleg redaktør

Forslag til vedtak Generalforsamlingen tar saken til orientering

Side 28 av 63

Sak 6 Strategi for Studentsamfunnet i Ås Bakgrunn: Langtidsstrategien til Studentsamfunnet i Ås strekker seg frem til 2025. Denne skal revideres hvert tredje år, der første revidering er nå i 2019. Strategien består av 4 deler: 1. 2. 3. 4.

Formålsparagrafen (Skal ikke endres) Visjonen (Overordnede mål) Langsiktige mål Arbeidsprogram

Prosessen rundt revidering av strategien: 1. Styrene ved Studentsamfunnet har jobbet med revidering av strategien på oppstartsseminaret i vår, på overlappseminar før sommeren og var samlet på seminar i august der de ga innspill til strategien. 2. Kjernestyret har bearbeidet innspillene og sendt ut høringsnotat til styrene. 3. Styrene innhentet innspill fra frivillige i sitt organ. 4. De enkelte styrene på samfunnet gir innspill på høringsnotatet og spiller inn til Kjernestyret via sin leder. Innspillene ble presentert på kjernestyremøtene den 17. September og 10.oktober. 5. Kjernestyret behandler innspillene og fremmer forslag til ny strategi på GF (28. oktober). 6. GF fatter vedtak 28. oktober. Behandling av strategien på Generalforsamlingen: Strategien presenteres i sin helhet i papirene for at GF skal kunne se sammenhengen mellom de forskjellige delene. I henholdsvis vedlegg 1 og 2 finner dere forslag til ny strategi samt den nåværende strategien (gammel). På GF vil saken behandles i henhold til vedtektene (§3.4.2) dvs. at behandlingen deles i tre deler: 1. Godkjenning av Studentsamfunnets strategiske visjon 2. Godkjenning av Studentsamfunnets langsiktige strategi 3. Godkjenning av arbeidsprogram for kommende år Det er Kjernestyret som legger frem punkt 1 og 2, mens Samfunnsstyret legger frem punkt 3. Etter hvert framlegg åpnes det for debatt før GF går til votering og godkjenning. Det er lov å fremme endringsforslag, forslag om strykning eller forslag til nye punkter. Slike forslag skal presenteres i debatten og leveres inn skriftlig til ordstyrerbordet. Man kan sende inn endringsforslag på forhånd gjennom dette skjemaet (frem til møtestart): https://forms.gle/WL6hXZL6y8nbjz9BA Side 29 av 63

6.a Godkjenning av Studentsamfunnets strategiske visjon Viser til vedlegg 1 og 2, med henholdsvis ny og gammel versjon av Studentsamfunnets strategi. Det er i revideringen av Studentsamfunnets strategiske visjon ikke gjort noen endringer. Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner Studentsamfunnets reviderte strategiske visjon.

6.b Godkjenning av Studentsamfunnets langsiktige strategi Viser til vedlegg 1 og 2, med henholdsvis ny og gammel versjon av Studentsamfunnets strategi, for revidering av den langsiktige strategien. Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner Studentsamfunnets reviderte langsiktige strategi

6.c Godkjenning av arbeidsprogram for 2020 Studentsamfunnet i Ås sitt arbeidsprogram er kortsiktige mål til langtidsstrategien som ble vedtatt på Generalforsamlingen våren 2016. Arbeidsprogrammet revideres årlig. Hensikten med arbeidsprogrammet er å ha en konkret plan for hva som skal prioriteres i Studentsamfunnet sitt arbeid. Forslaget til arbeidsprogrammet for 2020 er utarbeidet med utgangspunkt i langtidsstrategien som også er oppe til revidering høsten 2019. Arbeidsprogrammet er et verktøy som skal hjelpe organene ved Studentsamfunnet med å sikre at utviklingen og driften av huset er i tråd med den vedtatte langtidsstrategien. -

Målene som er nådd i løpet av 2019, og som ikke krever årlig evaluering, er fjernet fra arbeidsprogrammet. Målene som har blitt nådd, men som av ulike årsaker er ønskelig å ta med videre, er reviderte og tas også med i arbeidsprogrammet for 2020 Nye mål som Studentsamfunnet ønsker å oppnå i løpet av 2020, er lagt til i arbeidsprogrammet.

Se vedlegg 1 for Studentsamfunnets arbeidsprogram for 2020. Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner arbeidsprogrammet for 2020.

Side 30 av 63

Sak 7 Godkjenning av budsjetter for Studentsamfunnet i Ås for 2020 Kort om avkastningskravene i budsjettet Kjernestyret fastsetter hvert år avkastningskrav til styrene på Samfunnet. Dette er en av Kjernestyrets oppgaver jf. vedtektene § 4.1.4. Dette er viktig fordi pengene som tjenes inn er nødvendige for å kunne investere i bygget og i nødvendig utstyr for Samfunnet. Avkastningskravet settes i prosent og sier hvor stor andel av omsetningen det enkelte styret skal sitte igjen med som overskudd ved årets slutt. Tidligere har Kjernestyret satt avkastningskrav i kroner. Fordelen med å bruke prosent er at satsen kan være den samme over tid og behøver ikke å endres avhengig av om det er UKEår eller ikke-UKEår. Ikke minst er det en fordel at de enkelte styrene i større grad kan bestemme selv hvor ambisiøse de skal være, og Kjernestyret behøver i mindre grad å detaljstyre budsjettene. I tillegg til avkastningskrav er budsjettene til de enkelte styrene også innom Kjernestyret for godkjenning før de sendes til GF.

Samfunnsstyret

Side 31 av 63

NĂŚringslivsutvalget

Tuntreet

Kjernestyret

Samlet for hele Studentsamfunnet

UKA i Ă…s

Forslag til vedtak Generalforsamlingen godkjenner budsjettene for Studentsamfunnet i Ă…s for 2020

Sak 8 Saker innkommet i henhold til gjeldende frister Sak 8.1 Vedtektsendringer Forslag 1 (F1):

innsendt av medlemmene Selma Sollihagen, Runa Tunheim, Runa Gjerland, AnneMarie Austad, Margit Fausko, Tor Malnes Grobstok, Magnus Dybdahl og Tuva Todnem Lund

Endring av paragraf §4.1.1 Formål Gjeldende paragraf: §4.1.1 Formål Kjernestyret har øverste myndighet over Studentsamfunnets kjernesaker mellom GF og skal jobbe strategisk for å sikre en sunn og langsiktig forvaltning av Studentsamfunnet, dets økonomi og faste eiendom i henhold til vedtatt strategi. Kjernestyret har et særskilt ansvar for å utføre strategiske utredninger i samarbeid med øvrige styrer og organer. Forslag til endring: Forslag 1A: § 4.1.1 Formål Kjernestyret har øverste myndighet over Studentsamfunnets kjernesaker mellom hvert GF og skal jobbe strategisk for å sikre en sunn, langsiktig og miljøvennlig forvaltning av Studentsamfunnet, dets økonomi og faste eiendom i henhold til vedtatt strategi. Kjernestyret har et særskilt ansvar for å utføre strategiske utredninger i samarbeid med øvrige styrer og organer. Forslag 1B: § 4.1.1 Formål Kjernestyret har øverste myndighet over Studentsamfunnets kjernesaker mellom hvert GF. Kjernestyret skal jobbe strategisk for å sikre en sunn og langsiktig forvaltning av Studentsamfunnet, dets økonomi og faste eiendom i henhold til vedtatt strategi, samt å minimere Studentsamfunnets belastning på klima og miljø. Kjernestyret har et særskilt ansvar for å utføre strategiske utredninger i samarbeid med øvrige styrer og organer.

Kjernestyrets vurdering: Se forslag F6. Kjernestyret foreslår å ikke vedta denne vedtektsendringen.

Forslag 2 (F2): innsendt av medlemmene

Selma Sollihagen, Runa Tunheim, Runa Gjerland, AnneMarie Austad, Margit Fausko, Tor Malnes Grobstok, Magnus Dybdahl og Tuva Todnem Lund

Ny paragraf under § 4.2 SAMFUNNSSTYRET, etter §4.2.4 og før nåværende §4.2.5: § 4.2.5 Bærekraft Samfunnsstyret skal arbeide kontinuerlig for å minimere Studentsamfunnets belastning på klima og miljø. Arbeidet skal legges fram på GF.

Kjernestyrets vurdering: Se forslag F6. Kjernestyret foreslår å ikke vedta denne vedtektsendringen.

Forslag 3 (F3): innsendt av medlemmene

Selma Sollihagen, Runa Tunheim, Runa Gjerland, AnneMarie Austad, Margit Fausko, Tor Malnes Grobstok, Magnus Dybdahl og Tuva Todnem Lund

Ny paragraf under § 4.3 UKA I ÅS, etter §4.3.4 og før nåværende §4.3.5: § 4.3.5 Bærekraft UKEstyret skal arbeide for å minimere UKAs belastning på klima og miljø. Arbeidet skal legges fram på GF i etterkant av den gjeldende UKA.

Kjernestyrets vurdering: Se forslag F6. Kjernestyret foreslår å ikke vedta denne vedtektsendringen.

Forslag 4 (F4): innsendt av medlemmene

Selma Sollihagen, Runa Tunheim, Runa Gjerland, AnneMarie Austad, Margit Fausko, Tor Malnes Grobstok, Magnus Dybdahl og Tuva Todnem Lund

Ny paragraf under § 4.4 TUNTREET, etter §4.4.4 og før nåværende §4.4.5: § 4.4.5 Bærekraft Tuntreet skal arbeide for å minimere sin belastning på klima og miljø. Arbeidet skal legges fram på GF.

Kjernestyrets vurdering: Se forslag F6. Kjernestyret foreslår å ikke vedta denne vedtektsendringen.

Forslag 5 (F5): innsendt av medlemmene

Selma Sollihagen, Runa Tunheim, Runa Gjerland, AnneMarie Austad, Margit Fausko, Tor Malnes Grobstok, Magnus Dybdahl og Tuva Todnem Lund

Ny paragraf under § 4.5, Næringslivsutvalget ved NMBU, etter. §4.5.10: § 4.5.11 Miljøfondet 15 % av det totale overskuddet til NU går til Studentsamfunnets miljøfond. Miljøfondet skal brukes til å finansiere miljøforbedrende, langsiktige investeringer ved Studentsamfunnet, og forvaltes av Kjernestyret.

Kjernestyrets vurdering: Intensjonen er god og støttes, og vi ser dette forslaget i sammenheng med de øvrige innkomne forslag. Vi mener imidlertid ikke dette forslaget er den beste måten å jobbe for miljøforbedringer ved Samfunnet på. Grunnen er at overskuddet fra Næringslivsutvalget allerede i dag går tilbake til huset og brukes på langsiktige investeringer her. Disse pengene går for eksempel til tiltak som å tette tak og bytte ut vinduer, noe som igjen gjør at vi forbruker mindre strøm. Tiltak som dette er noe av det mest konkrete vi på Samfunnet kan gjøre for miljøet. Hvert år bevilger Kjernestyret en andel av overskuddskapitalen på Samfunnet til langsiktige investeringer på huset. Hvilke investeringer som gjøres det enkelte år en prioritering som gjøres av Drifts- og vedlikeholdsutvalget (DVU). Det å binde opp 15% av overskuddet til NU i et fond mener vi vil kunne virke mot sin hensikt, da det

kan minske det handlingsrommet man har. Kjernestyret mener det er bedre at vi innfører en bærekraft-paragraf i vedtektene (se forslag F6) slik at vi forplikter alle organene på Samfunnet til å jobbe kontinuerlig for en mer bærekraftig samfunnsbygning og Studentsamfunn. Kjernestyret foreslår å ikke vedta denne vedtektsendringen, se forslag F6 om egen paragraf om bærekraft.

Forslag 6 (F6):

innsendt av Kjernestyret

Bakgrunn: Viser til innkomne forslag til vedtektsendringer F1 - F4. Kjernestyret støtter intensjonen, men foreslår å samle dette i én paragraf i kapittel 2 som omhandler daglig drift. Dette kapittelet i vedtektene omhandler hele Studentsamfunnet sin drift, og alle organer er inkludert (også Næringslivsutvalget). Siden F1-F4 og forslag F5 handler om det samme foreslår vi at GF behandler disse forslagene samlet.

Forslag til ny paragraf under Kapittel 2 DAGLIG DRIFT: § 2.8 Bærekraft Alle organer ved Studentsamfunnet skal arbeide for å minimere Studentsamfunnets belastning på klima og miljø. Arbeidet skal legges fram på GF.

Forslag 7 (F7):

innsendt av Kjernestyret

Bakgrunn: Simpelt flertall er definert i § 3.8, og trenger derfor ikke spesifiseres i § 3.7. Opprinnelig Paragraf: § 3.7 RESOLUSJONER Resolusjoner er et vedtak, en beslutning eller uttalelse truffet av/fra en organisasjon eller forsamling. Resolusjonsforslag skal være oppslått og levert Samfunnsstyret senest syv dager før GF eller Ekstraordinær GF, og endringsforslag til samme sak senest tre dager før GF eller Ekstraordinær GF. Studentsamfunnet kan ikke stryke slike forslag av dagsorden uten realitetsbehandling, med mindre det besluttes med 2/3 flertall på GF. Under behandlingen av resolusjonsforslag, kan det bli gjort endringer som ikke angår innholdet dersom ikke forslagsstilleren motsetter seg det. Ved

resolusjonsbehandlingen, skal det foretas en avsluttende votering om resolusjonsforslaget vedtas eller avvises. Et resolusjonsforslag er vedtatt dersom det får mer enn halvparten av de avgitte stemmer i denne valgomgang. Blanke stemmer anses ikke som avgitte. Forslag til endring: § 3.7 RESOLUSJONER Resolusjoner er et vedtak, en beslutning eller uttalelse truffet av/fra en organisasjon eller forsamling. Resolusjonsforslag skal være oppslått og levert Samfunnsstyret senest syv dager før GF eller Ekstraordinær GF, og endringsforslag til samme sak senest tre dager før GF eller Ekstraordinær GF. Studentsamfunnet kan ikke stryke slike forslag av dagsorden uten realitetsbehandling, med mindre det besluttes med 2/3 flertall på GF. Under behandlingen av resolusjonsforslag, kan det bli gjort endringer som ikke angår innholdet dersom ikke forslagsstilleren motsetter seg det. Ved resolusjonsbehandlingen, skal det foretas en avsluttende votering om resolusjonsforslaget vedtas eller avvises. Et resolusjonsforslag er vedtatt dersom det får simpelt flertall.

Forslag 8 (F8): innsendt av Kjernestyret Bakgrunn: Simpelt flertall er definert feil i vedtektene. Det er ikke definert hvordan vedtak normalt avgjøres. Endret ordlyd på definisjonen av alminnelig flertall.

Opprinnelig Paragraf: § 3.8 AVSTEMMING Avstemming skjer i alminnelighet ved håndsopprekning. I tilfeller der GF ser det hensiktsmessig, kan avstemming utføres skriftlig eller elektronisk. Skriftlig eller elektronisk avstemming skal finne sted dersom minst ti medlemmer krever det. Avstemmingens åpning og avslutning skal erklæres av møtelederen. Utenfor dette tidsrom kan stemmegivning ikke skje. Med alminnelig flertall menes mer enn halvparten av de avgitte stemmer, blanke stemmer medberegnet. Simpelt flertall menes flertall, men ikke over halvparten av de avgitte stemmer, blanke stemmer medberegnet.

Forslag til endring: § 3.8 AVSTEMMING Avstemming skjer i alminnelighet ved håndsopprekning. I tilfeller der GF ser det hensiktsmessig, kan avstemming utføres skriftlig eller elektronisk. Skriftlig eller elektronisk avstemming skal finne sted dersom minst ti medlemmer krever det. Avstemmingens åpning og avslutning skal erklæres av møtelederen. Utenfor dette tidsrom kan stemmegivning ikke skje. Simpelt flertall oppnås i en avstemning dersom et forslag får flertall av de avgitte stemmer. Alminnelig flertall oppnås i en avstemning dersom et forslag får mer enn halvparten av de avgitte stemmer (blanke stemmer regnes som avgitt). Vedtak avgjøres normalt ved alminnelig flertall.

Sak 8.2 Vegonorm innsendt av Tor Grobstok, Magnus Dybdahl og Tuva Todnem Lund Bakgrunn Norsk kjøttkonsum har mer enn doblet seg i løpet av de siste 60 årene. Per i dag er det gjennomsnittlige kjøttkonsumet langt over det helsemessig anbefalte maksimale inntaket, og Helsedirektoratet anbefaler en betydelig reduksjon i mengde konsumert kjøtt ut fra et helseperspektiv. Også ut fra et klimaperspektiv er kjøttkonsumet for høyt. FN omtaler husdyrproduksjon som en av de største klimautfordringene i verden, og er tydelige på at at vi må redusere dagens kjøttkonsum om vi skal nå 1,5-gradersmålet i tide. Dette gjelder også for Norge, der ca. 90% av klimagassutslippene fra Norsk landbruk, ifølge NMBU, stammer fra husdyrproduksjon. Samfunnets matservering Under arrangementer i regi av Samfunnet, er det vanlig praksis at det serveres kjøtt som hovedalternativ. Dette til tross for den betydelige klimabelastningen kjøttproduksjon innebærer. Det er flott at Samfunnet de siste årene har fått et økt miljøfokus gjennom foredrag og debatter! Denne teorien må også overføres til handling. Samfunnet bør i fremtiden i betydelig større grad, vektlegge bærekraft ved egne innkjøp. Særlig gjelder dette i tilfeller der mer klimavennlige løsninger ikke i vesentlig grad vil gå på bekostning av økonomi eller kvalitet. Vegonorm: Vegonorm er et konsept der en snur opp ned på dagens kjøttnorm. Det vil si at en innfører plantebasert mat som standardalternativ i stedet for kjøtt, slik det er i dag. Muligheten for å få servert kjøtt fjernes ikke. Kjøtt vil fortsatt kunne serveres til enkeltpersoner som spesifikt forespør dette. NMBU profilerer seg som et bærekraftsuniversitet, og har et uttalt mål å være “Noregs leiande miljøuniversitet”. Studentmassen har generelt et høyt fokus på bærekraft og miljø. Dette bør også gjenspeiles i Samfunnet i Ås sin profil. Samfunnet i Ås kan gjennom sin matservering være med på å kutte egne klimagassutslipp og bidra i den felles klimadugnaden. Som et godt tiltak for å redusere Samfunnet´s klimagassutslipp, foreslås det å innføre "vegonorm" ved Studentsamfunnet i Ås. En vegonorm vil sette bærekraftig matproduksjon i fokus, og være et viktig bidrag for å utvikle samfunnets bærekraftsprofil. Det vil videre sende et tydelig signal om at vi tar klimaendringene på alvor, og at vi er villige til å handle for å motvirke dem. En vegonorm vil ikke medføre at kjøttalternativer fjernes, men heller gjøre det enklere for alle å spise mer plantebasert mat. De som fremdeles ønsker kjøtt kan enkelt få dette servert ved forespørsel. Ved å innføre kjøttfrie måltider som normalen ved Studentsamfunnet i Ås, vil i tillegg terskelen bli lavere for alle, både kjøttetere og planteetere, for å få servert sunn og bærekraftig mat på arrangementer i regi av Studentsamfunnet i Ås. Det vil også kunne ha en positiv holdningsskapende effekt og inspirere til bærekraftig matlaging i egen hverdag.

Forslag til vedtak: Studentsamfunnet i Ås skal innføre vegonorm ved alle sine arrangementer.

Styrenes vurdering: Styrene ved Studentsamfunnet ønsker at saken debatteres på GF.

Sak 8.3 Resolusjon: Studentsamfunnet i Ås erklærer klimakrise innsendt av Margit Fausko, Tor Grobstok og Magnus Dybdahl.

Studentsamfunnet i Ås erklærer klimakrise Etableringa av Norges Landbrugshøiskole på Ås i 1859 var eit av det forrige århundrets viktigaste tiltak for å styrke matsikkerheita for eit aukande tal munnar som måtte bli metta. No, som då, blir det fleire og fleire munnar å mette. No, i tillegg, står me ovanfor ein overhengande trussel mot all matproduksjon. Klimaendringane er her allereie. Spørsmålet er kor ille dei blir. 1 grad oppvarming har allereie gitt større usikkerheit i verdas avlingar. 2 graders global oppvarming vil mest sannsynleg redusere verdas matforsyning med 20%. 3 graders oppvarming kan redusere verdas matforsyning 30-50%. Ved 4 graders oppvarming vil nord i USA, Canada, Nord-Europa, Russland New Zealand og sør i SørAmerika er truleg vera dei einaste områda i verda som kan ha ein rasjonell landbruksproduksjon1. Me er på full fart mot ei global oppvarming på mellom 3 og 4 grader innan 21002. Dette er krise, men me kan framleis snu utviklinga. No startar dugnaden! Å erklære klimakrise er ei anerkjenning av at den globale oppvarminga er ein nødssituasjon både for landet vårt og resten av verda, som krev ein ekstraordinær, rask og felles innsats for å unngå katastrofale konsekvensar. Studentsamfunnet i Ås tilhøyrer det me gjerne kallar Norges grønaste universitet. Sjølvsagt bør nettopp me går foran som eit godt eksempel og vise at studentane skjønar alvoret og at studentane vil ta ansvar. Med bakgrunn i dette erklærer Studentsamfunnet i Ås klimakrise. Me forpliktar oss til å vektlegge miljø i alle relevante avgjerdsler i eigen drift, og til å jobbe for at våre samarbeidspartnarar skal gjera det same.

Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar resolusjonen Studentsamfunnet i Ås erklærer klimakrise

https://www.framtiden.no/rapporter/rapporter-2015/774-en-framtid-du-ikke-vil-ha/file.html

https://miljostatus.miljodirektoratet.no/tema/klima/

Sak 9 Orienteringssaker Ingen innkomne saker i henhold til gjeldende frister

Sak 10 Valg i henhold til Studentsamfunnets vedtekter I henhold til Studentsamfunnets vedtekter vil kandidatpresentasjoner bli presentert i eget vedlegg senest 3 dager før Generalforsamlingen. (se vedlegg 3)

10.1 Samfunnsstyret 10.2 Tuntreet 10.3 Næringslivsutvalget 10.4 Kjernestyret 10.5 Valgnemdsmedlemmer Forslag til vedtak Generalforsamlingen har ved avstemning valgt inn følgende kandidater: Samfunnsstyret Nestleder: Arrangementssjef: Administrasjonssjef: Konsertsjef: Tuntreet Redaktør: Næringslivsutvalget ved NMBU Leder: Administrasjonsansvarlig: Markedsføringsansvarlig:

Sponsoransvarlig Kjernestyret Ekstern representant: Valgnemnda Medlem 1: Medlem 2:

Sak 11 Eventuelt Saker som Ă¸nskes behandlet under sak 11 mĂĽ leveres mĂ¸teledelsen innen Generalforsamlingens start.

Vedlegg 1 – Ny strategi for Studentsamfunnet i Ås

Strategi 2025 - for Studentsamfunnet i Ås 1. Formålsparagraf Studentsamfunnet i Ås har til formål å fremme et godt kameratslig samvær mellom medlemmene sine. Ved foredrag, ordskifte og underholdning skal det virke til glede og utvikling for disse.

2. Studentsamfunnets visjon Studentsamfunnet i Ås skal være et attraktivt tilbud og et naturlig samlingssted for alle studenter tilsluttet NMBU generelt og for Samfunnets medlemmer spesielt.

Studentsamfunnet skal etterstrebe å tilby de aktiviteter og tilbud som studentene ønsker, og jobbe for å være et naturlig samlingspunkt for NMBU-studenter, studentforeninger, akademiske foreninger og møter, til hverdag og fest.

Studentsamfunnet i Ås skal være et positivt bidrag til lokalsamfunnet i Ås og til universitetet.

Alle studenter ved NMBU skal ha de samme muligheter for å kunne ta del i aktiviteter og bli en del av Studentsamfunnet i Ås sin rikholdige og stolte historie. Studentsamfunnet skal opptre partipolitisk nøytralt, og skal jobbe for å supplere studentenes utdannelse med kurs, foredrag, debatt og muligheter for personlig utvikling gjennom forskjellige arrangementer og gjennom arbeidet i styrer og komiteer.

Frivilligheten og Huset er hjertet av Studentsamfunnet i Ås. Studentsamfunnet i Ås skal driftes av, med og for studentene, med utviklingen av Samfunnet og tilbudet til dagens og fremtidens studenter som fremste mål.

Studentsamfunnet i Ås arrangerer UKA, Norges lengste kulturfestival, annethvert år, og skal formidle Studentsamfunnets gjøren og laden til studentene gjennom Tuntreet og andre egnede medium. Studentsamfunnet skal jobbe for å gjøre Samfunnet og NMBU-studentene kjent for arbeidsgivere og sponsorer gjennom arbeidet til Næringslivsutvalget. Samfunnsstyret har det overordnede ansvaret for den daglige drifta av Studentsamfunnet.

3. Strategi for Studentsamfunnet i Ås → 2025 Strategien er bygd opp rundt sju strategiske hovedpunkter som hver for seg er viktige for drift og utvikling av Studentsamfunnet i Ås.

3.1

Aktivitet/Tilbud

Studentsamfunnet i Ås bør jobbe videre med å utnytte de gulvarealer vi har maksimalt, og skape en større bredde i tilbudet.

Langsiktige mål: 3.1.1

Innen 2025 er 90% av bruksarealet i bruk hver dag.

3.1.2

Innen 2025 er Café Klubben en naturlig møteplass på dagtid, med lunsjtilbud og pubvirksomhet, som er åpent hver dag. Studentsamfunnet driver Café Klubben selv.

3.1.3

Det skal være 100 000 gjester inne på Studentsamfunnets arrangementer i løpet av en toårsperiode. Dette deler vi inn i følgende undermål: a) Normal kapasitet på hele huset når det er konsert i Aud. Max er 1500 gjester (2019). Kapasiteten i 2025 skal være 1800. b) På festkvelder der hele Samfunnsbygningen (alt utenom Aud.Max) er åpen skal skal det være min. 800 gjester (fullt hus) på 80% av alle arrangementer i løpet av semesteret.

3.1.4

Samfunnsbygningen skal være åpent for konsert eller fest minimum to lørdager per semester.

3.1.5

Studentsamfunnet skal selv stå for arrangeringen av av alle studentrettede arrangementer på Samfunnet som har servering og/eller inngangspenger.

3.1.6

Det skal være salg av mat til sultne studenter og ikke minst til frivillige hver dag Samfunnet er åpent. Dette inkluderer et middagstilbud og salg av mat på festkvelder.

3.2

Medlemmer

Herunder medlemstall, medlemsfordeler, samfunnstjeneste. Samfunnstjeneste er helt avgjørende for at Studentsamfunnet skal gå rundt og systemene rundt dette må prioriteres. Fokus på rekruttering av førsteklassinger og rettferdig samfunnstjenesteavvikling er viktig.

Langsiktige mål: 3.2.1

3.2.2 3.2.3

3.3

Per 2025 skal medlemstallet være på minimum 40 % av studentmassen ved NMBU. a) Medlemstallet måles pr 01.07 hvert år (per skoleår) og rapporteres på hver Generalforsamling. b) Medlemstallet måles opp mot studenttallet fra 15. september foregående år. Av førsteklassingene skal minimum 60 % være medlem. Ha et system for samfunnstjenester som dekker Studentsamfunnets behov og er akseptert av medlemmene. a) For å gjøre det mer tiltrekkende å være medlem for folk som ikke nødvendigvis benytter seg av festtilbudet på huset skal det være mulighet for medlemmer å avtjene sin samfunnstjeneste på andre arrangementer enn festkvelder. Medlemmer skal ha maksimalt én samfunnstjeneste på festkveld i løpet av et skoleår. b) Medlemsfordelene skal evalueres årlig.

Frivillige

De frivillige i denne sammenheng er styremedlemmer, KS-er, komitemedlemmer og assistenter. De frivillige skal ha tydelige fordeler. Kursing og kulturbygging skal være sentralt. Samtidig er det viktig å holde kontroll på kostnadene knyttet til godene til de frivillige, samt sørge for at disse er rettferdige.

Langsiktige mål: 3.3.1

3.3.2

3.3.3

3.4

For å øke kompetansen og sikre eierskap til sitt verv, skal alle frivillige få en bred innføring i Studentsamfunnet i Ås, der historie, organisering, økonomi og arbeidsfordeling blir forklart. Kjernestyret arrangerer ett innføringskurs per semester, hvor alle nyvalgte og nyansatte oppfordres sterkt til å delta. Godene for frivillige skal revideres periodisk, i 2020, 2022 og 2024, herunder: a) Gjennomgang av antall komitemedlemmer/mottakere av goder per komite/blokk/organ. b) Avstemme kost/nytte ved goder for frivillige. Alle frivillige med lederansvar skal få tilbud om et kurs som er relevant for sitt frivillige verv.

Økonomi

Studentsamfunnets økonomi har de siste årene hatt en sterk og positiv utvikling. Samtidig har vi et betydelig behov for å bruke midler på utvikling og investeringer. Det er mye penger i omløp og det er viktig at midlene brukes fornuftig og at man har et langsiktig perspektiv.

Langsiktige mål: 3.4.1

3.4.2

Studentsamfunnet i Ås (hele organisasjonen) skal ha en resultatgrad på 4 %, målt som et snitt over en toårsperiode (UKEår og ikke UKEår). UKA i Ås skal i større grad brukes som sponsorarena.

3.4.3

Studentsamfunnet i Ås skal ha to faste hovedsponsorer.

3.5

Det fysiske bygget

Bygningsmassen som huser Studentsamfunnet i Ås er en verdifull ressurs som eies og drives i samarbeid med andre aktører. Bygningen må være i stand til å huse et bredt spekter av aktiviteter med vidt forskjellige behov, og det er behov for å utnytte husets kapasitet godt. Studentsamfunnet i Ås må sørge for å ha økonomisk spillerom til å gjøre nødvendig vedlikehold og oppgraderinger i samarbeid med NMBU og andre relevante aktører.

Langsiktige mål: 3.5.1

Det skal eksistere en prioritert vedlikeholds- og utviklingsplan for bygningsmassen, og Kjernestyret skal årlig spille inn tiltak til Drifts- og vedlikeholdsutvalget (DVU) basert på Studentsamfunnets bygningsmessige behov.

3.5.2

Kjernestyret skal oppfordre DVU til å gjennomføre et større prosjekt hvert år, som skal være et synlig bevis på at det investeres i bygget.

3.5.3

Bygge om terrassen over Anton Hjeltnes til vinterhage.

3.5.4

Man skal ha et elektronisk låsesystem på alle dører.

3.5.5

Det skal finnes et sosialt tilholdssted beregnet på de frivillige og tillitsvalgte på huset.

3.6

Samarbeidspartnere

Gode samarbeidspartnere er viktig for kunne drive Studentsamfunnet både med hensyn på det økonomiske og den operasjonelle driften.

Langsiktige mål: 3.6.1

Studentsamfunnet i Ås skal ha et nært og godt samarbeid med NMBU.

3.6.2

Studentsamfunnet i Ås skal ha et nært og godt samarbeid med SiÅs.

3.6.3

3.6.4

3.7

Studentsamfunnet i Ås skal ha et nært og godt samarbeid med Ås kommune. Organisasjoner, lag og foreninger skal ha sterk tilhørighet til Studentsamfunnet i Ås. a) Samfunnet skal være et naturlig sted for organisasjoner, lag og foreninger å leie/låne lokaler til sine arrangementer. b) Studentsamfunnet skal være en attraktiv medarrangør for lag, organisasjoner og foreninger uten direkte tilknytning til huset.

Organisasjonsutvikling

De forskjellige delene av organisasjonen har klart definerte roller. Organisasjonsutvikling handler i denne sammenheng om struktur, samarbeid og oppgavefordeling, samt forbedringer.

Langsiktige mål:

3.7.1 3.7.2

I 2025 har Studentsamfunnet i Ås en ansatt daglig leder. Det er etablert et godt system for overlapp og for overføring av kompetanse og kunnskap fra en innehaver av et verv og til neste. a) Alle avtroppende komitesjefer og styremedlemmer skal produsere et erfaringsskriv/rapport innen 1 måned etter man går av, som skal overdras til neste person i det aktuelle vervet.

3.7.3

Det er vanlig at de stillingene som krever det har en overlappingsperiode på ett semester. Man har definert hvilke stillinger og verv som krever dette, og disse stillingene har en definert minimumstid for vervet (for eksempel 1,5 år).

3.7.4

Gjennomsnittlig tjenestetid for komitemedlemmer og komitesjefer er på to år. Dette er viktig for å gjøre organisasjonen mer stabil.

4. Arbeidsprogram for 2020 4.1

Aktivitet og tilbud: REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL

4.1.1

I løpet av 2020 skal Samfunnet være en attraktiv medarrangør som organisasjoner uten direkte tilknytning til huset aktivt oppsøker. Eksempler på slike organisasjoner kan være linjeforeninger, idrettslag, interesseorganisasjoner eller lignende.

4.1.2

For å blant annet bidra til inkludering av internasjonale skal det i samråd med ISU og ESN arrangeres minst fem arrangementer myntet direkte på internasjonale studenter.

4.1.3

Pergolaen skal i større grad benyttes på festkvelder i månedene april, august og september ved arrangementsavvikling på Studentsamfunnet.

4.1.4

Studentsamfunnet i Ås skal ha et bredere tilbud av alkoholfrie leskedrikker i alle barer. Johannes skal ha et utvalg på minst 3 alkoholfrie drinker.

4.1.5

Det skal være passive tilbud i minimum ett rom på Studentsamfunnet, utenom Café Klubben som kan benyttes av medlemmer hver dag uavhengig av arrangementer.

4.1.6

Det skal i løpet av første måned av vårparallell og midten av høstparallell sendes ut en spørreundersøkelse til medlemmer vedrørende tilbudet ved Samfunnet foregående semester

4.1.7

Næringslivsutvalget ved NMBU skal i løpet av 2020 utvikle et nytt inntektsbringende arrangementkonsept. NYE MÅL:

4.1.8

Det skal i løpet av 2020 utføres en grundig gjennomgang av rombruken på huset for å optimalisere denne og legge bedre til rette for at flere rom kan brukes samtidig.

4.1.9

I løpet av 2020 skal Samfunnsstyret utarbeide et forslag til hvordan Cafeklubben kan driftes av Studentsamfunnet, og vurdere om dette kan være et bedre tilbud for studentene.

4.1.10

I 2020 skal 50% av festdeltagerne møte før klokken 22:00 på kvelder det avholdes større arrangementer på huset.

4.1.11

Næringslivsutvalget ved NMBU skal ha minst 4 arrangementer per semester i tillegg til Næringslivsdagen og Karrieredagen.

4.1.12

Næringslivsutvalget ved NMBU skal tilby attraktive arrangementer for alle studieprogram ved NMBU.

4.1.13

Studentsamfunnet skal ha et bevisst miljøfokus blant annet ved å fokusere på bruk av norske, bærekraftige ressurser og råvarer.

4.1.14

Studentsamfunnet skal unngå bruk av unødvendig engangsplast og skal i løpet av 2020 lage en praktisk, økonomisk og miljømessig utredning av løsninger som kan erstatte dagens bruk av engangsplast til servering.

4.1.15

Studentsamfunnet skal i løpet av 2020 tilby månedlige arrangementer som har som mål å øke miljøbevisstheten blant sine besøkende.

4.2

Medlemmer REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:

4.2.1

2.1 I løpet av 2020 skal 40 % av studentmassen være medlem av Studentsamfunnet i Ås. Av førsteklassingene skal 60 % være medlem og av de internasjonale studentene skal 80% være medlem. NYE MÅL:

4.2.2

2.2 Det skal i løpet av 2020 utarbeides en vervestrategi for Studentsamfunnet. Spesielt for å tiltrekke seg nye studenter på alle årstrinn ved NMBU.

4.2.3

2.3 Samfunnsstyret skal i løpet av 2020 kartlegge hvem som benytter seg av tilbudet på huset, for å finne ut om arrangementene treffer hele medlemsmassen.

4.2.4

2.4 Samfunnet skal i løpet av 2020 gå gjennom arbeidsoppgavene til blokkene for å se hvilke oppgaver som kan gjøres av samfunnstjenester. Dette for å bedre tilbudet til medlemmene rundt bidrag til Studentsamfunnet.

4.2.5

2.5 I løpet av 2020 skal det utføres en evaluering av medlemsfordelene ved Studentsamfunnet i Ås.

4.3

Frivillige REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:

4.3.1

De komitémedlemmene som har behov for relevant kursing skal få tilbud om dette i løpet av 2020. Det skal også legges til rette for bedre bruk av interne ressurser og kompetanse ved Studentsamfunnet for kursing.

4.3.2

Alle komitemedlemmer skal inviteres, med sterk oppfordring til oppmøte, til innføring i Studentsamfunnet i Ås sin historie, organisering, økonomi og forklart arbeidsfordeling. Formatet på denne historietimen skal i løpet av 2020 revideres.

4.3.3

Alle styrene ved Studentsamfunnet i Ås skal i 2020 kartlegge hvor det gjøres dobbeltarbeid og se på muligheten for å slå sammen komitéer, effektivisere drift og redusere antall komitémedlemmer. Dette innebærer også gjennomgang av antall nødvendige medlemmer per komite og blokk hos alle organer. NYE MÅL:

4.3.4

Tuntreet skal avholde kurs hvor det leies inn ekstern kompetanse.

4.3.5

Tuntreet skal etablere bedre rutiner for opplæring og videreformidling av kunnskap.

4.4

Økonomi REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:

4.4.1

Kjernestyret skal i løpet av 2020 gjennomføre tiltak for å øke avkastningen på egenkapital. NYE MÅL:

4.4.2

Studentsamfunnet skal i 2020 leie inn regnskapskonsulent som bistand under arbeidet med årsavslutningen for regnskapsåret 2019 for å redusere revisjonskostnadene med 40 %.

4.4.3

Tuntreet skal undersøke muligheten for å redusere sine kostnader, for eksempel ved å redusere trykkerikostnader eller lisenskostnader.

4.4.4

Tuntreet skal arbeide for å øke mengden ekstern støtte.

4.5

Det fysiske bygget NYE MÅL

4.5.1

Kjernestyret skal i løpet av 2020 etablere et forprosjekt for eventuell utvidelse av kapasiteten på Samfunnet. Dette arbeidet bør sees på i sammenheng med opprustningen av Aud.Max til 2024.

4.5.2

Studentsamfunnet skal i løpet av 2020 tilrettelegge for kildesortering av papir/papp, mat og glass på hele huset.

4.6

Samarbeidspartnere REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:

4.6.1

I løpet av 2020 skal Næringslivsutvalget ved NMBU skaffe minst én hovedsponsor for Studentsamfunnet.

4.6.2

Det skal arbeides for flere mindre sponsorer knyttet mot arrangementer som gir medlemsfordeler til Studentsamfunnet i Ås.

4.6.3

I 2020 skal ny serveringsavtale tre i kraft fra 1. januar.

NYE MÅL: 4.6.4

I løpet av 2020 skal det etableres et samarbeid med Follo Næringsråd.

4.6.5

Tuntreet skal skaffe en langsiktig annonseavtale. Denne skal strekke seg over minst ett år.

4.6.6

Sponsorteamet skal gi Studentsamfunnet i Ås en profesjonelt og samlet ansikt utad.

4.7

Organisasjonsutvikling REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL:

4.7.1

I 2020 skal alle medlemmer og organer ved Studentsamfunnet jobbe for at minst 25 % av medlemmene møter på Generalforsamlingene som avholdes i 2020.

4.7.2 NYE MÅL: 4.7.3

Styrene ved Studentsamfunnet i Ås skal finne en måte å belønne lang og tro tjeneste som frivillig engasjert for Studentsamfunnet i Ås.

4.7.4

Samfunnsstyret skal i 2020 finne en mer egnet kommunikasjonsplattform som er oversiktlig og lavterskel for bruk blant Studentsamfunnets styrer og komitemedlemmer.

Vedlegg 2 – Nåværende (gammel) strategi for Studentsamfunnet i Ås

2. Studentsamfunnets visjon Studentsamfunnet i Ås skal være et attraktivt tilbud og et naturlig samlingssted for alle studenter tilsluttet NMBU generelt og for Samfunnets medlemmer spesielt. Studentsamfunnet skal etterstrebe å tilby de aktiviteter og tilbud som studentene ønsker, og jobbe for å være et naturlig samlingspunkt for NMBU-studenter, studentforeninger, akademiske foreninger og møter, til hverdag og fest. Studentsamfunnet i Ås skal være et positivt bidrag til lokalsamfunnet i Ås og til universitetet. Alle studenter ved NMBU skal ha de samme muligheter for å kunne ta del i aktiviteter og bli en del av Studentsamfunnet i Ås sin rikholdige og stolte historie. Studentsamfunnet skal opptrå partipolitisk nøytralt, og skal jobbe for å supplere studentenes utdannelse med kurs, foredrag, debatt og muligheter for personlig utvikling gjennom forskjellige arrangementer og gjennom arbeidet i styrer og komiteer. Frivilligheten og Huset er hjertet av Studentsamfunnet i Ås. Studentsamfunnet i Ås skal driftes av, med og for studentene, med utviklingen av Samfunnet og tilbudet til dagens og fremtidens studenter som fremste mål. Studentsamfunnet i Ås arrangerer UKA, Norges lengste kulturfestival, annethvert år, og skal formidle Studentsamfunnets gjøren og laden til studentene gjennom Tuntreet og andre egnede medium. Studentsamfunnet skal jobbe for å gjøre Samfunnet og NMBU-studentene kjent for arbeidsgivere og

sponsorer gjennom arbeidet til Næringslivsutvalget. Samfunnsstyret har det overordnede ansvaret for den daglige drifta av Studentsamfunnet.

3 & 4. Samfunnets strategi → 2025 I det videre følger både lang- og kortsiktig strategi. Lang sikt: 2025. Kort sikt: strategi for 2019

Strategien er bygd opp rundt sju strateg1iske hovedpunkter som hver for seg er viktige for drift og utvikling av Studentsamfunnet i Ås.

Aktivitet/Tilbud Studentsamfunnet i Ås bør jobbe videre med å utnytte de gulvarealer vi har maksimalt, og skape en større bredde i tilbudet. Langsiktige mål: ● Innen 2025 er 90 % av bruksarealet i bruk hver dag. ● Innen 2025 er Café Klubben en naturlig møteplass på dagtid, med lunsjtilbud og pubvirksomhet, som er åpent hver dag. ● Det skal være 100 000 gjester inne på Studentsamfunnets arrangementer i løpet av en toårsperiode. Kortsiktige mål: REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: •

Samfunnet skal være engasjerte i dagsaktuelle temaer, og skal avholde minst et arrangement i uka hvor dagsaktuelle temaer tas opp i samarbeid med eksterne og interne aktører. • I løpet av 2019 skal Samfunnet være en attraktiv samlingsarena for organisasjoner uten direkte tilknytning til huset. Eksempler på slike organisasjoner kan være linjeforeninger, idrettslag, interesseorganisasjoner eller lignende. • Romtilgjengelighet på Samfunnet skal være mulig å finne på Samfunnets hjemmesider. • Det skal utvikles en egnet romløsning for Fotballrommet, og rommet skal tas i bruk i løpet av 2019. • For å blant annet bidra til inkludering av internasjonale skal det i samråd med ISU og ESN arrangeres minst fem internasjonale arrangementer i løpet av et semester. NYE MÅL: • • • • • • •

Næringslivsutvalget ved NMBU skal arrangere flere arrangementer enn bare Næringslivsdagen og Karrieredagen i 2019, der minst et gir økonomisk inntjening. Pergolaen skal i større grad brukes ved arrangementsavvikling på Studentsamfunnet. Rosehagen skal fungere som et matserveringssted på festkvelder. Mattilbudet skal være forutsigbart og være et fast tilbud for alle festdeltakere. Thorvald og Tora-baren skal i større grad benyttes på festkvelder som en utvidelse av Johannes. Studentsamfunnet i Ås skal ha et bredere tilbud av alkoholfrie drikker i alle barer. Studentsamfunnet skal ha et bevisst miljøfokus ved å blant annet fokusere på bruk av norske ressurser og redusere bruk av engangsplastikk. Det skal være et bredere tilbud av lavterskel aktivitet på Studentsamfunnet.

•

Det skal hvert semester arrangeres et arrangement i tilknytning til festkveld hvor medlemmer kan komme med synspunkter og debattere rundt driften av Studentsamfunnet.

•

Det skal i løpet av første kvartal hvert år sendes ut en spørreundersøkelse vedrørende tilbudet ved Samfunnet til medlemmer.

Medlemmer Herunder medlemstall, medlemsfordeler, samfunnstjeneste

Samfunnstjeneste er helt avgjørende for at Studentsamfunnet skal gå rundt, og systemet rundt dette må prioriteres. Fokus på rekrutering av førsteklassinger og rettferdig samfunnstjeneste avvikling blir viktig. Langsiktige mål: ● Per 2025 skal medlemstallet være på minimum 33 % av studentmassen. ○ Medlemstallet måles pr 01.07 hvert år (per skoleår) og rapporteres til generalforsamlingen som holdes på høsten. ○ Medlemstallet måles opp mot studenttall fra 15. september foregående år. ● ● ●

Av førsteklassingene skal minimum 50 % være medlem. Ha et system for samfunnstjenester som fungerer, dekker Samfunnets behov og er akseptert av medlemmene. Årlig evaluering av medlemsfordeler.

Kortsiktige mål: REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: •

I løpet av 2019 skal vi nå 2200 medlemmer. Av den totale studentmassen skal 33% være medlem, av førsteklassingene skal 50% være medlem og av de internasjonale studentene skal 33% være medlem. • I løpet av 2019 vil Samfunnsstyret se på måter å skape tydeligere fordeler for medlemmer sammenlignet med ikke-medlemmer både på og utenfor Samfunnet. • I løpet av hvert semester skal det avholdes en eksklusiv temafest for medlemmer av Studentsamfunnet. NYE MÅL: •

Medlemsfordeler og prissetting av medlemskap skal i løpet av 2019 revideres ved Studentsamfunnet i Ås.

Frivillige De frivillige skal ha tydelige fordeler. Kursing og kulturbygging skal være sentralt. Samtidig er det viktig å holde kontroll på gratislista, og sørge for at denne er rettferdig for alle.

Langsiktige mål: ● Alle komitemedlemmer (inkludert komitesjefer i UKA) skal få en bred innføring i Studentsamfunnet i Ås, der historie, organisering, økonomi og arbeidsfordeling blir forklart.

○ ○ ● ●

Minst ett innføringskurs per semester, per komitemedlem. Krav om at alle komitemedlemmer skal delta.

En skal innen 2025, opprette flere nivåer av frivillige for å kunne ha et fleksibelt tilbud til de fleste studenter ved NMBU. Godene skal innen 2025 være revidert, herunder: ○ Ha et maks antall komitemedlemmer på gratisliste per komite/organ ○ Avstemme kost/nytte for frivillige.

Kortsiktige mål: REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: •

De komitémedlemmene som har behov for relevant kursing skal få tilbud om dette i løpet av 2019. Det skal legges til rette for mer bruk av interne ressurser som allerede finnes på Studentsamfunnet. • Samtlige komiteer skal avholde minst ett sosialt arrangement utenom festkveld i løpet av semesteret. • Alle komiteer skal få en bred innføring i Studentsamfunnet i Ås sin historie, organisering, økonomi og hvor arbeidsfordeling blir gjennomgått. • Samfunnsstyret skal i 2019 ha ordninger som gjør det mulig å avtjene samfunnstjeneste utenfor festkveld og generalforsamling. Det skal kuttes i antall samfunnstjenester på festkvelder og selve samfunnstjenesten skal være meningsfylt for medlemmer. NYE MÅL: • • •

I løpet av 2019 skal det utarbeides en samarbeidsavtale mellom UKA2020 og de øvrige organene. Mellom UKA2020 og Samfunnet skal det sees på muligheter for sammenslåing av komiteer som krever mye kursing og kompetanse. I løpet av 2019 skal 50 % av medlemmene melde seg til samfunnstjeneste selv gjennom LinTicket.

Økonomi Studentsamfunnet har de siste årene hatt en stor økonomisk utvikling og det forventes stadig mer utvikling og investeringer. Det er mye penger i omløp og det er viktig at midlene brukes fornuftig og at man har et langsiktig perspektiv. Langsiktige mål: ● Studentsamfunnet skal i snitt (UKEår/ikke UKEår) ha en resultatgrad på 15 %.

●

Hvert år på første kjernestyremøte skal det gis en økonomisk status på måltallene. Samtlige måltall skal måles hvert halvår, per 30.06 og per 31.12 og legges fram på generalforsamling sammen med regnskapet. Kjernestyret skal sette avkastningskrav (resultatgrad) til Samfunnsstyret, UKA, Tuntreet og NU.

Kortsiktige mål: NYE MÅL: • •

Kjernestyret skal i løpet av 2019 se på mulighetene for å øke avkastningen på egenkapital. Alle budsjetter ved Studentsamfunnet skal fra 2019 ha avkastningskrav i %.

Det fysiske bygget Bygningsmassen som huser Studentsamfunnet i Ås er en verdifull ressurs som eies og drives i samarbeid med andre aktører. Bygningen må være i stand til å huse et bredt spekter av aktiviteter, med vidt forskjellige behov, samtidig som en utnytter husets kapasitet godt. Studentsamfunnet i Ås sørger for å ha økonomisk spillerom til å gjøre nødvendig vedlikehold og oppgraderinger i samarbeid med NMBU og andre relevante aktører. Langsiktige mål: o Det skal hvert femte år gjøres en grundig teknisk gjennomgang av huset. Dette skal gjøres av fagpersoner. o Det skal eksistere en prioritert vedlikeholds- og utviklingsplan for bygningsmassen. Kjernestyret skal årlig spille inn tiltak til Drifts- og vedlikeholdsutvalget basert på Studentsamfunnets bygningsmessige behov. ○ Begge etasjer i kontorfløya skal være pusset opp og alle komiteer har et eget tilholdssted. Disse er ikke begrenset til kontorfløya. ○ Huset er mer fleksibelt og har en god plan for god flyt. ■ o o o o

Huset er mer egnet for festbruk, med bedre soner og løsninger.

■ Huset er egnet for møtevirksomhet og har nødvendig utstyr. Midlene til disse planene skal hentes fra investeringsfondet. For hver UKE skal det gjennomføres et oppussingsprosjekt av UKA. UKA velger ut et passende prosjekt som skal godkjennes av Kjernestyret. Dette prosjektet finansieres av investeringsfondet på bakgrunn av godkjent budsjett. Kjernestyret behandler og godkjenner budsjett.

Kortsiktige mål: REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: •

Det skal avholdes dugnad på Samfunnet i form av vårpuss og høstsjau på Studentsamfunnet.

NYE MÅL: •

Pergolaen skal utvikles til å bli et oppholdssted i større grad. Pergolaen skal ha komfortable møbler hvor det tilrettelegges for bruk større deler av året.

•

KSkontoret skal være et fungerende arbeidsrom og møteplass for komitesjefene.

Samarbeidspartnere Vi mener det er viktig med mål knyttet til samarbeidspartnere da det blir mer og mer aktuelt for å kunne drive Studentsamfunnet videre både hensyn på det økonomiske og den operasjonelle driften. Langsiktige mål: ● Studentsamfunnet i Ås skal ha to faste hovedsponsorer. ● Studentsamfunnet i Ås skal ha et godt samarbeid med NMBU. ● Studentsamfunnet i Ås skal ha et godt samarbeid med SiÅs. ● Studentsamfunnet i Ås skal ha et godt samarbeid med Ås kommune. ● Linjeforeninger, lag og foreninger skal ha sterk tilhørighet til Studentsamfunnet i Ås. Det skal være et naturlig sted for dem å leie/låne lokaler til sine arrangementer. Kortsiktige mål: REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: •

I løpet av 2019 skal Næringslivsutvalget ved NMBU skaffe minst en hovedsponsor for Studentsamfunnet. Det skal arbeides for flere mindre sponsorer knyttet mot arrangementer og som medlemsfordeler. NYE MÅL: •

• •

Kjernestyret vil på vegne av Studentsamfunnet inngå en ny serveringsavtale med SiÅs som vil være gjeldene fra 2019. Om ny avtale ikke er inngått innen 1. januar 2019 vil den være på plass senest 1. mars 2019. Det skal drives aktiv kommunikasjon med NMBU Campus Adamstuen for en god integrering fram mot høsten 2020. Samfunnsstyret vil i samarbeid med NMBU og SiÅs markere verdensdagen for psykisk helse og gjennomføre en holdningskampanje i August.

Organisasjonsutvikling De forskjellige delene av organisasjonen har klart definerte roller. For å øke kompetansen og sikre eierskap til sitt verv, skal frivillige kurses i sine oppgaver, organisasjonsstruktur, økonomi og historie ved Studentsamfunnet i Ås. Langsiktige mål: ● I 2025 har Studentsamfunnet i Ås en daglig leder. ● Det er etablert et godt system for overlapp og overføring av kompetanse og kunnskap fra en innehaver av et verv og til neste. ○ Alle avtroppende komitesjefer og styreleder skal produsere et erfaringsskriv/rapport innen 1 måned etter man går av som skal overdras til neste i sitt verv.

● ●

●

Gjennomsnittlig tjenestetid for komitemedlemmer er på 2 år. Der det er nødvendig er det overlapp på ett semester. Man har definert hvilke stillinger som krever dette. Disse stillingene, og andre det måtte komme til gode, har en definert minimumstid for vervet på for eksempel 1,5 år. Organene ved Studentsamfunnet i Ås møtes før og etter generalforsamlingen i den hensikt å diskutere arbeidsplaner for den kommende periode. Kjernestyret har ansvar for at møtene finner sted.

Kortsiktig mål: REDIGERTE OG VIDEREFØRTE MÅL: •

For å gjøre det lettere å tilby mer variert kulturelt innhold på huset ønsker samfunnsstyret i 2019 å gi komitesjefer mer handlingsrom til å organisere aktiviteter og ta avgjørelser. Samfunnsstyret skal i løpet av 2019 evaluere beslutningsmyndighet i organisasjonen og utvikle organisasjonen på grunnlag av dette. NYE MÅL: • • • • •

• •

Det skal arbeides for god kommunikasjon mellom organer og på alle nivåer av frivillige på Studentsamfunnet. Alle retningslinjer ved Studentsamfunnet skal i løpet av våren 2019 revideres. Det skal jobbes for at minst 25 % av medlemmene møter på generalforsamling. Det skal utarbeides tydeligere arbeidsinstrukser for alle organer og frivillige ved Studentsamfunnet i Ås. Alle komitesjefer plikter å møte på KSforum, KSworkshop og KomiteWorkshop. På komiteworkshop skal det av alle komitesjefer jobbes fram et inkluderende og spennende opplegg for komiteen. Komiteworkshop skal være for alle organer på Studentsamfunnet. Kjernestyret skal hvert semester arrangere seminar for alle styremedlemmer ved Studentsamfunnet i Ås. Det skal lages en designprofilhåndbok som er felles for Studentsamfunnet, samt en for alle organ.