Personvernerklæring

Personvernerklæring Dato revidert: 07.11.2024 av Leder ved Samfunnet i Ås, Administrasjonssjef ved Samfunnet i Ås, Bodegasjef og HR-sjef

GENERELT Dette er personvernerklæringen til Studentsamfunnet i Ås, Olav L. Moens plass 1, Norge. Når du kjøper medlemskap eller billetter til våre arrangement kan vi behandle personopplysninger om deg slik det er beskrevet i det følgende. I slike situasjoner opptrer vi som behandlingsansvarlig og du kan henvende deg til oss med alle spørsmål relatert til vår behandling av dine personopplysninger til administrasjon@samfunnetiaas.no Studentsamfunnet i Ås som organisasjon omfatter fem organer: Hus- og Finansstyret, Samfunnet i Ås, Næringslivsutvalget ved NMBU, UKA i Ås og Tuntreet. Denne personvernerklæringen gjelder alle de fem organene. Det er kun et begrenset antall brukere med begrenset tilgang til personopplysninger.

Det er Studentsamfunnet i Ås som er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger i forbindelse med ditt medlemskap. Disse personopplysningene behandles i henholdsvis Linticket, Microsoft Teams og Google Disk.

Vi innhenter og bruker bare dine personopplysninger innenfor gjeldende rett slik det følger personopplysningsloven og EUs personvernforordning nr. 2016/679 (GDPR) som gjennomført i norsk rett. Når vi her bruker uttrykk som «personopplysninger», «behandling», «behandlingsansvarlige» og «databehandling», har disse samme meningsinnhold som fremsatt i personopplysningsloven.

1. HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER STUDENTSAMFUNNET I ÅS?

Medlemskap Når du melder deg inn i Studentsamfunnet i Ås ber vi deg om og behandler følgende personopplysninger: navn, telefonnummer, adresse, e-postadresse, fødselsdato, studentnummer ved NMBU og betalingsinformasjon.

Frivillig (Komité/Funksjonær) Du kan melde deg som frivillig gjennom komitéarbeid eller som funksjonær i Studentsamfunnet i Ås. Ved registrering ber vi om og behandler følgende personopplysninger: navn, telefonnummer, adresse, e-postadresse, fødselsdato og studentnummer ved NMBU. Som frivillig ved Studentsamfunnet i Ås må du skrive under en kontrakt gjennom LinTicket. Ved signering av kontrakt, ber vi deg oppgi følgende personopplysninger: navn, telefonnummer, adresse, e-postadresse, fødselsdato og studentnummer ved NMBU. LinTicket er databehandler og deres betingelser for behandling av personopplysninger gjelder.

Kjøp av billetter til våre arrangementer Kjøp og håndtering av billetter til arrangementer ved Studentsamfunnet i Ås håndteres av Linticket.

Når du som medlem kjøper billett innlogget i Linticket, er det kun navn og studentnummer som vil synes på billetten. Du må være innlogget i Linticket for å kunne benytte deg av eventuelle medlemsfordeler ved Studentsamfunnet i Ås.

Når du ikke er medlem av Studentsamfunnet i Ås kjøpes billetter gjennom www.linticket.no. Her må du oppgi navn, e-postadresse og betalingsinformasjon.

Ved bruk av LinTicket gjelder deres vilkår og betingelser.

1

Håndteringssaker Retningslinjer for håndteringssaker er utarbeidet i samarbeid med HR-sjef, Bodegasjef og Leder av Samfunnet i Ås. I tillegg samarbeides det med Hus -og Finansstyret og politiet rundt innholdet i retningslinjene. Hvert semester gjennomgås og eventuelt revideres retningslinjene for å opprettholde rettferdig behandling av eventuelle håndteringssaker som meldes inn.

Vi behandler opplysninger når noen sender e-post eller benytter kontaktskjema for å sende inn håndteringssaker. Ved benyttelse av dette vil interne retningslinjer for håndteringssaker brukes, og loven for behandling av personopplysninger og taushetsplikt vil ligge til grunn. Ved brudd på ordensreglementet, etiske retningslinjer og/eller taushetsplikt vil navn og saksgang på vedkommende noteres ned i et register - hvor kun HR-sjef og Bodegasjef har tilgang.

2. HVA BRUKES PERSONOPPLYSNINGENE TIL? Medlemskap Studentsamfunnet i Ås bruker personopplysningene primært for å håndtere og kommunisere med deg om ditt medlemskap av Studentsamfunnet i Ås. Hvis du er medlem av Studentsamfunnet i Ås har vi samlet inn ditt studentnummer slik at vi kan gi deg dine medlemsfordeler og overføre kjøpte billetter direkte til ditt studentkort fra NMBU (Norges Miljø- og Biovitenskapelige Universitet).

Som medlem av Studentsamfunnet i Ås vil vi sende deg relevant medlemsinformasjon på e-post, som for eksempel informasjon om Generalforsamling, medlemsfordeler, informasjon om samfunnstjeneste, oppdateringer fra Studentsamfunnet i Ås osv. Vi vil sende deg informasjonen inntil du aktivt har meldt deg ut av Studentsamfunnet i Ås eller til medlemskapet ditt har utløpt. Vi ser det nødvendig å innhente telefonnummer, da vi vil kunne raskt ta kontakt med deg vedrørende din samfunnstjeneste eller medlemskap. Slike opplysninger behandles dels fordi det er nødvendig for å overholde en avtale med 2

deg, og dels fordi det er nødvendig for å forfølge vår berettigede interesse i å kommunisere effektivt med deg slik at vi kan yte best mulig tjenester til våre medlemmer. Opplysninger vi innhenter er grunnlag for å rapportere på antall medlemmer for å motta offentlig tilskudd til drift av organisasjonen.

Vi skanner alle billetter til våre arrangementer slik at vi kan estimere antall på huset til enhver tid i forhold til eventuelle nødsituasjoner og for å gi våre medlemmer sine fordeler. Dataen oppbevares for å ha oversikt over antall personer på Samfunnet under arrangementer i regi av Studentsamfunnet i Ås, og til videre analyse.

Vi vil kun beholde personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen, eller så lenge loven pålegger oss å beholde dem.

Frivillig (Komite/Funksjonær) Personopplysninger blir lagret i personalmapper i Google Disk og Microsoft Teams som er en form for komitéoversikt. Dette er for å begrense antall mennesker som har tilgang til Linticket og forenkle prosessen med å opprette kontrakt til frivillige. Studentsamfunnet i Ås har ansvar for at personalmapper blir oppdatert og behandles på forsvarlig måte.

3. NETTSIDE Personvernerklæringen gjelder følgende nettsider: www.samfunnetiaas.no www.ukaiaas.no www.nunmbu.no www.tuntreet.org Når du besøker våre nettsider vil nettleseren din laste ned informasjonskapsler og cookies. Som nettbruker kan du velge å avvise lagring og bruk av informasjonskapsler («cookies»). Vi anbefaler Post- og teletilsynets nettside nettvett.no for beskrivelse av hvordan du kan akseptere eller avvise informasjonskapsler («Cookies»). (https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/)

3

3.1 Informasjonskapsler og Deling Det er Squarespace som leverer publiseringsverktøyet Squarespace til vår hjemmeside og som står for teknisk utvikling, drift og vedlikehold. Dette er informasjonskapsler som Squarespace benytter på de ulike nettsidene som nevnt over. For å optimalisere brukeropplevelsen vil hver enkelt brukers aktivitet bli lagret i 2 år og for å forebygge mot CSRF angrep.

Vi har lagt inn muligheten til å videresende artikler i e-post og dele artikler i sosiale medier. E-postadresser som brukes til å videresende artikler loggføres ikke. Videre håndtering av data som deles i sosiale medier, reguleres av din avtale med det aktuelle nettsamfunnet.

3.2 Statistikk og logg Når du leser våre nettsider, vil det bli lagret informasjon i statistikk- og logg-filer. Vi lagrer user agent, ip-adresse og hvilken side den besøkende har besøkt i webserverens logger. Disse loggene blir utelukkende brukt til arbeid rundt feilsøking og sikkerhet. Informasjonen som blir lagret omhandler hvordan brukeren klikket seg inn på nettsiden, hvilket operativsystem brukeren har, hvilken nettleser som blir brukt, hvor i verden brukeren befinner seg i, og hvilken kilde brukeren brukte for å finne frem til nettstedet. www.samfunnetiaas.no bruker Google Analytics for å registrere og analysere anonymisert statistikk for besøk på våre nettsteder. For hver side du besøker, lagres opplysninger som dato og tid, hvilken side du kom fra, hvilken side du gikk videre til, hvilken nettleser du benytter etc.

3.3 Lenker til tredjeparter Denne personvernserklæringen gjelder bare samfunnetiaas.no, ukaiaas.no, nunmbu.no og tuntreet.org´s bruk, innsamling og utlevering av personopplysninger.

Våre nettsteder og digitale tjenester kan inneholde lenker til andre nettsteder som ikke er under vår kontroll. Samfunnetiaas.no, ukaiaas.no, nunmbu.no og tuntreet.org er ikke ansvarlig for innholdet på disse nettstedene og er ikke ansvarlig for eventuell behandling av personopplysninger på disse nettstedene. Samfunnetiaas.no, ukaiaas.no, nunmbu.no og tuntreet tilbyr lenkene for å gjøre det lettere for våre besøkende å finne mer informasjon om bestemte emner.

4

3.4 Beskyttelse av personopplysninger Det er i utgangspunktet Studentsamfunnet i Ås og tjenesten Squarespace som får tilgang på dataene som blir lagret. Som nevnt ovenfor brukes google-analytics for å høste og analysere den nevnte informasjonen over.

4. UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER VED STUDENTSAMFUNNET I ÅS Vi selger ikke personopplysninger for markedsføringsformål til andre selskaper. Vi kan bare dele dine personopplysninger i følgende tilfeller: -

Innad i Studentsamfunnet i Ås sine organisasjoner gjennom medlemsregisteret i Linticket, Google Disk og Microsoft Teams.

-

Med offentlige myndigheter eller etater når det er påkrevd i henhold til lovgivning, rettsavgjørelse eller rettskraftig vedtak fra myndighetene.

-

Vi deler medlemsopplysninger når Studentsamfunnet i Ås søker om økonomisk støtte fra støtteordninger.

5. LENKER TIL TREDJEPARTER Denne personvernerklæringen gjelder bare Studentsamfunnet i Ås sin bruk, innsamling og utlevering av personopplysninger. Våre nettsteder og digitale tjenester kan inneholde lenker til andre nettsteder som ikke er under vår kontroll.

Studentsamfunnet i Ås er ikke ansvarlig for innholdet på disse nettstedene og er ikke ansvarlig for eventuell behandling av personopplysninger på disse nettstedene.

5

Studentsamfunnet i Ås tilbyr lenkene for å gjøre det lettere for våre besøkende å finne mer informasjon om bestemte emner.

6. HVORDAN BESKYTTER VI PERSONOPPLYSNINGENE DINE? Vi har gjennomført tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene dine slik at de ikke forsvinner, manipuleres eller at uautoriserte personer får tilgang til dem. Vi tilpasser kontinuerlig sikkerhetstiltakene til den teknologiske utviklingen og reviderer personvernerklæringen årlig.

Personopplysninger er registrert i medlemsregisteret i Linticket, samt lagret i Google Disk og Microsoft Teams. Personopplysninger som oppgis ved kjøp av billetter er kun registrert i Linticket. Signering av kontrakter ved frivillige engasjement i komite eller som funksjonær ved Studentsamfunnet i Ås er i Linticket. Utveksling av kredittkortinformasjon ved nettbetaling av medlemskap eller kjøp av billett ved arrangement, håndteres av Linticket.

Vi innhenter og bruker kun dine personopplysninger innenfor gjeldende rett slik det følger personopplysningsloven og EUs personvernforordning nr. 2016/679 (GDPR) som gjennomført i norsk rett.

7. DINE RETTIGHETER Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan logge deg inn i Linticket med e-postadresse og personlig passord for å endre egne personopplysninger.

Hvis du ønsker at dine personopplysninger skal slettes må du gi beskjed til Studentsamfunnet i Ås ved å kontakte administrasjon@samfunnetiaas.no.

Henvendelser om retting og sletting vil besvares fortløpende og senest innen 30 dager.

6

Du kan kreve at behandlingen av dine personopplysninger begrenses hvis: -

Du bestrider riktigheten av personopplysningene.

Behandlingen er ulovlig og du motsetter deg sletting av personopplysningene og isteden anmoder om at bruken av personopplysningene begrenses.

Studentsamfunnet i Ås ikke trenger personopplysningene til formålet med behandlingen, men du har behov for disse for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Oppfyller du noen av kriteriene over, kan ikke Studentsamfunnet i Ås behandle dine personopplysninger uten ditt samtykke. Dette gjelder hvis behandling av personopplysningene er nødvendig for å forsvare et rettskrav, forsvare en annens rettigheter eller for å ivareta viktige samfunnsressurser. Vi kan ikke fjerne opplysningene dine dersom det finnes lovpålagte krav om at disse skal lagres, som for eksempel bokføringsregler eller annen legitim årsak til å beholde opplysningene.

8. ENDRINGER OG REVIDERING AV PERSONVERNERKLÆRINGEN Studentsamfunnet i Ås kan endre og revidere personvernerklæringen når behandlingen av personopplysninger endres eller når revisjon er nødvendig på grunn av endringer i gjeldende lovgivning. Når vi gjør endringer i erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og den endrede personvernerklæringen har virkning fra siste revisjonsdato. Vi tilpasser kontinuerlig sikkerhetstiltakene til den teknologiske utviklingen og reviderer personvernerklæringen årlig.

7

9. KONTAKTINFORMASJON Vennligst kontakt oss hvis du har noen spørsmål eller kommentarer om Studentsamfunnet i Ås sin personvernpraksis eller personvernerklæring.

Studentsamfunnet i Ås v/Administrasjonssjef i Samfunnsstyret Postboks 1210 1432 Ås

Besøksadresse: Drøbakveien 26, 1430 Ås (Kontortid mandag 15-17 og onsdag 12-14)

Epost: samfunnet@samfunnetiaas.no Foretaksregister: Studentsamfunnet i Ås Organisasjonsnummer: 983 787 320 Leder av Hus- og finansstyret: Erik Sand Dato for godkjenning av personvernerklæringen: 1. august 2018 Oppdateringer: 11. november 2024

Hvis du føler noe er uavklart, har du også rett til å kontakte datatilsynet. Det relevante datatilsynet vil være Datatilsynet i Norge.

8