La nouvelle règlementation en matière de vie privée : qu’est-ce qui vous attend ?

LA NOUVELLE RÈGLEMENTATION EN MATIÈRE DE VIE PRIVÉE : QU’EST-CE QUI VOUS ATTEND ?

- DÉPLIANT INFORMATIF -

SAM-TES Centre d’expertise juridique social pour les huissiers de justice Avenue Henri Jaspar 93, 1060 Saint-Gilles secretariat@sam-tes.be - 02/533.98.00 www.sam-tes.be

GENERAL DATA PROTECTION REGULATION : DE QUOI S’AGIT-IL ?

Le RGPD, ou encore « General Data Protection Regulation », est un ensemble de règles servant à mieux protéger les données à caractère personnel des citoyens européens. La notion ‘protection de données individuelles’ (privées, professionnelles et publiques) doit être interprétée aussi largement que possible.

Concrètement, toute information qui pourrait être liée, directement ou indirectement, à un individu et qui aurait trait à sa vie personnelle, professionnelle ou publique, est visée. Il peut donc s’agir d’un nom, d’une adresse e-mail, de photos ou encore de données médicales, financières ou commerciales. Les données numériques, telles qu’une adresse IP, les données de localisation, de transactions et des logs du serveur web, sont également concernées.

25

MAI

2018

DEADLINE La nouvelle règlementation RGPD est, en fait, déjà entrée en vigueur le 24 mai 2016. La date limite imposée aux Etats membres de l’UE, pour se conformer et s’adapter aux nouveautés de la législation en question, a toutefois été fixée au 25 mai 2018.

IMPACT POUR VOTRE ÉTUDE En tant qu’huissier de justice, vous traitez effectivement des données individuelles à caractère personnel. Cela implique que vous devrez satisfaire aux nouvelles règles dans le cadre du RGPD. Il en va de même que la CNHB et SAM-TES, en leur qualité de gérante et processeur de différentes bases de données (CIA, FCA, RCCI, RCAD,…) devront également répondre aux nouvelles conditions.

SAM-TES organise une journée d’étude, en date du 8 novembre 2017, lors de laquelle ses « Data Protection Officers » viendront vous donner un mot d’explication sur la règlementation RGPD et parcourir le processus avec vous, étape par étape, afin de vous permettre de vous conformer aux nouvelles exigences (voir le plan à la page suivante). Il ne faut surtout pas sous-estimer les adaptations à réaliser : celles-ci concernent tantôt la mise en place d’un registre de données, tantôt le contrôle et l’évaluation des procédures utilisées par votre étude pour traiter les informations personnelles. Vous devez, en outre, désigner un « Data Protection Officer », vous protéger contre les fuites de données, etc. Ne vous fixez pas la date limite en 2018, car il est certain que vous aurez besoin de plusieurs mois pour mettre tout en œuvre au sein de l’organisation de votre étude.

CONTRÔLE & SANCTIONS Celle ou celui qui ne se conformerait pas aux règles, court le risque d’être sévèrement sanctionné(e) si une infraction, violant les droits des individus, était découverte. La commission de protection de la vie privée peut ainsi imposer des amendes administratives, s’élevant jusqu’à 2 % de votre chiffre d’affaires annuel si jamais vous ne gérez pas correctement les données collectées, si vous omettez d’annoncer une importante fuite d’informations, ou si vous ne procédez pas à l’analyse de risques. Pour des infractions plus graves, ce montant peut même monter jusqu’à 4 % de votre chiffre d’affaires annuel (plafonné à un maximum de 20 millions d’euros).

8 ETAPES POUR S’ASSURER QUE VOTRE ÉTUDE RESPECTE LE RGPD

?

ÉTAPE 1 : SENSIBILISATION DES COLLABORATEURS ET DES FOURNISSEURS Les collaborateurs internes et fournisseurs externes qui sont concernés par le traitement de données doivent être informés de cette nouvelle règlementation et être en mesure d’en estimer l’impact. Ils doivent pouvoir identifier quels domaines, actuellement, peuvent poser problème, à la lumière du RGPD.

ÉTAPE 2 : MISE EN PLACE D’UN REGISTRE DE DONNÉES Vous devez recenser consciencieusement quelles sont les données personnelles que vous enregistrez, savoir d’où elles proviennent et avec qui elles sont partagées. Un audit informatif peut être effectué à cette fin.

Vous êtes obligé(e) de tenir compte de tous les traitements de données personnelles dont vous êtes responsable.

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ÉTAPE 3 : COMMUNICATION DE L’INFORMATION CONFIDENTIELLE Vous devez disposer d’une déclaration de confidentialité et d’une politique de sécurité conformes au RGPD. La personne concernée a le droit d’avoir accès à ses données et peut, à tout moment, porter plainte devant la Commission de la Vie Privée, si elle estime que ses données personnelles ont été utilisées de manière abusive. Si l’intéressé est d’avis que sa demande n’a pas été traitée correctement, elle peut en outre introduire une procédure judiciaire et réclamer des dommages et intérêts. ÉTAPE 4 : RESPECT ET GARANTIE DES DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE Vous devez respecter les droits de la personne concernée, conformément à ce qui est prévu par le RGPD. A cet égard, elle doit être informée quant au traitement de ses données personnelles et y avoir accès. En outre, elle doit pouvoir corriger et supprimer ses données. De même, elle doit pouvoir transférer ses données à un autre fournisseur. Enfin, la personne concernée doit avoir le droit de s’opposer au traitement de ses données personnelles.

ÉTAPE 5 : DEMANDE D’ACCÈS Vous devez, en tant que responsable du traitement, déterminer comment vous allez gérer les demandes d’accès introduites par les personnes concernées. Le RGPD prévoit que vous devez leur autoriser gratuitement l’accès, dans les 30 jours de leur demande. Vous devez également leur donner des informations complémentaires, telles que le délai durant lequel l’information est sauvegardée. ÉTAPE 6 : FUITES DE DONNÉES Il est essentiel que vous établissiez des procédures adéquates pour localiser, rapporter et rechercher les fuites de données. Vous devez également examiner quelles sont les données personnelles qui devront être obligatoirement déclarées si une fuite devait se produire. Le non-respect de l’obligation de déclaration peut entraîner une amende (outre celle qui sanctionne la fuite de données elle-même). ÉTAPE 7 : DÉSIGNER UN DATA PROTECTION OFFICER (DPO) Le DPO est le gestionnaire principal qui inventorie les données, gère les plaintes, informe et conseille la direction et le personnel sur la règlementation et veille à la mise en œuvre correcte du RGPD. ÉTAPE 8 : CONFORMEZ VOS CONTRATS AVEC LES EXTERNES AU RGPD Il est très important de veiller à ce que les contrats existants avec les soustraitants, les consultants et les fournisseurs soient en conformité avec le RGPD. Dans le cas d’un outsourcing (externalisation), il y a lieu de vérifier que des mesures de sécurité suffisantes ont été définies dans les contrats existants, à défaut de quoi celles-ci doivent être adaptées aux exigences du RGPD.

SOUTIEN DE LA PART DE SAM-TES SAM-TES dispose, en interne, des connaissances nécessaires afin de vous procurer toutes les informations utiles à propos de cette nouvelle législation RGPD et de vous soutenir lors de son implémentation. Nous vous conseillons de vous inscrire, via le site web www.sam-tes.be, à la journée d’étude qui aura lieu le mercredi 8 novembre 2017, afin que vous bénéficiez d’une vue d’ensemble des adaptations que votre étude devra, si nécessaire, effectuer. Par le biais d’autres formations et d’un éventuel suivi individualisé, SAM-TES s’efforcera de vous épauler, de manière optimale, dans la transition de votre organisation.