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MANUAL DE PROTOCOLO Y EVENTOS CEREMONIALES OFICINA ASESORA DE IMAGEN CORPORATIVA Y PROTOCOLO

2O2O - 2O23

PRESENTACIÓN Ceremonias y Eventos como escenarios de la comunicación Desde la comunicación un evento es un “momento de verdad, se trata de un encuentro cara a cara con los públicos objetivos a los que hemos convocado para presenciar y escuchar un mensaje especial”. Es por esto, que cada detalle en el desarrollo de las diferentes actividades protocolarias que realice la Administración Departamental deberá estar ajustado a las directrices estipuladas en el presente Manual de Protocolo y Eventos Ceremoniales, Honores y Distinciones. Si bien el protocolo nos da las bases para la planeación y ejecución de los actos oficiales, su correcta aplicabilidad en los eventos y ceremonias hace que éstos se conviertan en instrumentos para establecer un contacto directo y afianzar los lazos con nuestro público, transmitir y posicionar una imagen institucional clara, coherente y transparente conforme a los principios rectores de la Entidad. Por otra parte, traen como beneficio la movilización de la ciudadanía hacia propósitos comunes y el aumento de la visibilidad nacional e internacional de Norte de

Santander, como un destino con valores agregados más allá de su contexto socioeconómico y de seguridad. El propósito fundamental de este Manual es ofrecer los lineamientos básicos que garanticen una correcta ejecución y operación en el proceder protocolar de cada acto que realice la Administración obedeciendo a criterios de uniformidad, organización, tratamiento, precedencias, lugar y tiempo. El Manual está dirigido a todo el personal encargado de las diversas actividades protocolarias de la Gobernación de Norte de Santander y sus entes descentralizados, y su dirección, control y cumplimiento es responsabilidad de la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo, en coordinación con la Oﬁcina Asesora de Comunicaciones y Prensa.

Índice 1. 4. 5.

7. 8 9. 10. 11. 13. 19. 21.

25. 27. 28. 29. 30. 31. 31. 32.

Presentación. Objetivos. Conceptos básicos.

33. 34. 35. 36.

PRECEDENCIAS Criterios de las precedencias. Tipos de precedencias. Orden de las precedencias. La precedencias de los puestos. Precedencias oficiales del orden nacional. Precedencias oficiales en la iglesia católica. Precedencias oficiales en la Gobernación de Norte de Santander.

37. 38.

CEREMONIA Y SÍMBOLOS Himnos. La bandera nacional. Recomendaciones generales para el uso de las banderas. Precedencia de las banderas. Tipos de banderas.

39.

PASO A PASO PARA EVENTOS PROTOCOLARIOS

40. 40. 41. 42.

Pre-evento - Acciones. - Visita de avanzada. - Elementos - inauguraciones.

43. 44.

Desarrollo del evento -Criterios fundamentales.

45.

Post-evento

TIPOS DE MESAS Mesa redonda. Mesa cuadrada. Mesa rectangular, imperial y ovalada. Mesa en peine, en “U” y en “T”. Sistemas presidenciales. Sistema de presidencia francesa. Sistema de presidencia inglesa.

46.

EVENTOS PROTOCOLARIOS DE LA GOBERNACIÓN DE NORTE DE SANTANDER

82.

Entrega de Condecoraciones y Reconocimientos Especiales o Fúnebres.

48. 51. 54.

Acto de posesión Gobernador del Departamento. Acto de posesión Gabinete Departamental. Instalación y Clausura de Sesiones Ordinarias y Extraordinarias de la Asamblea del Departamento. Acto de posesión autoridades locales (rectores, magistrados, médicos). Visita Oficial Presidencial. Visita Oficial de personalidades extranjeras. Visitas Oficial de personalidades nacionales. Visitas institucionales Gobernación de Norte de Santander. Rendición de Cuentas e Informes de Gestión. Mensajes de Conmemoración, Felicitación y Condolencias.

84.

Eventos ordinarios:

58. 60. 62. 64. 66. 69. 72.

84. 86. 88. 90. 92. 94. 96. 98.

75.

CLASIFICACIÓN DE LAS MEDALLAS PARA CONDECORACIÓN QUE OTORGA LA GOBERNACIÓN DE NORTE DE SANTANDER

76. 78. 80.

Medalla “Gran Cruz Cívica Francisco de Paula Santander”. Medalla “José Eusebio Caro”. Medalla de reconocimiento especial.

101.

Reuniones, Conferencias e Instalaciones de Congresos, Comités y Juntas. Firma de Documentos Especiales (convenios, acuerdos, compromisos). Inauguraciones. Entrega de Elementos y Donaciones. Ofrendas Florales. Mensajes de conmemoración, felicitación y condolencias. Ruedas de Prensa. Actos sociales. Bibliografía.

OBJETIVOS Objetivo General Deﬁnir los lineamientos protocolarios de los eventos institucionales, ceremonias especiales, mensajes institucionales que deben ser implementados por la Gobernación de Norte de Santander, en el desarrollo de la misión de la entidad territorial.

4 Objetivos Específicos Ordenar las diversas actividades inherentes al quehacer gubernamental con el fin de contribuir a la identidad institucional. Otorgar herramientas de ceremonial y protocolo al personal encargado de esta área en la Gobernación de Norte de Santander. Unificar los procesos propios del ceremonial y protocolo para todas las dependencias y entes descentralizados de la Gobernación de Norte de Santander. Promover el correcto uso de las normas protocolarias en el marco de las actividades diarias de la Administración Departamental.

CONCEPTOS BÁSICOS Protocolo

Ceremonial

Etimología: Del latín “protocollum”, que a su vez proviene del griego “protókollom” que signiﬁca primera hoja encolada y pegada al principio de un manuscrito importante. El preﬁjo proto: primero, precedencia o superioridad.

Etimología: Del latín, ceremonia, signiﬁca carácter sagrado, práctica religiosa, ceremonias, actos rituales. Costumbre o etiqueta: Ceremonial.

Concepto: El Protocolo es una regla ceremonial diplomática, establecida por decreto o por costumbre que regulan el uso, costumbres y tradiciones de un grupo social, en un contexto determinado. Las normas de protocolo tienen la ﬁnalidad de prevenir tensiones, malestares, incomodidades, roces o costosas equivocaciones en las relaciones sociales. Se conoce como la herramienta que facilita la convivencia social y a su vez beneﬁcia y aumenta la imagen de una persona, grupo o entidad gubernamental, no gubernamental y corporativa.

Debe entenderse: palabra de origen latino, que, como sustantivo, indica la serie de formalidades para cualquier acto público o solemne. Libro en el que están escritas las ceremonias que se deben observar en ciertos actos públicos. Concepto: La ceremonial toma del protocolo las herramientas para la organización. Permite crear el escenario, el cuadro, la atmósfera. Es la forma como se debe desarrollar.

PRECEDENCIAS

Precedencia

El protocolo puede considerarse como el arte de ubicar a las personas de acuerdo con su cargo, rango o investidura en las actividades de gobierno y empresariales. Las personas, las banderas, los escudos y los himnos son objetos de las precedencias, ellas reﬂejan el lugar que ocupan en la escala valorativa de una sociedad. Es importante señalar que el ceremonial no crea jerarquías, sólo las reconoce. La ubicación de las personas se empieza de derecha a izquierda partiendo del anﬁtrión o quien convoca el evento. Esta ubicación es mirando al público. En Colombia las precedencias están fundamentadas en el decreto 770 de 1982 de la Presidencia de la República.

Las precedencias se dan con los siguientes criterios: Antigüedad: Aplica cuando hay dos o más personas con el mismo cargo o rango. En este prevalece la persona que lleve más tiempo ocupando dicho cargo. Ejemplo: cuando se reúnen los oﬁciales o suboﬁciales de un mismo rango.

Representatividad: Cuando hay eventos donde se cuente con la presencia de personalidades del Estado y de la empresa privada, los primeros tendrán mayor precedencia. Ejemplo: eventos organizados por el sector privado en los que están invitados representantes del sector público. Alfabético: Cuando hay una gran cantidad de países u organizaciones que participan en un evento. Ejemplo: cuando asisten delegados de varios países o cuando se realizan cumbres de alcaldes.

Alternación: Se basa en el Derecho Internacional Público. Aplica por ejemplo para ubicar las banderas en la visita de un embajador. La bandera de Colombia se pone al frente del embajador y la del país visitante se ubica al frente de la máxima autoridad. Jurisdiccionalidad: Cuando un evento se realice dentro de una jurisdicción, tendrá la mayor precedencia quien pertenezca a dicha jurisdicción. Ejemplo: en una reunión de varios gobernadores en Norte de Santander, tendrá la precedencia el gobernador de la región anﬁtriona. Responsabilidad: Cuando un evento tiene un responsable, éste será el anﬁtrión, en este caso ocupará el lugar de honor.

Tipo de precedencias: Precedencia única: para instalar un congreso, un panel, una inauguración o una clausura se sugiere que la mesa principal sea impar, ojalá no más de siete personas.

Anﬁtrión

Precedencia doble: se usa cuando en el centro de la mesa está el anﬁtrión y el invitado especial, el cual estará ubicado a la derecha ceremonial.

Invitado especial Anﬁtrión

PRECEDENCIAS

Orden de las precedencias: 1. La antigüedad en el desempeño del cargo. 2. Los títulos académicos que se tengan. 3. La edad, presiden las personas mayores sobre las jóvenes.

4. Quien preside el certamen. 5. El anﬁtrión. 6. El sexo (el femenino sobre el masculino). 7. El orden alfabético de las organizaciones. 8. La fecha de creación de las Instituciones (gremios – asociaciones).

La precedencia de los puestos: Cuando dos o más personas deben colocarse una al lado de la otra en una ceremonia, se establece de la siguiente manera:

Si las personas son dos, la mayor precedencia va a la derecha.

Si son tres, la de mayor rango ocupa el centro, la que le sigue en jerarquía a la derecha y la tercera a la izquierda.

Si son cuatro, las tres primeras se colocan en el orden anteriormente indicado y la cuarta a la derecha de la situada en el segundo lugar.

Como regla general se puede aﬁrmar que cuando concurra un número impar, el de mayor categoría ocupa el centro, colocándose a los demás alternativamente a la derecha e izquierda según su jerarquía.

Cuando el número de personas es par, a partir del de mayor categoría se colocan los demás en orden de precedencia, los pares a la derecha y los impares a la izquierda.

Cuando las personas marchen una tras de la otra, la mayor categoría, deberá marchar adelante y a partir de esa hacia atrás, las demás en orden de precedencia.

En todos los vehículos, sube primero la persona de mayor categoría, siguiendo los demás en orden de jerarquía, teniendo en cuenta el puesto que le corresponde y la comodidad para su ocupación. Para descender se procede a la inversa. En ascensores, la persona de mayor categoría entra y sale en primer lugar.

Precedencias oﬁciales del Orden Nacional

Precedencias oﬁciales del Orden Nacional El Decreto 770 de 1982, por el cual se expide el Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República, establece en su artículo 22 la precedencia de los altos dignatarios de la República y de los funcionarios nacionales, norma que se deberá tener en cuenta en la organización de los eventos oﬁciales.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Presidente de la República. Vicepresidente de la República. Cardenal Primado de Colombia. Ex Presidentes de la República y Ex Primeras Damas de la Nación. Ex Designados a la Presidencia. Ex Vicepresidentes de la República. Ministra de Relaciones Exteriores (Sí hay Diplomáticos Extranjeros presentes). Nuncio Apostólico de su Santidad y Decano del Cuerpo Diplomático. Embajadores extranjeros. Embajadores concurrentes. Presidente de la Corte Constitucional. Presidente del Congreso de la República. Presidente de la Corte Suprema de Justicia. Presidente del Consejo de Estado. Presidente de la Cámara de Representantes. Presidente del Consejo Superior de la Judicatura. Presidente del Consejo Nacional Electoral.

18.

Ministros de Estado en el siguiente orden: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. t. u.

Ministerio del Interior. Ministerio de Relaciones Exteriores. Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Ministerio de Justicia y del Derecho. Ministerio de Defensa Nacional. Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Ministerio de Salud y Protección Social. Ministerio del Trabajo. Ministerio de Minas y Energía. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Ministerio de Educación Nacional. Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Ministerio Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Ministerio de Transporte. Ministerio de Cultura. Ministro del Deporte. Ministro Ciencia y Tecnología. Ministro Consejero para el Gobierno y Sector Privado. Ministros Consejero para el Post-Conﬂicto, DDHH y Seguridad. Ministro consejero para las Comunicaciones.

19. Departamento Nacional de Planeación. 20. Departamento Administrativo de la Prosperidad Social. 21. Alto Comisionado para la Paz.

Precedencias oﬁciales del Orden Nacional 22. Consejeros Presidenciales: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n.

23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33.

Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer. Consejería Presidencial para la Participación de las Personas con Discapacidad. Consejería Presidencial para la Estabilización y la Consolidación. Consejería Presidencial para la Competitividad y Gestión Público – Privada. Consejería Presidencial para las Comunicaciones. Consejería Presidencial para las Regiones. Consejería Presidencial para los Asuntos Económicos y Estratégicos. Consejería Presidencial para Asuntos Políticos y Legislativos. Consejería Presidencial para los Derechos Humanos DD. HH y Asuntos Internacionales. Consejería Presidencial para la Seguridad Nacional. Consejería Presidencial para la Niñez y la Adolescencia. Consejería Presidencial para la Juventud – Colombia Joven. Consejería Presidencial para la Innovación y Transformación Digital. Consejería Presidencial para la Gestión y Cumplimiento.

Fiscal General de la Nación. Procurador General de la Nación. Contralor General de la República. Registrador Nacional del Estado Civil. Defensor del Pueblo. Representantes de los Organismos Internacionales en Colombia. Embajadores de Colombia en el Exterior. Comandante General de las Fuerzas Militares. Comandantes de Fuerzas y de la Policía Nacional (en su antigüedad). Gerente General del Banco de la República. Alcalde Mayor de Bogotá.

34.

Directores de Departamentos Administrativos: a. Departamento Administrativo Nacional de Estadística. b. Departamento Administrativo Dirección Nacional de Inteligencia. c. Departamento Administrativo de la Función Pública.

35. 36.

Equipo para las Negociaciones de Paz. Secretarios Departamento Administrativo de la Presidencia: a. Secretaría Privada. b. Secretaría Jurídica. c. Secretaría de Transparencia. d. Secretaría de Seguridad Presidencial. e. Jefatura de la Casa Militar. f. Secretaría de Prensa.

37. 38. 39. 40. 41. 42.

Auditor General de la Nación. Contador General de la Nación. Jefes de Misión. (Extranjeros) Encargados de Negocios “en Pied”. Mayores Generales y Vicealmirantes de la República. Secretaria General del Ministerio de Relaciones Exteriores (cuando hay diplomáticos). Presidentes de los Partidos Políticos. Gobernadores (en orden alfabético). Mesa Directiva del Congreso. Senadores de la República. Representantes a la Cámara. Magistrados y Consejeros de las Altas Cortes. Viceﬁscal. Viceprocurador. Vicecontralor. Viceministros (mismo orden que los ministros). Brigadieres Generales y Contralmirantes de la República. Arzobispos y Obispos.

43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54.

Precedencias oﬁciales del Orden Nacional

55. 56.

57. 58. 59. 50. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70. 71. 72. 73.

Alcaldes Ciudades Capitales y Municipios (por orden alfabético). Directores entidades adscritas y vinculadas por el orden de precedencia de los Ministerios y Departamentos Administrativos. Superintendentes. Directores de Programas Presidenciales. Asesores del Señor Presidente de la República. Director de Protocolo de la Cancillería. Coroneles y Capitanes de Navío. Organizaciones gremiales nacionales, establecimientos públicos, asociaciones. Secretarios Generales de los Ministerios. Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata. Consejeros de Embajada o delegación. Edecanes del Señor Presidente de la República. Mayores o Capitanes de Corbeta. Presidentes de la Asamblea Departamental (por departamentos en orden alfabético) y diputados. Presidente Tribunal Superior (Departamentos). Presidente Consejo Municipal y concejales. Cónsules de los diferentes países. Gabinetes distritales y municipales. Oﬁciales subalternos de las Fuerzas Militares.

Precedencias oﬁciales en la iglesia católica

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Papa: Sumo Pontíﬁce; Santidad; Santo Padre. Cardenales. Patriarcas y arzobispos mayores. Arzobispos. Obispos. Prelados Territoriales. Ordinarios Militares. Prelados Personales. Vicarios apostólicos. Prefectos Apostólicos. Administradores Apostólicos. Administración Apostólica Personal. Superior de Misiones. Protonotarios Apostólicos. Prelados de Honor de su Santidad. Capellanes de su Santidad. Canónicos. Sacerdotes. Diáconos.

Tratamientos Especiales a las Autoridades Eclesiásticas Católicas 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Sumo Pontíﬁce: Su Santidad – Santo Padre. Eminentísimo y Reverendísimo Cardenal. Excelentísimo y Reverendísimo señor Nuncios Apostólicos, Obispos, Arzobispos. Reverendísimo señor Superior de cualquier Orden o Congregación Religiosa. Reverendo señor Presbíteros y Diáconos. Ilustrísimo señor Vicario, Presidente Tribunal Eclesiástico, Juez de Tribunal Eclesiástico, Fiscal de la Diócesis, Prior, Defensor del Vínculo.

Precedencias oﬁciales en la Gobernación de Norte de Santander

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Gobernador de Norte de Santander. Obispo de la Diócesis de Cúcuta. Presidente de la Asamblea del Departamento y Diputados. Alcalde de San José de Cúcuta. Primera Dama del Departamento. Contralor del Departamento. Procurador Regional de Norte de Santander. Defensor Regional del Pueblo. Comandante Segunda División del Ejército Nacional. Comandante Trigésima Brigada del Ejército Nacional. Comandante Fuerza de Tarea Vulcano. Comandante Región de Policía Número 5. Comandante Policía de Norte de Santander. Comandante Policía Metropolitana de Cúcuta. Alcaldes Municipales (por orden alfabético municipios). Delegado Departamental de la Registraduría Nacional. Presidente Tribunal Administrativo de Norte de Santander. Presidente Tribunal Superior de Cúcuta. Rectores de Universidades (por orden alfabético).

20. Gabinete Departamental. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

Jefe de Gabinete. Secretaría General. Secretaría Privada. Secretaría de Gobierno. Secretaría de Planeación y Desarrollo Territorial. Secretaría de Hacienda. Secretaría Jurídica. Secretaría de Educación. Secretaría de Vías. Secretaría de Desarrollo Social. Secretaría de Medio Ambiente, Recursos Naturales y Sostenibilidad. Secretaría de Hábitat. Secretaría de la Mujer y Equidad de Género. Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico. Secretaría de Desarrollo Económico y Productividad. Secretaría de Gestión Minero Energética Sostenible. Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural. Secretaría de Fronteras y Cooperación Internacional. Secretaría de Víctimas, Paz y Posconﬂicto. Secretaría de Cultura. Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Secretaría de Tránsito. Director Instituto Departamental de Salud.

23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45.

Director de INDENORTE. Gerente de IFINORTE. Gerente Lotería de Cúcuta. Tesorero General. Contador General. Jefe de Control Interno de Gestión. Jefe de Control Interno Disciplinario. Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Prensa. Jefe Oficina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo. Consejería Departamental para la Gestión del Riesgo. Consejería Departamental para la Competitividad. Consejería Departamental para la Discapacidad. Consejería de Agenciamiento de Desarrollo Territorial. Consejería de Agenciamiento de Desarrollo Turístico. Subsecretaría de Articulación Posmedia. Subsecretaría de Gestión de Políticas Educativas. Delegación Especial para la Gestión y Cooperación Casa Norte de Santander en Bogotá. Asesor de Proyectos Especiales. Asesor Fondo de Pensiones. Asesor Área de Proyectos. Asesora Oficina de Imagen Corporativa y Protocolo. Asesor Área de Regalías. Director Corporación Zona Franca de Cúcuta.

TIPOS DE MESAS

Tipos de Mesas

Al organizar un evento es necesario tomar en cuenta los tipos de mesa que existen, ya que es un distintivo de las relaciones sociales que dependiendo de los objetivos que se tengan se deﬁne cual es la mejor elección.

1a Presidencia

Mesa Redonda Ideal para reuniones pequeñas. En grandes eventos sociales, es la mesa perfecta donde reunir a personas con intereses comunes.

Intentaremos siempre que nos sea posible, mantener la alternancia entre hombre y mujer. El número de personas por mesa será de 8 máximo.

Todos los invitados se ven entre ellos. Fomenta la comunicación entre las personas. No destaca la presidencia. Por lo general, anﬁtrión e invitado de honor se sitúan el uno frente al otro.

El sistema de ordenación de invitados más adecuado es por el sistema cartesiano.

2a Presidencia

1a Presidencia

Mesa Cuadrada 7

Es la mesa más recomendable para mesas de trabajo. Admite entre 4 y 12 personas como máximo.

2 2a Presidencia

Esta mesa si se elige, debe estar equilibrada, con al menos una persona en cada lado de la mesa. El sistema de ordenación de invitados más adecuado es por el sistema cartesiano.

Mesa Rectangular, Mesa Imperial y Mesa Ovalada

Con respecto a la presidencia: La mesa rectangular admite presidencia inglesa y francesa. Admiten un gran número de personas, aunque se recomienda que no sean más de 20 los invitados. Fomenta la comunicación especialmente con las personas que hay a los lados.

mesa en “U”

mesa en “T”

Se utilizan en reuniones muy numerosas, cuando el anﬁtrión decide que estén todas las personas en la misma mesa. (no es una fórmula muy práctica, ya que todos los salones no disponen de un tamaño adecuado para ese montaje).

En ningún caso se ocupa el lugar situado frente a la presidencia para que quién preside pueda ver a todos los comensales sin diﬁcultad. No hay costumbre de ocupar los extremos.

Mesa en “U” y Mesa en “T”

SISTEMAS PRESIDENCIALES

Cuando mencionamos las técnicas de organización de actos estamos hablando de un conjunto de herramientas, métodos y sistemas que, a partir de unas normas establecidas y unas tradiciones,

se utilizan para diseñar y organizar un evento. Entre estas técnicas destaca especialmente, sobre todo cuando hablamos de actos protocolarizados, la estructuración de la presidencia.

1a Presidencia

Sistema de presidencia francesa En el sistema de presidencia francesa, el puesto de honor se sitúa en el centro de la mesa, relegando a los extremos a los comensales de menor precedencia.

Es un sistema muy jerárquico, donde los invitados de mayor rango monopolizan la parte central de los laterales de la mesa. El anﬁtrión ocupa la primera presidencia, y frente a él se sitúa el invitado de hornor, que ocupa la segunda.

Favorece la conversación y la interrelación entre las personas más importantes del evento, y es muy adecuado para dejar constancia plástica de la jerarquización de los invitados y acentuar la visualización de las categorías de los comensales.

1a Presidencia

Sistema de presidencia inglesa El sistema de presidencia inglesa sitúa las presidencias en las cabeceras de la mesa, separando al anﬁtrión y al invitado de honor, y creando dos focos de importancia a ambos extremos de la mesa.

Es un sistema muy poco jerárquico, ya que las personas de menor jerarquía quedan supeditadas por los de mayor jerarquía, y ayuda a que las conversaciones puedan ser más uniformes.

NOTA: Tanto en uno como en el otro sistema, el punto que se toma de referencia para ubicar la primera presidencia es frente a la puerta de acceso de los invitados o, en otros casos, frente a una ventana, dependiendo de cómo sea la distribución del espacio.

CEREMONIA Y SÍMBOLOS Ley 12 del 9 de febrero de 1984 establece que los símbolos patrios de la República de Colombia son: La Bandera, el Himno Nacional y el Escudo.

Himnos Son un elemento imprescindible en el protocolo y adquiere sentido acompañado de otros elementos como la bandera, deben ser cantados en actos solemnes y ceremonias oﬁciales para fomentar el espíritu patriótico.

Disposición para cantar el himno. Ponerse de pie y tener los brazos sueltos.

Descubrirse la cabeza si tiene sombrero y/o gorra. No moverse del sitio donde se encuentra al cantarlo. Cuando no suena la pista, el himno se debe cantar. No aplaudir al ﬁnalizar el himno. No es necesario incluirlos en todos los eventos. Son indispensables en las posesiones, condecoraciones, nacionalizaciones, inauguraciones y clausuras. Así mismo, en eventos donde esté presente el señor Presidente de la República. El Himno Nacional debe cantarse al principio de un evento y posteriormente el himno de Norte de Santander, y por último el del municipio anﬁtrión. Si se van a cantar himnos municipales se deben tener sus letras impresas como apoyo para la interpretación por parte del mandatario y sus acompañantes.

La Bandera Nacional El decreto 1967 del 15 de agosto de 1991, indica el protocolo a seguir con el uso de la bandera nacional, el cual establece que: La bandera se debe ubicar a la derecha de quien preside el acto (izquierdo mirándose de frente). Debe estar siempre a la altura física requerida para que nunca toque el suelo. La bandera no puede tener los colores desteñidos o estar rota. Debe usarse en forma original, no puede elaborarse con ella ninguna clase de adornos que alteren su representatividad. Cuando se ice o arreé un grupo de banderas, se ejecuta el Himno Nacional de cada país, siendo la bandera de Colombia izada en primer lugar y arriada de última. El pabellón puede ser usado para cubrir los féretros de autoridades civiles, eclesiásticas y militares, y los de personalidades de reconocida trayectoria. La bandera que se utiliza en la fachada de la Gobernación de Norte de Santander tendrá las siguientes dimensiones: Largo: 3.60 metros y Ancho 2.40 metros. Las banderas de interior en los salones de la Gobernación y Asamblea del Departamento tendrán como dimensiones 1.80 metros por 1.40 metros y siempre deberá lucir con escudo. En las ceremonias de la Gobernación de Norte de Santander siempre deberá estar presente la bandera de Colombia y la del Departamento.

CEREMONIA Y SÍMBOLOS

Recomendaciones generales para el uso de las banderas 1. Cuando se utilice la bandera de Colombia. siempre ocupará el lugar destacado. Si junto a ella se utilizan las banderas de Norte de Santander y un municipio, la bandera de Colombia tendrá la posición central.

4. Ninguna bandera debe ser más alta que las otras. Todas deben tener la misma altura.

5. Cuando está con un grupo de banderas de otros países, al centro va Colombia y luego las demás alternadas en orden alfabético de derecha a izquierda.

36 2. Las banderas deben ir siempre atrás enmarcando la mesa de honor o el atril.

Lituania - Alemania - Colombia - Austria - Luxemburgo

6. Ninguna bandera puede tener los colores desteñidos o estar rota.

7. Al izar las banderas, la primera será la de Colombia junto con el himno nacional, luego las demás. Al arriar las banderas, la de Colombia será la última.

3. Para los eventos con el señor Presidente se deberán utilizar las banderas de Colombia, Norte de Santander y municipales con los escudos bordados; si son eventos con autoridades locales se deberá utilizar la bandera de Colombia, la bandera de Norte de Santander y la bandera del municipio anﬁtrión.

8. Como señal de duelo, la Administración Departamental puede ordenar mediante decreto póstumo, izar durante tres días la bandera de Norte de Santander a media asta.

CEREMONIA Y SÍMBOLOS

Precedencia de las banderas Para un evento nacional e internacional, las banderas se colocan mirando hacia el público de la siguiente manera:

Número par:

Número impar: (3 banderas)

Numeros impares (5 o más banderas)

Argentina - Colombia - Perú

Luxemburgo - Argentina - Colombia - Lituania - Perú

Tipos de banderas

Bandera interior: Se utiliza para eventos en salones, tarimas y escenarios en interiores o exteriores.

Banderas de mesa: Se utilizan en las salas de juntas cuando se ﬁrma un convenio de cooperación y para recibir las visitas diplomáticas internacionales, o en las Cumbres de Gobernadores y Alcaldes.

Bandera exterior: Se usan en los ediﬁcios o entidades públicas. Podrán tener mayores dimensiones.

PASO A PASO PARA EVENTOS PROTOCOLARIOS

PRE - EVENTO Todos los eventos deben contar con el visto bueno de la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo, dependencia encargada de deﬁnir, ejecutar y vigilar el cumplimiento de las normas protocolarias para los eventos de la Gobernación de Norte de Santander.

Para ello es necesario tener en cuenta las siguientes acciones: Agendar mediante oﬁcio remitido a la Secretaría Privada el evento o actividad a realizar para efecto de la participación del Gobernador o su delegado.

Solicitar apoyo a la Oficina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo de la Gobernación, tanto para la organización del evento como para el manejo del protocolo. Diligenciar y remitir a la Oficina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo el formato de solicitud de apoyo para eventos con el fin de conocer al detalle el desarrollo del mismo (fecha, lugar, hora, lista de participantes, objetivo y requerimientos logísticos). Responderse las siguientes preguntas: ¿por qué voy a realizar el evento?, ¿cuál es la finalidad y necesidades?, ¿a qué público voy a impactar? y ¿qué deseo comunicar? Definir Fecha, participantes, tiempo y lugar dónde se realizará el evento a programar.

Definir el tipo de mesa o formato para la ubicación de los invitados (inglesa, francesa, imperial, en U). Definir el tipo de evento (formal o informal), el público al que va dirigido para definir el lenguaje y los detalles para garantizar la eficacia del mensaje que queremos transmitir. Solicitar acompañamiento del equipo de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Prensa. Elaborar un informe ejecutivo con la información del evento para el Mandatario Regional según ficha técnica, y remitirla a la Jefe de Gabinete con mínimo 3 días de antelación. Para eventos especiales es importante confirmar asistencia de los invitados a través de llamadas telefónicas o grupos de whatsapp. Elaborar el orden del día. Elaborar el protocolo de saludo por precedencia.

Visita de Avanzada Siempre se debe programar una visita de avanzada con la ﬁnalidad de conocer el espacio del evento (si es al aire libre o en un recinto cubierto), repasar el minuto a minuto, revisar detalles como ubicación del mandatario, banderas, himnos y precisar aspectos importantes como protocolos de bioseguridad ya sea el caso. Es importante que a la visita de avanzada asista un funcionario de la Oﬁcina de Imagen Corporativa y Protocolo, el responsable del evento o un delegado y el operador logístico para que todos estén en sintonía con el evento, en el caso de que sea un evento externo. En la visita se debe tener en cuenta lo siguiente:

Banderas: Si son eventos protocolarios las banderas de Colombia, Norte de Santander y el municipio anﬁtrión deben estar ubicadas al lado derecho del escenario, de cara al público. Deberán ir siempre detrás del atril o de la mesa donde se encuentran ubicadas las autoridades que intervendrán. Imagen institucional: Se debe asegurar la imagen institucional de la Gobernación (pendón, backing, banners, etc), ubicada estratégicamente para lograr el mayor impacto visual tanto para los presentes como para las imágenes de fotografía y video. Mesa principal: Organizada en orden de precedencia y con el respectivo hablador para cada persona.

Fila de honor: Para los eventos en los cuales hay ﬁla de honor en lugar de mesa principal, se deben marcar con etiquetas los lugares donde se ubicará cada personalidad. Agua: En vaso de vidrio para escenarios cerrados o en botella plástica para escenarios abiertos. Recomendación en caso de usarse agua de marcas comerciales, se les debe retirar la etiqueta. Sonido: Número de micrófonos de acuerdo con el desarrollo programado para el evento. Para el Gobernador deben reservarse dos, uno para su uso y otro de respaldo en caso de fallas.

En las inauguraciones que incluyan lectura de placas de inauguración de obras, se debe tener uno en el sitio previsto para tal ﬁn. Atril Recomendación que tenga el logo de la Administración Departamental.

Proyección de video Para eventos en los cuales hay proyección de videos u otra presentación, se debe tratar de evitar que la pantalla se ubique detrás de la mesa principal a la misma altura de los oferentes. En caso de coincidir por condiciones del escenario, se deben reservar las primeras sillas para ubicación adecuada de las personalidades principales durante el tiempo de la proyección, o ubicar una pantalla de retorno de imagen para los integrantes de la mesa principal. Baños El lugar del evento debe disponer de un baño para los integrantes de la mesa principal con su debida dotación. Carpa Recordar que si se va a realizar el evento al aire libre (ruedas de prensa entre otros) se deben ubicar carpas blancas institucionales, tanto para cubrir la mesa principal como para el público asistente.

Tarima En los eventos que requieran uso de una tarima para ubicar en el escenario principal, ésta no debe superar los 80 centímetros de altura con la finalidad de generar mayor cercanía y proximidad con el público. Presentaciones artísticas Los organizadores deben detallar a la Oficina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo, durante la asesoría, cuáles serán las presentaciones artísticas y su contenido, ya sean las pistas para danzas folclóricas o el repertorio para musicales. Cada grupo debe definir sus requerimientos técnicos de sonido y de espacio en tarima para validar con el operador de eventos. Participación de los invitados Revisar el número de personas que tendrán intervenciones para definir el uso de la palabra y la precedencia.

DESARROLLO DEL EVENTO Es la puesta en práctica de todas las actividades debidamente planificadas para el evento protocolario. Se deben tener en cuenta las siguientes acciones: Realizar el montaje del evento con suficiente antelación para resolver los imprevistos, si se presentan. Todo deberá estar listo mínimo dos horas antes. Verificar los elementos logísticos solicitados en la planeación del evento. Reservar el apoyo de una ambulancia y servicio médico de primeros auxilios para garantizar la seguridad en caso de ser necesario por cantidad de participantes o de visitas presidenciales. Explicar al presentador o maestro de ceremonias el paso a paso del evento. La Oficina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo deberá verificar que el guión tenga el adecuado orden de precedencias para los saludos, ubicación en la mesa principal e intervenciones. Verificar con el operador de eventos que los himnos sean los adecuados y tenga un buen sonido (ni muy alto para la primera fila, ni muy bajo para las últimas sillas). Llevar siempre al evento una copia de respaldo.

Reservar las primeras filas con marcación especial para los invitados protocolarios. El público en general debe ser convocado antes que el señor Gobernador, para garantizar que cuando él llegue al evento esté todo listo para iniciar. Al llegar, el Gobernador siempre debe ser recibido por el anfitrión (alcalde, secretario despacho, gerente o director) en eventos propios y externos; además del Jefe de la Oficina de Imagen Corporativa y Protocolo. Cuando el Gobernador no pueda asistir a los eventos a los que ha sido invitado, y delega en sus secretarios, gerentes o directores, es necesario que un miembro del equipo de imagen corporativa y protocolo los acompañen. Deben llevar copia impresa de la carta de delegación si es el caso (elaborada por Secretaría Privada), conseguir la información del evento, elaborar el protocolo de saludo y ubicar al delegado en la mesa principal o fila de honor. Una vez que llega el mandatario departamental se invita a tomar asiento bien sea en la fila de honor o en la mesa principal. Si hay mesa principal se deben ubicar los habladores de quienes presiden la ceremonia. Verificar el protocolo de saludo que deberá ir por precedencia.

Criterios fundamentales para orden del día, mesa principal y/o ﬁla de honor en un evento 1.

El honor de… (cuando se hace honor a alguien se hace en la mesa principal).

Los cónyuges no van juntos.

Puntualidad (máximo 15 minutos para iniciar un evento).

4. El orden de presentación de los oradores será creciente en jerarquía; es decir, la máxima autoridad hablará en último término y luego de ella, nadie más podrá hacerlo, o al revés dependiendo del estilo del Mandatario.

POST - EVENTO Se evalúa el logro de los objetivos propuestos en la planeación del evento. Se realiza una vez concluido con la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo. Se debe tener en cuenta:

Desmontar el evento. Revisión de inventario. Devolver los recursos prestados como elementos logísticos (pendones y demás material publicitario).

EVENTOS PROTOCOLARIOS DE LA GOBERNACIÓN DE NORTE DE SANTANDER

EVENTOS PROTOCOLARIOS DE LA GOBERNACIÓN DE NORTE DE SANTANDER Acto de posesión Gobernador del Departamento. Acto de posesión Gabinete Departamental. Instalación y Clausura de Sesiones Ordinarias y Extraordinarias de la Asamblea del Departamento. Acto de posesión autoridades locales (rectores, magistrados, médicos). Visita Oficial Presidencial. Visita Oficial de personalidades extranjeras. Visitas Oficial de personalidades nacionales. Visitas institucionales Gobernación de Norte de Santander. Rendición de Cuentas e Informes de Gestión. Mensajes de Conmemoración, Felicitación y Condolencias. Entrega de Condecoraciones y Reconocimientos Especiales o Fúnebres. Eventos ordinarios: Reuniones, Conferencias e Instalaciones de Congresos, Comités y Juntas. Firma de Documentos Especiales (convenios, acuerdos, compromisos). Inauguraciones. Entrega de Elementos y Donaciones. Ofrendas Florales. Ruedas de Prensa.

Acto de posesión Gobernador del Departamento La Asamblea del Departamento en sesión plenaria da posesión al Gobernador en ceremonia que se realiza cada cuatro años en el día, hora y lugar que lo disponga el Mandatario electo. Para llevar a cabo la ceremonia la Oficina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo, junto con la Oficina de Comunicaciones y Prensa deberá reunirse con el staff del Mandatario entrante y la Secretaria General de la Asamblea para coordinar los detalles del acto de posesión, entre ellos el acta de posesión del nuevo mandatario regional.

Previo a la posesión se debe tener en cuenta lo siguiente: 48

Definición del lugar y municipio Definición del operador logístico. Definición código de vestuario. Lista de invitados. Diseño, producción y envío de invitaciones. Maestro de ceremonia. Guión del acto de posesión. Definición mesa principal. Ubicación de los asistentes e invitados especiales. Elaboración del formato de saludo por precedencia. Convocatoria a medios de comunicación. Coordinación transmisión del evento por radio, televisión y redes sociales. Recepción al finalizar acto de posesión.

Para el desarrollo de la ceremonia la Asamblea Departamental sesionará en forma ordinaria o extraordinaria según sea el caso dependiendo de la fecha de posesión que elija el mandatario electo.

Orden del día Acto de Posesión

1. Llamado a lista y veriﬁcación del Quorum. 2. Lectura del decreto por el cual se convoca a sesión ordinaria o extraordinaria a la Asamblea del Departamento de Norte de Santander. 3. Himno de la República de Colombia. 4. Himno al Departamento Norte de Santander. 5. Himno al municipio en el que se realice la ceremonia. 6. Palabras del señor Gobernador saliente. 7. Toma de juramento por parte del señor presidente de la Asamblea al Gobernador electo de Norte de Santander. 8. Lectura del Acta de Posesión por parte de la Secretaria General de la Asamblea Departamental. 9. Firma del Acta de Posesión. 10. Imposición por la banda del departamento por parte del gobernador saliente. 11. Palabras del señor Gobernador electo. 12. Cierre de Sesión de la Asamblea. 13. Presentación del nuevo gabinete departamental por parte del jefe de protocolo. 14. Coctel – Recepción Privada.

Una vez termina la sesión toma el mando la maestra de ceremonias, quien le da paso al Jefe de la Oficina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo para la presentación oficial del nuevo Gabinete Departamental. Concluida la presentación se culmina el evento con una muestra cultural (musical o danzas). Al finalizar el evento se llevará a cabo un coctel privado en honor al mandatario electo. En este evento se hará un brindis, tabla de quesos y una intervención cultural que amenice la velada.

Acto de posesión Gabinete Departamental La ceremonia de posesión de los miembros del Gabinete Departamental se llevará a cabo el primer día hábil del primer año de gobierno. Este evento se desarrolla en el salón de Sesiones de la Asamblea del Departamento.

Previo a la posesión se debe tener en cuenta lo siguiente: Deﬁnición operador logístico. Deﬁnición código de vestuario. Lista de invitados por precedencia (Congresistas, Diputados y Gabinete entrante con un acompañante, y Autoridades Departamentales). Diseño, producción y envío de invitaciones. Maestro de ceremonia. Guión del acto de posesión. Ubicación de los miembros del gabinete departamental e invitados especiales. Elaboración del Saludo Protocolario. Convocatoria a medios de comunicación. Coordinación transmisión del evento por radio, televisión, y redes sociales. Recepción después del acto.

Orden del día Acto de Posesión 1.

Introducción.

Himno de Colombia.

Himno de Norte de Santander.

Lectura Decreto de Posesión – Secretario (a) General, por parte del maestro de ceremonias.

Toma de Juramento por parte del Gobernador al nuevo Secretario (a) General.

Lectura Acta de Posesión del Secretario (a) General.

Firma del acta de posesión del Secretario (a) General.

Toma del juramento del Gabinete Departamental por parte del Gobernador.

Lectura de números de decreto, y actas de posesión del Gabinete por parte del Secretario (a) General y consecutivamente se van realizando las ﬁrmas de actos de posesión.

10.

Palabras del Gobernador del Departamento. (Lectura saludo protocolario)

11.

Recepción después del acto.

Instalación y clausura de Sesiones Ordinarias y Extraordinarias de la Asamblea del Departamento La ley 1871 de 2017 establece en el artículo 1° los períodos de las sesiones de las Asambleas Departamentales así: El primer período será, en el primer año de sesiones, del 1° de enero posterior a su elección al último día del mes de febrero del respectivo año. El segundo, tercer y cuarto año de sesiones tendrá como primer período el comprendido entre el 1° de marzo y el 30 de abril.

El segundo período será del 1 de junio al 30 de julio, y el tercer período, será del 1de octubre al 30 de noviembre. Podrán sesionar igualmente durante dos (2) meses al año de forma extraordinaria, previa convocatoria del Gobernador, para que se ocupen exclusivamente de los asuntos que se sometan a su consideración.

Para llevar a cabo el acto de instalación, la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo de la Gobernación de Norte de Santander, deberá coordinar con la Secretaría General de la Asamblea las siguientes acciones para el buen desarrollo de la ceremonia:

Coordinar con la Secretaría General de la Asamblea los requerimientos del Mandatario Regional para su participación en el desarrollo de la sesión. Elaboración del formato de saludo con los nombres de la Mesa Directiva de la Honorable Asamblea de Departamento. La sesión de la Duma en pleno iniciará con la veriﬁcación del Quorum, seguidamente se nombran los integrantes de la comisión protocolaria que informará al Señor Gobernador que la Asamblea está reunida para su instalación constitucional. La comisión integrada por los Honorables Diputados se desplazará hasta la Secretaría Privada y esperarán la salida del Gobernador. Mientras la comisión protocolaria se desplaza se decreta un receso hasta que el Gobernador haga su arribo al Salón de Sesiones. El Gobernador llegará ante el Presidente, primer y segundo vicepresidente de la Asamblea ubicados en la Mesa Directiva y el señor Presidente de la Asamblea le invitará a ubicarse al costado derecho de la mesa directiva. La ceremonia se iniciará con los himnos de la República de Colombia y de Norte de Santander. El Orden del día de la sesión de la Asamblea será organizado por el Señor presidente y el secretario (a) general de la Duma Departamental.

Para la intervención del Gobernador, la jefe de gabinete junto al Secretario (a) General deberán construir el informe de las ordenanzas que serán presentadas o fueron aprobadas. También la oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo deberá entregar el saludo protocolario con los asistentes a la jornada. Una vez termine la ceremonia de instalación de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias de la Asamblea Departamental, el Gobernador saldrá hacia su despacho. La Asamblea clausura sus sesiones ordinarias cada dos meses. En caso que el Gobernador desee clausurar las sesiones, se realizaría el mismo ceremonial de la instalación de sesiones ordinarias.

Acto de posesión autoridades locales Ante el Gobernador del Departamento deben tomar posesión los gerentes de las Empresas Sociales del Estado, Magistrados, Rectores de Universidades Públicas y el Registrador, es por esto que la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo coordina con la Secretaría General de la Gobernación los actos de posesión (fecha y hora).

Orden del día Acto de Posesión 1. Introducción.

2. Himno de Colombia. 3. Himno de Norte de Santander. 4. Lectura Decreto de Posesión. 5. Toma de juramento por parte del Gobernador. 6. Lectura Acta de Posesión. 7. Firma Acta de Posesión. 8. Palabras Gobernador del Departamento. 9. Palabras de quien toma posesión. 10. Fin del acto.

Visita Oﬁcial Presidencial Para la visita del jefe de Estado al Departamento, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos que serán coordinados por la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo con la Jefatura de Casa Militar de la Presidencia de la República.

Coordinación sobre fecha, hora de reunión, agenda, requerimientos logísticos, personalidades que asistirán y temas de interés que se abordarán en el marco de la visita.

Visita de avanzada a los escenarios en los que se llevarán a cabo reuniones y/o actividades con el señor presidente. Deﬁnición de protocolo, seguridad, tránsito y transporte, información y prensa, y sanidad. Solicitud del programa oﬁcial de la visita, anexando lista de la comitiva que acompañará al señor Presidente. Convocatoria de participantes en las distintas actividades programadas incluyendo miembros del gabinete y congresistas.

El Gobernador junto a los comandantes del Ejército y Policía deberán esperar en la línea de recepción la llegada del Jefe de Estado en la pista del aeropuerto internacional Camilo Daza.

Visita oficial de personalidades extranjeras Las visitas de un jefe de Estado, de Gobierno o Embajador, Director o Gerente de organizaciones en visita oficial son coordinadas por medio de la Secretaría Privada y la Oficina de Imagen Corporativa y Protocolo con anterioridad para ser incluidas en la agenda del Mandatario Regional. En el despacho del Gobernador o en el salón Eustorgio Colmenares se deben ubicar de ser necesario las banderas de mesa de Colombia y del país que representa el visitante en el caso que sea un jefe de gobierno o embajador.

Estas banderas deben ser situadas de forma alternada a la manera como están ubicados los diplomáticos en la mesa principal. Esto quiere decir que el Gobernador deberá tener al frente la bandera del país que representa la visita y, éste la bandera de Colombia. Definir el protocolo de saludo por precedencia que el Mandatario Regional usará al inicio de su intervención. La Oficina de Imagen Corporativa y Protocolo entregará al Gobernador un obsequio de la región para la personalidad visitante antes de finalizar la reunión. Este intercambio de regalos se coordina previamente con el staff de avanzada de la visita. Nota: La Oficina de Imagen Corporativa y Protocolo evalúa las visitas y determina el tipo de kit institucional que se les entregará a los visitantes. El kit se puede complementar con souvenires propios de la entidad gubernamental.

Visita Oficial de personalidades nacionales Informar, con 8 días de anticipación a la Oficina de Imagen Corporativa y Protocolo de las visitas planeadas que tendrán las diferentes dependencias de la Gobernación de Norte de Santander y los entes descentralizados. El manejo se hará con base en una visita de avanzada o reunión previa con el staff del visitante.

La Oficina de Imagen Corporativa y Protocolo entregará al Gobernador un obsequio de la región para la personalidad visitante antes de finalizar la reunión. Este intercambio de regalos se coordina previamente con el staff de avanzada de la visita.

Nota: La Oﬁcina de Imagen Corporativa y Protocolo evalúa las visitas y determina el tipo de kit institucional que se les entregará a los visitantes. El kit se puede complementar con souvenires propios de la entidad gubernamental.

Visitas Institucionales Gobernación de Norte de Santander Las visitas institucionales del Gobernador de Norte de Santander y su equipo de gobierno a los diferentes municipios del Departamento serán coordinadas por el Consejero de Agenciamiento de Desarrollo Territorial con apoyo del Jefe de la Oﬁcina de Imagen Corporativa y Protocolo.

En el marco de las visitas institucionales el Mandatario Regional realiza varias actividades entre ellas: inauguración de obras, entrega de dotación, visitas de inspección a obras, eventos sociales, consejos de seguridad, entre otros. Para establecer cuál será la agenda de la visita cada dependencia debe diligenciar el formato “Ficha Técnica Eventos Municipios” y remitirla a los correos institucionales jefedegabinete@nortedesantander.gov.co, protocolonortedesantander@nortedesantander.gov.co y desarrolloterritorial@nortedesantander.gov.co.

Orden del día acto central de la visita

Introducción.

Himno de Colombia.

Himno de Norte de Santander.

Himno del municipio de la visita (se debe proporcionar a los miembros del gabinete y diputados una copia impresa de la letra del himno).

Palabras del Alcalde.

Palabras Presidente del Concejo.

Palabras del Gobernador de Norte de Santander.

Muestra cultural.

Nota: si es inauguración de obra, antes de la muestra cultural se debe proceder al desanude de la cinta o develación de placa, cual sea el caso. Si es entrega de dotación, después de la intervención del gobernador, se procede a este punto que se deberá establecer en la agenda a desarrollar.

Rendición de Cuentas e Informes de Gestión Cada año el Gobierno Departamental debe exponer a la ciudadanía los resultados del avance de su gestión en cumplimiento del Plan de Desarrollo, para ello se programa una audiencia pública de rendición de cuentas liderada por el Mandatario Regional en compañía de su Gabinete. La rendición es coordinada por la Secretaría de Planeación y Desarrollo Territorial, la Oﬁcina Asesora de Comunicaciones y Prensa y la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo.

Se debe tener en cuenta: a.

Recinto para el evento.

Elaboración y distribución de invitaciones.

Elaboración de piezas de visibilidad.

Deﬁnición de código de vestuario.

Saludo protocolario.

Maestro de ceremonias.

Elaboración del guión.

Veriﬁcación del informe ﬁnal y ayudas audiovisuales para la audiencia.

Recepción ﬁnal.

Orden del día 1.

Introducción.

Himno de Colombia.

Himno de Norte de Santander.

Palabras Gobernador de Norte de Santander.

Muestra cultural.

Presentación del Informe de Gestión, bloques estratégicos y sectoriales (intervención de secretarios y directores de institutos descentralizados y visualización de las ayudas audiovisuales por parte del Gobernador).

Preguntas ciudadanas, pueden ser virtuales o presenciales.

Recepción de cierre.

Conmemoración Fundación del Departamento 14 de Julio El 14 de julio es la fecha que Norte de Santander conmemora el aniversario de su fundación. La relevancia que obtiene este día enmarca no solo el inicio de la vida institucional del departamento como Entidad Territorial sino el comienzo del desarrollo de la región en pro de consolidar su trabajo en favor de la comunidad. Esta fecha es coordinada desde la Secretaría de Cultura Departamental con el apoyo de las Oﬁcinas Asesoras de Prensa y Comunicaciones Estratégicas, así como de Imagen Corporativa y Protocolo.

Se debe tener en cuenta: 72

Recinto para el evento de conmemoración.

Elaboración y distribución de invitaciones.

Elaboración de piezas de visibilidad.

Deﬁnición de código de vestuario.

Maestro de ceremonias.

Guión.

Saludo protocolario.

Ofrenda Floral.

Banda marcial.

Orden del día

Introducción.

Himno de Colombia.

Himno de Norte de Santander.

Palabras Gobernador de Norte de Santander.

Muestra cultural.

Palabras Invitado (Historiador) o presidente de la academia de historia.

Ofrendas ﬂorales institucionales.

Cierre.

CLASIFICACIÓN DE LAS MEDALLAS PARA CONDECORACIÓN QUE OTORGA LA GOBERNACIÓN DE NORTE DE SANTANDER

Medalla “Gran Cruz Cívica Francisco de Paula Santander” Considerada la máxima distinción que conﬁere la Gobernación de Norte de Santander. Se concede como muestra de reconocimiento y gratitud a las personas e instituciones oriundas, que se destaquen por prestar un invaluable servicio para el desarrollo integral del departamento y sus habitantes a través del emprendimiento, la seguridad, el deporte, la gestión social, la salud y el cuidado y protección del medio ambiente. La dignidad comprende la entrega de la medalla y de un decreto de estilo ﬁrmado por el Gobernador del Departamento.

Tanto en la clase civil como en la militar, la Medalla Francisco de Paula Santander tiene 2 grados a saber: Grado Extraordinario (Oro): Podrá concederse a personalidades civiles, eclesiásticas o funcionarios de las fuerzas públicas con no menos de veinte (20) años de antigüedad al servicio de la respectiva Institución, que hayan acreditado méritos suﬁcientes distinguiéndose en el desempeño de su posición o cargo. En caso tal que la persona o institución no cumpla con el requisito de los años, se tendrá en cuenta su aporte o logro excepcional obtenido para ser merecedor de esta distinción.

Grado Ordinario (Plata): Podrá concederse a personalidades civiles, eclesiásticas o funcionarios de las fuerzas públicas con no menos de diez (10) años de antigüedad al servicio de la respetiva Institución, que hayan acreditado méritos suﬁcientes distinguiéndose en el desempeño de su posición o cargo.

Medalla “José Eusebio Caro” Se otorga, en sus categorías Oro y Plata, para reconocer la vida y obra de personas e instituciones que en su actividad sobresalgan por su trayectoria y aportes a la educación, la ciencia, el arte y la cultura en el departamento. La dignidad comprende la entrega de la medalla y de un decreto de estilo ﬁrmado por el Gobernador del Departamento. La Medalla José Eusebio Caro tiene 2 grados a saber:

Grado Extraordinario (Oro): Podrá concederse a personalidades o instituciones de la educación y la cultura con no menos de veinte (20) años de antigüedad que hayan acreditado méritos suﬁcientes distinguiéndose en el desempeño de su labor o cargo. En caso tal que la persona o institución no cumpla con el requisito de los años, se tendrá en cuenta su aporte o logro excepcional obtenido para ser merecedor de esta distinción.

Grado Ordinario (Plata): Podrá concederse a personalidades o instituciones de la educación y la cultura con no menos de diez (10) años de antigüedad que hayan acreditado méritos suﬁcientes distinguiéndose en el desempeño de su labor.

“Medalla de Reconocimiento Especial” Creada para ser entregada a personas sobresalientes de Norte de Santander como muestra de reconocimiento a acciones y hechos especiales que contribuyan y repercutan de manera amplia, signiﬁcativa e histórica al desarrollo de Norte de Santander.

La dignidad comprende la entrega de la medalla y de una nota de estilo ﬁrmada por el Gobernador del Departamento.

Entrega de Condecoraciones, Reconocimientos Especiales y Fúnebres

La Gobernación de Norte de Santander cuenta con una serie de distinciones o medallas que otorga, con el objetivo de hacerle un homenaje solemne a personas, instituciones o empresas del departamento o del país, que por su trayectoria y aportes a la región son merecedoras de este reconocimiento. Las condecoraciones son distinciones y reconocimientos para conceder honores a una persona u organización por el logro y el aporte de algo signiﬁcativo. Estas condecoraciones son coordinadas por la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo, y se otorgan con el aval del Gobernador del Departamento.

“Placas de Reconocimiento” Reconocimiento otorgado a personas e instituciones que en el marco de un evento, sea foro o concurso, se haya destacado por su desempeño. El orden de la ceremonia para entrega de los reconocimientos: 1. Himno Nacional de la República de Colombia. 2. Himno de Norte de Santander. 3. Himno del municipio anﬁtrión (dependiendo del caso). 4. Palabras del Gobernador de Norte de Santander. 5. Lectura del Decreto de condecoración. 6. Imposición de la condecoración o condecoraciones, tal cual sea el caso. 7. Palabras del Exaltado. 8. Cierre del evento.

Eventos Ordinarios

Reuniones, Conferencias e Instalaciones de Congresos, Comités y Juntas. Las reuniones y conferencias con el Gobernador pueden efectuarse en el Palacio de la Cúpula Chata o fuera de él, por deseo expreso del Mandatario Regional o por invitación especial, aceptada y agendada previamente con la Secretaría Privada.

Para el uso de los espacios con el fin de llevar a cabo los eventos se debe enviar un oficio a la Secretaría Privada en caso de requerir el salón Eustorgio Colmenares o Despacho del Gobernador. Si se necesita el salón de sesiones de la Asamblea, el oficio se debe remitir a la Secretaría General de la Duma Departamental.

Para la realización de estos actos en el Palacio de Gobierno Departamental, se tendrá en cuenta:

Designación y organización del recinto de acuerdo al número de invitados.

Asignación de puestos en la mesa principal siguiendo el orden de precedencia de los invitados.

Diseño de habladores e identiﬁcación de los puestos a ocuparse.

Instalación de sistema de sonido y grabación si es pertinente.

Demarcación de un lugar para prensa, radio, TV, y medios de comunicación.

Entrega del informe y saludo protocolario sobre el evento

Ingreso del Gobernador e inicio del acto.

Si esta clase de actos se llevan a cabo fuera de la Gobernación, se coordinará con las personas encargadas de su realización sobre los aspectos anteriormente detallados y, además, se determinará la comitiva que deba acompañar al Gobernador.

Eventos Ordinarios

Firma de Documentos Especiales La ceremonia para la ﬁrma de un documento especial por parte del Gobernador de Norte de Santander, podrá llevarse a cabo en el Salón Eustorgio Colmenares o en el despacho del Mandatario Seccional.

El Secretario Privado de la Gobernación, deberá solicitar el documento a firmar para proceder a una revisión por parte del equipo jurídico de la Administración Departamental. Una vez el equipo jurídico apruebe el documento, procederá la Secretaría Privada a informar la fecha de la firma a la persona o entidad interesada, según lo determine el Gobernador. Así mismo, coordinará la ceremonia con el jefe de la Oficina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo.

A los invitados especiales se les asignará puesto en la mesa principal de acuerdo a la precedencia; los demás asistentes se situarán a los costados o al frente del sitio principal. Cuando la ceremonia revista especial trascendencia, se designará un funcionario para que dirija palabras relativas a la importancia del documento. La Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo, deberá preparar el documento en formato especial y en carpeta institucional. Acto seguido, se procederá a la ﬁrma por parte del Gobernador y por el resto de funcionarios en el orden previamente establecido.

Eventos Ordinarios Inauguraciones Para la asistencia del Gobernador de Norte de Santander a una inauguración, se debe cursar la invitación por conducto de la Secretaría Privada.

1. Visita previa de coordinación o de avanzada: un funcionario de la Oficina Asesora se desplazará al lugar de la ceremonia, con el fin de verificar los diferentes detalles que garanticen la correcta organización y ejecución del acto que han sido relacionados en el ítem de la visita de avanzada.

Placas para entrega de obra: El diseño de las placas para inauguraciones de obra está regido por el Manual de Identidad Gráﬁca de la Gobernación de Norte de Santander. Antes de la producción de estas placas es necesario contar con la aprobación de la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo. La inauguración de obras físicas se realiza solamente cuando ya están en servicio a la comunidad o se entregarán ese día a servicio. Además de lo contemplado en la lista de chequeo para los eventos propios, se debe tener en cuenta:

2. Desanude de cintas: Es un símbolo esencial para las inauguraciones o entrega de obras a la comunidad. En el evento se deberá ubicar la cinta que representa la bandera de Colombia, la cual debe ir con un nudo fácil de halar por cualquiera de sus puntas y en ambos lados sostenida por personas de la comunidad. En el desanude participan las autoridades del evento y un grupo representativo de la comunidad. Hay que recordar que la cinta representa a la bandera de nuestro país, por lo tanto nunca debe ser cortada.

Una vez que el Mandatario Regional conﬁrme su asistencia y determine la fecha de la inauguración, la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo coordinará los siguientes aspectos:

Placa de la obra grande (70 x 100 CMS. Vertical en mármol) y placa de obra mediana (28 x 22 CMS. Vertical en mármol): El organizador envía a la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo la propuesta de texto que incluye nombre de la obra, nombre del Gobernador, fecha de entrega y logo de la Gobernación con el logo de la impronta de Gobierno. La oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo, deberá aprobar el diseño para posteriormente enviarla a su producción. 4.

Develación de placas: En el acto protocolario la placa de obra debe estar cubierta con la bandera del Departamento, para simbolizar que esta obra se construyó gracias a los recursos de la Administración Departamental, y proceder a la develación.

Eventos Ordinarios

Entrega de Elementos y Donaciones

Como parte de las acciones de cumplimiento de las metas consignadas en el Plan de Desarrollo se tiene contemplado la entrega de elementos de dotación para la educación, salud, seguridad, desarrollo agropecuario y de apoyo a las poblaciones vulnerables.

Orden del día 1.

Introducción.

Himno de Colombia.

Los eventos de entrega deberán ser programados y coordinados con la Secretaría Privada y la Oﬁcina de Imagen Corporativa y Protocolo. La dependencia responsable de la actividad (Secretaría de Despacho) deberá elaborar un informe ejecutivo con el detalle de los elementos que se entregan y su inversión para el Gobernador.

Himno de Norte de Santander.

Himno del Municipio anﬁtrión (Entregarlo Impreso).

Palabras del Alcalde o Autoridad Anﬁtriona.

Palabras de los beneﬁciarios de la entrega.

Previamente se debe veriﬁcar la convocatoria y asistencia de los beneﬁciarios al momento de realizar las entregas.

Palabras del Gobernador de Norte de Santander.

Entrega protocolaria de los elementos.

Los elementos a entregar deben disponerse en el recinto del evento con anterioridad para su organización y marcación con etiquetas legibles que contengan los logos oﬁciales de la Administración.

Registro fotográﬁco.

10.

Declaración a los medios de comunicación.

Eventos Ordinarios

Eventos Ordinarios Ofrendas florales La Administración Departamental presenta ofrendas florales como homenajes a algunas fechas de interés cívico y patrio, que son coordinados por la Oficina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo. Así mismo a algunas actividades donde lo requieran las entidades a través de un oficio dirigido a la Administración Departamental.

La colocación de la ofrenda ﬂoral en la ceremonia se llevará a cabo de la siguiente forma: 1.

Una unidad militar o policial, formará en calle de honor frente al monumento respectivo.

La Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo en coordinación con los responsables de protocolo de las demás instituciones dispondrá la colocación del personal asistente de acuerdo con el orden de precedencia.

La ofrenda ﬂoral se mantendrá cerca al monumento, sostenida por efectivos de la unidad militar. Cuando el Comandante de las tropas ordene "Armas al hombro" la banda interpretará una marcha y el Gobernador o su delegado y la comitiva avanzarán por la calle de honor hasta unos metros antes del monumento.

El Comandante ordenará "Presentar armas" y se interpretará el Himno que corresponda. El Gobernador o la persona que se haya designado para este acto, recibirá la ofrenda ﬂoral y procederá a su colocación regresando al sitio inicial. Después, a los acordes de una marcha, por la misma calle de honor abandonará el lugar.

Si el programa incluye Intervención de oradores, los discursos se pronunciarán antes que la ofrenda sea colocada al pie del monumento respectivo.

Para la escogencia de la Ofrenda Floral se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos: Deberá ser una ofrenda en pedestal, marcada con el nombre de la Gobernación de Norte de Santander en una cinta blanca con letras doradas. El tipo de ﬂores, dependerá de la ceremonia en la que se vaya a imponer el arreglo. La solicitud se debe hacer a través del proveedor que la entidad determine.

Eventos Ordinarios

Mensajes de Conmemoración, Felicitación y Condolencias. En el marco de las diferentes conmemoraciones que tienen lugar en nuestro país y a nivel mundial, la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo ha construido un calendario basado en las fechas que exalta la Organización de Naciones Unidas y de la Presidencia de la República de Colombia.

En cada uno de estos días, la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo, redactará un mensaje que irá acompañado de una fotografía o diseño propio, acorde al evento para replicar a través de redes sociales y publicaciones impresas en el medio de circulación regional.

Este calendario permitirá identiﬁcar los eventos institucionales, conmemoraciones nacionales e internacionales, y demás fechas para reconocer el trabajo o luchas que ha marcado un momento en la historia de la humanidad.

94 Mensaje de Condolencia o Póstumo

Mensajes de Conmemoración

Mensajes de Felicitación

Un mensaje de condolencia o póstumo como su nombre lo indica hace referencia al sentimiento de aprecio y respeto en memoria de un ilustre nortesantandereano o colombiano tras conocerse su deceso. Resaltar su legado, y reconocer su trabajo, son dos elementos fundamentales para tener en cuenta en el contenido del mensaje.

La ﬁnalidad de este mensaje es exaltar la fecha dispuesta en el calendario que maneja la Oﬁcina Asesora de Imagen Corporativa y Protocolo. Será un mensaje que resalte la importancia que tiene la conmemoración, enmarcada en la apuesta que la Gobernación de Norte de Santander asumirá frente a dicho tema.

Los aniversarios institucionales de entidades con presencia en la región, así como los logros profesionales, académicos y deportivos de los nortesantandereanos, son objeto de este mensaje. El propósito ﬁnal de la felicitación es exaltar el papel que ha cumplido la entidad o la persona, en favor del Departamento.

El texto, dependiendo del acontecimiento, podrá ser publicado en un medio de comunicación; así mismo se dispondrá en redes sociales en articulación con la Oﬁcina Asesora de Prensa y Comunicaciones Estratégicas.

Mensajes de Felicitación

Mensaje de Condolencia o Póstumo

95 Mensajes de Conmemoración

Eventos Ordinarios

Ruedas de prensa En coordinación con la Oﬁcina Asesora de Comunicaciones y Prensa se prepara el escenario para la rueda de prensa que el Mandatario Regional o cualquier otro miembro del Gabinete Departamental ofrecerá a los medios de comunicación locales, nacionales y extranjeros, según sea el caso. Orden del día: 1. Introducción. 2. Palabras Gobernador del Departamento.

3. Palabras del Secretario o personalidad que acompaña la rueda de prensa. 4. Ronda de preguntas de los periodistas.

Notas Siempre se deberá contar con el protocolo de saludo y el informe técnico del evento. La convocatoria de los medios de comunicación es responsabilidad de la Oﬁcina Asesora de Prensa y Comunicaciones. Se debe contar con la caja de audio para que los medios de comunicación puedan obtener las declaraciones.

Eventos Ordinarios

Actos sociales Los actos sociales de común ocurrencia son los desayunos, almuerzos, cenas, recepciones y cocteles. De acuerdo a la agenda estipulada por la Secretaría Privada, la Oﬁcina de Imagen Corporativa y Protocolo dispondrá de los elementos protocolarios para los eventos de carácter social en el que se invite al Mandatario Regional. Para ello se tendrá en cuenta aspectos como números de invitados, hora y lugar de la recepción.

Los banquetes siempre se consideran como acto social de carácter formal. Los almuerzos y comidas pueden ser formales o informales.

Si el acto es formal, deberá tenerse en cuenta las siguientes normas: Se Invita por tarjeta. Se usa el traje o uniforme estipulado en la invitación. Se elaborarán tarjetas Indicativas de puesto. Se alternan en los puestos los señores y las damas, de acuerdo a su precedencia.

Si son Informales, se invita en forma personal o telefónica.

Si el evento lo requiere se coordinará el servicio de catering con el operador logístico de la entidad, teniendo en cuenta el menú apropiado a la recepción, previendo si existe alguna restricción o condición alimentaria especial para alguno de los invitados.

Generalidades para la aplicación de las normas de protocolo 100

Para efectos de aplicar correctamente las normas de Protocolo en todas y en cada una de las actividades oﬁciales, sociales y protocolarias de los miembros de la Gobernación de Norte de Santander, se debe tener en cuenta el decreto de Precedencias 770 de 1982, sus modiﬁcatorios y demás normas de precedencia establecidas por el Gobierno Nacional.

BIBLIOGRAFÍA Decreto 770 de 1982 Por el cual se expide el Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República. Manual de protocolo y ceremonial del Senado de la República.