Para optimizar la comunicación con tus huéspedes.
Todo buen hotelero con experiencia entiende que la experiencia de los huéspedes comienza mucho antes de que lleguen a la propiedad. Desde el momento en el que se crea la reserva , sea desde tu página web o desde alguna agencia online, los viajeros buscan sentirse bienvenidos y apreciados. Una de las formas más comunes y menos complicadas que los hoteleros tienen para comunicarse con sus visitantes es a través de emails.
En esta guía podrás encontrar una serie de plantillas que hemos creado con atención y cuidado, listas para copiar y rellenar con tus propios datos y que te ayudarán a mejorar la comunicación con tus huéspedes en cada paso de su recorrido; desde la confirmación de la reserva a los correos post-estancia.
RESERVA CONFIRMADA
DE TU ESTANCIA
DISFRUTA
CORREO DE CONFIRMACIÓN
Un email de confirmación de reserva es la forma más fácil que tiene un hotel de comunicar haber recibido la reserva y pago de un huésped, creando un sentimiento de seguridad y confianza.
Tus correos de confirmación de reserva deben contener toda la información básica como la cantidad abonada, el número de habitación, la categoría de la habitación y la duración de la estancia.
PLANTILLA 1
De : reservations @hotelraccoon.com
Tu futura estancia en (nombre del hotel)
Querido [Nombre],
Gracias por elegir nuestro hotel [Nombre del hotel] para su estancia durante [fechas]. Estaremos encantados de recibirles y formar parte de su experiencia.
Su reserva incluye lo siguiente:
Categoría de habitación: [Categoría]
Número de huéspedes: [Huéspedes]
Duración de la estancia: [Noches]
Precio total: [Precio]
No olvide traer consigo su documento de identidad oficial para poder realizar el check-in. Nuestra hora de check-in es a partir de las [hora] y el check-out debe realizarse antes de las [hora].
Le esperamos con muchas ganas. No dude en dejarnos saber cómo podemos hacer su estancia más cómoda.
Atentamente, equipo de [Hotel Name]
ENVIAR AHORAPLANTILLA 2
De : reservations @hotelraccoon.com
Tu reserva de [Booking. com/ TripAdvisor/ relevant OTA] ha sido confirmada por [Nombre del hotel].
¡Hola, [Guest Name]!
Estamos encantados de comunicarle que su reserva ha sido confirmada.
Prepárese para crear recuerdos inolvidables, porque eso es lo que caracteriza [nombre del hotel]. Hemos recogido todos sus datos a continuación, para que cuando llegue, sólo tenga que enseñarnos este email.
Fecha: [fecha]
Hora: [hora de inicio-hora de finalización]
Datos del huésped: [Nombre]
[Correo electrónico]
[Número de teléfono]
¿SABÍAS QUE…?
. Con el software de gestión indicado puedes enviar confirmaciones de reserva personalizadas desde OTAs?
Política de cancelación: [Su política de cancelación y reembolso]
Esperamos que disfrute de su estancia. [Nombre del hotel].
PLANTILLA 3
De : reservations @hotelraccoon.com
Su reserva en [Nombre del hotel], ha sido confirmada.
Hola [Nombre del huésped],
Nos complace darle la bienvenida a [nombre del hotel] el [fecha]. A continuación, encontrará los datos de su reserva.
Datos del cliente:
[Nombre:]
[Correo electrónico:]
[Número de teléfono:]
[Número de huéspedes:]
[Dirección del hotel:]
[Coordenadas del mapa:]
Información sobre el aparcamiento:
[Cómo llegar y otros detalles relevantes:]
[Información de contacto:]
¡Estamos deseando verle!
Equipo de [Nombre del hotel] .
EMAIL PRE-ESTANCIA
La ventaja más significativa que te ofrecen los correos electrónicos previos a la estancia es que te permite ser proactivo y anticiparse a las necesidades de sus huéspedes. Estos emails son ideales para ofrecer servicios adicionales y mejoras de habitación.
Desde indicaciones sobre el aparcamiento hasta información sobre atracciones locales o recomendaciones de restaurantes. Incluye cualquier servicio o actividad que pueda hacer sentir
a tu huésped bienvenido y arropado.
Ten en cuenta que la mayoría de los viajeros modernos esperan contar con tecnología de self-check-in en hoteles y alojamientos turísticos.
Las estadísticas muestran que reduce los tiempos de facturación en más de un 60%, lo convierte el check-in online en un elemento imprescindible para hoteles y empresas de hostelería de todo el mundo.
Dear [Guest Name],
Nos complace darle la bienvenida a [Nombre del hotel] el [fecha]. Nos gustaría ofrecerle la posibilidad de realizar el checkin online para que pueda disfrutar de nuestras instalaciones sin necesidad de pasar por recepción.
Para iniciar el proceso de check-in online, haga clic en el siguiente enlace e introduzca sus datos.
[Enlace check-in]
¡Nos vemos pronto!
Atentamente, equipo de [Nombre del hotel].
¿SABÍAS QUE…?
Los software de check-in online son ampliamente utilizados por muchos de los mejores hoteles actuales. Éste sistema permite a los huéspedes realizar su check-in antes de llegar a la propiedad, lo que evita los tiempos de espera en recepción y garantiza una experiencia mucho más cómoda.
PLANTILLA 1
Escanee su pasaporte o documento de identidad para rellenar automáticamente los datos.
Escáner de DNI Last Name* Studio Suites Tipo de huésped*Apellido* Idioma*
Sexo* Nombre*
PLANTILLA 2
De : reservations @hotelraccoon.com
¿Todo preparado para su estancia en [Nombre del hotel]?
Hola [Nombre del huésped],
Su viaje comienza muy pronto y esperamos que esté tan emocionado como nosotros. Este email contiene todo lo que necesita para realizar el check-in el [fecha de check-in].
Olvídese de hacer cola en recepción y haga el check-in online antes de su llegada desde la comodidad de su casa en este enlace [insertar enlace]. También puede subir de categoría su habitación o elegir entre los servicios extra que ofrecemos como una [cesta de bienvenida], [masaje en pareja] y una [botella de nuestro mejor vino con hielo preparada para tu habitación].
Detalles del huésped:
Nombre del huésped: [Nombre completo]
Número de noches: [noches]
Fecha de llegada: [fecha de inicio]
Fecha de salida: [fecha final]
Dirección: [Dirección de su hotel]
Información sobre el aparcamiento: [Aparcamiento reservado que da a sus huéspedes]
Información importante: [políticas, detalles de pago, información sobre WiFi, etc.].
Consulte nuestra guía local para descubrir los mejores lugares para comer y explorar.
Si desea realizar algún cambio en su reserva (añadir un minibar o una vela aromática), llámenos al [número de teléfono] o envíenos un correo electrónico a [dirección de correo electrónico].
Hasta pronto. Equipo de [nombre del hotel].
UPSELLING
¿Te apetece elevar tu estancia?
El software de RaccoonUpsell ha generado miles de ingresos extra para cientos de hoteles y apartamentos.
RaccoonUpsell es un menú automatizado de servicio al huésped que engancha a los huéspedes con interesantes servicios complementarios y mejoras de habitación para elevar su estancia.
Habitación doble con vistas al mar
Bicicleta + Champán + Chocolates +
Con RaccoonUpsell, puedes promocionar y vender desde un desayuno y una botella de vino hasta excursiones y tratamientos de spa.
De : reservations @hotelraccoon.com
Tick tock - ¿estás listo para tus vacaciones?
Hola [Nombre completo],
¡Nuestro equipo en [nombre del hotel] está encantado de verte pronto!
Queremos ofrecerte la mejor experiencia posible, así que recuerda que siempre puedes ponerte en contacto con nosotros a través de [número de teléfono] para asegurar que tenemos todo listo para tu llegada.- ¿alguien ha dicho bebidas de bienvenida?.
Hasta pronto, Equipo del hotel. .
Recuerde que estamos aquí para hacer que su estancia sea lo más placentera posible, así que no dude en dejarnos saber si tiene cualquier pregunta o petición. Esperamos convertir su viaje en una experiencia verdaderamente memorable.
PLANTILLA 3
EMAIL POST-ESTANCIA
La comunicación debe continuar incluso después de que el huésped abandona tu propiedad. Los correos electrónicos post estancia transmiten tu gratitud a los huéspedes que han elegido tu hotel y, además, es el momento perfecto para pedirles que dejen una reseña en TripAdvisor o Booking.com. En el mundo digital actual, las reseñas son especialmente importantes como prueba social.
Este tipo de correo electrónico también es la forma idónea de encuestar a los huéspedes. Las encuestas tienen un doble enfoque: en primer lugar, resaltan las áreas de mejora y dónde debes enfocar tus esfuerzos para mejorar la experiencia de tus huéspedes. En segundo lugar, te muestran tus puntos fuertes.
Y por último, no olvides utilizar códigos de descuento para animar a los viajeros a volver.
PLANTILLA 1
De : reservations @hotelraccoon.com
Esperamos que haya disfrutado al máximo de su estancia en [Nombre del hotel].
Estimado [Nombre del huésped],
Esperamos que haya disfrutado al máximo de su estancia en [Nombre del hotel].
Como muestra de nuestro agradecimiento por su lealtad, estamos encantados de ofrecerle un 10% de descuento en su próxima estancia al reservar directamente desde nuestra página web.
Utilice el código “LOYALTY10” al pagar para que el descuento sea aplicado a su cantidad total. Esperamos poder volver a darle la bienvenida pronto.
Atentamente, [Nombre del Hotel] ¡Vuelve!
Estimado [Nombre del huésped],
Esperamos que haya disfrutado de su estancia en [Nombre del Hotel].
Como muestra de nuestro agradecimiento por su lealtad, estamos encantados de ofrecerle un 10% de descuento en su próxima estancia al reservar directamente desde nuestra página web.
PLANTILLA 2
De : reservations @hotelraccoon.com
Gracias por elegir [Nombre del hotel].
Hola [Nombre del huésped],
Esperamos que su estancia con nosotros en [nombre del hotel] haya sido agradable. Nos esforzamos para asegurarnos de que todos nuestros huéspedes tengan fantástica estancia y siempre es especial para nosotros escuchar los comentarios de aquellos que se han alojado en nuestra propiedad.
Estaríamos muy agradecidos de que compartiera una breve reseña sobre su experiencia en [Booking.com/ TripAdvisor].
Le agradecemos que nos haya elegido para formar parte de su experiencia vacacional y esperamos ser siempre su primera opción.
Buen viaje y esperamos acogerle de nuevo muy pronto. [Nombre del hotel].
De :
¿Cómo fue su experiencia en [Nombre del hotel]?
Querido [Nombre del huésped],
Esperamos que haya disfrutado de su estancia con nosotros en [Nombre del hotel].
Valoramos su opinión por encima de todo y le agradeceríamos enormemente que rellenase esta encuesta sobre su reciente estancia.
Su experiencia es esencial para que podamos mejorar nuestro servicio y asegurarnos de que nuestros huéspedes salen satisfechos de nuestro establecimiento.
Para rellenar la encuesta, haga click en el siguiente enlace: [Enlace a la encuesta]
Le agradecemos su tiempo y esperamos verle pronto de nuevo.
Saludos cordiales, [Nombre]
[Nombre del hotel]
reservations @hotelraccoon.com PLANTILLA 3
NOS VEMOS PRONTO
Los emails siguen siendo un medio de comunicación vital para la industria hotelera.
Haciendo un buen uso de esta tecnología, los emails pueden servir de medio de interacción con tus huéspedes a lo largo de toda su estancia. Esto te permite entender mejor sus necesidades así como su nivel de satisfacción e identificar áreas de mejora para incrementar tus ingresos.
SOBRE
RoomRaccoon
RoomRaccoon ha sido premiado como el Mejor HMS por Hotel Tech Report en 2021 y de nuevo, finalista en 2022.
La plataforma cuenta con diferentes sistemas totalmente integrados en una misma interfaz y ha sido diseñada para impulsar los beneficios de los hoteleros. Hoy en día, es la opción elegida por más de 10,000 usuarios en Europa, África y Norteamérica.
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