Channel Management Software for Hotels & Hosts NL

KOPERSGIDS

CHANNEL MANAGEMENT SOFTWARE VOOR HOTELS EN HOSTS

Inhoudsopgave

06 . Wat is een channel manager?

10. Verschillende soorten boekingskanalen

14. OTA Billboard effect

16. Wat is een online distributiestrategie?

20. 10 vragen die je moet stellen voordat je investeert in een channel manager

36. Conclusie

BEHEER ONLINE BOEKINGEN MET CHANNEL MANAGEMENT SOFTWARE

Het aantal walk-ins in de hotellerie daalt jaarlijks. Het internet is voor potentiële gasten de belangrijkste bron geworden om accommodatie te vinden en te boeken. Er wordt verwacht dat dit in de komende jaren alleen maar zal toenemen. In 2020 brachten online boekingen nog $432 miljard op en in 2025 zal dit zijn verdubbeld tot $883 miljard. Bijna 40% van die boekingen wordt gemaakt via Booking.com, 32% via andere kanalen en 21% via de website van een hotel. [Statista]

Dit toont aan hoe belangrijk het is om met verschillende online boekingskanalen te koppelen en het feit dat hotels steeds meer behoefte hebben aan een channel manager die kan helpen met het effectief verkopen van kamers via verschillende kanalen om zo de omzet te maximaliseren.

Deze kopersgids belicht channel management en de voordelen van channel manager software.

Ook hebben wij, met behulp van experts, een lijst van 10 vragen opgesteld die je kan stellen aan softwareleveranciers om zo je opties te beperken en de juiste keuze te maken.

Wat is channel management?

Channel Management is het beheren van verschillende boekingskanalen om je verkoop- en marketingdoelstellingen te behalen. Het verspreiden van je tarieven en beschikbaarheid via meerdere kanalen, waaronder je eigen website, is een uitstekende manier om een breder publiek te bereiken en meer kamers te verkopen.

Uit data van RoomRaccoon blijkt dat het gemiddelde hotel tussen de 3 en 5 boekingskanalen gebruikt om kamers aan te bieden.

Het beheren van tarief- en inventaris updates in een uitgebreid netwerk van extranetten is een enorme uitdaging voor hotelpersoneel. Dit leidt tot tijdsintensieve, handmatige processen die vaak resulteren in fouten en dubbele boekingen. Dit is simpelweg niet meer werkbaar in de tijd van nu.

Een channel manager is een softwareoplossing die ontworpen is om dit proces te vereenvoudigen en versnellen via API-verbindingen met verschillende boekingskanalen.

Wist je dat? De channel manager van RoomRaccoon is een van de snelste op de markt, met een topsnelheid van 5 seconden per synchronisatie.

Deze efficiënte functie werkt de beschikbaarheid van kamers automatisch en onmiddellijk bij wanneer er een boeking wordt gemaakt of wanneer je tariefwijzigingen doorvoert. Nog belangrijker, je reserveringen worden gesynchroniseerd over al jouw verkoopkanalen. Hierdoor zijn dubbele boekingen verleden tijd.

Door het rechtstreeks importeren van boekingen die op websites van derden zijn gemaakt in het property management systeem (PMS), zorgt een channel manager ervoor dat al je reserveringen op één centrale locatie staan, waardoor het makkelijker is om alles te

HOE WERKT HET?

Op het moment dat er via een boekingskanaal een reservering wordt gemaakt, worden de gegevens automatisch in het reserveringssysteem verwerkt. Ook wordt de inventaris direct op alle kanalen bijgewerkt, inclusief de eigen website van het hotel.

rooms

VOORDELEN VAN HET GEBRUIK VAN EEN CHANNEL MANAGER

1 Automatiseert en vereenvoudigt tariefwijzigingen, wat handmatig werk en bedrijfsonderbrekingen vermindert.

2

Betere zichtbaarheid van je inventaris op meerdere kanalen leidt tot meer boekingen en inkomsten.

3

Geef directe boekingen een boost met de kracht van het OTA billboard effect.

4 Vermindert het risico op dubbele boekingen en overboekingen.

5

6

Accepteer creditcards en verwerk betalingen.

Inzicht in de best presterende kanalen, waardoor de effectiviteit van jouw channel management strategie verbetert.

Wat zijn de verschillende soorten boekingskanalen voor hotels en hosts?

ONLINE TRAVEL AGENCY (OTA)

Een OTA verkoopt accommodaties, excursies, vervoer en reizen via een online platform. Het zijn derde partijen die diensten verkopen (meestal rechtstreeks aan de consument) namens hotels en andere aanbieders van accommodaties.

Agentschapsmodel: Aanbieders van accommodaties betalen een commissie per boeking via een OTA.

METASEARCH CHANNEL

Een meta-zoekmachine is een hulpmiddel dat verzoeken van gebruikers naar andere reiswebsites stuurt en de resultaten in één lijst verzamelt.

Pay-per-click (PPC)-model: Aanbieders van accommodaties betalen per klik op een advertentie. Google Hotel Ads biedt ook commissie per verblijf.

GLOBAL DISTRIBUTION SYSTEM (GDS)

Een GDS is een wereldwijd kanaal dat boekers en aanbieders met elkaar verbindt. Het toont live prijs-, beschikbaarheid- en productgegevens aan reisbureaus en online boekingssites. Een GDS wordt vaak gebruikt voor zakelijke reizen omdat het zowel hotels, vluchten als autoverhuur kan combineren.

Prijzen: Aanbieders van accommodaties betalen een commissie per boeking die uit een GDS voortkomt. Door verbinding te maken via een channel manager voorkom je individuele aansluitingskosten per GDS.

GROOTHANDEL

Een groothandelaar functioneert als tussenpersoon tussen een reisbureau en de leveranciers waarbij producten (kamers, tarieven, arrangementen) in bulk worden ingekocht om deze vervolgens aan verschillende klanten (OTA’s, reisbureaus en -organisaties) te verkopen.

Prijzen: Er worden prijsafspraken gemaakt met aanbieders van accommodaties.

HOTEL WEBSITE BOOKING ENGINE

Een booking engine verwerkt online boekingen op de website van de accommodatie.

Een website die geschikt is voor mobiele apparaten en een gebruiksvriendelijke booking engine vormen de enige manier om het aantal directe boekingen te verhogen en minder commissie te betalen aan OTA’s.

Prijzen: De meeste booking engines hanteren maandelijkse of jaarlijkse abonnementskosten naast de commissie per boeking.

Bij RoomRaccoon vinden we het belangrijk om iedere gebruiker commissievrije, directe boekingen aan te bieden, hoe groot of klein jouw aanbod ook is. Daarom zit onze innovatieve booking engine technologie standaard bij alle pakketten inbegrepen - zonder meerprijs!

OTA billboard effect

Hotels die op OTA’s vermeld staan, kunnen profiteren van een fenomeen dat bekend staat als het billboard effect. Dit betekent dat OTA’s adverteren voor hotels en andere accommodaties op hun platforms.

Boekers die op zoek zijn naar betere deals of meer informatie over het hotel kunnen naar diens website om rechtstreeks te boeken.

Tip voor kopers: Hotelwebsites met een gebruiksvriendelijke booking engine profiteren van meer commissievrije boekingen door vermelding op OTA’s.

Channel management kan ook omschreven worden als een online distributie strategie die je toepast om je zakelijke doelen te bereiken; meer reserveringen, stijgende omzet, internationale zichtbaarheid en uiteindelijk meer winst.

Een online distributie strategie bestaat uit het stellen van doelen en het creëren van een kader voor wat je per kanaal wilt bereiken. Het gebruik van een GDS kan bijvoorbeeld erg gunstig zijn als het gaat om het binnenhalen van internationale zaken.

Ieder kanaal heeft voor- en nadelen. Om een effectieve strategie voor channel management op te zetten is het essentieel om de verschillen te begrijpen.

STRATEGIE CRITERIA

Bij het kiezen van de beste kanalen voor jouw accommodatie zijn er veel dingen om rekening mee te houden. Kanalen kunnen erg verschillend zijn wat betreft het type reizigers en de algemene structuur. Dit kan het lastig maken om ze te vergelijken.

Je kunt alle kanalen vergelijken aan de hand van deze belangrijke criteria:

Kostenstructuur

Wat kost de verkoop via het kanaal? Zijn het voornamelijk transactiekosten (bijv. commissie per transactie of betaling per verblijf) of zijn er nog hogere overheadkosten?

Integratie

Als je nieuwe kanalen opneemt in je strategie, moet dit gepaard gaan met de integratie van nieuwe processen, technologie en media. Controleer of je channel management software kan worden geïntegreerd met je huidige kanalen én de kanalen die je nog wilt toevoegen.

Marktpotentieel

Dit geeft de marktomvang weer, maar is niet per se beperkt tot het aantal gasten dat je via een kanaal kunt bereiken. Houd rekening met het klantprofiel (vrijetijds- of zakenreizigers), plus wat ze meestal boeken (5-daagse arrangementen of een enkele overnachting)

Betrokkenheid

Verschillende kanalen bieden of vereisen verschillende niveaus van betrokkenheid met je gasten. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je moet reageren op beoordelingen en directe berichten op Booking. com. Overweeg hoe ieder kanaal je imago zal beïnvloeden en wat je bij elk kanaal moet doen om ervoor te zorgen dat de identiteit van je bedrijf behouden blijft.

10

Vragen die je moet stellen

voordat je investeert in channel manager software

Op zoek naar channel management software? Dit zijn tien vragen die je kunnen helpen om je opties te beperken en de juiste software aanbieder te kiezen.

1. Gebruiken ze een gebundeld inventaris model?

Er zijn twee soorten distributiemodellen: gebundelde inventaris en toegewezen inventaris.

Hotels geven de voorkeur aan gebundelde inventaris omdat het je kamers gelijkmatig verdeelt over alle boekingskanalen, inclusief je eigen website. In dit geval neemt de totale voorraad af wanneer een gast een boeking maakt.

Daarentegen is het bij toegewezen inventaris zo dat je ieder kanaal een bepaald aantal kamers toewijst. Dit beperkt het aantal kamers dat elk kanaal kan verkopen, waardoor het scenario kan ontstaan waarbij het ene kanaal volledig uitverkocht is en het andere met onverkochte kamers achterblijft. Ook is de kans op overboekingen groter met dit

2. Wordt wereldwijde kanaal connectiviteit ondersteund?

Nu de wereld meer verbonden is dan ooit, is het voor bedrijven belangrijk om zichtbaar te zijn op wereldwijde boekingskanalen. Sites zoals Booking.com, Expedia, Airbnb en Agoda zijn essentieel om internationale reizigers te bereiken. Door op deze populaire wereldwijde kanalen te worden vermeld, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze hun blootstelling maximaliseren.

Betrouwbare XML verbindingen

Het is ook goed om te controleren of de softwareleverancier integreert met wereldwijde kanalen met betrouwbare XML-verbindingen voor een soepele gegevensoverdracht tussen de twee systemen.

Stel je een antenne voor met slecht ontvangst, dit resulteert in wazige beelden. Hetzelfde gebeurt bij een zwakke verbinding tussen twee softwaresystemen. Je kunt te maken krijgen met vertraagde updates van tarieven en beschikbaarheid, wat resulteert in meer overboekingen en ontbrekende reserveringsgegevens.

3. Is uitgebreide rapportage onderdeel van het systeem?

Toegang hebben tot betrouwbare informatie met betrekking tot de prestaties van je boekingskanalen en omzetanalyse is cruciaal voor het maken van verstandige keuzes met betrekking tot distributie en het verfijnen van je channel management om de inkomsten te verhogen. Weten wat werkt, en vooral wat niet werkt, verhoogt de kans op succes.

Een channel manager die rapporten aanmaakt geeft een gedetailleerd overzicht van de kanalen die het beste presteren, de bezettingsgraad en inkomsten, waarbij je de mogelijkheid hebt om deze met eerdere maanden of jaren te vergelijken.

4. Kun je de functies van meerdere kanalen beheren met de channel manager?

Naast het verkopen van kamers, gebruiken hotels boekingskanalen zoals Booking.com en Expedia voor promoties en het verzamelen van beoordelingen van gasten. Deze functies moeten meestal worden beheerd in het extranet van een channel.

In plaats van voortdurend door meerdere extranetten te klikken, stelt de meest effectieve channel management software je in staat om alle essentiële functies vanuit één plek te beheren. Dit maakt het gemakkelijker om georganiseerd en efficiënt te blijven.

Andere functies die je kunt beheren in een channel manager:

• Promoties

• Beoordelingen van gasten

• Content management (beschrijvingen van kamers en foto’s)

• Bevestigingsmails

5. Integreert de channel manager met mijn bestaande systemen?

Voordat je een channel manager uitkiest, moet je nagaan of de software succesvol kan worden geïntegreerd met je bestaande systemen. Dit zorgt voor verbeterde nauwkeurigheid en een efficiëntere werking van zowel de front- als back office van je accommodatie.

Om optimale resultaten te behalen, kiezen veel hotels ervoor om hun channel managers te koppelen aan de volgende systemen:

• Booking engine

• Property management systeem

• Revenue management systeem (RMS) of andere systemen voor prijsbepaling

Tip voor kopers: Voorkom een gecompliceerde tech stack door te kiezen voor een alles-in-

één hotel management systeem (HMS) voor automatiseringsprecisie zoals RoomRaccoon.

VS Alles-in-één HMS met een PMS, booking engine en channel management software

1 Stel in en begin

2 Eén abonnement/contract

3 Centrale telefonische ondersteuning

Betaalbaar alles-in-één platform compleet met kernsystemen: channel manager, property management systeem, booking engine en een revenue management systeem.

4

5 Medewerkers kunnen gemakkelijk overstappen op een centraal dashboard met geconsolideerde gegevens.

6 Marktplaats met integratiepartners zoals POS en CRM, zodat je alles naar eigen wens kunt aanpassen met verschillende programma’s en apps.

VS Losstaande channel manager

Tijdsintensieve integratie

Meerdere abonnementen/contracten

Meerdere servicenummers

Alle software is individueel geprijsd: channel manager, property management systeem, booking engine en revenue management systeem. Alles bij elkaar ben je veel duurder uit.

Het trainen van medewerkers om meerdere interfaces te begrijpen is uitdagend en kost uiteindelijk veel meer tijd.

Marktplaats met integratiepartners die je kunt toevoegen aan het platform dat is samengesteld uit meerdere afzonderlijke aankopen, elk met een andere onderliggende technologie

6. Kan de channel manager VCC’s importeren en automatisch belasten?

Een virtuele creditcard (VCC) is een tijdelijke, digitale Mastercard die OTA’s gebruiken om betalingen van boekers te vereenvoudigen. De OTA plaatst de betaling op een VCC die het hotel kan belasten zoals een gewone creditcard. Alle VCC’s hebben een vervaldatum; als je deze deadline mist, verlies je de toegang tot het geld.

Doorgaans moet het hotelpersoneel toegang hebben tot het OTAextranet om de creditcard voor elke reservering te belasten. Een krachtige channel manager vereenvoudigt dit proces en importeert de VCC in het property management systeem (PMS) van het hotel.

Goed om te weten: RoomRaccoon importeert de VCC rechtstreeks in de reservering voor gemakkelijke toegang en zichtbaarheid. De VCC kan automatisch belast worden wanneer deze is geactiveerd. Zo loop je geen inkomsten mis!

7. Kunnen je prijzen automatisch worden aangepast afhankelijk van de vraag?

De concurrentie in de hotelindustrie is moordend en om de bezetting te maximaliseren moet je altijd tegen de juiste prijs en op de juiste tijd verkopen. Channel management software met yield management geeft je meer controle over planningen prijsstrategieën.

Als de vraag groot is, is het verhogen van je tarieven een uitstekende strategie. En wanneer de vraag laag is, kan het verlagen van je tarieven ervoor zorgen dat er toch voldoende boekingen zijn. Je kunt een kamer namelijk beter tegen een lagere prijs verkopen, dan helemaal niet.

De yield management functie bewaakt je bezettingsgraad en past de tarieven automatisch en constant aan voor alle verbonden boekingskanalen. Deze slimme prijsfunctie is ontworpen om alle kansen te optimaliseren, waardoor je wordt geholpen bij het handhaven van concurrerende tarieven en het verhogen van je inkomsten.

8. Is er een prijsmodel per kanaal, reservering of is er een vaste prijs?

Onafhankelijke hotels hebben doorgaans beperkte budgetten en de prijs beïnvloedt hun besluitvorming. In de meeste gevallen zal de technologie zichzelf terugbetalen door middel van resultaten. Het is echter nog steeds belangrijk om de verschillende prijsmodellen te begrijpen, zodat je beter kunt bepalen welke passen binnen jouw budget en de manier waarop je je accommodatie wil beheren.

Prijs per kanaal

Dit prijsmodel brengt kosten in rekening per kanaal waar je mee koppelt. Voor prijsbewuste hotels houdt dit in dat zij hun bereik aanzienlijk zullen beperken.

Prijs per reservering

Dit prijsmodel is gebaseerd op commissiebasis, vergelijkbaar met OTA’s. Dit betekent dat hotels uiteindelijk een dubbele commissie per reservering gaan betalen.

Vaste prijs

Dit prijsmodel hanteert een maandelijks of jaarlijks abonnement voor de software met een vast aantal boekingkanalen, afhankelijk van het pakket dat je kiest.

Het voordeel is dat je precies weet hoe je moet budgetteren, aangezien de prijs voor de software altijd consistent is. Het betekent ook dat je verbinding kunt maken met verschillende kanalen, zonder daarvoor extra kosten te betalen. Zowel grote als kleine accommodaties geven hier de voorkeur aan.

Tip voor kopers: De meeste softwareleveranciers bieden een korting van 10% tot 20% aan als je kiest voor een jaarcontract.

9. Hoe lang heb je nodig om de software te implementeren?

In tegenstelling tot verouderde technologie waarvoor fysieke installatie op locatie is vereist, bieden cloud-based providers je de ‘plug-and-play’-ervaring waarbij je alles snel en eenvoudig kunt instellen.

De beste channel managers hebben speciale onboarding programma’s met een deskundige implementatie-expert die je online door je set-up en training leidt. In feite worden veel van de grootste stappen voor je beheerd.

Dingen zoals het in kaart brengen van kamerprijzen en categorieën voor ieder kanaal wordt geregeld zonder dat je daar zelf extra inspanningen voor hoeft te leveren.

10. Is er voldoende ondersteuning beschikbaar in een taal waar je comfortabel mee bent?

Zodra je accommodatie een probleem heeft, is het belangrijk dat je snel en adequaat kan handelen. Dit geldt met name voor hoteliers, aangezien de beschikbaarheid van ervaren support medewerkers met beheersing van de lokale taal echt een verschil kan maken. Verder is het belangrijk dat je hulpartikelen en veelgestelde vragen gewoon in je eigen taal kunt lezen.

Conclusie

Het verbeteren van je bedrijfsresultaten en zo meer inkomsten genereren is je primaire doel waarbij een channel manager van onschatbare waarde kan zijn. Dankzij channel management software worden tijdrovende maar essentiële taken zoals adverteren op platforms van derden, online betalingen en het beheer van tarieven en beschikbaarheid een natuurlijk onderdeel van je dagelijkse routine.

Voor onafhankelijke hotels en B&B’s, die niet over dezelfde middelen beschikken als grotere hotelketens, kan een channel manager helpen het beste verkoopresultaat te behalen. Terwijl jouw gasten een optimale gastervaring beleven, word je agenda gevuld met reserveringen vanuit verschillende kanalen.

Over RoomRaccoon

RoomRaccoon is een bekroond hotel management platform met volledig geïntegreerde software voor channel management. De channel manager van RoomRaccoon importeert OTA-boekingen rechtstreeks vanuit het property management systeem en werkt automatisch alle tarieven bij voor alle verkoopkanalen, inclusief de eigen booking engine.

Vraag een gepersonaliseerde demo aan en ervaar zelf hoe een channel manager jouw hotel kan helpen.

Boek een demo