Arbeid en melken

Planmatig werken op het melkveebedrijf

Arbeid & melken

Jan Hulsen Ryan van Egmond Ynte Schukken

Arbeid & melken Planmatig werken op het melkveebedrijf

Jan Hulsen Ryan van Egmond Ynte Schukken

www.roodbont.com

www.vetvice.nl

www.gddiergezondheid.nl

CX OX XLO F O N ARBEID & MELKEN Uitgever Roodbont Publishers B.V. Auteurs Jan Hulsen Ryan van Egmond Ynte Schukken

Roodbont Publishers B.V. Postbus 4103 7200 BC Zutphen Nederland T +31 (0)575 54 56 88 E info@roodbont.nl I www.roodbont.nl

Eindredactie Ton van Schie Janneke Janssens Christel Lubbers Tekstcorrectie Text 2000 Fotografie Jan Hulsen Illustraties Trudy Michels en Herman Roozen

VetviceÂŽ Group Moerstraatsebaan 115 4614 PC Bergen op Zoom Nederland T +31 (0)165 30 43 05 E info@vetvice.nl I www.vetvice.nl

Vormgeving Ronald Bokma en Erik de Bruin, Varwig Design Met medewerking van Bertjan Westerlaan Arnoud Herremans Mattheus Hekman Wiebe Veenstra Nico Vreeburg Met dank aan Dierenartsencentrum De Stellingwerven, Joep Driessen, Frans Graumans, Paul Hulsen, Broer Hulsen, Joost van Kreij, Ria en Ronald Raats, Royal Bel Leerdammer, John Ruigrok, Job Wisse, talloze bevlogen en zelf-kritische melkveehouders, en vele anderen Š Jan Hulsen, 2019 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgevers.

Auteurs en uitgevers hebben de inhoud van deze uitgave met grote zorgvuldigheid en naar beste weten samengesteld. Auteurs en uitgevers aanvaarden evenwel geen aansprakelijkheid door schade, van welke aard dan ook, die het gevolg is van handelingen en/of beslissingen die gebaseerd zijn op bedoelde informatie.

De uitgever heeft geprobeerd de rechthebbenden van het beeldmateriaal te achterhalen. Wanneer een bron onvermeld is gebleven, kunnen rechthebbenden contact opnemen met de uitgever.

ISBN: 978-90-8740-309-6 NUR: 940

GD Academy Arnsbergstraat 7 7418 EZ Deventer Nederland T 0900-1770 E info@gddiergezondheid.nl I www.gddiergezondheid.nl

I N L E I D I N G : H O E J E D I T B O E K G E B R UXI KX XT ‘Een doel zonder plan is slechts een wens’ Antoine de Saint-Exupéry , Franse schrijver van De Kleine Prins

‘Hé hallo! Wat goed dat je dit leest. Dat betekent namelijk dat je besloten hebt stappen te zetten in

planmatig werken op je melkveebedrijf. En met dat besluit begint het! Want ik weet zeker dat je doelen hebt gesteld. Voor jezelf én je bedrijf. Maar wil je deze doelen ook realiseren, dan heb je een plan nodig.

En mensen die dat samen met jou gaan uitvoeren.

‘Ik wens je veel personeel toe’, is een Joods gezegde. En dat betekent niet veel

goeds: personeel staat symbool voor ellende en gezeur. Maar niet langer voor jou!

Daar is Arbeid & melken voor gemaakt. Het managen van een melkveebedrijf is niet makkelijk, maar we gaan het samen stap voor stap aanpakken. De theorie over management en leiderschap combineren we met praktische en herkenbare opdrachten. Zodat je dit direct op je eigen bedrijf kunt toepassen.

Ik ben Miss Management, jouw gids tijdens dit traject. Ik ga je helpen bij elke stap die je zet. Je gaat

groeien, geloof me! Als ondernemende melkveemanager, maar zeker ook als mens. Dus gefeliciteerd met dit besluit!’

Managen van planmatig werken

Toepassen van planmatig werken

Opdrachten maken

Het ‘blauwe’ gedeelte in dit boek behandelt theorie over managen en leidinggeven. De PDCA-cyclus, het DROPmodel, 5S, het zijn voor jou bekende begrippen als je dit traject gevolgd hebt.

Je leert deze theorie toepassen op je eigen bedrijf.

Stap voor stap introduceer je planmatig werken op je bedrijf. Je leert hoe je protocollen moet maken, voor steeds complexere bedrijfshandelingen en thema’s. Als je alle modules doorlopen hebt, heb je voor de belangrijkste onderdelen op je bedrijf een standaardwerkwijze gemaakt en toegepast. Hierover gaat het ‘groene’ gedeelte in het boek.

Oefenen doe je zowel in het ‘blauwe’ als ‘groene‘ gedeelte met behulp van opdrachten. Daarvoor is het ‘oranje‘ gedeelte in het boek. Voor het maken van de opdrachten zijn digitale hulpmiddelen beschikbaar in het Online Study Centre.

Online Support Centre In het Online Support Centre vind je extra informatie en ondersteuning in de vorm van voorbeelden, checklists en digitale hulpmiddelen voor toepassing op je bedrijf.

3

I N H O U D S O P G AV E MODULE

MANAGEN VAN PLANMATIG WERKEN

MODULE 1

BEGINNEN MET PLANMATIG WERKEN Protocollen moet je zelf maken

6

Stripverhaal: werken zonder en met protocollen

8

De management- of pdca-cyclus

9

De protocoltrechter: fasen bij het maken van protocollen 10

MODULE 2

MODULE 3

MODULE 4

4

Duidelijke doelen voor richting en motivatie

11

Stappenplan: planmatig organiseren van een taak

12

De vaste indeling en inhoud van een protocol

14

DE VOLGENDE STAP IN PLANMATIG WERKEN Leiden en leidinggeven

30

Voorwaarden voor betrokken en bevlogen medewerkers

31

Zelfkennis, om beter leiding te geven

32

Nieuwe medewerkers inwerken

34

Feedback geven: constructief en eerlijk

36

DOELEN EN MODELLEN Doelen stellen en behalen

52

5S – Scheiden en Schikken

53

Het DROP-model (GROW)

54

Planning van het werk: dag-week-maand

56

Opslag van diergeneesmiddelen en -materialen

58

Manier van leidinggeven per situatie aanpassen

60

Vruchtbaarheid = een goede voorbereidingsperiode

62

CONTROLEREN EN CONTINU VERBETEREN Continu verbeteren

76

In control zijn en continu verbeteren

77

Pro-actief, vooruitkijkend, managen

78

Efficiëntie verhogen en verspillingen herkennen

80

Tim Woods ´Waste Walk‘ (LEAN)

81

Verbeterbord

82

Planmatig werken op het melkveebedrijf

I N H O U D S O P G AV E TOEPASSEN VAN PLANMATIG WERKEN

OPDRACHTEN

START MET EENVOUDIGE PROTOCOLLEN – MELKEN

OPDRACHT:

Eenvoudige protocollen: begin met melken

16

Protocollen maken – doelen uitwerken

13

De organisatie stuurt de kwaliteit van het melken

17

Protocollen opstart melken, tanklokaal

19

Melkstal: protocollen opstarten, tanklokaal

18

Ophalen koeien: werklijnen, protocol maken

21

Melkstal: ophalen van de koeien

20

Melkprotocollen en loopschema maken

23

Melkstal: melkprotocollen

22

Werkwijzen stalronden melkrobot

25

Melkrobot: protocollen stalrondes

24

Protocollen afsluiten van het melken

27

Melkstal: protocollen afronden melken

26

Meten en verbeteren moet, feedback en overleg ook

28

PROTOCOLLEN KALFJES VOEREN – AFKALVEN – INSEMINEREN Complexere protocollen: kalfjes voeren, afkalven en insemineren Werkrondes voeren en verzorgen kalfjes

OPDRACHT: 40

Zelfkennis ontwikkelen en gebruiken

33

42

Inwerkprogramma nieuwe medewerker

35

Voeren en verzorgen van melkdrinkende kalfjes

44

Feedback geven, tops en tips

37

Protocol zorg rondom afkalven en geboorte

46

Ken jezelf: ben jij geschikt als verzorger voor kalfjes?

41

Werkwijze rondom het insemineren

48

Planning en werkrondes kalveren

43

Werkwijze insemineren verdieping

50

Voerkeuken, voerprotocollen kalfjes

45

Protocol en beslisbomen afkalven en geboorte

47

Werkplekken en protocollen voor insemineren

49

PROTOCOLLEN EN BESLISBOMEN VOOR BEHANDELINGEN

OPDRACHT:

Behandelen volgens plan

66

Uitwerken DROP – klauwgezondheid

55

Behandelplannen maken: de basis

67

Maak een dag-, week-, maandplanning

57

Werkwijze koe met afwijkende melk

68

Opslag, protocol en planning behandelmaterialen

59

Stroomschema voor beslissingen: beslisboom

69

Verschillende manieren van leidinggeven

61

Behandelplannen zijn onderdeel van werkwijze

70

Doelen en meetpunten vruchtbaarheid

63

Werkwijze uiergezondheidsattentie melkrobot

72

Protocollen afwijkende melk en mastitis

71

Voorbeeld checklist succesvol voetbaden

74

Acties en behandeling uiergezondheid melkrobot

73

Planning klauwverzorging, protocol voetbad

75

PROTOCOLLEN VOOR PREVENTIE EN BIOVEILIGHEID

OPDRACHT:

Bioveiligheid

86

Pro-actief werken en organiseren

79

Regel 1 voor effectief behandelen

87

Spoor verspillingen op (Waste Walk)

83

Bioveiligheid: infecties buiten het bedrijf houden

88

Preventie binnenkomen van ziektekiemen

89

Bioveiligheid: tegengaan infecties binnen het bedrijf

90

Voorkomen infectieverspreiding op het bedrijf

91

Managen van bioveiligheid

92

Controlepunten van bioveiligheid

93

Vaste protocollen voor reinigen materialen kalfjes

94

Optimaal hygiënisch werken bij jonge kalveren

95

5

M O D U L E 1: B E G I N N E N M E T P L A N M AT I G W E R K E N

Protocollen moet je zelf maken Standaardwerkwijzen, protocollen, zijn onmisbaar om met zekerheid de resultaten te behalen die je wilt behalen. Zonder standaardwerkwijzen weten mensen niet hoe ze bepaald werk moeten doen, moet je teveel onderling overleggen en kun je niet verbeteren en geen werkplanning maken.

Het zelf maken en onderling afstemmen van standaardwerkwijzen is minstens zo belangrijk als het resultaat. De uitgeschreven protocollen gebruik je om nieuwe mensen in te werken, als geheugensteun, bij een training en om met adviseurs te overleggen.

Het succes van het werken met protocollen hangt af van de inrichting en materialen op de werkplek, training en regelmatig meten en evalueren, en van de betrokkenheid van medewerkers. Ook betrokkenheid kun je maken en breken.

‘IN CONTROL’

DUIDELIJKHEID

‘Als ik niet met protocollen werk, zijn de

‘Ik wil niet voortdurend vragen wat ik

resultaten een verrassing, heb ik altijd te weinig tijd en loop ik te vaak achter de

moet doen en hoe ik het moet doen.’

EFFICIËNT EN EFFECTIEF ‘Ik moet efficiënt werken, niets

vergeten en alle problemen vóór zijn.’

feiten aan.’

De bedrijfsmanager De ervaren medewerker

De (vrij) onervaren medewerker Iedereen haalt zijn eigen voordelen uit het werken met standaardwerkwijzen.

6

Planmatig werken op het melkveebedrijf

P R O TO C O L L E N M O E T J E Z E L F M A K E N Zelf maken geeft inzicht en motivatie Protocollen zijn altijd maatwerk, voor jouw bedrijf en jouw doelen. Om ze succesvol te kunnen toepassen moet je écht begrijpen waarom je bepaalde dingen doet zoals je ze doet.

Want anders voer je feitelijk een handeling uit die je niet begrijpt, dus waar je niet achter staat. En je weet dan niet hoe je moet reageren zodra in het werk iets fout gaat of niet normaal is.

Door protocollen samen met je medewerkers te maken leer je van elkaar en begrijp je elkaar beter. Je beseft ook dat het niet om jouw gelijk gaat of dat van een ander, maar om de beste werkwijze. Soms moet je gewoon kiezen en na een half jaar kijken of het een goede keuze was. Dit proces zorgt voor draagvlak en betrokkenheid.

En doordat je samen protocollen maakt, gaat iedereen beter nadenken over efficiënt werken en continu verbeteren.

‘Je spreekt met elkaar een standaardwerkwijze af. Vervolgens schrijf je dit op en heb je een protocol.’

Goede organisatie geeft betrokken medewerkers Betrokkenheid ontstaat onder meer uit hoe snel iemand het resultaat ziet van zijn werk, en de mate waarin hij het resultaat kan beïnvloeden en problemen kan oplossen. Dit kun je allemaal organiseren.

Een werkinstructie moet dus heel specifiek vermelden hoe je in het werk ziet dat het goed gaat, bijv. schone speenpunten na voorbehandelen, en geen onderbreking in de melkstroom na aansluiten, een schone melkfilter na afloop.

Het introduceren van planmatig werken en het maken van protocollen werken als een vliegwiel. Je moet er in het begin veel energie in stoppen om het op gang te krijgen, maar als het eenmaal draait gaat alles heel soepel en vanzelf.

Module 1: Beginnen met planmatig werken

Er moeten ook oplossingen gegeven worden voor afwijkingen als bijv. een koe met mastitis, het aftrappen van een melkstel door een koe, of een vaars die de melk niet laat schieten.

7

S T R I P V E R H A A L : W E R K E N Z O N D E R E N M E T P R O TO C O L L E N De waarde van protocollen • Protocollen zorgen voor constante en gewenste kwaliteit van de resultaten en van het werk. Je werkt effectief.

• Ze verschaffen rust en duidelijkheid: iedereen weet hoe hij een bepaalde taak moet doen en je kunt gemakkelijk een medewerker of noodhulp inwerken. Het team heeft minder onderlinge afstemming nodig.

• Protocollen maken het mogelijk om een planning te maken en om materialen en inrichting van werkplekken doelgericht af te stemmen. Je werkt efficiënt.

• Continu meten, evalueren en verbeteren draagt bij aan betrokkenheid en bevlogenheid. Alleen als iedereen hetzelfde werk op dezelfde wijze doet, kun je meten hoe het gaat en kun je verbeteren.

VOOR = ZONDER PROTOCOLLEN ‘Koe A heb ik behandeld en loopt in de groep. Koe B heb ik apart gezet en nog niet behandeld. Ik moet nu weg!’

‘Hmm, ik moet ook alles zelf doen #@&!’

‘Ik wilde de kalverhokjes schoonmaken. Wat moet ik met koe A en B doen? En hoe?’

‘De kalfjes hebben melk gehad. Wat moet ik nu doen?’

NA = MET PROTOCOLLEN ‘Ik moet weg!’

‘De planning is duidelijk, alles is genoteerd. Ik weet wat ik moet doen. Zie ik je bij de koffie?’

‘Speenemmers reinigen, hok instrooien, voerbak leegmaken en vers voer erin...

En dan is er koffie!’

‘Ik vind het onduidelijk hoe jullie melken en er is veel mastitis.’

‘Ja, dat vinden we heel belangrijk. Zullen we vóór de koffie even alle stappen doorlopen?’

‘Jullie hebben een duidelijk melkprotocol en gezonde uiers.’

‘Och, melk zoals je altijd doet.

Doe ik ook.’

8

Planmatig werken op het melkveebedrijf

D E M A N A G E M E N T  O F P D C A  C Y C LU S Managen doe je met de pdca-cyclus Management is gebaseerd op de managementcyclus, oftewel pdca-cyclus: ‘plan-do-check-act’. Je begint met doelen en een plan. Dit voer je uit en op gezette tijden controleer en evalueer je de resultaten en het plan, om vervolgens zonodig of desgewenst het plan aan te passen.

P = PLAN Je maakt een plan voor wat je wilt doen.

Maak dit plan SMART.

A

D = DOEN Je werkt volgens het plan, dus je houdt vast aan het plan. Als je merkt dat dit niet lukt, ga jje direct evalueren.

P

D

C A = AANPASSEN Op basis van de controle en evaluatie verbeter je het plan, maak je een nieuw plan, of ga je door met het plan.

Module 1: Beginnen met planmatig werken

C = CONTROLEREN EN EVALUEREN Je beoordeelt of je de gewenste resultaten hebt behaald en of je in het plan dingen kunt verbeteren.

9

D E P R O TO C O LT R E C H T E R : FA S E N B I J H E T M A K E N VA N P R O TO C O L L E N De Protocoltrechter Betrek je al je collega’s bij het maken van nieuwe plannen en protocollen, door de stappen in deze trechter te volgen.

Met hun inbreng maak je betere protocollen, waar iedereen achter staat.

De breedte van de trechter reecteert de tijd die je vaak nodig hebt om naar de volgende stap te komen.

Zeker in het begin zal het veel tijd en energie kosten om iedereen te laten openstaan voor een standaardwerkwijze.

Pas daarna neem je de volgende stap naar het begrijpen van doelen en het doen van de werkzaamheden. Het presenteren van voorkeuren en het uiteindelijk inbedden in de dagelijkse praktijk kunnen uiteindelijk snel verlopen: iedereen wil er nu wel mee aan de slag.

OPENSTAAN Iedereen ziet de voordelen van standaardwerkwijzen.

BEGRIJPEN Iedereen kent de doelen en begrijpt hoe de dagelijkse werkzaamheden bijdragen aan het halen van de doelen.

OPENSTAAN BEGRIJPEN VOORKEUREN VOORKEUREN Presenteer opties en laat iedereen zijn voorkeur aangeven.

INBEDDEN Stem de materialen, inrichting, werkplanning en werkwijze(n) op elkaar af.

INBEDDEN

?

PLAN/PROTOCOL De protocollen zijn definitief, iedereen is akkoord.

AANPASSEN Als de conclusie is dat de werkwijze beter kan, pas je deze aan. Volg daarbij wederom de protocoltrechter.

A

P

D

DOEN Invoeren en uitvoeren van de standaardwerkwijzen.

C CONTROLEREN & EVALUEREN Iedereen weet of de doelen gehaald worden, of de protocollen goed lopen en of hij de werkzaamheden goed uitvoert.

10

Planmatig werken op het melkveebedrijf

D U I D E L I J K E D O E L E N V O O R R I C H T I N G E N M O T I VAT I E Voorbeeld: De protocoltrechter en het melken Doel: ) 5%

nieuwe uierinfecties

BEWUSTWORDING

Communiceer jouw doelen duidelijk naar je medewerkers.

Zorg dat iedereen de doelen overneemt. Je kunt ze alleen als team samen bereiken.

Doelen stellen Doelen zijn essentieel om richting en inhoud te geven aan het werk en om tot teamwerk te komen. Het is de taak van het management om de bedrijfsdoelen te bepalen, maar ook om de doelen voor het dagelijkse werk vast te stellen.

Dus elk plan begint met een doel en bij de uitvoering moet iedere medewerker voortdurend op de hoogte worden gehouden van de resultaten en van zijn bijdrage daarin.

Maak je doelen SMART SMART is een ezelsbrug om goede afspraken en instructies te maken. Het staat voor: Schone melkershandschoenen voorkomen uierinfecties

BEGRIJPEN

Leg uit hoe het dagelijks werk bijdraagt aan het bereiken van jouw doele doelen, zodat de mede medewerkers het ‘waarom’ ‘waarom begrijpen.

Specifiek:

zo nauwkeurig mogelijk beschrijven, zonder overbodigheden.

Meetbaar:

alles uitgedrukt in meetbare eenheden.

Acceptabel:

je bent het er mee eens.

Realiseerbaar: werkelijk haalbaar en mogelijk in jullie situatie.

Tijdgebonden: met datums waarop je dingen doet of klaar hebt, en wanneer je controleert.

Wat heeft jouw voorkeur?

VOORKEUREN

Vraag je medewerkers om te reageren op de plannen die jij hebt om je doelen te bereiken.

Bedankt!

We hebben de doelen gehaald!

INBEDDING

Draag

G hele duidelijke werkGeef iinstructies en zorg voor de jjuiste materialen.

tijdens

altijd het melken melkers-

n handschoene

PLAN

ACTIE

BETROKKENHEID

Geef feedback, zowel positief als negatief, en vier succes.

Module 1: Beginnen met planmatig werken

11

I N H O U D E L I J K S TA P P E N P L A N : P L A N M AT I G O R G A N I S E R E N VA N E E N TA A K Stappenplan planmatig werken en protocollen STAP 1: DOELEN 1. Benoem de doelen die je met de taken wilt bereiken en beschrijf de huidige resultaten (realiteit).

2. Leg uit dat het ook een doel is om de taken planmatig te organiseren, dus om protocollen, instructies en terugkoppeling daarop te realiseren. Geef daarbij aan wat de voordelen voor het bedrijf en voor de medewerkers zijn.

STAP 2: VERANTWOORDELIJKHEID EN STAPPENPLAN 1. Geef aan wie verantwoordelijk is voor het maken van de protocollen en de inbedding daarvan.

2. Geef aan wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van elk protocol.

3. Beschrijf de stappen die je volgt (dit stappenplan).

STAP 3: INVENTARISATIE 1.

2.

3.

4.

Hoe doet iedereen het nu?

Wat zijn de sterke punten en wat zijn de verbeterpunten van de verschillende werkwijzen?

Beschrijf oplossingen om van realiteit naar doelen te komen. Gebruik ook best practices en adviezen van deskundigen.

Laat iedereen zijn voorkeur uitspreken over dingen waarover te kiezen valt.

STAP 4: PLAN EN PROTOCOLLEN 1. Spreek werkwijzen en beslisbomen af.

2. Bespreek het systeem van meten-controleren-sturen: • Tijdens het werk: hoe zie je of je het goed doet of niet? Hoe zie je of het proces goed verloopt?

Wat doe je als iets afwijkt?

• Direct na afloop: hoe zie je of het werk goed is gedaan en gegaan?

• Management: meten van de resultaten (doelen) en terugkoppelen aan medewerkers.

3. Inbedding: • Materialen afgestemd, inclusief onderhoudssysteem.

• Werkplek afgestemd.

• Voldoende tijd ingeroosterd.

• Training en instructie, hertraining.

STAP 5: DOEN EN CONTROLEREN 1.

2.

3.

4.

5.

Iedereen gaat volgens het plan werken.

Geef iedereen in het begin een aantal keren hulp en feedback. Bespreek de stand van zaken met het team.

Controleer wekelijks of materialen en inrichting op orde zijn, en of er volgens protocol gewerkt wordt.

Zijn er afwijkingen of onbegrip, evalueer de oorzaak en organiseer een instructietraining of een aanpassing van het protocol.

Controleer dagelijks-wekelijks-maandelijks de resultaten en presenteer deze aan iedereen.

STAP 6: EVALUEREN EN AANPASSEN 1. Zet een evaluatiemoment op de kalender en organiseer dit.

2. Voer verbeterpunten ook werkelijk door en evalueer die (zie stap 5).

3. Zet het volgende evaluatiemoment op de kalender.

12

Planmatig werken op het melkveebedrijf

O P D R A C H T: P R O TO C O L L E N M A K E N  D O E L E N U I T W E R K E N 1.1 Stapsgewijs protocollen maken Kies een activiteit op je bedrijf waar je op korte termijn een verbetering wenst. En beschrijf voor die activiteit stap 1, 2 en 3 uit het stappenplan van blz. 12.

Activiteit:

Stap 1: Doelen

Stap 2: Verantwoordelijkheden en Stappenplan

Stap 3: Inventarisatie

1.2 De doelen van melken vaststellen en uitwerken: Het doel van melken bestaat uit: a. het winnen van melk die geschikt is als grondstof voor de voeding van mensen; b. waarbij de koeien ontspannen zijn en hun uiers gezond blijven; c. met zicht op de kosten.

Kies voor elk van deze doelen meetpunten voor de melkers, die je SMART beschrijft. Tenminste één meetpunt per doel moet elke melker tijdens of direct na het melken kunnen aflezen.

1.

2.

3.

In het Online Support Centre vind je een invuldocument met een format voor protocollen, plus voorbeelden van protocollen. Daar kun je direct mee aan de slag.

Module 1: Beginnen met planmatig werken

13

D E VA S T E I N D E L I N G E N I N H O U D VA N E E N P R O TO C O L Standaardindeling protocol Een protocol heeft wel een aantal kwaliteitskenmerken en vaste onderdelen.

‘Houd voor alle protocollen dezelfde indeling,

vormgeving en letters aan. Dit leest gemakkelijk.’

Vaste onderdelen: 1. Titel: beschrijf kort en duidelijk de taak die door het protocol beschreven wordt.

2. Verantwoordelijkheid: wie is aangewezen voor de uitvoering van het protocol en eventueel voor het aanvullen van de materialen.

3. Materialen: stel een lijst samen met benodigde materialen.

4. Uitvoering: beschrijf heel specifiek en duidelijk de stappen van de taak. Elke zin begint met een werkwoord: bijv. zet, leg, spuit, maak enz.

Kwaliteitskenmerken: • Inhoudelijk: de werkwijze moet veilig, robuust, efficiënt, effectief en simpel zijn.

• Ingebed: iedereen kent het doel, is getraind, en de materialen, de inrichting en de planning zijn er goed op afgestemd.

• Resultaatgericht: tijdens of direct na het werk moeten de resultaten zichtbaar zijn en gekoppeld aan het (effect op) bedrijfsresultaat.

Als een van deze drie kwaliteiten onvoldoende is, zullen de betrokkenheid en de uitvoering nog niet optimaal zijn.

Dit-doe-je-zo-kaartjes Met dit-doe-je-zo-kaartjes wordt de werkwijze die beschreven wordt in een protocol op de werkplek gevisualiseerd.

Dit ondersteunt medewerkers bij het hanteren van de juiste werkwijze tijdens de dagelijkse werkzaamheden.

Op plaatsen waar geen fouten gemaakt mogen worden en op plaatsen waar je soms de vraag stelt ‘hoe zat het ook al weer?’, hang je het antwoord op: ‘Zo moet het.’

AFSLUITEN VAN HET ME LKEN EN RE Wie: INIGEN MELK Alle melker APPARATUUR Materialen: s Alle materi alen staan ter plaats beschikbaar e Uitvoering: Melkstal: 1. Spuit al le melkstel len schoon spoelstand en plaats (zie ddz-ka ze in 2. Spuit de art bij de dipbekers deur).

(2 stuks) scho uitdruipen on aan de hake en laat ze 3. Neem de n vooraan vuilnismand in de melk stal. mee naar he met de jerr t melkloka ycan dipvlo al, samen eistof als die bijna leeg is.

Melklokaal: 1. Zet de me lkmachine ui t (d draaischakel irect rech ts naast de aar “Melkm 2. Zet de me achine”) deur lkapparatuur in het melk reinigingsst lokaal in and en star de t de reinig bij de deur ing (zie dd : Opstarte n reinigin z-kaart 3. Bekijk en g melkappa bespreek de ra tu ur).

4. Leeg de me lkgegeven vuilnismand en de melk in de cont fi lter. hem schoon ainer buit en laat he en, spuit m uitdruip naast de de en op het ur. ro oster 5. Pak een nieuwe jerr ycan dipvlo uit de oude eistof, do jerrycan da e het rest arin en dr erop. je aai de afta pkraan 6. Neem de jerrycan me e naar de melkstal. melkstal en reinig de Melkstal, wachtruimte, terugloopgan 1. Reinig de g: terugloopgan g en wachtr het voetba uimte. Rein d, als dit ig ook er staat (z plaatse). ie ddz-kaar t ter 31 december 2017 – Bert Boer

Een dit-doe-je-zo-kaartje laat ter plekke zien hoe je een bepaalde eenvoudige handeling moet uitvoeren.

14

Planmatig werken op het melkveebedrijf

AANTEKENINGEN

Module 1: Beginnen met planmatig werken

15

M O D U L E 1 : S TA R T M E T E E N V O U D I G E P R O TO C O L L E N  M E L K E N

Eenvoudige protocollen: begin met melken Wil je beginnen met protocollen, begin dan met de werkwijzen rondom het melken. Op bedrijven met melkrobots start je met de stalrondes.

Als iedereen volgens standaardwerkwijzen gaat melken, merk je direct dat alle dingen beter gaan. Ook een nieuwe melker inwerken verloopt beter met protocollen.

Melken bestaat uit een klein aantal handelingen, die je vrij gemakkelijk kunt standaardiseren en beschrijven. Tijdens het melken hoef je zelden een beslissing te nemen. En ook noodzakelijke beslissingen kun je het beste standaardiseren, met beslisbomen.

‘Wat doe jij precies als je alles klaar zet om te gaan werken?’

‘Wat doe jij precies als

‘Hoe melk jij?’

je alles opruimt na het melken?’

‘Door met elkaar de doelen en de

werkwijzen te bespreken wordt je een team. Help elkaar daarbij en maak concrete afspraken.’

16

Planmatig werken op het melkveebedrijf

D E O R G A N I S AT I E S T U U R T D E K WA L I T E I T VA N H E T M E L K E N Structuur beïnvloedt kwaliteit Niet-optimaal melken vergroot de kans op uierproblemen en verminderde kwaliteit van de melk. Verschillen in werkwijze tussen melkers verlengen de melktijd en veroorzaken onrust bij de koeien. Koeien en melken floreren als alle dingen elke dag exact hetzelfde zijn.

Het melkproces bestaat uit de volgende stappen: 1. de voorbereiding; 2. het ophalen van de koeien; 3. het melken; 4. het afronden van het melken.

Concentratie tijdens het melken Melkers kunnen ongeveer 50 minuten optimaal geconcentreerd werken. Dan hebben zij 5-10 minuten ontspanning nodig, waarna ze nog een keer 50 minuten geconcentreerd kunnen melken. Na twee melkbeurten kun je een melker het beste wat anders laten doen, bijv. het ophalen van de koeien. Een uur of twee later kan deze persoon wederom twee beurten optimaal geconcentreerd melken.

Je vergroot de kwaliteit en de betrokkenheid van medewerkers als je elk melkmaal begint met een korte stand-up meeting met alle melkers: Wat is het doel? Wat speelt er?

Waar moet iedereen op letten?

Eerst kwaliteit van werken, dan snelheid Snelheid gaat vaak ten koste van kwaliteit. Lagere kwaliteit vergroot het risico op verlaagde melkstroom, blindmelken, uierinfecties en afwijkende melk in de melktank.

Plaats je huidige melkprotocollen in dit diagram en doe hetzelfde als je een nieuw protocol maakt. Dit maakt de consequenties van je keuzes duidelijk.

HOGE KWALITEIT

LANGZAAM

SNEL

LAGE KWALITEIT

Kwaliteit bestaat uit: • Stimulatie: elke speen 2x voorstralen, speenpunten masseren.

• Reinigen: schoon stuk doek, speen en speenpunt op het oog perfect schoon, desinfectie speenpunt.

• Detectie afwijkende melk: beoordeling voorgestraalde melk, signaleren gezwollen kwartier.

Snelheid (liters of koeien per uur) levert ook efficiëntie op en wordt bepaald door: • Snelheid waarmee de koeien binnenkomen en teruglopen.

• Of de melker wacht tot een rij gevuld is danwel direct begint met de eerste koe.

• Minimale variatie in werkwijzen per koe en per melkmaal (routines).

• Melktijd per koe: die is afhankelijk van: melkstroomprofiel (voorbehandelen + melkmachine) x hoeveelheid liters x melksnelheid.

• Uitgemolken koe: signaleren onvolledig gemolken, alle spenen minimaal ⅓ geraakt met tepeldip.

• Bewerkingstijd per koe: aantal handelingen x duur handelingen.

• Minimaal risico dat afwijkende melk in de melktank komt.

• Volgorde van handelingen, en de loopafstand en tijd tussen de handelingen.

• Hygiëne melkstel en handen: melkstel reinigen na koe verdacht van uierinfectie, bevuild melkstel reinigen, melkershandschoenen gebruiken en schoon houden.

• Onderbrekingen van werksequentie voorbehandelenaansluiten, bijv. door aftrappen en afwijkende melk.

• Tijdens en na het melken controleren van de kwaliteit van de werkwijzen: reinheid melkfilter, melkstalprestaties.

Module 1: Start met eenvoudige protocollen - Melken

17

M E L K S TA L : P R O TO C O L L E N O P S TA R T E N , TA N K LO K A A L Het tanklokaal: start melken, onderhoud

Eerst een plattegrond met looplijnen

In het melklokaal spelen de volgende drie taken: • Opstarten en afronden melken Maak een ddz-kaart die je in de hand kunt meenemen, met foto’s of tekeningen. Zorg dat de looplijn eindigt waar hij begint, en daar hang je deze kaart.

• Opstarten melktank na ophalen melk De handelingen verschillen per bedrijf. Essentieel is dat je controleert of de reiniging van de tank goed is verlopen. Dat zie je op het schermpje van de tankbewaking.

Begin met het startpunt: hoe zie je dat de tank geleegd is?

• Onderhoud: schoonmaakbeurt tanklokaal Doe je 1x per week tot - minstens - 1x per maand. Je combineert het in ieder geval met een inspectie van de binnenkant van de melktank met zaklamp, als de melktank leeg is. Deze schoonmaakbeurt plan je dus op een dag dat de melk wordt opgehaald.

Daarnaast kun je bepaald onderhoud, opruimen en aanvullen van voorraden combineren met deze taak.

Op veel bedrijven worden het opstarten van het melken in het tanklokaal gecombineerd met het opstarten van de melkstal, tot één werkwijze.

Teken een plattegrond met de werklijn en de plaatsen waar iets gedaan moet worden. Voor elke handeling kun je een simpele uitleg met foto’s of tekeningen maken, die je eventueel ter plaatse op de muur hangt. ingang werkkleding, berichtenbord en protocollen 1 info en materialen voor RMO melkstal 3

wasbak

5

melktank

melkapparatuur 2

‘Een plattegrond helpt je om

bijna letterlijk van boven op de werksituatie te kijken.’

droger 4 wasmachine melkmachine

Ook de rmo-chauffeur moet zijn werk veilig, effectief, efficiënt en simpel kunnen doen. Bijv. een lamp met bewegingssensor zorgt dat hij niet naar een lichtknopje moet zoeken.

18

Planmatig werken op het melkveebedrijf

O P D R A C H T: P R O TO C O L L E N O P S TA R T M E L K E N , TA N K LO K A A L 1.3 Maak het protocol ‘Alles klaar maken om te melken: in het tanklokaal’ VERANTWOORDELIJKE: DE MELKER a. b. c. d. e. f. g.

Maak een lijst van handelingen.

Maak een werkschema (looplijn) met werkinstructies (protocollen).

Loop het werkschema na: is dit simpel, logisch en efficiënt?

Loop het werkschema na als een vreemde: kun je alle handelingen gemakkelijk en foutloos uitvoeren?

Maak het protocol ‘Opstarten melken: tanklokaal’.

Hang dit-doe-je-zo-kaartjes op plaatsen waar dit nuttig kan zijn.

Hang het werkschema en de werkinstructies op een duidelijke en logische plaats: direct zichtbaar vanaf de ingang.

1.4 Maak het protocol ‘Alles klaar maken om te melken: tanklokaal na ophalen melk’ VERANTWOORDELIJKE: DE MELKER a. Maak een werkschema (looplijn) met werkinstructies (protocollen) voor het controleren en gebruiksklaar maken van de melktank. Neem hierin mee: • Hoe weet de melker dat de tank is leeggemaakt?

• Is er een veiligheidssysteem zodat de melker niet kan melken als de melktank niet is klaargezet?

1.5 Maak het protocol ‘Alles klaar maken om te melken: in de melkstal’ VERANTWOORDELIJKE: DE MELKER a. Maak een lijst van handelingen. b. Maak een werkschema (looplijn) met werkinstructies (protocollen) voor het controleren en gebruiksklaar maken van de melktank. Neem hierin mee: • Hoe weet de melker dat de tank is leeggemaakt?

• Is er een veiligheidssysteem zodat de melker niet kan melken als de melktank niet is klaargezet? c. Loop het werkschema na: is dit simpel, logisch en efficiënt? d. Loop het werkschema na als een vreemde: kun je alle handelingen gemakkelijk en foutloos uitvoeren? e. Maak het protocol ‘Opstarten melken: tanklokaal na ophalen melk’. f. Hang dit-doe-je-zo-kaartjes op plaatsen waar dit nuttig kan zijn. g. Hang het werkschema en de werkinstructies op een duidelijke en logische plaats: direct zichtbaar vanaf de ingang.

1.6 Maak het protocol ‘Wekelijks reinigen tanklokaal, onderhoud en materialen aanvullen’ VERANTWOORDELIJKE: DE MELKER a. Maak een lijst van handelingen (wat moet er worden schoongemaakt?) b. Maak een werkschema (looplijn) met werkinstructies (protocollen). Neem hierin mee: • Lijst van controles onderhoud en voorraden.

• Is er een eenvoudig systeem zodat materialen tijdig worden aangevuld? (bijvoorbeeld bestelkaartjes met minimale voorraden en bestelhoeveelheden). c. Loop het werkschema na: is dit simpel, logisch en efficiënt? d. Loop het werkschema na als een vreemde: kun je alle handelingen gemakkelijk en foutloos uitvoeren? e. Maak het protocol ‘Wekelijks reinigen tanklokaal, onderhoud en aanvullen’. f. Hang dit-doe-je-zo-kaartjes op plaatsen waar dit nuttig kan zijn. g. Hang het werkschema en de werkinstructies op een duidelijke en logische plaats: direct zichtbaar vanaf de ingang.

In het Online Support Centre vind je materialen die je nodig hebt om je eigen protocollen, loopschema’s en instructiekaarten te maken.

Module 1: Start met eenvoudige protocollen - Melken

19

M E L K S TA L : O P H A L E N VA N D E K O E I E N Organisatie ophalen van de koeien Voordat het melken kan beginnen moet je uiteraard de koeien ophalen. Met een goede organisatie en werkstructuur weten jij én de koeien waar ze aan toe zijn. Bij grotere koppels koeien scheelt het al snel 15 minuten tijd tussen een optimale werkwijze en een niet-optimale.

Doel en meetpunten Het doel van het ophalen van de koeien is: de koeien zonder stress en risico’s naar de wachtruimte drijven en eventueel onderwijl andere handelingen doen. Je wilt dit efficiënt doen, dus met zo min mogelijk: tijd, mensen en materialen.

Derhalve zijn je meetpunten: de gebruikte tijd en de hoeveelheid onrust bij de koeien.

De belangrijkste bouwstenen en uitgangspunten De belangrijkste bouwstenen en uitgangspunten voor het ophalen van de koeien zijn: 1. De koeien lopen in hun eigen tempo.

Koeien sneller laten lopen leidt tot problemen: meer kreupelheid, koeien die op de drijver wachten voordat ze gaan lopen, koeien die slecht de melkstal in willen gaan.

2. Genoeg ruimte in de wachtruimte, zodat koeien van achter naar voren kunnen lopen.

In de wachtruimte herschikken de koeien zich om in hun vaste volgorde door de melkstal heen te lopen.

Hiervoor moet ruimte zijn. Er mogen geen koeien met de kop omhoog staan (paniek) en geen koeien dwars voor het opdrijfhek.

3. Ligboxen verzorgen.

Het werkt snel en effectief als je ligboxen verzorgt op het moment dat de koeien weg zijn om gemolken te worden. Doordat je de koeien in hun eigen tempo moet laten lopen, heb je voldoende tijd om de ligboxen te verzorgen. En doordat je bezig bent, heb je veel minder de neiging om de koeien op te jagen.

4. Drinkbakken en doorsteken schoonmaken.

De drinkbakken kun je ook tijdens een andere controleronde schoonmaken. Je wilt de doorsteken de hele dag zo schoon mogelijk, dus die reinig je nu wel.

Investeer in een optimale stalinrichting Bij het ophalen van de koeien spelen een aantal inrichtingskenmerken een rol: • de plaatsing van hekken en kruispaden; • of groepen koeien elkaar moeten kruisen; • of de koeien allemaal in de wachtruimte passen.

Inbedding in het andere werk Net als bij alle taken, gaat er iets vooraf aan het ophalen van de koeien en volgt er iets op. Als je het ophalen kunt combineren met andere taken op je route ben je efficiënt bezig. ‘s Morgens wil je de koeien een signaal geven dat het melken gaat beginnen. Zodat ze opstaan, de ligboxen verlaten en richting melkstal lopen. Het licht aandoen en eventueel muziek aanzetten zijn gemakkelijke manieren. Dit kun je handmatig doen of met een tijdschakelaar.

Je controleert eerst de kalfkoeien en zorgkoeien. Vervolgens zet je de melkstal klaar en dan haal je de koeien op. Als je met twee of meer bent, start iemand met melken van de koeien die al naar de melkstal zijn gelopen. De drijver kan na het ophalen van de koeien voeren of voer aanschuiven, zodat de koeien na het melken vers voer aan het voerhek vinden.

Informatie oppikken

De persoon die de koeien ophaalt kan bepaalde belangrijke dingen zien: 1.

2.

3.

4.

tochtige koeien; of de voerbak leeg is; opvallende zaken; andere dingen, zoals de hoeveelheid strooisel in de ligboxen.

‘Iets gezien?’

Dit is een punt om elke keer even te bespreken: ‘iets gezien?’

In een goed ontworpen stal met slim geplaatste hekken kan één persoon probleemloos de koeien ophalen en kunnen de koeien comfortabel en ongestoord lopen.

Verstoringen voor, in en na de melkstal zorgen dat de koeien minder vlot de melkstal in lopen.

20

Planmatig werken op het melkveebedrijf

O P D R A C H T O P H A L E N K O E I E N : W E R K L I J N E N , P R O TO C O L M A K E N 1.7 Ontwerp een efficiënte werklijn Je bent met twee personen. Jouw collega melkt, jij haalt de koeien op en doet de rest.

Ontwerp een efficiënte werklijn voor het ophalen van de koeien. Tijdens het ophalen verzorg je de ligboxen en maak je dwarspaden schoon. Bij het ochtendmelken maak je ook de drinkbakken schoon.

Loop met je vinger over deze tekening en beantwoord de volgende vragen. a. Wat is de juiste plaats van de boxenkrabber? b. Je melkt eerst de verse koeien. Terwijl die gemolken worden en teruglopen, haal jij de volgende groep.

Welke groep is dit? Welke groep melk je daarna? c. Waar moeten de hekken in de loopgang van de stal 1 stal 2 koeien staan, waar is de in-/uitgang voor de koeien, hoe werk jij door elke stal heen? d. 1x per week zet je een voetbad. Hoe organiseer je dit? strohok: e. Jij schuift voer aan tijdens het melken. Hoe doe je ligboxen - droge koeien dit? Waar maak je je laarzen schoon?

- afkalven - verse koeien rust-/vreetstal

ligboxen

ligboxen

separatie, behandeling

melklokaal enz.

melkstal

wachtruimte ligboxen

ligboxen

rust-/vreetstal

rust-/vreetstal

ligboxen

ligboxen

stal 3

stal 4

1.8 Maak het protocol ’De koeien in de wachtruimte brengen om ze te melken’ VERANTWOORDELIJKE: DE MELKER, DE KOEIENOPHALER a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Maak een plattegrond met looplijnen.

Maak een lijst van handelingen.

Maak een werkschema voor jouw bedrijf.

Loop het werkschema na: is dit simpel, logisch en efficiënt?

Loop het werkschema na als een vreemde: kun je alle handelingen gemakkelijk en foutloos uitvoeren?

Maak werkinstructies per handeling die je onderweg tegenkomt.

Maak het protocol ‘Ophalen van koeien’.

Maak dit-doe-je-zo-kaartjes voor handelingen waar dit nuttig kan zijn en hang ze op.

Hang het werkschema en de werkinstructies op een duidelijke en logische plaats: direct zichtbaar vanaf de ingang.

Module 1: Start met eenvoudige protocollen - Melken

21

M E L K S TA L : M E L K P R O TO C O L L E N Vier melkprotocollen zijn nodig

Doel en meetpunten

In de melkstal zijn standaardwerkwijzen nodig voor de volgende taken: 1. het melken: - voorbehandelen en aansluiten; - nacontrole en spenen dippen.

2. de reactie op een koe met afwijkende melk.

3. de reactie op een afgetrapt melkstel of luchtzuigen.

4. het opruimen en afwerken van het melken.

Het doel van het melken is: op hygiënische wijze de melk verzamelen die geschikt is als voedingsmiddel voor mensen, en daarbij zorgen dat de uiers gezond blijven en de koeien comfortabel.

Derhalve zijn je meetpunten: de gebruikte tijd, de kwaliteit van de melk, het melkproces en de rust bij de koeien. Het melkproces meet je bijv. via de reinheid van de spenen na voorbehandeling, de positie van het melkstel en het verloop van de melkstroom.

In deze lijst is al de keuze gemaakt dat koeien met mastitis, koeien die onder behandeling zijn en verse koeien allemaal startpunt zijn van het protocol ‘koeien met afwijkende melk’. Bedrijven waar deze dieren in verschillende groepen worden geplaatst, kunnen dus met andere protocollen werken. Zie ook blz. 70.

Het hangt af van het type melksysteem hoe de werkzaamheden er exact uit zien. Grofweg zijn er 4 varianten: 1. melkput 2. draaimelkstal 3. swing-over melkstal 4. melkrobot

Onderbrekingen en afwijkingen Als je ergens op moet reageren, doe je dit na afloop van je taak. Je maakt dus eerst het werk af en gaat dan terug om andere dingen te doen. Tenzij het iets heel eenvoudigs is of als het heel spoedeisend is. Dit leg je vast in de werklijst.

‘De omstandigheden en materialen moeten de melkers

in staat stellen om goed werk te leveren. Dit begint bij

voldoende licht en duidelijke instructies. Als de melkers niet op de juiste wijze melken, vraag ze allereerst waarom dit zo is.’

De werkwijze bij een melkrobot is fundamenteel anders en wordt op bladzijde 24 en 25 behandeld.

‘Juist het automatisme zorgt dat je elke koe

optimaal voorbehandelt en aansluit. Wen jezelf de juiste routine aan, wijk hier nooit vanaf en lever nooit half werk.’

Bouwstenen voor het maken van het melkprotocol 1. Aantal koeien per loop of cyclus 2. Werkwijze rondom voorbehandelen Aandachtspunten: gebruik uierdoeken, spenen schoonmaken en voorstralen.

3. Aansluiten Aandachtspunten: Lucht zuigen, gedraaide tepelbekers en positie melkstel.

4. Acties tijdens afwijkingen Aandachtspunten: afwijkende melk, tepelbeker zuigt lucht, afgetrapt melkstel.

22

Planmatig werken op het melkveebedrijf

O P D R A C H T: M E L K P R O TO C O L L E N E N LO O P S C H E M A M A K E N 1.9 Maak het protocol ‘Melken’ VERANTWOORDELIJKE: DE MELKER a. Leg het aantal koeien per loop vast. b. Maak een lijst van handelingen in de loop. c. Maak een werkschema (looplijn) met werkinstructies (protocollen) per loop. Neem hierin mee: • Voorbehandelen en aansluiten • Nacontroleren en dippen • Reactie op koeien met afwijkende melk • Reactie op melkstel aftrappen d. Loop het werkschema per loop na: is dit simpel, logisch en efficiënt? e. Loop het werkschema na als een vreemde: kun je alle handelingen gemakkelijk en foutloos uitvoeren? f. Teken de melkput met bouwstenen en looplijnen. g. Maak het protocol ‘Melken’. h. Hang dit-doe-je-zo-kaartjes op plaatsen waar dit nuttig kan zijn. i. Hang het werkschema en de werkinstructies op een duidelijke en logische plaats: direct zichtbaar vanaf de ingang.

Zij-aan-zij schuin (visgraat)

Zij-aan-zij recht

Carrousel buitenmelker

Carrousel binnenmelker

In het Online Support Centre vind je tekeningen zoals je hier ziet plus andere materialen die je nodig hebt om je eigen protocollen, loopschema’s en instructiekaarten te maken.

Module 1: Start met eenvoudige protocollen - Melken

23

M E L K R O B O T: P R O TO C O L L E N S TA L R O N D E S De stalrondes bepalen de werkplanning Het dagelijks werk in stallen met melkrobots is gebaseerd op vier stalrondes: twee grote en twee kleine.

In het begin van de ochtend en eind van de middag loop je een grote ronde, rond het middaguur en in de avond doe je een kleine ronde.

24

De ochtendronde bevat ook de taken die je maar 1x per dag doet, zoals het melkďŹ lter vervangen.

Voordat je aan een stalronde begint kijk je snel naar de zorgkoeien, in ieder geval de kalfkoeien. Als daar urgent werk is, doe je dit voordat je de stalronde uitvoert.

1. Informatie ophalen, gebruiken, opslaan

2. Koeien ophalen

3. Ligboxen verzorgen

4. Koeien controleren

5. Huisvesting controleren en verzorgen

6. Robot controleren, schoonmaken en onderhouden

Planmatig werken op het melkveebedrijf

O P D R A C H T: W E R K W I J Z E N S TA L R O N D E N M E L K R O B O T 1.10 Maak de protocollen voor de stalrondes a. Maak een lijst met de handelingen die je doet in de volgende stalronde, op de juiste volgorde.

• de eerste grote ronde (ochtend) • de eerste kleine ronde (rond het middaguur) • de twee grote ronde (eind van de middag) • de tweede kleine ronde (avond)

b. Gebruik een plattegrond van de stal om de looplijn te controleren en pas eventueel de lijst aan.

c. Zijn deuren en doorstappen op de meest logische plaats? Staan alle dingen die je nodig hebt op de juiste plaats? Kun je je laarzen op de juiste plaats schoonspuiten?

d. Staan de kalfkoeien op een handige plaats om gecontroleerd te worden? Kun je binnen 5 minuten een kalfkoe of -vaars vastzetten om grootte en ligging van het kalf te controleren? Kun je in 30 minuten een pasgeboren kalf volledig verzorgen?

‘Op kleine bedrijven kan het efficiënt zijn om in een stalronde meerdere handelingen te combineren. Let dan op dat je elke handeling met genoeg aandacht uitvoert.

Op grotere bedrijven is het beter om de handelingen te splitsen. Dan kun je je meer concentreren en lever je betere kwaliteit, plus je verliest minder tijd doordat je niet telkens wisselt tussen werkzaamheden.’

Module 1: Start met eenvoudige protocollen - Melken

25

M E L K S TA L : P R O TO C O L L E N A F R O N D E N M E L K E N Afronden van het melken Ook het afronden van het melken omvat vaste taken, waarvan je er geen mag vergeten of overslaan en die iedereen precies hetzelfde moet doen. Zodat melkapparatuur, melklokaal en melkstal optimaal gereinigd worden en zodat alles weer klaar staat voor het volgende melkmaal.

Het protocol ‘Afronden van het melken’ omvat de volgende onderdelen: 1. klaarzetten van de melkapparatuur (melkstellen, melkmachine) en een reinigingscyclus starten; 2. schoonmaken van de melkstal en wachtruimte; En als dit zo georganiseerd is: 3. behandelen van gesepareerde koeien.

Doel en meetpunten Het doel van afronden van het melken is: de melkapparatuur schoonmaken en instellen voor automatische reiniging, materialen en werkruimtes opruimen en reinigen, zodat de volgende melkbeurt direct kan starten.

Derhalve zijn je meetpunten: de gebruikte tijd, de reinheid van diverse materialen, apparatuur en ruimtes, en of de volgende melkbeurt direct kan starten.

‘Richt de werkwijzen en materialen zo

in, dat het onmogelijk of heel moeilijk is om fouten te maken.

Hier zijn de ene jerrycan plus slang

en dop groen, en de andere rood. Je kunt bijv ook zorgen dat de doppen

maar op één jerrycan passen en niet op beide.’

Voorraad en onderhoud Naast de dagelijkse reiniging en onderhoud na het melken, heb je reinigings- en onderhoudstaken die je op andere vaste momenten doet. Maak hiervan een lijst en plaats ze in een vaste planning, bijv. die voor de wekelijkse reiniging van het tanklokaal. Denk aan het vervangen van tepelvoeringen, het leegmaken van vuilnisbakken, het aanvullen van voorraden, enz.

Protocollen zijn bedrijfsspecifiek Je kunt protocollen niet een-op-een overnemen van andere bedrijven, maar er wel van leren.

Er zijn altijd keuzen gemaakt die te maken hebben met de situatie, inzichten, meningen, het verleden en wensen van de mensen die ze moeten uitvoeren.

In de linker, 2x12 melkstal melkt één melker elke rij in twee groepen van 6 koeien: 6-6. In de rechter, 2x20 melkstal melken twee melkers 5-55-5, of 7-7-6. Wat je kiest hangt onder meer af van de liters die de koeien gemiddeld geven en daarmee de tijd die het duurt om ze te melken.

26

Planmatig werken op het melkveebedrijf

O P D R A C H T: P R O TO C O L L E N A F S LU I T E N VA N H E T M E L K E N 1.11 Maak het protocol ‘Afronding melken inclusief opruimen en reinigen ’ VERANTWOORDELIJKE: DE MELKER a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Maak een plattegrond met de looplijnen Maak een lijst van handelingen.

Maak een werkschema met werkinstructies.

Loop het werkschema na: is dit simpel, logisch en efficiënt?

Loop het werkschema na als een vreemde: kun je alle handelingen gemakkelijk en foutloos uitvoeren?

Maak een plattegrond met looplijnen en handelingen.

Maak het protocol ‘Afsluiten van het melken en reiniging melkapparatuur’.

Hang dit-doe-je-zo-kaartjes op plaatsen waar dit nuttig kan zijn.

Hang het werkschema en de werkinstructies op een duidelijke en logische plaats: direct zichtbaar vanaf de ingang.

‘Het melken is pas klaar, als alle informatie op zijn plaats is,

alles is opgeruimd, en alles weer helemaal klaar staat voor het volgende melkmaal.’

Module 1: Start met eenvoudige protocollen - Melken

27

M E T E N E N V E R B E T E R E N M O E T, F E E D B A C K E N O V E R L E G O O K Feedback na het melken: goed/niet goed?

Voor een optimale betrokkenheid moet je zorgen dat elke medewerker zo snel mogelijk na een taak kan zien wat het resultaat is en of hij zijn werk goed heeft uitgevoerd. Dit heet ‘feedback’: terugkoppeling op wat je gedaan hebt of wat er gebeurd is.

De directe feedback die een melker heeft op zijn werk bestaat uit de reinheid van het melkfilter en uit de melkstalprestaties. Deze laatste vindt hij in de computer. De melkstalprestaties bieden hem ook de gelegenheid om zichzelf met andere melkers te vergelijken.

Zorg ook dat de melkers op de hoogte zijn van de actuele situatie wat betreft melkproductie, uiergezondheid en melkkwaliteit. Je wilt immers dat zij een positieve bijdrage daaraan leveren. En zij willen dit ook.

Controle na het melken Melkfilter De controle van het melkfilter na het melken, is een spannend moment. Want dit vertelt je of je misschien een koe gemist hebt met vlokjes in de melk. En je krijgt een beeld hoe goed je als melker(s) de spenen hebt gereinigd.

‘Het kan wel een half

jaar duren voordat een

nieuwe medewerker op zijn

gemak is en werkelijk alles overziet. Protocollen helpen dit proces te versnellen en het werkplezier van de

medewerker te verbeteren.’

Teamoverleg op vaste momenten Je houdt maandelijks een teamoverleg met de melkers.

Als het melken continu doorgaat, moet je dit dus in twee groepen doen. In dit overleg bespreek je de resultaten en de werkwijzen, ook de ondersteunende werkwijzen en materialen (zoals wassen uierdoeken). Aspecten die ook invloed hebben op het melken, komen ook nu op tafel: hygiëne koeien en staarten, opdrijven koeien, enz. Laat de melkers zoveel mogelijk zelf hun roosters regelen. Individuele feedback geef je een-op-een. Maak tijd vrij om dit tijdens het werk te doen. Gesprekken waarin veel emotie kan vrijkomen, doe je op een geschikte plaats.

Zorg dat de melkers een vuile melkfilter zien als een signaal voor verbetering en help ze daarmee. Straf ze er niet op af, want dan gaan ze de filter verstoppen of schoonmaken.

Melkstalpresaties Laat elke melker na elke melkbeurt de gegevens van het melken in het managementprogramma bekijken. Leer ze wat de verschillende getallen betekenen en hoe ze de resultaten beïnvloeden. Dit kun je zelf doen of er een adviseur voor inschakelen.

Melken: uitvoering Groep: Parameter

Alle

% tijd melkstellen aangesloten Melk / stand / uur Koeien / stand / uur

22 22 23 22 21 33 31 35 28 27 2.9 2.8 2.6 3.0 3.0

30 45 4.0

Melksnelheid 0-15 seconden Melksnelheid 15-30 seconden Melksnelheid 30-60 seconden “Piek” Melksnelheid

1.0 2.7 2.8 3.5

1.1 3.1 3.1 3.8

1.1 3.1 3.3 3.9

0.9 2.4 2.7 3.0

0.9 2.1 2.5 3.0

1.5 2.5 3.0 4.0

% melk in 2 minuten 49 % tijd met lage Melksnelheid 13 Seconden met lage Melksnelheid 35

48 11 31

45 9 30

49 11 30

59 10 29

50 10 30

1

2

3

4

Doel

Groep 1 en 2: hoog productief, koeien Groep 3: laag productief, koeien Groep 4: vaarzen Trainings- en overlegbijeenkomsten dragen sterk bij aan de teamgeest, motivatie en betrokkenheid, en de kwaliteit van werken.

28

Het percentage melk in de eerste twee minuten is een maat voor de kwaliteit van het voorbehandelen. Dit moet minimaal 50% zijn.

Planmatig werken op het melkveebedrijf

AANTEKENINGEN

‘Medewerkers zijn scherper en beter gefocust, als je de dag

of de week begint met een stand-up meeting. Die duurt kort: 5 minuten, en nóóit langer dan 15 minuten. Het moet kort, daarom blijft ook iedereen staan.

Je noemt het doel en geeft aan waar iedereen specifiek

op moet letten. En je vertelt wat er gedaan is met eerdere opmerkingen.

In een stand-up meeting ga je geen problemen oplossen, daarvoor zijn andere momenten.’

Module 1: Start met eenvoudige protocollen - Melken

29

M O D U L E 2: D E V O LG E N D E S TA P I N P L A N M AT I G W E R K E N

Leiden en leidinggeven Leidinggeven berust op inzicht en begrip van mensen. Je moet jezelf kennen en je collega’s begrijpen. Het doel van leidinggeven is om de werkzaamheden te laten gebeuren terwijl jij er niet bij bent.

Dit begint met ‘het waarom’ uit te leggen en te specificeren in concrete doelen. En dan spreek je je verwachtingen uit.

Vervolgens zou de medewerker de gewenste resultaten moeten halen en vaak ook het werk op de juiste manier moeten doen. Dit vraagt om instructie en training, plus de juiste hulpmiddelen en omstandigheden.

Ieder mens wil in principe goed werk leveren. Daartoe moet de medewerker weten of de dingen goed zijn en wat het resultaat is. Dit zo snel mogelijk na -of beter nog: tijdens- het werk.

Managementmodellen kunnen helpen om beter leiding te geven BOVEN

Aa nv a

g

en

CONCURREREND

Lei di n

m ne

nd lle LEIDEND

d

AANVALLEND

HELPEND

TEGEN

SAMEN

De

fe

ns

Weet dat jouw gedrag bepaald gedrag van je medewerker oproept. Want jij bent de leider. Medewerkers, volgers, doen jouw gedrag na. Bijvoorbeeld als jij samenwerkend en steunend bent, worden jouw medewerkers dit ook.

Maar let op, leidinggeven is balanceren. Richting geven is noodzakelijk, maar bijv. als jij te sturend bent, worden jouw medewerkers te volgend. Ruimte en verantwoordelijkheid geven leidt tot hoge betrokkenheid. Maar als jij te weinig ondersteuning levert en op de persoon speelt, worden medewerkers afstandelijk en vervreemden ze.

30

MEEWERKEND

TERUGGETROKKEN

ie

VOLGEND

f ONDER

ss en d

OPSTANDIG

a np Aa

De Roos van Leary helpt je om te begrijpen hoe jouw gedrag leidt tot een bepaald gedrag bij jouw medewerkers, baas of collega’s.

Planmatig werken op het melkveebedrijf

V O O R WA A R D E N V O O R B E T R O K K E N E N B E V LO G E N M E D E W E R K E R S Deze succesfactoren dragen bij aan de betrokkenheid van medewerkers.

1. Je kent de doelen en weet wat van je verwacht wordt ‘Ik wil topkwaliteit melk melken.’

Motivatie

‘Ik verwacht dat je elke koe volgens protocol melkt.’

2. Je weet wat je moet doen en hoe , ook als er problemen zijn

‘Op de cursus heb ik precies geleerd hoe de software werkt. Handig!’

‘Even op het protocol checken of alles klopt met die slang en het filter...’

Bekwaamheid

3. De regels zijn duidelijk ‘Wij slaan en schoppen geen koeien’

‘Afval gaat altijd in de bestemde afvalbakken’

‘Een klus is af als alles les opgeruimd is en klaarr voor de volgende klus’’

4. De omstandigheden helpen mee

‘De koe staat vast, het is veilig en gemakkelijk om te werken’

Gelegenheid

‘De planning geeft aan dat er tijd is om de kluss te doen’

‘Alle materialen zijn aanwezig en gebruiksklaar om een koe te bekappen’

5. Je weet heel snel de resultaten en of je het goed doet, plus oplossingsrichtingen

Module 2: De volgende stap in planmatig werken

‘De melkstalprestaties laten zien dat je uitstekend gemolken hebt! Goed gedaan!’

Feedback

‘A doe je goed, met B haal je de doelen niet. Zullen we daaraan gaan werken?’

31

ZELFKENNIS, OM BETER LEIDING TE GEVEN Ken jezelf Hoe beter je jezelf kent, hoe beter je in staat bent om jezelf en anderen te leiden. Bovendien moet je mensen ook vooral laten doen waar ze goed in zijn, om het beste totale resultaat te halen. Persoonlijkheidsanalyses helpen ook bij het samenstellen van een team en bij het beter samenwerken.

‘Klopt jouw zelfbeeld met de werkelijkheid?’

De DISC persoonlijkheidsanalyse DISC is een veel gebruikte persoonlijkheidsanalyse.

Daarom staat deze hier als voorbeeld. Maar er zijn veel andere methoden die op andere persoonlijkheidskenmerken beoordelen.

ctief era Int

Do m i

Daadk rach tig -

• Hebben contact met mensen nodig en kunnen vervolgens inspireren en zorgen voor sfeer, teamgeest en mensen in beweging brengen.

• Houden van een ‘wij’-gevoel en succes.

• Willen enthousiasme, veel praten en Insp humor. irer en • Worden ongemakkelijk van: werkd– In lijsten, tijdschema’s, routines, v onvriendelijke personen en afgewezen worden.

• Kunnen overdrijven, dingen niet af maken, afspraken niet (helemaal) nakomen, teveel praten.

• Oppervlakkig.

– ed lo

• Hebben doelen en richting nodig en werken EXTRAVERT daar vol energie naar toe.

• Houden van uitdaging, afwisseling, moeilijke taken.

• Willen ruimte en vrijheid van handelen.

• Worden ongemakkelijk van: kkend gecontroleerd worden, niet serieus rpa o o genomen worden.

–D t n • Kunnen autoritair zijn, na ongeduldig en details uit het oog verliezen.

• Onverbiddelijk.

MENSGERICHT

nd ke er

-

t ec

–S

al ocia

Consc i ë n tie us Co rr

32

• Hebben voorspelbaarheid en routine nodig. Ze werken dan grondig en volgens de richtlijnen. Zijn verbinders in een team.

• Houden van een specialisme en waardering.

• Willen samenwerken.

• Worden ongemakkelijk van onderlinge spanning, onzekerheid en druk.

• Zijn soms té bescheiden, teruggetrokken en nijdig, tegen veranderingen.

Sa m en w

• Hebben structuur en rust nodig, zorgen vervolgens voor consistentie, kwaliteit en structuur.

• Houden van werklijsten, tijdschema’s, procedures, orde en netheid, nauwgezetheid.

• Willen ruimte voor analyseren.

• Worden ongemakkelijk van te weinig analyse, snelle beslissingen en kritiek krijgen.

• Soms te veel oog voor detail, te voorzichting, te pietluttig.

Stab iel –

rend rme o f n Co

TAAKGERICHT

INTROVERT

Planmatig werken op het melkveebedrijf

O P D R A C H T: Z E L F K E N N I S O N T W I K K E L E N E N G E B R U I K E N 2.1 Leer jezelf kennen a. b. c. d.

Vul de persoonlijkheidsanalyse op de website in.

Herken je jezelf in het resultaat?

Wat zijn je sterke punten? Wat heb je nodig om die in teamverband tot waarde te laten komen?

Wat zijn je zwakke punten? Zwakke punten zijn vaak doorgeschoten sterke punten. Wat kun je doen om daar geen hinder van te hebben?

Extra vragen: e. Je zoekt een nieuwe medewerker. Kan een persoonlijkheidsanalyse van kandidaten behulpzaam zijn bij het vinden van een goed nieuw teamlid? f. Laat van jezelf en alle medewerkers een persoonlijkheidsanalyse maken.

• Bespreek deze met elkaar.

• Herkent iedereen elkaar in de analyse?

• Hoe helpt dit om elkaar beter te begrijpen en dus beter samen te werken? g. Weten met welk ‘type’ medewerker je te maken is bijna onmisbaar om effectief samen te werken. Dit bepaalt namelijk ook hoe je het meest effectief met iemand kunt communiceren. Een ‘blauw’ type wil vooral duidelijke instructies en vaste werkwijzen, een ‘geel’ type wil graag ruimte voor eigen inbreng.

Noem voor elk type twee dingen waar ze grote behoeften aan hebben om met zelfvertrouwen te kunnen werken en twee dingen waar ze moeilijk mee kunnen omgaan. Meestal zijn dit elkaars spiegelbeelden.

‘Gebruik je sterke punten, zorg dat je geen last hebt van je zwakke punten en lach af en toe om jezelf.

Persoonlijke eigenschappen zijn een gegeven en op zichzelf niet goed of fout.’

Module 2: De volgende stap in planmatig werken

33

NIEUWE MEDEWERKERS INWERKEN Instructie medewerkers In het dagelijkse werk heeft elke medewerker antwoorden nodig op de volgende vragen: 1. Wat moet ik doen, wanneer, waarom en hoe?

2. Hoe weet ik of ik dingen goed doe?

3. Kan ik mij redden als er iets fout gaat, of als ik iets niet kan of niet weet?

Nieuwe medewerkers moeten ook de antwoorden hebben op deze vragen en weten in principe nog niets. Dit is een voordeel en een nadeel: ze hebben nog geen ongewenste werkroutines, maar wel veel ondersteuning nodig bij het inwerken.

De antwoorden op bovenstaande vragen zijn bouwstenen voor betrokkenheid, net als een correcte beloning, respect, uitdaging en het gevoel dat je werk er toe doet.

Voorbeeld inwerken nieuwe medewerkers: melken Begin met het doel Het doel van melken is het oogsten van topkwaliteit melk en daarbij de uiers van de koeien zo gezond mogelijk te houden. Elke koe moet volledig op haar gemak zijn tijdens het binnenkomen, melken en teruglopen.

Instructie nieuwe medewerkers: doe een 1-2-3-tje Instrueer medewerkers volgens een 1-2-3-tje. Dit houdt in: • 1x duidelijk uitleggen • 2x zelf voordoen • 3x zelf laten doen en feedback geven

Geen enkele nieuwe medewerker kan alle informatie in één keer bevatten en onhouden.

In de sportwereld noemen ze dit: • ‘praatje’: uitleggen • ‘plaatje’: laten zien • ‘daadje’: zelf laten doen

Uitleg en achtergrond Leg de achtergronden uit van het melkprotocol en hoe deze bijdragen aan de doelen: topkwaliteit melk, gezonde uiers, comfortabele koeien. Doe dit zodra je denkt dat de nieuwe melker het kan onthouden.

1. Leg uit hoe de koe de melk laat schieten: prikkeling speenpunt, oxytocine-release, melkstroom, 60-90 sec tussen eerste prikkeling en aansluiten.

2. Leg uit hoe uierinfecties ontstaan, die de oorzaak zijn van uierontsteking: intreden van bacteriën via het tepelkanaal.

3. Toon de melkinstallatie en melktank, beschrijf hoe de melk stroomt en drink een beker melk uit de melktank.

4. (Later) leg uit hoe het melken werkt (tepelbeker, tepelvoering, vacuüm, pulsators, speenbelasting).

Stappenplan instructie geven 1. Bespreek de volgorde van handelingen en de looproute (schema met pijlen).

‘Elke persoon is anders. De een leert snel, de andere langzaam. Sommigen leren

door te kijken, anderen door te doen, te luisteren, of te lezen.

Maar iedereen leert het beste door het aan een ander uit te leggen...’

34

2. Benadruk het belang van tijd: 60-90 sec tussen stimulatie en aansluiten, ≥ 30 sec inwerktijd van een pre-dip. Hang een klok met duidelijke secondewijzer in de melkput, goed zichtbaar voor de melkers.

3. Bespreek hoe de melker moet omgaan met afwijkingen: koe met afwijkende melk, koe die melkstel aftrapt, tepelbeker die lucht zuigt.

Planmatig werken op het melkveebedrijf

O P D R A C H T: I N W E R K P R O G R A M M A N I E U W E M E D E W E R K E R 2.2 Maak een programma voor het inwerken van een nieuwe medewerker: a. Maak een planning: wanneer leer je de nieuwe collega wat?

b. Wie is verantwoordelijk, uitgesplitst per taak?

c. Heb je de protocollen voor elke taak? Zijn deze actueel?

d. Ieder die een taak moet leren, bespreekt met de groep hoe hij deze als 1-2-3-tje gaat uitleggen.

e. Wanneer heb je het eerste evaluatiemoment met de nieuwe collega? Wat bespreek je dan?

f. En wanneer heb je de volgende evaluatiemomenten? Zijn er verschillende soorten evaluaties, bijv per taak, per dag, per week? Probeer taken direct te evalueren, want dan zit het vers in ieders geheugen.

g. Op welke momenten heb je de volgende gesprekken: • ‘Hoe gaat het?’

• ‘Voel je je op je gemak en in staat om deze taak goed te doen?‘ • ‘Dit zijn je resultaten: ... ‘ ‘Wat vind je ervan?’

‘Dit vind ik ervan: …‘ ‘Ik verwacht nu van je dat je ...’

‘Vaak wordt een nieuwe medewerker aangenomen omdat je veel te druk bent. Door de drukte is de verleiding groot om te weinig tijd aan het inwerken te besteden.

Trap niet in die valkuil. Maak een plan met de medewerker: ‘dit werk kun jij direct doen, waardoor ik tijd krijg om jou goed in te werken’. En werk hem/haar goed in.’

Module 2: De volgende stap in planmatig werken

35

FEEDBACK GEVEN: CONSTRUC TIEF EN EERLIJK Feedback geven

Samenwerken en feedback geven

Feedback geven houdt in dat je iemand duidelijk maakt wat je van zijn gedrag, werk of resultaten vindt. Elke moment dat je met elkaar in contact bent, kun je feedback geven. Dus mondeling en schriftelijk. Tot en met een bericht op een whiteboard: “goed gedaan!”

Maar, feedback geven en op de juiste manier feedback geven is niet gemakkelijk. Gelukkig bestaan er goede, behulpzame regels voor en kun je het leren en oefenen. Het helpt bijv. als je open en eerlijk zegt: ‘ik vind dit heel lastig...’

Mensen leren het meeste van het bevestigen van goed gedrag. Dus als je laat merken dat je gezien hebt dat ze iets goed gedaan hebben. Dit noemen we positieve feedback.

Iedereen krijgt energie van het ontvangen van een compliment: jij, je baas, je collega, de loonwerker, enz.

Benoem specifiek wat je vindt dat de ander goed gedaan heeft. Dan is het duidelijk voor hem of haar, en leer je er zelf ook nog van.

Succes wordt gemaakt door mensen en meestal ook nog in goede samenwerking. Elkaar vertellen als je vindt dat iets goed of niet goed gedaan wordt is een belangrijke bouwsteen voor werkplezier en samenwerken.

Iemand heeft alleen iets aan feedback, als het hem concreet richting geeft om te verbeteren. Het maakt niet uit of je nou leidinggevende bent, collega of ondergeschikte.

Allemaal heb je regelmatig feedback nodig om goed en steeds beter te functioneren.

Het is teamwerk Ieder bedrijf werkt met een team, want twee personen vormen al een team. Voor goed teamwerk is nodig: duidelijke doelen, open overleg, samenwerking, terugkoppeling.

Ook heeft elk team een leider. En die rol hoeft de ondernemer/eigenaar niet per se zelf in te vullen.

Negatieve feedback geven Negatieve feedback geef je zodra je iets waarneemt dat niet past bij de doelen, afspraken en verwachtingen. Je geeft het om de situatie te corrigeren, dus erger te voorkomen, en te zorgen dat het in de toekomst wél goed gaat.

Richt je op het gedrag dat je wilt veranderen en op het verbeteren van het werkproces, en wees invoelend (zacht) voor de persoon. Zo wordt de relatie niet beschadigd en kun je samen gewoon verder. Het gaat uiteindelijk om het werk en de resultaten daarvan.

Feedback geven kan soms heel lastig zijn. Bespreek dingen onmiddellijk, voordat je boos bent. Dat helpt om het gesprek constructief en zakelijk te houden.

Gebruik open vragen en redeneer vanuit positiviteit en complimenten

‘Van welke feedback krijg jij de meeste energie om je gedrag te veranderen?’

Van fouten kijken?

Of van een positieve insteek?

‘Dat doe je allemaal goed! En

‘Dit doe je fout!’

36

als je dit op deze manier doet,

doe je het ook helemaal goed!’

Planmatig werken op het melkveebedrijf

O P D R A C H T: F E E D B A C K G E V E N , TO P S E N T I P S 2.3 Feedback geven Oefen dit met twee personen. Ieder geeft 1x feedback en ontvangt 1x feedback.

Kies ieder een waargebeurd voorval, waarin je feedback wilde geven of gegeven hebt.

Feedback geven a. Richt de feedback op het gedrag, niet op de persoon. En maak het heel specifiek, zorg dat de ontvanger er wat mee kan. Dus niet ‘jij bent een slechte melker’ maar bijv. ‘je hangt de melkstellen niet recht onder de koeien’. b. Begin altijd met een waarneming, met een concreet feit: ‘Ik zie dat jij de spenen niet goed schoon maakt’. c. Als je geëmotioneerd bent, benoem dit: ‘ik vind dat jammer, ik vind het moeilijk om dit te zeggen’. d. Koppel het aan de gemeenschappelijke doelen, uitgesproken verwachtingen en afspraken die je hebt. En doe dit in de ik-vorm: ‘ik denk, ik vind, enz’. e. Doe geen aannames, check of de ander het er mee eens is. f. Sluit af met een controlevraag: ‘herken je dit, ben je het met mij eens, zie ik dit goed volgens jou?’

Feedback ontvangen a. Bedank de persoon die je feedback geeft. Dat is namelijk niet gemakkelijk en uiteindelijk word jij er beter van. b. Benoem wat de feedback met je doet: ‘ik schrik hiervan’, ‘ik voel me nu ongemakkelijk’, ‘fijn dat je dit nu ter sprake brengt’, ‘dit verrast me’, … c. Stel een vraag. d. Ga na wat je wel of niet met de feedback kunt.

Geef dan mogelijkheden voor beteringen a. ‘Ik denk dat, ik verwacht dat …’ b. ‘Wat ik graag meer bij jou zou zien…’ c. ‘Wat me erg zou helpen…’

2.4 Afsluiting en evaluatie: Tops en Tips Een nuttige vorm van feedback voor een team, of groep bestaat uit het afsluiten van een werkzaamheid met een evaluatie. Bijv. nadat je een snede hebt ingekuild, of nadat je een snede gemaaid hebt. Je kunt hier uitstekend het concept ‘Tops en Tips’ voor gebruiken. Dit heeft maar één spelregel: is lregel: begin altijd met Tops en pas als dit afgesloten afgeslo geef je Tips. Noteer de Tops en Tips, en probeer er werkelijk wat at mee te doen.

Tops: wat ging goed?

Complimenten voor jezelf. Wat leer je ervan? Hoe zorg je dat je dit de volgende keer weer goed doet?

Tops

Tips

Tips: wat kan beter?

Benoem wat beter kan. Inventariseer ideeën voor verbetering. Laat je niet verleiden om allerlei excuses te accepteren als werkelijkee overmacht: jullie bepalen altijd zelf wat je doet.

Oefening: kies een karwei dat een of enkele deelnemers zeer recent afgerond hebben, en bespreek de Tops en Tips.

Module 2: De volgende stap in planmatig werken

37

Arbeid & melken ‘Iedereen overlegt en we helpen elkaar, om onze doelen te halen.‘ Standaard werkwijzen, protocollen, zijn onmisbaar bij het organiseren en managen van een bedrijf. Zonder standaard werkwijzen weten mensen niet hoe ze de dingen moeten doen, kun je niet verbeteren en is het lastig om een planning te maken.

Zodra een melkveebedrijf een zekere omvang heeft, moet het planmatig gaan werken om overzicht en controle te houden. Anders haal je je doelen niet, heb je meer problemen, krijg je het werk niet af en heb je te veel verloop in personeel.

Het maken en onderling afstemmen van standaard werkwijzen is minstens zo belangrijk als het resultaat: de uitgeschreven protocollen. Die gebruik je om nieuwe mensen in te werken, als geheugensteun, bij een training en om met adviseurs te overleggen.

Hoewel de term `standaard werkwijze’ anders suggereert, zijn protocollen altijd maatwerk, voor jóuw bedrijf en jóuw doelen. Om ze succesvol te kunnen toepassen moet je de handeling begrijpen en daar achter staan. En je moet weten hoe je moet reageren zodra in het werk er iets fout gaat of niet normaal is.

Arbeid & melken traint de melkveehouder en alle medewerkers in het planmatig organiseren en praktisch managen van een succesvol melkveebedrijf.

Managen is de juiste dingen gedaan krijgen door mensen, op het juiste moment en juist ook als je er zelf niet bent.

www.roodbont.nl

www.vetvice.nl

www.gddiergezondheid.nl

ISBN 978-90-8740-309-6

9 789087 403096