Datum: 27 november 2023
Aanvang: 20:00 uur
Plaats/ wijze: Clubhuis. Zwolsestraat 76
Aanwezig: 89 leden en vrijwilligers
Afmeldingen: Corrie Jansen, Tamara Ruiter, Johan Bomer, Laurens Knippenborg, Ruben van der Woude, Frank Tempelman, Willem Boes, Taylan Aslan, Jan Broekgerrits, Michel Rabelink, Anton Holterman, Stefan Voorhorst, Paul Ruiter en Marc Klein Douwel
1. Opening.
Voorzitter Han Reinders opent de vergadering. De vrijwilligers worden bedankt. We staan een minuut stil bij alle overledenen van vrienden en familie. De afmeldingen voor de vergadering worden gemeld.
2. Goedkeuring van de volgende stukken:
1. De notulen van de Extra Algemene Ledenvergadering d.d. 26 juni 2023 worden na de volgende aanpassing goedgekeurd:
• De afkoopvergoeding van de gemeente voor de velden 4 en 5 bedroeg € 16.500, -
• De afkoop vergoeding voor veld 6 bedroeg: € 5.250, -
2. Het Jaarverslag over het verenigingsjaar 2022-2023 wordt goedgekeurd.
(De notulen van de ALV van 28 november 2022 werden in bovengenoemde extra ALV goedgekeurd).
3. Mededelingen.
1. Activiteiten/evenementen/toernooien
a. Rood-Geel is helaas gestopt met haar activiteiten. We bedanken de bestuursleden met name Gerard Bovenmars en Peter Littelink Bjorn Rekveld (bestuurslid Rohda clubmensen) heeft vrijwilligers gevonden voor de diverse activiteiten. Hennie Koolhof (en Stefan Bloo als backup) blijven de latje-trap activiteit bij Rohda Raalte 1 verzorgen. Ook de jeugdloop en het Sinterklaasfeest is/wordt door een aantal Rohda-vrijwilligers opgepakt.
b. Op 13 september werd er een mooi G-toernooi georganiseerd met coaches en scheidsrechters uit het betaald voetbal
c. 12 november namen 73 Rohda deelnemers deel aan de Rohda-loop (via AV Salland)
d. Het Sinterklaasfeest wordt dit jaar op 1 december gevierd.
e. De nieuwjaarsreceptie zal plaatsvinden op zaterdag 6 januari om 16:00 uur, daarvoor is er weer een darttoernooi georganiseerd door de activiteitencommissie senioren (ACS).
f. De wedstrijd Rohda Raalte-Heino vindt zonder tegenbericht plaats op 4 februari 2024
g. In januari of februari verwachten we weer een FIFA-toernooi te organiseren.
h. De voetbalquiz wordt op zaterdag 16 maart 2024 georganiseerd.
i. 1 juni vieren de veteranen hun jubileumfeest
j. De Korbeld Rohdadag wordt dit jaar op 15 juni georganiseerd.
2. We hebben de verlichting op de velden 4 en 5 inmiddels vervangen. Omdat het te drassig was zijn 3 van de 6 masten en lampen op veld 6 nog niet vervangen
3. De overkapping van het terras staat inmiddels. De meubels komen deze week binnen
4. De gesprekken met de spelers en staf van Rohda Raalte 1 zijn inmiddels opgestart.
5. Er worden in december door Heineken nieuwe biertanks in de kelder geplaatst. Deze zullen gezamenlijk een grotere inhoud hebben.
6. We hebben een nieuw kledingcontract met ProWork afgesloten. De ingangsdatum is 1 juli 2024. Het contract loopt 8 jaar waarin we tweemaal gratis speelshirts voor alle spelers ontvangen We zijn momenteel met een aantal mensen aan het kijken naar het ontwerp van dit nieuw shirt.
7. Alleen de volgende teams zullen met rugnummers gaan spelen: RR1, RR2, O23 en O19-1
8. Over enkele weken wordt de parkeerplaats voor de entree opgeleverd. Rohdaleden en bezoekers moeten parkeren op de grote parkeerplaats achter de tribunes. De autoparkeerplaats voor de entree wordt afgeschermd en is voor de bezoekers van Nieuw Tijenraan. De fietsparkeerplaats wordt aanzienlijk uitgebreid.
4. Ingekomen stukken.
Er zijn geen ingekomen stukken.
5. Bestuursverkiezing
We bedanken met uitzondering van Cato Disselhorst de aftredende bestuursleden aan het einde van de vergadering. (Na de rondvraag).
Het schema van aftreden ziet er als volgt uit:
Functie:
Aftredend: Huidige functionaris:
Penningmeester najaar 2023 Frank Veldhuis
VoetbalPromotie/ sponsoring najaar 2023 Martijn Smit
Rohda clubmensen najaar 2023 Björn Rekveld
Facilitaire zaken & accommodatie najaar 2024 Frank van Rossum
Media & communicatie najaar 2024 Cato Disselhorst
Algemeen secretaris najaar 2024 Rien van der Hooft
Voetbalzaken najaar 2024 Wim Kieftenbeld
Wedstrijdzaken najaar 2025 Marloes Fuselier
Voorzitter najaar 2025 Han Reinders
Het schema van aftreden is aan de functie gekoppeld en niet aan het tijdstip van aantreden van de functionaris.
1. De termijn van het de bestuursleden voetbalpromotie/ sponsoring en Rohda clubmensen is in 2023 volgemaakt. Martijn Smit en Bjorn Rekveld hebben aangegeven herkiesbaar te zijn Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. Beide heren worden middels applaus herkozen.
2. De termijn van penningmeester Frank Veldhuis is in 2023 vervolmaakt. Frank is niet beschikbaar voor een nieuwe periode. Het bestuur vraagt toestemming om Mark Holterman als nieuwe penningmeester in het bestuur te mogen opnemen. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. Mark stelt zich voor aan de vergadering en wordt middels een applaus gekozen tot nieuwe penningmeester.
3. Cato Disselhorst gaf eerder aan haar beschikbaarheid voor een bestuursfunctie van jaar tot jaar te bekijken. Zij is wegens grote drukte niet langer beschikbaar. Het bestuur stelt voor om Jet Tusveld (de huidige omroepster) in het bestuur op te nemen als haar opvolgster Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. Jet wordt middels een applaus gekozen tot nieuw bestuurslid media en communicatie. Jet stelt zich voor.
Voorzitter Han Reinders neemt afscheid van Cato Disselhorst. Cato blijft nog wel beschikbaar voor het team Media en communicatie. Cato ontvangt een applaus van de vergadering.
4. Marloes Fuselier bleef vorig seizoen tijdelijk aan. Wij zijn op zoek naar een opvolger/ster voor haar taken binnen voetbalzaken en naar een bestuurslid wedstrijdzaken. Marloes heeft aangegeven wegens grote drukte niet langer beschikbaar te zijn voor een bestuursfunctie. Haar taken zullen tijdelijk onder de bestaande bestuursleden worden verdeeld.
De nieuwe bestuursleden worden verzocht aan te schuiven bij een van de bestuurstafels
Voor de goede orde delen wij u nog mee, dat overeenkomstig het bepaalde in artikel 12 lid 6 van de statuten, in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur de formele besluitvorming zal plaatsvinden over de onderlinge verdeling van de diverse bestuursfuncties.
6. Financiële stukken en stand van zaken.
1. Frank Veldhuis loopt via diverse PowerPoint-sheets het resultaat over het verenigingsjaar 2022/2023 en het budget voor het verenigingsjaar 2023/2024 door. Het resultaat wordt met goedkeuren van de ALV aan de algemene reserve toegevoegd. Dit met uitzondering van de diverse baten en lasten die aan de bestemmingsreserve voor de ver-/nieuwbouw worden toegevoegd.
o We hebben te maken met een hoge inflatie.
o De muntprijs werd per 1 januari 2023 verhoogd van € 2,20 naar €2,40
o We hebben extra geïnvesteerd in de voetbalorganisatie
o We hebben een extra dotatie aan de voorziening voor groot onderhoud van de daken toegevoegd.
o De mutatie in de liquiditeit wordt doorgesproken.
o In het budget voor 2023/2024 zien we ook weer een stijging in kosten van de voetbalorganisatie (lonen en vergoedingen). O.a. de voetbalschool van Demy Goedkoop en het nieuwe Onder23 team zijn daar debet aan.
o De energiekosten stijgen mede omdat het energiecontract afliep. We hebben een nieuw contract voor 3 jaar afgesloten.
o Diverse baten en lasten begroten we niet.
o We verwachten dat de liquiditeit in 2023/2024 gelijk blijft. De Extra lening voor de overkapping wordt in 10 jaar afgelost.
Het voorstel van het bestuur om het jaarverslag over 2022/2023, de begroting voor 2023/2024 en het accountantsrapport over het boekjaar 2022/2023 goed te keuren en vast te stellen wordt door de ALV overgenomen en aan de penningmeester wordt middels een applaus decharge verleend
Ook de resultaten en het budget van de stichting VoetbalPromotie worden getoond en doorgesproken
o Er zijn weer veel nieuwe sponsoren aangetrokken.
o Ook het oprichten van de Business club draagt bij aan de mooie bijdrage aan de vereniging.
Het financieel jaarverslag heeft vanaf 13 november tot en met 26 november 2023 in de bestuurskamer ter inzage gelegen
Voor geïnteresseerde leden was er donderdag 16 november 2023 gelegenheid om vooraf geïnformeerd te worden over de jaarrekening en begroting. Hier hebben enkele leden en vrijwilligers gebruik van gemaakt. Er kwamen geen noemenswaardige aandachtspunten uit deze vergadering.
Middels een applaus wordt de jaarrekening en het budget van de vereniging goedgekeurd en wordt aan de penningmeester decharge verleend.
7. Contributie
De afgesproken contributieverhoging voor de trainingspakken ad €7,50 werd per 1/7/2023 voor de 3e maal niet doorgevoerd. Dit komt mede door het mooie resultaat.
We hebben de indexatie van de contributie op 3.5% gesteld. Dit is veel lager dan het prijsindexcijfer. Ook dit werd mogelijk door de goede resultaten.
De speelvergoeding voor de trainende leden met extra competitierechten (maximaal 5 wedstrijden) wordt omgezet in een ongeveer even hoge kledingbijdrage. Dit vereenvoudigt de berekeningen van de ledenadministrateur Dit gaat in per 1 juli 2024. Deze leden krijgen hiermee recht op wedstrijdkleding.
Middels een applaus worden deze maatregelen goedgekeurd.
8. Voetbalorganisatie
Bestuurslid Wim Kieftenbeld praat middels PowerPointsheets de vergadering bij over de voetbalorganisatie.
o We zijn gestart met carrousel-trainingen via de voetbalschool van Demy Goedkoop.
o Het introduceren van Onder 23 ging niet helemaal zonder slag of stoot. En vergt nog steeds aandacht. Wim bepreekt het wel en wee.
o De clubmensen die de uitstaande trainersvacature bij Rohda Raalte 2 hebben opgevangen krijgen een warm applaus.
o We moeten de ambities soms bijstellen omdat deze bijvoorbeeld door de financiën niet realiseerbaar zijn.
9. (ver)bouwplannen
Bestuurslid Frank van Rossum praat de vergadering aan de hand van PowerPoint sheets bij over de stand van de nieuwbouw en/of verbouwplannen.
o De overkapping staat inmiddels en de bar werkt. Er komt volgende week nieuw meubilair.
o We zijn bezig met een nieuw led-scherm op de verplaatste reclamezuil bij de ingang van ons sportpark (parkeerplaats)
o Er zijn gesprekken met de gemeente geweest.
o We zijn bezig met een nieuw toegangshek bij de entree.
o Wij zijn met toestemming van de ALV aan de slag gegaan met het uitwerken van het voorgestelde scenario 4 met een budget van €1,5 miljoen.
o De plannen voor de kleedkamers en anderen ruimten in de sporthal en elders worden getoond en besproken.
o De berekende stichtingskosten (STIKO) komen neer op €1,508k inclusief btw. Maar zijn exclusief all-electric kosten ad. Plm.€300k (Er wel op voorbereid). Bovendien zitten er maar liefst 4400 eigen uren van vrijwilligers in het project ingecalculeerd.
o Ook de verbouwkosten voor InteraktContour zitten niet in het berekende bedrag.
o Daarnaast somt Frank nog wat andere investeringen op die eigenlijk gedaan zouden moeten worden.
o De conclusie:
o uitdagend en ambitieus
o Risico van prijsstijgingen;
o Een zeer uitdagende en moeilijk realiseerbare financiering:
▪ Voorwaarde: Garantstelling van de gemeente voor een lening van € 400k tot € 500k bewerkstelligen;
▪ Het doorgaan van de BOSA-subsidie is onzeker,
▪ Veel actie-opbrengsten
o De subsidies zijn nog niet geheel in beeld maar zullen, naast de BOSA niet erg hoog zijn.
o De huidige installaties zijn aan vervanging toe.
o Qua tijdschema moeten we zeker aan driekwart jaar denken voordat we de financiering rond hebben en theoretisch zouden kunnen starten. Daarna moeten we nog rekening houden met zeker een jaar bouwtijd.
Als we het financiële plaatje rond hebben en weten of en hoe we de investering kunnen terugverdienen komen we er bij de ALV op terug. Indien nodig via een extra ALV. Het renoveren van de andere kleedkamers (plan B) wordt pas onderzocht als we de financiering niet rond krijgen.
10. Rondvraag
• Er wordt gevraagd wat het bestuur vindt van de reis van een team naar Malta die geheel gefinancierd werd uit de boetepot van dat team. Met name de druk op de financiële bijdrage van spelers vraagt aandacht. Binnen het bestuur is er al deels over gesproken. We willen meer met de teams in gesprek. Er wordt ook gedacht aan zaken als de uitingen van teams op social media.
• De vrienden van Rohda Raalte (VVRR) bieden €2.500, - symbolisch een check aan Frank aan voor verfraaiing van de accommodatie waarbij de voorkeur uitgaat naar een nieuwe toegangspoort.
• Er wordt aandacht gevraagd voor de slechte toestand van veld 6. Hier een kunstgrasveld van maken lijkt met de huidige plannen niet haalbaar, (kosten €350k).
• Er wordt aandacht gevraagd voor een gezonder aanbod van de voeding in de kantine. We moeten hier samen met de BECO over nadenken.
• Er wordt aandacht gevraagd voor het roken op de zittribune. Het is een gezamenlijke actie van iedereen om mensen op het roken aan te spreken.
• Een eventuele lening voor de verbouwing zal waarschijnlijk een looptijd van 25 jaar hebben.
Niets meer aan de orde zijnde neemt voorzitter Han afscheid van Marloes Fuselier en Frank Veldhuis. Naast Cato worden ook deze bestuursleden bedankt middels een mooi afscheidswoord en een applaus.
11. Sluiting
De vergadering wordt na plm. 1 uur en 40 minuten afgesloten.
1) Begunstigers (Ondersteunende leden) hebben volgens de statuten geen stemrecht. Vrijwilligers die geen spelend, trainend of ondersteunend lid zijn hebben “officieel” geen toegang tot de ALV maar zijn van harte welkom. Ook jeugdleden hebben officieel geen toegang. Het bestuur overweegt een statutenwijziging