MANUAL DE GESTIÓN - JUNTAS EFECTIVAS

MANUAL DE GESTIÓN

JUNTAS EFECTIVAS

Manual de Evaluación Índice de fichas

Indice de fichas: 1. ¿Qué es una junta?

2. Motivos que justifican una junta 3. La preparación de la junta.

4. Estructura de los temas a tratar en la junta 5. La convocatoria.

6. La minuta.

7. Evaluación y seguimiento de la junta .

8. El moderador de la junta.

Manual de Evaluación 1. ¿Qué es una junta?

1. Qué es una junta?

Definición.

La participación, la cooperación, la toma de decisiones en grupo, los acuerdos en común, traen consigo la necesidad de reunirse. Por tanto, una junta es un evento que facilita el logro de una serie de objetivos. Es un ámbito que presupone comunicación y permite llegar a acuerdos para mejorar la productividad en el equipo.

Cómo debe proceder

Convoque una junta siempre que tenga alguna razón objetiva para hacerlo. No se puede convocar simplemente porque sí. También conviene tener muy claro quiénes son los participantes.

Para que una junta sea eficaz es necesario planearla y prepararla correctamente.

Defina con claridad los objetivos que se persiguen con la junta. Después establezca el lugar, la hora, la fecha y el tiempo que requerirá.

Manual de Evaluación 1. ¿Qué es una junta?

Preguntas clave

“¿Realmente son útiles las juntas?”

Muy útiles. Pero para alcanzar su utilidad plena hay que celebrarlas de un modo correcto. Las juntas sirven para decidir sobre asuntos transcendentes, para saber la opinión de los miembros del equipo, para compartir, para acordar, para fijar criterios y para intercambiar puntos de vista, entre otros. Son de enorme utilidad si se emplean eficazmente.

“¿Hay que programar las juntas asiduamente?”

No. Las juntas hay que convocarlas únicamente cuando son necesarias. Hay procedimientos igualmente útiles como el teléfono. el fax, o el correo electrónico, que perfectamente pueden resolver ciertos asuntos; para que la convocatoria de una junta sea únicamente cuando sea necesario.

“¿Por qué nos reunimos para tratar un tema y al final acabamos hablando de otras cosas que no concluyen en nada?”

Este mal tan extendido puede deberse a que no se fijan ni los objetivos ni un tiempo concreto de duración para la junta. Se permite así que la junta se aleje de su objetivo principal y derive hacia otros asuntos menores. Otra posible causa es no cerrar temas: pasar de un tema a otro sin tomar decisiones claras.

“¿Por qué me convocan a juntas que no tienen nada que ver con mi tarea?”

Puede ser porque la junta no está suficientemente planeada para evitar ésta situación hay que convocar sólo a las personas que tienen que ver con el tema a tratar.

Manual de Evaluación 1. ¿Qué es una junta?

Ecos

Del equipo

“A veces nos reunimos para tratar asuntos que se solucionarían con un correo electrónico”

Es muy importante tener claro qué razones se tienen para convocar a una junta.

En muchas ocasiones se tratan temas que perfectamente se pueden resolver con otras medidas que no restan tiempo al equipo. Utilícelas.

Del equipo

“Cada vez que se convoca una junta nos ponemos a temblar: sabemos a qué hora va a empezar, pero no a qué hora terminará”

Cuando esto sucede es porque hace falta fijar un tiempo concreto para la junta, comunicarlo anticipadamente y respetarlo. Si no, las juntas se eternizan y normalmente se abordan tenias de escasa trascendencia y desvinculados con el objetivo central. Además, fijar la hora de inicio y fin de la junta es una muestra de respeto al tiempo de todos.

Del equipo

“Las juntas sirven para que unos pocos hablen mucho y los demás no hablemos nada” Es importante equilibrar la participación de todos. Un método sencillo para repartir la palabra consiste en tomar una de las frases del que habla más en el momento en que la pronuncia, y ofrecérsela a alguien de los más callados, preguntándole si está de acuerdo: “Eso que ha dicho, Sr. X, resulta muy interesante. ¿Qué opina usted de ello. Sr, Y?”.

Del líder “En mis juntas la gente se muestra muy reacia a hablar”

El silencio puede indicar que se está de acuerdo, o que no hay una aportación importante que hacer. Hay dos tipos de silencio: el de la timidez y el de la hostilidad.

Combata el primero estimulando a la persona tímida y reconociendo el valor de sus contribuciones. El silencio de la hostilidad nace por algún sentimiento de agravio. Conviene de manera positiva conseguir que las personas se expresen.

Manual de Evaluación 1. ¿Qué es una junta?

Recuerde siempre

• • Tenga siempre muy claro el objetivo de la junta. Si no se tiene un objetivo definido, tal vez sea conveniente no reunirse o bien posponer la reunión hasta tener un objetivo claro.

• • El tiempo invertido en una junta supone un gasto.

• • Únicamente se debe convocar una junta cuando haya una razón que lo justifique.

• • Las juntas en César Roel sirven para dialogar y decidir sobre asuntos en los que conviene conocer la opinión de varías personas.

• • Sepa a quién tiene que convocar y no olvide que la eficacia de una junta depende de que los participantes sean los que deben estar únicamente.

Nuestras mejores prácticas

• Intente que la gente salga de las juntas con sensación de utilidad.

• Además de tratar sobre asuntos importantes. las juntas sirven para favorecer el contacto personal, facilitan la comunicación, ayudan a cohesionar al equipo.

• La junta supone comunicación y contacto con los demás. Sea respetuoso con las opiniones que muestren los demás asistentes.

Enlaces:

Manual de Evaluación: “Técnicas para obtener información”

Citas:

“Una junta es un diálogo”

Refrán “En una junta de personas inteligentes. el aburrimiento nunca se dará cita”.

Cha teaubnand

Manual de Evaluación

2. Motivos que justifican una junta

2. Motivos que justifican una junta

Definición. En la ficha anterior hemos recalcado que una junta se ha de

llevar a cabo sólo si existen motivos importantes que la justifiquen. Si no es así, es mejor no celebrarla. Recurra a otros instrumentos que pueden suplirla. como el teléfono, correo electrónico, comunicados, etc.

Cómo debe proceder

Los motivos que justifican una junta pueden ser muy variados y abundantes. Le recordamos los que nunca debe perder de vista.

•

Convóquela si desea:

•

Asignar responsabilidades en la puesta en práctica de un plan.

• • •

Facilitar la creatividad y el trabajo en equipo.

Exponer una idea, programa o resultados.

Encontrar soluciones a problemas planteados. Dar información importante que ha de ser asimilada. Escuchar la opinión de sus colaboradores.

En César Roel se reconoce que las juntas pueden facilitar la innovación y el talento.

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2. Motivos que justifican una junta

Preguntas clave:

“¿Cuál es el número ideal de asistentes a una junta?”

Elija el número de participantes en función del tema a tratar. Y tenga en cuenta lo siguiente: solo deben estar presentes las personas que están relacionadas con el terna, ni más ni menos personas.

“¿Es una buena idea utilizar una junta para determinar responsabilidades a la gente, o es mejor hacerlo en privado?”

Se puede hacer de ambas maneras, en público y en privado. Pero hacerlo a través de una junta permite que los individuos implicados comprendan el alcance y la forma en la que su trabajo encaja con el trabajo de los demás y con la tarea colectiva, siempre y cuando sea expresado de manera objetiva y clara para todos.

“¿Por qué a pesar de que tenemos un motivo más que justificado para reunirnos, luego saltarnos a temas intranscendentes?”

La dispersión en las juntas es el gran enemigo a combatir. Aquí el moderador de la junta debe ser puntual. Debe frenar rápidamente cualquier indicio de dispersión. Sin embargo, hay ocasiones en que la dispersión encierra una alta carga de creatividad. El moderador tiene por tanto que identificar cuándo la dispersión es negativa y cuándo puede ser productiva para los objetivos.

“¿Las juntas pueden servir como medio para evitar o solucionar tensiones en una organización?”

Por supuesto. Son un elemento desactivador de rumores y contribuyen poderosamente a una imagen de la empresa más comunicativa y transparente si se llevan a cabo de manera profesional, ética y responsable.

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2. Motivos que justifican una junta

Ecos

“Cada vez que nos reunimos hay gente que obstaculiza la aparición de nuevas ideas”

Cuando se trata de exponer nuevas ideas o resultados y surge una oposición más o menos fuerte por parte de otras personas, entonces el moderador tiene una labor imprescindible, puede permitir que dicha oposición salga a la luz y muestren sus razones, buscando llegar a acuerdos que satisfagan a todos positivamente.

“Nos reunimos muy poca gente y al final siempre tratamos los mismos asuntos”

Tenga siempre presente que, en términos generales, si son pocas personas en una reunión y siempre tratan los mismos asuntos, tendrá que replantear sus objetivos tal vez sea momento de utilizar otras herramientas de comunicación.

“La mitad de las juntas son para darnos información que perfectamente podrían enviarnos en un comunicado”

Desgraciadamente esto ocurre. Se celebran juntas para informar de asuntos que se podrían notificar por otros medios, por ejemplo el correo electrónico. De todos modos, a veces la información es muy importante y un buen modo de compartirla presentacialmente es a través de una junta. Por tanto, hay que evaluar la importancia de la información que se va a ofrecer y el método a utilizar.

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2. Motivos que justifican una junta

Recuerde siempre

• Es importante saber el objetivo de la junta, lo que le permitirá centrar el tema y las intervenciones de los participantes.

• Una junta puede servir tanto para dar un nuevo impulso un proyecto que está parado como para motivar a la gente.

• El número de asistentes más adecuado dependerá del carácter y el objetivo de la junta.

• Una junta es un marca ideal para fomentar la creatividad o innovación.

• Al margen del motivo de la junta, intente no alargarla demasiado. La gente suele estar concentrada durante periodos cortos, mientras más tiempo se este en una junta sus niveles de concentración y creatividad decaen.

Nuestras mejores prácticas

• Sea cual sea el motivo por el que se celebre la junta, al final de la misma debe concretarse lo que hay que hacer, quién lo tiene que hacer y cuándo hay que hacerlo.

• En ocasiones se cambia el tema de la junta a se sale del mismo para hablar de otros asuntos. La dispersión puede ser tóxica si no aporta nada, pero en ocasiones es muy creativa y puede producir ideas muy interesantes. El moderador de la junta debe saber canalizarla o atajada, según su criterio y objetivo.

Enlaces:

Manual de Planeación: “Los ladrones del tiempo”

Citas:

“Las inteligencias grandes debaten ideas: las inteligencias medias, sucesos; y las pequeñas, personas”.

Anónimo

Manual de Evaluación 3. La preparación de la junta

3. La preparación de la junta

Definición. Una junta debe estar perfectamente planeada. Es el resultado de una preparación y de un análisis previo. Es imprescindible tener claro el fin que se persigue con su celebración, además de los participantes, el tiempo y los resultados esperados.

Cómo debe proceder

Diseñe la estrategia y la logística más apropiada para obtener la máxima rentabilidad. Determine cuáles son los objetivos prioritarios y realizables dentro de un tiempo previsto y busque otros medios (documentos y correos, entre otros) o prevea juntas posteriores para los objetivos restantes.

Prepare un orden del día y comuníquela anticipadamente a los participantes.

Una vez elaborado el programa de trabajo, busque un titulo adecuado para la junta. Que los asistentes sepan qué tema van a tratar.

Finalmente, asegúrese de cuántas personas van a asistir a la junta y prepare la documentación necesaria para todas ellas, asegurase de que la junta comienza a la hora prevista.

Manual de Evaluación 3. La preparación de la junta

Preguntas clave

“¿El orden del día hay que respetarlo tajantemente?”

Es conveniente, pero también puede mostrarse flexible si ve que salirse de él va a resultar enriquecedor. Intente que el orden del día no aplaste la aparición de alguna idea interesante. pero evite que demasiadas aportaciones hagan olvidar por completo el motivo por el que se han reunido.

“Si los participantes son muchos, ¿puedo convocar otra junta?”

Por supuesto. Si la junta se prevé excesivamente numerosa, analice si es más conveniente convocar dos juntas. También puede revisar el orden del día y ver si todos deben estar presentes en cada uno de los puntos. o si es posible estructurarlo de forma que algunas personas puedan marcharse. Otra medida es que los grupos resuelvan algunos de los puntos por anticipado y que sólo una persona asista a la junta a presentar la propuesta.

“Si las personas importantes por sus implicaciones en el tema no pueden estar presentes, ¿pospongo la junta para otro día?”

Suele suceder que en las juntas uno se encuentre con personas que han sido enviadas por algunos de los convocados en representación suya; esto se convierte en un incoveniente. Por tanto estos asuntos hay que preveerlo y aclararlo al momento de la convocatoria para evitar sorpresas y posibles rezagos en las decisiones.

Manual de Evaluación 3. La preparación de la junta

Ecos

Del equipo “En nuestras juntas rara vez hay un objetivo más importante que otro”

Al no priorizar los objetivos de la junta, se puede llegar a perder mucho tiempo en debatir asuntos sin demasiada importancia, mientras los esenciales se tratan a contrareloj.

Para evitarlo, establezca los objetivos que han de lograrse ineludiblemente. Luego señale los que desearía lograr si es posible y el tiempo lo permite. No altere este orden.

Del equipo “No se qué tono adoptar en las juntas. No quiero parecer serio, pero tampoco irme al extremo”

Que la junta sea seria no significa que usted deba ir con el rostro alargado y tenso. Muéstrese cordial y natural. Déle importancia al asunto que vaya a tratar.

Del equipo: “A veces nos convocan a una junta a fin de motivarnos”

Esta es una de las posibles razones de las juntas, ya que motivar es un aspecto constante en las organizaciones modernas. Una junta puede servir tanto para impulsar un proyecto como para estimular a los integrantes del equipo.

Manual de Evaluación 3. La preparación de la junta

Recuerde siempre

• El número de asistentes lo marcará el objetivo de la junta, puede ser: • Solución de problemas.

• iniciar algo nuevo o detectar un problema.

• Toma de decisiones.

• Formación o entrenamiento.

• Carácter informativo.

• Fije un orden del día y déselo a conocer a todos los participantes antes o al iniciar la sesión.

• Avise con suficiente antelación a aquellas personas que van a presentar algún informe para que tengan tiempo de prepararlo.

• Estime un tiempo concreto de duración de la junta y trate de cumplirlo.

• Evite celebrar juntas en horarios inconvenientes.

Nuestras mejores prácticas

• Conviene buscar un título y explicación general para la junta, a fin de motivar a los participantes y mostrarles claramente el objetivo por el que se reúnen.

• Convoque únicamente a las personas pertinentes, Evite que las juntas sean una pérdida de tiempo para parte de los asistentes que no tienen nada que ver con el tema a tratar.

• La junta se organiza para que la gente participe y exponga sus puntos de vista. Aliente a los participantes a que se animen a hacerlo. Cuanto más se atrevan a participar en la junta, más enriquecedora será.

Enlaces:

Manual de Comunicación: “Presentaciones eficaces”.

Manual de Evaluación: “¿Cómo preparar una entrevista de evaluación?”

Citas:

“Suele hacer falta mucho tiempo para preparar algo improvisado”.

Mark Twain

Manual de Evaluación

4. Estructura de los temas a tratar en la junta

4. Estructura de los temas a tratar en la junta

Definición. Para agilizar el desarrollo de los diversos temas que se vayan a tratar durante la junta, es importante establecer previamente su correcta estructura. Le permitirá ser más conciso y más rápido. Se centrará de un modo más preciso en su exposición y ayudará a los demás a centrarse.

Cómo debe proceder

Plantee la propuesta o el problema que quiere compartir con los asistentes.

Haga un breve resumen de los antecedentes y de la situación actual. Enumere los argumentos que apoyan la propuesta, o las preguntas pertinentes así como la exposición de las medidas que se hayan tomado si se trata de un problema.

Elabore las opciones que se aprecian más aconsejables. Finalmente comente las acciones a llevar a cabo nombrando a los responsables de las distintas medidas que se hayan acordado.

Manual de Evaluación

4. Estructura de los temas a tratar en la junta

Preguntas clave

“¿Cuánto tiempo tengo que conceder a cada cuestión?”

Dependerá de la importancia del asunto. Dele prioridad a lo importante, diferenciando lo que realmente es importante de lo que no lo es.

“¿Como puedo evitar que los temas secundarios releguen a los principales?”

Muy sencillo, teniendo un orden del día claramente preestablecido ]o cual hace que se le dé el tiempo que realmente se merece cada tema. cuando las personas se desvien de los temas centrales tendremos razones de peso para detener las discusiones infructuosas y retomar los puntos principales.

“¿Cómo podría hacer más eficaz el desarrollo de cada punto de la junta?”

Pin Una buena idea es incluir, muy brevemente, alguna muy breve explicación de la razón por la que se va a tratar cada punto del orden del día. Explicación del tipo “para información”, “para discusión” y “para decisión”, entre otros.

Manual de Evaluación

4. Estructura de los temas a tratar en la junta

Ecos

“Da igual que haya un plan de trabajo o no, que se asigne un tiempo a la junta o no, al final se tratan temas imprevistos de duración igualmente imprevista”

Si hay antecedentes de que las juntas son de esta naturaleza, es fundamental respetar un plan de trabajo diseñado con criterio.

Distribuya el tiempo en función del interés o complejidad de los asuntos a tratar. Asigne un tiempo previsto a cada tema y un responsable de desarrollarlo. No permita que aparezcan temas que no tengan ninguna relación con el objetivo de la junta, explique que esos temas se podrán tratar en otra ocasión.

“Es increíble, pero gastamos más tiempo tratando los temas triviales que los principales”

Insista en delimitar qué temas son realmente prioritarios y trátelos al principio de la junta. Sólo cuando estén cerrados y, si aún queda tiempo, inicie los triviales. No invierta este orden. A veces se tratan temas intrascendentes que conducen a otros temas igualmente innecesarios. Transcurre el tiempo y el objetivo por el que se han reunido se trata al final de un modo precipitado y superfluo.

“Cuando las juntas son efectivas se vuelven muy productivas”

Justamente es el interés primordial de César Roel, utilizar las herramientas que tenemos para eficientar tiempos de trabajo, ser eficaces como equipos y lograr productividad entre todos.

Manual de Evaluación

4. Estructura de los temas a tratar en la junta

Recuerde siempre

• La distribución del tiempo adecuado para cada tema es la clave para un buen desarrollo de la junta.

• Los puntos que son importantes y necesitan decisión importante o urgente deben ir delante de los que pueden esperar.

• La fijación de unos límites de tiempo estimula la concisión. la determinación de lo esencial y la creatividad. Haga que el participante se ajuste al tiempo que tiene asignado y al tema que se está tratando.

• Intente concluir la junta analizando un tema que una al equipo.

Nuestras mejores practicas

• La primera parte de la junta tiende a ser más animada y creadora que la parte final. Si necesita energía mental, ideas brillantes y mentes claras, ponga lo complejo al principio de la lista.

• No se olvide de otros temas menos importantes. Una vez concluidos los que sí lo son, asígneles los últimos minutos de la junta. También al final se pueden tratar temas imprevistos que hayan surgido a última hora, o hacer una breve reseña en un punto extra del orden del día.

Enlaces:

Manual de Planeación: “Priorizar para conseguir eficacia”.

Citas:

“Escoger el momento es ahorrar tiempo”.

Francis Bacon

Manual de Evaluación 5. La convocatoria

5. La convocatoria

Definición. La convocatoria es la notificación de la celebración de la junta.

Es fundamental antes de asistir a la junta, es imprescindible que los participantes reciban información de la misma.

Cómo debe proceder

Enviar [a convocatoria a los asistentes con tiempo previo suficiente. El tiempo de preaviso dependerá de los participantes y del grado de conocimiento que tenga de ellos. También del carácter o el tema de la junta Es importante incluir lo siguiente: • Personas a las que se convoca.

• Quién convoca la junta.

• Día que se celebrará.

• Hora de comienzo y hora prevista de finalización.

• Lugar.

• Orden del día.

• Objetivos de la junta.

• Firma del que anuncia la convocatoria.

En César Roel las juntas serán convocadas con la antelación requerida que manifieste el respeto al tiempo de los demás.

Manual de Evaluación 5. La convocatoria

Preguntas clave

“¿Hay que redactar la convocatoria de algún modo concreto?”

No necesariamente. El único requisito es que no olvide ninguno de los datos propios de una convocatoria. Es una muy buena idea suscitar el deseo de asistir a la junta y de participar en ella activamente. Ahí la convocatoria juega un papel fundamental. Genere con su redacción el estado de ánimo adecuado para una participación entusiasta y profesional.

“¿Es muy importante prever la hora de finalización de la junta?”

Sí, mucho. Recuerde que al convocar una junta está pidiendo a otros compañeros que le brinden parte de su tiempo. Es una muestra de respeto a su trabajo y a la distribución de su tiempo señalarles la duración de la junta para que pueden preveer sus actividades.

“¿El lugar en el que se celebre la junta ha de poseer alguna peculiaridad?”

Estudie cuál es el mejor lugar que se adapta al tipo de junta y ajústela al número de asistentes. Es conveniente que la sala sea adecuada como para que los participantes estén cómodos. Ni excesivamente exagerada ni excesivamente pequeña. Debe estar bien iluminada, tranquila, con la temperatura y el equipo adecuados.

“¿En la convocatoria se puede señalar algún tipo de sugerencia?”

Si, claro. Se pueden dar algunas indicaciones al convocado para que prepare la junta y en qué línea puede hacerlo. Se le puede indicar qué documentación ha de llevar a la junta y si podrá utilizar medios electrónicos. Así sabrá a qué viene y podrá aportar más ideas. Intente no dar la sensación de una rigidez como para que las sugerencias sean tomadas como órdenes,

Manual de Evaluación 5. La convocatoria

Ecos

“A veces voy a juntas en las que no sé qué tema se va a tratar” Efectivamente a veces se convocan juntas, pero no se dice nada del asunto por el que se reúnen. La convocatoria tiene como fin evitar este desconocimiento. Se gana eficacia y creatividad si los asistentes saben de antemano de qué va a tratar la junta.

“A veces se convoca a juntas a la mera hora”

Cuando se convoca una junta hay que hacerlo con cierta anticipación. Tenga presente que si lo hace sin avisar, puede romper los planes de trabajo de los asistentes. Hágaselo saber con tiempo suficiente para que se programen adecuadamente.

Hacerlo de un modo precipitado muestra poco respeto por el trabajo y el tiempo de los participantes.

“A veces se convoca a juntas justo después de comer”

No es recomendable convocar una junta inmediatamente después de comer. Justo es el momento de más bajo rendimiento intelectual. Conviene no empezar una junta hasta que no haya pasado entre hora y media y dos horas después de haber realizado la comida.

“Entonces, ¿cuál es la mejor hora para celebrar una junta?”

Depende del volumen de trabajo de los participantes, pero el momento de mayor rendimiento de la mente humana, para la mayoría de las personas es por la mañana. Se recomienda que las juntas se celebren dentro de ese periodo.

Manual de Evaluación 5. La convocatoria

Recuerde siempre

• Evite las juntas sorpresa: rompen la planeación de los asistentes y se podría encontrar con ausencias o renuencia a la participación.

• La convocatoria ha de enviarse a los asistentes con tiempo previo suficiente pero no excesivo, ya que se corre el riesgo de que algunos de los futuros asistentes se olviden de la fecha de la junta.

• Un día antes de la junta, es conveniente que se cerciore de que todos los participantes se acuerdan del día, hora y lugar en que se va a celebrar.

• La mente humana está en su mejor momento intelectual en el horario de la mañana. Preferentemente aproveche esas horas para celebrar una junta importante.

Nuestras mejores prácticas

• Utilice las herramientas del correo electrónico para hacer una convocatoria a una junta.

• Si la junta es tipo congreso, puede dar a conocer la fecha con varios meses de anticipación, enviando un preprograma unos dos o tres meses antes.

• Aquellas juntas que requieran la prepara-ción de material impreso o audiovisual pueden situarse en torno a un mes.

• Para las juntas menos formales será suficiente con que informe con dos o tres días de antelación.

• Asegúrese de que la gente ha recibido la convocatoria (confirmación vía correo electrónico, o firma de recibido, por ejemplo).

Citas:

‘Saber para preveer a fin de poder’.

Augusto Cocote

Manual de Evaluación 6. La minuta

6. La minuta

Definición. La minuta sirve ante todo para consolidar la eficacia de la junta. Durante su transcurso se debe tomar nota de los asuntos tratados, decisiones adoptadas, tareas a realizar, fecha de cumplimiento y reparto de responsabilidades, entre otros.

Cómo debe proceder

Cuando vaya a redactar la minuta recuerde incluir lo siguiente: • El equipo que se reúne.

• Fecha y lugar dónde se celebró la junta.

• Asistentes.

• Puntos del orden del día.

• Acuerdos, responsables y fechas de cumplimiento.

• Día, hora y lugar de la próxima junta.

• Hora de comienzo y fin de la junta.

La minuta es la memoria de la junta

Manual de Evaluación 6. La minuta

Preguntas clave

“¿Realmente es tan importante la minuta de la junta?”

Sí. Es la memoria de la junta, el documento en el que se recuerdan los acuerdos alcanzados. Intente que la minuta no sea demasiado larga. Los documentos muy extensos al final no se leen. Sea breve a la hora de redactarlos, incluso hay formatos específicos para este fin

“¿Entonces la minuta es un instrumento de orden?”

Efectivamente es un instrumento de orden, en la minuta deben quedar claros los procedimientos que se van a seguir para evaluar la marcha y los resultados de [as acciones impuestas por los acuerdos alcanzados. O sea, ejerce un orden y control para que se ejecute lo acordado. También sirve para fijar la fecha de la próxima junta.

“¿Quién debe responsabilizarse de la minuta de la junta?”

Es responsabilidad de quien dirige la junta, al margen de quién sea la persona encargada de su elaboración y redacción. es conveniente que la minuta sea responsabilidad compartida por tanto que se vayan rolando los participantes.

Manual de Evaluación 6. La minuta

Ecos

“Yo no recibo la minuta de las juntas a las que asisto”

El moderador, debe encargarse de hacérsela llegar dentro de las veinticuatro horas después de haberse efectuado la junta.

“Dicen que si no asisto a la junta no me entregarán copia de la minuta”

La minuta es un instrumento informativo y de orden. Es el documento que resume los acuerdos tomados y las acciones futuras que se van a realizar. Por ello, hay que entregarla tanto a las personas que asistieron como a los que no pudieron estar presentes pero estaban convocados.

“Los acuerdos que se fijan en la minuta no se llevan luego a cabo”

Desafortunadamente esto ocurre. Muchas juntas deben volverse a convocar a raíz de que una o más personas no hicieron lo que se les encomendó en la junta anterior. Precisamente, la minuta tiene como función señalar estas situaciones además de que permiten quedar documentadas. Incluso funciona como base para la evaluación y el seguimiento.

Manual de Evaluación 6. La minuta

Recuerde siempre

• La minuta cumple tres funciones básicas que debe tener presente al redactarla: 1) Actúa como memoria de los acuerdos tomados 2) Fija las acciones que se van a llevar a cabo 3) Actúa como instrumento de orden • Intente que la minuta sea breve. La gente evita los textos demasiado extensos.

Nuestras mejores prácticas

• El moderador tendrá que enviar la minuta de la junta dentro de las siguientes 24 horas, incluyendo a las personas que no pudieron acudir. Es importante que todos conozcan el resultado final de la junta.

• En la minuta deben asignarse responsabilidades y establecer un cronograma de las acciones que se vayan a llevar a cabo.

• La minuta actúa como mecanismo de control para evaluar la marcha de los resultados.

Citas:

“Escribir es recordar, pero leer también es recordar”.

Francois Mauriac

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7. Evaluación y seguimiento de la junta

7. Evaluación y seguimiento de la junta

Definición. Después de concluida la junta. es conveniente realizar su evaluación y seguimiento para poder tomar medidas concretas de mejora. El moderador de la junta debe verificar en diversos momentos que todo evoluciona según lo previsto. Aquí cada minuta funciona como brújula que señala la dirección.

Cómo debe proceder

Para evaluar adecuadamente las juntas es imprescindible contar con una serie de formularios de evaluación sobre distintas cuestiones. Se puede evaluar al moderador de la junta, las actuaciones individuales, el desarrollo de la discusión y puntos de mejora, entre otros.

Estos formularios permiten detectar fallas en la calidad, proporcionan también a los asistentes elementos para analizar y cambiar su conducta con el fin de crecer, sentirse mejor y aportar positivamente al grupo.

Manual de Evaluación

7. Evaluación y seguimiento de la junta

Preguntas clave

“¿Realmente las evaluaciones sirven para progresar o sólo para cubrir el expediente?”

La evaluación es un instrumento de gran valor. Evaluar la junta es un proceso que ayuda al funcionamiento, comportamiento, organización o planeación de la misma. Es la única manera de tomar conciencia de todo aquello que se puede corregir en próximas juntas.

“¿Cuándo es el mejor momento para realizar la evaluación?”

El formulario correspondiente para la evaluación de la junta se repartirá una vez terminada la junta para que los participantes lo contesten allí mismo.

“¿Es bueno establecer de golpe muchas medidas de mejora?”

No es lo más adecuado. Lo ideal es establecer una o dos mejoras en cada evaluación. Una regla muy útil es no implantar nuevas mejoras hasta que las decididas estén plenamente integradas en el desarrollo de las juntas.

“Hay algún formulario ideal para juntas?”

Utilice el formulario que más se ajuste a las necesidades concretas de cada caso.

Analice cuál es el más adecuado para sus propósitos.

Manual de Evaluación

7. Evaluación y seguimiento de la junta

Ecos

“Las evaluaciones no sirven para nada. Al final siempre repetimos los mismos errores”

Mejorar en las juntas implica un compromiso personal y grupal. No se mejora por arte de magia. El control que permite la evaluación y el seguimiento asegura y reafirma los cambios, siempre que uno esté dispuesto a que sea así y lo lleve a cabo.

“Los propósitos de mejora son buenos, pero no los resultados”

Tenga paciencia. Todo cambio lleva tiempo y esfuerzo. Si realiza una evaluación al final de cada junta verá cómo logra una mejora continua en las juntas posteriores. Es la mejor forma de ir corrigiendo errores, mejorar el clima laboral y optimizar el tiempo.

“Si en la evaluación se pone en entredicho algo, el moderador de la junta se molesta”

Se evalúa para mejorar, para aumentar la calidad de las juntas.

No se puede llevar a cabo una evaluación si después uno se enoja porque alguien señala algún error o alguna medida de mejora, Así es difícil progresar. Hay que enfrentarse a la evaluación con un criterio abierto. Recuerde que los instrumentos de evaluación son herramientas que permiten mejorar personal y grupalmente y para saber los aspectos a mejorar hay que estar dispuestos a escucharlos,.

Manual de Evaluación

7. Evaluación y seguimiento de la junta

Recuerde siempre

• Para que la evaluación sea efectiva siga este proceso: 1. Realice una evaluación mediante el uso de un formulario.

2. Tome conciencia de los errores cometidos en la junta.

3. Decida una mejora personal. Siempre hay algo que se puede hacer personalmente para facilitar la mejora del grupo.

4. Decida una mejora grupal asumiendo el compromiso de todos.

5. Determine un método de control.

6. Establezca el seguimiento adecuado.

7. Reconozca los nuevos logros o cambios, reforzará los comportamientos adquiridos.

Nuestras mejores prácticas

• Una vez contestado el formulario de evaluación, el responsable o el moderador los recogerá para tratar los datos en un momento posterior, o en la próxima junta.

• Una vez considerados todos los puntos. el moderador lee las propuestas y el equipo vota por la medida de mejora a implantar para la próxima junta. Con una o dos mejoras acordadas será suficiente. Estas medidas tendrán que obtener el compromiso de todos y plasmarlo por escrito.

• Hasta que las nuevas medidas no estén bien asumidas por todos, no plantee otras.

Citas:

“La experiencia no consiste en hacer muchas cosas, sino en reflexionar sobre lo que se ha hecho”.

Hume

Manual de Evaluación 8. El moderador de la junta

8. El moderador de la junta Definición.

El moderador de la junta tiene la función de guiar mediar, indagar, estimular y resumir, pero ha de dejar la mayor parte del tiempo para que los asistentes expongan sus ideas.

Cómo debe proceder

Como moderador de la junta debe estimular la generación de ideas. pero al mismo tiempo ha de disuadir a los participantes dispersos. Una buena junta no es una serie de diálogos entre los participantes y el moderador que la coordina.

Es un ir y venir de discusiones y debates sanos en las que ocasionalmente interviene el moderador.

Téngalo presente. Su papel es avivar las juntas. Hacerlas participativas. Estimular la exposición de puntos de vista. Cerrar acuerdos. Enfocar a los participantes en los puntos principales. Llevar a cabo la junta en tiempo y forma.

Manual de Evaluación 8. El moderador de la junta

Preguntas clave

“¿Qué tipo de tono adopto en la junta?”

Que la junta sea seria no implica que usted tenga que ir malhumorado. Que se muestre cordial no va a significar que la junta se desboque. Al contrario.

Contagiará confianza y buen humor, algo fundamental para que la gente se sienta a gusto y pueda dar lo mejor de sí misma.

“¿Si hay ataques personales, interrumpo la junta?”

Por supuesto. Cuando en la sala se producen ataques personales entre los participantes, debe interrumpirlos inmediatamente. Recuerde a las partes encontradas que los conflictos personales se han de intentar resolver en otros momento y que además en la junta pugnan las ideas, no las personas.

“Como moderador de la junta, ¿debo dar ideas o simplemente he de escuchar las de los asistentes?”

Puede dar ideas para enriquecer la junta, pero como moderador debe escuchar atentamente las de los participantes. Además, su misión es generar participación e ideas entre todos.

“¿Cómo puedo evitar que algún asistente se ponga a la defensiva?”

Parta del supuesto de que toda idea tiene valor, y hágaselo saber a los asistentes.

De este modo ganarán confianza y no se mostrarán defensivos cuando sus ideas generen desacuerdo.

Manual de Evaluación 8. El moderador de la junta

Ecos

Del equipo “Cada vez que propongo una idea, el moderador de la junta me mira con gesto recriminador”

El moderador ha de animar a la gente a que exponga sus ideas con los demás participantes. Jamás ha de aplastar una sugerencia. Si los asistentes ven que formular sugerencias provoca reacciones negativas, dejarán pronto de hacerlas.

Del líder “En mis juntas la gente se cansa pronto”

El rendimiento empieza a ceder al cabo de una hora y media, para caer vertiginosamente más allá de las dos horas. No alargue innecesariamente las juntas, y si lo ve necesario, deje unos momentos de descanso.

Del líder “Hay una persona que habla mucho en las juntas que impide hablar a los demás”

Es un peligro que acecha a cualquier junta. La presencia de una persona que habla mucho, que eclipsa a todos los demás, es un elemento tóxico que el moderador debe frenar inmediatamente. Pídale brevedad cuando empiece su exposición, corte su intervención rescatando una de sus ideas y pregunte a otro asistente algo relacionado con ella.

Del equipo “El moderador tiene un afán de protagonismo que entorpece las juntas”

Hay moderadores de juntas que tienen una marcada tendencia a hacer uso exclusivo de la palabra. Evidentemente confunden su papel. El moderador tiene que estimular la intervención de los demás y conducir la junta, pero no protagonizarla.

Manual de Evaluación 8. El moderador de la junta

Recuerde siempre

• La junta se enfoca en las ideas.

• Estimule a los asistentes a exponer sus ideas con todos.

• Canalice el contenido de la junta.

• Cuando vea que las intervenciones se desvían del tema a tratar, centre al grupo. No permita las divagaciones.

• Intente que las ideas de los participantes vayan en consonancia con los objetivos de la junta.

• Dele la palabra a los participantes que hablan menos.

Nuestras mejores prácticas

• Tome una idea y extraiga de ella un planteamiento que facilite que los otros asistentes colaboren a transformarla en algo que pueda funcionar realmente.

• No olvide que si una persona de gran autoridad se pronuncia sobre un tema, es probable que el resto de asistentes se inhiba y no se atreva a dar su punto de vista. Una buena estrategia es que las personas de autoridad emitan su opinión al final de las aportaciones.

Enlaces:

Manual de Evaluación: “Técnicas para obtener información” “Situaciones difíciles” Manual de Gestión de conflictos: “Cómo resolver un conflicto”

Citas:

“El arte de dirigir consiste en saber cuando hay que abandonar la batuta para no molestar a la orquesta”.

Van Karajan

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