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Manual de Autenticação do Livro Digital

Informações Necessárias para o Registro da Escrituração Contábil Digital na Jucemg 1) O que é SPED O SPED foi instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Será administrado, segundo Artigo 5º, pela Secretaria da Receita Federal.

É a substituição da escrituração em papel pela Escrituração Contábil Digital (ECD), também chamada de SPED-Contábil. Tratase da obrigação de transmitir em versão digital os seguintes livros: I - livro Diário e seus auxiliares, se houver; II - livro Razão e seus auxiliares, se houver; III- livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. Segundo a Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, estão obrigadas a adotar a ECD em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008 as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009); em relação aos fatos contábeis desde 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009). Para as demais sociedades empresárias, a ECD é facultativa. As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação. Obs: A receita disponibiliza o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital - LECD. Ele contém todas as informações que a empresa precisa saber sobre o que há dentro do seu arquivo digital e as formas de formatá-lo. 2

Informações Necessárias para o Registro da Escrituração Contábil Digital na Jucemg 2) Passo a passo para autenticar o livro digital  Gerar um arquivo digital de acordo com o formato estipulado na Instrução Normativa 107/08, a partir do seu sistema de contabilidade (disponível em www1.receita.fazenda.gov.br/sped-contabil). Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.  Acessar o Site da Receita Federal do Brasil RFB e fazer download do Programa Validador e Assinador PVA e do Receita net SPED;  Instalar os programas em um computador ligado à internet;  Executar os seguintes procedimentos no PVA: - Importar o arquivo gerado para o PVA; - Validar o arquivo contendo a escrituração; - Assinar digitalmente o livro digital (a(s) pessoa(s) que tem poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial, e o Contabilista); - Gerar e assinar digitalmente o requerimento para autenticação dirigido à JUCEMG. Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais, informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. Verifique na Junta Comercial de sua Jurisdição como obter a identificação; - Transmitir para o SPED a escrituração e o requerimento assinado. Atenção: Quando concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações importantes para emissão do Documento de Arrecadação Estadual - DAE e consulta do andamento do serviço de autenticação. 3

Informações Necessárias para o Registro da Escrituração Contábil Digital na Jucemg Passo a passo para autenticar o livro digital  No site da JUCEMG, acessar o auto-atendimento, link livro digital, para emitir o Documento de Arrecadação Estadual - DAE e efetuar o pagamento;  Após confirmação de pagamento, o Livro digital será analisado e autenticado pela JUCEMG. A análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio: - Autenticação do livro; - Indeferimento; - Sob exigência. IMPORTANTE: para que um livro colocado sob exigência pela Junta Comercial possa ser autenticado, após sanada a irregularidade, ele deve ser reenviado ao Sped. Não há necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser gerado o requerimento específico para substituição de livros não autenticados e colocados sob exigência.  Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade “Consulta Situação” do PVA (Programa Validador e Assinador).  Os termos lavrados pela JUCEMG, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta no PVA. O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e geração de recuperação de backup.  Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão. Obs: No PVA é possível visualizar o status do arquivo na receita. Quando o status estiver como enviado, encaminhado ou entregue à JUCEMG, deve-se direcionar ao autoatendimento e imprimir o DAE. 4

Informações Necessárias para o Registro da Escrituração Contábil Digital na Jucemg Observações: Os livros para autenticação na JUCEMG continuam iguais, só mudando o modo de envio e assinatura. Todas as informações dentro do termo de abertura e de encerramento do arquivo devem estar em maiúsculo e sem acento. As "naturezas" (finalidade dos livros) mais usadas são: DIARIO; RAZAO AUXILIAR DE CONTAS A PAGAR; DIARIO AUXILIAR; RAZAO AUXILIAR DE CONTAS A RECEBER; DIARIO AUXILIAR DE CONTAS A PAGAR; RAZAO AUXILIAR DE CAIXA E BANCOS; DIARIO AUXILIAR DE CONTAS A RECEBER; RAZAO AUXILIAR DE FATURAMENTO; DIARIO AUXILIAR DE CAIXA E BANCOS; RAZAO AUXILIAR DE ESTOQUE; DIARIO AUXILIAR DE FATURAMENTO; RAZAO AUXILIAR DE ATIVO FIXO; DIARIO AUXILIAR DE ESTOQUE; RAZAO AUXILIAR DE CLIENTES; DIARIO AUXILIAR DE ATIVO FIXO; RAZAO AUXILIAR DE PATRIMONIO; DIARIO AUXILIAR DE CLIENTES; BALANCETES DIARIOS E BALANÇOS (esse DIARIO AUXILIAR DE PATRIMONIO; exclusivo para bancos e empresas financeiras RAZAO; obrigados pelo Banco Central); RAZAO AUXILIAR; No caso de assinatura por procuração, conforme a IN 107/08 "§ 4º, a referida procuração deverá conter os poderes para a prática do ato, ser arquivada na Junta Comercial e anotada nos registros de autenticação de livros, conforme disposto no inciso VII, art. 28 desta Instrução Normativa.” Se for necessário que algum procurador que tenha assinatura digital assine pela empresa, a procuração deve ser arquivada na JUCEMG como documento de interesse, cobrindo o período do livro e se possível especificando o ato. O procurador deve ter assinatura digital, conforme citado, como modelo A 3, e ser e-CPF e não e-CNPJ digital.

Informações Necessárias para o Registro da Escrituração Contábil Digital na Jucemg 4) Passo a passo para imprimir o documento de arrecadação estadual DAE para os livros digitais: Verifique no PVA (Programa Validador e Assinador) se a situação de sua Escrituração Contábil Digital (ECD) se encontra com a seguinte mensagem:

Se sim, acesse o Autoatendimento da JUCEMG para impressão do DAE. Segue abaixo um procedimento detalhado para emissão. Clique na opção e abrirá uma nova janela do sistema de Autoatendimento da JUCEMG

Informações Necessárias para o Registro da Escrituração Contábil Digital na Jucemg Passo a passo para imprimir o documento de arrecadação estadual DAE para os livros digitais:

Informações Necessárias para o Registro da Escrituração Contábil Digital na Jucemg 5) Legislação pertinente ao SPED Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 Institui o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped. Departamento Nacional do Registro de Comércio: Instrução Normativa Nº 107, de 23 de maio de 2008, que dispõe sobre a autenticação de instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais. Conselho Federal de Contabilidade: Resolução N° 1.020/05 - Aprova a NBC T 2.8: - Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica. Receita Federal: Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007 (com as alterações da IN RFB 825/08 e da IN RFB 926/09) - Institui a Escrituração Contábil Digital (para fins fiscais e previdenciários). Instrução Normativa RFB nº 825, de 21 de fevereiro de 2008 - Altera o art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de dezembro de 2007, que institui a Escrituração Contábil Digital (prorroga para o último dia útil de junho de 2009 o prazo para apresentação da ECD, nos casos de cisão, cisão parcial, fusão ou incorporação ocorridos em 2008). Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009 - Altera os arts. 2º, 3º, 5º , 6º e 7º da Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de dezembro de 2007, que institui a Escrituração Contábil Digital e o Manual de Orientação do Leiaute. Ato Declaratório Executivo Cofis nº 36, de 18 de dezembro de 2007: - Dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital. Anexo I - Regras de validação Anexo II - Tabelas de Código Ato Declaratório Executivo Cofis nº 20, de 28 de maio de 2009: - Dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital.

Informações Necessárias para o Registro da Escrituração Contábil Digital na Jucemg 6) Perguntas frequentes 1) Livro Digital, Escrituração Contábil Digital, Escrituração Contábil em Forma Eletrônica ou Sped Contábil são sinônimos? Resposta: Sim. O Departamento Nacional de Registro do Comércio - DNRC adota a terminologia “Livro Digital”, a Receita Federal do Brasil - RFB utiliza “Escrituração Contábil Digital”, o Conselho Federal de Contabilidade CFC, “Escrituração Contábil em Forma Eletrônica”. Sped Contábil é, digamos, um apelido. 2) Como deve ocorrer a impressão dos livros? Resposta: São formas alternativas de escrituração: em papel, em fichas, em microfichas ou digital. Mas elas não podem coexistir em relação ao mesmo período. Ou seja, não podem existir, ao mesmo tempo, dois livros diários em relação ao mesmo período, independente do meio em que foram “impressos”. Para maiores esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento Nacional de Registro do Comércio IN107maio2008. Em resumo, os livros digitais não precisam ser impressos. 3) Qual deve ser a quantidade de livros por arquivo? Resposta: Cada livro é um arquivo distinto. Assim, um arquivo não pode conter mais de um livro. Para maiores esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento Nacional de Registro do Comércio In107maio2008.

Informações Necessárias para o Registro da Escrituração Contábil Digital na Jucemg Perguntas frequentes 4) Quais são os termos de Abertura e Encerramento Resposta: NUM_ORD: número de ordem do instrumento de escrituração. É o número do livro. A numeração dos livros é sequencial, por tipo de livro, independente de sua forma (em papel, fichas, microfichas ou digital). Assim, se o livro anterior, em papel, é o 50, o próximo (digital ou não) será o 51. Os livros Diários (G e R) devem ter a mesma sequência numérica. Os Diários Auxiliares devem ter numeração própria, sequencial, por espécie. Assim, se foram utilizados "Diário Auxiliar de Fornecedores" e "Diário Auxiliar de Clientes", cada um terá uma sequência distinta. O mesmo se aplica ao Razão Auxiliar. Para maiores esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento Nacional de Registro do Comércio - IN107 maio 2008. NAT_LIVR: natureza do livro; finalidade a que se destina o instrumento de escrituração. É o nome, a denominação do livro. Normalmente, os livros G e R recebem o mesmo nome, sendo os mais comuns: Diário e Diário Geral. Os nomes mais comuns de livros auxiliares são: “Diário Auxiliar de .....”; “Razão Auxiliar de .....”; “Livro Caixa”; “Livro de Inventário”. NOME: nome empresarial Assegure-se de que o nome esteja escrito exatamente como nos atos constitutivos da empresa. Pequenas divergências no nome podem levar o livro a ser colocado em exigência.

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Informações Necessárias para o Registro da Escrituração Contábil Digital na Jucemg Perguntas frequentes DT_ARQ: data do arquivamento dos atos constitutivos. É a data de arquivamento do ato de constituição da empresa. As datas de alterações contratuais devem ser desconsideradas. Em termos práticos, é a data do NIRE. DT_ARQ_CONV: data de arquivamento do ato de conversão de sociedade simples em empresária. Com o novo Código Civil, parte das antigas sociedades civis passou a ser classificada como sociedade empresária. Com isto, elas deixaram de ter registro em cartório e passaram para as juntas comerciais. É a data em que a Junta Comercial arquivou o documento que formaliza a conversão. Em termos práticos, é a data do NIRE. 5) Quem deve fazer a assinatura digital do livro? Resposta: São, no mínimo, dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato, e o contabilista. Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último. ASSIM, O Programa Validador e Assinador - PVA SÓ PERMITE QUE O CONTABILISTA ASSINE APÓS OS REPRESENTANTES DA EMPRESA. Os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados. Conforme Instrução Normativa DNRC 107/08, o Livro Digital deve ser assinado com certificado digital de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). O livro pode ser assinado por procuração, desde que ela seja arquivada na Junta Comercial. O Sped não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores. Esta verificação é feita pela Junta Comercial. A procuração eletrônica da Receita Federal não pode ser utilizada.

Informações Necessárias para o Registro da Escrituração Contábil Digital na Jucemg Perguntas frequentes 6) Para quem é obrigatória a apresentação da Escrituração Contábil Digital? Resposta: A Receita Federal estabeleceu, para fins fiscais e previdenciários, a obrigatoriedade, pelo art. 3º da Instrução Normativa nº 787/07 (http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Ins/2007/in7872007). I - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009); II - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009). Com esta nova redação, a obrigatoriedade da apresentação da ECD só atinge as SOCIEDADES EMPRESÁRIAS e, pelo Código Civil, elas são obrigadas ao registro em juntas comerciais. Assim, estão obrigados a apresentar, em 2009, as pessoas jurídicas que, cumulativamente: sejam sociedades empresárias (+) façam a apuração do IRPJ (ano-calendário de 2008) pelo lucro real (+) estiveram, em 2008, sujeitas a acompanhamento diferenciado. As duas primeiras condições são de pleno conhecimento da empresa. Quanto à última, em caso de dúvida, representante da empresa deve se dirigir à unidade da RFB que jurisdiciona o contribuinte para obter a informação. Ela é protegida por sigilo fiscal e não pode ser fornecida por e-mail. Para evitar ser encaminhado para o "fale conosco" do sítio do Sped, diga apenas que quer saber se a empresa estava, em 2008, sujeita a acompanhamento diferenciado (não mencione o Sped). 14

Informações Necessárias para o Registro da Escrituração Contábil Digital na Jucemg Perguntas frequentes 7) Obrigatoriedade da apresentação da Escrituração Contábil Digital Resposta: Cooperativas e demais pessoas jurídicas obrigadas a registro em junta comercial. Pela Instrução Normativa RFB nº 787/07 (com a redação dada pela IN RFB nº 926/09), a utilização facultativa da ECD ficou restrita às sociedades empresárias. Entretanto, como a Normativa DNRC nº 107/08 não traz a mesma restrição, o Sped está preparado e vai receber normalmente as escriturações contábeis digitais de quaisquer pessoas jurídicas registradas em juntas comerciais. Como a Instrução Normativa RFB nº 787/07 restringiu a obrigatoriedade às SOCIEDADES EMPRESÁRIAS, a demais pessoas jurídicas (como as sociedades simples e as equiparadas) não estão obrigadas à apresentação. É importante não confundir o PRAZO DE APRESENTAÇÃO (art. 5º) com a obrigatoriedade (art. 3º).

Fontes: Receita Federal do Brasil (www.receita.fazenda.gov.br); Junta Comercial do Estado de Minas Gerais (www.jucemg.mg.gov.br).