Especial SPED - Revista EXAME - maio 2012

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cOntribuiçõES uma nOva EtaPa cOmEça aQui

este ano mais de 1,3 milhão de empresas serão integradas ao Sped, avançado sistema de escrituração digital que visa combater a sonegação e racionalizar os processos contábeis

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Outro nome. novas obrigações Antes denominada EFD-PIS/ Cofins, a EFD-Contribuições deixa de ser uma escrituração para virar uma obrigação contábil

A

té o fim deste ano, as 150 000 pessoas jurídicas sujeitas à tributação com base no lucro real deverão se multiplicar quase nove vezes com o ingresso de mais 1,3 milhão de empresas, a maioria organizações de micro ou pequeno porte que optaram pelo lucro presumido. Este é mais um movimento decisivo da implantação do projeto SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, que nasceu com a meta de combater a concorrência desleal e racionalizar as obrigações acessórias.

Os números dessa iniciativa impressionam.

Iniciado em 2005, o SPED hoje abrange 800 000 empresas emissoras e milhões de receptores de documentos fiscais digitais. O SPED Fiscal, surgido no ano seguinte, pretende incluir até 2014 cerca de 1,5 milhão de empresas contribuintes de ICMS e IPI, um número que não leva em conta os optantes pelo Simples, ainda não incluídos pela maioria dos estados. O SPED Contábil, por sua vez, incluiu

150 000 empresas do lucro real em dois anos.

Finalmente, eis o surgimento em tempo recorde do Sped Contábil mais complexo e detalhado, a EFDContribuições, originalmente denominada EFD-PIS/ Cofins. “Esses três componentes do sistema têm cumprido os objetivos iniciais”, comenta o professor Roberto Dias Duarte, autor de livros e um dos mais requisitados especialistas no assunto.

Outra obrigação A EFD-Contribuições deve gerar grande impacto para as empresas. “O objetivo é estruturar uma escrituração que não era feita adequadamente pelas empresas, quando era feita. Diferente dos outros subprojetos do SPED, agora é uma nova obrigatoriedade”, explica o empresário e especialista em tributação José Adriano Pinto. Isso implicou a escrituração ser feita a partir de documentos fiscais e provocou um tsunâmi nos processos adotados. “Antes, a escrituração se baseava nas receitas, em uma visão essencialmente contábil; agora, muitas empresas transferiram a responsabilidade pela geração do arquivo para a área fiscal”, afirma José Maria Chapina Alcazar, presidente do Sescon-SP, sindicato das empresas de serviços contábeis. “A EFD-Contribuições permitiu deslocar para a tecnologia o trabalho manual de análise

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“A EFD-Contribuições fez o Fisco trocar o trabalho manual pelo refino e análise da documentação” Jorge Campos, profissional fiscal e tributário

e qualidade dos dados, deixando para o Fiscal o refino e a análise da documentação de referência”, complementa o moderador de redes sociais sobre SPED Jorge Campos, experiente profissional da área fiscal e tributária. “Este é o maior desafio do SPED, pela quantidade de empresas que ingressarão pela primeira vez no ambiente da escrituração digital”, diz Mauro Negrune, especialista em soluções de tecnologia de informação, inclusive as aplicadas ao SPED. Nova mecânica “Se o SPED como um todo traz grandes impactos para as empresas brasileiras, a EFD-Contribuições é considerada a etapa mais complexa do sistema até agora”, destaca Chapina. “A EFD-Contribuições foi criada para unificar, racionalizar, agilizar o processo creditório do PIS e da COFINS, além de trazer a principal fonte de arrecadação federal para o universo SPED”, comemora Jorge Campos.

A nova mecânica deve revolucionar procedimentos, como explica Diógenes Andrade, empresário especializado em soluções fiscais: “O formato anterior tornava muito difícil para o Fisco conferir os lançamentos. Com a nova obrigação, as empresas deixam de entregar um demonstrativo e fazem, isso sim, uma escrituração”. Chapina também destaca que o cenário exige grande detalhamento das informações. Isso se traduz em alinhamento da área tributária com a tecnologia da empresa, adoção de controles internos de gestão, necessidade de auditoria das informações, entre outros desafios.

Sem falar da adaptação e do acompanhamento contínuo das constantes mudanças das exigências fiscais. “O impacto maior é o contribuinte ficar bem mais exposto à fiscalização. Equívocos tornaram-se

transparentes à fiscalização”, conclui o especialista e empresário Fabio Rodrigues de Oliveira.

Benefícios Como ocorre com os demais subprojetos do SPED, este é um modelo em que todos ganham.

Para o Fisco, o maior benefício é a transparência da apuração e a drástica redução da sonegação fiscal e fraudes, pois há maior eficiência da administração tributária, graças à padronização e consistência das informações. “Anteriormente, cada empresa fazia da forma que melhor entendia, e, em muitas das vezes, quando questionadas pelo Fisco, não conseguiam comprovar a apuração”, completa José Adriano.

Já as empresas ganham em agilização, simplificação dos processos e consequente redução de custos, como o fim do armazenamento de documentos. O melhor controle na escrituração de informações também permitirá ao contribuinte uma base de dados mais consolidada e consistente com a sua operação. Jorge Campos lembra que o principal ganho para as organizações foi a possibilidade de rever a sua sistemática de apropriação de créditos, corrigir processos internos e otimizar a recuperação de créditos relacionados às contribuições do PIS e da Cofins. Chapina

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aponta, ainda, uma vantagem: a oportunidade de profissionalização que as empresas brasileiras ganham diante da qualidade das informações exigidas a partir de agora. Mauro negrune destaca também o novo papel dos escritórios contábeis tradicionais mediante o surgimento do Sped: “eles viverão uma nova realidade e terão que modernizar-se e oferecer serviços mais complexos”. tEcnOlOgiaS DE aPOiO para atender aos requisitos de um sistema inédito e complexo, o contribuinte precisa contar agora com a sofisticação de mecanismos de controle e de assessoria especializada que evitem não só incorrer em erros como também explorar as possibilidades de otimização de seus recursos. desde 2006, quando o Sped começou, as empresas têm se preparado de formas diferentes. Algumas se estruturaram para a nova demanda, enquanto outras preferiram esperar para ver como ficava. O mercado de fornecedores, por sua vez, reagiu com oferta de soluções que vão da prevenção à aderência às novas regras.

“As empresas e os escritórios de contabilidade têm hoje um leque enorme de opções de mercado, que disponibilizam desde informações, capacitação, auditoria, consultoria, validação de dados antes do envio ao Fisco até soluções especializadas em Sped”, afirma José Adriano.

Além da capacitação dos profissionais por meio de cursos presenciais ou online, o projeto Sped introduziu no mercado um grande número de empresas desenvolvedoras de soluções fiscais e de auditorias digitais. Jorge Campos recomenda cuidado na contratação. “nem todas fazem as auditorias e os cruzamentos adequados para garantir o ‘sono dos justos’ ao responsável pelas informações.

Há consultorias com limitações de mão de obra, o que pode levar a um apagão da contabilidade.” cuiDaDOS ESPEciaiS “não é possível atender satisfatoriamente às exigências do Fisco sem a utilização de boas normas de contabilidade e a adoção de controles internos de gestão.” O alerta é de Chapina, que lembra que a simples assinatura, validação e envio do arquivo da eFd-Contribuições ao sistema não garante que esteja tudo certo, ou que a empresa não terá passivos tributários. para evitar problemas fiscais, as áreas tributárias e de tecnologia da informação das empresas devem estar em constante sintonia.

Há, ainda, um difícil caminho a percorrer não só em controles como na interpretação das regras. É que a legislação que cobre o assunto é confusa, complexa e instável. Roberto dias duarte afirma que há um verdadeiro cipoal de leis. ele cita uma coletânea da própria Receita Federal que indica a

linha DE ObrigatOriEDaDE no resumo dos projetos do Sped, estão eCd (Sped Contábil), eFd (escrituração Fiscal digital) ICMS/IpI, nF-e etc., com o ano em que foram instituídos e empresas incluídas. A eFd-Contribuições é exceção pelo prazo muito curto para 1,5 milhão de empresas se adaptarem 2005

ECD (SPED Contábil) EFD ICMS/IPI NF-e EFD-Contribuições CT-e FCONT e-LALUR EFD-Social

2006

2007

2008

INSTITUÍDA

2010

2011

11 800

141 500

156 900

30 000

INSTITUÍDA INSTITUÍDA

2009

500

2 500

15 000

445 000

MT INSTITUÍDO INSTITUÍDO

2013

159 000

1,5 mi

1,5 mi MA

6 000

2014

700 000

INSTITUÍDA INSTITUÍDO

2012

NACIONAL

150 000 150 000 PREVISÃO Fonte: Roberto Dias Duarte, com dados da RFB e SEFAZ

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“Este é o maior desafio do SPED, pelo número de empresas pela primeira vez em escrituração digital” Mauro Negrune, especialista em soluções de TI

existência até julho de 2010 de nada menos que sessenta leis, três medidas provisórias, sessenta decretos presidenciais, quatro portarias, sessenta instruções normativas, 38 da Receita Federal e 38 atos declaratórios. Já em 2011, foram publicados mais de 500 atos normativos sobre Cofins e, em 2012, foram mais de 45 novas normas. “Certamente, o número é bem maior que este, pois até a autoridade fiscal já desistiu de atualizar o documento. Há, ainda, uma quantidade incalculável de soluções de consulta, soluções de divergência e disputas judiciais sobre o tema”, ele conclui. Somem-se a este contexto situações de imunidades, isenções, suspensão de incidência, regimes especiais para tratamento diferenciado a alguns setores, entre outros fatores, como incidência cumulativa ou não. Há também a obrigatoriedade de apresentação do Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais (Dacon), uma declaração em que as empresas informam à Receita Federal dados consolidados sobre a apuração do PIS e da Cofins com base na folha de salários.

Diante de tantas regras e relatórios, a apuração detalhada e o pagamento das contribuições exigem bastante cuidado, a fim de evitar pesadas multas causadas por erros ou atrasos na entrega dos relatórios. “Na prática, estamos automatizando processos fiscais e tributários que ainda não estão definidos, nem mesmo pelas autoridades fiscais. O nível de precisão exigido pela EFD-Contribuições é inexequível a partir da tecnologia de gestão empresarial atualmente disponível. Além disso, todos os projetos anteriores do SPED tiveram um prazo razoável. A exceção é a EFD-Contribuições.” Instituida em julho de 2010, obriga todas as empresas a aderir em apenas dois anos. “O principal problema é o prazo para

organizações que processam a contabilidade das micro e pequenas empresas se adaptarem. É irreal e ilógico”, reclama Duarte.

O caminho das pedras Para atender à legislação e assegurar a integração digital entre empresas e organizações contábeis, Roberto Dias Duarte recomenda observar três itens fundamentais. O primeiro deles é tecnologia: as empresas precisam implantar sistemas de controle e gestão que permitam ao Fisco auditar o cálculo realizado para cada contribuição, seguindo assim princípios de governança corporativa. O segundo são os processos, evitando que as informações enviadas às autoridades sejam inexatas, incoerentes ou inexistentes.

Finalmente, o terceiro fator refere-se ao comportamento.

Como nesse modelo todos os funcionários são responsáveis por algum tipo de informação fiscal – faturamento, entrada de mercadorias, cadastro de clientes, produtos e fornecedores, apuração dos tributos, controle financeiro –, eles precisam ter a percepção de que uma informação digitada errada pode gerar penalidades graves.

Desafios “Se por um lado temos um movimento do Fisco rumo à inteligência eletrônica – tão irreversível quanto a fotografia digital, mídias sociais, e-books, convergência de mídias e mobilidade, por outro há uma complexidade crescente no sistema tributário, acompanhada de uma volatilidade quântica das regras que compõem este intrincado sistema”, resume Dias Duarte. É dele também a previsão do que se espera pela frente.

Neste caminho sem volta, é uma questão de tempo até que todas as empresas adotem tecnologias de apoio à gestão. Para esse gigantesco sistema que integra tanto áreas internas quanto empresas, a segurança dos documentos fiscais é vital. Diante de tanta volatilidade nas regras tributárias, as soluções utilizarão, imprescindivelmente, tecnologia de nuvem.

“Seria uma insanidade imaginar atualizações quase diárias em uma base instalada de 6 milhões de usuários de sistemas estabelecidos em organizações distribuídas por mais de 5 000 municípios, conclui Dias Duarte.