Project Management Proposal - Home Visitation

PROPOSAL PROJECT MANAGEMENT RISTA HUTAMMY TULARBI

OME VISITATION

Home Visitation

1

BAGIAN I LEMBAGA SMA Guna Pratiwi

Visi Terwujudnya peserta didik yang beriman, cerdas, terampil dan kompeten, serta mampu mengembangkan keunggulan lokal dan bersaing di pasar global.

Misi a. Menjalin kerja sama dengan dunia industri atau dunia usaha lokal maupun global b. Menerapkan budaya profesional peserta didik untuk meningkatkan karakter bangsa c. Mengoptimalkan proses pembelajaran dan bimbingan d. Membina kemandirian peserta didik melalui kegiatan pembiasaan, kewirausahaan,

dan

pengembangan

diri

yang

terencana

dan

PROPOSAL

berkesinambungan

2

Home Visitation

BAGIAN II PENDAHULUAN Pendidikan merupakan usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara (Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 pasal 1 ayat (1).

Sekolah merupakan lembaga pendidikan formal tempat berlangsungnya proses belajar dan mengajar, oleh karena itu sekolah harus berperan aktif dalam

menjawab

pengetahuan,

tantangan

teknologi,

kemajuan

sosial,

budaya,

dan dan

perkembangan keagamaan

ilmu dalam

masyarakat.

Era globalisasi saat ini memaksa sekolah untuk menghasilkan output berupa lulusan atau sumber daya manusia yang siap bekerja. Oleh karena itu kualitas lulusan selalu menjadi acuan yang paling utama. Lembaga pendidikan yang kurang berkualitas secara otomatis akan ditinggalkan oleh masyarakat. Persaingan semacam ini tentunya sangat berimbas terhadap animo masyarakat terkait dalam pemilihan sekolah. Salah satu faktor penting untuk mencapai mutu lulusan yang berkualitas adalah hubungan antara sekolah dengan orang tua. Meningkatkan hubungan sekolah

dan

orangtua

memberikan

cara

mudah

orangtua

untuk

memberikan dukungan dan menjalin hubungan baik dengan anak mereka serta membawa orang tua ke dalam lingkungan kolaboratif.

(National Household Education Surveys Program) yang diungkapkan oleh Herrold et al. (dalam Kraft & Dougherty, 2012: 3) pada tahun 2007 menunjukkan bahwa kurang dari setengah dari semua keluarga dengan anak- anak usia sekolah melaporkan menerima telepon dari sekolah, dan

PROPOSAL

Penelitian oleh Program Survei Pendidikan Rumah Tangga Nasional

3

Home Visitation

hanya 54% melaporkan mendapatkan catatan atau e-mail tentang anak.

Survei tersebut menunjukkan masih minimnya hubungan kerjasama antara sekolah dan orangtua untuk bersama mendidik anak. Kurangnya kerjasama antara sekolah dan orangtua memiliki konsekuensi negatif terhadap pendidikan anak.1 Meskipun orangtua mempercayakan pendidikan pada sebuah sekolah, namun tanggung jawab orangtua pada belajar anak tidak lepas begitu saja.

Oleh karena itu antara orangtua dan sekolah harus ada hubungan secara teratur

untuk

membicarakan

kemajuan

anak.

Sekolah

dapat

mengupayakan sebuah program untuk menjembatani pembicaraan antara guru dan orangtua. Sekolah juga perlu mengetahui berbagai faktor penyebab sulitnya menjalin kemitraan untuk menyusun kembali strategi bekerjasama dengan orangtua karena keberhasilan pengelolaan program

1

http://eprints.uny.ac.id/26473/1/PDF%20SKRIPSI%20LENGKAP.pdf diakses pada tanggan 29/11/2016 pukul 19.25

PROPOSAL

sekolah dan perkembangan anak bergantung pada kedua pihak ini.

4

Home Visitation

BAGIAN III ANALISA PROYEK A. Proyek yang telah dicanangkan Sebuah

proyek

yang

sudah

dicanangkan

dalam

konteks

membangun hubungan yang ideal antara sekolah dengan orang tua adalah Open House.

Open

House

masyarakat

yang

merupakan berminat

suatu untuk

metode meninjau

mempersilakan sekolah

serta

mengobservasi kegiatan dan hasil kerja murid dan guru yang diadakan pada waktu yang telah terjadwal. Pada saat itulah masyarakat (orang tua) dapat melihat secara langsung proses belajarmengajar yang berlangsung di sekolah itu. Dari gambaran ini, masyarakat dapat memberikan penilaian atas pelaksanaan pendidikan di sekolah tersebut.

Open house sekolah mempunyai tujuan sebagai berikut. a. Memperkenalkan apa dan bagaimana suatu sekolah atau lembaga pendidikan b. Memperkenalkan sarana dan prasarana sekolah c. Memperkenalkan hasil karya siswa sekolah d. Memperkenalkan kepedulian siswa terhadap lingkungan e. Memperkenalkan

kegiatan

sekolah

(pembelajaran

dan

ekstrakurikuler)

B. Pihak yang mengadakan Open House

di

Jalan

Kusumanegara

No.3

Yogyakarta.

Open

house

diselenggarakan rutin setiap tahun lebih tepatnya menjelang tahun ajaran baru.

Dalam open house, pihak sekolah menampilkan

berbagai macam ekstrakurikuler, siswa praktek di laboratorium,

PROPOSAL

Open House diadakan oleh SMK SMTI Yogyakarta yang beralamat

Home Visitation

gebyar wirausaha, dan lomba band antar SMP. Pembagian kerja panitia meliputi penasehat, penanggung jawab, pembimbing, ketua, wakil ketua, sekretaris I, sekretaris II, bendahara I, bendahara II, seksi acara, seksi pubdekdok, seksi perkap, seksi korlap, seksi konsumsi, seksi keamanan, seksi dana usaha, dan seksi humas.

PROPOSAL

5

Home Visitation

C. Deskripsi Kegiatan

• • • • • • •

Rapat Menentukan tujuan dan tema Waktu Pembagian kerja personil Anggaran Promosi Kegiatan (bazar, gebyar eskul, perlombaan) Perencanaan

Pelaksanaan

• Pelaksanaan tujuan dan tema • Waktu • Pembagian kerja personil • Anggaran • promosi • Kegiatan

• Pihak yang terlibat (panitia) • Aspek yang dievaluasi • Proses

Evaluasi

PROPOSAL

6

Home Visitation

1. Perencanaan Perencanaan program open house SMK SMTI meliputi perencanaan penentuan tema yang dilakukan oleh panitia dengan cara voting.

Perencanaan waktu penyelenggaraan open house yaitu setiap tahun menjelang penerimaan peserta didik baru. Pembagian kerja panitia berdasarkan minat dan tidak berdasarkan kompetensi, sehingga semua panitia mempunyai kesempatan untuk mencalonkan diri pada jabatan tertentu. Perencanaan anggaran dilakukan dengan cara setiap seksi menyusun kebutuhan dan rincian harga kemudian dilaporkan kepada pihak sekolah. Perencanaan promosi menggunakan media brosur, pamflet, radio, televisi, twitter, dan facebook. Perencanaan kegiatan dalam open house meliputi penentuan tujuan kegiatan, lokasi kegiatan, dan cara pemenuhan kebutuhan. Bazar dan gebyar wirausaha akan dilaksanakan dengan mendirikan

stand

untuk

menjual

berbagai

produk.

Pertunjukan

ekstrakurikuler dan lomba band akan dilaksanakan dengan mendirikan panggung. Siswa praktek di laboratorium menggunakan beberapa laboratorium saja. Pemenuhan kebutuhan dengan menggunakan fasilitas sekolah, menyewa, dan membeli.

2. Pelaksanaan Pelaksanaan program open house merupakan implementasi dari perencanaan. Secara keseluruhan open house dilaksanakan sesuai dengan

rencana.

Tema

dipilih

panitia

dengan

cara

voting

dan

menghasilkan tema “To Be A Winner Start Here”. Open house diselenggarakan setiap tahun menjelang penerimaan peserta didik baru.

Pembagian

kerja

panitia

meliputi

penasehat,

penanggung

jawab,

pembimbing, ketua, wakil ketua, sekretaris I, sekretaris II, bendahara I, bendahara II, seksi acara, seksi pubdekdok, seksi perkap, seksi korlap, seksi konsumsi, seksi keamanan, seksi dana usaha, dan seksi humas.

Anggaran berasal dari sekolah dan tidak menggunakan sponsor. Media promosi yang digunakan adalah brosur, pamflet, radio, televisi, twitter, dan facebook.

Promosi

dilakukan

dua

minggu

sebelum

open

house

diselenggarakan. Kegiatan bazar dan gebyar wirausaha mendirikan lima

PROPOSAL

7

Home Visitation

stand untuk menjual produk yang dikelola oleh siswa-siswi SMK SMTI. Kegiatan pertunjukan ekstrakurikuler dan lomba band berlangsung di panggung. Ekstrakurikuler yang ditampilkan adalah karawitan, paduan suara, marchingband, seni tari, taekwondo, seni teater, dan pencak silat.

Lomba band diikuti oleh tujuh peserta dari SMP. Kegiatan praktek siswa SMK SMTI menggunakan laboratorium Pengunjung dipersilakan untuk menyaksikan praktek dan mengajukan pertanyaan.

3. Evaluasi Pihak yang terlibat dalam evaluasi adalah panitia open house tanpa melibatkan guru. Aspek yang dievaluasi adalah kegiatan-kegiatan dalam open house, anggaran, tempat, waktu, cara promosi, dan panitia. Evaluasi pelaksanaan program open house SMK SMTI dilakukan oleh masingmasing jabatan atau seksi dengan cara menganalisis permasalahan yang terjadi selama perencanaan sampai open house selesai. Kemudian laporan dari masing-masing jabatan atau seksi dirangkum menjadi satu dan dilaporkan kepada pihak sekolah. Evaluasi belum dilakukan secara formal.

PROPOSAL

8

9

Home Visitation

Berdasarkan sebuah proyek yang sudah dicanangkan tersebut yaitu Open House dalam konteks membangun hubungan antara sekolah dengan orang tua masih belum ideal. Hal ini bisa dilihat dari tidak adanya keterlibatan orang tua siswa dengan pihak sekolah untuk mengadakan kegiatan open house tersebut.

Serta belum banyak terjadinya interaksi antara orang tua siswa dengan pihak sekolah. Sehingga, belum mampu mencapai tujuan kolaborasi sekolah dengan orang tua. Tujuan open house tersebut juga masih sebatas memperkenalkan apa dan bagaimana suatu sekolah atau lembaga pendidikan. Oleh karena itu, diperlukan program sekolah yang mampu melibatkan secara langsung antara orang tua siswa dengan sekolah untuk membicarakan kemajuan anak.

At the end of the day, the most overwhelming key to a child’s success is the positive involvement of parent.

(Pada akhirnya, kunci terbesar kesuksesan seorang anak adalah keterlibatan orangtua yang positif)

PROPOSAL

(Jane D. Hull)

10

Home Visitation

BAGIAN IV PROYEK YANG DICANANGKAN Berdasarkan permasalahan yang ada pada program Open House, solusi yang tepat yaitu mengimplementasikan program Home Visitation (HV). Dengan HV ini diharapkan, dapat menjembatani pembicaraan antara guru dan orangtua, sehingga terjalin hubungan yang ideal untuk mensukseskan pendidikan.

A. Ruang Lingkup Proyek (Scope) Proyek Home Visitation (HV) yang akan dicanangkan ini mempunyai ruang lingkup, artinya seberapa besar program yang harus dikerjakan serta apa saja batasan-batasannya. Untuk itu ruang lingkup proyek Home Visitation (HV) adalah sebagai berikut ini : 1. Mendiskusikan proyek yang dicanangkan bersama orang tua siswa yang berhubungan denga akan dilaksanakannya proyek HV tersebut (sosialisasi).

2. Menentukan prosedur-prosedur yang berhubungan dengan proyek HV 3. Menerapkan/mengimplementasikan pelaksanaan proyek HV 4. Membuat dokumen hasil Home Visitation wali kelas untuk dijadikan bahan informasi dan evaluasi bagi sekolah, siswa, maupun orang tua siswa sendiri,

serta

dapat

menjawab

permasalahan-permasalahan

yang

ditemukan

Analisis SWOT W

S

1. Banyak pihak yang yerlibat dalam 1. Siswa yang tidak ingin rumahnya dikunjungi pihak sekolah mensukseskan proyek

2. Project team memiliki komitmen yang kuat dan tanggung jawab 3. Project manajer yang optimis dan kepemimpinan yang kuat 4. Respon orang tua siswa yang mendukung

2. Jadwal kunjungan yang waktunya bertabrakan dengan jadwal orang tua

siswa

yang

bekerja

(perubahan jadwal tiba-tiba)

PROPOSAL

(stakeholder sekolah & orang tua)

11

Home Visitation

O 1. Jalinan

T

kerjasama/kemitraan 1. Lingkungan

sekolah dengan orang tua

rumah

(isu

lingkungan)

2. Memperoleh data/informasi siswa

2. Komunikasi

3. Memberikan dukungan & cara

(hubungan)

antara

anak dan orang tua

mudah ortu untuk memberikan 3. Lost trust dukungan dan menjalin hubungan baik dengan anak mereka 4. Mencapai

mutu

lulusan

yang

berkualitas

Berikut ini solusi untuk mengatasi kendala atau kelemahan pada analisis SWOT proyek Home Visitation : a. Siswa yang tidak ingin rumahnya dikunjungi pihak sekolah Solusi : Melalui pendekatan. Guru BK dan wali kelas berperan penting dalam hal ini. Khususnya guru BK bisa melakukan pendekatan melalui komunikasi dengan siswa dan menanyakan alasan rumahnya tidak ingin dikunjungi oleh pihak sekolah. Kemudian, guru BK meyakinkan kepada siswa

bahwa

Home

Visitation

ini

bukanlah

hal

yang

perlu

ditakuti/dikhawatirkan, karena tujuan HV untuk menjalin hubungan sekolah dan orang tua (silaturahim). Pihak sekolah juga tetap melakukan komunikasi dengan ortu dalam hal ini. b. Jadwal kunjungan yang waktunya bertabrakan dengan jadwal orang tua siswa yang bekerja (perubahan jadwal tiba-tiba) Solusi : Mengatur dan menetapkan jadwal dengan pihak orang tua siswa dari jauh-jauh hari dan pastikan jadwal tersebut bisa dilakukan kunjungan rumah. Jika pada hari H pihak orang tua siswa tidak bisa (tiba-tiba), maka pihak sekolah melakukan negosiasi waktu yang mana pihak orang tua siswa

PROPOSAL

memilki waktu untuk dikunjungi rumahnya

12

Home Visitation

Tujuan Proyek 1. Meningkatkan hubungan sekolah dan orangtua dengan memberikan cara mudah orangtua untuk memberikan dukungan dan menjalin hubungan baik dengan anak mereka 2. Menjalin

kemitraan sekolah

dengan orangtua

untuk

keberhasilan

pengelolaan program sekolah dan perkembangan anak 3. Mendapatkan data tambahan tentang siswa, khususnya yang berkaitan dengan keadaan rumah 4. Membangun komitmen orang tua untuk turut bertanggung jawab dan bekerja sama menangani masalah anak

B. Stakeholder Proyek & Stakeholder Analysis 1. Stakeholder Proyek

Kepala Sekolah

Orang tua

Wali Kelas

Stakeholders

Perwakilan Guru

Siswa

Guru BK

2. Stakeholder Analysis Key Stakeholders Susan

Budi

Project

Project

Project

Manager

team

team

Ami

David

Internal Senior management

Project team

PROPOSAL

Organisasi

Rista

Home Visitation

13

Key Stakeholders Memimpin Peran dalam Proyek

Kerja sama

jalannya proyek, pengawas,

Pelaksana

Pelaksana

Pelaksana

program

program

program

Komitmen Optimis, kepemimpinan yang kuat,

Komitmen

Komitmen

dan

dan

dan

tanggung

tanggung

tanggung

jawab, rajin,

jawab

jawab

detail dan rinci

Level

berkontribusi aktif

inovator

Fakta Unik

dan

Very high

Very high

High

Respon orang tua yang positif dan mendukung

Very high

High

Keterlibatan

C. Bagan Tim Proyek Project Manajer (Kepala Sekolah) Supervisor

Wali Kelas

Orang tua

Guru

Internal Senior Management

Project team

Ket Garis Komando Garis tanggung jawab Peran

Siswa

PROPOSAL

Guru BK

14

Home Visitation

D. Piagam Proyek

Judul Proyek

Home Visitation

Tanggal mulai proyek

10 Agustus 2017

Penyelesaian proyek

10 Desember 2019

Manajer proyek Objektif proyek

Rista Hutammy rhutammy@yahoo.com Menjalin hubungan kerja sama sekolah dengan orang tua untuk mensukeskan proses pendidikan dan mengatasi permasalahan anak (siswa).

Informasi Anggaran

SMA Guna Pratiwi menganggarkan Rp 42.850.000 untuk proyek ini. Biaya teralokasi untuk biaya personil (tenaga kerja), biaya non personil (pembelian alat), dan biaya lain-lain

Pendekatan

• Mengembangkan perkiraan biaya rinci untuk proyek dan melaporkan kepada PM • Menggunakan stakeholder sekolah dan orang tua untuk melakukan proses sebelum dan sesudah pelaksanaan proyek

Peran dan Tanggung jawab Nama

Peran

Tanggung jawab Merencanakan dan

Rista

Project manajer

memantau proyek, menyediakan tim proyek Eksekusi proyek,

Susan, Budi, David

Project team

membantu dalam pembeliaan barang

management

Eksekusi proyek, membantu dalam pembeliaan barang PROPOSAL

Ami

Internal Senior

15

Home Visitation

E. Work Breakdown Structure Work Breakdown Structure (WBS) adalah gambaran struktur fungsi dari level tertinggi sampai level rinci, adapun WBS dari Home Visitation (HV) yang akan dibangun adalah sebagai berikut :

Proyek Home Visitation (HV)

Sosialisasi

Desain Program

Analisis Hasil Sosialisasi

Buat Prosedur

HV

Buat Anggaran

Pengumpulan edu stiker

Pelaksanaan Program

Pengadaan

Buat Kalender stiker HV

Desain dokumen hasil HV

Edu Stiker

Evaluasi

Implementasi

Perhitungan stiker

Olah data

Dokumen hasil HV

Laporan hasil HV

Program Laporan

PROPOSAL

Analisis Program (Perencanaan)

16

Home Visitation

1. Analisis Program (Perencanaan) Perencanaan program Home Visitation (HV) meliputi sosialisasi yang dilakukan

oleh

dicanangkannya

pihak

sekolah

proyek

untuk

HV

para

tersebut.

orang

tua

sebelum

Perencanaan

waktu

penyelenggaraan sosialisasi tersebut yaitu saat ajaran baru. Sosialisasi berupa rapat dengan mendiskusikan proyek yang dicanangkan terseubut.

Hal-hal yang di diskusikan antara lain : a. Setuju tidaknya orang tua siswa mengenai penyelenggaraan Home Visitation (HV) tersebut b. Tujuan proyek Home Visitation (HV) c. Rencana kegiatan di dalam proyek Home Visitation (HV) d. Pihak-pihak yang terlibat dalam proyek Home Visitation (HV) Setelah melakukan sosialisasi, selanjutnya pihak sekolah dan orang tua menganalisis hasil sosialisasi tersebut.

2. Desain Program Desain program merupakan proses identifikasi hal-hal apa saja yang diperlukan dan dibutuhkan dalam mensukseskan proyek HV. Berikut ini hal-hal yang perlu dibuat untuk penyelenggaraan proyek HV : a. Prosedur Prosedur memuat langkah-langkah untuk menentukan rumah yang akan dikunjungi pihak sekolah. Pihak sekolah membuat format kalender stiker yang nantinya akan ditempelkan edu stiker oleh masingmasing siswa setiap hari. Setiap jam pulang sekolah kalender dikumpulkan

kembali

ke

wali

kelas

(tidak

dibawa

pulang).

Pengumpulan stiker paling banyak dan paling sedikit akan dikunjungi rumahnya oleh pihak sekolah dengan mengkoordinasikan dahulu jadwal kunjungan dengan orang tua.

mendapatkan stiker berdasarkan : 1) Mengerjakan tugas individu maupun kelompok 2) Aktif bertanya di kelas 3) Aktif menjawab pertanyaan

Ketentuan

siswa PROPOSAL

terkait

17

Home Visitation Berikut ini format kalender stiker : KALENDER STIKER HV Nama Siswa

:

Kelas/Program

:

January 2017 Sun

Mon

Tue

1

2

New Year’s Day 8

9

Wed 3

Thu

Fri

Sat

4

5

6

7

11

12

13

14

18

19

10 15

16

17

21 20

22

23

24

26

27

28

25 29

30

31

Total

Edu stiker

b. Anggaran Selain membuat prosedur kunjungan, hal yang penting dalam penyelenggaraan proyek yaitu dibutuhkannya alokasi dana. Alokasi dana untuk pembiayaan pengadaan barang, kunjungan rumah, cindera mata yang diberikan ke orang tua, dan biaya lain-lain. Anggaran

c. Pengadaan Pengadaan

yang

dimaksud

adalah

barang-barang/alat

yang

dibutuhkan untuk proyek Home Visitation (HV) seperti kalender stiker HV dan edu stiker

PROPOSAL

berasal dari sekolah

Home Visitation d. Desain dokumen hasil HV Dokumen hasil HV di isi setelah kegiatan kunjungan untuk dijadikan bahan informasi dan evaluasi bagi sekolah maupun orang tua. Berikut ini format dokumen hasil HV. HASIL HOME VISIT 1. Kelas / Program : _____ 2. Wali Kelas

3.Tahun Pelajaran : _____

: _____

A. Hari / Tanggal

: ___________________

B. Nama Siswa (yang dikunjungi)

: ___________________

C. Alamat Rumah

: ___________________

D. Nama Orangtua

: ___________________

E. Pekerjaan Orangtua

: ___________________

F. Home visit dilakukan bersama dg. : ___________________ G. Masalah Utama

: ___________________

H. Hasil Home Visit

:

1. ____________________________________________________ 2. ____________________________________________________ 3. ____________________________________________________ 4. ____________________________________________________ 5. ____________________________________________________ 6. dst I. Keterangan

: __________________________ __________________________

Jakarta, ________ Wali Kelas,

_______________ NIP.

PROPOSAL

18

19

Home Visitation

3. Pelaksanaan Program Pelaksanaan program merupakan implementasi dari perencanaan dan desain program. Secara keseluruhan Home Visitation (HV) dilaksanakan sesuai dengan rencana dan desain program. Kunjungan dilakukan oleh wali kelas bersama guru BK atau perwakilan guru. Home Visitation (HV) diselenggarakan saat 2 minggu sebelum UTS dan 2 minggu sebelum UAS. Masing-masing 2 kunjungan rumah (4 siswa yang rumahnya dikunjungi /semester). Penentuan kunjungan berdasarkan perolehan stiker.

Waktu

Jumlah Kunjungan

2 minggu sebelum UTS

@ 2 rumah = 2 siswa

2 minggu sebelum UAS

@ 2 rumah = 2 siswa

Perolehan stiker Paling sedikit & paling banyak Paling sedikit

Ket : Jumlah Kunjungan bersifat conditional dan fleksibel

4. Evaluasi Pihak yang terlibat dalam evaluasi adalah Wali kelas, Guru BK, dan perwakilan guru. Aspek yang di evaluasi adalah hasil dari home visit, anggaran, tempat, waktu, dan aspek lainnya yang berkaitan dengan proyek HV. Evaluasi pelaksanaan program HV dengan cara menganalisis permasalahan yang terjadi selama perencanaan sampai Home Visitation selesai. Kemudian dari hasil evaluasi dilaporkan kepada kepala sekolah selaku project manajer.

F. Jadwal Pelaksanaan (Schedule) Jadwal pelaksanaan adalah menunjukkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk membuat proyek Home Visitation (HV) tersebut secara keseluruhan sampai proyek siap diimplementasikan. Untuk membuat jadwal pelaksanaan ini sebelumnya ada beberapa kegiatan yang harus dilalui terlebih dahulu

Estimasi Waktu Sebelum dibuat jadwal pelaksanaannya, maka terlebih dahulu dibuat tabel estimasi waktu yang diperlukan untuk mengerjakan aktivitas tersebut.

PROPOSAL

diantaranya adalah:

Home Visitation Pembuatan estimasi waktu aktivitas ini dibuat berdasarkan apa yang ada pada WBS. Maka hasilnya ditunjukkan pada Tabel 1.

Tabel 1 : Estimasi Waktu Proyek No

Task

Waktu hari

A

Sosialisasi

1

B

Analisis hasil sosialisasi

1

C

Buat prosedur HV

2

D

Buat anggaran

1

E

Pengadaan kalender stiker HV

3

F

Pengadaan edu stiker

2

G

Desain dokumen hasil HV

2

H

Perhitungan stiker

1

I

Program laporan

1

J

Olah data

3

K

Evaluasi dokumen hasil HV

2

L

Laporan hasil HV

1

PROPOSAL

20

21

Home Visitation

Tabel 2 : Schedule Home Visitation

1 2 3 4 5 6 7

8

9 10 11

Kegiatan

Waktu

2017 I

II

2018 III

IV

I

II

2019 III

IV

I

II

III

IV

Sosialisasi Rapat Mei II 10 Analisis hasil sosialisasi Mei II 11 Mei III 20-Mei Buat prosedur HV 21 Buat anggaran Jun-05 Pengadaan kalender Juli 05-Juli 07 stiker HV Pengadaan edu stiker Juli 10-Juli 11 Desain dokumen hasil Juli 15-Juli 16 HV Perhitungan stiker Jul-25 Agust II 10Implementasi Des 10 Program laporan Jun-04 Juli 04- Juli Olah data 06 Evaluasi dokumen hasil Juli III HV Laporan hasil HV Juli IV PROPOSAL

No

Home Visitation

22

G. Critical Path Method (Project Network Diagram) Jalur kritis (critical path) adalah jalur yang menunjukkan kegiatan kritis dari awal kegiatan sampai dengan akhir kegiatan pada network diagram.

Pengertian jalur kritis adalah waktu yang terlama artinya jika pada jumlah lama waktu itu proyek tidak selesai maka proyek dianggap selesai tidak tepat waktu sesuai yang direncanakan (delay). Oleh karena itu, jalur kritis menjadi acuan penyelesaian proyek.

E=3

5

6

D=1

F=2

4

9

J=3

K=2 10

L=1 11

12

C=2 A=1 2

3 I=1 G=2 7

8 H=1

Tabel 3 : Daftar Jalur Kegiatan

Jalur A,B,C,D,E,F,J,K,L A,B,G,H,I,J,K,L

Jalur kritis

Hari

Total

1+1+2+1+3+2+3+2+1

16 hari

1+1+2+1+1+3+2+1

12 hari

= A,B,C,D,E,F,J,K,L = 1+1+2+1+3+2+3+2+1 = 16 hari

PROPOSAL

1

B=1

Home Visitation

23

H. Rencana Anggaran Penyusunan biaya dibagi menjadi kelompok-kelompok biaya personil (tenaga kerja), non personil (pembelian alat-alat proyek), dan biaya lain-lain.

1. Biaya Personil (Tenaga Kerja)

Tabel 4 : Biaya untuk Tenaga Kerja No 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

Uraian Kegiatan Perencanaan PM (Kepala sekolah) Guru Guru BK Desain Program PM (Kepala sekolah) Perwakilan guru Guru BK Pelaksanaan Program PM (Kepala sekolah) Perwakilan guru (guru dan wali kelas) Guru BK Evaluasi Wali kelas Guru BK Perwakilan guru Total biaya personil

Jumlah Jam/hari

Biaya Satuan

Total Biaya

1 21 3

2 1 2

Rp Rp Rp

60.000 50.000 40.000

Rp 120.000 Rp 1.050.000 Rp 240.000

1 6 3

1 1 1

Rp Rp Rp

50.000 50.000 40.000

Rp Rp Rp

1

1

Rp

-

Rp

-

12 3

2 2

Rp Rp

35.000 35.000

Rp Rp

840.000 210.000

6 3 3

2 2 2

Rp Rp Rp

30.000 30.000 30.000

Rp 360.000 Rp 180.000 Rp 180.000 Rp 3.650.000

50.000 300.000 120.000

2. Biaya Non Personil (Pembelian Alat)

No 1 2 3 1 2

Komponen/alat Peralatan PC Server + Monitor Printer Perangkat internet Operasional ATK Kendaraan

Jumlah Satuan

Biaya Satuan

Total Biaya

1 1 1

Unit Unit Unit

Rp 5.200.000 Rp 5.000.000 Rp 4.000.000

Rp 5.200.000 Rp 5.000.000 Rp 4.000.000

1 1

Bulan Bulan

Rp 500.000 Rp 3.000.000

Rp 500.000 Rp 3.000.000

PROPOSAL

Tabel 5 : Biaya untuk Pembelian Alat

Home Visitation

24

No 3 4 5 6

Komponen/alat Telekomunikasi Stiker Kalender stiker Cinderamata Dokumen

Jumlah Satuan 1 Bulan 20000 Pcs 2500 Pcs 1 Set

1

Dokumen hasil HV

12

2

Laporan hasil HV Total biaya non personil

6

tengah smt Smt

Biaya Satuan Rp 2.300.000 Rp 25 Rp 4.000 Rp 100.000

Total Biaya Rp 2.300.000 Rp 500.000 Rp10.000.000 Rp 100.000

Rp

300.000

Rp 3.600.000

Rp

500.000

Rp 3.000.000 Rp37.200.000

3. Rekapitulasi Biaya

Tabel 6 : Rekapitulasi Biaya Proyek Indikator Biaya personil Biaya non personil Biaya lain-lain Total biaya

Rp Rp Rp Rp

Jumlah 3.650.000 37.200.000 2.000.000 42.850.000

Nama Dokumen

Format Dokumen

Kontak

Tanggal

Wali kelas

Laporan Semester

Berbentuk

Susan

Tengah semester

Siswa

Laporan Bulanan

Berbentuk

Feby

Awal bulan

Guru BK

Laporan Bulanan

Berbentuk

Ami

Awal bulan

Orang tua

Laporan Bulanan

Email, telepon

David

Awal bulan

Stakeholder

PROPOSAL

I. Stakeholder Analysis for Project Communication

25

Home Visitation

J. Risk Management Manajemen risiko merupakan proses identifikasi, analisa dan antisipasi risiko secara proaktif dengan tujuan untuk memaksimalkan dampak positif (keuntungan) dan meminimalkan dampak negatif (kerugian).

Risiko adalah suatu kondisi atau kejadian (event) yang dapat berdampak positif ataupun negatif pada hasil dari suatu kegiatan. Risiko berbeda dengan problem, dimana risiko masih merupakan potensi (belum terjadi) suatu kerugian, sementara problem menunjukkan sesuatu yang sudah terjadi dan dampak kerugiannya sudah dirasakan.

1. Identifikasi Asset Asset Home Visitation (HV) ini adalah sebagai berikut : a. PC server sebanyak 1 unit b. Printer sebanyak 1 unit c. Perangkat internet sebanyak 1 unit d. Kalender stiker siswa e. Data yang berupa data siswa maupun data orang tua (keluarga) f. Data dokumen sekolah seperti dokumen hasil home visit dan laporan hasil home visit 2. Identifikasi proses Proses-proses krusial yang berhubungan dengan proyek Home Visitation (HV) adalah : a. Proses sosialisasi b. Proses pembuatan prosedur c. Proses anggaran proyek d. Proses komunikasi dengan siswa e. Proses penetapan jadwal home visit (pelaksanaan program) f. Proses data siswa

3. Pernyataan Risiko Pernyataan Risiko menggambarkan risiko yang dapat ditimbulkan sebagai akibat dari kelemahan-kelemahan yang terdapat didalam sistem. Adapun

PROPOSAL

g. Proses laporan-laporan

Home Visitation

26

pernyataan risiko untuk Home Visitation (HV) ini diuraikan pada Tabel 8 berikut ini.

Tabel 8 : Pernyataan Risiko No 1

Kelemahan/Penyebab Siswa

yang

tidak

Ancaman/

Risiko/

Uraian Risiko

Kondisi

Konsekuensi

atau Dampak

ingin Proyek

Hubungan

Orang tua

rumahnya dikunjungi pihak dapat

sekolah dan

menolak hal yang

sekolah

orangtua

sama dengan

terhambat (delay)

anaknya (rumah tidak dapat dikunjungi pihak sekolah)

2

Jadwal kunjungan yang

Proyek

Hubungan

waktunya bertabrakan

dapat

sekolah

dengan jadwal orang tua

terhambat

orangtua

siswa yang bekerja

(delay)

Jadwal orang tua

dan siswa yang bekerja full (tidak ada waktu)

(perubahan jadwal tiba-tiba)

4. Analisis kontrol Area Kontrol

Saat ini/Mendatang

Keterangan

1. Manajemen Risiko Proses sosialisasi (meyakinkan orang tua terkait proyek

Belum dijalankan dan belum ada Saat ini

dokumentasinya

HV)

pada hubungan kemitraan

Semua stakeholder sekolah Saat ini

mengetahui dampak terjadinya risiko proyek terhadap keberhasilan anak di sekolah

Perkiraan risiko

Saat ini

Belum ada perkiraan risiko dan belum pernah dilakukan riset

PROPOSAL

Analisis dampak

27

Home Visitation sehingga belum ada dokumentasinya yang dapat dibagikan seluruh pihak proyek HV agar menjadi perhatian

2. Perencanaan Keadaan Darurat HV Perencanaan

1. Telah ditetapkan personil yang

keberlangsungan

akan dilibatkan dalam

operasional

Saat ini

pelaksanaan proyek 2. Penetapan prosedur dan anggaran

Rencana

1. Melakukan recovery

penanganan

2. Full backup data dilakukan setiap

dampak bencana

hari

(seperti kebakaran,

Saat ini

3. Adanya cadangan backup

banjir, dan gempa

softcopy dan hardcopy data

bumi)

mingguan yang disimpan

3. Pelaksanaan program HV Penanganan

Telah ditetapkan personil yang

pelaksanaan

mengawasi jalannya pelaksanaan

program yang tidak sesuai dengan

Saat ini

program proyek yaitu Project Manajer (Kepala Sekolah)

desain program (perencanaan) Desain program

Diperlukan informasi tambahan

yang dibuat tidak

untuk menginformasikan dan

dimengerti oleh

Mendatang

memberikan solusi dalam masalah

stakeholder proyek HV 4. Evaluasi Tidak melaporkan

Saat ini

Project Manajer mengkonfirmasi

PROPOSAL

seluruhnya

28

Home Visitation

laporan hasil HV

langsung kepada pelaksana proyek mengenai laporan hasil HV

Laporan/data yang diberikan kepada PM tidak akurat dan

Identifikasi penyebab dan strategi Saat ini

penanganan, komunikasi, dan tindak lanjut

PROPOSAL

tidak sesuai