Issuu

Tularbi Training Center

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor Untuk Narasumber/Instruktur Pelatihan Teknisi Pelayanan Komunikasi Penerbangan

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

TIM PENYUSUN

PENULIS NUFAISA ZILFANIA RISTA HUTAMMY T

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Kata Pengantar Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT atas selesainya Perangkat (Pedoman, Panduan, Modul beserta perangkat pendukung lainnya) Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor. Perangkat ini merupakan dokumen wajib dalam rangka pelatihan para teknisi pelayanan komunikasi penerbangan untuk memahami keterampilan dasar supervisor baik

yang

bersifat

konseptual

mengiimplementasikannya

dalam

hingga

teknis

melaksanakan

dan

kegiatan

kemudian operasional

dengan baik. Modul ini diharapkan dapat membantu semua pihak menjalankan tugas dalam Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor. Buku pedoman (modul) pelatihan ini bukan hanya menjadi pegangan dalam kegiatan pelatihan,

tetapi

juga

menjadi

pengetahuan

mengenai

pemahaman

mendasar terkait pentingnya pengawasan bagi para pemangku jabatan melaksanakan tugas dan wewenangnya. Saya mengucapkan terima kasih dan penghargaan atas partisipasi aktif kepada ketua pelaksana, penanggungjawab dan panitia yang terlibat di dalam penyusunan modul dan pelatihan. Semoga modul ini bermanfaat.

Jakarta, Desember 2016 Direktur TTC

Rista Hutammy, S.Pd, M.M NIP.196204021987032001

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Daftar Isi

Kata Pengantar

Daftar Isi

iii

A. Pendahuluan

B. Tujuan Pelatihan

C. Indikator Ketercapaian Tujuan

D. Peran Narasumber dan Instruktur

E. Bahan Pelatihan

F. Siklus Belajar

G. Materi Pelatihan

1. Fungsi dan Peran Supervisor

2. Kedudukan dan Tanggung jawab Supervisor

3. Prinsip Dasar Pengetahuan dan Keterampilan Supervisi

4. Tugas, Peran, dan Fungsi Manajerial

5. Memimpin, Mengarahkan, dan Memotivasi bawahan

6. Mengaplikasikan Supervisi dan Tugas Supervisor

119

H. Monitoring dan Evaluasi Pelatihan

147

I. Lembar Evaluasi Pelatihan

151

iii

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Informasi Umum Pelatihan A. Pendahuluan Modul pelatihan ini disiapkan untuk digunakan para narasumber/ instruktur pada Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor untuk para teknisi pelayanan komunikasi penerbangan. Panduan (modul) ini memberi acuan bagi para narasumber/ instruktur pelatihan mengenai: 1) Tujuan pelatihan, 2) Indikator ketercapaian tujuan, 3) Bahan dan materi pelatihan untuk masng-masing materi pelatihan. Bahan dan materi pelatihan yang dimaksud adalah dokumen, penilaian peserta, panduan narasumber dan instruktur, metoda, maupun rencana pembelajaran.

B. Tujuan Pelatihan Narasumber/ Instruktur Pelatihan Tujuan

pelatihan

narasumber/

instruktur

pelatihan

dapat

memahami materi pelatihan berupa konsep, implementasi dan strategi pelaksanaan pelatihan sehingga dapat menyampaikan materi pelatihan tersebut dengan baik kepada teknisi pelayanan komunikasi penerbangan sebagai sasaran pelatihan.

C. Indikator Ketercapaian Tujuan Indikator ketercapaian tujuan pelatihan adalah agar narasumber/ instruktur pelatihan mampu menguasai konsep dan implementasi bimbingan dan fasilitasi serta mampu melaksanakan tugas sebagai instruktur pelatihan sesuai dengan struktur program dan strategi pelaksanaan pelatihan.

D. Peran Narasumber dan Instruktur 1. Sebagai

narasumber,

mengusai

materi

teori

dan

mampu

mendemonstrasikan materi praktek 2. Sebagai fasilitator, mampu menjembatani antara peserta dan materi pelatihan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

3. Sebagai

pelatihan

pembimbing,

mampu

menolong

peserta

mengembangkan rencana-rencana belajar individu atau kelompok, mendorong cara berfikir kritis dan kemampuan memecahkan persoalan, dan memotivasi peserta pelatihan secara perorangan 4. Sebagai penilai, menilai capaian kompetensi perorangan menurut kriteria dan standar yang ditetapkan, serta mendokumentasikan hasil-hasil penilaian setiap peserta pelatihan 5. Sebagai mechanism, lebih memfokuskan pada proses pelatihan dan mampu menggerakkan proses pelatihan Instruktur pelatihan memainkan peran yang sangat penting untuk menjadikan suatu pelatihan menarik dan menyenangkan. Jumlah instruktur yang akan bertugas berjumlah 1 orang dan narasumber selama proses pelatihan. Instruktur membagi tugas secara bersamasama dengan prinsip keadilan. Ketika seorang instruktur bertugas memberikan materi pelatihan, maka instruktur lainnya berperan sebagai fasilitator yang membantu dalam menyiapkan perangkat pelatihan, memberikan penjelasan tambahan, dan melakukan penilaian kepada peserta. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh instruktur pelatihan adalah sebagai berikut. 1. Memahami isi modul sesuai bidang yang ditugaskan 2. Melaksanakan pelatihan sesuai dengan modul dan mematuhi urutan dalam skenario pelatihan yang telah disusun 3. Memberikan contoh panutan bagi peserta, baik dalam hal disiplin, berperilaku, cara memberikan pertanyaan, cara memberikan umpan balik, memberikan motivasi, maupun penguasaan materi pelatihan 4. Memanggil nama peserta untuk mengurangi ketegangan. 5. Mengurangi

penjelasan

definisi,

menjawab

pertanyaan,

dan

memberikan konfirmasi, tetapi wajib melibatkan peserta secara aktif

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

dalam mencari, menggali data, menganalisis alternatif temuan, memecahkan masalah, mengambil keputusan, atau simpulan 6. Memotivasi

peserta

menanyakan

untuk

argumentasinya

mengambil mengapa

kesimpulan peserta

sendiri,

mengambil

simpulan itu, menguatkan, dan menekankan simpulan itu 7. Memberikan kesempatan yang sama kepada semua peserta baik laki-laki maupun perempuan yang memiliki keterbatasan berbicara, yang minoritas, yang pendiam, yang tua, dan sebagainya 8. Mengaktifkan peserta untuk menjawab pertanyaan peserta lain 9. Menghindari hal-hal berikut ini a. Menjawab pertanyaan yang tidak dipahami maksudnya b. Menjawab pertanyaan yang tidak diketahui jawabnya c. Menjawab pertanyaan yang tidak perlu dijawab d. Terpancing dalam perdebatan dengan peserta yang dapat mengakibatkan habisnya waktu e. Berperan sebagai orang yang serba tahu 10. Mengajukan pertanyaan yang dapat dijawab peserta sesering mungkin (jangan pertanyaan yang sulit dijawab atau terlalu mudah dijawab peserta)

E. Bahan Pelatihan Berikut ini bahan yang digunakan dalam pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor. 1. Laptop/PC 2. LCD Projector 3. Flip Chart

4. Modul 5. Buku

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

6. Internet 7. Sumber referensi lain

F. Siklus belajar

Pengalaman

Praktek

Reflexi

Kesimpulan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Layout Ruang Pelatihan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

CARA MEMULAI PELATIHAN •

Instruktur/narasumber perlu datang lebih awal, sehingga memiliki waktu cukup untuk melakukan persiapan.

•

Berkenalan dengan peserta sebelum acara dimulai akan sangat membantu kelancaran proses pelatihan.

•

Sesi Pertama perlu dilakukan dengan waktu dan perhatian yang penuh, ini adalah investasi berharga yang akan sangat menentukan kesuksesan sesi berikutnya.

•

Apresiasi kepada peserta yang datang tepat waktu harus menjadi pegangan seorang instruktur/ narasumber. Mulai tepat waktu, jangan menunda, menunggu peserta yang datang terlambat. Menunggu peserta yang terlambat artinya memberi reward kepada yang salah dan memberi punishment kepada yang tepat waktu.

•

Di awal proses sangat penting untuk membangun kepercayaan peserta pada modul dan para instruktur/ narasumber yang membawakannya. Ungkapkan kepada peserta bagaimana modul dikembangkan.

TOLAK UKUR 1. Banyaknya pertanyaan dari peserta selama sesi atau setelah sesi menunjukkan pelatihan berhasil menumbuhkan minat peserta. Utamanya jika pertanyaan itu berupa: a. Pertanyaan pendalaman atas apa yang Anda jelaskan. b. Pertanyaan aplikasi pada suatu kasus tertentu. c. Pertanyaan mengenai penerapan di luar konteks yang diajarkan. 2. Banyaknya

pertanyaan

yang

“mempertanyakan”

pengetahuan

instruktur/narasumber atau meragukan apa yang di sampaikan, hal itu menunjukkan belum terjadinya proses “penerimaan” dari peserta kepada instruktur/narasumber atau modul.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

3. Minat dan semangat yang ditunjukkan peserta selama sesi berlangsung

mengindikasikan

keberhasilan

pelatihan

membangun suasana partisipatif dan membangkitkan daya tarik.

4. Di luar sesi pelatihan, banyaknya peserta yang menggunakan jargon-jargon, komentar dan sebagainya mengindikasikan adanya internalisasi suatu konsep.

5. Ketepatan waktu kehadiran peserta menunjukkan bahwa peserta sudah meletakkan prioritas yang tinggi pada sesi dan bisa membayangkan manfaatnya.

6. Memonitor proses pelatihan secara langsung akan dapat membantu menilai sejauh mana akuisisi skill knowlege dan attitude sudah terjadi pada peserta.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

MATERI PELATIHAN BASIC AND MANAJERIAL SKILL SUPERVISOR

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

FUNGSI DAN PERAN SUPERVISOR

WAKTU: 1 sesi @ 90 menit

KOMPETENSI DASAR 

Memahami fungsi supervisor



Memahami peran supervisor

INDIKATOR 

Peserta mampu menginterpretasikan fungsi dari supervisor dalam lingkup pelayanan komunikasi penerbangan



Peserta mampu menginterpretasikan peran dari supervisor dalam lingkup pelayanan komunikasi penerbangan

MATERI 1. Introduksi tentang Supervisor 2. Fungsi sebagai Supervisor 3. Peran sebagai Supervisor

METODA 1. Apersepsi 2. Narasumber menyampaikan materi pelatihan 3. Diskusi (tanya-jawab) 4. Penugasan secara individual 5. Reflexi hasil dan menyimpulkan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

RENCANA PEMBELAJARAN

Sesi 1

BAGIAN A Topik

: Introduksi Supervisor

Metoda : Apersepsi - Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 20 menit

BAGIAN B Topik

: Fungsi Supervisor

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 30 menit

BAGIAN C Topik

: Peran Supervisor

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi – Tugas Individu – Reflexi hasil Waktu

: 40 menit

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

MATERI 1 FUNGSI DAN PERAN SUPERVISOR

Definisi Supervisor Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) kata supervisor memuat arti

utama, pengontrol utama, dan penyelia. Supervisor

merupakan jabatan dalam struktur perusahaan yang memiliki kuasa dan wewenang untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja bawahannya dibawah arahan jabatan atasannya. Dalam

bahasa

inggris

supervisor

adalah diambil

dari kata

supervise (mengawasi, mengarahkan) jadi bila dideskripsikan maka supervisor

merupakan

seseorang

yang

diberi

wewenang

atau

mempunyai jabatan untuk mnegawasi, mengarahkan suatu tatacara yang mengendalikan suatu pelaksanaan tata

cara lainnya. Ada

beberapa definisi supervisor, antara lain: 1. Supervisor adalah orang yang memiliki kelebihan atau mempunyai keistimewaan, yang tugasnya melihat dan mengawasi pekerjaan orang lain (Sindu Mullianto, Eko R. Cahyadi dan M. Karebet, 2006:3). 2. Supervisor adalah pemimpin yang menduduiki posisi pada tingkat manajemen paling bawah dalam organisasi (Keith Davis dan John W. Newstrom, 1990:168). 3. Supervisor adalah seorang yang mempunyai tugas utama untuk mengawasi kelangsungan pekerjaan bawahannya (Komaruddin, 1994:832).

Fungsi sebagai Supervisor Terdapat beberapa pendapat menurut para ahli mengenai fungsi supervisor. Menurut Sindu Mulianto, Eko R. Cahyadi dan M. Karebet (2006 :67) seorang supervisor memiliki dwi fungsi. Suatu saat ia mewakili perusahaan menyampaikan instruksi kerja, perintah atau informasi lain

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

kepada bawahan serta harus menjaga kepentingan perusahaan. Disaat lain, ia harus menyampaikan keluhan karyawan kepada atasan, memperjuangkan kebutuhan karyawan, dan membela nasib karyawan sesuai dengan normanorma, peraturan, perundang-undangan yang berlaku. Sebagai supervisor di organisasi/ suatu perusahaan sedikitnya memiliki sembilan fungsi utama yang harus dikuasai dalam melaksanakan tugas kesupervisiannya, yaitu: 1. Sebagai pengembang staf untuk mendukung pelaksanaan proses pekerjaan 2. Sebagai pengembang khususnya pada tingkatan implementasi 3. Sebagai

ahli

atau

“spesialis”

khususnya,

sebagai

supervisor/pengawas bidang profesi. Dengan demikian sebagai supervisor harus memahami berbagai bidang profesinya, mampu mengkomunikasikan ilmu yang dimilikinya, serta mampu memberikan contoh kegiatan operasional secara benar 4. Sebagai fasilitator dalam membangun hubungan harmonis antara staf dengan pimpinan maupun antar staf 5. Sebagai fasilitator dalam membangun dan mengembangkan peran serta masyarakat dalam meningkatkan kegiatan pemberdayaan dan layanan sekolah 6. Sebagai pengembang tenaga staf di organisasi 7. Sebagai seorang “administrator” yang harus menjalankan tugas-tugas administrasi kepengawasan 8. Sebagai manajer perubahan, terutama yang berkaitan dengan inovasi organisasi, perbaikan, perubahan dan lain sebagainya. 9. Sebagai penilai, artinya melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan dalam pelaksanaan tugas 12

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Ciri-ciri Seorang Supervisor yang Baik Disamping supervisor harus memiliki ilmu administrasi dan memahami fungsi-fungsi administrasi dengan sebaik-baiknya,untuk dapat menjalankan fungsinya dengan baik seorang supervisor harus memiliki ciri-ciri dan sifat seperti berikut: 1. Berpengetahuan luas tentang seluk-beluk semua pekerjaan yang berada di bawah pengawasannya 2. Menguasai/memahami benar-benar rencana dan program yang telah digariskan yang akan dicapai oleh setiap lembaga atau bagian 3. Berwibawa dan memiliki kecakapan praktis tentang teknik-teknik kepengawasan terutama human relation 4. Memiliki sifat-sifat jujur, tegas, konsekuen, ramah, dan rendah hati 5. Berkemauan keras, rajin bekerja demi tercapainya tujuan atau program yang telah disusun

Sifat Utama yang harus dimiliki Supervisor Ada 3 sifat utama yang harus dimiliki seorang Supervisor. Yang pertama, harus mampu memotivasi. Tidak dalam bentuk ceramah atau nasihat-nasihat belaka. Motivasi yang diperlukan adalah yang berbentuk nyata alias konkret. Ia seyogyanya mampu membuat program sederhana yang memotivasi atau sekedar memimpin diskusi dengan hangat; atau

bersedia

menjadi

‘rekan

curhat’

permasalahan

yang

dialami

bawahannya. Sifat yang kedua adalah empati yang benar. Sebagai contoh bila ia mengetahui ada anak buahnya yang rajin tiba-tiba tidak memiliki semangat kerja maka ia akan memanggilnya ke dalam ruangan dan menanyakan kenapa, bukan malah menegur atau memarahinya. Empati yang benar berarti memberikan jawaban atau kata-kata yang tepat untuk membangkitkan kembali gairah kerja. Jangan sampai ada anak buah yang mengeluh.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Terakhir, sifat ketiga yang harus dimiliki Supervisor masa kini adalah menginginkan segala sesuatunya berjalan lebih baik. Kata ‘lebih baik’ merupakan

poin

utama

dari

sifat

ini.

Supervisor

‘jadul’

mayoritas

beranggapan kalau dirinya sudah menjadi pengawas yang baik bila segala hal yang menjadi tanggungjawabnya berjalan lancar. Apapun hal itu : proses produksi, jadwal penyaluran, sistem keamanan, alur kerja operasional, dsb yang berjalan lancar dan baik biasanya menjadi standar untuk dipenuhi.

Peran sebagai Supervisor Menurut Sindu Mulianto, Eko R. Cahyadi dan M. Karebet (2006:7-8) bahwa peran manajerial seorang supervisor adalah mencakup : 1. Perencanaan. Pembuatan rencana mencakup rencana kerja dan interaksi antar anggota tim. Perencanaan juga perlu memerhatikan keterbatasan sumber daya yang dimiliki dan keterbatasan waktu yang dialokasikan untuk mencapai target yang telah ditentukan. 2. Pengorganisasian.

Supervisor

atau

manajer

perlu

melakukan

pengorganisasian orang, tugas, waktu dan fasilitas yang diperlukan. Dalam menjalankan fungsi ini, supervisor atau manajer perlu menempatkan orang yang tepat didalam pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan dan minat orang tersebut (staffing). Pekerjaan ini juga menuntut supervisor membuat jadwal untuk mengatur lalu lintas orang dan kegiatan agar tidak ada yang berbenturan. 3. Implementasi. Dalam tahap ini perlu disusun berbagi scenario implementasi yang sesuai dengan rencana dan jenis pekerjaan yang harus diselesaikan. 4. Evaluasi dan pengawasan. Evaluasi dan pengawasan ini tidak hanya dilakukan satu titik (titik awal atau titik akhir), melainkan secara regular dibeberapa titik sepanjang perjalanan menjuju target. Fungsi evaluasi dan pengawasan ini adalah untuk melihat apakah semua kegiatan sudah lancar dan menuju arah yang benar yaitu pencapaian target.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Latihan Analisis Peran sebagai Supervisor Studi kasus ini mengarah kepada situasi kerja atau pelaksanaan tugas tertentu yang melibatkan seorang supervisor (yaitu diri Anda sendiri) dan seorang atau lebih staf bawahan anda. Studi kasus ini bertujuan untuk menunjukkan peran dan tindakan yang akan anda lakukan sebagai supervisor. Petunjuk soal 1. Bacalah pernyataan studi kasus dibawah ini dengan teliti 2. Kemudian Anda dapat menjawab dan mengisi studi kasus tersebut pada kolom jawaban yang telah disediakan 3. Kerjakanlah latihan sendiri dan jangan berdiskusi dengan teman di sebelah duduk Anda 4. Tugas ini bersifat individu Studi Kasus Dalam sebuah divisi terjadi konflik antara 2 orang dan keduanya kemudian meminta perlindungan kepada Anda yang berperan sebagai supervisor. Setelah masalahnya diteliti, ternyata slah satunya memang ada dalam posisi salah. Yang menjadikan persoalan ini menjadi rumit adalah pihak yang bersalah itu adalah kerabat dekat Anda sekaligus orang kepercayaan dalam divisi. Jika memihak yang salah, kredibilitas Anda akan merosot di mata anak buah, tetapi jika tidak maka hubungan dengan kerabat Anda pasti akan memburuk. Apalagi Anda pernah berhutang budi kepada kerabat anda tersebut. Bagaimana cara anda sebagai supervisor memecahkan kasus ini?

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Kesimpulan Berdasarkan beberapa definisi supervisor menggambarkan bahwa supervisor adalah pemimpin yang menduduki posisi pada tingkat bawah dalam

organisasi

yang

bertugas

melihat

dan

megawasi

pekerjaan

bawahannya agar sesuai dengan arah dan target perusahaan. Disaat lain, ia harus menyampaiakan keluhan karyawan kepada atasan, memperjuangkan kebutuhan karyawan, dan membela nasib karyawan sesuai dengan normanorma, peraturan, perundang-undangan yang berlaku. Kegiatan dari supervisor umumnya meliputi proses perencanaan, pengorganisasian, pemberdayaan SDM, pembinaan, dan pengawasan. Semua organisasi memiliki tujuan yang berbeda-beda dan para karyawan yang disupervisi melaksanakan fungsi yang tidak serupa. Dengan demikian, masalah yang dihadapi para supervisor dan kegiatan yang mereka lakukan tentunya berbeda.

Daftar Pustaka Suharsimi, Arikunto. 2004. Dasar-dasar Organisasi. Jakarta: Rineka Cipta. Bartono & Ruffino EM. 2010. Hotel Supervision: Teknik Supervisi dan Uji Kompetensi untuk Pendidikan Pariwisata. Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET. Purwanto, Ngalim. 2009. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya Offset. http://kbbi.web.id/supervisor http://www.gurupendidikan.com/pengertian-fungsi-tugas-dan-tanggungjawab-supervisor-secara-lengkap/ https://www.scribd.com/doc/97535331/Manajemen-Supervisi-Kel-1 http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._PSIKOLOGI_PEND_DAN_BIMBINGAN/ 196007041986012-ANNE_HAFINA/MODUL_JAKARTA.pdf

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

KEDUDUKAN DAN TANGGUNG JAWAB SUPERVISOR

WAKTU: 1 sesi @ 90 menit

KOMPETENSI DASAR 

Mengetahui kedudukan supervisor



Mengetahui tanggung jawab dari supervisor

INDIKATOR 

Peserta mampu menggambarkan kedudukan dari supervisor dalam lingkup profesi pelayanan komunikasi penerbangan



Peserta mampu menyadari tanggung jawab supervisor dalam lingkup profisi pelayanan komunikasi penerbangan

MATERI 1. Kedudukan sebagai Supervisor 2. Tanggung jawab sebagai Supervisor 3. Kegiatan Supervisor

METODA 1. Narasumber menyampaikan materi pelatihan 2. Diskusi (tanya-jawab) 3. Penugasan individu 4. Reflexi hasil dan menyimpulkan 17

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

RENCANA PEMBELAJARAN

Sesi 1

BAGIAN A Topik

: Kedudukan sebagai Supervisor

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 20 menit

BAGIAN B Topik

: Tanggung jawab sebagai Supervisor

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 30 menit

BAGIAN C Topik

: Kegiatan Supervisor

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi – Penugasan individu Waktu

: 40 menit

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

MATERI 2 KEDUDUKAN DAN TANGGUNG JAWAB SUPERVISOR Kedudukan sebagai Supervisor Seorang

pemimpin

mempunyai

baik

keterampilan

manajemen

(managerial skill) maupun keterampilan tekhnis (technical skill). Semakin rendah kedudukan seorang tekhnis pemimpin dalam organisasi maka keterampilan lebih menonjol dibandingkan dengan keterampilan manajemen. Hal ini disebabkan karena aktivitas yang bersifat operasional. Bertambah tinggi kedudukan seorang pemimpin dalam organisasi maka semakin menonjol keterampilan manajemen dan aktivitas yang dijalankan adalah aktivitas bersifat konsepsional. Dengan perkataan lain semakin tinggi kedudukan seorang pamimpin dalam organisasi maka semakin dituntut dari padanya kemampuan berfikir secara konsepsional strategis dan makro. Ketika seseorang diangkat menjadi supervisor, maka pada saat itu pulalah seseorang tersebut mulai menjadi sorotan perhatian utama, baik dari para bawahan maupun atasan. Tentu saja mereka berharap ada sesuatu yang baru dan lebih baik yang akan terjadi. Untuk menjadi great supervisor, tidak cukup hanya menjadi lebih baik dari supervisor yang sebelumnya. Tidak cukup hanya sekedar memenuhi harapan bawahan dan atasan. Untuk menjadi great supervisor, dibutuhkan pilar kokoh yang menjadi penopang ketika nantinya menghadapi tantangan. Pilar-pilar utama tersebut adalah: 1. Teruslah belajar - never ending learning Pelajari dengan baik apa yang menjadi bidang kerja utama, selain hal-hal lain yang ingin di ketahui untuk dapat membantu mensukseskan supervisor. Bahkan pelajarilah apa yang juga dipelajari oleh atasan, karena nantinya juga akan memasuki jenjang tersebut. Meski demikian, sebagai supervisor, hal-hal teknis di lapangan harus benar-benar pahami

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

dan kuasai dengan baik. Jangan sampai tidak mengetahui kondisi pekerjaan dan bawahan di lapangan. Tingkatkan terus level standard kinerja. Jika atasan atau perusahaan yang memberikan standard kinerja, jadikanlah itu hanya sebagai patokan dasar, tetapi bukan patokan utama dan sasaran pencapaian akhir .

2. Penuhi diri dengan rasa syukur yang berkelimpahan Sebagai supervisor, posisi juga sangat rentan. Banyak potensi masalah yang akan terjadi. Bawahan yang sulit diarahkan, atasan yang tidak mendengarkan, peralatan atau fasilitas kerja yang tidak memadai dan lain sebagainya. Bersyukurlah bahwa ternyata keberadaan sebagai supervisor dibutuhkan untuk memecahkan dan mengatasi masalahmasalah tersebut. Bersyukurlah bahwa potensi yang selama ini belum digunakan akan diberdayakan dari adanya masalah tersebut. Dengan bersyukur, maka akan menemukan kegairahan kerja. Bekerja bukan lagi menjadi beban dan keterpaksaan.

3. Berkontribusilah Sebagai wujud kontribusi maka sebagai supervisor membantu bawahan untuk melihat potensinya dan membantu mereka untuk berkembang dengan mengembangkan potensi-potensi mereka. Selain itu, membantu atasan dengan pekerjaan-pekerjaannya. Jadilah bawahan yang membanggakan bagi atasan dan bukannya menjadi beban. Dalam struktur organisasi yang berlaku umum, jenjang hierarki supervisor berada di

bawah manajer madya dan di atas karyawan

pelaksana (staf). Jika digambarkan, maka posisi supervisor dalam organisasi seperti berikut:

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Ekse kutif Manajer

Supervisor

Staf

Gambar 1.1. Posisi Supervisor dalam Bagan Organisasi

Berdasarkan bagan organisasi ini secara sederhana dapat dijelaskan masing-masing tugas dan kewajibannya. Para eksekutif (direktur utama, para direktur atau juga vice president) mempunyai tugas utama sebagai perancang sekaligus membawa arah ke mana perusahaan akan menuju. Dalam kedudukan ini, supervisor orang yang berhubungan langsung dengan manajer. Namun dalam konteks tanggung jawab, supervisor mempunyai tugas yang tidak kalah berat. Bahkan dalam banyak kasus, supervisor memiliki tugas jauh lebih strategi karena langsung terjun di lapangan melaksanakan rencana dari manjernya. Tentu ketika mengerjakan di lapangan supervisor dibantu bawahan yang dalam struktur organisasi disebut karyawan non manajerial atau staf.

Posisi Supervisor Dilihat dari susut pandang jenjang otoritas atau kewenangan dalam pengambilan keputusan atau dari segi hirarki, posisi supervisor berada pada level di bawah manajer madya (middle manager). Posisi ini mengandung arti bahwa seorang supervisor bertugas menjabarkan kebijakan yang ditetapkan oleh manajer madya ke dalam kebijakan teknis operasional.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Supervisor berkewajiban melapor kepada manajer diatasnya atau atasan langsungnya

terhadap

perkembangan

kegiatan

operasional

yang

dilaksanakan bersama anak buahnya. Posisi ini mempunyai arti bahwa dalam rangka peningkatan mutu organisasi supervisor mempunyai tugas "memberikan masukan" berupa informasi atau pendapat kepada manajer diatasnya dalam proses pengambilan keputusan. Dalam posisi ini ini dapat pula diartikan bahwa wewenang yang dimiliki seorang supervisor tidak boleh melebihi wewenang yang diemban oleh manajer di atasnya. Artinya, menyampaikan laporan, informasi atau usulan merupakan tugas seorang supervisor, akan tetapi wewenang untuk menerima atau menolak masukan itu berada pada atasan langsung supervisor. Bila digambarkan, posisi supervisor adalah sebagai berikut:

Gambar 1.2. Posisi Supervisor dalam Pengambian Keputusan (segi hierarki)

Cara pandang lain dalam melihat posisi supervisor yakni dari segi hubungan kerja, dimana posisi supervisor berada di tengah. Dalam hal ini supervisor melaksanakan hubungan kerja dengan anak buahnya, dengan sesama supervisor, dan dengan para pimpinan di atasnya. Ini berarti bahwa seorang supervisor harus luwes/fleksibel dan pandai menjalin hubungan dengan semua pihak, mampu bekerja sama dengan orang lain serta mampu mengelola anak buah. Posisi dalam hubungan kerja ini dapat digambarkan sebagai berikut:

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Gambar 1.3. Posisi Supervisor dalam Hubungan Kerja

Tanggung jawab sebagai Supervisor Tanggung jawab merupakan syarat utama dalam kepemimpinan. Tanpa memiliki rasa tanggung jawab, orang tak dapat menjadi pemimpin. Dalam kehidupan sehari-hari, tanggung jawab sering salah diartikan orang. Banyak orang mengatakan bertanggung jawab yang sebenarnya hanya berarti

berani

memberi

jawab

atas

teguran

perbuatannya,

biarpun

perbuatannya itu salah atau tidak baik. Tanggung jawab adalah pengertian yang didalamnya mengandung norma-norma etika, sosial, dan scientific yang berarti bahwa perbuatanperbuatan yang dipertanggungjawabkan itu adalah baik, dapat diterima dan disetujui orang-orang lain/ masyarakat, dan mengandung kebenaran yang bersifat umum. Pembagian tugas dan tanggung jawab supervisor adalah: 1. Bertanggung jawab kepada pimpinan 2. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan sesuai dengan perintah pimpinan berdasarkan ketentuan perusahaan 3. Membimbing dan membina karyawan

Beberapa kegiatan yang menjadi tanggung jawab seorang supevisor adalah:

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

1. Memproduksi barang atau jasa (production) 2. Mempertahankan dan meningkatkan mutu hasil kerja dan mutu suasana kerja (quality) 3. Mengendalikan biaya operasional 4. Mengembangkan cara kerja yang sederhana, mudah, sistematis, fleksibel dan mampu mendukung terwujudnya hasil produksi yang bermutu tinggi, cepat dan murah (methods) 5. Mengupayakan dan mempertahankan semangat kerja yang tinggi dan suasana kerja yang harmonis 6. Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan kerja anak buah (training) 7. Menekan seminimal mungkin resiko kerusakan dan kecelakaan di tempat kerja (safety) 8. Menjaga dan memelihara lingkungan hidup (environment)

Tugas dan Tanggung jawab Supervisor ketika seseorang diserahi tugas sebagai supervisor maka ia mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda dengan staff biasa dimana, ia mempunyai obligasi dan tanggung jawab yang tidak ringan. Untuk itu, sebelum memilih dan mengangkat supervisor perlu dipertimbangkan berbagai aspek mengenai orang tersebut. Ketika seseorang diangkat menjadi supervisor , ia segera membuat batasan antara dirinya dan orang-orang yang dipimpinnya. Termasuk didalamnya dalam pola pikir, sikap dan tingkah lakunya. Seorang supervisor berada ditengah-tengah antara; karyawan, manajemen dan konsumen. Sehingga ia harus bisa menempatkan dirinya dengan baik dan tidak terlalu berpihak keatas atau kebawah.

Pengambilan Keputusan Pengambilan keputusan merupakan fungsi kepemimpinan yang turut menentukan proses dan tingkat keberhasilan kepemimpinan itu sendiri.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Mengingat pentingnya pengambilan keputusan itu, berikut ini akan diuraikan langkah-langkah dan model pengambilan keputusan. 1. Langkah-langkah pengambilan keputusan a. Mendefinisikan/ menetapkan masalah b. Menentukan pedoman pemecahan masalah c. Mengidentifikasi alternatif d. Mengadakan penilaian terhadap alternatif yang telah didapat e. Memilih alternatif yang baik f. Implementasi alternatif yang dipilih Beberapa

tindakan

yang

mungkin

dilakukan

dalam

melaksanakan keputusan itu ialah: a. Memberikan kekuatan legal kepada keputusan, misalnya dengan membuat surat keputusan b. Mengusahakan agar keputusan tersebut dapat diterima oleh orang yang terkena keputusan itu c. Melakukan persuasi dan pengarahan bagaimana menyalurkan hasil keputusan itu 2. Model-model pengambilan keputusan a. Model perilaku Model perilaku atau behavioral model adalah model pengambilan keputusan yang didasarkan atas pola tingkah laku orang yang terlibat dalam organisasi atau lembaga itu. Menurut model ini pengambilan keputusan menyangkut tiga hal, yaitu: 1) Tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi/lembaga 2) Harapan

tentang

konsekuensi

pengambilan

keputusan

tersebut 3) Pilihan alternatif b. Model informasi Model informasi merupakan model pengambilan keputusan yang didasarkan atas asumsi sebagai berikut: 1) Informasi merupakan kegiatan yang harus dipenuhi dalam proses pengambilan keputusan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

2) Informasi yang berasal dari dalam organisasi yang diberikan oleh seorang yang mempunyai posisi tinggi dan dikenal, akan lebih dipercaya sebagai bahan pengambilan keputusan 3) Informasi yang diperoleh sehubungan dengan proses pengambilan keputusan selalu diuji dengan informasi yang sudah ada. Maka informasi yang berasal dari sumber yang tidak atau kurang dipercaya cenderung tidak dipakai dalam proses pengambilan keputusan c. Model normatif Pengambilan keputusan normatif dimulai dari mengidentifikasi apa yang dilakukan oleh pemimpin yang baik dan kemudian memberikan pedoman tentang bagaimana seorang pemimpin mengambil keputusan.

Kesalahan umum dalam pengambilan keputusan Salah satu keterbatasan dalam pengambilan keputusan yang rasional adalah diakibatkan oleh kesalahan umum yang biasa terjadi, yang biasa dikenal sebagai “bias”.Bias ini dapat disebabkan karena pengambil keputusan terlalu melakukan generalisasi atas situasi yang dihadapi atau mungkin disebabkan oleh faktor emosi yag terlibat, dan sebagainya.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Kegiatan Supervisor Menurut Agus Dharma (2003: 5-6) sebagai manajer, supervisor terlihat dalam setiap kegiatan manajemen, kegiatan tersebut adalah :

LINGKUP PENGAWASAN

PENGORGANISASIAN

PERENCANAAN PENGAWASAN

PELAKSANAN

PENGENDALIAN

PENGAWASAN

Koordinasi Pengawasan dan Jaminan Kualitas

Gambar 1.4. Kegiatan Manajemen Sumber: Agus Dharma (2003, h.5)

1. Perencanaan. Menetapkan tujuan, memutuskan cara pencapaian tujuan, menetapkan arah tindakan, serta menetapkan kebijakan dan prosedur. 2. Pengorganisasian. Menetapkan pembagian kerja, penugasan kerja, pengelompokan

pekerjaan

untuk

koordinasi,

serta

menetpkan

wewenang dan tanggung jawab. 3. Pendayagunaan SDM. Ikut menyeleksi orang untuk melaksanakan pekerjaan,

menempatkan

dan

memberikan

orientasi

untuk

melaksanakan pekerjaan serta melatih dan menilai kinerja karyawan. 4. Pembinaan. Memberi contoh, memotivasi, dan memberdayakan karyawan. Termasuk disini adalah upaya menciptakan lingkungan kerja yang kondusif bagi karyawan untuk berkinerja bagus.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

5. Pengendalian. Menghimpun informasi tentang pencapaian hasil, membandingkannya

dengan

standar/rencana,

dan

melakukan

tindakan perbaikan jika perlu. Hal senada juga diungkapkan oleh Christina Christenson, Thomas W. Johnson dan John E. Stinson (1982: 6-7) bahwa sebagai manajer supervisor melakukan berbagai kegiatan manajemen,yaitu: 1. Perencanaan

meliputi

menetapkan

tujuan,

memutuskan

cara

pencapaian tujuan, menetapkan arah tindakan, menetapkan kebijakan dan prosedur. 2. Pengorganisasian pengelompokan

meliputi pekerjaan

menetapkan

pembagian

untuk koordinasi serta

kerja,

menetapkan

wewenang dan tanggung jawab. 3. Pendayagunaan pegawai, menempatkan dan memberikan orientasi untuk melaksanakan pekerjaan, melatih karyawan dan menilai kinerja karyawan. 4. Pengaturan meliputi menuntun dan mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan pekerjaan, berkomunikasi dengan karyawan, membuat motivasi yang positif serta menangani masalah karyawan. 5. Pengendalian meliputi menghimpun informasi tentang pencapaian hasil, membandingkannya dengan standar/rencana, dan melakukan tindakan perbaikan jika diperlukan. Sebagaimana telah dikemukakan bahwa tanggung jawab utama seorang supervisor adalah mencapai hasil sebaik mungkin dengan mengkoordinasikan sistem kerjanya. Koordinisi dapat dipandang sebagai istilah

yang

mewakili

mengkoordinasikan melancarkan,

peranan

pekerjaan

memimpin,

dan

supervisor.

karyawan

Para

dengan

mengendalikan.

supervisor

mengarahkan, Untuk

dapat

mengkoordinasikan sistem kerja secara efektif, para supervisor harus melakukan dua jenis kegiatan, yaitu kegiatan tugas dan kegiatan supervisi.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Kegiatan tugas ialah kegiatan yang melibatkan supervisor dalam pelaksanakan langsung suatu pekerjaan. Kegiatan ini biasanya

adalah

kegiatan yang dapat didelegasikan kepada bawahan. Sedangkan, kegiatan supervisi merupakan kegiatan mengkoordinasikan pekerjaan yang dilakukan orang lain. Suatu pekerjaan mengharuskan adanya kegiatan supervisi yang lebih banyak ketimbang kegiatan tugas pada saat seseorang bergerak ke tingkat manajemen yang lebih tinggi.

Latihan Mengidentifikasi Kegiatan Supervisor

Petunjuk soal 1. Kerja Individu 20 menit 2. Kerjakanlah latihan sendiri, dan jangan berdiskusi dengan teman di sebelah duduk Anda Berikut

ini

disajikan

sejumlah

kegiatan.

Tugas

Anda

adalah

menempatkan huruf S di belakang uraian pernyataan yang menggambarkan kegiatan

supervisor

dan

huruf

belakang

pernyataan

yang

menggambarkan kegiatan tugas. 1. Menjelaskan kepada seorang karyawan tentang mengapa ia menerima kenaikan upah (

)

2. Menggantikan salah seorang karyawan yang kebetulan tidak masuk kerja (

)

3. Melakukan sebagian pekerjaan yang dapat menunda proyek secara keseluruhan (

)

4. Menyortir surat masuk bagi unit kerja Anda (

)

5. Memberitahu cara pemecahan masalah yang ditanyakan salah seorang karyawan baru (

)

6. Memberitahu cara pemecahan masalah yang ditanyakan salah seorang karyawan yang telah berpengalaman (

)

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

7. Membantu

2017

salah seorang karyawan yang tertinggal dalam

pelaksanaan pekerjaan (

)

8. Menyelenggarakan pertemuan untuk mejelaskan suatu prosedur baru lagi karyawan Anda (

)

9. Bertemu dengan salah seorang karyawan yang meminta nasihat Anda untuk memecahkan masalah pribadinya (

)

10. Memutuskan apakah Anda memerlukan tambahan tenaga untuk menyelesaikan suatu proyek (

)

11. Bertemu dengan salah seorang karyawan yang menyampaikan keluhan tentang perlakuan perusahaan terhadapnya ( 12. Mengumumkan

prosedur

baru

penyelesaian pekerjaan ( 13. Mengambil

format

baru

yang

untuk

keperluan

supervisor

lain

mengidentifikasi

)

14. Memperbaiki kursi di tempat kerja Anda ( dengan

mempercepat

)

pengeluaran biaya bagi para karyawan (

15. Bertemu

akan

)

) untuk

mengkoordinasikan

pelaksanaan jadwal liburan lebaran bagi para karyawan (

)

16. Memberikan penyuluhan kepada seorang karyawan baru yang telah tiga kali datang terlambat (

)

17. Menyiapkan laporan produksi yang dihasilkan unit kerja Anda (

)

18. Mengarahkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan standar (

)

Setelah peserta selesai memberi jawaban dari 18 pertanyaan tersebut diatas, maka instruktur memberikan pembahasan terkait latihan soal bersama para peserta (reflexi hasil).

Kesimpulan Seorang

supervisor

mempunyai

keterampilan

manajemen

(managerial skill) maupun keterampilan tekhnis (technical skill). Kedudukan seorang

supervisor

lebih

tinggi

dibandingkan

dengan

bawahannya.

Tanggung jawab seorang supervisorpun lebih besar. Baik bertanggung

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

jawab kepada pimpinan, semua kegiatan, maupun dalam membimbing dan membina karyawan. Dalam hal kegiatan supervisor meliputi kegiatan manajerial dimulai dari perencanaan hingga proses pengendalian.

Daftar Pustaka Purwanto, Ngalim. 2009. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya Offset. Tisnawati Ernie, Kurniawan Saefullah. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. Dharma, Agus. 2000. Manajemen Supervisi: Petunjuk Praktis bagi Para Supervisor. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. Agung, Lilik. 2009. Cara Cepat Manjadi Supervisor Unggul. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. https://www.scribd.com/doc/97535331/Manajemen-Supervisi-Kel-1 http://library.usu.ac.id/download/fe/manajemen-friska.pdf http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/30010/1/Appendix.pdf https://www.scribd.com/doc/112528298/Tugas-Dan-Tanggung-JawabSupervisor

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

PRINSIP DASAR PENGETAHUAN DAN KETERAMPILAN SUPERVISOR

WAKTU: 1 sesi @ 90 menit

KOMPETENSI DASAR 

Memahami prinsip dasar pengetahuan supervisi



Memahami keterampilan supervisor

INDIKATOR 

Peserta dapat menguraikan prinsip dasar dari supervisi dalam lingkup profesi pelayanan komunikasi penerbangan



Peserta dapat mencontohkan keterampilan dan sistem kerja dari supervisor dalam lingkup profisi pelayanan komunikasi penerbangan

MATERI 1. Prinsip dasar Supervisi 2. Keterampilan dasar sebagai Supervisor 3. Sistem kerja Supervisor

METODA 1. Narasumber menyampaikan materi pelatihan 2. Diskusi (tanya-jawab) 3. Penugasan individu 4. Reflexi hasil dan menyimpulkan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

RENCANA PEMBELAJARAN

Sesi 1

BAGIAN A Topik

: Prinsip-prinsip Dasar Supervisi

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 20 menit

BAGIAN B Topik

: Keterampilan dasar sebagai Supervisor

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 30 menit

BAGIAN C Topik

: Sistem kerja supervisor

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi – Penugasan Individu – Reflexi Hasil Waktu : 40 menit

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

MATERI 3 PRINSIP DASAR DAN KETERAMPILAN DASAR SEBAGAI SUPERVISOR

Prinsip Dasar Supervisi yang Efektif Kepimimpinan merupakan aspek penting dari pekerjaan supervisor. Para supervisor bertanggung jawab atas kualitas kinerja para karyawan yang dipimpinnya. Oleh sebab itu, kemampuan untuk memimpin sangat diperlukan untuk mengemban tanggung jawab itu. Prinsip dasar kepimpinan sebenarnya telah lama dikenal dalam sejarah umat manusia. Dapat dinyatakan bahwa kemampuan supervisor untuk memimpin bawahannya akan sangat mempengaruhi produktivitas unit kerjanya. efektivitas kepemimpinan seorang supervisor di ukur oleh dua faktor utama, yaitu faktor keluaran (output) dan faktor manusia. Faktor keluaran adalah tingkat hasil yang dicapai unit kerja yang merupakan petunjuk seberapa baik pencapaian sasaran yang telah direncanakan. Faktor keluaran ini mencakup produktivitas, kualitas, dan efektivitas biaya.Faktor manusia menunjukkan tingkat kerja sama di kalangan karyawan dan kepuasan bekerja. Ini termasuk kadar kegairahan, jumlah dan jenis komunikasi, tinggi rendahnya motivasi, komitmen terhadap tujuan perusahaan, serta tingkat konflik antarpribadi dan antarkelompok. Menurut Agus Dharma (2003:16-21) prinsip-prinsip supervise yang efektif meliputi : 1. Kejelasan berkomunikasi Kejelasan komunikasi merupakan prinsip yang sangat penting dan prinsi-prinsip lainnya sebenarnya hanya berfungsi sebagai penunjang. Taktik dasar untuk berkomunikasi dengan jelas adalah sebagai berikut.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

a. Gunakan kata-kata atau istilah yang mudah dipahami Gunakan bahasa yang tidak menimbulkan salah pengertian karena peafsiran yang berbeda-beda; kecuali jika ingin membuka kesempatan untuk menimbulkan beragam penafsiran dari pesan. Misalnya, pernyataan “saya memerlukan laporan itu sebelum pukul

satu

hari

Jumat,”

adalah

lebih

spesifik

ketimbang

menyatakan “saya memerlukan laporan itu segera mungkin.” b. Langsung Jangan buang-buang waktu dengan membicarakan hal-hal lain yang dapat mengaburkan kadar penting dari pesan yang sesuangguhnya indin disampaikan. Setiap kali ingin bermaksud untuk membicarakan suatu hal yang penting, segera arahkan pembicaraan pada tujuan. c. Ringkas Hindarkan keinginan untuk sedar menunjukkan bahwa Anda ahli berbahasa atau buang-buang waktu menghamburkan informasi rinci yang sama sekali tidak perlu. d. Hindarkan pesan-pesan yang bertolak belakang Usahakan agar orang memperoleh pesan yang konsisten dari Anda. Jika, Anda ingin menyampaikan penghargaan atas prestasi kerja yang baik, tunda keinginan untuk mengkoreksi dan lakukan itu di saat lain. 2. Harapkan yang terbaik Biasanya orang-orang atau bawahan akan melakukan sesuatu sesuai dengan yang pimpinan harapkan untuk mereka lakukan. Dalam kaitan ini,terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan,yaitu : a. Hargai martabat bawahan Untuk memperoleh rasa hormat dan kerja sama dari orang-orang Anda, perlu berusaha agar mereka merasa dihargai. Hindarkan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

perilaku yang merendahkan dalam pembicaraan Anda. Karena, dapat merusak rasa yakin dalam diri sebagian orang. b. Sampaikan harapan melambung Dalam komunikasi Anda dengan karyawan tentang suatu pekerjaan, hendaknya berbicara dengan penuh keyakinan akan adanya kerjasama dan hasil kerja yang memuaskan. Jika Anda perlu membicarakan masalah-masalah yang mungkin timbul nantinya, bicarakan cara pencegahan atau penanggulangannya. Jangan

sekali-kali

menakut-nakuti

karyawan

dengan

mengungkapkan besarnya kesulitan yang akan dihadapi. c. Tekankan pada kebutuhan masa dating bukan pad waktu lampau Memang ada beberapa kejadian yang dapat membuat kita memperkirakan

kemungkinan

negatif.

Untuk

menghindari

timbulnya harapan seperti itu, tekanan perlunya kinerja yang positif

masa

yang

akan

datang.

Jangan

sekali-kali

membicarakan kinerja yang jelek yang terjadi di masa lalu. 3. Berpegang pada tujuan Agar dapat berpegang pada tujuan,perhatikan hal-hal berikut : a. Berfokus pada satu topik Jangan

membicarakan

banyak

hal

sekaligus.

Hindarkan

pembicaraan mengenati topik lain sampai Anda benar-benar puas dengan hasil pembicaraan tentang topik utama. Jika hal itu tidak mungkin dan Anda ingin berpindah ke topik lain sebelum menyampaikan topik utama, upayakan untuk segera dapat kembali ke topik semula. b. Dorong adanya perilaku yang mengarah pada tujuan Dorong kegiatan dan pembicaraan yang terarah pada tujuan pekerjaan. Sebaliknya, hindarkan dorongan untuk memberikan perhatian pada perilaku yang tidak relevan.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

c. Batasi adanya interupsi Komunikasi yang sedang terputus jarang pada waktu dan tempat yang bebas dari intrupsi. Jika, seseorang menyela pembicaraan, usahakan untuk berbicara dengannya di lain waktu daripada menghentikan hal-hal yang sedang dibicarakan. 4. Mendapatkan komitmen Persetujuan

dan

komitmen

dapat

diperoleh

dengan

menggunakan cara-cara berikut: a. Ringkasan dan ulangi kembali hal-hal yang telah dibicarakan b. Keikutsertaan c. Mendengarkan dengan sunguh-sunguh apabila seseorang sedang berbicara d. Pastikan bahwa orang lain memahami hal-hal yang telah pimpinan kemukakan e. Menindaklanjuti hal-hal yang telah dibicarakan atau yang telah diputuskan Komunikasi satu arah jarang sekali efektif. Sekalipun bentuk komunikasi

itu

adalah

pengumuman

sederhana.

Anda

perlu

mengkonfirmasikan hal-hal yang telah dibicarakan. Jika rencana atau masalah yang dihadapi rumit, Anda perlu memperoleh komitmen dan ketrlibatan melalui keikutsertaan orang lain.

Respectful Supervision (Menghormati Pengawasan) Iklim kerja sangat banyak fungsi dari perilaku pengawasan. Iklim yang tidak memadai dapat memiliki dampak negatif pada output kerja, kualitas kerja, dan sikap staf. Kunci untuk iklim kerja yang optimal adalah tingkat penghormatan yang ditawarkan kepada orang-orang secara kolektif dan individual. Orang yang dihormati bekerja keras dan baik, dan dalam

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

mengubah cenderung menghormati orang lain. Ini termasuk mereka yang kita layani. Beberapa contoh perilaku hormat adalah: 1. Mendengarkan orang 2. Termasuk orang (dalam percakapan, keputusan, dll) 3. Menganggap semua orang bagian dari pekerjaan yang berarti 4. Memberikan banyak kontrol atas pekerjaan 5. Menampilkan keadilan 6. Menampilkan integritas 7. Menawarkan kasih sayang 8. Menunjukkan kejujuran 9. Menghentikan rumoring/ bergosip 10. Tidak mempermalukan seseorang 11. Memungkinkan orang untuk menunjukkan kompetensi mereka

Keterampilan Dasar sebagai Supervisor Agar efektif melaksanakan pekerjaan supervisinya, para supervisor memerlukan suatu keterampilan. Keterampilan dasar seorang supervisor menurut Kimball Wiles, 1955 dalam Piet Sahertian (2008:18) yang harus dimiliki supervisor yaitu : 1. Keterampilan dalam hubungan-hubungan kemanusiaan 2. Keterampilan dalam proses kelompok 3. Keterampilan dalam kepemimpinan 4. Keterampilan dan mengatur personalia 5. Keterampilan dalam evaluasi Karena setiap profesi membutuhkan keterampilan, maka keterampilan berikut juga harus dimiliki oleh seorang supervisor untuk menunjang pekerjaannya: 38

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

1. Keterampilan Teknis Memahami betul keilmuan profesi yang dimiliki. Keterampilan ini berguna untuk melatih dan memberi kemudahan dalam melaksanakan tugas dan wewenang yang diberikan 2. Keterampilan Human Relations Supervisor tidak semata-mata berurusan dengan aspek meteril tetapi berhadapan dengan manusia-manusia yang berbeda perilaku. a. Hubungan pribadi

: pribadi orang yang bersangkutan;

b. Hubungan fungsionil

: fungsi yang dijalankan seseorang;

c. Hubungan instrumental : didasarkan atas pandangan memperalat bawahan; d. Hubungan konvensionil :

didasarkan

atas

kebiasaan

atau

kelaziman yang berlaku 3. Keterampilan administratif Keterampilan ini kelihatannya yang banyak dilupakan, itu karena supervisor selalu melimpahkan tugas ini pada administrasi. Menjadi Seorang Supervisor membutuhkan keterampilan mengorganisir dan manajemen sehingga menyeimbangkan antara orientasi pekerjaan dan orientasi manusia. Kemudian setelah memenuhi keterampilan diatas, kita akan mengetahui berbagai macam tipe-tipe seorang supervisor. Tipe-tipenya antara lain: a. Otokratis

:supervisor penentu segalanya

b. Demokratis

:mementingkan musyawarah mufakat dan bekerjasama atau gotong royong secara kekeluargaan

c. Manipulasi diplomatis :mengarahkan untuk

orang

yang

melaksanakan

disupervisi

apa

yang

dikehendaki supervisor d. Laissez-faire

:memberikan kebebasan dan keleluasaan kepada orang yang disupervisi untuk melakukan apa yang dianggap mereka baik

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Sistem Kerja Supervisor Suatu sistem kerja secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut. Kondisi. Atau unsur masukan (input), yaitu semua faktor lingkungan baik fisik maupun bukan fisik dimana pekerjaan berlangsung. Termasuk di antaranya adalah ruangan, peralatan, bahan, struktur organisasi, prosedur, instruksi, kebijakan perusahaan, hubungan antarpribadi, dan suasan kerja. Proses. Semua kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai hasil (keluaran/output). Misalnya, penyampaian informasi, penyeleksian, evaluasi, dan sebagainya. Hasil. Adalah keluaran, yaitu segala sesuatu yang dihasilkan dari proses kerja. Misalnya, laporan mengenai pelaksanaan pekerjaan. Umpanbalik formatif. Umpanbalik (feedback) formatif adalah informasi yang digunakan untuk formatif mempengaruhi kualitas hasil. Umpan balik ini mengharuskan adanya perubahan dalam cara menghasilkan produk tertentu. Sebagai contoh, supervisor meminta agar bawahannya menggunakan format tertentu dalam penyusunan laporan. Umpanbalik motivasi. Informasi yang digunakan untuk mempengaruhi keluaran. Motivasi informasi ini mendorong upaya untuk meningkatkan kecepatan atau bekerja lebih giat. Umpanbalik motivasi dapat juga mendorong karyawan untuk mengurangi kuantitas suatu pekerjaan atau tidak untuk melakukan sesuatu. Supervisor mengkoordinasikan sistem kerjanya dalam tiga hal penting. Pertama, mereka melakukannya dengan memberik petunjuk/ pengarahan sebagai bagian dari koordinasi sistem kerja (misalnya penugasan). Kedua, mereka memantau proses pelaksanaan pekerjaan. Ketiga, mereka menilai hasil dari sistem kerja. Mereka mengkoordinasikan sistem kerjanya dengan memberikan umpan balik. Umpan balik ini adalah untuk mempertahankan kuantitas atau kualitas hasil atau untuk mengubah hal-hal yang sedang terjadi.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Umpanbalik (feedback) merupakan salah satu alat yang palingefektif yang dimiliki supervisor. Para karyawan umumnya memperoleh umpanbalik mengenai kinerja mereka dari berbagai sumber, yaitu perusahaan, teman sejawat, dan pekerjaan itu sendiri. Perusahaan memberikan umpanbalik melalui berbagai bentuk seperti kenaikan gaji, promosi, sistem insentif, lapangan kerja, teguran (lisan atau tertulis). Untuk rekan kerja, sering memberikan umpanbalik dengan berbagai cara, baik hal itu dilakukan secara formal amupun secara tidak formal. Sedangkan pekerjaan, karyawan memperoleh umpanbalik dari pekerjaan itu sendiri jika mereka dapat mengeahui hasil pekerjaan yang mereka lakukan, apakah hasil itu baik atau buruk.

Sistem Penilaian Kinerja Setiap pimpinan harus dapat melakukan penilaian objektif terhadap kinerja karyawan sehingga perlu dikembangkan instrument penilaian kinerja. Penilaian kinerja dalam organisasi adalah proses organisasi mengevaluasi hasil kerja atau prestasi kerja para pemegang jabatan. Ada beberapa alasan dan pertimbangan mengapa kinerja harus dinilai yaitu: 1) penilaian kinerja memberikan informasi bagi pertimbangan pemberian promosi dan penetapan gaji; 2) Penilaian kinerja memberikan umpan balik bagi para manajer maupun karyawan untuk melakukan instrospeksi dan meninjau kembali perilaku selama ini, baik yang positif maupun yang negatif untuk kemudian dirumuskan kembali sebagai perilaku yang mendukung tumbuh kembangnya budaya organisasi secara keseluruhan; 3) Penilaian kinerja diperlukan untuk pertimbangan

pelatihan

dan

pelatihan

kembali

(retraining)

serta

pengembangan. Ada beberapa efek negatif yang ditimbulkan penilaian kinerja diantaranya: 1. Penurunan tingkat produktivitas yang biasanya terjadi dalam waktu penurunan 1-6 bulan pertama setelah evaluasi kinerja dilakukan.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Penurunan tingkat produktivitas dalam skala besar dapat menimbulkan kerugian yang bermakna 2. Penurunan kinerja jangka panjang terjadi apabila standard kinerja yang dibuat hanya yang realistis dan mudah dicapai sehingga dalam jangka panjang yang terjadi justru kemerosotan kinerja 3. Setiap penilaian menimbulkan dampak emosional seperti stress, depresi, kegelisahan dan lain-lain 4. Apabila sistem penilaian dianggap tidak adil, dapat merusak moral dan motivasi 5. Hanya menekankan pada kinerja individu dan bukan kinerja tim 6. Mendorong pandangan jangka pendek dan berfokus pada kinerja jangka pendek. Hal ini terjadi apabila penilaian kinerja yang dilakukan adalah untuk kinerja jangka pendek sehingga karyawan kurang mementingkan kinerja jangka panjang 7. Melembagakan budaya dan gaya kepemimpinan paternalistik. Hal ini kurang menguntungkan terutama apabila system manajemen kinerja justru digunakan untuk mempertahankan status quo 8. Hasil penilaian kinerja dapat menjadi hukuman seumur hidup 9. Biaya penerapan system manajemen kinerja cukup mahal

Latihan 1 Memahami Sistem Kerja

Petunjuk soal 1. Kerja Individu 20 menit (Latihan 1 dan 2) 2. Berilah tanda () pada kolom isian yang telah disediakan 3. Kerjakanlah latihan sendiri, dan jangan berdiskusi dengan teman di sebelah duduk Anda 4. Berikut ini disajikan komponen dari suatu pekerjaan. Untuk setiap uraian, tunjukkan apakah hal itu merupakan uraian kondisi kerja (K), proses

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

kerja (P), hasil (H), umpanbalik formatif (F), atau umpanbalik motivasi (M). No

Pernyataan

Mengetik dengan kecepatan 65 kata/menit

Pujian atau pekerjaan yang dilaksanakan

dengan baik 3

Konsep tulisan tangan yang akan diketik

Permintaan

agar

dalam

pengetikan

berikutnya diperhatikan jarak margin 1 cm lebih besar 5

Memeriksa setiap halaman ketik sebelum disampaikan

Interaksi

untuk

menggunakan

format

tertentu dalam korespondensi 7

Laporan yang diketik rapi dan bebas dari kesalahan kerja

Latihan 2 Prinsip-prinsip Supervisi Berikut ini disajikan contoh-contoh pernyataan pembuka yang dibuat supervisor baik dan supervisor buruk. Untuk lebih memahaminya, kerjakan latihan ini secara individu. Isi jawaban yang termasuk ke dalam prinsip supervisi berdasarkan pernyataan supervisor tersebut.

Kejelasan berkomunikasi Supervisor buruk

: “Pak Budi, saya minta Anda memperbaiki sikap terhadap teknisi lain.”

Supervisor baik

: “Pak Budi, saya ingin berbicara tentang hubungan Anda dengan teknisi lain, khususnya mengenai cara Anda menyapa mereka.”

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Harapkan yang Terbaik Supervisor buruk

: “Saya tahu sukar bagi Anda memenuhi batas waktu, tetapi cobalah sekali ini, karena penting sekali.”

Supervisor baik

: “Pekerjaan ini penting diselesaikan tepat waktunya. Jika Anda memulainya hari ini, Anda akan dapat menyelesaikannya

sebelum

batas

waktu

yang

ditentukan.” Berpegang pada Tujuan Supervisor buruk

: “Saya harap Anda dapat menahan emosi di hadapan para pegawai lain.”

Pegawai

: “Beberapa di antara mereka sedemikian bodohnya sehingga

Anda

sendiri

barangkali

tidak

dapat

menahan emosi.” Supervisor

: “Ya, tetapi kita harus dapat memahami hal itu. Saya tahu banyak di antara mereka yang benar-benar dungu.”

Supervisor baik

: “Saya harap Anda dapat menahan emosi di hadapan pegawai lain.”

Pegawai

: “Beberapa di antara mereka sedemikian bodohnya sehingga

Anda

sendiri

barangkali

tidak

dapat

menahan emosi.” Supervisor

: “Saya tahu bahwa hal itu memusingkan kepala Anda, tetapi saya harap Anda dapat menahan emosi di hadapan para pelanggan.”

Mendapatkan Komitmen Supervisor buruk

: “Din, saya minta Anda memeriksa laporan ini.”

Pegawai

: “Baik letakkan saja di meja saya.”

Supervisor

: (meninggalkan Udin)

Supervisor baik

: “Din, saya minta Anda memeriksa laporan ini.”

Pegawai

: “Baik letakkan saja di meja saya.”

Supervisor

: “Saya memerlukannya kembali sebelum pukul 3 sore

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

ini.

Jika

Anda

perlu

mengubah

2017

jadwal

kerja,

beritahukan saya.” Pegawai

: “Baiklah.”

Kesimpulan Agar dapat memimpin secara efektif pada prinsipnya seorang supervisor harus mampu berkomunikasi dengan jalas, mengharapkan yang terbaik dari orang-orangnya, berpegang pada tujuan, dan berusaha memperoleh komitmen. Keempat prinsip ini boleh jadi tidak mencakup semua hal yang dipandang perlu dihayati dan dilaksanakan oleh seorang supervisor. Akan tetapi, pengalaman telah menunjukkan bahwa keempat prinsip itu paling menonjol di kalangan para supervisor yang efektif.

Daftar Pustaka Dharma, Agus. 2000. Manajemen Supervisi: Petunjuk Praktis bagi Para Supervisor. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. https://www.scribd.com/doc/97535331/Manajemen-Supervisi-Kel-1 http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20582/4/Chapter%20II.pdf http://www.maine.gov/bhr/employee_center/Supervisor%20Skills%20Referenc e%20Guide.pdf

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

TUGAS, PERAN, DAN FUNGSI MANAJERIAL

WAKTU: 1 sesi @ 90 menit

KOMPETENSI DASAR 

Memahami tugas, peran, dan fungsi manajerial

INDIKATOR 

Peserta dapat menguraikan tugas dan peran manajerial dalam lingkup profesi pelayanan komunikasi penerbangan

MATERI 1. Tugas manajerial 2. Peran manajerial 3. Fungsi manajerial

METODA 1. Narasumber menyampaikan materi pelatihan 2. Diskusi (tanya-jawab) 3. Penugasan Individu

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

RENCANA PEMBELAJARAN

Sesi 1

BAGIAN A Topik

: Tugas manajerial

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 30 menit

BAGIAN B Topik

: Peran manajerial

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 30 menit

BAGIAN C Topik

: Peran manajerial

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi – Tugas Individu Waktu : 30 menit

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

MATERI 4 TUGAS, PERAN, DAN FUNGSI MANAJERIAL

Tugas Manajerial Menurut James A.F Stonen, tugas utama seorang pemimpin adalah: 1. Pemimpin bekerja dengan orang lain Seorang pemimpin bertanggung jawab untuk bekerja dengan orang lain, salah satu dengan atasannya, staf, teman sekerja atau atasan lain dalam organisasi sebaik orang diluar organisasi. 2. Pemimpin adalah tanggung jawab dan mempertanggungjawabkan (akuntabilitas) Seorang pemimpin bertanggungjawab untuk menyusun tugas menjalankan tugas, mengadakan evaluasi, untuk mencapai outcome yang terbaik. Pemimpin bertanggung jawab untuk kesuksesan stafnya tanpa kegagalan. 3. Pemimpin menyeimbangkan pencapaian tujuan dan prioritas Proses kepemimpinan dibatasi sumber, jadi pemimpin harus dapat menyusun tugas dengan mendahulukan prioritas. Dalam upaya pencapaian tujuan pemimpin harus dapat mendelegasikan tugastugasnya kepada staf. Kemudian pemimpin harus dapat mengatur waktu secara efektif,dan menyelesaikan masalah secara efektif. 4. Pemimpin harus berpikir secara analitis dan konseptual Seorang pemimpin harus menjadi seorang pemikir yang analitis dan konseptual. Selanjutnya dapat mengidentifikasi masalah dengan akurat. Pemimpin harus dapat menguraikan seluruh pekerjaan menjadi lebih jelas dan kaitannya dengan pekerjaan lain. 5. Manajer adalah seorang mediator Konflik selalu terjadi pada setiap tim dan organisasi. Oleh karena itu, pemimpin harus dapat menjadi seorang mediator (penengah).

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

6. Pemimpin adalah politisi dan diplomat Seorang pemimpin harus mampu mengajak dan melakukan kompromi. Sebagai seorang diplomat, seorang pemimpin harus dapat mewakili tim atau organisasinya. 7. Pemimpin membuat keputusan yang sulit Seorang pemimpin harus dapat memecahkan masalah.

Peran Manajerial Menurut Henry Mintzberg, Peran Pemimpin adalah : 1. Peran hubungan antar perorangan Dalam kasus ini fungsinya sebagai pemimpin yang dicontoh, pembangun tim, pelatih, direktur, mentor konsultasi. 2. Fungsi Peran informal Sebagai monitor, penyebar informasi dan juru bicara. 3. Peran Pembuat keputusan Berfungsi sebagai pengusaha, penanganan gangguan, sumber alokasi, dan negosiator.

Fungsi Manajerial Menurut Terry (2010: 9), fungsi manajemen dapat dibagi menjadi empat bagian, yakni planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (pelaksanaan), dan controlling (pengawasan) : 1. Planning (Perencanaan) a. Pengertian Planning Planning (perencanaan) ialah penetapan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang digariskan. Planning mencakup kegiatan pengambilan keputusan, karena termasuk dalam pemilihan alternatif-alternatif keputusan. Diperlukan kemampuan untuk mengadakan visualisasi dan melihat ke depan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

guna merumuskan suatu pola dari himpunan tindakan untuk masa mendatang.

b. Proses Perencanaan Proses perencanaan berisi langkah-langkah: 1) Menentukan tujuan perencanaan; 2) Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan; 3) Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang; 4) Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan; dan 5) Mengimplementasi

rencana

tindakan

dan

mengevaluasi

hasilnya.

c. Elemen Perencanaan Perencanaan terdiri atas dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana (plan). 1) Sasaran yaitu hal yang ingin dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran

memandu

manajemen

membuat

keputusan

dan

membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan. 2) Rencana adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaanya.

d. Unsur-unsur Perencanaan Suatu perencanaan yang baik harus menjawab enam pertanyaan yang tercakup dalam unsur-unsur perencanaan yaitu: 1) tindakan apa yang harus dikerjakan, yaitu mengidentifikasi 50

segala sesuatu yang akan dilakukan; 2) apa

sebabnya

tindakan

tersebut

harus

dilakukan,

yaitu

merumuskan faktor-faktor penyebab dalam melakukan tindakan;

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan tempat atau lokasi; 3) kapan tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan waktu pelaksanaan tindakan; 4) siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, yaitu menentukan pelaku yang akan melakukan tindakan; dan 5) bagaimana

cara

melaksanakan

tindakan

tersebut,

yaitu

menentukan metode pelaksanaan tindakan.

e. Klasifikasi perencanaan Rencana-rencana dapat diklasifikasikan menjadi: 1) rencana

pengembangan.

Rencana-rencana

tersebut

menunjukkan arah (secara grafis) tujuan dari lembaga atau perusahaan; 2) rencana laba. Jenis rencana ini biasanya difokuskan kepada laba per produk atau sekelompok produk yang diarahkan oleh manajer. Maka seluruh rencana berusaha menekan pengeluaran supaya dapat mencapai laba secara maksimal;

rencana

pemakai. Rencana tersebut dapat menjawab pertanyaan sekitar cara memasarkan suatu produk tertentu atau memasuki pasaran dengan cara yang lebih baik; dan 3) rencana

anggota-anggota

dirumuskan

untuk

manajemen.

menarik,

Rencana

yang

mengembangkan,

dan

mempertahankan anggota-anggota manajemen menjadi lebih unggul (Terry, 1993: 60).

f. Tipe-tipe Perencanaan Tipe-tipe perencanaan terinci sebagai berikut: 1) perencanaan jangka panjang (Short Range Plans), jangka waktu 5 tahun atau lebih; 2) perencanaan jangka pendek (Long Range Plans), jangka waktu 1 s/d 2 tahun;

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

3) perencanaan strategi, yaitu kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan; 4) perencanaan operasional, kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut; 5) perencanaan tetap, digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus-menerus); dan 6) perencanaan sekali pakai, digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik.

g. Dasar-dasar Perencanaan yang Baik Dasar-dasar perencanaan yang baik meliputi: 1) forecasting, proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang; 2) penggunaan skenario, meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan datang atau peristiwa yang mungkin terjadi; 3) benchmarking, secara

lebih

perbandingan baik

suatu

eksternal arus

untuk

kinerja

dan

mengevaluasi menentukan

kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang; 4) partisipan dan keterlibatan, perencanaan semua orang yang mungkin akan mempengaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan tersebut; dan 5) penggunaan

staf

perencana,

bertanggung

jawab

dalam

mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama. 52

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

h. Tujuan Perencanaan 1) untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non-manajerial; 2) untuk mengurangi ketidakpastian; 3) untuk meminimalisasi pemborosan; dan 4) untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya

i. Sifat Rencana yang Baik Rencana dikatakan baik jika memiliki sifat sifat-sifat sebagai berikut: 1) pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas; 2) fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya; 3) stabilitas, setiap rencana tidak setiap kali mengalami perubahan, sehingga harus dijaga stabilitasnya; 4) ada dalam pertimbangan; dan meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

2. Organizing (Pengorganisasian) a. Pengertian Pengorganisasian Organizing berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat, yaitu proses pengelompokan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang manajer (Terry & Rue, 2010: 82). Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua sumber-sumber yang diperlukan, termasuk manusia, sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat dilaksanakan dengan berhasil.

b. Ciri-ciri Organisasi Ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut: 1) mempunyai tujuan dan sasaran; 2) mempunyai keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati;

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

3) adanya kerjasama dari sekelompok orang; dan 4) mempunyai koordinasi tugas dan wewenang.

c. Komponen-komponen Organisasi Ada empat komponen dari organisasi yang dapat diingat dengan kata “WERE” (Work, Employees, Relationship dan Environment). 1) Work (pekerjaan) adalah fungsi yang harus dilaksanakan berasal dari sasaran-sasaran yang telah ditetapkan. 2) Employees (pegawai-pegawai) adalah setiap orang yang ditugaskan untuk melaksanakan bagian tertentu dari seluruh pekerjaan. 3) Relationship (hubungan) merupakan hal penting di dalam organisasi. Hubungan antara pegawai dengan pekerjaannya, interaksi antara satu pegawai dengan pegawai lainnya dan unit kerja lainnya dan unit kerja pegawai dengan unit kerja lainnya merupakan hal-hal yang peka. 4) Environment (lingkungan) adalah komponen terakhir yang mencakup sarana fisik dan sasaran umum di dalam lingkungan dimana para pegawai melaksanakan tugas-tugas mereka, lokasi, mesin, alat tulis kantor, dan sikap mental yang merupakan faktor-faktor yang membentuk lingkungan.

d. Tujuan organisasi Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang, tetapi dimaksudkan untuk dicapai pada waktu

yang

akan

dating

melalui

kegiatan-kegiatan

organisasi

(Handoko, 1995: 109).

e. Prinsip-prinsip organisasi Williams (1965: 85) mengemukakan pendapat bahwa prinsip-prinsip 54

organisasi meliputi : 1) prinsip bahwa organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas ; 2) prinsip skala hirarki;

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

3) prinsip kesatuan perintah; 4) prinsip pendelegasian wewenang; 5) prinsip pertanggungjawaban; 6) prinsip pembagian pekerjaan; 7) prinsip rentang pengendalian; 8) prinsip fungsional; 9) prinsip pemisahan; 10) prinsip keseimbangan; 11) prinsip fleksibilitas; dan 12) prinsip kepemimpinan.

f. Manfaat pengorganisasian Pengorganisasian bermanfaat sebagai berikut: 1) dapat lebih mempertegas hubungan antara anggota satu dengan yang lain; 2) setiap

anggota

dapat

mengetahui

kepada

siapa

harus

bertanggung jawab; 3) setiap anggota organisasi dapat mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab masing-masing sesuai dengan posisinya dalam struktur organisasi; 4) dapat dilaksanakan pendelegasian wewenang dalam organisasi secara tegas, sehingga setiap anggota mempunyai kesempatan yang sama untuk berkembang; dan 5) akan tercipta pola hubungan yang baik antar anggota organisasi, sehingga memungkinkan tercapainya tujuan dengan mudah.

3. Actuating (Pelaksanaan) Pelaksanaan

merupakan

usaha

menggerakkan

anggota-anggota

kelompok sedemikian rupa, hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama Terry (1993:62).

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

4. Controlling (Pengawasan) a. Pengertian Controlling Controlling atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan alat utk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

b. Tahap-tahap Pengawasan Tahap-tahap pengawasan terdiri atas: 1) penentuan standar; 2) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan; 3) pengukuran pelaksanaan kegiatan; 4) pembanding

pelaksanaan

penyimpangan;

dan

dengan

standar

dan

analisa

pengambilan

tindakan

koreksi

bila

diperlukan.

c. Tipe-tipe Pengawasan 1) Feedforward Control dirancang untuk mengantisipasi masalahmasalah

dan

memungkinkan

penyimpangan

dari

koreksi sebelum

standar

tujuan

suatu kegiatan

dan

tertentu

diselesaikan. 2) Concurrent Control merupakan proses dalam aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu sebelum suatu kegiatan

dilanjutkan

atau

untuk

menjamin

ketepatan

pelaksanaan suatu kegiatan. 3) Feedback Control mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan.

Pertemuan (rapat) Pengawasan Kinerja Manajemen bukan peristiwa

yang terjadi pada awal dan

akhir kinerja. Ini adalah proses yang berkelanjutan yang membutuhkan perhatian. Supervisor bertanggung jawab untuk pertemuan penjadwalan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

supervisi secara teratur dengan masing-masing laporan langsung mereka. Pertemuan supervisi memiliki banyak tujuan: 1. Memantau kinerja dengan harapan dan kemajuan rencana kerja 2. Diskusikan beban kerja 3. Diskusikan jadwal dan tenggang waktu 4. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, tantangan, dan hambatan 5. Memberikan kinerja pembinaan bila diperlukan 6. Memecahkan masalah bila diperlukan 7. Memberikan umpan balik 8. Menyediakan dokumentasi untuk tujuan hukum

Latihan A. Latihan soal 1. Mengapa perencanaan diperlukan dalam kegiatan manajerial? 2. Apa sajakah persyaratan darri fungsi perencanaan yang baik? 3. Sebutkan beberapa jenis perencanaan? 4. Apa yang dimaksud dengan fungsi pengorganisasian? 5. Sebutkan manfaat dari fungsi pengorganisasian? 6. Sebutkan dan jelaskan komponen-komponen apa saja yang terdapat dalam pengorganisasian? 7. Apa yang dimaksud dengan fungsi pengawasan? Mengapa fungsi pengawasan perlu dilakukan dalam manajerial? 8. Bagaimana langkah-langkah dari fungi pengawasan dilakukan? Berikan contoh untuk sesuai dengan pekerjaan yang kalian tekuni! 9. Sebutkan dan jelaskan tugas-tugas manajerial? 10. Sebutkan dan jelaskan peran manajerial?

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

B. Latihan Perencanaan 1. Latihan 1: Menetapkan Tujuan Umum Susunlah tiga rumusan pernyataan tujuan umum yang menurut Anda dapat dilaksanakan oleh unit kerja Anda. Perhatiakn contoh berikut. a. Menurunkan jumlah kesalahan perhitungan biaya. b. Menjawab semua pertanyaan pelanggan dalam waktu yang tidak terlalu lama c. Mengadakan

kerja

sama

dalam

pelaksanaan

pelatihan

karyawan. d. Menyediakan laporan yang lebih efektif. e. Berikut ini adalah contoh yang kurang baik karena terlalu umum. f. Bertanggung jawab untuk membantu pelanggan. g. Meningkatkan moral karyawan.

Tulislah tujuan umum Anda pada tempat berikut. a.

_________________________________________________________

2. Latihan 2: Menyusun Sasaran Pilihlah salah satu pernyataan tujuan yang Anda rumuskan dalam latihan 1. Selanjutnya jabarkan tujuan itu ke dalam bentuk sasaran untuk mencapai tujuan tersebut. Jika tujuan Anda terlalu luas dan umum, Anda dapat menyusun sejumlah sasaran yang dapat memberikan kontribusi dalam upaya mencapai tujuan, sekalipun tidak dapat mencapainya secara keseluruhan. Tulislah sasaran Anda pada tempat berikut.

_________________________________________________________

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

_________________________________________________________

3. Latihan 3: menyusun Rencana Kegiatan Gunakan lembar kerja berikut (dan lembar tambahan jika perlu) untuk menguraikan kegiatan dan sumber saya yang dialokasikan untuk mencapai sasaran yang Anda susun dalam latihan. LEMBAR RENCANA KEGIATAN Tujuan

Sasaran

Kegiatan

Sumber daya

Kesimpulan Tugas, peran dan fungsi manajerial erat keaitanya dengan ke efektifan pemimpin dalam memimpin sebuah organisasi. Tugas utama manajerial seorang pemimpin yaitu berani mengambil risiko atau biasa disebut pengambilan keputusan. Dalam pengambilan keputusan pemimpin bukan hanya melibatkan dirinya sendiri tetapi bawahannya juga ikut dilibatkan dalam pengambilan keputusan agar bawahan merasa bahwa dia diperlukan dalam suatu organisasi. Peran dari seorang pemimpin juga bisa dikatakan penting yaitu tbaik yang berhubungan dengan peran orang, peran informal dan peran dalam pembuatan keputusan. Fungsi dari manajerial terbagia dari 4 yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Daftar Pustaka http://eprints.uny.ac.id/9870/2/BAB%202%20-%2006209241002.pdf https://prezi.com/cvswslsf-l5g/tugas-fungsi-dan-peranan-pemimpin-dalamperusahaan-pt-trak/ http://www.gnof.org/wp-content/uploads/2015/06/Supervisor-Roles-andResponsibilities-Packet.pdf

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

MEMIMPIN, MENGARAHKAN, MENINGKATKAN, DAN MEMOTIVASI BAWAHAN

WAKTU: 2 sesi @ 90 menit

KOMPETENSI DASAR 

Mampu memimpin, mengarahkan, meningkatkan, dan memotivasi bawahan

INDIKATOR 

Peserta dapat mensimulasikan bagaimana memimpin, mengarahkan, dan memotivasi bawahan

MATERI 1. Kepemimpinanan 2. Komunikasi efektif 3. Umpan balik efektif 4. Motivasi

METODA 1. Narasumber menyampaikan materi pelatihan 2. Diskusi (tanya-jawab) 3. Instruktur mencontohkan dan peserta mempraktekannya 4. Penugasan Individu (evaluasi)

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

RENCANA PEMBELAJARAN

Sesi 1

BAGIAN A Topik

: Kepemimpinan

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 15 menit

BAGIAN B Topik

: Komunikasi Efektif

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 15 menit

BAGIAN C Topik

: Umpan balik efektif

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi – Waktu : 15 menit

BAGIAN D Topik

: Motivasi

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi – Tugas Individu Waktu : 15 menit

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Sesi 2

BAGIAN A Topik

: Simulasi Kepemimpinan

Metoda

: Instruktur

mencontohkan dalam sebuah gambar kasus dan

peserta mempraktekannya Waktu

: 30 menit

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

MATERI 5 MEMIMPIN, MENGARAHKAN, MENINGKATKAN, DAN MEMOTIVASI BAWAHAN

A. Definisi Kepemimpinan Kepemimpinan merupakan cabang dari kelompok ilmu administrasi, khususnya ilmu administrasi negara. Sedang ilmu administrasi negara adalah salah satu cabang dari ilmu-ilmu sosial, dan merupakan salah satu perkemabangan dari filsafat. Dalam kepemimpinan initerdapat hubungan antar manusia, yaitu hubungan mempengaruhi (dari pemimpin) dan hubungan kepatuhanketaatan para pengikut/bawahan karena dipengaruhi oleh kewibawaan pemimpin. Para terkena pengaruh kekuatan dari pemimpinnya, dan bangkitlah secara spontan rasa ketaatan kepada pemimpin. Kepemimpinan dimasukkan dalam kategori “ilmu terapan” dari ilmuilmu sosial, sebab prinsip-prinsip, definis, dan teori-teorinya diharapkan dapat bermanfaat bagi usaha peningkatan taraf hidup manusia. Seperti ilmu-ilmu lain, kepemimpinan sebagai cabang ilmu bertujuan untuk: 1. Memberikan pengertian mengenai kepemimpinan secara luas 2. Menafsirkan dari tingkah laku kepemimpinan, dan 3. Pendekatan terhadap permasalahan sosial yang dikaitkan dengan fungsi pemimpin Adapun pengertian Kepemimpinan menurut para ahli yaitu: 1. George R. Terry (1972:458) Pengertian Kepemimpinan menurut George R. Terry adalah aktivitas mempengaruhi orang-orang supaya diarahkan mencapai tujuan organisasi. 64

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

2. Stoner Menurut Stoner, pengertian kepemimpinan adalah suatu proses mengenai pengarahan dan usaha untuk mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan anggota kelompok. 3. Jacobs dan Jacques (1990:281) Pengertian kepemimpinan menurut Jacobs dan Jacques adalah sebuah

proses

memberi

arti

terhadap

usaha

kolektif,

dan

mengakibatkan kesediaan untuk melakukan usaha yang diinginkan untuk mencapai sasaran. 4. Hemhiel dan Coons (1957:7) Menurut Hemhiel dan Coons, bahwa pengertian kepemimpinan adalah perilaku dari seseorang individu yang memimpin aktivitasaktivitas suatu kelompok ke suatu tujuan yang akan dicapai bersama (shared goal). 5. Ralph M. Stogdill Pengertian kepemimpinan menurut Ralph M. Stogdill adalah suatu proses mempengaruhi kegiatan-kegiatan sekelompok orang yang terorganisasi dalam usaha mereka menetapkan dan mencapai tujuan. Dari definisi kepemimpinan menurut para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa Kepemimpinan adalah suatu proses dimana pimpinan digambarkan akan memberi perintah atau pengarahan, bimbingan atau mempengaruhi pekerjaan orang lain dalam memilih dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

B. Tipe dan Gaya Kepemimpinan 1. Tipe kepemimpinan a. Tipe karismatis Tipe pemimpin karismatis ini memiliki kekuatan energi, daya tarik dan pembawa yang luar biasa untuk mempengaruhi orang lain, sehingga ia mampunyai pengikut yang sangat besar

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

jumlahnya dan pengawal-pengawal yang bisa dipercaya. Sampai sekarang pun orang tidak mengetahui benar sebab-sebabnya, mengapa seseorang itu memiliki karisma begitu besar. Dia dianggap mempunyai kekuatan ghaib (supernatural power) dan kemampuan-kemampuan yang superhuman, yang diperolehnya sebagai karunia yang Mahasakuasa. Dia banyak memiliki inspirasi, keberanian, dan berkeyakinan teguh pada penderian sendiri. Totalitas

kepribadian

pemimpin

itu

memancarkan

pengaruh dan daya tarik yang teramta besar.

b. Tipe paternalistis Yaitu tipe kepemimpinan yang kebapakan, dengan sifatsifat antara lain sebagai berikut: 1) Dia

menanggap

tidak/belum

bawahannya

dewasa,

atau

sebagai

anak

manusia

sendiri

yang

yang perlu

dikembangkan. 2) Dia bersikap terlalu melindungi (overly protective) 3) Jarang dia memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengambil keputusan sendiri. 4) Dia hampir-hampir tidak pernah memberikan kesempatan kepada bawahan ntuk berinisiatif 5) Daia

tidak

memberikan

atau

hampir

tidak

pernah

memberikan kesempatan pada pengikut dan bawahan untuk mengembangkan imajinasi dan daya kreativitas mereka sendiri. 6) Selalu bersikap maha tahu dan maha besar

c. Tipe militeristis Tipe ini sifatnya sok kemiliter-militeran. Hanya gaya luaran saja yang mencontohkan gaya militer. Tetapi jika dilihat lebih seksama, tipe ini mirip sekali dengan tipe kepemimpinan otoriter. Tipe kepemimpinan militeristis itu berbeda sekali dengan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

kepemimpinan organisasi militer (seorang tokoh militer). Adapun sifat-sifat pemimpin yang militeristis antara lain adalah: 1) Lebih banyak menggunakan sistem pemerintah/komando terhadap bawahannya keras sangat otoriter kaku dan seringkali kurang bijaksana. 2) Menghendaki kepatuhan mutlak dari bawahan. 3) Sanngat menyenangin formalitas, upacara-upacara ritual dan tanda-tanda kebesaran yang berlebib-lebihan. 4) Menuntut adanya disiplin keras dan kaku dari bawahannya (disiplin kadaver/mayat) 5) Tidak menghendaki saran, usul, sugesti, dan kritikan-kritikan dari bawahanya 6) Komunikasi hanya berlangsung searah saja.

d. Tipe otokratis/otoritatif Otokrat berasal dari perkataan autos = sendiri; dan kratos = kekuasaan, kekuatan. Jadi otokrat berarti penguasa absolut. Kepemimpinan otokratis itu mendasarkan diri pada kekuasaan

dan

paksaan

yang

mutlak

harus

dipatuhi.

Pemimpinnya salalu mau berperan sebagai pemain tunggal pada one-man-show. Dia berambisi sekali untuk merajai situasi. Setiap perintah dan kebijakan ditetapkan tanpa berkonsultasi dengan bawahannya. Anak buah tidak pernah diberi informasi mendetail mengenai rencana dan tindakanyang harus dilakukan. Semua pujiann dan kritik terhadap anak buah diberikan atas pertimbangan pribadi pemimpin sendiri. Selanjutnya pemimpin selalu berdiri jauh dari anggota kelompoknya jadi ada sikap menyisihkan diri dan ekslusivisme. Pemimpin otokratis itu senantiasa ingin berkuasa absolut, tunggal dan merajai keadaan. Dia itu semisal sebuah sistem pemanas kuno, yang memberikan pansnya tanpa melihat dan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

mempertimbangkan

iklim

emosional

anak

2017 buah

dan

lingkungannya.

e. Tipe laisser faire Pada tipe kepemimpinan laisser faire ini sang pemimpin praktis tidak memimpin dia membiarkan kelompoknya dan setiap orang berbat semau sednri. Oemimpin tidak berpartisipasi sedikit pun dalam kegiatan kelompoknya. Semua pekerjaan dan tanggung jawab harus dilakukan oleh bawahan sendiri. dia merupalan pemimpin simbol, dan biasanya tidak memiliki keterampilan teknis. Sebab duduknya sebagai direktur atau pemimpim-ketua

dewan,

komanda,

kepala-biasanya

diperolehnya melalui penyogokan, suapan atau berkat sistem nepotisme. Dia tidak mempunyai kewibawaan dan tidak bisa mengontrol anak buahnya. Tidak mampu melaksnakan koordinasi kerja, dan tidak berdaya sama sekali menciptakan suasan kerja yang kooperatif.

Sehingga

organisasi

atau

perusahaan.

Yang

dipimpinnya menjadi kacau balau, morat-marit dan pada hakikatnya mirip satu firma tanpa kepala.

Tipe populistis Kepemimpinan populistis sebagai kepemimpinan yang dapat membangun solidaritas rakyat-misalnya soekarno dengan ideologi

marhaenismenya,

yang

menekankan

masalah

kesatuannasional, nasionalisme, dan sikap yang berhati-hati terhadap

kolonialisme

dan

penindasan-penghisapan

serta

penguasaan oleh kekuatan-kekuatan asing (luar negeri) Kepemimpinan populistis ini berpegang teguh pada nilainilai masyarakat yang tradisonal. Juga kurang mempercayai dukungan kekuatan serta bantuan hutang-hutang luar negeri

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

(asing). Kepemimpinan jenis ini mengutamakan peghidupan (kembali) nasionalisme.

g. Tipe administratif Kepemimpinan tipe administratif ialah kepemimpinan yang mampu menyelenggrakan tugas-tugas administrasi secar efektif. Sedangkan

para

pemimpinya

administratur-administratur

terdiri

yang

dari

mampu

teknorat

dan

menggerakkan

dinamika modernisasi dan pembangunan. Dengan demikian dapat dibangun sistem adminsitrasi dan birokrasi yang efisien untuk memerintah yaitu untuk memantapkan integritas bangsa pada khususnya, dan usaha pembangunan pada umumnya. Dengan

kepemimpinan

administratif

diharapkan

adanya

perkembanga teknis yaitu teknologi, industri, manajemen modern dan perkembangan sosial di tengah masyarakat.

h. Tipe demokratis Kepemimpinan demokratis berorientasi pada manusia, dan

memberikan

pengikutnya.

bimbingna

Terdapat

yang

koordinasi

efisien

pekerjaan

kepada pada

para semua

bawahan, dengan penekanan pada rasa tanggung jawab internal (pada diri sendiri) dan kerja sama yang baik. Kekuatan kepemimpinan demokratis itu bukan terletak pada “person atau individu pemimpin”, akan tetapi kekuatan justru terletak pada partisipasi aktif dari setiap warga kelompok. Kepemimpinan demokratis biasanya berlangsung secara mantap, dengan adanya gejala-gejala sebagi berikut 1) Organisai

dengan

segenap

bagian-bagiannya

berjalan

lancar, sekalipun pemimpin tersebut tidak ada di kantor. 2) Otoritas sepenuhnya didelegasikan ke bawahan, dam masing-masing orang menyadari tugas serta kewajibannya

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

sehingga mereka merasa senang-puas pasti, dan aman menyandang setiap tugas kewajibannya. 3) Diutamakan tujuan-tujuan kesejahteraan pada umumnya dan kelancaran kerja sama setiap warga kelompok 4) Dengan begitu pemimpin demokratis berfungsi sebagai katalisator untuk mempercepat dinamisme dan kerja sama demi pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang paling cocok dengan jiwa kelompok dan situasinya.

2. Gaya kepemimpinan Manajer merupakan suatu jabatan yang memiliki peranan penting dalam sebuah organisasi, mereka bertanggung jawab untuk membuat

rencana,

mengatur,

mengkordinasi,

memimpin

dan

mengendalikan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan organisasi serta menangani dan menghadapi berbagai situasi kondisi yang muncul di dalam organisasainya. Para Manajer akan menggunakan gaya manajemen mereka masing-masing dalam menangani berbagai situasi dan kondisi yang mereka hadapi sehingga munculah berbagai gaya manajemen yang berbeda-beda berdasarkan karakter masingmasing manajer tersebut. Jadi pada dasarnya, yang dimaksud dengan gaya manajemen disini adalah metode kepemimpinan atau Leadership Method yang digunakan oleh seorang manajer dalam menangani permasalahan atau situasi kondisi yang dihadapinya. Menurut Psikolog Terkenal yang bernama Kurt Lewin, terdapat tiga gaya kepemimpinan utama dalam menangani permasalahan dan pengambilan keputusan, Ketiga gaya kepemimpinan utama tersebut diantaranya

adalah

Gaya

Kepemimpinan

Otokratis,

Gaya

kepemimpinan Demokratis dan Gaya Kepemimpinan Laissez-faire. Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai ketiga gaya kepemimpinan tersebut.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

1) Gaya Kepemimpinan Otokratis Dalam

Gaya

Kepemimpinan

Otokratis,

seorang

Pemimpin atau Manajer Otokratis tidak memberikan wewenang pengambilan

keputusan

kepada

bawahan.

Pengambilan

Keputusan dengan gaya kepemimpinan Otokratis ini biasanya tidak melakukan konsultasi atau mendengarkan gagasan dari bawahan terlebih dahulu. Gaya kepemimpinan ini sangat berguna pada saat keputusan harus diambil secepatnya atau ketika keputusan tersebut tidak memerlukan masukan maupun kesepakatan dengan tim atau bawahannya. Manajer atau Pemimpin yang menggunakan gaya otokratis ini harus memiliki keahlian pada bidang dimana dia harus mengambil keputusan dan kemampuan dalam mempengaruhi anggota Tim ataupun bawahannya untuk bekerjasama agar tercapainya tujuan yang dikehendakinya. Namun di sisi negatifnya, anggota Tim atau bawahannya akan merasa tidak dihargai sehingga berkurangnya motivasi kerja dan mengakibatkan tingginya tingkat absensi dan pertukaran karyawan.

2) Gaya Kepemimpinan Demokratis Dalam

Gaya

Kepemimpinan

Demokratis,

Seorang

Pemimpin atau Manajer biasanya meminta pendapat atau nasehat

dari

anggota

Tim

atau

bawahannya

sebelum

mengambil keputusan. Anggota Tim ataupun bawahannya didorong untuk lebih kreatif dan diberi kesempatan untuk menyampaikan

saran

atau

gagasan

mereka

meskipun

keputusan terakhir masih berada di tangan Manajernya. Keputusan terakhir yang diambil pada dasarnya merupakan kesepakatan dari anggota tim dengan pemimpinnya atau bawahan dengan manajernya.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Karyawan atau anggota Tim yang bekerja dibawah gaya kepemimpinan manajemen Demokratis ini cenderung lebih bersemangat dan memiliki kepuasan kerja dan produktivitas yang tinggi. Namun disis negatifnya, gaya kepemimpinan Demokratis ini akan kurang efektif jika dihadapi dengan permasalahan atau situasi yang mengharuskan pemimpin atau manajernya mengambil keputusan yang cepat. 3) Gaya Kepemimpinan Laissez-faire Dalam

Manajemen

yang

mengadopsi

Gaya

Kepemimpinan Laissez-faire, Manajer atau Pemimpin akan memberikan bawahan kebebasan penuh dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan tugas yang dikerjakannya dan tentunya dengan batas waktu yang telah ditentukan oleh Manajer mereka. Para Manajer akan memberikan pendapat dan bimbingan ataupun sumber daya lainnya jika diperlukan. Gaya Kepemimpinan Laissez-faire ini menghasilkan motivasi dan kepuasan kerja karyawan yang tinggi. Namun akan berdampak negatif bagi bawahan yang tidak dapat mengatur waktunya dengan baik dan bagi mereka yang tidak memiliki keahlian serta pengetahuan yang cukup dalam mengerjakan tugasnya.

C. Sikap Kepemimpinan Secara bahasa, sikap (attitude) yang berasal dari bahasa italia attitidine memiliki arti cara menempatkan atau membawa diri, atau cara merasakn, jalan pikiran, dan perilkau. Secara istilah, sikap diartikan ekspresi dari bagaimana kita suka atau tidak suka terhadap suatu hal atau objek. Hal itu mencerminkan perasaan seseorang terhadap sesuatu. Sikap sendiri terbentuk oleh beberapa faktor, yaitu pengalaman pribadi, kebudayaan, figur, fakyor emosional, dan lain sebagainya. Sikap

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

mempunyai tiga komponen utama, kesadaran, perasaan, dan perilaku. Keyakinan bahwa “menipu itu salah” merupakan sebuah pernyataan evaluatif. Opini semacam ini adalah komponen kognitif dari sikap yang menentukan tingkatan untuk bagian yang lebih penting dari sebuah sikap, yaitu komponen afektifnya, perasaan adalah segmen emosional atau perasaan dari sebuah sikap dan tercermin dalam pennyataan seperti “saya tidak menyukainya karena ia suka menipu orang.” Akhirnya, perasaan bisa menimbulkan hasil akhir dari perilaku. Komponen perilakudari sebuah sikap merujuk pada suatu maksud untuk berperilaku dalam cara tertentu terhadap seseorang atau sesuatu. Seorang pemimpin tidak boleh memiliki sikap-sikap yang tidak baik. Pemimpin adalah figur bagi bawahannya, selayaknya dihormati dan mendapat respek dari karyawan. Respek berbeda dengan rasa takut. Berikut adalah beberapa sikap yang bisa Anda praktikan untuk menjadi sosok pemimpin yang baik, di antaranya yaitu: 1. Tulus dan adil Memimpin tim kerja membutuhkan kecakapan atau skill. Namun, tak Cuma itu, sebagai pemimpin, Anda juga harus bisa bersikap tulus dan adil. Tulus membagi pekerjaan, tulus memimpin, juga adil dalam memaksimalkan keunggulan setiap karyawan yang tergabung dalam tim. Jangan sampai Anda menugaskan orang di tempat yang salah. Yang tak kalah penting, Anda harus sealu siap membantu bawahan menemukan peluang untuk memperbaiki kekurangan mereka. 2. Cakap mengontrol emosi Jika masih berusia muda, bisa jadi Anda sering terpancing dan tak mampu mengatur emosi yang masih suka meledak-ledak. Kemarahan ini, selain tak baik bagi kesehatan, tentu akan memicu stress berkepanjangan. Amarah pun biasanya akan terbawa hingga ke rumah. Akibatnya, keluarga akan terkena imbasnya. Jadi, mulailah velajar mengontrol amarah terhadap kinerja tim. Jangan pernah memarahi, memaki, dan menegur bawahan di depan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

umum. Cara ini secara tak langsung akan mempengaruhi mental mereka. Bisa-bisa mereka tak semangat lagi bekerja dan merasa tertindas. Bawahan bukanlah budak yang bisa Anda perlakukan semuanya. Mereka adalah manusia yang tak luput dari kesalahan. Bangunlah mental kerja positif karyawan. Lebih baik, panggil mereka ke dalam ruangan Anda, lalu sampaikan kesahalan apa yang telah diperbuat. Buatlah agar dari kesalahan iti mereka belajar dan berbuat lebih baik lagi. Terkait dengan cara menegur bawhan dengan bijak ada beberapa tips yang bisa Anda lakukan, yaitu: a. Cari tahu kesalahan dengan pasti. Dalam menegur seseorang, Anda harus memiliki alasan dan informasi yang akurat, tanpa hal ini Anda bisa dianggap sewenang-wenang. Tapi ingat, jangan mencari-cari kesalahan orang lain artinya Anda harus menegur secara obyektif. b. Jangan menunda untuk memberi teguran. Jangan menundanunda waktu untuk menegur, karena hal ini akan berakibat si pelanggar merasa itu bukan kesalahan dan kemungkinan akan dicontoh oleh bawahan yang lain. c. Tegurlah secara persona, tidak di depan umum. Ingatlah, jangan pernah menegur ditengah orang banyak dan dengan bantuan orang lain, lakukan empat mata, pilih tempat yang melindungi privasi, bersikaplah profesioanl, hangan mempermalukan orang tersebut di depan orang lain. d. Dalam menegur, jangan melenceng dari kesalahan. Teguran hendaknya jangan melenceng dari persoalan, artinya janga menyinggung hal-hal yang tidak ada kaitannya dengan maslaah pokok, apalagi masalah pribadi. Selain itu jangan mengungkit kesalahan di masa lalu, karena hal tersebut akan mengesankan 74

bahwa Anda seorang pendendam. e. Persilahkan

bawahan

mengungkapkan

pembelaannya.

Beri

kesempatan pada orang yang Anda tegur untuk memberikan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

penjelasan, hal ini juga membantu Anda daalam memecahkan persoalan dan memberikan solusi. Jangan biarkan mereka tidak tahu apa keinginan Anda. f.

Ambil komitmen dari bawahan untuk memperbaiki kesalahan yang dilakukan. Bicarakan solusi yang dapat Anda & dia lakukan untuk perbaikan kedepan, buat kesepakatan, tentukan batas waktu. Akhiri prosedur pemberian teguaran dengan saling pengertian, kemudian lihat perbaikan yang dilakukan.

3. Bertanggung jawab dan berani mengambil risiko Seorang pemimpin tidak hanya berkuasa dalam memberi perintah saja, akan tetapi harus ikut bertanggung jawab atas apa yang dilakukan oleh anak buahnya. Kesalahan yang dilakukan bawahan menjadi tanggung jawab pemimpin, karena sebelum melakukan sesuatu, bawahan biasanya telah mendapat instruksi dari pemimpinnya. Pemimpin juga harus berani mengambil risiko. Tujuan tidaklah selalu dapat diraih, atau dengan kata lain ada kemungkinan berakhir dengan kegagalan. Dalam hal ini pemimpin yang profesional harus berani memulai suatu udaha dengan kemungkinan terjadinya kegagalan, dan tidak benar apabila ia tidak memaulai karena takut gagal, sebab orang yang takut mengambil risiko tidak akan pernah berbuat sesuatu. 4. Mengesampingkan kepentingan pribadi Pemimpin yang baim tidak boleh bekerja hanya untuk kepentingan pribadinya, bahkan, tak jarang kepentingan pribadi itu harus dikorbankan demi kepentingan organisasi yang dipimpinnya 5. Obyektif, bukan subyektif Tak jarang ada atasan yang sangat subyektif menanggapi setiap pribadi bawahannya. Sehingga, biasanya tanpa sadar, ia akan lebih condong ke bawahan yang satu dibandingkan yang lainnya. Untuk urusan kerja, secara profesional, lebih baik Anda singkirkan hal-hal semacam ini. Sebab, ini bisa menjadi pemicu rusaknya

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

kekompakan

tim

kerja.

Karyawan

lain

pasti

2017

akan

dianaktirikan, sementara yang lain merasa sudah di posisi

merasa aman

karena dekat dengan Anda. Perlakukan semua bawahan dengan cara yang sama. Buatlah agar keunggulan mereka bisa berguna semaksimal mungkin demi kemajuan perusahaan, sekaligus menutupi kekurangan bawahan yang lain. Sehingga satu sama lain akan kekurangan bawahan yang lain. Sehingga, satu sama lain akan saling membutuhkan. Hasilnya, sebuah tim kerja yang solid. 6. Semuannya untuk keberhasilan tim Seorang manajer memiliki tim kerja. Oleh karena itu, jangan merasa bekerja sendrian. Bekerjalah sebagai pemimpin yang mendelegasikan pekerjaan dengan baik ke bawahan dalam tim kerja. Ajari mereka bekerja secara efektif, penuh tanggung jawab dan beorientasi pada hasil akhir. Semakin sulit pekerjaan yang mampu mereka pecahkan, itu merupakan sarana baik untuk berkembang. Tanpa ini semua, secara tak langsung Anda telah memasung kreativitas karyawan. 7. Memiliki sikap melayani Makin tinggi jabatan seseorang, makin banyak pada orang yang harus dipimpinnya. Artinya, semakin beragam pada kepentingan orang yang hatus dipikirkan dan dilayani. Karena itu, seorang pemimpin yang memimpin dengan baik haus memiliki sikap rendah hati serta jiwa melayani yang lebih baik. 8. Banyak bekerja, sedikit berbicara Banyak orang menguasi teori tetapi tidak menerapkan dalam kehidupan nyata. Seorang pemimpin yang baik tidak hanya menguasai teori, tetapi juga bisa mempraktikkan itu sehingga dapat diikuti oleh bawahannya. 76

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

9. Membangun komunikasi yang baik Banyak sekali atasan yang merasa gengsi bergabung bersama bawahannya. Juga tak jarang, atasan yang suka memilih-milih siapa bawahan yang pantas menemaninya makan siang. Sebagai atasan, sebaiknya Anda tidak melakukan hal yang kurang bak ini. Karyawan memiliki hal dan kesempatan yang sama. Jalinlah persahabatan dengan semua karyawan di semua level. Dengan begitu, Anda tak menutup diri bergaul dengna yang lebih tua ataupun lebih muda. Jangan pernah takut tersaingi oleh mereka yang lebih muda. Apa yang Anda lakukan akan menjadi contoh bagi bawahan yang masih muda. Tak bisa dipungkiri, Anda telah menjadi bagian berarti dalam perjalanan kesuksesan karis mereka kelak. Dan yang terpenting, Anda telah menjadi sahbat yang bernilai positif bagi mereka. 10. Menjadi motivator yang baik Adakalanya bawahan atau karyawan mengalami penurunan motivasi yang bisa memengaruhi lembaga atu instisusi. Karena itu, seorang

pemimpin

yang

baik

harus

bisa

memotivasi

dan

meningkatkan kembali gairah dan optimisme anak buahnya. Tidak ada istilah penurunan motivasi di kamus seorang pemimpin yang baik.

D. Sifat Kepemimpinan Kalau kita berbicara tentang kepemimpinan, ada kaitan yang sangat dekat antara pemimpin dengan manajer. Menjadi pemimpin memerlukan kecakapan, begitu pula menjadi pemimpin juga memerlukan kecakapan. Seorang pemimpin yang handal adalalah pemimpin yang selain memiliki kecakapan manajerial, juga memiliki kecakapan sebagai pemimpin. Atau bisa juga dikatakan, pemimpin yang baik adalah pemimpin yang memeliki karakter pemimpin.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Kepemimpinan adalah kemampuan berupa keterampilan skill (kecakapan), performa, dan pengalaman manajerial dan administrasi yang

dimilki

seorang

pemimpin

dalam

suatu

organisasi

untuk

mempengaruhi orang-orang agar dapat bekerjasama secara sukarela dalam mencapai tujuan tertentu dalam satu organisasi yang dipimpinnya. Untuk bisa memimpin diri sendiri dengan baik menurut Arvan Pradiasnyah dalam bukunya you are a leader, ada tiga cara yang bisa Anda gunakan untuk menumbuhkan dan membangun kepemimpinan dalam diri kita sendiri. Di antaranya: 1. Hendaklah kita menyadari bahwa nasib kita berada ditangan sendiri. Tuhan tidak akan pernah mengubah nasib seseorang jika orang tersebut tidak berusha mengubahnya. 2. Kita harus menyadari apa yang sebenernya penting dan kita butuhkan dalam hidup kita sendiri, kitalah yang paling tahu apa yang paling penting dan apa yang tidak penting dalam hidup kita sendiri. 3. Setelah mengetahui apa yang penting dan tidak penting untuk diri kita sendiri, selanjutnya kita harus segera melakukannya. Mengetahui saja tidaklah cukup, tanpa berbuat atau melakukan sesuatu untuk mencapai hal-hal yang kita ketahui hanya bohong belaka , sesutau tersebut tidak akan pernah kita capai. Seorang pemimpin tidak selalu berkarakter baik. Seorang pemimpin preman adalah contoh pengaruh yang berkarakter buruk. Sedangkan pemimpin suatu komunitas terkemuka adalah contoh orang berpengaruh dan berkarakter baik. organisasi membutuhkan pemimpin yang kuat

sekaligus berkarakter baik, yang bisa dipercaya dan yang

akan meminpin mereka menuju masa depan. Dalam banyak organisasi, tindakan seorang pemimpin menjadi teladan. Perilaku pemimpin bisa memenangkan kepercayaan, kesetian dan menjamin vitalitas lembaga atau institusi agar berjalan dengan baik. Untuk menjadi seorang pemimpin yang efektif, para bawahan harus mempercayai seorang pemimpin dalam dan dilibatkan dalam visi yang

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

pemimpin canangkan. Salah satu cara untuk mebangun kepercayaan adalah dengan menunjukkan karakter yang baik, terdiri dari: 1. Jujur Seorang

pemimpin

yang

baik

menunjukkan

ketulusan,

integristas, dan keterbukaan dalam setiap tindakannya. 2. Kompeten Tindakan seorang pemimpin haruslah berdasarkan pada penalaran dan prinsip moral, bukannya menggunakan emosi kanakkanak dalam mengambil suatu keputusan 3. Memberi inspirasi Dalam

mengerjakan

tugas,

seorang

pemimpin

haus

menunjukkan rasa percaya diri, ketahan mental, fisik, dan spritual. Dengan begitu, bawhaan akan terdorong untuk mencapai yang lebih baik lagi. 4. Cerdas Seorang pemimpin yang efektif harus memiliki kemauan untuk terus membaca, belajar, dan mencari tugas-tugas yang menantang kemampuannya. 5. Berpikiran adil Prasangka adlah musuk dari keadilan. Seorang pemimpin yang baik akan memperlakukan semua orang dengan adil. Ia menunjukkan empatinya dengan bersikap peka terhadap perasaan, nilai, minat dan keberadaan oranng lain. 6. Berpikir luas Pemimpin yang baik mneyadari setiap perbedaan yang ada dalam ruang lingkup kepemimpinannya dan mau menerima segala perbedaan itu, 7. Berani seorang pemimpin yang baik selalu tekun dalam usahanya mencapai tujuan, terus-terusan berusha mengatasi berbagai halangan yang memang sulit untuk diatasi. Biasanya, meskipun sedang berada di bawah tekanan, ia tetap tenang dan menunjukkan rasa percaya diri.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

8. Tegas Anda tidak dapat menjadi seorang pemimpin yang baik bila tidak tegas dalam mengambil keputusan tepat di saat yang tepat. 9. Memotivasi Mengapa kita menginginkan sesutau dan mengusahakannya> mengapa dalam keinginan dan usah yang akan kita capai kadang kita merasa santai, kadang bekerja dengan tenang dan tekun dan kadang bersemangat mengubu-gebu, namun terkadang bisa saja sebaliknya? Semua ini pertanyaan yang terkait dengan motivasi dan bagi banyak orang pertanyaan tersebut adlah pertanyaan paling pokok dalam manajemen dan administrasi organisasi. Seorang manajer, seotang top leader, seorang pengambil keputusan yang ingin menciptakan lingkungan di mana orang-orang yang akan digerakkan akan rela bekerjasama dalam kelompok suatu organisasi dengan keyakinan dan semangat guan mencapai tujua yang telah direncanakan, maka harus memiliki pengertian dan pengetahuan tentang motivasi ini. Motivasi menjadi dasar guna menggerakkan dan menggairahkan manusia lain yang merupakan bagian tak terpisahkan dari komponen organisasi, motivasi juga besar pengaruhnya terhadap kemajuan dan keberhasilan suatu organsasi. 10. Imajinatif inovasi dan kreativitas diperlukan dalam suatu kepemimpinan. Seorang pemimpin haruslah membuat perubahan tepat di saar yang tepat dalam pemikiran, rencana dan metodenya. Selain itu, kreativitas sang pemimpin juga terlihat dengan memikirkan tujuan dan gagasan baru

yang

lebih

baik,

dan

menemukan

solusi

baru

dalam

memecahkan masalah. Kepemimpinan adalah bagian penting dari manajemen. Sehingga dalam suatu organisasi, peran pemimpin jelas sekali merupakan peran yang paling penting dari semua peran komponen organisasi. Di dalam manajemen, fungsi seorangg pemimpin adalah menggugah keinginan seseorang untuk melaksanakan suatu hal yang harus ditempuh dan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

membina anggota kelompoknya ke arah penyelesaian hasil kerja kelompok

tersebut.

Sehingga

kemampuan

pemimpin

dalam

menggunakan kepemimpinan sangatlah penting. Kepemimpinan visioner adalah kemampuan pemimpin untuk menciptakan dan mengartikulasikan suatu visi yang realistik, dapat dipercaya, atraktif tentang masa depan bagi suatu organisasi atau unit organisasional yang terus bertumbuh dan meningkat. Pemimpin mempunyai kekuatan untuk mencapai tujuan organisasi. Hal ini didasari oleh legitimasi secar formal atau non formal yang melekat pada diri pemimpin.

E. Keterampilan Kepemimpinan Robert L. Kazt (1970) menyatakan tiga keterampilan dasar yang harus dikuasi seorang pemimpin yaitu: 1. Keterampilan Konseptual (conceptional skill) Keterampilan konseptual merupakan kemampuan seseorang secara konsep. Keterampilan konseptual mencakup kemampuan analitis, berpikir logis, membentuk konsep/rencana/ide, pemikiran yang induktif dan pemikiran yang deduktif. Kaitannya dalam mengelola suatu lembaga, keterampilan konseptual berwujud pada kemampuan untuk memahami secara utuh atau menyeluruh atas lembaga, menganali cara kerja dan fungsi yang ada dan lebih jauh lagi memahami hubungan antara lembaga satu dengan lainnya, masyarakat dan situasi sosial secara umum. Secara lebih sempit, keterampilan konseptual lebih mengacu pada kemampuan seseorang untuk merumuskan ide. Dan yang termasuk dalam bagian perumusan ide ini adalah berpikir kreatif, merumuskan

abstraksi,

menganalisis

situasi

yang

kompleks,

memahami masalah. Dalam aplikasinya, kemampuan konseptual ini sering

mengggunakan

kekuatan

institusi

seseorang

dalam

merumuskan konsep. Seorang manajer yang memiliki keterampilan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

konseptual maka ia dapat memeriksa bagaimana ide-ide saling terkait dan secara efektif dapat melihat setiap elemen dalam hubungan dengan keseluruhan. Kemampuan konseptual juga pada gilirannya dapat mengembangkan strategi yang kreatif. 2. Keterampilan berkomunikasi atau berhubungan dengan orang lain Keterampilan lain yang juga penting dimiliki manajer adalah keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain. Keterampilan ini penting mengingat tugas manajer itu sendiri adalah berhubungan atau berinteraksi dengan orang lain. Komunikasi yang baik kunci kesuksesan seorang manajer dalam menciptakan hubungan yang nyaman dengan bawahan yang dipimpinnya. Tidak hanya itu, kemampuan berkomunikasi yang baik pula diperlukan untuk berhubungan dengan tingkatan manajemen diatasnya. Keterampilan hubungan manusia juga didefinisikan sebagai kemampuan untuk bekerja sama dengan dan memehami orang-orang yang terlibat di dalamnya. Untuk dapat memanajemeni orang-orang secara efektif, maka para manajer perlu berpartisipasi secara efektif dengna pihak lain. Keterampilan hubungan manusia juag berarti kecerdasan antar pribadi yang meliputi pengetahuan mengenai prilaku manusia dan proses kelompok, kemampuan untuk mengerti perasaan, sikap, dan motivasi dari orang lain, serta kemampuan untuk mengkomunikasikan dengan jelas dan persuasif. Kurangnya kemampuan

berhubungan dengan orang lain ini

mengakibatkan terciptanya lingkungan kerja yang tidak kondusif. Seorang

manajer

mengurangi

baik

yang moral

kasar

atau

maupun

tidak

penegertian

produktivitas

dapat

bawahannya.

Sebaliknya, manajer yang memiliki keterampilan ini dengan efektif, membuat karyawan memiliki sikap positif dan keinginan yang kuat untuk meningkatkan produktivitas mereka.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Dari pengertian keterampilan berhubungan dengan orang lain ini dapat kita simpulkan bahwa, seorang manajer selain harus memiliki kecerdasan emosi, yaitu bagaimana ia berhubungan dengan orang lain, memahami orang lain, dan menghargai orang lain. 3. Keterampilan teknis Keterampilan teknis adalah kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, akuntansi dan lain-lain. Keterampilan ini meliputi pemahaman dan kompetensi dalam aktivitas yang spesifik, khususnya berkaitan dengan suatu metode, proses, prosedur tertentu yang bersifat teknis. Keterampilan teknis juga meliputi pengetahuan faktual tentang organisasi, seperti peraturan, struktur, sistem manajemen, karakterisktik karyawan dan lain-lain. Selain tiga keterampilan dasar diatas, ada lagi keterampilan dasar untuk manajer yang dirumuskan oleh Wicky W. Griffin yaitu: 1. Keterampilan manajemen waktu Keterampilan manajemen waktu adalah kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Jangan sampai setiap menit yang dimiliki dari seorang manajer terbuang, karena hal itu akan sangat merugikan lembaga tersebut. Waktu merupaka aset yang sangat berharga bagi suatu lembaga, membuang waktu atau menggunakannya dengan sia-sia sama artinya dnegan mengurangi produktivitas dan merugikan perusahaan. 2. Keterampilan membuat keputusan Keterampilan membuat keputusan merupakan kemapuan yang cukup penting dimiliki oleh manajer. Seorang manajer harus mampu untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager).

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

F. Metode Kepemimpinan Metode kepemimpinan adalah cara bekerja dan bertingkah laku pemimpin dalam membimbing para pengikutnya untuk berbuat sesuatu. Maka

metode

kepemimpinan

ini

diharapkan

dapat

membantu

keberhasilan pemimpin dalam melakukan tugas-tugasnya sekaligus juga dapat memperbaiki tingkah laku serta kualitas kepemimpinannya. Ordway Tead dalam bukunya (the art of administrasion, 1951) mengemukakan metode kepemimpinan di bawah ini: 1. Memberi perintah Perintah itu timbul dari situasi formal dan relasi kerja. Karena itu perintah adalah fakta fungsional pada organisasi, kedinasan atau jawatan pemerintah dan swasta, berbentuk instruksi, komando, peraturan tata tertib, standar prakikatau perilaku yang harus dipatuhi. Perintah biasanya sudah tercakup dalam tugas, kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh setia individu anggota kelompok. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemberian perintah antara lain ialah: a. Kondisi individu yang diberi perintah b. Situasi lingkungan sekitar yang harus ikut dipertimbangkan dalam pemberian perintah. c. Perintah harus jelas, ringkas, namun tegas dan tidak mengandung kemajemukan arti sehingga bisa membingungkan serta mudah dimengerti. d. Penggunaan nada suara yang wajar, netral, tidak dipaksakan, cukup ramah, agar mudah dan enak ditangkap. e. Kesopansantunan

dalam

penyampaian

perintah

memberi

pengaruh pada pelaksanaan perintah agar bisa dipatuhi. f. Perintah tidak terlalu banyak diberikan sekaligus, untuk tidak membingungkan dan tidak menghambat pengambilan keputusan untuk memprioritaskan tugas/perintah yang paling penting.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

2. Memberikan celaan atau pujian Celaa harus diberikan secara objektif dan tidak bersifat subjektif. Juga tidak disertai emosi-emosi yang negatif. Celaan itu sebaiknya berupa teguran dan dilakukan rahasia, tidak secara terbuka di muka banyak orang. Celaan diberikan dengan maksud agar orang-orang yang melanggar atau berbuat kesalahan menyadari kekeliruannya dan bersedia memperbaiki perilakunya. Celaan juga diberikan dengan nada suara yang “menyenangkan” agar tidak menimbulkan rada dendam dan sakit hati. Sebaliknya pujian supaya diberikan, sebab pribadi yang bersangkutan telah melakukan tugasnya dengan baik, dan mampu berprestasi. Pujian ini bisa memberikan semangat, kegairahan kerja, tenaga baru, dan dorongan emosional yang segar. Sebaiknya bila celaan itu diberikan secar pribadi dan tahsia, maka pujian seyogyanya diberikan secara terbuka, terang-terangan di muka umum. Namun yang di puji itu haus benar-benar luar biasa sifatnya dan bukan bersifat biasa saja, supaya tidak menimbulkan cemoohan dan sinisme. 3. Memupuk tingkah laku pemimpin yang benar Pemimpin harus bersifat objektif dan jujur. Ia harus menjauhan dari dari rasa pilih kasih atau favoritisme karena hal ini bisa menurunkan keraguan,

moral kemuakan

anggota-anngota serta

lainnya,

kecemburuan

menumbuhkan

sosial.

Juga

bisa

mengurangi rasa respek anggota pada pimpinan. Pemimpin itu juga bukan agen polisi atautukang selidik mencari kesalahan juga bukan penjaga yang selalu mengintip kelemahan orang. Bukan pula sebagai pengontrol yang keras-kejam, juga bukan seseorang diktator yang angkuh dan sok kuasa. Maka kesuksesan pemimpin itu justru dikukur dari perasaan para pengikut yang menghayati emosi-emosi senang, karen masing-masing diperlakukan secara sama, jujur, dan adil.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

4. Peka terhadap saran-saran Sifat pemimpin itu harus luwes dan teruka dan peka pada saran-sara eksternal yang postif sifatnya. Dia harus menghargai pedapat-pendapat orang lain, untuk kemudian mengkombinasikannya dengan ide-ide sendri. Dengna begitu dia bisa membangkitkan inisiatif kelompok untuk memberikan saran-saran yang baik. Sedang orang akan merasa bangga dan senang hatinya, apabila sarannya diterima. Sebaliknya rang bisa mendongkol hati, apabila saran-sarannya selalu dianggap sebagai angin lalu saja dan tidak digubris. Membangkitkan keinginan anggota untu memberikan saran itu mencerminkan sikap terbuka dan kejujuran dari pemimpin yaitu pemimpin menghargai ide-ide baru, mau menerapkan saran-saran yang baik, dan berani mengadakan inovasi. 5. Memperkuat rasa kesatuan kelompok Untuk

menghadapi

macam-macam

tantangan

luar

dan

kekomplekan situasi masyarakat moder, perlu pemimpin bisa menciptakan rada kekuatan kelompoknya, dengan loyalitas tinggi dan kekompakan yang utuh. Hal bisa meningkatkan moral kelompok dan esprit de corps (semangat kelompok). Usaha menciptakan semangat kesatuan ini anatara lain dengan pemberian pakaian seragam, lencana, emblim, peci, jaket, insigne (tanda kehormatan), dan lain-lain. Selanjutnya juga dengan mengusahakan pengenalan para anggota-anggota baru kepada kelompok sendiri, agar orang-orang baru ini dengan cepat bisa mengadaptasikan diri dengan rasa senang. 6. Menciptakan disiplin diri dan kelompok Setiap kelompok akan mengembangkan tata cara dan pola tingkah laku yang hanya berlaku dalam kelompok sendiri, yang harus diataati oleh seluruh anggota. Hal ini penitng untuk membangkitkan rasa tanggung jawab, uniformitas, dan disiplin kelompok. Sekaligus juga penting untuk menghindari perselisihan, konsekurensi, rasa permusuhan, perpecahan, kecerobohan, pemborosan dan lain-lain.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Disiplin kelompok bisa berhasil bila pemimpin bersikap arif bijaksana, memberikan teladan, berdisiplin, dan menerapkan seluruh prosedur dengan konsekuen. Dia harus menghindari favoritisme yang bsia menularkan prasangka buruk, rasa dendam, iri dan kecemburuan sosial. 7. Meredam kabar angin dan isu-isu yang tidak benar Kesatuan dan efektivitas kerja dari kelompok bisa diguncang oleh gangguan kabar-kabar angin dan desas-desus yang tidak benar, beserta fitnahan-fitnahan dari luar, yang diarahkan pada perorangan atau organisasi secara keseluruhan. Semua itu ditunjukan untuk mengacau dan mengagangu tatanan kerja yang sudah lancar. Maka pemimpin berkewajiban mengatur mengusut sampai tuntas sumber kabar angin tadi. Dan memberikan peringatan keras atau sanksi tajam pada orang-orang yang mempunyai rasa dendam, mengalami frustasi, dan mungkin tengah ternganggu ingatannya, sehingga tanpa sadar menyebarkan kabar-kabar angin yang buruk. Dalam

hal

ini,

menetralkan/menawarkan

pemimpin

situasi

dengan

harus jalan

segera memberikan

penerangan dan kebijaksanaan baru yang akan diterapkan. Alat yang efektif

untuk

menanggulangi

dasas-desus

ialah

penerangan,

penyiaran, dan pendidikan.

G. Menjadi Pemimpin yang Handal Keberhasilan sebuah lembaga atau institusi sangat diperngaruhi oleh keseluruhan unsur yang terlibat di dalamnya, dan peran manajer menjadi sangat penting karena menjadi orang yang mengelola semua unsur-unsur lebaga atau instisusi untuk tercapainya tujuan. Fungsi

manajer

adalah

meningkatkan

serta

menjaga

keseimbangan dalam lembaga atau institusi. Di era global yang sarat kompetisi sekarang ini, keakuratan, ketepatan, dan keamanan informasi serta pengaturan organisasi yang baik serta yang dibutuhkan oleh

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

organisasi untuk mencapai tujuan organisasi sekaligus meningkatkan eksistensi organisasi di tengah-tengah lingkungannya. Oleh karena itu, seorang manajer dituntut untuk memiliki profesionalitas dan kehandalan kemampuan dirinya. Manajer handal adalah manajer yang dapat mengemban tanggung jawab yang diberikan oleh lembaga atau institusi kepadanya. Seorang manajer yang handal berarti manajer yang bisa membawa kemajuan bagi perusahaannya.

Untuk

menjadi

manajer

handal,

ada

beberapa

persyaratan yang perlu diperhatikan yaitu: 1. Berangkat dari diri sebagai pribadi yang handal Semuanya berangkat dari dasar. Dan hal paling mendasar pada manusia adalah dirinya sendiri. Untuk menjadi manajer yang handal yang memiliki integristas dan dapat dipercaya, harus berangkat dari kepribadian handal yang dimilii seseorang. Jangan harap Anda menjadi seorang yang berpengaruh jika kepribadian yang Anda miliki tak membuat orang lain menaruh hormat pada Anda. Seorang manajer handal haruslah seorang yang mempunyai budi pekerti yang luhur. Perilaku seorang manajer harus sesuai dengan nilai-nilai positif. Dengan demikian, sumber daya manusia yang berkualitas adalah syarat penting yang harus dimiliki oleh seorang manajer profesional. Jika kepribadian seorang manajer telat mendapat pengakuan dari bawahan yang dipimpinnya, maka hal itu telah menjadi sebuah kunci sukses kepemimpinan manajer. Untuk memanage orang lain, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memanage diri Anda sendiri. Sebagai contoh, Anda memberikan instruksi kepada bawahan untuk memaksimalkan kinerja guna meningkatkan produktifitas, sementara Anda sendiri sebagai amnajer banyak membuang waktu Anda dan melalaikan tugas sebagai manajer. Apakah instruksi Anda tadi dapat diterima dengan baik oleh karyawan? Jawabannya tentu saja tidak.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

2. Kemampuan komunikasi Kemampuan komunikasi menjadi hal penting selanjutnya bagi seorang pemimpin yang handal. Seorang pemimpin sangat perlu memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Tugas seorang pemimpin adalah

mengurus orang-irang yang ada di bawahnya.

Tanpa kemampuan komunikasi yang baik, tidak mungkin akan tercapai suatu hubungan yang saling menguntungkan anatar bawahan dan

atasan.

Kemampuan

komunikasi

sangat

penting

untuk

mengarahkan bawahan menuju tercapainya tujuan organisasi. 3. Memiliki pengetahuan atau wawasan manajerial Syarat selanjutnya untuk dimiliki manajer adalah mempunyai pengetahuan dan wawasan yang luas tentang manajerial. Seorang pemimpin harus terus menggali pengetahuan tentang manajerial. Tanpa pegetahuan dan wawasan yang luas, nagaiman bisa pemimpin menjalankan lembaga atau institusi secara efektif? Pengetahuan manajerial bisa dipelajari dari berbagai sumber, misalnya sekolahsekolah formal, pelaihan-pelatihan dan lain sebagainya. 4. Kepemimpinan Keberhasilan

pemimpin

dalam

mengarahkan

prang

lain

berkaitan dengn kemampuannya dalam memimpin orang. Dalam kaitanyya dengan kepemimpinan, ada beberapa sifat umum yang mempunyai pengaruh terhadap keberhasilan kepemimpinan, yaitu: a. Kecerdasan, artinya pemimpin harus memiliki kecerdasan yang lebih dari pengikutnya. Kecerdasan di sini bukan tes IQ atau nilai rapor, tapi kemampuan manajerial. b. Kedewasaan dan keluasan hubungan sosial, artinya seorang pemimpin harus memiliki emosi yang stabil dan empunyai keinginan untuk menghargai dan dihargai orang lain. Seorang pemimpin perlu memberikan keleluasaan kepada pekerja untuk menantang dan mengubah cara mereka bekerja. Pemimpin juga harus menghargai dan memperhatikan keadaan yang dipimpinnya, sehingga dapat menjaga kesatuan dan keutuhan. Selain itu

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

seorang manajer harus mampu mengelola konflik yang terjadi dalam

suatu

organisasi

dan

dapat

mencari

win-win

solutionsehingga kerjasama tim bisa berjalan dengan baik. c. Motivasi diri dan dorongan berprestasi, dengan memiliki motivasi diri dan dorongan berprestasi, dengan memiliki motivasi diri yang kuat maka seorang pemimpin akan selalu energik dan menjadi teladan dalam memimpin. Ia juga menjadi penyala semangat bawahannya untuk mengarah pada tujuan yang akan dicapai. d. Fleksibilitas,

pemimpin

harus

memiliki

kemampuan

untuk

menerapkangaya kepemimpinan yang paling tepat berdasarkan analisa terhadap situasi.

Komunikasi Efektif A. Memahami Proses Komunikasi Memahi proses komunikasi (diantara manusia) Anda dapat membayankan pembicaraan Anda dengan seseorang, atau surat yang Anda terima, atau berita yang Anda dengar dari radio dan televisi, atau yang Anda baca di surat kabar. Kegiatan komunikasi yang Anda lakukan itu berlangsung dalam suatu proses, yaitu proses informasi (pesan) dari suatu sumber (pengirim pesan) kepada penerima pesan. Perhatikan gambar.

90 Gambar 1.5. Proses Komunikasi

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Peraga itu memperlihat proses dasar dalam berkomunikasi. Proses itu mencakup enam tahapan berikut. 1. Pengirim memiliki gagasan atau pikiran, 2. Yang kemudian menyusunnya menjadi pesan, 3. Pesan ini kemudian disampaikankepada penerima, 4. Yang menerima pesan itu, 5. Yang kemudian menafsirkannya, 6. Dan selanjutnya menyampaikan umpan balik terhadap upaya pengirim berkomunikasi. Seperti terlihat, adanya umpan balik (feeback) menjadikan komunikasi sebagi suatuproses melingkar dan tidak terhenti karena umpanbalik itu tidak hanya dapat berbentuk lisan dan tulisan (verbal) tetapi juga bukan lisan dan tulisan (nonverbal), seperti gerakan tubuh, kerut wajah, kerling mata, senyuman dan sebagainya. Adanya umpan balik membuat suatu komunikasi berlangsung dua arah. Komunikasi yang efektif hanya terjadi jika antara pengirim dan penerima pesan tercipta pemahaman yang sama.

B. Membangun Komunikasi Efektif Efektivitas komunikasi, bisa dikatakan mutlak harus dimilki oleh seseorang pemimpin. Keterampilan ini harus dibangun dan terus diasah. Keahlian sebagai pemimpin dalam berkomunikasi, akan menentukan sejauh mana instruksi atau pesan dari lembaga atau institusi bisa tersampaikan ketidakmampuan

secara

efektif

membangun

kepada komunikasi

bawahan. efektif,

akan

Sebaliknya, membuat

berbagai kerugian, baik bagi hubungan pemimpin dengan bawahan maupun bagi lembaga atau institusi tersebut. Hakekat dari tujuan berkomunikasi itu sendiri di antaranya adalah untuk membina hubungan baik dengan orang lain dan sebagai sarana meyakinkan atau mempengaruhi. Dua tujuan komunikasi ini sangat relevan dengan peran pemimpin. Di satu sisi pemimpin memliki

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

kepentingan untuk membina hubungan yang baik dengan bawahan, di sisi lain pemimpin juga membutuhkan kemampuan untuk memberi keyakinan atau pengaruh kepada bawahannya. Jika tujuan dari komunikasi ini dibangun dengan baik, manfaat besarnya dapat dirasakan oleh pemimpin dalam memimpin bawahannya. Bawahan tidak akan segan-segan menuruti setiap instruksi yang manajer berikan, dengan rela tanpa merasa tertekan. Berikut

beberapa

hal

yang

dapat

membantu

pemimpin

membangun komunikasi yang efektif dengan bawahan, di antaranya: 1. Perhatikan ketika karyawan sedang didera tekanan, kunjungi mereka, berikan oleh-oleh berupa makanan atau minuman ala kadarnya. 2. Ketahui tujuan. Tujuan kita berkomunikasi akan sangat menentukan cara kita menyampaikan informasi. Bila kita bermaksud membeli atau menjual barang komunikasi kita akan bersifat negosiasi. Bila kita bekromunikasi dengan tujuan untuk menghibur, membujuk atau sekedar basa-basi, maka cara yang digunakan pun berbeda. Jadi, kejelasan tujuan dalam berkomunikasi harus diketahui sebelum kita berkomunkasi. 3. Perhatikan konteks. Konteks disini bisa saja berarti keadaan atau lingkungan pada saar berkomunikasi. Pada saat berkomunikasi konteks

sangat

berperan

dalam

memperjelas

infromasi

yang

disampaikan. 4. Tidak perlu mudah merasa seolah direndahkan oleh karyawan hanya gara-gara dekat dengan mereka yang berlevel paling rendah. 5. Sering-sering

ngobrol

bersama

bawahan

(bagunlah

suasan

keterbukaan) malalui meetingatau bercanda di luar jam kerja (olahraga, jalan-jalan dan lain-lain) 6. Pelajari kultur. Kultur atau budaya, habit atau kebiasaan orang atau masyarakat juga perlu dperhatikan dalam berkomunikasi. 7. Perlakukan mereka sebagai partner yang setara. 8. Pahami bahasa. Bahsa menunjukkan bangsa. Artiya bahsa dapat menjadi ciri atau identitas suatu bangsa. Memahami bahasa disini

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

bukan berarti harus memahami semua bahsa yang dipakai oleh mmitra bicara kita. Istimewa sekali memang demikian. Yang lebih penting adalah memahami gaya orang lain berbahasa (bukan gaya bahasa). 9. Dengarkan pembicaraan karyawan. Menjadi pendengar akan menjadi indikator

adanya

ketertarikan

pemimpin

atas

pembicaraan

bawahannya. Kepuasan

kerja

karyawan

sebagian

besar

tergantung

dari

kepiawain sang pemimpin. Karyawan sangat suka pada pemimpin yang tulus, jujur, memberi perhatian, respek, mau mendengarkan, memberikan kepercayaan dan memberikan penghargaan atau pujian. Kemampuan berkomunkasi efektif dengan karyawan atau bawahan akan menghasilkan beberapa hal positif bagi manajer di antaranya yaitu: 1. Komunikasi

meningkatkan

motivasi

karyawan

dengan

cara

menginformasikan dan mengklarifikasi bawahan mengenai tugas yang harus dikerjakan, perilaku yang diharapkan dalm melakukan tugasnya dan bagaimana memperbaiki performa bawahan. 2. Komunikasi merupakn sumber bagi anggota organisasi dalam proses pembuatan

keputusan,

membanu

mengidentifikasi

dan

memperkirakan tindakan alternatif dalam pemecahan masalah. 3. Komunikasi dapat mengubah sikap individual. Individual yang diberikan infromasi memiliki sikap yang ebih baik dibandingkan dengan individual yang tidak mendapatkan informasi. 4. Komunikasi membantu dalam hal sosialisasi peraturan perusahaan. 5. Komunikasi dapat berperan dalam hal proses kontrol. Komunikasi mengontrol perilaku anggota organisasi dalam berbagai cara. Ada beberapa level hirarki dan peraturan yang harus diikuti oleh karyawan dalam organisasi. Karyawan harus mematuhi peraturan organiasi, menunjukkan performa kerja yang efisien dan mengkomunikasi maslah yang dihadapi kepada atasanya. Oleh karena itu, komunikasi membantu dalam mengontrol fungsi manajemen.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

6. Komunikasi dapat mebciptakan kepercayaan dari bawahan sikap mendukung, sikap positif dan keterbukaan.

C. Instruksi Pemimpin yang Efektif Sudah menjadi bagian dari tugas seorang pemimpin dalam memberikan instruksi kepada bawahan terkait dengan pekerjaan. Pemberian instruksi ini dilakukan dalam konteks penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tujuannya agar proses pelaksanaan kegiatan atau program berlangsung sesuai dengan rencana yang di gariskan. Akan tetapi, dalam memberikan instruksi seorang pemimpin tak boleh asal-asalan. Instruksi yang diberikan harus bersifat efektif. Efektivitas instruksi tidak selalu berlangsung begitu saja. Ada beberapa hal yang hatus dipenuhi pemimpin. Terkait dalam soal koordinasi, instruksi merupakan sebuah sarana untuk memperlancar pelaksanaan program oleh pemimpin. Sering tidaknya suatu instruksi diberikan oleh pemimpin sangat bergantung pada kondisi karyawan. Bagi karyawan yang masih pemula, intensitas pemberian instruksi dan supervisi relatif masih lebih sering dibandingkan dengan yang senior. Begitu pula bagi mereka yang masih belum trampil atau sering mengalami kesalahan. Apalagi terhadap mereka yang tergolong genrasi yang malas dan kurang bertanggung jawab terhadap pekerjaanya. Intruksi yang efektif erat kaitannya dengan cara instruksi itu dilakukan, seperti secara lisan atau dalam bentuk tertulis. Kemudian, dalam hubungannya dengan proses komunikasi, maka efektivitas instruksi yang disampaikan dipengaruhi oleh hal-hal seperti isi pesan, bahasa, media, dan waktu. Semakin tepat dan baik unsur-unsur komunikasi tadi diterapkan semakin tinggi tingkat pemahaman karyawan akan instruksi yang diterimanya. Ditambah dengan fungsi kontrol dari pemimpin maka penerapan instruksi tersebut semakinefektif. Efektivitas

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

instruksi itu sendiri tidak banyak dipengarhui oleh sering tidaknya instruksi diberikan. 1. Syarat perintah yang efektif a. Karyawan yang terlibat harus terlatih, terampil dan mampu secara fisik untuk melaksanakan apa yang diperintahkan b. Hasil yang baik baru dapat dicapai bila si pelaksana “mau“ mengerjakan apa yang diperintahkan c. Perintah

harus

diusahakan

sedemikian

rupa

sehingga

pelaksana menerimanya sebagai sesuatu yang penting untuk dilaksanakan d. Perintah harus dirumuskan secara jelas mengenai apa dan bagaimana tugas tersebut harus dilaksanakan

2. Macam-macam cara memberi perintah a. Permintaan tenaga sukarela Suatu bentuk perintah yang sangat halus karena pada prinsipnya tetap berlaku sama yaitu kita menginginkan seseorang untuk mengerjakan suatu tugas sesuai dengan apa yang kita harapkan. b. Perintah tersamar Suatu bentuk yang lebih tegas dibandingkan dengan butir yang diatas, isinya menganjurkan bahwa sesuatu harus dikerjakan dan membiarkan pelaksana mengerjakan atas inisiatifnya sendiri. c. Permintaan Perintah halus dan bijaksana, biasanya selalu didahului dengan bentuk permintaan seperti: “Bagaimana kalau…….”, “Maukah anda…………. “ , “tolong………….”. d. Perintah langsung Perintah yang bersifat komando langsung, misalnya : “Kerjakan ini…” atau “Kerjakan itu…..”. dan lain-lain.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Karena dari latarbelakang yang berbeda, macam tugas dan situasi yang mempengaruhinya, maka untuk mencapai hasil yang efekif dan efisien melalui orang lain, maka harus memiliki kemampuan untuk menyesuaikan atau mengkombinasikan cara memerintah yang tepat sesuai dengan yang dibutuhkan. 3. Kesalahan-kesalahan yang umum terjadi dalam memberi perintah a. Bicara tidak tegas atau menggunakan kata-kata yang tidak sepenuhnya menyokong arti perintah tersebut. b. Susunan perintah / intruksi tidak teratur dan sembarangan. Usahakan agar perintah-perintah tersebut disusun dalam urutanurutan yang logis dan tidak membingungkan. c. Terlalu cepat menganggap si pelaksana sudah mengerti apa yang diharapkan dari dirinya, padahal pada kenyataannya mungkin pelaksana belum memahami sepenuhnya tentng tugas tersebut.

4. Beberapa petunjuk dalam memberi perintah Hal yang harus diingat : a. Ketahui dan pahami bagaimana pekerjaan tersebut harus dilaksanakan b. Berikan perintah pada karyawan yang tepat c. Berikan perintah dengan jelas, singkat dan tegas d. Harus diyakini apakah perintah tersebut sudah dimengerti dengan baik atau belum, bila perlu diulang kembali perintahnya e. Susun perintah tersebut dengan baik f.

Bila diperlukan berikan contoh

g. Jangan terlalu banyak memberikan perintah pada waktu yang bersamaan h. Berikan perintah melalui saluran yang tepat i.

Untuk perintah-perintah yang istimewa bila perlu berikan detaildetail yang dapat mempermudah pelaksanaan tugasnya

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Pelaksanaan perintah tersebut sebaiknya diikuti perkembangannya dengan seksama.

Umpan Balik Efektif Memberikan Umpan Balik Dalam literatur komunikasi, umpan balik adalah reaksi atau respon yang ditimbulkan sebagai diterima atai ditolaknya suatu informasi atau pesan

oleh

komunikan

(lawan

bicara)

mauapun

komunikator

(pembicara). Umpan balik memilikiarti yang sama dengan kritik. Dalam berkomunikasi, tugas yang paling sulit adalah memberi dan menerima kritik. Namun sebenarnya kritik adlah senjata yang ampuh untuk memperbaiki diri. Apabila ditangani dengan baik kritik membuat kita tahu akan kelemhan dan kekuatan kita. Secara umum ada dua jenis umpan balik yang biasa diberikan oleh seseorang, yaitu umpan balik negatif dan umpan balik positif. Umpan balik positif menunjukkan penegasan, dan umpan balik negatif menunjukkan suatu koreksi. Umpan balik yang efektif adalah umpan balik yang bersifat mambangun baik itu umpan balik yang bernada negatif maupun umpan balik yang bernada positif. Banya dari kita hanya mampu mengkritik tanpa mampu memperbaiki. Sehatusnya, kritik kita menjadi umpan balik yang membangun. Kritik, apabila diberikan dengan tepat, merupakan hal penting untuk bernegoisasi dan mencapai relasi sosial yang lebih baik. Umpan balik yang efektif setidaknya memiliki dua manfaat, yaitu untuk meningkatkan perilaku yang diinginkan dan untuk menurunkan perilaku yang tidak diinginkan. Umpanbalik yang efektif dapat dengan mudah memperkuat perilaku yang kita inginkan. Misalnya ketika bawahan mengerjakan tugas dengan baik, ketika ia diberi umpan balik

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

yang positif maka kelak ia akanlebih meningkatkan kinerjanya yang baik tadi. Kemampuan pemimpin dalam memberikan umpan balik yang efektif akan berdampak positif bagi kinerja karyawan, antara lain berupa meningkatkan percaya diri, membina hubungan kerja yang konstruktif dan meningkatkan kinerja karyawan. Berikut cara memberikan umpan balik yang efektif: 1. Pedoman dalam memberikan umpan balik yang positif atau pujian, yakni berisi hal berikut: a. Spesifik b. Secepatnya c. Berhubungan dengan proses dan hasil kinerjanya d. Sampaikan juga langsung kepada yang bersangkutan e. Tulus f. Berikan pujian jika memang ada pekerjaan yang layak dipuji g. puji proses kerja, bukan hanya hasilnya saja. 2. Selalu memulai dengan pertanyaan, misalnya “menurut Anda, bagaimana cara melakukannya?”cara demikian membuat penerima kritik merasa ikut memiliki maslah dan merasa dilibatkan. 3. Jangan pernah memberikan umpan balik ketika Anda sedang marah, bawahan Anda sedanga marah, suasana sendang tidak mendukung, sedang di depan tamu atau karyawan lain dan sesuatu yang telah terjadi lama sekali. 4. Berikan umpan balik kepada karyawan dengan cara tepat waktu, dan spesifik tentang apa yang mereka lakukan atau tidak melakukan. Dan ketika Anda melihat seorang bawahan melakukan tugasnya masih dibawah harapan diskusikan dengannya segera dan bekerja dengan mereka untuk memperbaikinya pada waktu yang tepat. 5. Hindari memberikan umpan balik yang bersifat penilaian semata. Umpan balik harus didasarkan pada fakta rill dan bukti-bukti perilaku yang nyata.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

6. Berilah umpan balik dengan menunjuka pada perilaku sevara spesik. Sebutkan perilaku spesfik karyawan, apa yang benr-benar telah diucapkan

atau

dilakukannya.

Hindari

untuk

menghakimi,

mengevaluasi atau menggunakan bahasa yang subyektif. Umpan balik yang spesik dapat menunjukka kepada bawahan bagaimana ia beurbah.

Motivasi Motivasi menuntut agar pemimpin mengetahui bagaimana harus selalu memberi informasi kepada staf, agar ia menyediakan waktu dan melakukan usaha yang diperlukan untuk memperoleh saran-saran dan rekomendasi-rekomendasi dari stafnya mengenai masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Dorongan untuk melakukan perbuatan tertentu tersebut dikarenakan oleh hasil proses pemikiran dari dalam diri pegawai (faktor internal) maupun berasal dari luar dirinya (faktor eksternal).Faktor internal (internal factor) bersumber dari dalam diri individu itu sendiri, disebut akumulasi aspek-aspek internal individu seperti kepribadian, ciri-ciri fisik, kebiasaan, kesadaran, minat, bakat, kemauan, spirit, antusiasme dan sebagainya. Sedangkan faktor eksternal (external factor) bersumber dari luar individu yaitu lingkungan, apakah itu lingkungan fisik, sosial, tekanan, dan regulasi keorganisasian. Selanjutnya motivasi tidak terlepas dari kebutuhan dan kebutuhan dapat didefinisikan sebagai suatu kesenjangan atau pertentangan yang dialami antara suatu kenyataan dengan dorongan yang ada dalam diri. Istilah motivasi paling tidak memuat 3 unsur penting, yaitu: 1. Faktor pendorong atau pembangkit motif baik internal maupun eksternal 2. Tujuan yang ingin dicapai 3. Strategi yang diperlukan oleh individu atau kelompok untuk mencapai 99

tujuan tersebut.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

A. Definsi Motivasi Istilah motivasi (motivation) atau motif (motive) populer di dalam dunia kehidupan yang menuntut prestasi. Di lingkungan kerja dikenal istilah motivasi kerja dan pada konteks proses pendidikan dan pembelajaran dikenal istilah motivasi belajar. Siagian dalam Sedarmayanti (2001), mendefinisikan motivasi sebagai keseluruhan proses pemberian motif kerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efektif dan efisien. Danim (2004) melengkapi bahwa motivasi sebagai kekuatan, dorongan, kebutuhan, semangat, tekanan, atau mekanisme psikologi yang mendorong seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai prestasi tertentu sesuai dengan yang dikehendakinya. Sebagaimana pendapat Hasibuan yang mengartikan motivasi adalah pemberian daya penggerak yang menciptakan kegairahan kerja seseorang agar mereka mau bekerja sama, bekerja efektif dan terintegrasi dengan segala daya upayanya untuk mencapai kepuasan. Motivasi dapat pula dikatakan sebagai energi untuk membangkitkan dorongan dari dalam diri. Dengan demikian motivasi kerja didefinisikan sebagai kondisi yang berpengaruh dan membangkitkan, mengarahkan dan memelihara perilaku yang berhubungan dengan lingkungan kerja.

B. Manfaat Motivasi Manfaat motivasi yang utama adalah menciptakan gairah kerja, sehingga produktivitas kerja meningkat. Sementara itu manfaat yang diperoleh karena bekerja dengan orang-orang yang termotivasi adalah: pekerjaan

dapat

diselesaikan

dengan

tepat.

Artinya,

pekerjaan

diselesaikan sesuai standar yang benar dan dalam skala waktu yang sudah ditentukan, serta orang akan senang melakukan pekerjaannya. Sesuatu yang dikerjakan karena ada motivasi yng mendorongnya akan membuat orang senang mengerjakannya. Orang pun akan merasa

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

100

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

dihargai/diakui. Hal ini terjadi karena pekerjaannya itu betul-betul berharga bagi orang yang termotivasi. Orang akan bekerja keras. Hal ini dimaklumi karena dorongan yang begitu tinggi untuk menghasilkan sesuai target yang mereka tetapkan. Kinerjanya akan dipantau oleh individu yang bersangkutan dan tidak akan membutuhkan terlalu banyak pengawasan. Hal ini akan memberikan suasana bekerja yang bagus di seluruh bagian. Dengan demikian, ciri-ciri orang yang termotivasi dapat terlihat: 1. Bekerja sesuai standar 2. Senang bekerja 3. Merasa berharga 4. Bekerja keras 5. Sedikit pengawasan 6. Semangat yang tinggi

C. Tipe-Tipe Motivasi Motivasi merupakan fenomena hidup yang banyak ragamnya. Secara umum motivasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 jenis yang satu sama lain memberi warna terhadap aktivitas manusia. Motivasi yang dimaksudkan disini tidak terlepas dari konteks manusia organisasional. Motivasi yang mempengaruhi manusia organisasional dalam bekerja atau mungkin menjauhi pekerjaan adalah seperti tersebut di bawah ini: 1. Motivasi Positif Motivasi positif didasari atas keinginan manusia untuk mencari keuntungan-keuntungan tertentu. Dengan demikian, motivasi positif merupakan proses pemberian motivasi atau usaha membangkitkan motif, dimana hal itu diarahkan pada usaha untuk mempengaruhi orang lain agar dia bekerja secara baik dan antusias dengan cara memberikan keuntungan tertentu kepadanya. Jenis-jenis motivasi positif antara lain imbalan yang menarik, informasi tentang pekerjaan, kedudukan atau jabatan, perhatian atasan terhadap bawahan, kondisi

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

101

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

kerja, rasa partisipasi, dianggap penting, pemberian tugas berikut tanggung jawabnya, dan pemberian kesempatan untuk tumbuh dan berkembang. 2. Motivasi Negatif Motivasi negatif sering dikatakan sebagai motivasi yang bersumber dari rasa takut, misalnya jika dia tidak bekerja akan muncul rasa takut dikeluarkan, takut tidak diberi gaji, dan takut dijauhi oleh rekan sekerja. Motivasi negatif yang berlebihan akan membuat organisasi tidak mampu mencapai tujuan. Personalia organisasi menjadi tidak kreatif, serba takut, dan serba terbatas geraknya. 3. Motivasi dari Dalam Motivasi dari dalam timbul pada diri pekerja sewaktu dia menjalankan tugas atau pekerjaan dan bersumber dari dalam diri pekerja itu sendiri. Dengan demikian kesenangan pekerja muncul pada waktu dia bekerja dan dia sendiri menyenangi pekerjaannya itu. Motivasi muncul dari dalam diri individu, karena memang individu itu mempunyai kesadaran untuk berbuat. Mereka jarang berkeluh kesah, baginya berbuat adalah suatu kewajiban laksana makan sebagai kebutuhan. Paksaan, ancaman, atau imbalan yang bersifat eksternal lainnya memang penting, akan tetapi tidaklah lebih penting daripada aspek-aspek nirmaterial. 4. Motivasi dari Luar Motivasi dari luar adalah motivasi yang muncul sebagai akibat adanya pengaruh yang ada di luar pekerjaan dan dari luar diri pekerja itu sendiri. Motivasi dari luar biasanya dikaitkan dengan imbalan, kesehatan, kesempatan cuti, program rekreasi perusahaan, dan lainlain. Pada konteks ini manusia organisasional ditempatkan sebagai subyek yang dapat didorong oleh faktor luar. Manusia bekerja, karena semata-mata didorong oleh adanya sesuatu yang ingin dicapai dan dapat pula bersumber dari faktor-faktor di luar subyek tersebut.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

102

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

D. Meningkatkan Motivasi Ada beberapa kegiatan yang dilakukan pimpinan/manajer untuk memberikan motivasi kepada bawahannya. Hal ini muncul dari anggapan (basic assumption) bahwa motivasi karyawan (employee motivation) muncul karena berbagai faktor. Manajer profesional mengetahui tentang cara meningkatkan motivasi karyawan. Cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan motivasi adalah sebagai berikut: 1. Rasa hormat (respect) Berikan rasa hormat secara adil, demikian juga penghargaan. Adil tidak berarti sama rata. Dengan demikian, dilihat dari aspek prestasi kerja, atasan tidak mungkin memberikan penghargaan atau rasa hormat yang sama kepada semua orang. Berikan penghargaan kepada karyawan atas dasar prestasi, kepangkatan, pengalaman, dan sebagainya. 2. Informasi (information) Berikan informasi kepada bawahan mengenai aktivitas organisasi, terutama tentang apa yang harus mereka lakukan dan bagaimana cara melakukannya. Informasikan standar prestasi, tentukan dan beritahukan apa yang harus diperbuat. Kebanyakan karyawan bertanya mengenai “apa yang harus mereka perbuat“ bukan menyatakan “kami memang suka berbuat begitu“. Berikan penjelasanpenjelasan mengenai kesalahan mereka secara edukatif

dan

persuasif. 3. Perilaku (behavior) Usahakan mengubah perilaku sesuai dengan harapan bawahan dan dengan demikian dia mampu membuat bawahan berperilaku atau berbuat sesuai dengan apa yang diharapkan oleh organisasi. Berikan pujian kepada bawahan yang rajin dan berprestasi sehingga mereka berusaha lebih baik.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

103

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

4. Hukuman (punishment) Berikan hukuman kepada staf yang bersalah di ruang terpisah. Jangan menghukum bawahan di depan orang lain, baik di depan rekan kerja maupun orang luar. Hukuman yang diberikan di depan orang lain dapat menimbulkan frustasi dan merendahkan martabat. 5. Perintah (command) Perintah yang diberikan kepada bawahan sebaiknya bersifat tidak langsung

(non-directive

command).

Adakalanya

perintah

yang

seharusnya di –ya- kan, karena disampaikan secara salah akibatnya di-tidak-kan. Berikanlah perintah laksana ajakan, dan jika perlu diawali dengan contoh. 6. Perasaan (sense) Interaksi atasan dengan bawahan adalah interaksi antar manusia. Manusia adalah insan yang penuh perasaan. Tanpa mengetahui bagaimana harapan bawahan dan perasaan yang ada pada diri mereka, sangat sukar bagi pimpinan untuk memotivasi bawahan. Perasaan dimaksud antara lain rasa memiliki, rasa partisipasi, rasa bersatu, rasa bersahabat, rasa diterima dalam kelompok, dan rasa mencapai prestasi

E. Kepemimpinan dan Motivasi Kepemimpinan dan motivasi merupakan 2 hal yang berbeda, meski memiliki tautan dalam konteks kerja dan interaksi antar manusia organisasional. Keith Davis mengemukakan bahwa tanpa kepemimpinan organisasi hanya merupakan kelompok manusia yang kacau, tidak teratur dan tidak dapat melahirkan perilaku bertujuan. Kepemimpinan adalah faktor manusiawi yang mengikat suatu kelompok bersama dan memberinya motivasi menuju tujuan tertentu, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang, berarti kepemimpinan dengan motivasi memiliki ikatan yang kuat. Keterkaitan antara kepemimpinan dengan motivasi dapat dianalisis sebagai berikut:

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

104

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

1. Tanpa kepemimpinan organisasi tidak lain adalah sekelompok manusia yang kacau Manusia organisasional, baik dalam kapasitas masing-masing dan terutama sebagai anggota kelompok, dituntut dapat memacu upaya pencapaian tujuan organisasi yang sekaligus bagian dari tujuan dirinya. Kehadiran pemimpin memungkinkan manusia organisasional dimotivasi untuk dapat bekerja secara efektif dan efisien. Manusia organisasi perlu diarahkan dan dimotivasi oleh pemimpinnya agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan akuntabilitas tertentu. 2. Kepemimpinan berkaitan dengan kepengikutan Pada

hakekatnya

kepemimpinan

adalah

kepengikutan,

diartikan dengan makna yang luas pemimpin yang baik dihasilkan dari pengikut yang baik. Manusia pengikut tidak dipersepsi sebagai robot, melainkan manusia biasa yang memiliki perasaan, kebutuhan, harapan, dan aspek manusiawi lainnya. Tanpa pemahaman terhadap aspek-aspek manusiawi yang dipimpin, kepemimpinan akan gagal. 3. Kepemimpinan mengandung arti kemampuan memotivasi Kompetensi bawahan antara lain tercermin dari motivasi kerjanya. Dia bekerja disebabkan oleh dua kemungkinan, yaitu benarbenar terpanggil untuk berbuat atau karena diharuskan untuk melakukan tugas-tugas itu. Banyak faktor yang mempengaruhi manusia dalam bekerja, antara lain bahwa manusia mempunyai seperangkat kebutuhan, mulai dari kebutuhan yang paling dasar (biological need) sampai kepada taraf kebutuhan yang paling tinggi, aktualisasi diri (self actualization need). Salah satu faktor yang mempengaruhi motivasi kerja seseorang adalah gaya kepemimpinan. Dengan demikian, kepemimpinan dapat pula berarti kemampuan memberi motivasi kepada bawahan 105

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Simulasi Kepemimpinan Petunjuk pengerjaan: 1. Buatlah kelompok yang terdiri dari 5-6 orang didalamnya 2. Dalam soal tersedia gambar kasus kepemimpinan 3. Posisikan diri Anda sebagai pemimpin 4. Analisis dan berikan solusi apa yang tepat dalam gambar kasus yang Anda dapat untuk bisa menyelesaikan kasus tersebut 5. Praktikan solusi Anda dan teman-teman sekelompok Anda dari kasus tersebut melalui simulasi di depan kelas

Gambar Kasus 1 (Stress terhadap pekerjaan)

106

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Gambar Kasus 2 (Lelah dalam bekerja)

Gambar Kasus 3 (Tidak menemukan solusi terhadap masalah pekerjaa)

107

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Gambar Kasus 4 (Karyawan yang terlalu santai dalam bekerja)

Gambar Kasus 5 (Karyawan yang mempunyai emosional tinggi)

Latihan A. Latihan Soal 1. Apa yang dimaksud dengan kepemimpinan? 108

2. Apa yang dimaksud dengan motivasi? 3. Bagaimana

kepemimpinanan

dan

motivasi

memengaruhi

manajemen?

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

4. Kepribadian dan gaya hidup seorang pemimpin sangat menentukan cara kepemimpinannya. Jelaskan hal ini! 5. Sifat-sifat inferior dan abnormal secara mental itu ada kalanya tidak merupakan “bayangan gelap” atau kerugian bagi suatu masyarakat dalam keadaan bagaimanakah hal itu bisa terjadi? 6. Untuk membangkitkan antusiasme pada anak buah, maka tugas yang harus dilakukan dan tujuan yang ingin dicapai itu harus bersifat bagaimanakah? 7. Apakah yang disebut dengan keterampilan/kemahiran sosial (social skill) itu? Apakah keguanaanya dalam kepemimpinan? 8. Pemimpin

yang

laissez

faire

itu

memiliki

sifat-sifat

yang

bagaimanakah? Dan apakah produk kepemimpinannya? 9. Tipe kepemimpinan karismatis mempunyai kepribadian dan kualitaskualiatas yang bagaimanakah? 10. Bagaimana komunikasi yang efektif dari atasan ke bawahan? 11. Jelaskan proses atau alur dari komunikasi? 12. Bagaimana cara memberikan umpan balik yang efektif jika seorang bawahan mengerjakan pekerjaanya secara baik dan benar? 13. Bagaimana cara seorang pemimpin memberikan instruksi yang efektif kepada bawahannya? 14. Jelasakan meneurut pendapat Anda bagaiaman menjadi pemimpin yang handal dan di sukai oleh para bawahannya? 15. Seorang

pemimpin

diharapkan

memiliki

kemampuan

untuk

mengontrol diri sendiri. Apakah artinya ini, dan apa kegunaanya pada praktik kepemimpinannya?

B. Latihan Analisis 1. Identifikasi Gaya Kepemimpinan Supervisor Berikut

disajikan

uraian

situasi

yang

menggambarkan

hubungna antara seorang supervisor dan bawahannya dalam kaitannya dengan tugas atau pekerjaan tertentu. Tugas Anda adalah

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

109

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

memperlajari setiap situasi dengan cermat dan memutuskan tindakan yang perlu Anda lakukan dalam setiap situasi itu. Anda hanya boleh memilih satu dari empat tindakan yang tersedia dengan melingkari pilihan yang tersedia. a. Anda meminta

salah seorang bawahan untuk menulis laporan

menegani kegiatan yang telah diadakan unit kerja Anda. Biasanya pekerjaan yang Anda berikan kepadanya dapat dilaksanakan dan selesai tepat pada waktunya dengan dorongan dari Anda. Ternyata sekarang penyelesaian laporan itu terlambat. Anda akan... 1)

Memberitahunya bahwa Anda memerlukannya, menjelaskan hal-hal yang harus tercakup dalam laporan itu, dan mengarahkan upaya menyelesaikan laporan itu.

Memberitahunya waktu untuk menyelesaikan laporan itu.

Memberitahunya dengan jelas hal-hal yang Anda harapkan. Bila

Anda

menginginkan

laporan

itu,

dan

berdiskusi

dengannya soal mengapa laporan itu terlambat. 4)

Membicarakan hal dengannya dan mendorongnya untuk menyelesaikan laporan itu

b. Unit kerja yang Anda pimpin telah bekerja keras untuk menyelesaikan laporan. Salah seorang staf urusan keuangan telah lima kali datang terlambat dalam rapat-rapat yang diadakan. Sekalipun demikian, ia tidak pernah mengemukakan alasan apapun dan menyatakan maaf. Selain itu, ia juga terlambat menyelesaikan tugas menyusun anggaran yang Anda perlukan. Sebenarnya ia harus menyajikan susunan anggran itu dalam tiga hari mendatang. Anda akan... 1)

Memberitahu dengna jelas apa yang Anda harapkan dan mengawasi penyelesaiannya dengan cermat.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

110

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Mendiskusikan dengannya tentang keterlambatan itu, tetapi mendengarkan juga saran-sarannya dan terima yang masuk akal.

Menekankan batas waktu penyelesian tugas penyusunan anggaran itu dan mendorong upayanya.

Beranggapan bahwa ia akan menyelesaiakan tugasnya sesuai dengan batas waktu yang ditetapkan.

c. Pada waktu yang lalu Anda mempunyai masalah dengan salah seorang bawahan di unit kerja yang Anda pimpin. Bawahan itu terlihat lesu dan hanya dengan dorongan terus-menerus dan Anda yang dapat membantunya mengatasi masalah. Akan tetapi, akhirakhir ini Anda melihat adanya perubahan. Prestasi kerjanya tela meningkat dan Anda tidak perlu lagi sering megingatkannya mengenai batas waktu penyelesaian tugasnya. Ia bahkan telah berinisiatif mengajukan beberapa saran untuk meningkatkan manajemen unit kerja. Anda akan... 1)

Terus mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan tugasnya dengan seksama

Terus mengawasi pelaksanaan tugasnya dengan cermat, tetapi mendengarkan juga saran yang diajukannya dan menerima hal-hal yang masuk akal.

Menerima dan mendukung gagasanya

Memberi keleluasaan penuh untuk mengemban tanggung jawab pelaksaan tugas.

d. Pada bawahan di unit kerja yang Anda pimpin biasanya berfungsi secara aktif dengan dorongan dan pengarahan dari Anda. Dalam beberapa minggu terakhir, prestasi kerja salah seorang dari mereka menurun dengan tajam. Ia tidak dapat menyelesaikan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

111

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

tugas

sesuai

dengan

jadwal

yang

ditetapkan

2017 dan

mutu

pekerjaanya juga tidak memuaskan. Anda akan... 1) Memberikan

keleluasaan

baginya

untuk

menyelesaikan

sendiri masalahnya. 2) Memastikan bahwa batas waktu yang terpenuhi dan utu pekerjaanya memuaskan, tetapi berbicara dengannya untuk memperoleh saran dari bawahan yang bersangkutan. 3) Memberitahunya tantang hal yang sesungguhnya Anda harapkan, bila hal itu diperlukan, dan mengawasinya dengan cermat. 4) Membantunya untuk menentukan hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan yang telah dijadwalkan.

e. Karena terbatasnya anggaran yang dialokasikan bagi unti kerja Anda, duperlukan langkah-langkah efisiensi. Anda telah meminta salah seorang bawahan yang sangat berpengalaman untuk melaksanakan tugas itu. Pada waktu-waktu yang lalu ia selalu tampak bersemangat untuk membantu. Anda berpendapat bahwa ia memeiliki kemampuan untuk melaksanakan tugas itu. Akan tetapi, ia keliahatn tidak menaruh perhatian akan penting tugas itu. Anda akan... 1) Mengawasi

pelaksanaan

tugas

itu,

tetapi

berusaha

memastikan bahwa Anda juga mendengarkan sarannya. 2) Memintanya untuk melaksanakan tugas itu dan memberinya keleluasaan untuk memnentukan cara pelaksanaanya. 3) Membicarakan

sistuasi

yang

dihadapi

dengannya

dan

mendorong untuk melaksanakn tugas itu sesuai dengan keahlian dan pengalamannya. 4) Mengawasi tugas itu, menunjukkan dengan jelas hal-hal yang harus dilakukan, dan mengarahkan pelaksanaan tugasnya dengan cermat.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

112

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Seorang karyawan yang benar-benar rajin dan efisien di unit kerja yang

Anda

pimpin

mananggulangi

menemui

suatu

Anda

masalah.

untuk

membantunya

Biasanya

dapat

menanggulangin sendiri masalahnya secara efektif. Akhir-akhir ini, timbul beberapa masalah sehingga ia merasa tidak dapat mengatasinya sendiri. Anda akan... 1) Menganalisis masalah dan menetapkan cara mengatasinya 2) Memintanya untuk mempelajari masalah itu dan menentukan sendiri cara terbaik menanggulanginya. 3) Menentukan dan menerapkan cara pemecahan yang sesuai, tetapi bekerja sama dengannya dalam memecahkan masalah 4) Mendiskusikan masalah itu dengannya dan mendukung upayanya untuk menemukan cara pemecahan yang tepat.

g. Anda telah menugaskan salah seorang bawahan senior untuk melaksanakan

suatu

tugas

baru.

Sebelumnya

telah

melaksanakan tugas lain dengann baik dengan pengawasan dan dorongan secukupnya dari Anda. Tugas yang Anda pikulkan kali ini adalah penting bagi masa depan unti kerja Anda. Bawahan ini merasa tidak yakin akan kemampuannya menangani tugas baru itu. Anda akan... 1) Mendiskusikan tugas itu dengannya dan mendorongnya untuk melaksanakannya 2) Menentukan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan berhasil dan mengawasi pekerjaanya dengan cermat. 3) Menentukan dengan jels hal-hal yang perlu dilakukan, tetapi menerima setiap gagasan yang mungkin ia sarankan 4) Menentukan dengan jelas hal-hal yang perlu dilakukan, tetapi menerima setiap gagasan yang mungkin ia sarankan.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

113

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

h. Salah seorang bawahan merasa tidak yakin akan kemampuanya untuk melaksanakan tugas yang Anda percayakan. Ia sebenarnya sangat berkamampuan dan Anda tahu ia memiliki keahlian untuk menyelesaikan tugas itu dengan baik dan efisien. Anda akan... 1) Mendengarkan hal-hal yang menjadi persoalan dan serupa agar ia tahu bahwa Anda merasa yakin akan kemampuannya menyelesaikan tugas itu. 2) Menjelaskan secar rinci mengenai cakupan tugas itu, tetapi Anda juga mempertimbangkan setia saran yang mungkin diajukannya. 3) Memberitahu dengan jelas hal-hal yang harus dilakukan untuk melaksankan tugas itu dan mengawasi pelaksanaanya dengan cermat 4) Memberinya keleluasaan untuk menggunakan cara yang baik dalam melaksankan tugas.

Para bawahan mengajukan saran agar Anda mempertimbangkan suatu perubahan dalam rencana pelaksanaan Kegiatan unit kerja. Pada waktu-waktu yang lalu, Anda telah mendorong dan mendukung saran-saran mereka. Dalam kasus ini para bawahan benar-benar menyadari perlunya perubahan dan mereka siap memberikan saran untuk mencobakan suatu rencana baru. Para bawahan di unit kerja Anda ini sangat kompeten dan bekerja sama xengan baik. Anda akan... 1) Melibatkan mereka dala menyusun rencana baru dan mendukung saran-saran mereka. 2) Menyusun

sendiri

rencana

baru

itu

dan

cara

melaksanakannya, tetapi Anda juga tidak lupa mencakupkan saran yang mereka ajukan.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

114

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

3) Memberikan keleluasaan bagi mereka untuk menyusun dan melaksanakan rencana baru itu. 4) Merancang sendri rencana baru itu dan mengarahkan pelaksanaan dengan cermat.

Anda datang terlambat sepuluh menit dalam suatu rapat unit kerja yang Anda pimpin. Berdasarkan prestasi kerja mereka di waktu lalu, Anda menduga sedang berlangsung percakapan santai dalam rapat itu. Akan tetapi, Anda merasa heran karena menemukan para bawahan dengan antuasias mendiskusikan masalah yang perlu ditanggulangin. Masalah yang dihadapi sangat berbeda dari masalah lain yang pernah ditanggulangi sebelumnya. Anda akan... 1) Memberikan

keleluasaan

bagi

para

bawahan

untuk

meneruskan pembicaraan tanpa pengarahan dari Anda. 2) Segera

mengambil

ahli

kendali

dan

mengarahkan

pembicaraan mereka 3) Mengarahkan

pembicaraan

mereka

pada

pemecahan

masalah dan mendorong adanya diskusi efektif. 4) Memebrikan keleluasaan nagi bawahan untuk melanjutkan diskusi dan berusaha mengarahkan mereka agar tidak menyimpang dari pokok persoalan.

k. Selama ini salah seorang bawahan telah menunjukkan prestasi kerja yang memuaskan dengan dorongan dan sedikit pengarahan dari

Anda.

Anda

telah

memberikan

kepercayaan

untuk

melaksanakan tugas yang sama pada waktu yang akan datang dan

Anda

harus

memustuskan

cara

mengarahkan

dan

mengawasinya dalam pelaksanaan itu. 115

Anda akan... 1) Memberinya keleluasaan untuk melaksanakn tugas tanpa dorongan dan arahan dari Anda

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

2) Menekankan padanya tentang pentingnya menepati batas waktu

dan

selanjutnya

mengarahkan

upayanya

untuk

melaksanakan tugas yang dipercayakannya kepadanya. 3) Berbicara dengannya dann susun tujuan pelaksanaan tugas itu, tetapi pertimbangkan juga sarannya. 4) Melibatkan

dalam

penyusunan

tujuan

dan

mendorong

upayanya menyelesaikan tuags itu

Salah seorang bawahan Anda telah mengajukan saran yang masuk akal untuk mengadakan penyempurnaan pelaksanaan pekerjaan unti kerja Anda. Pada wakti yang lalu ia telah mengajukan dan melaksanakan saran lain yang sangat membantu dengan cara produktif atas dukungan dan dorongan Anda. Anda merasa yakin akan kemampuanya. Anda akan... 1) Mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan saran itu. 2) Mendiskusikan saran itu dengannya dan mendukung usahanya untuk menerapkannya 3) Mengorganisasikan

penerapannya,

tetapi

Anda

juga

mencakupkan gagasanya. 4) Memberinya tanggung jawab untuk melaksanakan saran itu tanpa keterlibatan Anda secara langsung.

2. Memahami proses komunikasi Berikut terdapat sejumlah uraian yang mengambarkan tahapan dalam proses komunikasi. Tugas Anda adalah mencocokan setiap uraian situasi dengan sebutan tahap yang mewakili situasi itu (dikolom) a. Irwan merasa tidak puas dengan upah yang diterimanya sekarang. Ia inginkan menyampaikan perasaanya itu kepada supervisornya. Si berharap supervisornya akan mengusulkan kenaikan upahnya.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

116

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

b. Samhudi merasa sangat rindu sekali kepada kekasihnya yang tinggal di kota lain. Ia menulis surat sebanyak tiga lembar yang berisi curahan perasaan hatinya. c. Sihombing

tampak

berjalan

dengan

langkah

agak

ragu

mengihampiri wiwin yang telah lama menarik hatinya. Dengan terbata-bata ia mengatakan, “aku mau ngajak kamu nonton nanti malam.” d. Kedang sedang menyiapkan laporan kehadiran karyawan bulan lalu, danoe mendengar teriakan dari arah gudang. Suara teriakan itu sedemikian kerasnya sehingga ia terkejut. e. Salimun sama sekali tidak mengerti kenapa supervisornya tidak menjawab sapaanya, ketika siang tadi berpapasan di kantin. Jangan-jangan dia marah pada saya, pikirnya. f.

Para karyawan menunjukkan wajah penerimaan ketika dina menjelaskan prosedur baru itu kepada mereka.

Situasi Penyampian pesan Penafsiran pesan Adanya gagasan atau Penyampaian umpan balik Penyusunan pesan Penerimaan pesan

Kesimpulan Dalam kepemimpinan initerdapat hubungan antar manusia, yaitu hubungna mempengaruhi (dari pemimpin) dan hubungan kepatuhanketaatan para pengikut/bawahan karena dipengaruhi oleh kewibawaan pemimpin. Para terkena pengaruh kekuatan dari pemimpinnya, dan bangkitlah secara spontan rasa ketaatan kepada pemimpin. kepemimpinan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

117

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

sebagai cabang ilmu bertujuan untuk memberikan pengertian mengenai kepemimpinan secara luas, menafsirkan dari tingkah laku kepemimpinan, dan pendekatan terhadap permasalahan sosial yang dikaitkan dengan fungsi pemimpin. Keahlian sebagai pemimpin dalam berkomunikasi, akan menentukan sejauh mana instruksi atau pesan dari lembaga atau institusi bisa tersampaikan secara efektif kepada bawahan. Sebaliknya, ketidakmampuan membangun komunikasi efektif, akan membuat berbagai kerugian, baik bagi hubungan pemimpin dengan bawahan maupun bagi lembaga atau institusi tersebut. Hakekat dari tujuan berkomunikasi itu sendiri di antaranya adalah untuk membina hubungan baik dengan orang lain dan sebagai sarana meyakinkan atau mempengaruhi.Kemampuan pemimpin dalam memberikan umpan balik yang efektif akan berdampak positif bagi kinerja karyawan, antara lain berupa meningkatkan percaya diri, membina hubungan kerja yang konstruktif dan meningkatkan kinerja karyawan

Daftar Pustaka Kartono kartini. 2011. Pemimpin dan Kepemimpinan. Jakarta: Rajawali Pers. Afram. 2012. Buku Pintar Manajer dan Supervisor.Yogyakarta: Buku pintar http://www.artikelsiana.com/2015/08/pengertian-kepemimpinan-fungsisejarah.html www.gurupendidikan.com/21-definisi-kepemimpinan-menurut-para-ahli/ http://www.bbpp-lembang.info/index.php/arsip/artikel/artikel-manajemen/743motivasi-dalam-kepemimpinan

118

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

MENGAPLIKASIKAN SUPERVISI YANG TANGGUH, MEMPUNYAI JIWA KEPEMIMPINAN, PENUH TANGGUNG JAWAB DAN MEMPUNYAI MIND SET YANG BENAR TENTANG TUGAS-TUGAS SUPERVISOR WAKTU: 2 sesi @ 135 menit

KOMPETENSI DASAR 

Mengaplikasikan

supervisi

yang

tangguh,

mempunyai

jiwa

kepemimpinan, penuh tanggung jawab dan mempunyai mind set yang benar tentang tugas-tugas supervisor

INDIKATOR 

Peserta dapat menerapkan supervisi yang tangguh, mempunyai jiwa kepemimpinan, penuh tanggung jawab dan mempunyai mind set yang benar tentang tugas-tugas supervisor

MATERI 1. Gaya Kepemimpinan supervisor 2. Prinsip Dasar Supervisi yang Efektif 3. Harapan kepada supervisor

METODA 1. Narasumber menyampaikan materi pelatihan 2. Diskusi (tanya-jawab) 3. Instruktur mencontohkan dan peserta mempraktekannya 4. Penugasan Individu (evaluasi) 119

5. Learning point

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

RENCANA PEMBELAJARAN

Sesi 1

BAGIAN A Topik

: Gaya Kepemimpinan Supervisor

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 15 menit

BAGIAN B Topik

: Prinsip Dasar Supervisi yang Efektif

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi Waktu : 15 menit

BAGIAN C Topik

: Harapan Kepada Supervisor

Metoda : Penyampaian materi – Diskusi – Tugas Individu Waktu : 15 menit

Sesi 2

BAGIAN A Topik

: Mengaplikasikan Kegiatan Supervisor

Metoda : Instruktur mencontohkan dan peserta mempraktekannya Waktu : 90 menit 120

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

MATERI 6 MENGAPLIKASIKAN SUPERVISI YANG TANGGUH, MEMPUNYAI JIWA KEPEMIMPINAN, PENUH TANGGUNG JAWAB DAN MEMPUNYAI MIND SET YANG BENAR TENTANG TUGAS-TUGAS SUPERVISOR

Gaya Kepemimpinan Supervisor Para supervisor harus menyadari bahwa tanggung jawab utama supervisor dalam mengelola unit kerjanya adalah mencapai hasil dengan melalui orang-orang yang dikelolanya. Keberhasilan supervisor diukur dari keluaran atau produktivitas unit kerjanya melalui dan dengan orang-orang yang dikelolanya. Gaya kepemimpinan supervisor sangat mempengaruhi keberhasilan supervisor dalam mengelola orang-orangnya. Supervisor melakukan peran memimpinnya dengna menggunakan sumber pengaruh yang dimiliki dalam proses pengembangan sumber daya manusia. Supervisor dengan peran mendidiknya tidak memanipulasi kebutuhan orang-orang yang di pimpinnya untuk mencapai tujuan sendiri. Supervisor seperti ini tidak menggunakan sumber pengaruhnya untuk membuat orang-orangnya semakin bergantung, tetapi berusaha membuat mereka mandiri. Para karyawan merasakan manfaat dengan adanya supervisor seperti ini. Supervisor seperti ini berusaha keras menciptakan suasan

kerja

yang

kondusif

yang

memungkinkan

karyawan

untuk

mendayagunakan dan mengembangkan potensi mereka seoptimal mungkin. Gaya kepemimpinan supervisor adalah perilaku (tingkah laku) supervisor pada saat ia berusaha mempengaruhi perilkau orang-orang yang dikelolanya. Pada dasarnya terdapat 4 gaya kepemimpinan supervisor, yaitu: 1. Gaya bos Gaya kepemimpinan yang sifatnya instruktif kita namakan gaya bos karena gaya ini terutama dicirikan oleh komunikasi satu arah. Dengan gaya ini, supervisor membatasi peranan bawahan dan memberi

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

121

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

tahu mereka tentang apa, bagaimana, bilamana, dan di mana melakukan pekerjaan. Pemecahan maslah dan pengambialn keputusan dilakukan supervisor, bawahan hanya melaksanakan tugas seperti yang telah diinstruksikan supervisor. 2. Gaya dokter Gaya kepemimpinan yang sifatnya konsultatif dapat disebut sebagai gaya dokter karena dengan gaya ini supervisor masih banyak memberikan arahandan masih mengambil hampir semua keputusan. Supervisor mengambil keputusan dan berusaha menjual gagasan keputusunnya kepada bawahan. Pada saat yang sama supervisor telah mulai membuka komunikasi dua arah dengna menyimak gagasan bawahan. Sekalipun demikian, pemecahan masalah dan pengambilan keptuusan masih dilakukan oleh supervisor. 3. Gaya konsultan Gaya kepemimpinan yang bersifat partisipatif dapat dinamakan seperti gaya konsultan karena supervisor mengaikutsertakan bawahan dalam pemecahan maslah dan pengambilan keputusan. Dengan menerapkan gaya ini, supervisor dan bawahannya dapat bertukar pikiran dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Di samping itu, komunikasi dua arah

ditingkatkan dan supervisor lebih banyak

mendengarkan dengan aktif. Supervisor tidak memberikan instruksi yang terinci. 4. Gaya bebas Gaya kepemimpinan yang sifatnya mendelegasikan dapat disebut sebagai

gaya

mendiskusikan

bebas. batasan

Karena masalah

supervisor

dan

bersama-sama

bawahan hingga

hanya tercapai

kesepakatan. Selanjutnya, proses pengambilan keputusan didelegasikan kepada bawahan. Sekarang bawahanlah yang mengambil keptusan pelaksanaan

pekerjaan.

Dengan

gaya

ini

supervisor

memberi

kesempatan luas bagi bawahan untuk melaksanakan tugasnya. Masing-masing gaya di atas, merupakan gabungan yang berbeda dari perilaku supervisor. Gabungan ini mencakup tiga hal sebagai berikut:

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

122

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

1. Sedikit banyaknya pengarahan yang diberikan. Perilaku yang bersifat mengarahkan

dimaksudkan

untuk

menunjukkan

keterlibatan

supervisor dalam komunikasi satu arah, penetapan tugas bawahan, dan pemberian petunjuk kepada bawahan tentang apa yang harus dikerjakan, di mana, kapan, dan bagaimana melakukannya serta secara ketat mengawasi pelaksanaan pekerjaan 2. Sedikit banyaknya dorongan yan diberikan supervsior. Perilaku yang sifatnya mendorong dimaksudkan untuk menunjukkan keterlibatan supervisor dalam komunikasi dua arah, mendengarkan, serta melibatkan bawahan dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. 3. Sedikit banyaknya keikutsertaan bawahan dalam pemecahan dan pengambilan keputusan.

Kiat-kiat Supervisor Adapun kiat-kiat yang harus diketahui dan dilaksanakan oleh seorang Supervisor agar dapat menjalankan fungsinya dengan efektif di lapangan yaitu : 1. Kemampuan Untuk Mengendalikan Situasi Lapangan Supervisor harus mampu mengamati secara effektif kondisi lapangan guna dapat mengendalikan situasi lapangan, dengan cara melihat kondisi yang sebenarnya dilapangan. Supervisor dapat mengambil langkah perbaikan serta mengambil keputusan-keputusan yang tepat. 2. Kaizen (Improvement) di Lingkungan Kerja Supervisor

harus

memelihara

situasi

kerja

yang

ada

serta

mengembangkan situasi kerja yang ada serta dapat melakukan Kaizen.

Supervisor

harus

mempunyai

kemampuan

untuk

mengembangkan ide-ide. 123

3. Training Bawahan Supervisor bertanggung jawab terhadap training "Multi Fungsi" bawahannya. Dengan cara merumuskan kebutuhan dan membuat

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

rencana training, serta secara berkala mengevaluasi hasil training bawahannya. 4. Menggalang Team Work Supervisor agar dapat berfungsi secara effektif, harus dengan giat menggalang "Team-Work". Pembinaan ini dilakukan dalam kelompok kerjanya maupun dengan kelompok kerja yang lain. Adalah penting mengeffektifkan Team-Work dimana semua anggota team mempunyai pengertian yang jelas dan kesadaran aktif atas target bersama. Penting bagi Supervisor untuk dapat menciptakan suasana dimana bawahan dapat berdiskusi tentang apapun secara bebas serta bersedia mendengarkan pendapat bawahan. 5. Kerja Yang Berhubungan Dengan Quality Control Bila bekerja dengan sesuatu yang berkaitan dengan Quality Control, Supervisor harus mengikuti langkah-langkah pendekatan Quality Control yaitu, orientasi kearah point-point yang penting memikirkan sesuatu

berdasarkan

sebab

akibat,

mengkategorikan

data,

memandang sesuatu dan berpikir secara statistik serta menganalisa kemungkinannya. Juga perlu digunakan Management Control Circle ketika melaksanakan proyek-proyek besar maupun dalam kerja rutin. 6. Mempunyai Kemampuan Menyelesaikan Permasalahan Penting bagi Supervisor untuk mampu menguasai langkah-langkah pemecahan masalah dengan menggunakan teori "8 Langkah 7 Tools". Sehingga activitas QCC (Quality Control Circle) menjadi tugas dan tanggung jawab dari Supervisor.

Harapan Kepada Supervisor Setiap orang dalam suatu perusahaan melaksankan tugas sesuai dengan yag diharapkan darinya. Jika seseorang bekerja di suatu perusahaan, orang -orang lain mengharapkannya untuk melakukan sesuatu. Orang lain secara terus menerus mengkomunikasikan harapan mereka. Biasanya dalam komunikasi itu telah tercakup janji-janji pernghargaan atau

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

124

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

sanksi sebagai konsekuensi dapat terpenuhi atau tidaknya perngharapan mereka. Seorang supervisor menjadi pusat dari berbagai harapan dengan implikasinya (penghargaan atau sanksi). Semua orang berusaha untuk memahami hal-hal yang diharapkan dari mereka dan berusaha untuk menentukan harapan yang harus mereka penuhi. Proses “berurusan dan menghindar” dalam harap-harap ini dan konsekuensi sering menjadii rumit dan membebani pikiran para supervisor. Adakalanya harapan itu tidak jelas atau bertentangan satu sama lain. Untuk mengatasi stres yang timbul orang sering melakukan hal-hal yang sebenernya baik untuk sementara saja. Oleh karena itu, penting sekali mengetahui apa saja yang diharapkan dari Anda sebagai supervisor. Anda tidak akan dapat meningkatkan atau mengubah perilaku Anda jika tidak mengurus semua harapan kepada Anda secara bijaksana. Untuk dapat mengendalikan perilaku Anda sebagai supervisor Anda perlu melakukan hal-hal berikut: 1. Mengetahui dengan jelas apa saja yang diharapkan dari Anda 2. Mengetahui siapa yang mengkomuikasikannya 3. Mengetahui apa saja harapan yang mengandung konsekuensi paling penting 4. Berbicara dengan mereka yang harapannya mempengaruhi pekerjaan Anda Uraian pekerjaan merupakan salah satu, kalu bukan satu satunya, sumber informasi penting bagi supervisor untuk menngetahui hal-hal yang diharapkan darinya. Dalam praktik kenyataannya tidak sesederhana itu. Halhal diuraikan dalam uraian pekerjaan sering kali berbeda dari hal-hal yang harus dilakukan supervisor. Supervisor yang efektif biasanya mengetahui bahwa “baik sekali memiliki uraian pekerjaan,” tetapi “mutlak perlu” untuk mengetahui apa saja yang sebenarnya diperlukan dalam kaitannya dengan kekhususan organisasi serta keunikan atasan, teman sejawat, dan bawahan. 125

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

COACHING Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang berkualitas dan handal dalam memajukan perusahaan dan mencapai tujuan perusahaan. Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas, maka perusahaan harus melatih atau membimbing karyawan melalui program-program pelatihan karyawan,salah satunya melalui coaching. Menurut Whitmore (2008:14) di dalam bukunya yang berjudul Performance Coaching, menyatakan bahwa Coaching adalah pembinaan yang membuka potensi seseorang untuk memaksimalkan kinerja mereka sendiri, yang membantu mereka untuk belajar dari pada mengajar mereka. Menurutnya, coaching berarti: 1. Mengaksespotensial 2. Memfasilitasi individu untuk membuat perubahan yang diperlukan 3. Memaksimalkan kinerja 4. Membantu orang memperoleh keterampilan dan mengembangkan 5. Menggunakan teknik komunikasi khusus Menurut Stone (2007:11) Coaching adalah proses dimana individu mendapatkan keterampilan, kemampuan, dan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk mengembangkan diri secara profesional dan menjadi lebih efektif dalam pekerjaan mereka. Ketika individu mendapatkan coaching dari atasan, mereka dapat meningkatkan kinerja mereka baik dalam saat ini, dan juga meningkatkan potensi mereka untuk berbuat lebih banyak di masa depan. Menurut Salim (2014:2) Coaching adalah bagaimana membantu seseorang menemukan apa yang diinginkan dari posisi dimana dia sekarang, dengan menggali sumber daya apa saja yang dibutuhkan, sikap mental yang harus

dibangun

dan

teknik-teknik

yang

cocok

dala

mengimplementasikannya.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

126

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Tujuan Coaching Tujuan coaching adalah sebagai berikut: 1. Membantu karyawan untuk memahami peluang penuh dalam jabatannya yaitu jangkauan tipe penugasan yang tersedia bagi karyawan sesuai dengan jabatannya dan memberikangambaran mengenai manfaat apa saja yang dapat dia ambil dari peluang penugasan tersebut. 2. Membantu karyawan dalam belajar pengetahuan baru misalnya metode, teknologi dan prosedur 3. Membawa nilai karyawan lebih sejalan dengan nilai dan filosofi perusahaan 4. Membantu karyawan mengembangkan kebijaksanaannya, misalnya dengan

pengalaman

yang

dimiliki

oleh

atasannya

dia

mampu

menyelesaikan masalah yang serupa. 5. Membantu karyawan memperbaiki perilaku-perilaku yang yang tidak sesuai dengan jabatannya. Coaching tidak akan mengubah kepribadian yang bukan merupakan bagian dari akuntabilitas atasan. Jika ada masalah yang berkaitan dengan perilaku karyawan atau perilaku-perilaku yang tidak dapat diterima untuk jabatan karyawan, atasan harus menyampaikannya kepada karyawan dan menjelaskan apa konsekuensi dari perilaku tersebut. Dalam hal ini seorang atasan juga harus menawarkan bantuan kepada karyawan untuk memperbaiki perilakunya. Dalam melaksanakan coaching, seorang atasan harus cermat untuk menghindari

pengambil

alihan

pekerjaan

karyawan.

Atasan

dapat

sajamenunjukkan teknik atau prosedur pelaksanaansuatu penugasan, tapi karyawan harus tetap yang berakuntabilitas melaksanakan pekerjaan tersebut. Coaching juga menunjukkan bahwa atasan peduli dengan kinerja karyawan meskipun pelaksanaannya bisa memakan waktu. Peran coaching sangat penting dalam membentuk rasa percaya diri, loyalitas dan semangat kerja tim yang dimiliki karyawan.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

127

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Jenis-jenis Coaching Para supervisor biasanya mengerjakan tiga jenis coaching : coaching untuk sukses, coaching untuk perbaikan kinerja dan mengelola berbagai masalah kinerja. Coaching untuk sukses biasanya dikerjakan secara proaktif di lakukan sebelum orang menangani suatu situasi ataupun tugas, atau ketika mereka baru pertama kali melakukannya. Coaching untuk perbaikan kinerja dan mengelola berbagai masalah kinerja dilakukan sebagai reaksi untuk memperbaiki masalah-masalah yang berhubungan dengan kinerja. Berikut ini adalah definisi dari setiap jenis coaching: 1. Coaching untuk sukses Coaching yang diberikan kepada orang agar sukses menangani suatu situasi baru atau situasi yang menantang. Misalnya: a. Mendapatkan tanggung jawab baru, seperti menyiapkan perkiraan biaya, dan jadwal kerja. b. Mempelajari keterampilan, tugas, dan fungsi pekerjaan yang baru, seperti menggunakan peralatan atau program komputer baru. c. Bekerja dengan rekan kerja, kelompok kerja atau pemasok yang baru. d. Menangani situasi yang baru atau sulit, seperti melakukan presentasi atau memimpin pertemuan yang sulit.

2. Coaching untuk perbaikan kinerja Coaching yang diberikan kepada oranguntuk memperbaiki kinerja atau kebiasaankerjanya yang tidak efektif. Misalnya: a. Pekerjaan yang selalu tidak selesai, selalu datang terlambat, terlalu banyak mengobrol atau menggunakan Internet untuk keperluan di luar pekerjaan. b. Tidak efektif dalam melakukan rapat, tidak sabar dan tidak bekerja lama dengan rekan kerja lainnya. c. Selalu melewati batas waktu yang telah ditetapkan d. Terlalu banyak melakukan kesalahan.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

128

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

3. Coaching untuk mengelola berbagai masalah kinerja Coaching yang ditujukan untuk menangani masalah kinerja, kebiasaan kerja, atau kelalaian yang serius. Misalnya: a. Terus menerus tidak mencapai sasaran pekerjaan produksi. b. Berulangkali datang terlambat atau tidak datang dengan alasan sakit, melanggar peraturan yang penting. c. Mengancam atau melakukan pelecehan terhadap rekan kerja.

Langkah-Langkah dalam melaksanakan Coaching menurut Salim (2014:61) adalah sebagai berikut: 1. Building Trust (Membangun Kepercayaan) Membangun Kepercayaan dapat dilakukan dengan cepat dan sederhana, melalui komunikasi. Ada beberapa hal yang perlu diketahui untuk membangun sebuah hubungan yang baik secara efektif, yakni dengan 3 perangkat komunikasi yaitu Content (Katakata), Body Posture and Facial Expression (Bahasa Tubuh), Voice Pitch and Volume (Intonasi Suara). 2. Active Listening (Mendengarkan Secara Aktif) Dengan menjadi pendengar yang aktif, kita dapat dengan mudah mempengaruhi, bernegosiasi, dan berkomunikasi. Selain itu, kita dapat menghindari kesalahpahaman yang seharusnya tidak perlu terjadi. 3. Clarifying

(Mengklarifikasikan

Mengklarifikasi permasalahan

bertujuan yang

untuk untuk

sesungguhnya.

kejelasan

pembicaraan)

membantu

menemukan

Clarifying

juga

dapat

menghindarkan terciptanya makna ganda (ambigu) yang sering kali membingungkan dan membuat orang salah mengerti. 4. Asking the Right Questions (Menanyakan pertanyaan yang tepat) Menanyakan pertanyaan yang tepat dapat membantu menemukan permasalahan yang sesungguhnya, serta dapat membantu untuk menjawab dan mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

129

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

5. Giving Feedback (Memberikan umpan balik) Memberikan jawaban dari permasalahan yang dihadapi, serta mengarahkan karyawan untuk bertindak selanjutnya

Pekerjaan Supervisor Jika Anda tanya para supervisor tentang apa saja yang tercakup dalam uraian pekerjaan mereka, maka jawaban yang Anda terima akan beraneka ragam, Anda akan menemukan bahwa mereka melakukan banyak kegiatan yang berbeda dan menghadapi masalah yang tidak serupa. Mereka bahkan tampak seperti menguraikan pekerjaan yang sama sekali berbedabeda. Pengalaman penyusun dalam melatih para supervisor dengan jelas menunjukkan hal itu. Hal itu tentunya tidak mengherankan karena supervisor bekerja di banyak perusahaan yang berbeda, apakah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, di bidang jasa, atau di instansi pemerintah.Semua organanisasi itu memiliki tujuan yang berbeda-beda dan para karyawan yang disupervisi melaksanakan fungsi yang tidak pula serupa.Dengan demikian, masalah yang dihadapi para supervisor dan kegiatan yang mereka lakukan tentunya berbeda. Sekalipun demikian, semua supervisor melakukan pekerjaan yang sama sifatnya. Semus supervisor membawahi sejumlah karyawan. Mereka mencapai hasil melalui orang lain ketimbang melakukan sendiri pekerjaan yang menghasilkan itu. Bagaimana

cara

supervisor

mencapai

tujuan

yang

dipertanggungjawabkan bagi unit kerjanya? Apa yang mereka lakukan? Apa saja jenis kegiatan yang mereka kerjakan? Perlu diingat bahwa supervisor adalah manajer.Mereka adalah manajer tingkat pertama yang langsung berhubungan dengan karyawan. Sebagai manajer mereka terlibat dalam setiap kegiatan manajemen berikut :

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

130

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

1. Perencanaan. Menetapkan tujuan, memutuskan cara pencapaian tujuan, menetapkan arah tindakan, serta menetapkan kebijakan dan prosedur. Contoh : menetapkan jadwal departemen atau divisi. 2. Pengorganisasian. Menetapkan pembagian kerja, penugasan kerja, pengelompokkkan

pekerjaan

untuk

koordinasi,

serta

menetapkan

wewenang dan tanggung jawab. 3. Pendayagunaan

Tenaga.

Menyeleksi

orang

untuk

melaksanakan

pekerjaan, menempatkan dan memberikan orientasi untuk melaksanakan pekerjaan, serta melatih dan menilai kinerja karyawan. 4. Pembinaan.

Memberi

contoh,

memotivasi,

dan

memberdayakan

karyawan. Termasuk di sini adalah upaya untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif bagi karyawan untuk berkinerja bagus. Misalnya, menangani keluhan dengan bijaksana. 5. Pengendalian.

Menghimpun

informasi

tentang

pencapaian

hasil,

membandingkannya dengan standar/rencana, dan melakukan tindakan perbaikan jika perlu. Di kalangan para manajer, supervisor adalah jabatan yang unik karena merekalah yang langsung mengelola para karyawan. Oleh karena itu, jumlah

waktu

yang

mereka

gunakan

dalam

setiap

kegiatan

dan

penekanannya berbeda dibandingkan dengan para manajer lainnya pada tingkat yang lebih tinggi. Perbedaannya adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan. Para manajer pada tingkat yang lebih tinggi umumnya lebih banyak menggunakan waktu untuk merencanakan ketimbang supervisor. Selain itu, perencanaan pada tingkat yang lebih tinggi umumnya berfokus pada tujuan dalam jangka lebih panjang. Jika pjmpinan puncak menyusun rencana yang berjangka tahunan (satu tahun atau lebih), maka supervisor biasanya hanya berencana untuk satu hari, minggu, atau bulan. 2. Pengorganisasian. Para manajer pada tingkat yang lebih tinggi umumnya menggunakan waktu lebih banyak untuk mengorganisasikan yang cakupannya biasanya jauh lebih luas ketimbang supervisor. Tekanan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

131

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

perhatian supervisor dalam pengorganisasian ini biasanya terbatas pada unit kerja masing-masing. 3. Pendayagunaan Tenaga. Para supervisor cenderung lebih banyak orang di unit kerja masing-masing ketimbang para manajer yang lebih tinggi. Selain itu, mereka berhubungan langsung dengan orang-orang yang melakukan kegiatan operasional/produksi, sedangkan para manajer yang lebih tinggi lebih banyak menangani informasi ketimbang manusia. Dengan demikian, para supervisor umumnya menggunakan waktu lebih banyak dalam kegiatan ini (staffing) ketimbang para manajer yang lebih tinggi. 4. Pembinaan. Para supervisor juga cenderung menggunakan waktu lebih banyak dalam memimpin kegiatan para karyawan. Seperti yang telah dikemukakan bahwa para supervisor pada dasarnya mencapai hasil melalui dan dengan orang lain. Para supervisor bekerja dengan manusia, bukan dengan benda seperti halnya para karyawan, atau dengan informasi seperti halnya manajer para manajer pada tingkat yang lebih tinggi. Jadi, memimpin (dengan segala seginya) merupakan segi pekerjaan yang banyak menyita waktu para supervisor. 5. Pengendalian. Semua tingkat manajemen, dari supervisor sampai dengan para manajer puncak, menggunakan waktu yang kurang lebih sama dalam mengendalikan kegiatan. Akan tetapi, sifat keterlihatan mereka dalam kegiatan ini berbeda-beda. Para manajer pada tingkat yang lebih tinggi terutama menekankan kegiatan analisis informasi tentang perusahaan secara menyeluruh. Mereka mempelajari laporan pengendalian mutu dan produksi, anggaran dan pengeluaran, serta berbagai laporan lain untuk mengetahui kemajuan perusahaan dalam mencapai tujuannya. Sebaliknya, para supervisor menggunakan waktu lebih banyak untuk memantau (memonitor) kegiatan dalam unit kerja masing-masing untuk menyusun laporan yang akan diajukan kepada manajer yang lebih tinggi serta melakukan tindakan perbaikan atas inisiatif sendiri atau atas permintaan pimpinan yang lebih tinggi.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

132

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Karena rencana yang baik telah mencakup standar yang dapat dijadikan petunjuk untuk menilai kegiatan. Proses perencanaan dimulai dengan mengidentifikasi tujuan (umum) yang kemudian dijabarkan ke dalam sasaran. Jika tujuan dan sasaran itu telah dapat diidentifikasi, selanjutnya dilakukan penyusunan rencana pelaksanaan.Ini berarti mengidentifikasi kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi sumber daya yang perlu didayagunakan untuk melakukan kegiatan tersebut. Ini termasuk antara lain sumberdaya manusia, peralatan, dan biaya. Selanjutnya dilakukan spesifikasi standar pengendalian sebagai alat untuk memantau pelaksanaan rencana.Langkah terakhir adalah meninjau ulang rencana pelaksanaan. Dalam bab ini Anda akan mempelajari dasar-dasar menyusun rencana yang baik. Pemahaman yang baik tentang metode perencanaan ini memungkinkan Anda mengarahkan dan mengendalikan pelaksanaan tugas secara lebih efektif dan efisien.

a. Proses Perencanaan Proses perencanaan yang baik meliputi langkah-langkah berikut : mengidentifikasi tujuan umum, menetapkan sasaran, menyusun rencana pelaksanaan, menetapkan spesifikasi standar pengendalian, dan meninjau ulang rencana pelaksanaan.

b. Identifikasi Tujuan Umum Tujuan umum (goal) adalah pernyataan tentang hasil yang ingin dicapai melalui kegiatan yang perlu dilakukan.Tujuan umum menunjukkan batasan tentang misi atau tujuan suatu unit kerja atau perusahaan secara keseluruhan. Misalnya, “meningkatkan kinerja karyawan, ”atau” meningkatkan produktivitas unit Z. 133

c. Menetapkan Sasaran Tujuan umum masih terlalu luas sebagai suatu pernyataan yang

mengarahkan

kegiatan.Agar

lebih

efektif

Anda

perlu

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

menjabarkannya

dalam

sasaran

(objectives)

2017 yang

lebih

spesifik.Sasaran hendaknya dapat disusun secara kuantitatif agar tingkat

keberhasilannya

dapat

diukur

secara

objektif.Misalnya,

‘meningkatkan jumlah produksi unit X sebanyak 10 persen pada akhir tahun”.Atau “Melatih Nurhidayati dalam menjahit kerah baju agar tingkat kesalahannya berkurang 5 persen”.

d. Menyusun Rencana Pelaksanaan Rencana pelaksanaan adalah uraian tentang cara pencapaian tujuan. Terdapat tiga kegiatan utama yang perlu diperhatikan dalam menyusun rencana pelaksanaan. 1) Merumuskan langkah-langkah kegiatan. Langkah-langkah ini merupakan

bagian

dari

sasaran

yang

menggambarkan

kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan. 2) Identifikasi sumberdaya. Dalam langkah ini dialokasikan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan. Sumberdaya ini mencakup antara lain manusia, peralatan, anggaran, waktu, metode, dan sebagainya. 3) Menyusun jadwal kegiatan. Jika kegiatan dan sumberdaya telah ditetapkan, selanjutnya disusun jadwal pelaksanaan rencana.

e. Menetapkan Spesifikasi Standar Pengendalian Dengan adanya spesifikasi standar pengendalian, Anda memiliki alat untuk memantau pelaksanaan rencana agar tetap dalam arah yang telah direncanakan. Upaya menetapkan spesifikasi ini meliputi hal-hal berikut : 1) Penetapan kriteria keberhasilan pencapaian tujuan dan proses pelaksanaan yang dapat diterima 2) Penentuan indikator lain yang mencerminkan arah pencapaian tujuan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

134

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

3) Penetapan tindakan darurat atau alternatif rencana sebagai usaha antisipasi penanggulangan masalah yang mungkin timbul pada waktu pelaksanaan rencana.

f. Meninjau Ulang Rencana Pelaksanaan Ini merupakan langkah terakhir dalam proses perencanaan. Rencana pelaksanaan ditinjau kembali dan dibandingkan dengan sasaran yang telah ditetapkan.Disini Anda harus dapat memastikan bahwa setiap bagian rencana memberi kontribusi yang konsisten dengan upaya pencapaian sasaran.Perlu juga diperhatikan bahwa tidak ada hal-hal penting yang terabaikan.

1. LANGKAH 1 : MENGIDENTIFIKASI TUJUAN UMUM Tujuan umum merupakan hal yang diperlukan bagi perencanaan dalam dunia usaha dan kehidupan Anda secara pribadi. Sebagai contoh, tujuan seperti “mengunjungi Bali” dapat mengarahkan kegiatan kita. Dalam dunia usaha, tujuan umum menyediakan batasan yang jelas mengenai suatu unit kerja atau perusahaan secara keseluruhan.Tujuan ini selanjutnya dapat dipakai untuk menyusun sasaran sebagai dasar mengorganisasikan unit kerja. Tujuan umum suatu unit kerja atau divisi dalam suatu perusahaan biasanya ditetapkan dengan salah satu cara berikut. Tujuan itu ditetapkan oleh pimpinan pada tingkat yang lebih tinggi atau tujuan itu ditetapkan oleh supervisor bagi unit kerja masing-masing. Jika tujuan itu ditetapkan oleh pimpinan pada tingkat yang lebih tinggi, para supervisor memiliki tanggung jawab untuk benar-benar memahaminya agar dapat menjabarkannya ke dalam sasaran dan rencana pelaksanaan. Para supervisor, jika perlu, dapat juga menetapkan tujuan tambahan atas dasar

analisis

situasi

kerja

mereka.

Analisis

ini

hendaknya

mempertimbangkan pelaksanaan kerja di masa lampau, masa sekarang, dan di masa depan.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

135

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

a. Meninjau pelaksanaan kerja unit Anda di masa lampau. Adakah halhal yang secara khusus telah menimbulkan masalah? Hal-hal itu hendaknya dipertimbangkan sebagai sumber penggalian tujuan. Misalnya,

jika

keluhan

pelanggan

lebih

banyak

dari

yang

diperkirakan, Anda mungkin ingin menetapkan suatu tujuan yang berbunyi : “meningkatkan pelayanan bagi pelanggan.” Atau jika kesalahan yang terjadi dalam proses produksi telah mencapai tingkat yang mengkhawatirkan, rumusan tujuan itu dapat berbunyi : “menurunkan tingkat kesalahan dalam proses produksi”. b. Meninjau pelaksanaan kerja yang sekarang dan hasil yang dicapai. Adakah segala sesuatunya berjalan sesuai dengan rencana? Sebagai contoh, jika kerja lembur pada unit kerja Anda lebih tinggi dari yang diharapkan, Anda dapat menetapkan tujuan untuk “mengurangi kerja lembur”. c. Meninjau pelaksanaan kerja yang diperkirakan akan dilakukan di waktu yang akan datang. Adakah prosedur dan proyek baru atau factor-faktor lain yang mempengaruhi unit kerja Anda? Apa yang perlu Anda lakukan untuk mengantisipasi hal itu? Misalnya, jika pembangunan suatu pusat perbelanjaan yang baru dan besar, yang lokasinya berdekatan dengan perusahaan Anda hampir selesai, Anda mungkin perlu menetapkan tujuan untuk “mengadakan persiapan guna menghadapi perkembangan usaha perdagangan”. Perhatikan bahwa semua tujuan yang perlu disusun mencakupkan perbandingan antara situasi sebenarnya (apakah di masa lalu atau pada saat sekarang) dengan situasi yang diinginkan atau yang diharapkan (di masa datang). Sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahwa tujuan umum yang disusun dengan baik harus memenuhi persyaratan berikut. a. Jelas dan dapat dipahami oleh semua pihak yang terlihat dalam pencapaiannya. b. Berkaitan erat dengan misi perusahaan. c. Jika ada beberapa tujuan, harus ada prioritas dan pedoman untuk menanggulangi tujuan yang saling bertentangan.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

136

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

2. LANGKAH 2 : MENETAPKAN SASARAN Tujuan umum biasanya terlalu luas bagi suatu perencanaan yang efektif sehingga perlu dijabarkan ke dalam sasaran. Sasaran merupakan pernyataan spesifik tentang suatu kegiatan atau hasil yang dapat diukur, dinilai,

dan

direncanakan

cara

pencapaiannya.

Sebagai

contoh,

“menyediakan laporan yang lebih efektif” merupakan tujuan umum yang baik. Akan tetapi, ia tidak memberikan informasi yang cukup untuk mengetahui tingkat keberhasilan pencapaiannya. Rumusan tujuan itu juga tidak menyediakan informasi yang cukup bagi kita untuk dapat menugaskan karyawan yang akan melaksanakannya dan alokasi sumberdaya lainnya. Tujuan yang berbunyi “menyediakan laporan yang lebih efektif”, dapat dijabarkan ke dalam sasaran yang lebih spesifik sebagai berikut. a. Mengadakan survey pemakai laporan untuk menentukan informasi yang mereka perlukan laporan-laporan itu dan sejauhmana tingkat kebutuhan itu. b. Membandingkan kebutuhan pemakai dengan laporan yang telah tersedia untuk mengetahui perubahan yang harus dilakukan. c. Menetapkan

prioritaskan

perubahan

berdasarkan

kepentingan

pemakai dan waktu/biaya yang diperlukan. Dalam penyusunan sasaran hendaknya disadari bahwa sasaran itu tidak akan pernah mencapai tujuan secara keseluruhan. Masih lebih banyak lagi pekerjaan dan perubahan yang perlu direncanakan. Hal ini tidak mengherankan karena sekalipun adakalanya Anda bertanggung jabwa atas segala sesuatu yang diperlukan untuk mencapai tujuan, Anda akan lebih sering lagi bertanggung jawab atas bagian tertentu dari suatu tujuan. Misalnya, banyak aspek dari tujuan “melayani pelanggan”. Biasanya Anda diharapkan menyusun rencana bagi salah satu aspek saja dari tujuan itu, seperti “menyediakan palayanan yang cepat”. Dalam hal-hal seperti itu, penting bagi Anda untuk memahami benar tujuan secara menyeluruh. Anda perlu memastikan bahwa bagian

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

137

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

tertentu dari rencana Anda menunjang kegiatan lain sehingga tidak terjadi tumpang-tindih atau duplikasi kegiatan.

3. LANGKAH 3 : MENYUSUN RENCANA PELAKSANAAN Rencana

pelaksanaan

merupakan

uraian

mengenai

cara

pencapaian sasaran. Sebuah rencana yang baik paling sedikit memiliki tiga komponen berikut : a. Rencana Kegiatan Rencana ini meliputi sejumlah kegiatan yang harus dilakukan atau

hasil

yang

harus

dicapai

dalam

rangka

pencapaian

tujuan.Rencana kegiatan pada dasarnya merupakan “sub tujuan.” Berikut ini diberikan beberapa contoh yang secara keseluruhan berkaitan dengan rumusan tujuan. “menyediakan laporan yang efektif dan sasaran yang diuraikan dalam langkah 2. 1) Menyusun daftar pemakai laporan. 2) Berkonsultasi

dengan

beberapa

pemakai

laporan

untuk

menyusun pertanyaan yang akan diajukan dalam survey. 3) Menyusun buram (draft) survey. 4) Menguji cobakan kuesioner. 5) Menyusun buram akhir kuesioner dan menggandakannya. 6) Menyampaikan kuesioner kepada responden (pemakai laporan). 7) Mengolah informasi yang diperoleh dari kuesioner. 8) Menyusun kesimpulan analisis survey. 9) Menyiapkan rekomendasi untuk meningkatkan efektifitas laporan.

b. Sumberdaya Sumberdaya mencakup manusia, peralatan, dana, dan sebagai nya untuk mendukung pelaksanaan setiap kegiatan. Perhatikan halhal berikut dalam mengalokasi sumberdaya. 1) Siapa yang harus melaksanakannya? Pertanyaan ini mencakup jumlah,

kualifikasi

(pengetahuan

dan

keterampilan

yang

diperlukan), pekerjaan yang sedang dilakukan, dan sebagainya.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

138

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

2) Apa saja peralatan dan bahan yang diperlukan? 3) Adakah ruangan dan fasilitas yang diperlukan? 4) Apa saja dukungan pelayanan yang diperlukan? Sebagai contoh, dukungan

administrative

(pengetikan,

penggandaaan,

dan

sebagainya), pengolahan data, dan bimbingan atau informasi dari seorang ahli. c.

Jadwal Pelaksanaan Apabila kegiatan dan sumberdaya telah ditetapkan, selanjutnya disusun jadwal waktu pelaksanaan kegiatan.

1. LANGKAH 4 : MENYUSUN SPESIFIKASI PENGENDALIAN Langkah berikutnya adalah menyusun spesifikasi pengendalian pelaksanaan kegiatan.Ini merupakan alat bagi Anda untuk mengarahkan kegiatan agar tetap berada di jalur yang mengarah pada pencapaian sasaran.Perlu diperhatikan adanya dua kegiatan penting dalam langkah ini.Pertama adalah mengidentifikasi indikator kemajuan pelaksanaan dan kedua mengidentifikasi tindaakan darurat yang perlu dilakukan jika kemajuan pelaksanaan kegiatan ternyata tidak memuaskan.

a. Identifikasi Indikator Kemajuan Pelaksanaan Persoalannya di sini adalah bagaimana cara kita mengukur pelaksanaan kegiatan yang mengarah pada pencapaian sasaran. Untuk mengendalikan kegiatan perlu ditetapkan cara mengukur kemajuan pelaksanaan. Ini dapat dilakukan dengan meliput semua aspek kinerja (performance) yang dapat diamati, dicatat, dihitung, atau dinilai dengan cara yang jelas. Misalnya, jumlah produksi, jumlah penjualan, kesalahan eja dalam surat yang diketik, keluhan pelanggan, dan sebagainya. Apabila kita telah mengidentifikasi suatu aspek dari kinerja, seperti penyelesaian kegiatan atau indicator lain yang dapat diamati, dicatat, dihitung, atau dinilai selanjutnya kita perlu menyusun kriteria yang akan kita gunakan untuk memutuskan apakah kegiatan memang

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

139

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

mengarah pada pencapaian tujuan atau tidak. Kita dapat menyusun kriteria itu dengan tiga cara berikut : 1) Kuantitas. Berapa banyak yang harus dikerjakan. 2) Kualitas. Sebaik apa ayng harus dihasilkan. 3) Ketepatan waktu. Kapan harus diselesaikan. Kriteria kuantitas merupakan indicator pengukuran keluaran pelaksanaan kegiatan.Kriteria ini menyangkut jumlah yang dihasilkan dalam suatu kegiatan. Kriteria kualitatif menyangkut pengukuran “keberhasilan” suatu proses atau keluaran. Kriteria ini mengukur baik tidaknya pelaksanaan kegiatan, terutama dalam kaitannya dengan bentuk atau tampilan keluaran.Kriteria ketepatan waktu merupakan jenis khusus dari pengukuran kuantitatif.Kriteria ini mengukur tingkat kemajuan pencapaian sasaran. Berikut diuraikan beberapa kriteria bagi salah satu kegiatan yang dikemukakan sebagai contoh dalam langkah 3 yaitu “menyusun daftar pemakain laporan”. Daftar tersebut menunjukkan sesuatu yang dapat diamati dan diidentifikasi kriterianya. Perhatikan contoh berikut. 1) Kualitatif. Daftar itu harus lengkap dan harus pula memuat daftar alamat responden. 2) Ketepatan waktu. Daftar itu harus selesai tanggal 13 maret 1996. 3) Kuantitatif. Tidak penting karena hanya satu daftar yang diperlukan.

b. Identifikasi Tindakan Darurat Bagian kedua dari upaya mengidentifikasi kriteria adalah mengidentifikasi tindakan darurat.Ini berarti menyiapkan segala sesuatu yang perlu dilakukan jika pelaksanaan rencana tidak sebagaimana yang diharapkan. Dengan mengidentifikasi tindakan darurat, Anda menyediakan standar untuk memeriksa kemajuan pelaksanaan kegiatan. Dengan cara ini Anda bersiap dengan alternative lain untuk mengarahkan kembali pelaksanaan kegiatan jika akan kemungkinan penyimpangan.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

140

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Sekalipun demikian, Anda tentu tidak dapat menyediakan alternative lain dan memeriksa semua hal, terutama bagi proyek-proyek jangka panjang dan rumit. Oleh sebab itu, usaha yang perlu ditekankan dalam

perencanaan

secara

kontingensi

hendaknya

dilakukan

berdasarkan pedoman berikut : 1) Tentukan kegiatan dan kriteria yang paling kritis bagi keberhasilan pelaksanaan rencana

Anda. Tanpa rencana Anda

secara

menyeluruh dan perhatikan apakah ada kegiatan yang harus dilaksanakan atau kriteria yang harus dipenuhi untuk menjamin keberhasilan pelaksanannya. Jika ya, rencana Anda hendaknya mencakup cara untuk selalu dapat mengamati kegiatan dan kriteria itu sesegera mungkin dan harus memiliki rencana lain sebagai cadangan jika timbul masalah baru. 2) Tentukan apakah mungkin dapat timbul masalah dari salah satu bagian rencana Anda. Sekalipun Anda tidak perlu mencari-cari masalah, tetapi sering ada alasan untuk memperkirakan adanya kesukaran pada salah satu bagian rencana yang disebabkan oleh factor-faktor yang menghambat. Sebagai contoh, keberhasilan salah satu bagian dari proyek mungkin tergantung pada tetap tersedianya peralatan yang mudah rusak. Atau rencana itu mungkin

mencakup

kegiatan

yang

pelaksanaannya

selalu

mengundang masalah bagi karyawan. Perhatikan contoh berikut yang didasarkan atas tinjauan kontingensi terhadap rencana survey pengumpulan informasi. Salah satu bagian dari rencana tersebut adalah sangat penting bagi keberhasilan

pelaksanaannya,

yaitu

penyusunan

alat

survey

(kuesioner). Jika alat ini tidak disusun sebaik mungkin, kemungkinan besar Anda tidak dapat mengumpulkan informasi yang cukup sehingga harus menyusunnya kembali. Atau kemungkinan lain yang lebih buruk, Anda tidak memperoleh informasi yang akurat dan relevan sehingga perbaikan system pelaporan tidak dapat dilakukan dengan baik. Jelaslah bahwa Anda perlu memeriksa alat itu dengan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

141

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

seksama. Dalam kaitan ini, Anda perlu memiliki suatu alternative kontingensi bagi pelaksanaan survey itu jika Anda mengetahui adanya kemungkinan

untuk

melakukan

perbaikan

besar

sebelum

menggunakan alat itu. Anggaplah

Anda

telah

memeriksa

rencana

Anda

dan

menemukan bahwa survey dilaksanakan pada saat banyak tugas lain yang perlu dilakukan. Jika Anda harus bertahan pada jadwal yang Anda tetapkan, pengembalian kuesioner yang Anda kirim akan tertunda. Kebanyakan orang yang sedang sibuk akan keberatan mengisi kuesioner itu. Oleh sebab itu, Anda perlu menyediakan alternative lain sebagai cadangan seperti penggunaan telepon untuk mengingatkan

orang-orang

agar

mengisi

dan

mengembalikan

kuesioner pada saat yang ditetapkan.

d. LANGKAH 5 : MENINJAU ULANG RENCANA ANDA Dalam praktik adakalanya kita sangat terpaku dengan rincian perencanaan sehingga melupakan alasan utama dalam menyusun rencana.Oleh sebab itu, langkah terakhir dalam perencanaan adalah meninjau kembali tujuan dan sasaran yang telah Anda tetapkan sebelumnya.Selanjutnya tinjaulah rencana Anda secara menyeluruh dengan menggunakan daftar periksa berikut.

DAFTAR PERIKSA RENCANA ANDA Pertanyaan 

Tidak

Apakah semua kegiatan memberi kontribusi yang jelas ke arah pencapaian sasaran?



Adakah kegiatan yang terlupakan?



Adakah kegiatan yang sebenarnya tidak perlu?



Sudahkan Anda rencanakan sumberdaya ayng diperlukan?



Sudah tepatkah pengalokasian sumberdaya itu?

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

142

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor



Adakah alokasi sumberdaya yang tidak tepat?



Dapatkah rencana dilaksanakan sesuai dengan

2017

waktu yang ditetapkan? 

Tidakkah

waktu

yang

Anda

jadwalkan

bersamaan dengan waktu kegiatan di unit kerja lain? 

Perlukah

diadakan

perubahan

waktu

pelaksanaan? 

Sudah tepatkah kriteria yang Anda tetapkan?



Perlukah semua kriteria itu?



Dapatkah kegiatan yang akan dilaksanakan memenuhi kriteria itu?



Cukup memadaikah alternative kegiatan untuk menanggulangi

kemungkinan

timbunya

masalah? 

Masih adakah masalah yang mungkin belum di antisipasi dengan alternative pananggulangan?

Mengaplikasikan Kegiatan Supervisor A. Latihan dan pengaplikasian kegiatan supervisor Buatlah kelompok yang didalamnya terdiri dari 5-6 orang. Posisikan diri Anda dan teman-teman sekelompok Anda sebagai supervisor yang handal. Buatlah sebuah design atau rancangan pekerjaan supervisor dari mulai perencanaan, pelaksanaan sampai dengan evaluasi secara jelas, lengkap dan terperinci. Setelah selesai presentasikan design atau rancangan yang Anda dan kelompok Anda buat di depan.

143

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

Perencanaan

2017

____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Pelaksanaan

Latihan A. Latihan Mengidentifikasi Kegiatan Supervisor Berikut ini disajikan kegiatan. Tugas Anda adalah menempatkan huruf S dibelakang uraian pernyataan yang menggambarkan kegiatan supervisi dan huruf T di belakang pernyataan yang menggambarkan kegiatan tugas. 1. Menjelaskan

144

kepada

seorang

karyawan

tentang mengapa

menerima kenaikan upah.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

2. Menggantikan salah seorang karyawan yang kebetulan tidak masuk kerja. 3. Melakukan sebagian pekerjaan yang dapat menunda proyek secara keseluruhan. 4. Menyortir surat masuk bagi unit kerja Anda. 5. Memberitahu cara pemecahan masalah yang ditanyakan salah seorang karyawan baru. 6. Memberitahu cara pemecahan masalah yang ditanyakan salah seorang karyawan yang telah berpengalaman. 7. Mambantu

salah

seorang

karyawan

yang

tertinggal

dalam

pelaksanaan pekerjaan 8. Menyelenggarakan pertemuan untuk menjelaskan suatu prosedur baru bagi karyawan Anda. 9. Bertemu dengan salah seorang karyawan yang meminta nasihat Anda untuk memecahkan masalah pribadinya. 10. Memutuskan apakah Anda memerlukan tambahan tenaga untuk menyelesaikan suatu proyek. 11. Bertemu dengan salah seorang karyawan yang menyampaikan keluahan tentang perlakuan perusahaan terhadapnya. 12. Mengumumkan prosedur baru yang akan mempercepat penyelesaian pekerjaan. 13. Mengambil format baru untuk kperluan mengidentifikasi pengeluaran biaya bagi para karyawan. 14. Memperbaiki kursi ditempat kerja Anda. 15. Bertemu

dengan

supervisor

lain

untuk

mengkoordinasikan

pelaksanaan jadwal liburan lebaran bagi para karyawan. 16. Memberikan penyuluhan kepada seorang karyawan baru yang telah tiga kali datang terlambat. 17. Menyipakan laporan produksi yang dihasilkan unit kerja Anda. 18. Mengarahkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan standar.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

145

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Kesimpulan Keberhasilan supervisor diukur dari keluaran atau produktivitas unit kerjanya

melalui dan

dengan

orang-orang yang dikelolanya.

Gaya

kepemimpinan supervisor sangat mempengaruhi keberhasilan supervisor dalam mengelola orang-orangnya. gaya kepemimpinan supervisor terdiri dari gaya bos, dokter, konsultan dan bebas. Masing-masing gaya tersebut, merupakan gabungan yang berbeda dari perilaku supervisor. Efektivitas kepemimpinan supervisor diukur oleh dua faktor utama, yaitu faktor keluaran (output) dan faktor manusia. Faktor keluaran adalah tingkat hasil yang dicapai unit kerja yang merupakan petunjuk seberapa baik pencapaian sasaran yang telah direncanakan. Faktor keluaran ini mencakup produktivitas, kualitas, kemampulabaan (profitability), dan efektivitas biaya. Faktor manusia menunjukkan tingkat kerja sama di kalangan karyawan dan kepuasan bekerja di perusahaan bersangkutan. Ini termasuk kadar kegairahan, jumlah dan jenis komunikasi, tinggi rendahnya motivasi, komitmen terhadap tujuan perusahaan, serta tingkat konflik antarpribadi dan antarkelompok. Supervisor yang efektif biasanya mengetahui bahwa “baik sekali memiliki uraian pekerjaan,” tetapi “mutlak perlu” untuk mengetahui apa saja yang sebenarnya diperlukan dalam kaitannya dengan kekhususan organisasi serta keunikan atasan, teman sejawat, dan bawahan

Daftar Pustaka Dharma agus. 2000. Manajemen supervisi. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/51971/4/Chapter%20II.pdf 146

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

MONITORING DAN EVALUASI PELATIHAN

Monitoring Pelatihan Tujuan Pada akhir sesi peserta: 1. menyimpulkan bahwa monitoring adalah bagian dari kehidupan kita sehari-hari 2. dapat menjelaskan tiga alasan untuk monitoring harian dalam satu lingkungan pelatihan 3. dapat memilih metode monitoring yang tepat

Proses 1. Pelatih menjelaskan tujuan dan prosedur sesi. 2. Pelatih membagi peserta menjadi enam kelompok dan menjelaskan bahwa peserta memiliki waktu lima menit untuk menuliskan sebanyak mungkin hal yang mereka pantau dalam kehidupan sehari-hari.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

147

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

3. Bahaslah bersama peserta daftar tersebut dengan cepat dan rumuskan dengan mengatakan bahwa monitoring adalah bagian dari kehidupan. 4. Kaitkan hal tersebut dengan satu setting pelatihan. Ajak peserta untuk mencurahkan pendapat mengenai mengapa, kapan dan apa yang dilakukan dalam monitoring harian dalam satu setting pelatihan: a. Mengapa melakukannya? (untuk memeriksa apakah pelatihan berjalan seperti yang direncanakan, untuk mencapai tujuan, dan untuk meningkatkan rasa memiliki di antara peserta) b. Mengapa melakukannya setiap hari, dan tidak hanya setiap minggu atau pada akhir suatu pelatihan? c. Apa yang Anda lakukan dengan hasilnya? Tekankan kenyataan bahwa jika Anda memutuskan untuk memantau setiap hari, Anda juga perlu memasukkannya ke dalam program pada awal dan akhir dari setiap hari dan memiliki fleksibilitas mengenai apa yang dilatihkan

dan

bagaimana

melatihkannya

selama

melaksanakannya. d. Pelatih merefleksikan cara melakukan monitoring harian selama pelatihan dan merumuskan metode dan pendekatan berbeda yang dipergunakan (contohnya apakah hal itu dilakukan sendirian, dalam kelompok kecil atau sebagai satu kelompok pleno; apakah monitoring ditulis, dijelaskan secara langsung, apakah dilakukan secara interaktif atau dilaksanakan oleh pelatih atau peserta, dan lain-lain)

Mengevaluasi Pelatihan Tujuan Pada akhir sesi peserta: 1. dapat menjelaskan tujuan-tujuan dan tingkat-tingkat yang berbeda dari suatu evaluasi pelatihan

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

148

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

2. dapat menyebutkan lima cara yang tidak konvensional untuk mengevaluasi kegiatan pelatihan 3. memformalisasikan satu rencana evaluasi untuk pelatihan mereka sendiri

Proses 1. Lakukan curah pendapat dengan cepat mengenai apa yang biasanya dievaluasi peserta dalam pelatihan mereka, kapan dan bagaimana mereka melakukannya. Pelatih merumuskan hasil curah pendapat. 2. Pelatih menjelaskan bahwa tujuan dari sesi ini adalah untuk memperluas pikiran peserta mengenai apa, kapan dan bagaimana suatu pelatihan bisa dievaluasi. Tipe latihan evaluasi akan bergantung pada tipe dan tujuan dari sesi pelatihan. 3. Lakukan diskusi mengenai tujuan suatu pelatihan secara umum dengan menanyakan: Kapan tanggung jawab kita sebagai pelatih berakhir — ketika peserta pulang atau setelah mereka kembali ke pekerjaan mereka? Apakah menjadi tujuan kita untuk merubah orang yang sudah dilatih, apakah untuk meningkatkan kemampuan kerja mereka, apakah untuk memperkuat organisasi? 4. Pelatih menjelaskan berbagai tingkat evaluasi satu demi satu, mulai dari tingkat yang paling bawah dan berikan satu contoh untuk setiap tingkat (lihat materi tingkat evaluasi di Bahan Bacaan Pokok). 5. Undang peserta dalam kelompok mereka untuk menyiapkan satu rencana evaluasi pelatihan mereka sendiri dengan mengisi satu tabel dengan tiga kolom (kapan/tingkat, bagaimana dan siapa) pada satu flip chart. Pelatih mengajak peserta untuk berpikir mengenai cara untuk mengevaluasi beberapa tingkat yang lebih tinggi yang biasanya tidak mereka cakup. 6. Peserta memajang hasil kerja kelompok mereka (bisa di papan tulis atau dinding bagian dalam dari ruang kelas pelatihan) dan diskusikan hasilnya.

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

149

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

7. Pelatih mengakhiri sesi ini dengan mengatakan bahwa Ia akan mengevaluasi apa yang sudah dipelajari peserta selama sesi ini dengan menggilir satu bola berkeliling. Setiap peserta yang menerima bolanya bisa menyebutkan sesuatu yang telah mereka pelajari selama sesi ini.

150

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

LEMBAR EVALUASI PELATIHAN

Nama

Jabatan

Asal

Kuisioner ini dipergunakan untuk perbaikan berkelanjutan, mohon diisi dengan

sungguh-sungguh.

Jika

Anda

llupa

atau

ragu,

sebaiknya

dikosongkan saja. Beri tanda  pada kolom yang telah disediakan.

Nilai

Keterangan

Buruk

Kurang

Cukup

Bagus

Memuaskan

PELAKSANAAN PELATIHAN

Tema Pelatihan

Ketepatan Waktu

151

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

Suasana

Kelengkapan Materi

Service/ Sikap Penyelenggara

Alat Bantu

Nilai Keseluruhan

INSTRUKTUR PELATIHAN

Penguasaan Masalah

Cara Penyajian

Manfaat Materi

Interaksi dengan Peserta

Penggunaan Alat Bantu

Nilai Keseluruhan

152

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

NARASUMBER

2017 4

Penguasaan Masalah

Cara Penyajian

Manfaat Materi

Interaksi dengan Peserta

Penggunaan Alat Bantu

Nilai Keseluruhan

LAIN-LAIN

Makanan

Sound System

Layanan

Nilai Keseluruhan

153

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor

Modul Pelatihan Basic and Manajerial Skill Supervisor

2017

KOMENTAR POSITIF

SARAN

154

Tularbi Training Center | Basic and Manajerial Skill Supervisor