Política de Uso - Salas de Reuniones

PolĂ­tica de Uso en salas de reuniones

Política de Uso en salas de reuniones Aspectos generales:

Las salas de reuniones están diseñadas para que los colaboradores de Extralum puedan organizar sesiones de trabajo en equipo, atender temas y/o clientes y visitantes en general.

Administración de las salas de reuniones:

Las salas de reuniones son administradas por el área de Servicio al Cliente, por lo tanto, este departamento tiene a cargo las responsabilidades de reservación, supervisión y control.

Sin embargo, se aclara que es responsabilidad de todos los usuarios velar por el cuidado y buen uso de los recursos que se tienen a disposición.

En caso de que algún usuario detecte alguna mejora, reparación o daño por favor indicarlo al correo recepción@extralum.co.cr, para coordinar su atención.

PolĂ­tica de Uso en salas de reuniones

ArtĂ­culo 1: Disponibilidad de recursos

Política de Uso en salas de reuniones Se detalla a continuación los recursos disponibles de los cuales se puede hacer uso:

Salas Sala

Inowa Sistema de Alta Prestación

Muro Cortina Extralum

Sillas

Pantalla

Aire

Proyector

Pizarra

X

X X

X X

12 12 3

X X

X

AUT

3

X

X

AUT

8

X

6 6 6

X X

6

X X X X

6

X

X

Teléfono

X

Cable

X X

X

X X X X X

Controles

X X

X X EXT

X X

:No Disponible AUT: Automático Ext: Extensión Cada sala cuenta con un paquete de equipo de apoyo (cable HDMI, VGA, cable de red, controles, pilots, borrador y llave) debe entregarlo completo y firmar la entrega en la recepción.

Política de Uso en salas de reuniones

Artículo 2: Reservación de salas

Política de Uso en salas de reuniones

1. Solicitar la reserva al correo recepción@extralum.co.cr o bien vía teléfono.

2. La asignación de salas está sujeta a la cantidad de personas y disponibilidad de las mismas; no es responsabilidad ni obligación de servicio al cliente, reservar puntualmente la sala solicitada por el usuario, sino que se realizará en función de los aspectos mencionados como prioridad anteriormente.

Política de Uso en salas de reuniones

3.Si el usuario requiere el uso de salas de manera recurrente, solo se permitirá reservar por un periodo de tiempo de un mes; para lo que se solicita hacer la gestión a inicios de cada mes.

4. Si el usuario no va a hacer uso de la sala de reuniones que reservó, debe cancelar la reservación de manera oportuno, con el fin de poner a disposición el espacio.

5. En el caso de no ser puntual con respecto a la hora de inicio, el usuario debe comunicarlo, de lo contrario luego de 15 min, la misma será liberada y podrá reservarse a nombre de otra persona.

PolĂ­tica de Uso en salas de reuniones

ArtĂ­culo 3: Uso correcto de las salas de reuniones

Política de Uso en salas de reuniones

1. El usuario debe asegurar la puntualidad tanto a la hora de iniciar como a la hora de finalizar. Recordemos otro compañero hará uso de esa misma sala en un horario ya establecido.

2. Las salas de reuniones no deben ser utilizadas como puesto de trabajo individual, pues limitaría el objetivo principal del recurso que es permitir que varias personas puedan tener sesiones de trabajo en equipo.

3. Si el usuario requiere servicio de alimentación y bebidas por favor coordinarlo directamente y con anticipación al área correspondiente.

4. Se debe dejar la sala en las mejores condiciones para el o los compañeros que la utilizarán posteriormente, si requiere limpieza de esta por favor hacerlo saber a las compañeras del área correspondiente.

Política de Uso en salas de reuniones

5. Utilizar el volumen adecuado para no interrumpir las labores de los demás compañeros.

6. El usuario debe asegurarse que, al dejar la sala desocupada, tanto las luces como el aire acondicionado, se encuentren apagados.

7. Si unió las salas de reuniones, cerrar la cortina con llave y ordenar las mesas y sillas en cada sala al finalizar su reunión.

8. Dejar las pizarras limpias.

9. Botar la basura que se haya generado en la reunión.

PolĂ­tica de Uso en salas de reuniones

ArtĂ­culo 4: Normas de seguridad

Política de Uso en salas de reuniones

1. Las puertas principales deben mantenerse despejadas; así como la puerta de emergencia de la sala Akari cuando se encuentren más de 10 personas reunidas.

2. Las salas de reuniones Feel y Akari tienen una capacidad máxima de 12 personas cada una , si usted va a utilizar ambas salas, la capacidad máxima permitida es de 24 personas; si el grupo que manejara excede esa cantidad deberá organizarse en 2 grupos para no sobrepasar la capacidad máxima permitida.

3. Si se encuentran personas externas a la empresa se debe indicar cual es la salida de emergencia y la zona de seguridad en caso de un sismo, incendio, inundación o cualquier evento del que se requiera la evacuación.

4.Si se encuentran personas con discapacidad dentro de las salas se les debe ceder los lugares de más fácil acceso en caso de una emergencia.

Política de Uso en salas de reuniones

5. Si ocurriera una emergencia se debe dejar inmediatamente lo que se está haciendo y realizar el proceso de evacuación en orden y en fila.

6. El usuario debe asegurarse que no existan cables atravesados de las maquinas debido a que puede ocurrir un accidente por caída.

7. En caso de que exista algún equipo, cable, etc. en alguna condición desfavorable, por favor comunicarlo al área de servicio al cliente para proceder a reparar en coordinación con mantenimiento y así evitar un accidente.

8. Desconectar los UPS de cada sala para ahorrar energía y evitar accidentes.

9. En caso de presentarse un conato de incendio alertar al brigadista más cercano.

Política de Uso en salas de reuniones

Le invitamos a aprovechar al máximo los recursos disponibles y a ser responsable con los mismos, cualquier desacato a esta política será comunicado a la Coordinación General, para tomar las acciones correspondientes.

PolĂ­tica de Uso en salas de reuniones