Page 1

PROJEKT FRA FOR TIL MED - FRIVILLIGHED

KULTURAMBASSADØR


Fredensborg Bibliotekerne Jernbanegade 3, 1. sal 3480 Fredensborg Tlf. 7256 2200 Fredensborgbibliotekerne.dk bibliotekerne@fredensborg.dk September 2013 Projektet Fra For til Med er støttet af Kulturstyrelsens udviklingspulje.


KULTURAMBASSADØRER INDHOLDSFORTEGNELSE

04 · Kulturambassadører - den motiverede kulturforbruger 05 · Hvad er en Kulturambassør? 07 · Hvad er det værd? 09 · Fra bronzelurerne til Carl Nielsen 11 · Biblioteket på tegnebrædtet 13 · Trin for trin, Kulturambassadører 14 · Trin 1: Projektbeskrivelse og projektafklaring 15 · Trin 2: Forberedelse 16 · Trin 3: Grib fat i borgerne 19 · Trin 4: Skab strukturen 20 · Trin 5: Idégenerering 21 · Trin 6: Løbende udskiftning 22 · Trin 7: Nursing og forventningsafstemning 23 · Trin 8: Evaluering 24 · Skabeloner og Kulturambassadører 25 · Film, Kulturambassadører


KULTURAMBASSADØRER DEN MOTIVEREDE KULTURFORBRUGER

Alle borgere er forskellige, og deres interesser i biblioteket er også forskellige. Nogle vil gerne involvere sig så meget i biblioteket som overhovedet muligt, mens andre blot har et ønske om at stable et enkelt arrangement på benene. Andre igen vil gerne stå på sidelinjen og bidrage med gode idéer og initiativer uden selv at involvere sig i det praktiske arbejde. Vi skal huske at lytte til de ønsker borgerne kommer med og afstemme dem med bibliotekets meget forskelligartede opgaver. I denne folder kan du læse om vores

koncept Kulturambassadører, der primært tiltaler den modne del af bibliotekets brugere – vores typiske kernelånere. Flere af gruppens deltagere er pensionister og har tid, lyst og overskud til at engagere sig i bibliotekets arrangementsvirksomhed. Vi håber, at I denne folder giver jer lyst og mod på at arbejde med kulturambassadører på jeres bibliotek. Rigtig god fornøjelse! Læs også om vores Digi-tweens og Borger til Borger i de to andre foldere.


HVAD ER EN KULTURAMBASSADØR?

En kulturambassadør er en kulturaktiv borger, der har lyst og mod på at engagere sig som frivillig ambassadør for biblioteket.


Som kulturambassadør kommer man med idéer og ønsker til arrangementer og aktiviteter på biblioteket, hjælper til ved arrangementer med at for eksempel at brygge kaffe, stille borde og stole op, dække bord, kontrollere billetter, passe garderoben, sælge øl og vand, samt lettere oprydning efter et arrangement. Der kan også være tale om egentlig planlægning og arrangementer. Derudover hjælper vores kulturambassadører med at dele flyers og arrangementsfoldere ud i lokalområdet, sætte plakater op og andet praktisk

PR-arbejde. Men det er for eksempel også dem, vi ringer til, når der opstår noget, hvor vi har brug for en engageret frivillig. Det er egentlig kun fantasien og os selv, der sætter grænser for samarbejdet..


EKSEMPEL:

HVAD ER DET VÆRD? En kulturambassadør drømmer om at afholde et arrangement om vurdering af antikviteter på biblioteket. Bibliotekets personale sørger for at skaffe kontakt til en vurderingsekspert fra Lauritz.com, der indvilliger i at komme op på biblioteket for at vurdere borgernes antikviteter. Bibliotekets personale er ansvarlige

for arrangementet og for udformningen af markedsføringsmaterialet, mens kulturambassadørkorpset deler markedsføringsmaterialet ud i lokalområdet. Under selve arrangementet er bibliotekets arrangementsansvarlige til stede og hjælper holdet af kulturambassadører med det praktiske omkring arrangementet.


EN KULTURAMBASSADØR ER EN AMBASSADØR FOR BIBLIOTEKET, DER SYNLIGGØR BIBLIOTEKETS AKTIVITETER I LOKALSAMFUNDET OG BIDRAGER MED NY INSPIRATION OG NYE RESSOURCER TIL BIBLIOTEKET.


EKSEMPEL:

FRA BRONZELURERNE TIL CARL NIELSEN En kulturambassadør kender den kendte organist og dirigent Steen Lindholm. Hun sørger for at etablere kontakt og for i samråd med Steen Lindholm at planlægge rammerne for arrangementet om dansk musikhistorie. Derudover står hun for at byde borgerne velkomne på biblioteket og

for at introducere aftenens program for borgerne. Bibliotekets personale sørger for udformningen af PR-materiale og står for det praktiske omkring selve arrangementet.


Kulturambassadører kan være en broget skare af borgere, der har vidt forskellige behov og ønsker for arbejdet som frivillige. Det er derfor vigtigt at forventningsafstemme med kulturambassadørerne løbende. Kulturambassadørerne arbejder af lyst, og de skal ikke overtage driftsopgaver, som personalet ellers tager sig af, men de kan løse opgaver, som supplerer bibliotekets arbejde. Det er vigtigt at afklare ansvarsfordelingen med ambassadørerne. Hos os har biblioteket ansvaret for

arrangementsprogrammet og træffer de endelige beslutninger vedrørende bibliotekets arrangementer og økonomi. Vi lytter selvfølgelig til ambassadørernes ønsker og behov og forsøger vidt muligt at imødekomme disse.


EKSEMPEL:

BIBLIOTEKET PÅ TEGNEBRÆTTET En kulturambassadør er mor til to halvstore børn. Hun efterlyser et arrangement for hele familien og foreslår, at vi skal lave en arkitekturworkshop. Bibliotekets arrangementsansvarlige tager kontakt til flere kendte tegnestuer og får en aftale i stand med en arkitekt fra teg

nestuen Polyform, der gerne vil stille op frivilligt. Den endelige udformning af workshoppen besluttes i samråd med kulturambassadøren, men ellers er det bibliotekets personale, der står for det praktiske og introducerer arkitekten ved workshoppens begyndelse.


TRIN FOR TRIN KULTURAMBASSADØRER


TRIN 1

PROJEKTBESKRIVELSE OG PROJEKTAFKLARING

Udarbejd en projektplan med beskrivelse af formål, succeskriterier og målsætninger. Det er vigtigt, at projektet forankres ledelsesmæssigt og afstemmes med kolleger. Relevante spørgsmål kan for eksempel være: Hvad vil vi bruge kulturambassadører til? Hvordan skal samarbejdet være? Hvad er vores succeskriterier, og hvordan måler vi dem? Hvor mange ressourcer afsætter vi til opgaven? Økonomi? Er der

eventuelle bekymringer blandt kollegerne, som skal tales igennem? Og hvordan håndterer vi dem? Hvornår og hvordan evaluerer vi?

DELTAGERE: Repræsentanter for kulturambassadørprojektet, arrangementsgruppen, samt ledelsen


TRIN 2

FORBERDELSE

Udarbejd relevant PR-materiale om kulturambassadører på biblioteket. Benyt tilhørende skabeloner og logo. Træf beslutning om hvor, hvordan og hvornår projektet præsenteres for offentligheden. Overvej også, hvordan direktion og politikere inddrages, så den fornødne opbakning sikres.

UDSTYR: Skabelon til flyer om kulturambassadører Tekst til hjemmesiden Presseinformation


TRIN 3

GRIB FAT I BORGERNE... Afsæt en aften til at præsentere projektet og hverve frivillige kulturambassadører. Skriv ud om præsentationsaftenen og projektet i de lokale medier og invitér også gerne bibliotekets eksterne samarbejdspartnere.

Grib eventuelt fat i nogle af bibliotekets engagerede lånere, fortæl dem om idéen med frivillige kulturambassadører og invitér dem til mødet. Lav også gerne en udstilling i udlånet en uge inden præsentationsaftenen, hvor I præsenterer nogle af jeres idéer med projektet. På selve mødet skal I være forberedte på, at borgerne kan have andre idéer til arbejdet som frivillig kulturambassadør, end I umiddelbart havde forestillet jer. Det er en god idé at være åbne for de forslag og ønsker, som borgerne fremkommer med.

Hverveaftenen kan evt. gentages efter for eksempel et halvt år. INTROMØDE: 2,5 time UDSTYR: 2 tovholdere for projektet Power Point præsentation af bibliotekets arbejde Flyer om kulturambassadører DELTAGERE: Repræsentanter for kulturambassadørprojektet, arrangementsgruppen, samt ledelsen


Generere idéer til aktiviteter Kaffe, te, stole, billetter, etc. Praktisk hjælp

Skrive kort omtale om arrangementer Fotografere

Forventningsafstemning, Kulturambassadører

Hvad kan vi bruge kulturambassadørerne til?

uddeling af flyers Markedsføring

Ophængning af plakater Generere idéer til nye markedsføringsinitiativer Bogcafé og læsekreds

Borger til borger - del din viden Bibliotekets venner?? (Jørgen Simonsen)

Vi har afholdt to hverveaftener med henholdsvis 9 og 4 borgere, der gerne ville høre mere om kulturambassadørprojektet, og vi rekrutterede 12 mænd og kvinder i forskellige aldre. Debatten kom vidt omkring og borgerne var meget interesserede i at

drøfte fremtidens biblioteksvæsen og vide mere om bibliotekets arbejde. De fremmødtes ønsker for arbejdet som frivillige var vidt forskellige. Nogle var udelukkende interessere de i at yde praktisk hjælp ved vores arrangementer, andre ville gerne

fungere som idé-generatorer, mens andre igen gerne ville bidrage med gode idéer til skiltning, vejledning i bibliotekets e-ressourcer eller opsætning af bibliotekets plakater.


TRIN 4

SKAB STRUKTUREN

Vi har erfaret, at det er vigtigt at skabe en enkel struktur for inddragelsen af frivillige kulturambassadører, hvis det ikke skal blive for ressourcekrævende. Vi holder 4 møder om året á 2 timer. På møderne skal der være tid nok til at snakke tingene igennem, at præsentere sæsonens arrangementsprogram, lære hinanden at kende, forventningsafstemme og uddelegere opgaverne for den kommende sæson.

VARIGHED: 3-4 møder om året á minimum 2 timer UDSTYR: Præsentationsmateriale om projektet


TRIN 5

IDÉGENERING

Invitér de frivillige kulturambassadører til en planlægningsaften på biblioteket. Præsentér dem for denne sæsons arrangementsprogram og diskutér programmet. Hvilke arrangementer tiltaler kulturambassadørerne og hvilken type arrangementer mangler efter deres mening i programmet. Lav en runde, hvor kulturambassadørerne på skift kan komme med idéer og forslag til næste sæsons arrangementer. Send en tilmeldingsliste til sæsonens arrangementer rundt, så kulturambassadører med interesse heri kan skrive sig på som praktisk hjælp.

VARIGHED: 2 timer UDSTYR: 2 tovholdere for projektet, lidt mad og drikke, idégenereringsskabelon, bibliotekets arrangementsprogram, tilmeldingsliste til sæsonens arrangementer


TRIN 6

LØBENDE UDSKIFTNING

Forvent også udskiftning i kulturambassadørgruppen. Frivillighed baserer sig på lyst og engagement, og når man har fået indfriet sine idéer – eller måske ikke får sine forventninger indfriet – kan et brud være naturligt. I løbet af de snart tre år, vi har arbejdet med kulturambassadører har vi sagt farvel til fem ambassadører og løbende budt nye velkomne. Vi vurderer, at en gruppe på ca. 10-14 ambassadører er passende. Det er lige så vigtigt at tage pænt afsked med kulturambassadørerne, som det er at byde nye kulturambassadører velkommen i gruppen.

VARIGHED: Forvent løbende rekrutteringsmøder alt efter tempoet for udskiftning i gruppen


TRIN 7

NURSING OG FORVENTNINGSAFSTEMNING Kulturambassadørerne skal serviceres, de skal høres og skal lære arbejdsgangene på biblioteket at kende. Derfor skal der afsættes tid til dem, især i opstartsfasen. Det kan være en god idé at udpege en kontaktperson på biblioteket, der har

ansvaret for kommunikationen med kulturambassadørerne, så de ved, hvem de skal henvende sig til, hvis de har spørgsmål eller får en god idé. En fast kontaktperson kan også lettere skabe et samarbejde med kulturambassadørerne bygget på tillid, tryghed og respekt for hinanden. Man kan også vise sin taknemmelighed for kulturambassadørernes indsats ved at afholde en julekomsammen eller nytårskur med bobler og en lille erkendtlighed. Forventningsafstemning er et nøglebegreb i projektet. Forventningsafstemning skal ske løbende, så der fra

starten er klarhed omkring arbejdsfordeling og graden af indflydelse. Hvor langt rækker deres beføjelser? Hvor stor en bestemmelsesret har de? Disse spørgsmål er vigtige at få afklaret internt inden borgerne inddrages i projektet. Man kan løbende genlæse flyeren om kulturambassadører og tale om, hvordan og hvorvidt den matcher kulturambassadørernes oplevelser af samarbejdet. UDSTYR: En erkendtlighed til alle kulturambassadører Flyer om kulturambassadører


Husk at evaluere på jeres succeskriterier og målsætninger. TRIN 8

EVALUERING

På Fredensborg Bibliotekerne har vi samarbejdet med vores kulturambassadører i snart tre år. Vi prioriterer fortsat indsatsen af flere grunde: 1) Kulturambassadørerne bidrager med nye synspunkter, idéer og tanker, som inspirerer os i arrangementsarbejdet og udfordrer os på vores måde at gøre tingene på. 2) De er en stor ressource, når vi har brug for praktisk hjælp.

3) De er fantastiske talerør ud til lokalområdet. De er bogstaveligt talt ambassadører for biblioteket, hvilket også indebærer, at de er med til at sikre en god dialog, hvis de er kritiske over for noget. På den måde fik vi for eksempel en god og afklarende dialog med en skeptisk læsekreds, da vi startede vores biblioteksklub, hvilket vendte modvind til medvind.


SKABELONER

www.fredensborgbibliotekerne.dk /web/frivillighed.html

HER KAN DU BLANDT ANDET FINDE: Logo til Kulturambassadører grønt Logo til Kulturambassadører orange Logo til Kulturambassadører lilla Logo til Kulturambassadører blåt/ orange Mindmap Hverveplakat Hvervefolder Idegenereringsskabelon


FILM

www.youtube.com/channel/ UC8zVfFT31GZGCskaPhUiUXA


BORGER TIL BORGER

LÆS OGSÅ

muliggør en frivillig indsats i en tidsmæssigt begrænset ramme. Her kan borgere, som gerne vil yde en frivillig indsats og brænder for et særligt område eller emne, dele sin viden og kompetencer med andre for eksempel på en enkelt eftermiddag eller aften.

DIGITWEENS involverer tweens i bibliotekets arrangementsvirksomhed på deres præmisser og gennem en kommunikationsform og –kanal, som tiltaler dem.


PROJEKT FRA FOR TIL MED - FRIVILLIGHED

BORGER TIL BORGER

PROJEKT FRA FOR TIL MED - FRIVILLIGHED

DIGI-TWEENS


KULTUR AMBASSADØR er én af 3 modeller for inddragelse af frivilige i Biblioteket. Projekt “For til Med” er udarbejdet af Fredensborg Bibliotekerne i samarbejde med Kulturstyrelsen 2013

Kultur