Richtlijnen voor verslagen

RICHTLIJNEN VOOR VERSLAGEN

Dit stuk is geen uitgeschreven handleiding voor het schrijven van onderzoeksverslagen. Het is een korte, samengevatte lijst van aandachtspunten, criteria die je kan gebruiken bij het schrijven van werkstukken. Met werkstukken bedoel ik onderzoeksverslagen, uitwerkingen van een thema, paper, scriptie1 [in het vierde studiejaar]. In je beroepspraktijk kan je dit stuk gebruiken bij het maken van werkstukken zoals: projectplannen, werkplannen, beleidsplannen, nota's, jaarverslagen, rapporten etcetera. Dus werkstukken met een omvang van meer dan 10 pagina's.

De beste manier om de criteria, eisen, richtlijnen van werkstukken te leren beheersen is: 1 bestudeer deze richtlijnen; 2 als je een werkstuk geschreven hebt, pak deze lijst en kijk of je de richtlijnen toegepast hebt; 3 als je dit regelmatig doet, zal je de richtlijnen op den duur min of meer automatisch toepassen.

De opbouw en inhoud van een werkstuk Een werkstuk bestaat, in volgorde, uit: 1 een omslag 2 een titelpagina [bij werkstuk niet verplicht, mits de noodzakelijke gegevens op de omslag terug te vinden zijn] 3 een voorwoord [niet verplicht] 4 een inhoudsopgave 5 een inleiding 6 kern van het verslag 7 een samenvatting 1

Voor vierdejaarsstudenten gelden bovenal de voorschriften en regels zoals die in de studiehandleiding afstudeerprogramma staan. Bekijk die voorschriften voordat je met schrijven en vorm geven begint. Als je al een concept hebt, bekijk dan opnieuw of je je aan de regels en voorschriften gehouden hebt.

Richtlijnen voor verslagen  drs. Raj Gainda

oktober 2004

1

9 10 11 12 13 14

conclusies aanbevelingen een evaluatie een literatuurlijst bijlagen [niet verplicht] een achterflap [mini samenvatting en gegevens over de auteurs, niet verplicht]

De omslag 1 2 3 4

Een omslag is beslist noodzakelijk.

Het nut ervan is bescherming en verfraaiing van het werkstuk.

Maak je omslag aantrekkelijk en opvallend met illustraties, kleuren etcetera.

Houd je omslag zakelijk en eenvoudig en vermeld: titel: uitnodigend, uitdagend, aantrekkelijk, opvallend, kort ondertitel: dekt de lading, geeft de inhoud aan auteurs: alfabetisch Plaats tijd: maand en jaar of schooljaar toelichting: een tekst zoals: afstudeerscriptie Maatschappelijk Werk en Dienstverlening aan de Hogeschool Rotterdam in de deeltijdopleiding van schooljaar 1999 - 2000 Naam van de begeleider of docent [niet verplicht]

De titelpagina [niet verplicht] Als je naast de omslag een titelpagina wil opnemen dan staat op je titelpagina de gegevens die ik bij omslag onder punt 4 genoemd heb. In dat geval houd je je omslag sober en vermeld je alleen de titel met eventueel de ondertitel en de namen van de auteurs.

Richtlijnen voor verslagen  drs. Raj Gainda

oktober 2004

2

Het voorwoord [niet verplicht] 1 2 3

Een voorwoord gaat aan de behandeling van het eigenlijke onderwerp, probleem vooraf; het gaat daarom niet over de probleemstelling of de methode of de inhoud.

In een voorwoord behandel je zaken, die niet in direct verband staan met het onderwerp, maar wel interessant en van belang zijn voor de lezer.

Enkele onderwerpen die thuishoren in een voorwoord: * informatie over het kader waarin het verslag tot stand is gekomen bijvoorbeeld: onderzoek, toets, stage- of afstudeerverslag, paper, scriptie; * gegevens over de auteurs; * dankbetuigingen; bijvoorbeeld aan een bedrijf, projectgroep, stagebegeleider of docent.

De inhoudsopgave 1 2 3 4 5 6

Verdeel de inhoudsopgave goed over de pagina en vergeet de paginanummering niet.

Typ de definitieve versie van de inhoudsopgave pas als de tekst zelf in zijn geheel is getypt. Eerst dan liggen de paginanummers vast.

Met wordperfect of ms word kan je de inhoudsopgave automatisch genereren.

Tekst en paginanummers worden dan automatisch foutloos overgenomen.

Maak gebruik van de zogenaamde decimale codering. Bijvoorbeeld 1.1.1 Ga bij het gebruik van decimale codering niet dieper dan drie lagen [1.2.3.]. Zorg er voor dat die codering ook werkelijk de hiĂŤrarchie van de inhoud weergeeft.

Controleer of de titels uit de inhoudsopgave exact overeenkomen met de titels in de eigenlijke tekst. Een handig hulpmiddel van tekstverwerkingsprogramma's is het knippen en plakken. Zorg voor bondige, maar maximaal informatieve titels.

Richtlijnen voor verslagen  drs. Raj Gainda

oktober 2004

3

De inleiding 1

2

3

4 5

Simpel gezegd dient in de inleiding het WAT (onderwerp, probleemstelling, vraagstelling), het WAAROM (doel en of belang van het WAT) en het HOE (werkwijze, gevolgde aanpak of structuur van het verslag) aan de orde te komen.

Vaak wordt, zoals in een rapport of verslag, de volgorde WAT, WAAROM en HOE aangehouden. Verwerk de drie onderdelen in aparte tekstblokken gescheiden door een regel wit.

Zorg ervoor dat je onderwerp, probleemstelling en vraagstelling duidelijk afgebakend is. Operationaliseer. Zorg er bovendien voor dat de lezer een beeld krijgt van de grote lijn van het rapport en van het belang van het geheel.

Houd rekening met de niet-deskundige lezer. Verduidelijk achtergronden en licht moeilijke termen toe.

De onderstaande items moeten in je verslag opvallend en duidelijk [liefst in dezelfde volgorde] aan bod komen: onderwerp probleemstelling vraagstelling [hoofdvraag] met deelvragen [afgeleid van de vraagstelling] omschrijving van belangrijke begrippen. je motivatie verantwoording van onderzoek en gemaakte keuzes doel van het onderzoek en het verslag belang van het onderzoek [wie kan er wat aan hebben?] doelgroep [over wie gaat dit onderzoek, werkstuk?] adresgroep [je lezers, publiek, voor wie je schrijft] bronnen [literatuur, interviews, observaties, video, eigen ervaring etc] brongroep: personen die je informatie verstrekt hebben je werkwijze of systematische en methodische aanpak van het onderzoek indeling van het werkstuk; wat vertel je in welk hoofdstuk

De opzet van een professioneel onderzoek en het verslag 1

2 3 4 5 6

Begin met de inleiding: formuleer onderwerp en probleemstelling zo exact mogelijk, zorg voor een goede afbakening, dus heel goed operationaliseren of meetbaar, onderzoekbaar maken van je onderwerp en vraagstelling.

Stel doel, belang en nut van het onderzoek vast.

Oriënteer je op de lezer met oog op publiekgerichtheid, taalgebruik en te verschaffen informatie.

Bepaal je werkwijze; maak een plan van aanpak gebaseerd op vaste structuren.

Oriënteer je nu al op de uiteindelijke omvang en vorm van het werkstuk.

Maak een tijdplanning, houd rekening met vaststaande data (zie studiehandleiding) verdeel het werk onderling in de subgroep, houd daarbij rekening met de

Richtlijnen voor verslagen  drs. Raj Gainda

oktober 2004

4

7 8 9 10

deskundigheden van de groepsleden, maak concrete afspraken over besprekingen in de subgroep, in te leveren stukken, manier van feedback geven etc. Help je subgroepleden met het nakomen van afspraken. Ondersteun elkaar, blijf positief en optimistisch. Accepteer fouten en verbeter ze: je bent aan het leren! Laat je begeleiden, want je kan het per definitie nog niet! Zoek je begeleider actief op; niet te lang met vragen en knelpunten blijven zitten.

Verzamel zoveel mogelijk antwoorden op alle door jou in je plan van aanpak geformuleerde vragen.

Orden gegevens door ze in het plan van aanpak op hun plaats te zetten.

Geef de resultaten zo publiekgericht mogelijk weer.

De uiteindelijke conclusies moeten exact aansluiten op de probleemstelling en dienen in de hoofdstukken volledig te zijn onderbouwd.

De opbouw van een hoofdstuk 1 2

3 4 5 6

Geef een minisamenvatting van het vorige hoofdstuk; het voorafgaande; geef een minisamenvatting van dit hoofdstuk; het komende.

Laat het bovenstaande qua vormgeving opvallend zijn.

Bijvoorbeeld links en rechts inspringen en cursief. Zoals dit stukje tekst. per alinea 1 gedachte, item uitwerken. Vaak is de eerste of laatste zin de kern van het betoog; de conclusie; scheid de alinea's met een regel wit; zorg voor een logisch betoog; beĂŤindig ieder hoofdstuk, vooral lange hoofdstukken, met een: samenvatting, conclusies en aanbevelingen.

Dit ben je niet verplicht. Het is wel handig. Je eindsamenvatting, conclusies en aanbevelingen kan je later letterlijk overnemen uit de diverse hoofdstukken of ze opnieuw samenvatten.

Richtlijnen voor verslagen  drs. Raj Gainda

oktober 2004

5

De vormgeving 1 2 3 4

5

6

7 8

9

10

Gebruik goede kwaliteit papier van A4-formaat.

Hanteer ruime marges rondom: 2,5 cm (zie de regels van de studiehandleiding).

Gebruik regelafstand 1. Lettertype univers of times roman, puntgrootte 11.

Maak functioneel gebruik van witregels. Breng extra regel wit aan onder en boven figuren, tabellen, opsommingen, kopjes, formules en paragraaftitels. Geef alinea's aan door witregel.

Nummer de pagina's doorlopend en liefst rechts of midden onderaan iedere pagina.

Begin te tellen bij de titelpagina, maar vermeld het paginanummer pas daadwerkelijk na de inhoudsopgave.

Accentueer opsommingen door middel van aandachtstreepjes, letters of cijfers.

Cijfers zijn handig bij lange opsommingen maar suggereren dat de opsomming volledig is en dat er een bepaalde volgorde aanwezig is. Letters suggereren dat de opsomming volledig is. Streepje, stipjes en andere signaaltekens suggereren dat niet.

Besteed veel aandacht aan het op juiste wijze verwerken van figuren, schema's en tabellen.

Maak gebruik van de mogelijkheden die onze tekstverwerkers en printers bieden.

Denk aan inspringen [bijv. bij inleidingen van hoofdstukken en citaten], vet, cursief, outline, schaduw, kleine hoofdletters etc. en lettergrootte en lettertypen.

Afwijkende lettertypen kan je gebruiken om onderdelen van je tekst met een bepaalde functie te markeren. Grote en vette letters zijn geschikt voor titels en ondertitels. Kleine letters zijn geschikt voor voorbeelden, dialogen en lange citaten.

Maak gebruik van deze mogelijkheden. Houd in de gaten dat het gebruik functioneel moet zijn. Ook hier geldt: overdaad schaadt: wees sober en vooral consequent.

Let bij de einduitdraai of de pagina's goed ogen. Is de vlakverdeling aantrekkelijk?

Staat in de laatste regel van een pagina een kop van een paragraaf? Is er voldoende wit in de pagina? Dus let op de typografie!

Zorg ervoor dat je niet in de opmaakcodes verzuipt. Werk met platte teksten. Dit zijn teksten zonder opmaakcodes. Als je tekst inhoudelijk af is, maak dan een bladspiegel en begin dan pas met de vormgeving.

Het taalgebruik 1 2 3 4 5

Schrijf doel- en publiekgericht.

Voorkom lange zinnen en beperk je in het gebruik van bijzinnen.

Schrijf binnen een alinea door. Breek alleen af om sub-alinea's aan te geven. Geef alinea's aan door middel van regel overslaan. Spring niet in.

Zet de kerngedachte van de alinea in de eerste regel.

Realiseer je dat goed opgebouwde en niet te lange tekstblokken eerder tot lezen uitnodigen dan ellenlange lappen tekst.

Richtlijnen voor verslagen  drs. Raj Gainda

oktober 2004

6

6

Houd de hoeveelheid informatie in zinnen en alinea's beperkt. Vertel niet teveel ineens.

7 Licht moeilijke begrippen zorgvuldig en duidelijk toe. Pas de regels van de nieuwe spelling toe. Maak gebruik van voet- en eindnoten.

8 Controleer je spelling zorgvuldig. Maak een aparte ronde voor de spelling van werkwoorden. Je bent verplicht om de spellingcontrole van WP (of ms word) op je tekst los te laten. Dit doe je met CTR + F2.

9 Loop kritisch je interpuncties [leestekens] na.

10 Gebruik regelmatig citaten en aanhalingen.

11 Schrijf in directe i.p.v. lijdende vorm.

12 Let op zinsbouw, woordkeus, humor, levendigheid, stopwoorden, begrijpelijkheid, leesbaarheid, duidelijkheid en kernachtigheid.

13 Wees correct. Maak geen taalfouten. Taalfouten maken een slordige en onverzorgde indruk. De lezer kan gaan twijfelen over je deskundigheid.

14 Blijf begrijpelijk. Als je lezer je niet kan begrijpen, volgen, bereik je je doel niet en zorg je voor onnodige frustraties: de lezer stopt met het lezen. De begrijpelijkheid van je zakelijke, inhoudelijke informatie kan je vergroten door: 1 Eenvoud van stijl [dus niet ingewikkeld doen].

Hiermee bedoel ik: gebruik korte zinnen, bekende woorden, duidelijke en begrijpelijke formuleringen. Dus geen lange, ingewikkeld geconstrueerde zinnen, onbekende en vreemde woorden, teveel abstracties en onduidelijkheid. Houd steeds rekening met het opleidingsniveau van je lezer en zijn bekendheid met het onderwerp. Handige tip: schrijf zodanig dat een collega van jou het stuk kan lezen en begrijpen.

2 Aanbrengen van structuur [dus geen chaos en van de hak op de tak springen].

Houd het betoog overzichtelijk, ordelijk en logisch. Gebruik paragrafen. Vertel de lezer in het begin wat je opbouw en indeling is en maak deze met de vormgeving ook zichtbaar. Wat de structuur betreft kan je kiezen tussen de 3 hoofdvormen van redeneringen: a. inductie: van concreet naar algemene conclusies; b. deductie: van algemene conclusies naar concrete waarnemingen en uitspraken; c. dialectiek: these, antithese en synthese Enkele andere ordeningsmogelijkheden: - chronisch: zo was het, zo is het en zo moet het; - agogisch :bestaande situatie [a], doelsituatie [b], de weg van a naar b; - ordening gelet op de plaats.

Welke ordening je aanbrengt hangt uiteraard ook samen met lezerskenmerken, de inhoud van het betoog, de doelstellingen etcetera.

3 Bondigheid [dus geen wijdlopigheid].

Richtlijnen voor verslagen  drs. Raj Gainda

oktober 2004

7

Beperk je tot het wezenlijke. Wat belangrijk, relevant en ter zake doende is, kort en krachtig uiteenzetten: streef naar degelijkheid, afdoendheid en beknoptheid.

Hoofdregel van communicatie: geef nooit teveel of te weinig informatie!

4 Aantrekkelijkheid [dus geen al te neutrale, onpersoonlijke uiteenzetting].

De aantrekkelijkheid kan je vergroten door: vragen stellen [dwingt de lezer tot antwoorden zoeken, actief mee te denken], zoveel mogelijk de directe rede gebruiken, mensen ten tonele voeren [bijvoorbeeld middels citaten, verwijzingen, stukjes dialoog], sprekende voorbeelden geven, grappige vergelijkingen, ongedwongen formuleringen, woordspelingen, humoristische opmerkingen etcetera. Algemene regel: houd de aandacht van je lezer vast, blijf hem boeien.

Kunst van het schrijven, volgens mij, is een dialoog te voeren met je lezer.

De samenvatting

1

2 3

4 5

6 7

Tegenwoordig vinden we veel samenvattingen aan het begin van een werkstuk.

Logischer is een samenvatting op het end, gevolgd door de conclusies en aanbevelingen. Op beide plaatsen zou ik niet gek vinden.

De samenvatting is een belangrijk onderdeel van een werkstuk. Veel lezers komen niet verder dan de samenvatting, omdat ze alleen de hoofdlijnen willen kennen.

Voor anderen is het een eerste oriĂŤntatie, op grond waarvan ze besluiten wel of niet verder te lezen.

De samenvatting hoort een beknopte en begrijpelijke weergave te zijn van wat in inleiding -de kop- beloofd en in de kern -het lichaam- uitgewerkt, behandeld is.

Veronderstel niet teveel bekend bij de lezers en verstrek op deze plaats absoluut geen aanvullende informatie. Lezers zijn nog niet vertrouwd met de inhoud en misschien niet zo thuis in de behandelde materie als jij dat bent.

Beschrijf in ieder geval het onderwerp of de probleemstelling en de kern van de verschillende hoofdstukken.

Realiseer je dat de lezer van bijvoorbeeld instellingsonderzoeken voornamelijk in de concrete uitkomsten is geĂŻnteresseerd. Hij wil je conclusies en aanbevelingen weten.

Houd het kort. Maximaal 1 A-4 voor een verslag van ongeveer 15 pagina's.

De samenvatting mag geen informatie bevatten die in het werkstuk niet terug te vinden is.

De conclusies en aanbevelingen Je mag eerst alle conclusies trekken, opsommen en dan alle aanbevelingen noemen. Je mag ze ook in 1 hoofdstuk zetten. Per conclusie geef je dan gelijk een bijbehorende aanbeveling.

Conclusies moeten aan de volgende eisen voldoen: Richtlijnen voor verslagen  drs. Raj Gainda

oktober 2004

8

1

Ze mogen voor de lezer die het verslag heeft gelezen niet als een verrassing komen.

Met andere woorden: de lezer moet in de voorafgaande hoofdstukken de onderbouwing van de conclusies kunnen terugvinden. Een goede conclusie zal dan ook nooit nieuwe elementen en gegevens bevatten.

2 Conclusies moeten, net als de samenvatting, leesbaar zijn voor iemand die niet het hele rapport heeft gelezen.

3 Goede conclusies hebben het karakter van kernachtige uitspraken. De lezer moet in één oogopslag kunnen zien om hoeveel conclusies het gaat.

4 Conclusies kunnen/moeten door aanbevelingen worden gevolgd. Wees hierbij terughoudend, maar denk er aan dat je na je onderzoek deskundig bent. Dus wees niet al te bescheiden.

De aanbevelingen moeten aannemelijk zijn en voortvloeien uit de conclusies.

Formuleer de aanbevelingen zo exact mogelijk. Vertel wie wanneer wat moet doen en als het enigszins kan ook hoe.

Dus geen flauwe kul in de zin van: `ik wil geen onduidelijkheid'. Beter is de aanbeveling: Het is aan te bevelen dat de docent tijdens zijn eerste les aan alle studenten op papier meegeeft wat de lesdoelen zijn en hoe hij zijn lessen zal evalueren en toetsen. Goede aanbevelingen voldoen over het algemeen aan de eisen die aan concrete doelen [leerdoelen, onderwijsdoelen, levensdoelen, hulpverleningsdoelen] gesteld worden. Denk bijvoorbeeld aan de HASTWOBEMIA-criteria: haalbaarheid adequaatheid specifiek tijdgebonden waarden en normen objectief waarneembaar bereikbaar resultaat eindgedrag meetbaar inhoud activiteit 5 Realiseer je dat je zelf als schrijver de informatie uit je rapport/werkstuk moet interpreteren en daaruit conclusies moet trekken. Dit moet je niet aan de lezer overlaten.

De evaluatie of het nawoord De evaluatie telt niet mee bij het bepalen van de kwaliteit van je arbeid en het verslag.

In de evaluatie kan je weergeven: je beleving van het onderzoek en het schrijven van het verslag; knelpunten en problemen die je tegen bent gekomen; opmerkelijke prettige en minder prettige ervaringen; de samenwerking; Richtlijnen voor verslagen  drs. Raj Gainda

oktober 2004

9

procesverloop; de begeleiding; etcetera.

De literatuurlijst 1

2

3

4 5 6 7 8 9

De literatuurlijst bevat in alfabetische volgorde [op achternaam van auteur] beschrijvingen van gebruikte werken. Die beschrijvingen dienen aan bepaalde eisen te voldoen.

Na de auteur plaatst je een komma, na de titel een punt, na de druk en plaats van uitgifte een komma en je eindigt na jaar van uitgifte met een punt. Na elk leesteken hoort een spatie.

- Bij een boek: naam + voorletter(s) auteur (geen titels), volledige titel (cursief).

Druk (behalve bij eerste), plaats, uitgever: en jaar.

Voorbeeld: Gainda, R, Arbeidssocialisatie bij de Hindoestanen.

Derde uitgave, Rotterdam: Hindi Instituut Nederland, juli 1996 Bij artikel: naam + voorletter(s), volledige titel (tussen aanhalingstekens). Naam tijdschrift (onderstreept). jaargang, jaartal, pagina's.

Bij een rapport: naam + voorletter(s), volledige titel (onderstreept). plaats, jaar. instelling of bedrijf.

Ontbreekt de naam van de auteur, dan beschrijving beginnen met de titel.

Vermeld alleen publicaties die werkelijk zijn gebruikt.

Of je literatuur gebruikt hebt, blijkt uit je citaten en verwijzingen en niet uit de literatuurlijst.

Websites: noteer het exacte adres (markeren, knippen met ctrl. C en plakken met ctrl. V. Noteer de datum waarop je de tekst gebruikt hebt. Kopieer het artikel voor jezelf zodat je bewijsmateriaal hebt: artikels op internet kunnen snel veranderen of verdwijnen.

Richtlijnen voor verslagen  drs. Raj Gainda

oktober 2004

10

De bijlagen [niet verplicht] 1

2 3 4 5

Bijlagen vormen een uitstekend middel om de kern van het rapport/werkstuk overzichtelijk en leesbaar te houden. Je kunt in de bijlage bijvoorbeeld opnemen: alle gedetailleerde berekeningen, gegevens over instellingen, organogrammen, toelichtende teksten, tabellen etcetera.

Een rapport/werkstuk zonder bijlagen behoort dan ook tot de uitzonderingen.

Een voorwaarde is dat de tekst zonder gebruikmaking van de bijlagen een begrijpelijk geheel vormt. Je mag de lezer nooit dwingen heen en weer te bladeren.

Naar elke bijlage dient minstens één keer verwezen te worden in het rapport.

Anders is je bijlage niet relevant genoeg en dus niet opnemen.

Geef bijlagen een nummer (Romeins cijfer) en een titel, en vermeld ze op die manier in de inhoudsopgave.

Verklarende woordenlijst [niet verplicht] 1 2 3 4 5

Zorg voor een consequente, overzichtelijke en alfabetische opsomming.

Let er bij de verklaring van de woorden op dat de toelichting niet te uitvoerig is.

Je kan begrippen vaak goed verduidelijken door doel of taakomschrijving.

Uiteraard verklaar je woorden niet met andere onbekende begrippen.

Als je veel afkortingen gebruikt, neem dan een lijst van afkortingen als bijlage op.

Richtlijnen voor verslagen  drs. Raj Gainda

oktober 2004

11