FUNCIONES DEL OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

Personales

Luego de haber desarrollado algunas recomendaciones relativas a los procesos de designación de un OPD, se abordarán algunas recomendaciones centradas en las funciones que realiza el OPD en la organización.

Supervisión de la observancia del Régimen de Protección de Datos Personales

Como función esencial de un OPD en la organización se encuentra la de supervisar el cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales. Precisamente, la importancia de que los Responsables y Encargados del Tratamiento cuenten con la colaboración de un OPD.

Para lograr dicho cometido, es importante que el OPD conozca las obligaciones específicas que deberá cumplir. Entre otras que puedan surgir, luego de analizar las particularidades de cada organización, las obligaciones específicas de supervisión del Régimen General de Protección de Datos Personales están las siguientes:

• Recabar información para determinar las actividades de Tratamiento.

• Analizar y comprobar la conformidad con la normativa de las actividades de Tratamiento.

• Informar, asesorar y emitir recomendaciones al Responsable o al Encargado del Tratamiento.

• Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del Tratamiento de Datos personales.

• Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

• Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de la organización ara asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

• Impulsar una cultura de protección de Datos personales en poder de la organización y su debida clasificación según su naturaleza.

• Registrar las bases de datos de la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Obtener las declaraciones de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando sea requerido.

• Obtener la certificación de las Normas Corporativas Vinculantes por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando sea requerido.

• Revisar los contenidos de los contratos de transferencias internacionales de Datos personales que se suscriban con otros Responsables del Tratamiento, ubicados o no en territorio colombiano9

• Revisar los contenidos de los contratos de transmisión internacional de Datos personales que se suscriban con Encargados del Tratamiento, ubicados o no en territorio colombiano.

• Analizar la responsabilidad de cada cargo de la organización, para diseñar un programa de entrenamiento en protección de Datos personales específico para cada uno de ellos.

• Realizar un entrenamiento general en protección de Datos personales para todos los empleados de la compañía.

• Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a Datos personales gestionados por la organización.

9 Se recomienda revisar la Guía para la implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada en las Transferencias Internacionales de Datos Personales: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/ files/2021/2021%20Gu%C3%ADas%20para%20implementaci%C3%B3n%20del%20principio%20de%20responsabilidad%20demostrada%202021.pdf

• Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos colaboradores, que tengan acceso por las condiciones de sus contratos, a Datos personales gestionados por la organización.

• Integrar las políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, call centers, gestión de proveedores, etc.)10

• Medir la participación, y calificar el desempeño, en los entrenamientos de protección de datos Personales.

• Requerir que, dentro de los análisis de desempeño de los empleados, se encuentre haber completado satisfactoriamente el entrenamiento sobre Datos personales.

• Velar por la implementación de planes de auditoría interna para verificar el cumplimiento de sus políticas de

10 Se recomienda revisar la Guía sobre el Tratamiento de Datos Personales para fines de marketing y publicidad: https://www.sic.gov.co/ sites/default/files/files/pdf/Guia%20marketing%2C%20publicidad%20 y%20tratamiento%20de%20datos%202019.pdf

Tratamiento de información personal.

• Acompañar y asistir a la organización en la atención de las visitas y los requerimientos que realice la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Realizar seguimiento al Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

Como se mencionó al inicio, supervisar la observancia no significa que el OPD sea personalmente Responsable de cualquier caso de inobservancia al Régimen General de Protección de Datos Personales.

Las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012 establecen claramente los sujetos obligados ante la ley y quienes están obligados a “ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado las medias apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas”. Por eso, el cumplimiento de las normas en materia de protección de datos es responsabilidad del Responsable/Encargado del Tratamiento, no del OPD.

Personales

En reiteradas ocasiones, la Superintendencia de Industria y Comercio ha sugerido efectuar una evaluación de impacto en la privacidad (Privacy Impact Assessment - PIA por sus siglas en inglés), con el fin de poner en funcionamiento un sistema efectivo de manejo de riesgos y controles internos para garantizar que los datos se traten debidamente y conforme con la regulación existente. Aquella labor se encuentra en cabeza del Responsable del Tratamiento y no del OPD.

No obstante, a la luz de la privacidad desde el diseño y por defecto se recomienda que el Responsable del Tratamiento acuda al OPD cuando realice una evaluación de impacto relativa a la protección de datos. Más aún, se recomienda a los Responsables del Tratamiento para que acudan a la asesoría del OPD, entre otras, para los siguientes asuntos:

• Si debe llevarse a cabo o no una evaluación de impacto relativa a la protección de Datos personales.

• Qué metodología debe seguirse al llevar a cabo una evaluación de impacto.

• Si debe realizarse la evaluación de impacto por la propia organización o subcontratarse.

• Qué medidas (incluidas aquellas técnicas, organizacionales y administrativas) deben aplicarse para mitigar cualquier riesgo para los derechos e intereses de los Titulares de la información.

• Si la evaluación de impacto relativa a la protección de datos se ha llevado a cabo correctamente o no y si sus conclusiones (si seguir adelante o no con el Tratamiento y qué medidas aplicar) son conformes con la regulación colombiana en la materia.

Si el Responsable no está de acuerdo con la asesoría ofrecida por el OPD, se recomienda que la documentación de la evaluación de impacto justifique específicamente por escrito por qué no se ha tenido en cuenta el/los consejo(s).

Por último, se recomienda, además, que el Responsable del Tratamiento describa con claridad, en el contrato del OPD las funciones exactas del OPD y su alcance, en particular con respecto a la realización de evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos.

El Oficial de Protección de Datos

Personales como un canal de cooperación con la autoridad de control y actuación como

Punto De Contacto

Una manera de garantizar el adecuado Tratamiento que realiza la organización y la constante actualización del OPD, es precisamente que aquel coopere con la Autoridad Nacional de Protección de Datos y actúe como punto de contacto para cuestiones relativas al Tratamiento de la información.

Estas labores materializan el papel de facilitador del OPD. El OPD actúa como punto de contacto para facilitar el acceso de la Autoridad Nacional de Protección de Datos a los documentos y la información necesarias para la realización de sus funciones, así como para el ejercicio de sus poderes de investigación y control.

Como ya se ha señalado, el OPD debería mantener el secreto o la confidencialidad en lo que respecta al desempeño de sus funciones. No obstante, aquella necesidad de mantener el secreto o la confidencialidad no excluye la posibilidad y conveniencia de que el OPD se contacte con la Autoridad Nacional de Protección de Datos y acuda a su asesoramiento. Precisamente, es recomendable que el OPD realice consultas a la Autoridad Nacional de Protección de Datos sobre cualquier asunto en el marco de sus funciones.

Se recomienda que las labores del Oficial de Protección de Datos Personales se realicen con un enfoque basado en el riesgo

El OPD debería desempeñar sus funciones prestando la debida atención a los riesgos asociados a las operaciones de Tratamiento, teniendo en cuenta la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del Tratamiento.

En esencia, se recomienda que los OPD establezcan prioridades en lo que respecta a sus actividades y centren sus esfuerzos en las cuestiones que presenten mayores riesgos para la protección de datos. Esto no significa que deban desatender la supervisión de la observancia de las normas en las operaciones de Tratamiento de datos que tengan comparativamente menos riesgos, sino que deben centrarse en los ámbitos de mayor riesgo.

Aquel enfoque selectivo y pragmático debe ayudar al OPD a asesorar al Responsable del Tratamiento sobre qué metodología usar cuando se realice una evaluación de impacto relativa a la protección de datos, qué ámbitos deben ser objeto de una auditoria de protección de datos interna o externa, qué actividades de formación internas proporcionar al personal o a los directivos Encargados de las actividades de protección de datos y a qué operaciones de Tratamiento dedicar más tiempo y recursos.