Chi Tiết Từ A Đến Z Cho
Doanh Nghiệp Xuất Nhập
Khẩu
Trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng phát triển, Trung Quốc luôn là một
thị trường đầy tiềm năng nhưng cũng không kém phần khắt khe về các quy định
hải quan. Để hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa sang thị trường tỷ dân này một
cách suôn sẻ, việc nắm rõ và tuân thủ các quy định là điều kiện tiên quyết. Một
trong những yêu cầu quan trọng nhất mà mọi doanh nghiệp xuất khẩu cần phải
tuân thủ là việc đăng ký mã GACC. Vậy mã GACC là gì? Quy trình đăng ký mã
GACC diễn ra như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi
tiết từ A đến Z, giúp doanh nghiệp bạn hoàn tất thủ tục đăng ký mã GACC một
cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Mã GACC là gì và tại sao lại quan trọng ?
GACC là viết tắt của General Administration of Customs of China, tức Tổng cục
Hải quan Trung Quốc. Mã GACC là một loại mã số định danh được cấp cho các doanh nghiệp nước ngoài có hoạt động xuất khẩu hàng hóa sang Trung Quốc. Đây
không chỉ đơn thuần là một con số, mà nó đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và kiểm soát chất lượng, nguồn gốc của hàng hóa nhập khẩu vào thị trường Trung
Quốc.
Việc đăng ký mã GACC là bắt buộc đối với hầu hết các mặt hàng xuất khẩu sang
Trung Quốc, đặc biệt là các sản phẩm liên quan đến thực phẩm, nông sản, sản phẩm chăn nuôi, thủy sản, và một số mặt hàng công nghiệp khác có yêu cầu kiểm
dịch, kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt. Nếu không có mã GACC hợp lệ, hàng hóa
của bạn sẽ rất khó khăn hoặc thậm chí không thể thông quan tại các cảng của
Trung Quốc, dẫn đến chậm trễ, phát sinh chi phí lưu kho, và thậm chí là bị trả lại.
Các loại hình đăng ký mã GACC phổ biến:
Tùy thuộc vào loại hình sản phẩm và tính chất doanh nghiệp, có một số loại hình
đăng ký mã GACC khác nhau. Phổ biến nhất bao gồm:
Đăng ký cho nhà sản xuất/nhà máy: Áp dụng cho các cơ sở trực tiếp sản xuất ra sản phẩm xuất khẩu. Đây là loại hình đăng ký phổ biến nhất và yêu cầu tuân thủ các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm (HACCP, ISO 22000), GMP, v.v.
Đăng ký cho nhà phân phối/thương mại: Áp dụng cho các công ty thương mại không trực tiếp sản xuất nhưng thu mua và xuất khẩu hàng hóa. Loại
hình này thường yêu cầu hồ sơ chứng minh nguồn gốc sản phẩm và mối
quan hệ với nhà sản xuất đã có mã GACC.
Đăng ký theo ngành hàng: Một số ngành hàng đặc thù như thủy sản, sản
phẩm từ sữa, thịt, v.v., có thể có các yêu cầu đăng ký riêng biệt và quy trình
đánh giá khắt khe hơn.
Hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký mã GACC:
Quy trình đăng ký mã GACC có thể tương đối phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ
lưỡng. Dưới đây là các bước chi tiết mà doanh nghiệp cần thực hiện:
Bước 1: Nghiên cứu và xác định yêu cầu cụ thể cho sản phẩm của bạn
Trước khi bắt đầu bất kỳ thủ tục nào, điều quan trọng là phải xác định rõ sản phẩm
của bạn thuộc nhóm nào và có những yêu cầu đặc biệt gì từ phía GACC. Một số
sản phẩm có thể yêu cầu chứng nhận từ các cơ quan kiểm định quốc tế, hoặc phải
tuân thủ các tiêu chuẩn riêng của Trung Quốc. Tìm hiểu kỹ các quy định về danh
mục sản phẩm cần đăng ký, các tiêu chuẩn kỹ thuật, vệ sinh an toàn thực phẩm áp
dụng cho sản phẩm của bạn. Thông tin này có thể tìm thấy trên website chính thức
của GACC hoặc thông qua các công ty tư vấn chuyên nghiệp.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cần thiết
Đây là bước quan trọng nhất, quyết định đến sự thành công của quá trình đăng ký.
Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và được dịch sang tiếng Trung hoặc
tiếng Anh (tùy theo yêu cầu của GACC). Các tài liệu cơ bản thường bao gồm:
Thông tin công ty: Giấy phép kinh doanh, mã số thuế, thông tin liên hệ của
người đại diện pháp luật.
Thông tin sản phẩm:
o Tên sản phẩm, mô tả chi tiết, mã HS code.
o Quy trình sản xuất, sơ đồ bố trí nhà máy (đối với nhà sản xuất).
o Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (HACCP, ISO 22000, GMP, BRC, FSSC 22000, v.v.) còn hiệu lực.
o Kết quả kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm từ các phòng thí nghiệm được công nhận.
o Nhãn mác sản phẩm, bao bì đóng gói.
o Hợp đồng mua bán (đối với nhà phân phối).
o Các giấy phép liên quan đến môi trường, phòng cháy chữa cháy (nếu có yêu cầu đặc biệt).
Hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng:
o Sổ tay chất lượng, các quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ.
o Kế hoạch kiểm soát dịch hại, kế hoạch bảo trì thiết bị.
o Hồ sơ về đào tạo nhân sự liên quan đến vệ sinh an toàn thực phẩm.
Ảnh chụp nhà máy/cơ sở sản xuất (nếu là nhà sản xuất): Các bức ảnh rõ nét về khu vực sản xuất, kho bãi, khu vực vệ sinh, khu vực đóng gói, v.v.
Bước 3: Đăng ký tài khoản trên hệ thống GACC
GACC cung cấp một cổng thông tin trực tuyến để doanh nghiệp nước ngoài thực
hiện việc đăng ký. Bạn cần truy cập vào website của GACC (hoặc website chuyên
biệt dành cho đăng ký nhập khẩu) và tạo một tài khoản mới. Quy trình này thường yêu cầu cung cấp các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và người liên hệ.
Bước 4: Nộp hồ sơ trực tuyến
Sau khi có tài khoản, bạn sẽ tiến hành điền các thông tin theo yêu cầu và tải lên các
tài liệu đã chuẩn bị ở Bước 2. Hãy đảm bảo rằng tất cả các trường thông tin đều
được điền đầy đủ và chính xác, và các tệp đính kèm có định dạng và kích thước
theo quy định. Lưu ý: Một số thông tin có thể cần được nhập bằng tiếng Trung.
Nếu bạn không tự tin, hãy tìm sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.
Bước 5: Chờ đợi GACC xem xét hồ sơ
Sau khi nộp hồ sơ, GACC sẽ tiến hành xem xét và đánh giá. Thời gian xem xét có
thể khác nhau tùy thuộc vào loại sản phẩm, mức độ phức tạp của hồ sơ và lượng hồ
sơ mà GACC đang xử lý. Trong giai đoạn này, GACC có thể yêu cầu doanh
nghiệp bổ sung thông tin hoặc giải trình các vấn đề còn chưa rõ ràng.
Bước 6: Thẩm định tại chỗ (đối với một số trường hợp)
Đối với các sản phẩm nhạy cảm hoặc có rủi ro cao (ví dụ: thủy sản, thịt, sữa, v.v.),
GACC có thể cử đoàn kiểm tra đến thẩm định trực tiếp tại nhà máy/cơ sở sản xuất
của bạn. Cuộc thẩm định này nhằm xác minh tính chính xác của thông tin trong hồ
sơ và đánh giá thực tế việc tuân thủ các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, quản
lý chất lượng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc thẩm định này, đảm
bảo cơ sở vật chất, quy trình sản xuất và hồ sơ đều đạt yêu cầu.
Bước 7: Nhận mã GACC và duy trì tuân thủ
Nếu hồ sơ được chấp thuận và (nếu có) quá trình thẩm định đạt yêu cầu, GACC sẽ
cấp mã số đăng ký cho doanh nghiệp của bạn. Mã số này sẽ được sử dụng trong tất cả các hoạt động xuất khẩu sang Trung Quốc. Tuy nhiên, việc có mã GACC không phải là kết thúc. Doanh nghiệp cần phải duy trì việc tuân thủ các quy định của GACC, bao gồm:
Đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn đạt tiêu chuẩn.
Ghi chép và lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến sản xuất và xuất khẩu.
Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của GACC.
Thông báo kịp thời cho GACC về bất kỳ thay đổi nào trong quy trình sản
xuất, địa điểm nhà máy, hoặc các thông tin quan trọng khác.
Những lưu ý quan trọng khi đăng ký mã GACC:
Độ chính xác của thông tin: Mọi thông tin trong hồ sơ phải hoàn toàn chính xác và trung thực. Bất kỳ sai sót hay khai báo gian dối nào cũng có thể
dẫn đến việc bị từ chối đăng ký hoặc thậm chí là bị cấm xuất khẩu sang Trung Quốc vĩnh viễn.
Tính đầy đủ của hồ sơ: Thiếu sót một tài liệu nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ
bị trả lại và làm chậm trễ quá trình.
Ngôn ngữ: Hầu hết các tài liệu cần được dịch sang tiếng Trung hoặc tiếng
Anh. Sử dụng dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp để đảm bảo tính chính xác.
Kiên nhẫn: Quá trình đăng ký có thể mất nhiều thời gian, từ vài tuần đến
vài tháng, tùy thuộc vào sản phẩm và khối lượng công việc của GACC.
Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp: Nếu doanh nghiệp bạn không có
kinh nghiệm trong việc xử lý các thủ tục hải quan quốc tế, đặc biệt là với thị trường Trung Quốc, việc thuê một công ty tư vấn chuyên nghiệp về GACC
là một lựa chọn sáng suốt. Họ sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ, tư vấn về các yêu
cầu, và đại diện làm việc với GACC, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.
Nếu bạn cảm thấy khó khăn hoặc không có thời gian để hoàn thiện thủ tục đăng ký mã GACC hãy liên hệ với Qcert để
hỗ trợ đăng ký. Đội ngũ chuyên gia của
Qcert giàu kinh nghiệm sẽ giúp cho doanh nghiệp đăng ký mã thành công. Ngoài
ra, Qcert còn hỗ trợ tư vấn hướng dẫn đăng ký mã số vùng trồng, mã cơ sở đóng
gói đảm bảo đầy đủ thủ tục pháp lý.