3 1
2 3
VRAGEN AAN GIJS
HOE VERLOOPT PWN STROOMT? ‘In april 2022 zijn we een groot verandertraject gestart: PWN Stroomt. Onderdeel van dit traject is in de eerste fase de conversie van ons huidige SAP-systeem en implementaties van een aantal nieuwe modules in SAP. Afgelopen september gingen release 1 en 2, de conversie van Enterprise Resource Planning (ERP) en de implementatie van Vendor Invoice Management (VIM) en Field Service Management (FSM), succesvol live. De nazorgperiode vroeg van onze organisatie flinke inspanning, want sommige onderdelen werkten nog niet optimaal. Maar bij grote veranderingen loop je onvermijdelijk tegen onverwachte zaken en vertraging aan. Houd je de juiste mentaliteit vast, dan kom je uiteindelijk tot een goed resultaat. We hebben het toch maar mooi gefikst.’
Gijs ten Bosch, sectordirecteur bedrijfsvoering en eindverantwoordelijke PWN Stroomt
WAAR BEN JE NU AL TROTS OP? ‘Een succesvolle organisatie kan op een positieve manier met tegenslagen omgaan. En dat heb ik absoluut geproefd bij iedereen. Dit soort tijden vraagt veel van onze mensen. Het is echt een beklimming van een forse berg. Het wennen aan het nieuwe systeem, maar ook de zogenaamde freeze-stand – waarbij geen tussentijdse veranderingen mogelijk zijn – vraagt tijd en begrip. Je moet in gesprek blijven met elkaar, want iedereen doet enorm zijn best. Dat doen we en ik ben dan ook erg trots op hoe we dit samen aanpakken. Het programmateam en de stuurgroep weten er ook telkens weer een positieve draai aan te geven.’
WAT GAAT ER NOG KOMEN? ‘Release 3 – het nieuwe klantrelatiesysteem en factureringssysteem – zou eind oktober live gaan. Maar dat bleek niet haalbaar. Vol goede moed geven we een nieuwe planning voor het begin van het tweede kwartaal 2024 af. In het domein bestellen tot betalen gaan we daarna significante verbeteringen doorvoeren en ook het proces van assetmanagement wordt grondig tegen het licht gehouden en verbeterd. Daarna gaan we aan de slag met verdere verbeteringen die al door de teams zijn aangegeven. Zo kan iedereen straks volop de voordelen van het nieuwe SAP-systeem ervaren.’
‘ We hebben het toch maar mooi gefikst’
WIL JE OP DE HOOGTE BLIJVEN? Kijk voor het laatste nieuws rondom PWN Stroomt op e-Plaza.
WIST JE DAT… ...bij het programma PWN Stroomt ruim
160 medewerkers
(in- en extern) direct betrokken zijn? ...de jongste medewerker binnen het
24 jaar is en de oudste 65 jaar ?
programma
...de
programma-organisatie
ooit bewust naar de 3e verdieping verbannen is, omdat de
programmamanager
te hard lacht, maar zij zelfs nu nog op de Plaza te horen is?
STROMEND WATER Op de cover van dit nummer zie je collega Allard Snellebrand in het inlaatpompstation van Andijk 3. In deze voorzuivering stroomt maximaal 1500 m3/uur water binnen vanuit onze bekkens in het IJsselmeer. Wist je dat dit in de wintermaanden wat minder is? Dat komt omdat het water dan wat dikker is. Zo klein zijn de poriën in de membranen verderop in deze voorzuivering. Hier komen zelfs hele kleine organismen niet door. Op dit moment staat de SIX – CeraMac fabriek stil vanwege de renovatie van het uit 1976 stammende koolfiltergebouw.
Dit is een uitgave van PWN, drinkwaterbedrijf en natuurbeheerder in Noord-Holland. Contact: communicatie@pwn.nl Aan dit nummer werkten mee: Gijs ten Bosch, Erwin Cardol, Damy Gertsen, Rosa Guenbour, Otta Hijdendaal, Anna Kelder, Gitta Lute, Lydia Naddeo, Bianca Nunnink, Jeffrey Rox, Marte Schaap Thomas Snel, Eefje Schol, Romy van Schinkel, Allard Snellebrand, Bonneke de Waard. Realisatie: MPG. Drukwerk: Huighaverlag.
Samen in ontwikkeling met PWN Stroomt
4 themamagazine voor de mensen van PWN | december 2023
de kracht van samen
ZO ZIT DAT
PWN Stroomt
Iedereen plukt hier straks de vruchten van Door krapte op de arbeidsmarkt en collega’s die met pensioen gaan, hebben we straks meer werk te doen met minder mensen. Daarom zetten we stappen om een slimmere organisatie te worden. Zo kunnen we door samen te veranderen niet alleen nu, maar ook in de toekomst staan voor betrouwbaar drinkwater en veerkrachtige natuur.
VERNIEUWING
Samen meer doen door slimmer te werken. Dat doen we door onze processen, data, organisatie en systemen goed en toekomstbestendig in te richten. Minder handmatig werk en de mogelijkheid om snel te kunnen schakelen, nemen ons veel werk uit handen. Begin september 2023 zijn de eerste twee releases binnen PWN Stroomt met succes live gegaan. Daarmee ligt er een eerste belangrijke basis voor nieuwe verbeterslagen. De ontwikkelingen zijn nog in volle gang, maar straks plukt iedereen hier de vruchten van.
DATAGEDREVEN
We willen vanuit PWN altijd begrijpen wat de data ons vertellen en waarom een besluit wordt voorgesteld, daarom gaan we meer datagedreven werken. Respect en behoud van de menselijke tussenkomst en ethiek zijn daarbij belangrijke voorwaarden. Binnen PWN werken we hard aan het neerzetten van een organisatie met data-eigenaren en data-experts: het data-eigenaarschap is belegd bij onze sectordirecteuren en de concern controller en de data-experts zijn de datastewards, die we nog aan het inregelen zijn. Wil je hier meer over weten, vraag het aan onze data officer Margreet Zwenne.
TIJDLIJN
Het project PWN Stroomt kent verschillende oplevermomenten, ook wel releases genoemd. Release 1 en 2 zijn begin september met succes live gegaan. Release 3 staat gepland voor livegang op 2 april 2024. Dan implementeren we zowel een nieuw klantrelatiesysteem als SAP SD ter ondersteuning bij de facturatie van niet-drinkwaterfacturen. Bij release 4 en 5 gaat het om vernieuwing binnen de domeinen bestellen tot betalen en assetmanagement en kijken we hoe we de werkprocessen zo optimaal mogelijk kunnen inrichten.
Release 1 en 2
Release 3
Release 4 en 5
Financieel medewerker EVEN VOORSTELLEN Otta was in haar rol als financieel medewerker kerngebruiker van het nieuwe softwaresysteem waar zij en haar collega’s nu met veel plezier mee werken.
‘ Ik kan nu meer tijd besteden aan ander werk’ Otta was het afgelopen jaar kerngebruiker van het nieuw ontwikkelde softwaresysteem Vendor Invoice Management (VIM) als onderdeel van PWN Stroomt. ‘Als ik kijk naar waar we nu staan en dat alles werkt, dan ben ik daar heel erg trots op. Op mijzelf én op mijn collega’s. We hebben in een vrij korte periode echt veel voor elkaar gekregen!’
ZELF OPLEIDEN ‘Het idee was om een makkelijker, slimmer en handiger systeem te gaan gebruiken dan het vorige. Zodat we samen meer werk kunnen doen, met minder handelingen. Mijn leidinggevende vroeg of ik als afgevaardigde dit systeem vanaf het begin grondig wilde gaan gebruiken en testen. In januari 2023 is het aangeschaft, maar toen moest het nog op maat worden gemaakt om er ook echt soepel mee te
Otta en collega’s mochten tijdens de invoering van het nieuwe softwaresysteem meedenken en meebeslissen.
kunnen werken. Met het systeem VIM kunnen wij de inkomende leveranciersfacturen verwerken. Vanaf de blauwdruk werden mijn collega Liesbeth Versteeg en ik betrokken bij deze verandering. Van vragen stellen tijdens de bouwfase, tot aan het testen of het systeem werkte en deed wat het moest doen.’
MEEBESLISSEN ‘Ik heb het traject als heel leuk en interessant ervaren. Je gaat immers niet ieder jaar over op een compleet nieuw systeem. Zoiets gebeurt misschien eens in de twintig jaar. Dat ik daar deel van mocht uitmaken en kon meedenken met wat ons werk uiteindelijk makkelijker en gestroomlijnder maakt, dat vond ik super. Vanaf de start mocht ik meebeslissen: wat doen we wel en wat niet, wat heeft prioriteit en wat kan in een volgende fase worden doorgevoerd? In de toekomst, na
OP PAD MET OTTA
OTTA HIJDENDAAL
‘ We hebben in korte tijd veel voor elkaar gekregen’
Otta kon zich dankzij de steun en support van haar directe collega's volledig focussen op PWN Stroomt.
verschillende nieuwe releases, willen we nog veel meer gaan optimaliseren en automatiseren. Het scheelt gewoon veel tijd. Tijd die ik kan besteden aan ander werk.’
weg van de werkvloer. De anderen moesten hierdoor een stapje harder lopen, maar ze steunden ons volledig. Dat mag ook gezegd worden. Op persoonlijk vlak heb ik vooral geleerd om te gaan met tegenslagen. De rit van kantoor naar huis in Beverwijk heb ik dan ook altijd fijn gevonden. Ik kon alles een plek geven. Ik kwam in die periode vaak moe, maar voldaan thuis. Wat ik collega’s zou willen meegeven is: houd problemen niet voor jezelf. Blijf niet stilstaan en hangen in het moment. Probeer lastige zaken soms naast je neer te leggen en accepteer dat je niet overal invloed op hebt.’
MINDSET ‘De teamspirit was gewoonweg geweldig. We hebben met zowel interne als externe collega’s gewerkt, maar ik heb altijd het gevoel van één team gehad. Natuurlijk ging er veel goed, maar er gingen ook zaken fout. Er waren momenten dat we enorm baalden. Maar met zo’n fijn en hecht projectteam help je elkaar door die lastige momenten heen. En vooral: hoe gaan we er nu voor zorgen dat het wél werkt? Het is toch een kwestie van de juiste mindset. We hebben uiteindelijk getest tot de laatste minuut voor het weekend van livegang. Na de livegang hebben we nog twee weken stilgelegen, maar uiteindelijk is het ons gelukt om het systeem werkend te krijgen. Het waren zeker intensieve weken. Als ik kijk naar waar we nu staan en dat alles werkt, dan ben ik daar heel erg trots op. Op mijzelf én op mijn collega’s. We hebben in een vrij korte periode echt veel voor elkaar gekregen!’
VOORUITKIJKEN ‘Mijn huidige team verdient ook een compliment. Door het project waren mijn collega en ik veel
Bekijk de video OP PAD MET OTTA ...
Benieuwd naar het werk van Otta? Scan de QR-code en loop mee tijdens haar werkdag in Velserbroek.
Praat mee!
Wat betekent PWN Stroomt voor jou en jouw werk en merk je al verschillen? Praat mee met collega’s in de stelling van deze editie.
Voldoet PWN Stroomt aan je verwachtingen? Thomas Snel – logistiek analist ‘Mijn verwachtingen voor PWN Stroomt heb ik het afgelopen jaar wel wat bij moeten stellen. Ik realiseerde me vooraf namelijk niet wat er allemaal bij een migratie komen kijken. Ik rekende op een grote transformatie met veel impact, maar we hebben nu vooral een goede basis voor de toekomst. Natuurlijk is dat even schakelen, maar het hele proces was ook heel leerzaam. Ik ben nu ruim een jaar kerngebruiker bij PWN Stroomt en heb door mijn werk hiervoor veel meer begrip voor andere afdelingen van PWN gekregen. Ik ben het grotere geheel gaan zien en wat er allemaal bij zo’n groot project komt kijken. Ik zie uit naar de verbeteringen die zéker nog gaan komen.’
Lydia Naddeo – teammanager financiën en facilitair management ‘Alle voorbereidingen rondom de livegang van PWN Stroomt heb ik als positief en goed ervaren. Maar op het moment dat team Finance and Control live ging met het nieuwe programma VIM, heeft het na de livegang toch nog een aantal weken geduurd voordat alles daadwerkelijk goed werkte. Dat leidde tot achterstanden binnen ons team, wat consequenties had voor de organisatie en stress gaf bij de medewerkers. Gelukkig zijn we nu zover dat alles goed werkt en moeten alleen de rapportages nog handmatig worden uitgevoerd. Dat komt omdat de stuurinformatie, het financiële dashboard, nog niet naar tevredenheid werkt. Maar ook dat zie ik met veel vertrouwen goedkomen.’
Gitta Lute – solution manager PWN Stroomt ‘Aan mij als projectmanager biedt PWN Stroomt mooie kansen om de business te leren kennen en mee te werken aan een groot intern project. Ook zijn er mogelijkheden voor mijn persoonlijke ontwikkeling en ben ik onlangs van de rol van change lead naar solution manager gegaan. Ik heb vanaf het begin veel met de kerngebruikers gewerkt. Hun ontwikkeling vond ik een van de mooiste dingen om te zien. In het begin hadden ze nog niet alle kennis en vaardigheden en tijdens het weekend in aanloop naar de go-live zag je dat iedereen wist wat ze te doen stond en hoe ze in hun rol gegroeid waren!’
Rosa Guenbour – medewerker klantcontact zakelijke markt ‘Bij het KCC werken we al heel lang met het CRM-systeem, wat erg verouderd is. Daarom stappen we over naar een zogeheten 'SAP C4-systeem', waarmee we in de Cloud gaan werken. Straks krijgen we automatische updates, zijn we steeds bij met de nieuwste ontwikkelingen en leidt het ertoe dat we onze klanten sneller en beter te woord kunnen staan. We wilden afgelopen oktober 'live' gaan met deze nieuwe implementaties, maar toen is tot opluchting van de kerngebruikers besloten om deze livegang uit te stellen naar april 2024. We willen namelijk een product dat goed functioneert en het voor de eindgebruikers makkelijker maken. De kerngebruikers worden bij alle ontwikkelingen betrokken, wat ik echt heel fijn vind. Ik heb zin om hier straks mee aan het werk te gaan!’
WAT VIND JIJ? PRAAT MEE!
Wat zijn jouw verwachtingen van PWN Stroomt? Scan de QR-code en praat mee over deze stelling op Yammer!
BINNEN
‘ De rust is terug en nu ervaren we de voordelen’ Samen meer doen door slimmer te werken. Dat doen we met PWN Stroomt. Businessanalist Bonneke de Waard en Anna Kelder, subject matter expert vanuit Accenture, blikken samen terug op de geslaagde implementatie van twee grote releases.
Bonneke: ‘In
BUITEN
september gingen twee grote releases live. Met twee nieuwe systemen (FSM en VIM) en een volledige conversie van het SAP-landschap. BONNEKE DE WAARD Het hele ERPsysteem is vernieuwd waarbij alle data van bijvoorbeeld financiële grootboekrekeningen moesten worden overgezet. Begin 2023 bleek ook het opzetten van een nieuw facturatiesysteem (VIM - Vendor Invoice Management) noodzakelijk.’
Anna: ‘Als subject matter expert ben ik met mijn kennis van financiële bedrijfsvoering vanuit Accenture in oktober 2022 al betrokken bij PWN Stroomt. Dat komt nu goed van pas. De implementatie van VIM raakt de hele organisatie, van klein- tot grootgebruikers. Het gaat hierbij om alle facturen die PWN krijgt voor bijvoorbeeld het aanleggen van leidingen, het volgen van trainingen en het ontwikkelen van nieuwe installaties en fabrieken.’ Bonneke: ‘Het nieuwe facturatiesysteem werkt realtime gegevens bij. Er zit geen vertraging meer in en vraagt daardoor minder handmatig werk. In amper zeven maanden hebben we dit voor elkaar gebokst. Hoe uniek is dat? Het is gelukt omdat iedereen het project vooropstelde en het samen tot een succes wilde maken. Vanuit PWN én vanuit Accenture. Anna leeft zich
goed in onze organisatie in en was vaak fysiek aanwezig. Dat maakte samenwerken heel prettig en makkelijk. We zijn altijd blijven kijken naar oplossingen, ook als iets niet bleek te kunnen.’
Anna: ‘Bij verandering hebben mensen snel het idee dat ze er niet klaar voor zijn. Ik ben meer van de pragmatiek. Schouders eronder en we gaan het gewoon doen. Dat heb ik hier ook ervaren. Gaat er iets niet goed, dan kunnen we samen gelukkig ook nog lachen en lossen we het op. Maar de rust is terug en nu ervaren we de voordelen.’ Bonneke: ‘De livegang was spannend. Wat komen we in de praktijk tegen? Bovendien moest iedereen in de praktijk met het systeem aan de slag. Dat vraagt tijd. Het vizier blijft gericht op verbetering en optimaliseren.’ Anna: ‘Het was een taaie opdracht onder hoge tijdsdruk. Maar nu de hele organisatie ermee werkt, ben ik supertrots op wat we samen voor elkaar hebben gekregen. Ik heb ANNA KELDER een nieuwe opdracht gekregen om te werken aan de tooling voor het centraal vastleggen van het werk, de capaciteit en de voortgang van PWN Stroomt voor alle teams. PWN voelt als een warm bad. Ik blijf heel graag nog even.’