PWN OR-jaarverslag 2013

Jaarverslag 2013

Van de redactie Wij nodigen je van harte uit om verder te bladeren in het jaarverslag 2013 van de Ondernemingsraad van PWN. Dit jaar is er, vanuit milieu- en kostenoverwegingen voor gekozen om het jaarverslag digitaal aan te bieden via SharePoint op het onlangs gestarte e-Plaza.

Met dit verslag voldoen we niet alleen aan de wettelijke verplichting om te laten zien waar de Medezeggenschap zich het afgelopen jaar mee bezig heeft gehouden. Het is tevens een manier om de OR te helpen op het spoor te blijven. Het nodigt uit tot vragen over taakverdeling, de relatie met de directie en het contact met onze achterban. En dat sluit weer mooi aan op een van de doelstellingen van de OR: zichtbaar zijn in de organisatie.

Met vriendelijke groet, Wendy van der Eem Ellen Roosloot Fabienne van der Vis

Inhoudsopgave Terugblikken en vooruit kijken ........................................................................................................................................................................................................... 4 OR Commissie Communicatie (OCC): Zien en gezien worden ........................................................................................................................................................ 5 Henk, Remco, Raymond, Jeanette, Sander, Elly & Wilfred: Bedankt! .............................................................................................................................................. 6 Commissie FinanciĂŤn ........................................................................................................................................................................................................................ 7 OR-team DW ..................................................................................................................................................................................................................................... 8 OR-team KM ...................................................................................................................................................................................................................................... 9 OR-team NR ....................................................................................................................................................................................................................................10 OR-team OS ....................................................................................................................................................................................................................................11 Projecten 2013 ................................................................................................................................................................................................................................12 Medezeggenschap van PWN ..........................................................................................................................................................................................................13

Terugblikken en vooruit kijken Het doel van de Ondernemingsraad (OR) is om het belang van de onderneming ĂŠn dat van het personeel te behartigen. Om toekomstgerichte zaken tegen elkaar af te wegen. Om het bedrijf sterker te maken moeten soms minder goed ogende beslissingen richting personeel worden genomen. En leg dat als OR maar eens uit aan je achterban! Andersom komt ook voor: we hebben in 2013 enkele instemmingsaanvragen van de directie met commentaar teruggestuurd omdat wij meenden dat dit niet het beste is voor het personeel. Ook dit is een lastig besluit en we doen het niet graag. We streven tenslotte naar dialoog met onze gesprekspartners.

PWN zet grote stappen om zich zowel technisch als organisatorisch te vernieuwen. Het is een goede zaak dat de generaties die gaan werken in de vernieuwde organisatie ook zoveel mogelijk hun eigen toekomst gaan bepalen en daarvoor verantwoordelijk worden.

Met de verkiezingen in het vooruitzicht en ook om verjonging in de OR ruimte te geven, heb ik in 2013 besloten om een stapje terug te doen als voorzitter van de OR. Om me vervolgens te storten op een volgend project: mezelf inzetten als vakbondsconsulent.

De verkiezingsuitslagen toonden aan dat er vertrouwen is in een jonger team. Er zijn, mede door de mogelijkheid van digitaal stemmen, een groot aantal stemmen uitgebracht. We zullen jouw vertrouwen niet beschamen en gaan verder op het ingeslagen pad.

De komende jaren stel ik mijn kennis en ervaring beschikbaar aan de jongere generatie OR-leden en zal ik ze met raad en daad bijstaan.

John Hollenberg

Op 28 oktober 2013 vonden de OR-verkiezingen plaats waarna een nieuwe voorzitter en secretaris werden gekozen. John Hollenberg gaf de voorzittershamer over aan mij en Fabienne nam het stokje over van Nico Spaarkogel.

Ik kijk met trots terug naar wat de Medezeggenschap (MZ) tot nu toe allemaal heeft bereikt!

Onze uitdaging voor 2014? Meegaan met de kernwaarden van PWN: vernieuwen, verbinden en waarmaken. De OR wil die verbinding graag aangaan: met onze collega’s, met de directie en binnen de MZ zelf. De eilandcultuur moet tot het verleden gaan behoren!

Wat ga jij daar nu van merken? De OR wil je prikkelen en uitdagen om het belang van de OR in te zien. Wij zijn hard aan het werk om onze SharePointomgeving in te richten en relevante informatie te gaan delen. De nieuwe omgeving staat toe interactief samen te gaan werken. Daarnaast zal de OR in 2014 regelmatig van zich laten horen en zal je ons regelmatig tegenkomen!

Tenslotte wil ik graag iedereen binnen de Medezeggenschap bedanken voor hun inzet. Wij doen het samen!

Kelly Hoogeland

OR Commissie Communicatie (OCC): Zien en gezien worden 2013 is voor ons een enerverend jaar geweest, niet in de laatste plaats door het bedenken van een heuse verkiezingscampagne!

De OR is een belangrijk middel voor medewerkers om medezeggenschap te hebben bij de besluitvorming van de directie.

Helaas is dit niet bij elke medewerker even bekend. Dat de OR daarbij geen hip en modern imago heeft, maakt dat de gemiddelde medewerker geen affiniteit heeft met de OR. Door de OR op verschillende manieren onder de aandacht te brengen heeft de OCC getracht een positief beeld te creĂŤren van de Medezeggenschap. De digitale verkiezingen hebben bijgedragen aan dit beeld: de opkomst lag aanzienlijk hoger dan voorgaande jaren.

De ambities in ons jaarplan logen er niet om en terugkijkend blijkt dat we de lat toch wel erg hoog hebben gelegd. Gedeeltes van onze doelstellingen zijn uitgevoerd. Zo is de ontsluiting van informatie met betrekking tot DB, Centrale OR en OR-teams geoptimaliseerd via SharePoint. Maar de OR en OR-teams zijn nog niet die geoliede machine als het op informatie delen aankomt. Dit komt ook doordat we in oktober de verkiezingen hebben gehad en een gedeelte van de leden de OR inmiddels heeft verlaten. We streven ernaar om deze ambitie in 2014 verder vorm te geven.

We zijn in 2013 gestart om duidelijk en helder naar buiten te treden en een positieve, zakelijke en begrijpelijke taal te hanteren in onze schrijfstijl. Hier gaan we ook in 2014 mee door. We streven ernaar om een e-mail binnen een dag te beantwoorden.

Daarnaast is het inloopmoment in ere hersteld: een laagdrempelige manier om elkaar te zien. De ene week in Velserbroek, de week daarna in Heemskerk.

We hopen dat je de OR ook in 2014 weet te vinden en dat je hen regelmatig zult zien!

De OR heeft via Yammer informatie gedeeld en is daar een discussieplatform gestart. We nodigen je van harte uit om mee te discussiĂŤren over issues die spelen.

Voor 2014 is het motto van de OCC: Medezeggenschap: goed voor medewerkers, goed voor PWN. Namens de OCC, Berend de Jong

Henk, Remco, Raymond, Jeannette, Sander, Elly & Wilfred: Bedankt!

In oktober 2013 zijn er, voor de helft van de plaatsen, OR-verkiezingen voor de Medezeggenschap geweest. De verkiezingen hadden als doel om vier leden voor de ondernemingsraad te kiezen. Er waren zes kandidaten. Er viel dus echt iets te kiezen! Na afloop bleek dat Henk Hartman en Remco Kanne te weinig stemmen hebben gekregen om zitting te nemen in de centrale OR. Zij blijven op de reservelijst genoteerd staan en mocht het nodig zijn dan wordt er alsnog een beroep op hun inzetbaarheid voor de OR gedaan. Raymond Soechit is op eigen verzoek gestopt met zijn OR-werkzaamheden, zowel voor de Centrale OR als zijn deelname in het OR-team KM. Binnen het OR-team KM heeft de Medezeggenschap verder afscheid genomen van Elly Kouwenoord, Jeannette v/d Berg en Sander Hilgerink. In het ORteam DW is Wilfred Kessens gestopt met zijn werkzaamheden voor het OR-team.

Vanaf deze plaats dankt de Medezeggenschap van PWN jullie hartelijk voor jullie inzet en betrokkenheid!

Kelly Hoogeland, Voorzitter OR

Commissie Financiën De commissie Financiën bestaat tot 29-10-2013 uit: Arjan van Hooff – Remco Kanne – Nico Otte en Peter Stam.

De OR heeft na 30-10-2013 contact met Remco opgenomen. Hoewel hij formeel geen deel meer uitmaakt van de OR heeft Remco zich alsnog beschikbaar gesteld om bij specifieke (financiële) punten zijn hulp te geven. Het is dan aan de Commissie Financiën om hem in te schakelen.

De OR geeft ons opdracht om (financiële) zaken uit te zoeken als er vanuit de directie plannen zijn waarbij grote financiële consequenties te verwachten zijn. De directie van PWN moet tenminste 2x per jaar aan de OR mededelingen doen van plannen met betrekking tot investeringen. Dit is in 2013 niet gebeurd.

In 2013 zijn wij één keer bij elkaar gekomen om de jaarrekening en het verslag van de Raad van Commissarissen door te nemen. De cijfers in deze stukken liggen echter al vast.

Het is aan ons om op zoek te gaan naar antwoorden die komen op vragen naar aanleiding van de beoordeling van de jaarrekening en het verslag van de Raad van Commissarissen. Vervolgens koppelt de commissie dit terug aan de OR. Een voorbeeld: stel dat HR schrijft over personeelsreductie. Een van de vragen die de Commissie Financiën kan stellen is hoe HR dit denkt te bereiken.

Ik hoop dat de OR ons in 2014 vaker om onze expertise zal vragen. Afgelopen jaar heeft het DB verzuimd advies te vragen bij de behandeling van het conceptbeleidsplan 2014. Onderwerpen als PWNexT en Andijk III hebben een grote impact op de organisatie en de medewerkers. Maar ook alle besparingen die PWN wil doorvoeren vragen om zorgvuldige afwegingen: wat betekenen deze voor de medewerkers? Is de OR hierover voldoende geïnformeerd en is er gecheckt of alles goed berekend is of neemt de OR de besparingen voor kennisgeving aan? Ik wil met de OR afspraken maken hoe wij onze rol beter kunnen uitdragen en zo de betrokkenheid van de commissieleden vergroten. Dit sluit overigens mooi aan bij een van de doelstellingen van de OR voor 2014: verbindingen leggen en acties die hieruit voortvloeien bewaken.

Namens de commissie, Arjan van Hooff

OR-team DW De directie heeft in Q1 2013 het O&F-plan 2013, met inachtneming van het positieve advies van het OR-team, definitief vastgesteld. Het O&F-plan is geschreven om de addenda en wijzigingen op het O&F-plan DW 2010 in ĂŠĂŠn plan te integreren.

In 2013 is een RI&E update gedaan bij het Team Leidingonderhoud. Hierbij heeft het OR-team een adviserende rol gespeeld en is uiteindelijk instemming verleend. Voor de teams Bedrijfsvoering, Logistiek Centrum en Installatie Onderhoud volgt de RI&E-update in 2014. Ook hier zal het OR-team DW waar nodig een actieve en adviserende rol spelen en anticiperen op zaken die tot op heden onderbelicht zijn gebleven.

De OR heeft aangedrongen op betere afstemming tussen het verantwoordelijke management van DW en KM op het gebied van kennisborging. Dit heeft geresulteerd in de werving van nieuwe storingsmonteurs en inmiddels zijn enkelen aangenomen en geplaatst. Daarnaast zijn afspraken gemaakt rond de invulling van de taken van en met de servicemonteurs van KM. Een blik in de nabije toekomst De directie wil graag dat medewerkers zich o.a. via houding en gedrag verbinden aan PWNext. Omdat Het Nieuwe Werken iedereen raakt, zal het ORteam DW zich in 2014 met name hierop richten. Zo zal het team er scherp op toezien dat alle informatie duidelijk en realistisch wordt verstrekt door het management. Tevens is het aan ons om de signalen uit het veld, die bij ons binnenkomen of die we gewoon in de wandelgangen horen, goed te interpreteren en niet te schromen het gesprek aan te gaan bij onduidelijkheden of vragen die we hebben. Met aan het eind van 2014, begin 2015, de verhuizing naar Velserbroek.

Namens het OR-team, Joop van den Dungen

OR-team KM Als OR-KM team hebben wij het afgelopen jaar geprobeerd om de communicatie te verbeteren binnen de lagen van Klant en Markt. We zijn extra scherp geweest om wandelgangverhalen te scheiden van de realiteit. De medewerkers met hun vragen de juiste kant opgestuurd zodat er sneller duidelijkheid gebracht kon worden.

Terugblik We hebben het ziekteverzuim als vast punt op de agenda laten plaatsen en een kleine vinger in de pap gehad in de pilot voor het terugdringen van dit verzuim binnen Klant en Markt.

Onze sectormanager en de HR-consulent verlenen ons alle medewerking om inzicht te krijgen in het verloop van het ziekteverzuim bij Klant en Markt. Verder hebben we nog enige inbreng gehad in de presentatie hiervan zodat het onderwerp wat duidelijker werd voor onze collega`s op de werkvloer. Daarnaast hebben we ervoor gezorgd dat het hierbij om geheel KM gaat. Dus van de medewerkers van het KCC, de servicemonteurs en teamleiders tot de managers.

Dit punt staat ook komend jaar op de agenda en wij zullen ons hiervoor blijven inzetten.

Vooruit kijken Voor 2014 gaat het, zo goed als nieuwe, OR-team van Klant en Markt er weer helemaal voor!

Er gaat voor iedereen heel wat veranderen in verband met Het Nieuwe Werken (PWNext). Het gegeven KM 3.0, wat in gefaseerde delen wordt uitgebracht, gaat heel ingrijpend worden. De wens is om meer handelingen digitaal te laten lopen. De klanten krijgen meer inzicht in hun verbruik, hun facturen en kunnen straks hun eigen contacten opvragen. Onze collega`s van het KCC krijgen daarom een training hoe ze onze (telefonische) klanten het best te woord kunnen staan. Hiervoor zijn drie persona`s in het leven geroepen.

Onze collega`s hebben eind 2013 te horen gekregen dat, door het invoeren van KM 3.0, Klant en Markt op termijn met minder medewerkers kan functioneren.

Er is verteld dat zij voor zichzelf moeten nagaan of ze mee kunnen en/of willen in dit vernieuwde traject. PWN wil namelijk graag door met mensen die zich kunnen vinden in PWNext. Voor medewerkers die hier hun bedenkingen bij hebben en aangeven dat zij hierin niet mee kunnen (en daarom ander werk willen gaan zoeken), wordt een traject opgestart. Dit heet ‘Werken naar Werk’. Dit traject wordt nog nader uitgewerkt. Ook over dit onderwerp zal het OR-team zich het komende jaar buigen en ervoor zorgen dat de achterban op de hoogte blijft van de ontwikkelingen.

Namens het OR-team, Ger Zwart

OR-team NR Bij de sector Natuur & Recreatie stond 2013 vooral in het teken van de verhuizing van de boswachters en de medewerkers van bezoekerscentrum de Zandwaaier in regio Zuid naar een nieuw onderkomen, het hoge ziekteverzuim en een nieuw O&F plan.

Verhuizing Op termijn moet het terrein in Overveen worden overgedragen aan de eigenaar. Daarnaast was de in gebruik zijnde locatie als managers en boswachtersonderkomen te klein geworden. Uiteindelijk werd besloten om op het parkeerterrein Koevlak, aan de andere kant van de Zeeweg te Overveen, een nieuw gebouw te plaatsen dat dienst zou gaan doen als nieuw bezoekerscentrum en boswachters-onderkomen. In mei 2013 was het zover en konden de medewerkers van bezoekerscentrum “de Zandwaaier” en regio Zuid, verhuizen naar hun nieuwe onderkomen.

Tegelijkertijd werd “Het Nieuwe Werken” geïntroduceerd. Bijkomend voordeel is dat daarmee een intensievere samenwerking tussen boswachters en medewerkers van het bezoekerscentrum is gerealiseerd.

Ziekteverzuim Het ziekteverzuim bij NR was in 2013 veel hoger dan de organisatie gewend was. Ook de frequentie was in sommige teams hoger dan normaal. In twee gevallen kon uiteindelijk een duidelijke relatie worden gelegd met de ziekte van Lyme, maar dit was niet de enige verklaring voor het hoge verzuim. Met het management zijn afspraken gemaakt om extra aandacht te besteden aan het ziekteverzuim en met name aan de frequentie.

Strategisch- en O&F plan NR Al in 2011 werd duidelijk dat de sector NR op termijn met de beschikbare middelen de haar opgelegde taken niet meer naar behoren zou kunnen doen. Er zat niets anders op dan te komen met een bezuinigingsvoorstel. Al snel werd duidelijk dat een en ander alleen maar zou kunnen worden bereikt met een inkrimping van de organisatie. Door het MT werd een doelformatie opgesteld. Rekening houdend met de effecten van het nieuwe werken kan op termijn een personeelsreductie worden bereikt van circa 10 fte. Een en ander kan worden bereikt via “natuurlijk verloop”. In 2013 is door NR een strategisch plan opgesteld, waar het nieuwe O&F plan onderdeel van uitmaakt. Eind 2013 werd de doelformatie van de boswachters en het managementteam bereikt.

Besluitvormingsmatrix Roosters Boswachters Bij NR werden de roosters van de boswachters formeel nog goedgekeurd door het OR-team. Dit was afwijkend van de rest van de organisatie waarbij de goedkeuring van de managers voldoende was. In overleg met het OR-team NR is een besluitvormingsmatrix roosters boswachters opgesteld. Daarmee werd besluitvorming in het OR-team niet meer nodig. De matrix voorziet wel in de mogelijkheid het OR-team in te schakelen als dat nodig mocht blijken.

Namens het OR-team, Bert Spier

OR-team OS Het OR-team heeft zowel met Irene Veerkamp als Anita Wijma meerdere keren overleg gehad, waarbij diverse onderwerpen aan de orde zijn gekomen.

Voor Het Bedrijfsbureau en Economische Zaken is een nieuw O&F-plan opgesteld dat eind 2013 is geformaliseerd.

Alle incidentele wijzigingen van de afgelopen jaren zijn hierdoor weer up-to-date en formeel vastgelegd. Het onderdeel planning en control is opnieuw bekeken en beschreven. Ook zijn de reeds in gang gezette wijzigingen binnen het bedrijfsbureau vastgelegd. Het OR-team heeft aandacht voor de werkdruk binnen EZ die bij een aantal medewerkers is toegenomen omdat er meer werk is op fiscaal gebied en de PWN-dochters.

Het OR-team heeft begin 2013 een adviesaanvraag gegeven over het IV Besturingsmodel waarbij we hebben gesteld dat het concept O&F-plan uiterlijk 1-10 definitief werd. Dit definitieve O&F-plan is gemaakt. In het plan is een visie tot 2016 opgenomen, waarbij gestreefd wordt om de IV-kosten in 2016 met 30% terug te brengen. Het plaatsingsplan dat hierbij hoort heeft voor onrust in het team IV gezorgd. Eind 2013 is duidelijk geworden welke medewerkers niet in een functie geplaatst kunnen worden. De bedoeling is om deze medewerkers op korte termijn binnen PWN te herplaatsen.

Binnen het team IV was in 2013 ruis ontstaan over ‘tijdschrijven’. Het OR-team heeft hierover vragen gesteld. Het gaat om het schrijven van uren op de diverse projecten door IV-medewerkers, zodat er een duidelijk en eerlijk beeld is van de interne kosten.

Daarnaast heeft het OR-team de vinger aan de pols gehouden voor wat betreft de voortgang van de diverse ICT-projecten en waar nodig kritische vragen gesteld.

Project HR-Pro loopt uit. De kosten hiervoor zijn gedekt. Bij het OR-team is zorg over de hoge werkdruk voor de afdeling HR Services.

Bij FM zijn medewerkers van ICT incorrect geplaatst in het team FSP. Het OR-team heeft aandacht gevraagd voor een juiste werkwijze. Inmiddels functioneert FSP (servicebalie van FM en ICT) als een geheel. Er wordt nog gewerkt om alle medewerkers in beide disciplines in te werken. De ontwikkelingen rondom PWNext en de verbouwing worden op de voet gevolgd, met name de extra werkdruk voor de FM-medewerkers.

Binnen MO is het besef dat Het Nieuwe Werken ook voor hen een andere werkwijze met zich meebrengt. Dit betekent ook dat er door een efficiëntere manier van werken op termijn waarschijnlijk minder assistenten nodig zijn. Hier wordt binnen het team al op geanticipeerd. Zo is met toestemming van het OR-team bijvoorbeeld een functie alleen binnen MM (team FM) uitgezet en ingevuld.

Namens het OR-team, Wendy van der Eem

Projecten 2013 Onderwerpen die in 2013 de OR zijn gepasseerd / door de OR zijn behandeld: • • • • • • • • • • • • •

Bedrijfsregeling 26 – Jubilea Lifeguard evaluatie Lifeguard jaarverslag en Plan van Aanpak IGM Beleidsplan 2014 Aanpassing bedrijfsregelingen 5, 10, 12, 21, 22 Bedrijfsregeling 9 – Ideeënbus Bedrijfsregeling 27 – Inspraak bij benoeming leidinggevenden Jaarverslag PWN 2012 Routeplanner woon-werkverkeer Vergoeding woon-werkverkeer Tijdschrijven Varonis tooling HRM-cyclus beoordelen en belonen

Medezeggenschap van PWN OR tot 31-10-2013 John Hollenberg (voorzitter centrale OR) Nico Spaarkogel (secretaris centrale OR) Marjolein de Haas Remco Kanne Nico Otte Johan Schol Raymond Soechit Hans Spaans Fabienne v/d Vis Yvonne Hooft (ambtelijk secretaris)

OR per 01-11-2013 Kelly Hoogeland (voorzitter centrale OR) John Hollenberg (tweede voorzitter) Fabienne v/d Vis (secretaris centrale OR) Marjolein de Haas Berend de Jong Nico Otte Johan Schol Hans Spaans Nico Spaarkogel Yvonne Hooft (ambtelijk secretaris)

OR-team KM tot 31-10-2013 Jeannette v/d Berg Sander Hilgerink Tim Kerssemeeckers Elly Kouwenoord Raymond Soechit (voorzitter) Ger Zwart

OR-team KM per 01-11-2013 Priscilla Beemsterboer AndrĂŠ Dam (i.o.)

Tim Kerssemeeckers Floor Schmitz Nico Spaarkogel (afvaardiging OR) Ger Zwart (voorzitter)

OR-team DW tot 31-10-2013 Piet Blok Joop v/d Dungen (voorzitter) Kelly Hoogeland Wilfred Kessens Hans Spaans (afvaardiging OR)

OR-team DW per 01-11-2013 Piet Blok Joop v/d Dungen (voorzitter) Ton van der Meij Melissa Post Hans Spaans (afvaardiging OR)

OR-team NR tot 31-10-2013 Linda Doedens Walter Oosterom Bert Spier (voorzitter) Fabienne v/d Vis (afvaardiging OR)

OR-team NR per 01-11-2013 Linda Doedens Walter Oosterom Nico Otte (afvaardiging OR) Bert Spier (voorzitter)

OR-team OS tot 31-10-2013 Monique v/d Broek Wendy v/d Eem (voorzitter) Geert Jonkheer Gert-Jan v/d Poel Ellen Roosloot Johan Schol (afvaardiging OR)

OR-team per 01-11-2013 Monique v/d Broek Wendy v/d Eem (voorzitter) Geert Jonkheer Gert-Jan v/d Poel Ellen Roosloot Johan Schol (afvaardiging OR)