Io punto su...l'automazione

I.P.

Iopunto su... l’automazione

sommario EDITORIALE

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PerchĂŠ automatizzare la farmacia Robot per tutte le esigenze Il robot e lo spazio

Che cosa cambia per il magazziniere?

Che cosa cambia al banco?

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A tu per tu con il robot Facciamo due conti Case history

12 Stampa: Modulimpianti S.n.c. - Capriate S.G. (Bg)

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editoriale el 1995, un grande farmacista milanese famoso per le sue doti di pioniere in molti campi della professione ebbe una grande intuizione: perché non togliere tutto il farmaco dall’area espositiva, spostarlo in magazzino e sfruttare lo spazio così liberato per attività legate alla vendita di prodotti? Parliamo di Riccardo Legnani, recentemente scomparso, un uomo di grande sensibilità e intelligenza, capace di prevenire i tempi e sperimentare con coraggio nuovi modi di essere farmacista.

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Così, nella sua farmacia sempre affollata da pazienti interessati ai nuovi prodotti esposti, Legnani decise di far sparire le cassettiere e di obbligare i 7-8 collaboratori al banco a richiedere ogni farmaco necessario, via computer, ai tre (!) magazzinieri operativi nello scantinato: i nomi dei prodotti “uscivano” su una stampantina nel magazzino, le scatole, prelevate dagli scaffali, erano inviate al piano di vendita da un piccolo e veloce montacarichi. Sembra incredibile, ma questo consentì alla farmacia di aumentare le linee di prodotto esposte e il numero di clienti, e di dedicare a questi più tempo e attenzione. Proprio in quel periodo, sulla spinta di altri colleghi che in tutta Europa manifestavano le stesse esigenze, si sperimentavano i primi robot per farmacia.

Era - quasi ovviamente - la Germania la culla di questi primi sistemi, derivati dall’automazione industriale. Si trattava di macchinari in grado di fare, in modo più veloce ma sostanzialmente identico, quello che nella farmacia di Milano già era stato messo in pratica, risparmiando però molte braccia. Da allora, la velocità sempre maggiore di questi impianti ne ha consentito una efficacissima diffusione anche in farmacie che vendono prevalentemente farmaci, e che proprio per questo, grazie al robot, possono oggi liberare enormi risorse su altri fronti di vendita.

Mach4 Pharma Systems è un’azienda leader di questo settore. Nata a Bochum, nel cuore della Germania industriale, ha saputo cogliere meglio di altri le richieste delle farmacie europee e in pochi anni ha superato i 1.000 robot installati e ha sviluppato progetti di alta tecnologia in tutta l’area del trattamento logistico del farmaco, di cui i sistemi Unidose per la preparazione di blister personalizzati per i pazienti sono una recente ulteriore conquista. Come spiegheremo nel seguito, la scelta di sistemi di automazione richiede a ogni farmacia un attento studio sugli obiettivi e sul progetto. È per questo che Mach4 Italia, la filiale italiana, mette a disposizione dei farmacisti un team di ingegneri e architetti capaci di affiancare i clienti nell’analisi dei loro bisogni e nelle scelte relative agli spazi da sfruttare e al dimensionamento degli impianti.

L’automazione di magazzino - di cui questo opuscolo cerca di dare un panorama completo e un po’ di utili “istruzioni per l’uso” - è così diventata oggi uno degli strumenti più efficaci per garantire un percorso di crescita a ogni farmacia che sappia trarre vantaggio da una maggiore superficie espositiva e da una migliore organizzazione del lavoro. Sono ormai quasi cinquecento i sistemi installati in Italia. Ma sono migliaia le farmacie che potrebbero sfruttare questa opportunità e uscire da un periodo di difficoltà economica con un importante vantaggio competitivo.

Proviamo a spiegarvi come.

Gianfranco Pieretti

amministratore delegato MACH4 Pharma Systems Italia - gpieretti@mach4.it

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di NICOLA POSA senior partner Shackleton Consulting e GIANLUCA RIZZATO responsabile divisione Shackleton Pharma

Crescita del fatturato a metro quadrato, semplificazione della gestione dell’alloggiamento dei prodotti, appiattimento dei costi di gestione, maggior disponibilità di tempo da dedicare al cliente.

Sono solo alcuni dei vantaggi di un efficiente sviluppo della meccanizzazione

merge sempre più, da parte delle farmacie, l’esigenza di recuperare redditività: la necessità di far crescere i fatturati si riflette necessariamente sullo sviluppo degli spazi e sull’organizzazione stessa del lavoro.

Spesso l’inadeguatezza degli spazi orizzontali attigui porta i titolari a orientarsi verso uno sviluppo verticale, per compattare in uno spazio sempre minore una notevole mole di referenze.

L’automazione rappresenta in questo senso unʼottima occasione per rivedere lʼintero flusso delle merci e mettersi in gioco per riorganizzarlo al meglio (a partire dalla “spunta” all’arrivo in magazzino, fino alla distribuzione logistica).

L’impulso di crescita di una farmacia porta a scegliere l’automazione come soluzione ottimale, ma non va dimenticato che questa impatta sul layout di tutto il punto vendita. Ecco perché le due cose devono necessariamente essere integrabili o integrate.

Innanzitutto, se prima le postazioni erano vincolate alla vicinanza dell’operatore alla cassettiera o ai magazzini compattabili, con l’automazione non è più così. La meccanizzazio-

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ne del magazzino può, infatti, bypassare quest’aspetto, in modo che non sia più l’operatore ad andare verso il prodotto ma il prodotto verso l’operatore. Ciò impatta naturalmente in maniera importante sui flussi, rendendoli estremamente più congrui alle esigenze di macro-mondi aggregati.

Uno dei vantaggi fondamentali dell’automazione, inoltre, è rappresentato dalla possibilità di controllare diversamente il fatturato per ogni metro quadrato di stock: attraverso un efficiente sviluppo della meccanizzazione, va a crescere il fatturato a metro quadro dedicato allo stoccaggio, e

questo permette alla farmacia di donare nuovi spazi al self o al servizio organizzato. C’è poi un ulteriore vantaggio, che va verso la semplificazione della gestione dell’alloggiamento dei prodotti: il sistema in automatico è in grado di dedicare più spazio qualitativo e quantitativo in funzione della rotazione, aiutando a valorizzare meglio le scorte medie.

L’automazione ha un impatto rilevante anche sull’indice di rotazione della merce: c’è meno ed è meglio gestito. Se cresce l’indice di rotazione, i costi di gestione, a regime (ossia quando il personale è formato e

perché automatizzare la farmacia Un consiglio in più

Da questi vantaggi logistici e di layout è fondamentale trarre il giusto input per trasferire correttamente ai clienti che ogni giorno entrano in farmacia questo strumento che porterà benefici non solo alla farmacia, ma anche a loro.

Qual è, infatti, il primo impatto sul cliente/paziente dell’automazione in farmacia? Innanzitutto, un maggior tempo di interazione. Operativamente, per il farmacista, questo si traduce in una maggior disponibilità di tempo da dedicare al consiglio. È quindi fondamentale spiegare l’automazione ai clienti che entrano in farmacia: • comunicate il fatto che vi siete dotati di un nuovo strumento; • raccontate come funziona e quali saranno i vantaggi e i benefici; • scrivete quante referenze sarete in grado di gestire grazie a esso.

Inoltre, ai titolari che hanno deciso di investire per migliorare l’efficienza e la gestione degli spazi, vogliamo dare un consiglio: siate coerenti.

Questo significa innanzitutto lavorare con la squadra per farla consigliare di più e meglio, puntando a un piccolo obiettivo che si può trasformare in una grande opportunità: un consiglio in più per ciascuna attesa a banco.

Il consiglio dovrà essere strettamente collegato al codice deontologico. Per esempio, tutti dovranno impegnarsi a dire qualche parola in più sulla posologia, o sulle caratteristiche del prodotto, o sulle interazioni con altri farmaci. Quando la squadra comincerà a lavorare tutta insieme nella stessa direzione, si vedranno i primi risultati e per la farmacia significherà davvero che l’investimento in automazione è stato corretto.

l’organizzazione è pronta), si appiattiscono diventando costanti. È così possibile ottenere un’ottimizzazione dei costi gestionali dati dal raggiungimento di un elevato turnover di merce in relazione a costi di struttura costanti.

Automazione, inoltre, è sinonimo di garanzia: in primis, per la maggiore affidabilità nella distribuzione del farmaco; in secondo luogo, nei tempi di erogazione; rappresenta una garanzia per l’immagine tecnologica della farmacia e per la maggiore organizzazione che determina (è la macchina che guida i tempi).

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di ALESSANDRO STEA direttore commerciale MACH4 Pharma Systems Italia - astea@mach4.it

Passiamo in rassegna le principali tipologie di automazione oggi disponibili sul mercato, legandole al processo logico che tutti dovrebbero compiere avvicinandosi a questo tipo di investimento: individuare gli obiettivi

uando si parla di automazione del magazzino si utilizza volentieri la parola “robot”, termine sintetico ed evocativo che fa pensare a un vero e proprio sostituto dell’operatore manuale, se non addirittura a una macchina dotata di una propria intelligenza.

Ma come sono fatti questi dispositivi?

Si tratta di scaffalature capaci di sfruttare al meglio lo spazio disponibile (dotate di fitte colonne di ripiani orizzontali oppure di centinaia di canali inclinati) e di interagire con sistemi di movimentazione. Questi possono ancora prevedere un consistente lavoro umano o, al contrario, essere quasi del tutto automatici, grazie a pinze robotizzate in grado di manipolare le scatole, riconoscere i prodotti e portarli a destinazione.

Per essere un po’ più pratici, passiamo allora in rassegna le principali tipologie di automazione oggi in uso, e i diversi obiettivi che consentono di raggiungere.

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Integrare le cassettiere

Un obiettivo molto sentito è quello di risolvere il problema di cassettiere sature, insufficienti per accogliere i generici e i nuovi farmaci, ed evitare al magazziniere un’attività incessante di rifornimento e spostamento, che intralcia il lavoro di chi vende.

In questo caso l’automazione può

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gestire solo i farmaci di media e alta rotazione, mentre le cassettiere possono essere dedicate ai prodotti con bassa rotazione. Il magazzino automatico è costituito da centinaia di canali paralleli e inclinati, ognuno dedicato a una referenza: deve ospitare quel 20 per cento dei prodotti che genera l’80 per cento delle vendite.

Questi dispositivi sono, di solito, caricati manualmente. Il magazziniere opera senza intralciare chi vende, legge il bar code della confezione da caricare e viene guidato da una luce che si accende in corrispondenza del canale da riempire. L’altro lato del canale è interessato dalle operazioni di vendita che presentano due diverse possibilità di dispensazione: il prelievo manuale, se il robot è a ridosso del banco, con piccoli led colorati (come è il caso di Stocklight) che si accendono in corrispondenza di ogni canale da

utilizzare; oppure un sistema di trasporto che utilizza nastri traslatori o posta pneumatica. Il prelievo automatico dai canali, in particolare dei multipli, è molto efficiente; i tempi di consegna sono legati al percorso di trasferimento al banco.

Eliminare le cassettiere

L’obiettivo forse più stimolante è però quello di eliminare del tutto le cassettiere, nell’ambito di un’operazione più complessa di ristrutturazione dei locali, che dilata l’area espositiva. A parte quei 20 o 30 prodotti di altissima rotazione, e qualche prodotto voluminoso e pesante, tutto il resto finisce nella pancia del robot.

Abbandonata la struttura a canali, il magazzino è fatto ora da fitti scaffali con centinaia di ripiani orizzontali, dove un braccio intelligente - ecco il vero e proprio robot - è in grado di collocare le scatole ovunque ci sia spazio, dopo averle misurate con

robot per tutte le esigenze tale autonomia, ma molto più lentamente; passando per una soluzione semiautomatica costituita da una “p o rt a d i c ar ic o ”, dove il magazziniere dispone velocemente i prodotti sui ripiani, ed è poi libero di fare altro mentre questi sono riconosciuti e portati a destinazione. Più sistemi di carico possono funzionare in parallelo.

Sistemi modulari

grande precisione.

Quando il prodotto viene richiesto per la vendita, il robot va a riprenderlo, e lo Stocklight invia in qualsiasi punto della farmacia, grazie ai sistemi a nastro o pneumatici già visti. Sfruttando molto bene l’altezza fino a oltre 3 metri, si riescono a immagazzinare oltre 20.000 scatole in 6-7 metri di lunghezza, per arrivare a 40.000 in 12-13 metri.

Sono in uso diverse mo da lit à d i ca rico che influenzano molto l’efficienza e il costo: da quella sostanzialmente manuale, ma un po’ più veloce, in cui il magazziniere è impegnato per tutta la durata del carico, scatola per scatola, presso una stazione di scansione all’ingresso della macchina, fino a quella costosa “a tra mogg ia”, dove i prodotti sono rovesciati dalla cesta del grossista e poi trattati in to-

Un’interessante evoluzione del sistema descritto è costituita da robot capaci d’integrare scaffali e canali all’interno della stessa macchina. Il robot, valutando l’andamento di vendita, può decidere se lasciare il prodotto sullo scaffale (bassa rotazione) oppure se assegnargli un canale (alta rotazione).

In fase di vendita, il prodotto è prelevato dal canale, g ra zi e a u n se c on d o o ad d i r i t t ur a u n t e r z o b r a c cio, che operano - indipendentemente dal primo - sul lato esterno del magazzino. Se ben dimensionata, una macchina di questo tipo abbina una velocità di estrazione elevatissima dai canali, alla possibilità di carico contemporaneo dall’interno e presenta un’affidabilità più che raddoppiata, poiché viene impiegato un sistema di estrema semplicità proprio nel settore dove si svolge l’80 per cento delle vendite.

MAGGIORE ORGANIZZAZIONE E INCREMENTO DELLE VENDITE TUTTO IL FARMACO

SOLO ALTA ROTAZIONE

Sono state eliminate le cassettiere

89%

50%

Meno impegno per personale magazzino

78%

25%

Il robot ha portato vantaggi organizzativi

100%

100%

La dimensione del robot è sufficiente?

78%

50%

Incremento delle vendite (pz.) di etico/Otc/Sop

4,7%

1,4%

Incremento delle vendite (pz.) di parafarmaco

7,5%

2,2%

AUTOMAZIONE PER

A distanza di 12 mesi dall’installazione

Dati New Line su un campione di 14 farmacie con robot

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di GIUSEPPE COLOMBO architetto STAFF3 - gcolombo@staff3.it

Fare un buon progetto significa mettersi in discussione avendo cura di ogni dettaglio, sempre (Bruno Munari)

on l’avvento del magazzino automatizzato, la tradizionale suddivisione dello spazio in farmacia, dettata dall’indissolubile binomio banco-cassettiere, non è più un vincolo. Scelte di progetto fino a ora impraticabili diventano non solo possibili, ma assolutamente necessarie per ridisegnare la farmacia a misura di un mercato che cambia.

L’attenzione, nella prima fase progettuale, si concentra sullo “spazio vitale” che ospita la macchina e sui percorsi verso le postazioni operative, senza trascurare la necessità di un magazzino “scorte” al servizio del robot. È inoltre importante aver ben presente che il magazzino automatico non è un elemento immutabile: a distanza di qualche anno sarà sempre possibile aggiungere nuovi elementi, come un’ulteriore porta di

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carico o aumentare la capacità con altri scaffali, oppure convogliare i prodotti verso nuovi punti vendita.

Locali e spazi ritenuti fino a oggi logisticamente inappropriati (pensiamo ai magazzini seminterrati o ai locali posti direttamente sopra lo spazio farmacia) diventano, invece, i luoghi ideali in cui collocare un robot, liberando metri lineari espositivi e aree dedicate a nuove attività e servizi.

I sistemi più flessibili e innovativi non si limitano a uno sviluppo rettilineo, ma possono seguire le pareti disponibili (due o anche tre) con una pianta a “L” o addirittura a “U”, con la possibilità di sfruttare l’altezza fino a 3,5 metri.

I banchi vendita, grazie ai sistemi di trasporto legati agli automatismi, possono essere dislocati in ogni punto della farmacia; lo spazio è ridistribuito, suggerendo nuovi percorsi che ren-

dono commercialmente attive aree un tempo troppo remote.

I sistemi di trasporto diventano stimolo di progetto, in equilibrio tra funzione ed estetica: i nastri di trasporto da nascondere nel controsoffitto obbligano a giocare con nuovi volumi; i condotti della posta pneumatica possono creare nuovi elementi scenografici e di richiamo; i lift di consegna, integrati nel banco, a volte si trasformano in elementi espositivi per la vendita d’impulso oppure contribuiscono alla separazione delle postazioni operative sul lato di accesso al pubblico.

Non bisogna pensare che un robot si possa installare solo avendo nuovi spazi a disposizione; il suo inserimento in uno spazio preesistente è spesso possibile e può portare importanti miglioramenti funzionali come descritto nei due casi illustrati a lato.

il robot e lo spazio

Automazione senza sistema di trasporto 1 Stocklight: 1A carico - 1B prelievo 2 Postazioni operative 3 Cassettiere Per questa farmacia, ubicata in un locale stretto e lungo, è stata scelta un’automazione semplice, dedicata a contenere circa 700 referenze di alta rotazione, con una densità superiore a quella delle tradizionali cassettiere. La sua collocazione, oltre a recuperare area di vendita, riduce gli spostamenti dei farmacisti al banco e prevede un’ampia zona di smistamento, nel retro.

Automazione con sistema di trasporto 1 Robot 2 Postazioni operative 3 Sistema di trasporto Grazie all’inserimento del robot, il progettista ha potuto sfruttare al massimo l’area di vendita, disponendo i banchi dell’etico in modo molto efficace, una volta eliminate le cassettiere.

I 3 punti di consegna dei prodotti, dotati di scivoli a chiocciola, permettono la dispensazione del farmaco anche verso una postazione isolata, dedicata alla cosmetica.

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Prima di tutto non deve più cercare prodotti in giro per la farmacia, perché è il robot a sapere dove sono.

Anche l’inventario fisico diventa inutile: il robot sa sempre perfettamente quello che ha dentro e da quanto tempo

baglia chi crede che il motivo principale per cui si diffonde l’automazione del magazzino sia quella di sostituire con una macchina la figura del magazziniere. Anche perché tutti sanno quanto sia importante un bravo magazziniere in molte attività di “retro” che non sono certo limitate a movimentare le scatole. Possiamo piuttosto ribaltare il discorso e affermare che molte farmacie che hanno introdotto un robot hanno rilevato un incremento di attività e, grazie al robot, hanno potuto sostenere questo sviluppo anche senza bisogno di ulteriore forza lavoro in magazzino.

Ma perché questo succeda è importante valutare bene, insieme al fornitore, le dimensioni e le prestazioni del proprio magazzino automatico.

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Cosa voglio mettere dentro un magazzino automatico? Questa è la prima domanda da porsi.

Per molti la risposta è semplice e quasi ovvia: tutto il farmaco… e, se

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possibile, anche di più. All’altra estremità ci sono quelli che invece non vogliono o non possono fare una scelta così radicale e preferiscono limitarsi alla gestione dei farmaci di alta rotazione. Per tutti vale la regola che dovremo lasciare fuori dal robot

quei prodotti ingombranti (granulati) o di peso specifico elevato (sciroppi) che potrebbero costituire un problema per il sistema di trasporto.

Per chi vuole “tutto” nel robot, le dimensioni del sistema saranno limitate soprattutto dallo spazio dispo-

che cosa cambia per il magazziniere?

l’80 per cento delle vendite. Il numero di canali necessari, e quindi la dimensione del robot, si legano alla frequenza con cui il magazziniere dovrà occuparsi di caricare i canali svuotati dalle vendite. Questo sistema è inoltre meno flessibile del precedente: quando ho finito i canali disponibili, se un nuovo prodotto richiede uno spazio per sé, un altro deve essere per forza rimesso nelle cassettiere.

I tempi di carico, lʼaspetto chiave

nibile nei locali a questo destinabili (retro, cantina, box, piano superiore), anche perché, dal punto di vista economico, ogni metro aggiuntivo di questo tipo di macchinario costa relativamente poco. È dunque preferibile progettare un impianto capace di contenere davvero tutto quello che vorremmo, e con un margine sufficiente a supportare la crescita che, come detto, per una farmacia che fa questo tipo di scelta, è quasi sempre una ulteriore, gradevole sorpresa. Semplificando moltissimo, tanto per avere un ordine di grandezza, la capacità richiesta non sarà molto lontana dalla giacenza attuale dei farmaci trattati dalla farmacia, cui vanno tolte le scorte molto alte di alcuni prodotti (che non è logico mettere nel robot); a questo primo risultato sarà bene aggiungere una percentuale di capacità in più, in relazione alla crescita attesa.

Per chi sceglie invece i sistemi dedicati solo all’alta rotazione, si tratta di individuare i prodotti che creano circa

Quante confezioni devo caricare ogni giorno? E quale sistema di carico devo adottare? Ecco le domande da porsi subito dopo aver scelto la dimensione e la capacità della macchina. Spesso l’attenzione di chi guarda con interesse al robot si concentra sulla velocità di consegna al banco. Ma chi lo utilizza sa bene che sono i tempi di carico l’aspetto chiave del progetto. Da questi dipendono i ritmi e la produttività del magazziniere. Qui le scelte sbagliate si pagano salate.

Se scelgo sistemi in cui il magazziniere è impegnato a caricare ogni singolo pezzo, posso contare su tempi di carico che possono arrivare a 400 pezzi/ora, ma tengo impegnato il magazziniere per 30-40 minuti per un carico da grossista di 200 pezzi.

Se utilizzo una porta di carico semiautomatica, lo stesso carico impegnerà il magazziniere solo per 6-7 minuti e il robot per 40-60 minuti. Se decido di utilizzare una “tramoggia di carico” posso pensare di rovesciare la cesta del grossista (se tutto va nel robot) sul nastro di carico, liberare subito il magazziniere e impegnare il robot per circa 60 minuti (se la tramoggia non è in grado di contenere tutta la cesta, dovrò però intervenire più volte per concludere l’operazione). Nei sistemi di carico automatici i tempi scendono in modo rilevante quando si caricano tanti pezzi uguali, come nel caso di ordine diretto al produttore.

Il magazziniere carica nel robot solo ciò che arriva dai fornitori?

No. Bisogna tener conto anche di ciò che è già in farmacia e deve essere inserito nella macchina: sostituisce il “vecchio” lavoro di riempimento delle cassettiere, che ora si annulla, per tutti i prodotti presenti nel robot.

Al suo posto resta il lavoro di alimentare il robot stesso con le “scorte” del magazzino. Si può trattare di un’attività totalmente manuale o molto più automatica, in funzione dei sistemi di carico descritti. Sarebbe un errore non tenerne conto e va ben valutata in termini di numero, capacità e dimensione dei sistemi di carico.

Quali sono i maggiori vantaggi, per il magazziniere, una volta che i prodotti sono nel robot? Prima di tutto non deve più cercare prodotti in giro per la farmacia, perché è il robot a sapere dove sono; e il robot sa anche dove sta il più vecchio in ordine di carico. Quindi, se il magazziniere lo chiede, il robot può addirittura estrarre i prodotti che sono entrati, per esempio, più di quattro mesi prima, per controllarne le scadenze.

Se invece all’atto del carico le scadenze sono state caricate, il robot vende naturalmente sempre il più vicino a scadere. Anche l’inventario fisico diventa inutile: il robot sa sempre perfettamente quello che ha dentro; l’inventario fisico sarà necessario solo per quello che è rimasto fuori.

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www.mach4.it/vd/robomat.html

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Non più chilometri verso le cassettiere o zone ancora più lontane della farmacia, non più dubbi su dove sia quel prodotto che secondo il gestionale è in casa, non più errori di consegna legati alla fretta.

Il farmacista può davvero dedicare più tempo al cliente

bambini spesso restano incantati davanti a quei tubi azzurrognoli, in attesa di veder passare ancora un piccolo convoglio di scatolette. È l’aspetto scenografico della posta pneumatica che utilizza i tubi trasparenti per portare a destinazione i farmaci che escono dal robot. Alcune farmacie mettono volutamente in bella mostra i tubi o le grandi spirali colorate che fanno scivolare i prodotti dall’alto: un po’ per gioco, un po’ per sottolineare alla clientela lo spirito in-

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novativo e tecnologico di chi ha scelto il robot come strumento di miglioramento del proprio lavoro. Altri preferiscono sistemi più discreti che consentono di far comparire da un momento all’altro le scatole sul banco di vendita, senza che il farmacista si sia mosso di un passo.

Già abbiamo elencato alcuni dei cambiamenti che si vivono a banco, di cui il più rilevante è senza dubbio il nuovo modo di impiegare il tempo della vendita: non più spostamenti

verso le cassettiere o zone ancora più lontane della farmacia; non più dubbi su dove sia quel prodotto che secondo il gestionale è in casa; non più errori di consegna legati alla fretta. Il farmacista può davvero “dedicare al cliente” quel minuto che può trascorrere prima che i prodotti arrivino alla sua postazione. Nel caso di sistemi senza il trasporto, il farmacista si deve recare presso i canali di uscita del magazzino automatizzato, ma avrà comunque un risparmio di tempo rispetto alle cas-

che cosa cambia al banco?

settiere e la certezza di prelevare il prodotto corretto e la scatola più vecchia presente in farmacia (i canali sono caricati dal retro e le scatole più vecchie stanno sempre sul fronte di prelievo di ogni canale).

Una parte della crescita di fatturato delle farmacie che hanno adottato un robot viene proprio dall’utilizzo diverso del tempo che il cliente passa di fronte al banco: prima il cliente restava da solo, aspettando il ritorno del farmacista con le scatolette richieste; ora ha sempre di fronte il “suo dottore” che può fornire risposte e consigli, stimolare la vendita di prodotti complementari, uscire dal banco e seguirlo verso l’esposizione, il tutto mentre i farmaci arrivano dal robot. La vendita basata sulla semplice evasione delle ricette può così lasciare spazio a un vero investimento nel tempo passato con il cliente, che dovrebbe essere il primo obiettivo di ogni farmacia.

Raddoppiare la velocità

Ma con il robot si fa più in fretta a servire un cliente? La risposta dipende dal tipo di robot, dal tipo di trasporto

e da come il singolo operatore organizza il suo lavoro. Di sicuro un cliente che presenta molte ricette noterà un miglioramento dei tempi, mentre uno che ha bisogno di un solo farmaco starà probabilmente qualche secondo in più ma, come abbiamo detto, tutto il tempo di attesa non deve essere perso e sarà dedicato ad attività utili a una maggiore fidelizzazione.

In ogni caso la ricerca della massima velocità di estrazione e trasporto è uno degli obiettivi di ogni progetto di automazione. In buona parte questo dipende da come ho deciso di trattare quel 20 per cento di prodotti che fanno l’80 per cento delle vendite (alta rotazione); i robot dotati di spazi e operatività differenziata per alta e bassa rotazione sono quelli che ottengono le migliori prestazioni: si parla per esempio di tempi di estrazione medi di 4 secondi a pezzo dai canali di alta rotazione e di 12 secondi dagli scaffali riservati alla rotazione più bassa; la consegna di 2+2 prodotti dai due comparti descritti potrà richiedere circa 30 secondi, più il tempo di trasporto. Un ulteriore van-

taggio può essere introdotto dalle tecnologie multipicking già descritte, mentre la presenza contemporanea di due sistemi prelievo consente addirittura di raddoppiare la velocità o di rispondere a più commesse accodate, evitando che la seconda debba attendere il completamento di quella che è arrivata magari un attimo prima.

E appena la prima commessa viene affidata al sistema di trasporto, il robot si può subito dedicare a una terza commessa.

Quali sono dunque le operazioni da fare al banco? Questa è la domanda più ricorrente, perché il magazzino automatico può portarmi un prodotto solo se questo è identificato. Molti gestionali, nel programma di vendita, hanno la possibilità di effettuare la ricerca alfabetica “ristretta ai soli prodotti presenti nel robot”. Provare per credere: se usate questo sistema è sufficiente battere le prime tre lettere della descrizione per avere subito a video un elenco che comprende il prodotto cercato e la quantità presente a robot.

Se la vendita è costituita da un lungo elenco di prodotti, la richiesta di estrazione verrà inviata al robot per piccoli gruppi: così, mentre ancora si richiedono gli ultimi, saranno già arrivati i primi prodotti e sarà possibile, senza alcuna attesa, completare la registrazione delle ricette. Se la giacenza del gestionale non fosse corretta, il robot comunica immediatamente di non avere il prodotto richiesto ed evita perdite di tempo e inutili ricerche.

E per sognare un poʼ… pensate che avendo un magazzino automatico e un sistema di trasporto, non appena sarà ammesso, come è già in altri Paesi nel mondo, potrete attivare casse self-service, interne o esterne alla farmacia.

Tramite ricette elettroniche o sistemi di scelta del prodotto, il cliente potrebbe servirsi da solo, ricevere i prodotti dal robot e pagare con carta di credito. Il tutto sotto il controllo remoto via telecamera di un farmacista, di giorno e di notte. È il futuro. Forse non così lontano. Potreste essere già pronti.

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di GIANFRANCO PIERETTI

amministratore delegato MACH4 Pharma Systems Italia - gpieretti@mach4.it

Quella dell’automazione è una scelta totalizzante, una vera svolta per la farmacia.

Può dare risultati incredibili e un vantaggio competitivo enorme

ome per tutti gli strumenti tecnologici dotati di una certa autonomia e intelligenza, si pone il problema se il robot si metta docilmente al vostro servizio, oppure se, dopo un po’, come nei migliori film di fantascienza, non sia lui a prendere in mano la vostra farmacia.

Al di là della battuta, quella del robot è una scelta totalizzante, una vera svolta per la farmacia; può dare risultati incredibili e un vantaggio competitivo enorme; può avere l’impatto organizzativo di una task force giapponese e il rigore di una istitutrice tedesca, aggiungendo ordine e certezze dove i vostri collaboratori sanno mettere la loro ottima professionalità e simpatia. Ma …

Ma è necessario dedicargli inizialmente tutto il tempo che serve per inserirlo nel flusso operativo della farmacia come “voi” volete. È uno strumento plasmabile e va configurato sui “vostri” bisogni; che cambieranno più in fretta di quello che po-

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tete pensare. Già dal primo giorno lavora senza esitazioni (con qualche messa a punto del sistema di trasporto, magari), ma non illudetevi che tutto finisca lì, perché all’inizio cercherete di far funzionare la farmacia come prima e nonostante il robot.

Poi incominceranno a venirvi idee nuove, sul carico merce, sul controllo scadenze, sulla possibilità di ordinare in modo diverso, per esempio approfittando con più libertà delle campagne o inserendo senza preoccupazioni nuovi generici, senza badare allo spazio… perché ci pensa lui.

Probabilmente incomincerete ad accorgervi che state vendendo di più, saranno di più i clienti con ricetta, attirati dalla curiosità del robot e da un’immagine così professionale, e ogni cliente avrà modo di acquistare prodotti meglio esposti o meglio consigliati dal personale, che ha più tempo per farlo. E questo chiederà alla farmacia di crescere e cambiare. In meglio. Il robot in questo scenario idil-

lico ha un unico ruolo: quello di farsi notare il meno possibile.

Per qualunque attività produttiva la crescita è un momento critico, una potenzialità che può sconvolgere i modelli organizzativi. Ma il robot è uno strumento che introduce regole precise, scandisce i tempi del lavoro, e rappresenta, di fatto, la struttura ideale per sostenere la crescita della farmacia.

Indietro non si torna

Perché questo accada è necessario che il progetto sia ben dimensionato, anche e soprattutto in funzione di questa crescita, e che l’utilizzo che tutto il personale fa del robot, in modo diretto o tramite il dialogo con il software gestionale, sia favorito da una buona attività di formazione.

Il fornitore di automazione deve dunque fornire un servizio eccellente in fase progettuale e consigliare il cliente con lungimiranza, ma deve poi seguire con estrema cura la fase di avviamento e lʼattività di formazione, in cui si dovrà affiancare agli esperti del software gestionale per ottenere i migliori risultati dal dialogo dei due sistemi. Vi sono poi ovvie preoccupazioni. E se si rompe? E se manca la corrente? Come tutti i più sofisticati mezzi tecnologici da cui siamo dipendenti, un blocco di funzionamento

a tu per tu con il robot

UN PRECURSORE DEI TEMPI può essere davvero un problema: pensate a internet e a tutto quello che si ferma per un guasto di linea. Qui, semplicemente, “non deve succedere” ed è possibile ridurre quasi a zero questa possibilità. In funzione del singolo grado di predisposizione al rischio, possiamo dotare il sistema di corposi gruppi di continuità per evitare blocchi da mancanza di corrente, scegliere robot con due o più sistemi di prelievo, scegliere prodotti dotati di canali per l’alta rotazione, da cui si può prelevare il prodotto anche a mano in caso di blocco.

Di sicuro l’affidabilità di questi dispositivi è ormai elevatissima. Le aziende leader del settore possono garantire più di dieci anni di esperienza e progetti sempre più finalizzati allʼobiettivo di non fermarsi mai. Certamente la manutenzione preventiva è regola d’oro per evitare sorprese ed è un servizio presente in tutti i contratti di assistenza. I servizi di hot line sono altrettanto decisivi; utilizzano in genere una telecamera montata sul braccio di prelievo del robot, per osservarlo

Sì, avete visto bene. Questa bellissima vignetta di Alarico Gattia (nella foto) è datata 1987, ben 24 anni fa.

Parliamo quindi di un magico indovino, capace di anticipare, con una ricchezza di particolari sorprendente, ciò che ieri era inimmaginabile: l’avvento dei magazzini automatici in farmacia. Questo splendido giovanotto, che compirà 84 anni proprio questo mese, è un mito, una vera leggenda nel mondo dei fumetti e dei libri illustrati.

Artista pluripremiato, riceve ancora oggi visite di fan appassionati, spesso ragazzini, attratti dalla sua maestria nel disegnare personaggi come Tex Willer, Diabolik o il Conte di Montecristo.

Ancora più suggestivo, il fatto che questa vignetta sia stata regalata dall’autore, tanti anni fa, al suo farmacista di fiducia: il dottor Cerini, dell’omonima farmacia di Milano, “per la sua quotidiana e squisita cortesia”.

dall’interno in ogni dettaglio, controllare la posizione delle scatole e risolvere la maggior parte dei problemi senza intervenire sul posto.

Per concludere questa panoramica

sulla automazione di magazzino, sappiate che chi ha utilizzato il robot difficilmente accetterebbe di tornare indietro. Se non siamo riusciti a convincervi noi… chiedete a loro.

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facciamo due conti

È facile immaginare che un robot da 100.000 euro sia più interessante per una farmacia con fatturato da 1,5 milioni di euro piuttosto che per una da 600.000.

Vediamo come si può calcolare la propria soglia di convenienza

investimento in automazione di magazzino può essere, per alcuni, una spesa da fare “comunque”, come unico modo per risolvere un problema di spazio. In generale dovremo però valutare attentamente i costi e i benefici che si possono trarre dall’operazione: i costi di ammortamento e di gestione della macchina devono essere comparati con gli effetti positivi, costituiti da maggiori vendite, da una diminuzione di costi del personale e di gestione, dal mancato costo di nuove cassettiere eccetera. È facile immaginare che un robot da 100.000 euro sia più interessante per una farmacia con fatturato da 1,5 milioni di euro piuttosto che per una da 600.000; ma dove sta il limite? Qui cerchiamo di capire come si possa calcolare la propria soglia di convenienza.

Come valutare i costi dellʼinvestimento? Negli esempi riportati abbiamo ipotizzato che l’investimento sia realizzato con la forma più diffusa di acquisto e pagamento: il leasing. Per semplicità, immaginiamo la sua durata pari a 6 anni, con un costo finanziario complessivo del 12 per cento.

A questo costo aggiungiamo il 6-8 per cento annuo in termini di costi di gestione (elettricità eccetera) e ma-

L’

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nutenzione (valore che può ridursi fino al 3 per cento nel caso dei sistemi più semplici). Tali costi sono inseriti nella voce “costi di gestione” della tabella.

Come valutare i vantaggi economici? In relazione al tipo di robot adottato, si ipotizza una eliminazione parziale o totale di cassettiere, con aumento dell’area espositiva e incremento dei ricavi. Altri tipi di benefici considerati sono l’eventuale diminuzione di personale e il miglioramento del margine di acquisto, legato alla possibilità di dedicare più tempo agli ordini da parte dei magazzinieri o del titolare e di sfruttare le campagne d’acquisto, se sappiamo dove mettere i prodotti.

La tabella riporta l’esempio di due farmacie A e B che scelgono differenti tipi di automazione.

espositivo, con un robot che contenga tutto il farmaco. Vediamo il loro conto economico prima e dopo. Per entrambe abbiamo immaginato un costo medio per dipendente della farmacia di 38.000 euro all’anno e costi di gestione iniziali pari all’8 per cento.

Dall’esame dei margini ante imposte risulta evidente che l’acquisto di un robot per la gestione completa del farmaco è un investimento che può contribuire facilmente a migliorare il risultato economico della farmacia B, mentre per la farmacia A risulta più adeguato un tipo di automazione più semplice. Provate a effettuare altre simulazioni per scoprire qual è la spesa in automazione ideale per voi, accedendo liberamente al sito riportato nel box in questa pagina (anche tramite Matrix Code).

ANALISI COSTI/BENEFICI ECONOMICI CONTO ECONOMICO (€) Dipendenti (n°) Ricavi Costo del venduto Costo del Personale Costi di Gestione MARGINE ANTE IMPOSTE MARGINE %

(A1) 1 modulo Stocklight Costo 20.000 euro (A2) piccolo robot Costo 100.000 euro (B1) robot per tutto Costo 140.000 euro

FARMACIA A

(A1)

(A2)

2 650.000 461.500 76.000 52.000 60.500 9,3%

2 689.000 485.745 76.000 57.600 69.655 10,1%

2 702.000 494.910 76.000 85.000 46.090 6,6%

FARMACIA B

(B1)

5,5 5 1.850.000 2.035.000 1.313.500 1.424.500 209.000 190.000 148.000 194.200 179.500 226.300 9,7% 11,1%

Eliminate alcune cassettiere, vantaggi per l’operatività Leasing+gestione = 5.600, ricavi +6%, margine acquisti +0,5% Eliminate tutte le cassettiere; discreto aumento di spazio espositivo Leasing+gestione = 33.800, ricavi +8%, margine acquisti +0,5% Eliminate tutte le cassettiere; ottimo aumento di spazio espositivo Leasing+gestione = 46.200, ricavi +10%, margine acquisti +1,0%, si può risparmiare anche un part time

La farmacia A ha due dipendenti, ha ormai esaurito lo spazio nelle cassettiere, ipotizza di inserire un modulo a canali e prelievo manuale (A1), oppure un robot di piccole dimensioni (A2), con recupero di più spazio espositivo.

La farmacia B ha cinque dipendenti più uno part time, vuole eliminare le cassettiere e recuperare molto spazio

ACCEDI ALLA SIMULAZIONE

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case history A cura di ANDREA FANTOLI Punto Effe

Emanuela Bossi Farmacia Bossi, Busto Arsizio (Varese)

Quali sono le motivazioni che lʼhanno spinta a installare un robot in farmacia?

Dopo quattordici anni da titolare, ho avvertito l’esigenza di cambiare perché erano cambiate le esigenze dei miei clienti, oggi più informati e disposti a spostarsi pur di trovare il prodotto desiderato, il giusto consiglio o semplicemente un’offerta più ampia. Dovevamo cogliere questa metamorfosi, basata su una necessità crescente di benessere e prevenzione più che di salute.

Volevo un rinnovo totale della farmacia, sia nel layout arredativo sia nell’organizzazione del back-office.

Il robot mi è sembrata la giusta soluzione, avevo lo spazio per collocarlo e, pur non essendo “un’amante” della tecnologia ero e rimango convinta che una vera trasformazione debba avvalersi degli strumenti più innovativi.

Quali sono stati i criteri di scelta?

Mio padre mi ha insegnato che nell’esercitare la professione di farmacista c’è una ben precisa priorità etica: essere a disposizione delle persone. Uomo da sempre molto avanti con le idee è rimasto galvanizzato dal progetto, insistendo su un’unica cosa: è la tecnologia che è al servizio dell’uomo, non il contrario. Cercavamo quindi un sistema intuitivo, che si interfacciasse facilmente con il nostro gestionale, che potesse contenere oltre il 90 per cento dei farmaci abitualmente gestiti e sfruttare appieno lo spazio a disposizione al piano superiore, con una forma a “L” lungo il perimetro di due pareti.

Altre caratteristiche imprescindibili dovevano essere la velocità di ca-

rico, di dispensazione e, ovviamente, un servizio di assistenza duraturo e affidabile.

Prima di scegliere siamo andati a visitare molte istallazioni, di diverse aziende leader di mercato, per “toccare con mano” e avere dai colleghi un riscontro della loro esperienza nell’utilizzo dell’automazione.

Avete incontrato difficoltà?

Sarò sincera, i primi tre mesi sono stati difficili. Ci vuole capacità di adattamento, carattere ed elasticità mentale per affrontare l’impegno di un cambiamento così radicale.

Ora è tutto fantastico, non cambierei niente nelle scelte fatte, sono state scelte di successo. Vedere mio padre che, a 82 anni, allinea con naturalezza i farmaci sui ripiani della porta di carico del robot, è una grande soddisfazione.

Quali risultati ha riscontrato in termini di produttività e fatturato?

La ristrutturazione ha portato un notevole miglioramento d’immagine e di servizio, che da un lato implica una maggiore soddisfazione del cliente, dall’altro una bella gratificazione per il farmacista.

Il sistema automatico è sicuramente un efficace assistente che velocizza il lavoro. Ha garantito un miglioramento della produttività del team, meno errori, una significativa ottimizzazione della gestione dei farmaci, la diminuzione delle scorte e lo smaltimento periodico di prodotti invenduti a rischio di scadenza.

Grazie alla delocalizzazione del sistema, la superficie di vendita è stata ampliata, con un uso efficace e redditizio di ogni metro della superficie dei locali.

Lavoriamo con meno stress e, personalmente, ho potuto diminuire il tempo dedicato che, da dodici ore al giorno, è sceso a un massimo di dieci. Nonostante la crescita. Sicuramente un bel risultato.

E per quanto riguarda lʼorganizzazione del lavoro?

Abbiamo dato un nome al nostro robot, chiamandolo Otto, visto che è nato in Germania. Questo è significativo, perché stiamo parlando di un vero e proprio collaboratore che si è aggiunto a un team già affiatato, abituato a ragionare per obiettivi.

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case history

L’organizzazione della farmacia è più snella, e delegare è più facile: ogni collaboratore ha un settore di cui è responsabile in base alle sue predisposizioni e potenzialità. Con l’automazione abbiamo più tempo a disposizione (non dovendoci allon-

tanare dal banco per cercare i farmaci) e possiamo dedicarci al cliente, dargli spiegazioni dettagliate sul farmaco ed eventuali prodotti complementari.

Supportiamo il cliente mettendo in atto tutti quei piccoli gesti che crea-

scheda farmacia • Dimensioni locale vendita: 115 metri quadrati • Numero di persone che vi lavorano: 6 laureati e 1 magazziniere • Collocazione robot: piano superiore • Stoccaggio: 15.000 pezzi • Postazioni operative servite: 3 • Dimensioni robot: 2 moduli a “L”,

rispettivamente di mt 6.5x1.3x2.9 h. e mt 5.5x1.8x2.9 h.

1 modulo per l’alta rotazione Speed Box con 700 canali

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no fidelizzazione, come scrivere la posologia sulla scatola o preparare veri e propri schemi per l’assunzione giornaliera. È un dato di fatto: la tecnologia ci ha riportato alle origini della nostra professione: essere al servizio delle persone.

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