DIRECTRICES GENERALES PARA LA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS

DIRECTRICES DE LOS PROCESOS DE LA UNIDAD DE PROYECTOS GADPZCH Contenido

1. DIRECTRICES GENERALES PARA LA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS ..................................................................................................................................2 1.1.

EJECUCION MENSUAL DE ACTIVIDADES DE LOS PROYECTOS ............................................2

1.2. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA INFORME DE FACTIBILIDAD PARA LA FIRMA DE CONVENIOS ...................................................................................................................................3 1.3.

CIERRE DE EJECUCIÓN DE CONVENIOS ..............................................................................3

1.4.

CIERRE DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS ..............................................................................5

1.5.

ACTUALIZACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS .................6

1.6. REPORTE MENSUAL DE ACTIVIDADES EN EL FORMATO CONOCIDO COMO FORMA 04 Y FORMA 05 .....................................................................................................................................8 1.7. INFORMES DE PREFACTIBILIDAD PARA PROYECTOS DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA Y VIALIDAD .......................................................................................................................................9 1.8.

2.

INFORMES DE CONCORDANCIA PREVIO A SOLICITAR TRASPASO DE PARTIDAS ..............10

DIRECTRICES GENERALES PARA PROCESOS APOYADOS DESDE LA UNIDAD DE PROYECTOS ...11 2.1.

REFORMA AL PAC ............................................................................................................11

2.2.

REFORMA AL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL ..................................................................12

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GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS

1. DIRECTRICES GENERALES PARA LA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS 1.1. EJECUCION MENSUAL DE ACTIVIDADES DE LOS PROYECTOS Objetivo del proceso: Estandarizar la ejecución mensual del plan operativo anual de los proyectos.

Instrumentos que se utilizan: Mensualmente se utilizan los siguientes instrumentos, los cuales están disponibles en el enlace: www.bit.ly/proyectoszch banner PROYECTOS → FORMATOS → FORMAS MENSUALES Forma

Nombre

Detalle de la presentación

Forma 04

Plan mensual

Previo al inicio de ejecución de las actividades. Comprende del 21 al 20 del siguiente mes. Le debe acompañar todos los documentos habilitantes para la ejecución, como planificación detallada de talleres, seminarios, etc.

Forma 05

Informe mensual

Se presenta finalizado el periodo de ejecución mensual de actividades, con corte 21 del mes anterior a 20 del mes presente. Debe estar acompañado de todos los medios de verificación que sustente la ejecución de actividades.

Forma 07

Hoja de ruta

Sirve para registrar las salidas del personal a territorio. La forma de registro es: En visitas personalizadas, una fila por cada beneficiario atendido.

En visitas grupales, una fila por todo el grupo atendido (taller, reunión), en este caso todos los asistentes firman la forma 11.

Forma 11

Registro participantes

Forma 12

Ayuda memoria

Sirve para recabar los acuerdos y compromisos en eventos que amerite (por ej. Solución de conflictos)

Forma 13

Informe de actividad

Formato para estandarizar la presentación de informes de actividades de los proyectos, se debe elaborar uno por cada actividad ya sea ejecutada en forma puntual o durante varias sesiones.

Forma 14

Plan de actividad

Formato para estandarizar la presentación de plan detallado de actividades (ej. Taller, seminario, pasantía) siempre que no sean rutinarias (ej. Visita a vivero).

Forma 15

Pedido

Formato para estandarizar el pedido de adquisiciones de bienes o servicios para los proyectos.

Forma 18

Agenda de eventos

Formato que estandarizar la agenda de eventos.

de

Registra la participación individual de los asistentes de eventos promovidos por el proyecto.

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GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS DIRECTRICES PARA 1.2. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA INFORME DE FACTIBILIDAD PARA LA FIRMA DE CONVENIOS

1.2.1.

Convenios para Riego y Drenaje

Se necesita que al expediente se adjunte: Parámetro Pedido comunitario (barrios, comunidades, comunas, recintos y aquellas organizaciones propias de

Cumple

los pueblos y nacionalidades, en el marco de la Constitución y la ley) COOTAD. Art. 302

Informe de concordancia del área ambiental (incluir mapa) Informe del área social, acompañado de: Acta de directiva del comité de gestión Padrón de usuarios Informe del área productiva. Plan de producción agropecuaria Informe del área civil. Debe incluir cronograma y presupuesto.

Registro ambiental Informe para convenio (consolidado) 1.3. CIERRE DE EJECUCIÓN DE CONVENIOS

1.3.1.

Objetivo del proceso: Liquidar los convenios en los cuales existen compromisos entre el GAD Provincial y otras entidades del sector público, privado y comunitario.

1.3.2.

Documentos que debe contener: El cierre de ejecución de convenios debe disponer los siguientes documentos: 1.3.2.1.

Informe técnico de ejecución de convenio (si ha existido aporte económico debe acompañarse del informe económico)

1.3.2.2.

Medios de verificación de la ejecución de actividades del convenio.

1.3.2.3.

Acta de liquidación de convenio, documento con el cual se procede a dar de baja el convenio en el sistema de la Unidad de Proyectos.

1.3.2.4.

Los formatos se los puede descargar del link www.bit.ly/proyectoszch en el botón INFORMACION PUBLICA → Formas para CONVENIOS

1.3.3.

Porqué debe liquidarse: Disponer la información técnica y financiera para la liquidación del presupuesto institucional en relación con los compromisos establecidos mediante convenios. Porque no es posible emitir informe de factibilidad para nuevos convenios de igual objeto cuando existen convenios pendientes de liquidarse.

1.3.4.

Momento de efectuarse el proceso: Al final de la terminación del plazo de ejecución (vigencia) del convenio.

1.3.5.

Quien debe efectuarlo: La dependencia (entidad) responsable de ser Unidad Ejecutora eleva el informe al administrador del convenio, con quien coordinan para la firma del acta de finiquito correspondiente.

1.3.6.

Flujo del proceso para liquidación del convenio: 1.3.6.1.

Si la Unidad Ejecutora fue el GADPZCH 1.3.6.1.1.

1.3.6.1.2.

1.3.6.2.

La Dirección responsable de la ejecución debe elaborar el informe técnico y económico (de ser el caso) y coordinar con la contraparte para la suscripción del acta de liquidación del convenio.

Si la Dirección responsable de la ejecución no elabora el informe técnico, la contraparte debe oficiar a Prefectura para que disponga la elaboración del informe técnico y liquidación del convenio.

Si la Unidad Ejecutora no fue el GADPZCH

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GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS 1.3.6.2.1.

Si no hubo asignación económica.- Se procede a elaborar el informe técnico y se coordina con el administrador del convenio para la elaboración del acta de liquidación del convenio.

1.3.6.2.2. Si se realizó asignación económica.- Se procede a: 1.3.6.2.2.1.

Ingresar la entidad ejecutora el informe con todos los medios de sustento, para que Prefectura disponga al Administrador el proceso de liquidación del convenio.

1.3.6.2.2.2.

El Administrador hace revisar por la Dirección Financiera del GADPZCH el informe económico, para obtener el visto bueno correspondiente.

1.3.6.2.2.3.

Con el visto bueno del área financiera, se procede a la suscripción del acta de liquidación, de la cual se remite un ejemplar a Jurídico, Planificación y Financiero.

1.3.6.2.2.4.

Para la liquidación de la partida presupuestaria que financió el convenio, el ejemplar que se remite a la Dirección Financiera debe estar acompañada de las copias certificadas de los comprobantes del gasto.

1.3.6.2.3. Si no se ejecutó el convenio.- Se procede a elaborar un informe técnico y la suscripción de un acta de terminación por mutuo acuerdo. Si existieron valores económicos entregados por el GADPZCH se debe reembolsar a las cuentas de la entidad el monto entregado.

1.3.7.

Respaldo de la información.- Para asuntos de auditoría, se debe disponer un documento integro que reposará con el ejecutor del convenio, debiendo el Administrador del Convenio mantener una copia.

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GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS DIRECTRICES PARA 1.4. CIERRE DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS

1.4.1.

Cierre trimestral: Se realiza al final de cada trimestre de ejecución de los proyectos. Se necesita llevar a la unidad de proyecto: 1.4.1.1.

Informe de autoevaluación (Forma 08), acompañado de todos los medios de verificación de las actividades descritas. El mismo que debe estar revisado previamente por el técnico responsable, Coordinador de Proyecto o Jefe de Área según corresponda y el Director, a fin que la información esté consistente, esto implica: 1.4.1.1.1.

1.4.1.1.2.

1.4.1.1.3.

1.4.1.1.4.

1.4.1.1.5.

1.4.2.

1.4.3.

Cada actividad que se reporta como ejecutada, cuente con el correspondiente informe o el medio de verificación que la sustente, verificando que las fechas de ejecución se correspondan efectivamente con el trimestre reportado.

Los documentos estén con las correspondientes firmas, no se hace válida una actividad que esté con borradores de informes (no legalizados).

Los informes técnicos sean los originales, de existir copiar, las mismas deben estar con la correspondiente fiel copia del original.

No existan documentos con tachones o enmendaduras, en el caso de enmendaduras la correspondiente firma que de cuenta que la enmienda es válida.

La forma 08 cuente con toda la información llena.

1.4.1.2.

Cédula presupuestaria de ejecución del gasto. (Solicitar en Presupuesto de la Dirección Financiera)

1.4.1.3.

Matriz de aporte PDOT aplicada para el trimestre, con los correspondientes respaldos.

1.4.1.4.

Proyecto reformulado aprobado por el Consejo Provincial (cuando aplique)

Cierre anual: Se realiza al final del año fiscal. Se necesita acudir a la Unidad de Proyectos con la siguiente información en original y escaneado.

1.4.2.1.

El “resumen general de evaluación del proyecto” de cada trimestre, que son las dos hojas entregadas por la Unidad de Proyectos.

1.4.2.2.

La cédula presupuestaria consolidada de ejecución del proyecto, de enero a diciembre.

1.4.2.3.

El Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras (PAC) del proyecto.

1.4.2.4.

Matriz de aporte PDOT, consolidada del año.

1.4.2.5.

Proyecto reformulado aprobado por el Consejo Provincial (cuando aplique)

Flujo del proceso 1.4.3.1.

Se hace revisar en la Unidad de Proyectos la información, si todo está OK se pone el visto bueno.

1.4.3.2.

Se procede a escanear el expediente por parte del responsable del proyecto y se entrega el PDF para el registro y entrega de link por parte de la Unidad de Proyectos.

1.4.3.3.

Se procede a aplicar la ficha de evaluación.

1.4.3.4.

Se entrega al técnico para la legalización correspondiente, de tres ejemplares. Uno para el proyecto, uno para la Jefatura de Proyectos y otro para el analista de proyecto.

1.4.3.5.

Con el ejemplar entregado a la Jefatura de proyectos, se procede al registro del cumplimiento del cierre en el archivo maestro de seguimiento a proyectos.

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GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS DIRECTRICES PARA 1.5. ACTUALIZACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

1.5.1.

Objetivo del proceso:

Orientar el procedimiento para Actualizar la aprobación (Reformulación) o modificar el Plan Operativo Anual (Reprogramación) de los proyectos que ejecutan las dependencias del GAD Provincial de Zamora Chinchipe.

1.5.2.

Base legal

El curso del flujo del proceso se establece considerando como base legal:

1.5.3.

1.5.2.1.

El 279 de la Constitución de la República que establece el Sistema Nacional Descentralizado de Planificación Participativa y la Secretaría Técnica del Sistema quien lo coordinará.

1.5.2.2.

El Art. 52 del Código de Planificación y Finanzas Públicas que estable los instrumentos complementarios del Sistema Nacional de Planificación Participativa.

1.5.2.3.

Art. 47 del COOTAD, son atribuciones del Consejo Provincial, literal e) Aprobar u observar el presupuesto del gobierno autónomo descentralizado provincial, que deberá guardar concordancia con el plan provincial de desarrollo y con el de ordenamiento territorial: así. como garantizar una participación ciudadana en el marco de la Constitución y la ley. De igual forma, aprobará u observará la liquidación presupuestaria del año inmediato anterior, con las respectivas reformas.

1.5.2.4.

Art. 50 del COOTAD, son funciones del Prefecto o Prefecta Provincial, las siguientes:

1.5.2.5.

b) Ejercer la facultad ejecutiva del gobierno autónomo descentralizado provincial;

1.5.2.6.

h) Resolver administrativamente todos los asuntos correspondientes a su cargo.

1.5.2.7.

La guía general para la presentación de programas y proyectos de inversión de la SENPLADES, que en el punto 1.1. Tipo de solicitud de dictamen, literal b) actualización de la prioridad y actualización de la aprobación, menciona que este proceso de aplica para proyectos que fueron priorizados o aprobados anteriormente, pero que actualmente presentan una o más de las siguientes condiciones:

1.5.2.8.

El monto global inicial de la inversión se incrementa o disminuye en un porcentaje mayor al 15% del presupuesto o en un monto superior a US$ 400.000.

1.5.2.9.

Se incluyen actividades adicionales que afecten el monto total del proyecto en el porcentaje o monto previstos en el inciso anterior.

1.5.2.10.

Cuando se cambian los objetivos específicos (componentes) y/o metas del programa o proyecto.

1.5.2.11.

Se incluyen componentes adicionales o se suprimen componentes existentes.

Para que efectuar la modificación

Todo cambio o modificación debe efectuarse para:

1.5.4.

1.5.3.1.

Acoplar la planificación técnica a las reformas al presupuesto del proyecto.

1.5.3.2.

Ajustar la planificación operativa anual de los proyectos cuando no procede la realización de actividades por pronunciamiento de las dependencias institucionales habilitantes.

1.5.3.3.

Reprogramar actividades que no fue posible ejecutar en un período de ejecución trimestral.

Cuando tramitar la modificación 1.5.4.1.

Cuando se realizan mediante traspasos.- Previo al trámite de traspasos debe tramitarse el informe de concordancia, con lo cual la resolución de traspaso modifica tanto PAC como POA.

1.5.4.2.

Cuando se realiza mediante reforma al presupuesto institucional.- se debe tramitar conjuntamente con la modificación del presupuesto, la matriz de POA.

1.5.4.3.

Una vez notificada la improcedencia jurídica, financiera o administrativa para la ejecución de la tarea contemplada en el POA.

1.5.4.4.

Antes del cierre de ejecución trimestral o anual a ser evaluado.

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GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS 1.5.5.

Flujo del proceso

Considerando el porcentaje de la guía emitida por la SENPLADES para programas y proyectos, se contempla el siguiente flujo del proceso.

1.5.5.1.

Trámite directo desde la dependencia ejecutora de proyectos: Antes de la evaluación del primer trimestre de ejecución, se podrá modificar (REPROGRAMACIÓN) las fechas de ejecución del POA del proyecto remitiendo mediante memorando a la Dirección de Planificación el nuevo documento solicitando se reemplace en el expediente del proyecto.

1.5.5.2.

Tramite mediante Prefectura.- En cualquiera de las siguientes circunstancias, se deberá tramitar administrativamente ante el Prefecto o Prefecta Provincial se autorice la modificación al Plan Operativo Anual (REPROGRAMACIÓN) y el envío para el registro en la Unidad de proyectos, señalando una o varias de las siguientes razones: 1.5.5.2.1.

1.5.5.2.2.

1.5.5.2.3.

1.5.5.2.4.

1.5.5.3.

Trámite ante el Consejo Provincial.- En cualquiera de las siguientes circunstancias, se deberá tramitar ante el Consejo Provincial la actualización de la aprobación a los instrumentos de planificación del proyecto (REFORMULACIÓN) , en donde conjuntamente con el POA se actualiza PAC, metas plurianuales, y se adjunta el correspondiente narrativo de la reforma al proyecto.

1.5.5.3.1.

1.5.5.3.2.

1.5.5.3.3.

1.5.5.3.4.

1.5.5.4.

1.5.6.

Se modificó el presupuesto inicialmente aprobado para el proyecto, sin sobrepasar del 15% del monto originalmente aprobado. Adjuntando las resoluciones de traspasos.

Se incluyen o se suprimen tareas sin afectar a las metas globales y a los objetivos del proyecto.

Adjuntando las motivaciones para los cambios.

Se modifican las fechas de ejecución de las tareas.

Se modifica la denominación de las tareas.

El monto global inicial de la inversión se incrementa o disminuye en un porcentaje mayor al 15% del presupuesto o en un monto superior a US$ 400.000.

Se incluyen actividades adicionales que afecten el monto total del proyecto en el porcentaje o monto previstos en el inciso anterior.

Cuando se cambian los objetivos específicos (componentes) y/o metas del programa o proyecto.

Se incluyen componentes adicionales o se suprimen componentes existentes.

Todos los cambios deberán ser efectuados por el equipo técnico ejecutor de los proyectos, para lo cual pueden requerir el asesoramiento técnico de la Unidad de Proyectos.

Consideraciones especiales para los proyectos de riego y drenaje

Los proyectos ejecutados por la Dirección de Riego y Drenaje, deberán efectuar las siguientes consideraciones especiales: 1.5.6.1.

Proyecto Fondos mensuales de inversión.- Este proyecto se financia con las transferencias mensuales asignadas por la competencia para riego y drenaje para gasto corriente y para inversión.

Por lo cual se puede incrementar el presupuesto proveniente de saldos de años anterior de proyectos con misma denominación “Fondos mensuales de inversión” o del presupuesto asignado para gasto corriente de la Dirección de Riego y Drenaje.

1.5.6.2.

Proyecto Obras y estudios pendientes de cerrarse.- Las transferencias por parte del Ministerio de Finanzas a los proyectos aprobados por SENAGUA se efectúan con retraso de más o menos tres años, por lo cual una vez que existan los ingresos a favor de la institución, parta la ejecución de los fondos se deberá: 1.5.6.2.1.

1.5.6.2.2.

1.5.6.2.3.

1.5.6.2.4.

Solicitar la certificación financiera de los ingresos Solicitar el registro del proyecto en la Unidad de Proyectos Solicitar los traspasos, adjuntando el POA y PAC que se registra o se modifica.

Reportar trimestralmente la ejecución de actividades

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GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS DIRECTRICES PARA 1.6. REPORTE MENSUAL DE ACTIVIDADES EN EL FORMATO CONOCIDO COMO FORMA 04 Y FORMA 05

1.6.1.

Objetivo del proceso:

Orientar el procedimiento para la ejecución y reporte mensual de actividades contenidas en la planificación operativa anual (POA) de los proyectos que ejecutan las dependencias del GAD Provincial de Zamora Chinchipe.

1.6.2.

Base legal

El curso del flujo del proceso se establece considerando como base legal:

1.6.3.

1.6.2.1.

El 279 de la Constitución de la República que establece el Sistema Nacional Descentralizado de Planificación Participativa y la Secretaría Técnica del Sistema quien lo coordinará.

1.6.2.2.

Art. 233.- Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos.

1.6.2.3.

El Art. 52 del Código de Planificación y Finanzas Públicas que estable los instrumentos complementarios del Sistema Nacional de Planificación Participativa.

1.6.2.4.

Art. 22 de la Ley Orgánica del Servicio Público que establece como uno de los deberes de los servidores públicos: (b) cumplir personalmente con las obligaciones de su puesto, con solicitud, eficiencia, calidez, solidaridad y en función del bien colectivo, con la diligencia que emplean generalmente en la administración de sus propias actividades.

1.6.2.5.

Recomendaciones de la Contraloría Nro. DR4DPZ-0008-2011, de fecha 23/11/20121, dirigida al Prefecto Provincial, que menciona que “Formulará un instructivo que obligue a los directores, jefes departamentales y de sección a reportar mensualmente a la Dirección de Planificación, sobre la ejecución de sus actividades que estarán insertas en los planes operativos de cada dependencia, reportes que le permitirán consolidar, monitorear y evaluar el cumplimiento de los planes, proyectos y actividades institucionales.”

Ámbito de aplicación

Están sujetos al reporte de las actividades en el formato FORMA 04 (Plan mensual de actividades) y FORMA 05 (Informe mensual de actividades) los técnicos que están vinculados directamente en la ejecución de las tareas contenidas en el POA del proyecto.

1.6.4.

1

Flujo del proceso 1.6.4.1.

Previa a la ejecución de las actividades mensuales, los técnicos u analistas de los proyectos, deberán presentar el plan mensual de actividades (Forma 04) al coordinador del proyecto para la revisión y aprobación, en el formato estandarizado por la unidad de proyectos.

1.6.4.2.

Una vez finalizado el mes, los técnicos u analistas de los proyectos, deberán presentar el informe mensual de actividades (Forma 05) al coordinador del proyecto, para la revisión y aprobación, en el formato estandarizado por la unidad de proyectos.

1.6.4.3.

Tanto la forma 04 como la forma 05 está disponible en la dirección: www.bit.ly/formas04y05

1.6.4.4.

Estas formas pueden ser utilizadas para el reporte mensual de actividades a la Unidad de Talento Humano para temas de roles de pago del personal técnico y/u operativo vinculado a los proyectos institucionales.

1.6.4.5.

Es responsabilidad del Coordinador y Director Departamental, legalizar las formas 04 y 05 una vez que dispongan todos los medios de verificación.

1.6.4.6.

Las planificaciones e informes revisados y aprobados, deberán archivarse con todos los medios de verificación en el expediente del proyecto, para la revisión y verificación trimestral por parte de la

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GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS Unidad de Proyectos, en el cierre trimestral del proyecto. No se requiere que envíen mensualmente esta información a la Unidad de Proyectos.

1.6.4.7.

Es responsabilidad de cada Dirección en forma conjunta con la Subdirección de Talento Humano, acordar los formatos para el reporte mensual de actividades del personal de obreros y trabajadores que cumplen actividades de apoyo para las tareas de los proyectos.

1.7. INFORMES DE PREFACTIBILIDAD PARA PROYECTOS DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA Y VIALIDAD

1.7.1.

Objetivo del proceso:

Observar y aplicar en los informes que emite la Unidad de Proyectos, lo contemplado en las normas de control interno parta las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.

1.7.2.

Base legal:

Norma 408 Administración de proyectos; 408-01 Proyecto; 408-02 Estudios de preinversión de los proyectos; 408-03 Diagnóstico e idea de un proyecto; 408-04 Perfil del proyecto; 408-05 Estudio de prefactibilidad; 408-06 Estudio de factibilidad; 408-07 Evaluación financiera y económica; 408-08 Diseño definitivo.

1.7.3.

Ámbito de aplicación:

Las presentes directrices se aplican para preparar expedientes para obras de infraestructura y vialidad ejecutadas ya sea mediante convenio o por las diferentes dependencias del GAD Provincial de Zamora Chinchipe tanto por administración directa como mediante contrato.

1.7.4.

Flujo del proceso

Instrumentos que deben actualizarse: Matrices de planificación, contenidas en el Excel íntegro del proyecto, específicamente Marco Lógico, Plan Operativo Plurianual, POA, PAC, Anualización de metas.

Porqué debe actualizarse: Porque el acumulado de traspasos y reformas del proyecto pasa del 15% del presupuesto original aprobado para el proyecto.

Momento de efectuarse el proceso: Previo al cierre de un trimestre de ejecución o para el cierre anual del proyecto.

Flujo del proceso 1. La Unidad de Proyectos notifica el Reporte de cambios y reformas al presupuesto de proyectos, en función del reporte consolidado de la cédula presupuestaria.

2. La dependencia verifica el porcentaje de diferencia entre el inicial y el codificado de los proyectos que tiene a su responsabilidad.

3. De darse el caso que un proyecto pasa del 15% de las reformas acumuladas, dispone al personal técnico responsable del proyecto, para que efectúe los ajustes a los instrumentos de planificación.

4. El técnico asignado procede a efectuar los ajustes al Excel donde se encuentran contenidos todos los instrumentos de planificación, (para lo cual puede disponer del asesoramiento técnico del analista de proyectos).

Prepara el documento compilado “reformas al proyecto….” y lo pasa para conocimiento y trámite por parte del Director de la dependencia ejecutora.

5. El Director de la dependencia ejecutora solicita al Director de Planificación informe de factibilidad para las reformas a los instrumentos de planificación, adjuntando los documentos anillados y en digital.

6. Se revisa el expediente por parte de la Unidad de Proyectos y se emite el informe de factibilidad para los reajustes a los instrumentos de planificación.

7. Con el informe de planificación, el Director de la dependencia ejecutora solicita a Prefectura se sirva poner en conocimiento del Consejo para la actualización de la aprobación de los instrumentos de planificación del proyecto.

8. Tratado el tema en sesión de Consejo, se emite la certificación por parte de Secretaría General de la actualización de la aprobación a los instrumentos de planificación del proyecto en cuestión.

9. Se continúa el trámite normal de cierre de ejecución de trimestre o anual del proyecto en cuestión.

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GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS 1.8. INFORMES DE CONCORDANCIA PREVIO A SOLICITAR TRASPASO DE PARTIDAS

1.8.1.

Objetivo del proceso:

Asegurar la coherencia técnica con los movimientos financieros efectuados a los proyectos que ejecutan las dependencias institucionales.

1.8.2.

Base legal:

Normas de control interno de la Contraloría General del Estado: 402-02 Control previo al compromiso Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración del talento humano, financieros y materiales.

1.8.3.

Ámbito de aplicación:

Todas las dependencias del GAD Provincial de Zamora Chinchipe que requieran reformar el presupuesto del proyecto, ya sea mediante traspaso o reforma.

1.8.4.

Flujo del proceso

Instrumentos que deben actualizarse: Matrices de planificación, contenidas en el Excel íntegro del proyecto, específicamente Plan Operativo Plurianual, POA, PAC, Anualización de metas.

Porqué debe actualizarse: Para asegurar coherencia entre el presupuesto y las metas de los proyectos.

Momento de efectuarse el proceso: Antes de iniciar el trámite (solicitud) de reforma al presupuesto.

1.8.5.

1.

2.

3.

Flujo del proceso La dependencia hace las modificaciones al archivo Excel y lo remite a la Dirección de Planificación, para verificar que estén considerados los movimientos al presupuesto en las matrices de planificación.

Se emite de parte de la Unidad de Proyectos el informe de concordancia, incorporando el visto bueno en las matrices modificadas.

La dependencia continúa con el trámite de solicitud de traspaso o reforma ante la máxima autoridad.

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GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS

2. DIRECTRICES GENERALES PARA PROCESOS APOYADOS DESDE LA UNIDAD DE PROYECTOS DIRECTRICES PARA 2.1. REFORMA AL PAC

2.1.1.

Para incorporar rubros que tienen financiamiento y que no constan en el PAC 2.1.1.1.

La dependencia interesada debe motivar el inicio del proceso en forma justificada ante el Director de Planificación, en la motivación debe referirse a la partida presupuestaria que requiere ser incorporada en el PAC.

2.1.1.2.

Ingresado el trámite a la Unidad de Proyectos se procede a: 2.1.1.2.1.

2.1.1.2.2.

2.1.1.2.3.

2.1.1.2.4.

2.1.1.2.5.

Verificar la existencia de la partida presupuestaria.

El Saldo que tiene dicha partida.

El subtotal descontado el IVA. Registrar el item en el archivo maestro de la Unidad de Proyectos.

Emitir el informe de factibilidad

2.1.1.3.

El expediente por medio del Director de Planificación llega a Prefectura para emitir la correspondiente resolución de reforma a PAC.

2.1.1.4.

La Secretaria General comunica la resolución a Compras Públicas para la reforma en el portal del SERCOP y una copia a Planificación para archivo y verificación de lo actuado.

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GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS DIRECTRICES PARA 2.2. REFORMA AL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL Los pasos requeridos para la reforma al presupuesto institucional comprenden los siguientes pasos:

2.2.1.

Cuadrar el monto de partidas de arrastre con el recaudado 2.2.1.1.

Conocido el monto de Partidas de arrastre, se debe solicitar a la Dirección Financiera certifique el monto disponible de las partidas de arrastre.

2.2.1.2.

De existir déficit entre el monto de las partidas de arrastre y el certificado de disponibilidad emitido por la Dirección Financiera se debe cuadrar este déficit que debe ser “cero”. Par lo cual se debe revisar 2.2.1.2.1.

2.2.1.2.2.

2.2.2.

Cuadrar las partidas del ejercicio fiscal presente con la proyección que se tendrá en la disminución de los ingresos.

2.2.2.1.

Se procederá a revisar la certificación de la Dirección Financiera sobre la disminución del presupuesto correspondiente al ejercicio fiscal en curso. De existir disminución se procederá a revisar: 2.2.2.1.1.

2.2.2.1.2.

2.2.3.

Que partidas de arrastre están comprometidas ya sea por convenios, anticipo a proveedores o por adquisiciones en proceso de concretarse. Estas partidas por ningún motivo pueden eliminarse.

Partidas que no tengan compromiso servirán para cubrir el déficit, debiendo ser eliminadas mediante la disminución del total del crédito asignado.

Que partidas presupuestarias están comprometidas ya sea por convenios, anticipo a proveedores o por adquisiciones en proceso de concretarse. Estas partidas por ningún motivo pueden eliminarse.

Partidas que no tengan compromiso servirán para cubrir la disminución, debiendo ser eliminadas mediante la disminución del total del crédito asignado.

Consolidar el archivo para reforma presupuestaria.

2.2.3.1.

Identificadas las partidas que servirán para cubrir el déficit tanto de arrastres como del presente ejercicio fiscal, se procede a incorporarlas en la matriz donde se consolidará la reforma al presupuesto. La totalidad de la disminución del presupuesto institucional corresponderá al déficit en el arrastre más la disminución en la proyección de ingresos del presente ejercicio fiscal presente.

2.2.3.2.

Este archivo consolidado se pasa para el trámite de análisis y aprobación.

Ing. Pablo Hernán Cisneros Pérez Mg. SC JEFE DE LA UNIDAD DE PROYECTOS

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GAD PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS DIRECTRICES PARA 2.3. REGISTRO DE PROYECTOS DE RIEGO Y DRENAJE Los pasos requeridos para la reforma al presupuesto institucional comprenden los siguientes pasos:

2.3.1.

Cuadrar el monto de partidas de arrastre con el recaudado 2.3.1.1.

Conocido el monto de Partidas de arrastre, se debe solicitar a la Dirección Financiera certifique el monto disponible de las partidas de arrastre.

2.3.1.2.

De existir déficit entre el monto de las partidas de arrastre y el certificado de disponibilidad emitido por la Dirección Financiera se debe cuadrar este déficit que debe ser “cero”. Par lo cual se debe revisar 2.3.1.2.1.

2.3.1.2.2.

2.3.2.

Cuadrar las partidas del ejercicio fiscal presente con la proyección que se tendrá en la disminución de los ingresos.

2.3.2.1.

Se procederá a revisar la certificación de la Dirección Financiera sobre la disminución del presupuesto correspondiente al ejercicio fiscal en curso. De existir disminución se procederá a revisar: 2.3.2.1.1.

2.3.2.1.2.

2.3.3.

Que partidas de arrastre están comprometidas ya sea por convenios, anticipo a proveedores o por adquisiciones en proceso de concretarse. Estas partidas por ningún motivo pueden eliminarse.

Partidas que no tengan compromiso servirán para cubrir el déficit, debiendo ser eliminadas mediante la disminución del total del crédito asignado.

Que partidas presupuestarias están comprometidas ya sea por convenios, anticipo a proveedores o por adquisiciones en proceso de concretarse. Estas partidas por ningún motivo pueden eliminarse.

Partidas que no tengan compromiso servirán para cubrir la disminución, debiendo ser eliminadas mediante la disminución del total del crédito asignado.

Consolidar el archivo para reforma presupuestaria.

2.3.3.1.

Identificadas las partidas que servirán para cubrir el déficit tanto de arrastres como del presente ejercicio fiscal, se procede a incorporarlas en la matriz donde se consolidará la reforma al presupuesto. La totalidad de la disminución del presupuesto institucional corresponderá al déficit en el arrastre más la disminución en la proyección de ingresos del presente ejercicio fiscal presente.

2.3.3.2.

Este archivo consolidado se pasa para el trámite de análisis y aprobación.

Ing. Pablo Hernán Cisneros Pérez Mg. SC JEFE DE LA UNIDAD DE PROYECTOS

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