Informe: DR4-DPZCH-GADPZCH-AI-0021-2017 - Aprobado : 28/6/2017- Desde : 2/1/2015 Hasta 31/12/2016- O

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DELEGACIÓN PROVINCIAL DE ZA M O R A CHINCHIPE

D R 4-D P ZC H -G A D P ZC H -A I-0021-2017 GOBIERNO AUTÓNOM O D ESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE ZAM O RA CHINCHIPE

INFORME GENERAL

A los procedimientos aplicados a la adquisición, administración, registro, control y uso de los vehículos, maquinaria y equipos; y, a la contratación de seguros para los bienes muebles e inmuebles institucionales

TIPO DE EXAM EN :

EE

PER IO D O D ESDE :

2015-01-02

HASTA :

2016-12-31

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE

Examen espe cial: a ios procedimientos aplicados a la adquisición, administración, registro, control y uso de los vehículos, maquinaria y equipos; y, a la contratación de seguros para ios bienes muebles e inmuebles institucionales, en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, por el período comprendido entre el 2 de enero deí 2015 y el 31 de diciembre del 2016.

AUDITORÍA INTERNA DEL GADP DE ZAMORA CHINCHIPE Zam ora C h in ch ip e —E cu ador

S IG L A S Y A B R E V IA T U R A S

SIGLAS

SIGNIFICADO

Art.

Artículo

Arts.

Artículos

COOTAD

Código

Orgánico

de

Organización

Territorial, Autonomía y Descentralización GAD

H.

NCI

No.

PAC

R. O.

SRI

USD

Gobierno Autónomo Descentralizado

Honorable

Norma de control interno

Número

Plan Anual de Contratación

Registro Oficial

Servicio de Rentas Internas

Dólares de los Estados Unidos de América

ÍNDICE

CONTENIDO

PÁGINA

Siglas y abreviaturas Carta de presentación

1

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen

2

Objetivos del examen

2

Alcance del examen

2

Base legal

3

Estructura orgánica

3

Objetivos de la entidad

4

Monto de recursos examinados

5

CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Seguimiento de recomendaciones No se contrató el servicio de rastreo satelital para los vehículos de la institución Bienes muebles e inmuebles no fueron asegurados Vehículos en circulación sin matrícula vigente Pólizas de seguro contratadas, no incluyeron el total del parque automotor

6 9 11 15 18

ANEXOS: Anexo 1: Anexo 2:

Anexo 3: A n exo 4:

Servidores relacionados Vehículos y maquinaria entregados en comodato a la Junta Parroquial de Cumbaratza, sin contar con pólizas de seguro contra todo riesgo Bienes no restituidos al Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial, según contratos de comodatos vencidos Pólizas de seguro contratadas para 122 unidades de 139 que conforman el parque automotor institucional

23

24

25 26

m Ref: In fo rm e a p ro b a d o e!

Zamora,

D ire cto r R e g io n a l Loja

2 8 JUN 2017

Señor Prefecto Provincial Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe Ciudad. De mi consideración: La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a los procedimientos aplicados a la adquisición, administración, registro, control y uso de los vehículos, maquinaria y equipos y; a la contratación de seguros para los bienes muebles e inmuebles institucionales, en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, por el período comprendido entre el 02 de enero del 2015 y el 31 de diciembre del 2016.

La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinadas no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente, Dios, Patria y Libertad,

Ing. Leopoldo Agustín Román Aguirre Auditor General Interno del GAD Provincial de Zamora Chinchipe Vj

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, se realizó con cargo al Plan Operativo de Control 2017, de la Unidad de Auditoría Interna del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, dependiente de la Delegación Provincial de Zamora Chinchipe, y en cumplimiento a la orden de trabajo 00G1-DR4-DPZCH-GADPZCH-A1-2017, de 13 de enero de 2017.

Objetivos del examen

>

Establecer el cumplimiento de tas disposiciones legales, reglamentarias y demás normas aplicables, en la administración de los vehículos, maquinaria y equipos;

>

Verificar que los seguros de los bienes muebles e inmuebles institucionales se encuentren vigentes y que estos estén dentro de la cobertura de acuerdo a la Ley; y.

^

Comprobar la existencia de registros e informes confiables y oportunos para el control de vehículos, maquinarias y equipos.

Alcance del examen

Cubrió el análisis a los procedimientos aplicados a la adquisición, administración, registro, control y uso de los vehículos, maquinaria y equipos; y; a la contratación de seguros

para

los bienes muebles e inmuebles

institucionales, por el período

comprendido entre el 2 de enero del 2015 y el 31 de diciembre del 2016.

La Contraloría General del Estado, a través de la Unidad de Auditoria Interna del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, realizó el examen especial: "A la vigencia de los contratos de comodato celebrados entre el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe y entidades y "' 2

públicas y privadas”, por el período comprendido entre el 3 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2014, el informe DR4-DPZCH-GADPZCH-AI-0006-2016, fue aprobado el 17 de febrero de 2016, el mismo que guarda relación con el alcance del presente examen.

Base legal

El H. Consejo Provincial de Zamora Chinchipe, fue creado mediante Ley s/n, publicada en el R.O. 360, de 10 de noviembre de 1953.

En sesiones del H. Consejo Provincial, de 14 de marzo de 2008, se resolvió cambiar la denominación de H. Consejo Provincial de Zamora Chinchipe a Gobierno Provincial de Zamora Chinchipe; y, el 1 de junio de 2011, a “Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe".

Estructura orgánica

El Estatuto Sustitutivo al Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, vigente desde el 30 de septiembre de 2015, en su Art. 15 define la estructura orgánica, así;

NIVEL LEGISLATIVO Y DE FISCALIZACIÓN:

Consejo del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe Comisiones permanentes y especiales

NIVEL EJECUTIVO:

Prefecto Provincial Dirección de Procuraduría Sindica

NIVEL ASESOR PROCESOS DE ASESORÍA:

Dirección de Planificación Dirección de Comunicación Social Secretaría General Dirección Administrativa

NIVEL DE PROCESOS DE APOYO:

Dirección Financiera Dirección de Compras Públicas

3

Dirección de Obras Públicas y Vialidad Dirección de Riego y Drenaje NIVEL DE PROCESOS AGREGADOS DE VALOR:

Dirección de Gestión Dirección de Gestión Social, y Atención de Derechos Dirección de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte

Objetivos de ia entidad

En ei capítulo VI, del Estatuto Sustitutivo al Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, de 30 de septiembre de 2015, entre otros establece los siguientes objetivos estratégicos, así:

>

Fomentar el mejoramiento del sistema económico productivo de la provincia, con enfoque de cadenas de valor, territorios de producción limpia, turismo comunitario y garantía soberana.

>

Reducir brechas de accesibilidad y comunicación intermodal de la provincia para facilitar las relaciones de intercambio comercial e intercultural.

>

Contribuir en el proceso de fortalecimiento del sistema sociocultural, el diálogo intercultural y desarrollo participativo e inclusivo.

>

Contribuir a mejorar el equilibrio del medio ambiente y la diversidad ecológica de la provincia.

r-

Fortalecer el accionar institucional para la garantía de derechos de competencia del Gobierno Provincial de Zamora Chinchipe.

4

Monto de recursos examinados

Los recursos examinados, corresponden a los valores utilizados en los procesos de adquisición de los vehículos, maquinaria y equipos; y, la contratación de seguros para los bienes e inmuebles institucionales, por el período del 2 de enero de 2015 al 31 de diciembre de 2016, así:

2015

Bienes Muebles Maquinaria y Equipos Vehículos T o ta i

Servidores relacionados

Anexo 1 ■ V' ^ ' V

5

2016

14 036 501,51

15 549 200,56

1 740 586,12

1 778 536,72

15 777 087,63

17 327 727,28

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento de recomendaciones

La Contraloría General del Estado, a través de la Unidad de Auditoria Interna del Gobierno Provincial de Zamora Chinchipe, realizó el examen especial: “A la vigencia de los contratos de comodato celebrados entre el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe y entidades públicas y privadas, p o r el periodo comprendido entre el 3 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2014". Eí informe DR4DPZCH-A1-0006-2Q16, aprobado el 17 de febrero de 2016, fue remitido a la entidad con oficio 150-DR4-DPZCH, el 22 de marzo de 2016. En el referido documento constan 8 recomendaciones relacionadas con el presente examen, de las cuales 2, no fueron cumplidas, así:

Recomendación 7

Al Prefecto Provincial:

"...Dispondrá y vigilará que el Director de Maquinaria, conjuntamente con el personal de la mecánica de la institución, evalúen el cumplimiento de las obligaciones de reparación y contratación de seguros previstos en el contrato...”.

Situación actual:

Cinco maquinarias entregadas en comodato a la Junta Parroquial de Cumbaratza, actual GAD Parroquial de Cumbaratza, (Anexo 2), se verificó que entre el 2 de enero de 2015 y el 31 de diciembre de 2016, no fueron aseguradas por el comodatario, contra todo riesgo, pese a que la cláusula sexta del contrato de comodato celebrado el 17 de julio de 2009, con un plazo de duración de 10 años, así lo estipulaba.

El Prefecto Provincial, no requirió al Director de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, verifique y evalúe con el personal técnico de esa dependencia, si el comodatario contrató las pólizas de seguro, a fin de exigirle la contratación de las m is m a ^ d e manera oportuna; tampoco, dispuso que, ante el incumplimiento de la

6

cláusula referida, se dé porterm inado el contrato de comodato; lo que originó que hasta el 31 de diciembre de 2016, los automotores continúen desprotegidos contra accidentes, incendios, robos y eventualidades.

Recomendación 9

Ai Prefecto Provincial:

”... Dispondrá y vigilará que ei Director de Procuraduría Sindica, y el Guardalmacén General, realicen las gestiones administrativas que correspondan, para la restitución de los bienes en comodato, en el tiempo convenido y condiciones entregadas...’’.

Situación actual:

Entre el 2 de enero de 2015 y el 31 de diciembre de 2016, nueve organizaciones privadas que mantuvieron contratos de comodato vencidos con el Gobierno Provincial, (Anexo 3), no restituyeron ¡os bienes, ni a pedido del comodatario; tampoco, los referidos contratos se renovaron; dando lugar a que éstos continúen en poder de dichas organizaciones,

sin

estar respaldados con contratos

de comodato vigentes y

debidamente legalizados.

E! Prefecto Provincial, en oficio 00222-P-GADPZCH, de 24 de marzo de 2016, dio a conocer a los directores de Procuraduría Sindica y de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, el informe de auditoría; y, de manera general dispuso que cumplan con las recomendaciones formuladas; y, se adopten los correctivos necesarios; en lugar de solicitarles que conjuntamente con el personal a su cargo, evalúen si los vehículos y la maquinaria entregados en comodato, fueron reparados y contaron con pólizas de seguro, por parte de sus comodatarios; y no precisó para que se gestione e informen sobre la restitución de los bienes entregados en comodato, cuyos plazos estaban fenecidos. El particular, tampoco fue dispuesto al Guardalmacén General.

El Prefecto Provincial, incumplió el Art. 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; e, inobservaron la Norma de control interno 600-02 "Evaluaciones periódicas"; referente a que las recomendaciones de auditoría una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera

inmediata y con el carácter de obligatorio y serán objeto de seguimiento por parte de las máximas autoridades.

Con oficio 001-DR4-DPZCH-AI-EEAVMESBMI-2017-CR, de 2 de mayo de 2017, se comunicó resultados provisionales al Prefecto Provincial, sin obtener respuesta.

Conclusión

El Prefecto Provincial, no exigió a los directores de Procuraduría Sindica y de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, que las recomendaciones de auditoría formuladas para el control y administración de los bienes entregados en comodato, se cumplan, pese a que con oficio 00222-P-GADPZCH, de 24 de marzo de 2016, el dignatario les dio a conocer el referido informe, y verifiquen que los vehículos y la maquinaria, sean reparados y cuenten con pólizas de seguro contra todo riesgo, por parte de sus comodatarios, según lo exigido en los documentos suscritos; tampoco, requirió a dichos servidores y al Guardalmacén Genera!, gestionen la restitución de los indicados bienes, cuyos plazos estaban fenecidos; ocasionando que los automotores se encuentren desprotegidos contra accidentes, incendios, robos y eventualidades; y, continúen en poder de organizaciones privadas, sin estar respaldados con los contratos de comodato vigentes. Incumplieron el Art. 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; e, inobservaron la Norma de control interno 600-02, “Evaluaciones periódicas".

Recomendación

Al Prefecto Provincial

1.

Cumplirá y hará cumplir las recomendaciones formuladas en los informes de auditoría emitidos por la Contraloría General del Estado, y dispondrá la aplicación obligatoria a los servidores a quienes estén dirigidas las mismas; igualmente, delegará a un servidor para que realice el seguimiento y evalué el grado de observancia. t- i v

j.

\

8

No se contrató el servicio de rastreo satelital para los vehículos de la institución

El 27 de octubre de 2015, mediante proceso de licitación SIE-GADPZCH-068-2015, se contrató para 30 vehículos de la entidad, la “Adquisición de los equipos y contratación de los servicios de monitoreo y rastreo satelital para los vehículos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe”, por 16 000,38 USD, restando por contar con el dispositivo y el servicio de 31 unidades que también conformaron el parque automotor institucional; la vigencia del contrato por el referido servicio, fue dei 27 de octubre de 2015 al 26 de octubre de 2016, sin que se gestione la renovación.

De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 12 del '‘Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos”, de 20 de enero de 2014, vigente en el periodo del examen; y, dei ‘Reglamento Sustitutivo para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos”, de 17 de noviembre de 2016, emitido mediante Acuerdo 042-CG-2016, publicado en el R.O 913 de 30 de diciembre del mismo año, los vehículos pertenecientes a las entidades del sector público, deben estar asegurados contra accidentes, incendios, robos, riesgos y eventualidades y contar con el servicio de rastreo satelital.

El Director de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, mediante oficio 772-DMMYTGADFZCH de 16 de diciembre de 2016, gestionó ante el Prefecto Provincial, la renovación del servicio de rastreo satelital para el parque automotor institucional, dignatario que corrió traslado a la Directora de Compras Públicas, y al Director Financiero, para el trámite correspondiente, y la certificación de la disponibilidad presupuestaria, que no se cumplió.

El Director Financiero, mediante certificación No. 106-CP-GADPZCH, de 21 de diciembre de 2016, informó lo siguiente:

“A/O existe disponibilidad presupuestaria en el presente ejercicio económico para celebrar el contrato, motivo de la consulta que antecede, aplicable a la partida presupuestaria, Nro. 44.73.01.05; Telecomunicaciones, p o r el monto de r $9.682,36”.

9

La falta de gestiones ante el Prefecto Provincial, sobre la autorización para realizar la reforma al presupuesto y al PAC institucional para ia contratación del servicio de rastreo satelital; ocasionó, que entre el 27 de octubre y el 31 de diciembre de 2016, el parque automotor no cuente con dicho servicio.

El Director Financiero, a más de las disposiciones legales citadas, incumplió los Arts.

77, numero 3, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 256 del COOTAD; e inobservó los puntos 2.2.3. número 7, del Estatuto Sustitutivo al Estatuto Orgánico

de

Gestión

Organizacional

por

procesos

del

Gobierno

Autónomo

Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, expedido el 30 de septiembre de 2015, que señala; las modificaciones al presupuesto aprobado, se realizarán a través de reformas presupuestarias.

Con oficio 002-DR4-DPZCH-AI-EEAVMESBMI-2017-CR de 2 de mayo de 2017, se comunicó resultados provisionales al Director Financiero. Como respuesta, en oficio 0156-GADPZCH-DF, de 15 de mayo de 2017, manifestó que según los artículos 255 y 259 del COOTAD, cada dependencia debe gestionar ante el Prefecto Provincial las reformas al presupuesto que estimen pertinentes, y no la unidad financiera.

Lo manifestado por el servidor, no modifica el comentario del informe; por cuanto, como responsable del área financiera, debió motivar la reforma al presupuesto con los fondos económicos suficientes, que permita contratar el servicio de rastreo satelital y los dispositivos.

Conclusión

El Director Financiero, al no prever en el presupuesto institucional los recursos económicos que permitan contratar los servicios de rastreo satelital para los vehículos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, ni motivar ante el Prefecto provincial la reforma al presupuesto institucional con los fondos económicos suficientes, originó, que entre el 27 de octubre y el 31 de diciembre de 2016, los 61 vehículos, no cuenten con dicho servicio. Incumplió los Arts. 77, número 3, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; 256 del COOTAD; 12 del Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, de 20 de enero de 2014, vigente p';C" ^ 10

en el periodo del examen; y, del Reglamento Sustitutivo para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, de 17 de noviembre de 2016, emitido mediante Acuerdo 042-CG-2016, publicado en el R.O 913 de 30 de diciembre del mismo año; e, inobservó: los puntos 2.2.3. número 7, del Estatuto Sustitutivo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, de 30 de septiembre de 2015.

Recomendaciones

Ai Prefecto Provincial.

2. Dispondrá al Director Financiero, prepare las reformas a! presupuesto institucional con los fondos suficientes, que permitan certificar la disponibilidad de recursos para la contratación del servicio de rastreo satelital de los vehículos de la institución.

3. Dispondrá y exigirá que el Director Financiero, incluya en el Plan Anual de Contratación (PAC) el proceso de contratación, la descripción del servicio de rastreo o tipo de seguro, el presupuesto estimado y el cronograma de implementación, y los publicará en la página www.compraspublicasa.qob.ee. a fin de que viabilice el seguro del parque automotor institucional.

Bienes muebles e inmuebles no fueron asegurados

El 1 de julio de 2016, el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe, realizó el proceso de licitación LICS-GADPZCH-02-2016, mediante el cual contrató tres pólizas de seguro, por 9 606 483,92 USD, correspondiente a vehículos, maquinaria y equipos de su propiedad, cancelando por dicha cobertura 149 794,37 USD, así:

Póliza d e Seguros Vigencia 01/07/2016 ai 01/07/2017

Número 900587

Descripción

Suma asegurada

Valor

Equipo y maquinaria Anexo 0

5 448 281,98

11

38 767,16

Anexo 2

233 500,00

1 357,28

902522 Vehículos livianos

518 900,72

14 775,27

Anexo 0

3 021 751,22

85 992,38

Anexo 2

384 050,00

8 902,28

9 606 483,92

149 794,37

900524 Vehículos pesados

Total

Conforme ai Estado de Situación Financiera, al 31 de diciembre de 2016, el total de bienes de la entidad, ascendió a 24 297 284,76 USD, de los cuales se aseguró ei 39,54% que corresponden a vehículos, maquinaria y equipos por 9 606 483,92 USD; encontrándose desprotegidos 14 690 800,84 USD, equivalente al 60,46% del total de activos fijos, como mobiliarios, herramientas, equipos informáticos, bienes artísticos y culturales, libros y colecciones, terrenos, edificios, locales y residencias, así:

Tipo de bien según Estado de Situación Financiera

Bienes de a d m in istra ció n Bienes de pro d u cció n Tota l

Valor (USD)

% de representación de los bienes en el Estado de Situación Financiera

20 014 537,25

82,37 %

4 282 747,51

17,63 %

24 297 284,76

100%

Suma asegurada al 31 de diciembre de 2016

% Asegurado

Diferencia no asegurada

9 606 483,92

39,54 %

60,46 %

9 606 483,92

39,54 %

14 690 800,84

Con oficio No. 0051-DA-GADPZCH, de 24 de marzo de 2017, la Directora Administrativa de la entidad, informó;

.. el Gobierno Provincial de Zamora Chinchipe no ha contratado Seguros para (sic) Bienes Muebles e Inmuebles... porque en sus Presupuestos hasta el año 2016 no existía Partida Presupuestaria que cubra el costo de su contratación. En el presente año consta aprobada la asignación presupuestaria y en próximos días se realizará (sic) requerimiento para que la Máxima Autoridad disponga el trámite que corresponda para la respectiva contratación..

El Prefecto Provincial, no dispuso, ni autorizó, la contratación de pólizas de seguros para los bienes muebles e inmuebles; y, la Directora Administrativa, responsable del control de los activos de la institución, no veló por su resguardo y seguridad; lo que ocasionó que, 14 690 800,84 USD, entre bienes muebles e inmuebles, no estén protegidos y se encuentren expuestos a posibles riesgos o eventualidades; se encuentran inmersos en los ¿ A-

12

Arts. 233 de la Constitución de la República del Ecuador y 40 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; e, incumplieron los Arts. 22, letra e) de la Ley Orgánica de Servicio Público; 5 del Reglamento General para la Administración, Utilización y Control de Bienes y Existencias del Sector Público, de 11 de septiembre de 2015; y, de la Codificación y Reforma al Reglamento General para la administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector publico, de 22 de noviembre de 2016; que en su orden refieren: ningún servidor estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones por el manejo y administración de bienes públicos; que dentro de sus deberes está velar por los recursos del Estado y por la conservación de los muebles y bienes en general confiados a su guarda, administración o utilización de conformidad con la ley y las normas secundarias; que la protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguros necesarias para salvaguardarlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir; e, inobservaron las NCI 406-06 "Identificación y protección", 300, “Evaluación del R i e s g o y, la 300-04 "Respuesta al riesgo", referentes a que la protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguros; así como, que el riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno, por lo que la máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica las estrategias y procedimientos a través de los cuales se trataran los potenciales eventos, para lo cual una de las respuestas al riesgo, es precisamente a través de compartir o transferir su probabilidad e impacto.

La Directora Administrativa, inobservó el punto 2.2.2, número 2, del “Estatuto Sustitutivo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional p o r Procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe", de 30 de septiembre de 2015, el cual establece como funciones, atribuciones y responsabilidades de la servidora referida, cumplir con las medidas de protección y seguridad; así como, con el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles.

Con oficios 001 y 003-DR4-DPZCH-AI-EEAVMESBMI-2017-CR, de 2 de mayo de 2017, se comunicó

resultados

provisionales al Prefecto

Provincial y a la

Directora

Administrativa, respectivamente.

La Directora Administrativa, en comunicación de 15 de mayo de 2017, manifestó:

13

“...En lo referente a bienes y equipos de oficina, según las normas y garantías de fabricación estos tienen una vida útil de tres años y la m ayor parte de equipos de nuestra institución sobre pasan ese tiem po...a la falta de aseguramiento de...inmuebles, esto ha obedecido a la falta de presupuesto que no ha sido asignado para estos efectos.- los...Exám enes Especiales y auditorías realizados...no han determinado observaciones...ni han recomendado la contratación de pólizas de seguro de bienes inmuebles, la misma que se vuelve una exigencia...a p artir de la catástrofe ocurrida el 16 de abril de 2016...mas no como una exigencia en estricto cumplimiento de la ley...".

Lo expresado por la servidora no modifica el comentario del informe, en vista que no gestionó ante el Prefecto Provincial, la reforma al presupuesto, que permita disponer de recursos y proceder a contratar las pólizas de seguro de los bienes desprotegidos, ni incluyó en el PAC del año 2016.

Conclusión

El Prefecto Provincial y la Directora Administrativa, permitieron que en el proceso de licitación LICS-GADPZCH-02-2016, se contraten pólizas de seguro, para la protección de los bienes de la institución, únicamente por 9 606 483,92 USD; sin considerar que el total de éstos ascendía a 24 297 284,76 USD; lo que ocasionó que, 14 690 800,84 USD, entre bienes muebles e inmuebles, no estén protegidos y se encuentren expuestos a posibles riesgos o eventualidades. Se encuentran inmersos en los Arts. 233 de la Constitución de la República del Ecuador y 40 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; e incumplieron el Art. 22, letra e) de la Ley Orgánica de Servicio Público y 5 del Reglamento General para la Administración, Utilización y Control de Bienes y Existencias del Sector Público, de 11 de septiembre de 2015; y de la Codificación y Reforma al Reglamento General para la administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector público, de 22 de noviembre de 2016;e inobservaron las NCI 406-06 “Identificación y protección”, 300, “Evaluación del Riesgo"; y, la 300-04 “Respuesta al riesgo"; y, la Directora de Administrativa, el punto 2.2.2, número 2, del “Estatuto Sustitutivo al Estatuto Orgánico

de

Gestión

Organizacional p o r

Procesos

del

Gobierno

Autónomo

Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe”, de 30 de septiembre de 2015. .rv-'- -

C-*

14

Recomendaciones

Al Prefecto Provincial

4.

Dispondrá a la Directora Administrativa, realice las gestiones necesarias, ante la Dirección Financiera y la Dirección de Compras Públicas, para contratar las pólizas, que permita asegurar los bienes muebles e inmuebles institucionales, a fin de que estén protegidos contra cualquier eventualidad, y se verificará periódicamente, que las coberturas mantengan su vigencia.

5.

Verificará que el Director Financiero, certifique la disponibilidad de recursos para la contratación de las pólizas de seguros para ios bienes muebles e inmuebles; en caso de no contar con fondos suficientes, gestionará la reforma al presupuesto institucional.

Vehículos en circulación sin matrícula vigente

En la página web del Servicio de Rentas Internas (SRI), se determinó que la institución provincial adeuda 3 014,13 USD, por concepto de matriculación de cinco vehículos, que incluye tasas e impuestos, correspondientes a los años del 2011 ai 2016, así: Placa

Caducidad de la matrícula

ZEA0147 ZEA0342 ZEA0360

2018-12-31 2015-12-31 Sin registro

ZMA0068 ZMA0073

2014-12-31 2014-12-31

Años pendientes de pago 2015-2016 2015-2016 2011-2012-20132014-2015-2016 2015-2016 2015-2016

Valor adeudado 441,45 396,56 1 002,86 586,63 586,63

3 014,13

TOTAL

Durante el período en que la institución no estuvo al día en sus obligaciones en el SRI, se autorizó la movilización de tos referidos vehículos, sin considerar que no estaban facultados para circular; por cuanto, no se dispuso la revisión vehicular anual, de acuerdo al último dígito de la placa de cada automotor, según lo dispuesto en los artículos 103 y 104 de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial, de 8 de agosto de 2014, reformada el 31 de diciembre de 2014; y, 160 y 177 del Reglamento a la ley citada, de 25 de junio de 2012, reformado el 14 de noviembre de 2016. , .r ■-Ü15

El D ire c to r de M a n te n im ie n to de M aquinaria y T ra n sp o rte , re sp o n sa b le del co n tro l del parque a u to m o to r, no c o o rd in ó ni g e stio n ó ante el P re fe cto P rovincial, para q u e los v e h ícu lo s se an m a tric u la d o s en los períodos q u e c o rre sp o n d ía n ; hechos que o rig in a ro n q ue los im p u e s to s y ta s a s de m atrícula v e h ic u la r de los a ños 2011 al 2016, p o r 3 0 1 4 ,1 3 USD, se m a n te n g a n p e n d ie n te s de pago; y, que los a u to m o to re s circulen sin c u m p lir los req uisito s.

Los d ire c to re s de M a n te n im ie n to de M a q u in a ria y T ra n sp o rte , q u e se s u c e d ie ro n en el cargo, a m á s d e la n o rm ativa legal citada, in cu m p lie ro n los A rts. 77, núm ero 2, letra a) de la Ley O rg á n ic a de la C o n tra lo ría G eneral del E stado; e, in o b se rva ro n el A rt. 14 del R e g la m e n to p ara el C o n tro l de los V e h ícu lo s del S e c to r P ú blico y de las E n tid a d e s de D e re ch o P riv a d o q u e d isp o n e n de R ecursos P úblicos, de 20 de e n e ro de 2014, vig e n te en el p e rio d o del e xa m e n ; y, del R eglam ento S u s titu tiv o para el C o n tro l de los V e h ícu lo s del S e c to r P ú b lic o y de las E n tid a de s de D e re ch o P rivado que d isp o n e n de R ecursos P úblicos, d e 17 de n o vie m b re de 2016, e m itid o m e d ia n te A c u e rd o 0 4 2 -C G -2 0 1 6 , pu b lica d o en el R.O . 913 de 30 de d icie m b re del m ism o año; núm eros 3.2 y 12 del E sta tu to S u s titu tiv o al E s ta tu to O rgánico de G e stió n O rg a n iza cio n a l p o r P ro ce so s del G o b ie rn o A u tó n o m o

D e s c e n tra liz a d o P ro vin cia l d e Z a m o ra C hinchipe ,

de

30 de

s e p tie m b re de 2 0 1 5; las N C I 100-01 C ontrol interno; 2 00-08 A d h e sió n a las políticas in s titu c io n a le s ;

4 0 6 -0 9

C on tro l

de

vehículos

o ficiales;

que

disponen,

la

unidad

e n c a rg a d a d e la a d m in is tra c ió n de los ve h ícu lo s, para fin e s de co n tro l de b e llevar re g istro s s o b re la v ig e n c ia de la m atrícula ve h icu la r; los v e h ícu lo s deben m a tric u la rs e a n om b re de la re s p e c tiv a e n tid a d y portar sus p la ca s de ide n tifica ció n , tal com o lo p re vien e la L e y O rg á n ic a de T ra n sp o rte te rre stre , T rá n s ito y S e gurida d V ial y su re g la m e n to ; c o o rd in a rá y v ig ila rá que los v e h íc u lo s sean o p o rtu n a m e n te m a tricu la d o s.

Con o ficio s 0 0 4 y 0 0 5 -D R 4 -D P Z C H -A I-E E A V M E S B M I-2 0 1 7 -C R , de 2 de m a yo de 2017, se co m u n ic ó re s u lta d o s p ro visio n a le s a los d ire c to re s de M a n te n im ie n to de M a q u in a ria y T ra n s p o rte , q u e se s u c e d ie ro n en el cargo.

C o m o re s p u e s ta , en o ficio s 4 5 -J T -D M M Y T -G A D P Z C H -; y, 0 0 2 7 3 -D M M Y T -G A D P Z C H , de 12 y 15 d e m a yo de 2017, en su orden, los re fe rid o s se rvid o re s, m a n ife sta ro n q u e el v e h íc u lo de p la c a s Z E A 0 3 4 2 , se e n cu e n tra e n tre g a d o en c o m o d a to al G A D P a rro q u ia l de B e llavista ; los v e h íc u lo s de pla cas Z E A 0147, Z M A 0 0 6 8 y Z M A 0 0 7 3 , p e rm a n e ce n en re p a ra ció n en la m e c á n ic a de la institución; m ie n tra s que, del a u to m o to r de placas

ZEA0360, los documentos originales han sido remitidos a la anterior Corte Suprema de Justicia, actual Consejo Nacional de la Judicatura, por un trámite judicial que aún se mantiene sin solución.

Lo expresado por los servidores, modifica parcialmente el comentario del informe; por cuanto, presentaron el "Contrato de comodato celebrado entre el Gobierno Autónomo Descentralizado

Provincia!

de

Zamora

Chinchipe

y

el

Gobierno

Autónomo

Descentralizado Rural de Bellavista, cantón Paquisha, para el uso o préstamo de una camioneta Chevrolet D-MAX”, suscrito el 2 de enero de 2015, por 4 años, y que en la cláusula séptima, consta, es obligación del comodataria los trámites de matriculación y seguros del vehículo de placas ZEA0342, siendo de su responsabilidad el pago de los 396,56 USD, correspondiente a dicho vehículo; sin embargo, no documentaron haber gestionado con oportunidad la reparación y matriculación de ¡os 3 vehículos averiados; tampoco, sustentaron y dieron a conocer el motivo del proceso judicial del vehículo de placas ZEA036Q, y las razones de la falta de matriculación; por tanto, el valor pendiente de pago a cargo de la entidad provincial fue de 2 617,57 USD.

Conclusión

Los directores de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, no coordinaron ni gestionaron ante el Prefecto Provincial, la matriculación de los cinco vehículos oficiales de placas ZEA0342, ZEA0147, ZMA0068, ZMA0073 y ZEA0360, que desde el año 2011 al 2016, adeudando 3 014,13 USD, por concepto de tasas e impuestos, según la base de datos del Servicio de Rentas Internas; dando lugar a que circulen sin los documentos exigidos, infringiendo normas de tránsito y seguridad vial. Respecto al vehículo de placas ZEA0342, se encontró en comodato, siendo responsabilidad del comodataria el pago de 396,56 USD, por concepto de matrícula; y, a cargo de la entidad provincial, la cancelación de 2 617,57 USD. Incumplieron los Arts. 77, número 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; 103 y 104 de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial; 160 y 177 de su Reglamento, de 25 de junio de 2012, reformado el 14 de noviembre de 2016, e, inobservaron el Art. 14 del “Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos”, de 20 de enero de 2014, vigente en el periodo del examen; y, del Reglamento Sustitutivo para el Control de ios Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos s v ' >r 17

Públicos, de 17 de noviembre de 2016, emitido mediante Acuerdo 042-CG-2016, publicado en el R.O. 913 de 30 de diciembre del mismo año; números 3.2 y 12 del "Estatuto Sustitutivo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional p o r Procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe”, de 30 de septiembre de 2015; las NCI 100-01 "Control interno"; 200-08 “Adhesión a las políticas institucionales”; 406-09 "Control de vehículos oficiales”.

Recomendaciones

Al Prefecto Provincial

6. Dispondrá al Director de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, como responsable del control del parque automotor, coordine y gestione los recursos económicos ante el Director Financiero, para que los vehículos de la entidad sean matriculados en los períodos que correspondan, a fin de evitar sanciones o retenciones, y circulen con los documentos exigidos.

Al Director Financiero

7.

Gestionará ante el Prefecto Provincial, la autorización para cancelar en la Agencia Nacional de Tránsito, los valores adeudados de los años 2011 al 2016, por 2 617,57 USD, y los que se encuentran registrados en la página web del Servicio de Rentas internas, a fin de que los automotores se sometan a la revisión vehicular, y se matriculen, y circulen con los requisitos y documentos exigidos en las disposiciones legales que rigen para el efecto.

Pólizas de seguros contratadas, no incluyeron el total del parque automotor

Mediante pólizas de seguro No. 0001763 y 0117154, del 1 de junio de 2015 al 31 de mayo de 2016, se aseguró 8 679 901,98 USD, correspondiente a 113 unidades de las 128 que conforman el parque automotor institucional, entre vehículos y maquinarias, cobertura que no incluyó a 15 de dichos bienes, señalados en el siguiente detalle, permaneciendo desprotegidos contra los riesgos y eventualidades que se puedan suscitar:

Pólizas de Seguro

Vigencia

Número

01/06/2015 0001763 al 31/05/2016 0117154

Tipo de bien

Suma Asegurada

V alor

Número de unidades aseguradas

Número de unidades NO asegurados

Total de unidades de propiedad del GAD Provincial

Equipo y maquinaria 5 132 728,58

29 903,09

42

8

3 547 173,40

95 642,69

71

7

8 679 901,98

125 545,78

113

15

Vehículos

Total

128

Con posterioridad al 31 de mayo de 2016, que caducó la vigencia de ia póliza de seguro referida, no se tramitó con oportunidad la contratación de éste servicio; por lo que, 128 unidades circularon durante 30 días, hasta el 1 de julio de 2016, que se renovaron las pólizas, sin estar protegidas contra todo riesgo.

Entre los meses de febrero y septiembre de 2016, según los ingresos a bodega números 26, 35, 40, 46, 125, 193 y 194, la entidad adquirió 11 maquinarias, lo cual incrementó el parque automotor a 139 unidades; sin embargo, con pólizas de seguro No. 900587, 902522 y 900524 vigentes desde el 1 de julio de 2016 al 1 de julio de 2017, se aseguró únicamente a 122 unidades, por 9 606 483,92 USD, quedando sin cobertura 17, (Anexo 4).

Sobre la falta de gestión para la contratación de las pólizas de seguro, el Director de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, actuante del 1 de febrero al 31 de diciembre de 2016, mediante comunicación de 19 de abril de 2017, manifestó que cuatro de las 17 unidades no aseguradas, se encuentran en mal estado y fuera de servicio; por lo que, no ameritó realizar ninguna inversión; sin embargo, no documentó haber gestionado el proceso de venta, remate o baja de las mismas.

Lo descrito se ocasionó, por cuanto la Directora Administrativa y los Directores de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, no efectuaron el control a la vigencia de las pólizas de seguros contratadas, ni gestionaron con oportunidad la contratación de éstas para todo el parque automotor de la entidad provincial; dando lugar que no se encuentren asegurados contra todo riesgo de manera continua entre el 1 de julio de

2015 y el 31 de diciembre de 2016, permaneciendo expuestos a posibles eventos de pérdida o daño físico.

La Directora Administrativa y los directores de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, que se sucedieron en el cargo, se encuentran inmersos en los Arts. 233 de la Constitución de la República del Ecuador y 40 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; e, inobservaron los Arts. 5 del Reglamento general para la administración, utilización y control de bienes y existencias de! sector público, de 11 de septiembre de 2015; y, 12 del Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, de 20 de enero de 2014, vigente en el periodo del examen; y, del Reglamento Sustitutivo para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, de 17 de noviembre de 2016, emitido mediante Acuerdo 042-CG-2016, publicado en el R.O. 913 de 30 de diciembre del mismo año, que en su orden refieren: ninguna servidora, ni servidor estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, en el manejo y administración de bienes púbicos; y, que los vehículos deben estar asegurados contra accidentes, incendios, robos, y riesgos contra terceros.

A más de las disposiciones citadas, inobservaron los puntos 2.2.2, número 2 y el 3.2.1. del ‘'Estatuto Sustitutivo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional p o r Procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe”, de 30 de septiembre de 2015, que establece como funciones, atribuciones y responsabilidades de la Directora Administrativa, cumplir con las medidas de protección y seguridad; así como, con el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles; y, de la Dirección de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, presente el informe sobre el estado de las pólizas de seguros de los vehículos institucionales.

Con oficios 003, 004 y Q05-DR4-DPZCH-AI-EEAVMESBMI-2Q17-CR, de 2 de mayo de 2017, se comunicó resultados provisionales, a la Directora Administrativa, y a los directores de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, respectivamente.

La Directora Administrativa, en comunicación de 15 de mayo de 2017, manifestó que, no es de su responsabilidad la contratación o requerimiento de pólizas de seguro para ios vehículos y la maquinaria; sin embargo, la responsabilidad de tomar medidas de

protección, seguridad y control de los bienes, están delegadas a dicha servidora; por tanto, debió gestionar la contratación de pólizas de seguro.

Los directores de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, en oficios 00273-DMMYTGADZCH y 45-JT-DMMYT-GADPZCH-, de 12 y 15 de mayo de 2017, expresaron:

“...Cuando se realiza el listado de unidades para...la contratación de seguros, la experiencia y en aplicación al juicio de buena fe, se toma en consideración las...que se encuentran en estado...para trabajar, en caso de que las unidades no aseguradas en la póliza general en el transcurso del tiempo se incorporan a laborar, estos son incluidos en los seguros. - Estas decisiones...son en virtud de evitar egresos económicos asegurando máquinas y vehículos que están fuera de riesgo ...”.

Lo manifestado por los servidores no modifica el comentario del informe, por cuanto, todos los vehículos y la maquinaria que conforman el parque automotor institucional, independientemente si se movilizan o permanecen guardados en los garajes, deben estar protegidos contra todo riesgo, mediante la contratación de pólizas de seguro.

Conclusión

La Directora Administrativa; y, los directores de Mantenimiento de Maquinaria y Transporte, que se sucedieron en el cargo, permitieron que el parque automotor de la institución, no se encuentra asegurado contra todo riesgo; debido a que no efectuaron el control a la vigencia de las pólizas de seguros contratadas, ni gestionaron con oportunidad dicha contratación para todos ¡os vehículos y la maquinaria; dando lugar a que entre el 1 de julio de 2015 y el 31 de diciembre de 2016, no se encuentren asegurados de manera continua, permaneciendo expuestos a posibles eventos de pérdida o daño físico. Se encuentran inmersos en los Arts. 233 de la Constitución de la República del Ecuador y 40 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; e, inobservaron los Arts. 5 del Reglamento general para la administración, utilización y control de bienes y existencias del sector público, de 11 de septiembre de 2015; y, 12 del Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, de 20 de enero de 2014, vigente en el periodo del examen; y, del Reglamento Sustitutivo para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, de 17 de noviembre de 2016, emitido mediante Acuerdo 042-CG2016, publicado en el R.O. 913 de 30 de diciembre del mismo año. Además de las

d is p o s ic io n e s cita d a s ; in o b s e rv a ro n los puntos 2 .2.2, n ú m e ro 2 y el 3.2.1 del “E sta tu to S u s titu tiv o a l E s ta tu to O rg á n ico d e G estión O rg a n iz a c io n a l p o r P ro c e s o s d e l G o b ie rn o A u tó n o m o D e s c e n tra liz a d o P ro v in c ia l de Z a m o ra C h in c h ip e ’’, de 30 de s e p tie m b re de 2015.

Recomendación

Al Prefecto Provincial

8.

D is p o n d rá

a

la

D ire cto ra A d m in istra tiva

y al

D ire cto r de

M a n te n im ie n to

de

M a q u in a ria y T ra n s p o rte , rea lice n las gestione s necesarias, para incluir en las pólizas co ntratada s, tod os los vehículos y m aquinaria institucional, a fin de que estén p rotegido s contra cu a lq uie r eventualidad, servidores que verificarán periódicam ente, que las cob e rtu ra s m antenga n su vigencia.

Ing. L e o p o ld o A g u s tín R o m á n A gu irre

Auditor General Interno del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Zamora Chinchipe

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