Projektledelse - teori og praksis, 7. udgave, 1. oplag, 2017 by Praxis

Projektledelse Teori og praksis 7. udgave, 1. oplag 2017 © PRAXIS – Nyt Teknisk Forlag 2006 Forlagsredaktør: Thomas Rump, tr@praxis.dk Omslag: Henrik Stig Møller Tegninger: Henrik Stig Møller Dtp: Narayana Press Tryk: Narayana Press ISBN: 978-87-571-2891-8 ISBN, e-bog: 978-87-571-3390-5 Varenummer: 44036-1 Bogen er sat med ITC Stone 10/14 Bogen er trykt på Profimatt 100g 51: 176: 184: 339:

Robotplæneklipper, Colourbox Storebæltsbroens østbro. Søren Madsen/Sund & Bælt Skinnenet, Scanpix/Henning Bagger Voltaire. Buste af Jean-Antoine Houdon, 1778. Musée des Beaux-Arts d’Angers, Frankrig, Creative Commons 357: West Vanguard. Bjarne Kousholt 358: Operaen, Henrik Stig Møller 457: Portræt af Søren Kierkegaard, baseret på en skitse af Niels Christian Kierkegaard, 1838. Det Kongelige Bibliotek, kort- og billedafdeling 475: DR Byen under opførelse (2005). Dragør Luftfoto 496: HMS Victory. Scanpix/Bandphoto.

Alle rettigheder ifølge gældende lov om ophavsret forbeholdes. Kopiering fra denne bog må kun finde sted på institutioner, der har en aftale om kopiering med Copydan Tekst & Node, og kun inden for aftalens rammer. Se mere på copydan.dk.

PRAXIS – Nyt Teknisk Forlag Ny Vestergade 17, 4. 1471 København K info@praxis.dk praxis.dk webshop.praxis.dk Tlf. +45 63 15 17 00

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 2

26-09-2017 17:11:11

Forord Fortæl mig – jeg glemmer. Vis mig – jeg husker. Involver mig – jeg forstår. Kinesisk ordsprog

Denne bog er baseret på storytelling. Det vil sige, at jeg ved hjælp af små historier – eksempler – forsøger at vise, hvad jeg mener. Historierne – håber jeg – slår måske også nogle toner an, som får dig som læser til selv at tage fat i din hverdag og gøre en indsats frem mod vores fælles mål – bedre projekter. Det er nemlig det, jeg gerne vil med bogen! Mange bøger om projektledelse er baseret på den metode, der er beskrevet i første linje af det kinesiske ordsprog ovenfor. I denne bog forsøger jeg at anbringe min pædagogiske metode mellem linje to og linje tre. Hvis du som læser af og til føler, det bliver ‘for meget’, og at jeg ‘prædiker’ holdninger og adfærd, så det måske provokerer dig – ja, så er det sådan set OK med mig. For så er du jo involveret! Hvis vi definerer kompetence som følger: Kompetence = viden + erfaring (færdigheder) + personlig indstilling (adfærd) … eller på engelsk: Competence = knowledge + experience + personal attitude … så er formålet med denne bog kort og godt: at medvirke til at øge læsernes kompetencer som projektledere. Forskning viser, at talent og personlige karakteristika er et individuelt fundament for det enkelte menneske, som er vanskeligt påvirkeligt. Derimod kan kompetencerne udvikles, og det vil vi gøre i det følgende. Jeg har samlet viden sammen fra mange kilder og nedfældet den i bogen på en – håber jeg – systematisk og overskuelig måde. Jeg har selv i mit liv opnået megen erfaring med projektledelse, og denne forsøger jeg – blandt andet ved hjælp af eksempler – at videregive til læserne. 3

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 3

26-09-2017 17:11:11

Forord

Experience is not what happens to you, it is what you do with what happens to you. Aldous Huxley (engelsk forfatter, 1894-1963)

Jeg forsøger ydermere at påvirke læsernes personlige indstilling – jeres holdninger – bl.a. via måden, jeg skriver på, via citater, eksempler m.m. Bogen er bygget op i seks dele:

1 2 3

Kapitel 1: Projekter og projektledelse Handler om, hvad et projekt egentlig er. Hvad projektledelse – helt overordnet – går ud på, hvilke faser projektet indeholder: dets livscyklus, dets interessenter, dets organisation samt de rammer og omgivelser, der er for projektet. Med andre ord: Nye læsere starter her! Denne del er således beregnet til at læse samlet – ikke som opslag eller spotvis læsning. Er du nogenlunde erfaren som projektleder og vil hurtigt ind til ‘the real thing’, kan du roligt springe kapitel 1 over. Kapitel 2: Standarder og normer for projektledelse Giver et overblik over de mest udbredte internationale standarder og normer for projektledelse. Også denne del kan du springe over, hvis du har travlt. Ellers er kapitel 2 anvendelig som opslagsværk, hvis du vil vide noget om en eller alle de fire standarder/normer, som jeg beskriver. Kapitel 3: Projektlederen Skal du ikke springe over. Her gennemgår jeg projektlederens personlige egenskaber og fortæller historier om, hvordan du skal håndtere diverse situationer – og historier om, hvordan du ikke skal gøre. Jeg har den grundholdning, at vi kan mønstre nok så mange metoder, standarder og procedurer for projektledelse, men når støvet har lagt sig, er projektlederen og dennes evne til at lede projektet det vigtigste i projektet. Derfor er kapitel 3 vigtigt!

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 4

26-09-2017 17:11:11

Forord

Kapitel 4: Vidensbanken Er bogens største del og kernen med alle værktøjerne. Her deler jeg projektet op i fem faser: • Før projektet besluttes • Planlægnings- og specifikationsarbejdet • Udførelses- og opfølgningsfasen • Aflevering af opgaven og evaluering af projektet • Drift og vedligehold

Før projektet besluttes

Planlægning og specifikation

Udførelse og opfølgning

Aflevering og evaluering

Drift og vedligehold

Og i hver fase gennemgår jeg – alt efter relevans i den pågældende projektfase – de ti vidensområder, du som projektleder skal kunne beherske: • Sammenhæng og koordinering • Styring af omfang og indhold • Planlægning og styring af tid • Planlægning og styring af omkostninger • Kvalitetsledelse • Personaleledelse • Styring af kommunikation • Risikostyring • Styring af indkøbsaftaler • Interessentledelse Denne matrixstruktur gør det muligt for dig at slå ned på lige det vidensområde, du aktuelt har brug for at vide noget om. Hvert vidensområde har fået tildelt en farve (se forordsfigur 1), der også er brugt øverst i højre hjørne på hver side i kapitel 4. Ønsker man således at læse kapitel 4 på ’den anden led’, ved fx i et stræk at læse alle fem afsnit om planlægning og styring af omkostninger, kan man gøre dette ved at læse alle de sider, der er mærket med gult i øverste højre hjørne. Hvis man ikke vil benytte farverne, kan man ved hjælp af forordsfigur 2 finde de tilsvarende sidetal.

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 5

26-09-2017 17:11:12

Forord

t Før projekte besluttes

Planlægning og Udførelse specifikation og opfølgning

Aflevering og evaluering

Drift og Vedligehold

Project integration management Sammenhæng og koordinering

Project scope management Omfang og indhold

Project time management Tid

Project cost management Omkostninger

Project quality management Kvalitet

Project human Project human resource management resource management Personale Personale

Project human Project human Project human resource management resource management resource management Personale Personale Personale Project communications management Kommunikation

Project communications management Kommunikation

Project risk management Risiko

Project procurement management Indkøb

Project communications management Kommunikation

Project stakeholder management Interessenter

Forordsfigur 1 Hvordan kan man læse kapitel 4?

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 6

26-09-2017 17:11:12

Forord

Før projektet besluttes

Planlægnings- og specifikationsarbejdet

Udførelses- og opfølgningsfasen

Aflevering af opgaven og evaluering af projektet

Drift og vedligehold

Sammenhæng og koordinering side 176

Sammenhæng og koordinering side 251

Sammenhæng og koordinering side 337

Sammenhæng og koordinering side 456

Sammenhæng og koordinering side 496

Styring af omfang og indhold side 179

Styring af omfang og indhold side 254

Styring af omfang og indhold side 342

Styring af omfang og indhold side 461

Styring af omfang og indhold side 501

Planlægning og styring af tid side 199

Planlægning og styring af tid side 266

Planlægning og styring af tid side 351

Planlægning og styring af tid side 466

Planlægning og styring af tid side 505

Planlægning og styring Planlægning og af omkostninger styring af omk. side 204 side 284

Planlægning og styring af omk. side 361

Planlægning og styring af omk. side 471

Planlægning og styring af omk. side 508

Kvalitetsledelse side 212

Kvalitetsledelse side 288

Kvalitetsledelse side 371

Kvalitetsledelse side 475

Kvalitetsledelse side 511

Personaleledelse side 220

Personaleledelse side 292

Personaleledelse side 379

Personaleledelse side 477

Personaleledelse side 517

Styring af kommunikation side 223

Styring af kommunikation side 295

Styring af kommunikation side 403

Styring af kommunikation side 483

Styring af kommunikation side 523

Risikostyring side 230

Risikostyring side 303

Risikostyring side 426

Risikostyring side 486

Risikostyring side 525

Styring af indkøbsaftaler side 237

Styring af indkøbsaftaler side 317

Styring af indkøbsaftaler side 431

Styring af indkøbsaftaler side 487

Styring af indkøbsaftaler side 527

Interessentledelse side 239

Interessentledelse side 322

Interessentledelse side 441

Interessentledelse side 490

Interessentledelse side 529

Sammenfatning side 245

Sammenfatning side 331

Sammenfatning side 451

Sammenfatning side 493

Sammenfatning side 530

Forordsfigur 2 Læsevejledning – læsning ‘på tværs’

Blandt de mange, der underviser i projektledelse, er der en ‘ongoing’ diskussion om, hvorvidt stoffet skal fremlægges disponeret efter emner eller følge de faser, projektet gennemløber. I nærværende bog tilgodeses begge muligheder, således som det er illustreret på forordsfigur 1: • Emneopdelt: Emnet planlægning og styring af omkostninger er valgt, og i bogen læses de fem afsnit, der vedrører dette. • Faseopdelt: Fasen udførelses- og opfølgning er valgt, og det tilsvarende kapitel i bogen læses. Kapitel 4 er primært tænkt – og optimeret som et opslagsværk. Den opmærksomme læser vil endvidere finde ud af, at den struktur, jeg har valgt for kapitel 4, meget ligner den, som Project Management Institute (PMI) (se side 87) har valgt i sin Project Management Body of Knowledge 7

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 7

26-09-2017 17:11:12

Forord

Guide (PMBOK Guide) – verdens mest udbredte vejledning for projektledelse. Strukturen genfindes i ISO 21500. Min holdning er, at jeg ikke vil opfinde endnu en måde at disponere emnet på, men i stedet benytte en anerkendt opdeling. Som bekendt går vores liv jo i retning af mere globalisering og internationalisering. Valget af PMI-metoden som udgangspunkt skal ikke forstås således, at jeg er helt og aldeles enig og følger den slavisk. Fx gør PMI ikke meget ud af drift og vedligehold, men vælger den udbredte opfattelse, at projektlederen kan tage på en tiltrængt ferie efter veloverstået afleveringsforretning. Her har jeg i stedet et solidt afsnit om netop drift og vedligehold. Også de mere bløde ting gør jeg mere ud af, end der bliver gjort i den ret stringente og procesorienterede PMBOK Guide. Så det er PMBOK-guidens emneopdeling, jeg har valgt at tage udgangspunkt i – hverken mere eller mindre. Prisen for den valgte struktur i bogen er, at du som læser kan møde et vist overlap. Fx vil nogle af de emner, jeg tager op i kapitel 3: Projektlederen, uvægerligt blive nævnt igen i kapitel 4. Mellem de enkelte afsnit i kapitel 4 vil der også være overlap for at sikre bogens anvendelighed som opslagsbog.

5 6

Kapitel 5: Projektet i virksomheden Berører en række af de problemstillinger, der opstår i en organisation med flere projekter, fx projektkulturen i organisationen, hvordan der træffes beslutninger m.m. Her gennemgås også modeller og måling af projektmodenhed samt beslutningsmodeller. Kapitel 6: Projektledelse i fremtiden Et bud på, hvad vi kan forvente os af fremtidens projektledelse. Og så er der naturligvis appendiks, ordforklaringer (dansk/engelsk), litteraturliste, eksempeloversigt og stikordsregister. Til slut nogle praktiske oplysninger Jeg har tilladt mig at bruge nogle eksempler flere gange – men med forskellige vinkler. I stedet for at henvise til eksempler i andre afsnit har jeg de få gange, jeg genbruger et eksempel, valgt at gentage det. Da eksemplerne er et vigtigt element i bogen, er der bagest et register over samtlige eksempler med angivelse af disses vigtigste pointer. Man kan således fx finde eksempel på udarbejdelse af en risikoanalyse. Jeg skal henlede opmærksomheden på mine to bøger med værktøjer til projektledelse: Projektlederens værktøj og Projektlederens formelsamling.

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 8

26-09-2017 17:11:12

Forord

Til sidst vil jeg lige nævne, at projektlederfaget jo er meget influeret af det engelske sprog. Derfor har jeg visse steder tilladt mig både at skrive den danske tekst og den tilsvarende engelske, ligesom jeg nogle steder lader den engelske tekst stå alene – uden oversættelse. Man kan ikke lære at gennemføre projekter ved at læse bøger. Kun ved at gennemføre projekterne selv og ved at gøre sig sine egne erfaringer. Hvad virker for mig? Hvad virker ikke for mig? For at bringe balance i tingene vil jeg afslutte dette forord med tre citater, der får lov at stå helt alene. Der er ikke nogen anden vej. Man kan lade sig inspirere ved at læse om projekter. Ved at snakke med andre om projekter. Ved at forberede sig selv gennem at skrive om projekter. Man kan også lære teknikker og søge inspiration i kurser, seminarer og foredrag. Det er alt sammen udmærket – men du skal også gøre dig dine egne erfaringer! Michael Karvø og Lars Bo Pedersen i Projektledelse – i tværfaglige teams

Slå følge med dem, der søger sandheden, og sky dem, der mener, de har fundet den. Jens Martin Knudsen (dansk astrofysiker, 1930-2005)

Hvor det i grunden dog er behageligt at passiare på papiret, så får man dog lov til selv at snakke, uden at nogen afbryder en. H.C. Andersen (dansk digter, 1805-1875)

God fornøjelse med denne 7. udgave af Projektledelse, teori og praksis. I forlagets webshop (webshop.praxis.dk) ligger digitale udgaver af bogens værktøjer, som man kan downloade. Spørgsmål, gode ideer, kritik etc. er meget velkomne. Gennem dialog bliver alle klogere, og vi kan løbende gøre bogen endnu bedre.

Bjarne Kousholt, oktober 2017 bjarnek@researchfirm.dk researchfirm.dk 9

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 9

26-09-2017 17:11:13

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 10

26-09-2017 17:11:13

Indhold Forord

Projekter og projektledelse

Hvad er et projekt? 16 Materielle og immaterielle projekter 25 Hvorfor projekter? 31 Projektledelse 35 Projektets faser og livscyklus 39 Projektmodel – vandfald og agil 44 Stage-gate-modellen 53 Scrum 56 Scrum-teamet 57 Hvorfor projektmodel? 59 Projektets interessenter 60 Organisering af projektet 63

Projektets omgivelser og rammer 70 Programmer, porteføljer og projektkontor 73 Programledelse 73 Porteføljeledelse 78 Projektkontoret (project management office – PMO) 81 Sammenfatning 83

Standarder og normer for projektledelse

Projektlederen

PMI 87 ISO 92 IPMA 97 PRINCE2 99 Sammenfatning 105 107

Projektlederens opgaver og udfordringer 107 Projektlederens kompetencer 117 Myers-Briggs’ type indicator (MBTI) 120 Belbins teamroller 123 Adizes’ fire roller 123 Blake og Mouton – ledergitteret 125 Situationsbestemt ledelse – Hersey og Blanchard 127 Uddelegering 130 Emotionel intelligens 134 Motivation og primadonnaer 136 Primadonnaledelse 141 Kulturel forståelse 145 Politiske kompetencer 147 11

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 11

26-09-2017 17:11:13

Indhold

Politisk korrekthed 148 Commitment 150

Projektledelse som karrierevej 154 Coaching 155 Mentorskab 156 Modgang 158 Sammenfatning 162

Vidensbanken

Før projektet besluttes

165

Planlægning og specifikation

Før projektet besluttes

Udførelse og opfølgning

Projektets formål 181 Brainstorming 183 Brainwriting 184 De seks tænkehatte 185 Workshop 187 Produktbeskrivelsen 188 Cost/benefit-analyse 193 Sensitivitetsanalysen 196 GAP-analysen 197

Delfi-metoden 208 Tjeklister 210 Kvalitetsledelse 212 ISO 9000 214 PDCA 218 Six Sigma 219 Personaleledelse 220

Styring af kommunikation 223 Projektautorisation 224

Risikostyring 230

Planlægning og styring af tid 199 WBS 199

Planlægning og styring af omkostninger 204 Successiv kalkulation 207

Planlægning og specifikation

Drift og vedligehold

171

Sammenhæng og koordinering 176 Styring af omfang og indhold 179

Før projektet besluttes

Aflevering og evaluering

Udførelse og opfølgning

SWOT-analyse 231 Indledende risikoanalyse 233 Styring af indkøbsaftaler 237 Interessentledelse 239 Indledende interessentanalyse 239 Sammenfatning 245

Aflevering og evaluering

Drift og vedligehold

Planlægnings- og specifikationsarbejdet Sammenhæng og koordinering 251 Styring af omfang og indhold 254 Målsætningsmetode 255 Prioritering af målene 262 Projektnedbrydning (WBS/PBS) 263 Planlægning og styring af tid 266 Definition af aktiviteterne i projektet 266 Fastlæggelse af aktiviteters rækkefølge 270 Estimering af aktiviteternes ressourcer 273

248 Estimering af aktiviteters varighed 275 Udarbejdelse af tidsplan 278 Den kritiske sti 281 Milepælsplanlægning 282

Planlægning og styring af omkostninger 284 Estimering af omkostninger 285 Budgettering 287 Kvalitetsledelse 288 Personaleledelse 292 Organisation 293

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 12

26-09-2017 17:11:14

Indhold

Arbejds- og ansvarsfordeling 293 Personaleplanen 293 Styring af kommunikation 295 Projektets interne kommunikation 301 Risikostyring 303 SWOT-analyse 303 Planlægning af risikostyring 305 Risikoidentificering 306

Kvalitativ risikoanalyse 309 Kvantitativ risikoanalyse 312 Planlægning af risikohåndtering 313 Styring af indkøbsaftaler 317 Planlægning af indkøb 317 Interessentledelse 322 Interessentanalysen 322 Sammenfatning 331

Udførelses- og opfølgningsfasen Før projektet besluttes

Planlægning og specifikation

Udførelse og opfølgning

Sammenhæng og koordinering 337 Gennemførelse af projektledelsesplanen 338 Koordineret styring af ændringer 339 Styring af omfang og indhold 342 Validering af omfang og indhold 342 Kontrol af omfang og indhold 344 Planlægning og styring af tid 351 Styring af tidsplan 351

Planlægning og styring af omkostninger 361 Styring af omkostninger (earned value management) 361 Kvalitetsledelse 371 Udføre kvalitetssikring 372 Udføre kvalitetsstyring 373 Pareto-diagrammet 373 Review 375 Test 378 Personaleledelse 379 Oprette projektteam 379 Belbins teamroller 381 Det intelligente team 383 Det virtuelle team 384

Før projektet besluttes

Planlægning og specifikation

Udførelse og opfølgning

333

Aflevering og evaluering

Drift og vedligehold

Udvikle projektteam 385 Lede projektteam 393 Kickoffmødet 393 Teamidentitet 397 Systemer til belønning og anerkendelse 397 Coaching og sparring 400

Styring af kommunikation 403 Formidling af information – retorik 403 Kommunikationsprocessen 408 Konflikttrappen 414 Mødeledelse 416 Forhandling 417 Åbenhed 418 Staderapportering 418 Projektets brand 420 Forandringsledelse og -kommunikation 422 Risikostyring 426 Styring af indkøbsaftaler 431 EU-regler for udbud 431 Valg af leverandør 433 Kontraktstyring 438 Interessentledelse 441 Sammenfatning 451

Aflevering og evaluering

Drift og vedligehold

Aflevering af opgaven og evaluering af projektet Sammenhæng og koordinering 456 Styring af omfang og indhold 461 AB92 462 K01 464

454

Planlægning og styring af tid 466 AB92 467 K01 470

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 13

26-09-2017 17:11:14

Indhold

Planlægning og styring af omkostninger 471 Kvalitetsledelse 475

Risikostyring 486 Styring af indkøbsaftaler 487 Kontraktafslutning 487

Interessentledelse 490 Sammenfatning 493

Kvalitetscirkler 476 Personaleledelse 477

Styring af kommunikation 483

Før projektet besluttes

Planlægning og specifikation

Drift og vedligehold

Udførelse og opfølgning

Drift og vedligehold

494

Sammenhæng og koordinering 496 Fordele ved forebyggende vedligehold 498 Ulemper ved forebyggende vedligehold 499

Styring af omfang og indhold 501 Planlægning og styring af tid 505 Planlægning og styring af omkostninger 508 Vedligeholdelsesbudgettet 508

Kvalitetsledelse 511

Projektet i virksomheden

Aflevering og evaluering

Personaleledelse 517 Leverandørens vedligeholdelsesorganisation 517 Kundens vedligeholdelsesorganisation 521 Styring af kommunikation 523 Risikostyring 525 Styring af indkøbsaftaler 527 Outsourcing 527 Insourcing 528 Interessentledelse 529 Sammenfatning 530

533

Projektkultur 534 Modenhed – modeller og målinger 540 CMMI 540 OPM3 542 P3M3 og MSP 544 Sammenfatning 548

Projektledelse i fremtiden

549

6 Litteraturliste 551 Ordforklaringer (eng./da.) Eksempeloversigt 555 Stikord 562

553

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 14

26-09-2017 17:11:14

Projekter og projektledelse På det principielle plan må vi stille spørgsmål ved, om vi helt har erkendt og forstået projektarbejdets natur. Gennem snart mange år har gode mennesker på uddannelses-, forsknings- og konsulentområdet medvirket til at dokumentere både faldgruber og vejledende bud på god projektledelse. Praksis viser desværre, som alle læsere af dette blad vil vide, at en stor del af de projekter, vi igangsætter i vores virksomheder og offentlige institutioner, ender i afdelingen for mislykkede projekter. Civilingeniør Jan Bendix i bladet Dansk Projektledelse nr. 3, 1999

Ovennævnte citat er en god begyndelse på denne første del af bogen. Sagen er jo nemlig, at der MÅ være et eller andet, vi mennesker har misforstået eller ikke forstået overhovedet – vedrørende projekter – når nu de bliver ved med at drille os. Min erkendelse er, at det godt kan betale sig at bruge lidt energi på at forstå projektarbejdets natur. Når jeg holder kurser for projektledere, gør jeg derfor også en del ud af dette emne og begynder med at stille spørgsmålet “hvad er et projekt?” Herefter beder jeg dem nævne tre eksempler på ‘ikke projekter’.

Så går grupperne i gang og arbejder i ca. 10 minutter, før jeg afbryder og afkræver svar. Det første spørgsmål volder ikke så voldsomt store problemer, selvom vi altid har nogle principielle drøftelser af typen: er det et projekt, hvis kun en person medvirker? Det andet spørgsmål kniber det gevaldigt med, og ikke sjældent har jeg så drillende kunnet konkludere, at alt arbejde så må være projektarbejde. Den grundlæggende erkendelse af, hvad et projekt egentlig er – som kapitel 1 gerne skulle bibringe læseren – kan hjælpe os til at forstå, hvorfor det er svært, og hvor faldgruberne er – og i sidste instans hjælpe os til at blive bedre projektledere og -magere.

Projektledelse_udg7_44036-1_Book.indb 15

26-09-2017 17:11:14