Manual de instauración para flujos de procesos en negocios

ÍNDICE DE CONTENIDOS ÍNDICE DE FIGURAS ................................................................................................... iv ÍNDICE DE ANEXOS ..................................................................................................... v DESARROLLO ................................................................................................................ 1 1.

Diagramas de flujo de Procesos de Negocio No 1 ................................................ 1 1.1.

2.

1.1.1.1.

Nombre del proceso ............................................................................ 1

1.1.1.2.

Descripción de alto nivel del proceso ................................................. 1

1.1.1.3.

Gráficas del proceso ............................................................................ 2

1.1.1.4.

Glosario de términos ........................................................................... 4

1.1.1.5.

Anexos................................................................................................. 4

Diagramas de flujo de Procesos de Negocio No 2 ................................................ 5 2.1.

3.

Manual de procedimientos ............................................................................. 1

Manual de procedimientos ............................................................................. 5

2.1.1.1.

Nombre del proceso ............................................................................ 5

2.1.1.2.

Descripción de alto nivel del proceso ................................................. 5

2.1.1.3.

Gráficas del proceso ............................................................................ 6

2.1.1.4.

Glosario de términos ........................................................................... 7

2.1.1.5.

Anexos................................................................................................. 8

Diagramas de flujo de Procesos de Negocio No 3 ................................................ 9 3.1.

Manual de procedimientos ............................................................................. 9

3.1.1.1.

Nombre del proceso ............................................................................ 9 ii

4.

5.

3.1.1.2.

Descripción de alto nivel del proceso ................................................. 9

3.1.1.3.

Gráficas del proceso .......................................................................... 10

3.1.1.4.

Glosario de términos ......................................................................... 12

3.1.1.5.

Anexos............................................................................................... 12

Automatización de procesos de negocios ............................................................ 13 4.1.

Visustin......................................................................................................... 13

4.2.

SE Workflow ................................................................................................ 13

4.3.

Processmaker ................................................................................................ 13

Gráficas de 3 procesos en notación BPMN ......................................................... 15

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................ 17

iii

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1: Diagrama de control de mercadería .................................................................. 2 Figura 2: Matriz RACI de control .................................................................................... 3 Figura 3: Diagrama de proyectos...................................................................................... 6 Figura 4: Matriz RACI en proyectos ................................................................................ 7 Figura 5: Diagrama de incidentes ................................................................................... 10 Figura 6: Matriz RACI en manejo de incidentes ............................................................ 11 Figura 7: Automatización de un proceso de mejora por medio del programa Processmaker .................................................................................................................. 14 Figura 8: Control de mercadería en BPMN .................................................................... 15 Figura 9: Control de proyectos en BPMN ...................................................................... 15 Figura 10: Control de incidentes en BPMN ................................................................... 16

iv

ร NDICE DE ANEXOS Anexo 1: Proceso de control............................................................................................. 4 Anexo 2: Fases de un proyecto ......................................................................................... 8 Anexo 3: Las 6 etapas de un proyecto .............................................................................. 8 Anexo 4: Fases para la resoluciรณn de problemas empresariales ..................................... 12

v

“Manual de instauración para flujos de procesos en negocios” PRAXIS CAPITAL DESARROLLO 1. Diagramas de flujo de Procesos de Negocio No 1 1.1.Manual de procedimientos 1.1.1.1. Nombre del proceso Diagrama de control de mercadería.

1.1.1.2. Descripción de alto nivel del proceso Objetivo Garantizar un alto control de procesos de todas las mercancías que ingresan.

Alcance Alos mandos medio de la empresa con proyección de informes a los altos mandos y al departamento operativos.

Participantes 

Personal operativo



Bodeguero



Personal de transporte



Personal de control y procesos



Personal de ventas

Política general Mantener un alto control de las mercancías que se manejan para reducir los sobre stocks dentro de la empresa y por ende en bodega.

1

Fuerza de alcance Reducir los stocks de mercancías a 20% 1.1.1.3. Gráficas del proceso Diagrama de flujo Figura 1: Diagrama de control de mercadería

Elaborado por: PRAXIS CAPITAL (2019)

2

Descripción del proceso 

El proceso se genera de acuerdo a las siguientes actividades:



Se recibe el material.



Se procede a generar una inspección preliminar visual.



Si existe un defecto, se rechaza la compra y regresa al proveedor.



Si no existe un defecto, procede a una inspección dimensional, posterior a su aceptación pasa al inventario de la empresa.

Matriz RACI Figura 2: Matriz RACI de control

Elaborado por: PRAXIS CAPITAL (2019)

Tiempo de resolución El tiempo de ejecución del control de mercadería debe ser emitido en 2 horas posterior a la entrega y antes de emitir el informe final de calidad de entrega.

Controles internos en el flujo Los controles internos se van a ejecutar por medio de informes diarios de mercadería al departamento de control y procesos de la empresa.

3

1.1.1.4. Glosario de términos El glosario está determinado por: 

Control: “Examinación u observación cuidados sobre un objeto” (Jácome, 2017, pág. 72).



Inspección: “Revisión por medio de la observación de una cosa u objeto” (Jácome, 2017, pág. 81).



Material: “Conjunto de materias, herramientas y objetos para una línea de producción” (Ulloa, 2016, pág. 51).



Proceso: “Conjunto de fases consecutivas de un hecho complejo” (Baldeón, 2015, pág. 93).

1.1.1.5.Anexos Anexo 1: Proceso de control

Fuente: (Villacís, 2016, pág. 93)

4

2. Diagramas de flujo de Procesos de Negocio No 2 2.1. Manual de procedimientos 2.1.1.1. Nombre del proceso Diagrama de control de procesos en proyectos.

2.1.1.2. Descripción de alto nivel del proceso Objetivo Controlar la gestión de las fases en los proyectos a instaurar.

Alcance A los mandos medio y altos de la empresa, para resguardar la factibilidad de los proyectos a instaurar.

Participantes 

Departamento de investigación



Departamento financiero



Asesores directos



Cuerpo coordinador de estadística



Gerente o director



Personal externo

Política general Mantener un alto impacto en la ejecución de los proyectos.

Fuerza de alcance Incrementar la factibilidad de los proyectos a un 90%.

5

2.1.1.3. Gráficas del proceso Diagrama de flujo Figura 3: Diagrama de proyectos

Elaborado por: PRAXIS CAPITAL (2019)

Descripción del proceso 

Asignación de los recursos: materiales, humanos, técnicos y financieros.



Combinar los recursos con los métodos y actividades.



Generar la localización de los proyectos y asignar un calendario de emisión de las fases del proyecto.



Todo el producto debe estar direccionado al objetivo y cumplir con la finalidad del proyecto.

6

Matriz RACI Figura 4: Matriz RACI en proyectos

Elaborado por: PRAXIS CAPITAL (2019)

Tiempo de resolución El tiempo de ejecución del control de un proyecto varía en función del mismo y si este está dado a corto, mediano o largo plazo.

Controles internos en el flujo Los controles internos se van a ejecutar por medio de informes mensuales del cumplimiento de las fases al cuerpo directivo del proyecto.

2.1.1.4. Glosario de términos El glosario está determinado por: 

Control: “Examinación u observación cuidados sobre un objeto” (Jácome, 2017, pág. 72).



Fases: “Conjunto de acciones que se dan seguimiento de determinada acción” (Armijos, 2017, pág. 90)



Proceso: “Conjunto de fases consecutivas de un hecho complejo” (Baldeón, 2015, pág. 93).



Proyecto: “Conjunto de actividades hacia una cosa u objetivo” (Armijos, 2017, pág. 105)

7

2.1.1.5. Anexos Anexo 2: Fases de un proyecto

Fuente: (Armijos, 2017, pรกg. 93)

Anexo 3: Las 6 etapas de un proyecto

Fuente: (Mantilla, 2017, pรกg. 189)

8

3. Diagramas de flujo de Procesos de Negocio No 3 3.1. Manual de procedimientos 3.1.1.1. Nombre del proceso Diagrama de flujo para manejo de incidentes 3.1.1.2. Descripción de alto nivel del proceso Objetivo Manejar un sistema de solución de incidentes empresariales Alcance A los mandos bajos, medio y altos de la empresa, para reducir los incidentes dentro de las diferentes actividades de la empresa.

Participantes 

Departamento financiero



Departamento de control y gestión



Gerente o director



Trabajadores en forma general



Sociedad

Política general Mantener un bajo impacto de incidentes que afecten a la empresa.

Fuerza de alcance Reducir los incidentes por debajo del 10%.

9

3.1.1.3. Gráficas del proceso Diagrama de flujo Figura 5: Diagrama de incidentes

Elaborado por: PRAXIS CAPITAL (2019)

Descripción del proceso 

Dentro de la primera línea se registra y solicita una revisión a los incidentes para determinar su estado.



Si está resuelto se finaliza, si ese no es el caso se procede a generar un análisis y posterior resolución.



Si en la fase administrativa no se da solución, se pasa a una etapa de manejo con especialistas y desarrolladores.

10



Si tampoco se puede solucionar por esta fase, se procede de forma consecutiva hasta en última instancia que es la resolución por parte del gerente o director.

Matriz RACI Figura 6: Matriz RACI en manejo de incidentes

Elaborado por: PRAXIS CAPITAL (2019)

Tiempo de resolución El tiempo de ejecución del manejo de incidentes debe ser rápido para evitar que el mismo se expanda y agotar todas las posibilidades de solución.

Controles internos en el flujo Los controles internos se dan por medio del departamento de talento humano, que es el encargado de mantener al menor nivel los incidentes del personal; y el departamento de control y proceso se encarga de lo mismo, pero a nivel de las acciones empresariales.

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3.1.1.4. Glosario de términos El glosario está determinado por: 

Análisis: “Examen detallado de una cosa para conocer sus características o cualidades, o su estado, y extraer conclusiones, que se realiza separando o considerando por separado las partes que la constituyen” (Mantilla, 2017, pág.

93).



Control: “Examinación u observación cuidados sobre un objeto” (Jácome, 2017, pág. 72).



Fases: “Conjunto de acciones que se dan seguimiento de determinada acción” (Armijos, 2017, pág. 90).



Incidente: “Cosa que se produce en el transcurso de un asunto, un relato, etc., y que repercute en él alterándolo o interrumpiéndolo” (Céspedes & Orejuela, 2017, pág. 104).



Resolución: “Solución o respuesta que se da a un problema, una dificultad o una duda” (Baldeón, 2015, pág. 93).

3.1.1.5. Anexos Anexo 4: Fases para la resolución de problemas empresariales

Fuente: (Céspedes & Orejuela, 2017, pág. 72)

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4. Automatización de procesos de negocios A continuación, se exponen un conjunto de 3 programas que permiten automatizar los diagramas de flujo.

4.1. Visustin Visustin es un generador de diagramas de flujo para desarrolladores de software.

Convierta el código fuente en diagramas de flujo y diagramas de actividad UML de manera automática. Dibuja diagramas y los expone en Visio.

4.2. SE Workflow La automatización de workflows es una solución tecnológica que automatiza las tareas, recursos y operaciones internas que forman el proceso conocido como “flujo de trabajo.” La automatización de workflows utiliza software para controlar software, por lo tanto, elimina tareas repetitivas, gana eficiencia, minimiza errores y reduce costes. No importa el tamaño de su negocio, esta automatización ciertamente irá mejorará su productividad y eficiencia.

El SE Workflow auxilia a unificar personas, procesos y contenidos que mueven workflows, proveyendo herramientas para automatizar, monitorear y analizar los procesos de negocio. Con su motor de ejecución dinámica, el SE Workflow permite que personas y sistemas de TI trabajen en paralelo, integrando los procesos de negocio a diario con las aplicaciones empresariales.

Debido su arquitectura flexible, el SE Workflow acelera la velocidad del negocio, asegurando completa visibilidad y control sobre lo que sucede en la empresa, cuando sucede y quién está involucrado en hacer que suceda.

4.3. Processmaker Es una interfaz intuitiva de drag-and-drop, que permite a los analistas de negocios modelar flujos de trabajo basado en aprobaciones de una forma más efectiva.

13

Figura 7: Automatizaciรณn de un proceso de mejora por medio del programa Processmaker

Fuente: (Processmaker, 2017, pรกg. 26)

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5. Gráficas de 3 procesos en notación BPMN A continuación, se exponen los anteriores flujos en BPMN: Figura 8: Control de mercadería en BPMN

Elaborado por: PRAXIS CAPITAL (2019)

Figura 9: Control de proyectos en BPMN

Elaborado por: PRAXIS CAPITAL (2019)

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Figura 10: Control de incidentes en BPMN

Elaborado por: PRAXIS CAPITAL (2019)

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BIBLIOGRAFÍA Armijos, A. (2017). Planificación de proyectos. México D.F.: Plantea ediciones.

Baldeón, A. (2015). Manejo de sistemas de producción y control. Madrid - España: Atenea ediciones.

Céspedes, M., & Orejuela, P. (2017). Control de proyectos. México D.F.: Coheco ediciones.

Jácome, A. (2017). Control de procesos. México D.F.: Amperio ediciones.

Mantilla, S. (2017). Coordinación de proyectos . Lima - Perú: Amaries ediciones.

Processmaker. (2017). Automatización de diagramas de flujos. Dallas - Estados Unidos: Processmaker publicaciones.

Ulloa, A. (2016). Manejo de mercancias. México D.F.: Palenque ediciones.

Villacís, M. (2016). Controles de bodega y protocolos de stocks. México D.F.: Amperio ediciones.

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