Issuu on Google+

ОГЛАВЛЕНИЕ

2


ВВЕДЕНИЕ Современные системы управления базируются на комплексных системах обработки информации, на современных информационных технологиях. Объектом настоящего дипломного исследования является закрытое акционерное общества «Крокус». Компания была создана в 1993 году. Основным направлением деятельности является разработка программного обеспечения для автоматизации различных сфер деятельности строительных организаций. Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что в отдел технической поддержки программного продукта поступает большое количество заявок от клиентов на оплату различных услуг, которые предоставляет компания. В связи с этим, за последнее время большой объем достаточно важной для компании информации о клиентах терялось. Также в связи с отсутствием определенной системы ввода информации в базу, а также в связи с увеличением числа клиентов, находящихся на техническом обслуживании, достаточно сложно найти в базе необходимую информацию о клиенте. В связи с этим в отделе технической поддержки необходимо реализовать возможность автоматического расчета отдельных статей дохода отдела технической поддержки. Для решения вышеперечисленных проблем компании предлагается на основе существующей базы данных клиентов отдела технической поддержки компании создать программную оболочку с простым интерфейсом. Для реализации представленной задачи была выбрана технология VBA. Visual Basic for Applications( (VBA, Visual Basic для приложений) — реализация языка программирования BASIC, встроенная в линейку продуктов Microsoft Office а также в некоторые другие продукты корпорации Microsoft. ), которая позволит систематизировать ввод и вывод необходимой информации, а также автоматизировать расчет прибыли отдела по разным статьям, что уменьшит время поиска необходимых данных, уменьшит число ошибок при вводе и выводе данных, а также осуществиться возможность проводить анализ

3


деятельности отдела технической поддержки за определенный период времени ( месяц, квартал, год). В качестве инструмента разработки была выбрана система управления базами данных MS Access. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office , пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word), электронные таблицы(Excel) , презентации(PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator. Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам. Цель дипломной работы: Проектирование и разработка базы данных для автоматизации учета, обработки и хранения информации отдела технической поддержки ЗАО «Крокус». Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: − провести анализ деятельности компании ЗАО «Крокус»; − построить модель бизнес-процесса «обслуживание клиентов»; − определить перечень входной и выходной информации, построить логическую структуру базы данных; − разработать базу данных; − провести анализ эффективности предложенных мероприятий.

4


ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ЗАО «КРОКУС» 1.1. Общая характеристика предприятия и его организационная структура Объектом настоящего дипломного исследования является закрытое акционерное общества «Крокус». Компания была создана в 1993 году. Основным направлением деятельности является разработка программного обеспечения для автоматизации различных сфер деятельности строительных организаций. ЗАО «Крокус» - лидирующая фирма в области автоматизации сметных расчетов. Миссия компании - создание корпоративных информационных систем (КИС) для строительных организаций. Компания «Крокус» стремится обеспечить простоту и наглядность интерфейса своих программных продуктов, разработанных под ОС Windows. Компания осуществляет качественное гарантийное и постгарантийное обслуживание своих продуктов, включающее: − актуализацию баз данных; − консультирование по работе с программой; − обновление версии продукта. В период с 1993 года по 2004 год выпущены следующие программные продукты: − ManageMarket – Учет заказчиков и клиентов отдела маркетинга. В 1994 году выпущена версия 1.0, 1996г. – версия 2.0, 1997г. – версия 3.0. − Sklad – Складской учет строительных организаций. в 1994 году выпущена версия 1.0, 1995г. – версия 2.0. − MultySklad - Складской учет строительных организаций, разработанный на основе клиент-серверных технологий сервера MS SQL Server 6.х. Выпущена в 1997 году. − UBS 97 – Финансовый учет объектов строительства, разработанный на основе клиент-серверных технологий сервера MS SQL Server 6.х. 5


Реализация взаимодействия с программным продуктом (далее по тексту ПП) MultySklad. Выпущена в 1997 году. − Smeta Wizard – Автоматизация сметных расчетов и составления сметной документации. В 1997 году выпущена версия 1.0; 1999г. – версия 2.0, 2.1, 2.2; 2000г.- версия 2.3, 3.0; 2001г. – версия 3.1, 3.2; 2002г. – версия 3.3; 2003г. – версия 3.4; 2004г. – версия 3.5: реализована привязка видов работ к строительным нормам. − Plan Wizard – Автоматизация календарного и ресурсного планирования. Реализация взаимодействия с ПП Smeta Wizard 3.5. В 2004 году выпущена версия 1.0. − В 2006 году выпущена новая версия Plan Wizard 2.0 − Выпущен

новый

программный

продукт

Deliver

Wizard

автоматизированное рабочее место сметчика − В 2006 году реализован модуль ПИР, предназначенный для расчета смет на проектно-изыскательные работы. − В 2006 году выпущен электронный журнал, в котором публикуются обновления баз данных, новые технологии в строительстве, а также основная информация о компании и выпускаемых программных продуктах; Весь процесс создания новых программных продуктов направлен на их интеграцию в единый комплекс с целью развития системы и адаптации ее к современным требованиям. Основным программным продуктом компании я является программа Smeta Wizard. Smeta Wizard предназначена для автоматизации сметных расчетов, проектных, подрядных, генподрядных, монтажных, ремонтных организаций и реставрационных мастерских. Smeta

Wizard

является

стандартным

приложением

Windows,

не

требующим для работы никаких дополнительных программ и редакторов, и соответствует всем требованиям Госстрой РФ и Госкомстата РФ. Smeta Wizard позволяет: 6


− автоматически создавать следующие формы: Ф-2, Ф-3, ф-4, М-29, КС6А, акты сдачи приемки выполненных работ, компенсации по материалам, объектные ресурсные вкдомости, накопительные ведомости и многие другие формы; − создавать пакет функционально связанных документов, относящихся к одному проекту; − одновременно

рассчитывать

несколько

смет

любой

сложности

индексным или ресурсным методами; − автоматически переводить сметы, рассчитанные индексным методом в ресурсный и обратно; − вводить в расчет любые налоги, пошлины, договорные коэффициенты; − конвертировать данные в EXCEL, ACCESS, WORLD, 1C и передавать электронные документы между пользователями программы в виде файлов; − осуществлять поиск вставку расценок в смету, как по шифру, так и по наименованию; − создавать собственные шаблоны форм, лимитированных затрат; − контролировать конечный результат непосредственно в процессе расчета; − автоматически рассчитывать стоимость неучтенных материалов; − привязывать расценки к виду работ и автоматически рассчитывать их с учетом индексов, накладных и плановых затрат; − возможность извлечения различных сумм по отдельным разделам в многораздельной смете в расчете перехода в цены; − возможность создания формы КС-3 на несколько несвязанных актов; − возможность автоматического пересчета смет перед выводом на печать − введение полной информации о стройке, которая будет переносить от одной формы к другой в данной смете автоматически; − печать документа непосредственно из программы; 7


В стандартную комплектацию программы включены следующие базы данных: − ЕРЕР1 Ленинград – сборник местных материалов (1984г.) − Прейскурант на строительство водопроводных, кунализационных, газопроводных, тепловых сетей и газорегуляторных пунктов в г. Ленинград (1984г.) − Лифты Ленинград (1984г.) − Реставрационные расценки ССН-84 ССН-90 (1984г.) − Укрупненные расценки на гражданское строительство (1984г.) − ЕРЕР Ленинградской области – сборник местных материалов (1984г.) − Ценники на монтаж ПНР и ПРП (1984г.) − Материалы Госстроя (1984г.) − ТЕР – 2001 (территориальные единичные расценки) − ФЕР – 2001 (федеральные единичные расценки) − ГЭСН – 2001 (государственные сметные нормы) Дополнительными видами деятельности компании являются: − техническая поддержка компаний-заказчиков; − обучение пользователей программных продуктов. Так же ЗАО «Крокус» проводит обучение по программе «Сметное дело в строительства» на базе собственного учебного центра. Курс обучения состоит из теоретической и практической частей. Теоретическа�� часть включает темы по основам сметного дела, а практическая – позволяет приобрести навыки по автоматизированному расчету смет с помощью программы Smeta Wizard. По окончании курсов выдается свидетельство Государственного образца. В целях осуществления управленческой деятельности руководство компании

использует

линейно-функциональную

структуру

управления

(Рис.1.1.). Высшим органом управления компанией является генеральный директор,

которому

подчиняются

коммерческий

директор

и

ряд

функциональных отделов. 8


По схеме видно, что генеральный директор имеет прямой контроль над восьмью руководителями подразделений – по бухгалтерскому учёту, службе безопасности, разработке, коммерции, маркетингу, технической службе, нормативной информации, по выпуску. Административные функции или процедуры могут делегироваться Генеральным директором другим руководителям, находящимся на более низких ступенях структуры управления. Преимуществами

использования

линейно-функциональной

структуры

управления в ЗАО «Крокус» являются: − высокая нормативная проработка управленческих решений; − разграничение ответственности по основным функциям и направлениям деятельности компании; − высокая профессиональная квалификация высшего руководства.

9


Генеральный директор

Системный администратор

Отдел по выпуску

Отдел маркетинга

Отдел разработки

Отдел безопасности

Бухгалтерия Офисменеджер

Отдел нормативной информации Коммерческий директор

Отдел продаж руководитель

Заместитель по регионам

Учебный центр руководитель

Отдел технической поддержки руководитель

Дилеры Заместитель

Заместитель по Регионам

Заместитель по СПб

Делопроизво дитель

Заместитель по СПб

Инженер по сопровождению ПП

Инженер по сопровождению ПП

Рис.1.1. Организационная структура ЗАО «Крокус»

10


1.2. Анализ производственно-хозяйственной деятельности компании Современные тенденции рынка свидетельствуют о повышенном спросе на информационные технологии. Одним из перспективных направлений является разработка и внедрение программного обеспечения для строительных компаний. Так же на рынке наблюдается высокая степень конкуренции. В качестве основных конкурентов компании ЗАО «Крокус» можно рассматривать все компании на рынке Санкт-Петербурга, которые оказывают аналогичный вид услуг. Некоторые фирмы-конкуренты компании «Крокус»: «А0», «Грант», «РИК», «Барс», «WinSmeta», «АРОС», Смета RU», «АВС» и пр. В качестве определения конкурентных преимуществ компании проведем SWOT – анализ и определим сильные и слабые стороны компании. Таблица 1.1. SWOT-анализ Внутренняя среда Сильные Слабые стороны стороны 1. Наличие 1. Высокая развитой степень дистрибьюторской зависимости от сети ключевых специалистов

2. Высокая квалификация и опыт ключевых специалистов

2. Отсутствие возможности делегирования полномочий на нижестоящие уровни из-за недостаточной компетентности рядовых сотрудников

Внешняя среда Возможности Угрозы 1. Увеличение доходов за счет роста количества клиентов благодаря хорошей репутации компании на российском рынке 2. Возможность привлечения большего числа клиентов за счет дальнейшего развития дистрибьюторской сети и расширения ассортимента услуг

1. Снижение доходов от деятельности региональных подразделений в связи с увеличением числа конкурентов в регионах 2. Снижение платежеспособного спроса

11


Окончание таблицы 1.1. Внутренняя среда Сильные Слабые стороны стороны 3. Достаточные 3. финансовые Недостаточный ресурсы контроль деятельности региональных подразделений 4. Наличие у фирмы эффективной стратегии развития. 5. Эффективные коммуникации

4. . Отсутствие системы подбора персонала соответствующей квалификации 5. Высокий уровень постоянных расходов

Внешняя среда Возможности Угрозы 3. Ослабление позиций конкурентов за счет предоставления более выгодных предложений 4. Экономический рост

6. Оперативность в работе по урегулированию претензий 7. Широкий ассортимент услуг Анализ данных таблицы 1.1. показывает, что руководство компании много внимания уделяет позиционированию открытости компании и ориентации на внешнюю среду. Во внутренней же среде имеется множество проблем. В

рамках

используемой компанией стратегии

дифференциации

руководству рекомендуется усилить внутренний потенциал компании, развивать

и

укреплять

корпоративную

культуру.

Следует

системно

подходить к подбору персонала, уровню его квалификации. Финансовая устойчивость ЗАО «Крокус» обеспечена результатами ее динамичного развития, одной из главных характеристик которого является рост собственного капитала компании. 12


Главными показателями деятельности компании выступают показатели валового объема реализации, прибыль и рентабельность. Проанализируем показатели деятельности компании за 2004-2005 год. Таблица 1.2. Анализ объема валового продукта Показатель

Условное обозначение

Валовая продукция, руб. Среднесписочная численность рабочих Среднегодовая выработка одним рабочим, руб. Количество отработанных дней одним рабочим за год Среднедневная выработка рабочего, руб. Средняя продолжительность рабочего дня, ч. Среднечасовая выработка одним рабочим, руб.

Уровень показателя базовый текущий

ВП

10845000

15130000

ЧР

75

96

ГВ

144600

157604,2

Д

225

220

ДВ

642,7

716,4

П

8

8

ЧВ

80,3

89,6

ВПо = ЧРо * ГВо = 75*144600=10845000 руб. ВПусл = ЧР1 * ГВо = 96*144600=13881600 руб. ВП1 = ЧР1 * ГВ1 = 96*157604,2=15130000 руб. Как видим, второй показатель валовой продукции отличается от первого тем, что при его расчете принята численность рабочих текущего периода вместо базового. Среднегодовая выработка продукции одним рабочим в том и другом случае базовая. Значит, за счет роста численности рабочих выпуск продукции увеличился на 3036600 рублей. Третий показатель валовой продукции отличается от второго тем, что при расчете его величины выработка рабочих принята по фактическому уровню вместо базового. Отсюда за счет повышения производительности труда валовая продукция увеличилась на 1248400 рублей.

13


Таким образом, увеличение валовой продукции вызван следующими факторами: − рост численности рабочих +3036600руб. − повышение уровня производительности труда +1248400руб. Итого +4285000руб. На

втором

этапе

анализа

поведем

расчет

основных

показателей

финансовой устойчивости компании «Крокус» в 2004-2005гг. Таблица 1.3. Показатели финансовой устойчивости ЗАО «Крокус» № п/п 1

2

Наименование показателя

Формула расчета

Фактический размер ФМП=УК+ДК+РК+НП маржи -НМА, платежеспособности где УК – уставный (ФМП) капитал, ДК – добавочный капитал, РК – резервный капитал, НП–нераспределенная прибыль отчетного года и прошлых лет, НМА – нематериальные активы. Коэффициент текущей Ктл = Та/То, ликвидности (Ктл) где Та – текущие активы; То – текущие обязательства; нормативное значение=2

на на 31.12.2004 31.12.2005, , руб. руб. ФМП= =100000 +384010 +25300 +156740 -1000= =665050

ФМП = =100000 +384010 +25300 +190650 -1200= 698760

Ктл= 2379000/ 880500 = 2,7

Ктл= 3277000/ 1420400 = 2,31

Значения показателей, представленных в таблице 1.3. свидетельствуют о том, что компания обладает достаточной финансовой устойчивостью и платежеспособностью и имеет достаточно собственных свободных средств (активов) для своевременного осуществления выплат. Таким образом, на основании проведенного анализа можно сделать вывод, что ЗАО «Крокус» является динамично-развивающейся компанией, занимающей ведущие позиции на рынке информационного обеспечения.

14


1.3. Характеристика программного обеспечения используемого в ЗАО «Крокус» Основным

программным

обеспечением

компании

ЗАО

«Крокус»,

направленным на автоматизацию управления и учета является программа 1С: Бухгалтерия. Главная задача, которая решалась при внедрении системы 1С: Бухгалтерия это автоматизация бухгалтерского и налогового учета в компании. Применение данной системы позволяет организовать бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Методика

бухгалтерского

учета

реализованная

в

системе

обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета. При помощи данной системы в компании автоматизированы следующие операции: Учет "от документа" и типовые операции. Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным документам бухгалтерского учета. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции — простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем. Учет торговых операций. Автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров и услуг. Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как с автоматизированными, так и неавтоматизированными торговыми точками. Автоматизирован учет комиссионной торговли как в отношении товаров, взятых на комиссию, так и переданных для дальнейшей реализации. Учет операций с денежными средствами. Автоматизирован учет движения наличных и безналичных денежных средств, в том числе операций обмена 15


валюты. Автоматизированы расчеты с контрагентами и подотчетными лицами. Учет расчетов с контрагентами может вестись в рублях, условных единицах и иностранной валюте. Учет основных средств и нематериальных активов. Учет основных средств и нематериальных активов ведется в соответствии с ПБУ 6/01 "Учет основных средств" и ПБУ 14/2000 "Учет нематериальных активов". Автоматизированы все основные операции по учету: поступление, принятие к учету, начисление амортизации, модернизация, передача, списание, инвентаризация. "1С:Бухгалтерия" обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем руководство

случае и

за

бухгалтерской

контроль

за

службой

настройками

остается

методическое

информационной

базы,

обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете. По данным разработчика данная система может так же использоваться для автоматизации деятельности других служб компании, таких как отдел продаж или отдел технического обеспечения. Однако в связи с тем, что данная система имеет ряд недостатков, руководство компании считает не целесообразным использовать дополнительные функциональные модули для автоматизации других функций компании. В частности дополнительные модули системы 1С не готовы к немедленной работе и требуют обязательной настройки и конфигурирования под конкретное предприятие, что приводит к высоким затратам на приобретение ПО и модификацию. Таким образом, на сегодняшний день в компании автоматизирована функция бухгалтерского и налогового учета. Остальные подразделения, в частности Отдел технической поддержки применяют для ведения баз данных и 16


автоматизации учета приложение MS Excel, вся отчетная документация формируется специалистами компании в ручную при помощи приложения MS Word. Для организации взаимодействия между сотрудниками компании используются MS Outlook. 1.4. Проблемы организации, учета и анализа данных отдела технической поддержки компании «Крокус». Пути их решения Как

показал

анализ

производственно-хозяйственной

деятельности

компании экономические показатели достаточно высоки. Но несмотря на это в компании существует ряд проблем, связанных с учетом, анализом и организацией данных. В отдел технической поддержки программного продукта поступает большое количество заявок от клиентов на оплату различных услуг, которые предоставляет

компания.

Данные

о

клиентах

(название

организации,

организационно-правовая форма предприятия, фактический адрес), данные об оплате услуг, связанных с технической поддержкой предприятия (вид услуги, стоимость), покупка баз данных, отсутствующих в базовом комплекте программы,

информация

о

сроке

технической

поддержки,

о

виде

обслуживания, о программных средствах, и др. заносится в электронную таблицу Exсel. (База данных отдела технической поддержки). Это информация может правиться, изменяться и дополняться всеми менеджерами отдела. В связи с этим, за последнее время большой объем достаточно важной для компании информации о клиентах терялось. Также в связи с отсутствием определенной системы ввода информации в базу, а также в связи с увеличением числа клиентов, находящихся на техническом обслуживании, достаточно сложно найти в базе необходимую информацию о клиенте. Также необходима возможность автоматического расчета отдельных статей дохода отдела технической поддержки (оплата договоров на техническую поддержку, оплата услуг не входящих в техническое обслуживание, оплата дополнительных рабочих мест, оплата баз данных не входящих в базовую поставку). 17


В связи с тем, что компания находиться на стадии роста в компании появятся дополнительные сложности по мере роста числа партнеров, товарооборота. В связи с этим перспективами автоматизации деятельности компании

включают

в

себя

единый

формат

базы

данных,

полноту

функциональных возможностей, необходимость получения информации или данных, актуальных на данный момент времени. Следовательно, встает вопрос о

системе

комплексной

автоматизации

деятельности,

которая

должна

обеспечить: − полноту и корректность данных; − гибкость и настраиваемость большинства параметров, отражающих специфику деятельности конкретного предприятия; − высокую надежность и быстродействие; − сохранность информации в базе данных и возможность ее быстрого восстановления; − возможность наращивания и модернизации системы. Отдел технической поддержки является самым большим отделом компании. Помимо менеджеров в этом отделе работают инженеры по сопровождению программного обеспечения компании «Крокус». (далее по тексту консультанты по работе с ПО). Они также имеют доступ к Базе. Для консультантов особую важность представляет информация о фактических адресах клиентов и информация о программных средствах, которые были приобретены у компании «Крокус». Эта информация также является несистематизированной. Для решения вышеперечисленных проблем компании предлагается на основе существующей базы данных клиентов отдела технической поддержки компании создать программную оболочку с простым интерфейсом. Для реализации представленной задачи была выбрана технология VBA. Visual Basic for Applications( (VBA, Visual Basic для приложений) — реализация языка программирования BASIC, встроенная в линейку продуктов Microsoft Office а также в некоторые другие продукты корпорации Microsoft. ), которая позволит 18


систематизировать ввод и вывод необходимой информации, а также автоматизировать расчет прибыли отдела по разным статьям, что уменьшит время поиска необходимых данных, уменьшит число ошибок при вводе и выводе данных, а также осуществиться возможность проводить анализ деятельности отдела технической поддержки за определенный период времени ( месяц, квартал, год). Центральным местом при проектировании программного обеспечения для автоматизации деятельности компании должна стать ориентация на создание клиент-серверной

технологии.

Клиент-серверная

технология

позволяет

организовать работу разных сотрудников с одним и тем же файлом. Это создаёт значительные удобства и существенно сокращает время расчёта смет и создания нормативной базы. Выбор СУБД при построении системы автоматизации во многом определяет такие ее параметры, как производительность, масштабируемость, защищенность и надежность. Все СУБД, используемые в системах автоматизации, можно разделить на две группы: работающие по технологии файл-сервер и по технологии клиентсервер. Файл-серверная система имеет следующие недостатки: − большая нагрузка на сеть и повышенные требования к ее пропускной способности (при большом числе пользователей и значительных объемах обрабатываемой информации несоблюдение этих требований может привести к неработоспособности системы); − повышенные требования к ПК ввиду того, что обрабатываются данные на рабочем месте пользователя; − невозможность одновременной работы с данными; − невозможность соблюдения безопасности данных. Клиент-серверная

технология

практически

от

всех

перечисленных

недостатков свободна, в первую очередь благодаря тому, что здесь вся обработка перенесена на сервер баз данных, а на рабочем месте пользователя 19


только формируются запросы и отображаются результаты. Выбор конкретной СУБД определяется многими параметрами, среди которых можно назвать надежность и устойчивость, быстродействие, наличие средств разработки приложений, совместимость с другими платформами и ОС, поддержка компании-производителя.

20


ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ОПТИМИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОДДЕРЖКИ КОМПАНИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ, УЧЕТУ И АНАЛИЗУ ДАННЫХ. 2.1. Построение схемы бизнес-процесса по организации, учету и анализу данных Разработка программного обеспечения базируется на информации, полученной в ходе анализа бизнес-процессов организации. На основании данного анализа строиться модель бизнес-процесса, которая в последствии определяет физическую и логическую структуру базы данных. Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования,

предъявляемые

потребителями

и

государством,

внедрение

программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др. Моделирование бизнес-проце��сов позволяет не только определить, как компания работает в целом, как взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия. Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности. Для моделирования воспользуемся методологией описания потоков данных (Data Flow Modeling) с использованием нотации нотации DFD (Data Flow Diagramming которая, предназначена для описания потоков данных. Данная методология моделирования позволит отразить последовательность 21


работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами. Кроме того, нотация DFD предоставляет возможность описывать потоки документов (документооборот) и материальных ресурсов (например, движение материалов от одной работы к другой). Методология DFD может эффективно использоваться для описания процессов при внедрении процессного подхода к управлению организацией, так как позволяет максимально снизить субъективность описания бизнес-процессов. С помощью схемы процессов в DFD выявляют основные потоки данных, что важно для последующего создания моделей структуры данных и разработки требований к информационной системе организации. В связи с тем, что целями настоящей работы является разработка программного обеспечения для отдела технической поддержки, проведем анализ процесса обслуживания клиентов отделом технической поддержки (рис. 2.1.) Описание бизнес-процесса Название процесса: Обслуживание клиентов Подразделение: Отдел технической поддержки Описание процесса: Менеджер отдела технической поддержки получает заявку от клиента и анализирует ее. Заявки поступающие в отдел могут относится к одному из четырех видов работ: a. Поставка ПО b. Поставка баз данных c. Абонементное обслуживание d. Дополнительные услуги.

22


Рис.2.1. Модель бизнес-процесса обслуживание клиентов отделом технической поддержки

23


На втором этапе анализа заявки менеджер отдела технической поддержки проверяет наличие договора с данной организацией-клиентом. Если договор заключен, заявка передается в бухгалтерию, которая выставляет счет на оплату. Если договора нет, менеджер подготавливает договор и отправляет его на подписание заказчику. После подписания заявка и договор передаются в бухгалтерию для выставления счета на оплату. После оплаты счета бухгалтерия передает менеджеру сведения об оплате и он формирует техническое задание для инженера. Инженер выполняет работы у заказчика и составляет отчет о выполненных работах, после получения отчета менеджер отдела технической поддержки подписывает у заказчика акт о выполненных работах. На

основании

построенной

модели

составим

информационно-

технологическую схему (рис.2.2.). Таким образом, на основании полученной модели видно, что деятельность отдела технической поддержки базируется на основании заявки клиента, номенклатуры

продуктов

и

перечня

предоставляемых

услуг.

Анализ

деятельности отдела технической поддержки базируется на основании информации о выполненных работах.

24


Начало Входная информация 1.Хранение информации

База данных

Ввода данных

Запр ос поль зоват еля База данных

2.Обработка запросов пользователей

3.Анализ деятельности отдела

Результаты запроса

Результаты обработки данных

Ввода критерий для анализа деятельности

4. Формирование отчета

Отчет

Результаты обработки данных

Конец

Рис.2.2. Информационно-технологическая схема

25


2.2. Разработка технического задания по автоматизации процесса организации, учета и анализа данных отдела технической поддержки Техническое задание на проектирование базы данных разрабатывает аналитик компании на основании модели бизнес-процессов. В процессе разработки технического задания выясняют круг задач на решение которых нацелена база данных. При подготовке технического задания составляют: Список исходных (входных) данных. Список выходных данных. Информационно-логическую модель базы данных. 2.2.1. Описание входной информации Входную информацию делят на условно-постоянную (справочники), сохраняющую свои значения на длительный период времени, и постоянно меняющуюся оперативно-учетную информацию. К условно-постоянной информации относятся: − справочник типов выполняемых работ; − справочник продуктов и услуг; − справочник сотрудников; К оперативно-учетной информации относятся: − информация о клиентах − информация о контактных лицах организации; Перечень первичных документов, а также источник и срок поступления представлено в виде Таблицы 2.1. Таблица 2.1. № п/п 1.

Наименование От кого Реквизиты документа поступает Справочник 1.Код типа работ Отдел типов 2.Наименование типа маркетинга выполняемых работ работ

Срок поступления До начала планируемого периода

26


Окончание таблицы 2.1. № п/п 2.

3.

4.

5.

Наименование Реквизиты документа Список 1.Код продуктов и продукта/услуги. услуг 2.Наименование продукта услуги 3. Ед.измерения 4. Стоимость Справочник 1.Код сотрудника. сотрудников 2.Фамилия, Имя отчество 3. Должность Информация о 1.Код организации клиентах 2.Форма собственности 3. Наименование 4. Почтовый адрес 5. Телефон 6. Факс 7. Электронная почта Информация о 1.Код контактного контактных лица лицах 2.Фамилия Имя организации Отчество 3.Должность 4.Телефон 5. Электронная почта

От кого поступает Отдел маркетинга

Срок поступления До начала планируемого периода

Отдел персонала

По мере поступления.

Менеджеры

По мере поступления

Менеджеры

По мере поступления

2.2.2. Описание выходной информации Выходные данные представляют собой информацию о деятельности отдела технической поддержки и должны включать в себя: − реестр организаций; − сводку по организации; − анализ выполненных работ в количественном выражении; − анализ выполненных работ в стоимостном выражении. Так же выходная информация должна наглядно показывать загрузку персонала. 27


Таким образом, выходная информация будет предоставлена в виде следующих отчетов: 1. Реестр организаций Код

Наименование

Почтовый

телефон

факс

e-mail

адрес 2. Сводка по организации Код Наименование Почтовый Факс Телефон e-mail Наименование работ

Продукция

Количество

3. Выполненные работы за месяц Дата

заявки Организация

по дням

Продукт/услуг

Количество

а

Сумма

к

оплате

4. Динамика выполненных работ по месяцам за год Месяц

Фамилия сотрудника

Имя

Отчество Наименование

Количество

продукта/услуг и

2.2.3. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели базы данных

28


В пункте 2.2.1. был определен перечень входной информации. На основании этого перечня проведем анализ реквизитов на наличие взаимосвязей с другими реквизитами. Реквизит приобретает смысл только тогда, когда он связан с другими реквизитами, обладающими смысловым единством. Так, код организации, наименование организации, почтовый адрес отражают сведения об изделии; код продукта/услуги, наименование продукта услуги, стоимость отражают сведения о продукции и услугах, код типа работ, наименование типа работ отражают сведения о работах выполняемых в отделе технической поддержки. Среди реквизитов, описывающих сущность, можно выделить один или несколько реквизитов, которые однозначно определяют экземпляр сущности. Такой реквизит является ключом. Между ключом и другими реквизитами существует функциональная зависимость. Таблица 2.2 Информационные объекты Типы работ

Кл.

Реквизиты

Документы

*

Код типа работ Наименование Код Наименование продукта\услуги Единица измерения Стоимость Код типа работ Код организации Форма собственности Наименование организации Почтовый адрес Телефон Факс Электронная почта

Справочник типов работ

* Продукты/услуги

*

Организации

Справочник видов продукции/услуг

Справочник организаций

29


Окончание таблицы 2.2. Информационные объекты

Кл. *

Контактные лица

* Сотрудники Заявки

*

Реквизиты

Документы

Код Фамилия Имя Отчество Должность Телефон Электронная почта Код организации Код Фамилия Имя отчество Должность Код Дата заявки Код организация Продукт Количество Сумма к оплате Код сотрудника Статус заявки Состояние оплаты

Справочник контактных лиц

Справочник сотрудников

заявка

В результате анализа получили 7 информационных объектов. Проведем попарный анализ связей между ними: Тип работ  продукты/услуги. Тип связи 1:М, т.к. одному типу работ может соответствовать несколько продуктов/услуг, но каждое наименование продуктов или услуг может относиться только к одному типу работ. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код типа работ. Продукты/услуги  Заявки. Тип связи 1:М, т.к. несколько заявок могут включать в себя наименование одного продукта, но каждая заявка будет содержать только одно наименование продукции/услуги. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код продукта/услуги. Организации  Заявки. Тип связи 1:М, т.к. одной организации может соответствовать

несколько

заявок.

Связь

между

этими

объектами

обеспечивается с помощью реквизита Код организации. 30


Организации  Контактные лица. Тип связи 1:М, т.к. к одной организации может принадлежать несколько контактных лиц.. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код организации. Сотрудники  Заявки Тип связи 1:М, т.к. один сотрудник может выполнять работы по нескольким заявкам. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код сотрудника. На основании полученной информации построим логическую структуру базы данных. Логическая структура базы данных определяется совокупностью логически связанных таблиц. Связи между таблицами осуществляются посредством общих реквизитов (ключевых или неключевых). Логическая структура базы данных приведена на рисунке 2.3.

Рис.2.3. Логическая структура базы данных

31


Таким образом, на основании полученной информации и логической структуры базы данных приступим непосредственно к разработке самого программного обеспечения. 2.3. Разработка программного обеспечения База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. В качестве программного продукта для разработки базы данных будут использоваться Microsoft SQL Server и настольная система управления базами данных Microsoft Access. Выбор Microsoft Access обусловлен тем, что данная система может использоваться как контейнер для хранения данных, и обеспечивает клиентский интерфейс для работы с базами данных построенных на основе клиент серверной технологии Microsoft SQL Server. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office , пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word), электронные таблицы(Excel) , презентации(PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator. Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам. Разрабатываемая база данных будет построена на основе клиент-серверной технологии. Контейнером для хранения данных будет служить Microsoft SQL 32


Server к которому будет осуществляться доступ с клиентских мест. А пользовательский интерфейс будет обеспечиваться Microsoft Access. Для

оптимального

решения

поставленных

задач

в

базе

данных

используются следующие объекты: 1. Таблицы для сохранения данных Данные в базе данных хранятся в таблицах, каждая из которых имеет свое уникальное имя в базе данных. В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных: Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов. МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным. Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений. Счётчик.

Уникальные,

последовательно

возрастающие

числа,

автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу. Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений. Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях. Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате. Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным. Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц. 33


В создаваемой базе данных будут присутствовать 6 таблиц: Типы работ, Справочник продукции и услуг, Организации, Контактные лица, Заявки и Сотрудники. Структура таблиц и типы данных представлены ниже.

Рис.2.4. Структура и типы данных таблицы «Типы работ»

Рис. 2.5. Структура и типы данных таблицы «Справочник продуктов и услуг»

Рис.2.6. Структура и типы данных таблицы «Организации»

Рис.2.7. Структура и типы данных таблицы «Контактные лица» 34


Рис.2.8. Структура и типы данных таблицы «Заявки»

Рис.2.9. Структура и типы данных таблицы «Сотрудники» Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема информации. Индексы представляют собой наиболее эффективное средство, которое позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах. Важной особенностью индексов является то, что можно использовать индексы для создания первичных ключей. В этом случае индексы должны быть уникальными. Первичные ключи и дополнительные индексы используются при определении отношений между таблицами и условий целостности данных. В базе данных содержится множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих значений в ключевых полях. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ — связанной. 35


Схема данных представлена на рис. 2.10.

Рис. 2.10 Схема данных 2. Формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах Вторым

важным

элементом

программного

продукта

является

пользовательский интерфейс. Пользовательский интерфейс в MS Access при помощи форм. Формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют вводить данные, создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки. Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы). Формы Access являются многофункциональными; они позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют 36


производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Для удобства работы пользователей в базе данных представлены следующие формы: 1. Кнопочные формы: Главная, Отчеты, Настройка базы данных. Главная форма, через которую осуществляется управление всеми элементами базы данных.

Рис.2.11. Внешний вид формы «Главная» Форма Отчеты показывает список отчетов и представляет пользователям формировать отчеты в автоматическом режиме.

Рис.2.12. Внешний вид формы «Отчеты»

37


Форма Настройка базы данных позволяет пользователям осуществлять быстрый

доступ

к

справочникам,

содержащих

условно

постоянную

информацию в целях добавления новых записей или редактирования существующих.

Рис.2.13. Внешний вид формы «Настройка базы данных» Кнопки, расположенные на данных формах вызывают два вида событий вызываемых процедурой обработки написанной на языке VBA: - открытие формы; Private Sub Кнопка2_Click() On Error GoTo Err_Кнопка2_Click Dim stDocName As String Dim stLinkCriteria As String stDocName = "Организации" DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria Exit_Кнопка2_Click: Exit Sub Err_Кнопка2_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Кнопка2_Click End Sub

- открытие отчета. Private Sub Кнопка0_Click() On Error GoTo Err_Кнопка0_Click Dim stDocName As String stDocName = «Органиации» DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview Exit_Кнопка0_Click: Exit Sub Err_Кнопка0_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Кнопка0_Click End Sub

38


2.

Формы для работы с данными: Справочник типов работ,

Справочников продуктов и услуг, Организации, Сотрудники, Задачи. Данные

формы

предназначены

для

просмотра,

редактирования

и

добавления записей. На каждой форме размещены кнопки: - добавить запись; Private Sub Кнопка65_Click() On Error GoTo Err_Кнопка65_Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_Кнопка65_Click: Exit Sub Err_Кнопка65_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Кнопка65_Click End Sub

- сохранить запись; Private Sub Кнопка66_Click() On Error GoTo Err_Кнопка66_Click DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord Exit_Кнопка66_Click: Exit Sub Err_Кнопка66_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Кнопка66_Click End Sub

- выход. Private Sub Кнопка67_Click() On Error GoTo Err_Кнопка67_Click If Me.Dirty Then Me.Dirty = False DoCmd.Close Exit_Кнопка67_Click: Exit Sub Err_Кнопка67_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Кнопка67_Click

End Sub

39


Рис.2.14. Внешний вид формы «Справочник типов работ»

Рис.2.15. Внешний вид формы «Справочник продуктов и услуг»

40


Рис.2.16. Внешний вид формы «Сотрудники»

Рис.2.17. Внешний вид формы «Заявки»

41


Рис.2.18. Внешний вид формы «Организации» Форма Организации является главной с точки зрения пользовательского интерфейса. Форма организована таким образом, что бы пользователь мог видеть полную информацию об организации, включая контактных лиц, установленное ПО, базы данных и тип приобретенного абонемента. Данная форма является многотабличной и содержит информацию из таблиц: Организации, Контактные лица, так же в форму встроены три подчиненных формы: Программное обеспечение, Базы данных и Абонемент. Так же в базе данных представлена форма для анализа динамики выполненных работ за год, по месяцам.

42


Рис. 2.19. Форма «Динамика выполненных работ» 3. Запросы для поиска и извлечения только требуемых данных Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных. При помощи этих мощных гибких средств можно: Формировать сложные критерии для выбора записей из одной или нескольких таблиц; Указать поля, которые должны быть отображены для выбранных записей; Выполнять вычисления с использованием выбранных данных. В Access существует четыре типа запросов для различных целей: В разрабатываемой базе данных представлены два вида отчетов: 1. Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы. Ниже представлены тексты запросов:

43


Запрос ПО, Запрос БД и Запрос Абонемент. На основании данных запросов созданы подчиненные формы для формы Организации. Эти запросы отбирают записи из таблицы заявки по соответствующему виду продукции или услуг. Текст запроса «Абонемент» SELECT заявки.[Продукт/услуга], заявки.Количество, Организации.Код, [Типы работ].Наименование FROM Организации INNER JOIN (([Типы работ] INNER JOIN [Справочник продуктов и услуг] ON [Типы работ].Код = [Справочник продуктов и услуг].[Тип работ]) INNER JOIN заявки ON [Справочник продуктов и услуг].Код = заявки.[Продукт/услуга]) ON Организации.Код = заявки.Организация WHERE ((([Типы работ].Наименование)="абонементное обслуживание"));

Запрос продажи за месяц позволяет получить данные о выполненных работах за месяц по дням в количественном и стоимостном измерении. Текст запроса «Продажи за месяц» SELECT DISTINCTROW Format$([заявки].[Дата заявки],'Long Date') AS [Дата заявки по дням], Сотрудники.[Фамилия Имя Отчество], заявки.[Продукт/услуга], Sum(заявки.Количество) AS [Sum-Количество], Sum(заявки.[Сумма к оплате]) AS [Sum Сумма к оплате], Организации.Наименование FROM Организации INNER JOIN (Сотрудники INNER JOIN заявки ON Сотрудники.Код = заявки.Ответственный) ON Организации.Код = заявки.Организация GROUP BY Format$([заявки].[Дата заявки],'Long Date'), Сотрудники.[Фамилия Имя Отчество], заявки.[Продукт/услуга], Организации.Наименование, заявки.Организация, заявки.Ответственный HAVING (((Format$([заявки].[Дата заявки],'Long Date')) Like "*" & [Введите месяц] & "*"));

Запрос «Динамика выполненных работ» позволяет получить данные о выполненных работах по месяцам в течение года в количественном измерении. Текс запроса «Динамика выполненных работ» SELECT DISTINCTROW Format$([заявки].[Дата заявки],'mmmm yyyy') AS [Дата заявки по месяцам], Сотрудники.[Фамилия Имя Отчество], [Типы работ].Наименование, Sum(заявки.Количество) AS [Sum - Количество] FROM ([Типы работ] INNER JOIN [Справочник продуктов и услуг] ON [Типы работ].Код = [Справочник продуктов и услуг].[Тип работ]) INNER JOIN (Сотрудники INNER JOIN заявки ON Сотрудники.Код = заявки.Ответственный) ON [Справочник продуктов и услуг].Код = заявки.[Продукт/услуга] GROUP BY Format$([заявки].[Дата заявки],'mmmm yyyy'), Сотрудники.[Фамилия Имя Отчество], [Типы работ].Наименование, Year([заявки].[Дата заявки])*12+DatePart('m', [заявки].[Дата заявки])-1;

44


2. Запросы на изменение используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса. Запрос «Обновление таблицы Заявки» предназначен для обновления таблицы после расчета суммы к оплате. Текс запроса «Обновление таблицы Заявки» UPDATE [Справочник продуктов и услуг] INNER JOIN заявки ON [Справочник продуктов и услуг].Код=заявки.[Продукт/услуга] SET заявки.[Сумма к оплате] = заявки! [Количество]*[Справочник продуктов и услуг].[Стоимость];

4. Отчеты для анализа и печати данных в определенном формате Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом. В разрабатываемой базе данных пользователи имеют возможность построить следующие отчеты:

45


Рис. 2.19. Реестр организаций

Рис. 2.20. Активные заявки

46


Рис. 2.21. Сводка по организации

Рис.2.22. Штатное расписание Таким образом, в разработанной базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения. 47


Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для

анализа

данных

или

распечатки

их

определённым

образом

используются отчёты. Например, можно создать отчёт, группирующий данные и подводящий итоги, или отчёт для распечатки почтовых наклеек. В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

48


ГЛАВА 3. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА ПО ОПТИМИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОДДЕРЖКИ КОМПАНИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ, УЧЕТУ И АНАЛИЗУ ДАННЫХ

3.1. Контрольный пример реализации работы базы данных Рассмотрим контрольный пример работы базы данных «Крокус». Для этого смоделируем несколько рабочих ситуаций. Как уже отмечалось работа менеджера отдела технической поддержки сводиться в основном к работе с формой «Организации». Открытие формы осуществляется через главную форму.

Рис. 3.1. Открытие формы «Организации» из формы «Главная» При поступлении новой заявки от клиента с которым компания раньше не работала, менеджеру необходимо: внести сведения о новой организации; создать новую заявку.

49


Рис. 3.2. Добавление новой записи

Рис. 3.3. Создание новой заявки

50


Находясь в окне формы «Организации» менеджер может посмотреть все Активные заявки (Заявки со статусом «В работе» и состояние оплаты «Оплачены») по текущей организации, распечатать реестр организаций или сводку по текущей организации.

Рис. 3.4. Просмотр отчета «Активные заявки»

Рис. 3.5. Просмотр отчета «Сводка по организации» 51


При поступлении заявки от организации с которой компания уже работала, необходимо найти данную организации в справочнике, при помощи поиска.

Рис. 3.6. Поиск организации Для построения отчета о выполненных работах за месяц, необходимо из главной формы перейти в форму отчеты и выбрать нужный отчет.

Рис. 3.7. Запрос месяца для построения отчета «Продажи за месяц» 52


Рис. 3.8. Пример отчета динамика продаж за месяц Таким образом, контрольный пример показал, что разработанная база данных позволяет быстро и эффективно управлять отделом технической поддержки пользователей. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию. 3.2. Расчет эффективности реализации проекта Основной экономический эффект был получен за счет увеличения объемов реализации услуг в результате увеличения эффективности операций и повышения

качества

услуг.

Основываясь

на

технико-экономических 53


показателях предприятия за 2005 год, полученных в плановом отделе, и предложениях по внедрению базы данных произведем расчет экономического эффекта от внедрения данного мероприятия. Исходные данные для расчета сведем в таблицу 3.1. Данные за 2007 год определены на основании прогноза планового отдела и в реальном времени могут отличаться. Таблица 3.1. Экономический эффект от проведенных меропри��тий 2005 г. 2007 г отклонение Показатели тыс.руб тыс.руб. % тыс.руб. % % . Оказано услуг Полная себестоимость услуг в т.ч. Годовой фонд заработной платы Постоянные затраты Переменные затраты Прибыль

15130,00

100

15315,14

100

185,14

1,22

11633,46

76,89

11690,40

76,33

56,94

0,49

3891,436

25,72

3891,467

22,37

0,031

3,35

7734,456

51,12

48,45

56,79

2,67

7,57

0,05

7791,246 8,245

0,05

0,68

0

3496,54

23,11

3624,74

23,67

128,20

3,67

Рентабельность

30,06

31,01

0,95

За счет внедрения вышеуказанных мероприятий, направленных на автоматизацию деятельности ЗАО «Крокус» путем внедрения базы данных планируются следующие изменения: Увеличение объема реализации услуг на 1,22%. Увеличение объема реализации услуг происходит за счет снижение времени на обработку информации и подготовку документов. В структуре выручки произошло снижение доли постоянных затрат и увеличение доли прибыли на 3,67%. Снижение затрат произошло в результате повышения оперативности обработки информации и, как следствие, повышения

54


качества услуг и стандартизации предоставляемых услуг и товаров, а так же снижения доли заработной платы в общей сумме затрат. В результате расчетов видно, что прогнозируемая прибыль после реализации мероприятий направленных на совершенствование системы коммерческого управления составит 185,14 млн.руб. Следовательно, данная программа в целом будет эффективна, и принесет фирме дополнительный доход за счет увеличения продаж услуг и расширения рынков сбыта. 3.3. Техника безопасности 3.3.1. Охрана труда На работоспособность человека очень сильно влияет микроклимат производственных

помещений

предприятий

информатики,

который

определяется составом воздуха, температурой, давлением, относительной влажностью, скоростью движения воздушных потоков. Кислород необходим для поддержания жизнедеятельности человека, а его недостаток может сильно сказаться на самочувствии и работоспособности. Процентное содержание кислорода в воздухе составляет 20,95% и понижение этого показателя крайне нежелательно. Температура в помещениях должна составлять 16-20°С. Относительная влажность воздуха в помещениях должна составлять 40-60%, а в теплое время не превышать 75%. На самочувствие человека влияет также движение окружающего воздуха (сквозняк).

Средние

скорости

движения

воздуха

в

производственных

помещениях должны составлять 0,2-0,5 м/с в холодное время и 0,5-1,5 м/с в теплое время года. Для поддержания в производственных помещения нормального состава воздуха,

влажности

и

температуры

используют

вентиляцию,

кондиционирование и отопление. Нагрузка на зрение и напряженный характер труда вызывает у операторов ЭВМ нарушение зрительного анализатора и центральной нервной системы,

55


поэтому нормальное освещение рабочего места является одним из важнейших требований охраны труда. Механические колебания вызывают психологические и физиологические нарушения, снижающие работоспособность, и создают предпосылки для появления

общих

и

профессиональных

заболеваний.

К

механическим

колебаниям, которые могут иметь место в производственных помещениях, относятся шумы, ультразвуки, инфразвуки и вибрация. Уровень шума измеряется в децибелах (дБ). Норма уровня шумов в помещениях должна находится в следующем промежутке: 50-65 дБ. Психофизиологические опасные и вредные производственные факторы делятся

на

группы:

физические

нагрузки

и

нервно-психологические.

Существуют меры по профилактике выше названных факторов. Например, в последнее

время

в

психотехнологии,

прессе

появляются

позволяющей

сообщения

о

организовывать

компьютерной компьютерное

психозондирование. Электробезопасность техникой,

представляет

мероприятий

и

персонала, собой

средств,

имеющего

систему

дело

с

организационных,

обеспечивающих

защиту

от

компьютерной технических воздействия

электрического тока. Электрический

ток

оказывает

термическое,

электролитическое

и

биологическое воздействия на организм человека. Тяжесть перенесения организмом электрического тока определяется величиной тока, временем протекания

его

через

организм,

частоты,

путем

прохождения

тока,

индивидуальными особенностями организма. Величина тока, проходящего через организм зависит от напряжения и сопротивления тела человека. Сопротивление человека лежит в пределах 100000 Ом. При влажной коже оно может достигать 1000 Ом. Повышение напряжения уменьшает сопротивление кожи и увеличивает опасность поражения. В качестве безопасного принято напряжение, равное 42 вольтам.

56


Особое значение при поражении током имеет доврачебная помощь пострадавшему. Каждый работник должен владеть приемами оказания помощи. Основные меры по защите человека от поражения электрическим током: − надежная изоляция проводников тока; − недоступность тоководов; − разделение сети с помощью трансформаторов (42В и 12В); − применение специальных средств защиты; − организация заземления, зануления и защитного отключения; − организация безопасной эксплуатации электроустановок; − применение индивидуальных средств защиты. Среди излучений, оказывающих вредное воздействие на организм человека, можно выделить следующие: − электромагнитные поля токов промышленной и радиочастот; − инфракрасные и ультрафиолетовое излучение; − ионизирующие излучения. Источниками электромагнитных полей токов промышленной частоты являются части действующих электроустановок. Длительное воздействие этого поля на организм может вызвать нарушение функционального состояния нервной и сердечно-сосудистой систем человека. Основным видом защиты от этого являются экранирующие устройства. Для защиты от электромагнитных полей радиочастот часто используют поглотители мощности, которые снижают плотность потока электромагнитной энергии, действующей на человека. Источником ионизирующего излучения являются электронно-лучевые трубки рентгеновских установок, радиоактивные металлы. Любой монитор, основным элементом которого является электроннолучевая трубка, создает электрические и магнитные поля. Средством защиты от излучения является фильтр.

57


3.3.2. Пожарная безопасность помещений. Пожар представляет собой неконтролируемое горение специального очага, приносящее материальный ущерб. Горение, не причинившее ущерб, называют загоранием. Различают несколько видов горения: − вспышка (быстрое возгорание горючей смеси без образования сжатых газов); − самовозгорание (горение при отсутствии источника зажигания); − возгорание

(возникновение

горения

под

действием

источников

зажигания); − воспламенение (возгорание с появлением пламени); − взрыв (очень быстрое горение с образованием сжатых газов). Пожарная безопасность — это такое состояние объекта, при котором должна быть исключена возможность возникновения пожара, а в случае его возникновения должны быть обеспечены предотвращение воздействия на людей опасных факторов пожара и защита материальных ценностей. К основным огнегасительным веществам относятся: вода, водные растворы, водяной пар, пена, углекислота, сжатый воздух, порошки, песок, земля. К первичным средствам пожаротушения относятся огнетушители, ведра и бочки с водой, войлочные маты, ящики с песком, лопаты, топоры и т. п. Огнетушители бывают химические пенные, углекислотные, углекислотнобромэтиловые, порошковые. В помещениях лучше использовать углекислотные огнетушители. Они применяются для тушения легковоспламеняющихся веществ, электроприборов и электропроводки.

58


ЗАКЛЮЧЕНИЕ В

настоящей

деятельности

дипломной

отдела

работе

технической

автором

поддержки

был ЗАО

проведен

анализ

«Крокус»,выявлены

проблемы учета, хранения и анализа информации и разработана база данных. Работа проводилась в три этапа. На первом этапе автором была проанализирована деятельность компании и сделаны следующие выводы: 1. Современные тенденции рынка свидетельствуют о повышенном спросе на информационные технологии. Одним из перспективных направлений является разработка и внедрение программного обеспечения для строительных компаний. 2. ЗАО

«Крокус»

занимающей

является

ведущие

динамично-развивающейся

позиции

на

рынке

компанией,

информационного

обеспечения. 3. Главной проблемой в компании является то, что в отдел технической поддержки программного продукта поступает большое количество заявок от клиентов на оплату различных услуг, которые предоставляет компания. Данные о клиентах (название организации, организационноправовая форма предприятия, фактический адрес), данные об оплате услуг, связанных с технической поддержкой предприятия (вид услуги, стоимость), покупка баз данных, отсутствующих в базовом комплекте программы, информация о сроке технической поддержки, о виде обслуживания,

о

программных

средствах,

и

др.

заносится

в

электронную таблицу Exсel. (База данных отдела технической поддержки).

Это

информация

может

правиться,

изменяться

и

дополняться всеми менеджерами отдела. В связи с этим, за последнее время большой объем достаточно важной для компании информации о клиентах терялось. Также в связи с отсутствием определенной системы ввода информации в базу, а также в связи с увеличением числа кл��ентов, находящихся на техническом обслуживании, достаточно 59


сложно найти в базе необходимую информацию о клиенте. Также необходима возможность автоматического расчета отдельных статей дохода

отдела

технической

поддержки

(оплата

договоров

на

техническую поддержку, оплата услуг не входящих в техническое обслуживание, оплата дополнительных рабочих мест, оплата баз данных не входящих в базовую поставку). На втором этапе автор разработал базу данных в которой сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для

анализа

данных

или

распечатки

их

определённым

образом

используются отчёты. Например, можно создать отчёт, группирующий данные и подводящий итоги, или отчёт для распечатки почтовых наклеек. В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые. На третьем этапе автором была проведена оценка разработанного программного продукта. Контрольный пример показал, что разработанная база данных позволяет быстро и эффективно управлять отделом технической поддержки пользователей. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными

60


машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию. Оценка эффективности показала, что за счет внедрения вышеуказанных мероприятий, направленных на автоматизацию деятельности ЗАО «Крокус» путем внедрения базы данных планируются следующие изменения: Увеличение объема реализации услуг на 1,22%. Увеличение объема реализации услуг происходит за счет снижение времени на обработку информации и подготовку документов. В структуре выручки произошло снижение доли постоянных затрат и увеличение доли прибыли на 3,67%. Снижение затрат произошло в результате повышения оперативности обработки информации и, как следствие, повышения качества услуг и стандартизации предоставляемых услуг и товаров, а так же снижения доли заработной платы в общей сумме затрат. В результате расчетов видно, что прогнозируемая прибыль после реализации мероприятий направленных на совершенствование системы коммерческого управления составит 185,14 млн.руб. Следовательно, данная программа в целом будет эффективна, и принесет фирме дополнительный доход за счет увеличения продаж услуг и расширения рынков сбыта.

61


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Бугорский В.Н., Фомин В.И. "Основы информационного бизнеса" уч. пособие, СПбГИЭУ, СПб, 2001 2.

Верников Г. Основные принципы выбора прикладного программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы http://www.cfin.ru

3. Дженнингс Роджер. Использование MS Office Access 2003. Специальное издание.:Пер. с английского. - М.: Идательский дом «Вильямс», 2006 4. Крылович А. В. Информационные технологии в Управлении предприятием http://www.cfin.ru 5. Михеев Р.Н. VBA и программирование в MS Office для пользователей. – Спб, БХВ-Петербург, 2006 6. Федоров Б., Макаренко В. Менеджмент внедрения информационных технологий в систему управления предприятием http://www.cfin.ru 7. Федосеев А. Автоматизация управленческого учета и бюджетирования http://www.cfin.ru 8. Филипенко И. Выбор ПО для автоматизации управления//Корпоративные системы - №3 - 2001

62


Дипломный проект