Guia de boas práticas para reuniões eficazes
Olá! Tudo bem? Este guia tem como objetivo tornar as suas reuniões mais práticas e produtivas, seja no contexto presencial ou virtual. Você também vai ver dicas para ter uma agenda eficiente e combater o excesso de e-mails, que toma boa parte do tempo, reduzindo o rendimento. Boa leitura!
Quais os papéis de cada um? Moderador Cronometrista
Participante
• Seja o anfitrião.
• Contribua, pergunte, escute.
• Prepare, inicie e encerre a reunião.
• Respeite o tempo disponível.
• Faça referência aos participantes.
• Cumpra com os compromissos.
• Dê e retire a palavra quando for necessário.
• Revise a ata enviada para dar prosseguimento.
• Estimule a agilidade na reunião.
• Prepare-se para a reunião verificando a pauta e/ou estude o material enviado previamente.
• Comunique permanentemente o tempo disponível. • Impeça as intervenções se o tempo tiver acabado. • Contabilize o tempo minuto a minuto.
Expositor
Redator
• Compartilhe o seu conhecimento.
• Tome nota dos temas apresentados.
• Respeite o tempo concedido.
• Redija a versão final dos acordos e compromissos.
• Seja sintético, claro e direto.
• Envie a ata aos participantes. • Prepare seu material.
Boas práticas nas reuniões Agende a data, hora e local da reunião antecipadamente (3 dias). Em caso de ausência, é necessário delegar a função ou desmarcar o compromisso.
Inclua na apresentação um slide inicial com a agenda do conteúdo que será abordado na reunião e estipule um tempo para cada assunto.
Procure realizar reuniões emergenciais apenas de forma esporádica, se de fato ela não puder ser programada. Elas não devem virar rotina.
Convide apenas as pessoas necessárias e que tenham poder de atuação e decisão.
Evite bate-papos paralelos ou conversas em chats ou WhatsApp. Aproveite para focar na reunião que está participando, seja ela presencial ou virtual. Seja objetivo. As reuniões não devem ultrapassar 1h, exceto comitês, reuniões de resultado e reuniões de conselho.
Analise criticamente se deve ou não participar da reunião que foi convidado. Caso não possa participar, indique outra pessoa do time.
Busque, caso se atrase, alguém da sua equipe ou leia a ata no final da reunião (presencial ou virtual) para se atualizar do que foi tratado. Tenha uma pauta clara e envie aos participantes, bem como materiais importantes. Leia a ata da reunião anterior (se houver). Estabeleça regras para evitar distrações como não utilizar celular, notebooks e rádios. Comece e termine a reunião no horário definido. Defina as soluções para cada tema discutido. Registre na ata os pontos adicionais que surgirem para tratar em outra reunião. Estabeleça um espaço de tempo adequado entre as reuniões. Elas não podem acontecer uma atrás da outra. Reserve um tempo para refletir e planejar as ações relacionadas ao que foi informado nas reuniões.
Dicas técnicas para reuniões virtuais Escolha um ambiente com fundo neutro. e, preferencialmente, utilize um dos fundos de tela disponíveis da Polo Films.
Verifique se a sua conexão está estável.
Mantenha a câmera ligada sempre que possível.
Deixe o microfone no mudo se não estiver falando. Isso evita ruídos externos.
4 Passos para ter uma agenda eficiente Bloqueie a agenda no horário do almoço. O período precisa ser respeitado.
Marque reuniões presenciais ou virtuais entre 08h e 12h e das 14h até às 17h no máximo.
Indique alguém do time e informe quem convidou, caso não possa participar.
Separe alguns horários fixos na agenda para tratar de assuntos importantes, conversar com o seu time e delegar atividades.
O que evitar para ter menos e-mails e mais produtividade Copiar diversas pessoas sem necessidade Fazer uma corrente de e-mails. Às vezes, por telefone você pode resolver rapidamente Copiar o gestor imediato, Gerente ou Diretor, sem que de fato esta pessoa tem algo para definir ou opina Responder para todos, quando às vezes é necessário apenas para quem te enviou Usar o e-mail para resolver questões internas em vez do Teams, que é uma importante e rápida opção de contato e deve estar sempre ligado no horário comercial.
Armazenar e-mails de atividades concluídas