SỔ TAY ĐỒNG PHỤC

1. MỤC ĐÍCH

Quy định mức tiêu chuẩn đồng phục của CBNV trong Công ty.

Thống nhất việc quản lý, cấp phát, sử dụng, thanh lý và đền bù đồng phục của Công ty.

Hướng dẫn cho các nhân viên của PMC quy trình nhận, sử dụng, cấp đổi, cấp mới, giặt là và thu hồi đồng phục theo đúng tiêu chuẩn của Công ty.

Đảm bảo mỗi nhân viên luôn được trang bị đồng phục đẹp, thuận tiện nhất để phục vụ quá trình làm việc của nhân viên PMC.

Đảm bảo đem lại hình ảnh đẹp nhất thể hiện qua trang phục của nhân viên để quảng bá hình ảnh chuyên nghiệp của PMC.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho toàn bộ cán bộ, nhân viên thuộc Công ty cổ phần Quản lý và Khai thác tòa nhà VNPT, bao gồm cả CBNV chính thức, đào tạo, thực tập, thử việc thời vụ, cộng tác viên có sử dụng đồng phục mà Công ty đã cấp phát.

3. QUY ĐỊNH LIÊN QUAN

Sổ tay nhân viên PMC

Lưu đồ phối hợp quản lý đồng phục

Sổ tay tiêu chuẩn diện mạo PMC

5. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG ĐỒNG PHỤC:

Đối với nhân viên mới sẽ được cấp phát đồng phục đã qua sử dụng, sau khi được ký kết hợp đồng lao động chính thức sẽ được cấp phát đồng phục mới theo quy định của Công ty.

Đồng phục là tài sản của Công ty được cấp phát cho CBNV trong Công ty nhân viên phải sử dụng khi làm việc tại vị trí công việc của mình với mục đích duy trì hình ảnh của nhân viên PMC luôn gọn gàng, chuyên nghiệp và thuận tiện cho công việc.

Đồng phục là trang thiết bị bảo hộ lao động vì vậy nhân viên phải mặc đúng tiêu chuẩn sẽ góp phần đảm bảo an toàn và vệ sinh cho chính bản thân nhân viên.

CBNV trong Công ty có trách nhiệm sử dụng đồng phục một cách đúng đắn, theo tiêu chuẩn đã quy định. Có ý thức bảo quản, giữ gìn đồng phục sạch sẽ để góp phần cùng duy trì hình ảnh Công ty, tiết kiệm chi phí trang phục cho Công ty.

CBNV chỉ được sử dụng đồng phục vì mục đích công việc, không được phép mang đồng phục ra khỏi nơi làm việc, trừ mục đích công việc của Công ty. Tuyệt đối không được mặc đồng phục không đủ tiêu chuẩn (rách, bẩn…) hoặc cho người khác sử dụng đồng phục của mình. Không được tự hủy đồng phục hoặc sử dụng đồng phục của Công ty sai mục đích.

5. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG ĐỒNG PHỤC:

Trong trường hợp vì lý do khách quan không trực tiếp sử dụng được đồng phục (Cần có biên bản xác nhận của quản lý trực tiếp) nhân viên có thể gửi trả đồng phục được của mình về Phòng Hành chính Nhân sự để đề xuất thanh lý, cấp phát thay thế Công ty sẽ xem xét và giải quyết cụ thể từng trường hợp.

Cuối năm sẽ có kế hoạch may bổ sung đồng phục mùa đông và mùa hè năm sau cho CBNV trong Công ty để thay thế hoặc bổ sung cho những nhân viên còn thiếu đồng phục. CBNV được quyền không đăng ký bổ sung đồng phục hàng năm nếu không có nhu cầu sử dụng.

Trong trường hợp nhân viên tự làm mất mát, hỏng đồng phục đồng phục nhân viên có thể đăng ký cấp phát bổ sung đồng phục cho đủ với định mức đồng phục quy định và có trách nhiệm đền bù số tiền tương đương giá trị đồng phục đăng ký bổ sung.

CBNV nghỉ việc tại Công ty có trách nhiệm hoàn trả toàn bộ đồng phục đã được cấp phát theo quy định ngay khi kêt thúc thời gian làm việc tại Công ty, nếu không sẽ bị đền bù số tiền tương đương giá trị đồng phục chưa trả lại Công ty.

CBNV khi đổi đồng phục phải dựa trên thời gian quy định cấp đổi của từng loại đồng phục, nếu đổi sớm hơn thời gian quy định phải có biên bản trình bày sự việc để Phòng Hành chính Nhân sự xem xét, giải quyết từng trường hợp.

Phòng Hành chính N hân sự có trách nhiệm, đăng ký, cấp phát và theo dõi định kỳ cấp phát bổ sung đồng phục hàng năm cho CBNV trong Công ty. Kiểm soát, giám sát việc sử dụng đồng phục theo đúng quy định.

6. QUẢN LÝ ĐỒNG PHỤC:

Quản lý theo các cấp trình bày cụ thể theo lưu đồ sau:

Công đoạn Trách nhiệm thực hiện

Lưu đồ (Sử dụng các ký hiệu theo quy ước)

Diễn giải

Nhân sự, tuyển dụng, hành chính/thư ký hành chính

Thông báo nhân sự mới/nhân sự nghỉ việc/vấn đề phát sinh

Bộ phận tuyển dụng gửi kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho Hành chính hàng tuần, hàng tháng, Bộ phận nhân sự gửi thông tin điều chuyển, nghỉ việc của nhân sự hàng tuần, hàng tháng để Hành chính cập nhật tình hình đồng phục và dự trù định mức đồng phục cấp phát cho nhân sự.

Khi tiếp nhận nhân sự mới hay khi có nhân sự nghỉ việc, có phát sinh hỏng hóc/thiếu hụt đồng phục tại các dự án, thư ký nhân sự báo với bộ phận HC để bộ phận HC tiến hành cấp phát/thu hồi đồng phục theo biến động nhân sự kịp thời

Biểu mẫu:

Biểu mẫu tiếp nhận nhân sự

Biểu mẫu nhân sự nghỉ việc

Mẫu báo cáo

Hành chính/thư ký hành chính

Tiếp nhận, kiểm tra thông tin

Bp HC sẽ kiểm tra thông tin dữ liệu, xử lý thông tin, sau đó báo thư ký hành chính để trả lời nhân sự về việc cấp phát, thu hồi.

Hành chính

Lập phiếu cấp phát/thu hồi

Chuyển biên bản cấp phát/thu hồi cho bộ phận kho.Biểu mẫu:

- Biên bản cấp phát

- Biên bản thu hồi

Công đoạn Trách nhiệm thực hiện

Lưu đồ (Sử dụng các ký hiệu theo quy ước)

Hành chính/kho

Cấp phát Thu hồi

Diễn giải

Bộ phận kho luôn phải đảm bảo định mức tồn kho quy định, đảm bảo việc cấp phát đủ, kịp thời. Trường hợp thu hồi cần kiểm tra tình trạng tài sản trước khi lưu kho.

Hành chính

Trường hợp cấp phát: Khi có đủ số lượng để cấp phát theo định mức, bộ phận kho sau khi cấp phát sẽ sao chụp biên bản thành 04 bản. Một bản lưu tại bộ phận kho, một bản chuyển cho bộ phận nhân sự lưu hồ sơ cá nhân và một chuyển cho bộ phận hành chính theo dõi quản lý, một bản chuyển cho nhân sự.

Thiếu

Phát bổ sung Đủ đp Đủ đp Đủ đp

Nhập kho Biên bản bồi hoàn

NS: Lưu hồ sơ cá nhân

HC: Theo dõi kiểm soát

Kho: Theo dõi xuất nhập tồn

Trường hợp thu hồi: Sau khi bộ phận kho nhận biên bản thu hồi theo yêu cầu từ hành chính cung cấp sẽ phải kiểm tra tình trạng tài sản. Khi tài sản không còn giá trị sử dụng, đề nghị lập biên bản hủy. Trường hợp thiếu hụt, đề nghị lập biên bản bồi hoàn trừ lương theo quy định.

Tất cả các biên bản sau khi được lập phải được sao chụp thành 3 bản gửi 3 bộ phận liên quan. Biểu mẫu:

- Biên bản cấp phát/thu hồi

- Biên bản hủy tài sản

- Biên bản bồi hoàn

Căn cứ vào định mức tồn kho quy định, khi số lượng dữ trữ xuống dưới định mức, bộ phận hành chính làm đề nghị mua sắm để bổ sung kho.

Biên bản hủy 80

GIẢI THÍCH LƯU ĐỒ QUẢN LÝ ĐỒNG PHỤC THEO

CÁC CẤP

Đối với cấp Công ty:

Đối với nhân viên hành chính

Khi tiếp nhận nhân sự mới hay khi có nhân sự nghỉ việc, hoặc khi có phát sinh hỏng hóc/thiếu hụt đồng phục tại các dự án, thư ký nhân sự báo với Bộ phận Hành chính để Bộ phận Hành chính tiến hành cấp phát/thu hồi dựa trên định mức quy định.

Bộ phận Hành chính sẽ kiểm tra thông tin dữ liệu, sau đó báo cho bộ phận kho để xuất kho cấp phát/thu hồi đồng phục. Mẫu cấp phát đồng phục quy đinh ở phụ lục 1.2. Mẫu thu hồi đồng phục quy đinh ở phu lục 1.3

Bộ phận kho luôn phải đảm bảo định mức tồn kho quy định, đảm bảo việc cấp phát đủ, kịp thời. Trường hợp thu hồi cần kiểm tra tình trạng tài sản trước khi lưu kho

Trường hợp cấp phát: Khi có đủ số lượng để cấp phát theo định mức, bộ phận kho sau khi cấp phát và sao chụp biên bản thành 04 bản. Một bản lưu tại bộ phận kho, một bản chuyển cho bộ phận nhân sự lưu hồ sơ cá nhân và một chuyển cho bộ phận hành chính theo dõi quản lý.

Trường hợp thu hồi: Sau khi bộ phận kho nhận biên bản thu hồi theo yêu cầu từ hành chính cung cấp sẽ phải kiểm tra tình trạng tài sản. Khi tài sản không còn giá trị sử dụng, đề nghị lập biên bản hủy (Mẫu biên bản hủy quy định tại phụ lục 1.4). Trường hợp thiếu hụt, đề nghị lập biên bản bồi hoàn trừ lương theo quy định ( Mẫu biên bản bồi hoàn được quy định tại phụ lục 1.5).

Đối với cán bộ quản lý kho đồng phục cấp Công ty

Đồng phục mới kiểm tra số lượng.

Đồng phục cũ .

Đồng phục hủy lập biên bản hủy.

Định mức dự trữ trong kho luôn đảm bảo sẵn sàng về đồng phục.

Hàng tuần bộ phận kho thống kê số lượng tồn gửi bộ phận hành chính .

Đối với nhân viên phụ trách HCNS tòa nhà

Với nguyên tắc đảm bảo duy trì đủ cơ số đồng phục để thực hiện công việc, định kỳ vào cuối tháng 6 và cuối tháng 12 hàng năm, hành chính tòa nhà, quản lý nhà hàng phải có trách nhiệm báo cáo về tình hình đồng phục của bộ phận phần mình hàng tuần cho phòng hành chính nhân sự.

Quản lý tính tuân thủ đồng phục của nhân viên.

Quản lý hồ sơ theo dõi đồng phục nhân sự dự án bằng file cứng và file mềm: ngày cấp phát, số lượng, size, tình trạng đồng phục.

Hàng tuần báo cáo tình trạng về đồng phục.

Có trách nhiệm thu hồi đồng phục, gửi biên bản cho bộ phận Hành chính đối với những trường hợp cấp đổi và nghỉ việc, khôi phục đồng phục tối đa, gấp gọn gàng, cho vào túi nilong và gửi về Công ty.

Đối với mỗi nhân viên

Nhân viên được phát đồng phục theo đúng vị trí làm việc và được phát miễn phí;

Đồng phục bẩn được thu giặt 02 lần trong tuần (nếu có);

Nếu đồng phục bị hỏng hay rách do lỗi của Nhân viên thì chi phí thay thế sẽ được tính cho Nhân viên đó;

Khi chấm dứt hợp đồng lao động tại Công ty, Nhân viên phải trả lại đồng phục và các vật dụng khác cho Phòng Hành chính Nhân sự. Nếu không sẽ bị giữ tiền lương theo quy định của Công ty;

Không được mang trang phục ra ngoài Công ty trừ một số trường hợp được trưởng bộ phận cho phép.

Trang phục phải được là phẳng và giữ sạch sẽ;

Biểu tên là một phần của trang phục. Được đeo ở phía bên trái ngực;

Tất cả trang phục bạn sử dụng trong ca làm việc phải luôn giữ trong tình trạng sạch sẽ, không có dấu hiệu sờn rách, nhăn nhúm và không có mùi lạ.

Nhiệm vụ của mỗi cá nhân là phải bảo quản trang phục, đồng phục theo đúng quy định của Công ty.

(Tham khảo thêm sổ tay tiêu chuẩn đồng phục)

8. MẪU BIÊN BẢN ĐỒNG PHỤC