Nguyên tắc quản lý

Ngày nay công việc của các quản gia có nhiệm vụ điều hành cần hiểu rõ và áp dụng các nguyên tắc quản lý. Tuy nhiên, họ có thể cảm thấy choáng ngợp bởi nhiều thuật ngữ trong lĩnh vực khoa học Quản lý, cả từ quá khứ và hiện tại. Để giúp bạn hiểu khái niệm về quản lý, chúng tôi trình bày một thứ tự của quy trình quản lý do R. Alec Mackenzie phát triển. Dựa trên các công trình của Fayol, ông đã tạo ra một minh họa ba chiều liên quan đến các yếu tố, chức năng liên tục và tuần tự, và hoạt động của các nhà quản lý.

Các yếu tố

Theo Mackenzie, các yếu tố mà các nhà quản lý ngày nay làm việc cùng là ý tưởng, sự việc và con người. Đây là những thành phần chính của một tổ chức và nằm ở trung tâm. Nhiệm vụ của người quản lý liên quan đến các ý tưởng là suy nghĩ theo cách hình thành khái niệm về các vấn đề cần được giải quyết. Nhiệm vụ liên quan đến các sự việc là điều hành hoặc quản lý các chi tiết của các công việc điều hành. Nhiệm vụ liên quan đến con người là thực hiện vai trò lãnh đạo và có ảnh hưởng đến mọi người để họ hoàn thành các mục tiêu mong muốn. Chức năng của người quản lý có thể được coi là các chức năng liên tục và các chức năng tuần tự. Nhiều khi một câu hỏi có thể được đặt ra: “Nhưng người quản lý làm gì?” Người quản lý nên thực hiện một số chức năng liên tục, cũng như một số chức năng tuần tự. Các chức năng liên tục được thực hiện liên quan đến ý tưởng và tư duy khái niệm là phân tích vấn đề. Những thứ liên quan đến sự việc và quản trị là để đưa ra quyết định, và những thứ liên quan đến con người và lãnh đạo là để giao tiếp thành công. Các vấn đề được phân tích, thu thập dữ kiện, nguyên nhân học được, các giải pháp thay thế được phát triển, các quyết định được đưa ra, kết luận rút ra, tạo ra thông tin liên lạc và đảm bảo sự hiểu biết. Các chức năng tuần tự của quản lý dễ nhận biết hơn như là một phần của định nghĩa cổ điển về quản lý. Chúng liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, chỉ đạo và kiểm soát các ý tưởng, sự việc và con người. Mackenzie đặt ra các hoạt động khác nhau trong mỗi chức năng tuần tự này cần được nghiên cứu và nhớ lại bất cứ khi nào cần thiết.

Chức năng

Hoạt động của các chức năng tuần tự

Theo Mackenzie, các chức năng tuần tự của nhà quản lý được chia thành năm lĩnh vực - lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, chỉ đạo và kiểm soát.

Dự báo: Thiết lập điểm mốc mà các hoạt động hiện tại sẽ hướng đến. Thiết lập mục tiêu: Xác định kết quả mong muốn.

Phát triển chính sách: Đưa ra quyết định thường trực về các vấn đề quan trọng định kỳ.

LẬP KẾ HOẠCH

Chiến lược phát triển: Quyết định cách thức và thời điểm đạt được mục tiêu.

Thiết lập các quy trình: Phương pháp tiêu chuẩn hóa.

Ngân sách: Phân bổ các nguồn lực. Lập trình: Thiết lập mức độ ưu tiên, trình tự và thời gian của các bước.

Hoạt động tổ chức bao gồm việc sắp xếp và liên hệ công việc để hoàn thành một cách hiệu quả mục tiêu. Các nhà quản lý tổ chức bằng cách đưa ra các quyết định điều hành hoặc hoạt động.

Xác định mối quan hệ: Xác định đường liên hệ để tạo điều kiện phối hợp. Thiết lập cơ cấu tổ chức: Lập sơ đồ tổ chức.

Xây dựng yêu cầu trình độ cho vị trí công việc: Xác định trình độ cho những người ở từng vị trí.

TỔ CHỨC

Lập bản mô tả vị trí công việc: Xác định phạm vi, mối quan hệ, trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong tổ chức.

Chức năng tuần tự thứ ba, nhân sự, liên quan đến con người. Sự lãnh đạo được phát huy vào giai đoạn này, sự giao tiếp được thiết lập để đảm bảo rằng kiến thức được truyền đạt đầy đủ. Bốn hoạt động chính là:

Tuyển chọn nhân viên: Tuyển dụng những người có năng lực cho từng vị trí. Định hướng cho nhân viên: Làm quen với những người mới với môi trường của họ.

Đào tạo: Làm cho mọi người thành thạo bằng cách hướng dẫn và thực hành.

NHÂN SỰ

Phát triển: Nâng cao kiến thức, thái độ và kỹ năng.

Chức năng tuần tự cuối cùng của quản lý là kiểm soát các tổ chức và hoạt động để đảm bảo tiến độ mong muốn đối với các mục tiêu. Có năm hoạt động cơ bản trong việc kiểm soát hoạt động:

Xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện: Đặt ra các điều kiện sẽ tồn tại khi các nhiệm vụ chính được thực hiện tốt. Thiết lập hệ thống báo cáo: Xác định dữ liệu quan trọng nào là cần thiết.

Đo lường kết quả: Xác định mức độ sai lệch so với các mục tiêu và tiêu chuẩn.

KIỂM SOÁT

Thực hiện hành động khắc phục: Điều chỉnh kế hoạch, tư vấn để đạt được mức tiêu chuẩn, lập kế hoạch lại và lặp lại một số chức năng tuần tự khi cần thiết. Khen thưởng: Khen ngợi, trả công hoặc quản lý kỷ luật.

Chỉ đạo

Ba chức năng tuần tự đầu tiên của quản lý - lập kế hoạch, tổ chức và bố trí nhân sự - có thể được thực hiện trước khi một hoạt động được tiến hành. Hai chức năng tuần tự cuối cùng - chỉ đạo và kiểm soát - được thực hiện sau khi hoạt động đã bắt đầu hoặc đang trong quá trình xử lý. Cũng như các mối quan hệ quản lý khác liên quan đến con người, vai trò lãnh đạo được thực hiện thông qua giao tiếp. Trong công tác chỉ đạo điều hành, có năm hoạt động cơ bản: • Ủy quyền: Phân công trách nhiệm và giải trình rõ ràng trách nhiệm về kết quả. • Thúc đẩy: Thuyết phục và truyền cảm hứng cho mọi người thực hiện một hành động mong muốn. • Phối hợp: Những nỗ lực liên quan đến sự kết hợp hiệu quả nhất. • Quản lý sự khác biệt: Khuyến khích suy nghĩ độc lập và giải quyết xung đột. • Quản lý sự thay đổi: Kích thích sự sáng tạo và đổi mới để đạt được các mục tiêu.