HR Guide nr. 4 2013

2013

4 produktblad

I

udgivet af Dansk HR

tema

... om HR-systemer

Mange muligheder i et uigennemsigtigt marked side 6

Et HR-systemer skal passe til

virksomhedens behov side 10

EMPLY RECRUITMENT

SÆTTER NYE STANDARDER – REKRUTTERING OG ANNONCEDISTRIBUTION I ÉT SYSTEM

Emply Recruitment er meget brugervenligt og giver mulighed for at rekruttere de rigtige folk hurtigt.

Beata Stramska, Flügger

Emply Recruitment understøtter et professionelt rekrutteringsforløb og sparer mange ressourcer.

Helle Mølleskov, Høje-Taastrup Kommune

Med en løsning i verdensklasse, har vi løftet barren for, hvad du kan forvente af dit rekrutteringssystem i forhold til fleksibilitet, brugervenlighed og innovation.

NYT: Rekruttering og annoncedistribution i ét system – vælg mellem flere hundrede medier i Ofir jobunivers og indryk din jobannonce med ét klik.

Sjælland: Gladsaxe Møllevej 28 2860 Søborg Tlf: 3957 7800 E-mail: kundecenter@ofirjob.dk

Jylland: Roms Hule 8, 3.sal 7100 Vejle Tlf: 3957 7800 E-mail: kundecenter@ofirjob.dk

Læs mere: www.ofir.dk/emply

Emply Recruitment forhandles af Ofir.dk

...om ...omHR-systemer HR systemer

LEDER

Optimer og effektiviser arbejdsgangene

De fleste virksomheder har konstant fokus på at optimere og effektivisere arbejdsgange og processer.

Dette er ikke blevet mindre centralt som følge af den nye virkelighed, vi befinder os i efter krisens indtog.

Med et HR-system har HR-afdelingen mulighed for at afskaffe manuelle og tidskrævende processer og i stedet optimere planlægning, processer, arbejdsgange og ressourcebrug. Dermed bliver der frigjort ressourcer, som kan bruges på andre aktiviteter og udviklingsopgaver, som skaber værdi for hele organisationen.

HR-systemer har til formål at understøtte HR-afdelingens arbejdsgange, og systemerne kan være til styring af løn, kompetencer, sygefravær, rekruttering, medarbejderdata eller andet.

Ser man for eksempel på rekruttering, er der meget at spare ved at sætte processen i system og automatisere ved hjælp af et HR-system.

Som følge af den teknologiske udvikling de seneste år er der også sket meget på fronten for HR-systemer, og vi ser flere og flere systemer, der er baseret på cloudløsninger. På denne måde behøver virksomheden ikke installere software på computeren, da hele HR-systemet er i ”skyen”.

I denne HR guide sætter vi fokus på HR-systemer. Først får du et indblik i de mange muligheder, der er i markedet for HR-systemer. Derefter kan du læse om Bankdata, der som leverandør af it-systemer til bankverdenen ved, hvor meget det betyder at have et system, der passer til de behov, der efterspørges i virksomheden, når de ser på deres eget HR-system.

Foruden den generelle information om HR-systemer indeholder HR guiden også information om udbydere af HR-systemer.

Rigtig god læselyst.

Et HR-system er ikke blot en nødvendighed for de fleste men også et strategisk valg, der gør det muligt at håndtere omfattende datamængder på en systematisk måde.

Med et HR-system har HR-afdelingen også mulighed for at generere data og ledelsesrapportering, der kan være med til at danne et solidt beslutningsgrundlag for både HR-afdelingen og den øvrige virksomhedsledelse.

Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA, DANSK HR

HR guide er udgivet af DANSK HR DANSK HR er Danmarks største forening og faglige netværk for HR-direktører, HR-chefer, HR Business Partners, HR-ansvarlige og HR-konsulenter..

Vi udgiver erhvervsmagasinerne HR-chefen, ’Ledelse i Udvikling’ og ’Uddannelse & Udvikling’. Som medlem får du endvidere fri adgang til HR-portalen, ’Jobududvikleren’, deltagelse i erfa-grupper og netværksmøder og mulighed for både juridisk, erhvervspsykologisk og HR-rådgivning.

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

3

...om HR-systemer

INDHOLD

Tema: ... HR-systemer

3 Leder 6 Artikel: HR-systemer – mange muligheder i et ugennemsigtigt marked

10 Artikel: Et HR-system skal passe til virksomhedens behov

14 PBJ:

REDAKTION Marie Korsgaard RYK co Grafisk A/S Communikation Manager emsevej mko@danskhr.dk 4

00 Skive .: 9616 5200 ANNONCE- OG ARTIKELSALG SN: 1904-5638

Pernille P. Mønsted Sales Manager ppm@danskhr.dk GRAFISK DESIGN Dorethe Nielsen dn@danskhr.dk UDGIVER DANSK HR Brunbjergvej 10A, 8240 Risskov Tlf. 8621 6111 4. årgang E: info@danskhr.dk W: www.danskhr.dk

Det kan svare sig at lægge energi i valg og implementering af nyt HR-system

18 LESSOR:

Skrot de manuelle rutiner

22 Emply Recruitment:

Løsningen, der begejstrer

26 SUPERSystems.dk:

Hos Dansk Retursystem er HR-systemet med til at styrke ledelsens arbejde og spare tid i HR-afdelingen

30 HR Manager Talent Solutions:

Vækst og kundeportefølje fortæller alt

34 Randstad:

Inhouse Services – få sat system i dine vikarløsninger med dit eget rekrutteringsfirma

38 Real Data A/S: HR Guiden er et produktblad, hvor leverandører af produkter, services og ydelser har mulighed for at annoncere gennem artikler og annoncer HR guiden udsendes som en del af medlemskabet af DANSK HR fire gange årligt.

HR guiden kan også købes særskilt til kr. 99 ekskl. moms i DANSK HR’s webshop på www.danskhrshop.dk Ansvarshavende redaktør CEO og Chairman Kim Stack Nielsen, MBA, BA ksn@danskhr.dk 4

Få styr på Workforce Management – og få både en lean-organisation og glade medarbejdere

42 HR-skyen:

Overblikket ligger i Skyen

47 Leverandør & produktguiden

Talent Management Easy to Deploy -­‐ Easy to Use -­‐ Affordable

Rekruttering -­‐ Introduktion -­‐ Udstationering -­‐ Performance -­‐ Læring -­‐ Fratræden SilkRoad er en markedsledende global leverandør af cloud baseret HR teknologi Vi arbejder med mindre, mellemstore og store virksomheder såsom eBay, Accenture, L’Oréal, McAfee, Manpower, Citrix, Morgan Stanley og Singapore Airlines Analyse virksomheden IDC skriver om SilkRoad’s markedsledende applikation RedCarpet:

"SilkRoad’s flagship onboarding offering is… the benchmark in the industry” Ring eller skriv for mere inspiration!

SilkRoad Hans Edvard Teglers Vej 3 2920 Charlottenlund Tlf.: +45 3841 6889 E-­‐mail: thomas.tomaszewski@silkroad.com

...om HR-systemer

HR-systemer Mange muligheder i et uigennemsigtigt marked

Af Herbert Nathan, rådgivningsvirksomheden HerbertNathan & Co.

Et HR-system sætter strøm på administrative og styringsmæssige processer, der vedrører de menneskelige ressourcer. Der er over de senere år sket en spændende udvikling inden for området, hvilket har medført, at systemerne i dag på mange områder vil kunne understøtte både de personaleadministrative og de kompetence- og udviklingsmæssige processer og styringsbehov i såvel private som offentlige organisationer. Samtidig er muligheden for at få adgang til systemerne ”via et stik i væggen” også blevet forbedret, men der er stadig et behov for, at man tænker sig godt om, inden man vælger.

der traditionelt er omkostningstunge udgør ofte en stor del af business casen.

Den stigende efterspørgsel har også medført, at antallet af leverandører af HR-systemer på det danske marked er vokset inden for de senere år, hvor der udbydes ca. 25 forskellige HR-systemer i det danske marked, og flere nye såvel danske som udenlandske leverandører viser fortsat interesse for at tilbyde deres løsninger til danske virksomheder.

Inden for de sidste 12 måneder har eksempelvis et par nye leverandører etableret sig i Danmark.

Forskelligt fokus HR-systemerne giver også mulighed for at standardisere og konsolidere personale stamdata, som i en lang række organisationer findes i mange forskellige it-systemer. Der ses derfor ofte vigtige integrationer til eksempelvis lønsystemer, tidsregistreringssystemer og økonomi- og ERP-systemer.

Baseret på rådgivningsopgaver og kontakter til mange virksomheder har vi konstateret, at efterspørgslen efter HR-systemer i Danmark er pænt stigende. Fra at være noget man har talt om, ser vi flere og flere, som konkret gør noget aktivt ved det og får sat strøm på HR-processerne. Det ønskede strategiske fokus og muligheden for bedre servicering af medarbejderne, bedre styr på HR-data og en mere strømlinet håndtering af processer,

6

HR guide

De fleste leverandører på det danske marked er de såkaldte “Bestof-Breed-leverandører”. Det vil sige leverandører, som udelukkende leverer et HR-system og har strategisk fokus på dette. Man ser dog et marked med en del forskelligheder, og hvor leverandørerne har forskellige måder at takle virksomhedernes behov på.

Leverandørerne kan typisk kategoriseres i seks typer.

1. ”ERP-leverandørerne” er de store internationale spillere, som tilbyder et HR-system (og i nogle tilfælde endvidere løn), enten som en stand-aloneløsning eller som en del af en bredere ERP-suite. Det er karakteristisk, at for disse leverandører er HR ikke et strategisk

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

fokusområde. Disse løsninger har en meget dyb og også relativ bred funktionalitet, men de kan mange gange være præget af en ”økonomisystem”-filosofi.

Ligeledes ser man sjældent den samme fleksibilitet og intuitive brugergrænseflade som i systemer, der er lavet udelukkende til HR-opgaven.

2. ”HCM-leverandørerne” er specifikke leverandører af HRsystemer, hvor leverandøren ikke udbyder andre produkter.

HR er således deres hovedforretning. Det systemmæssige fokus har fra starten været lagt på den strategiske og udviklingsmæssige del af HR-processerne. Der er primært tale om mindre og mellemstore internationale spillere samt mindre danske leverandører.

3. ”Løn-leverandørerne” kommer oprindeligt fra lønverdenen og tilbyder således også systemer inden for dette område. De har som en naturlig forlængelse typisk stor fokus på de administrative HR-processer og i mindre grad på de udviklingsorienterede områder, som netop er karakteristisk for HCMleverandørerne. Udover HR og løn tilbyder en række af disse leverandører også understøtning på tidsregistrering og i nogle tilfælde vagtplanlægning. Der er primært tale om mindre og mellemstore danske leverandører.

...om HR-systemer

Herbert Nathan, rådgivningsvirksomheden HerbertNathan & Co.

og dybden, i forhold til hvorledes de enkelte systemer understøtter en given proces. Størstedelen af leverandørerne har et relativt bredt produktudbud og vil i mange tilfælde kunne understøtte de væsentligste processer hos de kunder, de henvender sig til. Det er dog karakteristisk, at kun de helt store systemer fra ERP-verdenen kan tilbyde fuld understøttelse af alle HR-processer.

Områder som leverandørerne over en bred kam især har udviklet på er eksempelvis målstyring og lønreviews samt tværgående områder som brugergrænseflade, rapportering og integrationsmuligheder.

På teknologiområdet er HR-systemer inden for de seneste ti år blevet voldsomt præget af de nyudviklinger, som sker på den IT-teknologiske front. Disse har muliggjort nye forretningsformer og -forbedringer, som kan udnyttes inden for HR. I løbet af de sidste par år er især cloud computing og Software as a Service (SaaS) blevet aktuelt inden for HR-system-området. Denne type løsninger adskiller sig fra traditionelle in-house-løsninger ved, at man i stedet lejer brugen af software og hardware hos leverandøren. Dette giver mulighed for, at man mere enkelt kan ”skrue op og ned” for løsningen.

4. ”Outsourcing-leverandørerne” kommer ligeledes fra lønverdenen, men leverer udelukkende deres løn og HR-løsning hosted. Leverandørerne er primært mellemstore nordiske virksomheder. Outsourcingleverandørerne er dog ikke er de eneste, som kan levere en cloudløsning, idet dette også er muligt hos flere af de andre leverandørtyper.

5. ”Konsulent-leverandørerne” har typisk deres udspring fra en HR- eller IT-konsulentforretning, og de har fra oprindeligt at tilbyde konsulentydelser udviklet systemer som løftestang for deres konsulentydelser, hvor flere af dem har gennemgået en transformation til en egentlig

HR-software-leverandør. Der er her tale om udelukkende danske løsninger.

6. Herudover findes en lang række ”niche-leverandører”, som kun dækker en mindre del af HR-værdikæden – typisk en enkelt HR-proces (f.eks. rekruttering, e-learning etc.).

HR-systemerne understøtter således i dag den overvejende del af processerne inden for strategisk HR, rekruttering, personaleudvikling, ressourcestyring, kompensation, præsentationsmåling, afvikling af medarbejdere, personaleadministration og rapportering. Der er dog en del forskelle mellem, hvor godt de enkelte systemer understøtter de enkelte processer på både bredden

Fastlæg de forretningsmæssige mål Når virksomheder vælger at igangsætte et HR-system-projekt, er det fortsat vigtigt at fastlægge de forretningsmæssige mål, som projektet løbende styres efter. Selvom HR-området oftest omfatter de bløde områder, vil det stadig være muligt at foretage en kvantificering af mulige benefits, som kan gå hånd i hånd med de mere bløde og strategiske parametre. I forbindelse med HR-projekter ser man således potentialer inden for alle fire hovedtyper, dvs. omkostningsbesparelser, proceseffektivisering, strategiske benefits og beslutningsstøtte.

Det er ofte en omfattende og vigtig proces at finde frem til det helt rette

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

7

...om HR-systemer

Når en virksomhed står over for valget af system, vil man ofte skulle vælge imellem en HR-Best-of-Breed-løsning og HR-modulet fra virksomhedens ERP-leverandør. Det mest hensigtsmæssige valg vil kræve en nærmere vurdering fra virksomhed til virksomhed.

Det vil dog altid være relevant at vurdere ERP-leverandørens løsning som et af alternativerne, og hvor overvejelserne omkring den funktionelle opfyldelse i forhold til integrationsproblemerne vil være væsentlige elementer i overvejelserne. Såfremt de funktionelle behov ikke vil kunne opfyldes tilstrækkeligt i ERP-leverandørens HR-løsning, vil man ofte være bedre tjent med at vælge en løsning fra en Best-of-Breed-HR-leverandør. Det er endvidere vores vurdering, at Best-of-Breed-systemerne ofte er mere fleksible, nemmere at arbejde med i det daglige samt ofte hurtigere og lettere at implementere.

Kigger man ud i fremtiden forventes efterspørgslen efter HR-systemer at stige i de kommende år, bl.a. også fordi finanskrisen har sat en del projekter på hold som formodentligt genoptages.

Vi forventer dog, at projekterne bliver mere kortvarige og i noget mindre i omfang.

Herbert Nathan har 25 års erfaring med rådgivning om anskaffelse af HR-systemer. Herbert Nathan leder HerbertNathan & Co, som er den førende uvildige rådgivningsvirksomhed i Skandinavien inden for ERP, HR, Løn, CRM og BI. Udover at fungere som rådgiver for mange virksomheder udarbejder virksomheden analyser af markedet, herunder inden for HR og løn.

8

HR guide

Få bedre styr på HR-data Forbedre HR-servicen overfor organisationene Effektivisering af HR-forretningsprocesser Understøttelse af strategiske HR-initiativer (f.eks. performance management, efterfølgerplanlægnng) Konsolidering af HR-systemer og -databaser Opnå direkte HR relaterede omkostningsreduktioner Erstatning for forældet teknologi Intet HR-system i dag Forbedre medarbejdertilfredshed Andet Reducere IT-omkostninger

Hvilke forretningsprocesser omfatter HR-projekterne typisk?

Kompetenceudvikling og træning Personale udvikling Personale administration HR processer

system. For at kunne nå frem til en beslutning omkring valg af system og leverandør er det vigtigt at opstille et veldokumenteret og objektivt beslutningsgrundlag. Man skal have opstillet de forretningsmæssige behov og sørge for at få vendt de sten som er nødvendige – hverken mere eller mindre – for at nå frem til det rigtige for ens virksomhed. Det er endvidere vigtigt at gøre opmærksom på, at der ikke er en ”onesize-fits-all”-løsning. Det, der kan være rigtigt for én virksomhed, er ikke nødvendigvis det rigtige for naboen.

Hvorfor vælger virksomhederne at investere i et HR-system?

Rekruttering Performance Management E-HR (medarbejder og leder selfservice) Ferie- og fraværshåndtering Fleksible personlegoder On-boarding/Off-boarding Løn review og regulering Tidsregistrering

Figuren angiver hvor stor %-del af projekterne der omfatter den pågældende proces

Gode råd • Erkend, at anskaffelse af HR-systemer er en forretningsbeslutning, som kræver involvering af ledelsen • Tag udgangspunkt i HR-strategien og udarbejd en businesscase og brug den til at følge op på de forretningsmæssige mål • Overvej nøje fordele og ulemper ved at anvende et selvstændigt HR-system i stedet for et ERP-integreret HR-system • Vurder Best-of-Breed-leverandørerne på lige fod med ERP leverandørerne, da de oftest har en mere faglig indgang til HR-behovene • Vurdér nøje leverandørens overlevelsesmuligheder og fremtiden for det HR-system, man vælger • Anvend systemernes standard og undgå at lave tilretninger til løsningen • Anvend en uvildig rådgiver til at støtte i processen omkring anskaffelse og implementering af system

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

Thomas International er verdens største udbyder af personlighedstest Vores omfattende program af persontest og udviklingsværktøjer hjælper ledere, HR ansvarlige og virksomhedskonsulenter med at rekruttere, fastholde, udvikle og lede de rigtige medarbejdere.

Filosofien hos Thomas International er enkel - det skal være nemt og sikkert at anvende testprogrammerne fra Thomas International.

Kontakt os for en uforpligtende præsentation af mulighederne i et samarbejde med Thomas International.

Tlf:

4449 1017

Email: info@thomasint.dk

www.thomasinternational.net

...om HR-systemer

Et HR-system skal passe til

virksomhedens behov Som leverandør af it-systemer til bankverdenen ved Bankdata, hvor meget det betyder at have et system, der passer til de behov, der efterspørges i virksomheden, når de ser på deres eget HR-system.

Af Nikolaj Henum, VirkKom

10

HR guide

Bankdata leverer it-systemer til bankverdenen og er i dag en af Danmarks førende virksomheder inden for it-løsninger. Virksomheden blev stiftet i 1967 og bestod på daværende tidspunkt af fire personer.

I dag er virksomheden vokset til 650 medarbejdere, hvoraf størstedelen arbejder på hovedkontoret i Fredericia.

De mange medarbejdere giver et naturligt behov for et system, der kan indsamle den enkelte medarbejders data – herunder uddannelsesbaggrund, faglige kvalifikationer og så videre.

sulenthus skal vi altid sammensætte det bedste team til den enkelte opgave, og det hjælper vores it-værktøjer os med. De respektive ledere kan blandt andet søge på faglige kvalifikationer og øvrig erfaring og dermed sammensætte teamet til opgaven,” siger Annette Smith, underdirektør og HR-ansvarlig i Bankdata.

”Vi har i dag et meget velfungerende system, som samler alle medarbejdernes stamdata. Vi har haft det i en årrække, og alle afdelingsledere, chefer, direktører og naturligvis HR har adgang til systemet. Som kon-

”Vi er selv inden for it-verdenen og ved, hvor meget det betyder at få implementeret et system på den rigtige måde – samt at have et system, der passer til de behov, som efterspørges af brugerne/medarbejderne i virksomheden. Tvinger man et system ned over hovedet på medarbejderne, tager de i værste fald afstand fra

Opfylder behov HR-systemet, som Bankdata anvender i dag, er startet op i en DOS-version, blev sidenhen en Windowsversion og er i dag webbasseret. Og inden for en overskuelig fremtid går Bankdata over til en ny version, hvor det blandt andet vil være muligt for brugerne at indtaste data direkte uden at skulle konsultere HR først. Men ifølge Annette Smith skal man kunne kravle, før man kan gå, når det gælder it-systemer.

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

...om HR-systemer

Bankdatas kontor i Fredericia

det, og så kan det være vanskeligt at komme igen med en ny løsning – også selv om det i næste forsøg er langt bedre. At implementere et system i en organisation handler i høj grad om tillid og om at lytte til medarbejdernes behov – og med udgangspunkt i det udarbejde en kravspecifikation,” fortæller Annette Smith.

HR og teknik går hånd i hånd I takt med den stigende digitalisering har it – og ikke mindst forskellige systemer – fået større og større betydning for virksomhedernes daglige drift, og Bankdata er ikke nogen undtagelse. Vi kender det alle sammen: Er it-systemet nede, lammes hele organisationen, og arbejdspladsen bliver lynhurtigt affolket.

”Som alle andre virksomheder har vi mange it-systemer integreret, men langt størsteparten kører uafhængigt af hinanden, hvilket vi finder mest hensigtsmæssigt for vores situation. Virksomhederne er naturligvis blevet langt mere afhængige af teknikken i dag sammenlignet med for 20 år siden, hvor vi implementerede vores første HR-system, og det stiller naturligvis også krav til nutidens ledere. De skal være godt rustet med en god portion teknisk forståelse. It og forskellige systemer er efterhånden blevet et område, der berører alle niveauer og faggrupper i en organisation,” siger Annette Smith og tilføjer: ”Jeg har selv i hele min karriere bevæget mig meget i spændingsfeltet mellem mennesker og teknik, og de erfaringer, jeg her har hentet, gør jeg dagligt brug af.”

Store gevinster at hente ved at investere i HR-systemer For mange virksomheder kan det virke som en stor mundfuld at skulle investere i it-systemer, men ifølge brancheforeningen IT-Branchen kan der være store gevinster at hente ved investeringer i HR-systemer.

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

11

...om HR-systemer

IT-Branchen giver følgende syv råd, ”Virksomhederne får en mere effektiv og systematisk tilgang til både personalehåndtering og med-arbejderudvikling ved at investere i et HR-system. Der findes en lang række forskellige løsninger, som kan løse behovene for både store og små virksomheder,” siger chefkonsulent Bjørn Borre, IT-Branchen.

HR-systemer i hastig vækst Hos Dansk Erhverv fornemmer man tydeligt, at der i de senere år er sket en kolossal udvikling inden for HRsystemer. ”Det er interessant at se, hvor stor en betydning HR-systemer har fået i virksomhederne. Hvor HR-systemer før var forbeholdt større virksomheder, er de i dag i høj grad integreret i mange små og mellemstore virksomheder. Der er naturligvis mange forskellige forklaringer herpå, men en af dem er, at det i højere grad er blevet legitimt at indsamle data om medarbejderne – noget andet er det rent praktiske. I de seneste fire-fem år har der generelt været mange ansøgere til en given stilling. De mange ansøgninger, virksomhederne modtager, tager tid at håndtere, og der opstår ofte fejl, når en proces håndteres manuelt. Ved at automatisere processen kan man i mange tilfælde undgå fejl,” siger Bente Wennerberg, chefkonsulent i HR & Ledelse hos Dansk Erhverv.

hvis du er i markedet for et HR-system

• Afklar dit forretningsbehov, og hvad du er villig til at investere • Sonder markedet, og gå i dialog med udvalgte leverandører • Stil funktionelle frem for tekniske krav.

For mange tekniske krav begrænser leverandørens mulighed for fleksibelt at imødekomme dine behov.

• Vær åben for at omprioritere dine krav undervejs ved udvikling eller tilretning af systemer. Alle kan blive klogere undervejs • Brug standardkontrakter anerkendt af både kunder og leverandører • Vær i tæt dialog med din leverandør.

Det er sådan de bedste løsninger skabes og samarbejder vedligeholdes • Tro ikke, at gevinster opnås alene ved indkøb af it. Det er ofte nødvendigt at tilpasse virksomhedens arbejdsgange for at udnytte teknologien optimalt.

Er altid i markedet Ifølge Annette Smith er it-verdenen i konstant forandring, og som indkøber og beslutningstager er det vigtigt, at man afsætter lidt tid af til at mødes med relevante potentielle udbydere af HRsystemer, når man bliver kontaktet. ”Jeg forsøger så vidt muligt at kende forskellige relevante udbydere af HRsystemer. Det er sjældent, at vi egentlig aftager nogle produkter, men det er utrolig vigtigt, at vi i HR ved, hvad der findes i markedet,” siger Annette Smith.

12

HR guide

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

Bente Wennerberg, chefkonsulent i HR & Ledelse hos Dansk Erhverv

BUSINESS UDEN BRØLERE Kommunikerer din organisation på niveau med jeres internationale samarbejdspartnere?

Få den sprogundervisning, dine medarbejdere har brug for: Business English Wirtschaftsdeutsch Español para negocios

Português para negócios 商务中文 Forretningsdansk

Vi underviser i 35 sprog på alle niveauer.

Skrædd ersyet sprogu ndervis ning til erhv ervslive t – også på Skyp e

www.studieskolen.dk/business business@studieskolen.dk 3318 7985

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Det kan svare sig at lægge energi i valg og implementering af nyt HR-system Med en ambitiøs vækststrategi havde TREFOR for et år siden brug for et nyt HR-system. Det skulle til fulde understøtte HRarbejdet, og et ufravigeligt krav var, at både HR, ledere og medarbejdere kunne tilgå systemet.

Af journalist Elisabeth von Staffeldt

”Jeg tror på, at vi på sigt kan se en klar målbar effekt af vores valg af HR-system,” fortæller HR-chef hos TREFOR Marianne Quistgaard Iversen.

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Vores overordnede mål med et nyt HR-system var og er at få professionaliseret HR – i processerne og dokumentationen – så vi har styr på os selv i forhold til nuværende og nye projekter. Vi skal hele tiden vide, om vi har de nødvendige kompetencer i huset, eller om vi skal løfte niveauet et sted, enten ved uddannelse eller rekruttering Marianne Quistgaard Iversen, HR-chef TREFOR

TREFOR er en vækstorienteret energikoncern med flere forretningsområder, hvoraf nogle bevæger sig inden for stram lovgivning. Andre er rene kommercielle forretningsområder, og koncernen har ambitiøse vækstmål. ”Vi har en ambitiøs strategi om vækst. Vi vokser og har gjort det gennem en del år. I HR skal vi understøtte den overordnede vækststrategi og være med til at sikre, at kompetencer, struktur og måden at arbejde med data på hele tiden understøtter denne strategi,” fortæller Marianne Quistgaard Iversen, der er HR-chef hos TREFOR

Ny struktur på data og processer For et år siden måtte virksomheden sande, at der med cirka 550 medarbejdere måtte en ny struktur på HRdata og -processer. Lønsystemet alene var ikke nok, og forskellige supplerende systemer i blandt andet Excelark måtte erstattes af ét samlet system, der var skabt til formålet. ”Vores overordnede mål med et nyt HR-system var og er at få professionaliseret HR – i processerne og dokumentationen – så vi har styr på os selv i forhold til nuværende og nye projekter. Vi skal hele tiden vide, om vi har de nødvendige kompetencer i huset, eller om vi skal løfte niveauet et sted, enten ved uddannelse eller rekruttering,” fortæller Marianne Quistgaard Iversen.

Dokumentationsbehovet ligger hos TREFOR i flere lag fra driftsmæssigt til ledelsesmæssigt plan. I en del af driften er der behov for at kunne dokumentere, at medarbejdere har de rette kompetencer, for eksempel elektrikerne.

Der er store krav til dokumentationen af deres kompetencer og ikke mindst til opdaterede certificeringer.

Tilgængelighed afgørende Der er også mange interne processer, hvor virksomheden har brug for at kunne dokumentere, og hvor det er vigtigt, at alle har adgang til den relevante information.

Når der kommer en ny leder for en afdeling, har han eller hun brug for indblik og dokumentation. Marianne Quistgaard Iversen uddyber:

”Et af de afgørende punkter var, at systemet skulle være tilgængeligt for alle. At alle ledere og medarbejdere skal kunne tilgå oplysningerne. For eksempel skal en ny leder kunne få adgang til relevante data om sine medarbejdere vedrørende stillingsbeskrivelser, kompetencer, udviklingsplaner, løn, anciennitet, tillidsposter osv.”

Tidligere var det kun HR, der kunne tilgå medarbejderoplysningerne i de adskilte systemer i blandt andet Excel og et dokumenthåndteringssystem. ”Det var vigtigt, at det var en let tilgængelig løsning både i implementeringen og i brugerfladen, og brugervenligheden var vigtig.

Det har været nemt at designe løsningen, så det er nemt for alle at bruge den,” uddyber Marianne Quistgaard Iversen og fortsætter: ”En af gevinsterne er, at vi kan rapportere på data, vi ikke har kunnet før. Nu kan vi analysere på for eksempel personaleomsætningen og årsagen hertil. Tidligere skulle vi manuelt fintælle, så det er meget mere valide data, vi har nu.”

HR-systemet arbejder fint sammen med virksomhedens lønsystem. Den enkelte medarbejder ”fødes” i lønsystemet, og data overføres til HR-systemet. I HR-systemet suppleres så med andre relevante oplysninger om den pågældende medarbejder.

Udvælgelsen ”Da vi havde erkendt, at vi måtte se os om efter et HRsystem, vurderede vi tre forskellige løsninger, inden vi traf et valg. Vi lavede en kravspecifikation med, hvad vi havde brug for på den korte og den lange bane. Valget faldt på Epos fra PBJ A/S, fordi de bedst opfyldte vores kriterier,” fortæller Marianne Quistgaard Iversen og fortsætter: ”Det vigtigste var, at det understøttede vores HR-processer i forhold til at have overblik over og styre kvalifikationer, medarbejdersamtaler, certificeringer osv., så det ikke skulle styres manuelt.”

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

15

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

HR-afdelingen arbejder meget sammen med lederne, men har også meget kontakt med medarbejderne.

Det nye HR-system er ifølge Marianne Quistgaard Iversen med til at gøre koncernens HR-data og -processer nærværende og effektive for alle.

TREFORs nye HR-system er ikke fuldt ud lanceret endnu, men der er gennemført pilottests, hvor HR-afdelingen har fået gode tilbagemeldinger om, at det er godt at arbejde i, og at det er en god understøttelse til det aktuelle strategi- og ledelsesarbejde i virksomheden.

Kun relevante data HR-afdelingen i TREFOR tæller ud over Marianne Quistgaard syv medarbejdere. Hun møder både i HRafdelingen og blandt lederne flere holdninger til, hvilke oplysninger, HR-systemet skal indeholde: ”I implementeringen har det været vigtigt at have en kritisk tilgang til, hvad systemet skal bruges til, og hvad det ikke skal bruges til. Jeg er tilhænger af at begrænse omfanget af data. Det er Need to Know og ikke Nice to Know. Der skal kun lægges de data ind, som er relevante for TREFOR at have viden omkring. Godt nok er det også et medarbejdersystem, men kun for så vidt, at de skal kunne tilgå deres data. Primært er det et HR- og ledelsessystem, så det er på ledelsesplan, at vi vurderer, hvilke data vi har behov for.”

TREFOR arbejder sig hen imod en stærkere performancekultur, hvor mål brydes ned på den enkelte medarbejder. Marianne Quistgaard Iversen fortæller afsluttende: ”Jeg tror på, at vi på sigt kan se en klar målbar effekt af vores valg af HR-system. Det er vores medarbejdere, der skaber resultaterne. Derfor skal vi have dygtige medarbejdere på de rigtige pladser. Det understøtter systemet. Nedbrydningen af målene på de enkelte medarbejdere er med til at forbedre den enkeltes performance og i sidste ende vores samlede målopfyldelse og bundlinjeresultat.”

16

HR guide

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

Om TREFOR Ydelser: TREFOR er et energiselskab med nationale og internationale aktiviteter.

Med base i Kolding leverer TREFOR el, fjernvarme, fibernet og rent drikkevand til Trekantområdet og Fyn. TREFOR er aktiv i udviklingen af fremtidens klimavenlige energiteknologier og tilbyder innovative og konkurrencedygtige energi- og serviceløsninger samt automatik, klimastyring og køleteknik til erhvervsliv og private over hele landet.

TREFOR projekterer, bygger og driver vindmølleparker i ind- og udland.

Størrelse: TREFOR omsætter for ca. 2,5 mia. kr. om året, har et solidt økonomisk grundlag og investeringer i egne Forretninger og er med mere end 560 medarbejdere en af Trekantsområdets største arbejdspladser.

HR-løsning: Epos HR fra PBJ A/S.

Tidsregistrering alle kan finde ud af

TimeMap er den mest brugervenlige web baseret tids- og fraværsregistrering du kan forestille dig og så til priser, hvor alle kan være med!

Prøv TimeMap gratis via www.timemap.dk eller ring til os på 70207108, så vi kan finde den løsning, der passer bedst til dig.

Fra 1.000,pr. måned Gratis oprettelse

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Skrot de manuelle rutiner Med et effektivt HR-system kan I afskaffe en række manuelle, tidskrævende arbejdsprocesser. Dermed frigør I ressourcer, som i stedet kan bruges på andre opgaver, der skaber værdi.

Det giver gevinster på både den korte og den lange bane.

Af Louise Enghave, marketingspecialist, LESSOR

I en HR-afdeling er der typisk en lang række manuelle processer at holde styr på. Manuelle processer, som kan være både tunge og tidskrævende. Processerne kan fx handle om: • Rekruttering • Prøveperiodesamtaler • Fødselsdage • Jubilæer • Seniorsamtaler • Personaleomsætning • Anciennitetsstatistik • Alder- og kønsstatistik • Fratrædelsessamtaler • Lister for julegaver • Kursusforløb • Registrering af IT-udstyr Hos LESSOR oplever vi, at mange virksomheder har et stort ønske om at reducere de manuelle rutiner og i stedet frigøre ressourcerne til andre opgaver, som skaber værdi. Derfor har vi fokus på at udvikle systemer, som kan understøtte HR-funktionens arbejdsgange og hjælpe med at strukturere de mange oplysninger, som typisk håndteres af HR. Vores løsninger bliver udviklet med fokus på at kunne imødekomme både nutidige og fremtidige behov – og med fokus på brugervenlighed, fleksibilitet og effektivitet.

Hvad kan man bruge et HR-system til?

Med et HR-system er det slut med at registrere i regneark og lede efter oplysninger i forskellige mapper og systemer.

I kan samle alt om jeres medarbejdere på et og samme sted; alt fra oplysninger om medarbejderes pårørende over udleveret udstyr til gennemførte uddannelser. Systemet gør det nemt både at registrere oplysningerne, holde dem ved lige og finde frem til lige netop de oplysninger, I står og skal bruge.

En lang række processer og rutiner kan automatiseres, og dermed frigøres både tid og ressourcer til mere udviklingsorienterede opgaver, der skaber værdi for den samlede organisation. Samtidig kan et velfungerende HR-system være understøttende værktøj i netop organisationsudvikling – og generere rapporter og statistikker til brug for både HR-afdelingen og forskellige ledelsesniveauer.

Fakta Med en HR-løsning fra LESSOR får I et brugervenligt og fleksibelt værktøj til at understøtte en lang række opgaver og processer – fra håndtering af medarbejderoplysninger over rekruttering og kompetenceplanlægning til styring af tid og udbetaling af løn. Vi sammensætter en løsning, der matcher jeres behov.

18

HR guide

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Et overskueligt og brugervenligt HR-system letter administrationen.

På den korte bane vil I med et HR-system hurtigt kunne mærke, at I sparer tid på manuel administration og dermed får frigjort ressourcer til andre opgaver. På længere sigt vil fordelene vise sig i form af en styrket HR-funktion med fokus på udvikling af medarbejdere, ledere og organisation.

Lad medarbejderne gøre en del af arbejdet Der kan være store tidsbesparelser at hente ved at lade medarbejderne selv stå for en del af det administrativt tunge registreringsarbejde. Hvorfor ikke lade medarbejderne selv vedligeholde deres data som fx stamoplysninger og bankkontonummer?

Det gør det samtidig muligt for medarbejderne selv at finde svar på en lang række spørgsmål, som ellers optager tid og ressourcer i HR-afdelingen – fx om feriesaldi og kørselsregnskaber.

Rollebaseret adgang til oplysninger I stedet for at besvare spørgsmål fra ledere om medarbejdere, kan I give dem adgang til systemet, hvor de kan se/redigere oplysninger om egne medarbejdere. I kan selv definere sikkerhedsroller og dermed styre, hvilke oplysninger lederne har rettigheder til at se og/eller redigere.

Det sparer tid – både for HR-funktionen og lederne, der selv nemt kan finde frem til de oplysninger, de skal bruge.

Sæt rutinerne på autopilot Et HR-system kan holde styr på en lang række processer. Bliv fri for post-its og huskelister og lad systemet gøre arbejdet for jer. Det mindsker afhængigheden af enkeltpersoner og sparer tid.

En lang række virksomheder har stor glæde af deres LESSOR HR-system i dagligdagen. Chefkonsulent John Holmstrøm fra LESSOR har kontakt til mange af dem og oplever, at kunderne især sætter pris på muligheden for at få notifikationer, når der er noget de skal huske. ”Man kan sætte HR-systemet op til at sende en e-mail ved en lang række vigtige hændelser – fx ved nyansættelser, medarbejdersamtaler, jubilæer osv. Udover HR-afdelingen kan systemet også sende e-mails til relevante ledere, fx hvis en medarbejder har rund fødselsdag, eller IT-afdelingen skal huske at klargøre en pc til den nye medarbejder,” fortæller John Holmstrøm.

Få synliggjort værdien af HR i organisationen Med et HR-system bliver det nemt at lave ledelsesrapportering. Fx kræver et overblik over medarbejdernes sygefravær eller lønniveau fordelt på afdelinger kun få klik i systemet, og dermed er det nemt at sørge for relevant ledelsesinformation uden at skulle bruge en masse tid på at sætte rapporter op og hente oplysninger. Det frigiver tid til de mere udviklingsorienterede HR-opgaver, og det giver gode muligheder for at synliggøre HR-afdelingens viden og opgaver i den øvrige organisation.

Effektiv rekruttering af de rette kandidater En af de processer, hvor der virkelig er tidsbesparelser at hente, er rekruttering. Mange virksomheder modtager rigtig mange ansøgninger til hver enkelt ledig stilling, og det kan være en tidskrævende opgave at få dem sorteret, sende afslag, indkalde til samtaler og kommunikere med kandidater i det videre forløb.

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

19

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Med et rekrutteringssystem får I styr på processen fra start til slut og slipper for de manuelle rutiner. I kan lade kandidater søge ledige stillinger direkte via jeres hjemmeside og sikre, at I får de oplysninger, I skal bruge. Systemet gør det nemt for jer at frasortere kandidater, der ikke opfylder kravene til den aktuelle stilling – og I kan koncentrere jer om dem, der er kvalificerede. Når I har fundet den rette kandidat, kan I nemt overføre vedkommendes oplysninger til HR-systemet, så I ikke skal bruge tid på manuel indtastning.

Et system skaber plads til udvikling Når alle medarbejderoplysninger er struktureret i et overskueligt og brugervenligt system – og når de manuelle processer er automatiseret og kører uproblematisk, bliver der meget mere tid til at fokusere på at udvikle medarbejdere og organisation. Og også i den forbindelse kan der være god hjælp at hente med systemmæssig understøttelse. ”Med et LESSOR HR-system er det nemt at få et overblik over en virksomheds organisationsstruktur, simulere kompetencegap og følge virksomhedens kompetenceudvikling – samlet set og på afdelingsniveau. Det gør det muligt at iværksætte medarbejderudviklingstiltag de rette steder på rette tid og følge op,” beretter John Holmstrøm.

LESSOR

tilbyder blandt andet: • HR-systemer, som samler alle jeres medarbejderoplysninger og gør det muligt at automatisere en lang række arbejdsgange • Medarbejderportal, hvor jeres medarbejdere selv kan registrere og vedligeholde relevante data • Rekrutteringsløsning, der gør det nemt at holde styr på jobansøgere og

automatisere kommunikationen i et rekrutteringsforløb

Få mere at vide om LESSOR og vores løsninger på lessor.dk

Gør det nemt hele vejen igennem Hos LESSOR ønsker vi at lette dagligdagen for vores kunder og gøre administrative processer så enkle som muligt. ”Når vi udvikler vores løsninger, tænker vi altid i, at de skal kunne spille sammen med kundernes øvrige systemer. Gode integrationsmuligheder er med til at lette dagligdagen i virksomhederne og spare tid, fordi data kan opbevares, vedligeholdes og bruges på tværs.

Sammen med et vedvarende fokus på effektivitet, fleksibilitet og brugervenlighed er det med til at skabe løsninger, der giver værdi for vores kunder,” fortæller Henrik Fich, direktør i LESSOR.

Fakta Med et effektivt HR-system kan I nemt og effektivt løse de administrative personaleopgaver. Struktur og overblik er med til at optimere jeres processer og synliggøre værdien af HR-arbejdet.

Med et HR-system fra LESSOR får I et fremtidssikret system, der giver jer mulighed for at automatisere de manuelle processer og samle alle medarbejderoplysninger ét sted.

20

HR guide

Med et HR-system frigøres ressourcer til medarbejder- og organisationsudvikling.

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

...om trivsel

Annonce / Produktinformation

- fra rekruttering til fratrædelse

Rekruttering | Indkøring | CV | MUS | Kompetencestyring | Medarbejderundersøgelser | og meget mere….

Fleksible løsninger til HR Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi HR-løsninger, der hjælper virksomheder med at optimere og professionalisere deres HR-processer på helt nye måder.

Løsningen er webbaseret og kræver ingen installation.

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Løsningen, der begejstrer På bare lidt over et år er e-rekrutteringsløsningen Emply Recruitment gået fra at være en lille iværksættervirksomheds ukendte produkt til at være store internationale virksomheders foretrukne værktøj til rekruttering af nye medarbejdere.

Formlen bag den overvældende succes er et gennemtænkt system i verdensklasse med fokus på fleksibilitet, kvalitet, enkelhed og en høj grad af brugervenlighed – samt ikke mindst en personlig og kompetent kundesupport.

Af Jeanette Hänel, kommunikationskonsulent, Ofir.dk

Jan Lundsgaard, Salgsdirektør hos Ofir

Verdens bedste rekrutteringssystem. Det kan synes som en lidt urealistisk vision, men det er ikke desto mindre visionen for Emply Recruitment – og det har det været lige fra dengang, løsningen blot var en idé. I dag, efter knap 1½ år på markedet, tæller virksomheden bag løsningen allerede en lang række store og velrenommerede internationale virksomheder blandt deres kunder.

Historien om Emply Recruitment er samtidig historien om et par dedikerede entreprenører, der efter en grundig analyse af markedet for rekrutteringssystemer konkluderede, at der manglede et intuitivt rekrutteringssystem med fokus på fleksibilitet, enkelthed og brugervenlighed.

Det blev startskuddet for Emply Recruitment.

Fra starten var det også vigtigt, at kunderne skulle opleve en høj standard af service og support, hvilket var en af årsagerne til, at Emply ApS i sommers indgik samarbejde med Ofir A/S om eneforhandling af Emply Recruitment i Danmark. Ofir havde i forvejen en dedikeret og professionel salgs- og serviceorganisation på plads og kunne være med til at sikre det høje serviceniveau i takt med kundetilvæksten.

Kunderne som ambassadører Allerede fra det første kundebesøg blev det klart for Emply, at deres intuitive fornemmelse var rigtig. De stod med et produkt med et kæmpe potentiale, hvilket den eksplosive tilgang af nye kunder det seneste halve år også vidner om. Ofir har netop afsluttet spændende implementeringer hos bl.a. Oticon og Haldor Topsøe, ligesom Bang & Olufsen er ved at blive færdigimplementeret.

22

HR guide

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Med et produkt, der har alle forudsætninger for at blive markedsleder, har grundlæggerne da heller ikke grund til at være beskedne, når talen falder på fremtiden: ”For os var det en blåstempling, da Maersk Supply Service og Semco Maritime valgte Emply Recruitment som rekrutteringsløsning, og det gav os tillid til at rulle produktet ud over landets grænser. Vi er godt i gang med internationaliseringen og er p.t. ved at etablere datterselskaber i flere lande – men vi er stadig opmærksomme på, at væksten skal ske kontrolleret og organisk, som det hele tiden har været vores strategi,” fortæller grundlægger og adm. direktør Gert Abildskov.

Gert Abildskov grundlægger og adm. direktør, Emply Recruitment

Om

Ofir.dk/EmplyRecruitment Hos Ofir er man meget glade for det nye produkt i porteføljen og for den begejstring, de oplever hos kunderne både ved præsentation af systemet og ved den opfølgende dialog efter implementering. Og når kunderne endda uopfordret agerer som ambassadører for produktet, kan man næsten ikke ønske sig mere.

Det var den oplevelse Jan Lundsgaard, Salgsdirektør hos Ofir, fik, da virksomheden for nylig deltog på den årlige HR-messe i Øksnehallen: ”Man bliver glad og stolt over et produkt, når man kan mærke, at kunderne er tilfredse og har lyst til at anbefale det. På HR-messen oplevede vi flere gange, at eksisterende kunder tog nogle kontakter i deres netværk med over at se løsningen på standen og nærmest overtog demoen fra vores sælgere,” fortæller Jan Lundsgaard.

Emply Recruitment er udviklet af Emply ApS, der blev stiftet i 2010 af Gert Abildskov og Michael Ahlstrøm. Selskabets mål har fra dag ét været at lave det bedste rekrutteringssystem i verden med fokus på innovation, fleksibilitet og brugervenlighed.

I sommeren 2013 indgik Emply ApS samarbejde med Ofir A/S, som blev eneforhandler af Emply Recruitment i Danmark og varetager salg, implementering og service af løsningen. Ofir står bag Ofir.dk, som er et af Danmarks førende jobsites til private og offentlige virksomheder, og har desuden udviklet Ofir jobunivers, som omfatter flere hundrede medier til jobannoncering. Ofir har forhandlet avancerede

Fremtidens rekrutteringsløsning Emply Recruitment-løsningen rammer tilsyneladende et uopfyldt behov i markedet, og det er der flere årsager til. Helt grundlæggende skyldes succesen teamet bag løsningen, som kan mønstre det helt optimale kompetencemix. De to grundlæggere har flere års erfaring med udvikling af internetbaserede løsninger med udgangspunkt i kompetencer indenfor systemarkitektur, design og funktionalitet. Når man dertil lægger kompetencer indenfor HR-ledelse og professionel rekruttering, går tingene op i en højere enhed, som det er tilfældet med Emply Recruitment.

e-rekrutteringssystemer i mere end 10 år og er en foretrukken leverandør for virksomheder, der ønsker en full service leverandør til løsning af deres rekrutteringsudfordringer.

Kontaktinfo: Ofir Sjælland Gladsaxe Møllevej 28 2860 Søborg

Ofir Jylland Roms Hule 8, 3. sal 7100 Vejle

Tlf. 3957 7800 E-mail: salg@ofirjob.dk

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

23

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Overblik, struktur og markant tidsbesparelse i

rekrutteringsprocessen hos Semco Maritime

Da Semco Maritime for godt et år siden besluttede sig for at investere i et e-rekrutteringssystem, var deres eneste betænkning ved at vælge Emply Recruitment, at det var et ret nyt system. Men ellers var de ikke i tvivl om, at det var det system, de skulle have – og de har ikke fortrudt beslutningen et øjeblik siden.

Med over 200 rekrutteringer årligt og omkring 100 uopfordrede ansøgninger om ugen stod det for et års tid siden klart, at Semco Maritimes håndtering af rekrutteringsprocessen skulle effektiviseres. Beslutningen om et decideret rekrutteringssystem pressede sig på – overvejende med henblik på at spare tid og ressourcer, men også for at få en mere helhedsorientereret løsning af opgaverne omkring rekruttering, samt at få overblik over hele processen.

skulle kunne udvikle ny funktionalitet for os. De har i høj grad levet op til det, de lovede, og leveret hurtigt og effektivt hver gang – samtidig med at de har givet os sparring omkring det aktuelle behov. Vi føler, at vi bliver hørt – og udfordret, der hvor vi skal udfordres,” fortæller Jacob Gehlert.

Så da beslutningen om, at der skulle investeres i et rekrutteringssystem, blev taget, var forventningerne til det nye system tårnhøje, og markedet blev afsøgt for en professionel og kompetent leverandør. ”Da vi skulle vælge rekrutteringssystem, kom Emply Recruitment med i opløbet i 11. time, hvor vi næsten havde taget beslutningen om et andet system. Men Emplys præsentation af løsningen var så overbevisende, at vi valgte at gå i tættere dialog og endte med at vælge dem,” fortæller Jacob Gehlert, Senior Manager i HR hos Semco Maritime.

Semco Maritimes specialiserer sig i løsninger og projekter til offshore boreplatforme, herunder en Manpower afdeling, som udlejer arbejdskraft til boreplatformene. Afdelingen har p.t. omkring 700 mand gående offshore.

Vi bliver både hørt og udfordret Dialogen med Emply gav indtryk af et system, der var gennemtænkt helt inde i kernen og med en funktionalitet, der ville kunne løse Semco Maritimes aktuelle rekrutteringsudfordringer og opfylde deres behov for fleksibilitet og brugervenlighed i rekrutteringsprocessen. ”Et af vores vigtigste kriterier, da vi skulle vælge rekrutteringssystem, var fleksibilitet – både i forhold til hvad vi selv skulle kunne i systemet, og hvor hurtigt Emply

24

HR guide

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Virksomheder, der bruger

Jacob Gehlert, Senior Manager i HR hos Semco Maritime, var med til at udvælge Emply Recruitment som Semco Maritimes nye e-rekrutteringsløsning.

Emply Recruitment

Siden august 2013 har Ofir implementeret Emply Recruitment hos over 30 nye kunder.

Kunderne omfatter internationale virksomheder, humanitære organisationer, kommuner og andre offentlige institutioner, bl.a.:

Fleksibiliteten i systemet hænger tæt sammen med den høje grad af brugervenlighed, der gør det muligt for Semco Maritime selv at udvikle og skræddersy løsningen på en masse områder uden brug af ekstern konsulentassistance. Sågar undervisning ude i afdelingerne har Semco Maritime selv kunnet stå for efter en indledende oplæring til enkelte superbrugere.

Funktionalitet med international rækkevidde Med i investeringen af Emply Recruitment hørte også en masse viden omkring best practice indenfor rekruttering, hvilket Semco Maritime har haft stor glæde af, blandt andet når de har haft ønsker til udvikling af ny funktionalitet til systemet En af Semco Maritimes største rekrutteringsudfordringer er, at de som international virksomhed har kontorer i en lang række lande og dermed en decentraliseret rekruttering, som det tidligere har været vanskeligt at kvalitetssikre og ensrette. Det er nu muligt med Emply Recruitment, og ifølge Jacob Gehlert skyldes det, at systemet er så enkelt og intuitivt, og at de har mulighed for at få lavet ny funktionalitet, der løser virksomhedens særlige udfordringer omkring global tilstedeværelse. ”Vi har f.eks. fået udviklet en sprogversionering af jobopslag, som betyder, at et jobopslag kan vises på forskellige sprog blot ved tryk på en knap. Det smarte er, at alle kandidater ryger i den samme pulje – hvor vi tidligere opererede med én pulje per sprogversion, hvilket var meget tidskrævende. Emply Recruitment har givet struktur og overblik over rekrutteringsprocessen, samtidig med at det har lettet det administrative arbejde markant,” slutter Jacob Gehlert.

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

25

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Hos Dansk Retursystem er HR-systemet med til at styrke ledelsens arbejde og spare tid i HR-afdelingen

Dansk Retursystem er en privatejet non-profit-virksomhed med eneret til at drive det danske pant- og retursystem.

Af journalist, cand.polit. Christian Barnholdt

Sidste år indsamlede og viderebehandlede man mere end 850 millioner pantbelagte emballager i plastik, glas og aluminium til genbrug, så det er en stor virksomhed med 420 ansatte og med et hårdt fysisk arbejdsmiljø for de mange timelønnede medarbejdere.

Derfor kunne man tro, at det er svært at tiltrække arbejdskraft, men det er det ikke. For hos Dansk Retursystem arbejder man målbevidst på at opbygge et image som en fremadstræbende virksomhed med en moderne personalepolitik, der inkluderer alle medarbejdere.

Det er en personalepolitik, der bygger på mange søjler, og én af dem er et avanceret og netbaseret rekrutteringssystem, fortæller HR-konsulent Lars Antonisen fra virksomhedens HR-afdeling:

26

HR guide

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

”Hos os sker al rekruttering over nettet uden brug af jobcentrene og med et rekrutteringsmodul, der er webbaseret, og som er en integreret del af vores store HR-system HRMEasy fra SUPERSystems.dk. Med dette modul lægger vi alle stillingsbeskrivelser og ansøgningsskemaer ud på vores website, og hele ansættelsesprocessen foregår derefter via nettet og per mail og sms.”

På denne måde sker al rekruttering hurtigt og effektivt og uden brug af papir og, i kraft af virksomhedens gode omdømme, altid med mange ansøgere.

Alle arbejdsgange håndteres hurtigt og effektivt Men dette rekrutteringsmodul er kun en del af Dansk Retursystems samlede HR-løsning, som er HRMEasy fra SUPERSystems.dk, og som man har brugt siden begyndelsen af 2012.

Det indeholder alle de HR-funktioner, som en stor virksomhed som Dansk Retursystem har brug for, forklarer HR-assistent Noomi Channette Igel og nævner blandt andet følgende funktioner som nogle af de vigtigste: • Alle arbejdsgange i forbindelse med personaleadministration, MUS mv.

• Fuld integration til Word, Excel og Outlook.

• Rettighedsbaseret brugsret for alle relevante medarbejdere – også udenfor HR-afdelingen.

• Database med registrering og søgning af de faglige kompetencer hos alle virksomhedens medarbejdere.

• Omfattende historik med data om alle medarbejdere.

• Bedre informationsniveau til alle, der arbejder med HR-sager.

• Faste Word-skabeloner til alle standardopgaver.

Helt ud til alle lederne Indførelsen i 2012 af HRMEasy har således påvirket det daglige arbejde i HR-afdelingen på mangfoldige måder. Men hvis Noomi Channette Igel skal nævne nogle af de mest ’revolutionerende’, så giver hun disse to eksempler: At alle virksomhedens cirka 30 ledere med personaleansvar nu har fået adgang til de for dem relevante dele af systemet og til alle nødvendige data, så f.eks. hele den interne beslutningsproces i forbindelse med medarbejderhåndtering er blevet langt mere strømlinet, effektiv og papirløs. Alle har fået et væsentligt bedre beslutningsgrundlag i personalesagerne.

At alle HR-data og alle HR-funktioner nu er blevet samlet i én integreret it-løsning i modsætning til Dansk Retursystems gamle HRM-løsning, så alt ’klippe-klistre-arbejdet’ mellem forskellige it-systemer nu er afskaffet.

Mere brugervenligt og bedre overblik Alle parter, der arbejder med personalesager er meget glade for det nye HR-system, understreger Noomi Channette Igel: ”Vores gamle HR-system var kun beregnet til kernefunktionerne i en HR-afdeling, medens HRMEasy er et lang bredere produkt, som altså også rækker ud til lederne i hele virksomheden. Så det har ikke kun betydet, at vi sparer tid på de enkelte arbejdsopgaver, alt arbejdet med HR-sagerne bliver nu også udført med færre fejl og i det hele taget mere professionelt og dermed mere tilfredsstillende for os alle sammen.”

Dertil kommer, at det også er klart nemmere at bruge end det tidligere HR-system, tilføjer hun: ”Selvom vores gamle HR-system havde langt færre funktioner end HRMEasy, så var det mere besværligt og tidskrævende at bruge.

HRMEasy er nærmest selvforklarende, og der er langt mindre

HR-konsulent Lars Antonisen: ”Med HRMEasy foregår al rekruttering over nettet”

tastearbejde med de enkelte arbejdsopgaver. Og de steder, hvor vi har haft nogle specialønsker, som standardversionen ikke dækkede, har SUPERSystems.dk været rigtigt gode til at udbygge det, så det også opfylder disse krav.”

En IT-teknisk god løsning Set med it-briller er HRMEasy også et solidt og velfungerende system, fortæller Lars Antonisen, som også har været med til at vurdere HRMEasy set med it-briller sammen med virksomhedens it-afdeling: ”Det har været et afgørende krav for valget af HRM-system, at det skal være fuldt integreret med MS Office, et andet vigtigt krav var, at det skulle være nemt at tilrette til de specialkrav, som vi har, og for det tredje, at det opfylder de ret skrappe krav til datasikkerhed, som vi har her i virksomheden.”

Disse tre vigtige krav opfylder HRMEasy, og derfor gav it-afdelingen uden tøven grønt lys for at indføre det, forklarer Lars Antonisen.

Aftalen med SUPERSystems.dk omfatter også en traditionel supportaftale på 8-17-basis. Men den bliver ikke brugt ret meget, fortæller Lars Antonisen: ”Vi har ikke haft én eneste akutsituation, hvor vi havde brug for hjælp med det samme. Så vores kontakt med SUPERSystems.dk er mere uformel, hvor vi til enhver tid kan

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

27

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

ringe til dem, og hvor vi med det samme får hjælp, hvis vi har et problem, vi ikke selv kan løse, uden at skulle spekulere på, om det hører med til vores supportaftale eller ej.”

HR-assistent Noomi Channette Igel: ”HRMEasy kunne nemt tilpasses til vores specialønsker”

En overbevisende demonstration Valget af HRMEasy fandt i øvrigt sted efter et besøg på HRmessen i 2011, fortæller Noomi Channette Igel til slut: ”Vi havde besluttet, at vi ville have et nyt HR-system, og havde derfor lavet en kort kravspecifikation, som vi tog med til HR-messen i Øksnehallen. Her stødte vi på SUPERSystems.dk’s stand, hvor vi fik en demonstration af HRMEasy. Det var en overbevisende oplevelse, ikke kun af systemet, men også af SUPERSystems.dk folk, der med det samme forstod de udfordringer, vi stod med, og som kunne vise på skærmen, præcist hvordan HRMEasy kunne løse dem. Samtidig med at de virkede usædvanligt imødekommende og var gode til at lytte og uden at de brugte alle de tekniske buzzwords, som it-folk ellers strøer om sig med.”

HRMEasy – Det brugervenlige, fleksible og professionelle HR-system HRMEasy passer til både store, mellemstore og mindre virksomheders budget og kan leveres til kundens egen serverplatform – eller som en hosted serviceløsning.

HRMEasy omfatter værktøjer til bl.a.: • E-rekruttering og ansøgerhåndtering • Effektiv personaleadministration • Håndtering af HR-aktiviteter og on-boarding/ off-boarding • Fraværsregistrering og ferieplanlægning • Kørsel- og rejseafregning • Tidsregistrering – elektroniske uge-/månedssedler • Undersøgelser og trivselsanalyser • Kursusadministration • Kompetencemåling/-kortlægning • Statistik og rapportering • Arkivering af breve og e-mails HRMEasy er et dansk udviklet HR-system, der anvendes af en lang række virksomheder i Skandinavien og Europa. HRMEasy fås i flere sprogversioner og udvikles af SUPERSystems.dk, der er etableret i 1998. Den løbende udvikling af systemets mange funktioner foretages i samarbejde med de mange kunder, der anvender systemet.

HRMEasy anvendes bl.a. af: AS3 Companies, Colas A/S, Dansk Retursystem A/S, Den Blå Planet, Dovista A/S, Dräger A/S, Dyrup A/S, E-Nettet A/S, Femern A/S, Folketingets Ombudsmand, Ingeniørernes a-kasse, Jørgen Kruuse A/S, Krüger A/S, Nordic Tankers A/S, Rationel Vinduer A/S, Sund og Bælt Holding A/S, Velfac A/S

28

HR guide

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

Dansk Retursystem A/S er en privatejet non-profit-virksomhed, der har eneretten til at drive det danske pant- og retursystem.

Hos Dansk Retursystem indsamler man tomme, men pantbelagte flasker og dåser og viderebehandler dem til nye emballager.

Det sker i tæt samarbejde med producenter, importører og mellemhandlere af pantbelagte drikkevarer, butikker, kontorer, restauranter, foreninger med mere, som sælger eller overdrager pantbelagte drikkevarer til forbrugeren. Og selvfølgelig borgerne, som afleverer de tomme dåser og flasker igen.

I 2012 indsamlede og viderebehandlede Dansk Retursystem 825 millioner pantbelagte glasflasker, plastikflasker og aluminiumsdåser fra mere end 16.000 returmodtagere over hele Danmark. Afhentningen er gratis, landsdækkende og foregår med 65 lastbiler.

Dansk Retursystem havde i 2012 en omsætning på 1,438 milliarder kroner og 420 medarbejdere, hvoraf de 60 % er timelønnede.

Dansk Retursystem har hovedkontor og produktion i Hedehusene mellem Roskilde og København og to jyske afdelinger i Løsning mellem Horsens og Vejle samt Svenstrup syd for Aalborg

Sådan får du det bedste HR-overblik Med Epos HR har du alle dine medarbejderoplysninger samlet ét sted. Både HR, ledere og medarbejdere kan tilgå løsningen, der er brugervenlig og taler sammen med diverse løn- og ERP-løsninger.

Epos HR består af undermodulerne Basis, Dialog, Kompetence og Kursus.

Besøg os på www.pbj.dk eller ring på telefon 43 62 74 00. Så giver vi en gratis og uforpligtende gennemgang af Epos HR.

PBJ A/S har i mere end 25 år leveret HR-løsninger til danske virksomheder og offentlige institutioner. Vi hjælper vores kunder med at gøre HR til en synlig og konkret del af deres hverdag. Det gør vi bedst ved at fungere som en aktiv sparringspartner både før, under og efter implementering. Selv er vi først tilfredse, når vores kunder har oplevet synlige resultater.

PBJ BrøndBy Kornmarksvej 6 2605 Brøndby PBJ aarhus Sindalsvej 30 8240 Risskov

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Vækst og kundeportefølje fortæller alt Der findes i dag en skov af e-rekrutteringsværktøjer, men ingen i markedet har haft samme succes og vækst som HR Manager, der på kort tid er blevet udbyder af det mest anvendte system ’Talent Recruiter’ på det danske arbejdsmarked.

Af Nikolaj Henum, VirkKom

Opskriften er enkel Ifølge HR Managers administrerende direktør Nikolaj Petersen er der en meget enkel forklaring på, at HR Manager har haft så stor succes.

"Jeg tror, at vores succes i meget stort omfang kan tilskrives de værdier, som vi arbejder efter hos HR Manager. Når vi taler om kundeforståelse og service, så ligger der implicit heri, at vi holder, hvad vi lover – at vi sætter os ind i kundens behov og ikke prøver at sælge dem alt muligt, som de ikke har behov for – eller nogensinde vil få implementeret i organisationen," siger Nikolaj Petersen og tilføjer: "En anden af vores værdier er ’at være innovative’. Det er utrolig vigtigt for os, at den værdi ikke bare bliver bygget op af luftkasteller. Vi har en stor udviklingsafdeling, der sikrer, at vi hele tiden udvikler systemet i forhold til markedet og vores kunders behov. Og det sikrer naturligvis, at vores kunder altid får de mest optimale løsninger inden for e-rekruttering."

Stigende behov for digitalisering i rekrutteringsprocessen HR er i de senere år blevet kædet mere og mere sammen med branding og den profil, som virksomheden tegner af sig selv i markedet.

Når kandidater søger job i en virksomhed, er det vigtigt, at processen er strømlinet og ens, så det ikke påvirker virksomhedens image.

"Vi har i de senere år oplevet, at der først var stor mangel på arbejdskraft, og senere at der generelt var mange ansøgere til de få stillinger. Og virksomheder har derfor – kombineret med de stigende behov for digitalisering – prioriteret rekrutteringsprocessen meget højt. Virksomheder er i den grad blevet opmærksom på deres brand og dets betydning, ikke mindst i rekrutteringsprocessen. Og netop et e-rekrutteringsværktøj gør, at der ikke falder ansøgninger ned mellem to stole, at nogle bliver glemt eller eventuelt behandlet på en uhensigtsmæssig måde," fortæller Nikolaj Petersen.

HR guide

"Det er vigtigt for os, at virksomhederne føler, at det er deres eget system, som de arbejder i til daglig, hvor organisationsstrukturen designes efter de brugerrettigheder og roller, som findes i virksomheden.

Arbejdsgangene skal tilpasses virksomhedens forretningsprocesser og sprog," fortæller Nikolaj Petersen og tilføjer: "Nogle virksomheder vælger at anvende Talent Recruiter uafhængigt af deres eksisterende systemer.

Mens andre vælger at lade systemet blive integreret til HR -, økonomi-, personlighedssystemer eller andet.

Da vores system er en webbasseret løsning, betyder det, at det i høj grad er kompatibelt med andre systemer, hvilket gør integrationen langt mindre kompliceret."

Time to market i fokus Individuelt tilpasset Mange af de systemer, der findes på markedet i dag, er bygget op om et

30

grundmodul. Sådan er det også med Talent Recruiter. Men her ophører ligheden – for ikke to systemer er ens, ligesom ingen virksomheder er ens.

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

Når man er i overvejelserne om valg af e-rekrutteringssystemer, er der en række faktorer, der skal tages

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Forretningsudviklingschef Julie Maja Nielsen instruerer kommende brugere om features og funktionaliteter på HR messen 2013

Nikolaj Petersen, administrerende direktør, HR Manager

højde for – ud over, hvordan det kan integreres i de eksisterende systemer. Blandt andet skal man belyse brugervenlighed, fleksibilitet, tid og ikke mindst muligheden for løbende justeringer og tilpasninger.

"Brugervenligheden, fleksibiliteten og den tidsbesparelse, man opnår ved implementering af et e-rekrutteringsværktøj, skal naturligvis være på plads, men også de løbende justeringer og tilpasninger skal kunne foretages i løbet af et splitsekund, ellers mister man værdien af systemet. Når der eksempelvis opstår et behov for, at man kan søge et job som et akutjob – eller hvis den pågældende virksomhed indgår et samarbejde med en ny jobportal, så skal det kunne tilpasses lynhurtigt.

Og netop tilpasninger og løbende justeringer har vi i HR Manager meget fokus på. Vores samarbejdspartnere skal ikke vente længe, før de får opfyldt deres ønsker, hvad enten der er justeringer, der er påkrævet i forhold til lovgivningen eller bygger på interne beslutninger," fortæller Nikolaj Petersen.

Høj kundetilfredshed Hos HR Manager er det vigtigt, at kunderne altid er i fokus, og at man hele tiden har fingeren på pulsen i forhold til kundetilfredshed.

"Vi befinder os i et marked med meget høj konkurrence, og det er vigtigt, at vi hele tiden er opmærksomme på vores kunder. Derfor gennemfører vi løbende tilfredshedsundersøgelser blandt vores mere end 200 kunder. Seneste måling viste en tilfredshed med vores ydelser på 97 procent, og det er vi meget stolte af. Vi er dog også meget opmærksomme på, at vi skal holde momentum og hele tiden sikre, at vores kunder er tilfredse med vores ydelser," siger Nikolaj Petersen.

Kundernes udsagn lyver ikke: Hos HR Manager vægter man kundernes udsagn højt. Nedenfor findes en række udsagn fra kunder, der dagligt gør brug af Talent Recruiter:

"Ønskedrømmen for alle, der arbejder med rekruttering. Enkelt og overskueligt."

Jan Erik Karlsen, HR Nordic Specialist, Nordea

"Som en rekrutteringsvirksomhed er det vores erfaring, at HR Manager Talent Recruiter er et fremragende værktøj, når der skal følges op på vores kandidater. Det er let at give feedback og holde styr på, hvordan en rekruttering udvikler sig, fordi systemet organiserer informationerne på ét sted. Hvad vi virkelig sætter pris på med HR Manager, er det faktum, at de er så fleksible. De lytter virkelig til kunderne og giver feedback og justeringer hurtigt."

Christelle Haug Dehli, forsker, AIMS International "Det har været en fordel for os at arbejde i HR Manager, da det var muligt at arbejde decentraliseret med rekrutteringer i kommunen. Vi har mange afdelingsledere, der selv opretter stillinger og behandler ansøgninger, uden at vi skal involveres.

Muligheden for at stille målrettede screeningsspørgsmål til kandidaten inden en samtale betyder utroligt meget i forhold til udvælgelsesprocessen. Systemet medvirker til optimering af vores rekrutteringsprocesser, og vi er glade for samarbejdet med HR Manager og det løbende arbejde med udvikling og forbedringer af systemet."

Susan Nielsen, personalefuldmægtig, Vallensbæk Kommune

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

31

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

"Det har været en glidende proces at implementere systemet i vores butikker i fem lande. Det er ledernes erfaring, at systemet er brugervenligt, og de arbejder i det uden problemer – selv uden uddannelse.

Vi sætter pris på, at det er en lille virksomhed, som vi kan føle os tætte med. De lytter altid til os. Der er efter vores mening et stort udviklingspotentiale med HR Manager som vores leverandør."

Maria Wiik, HR Manager, Glitter International "For os er det helt afgørende, at vi har et af de allerbedste værktøjer på markedet. Vi var i 2010 ude i en omfattende udbudsrunde og valget faldt på Talent Recruiter, fordi modulerne kan sammensættes, så vi får opfyldt vores behov. Eksempelvis havde vi brug for et system, der kunne integreres i vores eksisterende system. Vi har et stort organisationshierarki, der skulle passe ind i rekrutteringssystemet, og den opgave har HR Manager været rigtig gode til at løse. I dag ’fodrer’ vores HR System (PeopleSoft) automatisk HR Manager med virksomhedsstrukturen, så vi ikke skal taste en leder ind manuelt, hver gang vi har en rekrutteringsopgave. Det gør blandt andet, at vi sparer en masse tid."

Sussie Munch, HR-konsulent, TDC "I 2004 implementerede vi for første gang et e-rekrutteringssystem i Alm. Brand. Men da systemet ikke længere kunne opfylde vores behov i forhold til vores forretning, besluttede vi i 2010 at skifte til Talent Recruiter, der udbydes af HR Manager, og fra første dag fungerede samarbejdet helt fantastisk. Vi fik tilknyttet en meget kompetent konsulent, der omgående satte sig ind i vores forretning og behov."

Dorte de Paoli, HR Partner, Alm. Brand

32

HR guide

udvalg af kundenavne hos

HR

manager :

G4S SOS International Københavns Lufthavne Post Danmark DSB Tryg Forsikring Hofor IT University HK Danmark Alm . Brand

Dong E nergy SEAS-NVE TDC Jyske Bank Region Hovedstaden Statens e Rekruttering Assens Kommune Rema 1000 Mfl .

HR Manager • blev etableret i 2003 • er udbyder af Talent Recruiter, som i dag er det mest

anvendte e-rekrutteringssystem i Danmark i såvel

den offentlige som private sektor

• bliver udviklet og tilpasset løbende af HR fagfolk • arbejder struktureret og målrettet efter

fire kerneværdier:

o professionalisme

o kundeforståelse og -service

o menneskelige ressourcer

o innovation

• har direkte Integration til jobnet.dk, jobindex.dk,

stepstone.dk, jobzonen.dk og de fleste andre

elektroniske medier i Danmark (dags dato er der

etableret over 70 forskellige medieintegrationer)

• Brugerunderundersøgelse: 97 procent udtaler, at

de er tilfredse med Talent Recruiter

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

EN LØSNING DER LETTER ADMINISTRATIONEN

Vil I have struktur, overblik og effektive arbejdsgange?

Så har LESSOR en løsning, der er udviklet til at understøtte HR-funktionen.

Med det rigtige HR-system kan I nemt og effektivt løse de administrative personaleopgaver.

Struktur og overblik er med til at optimere jeres processer og synliggøre værdien af HRarbejdet.

Med en løsning fra LESSOR får I et brugervenligt og fleksibelt værktøj til at understøtte en lang række opgaver og processer; fra håndtering af medarbejderoplysninger over rekruttering og kompetenceplanlægning til styring af tid og udbetaling af løn. Vi sammensætter en løsning, der matcher jeres behov.

Læs om jeres muligheder på lessor.dk eller kontakt os på telefon 48 16 60 00

LESSOR A/S • Gydevang 46 • 3450 Allerød

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Inhouse Services – få sat system i dine vikarløsninger med

dit eget rekrutteringsfirma

Randstad Inhouse Services er den fremtidssikrede vikarløsning til virksomheder, der ønsker en fleksibel medarbejderstab, hvor der er mulighed for at justere personaleomkostningerne dag for dag.

Af Nikolaj Henum Foto: Randstad

34

HR guide

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

Mange vil mene, at vikarløsninger ikke har udviklet sig i de seneste mange år. At vikarbegrebet i et eller andet omfang er det samme, som vi altid har set det – blot med det forbehold, at der er kommet en ny vikarlov på banen 1. juli 2013 – samt at vikarer i dag også har bevæget sig over i andre brancher end produktion og manuelt hårdt fysisk arbejde.

Men det er ikke umiddelbart virkeligheden, for vikarbranchen har udviklet sig – eksempelvis udbyder Randstad i dag et Inhouse Service-koncept, som flere og flere virksomheder ser fordele i at anvende.

Eget rekrutteringsfirma med egen Process Manager Randstad Inhouse Services er et koncept fra Holland, som er et af de lande i verden med størst succes inden for brugen af vikarløsninger.

Konceptet går meget forenklet ud på, at vikarvirksomheden opstiller nogle processer og placerer en afdeling i virksomheden, hvor den rekrutterer og administrerer de daglige opgaver med vikarerne. Virksomheden får endvidere tilknyttet en Proces Manager. Proces Managerens opgave er hele tiden at sikre den optimale sammensætning af vikarer samt at skabe LEAN-personaleløsninger og reducere spild i HR-processen.

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

”Vi oplever tydeligt en stigende interesse for Randstad Inhouse Service-løsningen, hvor virksomhederne i høj grad får optimeret og tilpasset deres vikarer til virksomheden. Ved blandt andet at rekruttere fra lokaler i virksomhederne og ved hele tiden at tænke optimering af processerne ind i den samlede løsning får virksomhederne en full service-ydelse,” fortæller Louise Gro Hansen, Process Manager i Randstad Inhouse Services.

Et strategisk valg Når man vælger en Inhouse Service-løsning, er det ensbetydende med, at man vælger at arbejde strategisk med brugen af vikarer.

Louise Gro Hansen, Process Manager i Randstad Inhouse Services

”Rigtig mange virksomheder bruger vikarer i dag, fordi der opstår et behov nu og her, eller fordi en medarbejder i en given periode skal erstattes. Og netop den løsning kan være tilstrækkelig for mange virksomheder. Andre virksomheder derimod vælger at arbejde strategisk og langsigtet med rekruttering af vikarer og tænker disse ind i forhold til den samlede medarbejderstab. Ved at bruge vikarerne i strategisk øjemed opnår virksomhederne den fulde effekt – ikke mindst i forhold til personaleomkostningerne,” siger Louise Gro Hansen.

LEAN-model Begrebet LEAN er en forretningsfilosofi udviklet på Toyotafabrikkerne tilbage i 1960’erne, hvor man overordnet arbejdede med at forenkle og effektivisere produktionsprocesserne. LEAN har i de senere år vundet mere og mere frem i virksomhederne, og netop Randstads Inhouse-løsning kan sidestilles med en LEAN-løsning, når det gælder brugen af vikarer.

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

35

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

”I vores daglige arbejde tager vi udgangspunkt i tankesættet omkring LEAN, ligesom vi som Proces Managers har en baggrund inden for det område. Vores tankesæt og hensigt med LEAN-modellen har dog vist sig at være meget populær blandt vores kunder. Eksempelvis opsætter vi KPI’er (Key Performance Indicators, red.) på baggrund af dybdegående analyser tilpasset den enkelte kunde. Dette synliggør udviklingspotentialer og resultater af de løbende forbedrings tiltag,” siger Louise Gro Hansen.

Oplagte steder at gøre brug af Inhouse Services Mange virksomheder har taget Inhouse Service-løsningen til sig. Men den mest optimale effekt får man, hvis der er en vis volumen i brugen af vikarer. ”Vi får naturligvis mange henvendelser på konceptet, men det er klart, at dér, hvor man får det største udbytte, er dér, hvor der er en stor volumen af vikarer i den daglige produktion.

I et kontaktcenter eller en produktionsenhed er Inhouse Service en fantastisk løsning. Det er typisk her, vi har haft stor succes med at optimere processerne,” fortæller Louise Gro Hansen.

Inhouse-koncept gør en forskel Scandinavian Brake Systems (SBS) er Danmarks og verdens førende inden for blandt andet produktion af bremseklodser til motorcykler. Virksomheden har flere afdelinger i Danmark og har valgt at gøre brug af Randstad Inhouse Services. SBS har altid brugt vikarer, men implementeringen af LEAN gjorde blandt andet, at virksomheden blev opmærksom på, hvor vigtigt det er at sikre, at man også bevarer en god medarbejderkultur, når man gør brug af vikarer.

I vores daglige arbejde tager vi udgangspunkt i tankesættet omkring LEAN, ligesom vi som Proces Managers har en baggrund inden for det område Louise Gro Hansen, Process Manager i Randstad Inhouse Services

36

HR guide

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

”Jeg bliver naturligvis kontaktet af rigtig mange vikarbureauer dagligt og har også – inden jeg fik kontakt til Randstad – brugt flere forskellige gennem årene. Jeg blev præsenteret for Randstads Inhouse Serviceløsning, og den stemte rigtig godt overens med, hvordan vi gerne vil arbejde med vikarer i SBS,” siger Per Ditlevsen, produktionschef i SBS og tilføjer: ”Med Randstad Inhouse Service-løsningen forsøger vi at komme tættere på vores helt store målsætning: At man ikke skal kunne kende en vikar fra en af de fastansatte og omvendt.

Forstået på den måde, at når vi bruger vikarer, så bevarer vi vores gode medarbejderkultur.”

Dansk Erhverv: Et spændende koncept Hos Dansk Erhverv er man yderst positiv over for konceptet, som i mange år har fungeret med stor succes i udlandet. ”Det er utrolig spændende med dette koncept, som jo også har været en stor succes i udlandet. Siden det blev implementeret for et par år tilbage i Danmark, er der allerede sket en stor udvikling – blandt andet med henblik på, at vikarbureaet i dag tilknytter en Proces Manager til virksomhederne. Det vidner om, at vikarbegrebet i langt højere grad i dag er blevet et strategisk værktøj,” siger Jakob Tietge, chefkonsulent i Dansk Erhverv og sekretariatschef for Vikarbureauernes Brancheforening.

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Process Manager Process Managerens primære ansvarsområde er rådgivning af virksomheder og medarbejdere om organisering, optimering og håndtering af deres bemandingsstrategi. Med udgangspunkt i LEAN-tankegangen udarbejdes business-analyser om blandt andet:

Proces-/værdistrøms-

Randstad Inhouse Services

analyser

Workload-analyser

Randstad Inhouse Services er et koncept, der er skræddersyet til at levere en høj volumen af dygtig fleksibel arbejdskraft og forbedre

Arbejdsmarkeds-analyser Kompetencematrix

arbejdstagernes fleksibilitet, fastholdelse, produktivitet og effektivitet hos virksomhe-

Funktions- og

derne. Konceptet giver et komplet sortiment

arbejdsplads-analyse

af HR-processer fra rekruttering og udvælgelse, introduktion, planlægning og styring af arbejdstagere gennem levering af detaljerede ledelsesrapporter. Unikt for Randstad Inhouse

Job- og kompetenceprofiler

Services er processtyring. Højtuddannede Proces Managers skaber LEAN-personaleløsninger og reducerer spild i HR-processen.

Konceptet er altid håndteret på kundens lokation af et dedikeret account-team, der udelukkende arbejder for én kunde.

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

37

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Få styr på

Workforce Management – og få både en lean-organisation og glade medarbejdere

Af Mikkel Fahnøe, systemkonsulent, Real Data A/S

Anvendelse af professionelle værktøjer til at optimere virksomhedens planlægning og arbejdsgange samt strukturering af tid og fravær kan være til gavn for mange moderne virksomheder.

Bruges det rigtigt, kan tidsregistrering anvendes som professionelt værktøj for både medarbejder, HR-afdeling og ledelse til eksempelvis at skære ned på uproduktive timer, optimere arbejdsgange, lette planlægningen og ikke mindst styrke medarbejdertilfredsheden i form af fleksibel arbejdstid og opretholdelse af en tilfredsstillende ”work-life balance”.

Tidsregistrering som begreb dækker over langt mere end blot simpel ”stempelurs-registrering”, og de data, tidsregistreringen giver, kan anvendes til langt mere i virksomheden, end de fleste forventer. Med avanceret tidsregistrering kan data anvendes på mange områder i organisationen og være medvirkende til at skabe en lean-organisation. Et system til avanceret tidsregistrering frigør tid og ressourcer, som kan skabe værdi for virksomheden og dens medarbejdere.

Når tiden bliver uproduktiv En undersøgelse foretaget af konsulentvirksomheden Proudfoot Consulting, baseret på interviews med 816 virksomhedsledere i 11 europæiske lande, viste, at ca.

84 dage om året pr. medarbejder gik med uproduktive aktiviteter. Dette udgør ca. 37 % af den samlede mulige produktive tid.

30 % af den uproduktive tid skyldtes manglende ledelse og overblik, og hele 45 % af den uproduktive tid, skyldtes manglende planlægning og opfølgning. Tallene er graverende, og hvilken erhvervsleder ønsker ikke disse tal bragt ned, hvis blot de havde de rette professionelle værktøjer, som kunne anvendes til dette?

Avanceret tidsregistrering indeholder værktøjer til bl.a. planlægning, workforce management m.m., som kan være med til at afhjælpe ovenstående. Samtidig kan medarbejdere få adgang til at følge med i egne data samt være med til at planlægge sin egen arbejdstid.

All great achievements require time – Maya Angelou

38

HR guide

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

• 30 % af den uproduktive tid skyldes manglende ledelse og overblik.

• 45 % af den uproduktive tid skyldes manglende planlægning og opfølgninggning.

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Når virksomheden begraves i korrektions-blanketter Når det kommer til ferieanmodninger, sygdomskorrektioner, overtidsanmodninger m.m., skal disse ofte igennem mange led for endeligt evt. at blive godkendt og viderebehandlet. I et typisk forløb vil medarbejderen udfylde en korrektionsblanket og aflevere den til sin foresatte. Denne afstemmer datoer med medarbejderen, hvorefter afdelingslederen forelægges anmodningen til godkendelse.

Afdelingslederen informerer så medarbejderen og dennes foresatte om evt. godkendelse af fraværet og sender samtidig anmodningen videre til løn- og personaleafdelingen. Løn- og personaleafdelingen sørger evt. for, at fraværet lægges ind i et lønsystem og sørger samtidig for, at anmodningen arkiveres.

”Tiden er den klogeste af alle rådgivere” Sådan formulerede Perikles det.

Oldtidens grækere havde to ord for tid.

Kronos, en kvantitativ betegnelse for den kronologiske og sekventielle tid, og Kairos,

Knap syv timer årligt pr. medarbejder går

den kvalitative form, som betegnede

med arbejdsgange som er medført af

det rigtige, mulige, ultimative øjeblik.

At være virksomhedsleder i dag

manuelle korrektions-blanketter

kræver både evner for at holde trit med og En traditionel manuel korrektion som denne tager i gennemsnit ca. 19 minutter. En medarbejder foretager i gennemsnit anmodninger om 7 ferie- eller fridage, 2 sygdomskorrektioner, 2 overtidsanmodninger samt 10 øvrige korrektioner – i alt 21 anmodninger, der skal behandles. Dette giver altså sammenlagt et tidsforbrug på ca. 399 minutter – eller knap 7 timer, som kunne være brugt på langt mere produktive områder, hvis blot arbejdsgangene for korrektioner blev strømlinet.

Med et system med workflow kan sådanne arbejdsgange reduceres markant, til en brøkdel af tiden for manuelle korrektioner.

styr på Kronos, men ikke mindst at kunne gribe og udnytte Kairos.

Tiden har mange facetter – og anvendes den korrekt, kan den både være et værktøj og en læremester. Når der er styr på Kronos, kan det give virksomheden mulighed for at gribe Kairos og handle korrekt på det rigtige tidspunkt.

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

39

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Kronofobi – angst for tid Registrering af tid er imidlertid desværre stadig et undervurderet værktøj af mange og sidestilles ofte fejlagtigt med en form for overvågningsværktøj. Nogle virksomheder ønsker fx ikke at registrere medarbejdernes tid, da medarbejderne selvfølgelig er til at stole på. Denne udtalelse støder man ofte på i branchen for tidsregistrering, og tanken bag kan umiddelbart være fuldt forståelig.

Hvorfor investere i et tidsregistrerende overvågningssystem og skabe uro blandt medarbejderne? Især da medarbejdere som hovedregel selvfølgelig er ærlige mennesker, som gør, hvad de skal.

Den moderne virksomhed stoler selvfølgelig på sine medarbejdere, og de af dem, som vælger at indføre tidsregistrering, gør det ikke for at kunne overvåge sine medarbejdere. Tiden er for længst løbet fra dette, og virksomheder med en mistroisk indstilling overfor sine medarbejdere ville grundlæggende ikke kunne eksistere særlig længe i dag. For moderne virksomheder har det aldrig været hensigten at anvende tidsregistrering til overvågning. Det er virksomhederne slet ikke interesserede i. Moderne systemer til avanceret tidsregistrering giver dem heldigvis også muligheder, som er langt vigtigere end overvågning af medarbejdere.

Her må det imidlertid også bemærkes, at udtalelsen oftest skyldes dels den forvirring, som tidsregistrering som begreb giver (grundet sin vidtfavnende bredde), og dels manglende information om netop, hvad tidsregistreringens data kan anvendes til.

Med avanceret tidsregistrering er vi langt ude over, hvorvidt ledelsen stoler på sine medarbejdere eller ej – dette er slet ikke pointen med moderne registreringen af tid. I dag anvender virksomheder og organisationer ikke tidsregistrering til kontrol, men i stedet som et bredt favnende værktøj til bl.a. at give medarbejderen en fleksibel arbejdstid, så medarbejderen kan være med til eksempelvis at planlægge sin egen arbejdstid og opretholde en tilfredsstillende ”work-life balance”. Ikke mindst anvendes tidsregistrering også til at afhjælpe områder som administration, planlægning, fravær, sikkerhed og meget andet. Systemer til tidsregistrering anvendes med andre ord i dag som både HR-redskab, administrationsredskab, planlægningsredskab og ikke mindst som et personalegode.

I dag er vi med tidsregistrering langt ude over det traditionelle stempelur.

Cloud og tid Cloud-løsninger (SaaS) har vundet frem blandt de danske virksomheder, myndigheder og organisationer. Ifølge Danmarks Statistik brugte 34 % af alle danske virksomheder med mere end 100 medarbejdere cloud computing i 2012, hvilket er en stigning på hele 21 % på kun ét enkelt år fra 2011 til 2012.

Denne store stigning skyldes i særdeleshed de mange muligheder, cloud computing giver virksomheder i form af fx sparede penge og ressourcer. Ved at outsource drift og vedligehold af IT-systemer skabes overskuelighed og forudsigelighed ved en fast lav udgift uden større investeringer og afskrivninger.

Med cloud undgår virksomheden at binde kapital i dyre servere samt at have IT-specialiseret personale til at vedligeholde systemet.

Tidsregistrering findes også som cloud-baserede løsninger, så virksomheden slipper for store investeringer og dyrt IT-udstyr og personale.

40

HR guide

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Om

Real Data A/S

Den moderne virksomhed stoler selvfølgelig på sine medarbejdere, og de af dem, som vælger at indføre tidsregistrering, gør det ikke for at kunne overvåge sine medarbejdere. Tiden er for længst løbet fra dette, og virksomheder med en mistroisk indstilling overfor sine medarbejdere ville grundlæggende ikke kunne eksistere særlig længe i dag

Se mere om Real Datas løsninger inden for tidsregistrering og adgang på www.realdata.dk Med skalérbare og modulopbyggede systemer for avanceret tidsregistrering, enten som cloud eller in-house-løsning, dækker Real Data virksomhedens specifikke behov.

Kontakt Tlf. 45 66 11 88 info@realdata.dk

Rekruttering og onboarding i ét online system Med et HR-system sparer I tid på jeres rekrutteringer og får den nyansatte hurtigt i gang

NEMT & effektivt

D DProfessionelDogDenkelDrekrutteringD D DFrigiverDtidDfraDadministration D DDataDfraDrekrutteringDoverføresDtilDonboarding D DAlleDonboardingopgaverDautomatiseresDogDløsesDtilDtiden D DHurtigereDnytteværdiDafDnyansatte D DGiverDmedarbejderenDenDrigtigDgodDstart



HR

-system

Læs mere på xafir.dk/start eller ring til os på 86 98 57 22

H VA D E R X A F I R ?

Xafir A/S udvikler enkle HR-systemer, der fungerer i praksis. Ingen overflødig funktionalitet og selve interaktionen er designet til at være så intuitiv som muligt.

XAFIR TILBYDER HR-SYSTEMER TIL:

• Rekruttering • Onboarding • Stamdata XAFIR A/S

• APV • Lederevaluering • Medarbejderudviklingssamtaler •

TRONHOLMEN 3

•

• Strategisk kompetenceudvikling • Talent management • Performance management.

DK-8960 RANDERS SØ

•

TEL. (+45) 8698 5722

•

INFO@XAFIR.DK

•

W W W. X A F I R . D K

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Overblikket ligger i Skyen Hvad har en verdens førende hightech-virksomhed, en udkantskommune og en rekrutteringsvirksomhed tilfælles?

Deres rekrutteringsstrategi er del af en vækstplan og bygger på sociale netværk, deling og dataknusning på rekrutteringsplatformen HR-Skyen.

Af Jette Westerdahl, Journalist

Kæden hopper jo af vores brand, hvis vi møder guldansøgere med et rekrutteringsunivers, der signalerer, at vi ikke orker at gøre det ordentligt Tina Torntoft, HR Manager, Universal Robots

42

HR guide

”Vi runder en omsætning på 140 millioner kroner i år, og målet er en milliard i 2017. Så vi er lige midt i en kæmpe strategiproces for at finde ud af, hvordan vi når det mål,” forklarer HR Manager Tina Torntoft fra en af Danmarks mest innovative og prisvindende vækstvirksomheder, Universal Robots, en fynsk virksomhed, der hvert år har fordoblet sin omsætning og på få år er vokset fra 10 til 95 medarbejdere. Repræsenteret i mere end 50 lande, med datterselskaber i New York og Shanghai og med et produkt, så selv den mindste virksomhed kan træde ind i robotalderen, er virksomheden kåret til intet mindre end årets Game Changer af Silicon Valley’s Robotic Business Review.

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

Design er altid et budskab – det skal være intelligent ”Jeg har siden vi startede i 2010 klaret rekrutteringen selv med hjælp fra internationale bureauer. Sidste år voksede vi fra 35 ansatte til 95 i år – til næste år forventer jeg at skulle ansætte 45 mere.” For et år siden landede alle ansøgninger i Tinas mailboks, og hun brugte en stor del af sin arbejdsdag på at besvare e-mails og sortere cv’er.

Men målet for Tina Torntoft var ikke bare at finde en automatiseret assistent – hun ville have en rekrutteringsplatform og bygge en rekrutteringsstrategi. Og hun lægger ikke skjul på, at hun stiller store krav til design, hvilket har krævet justeringer

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Tina Torntoft, HR Manager, Universal Robots: ”Med HR-Skyens statistik kan jeg målrette annonceringen og se, hvor de kvalificerede kandidater kommer fra, hvad konverteringsgraden fra annonce til ansøgning og jobsamtale er og dermed, hvor vi finder de bedste.

Uundværligt for at rekruttere mere strategisk.”

undervejs: ”Altså HR-Skyen var et meget ungt produkt, da jeg besluttede at vælge det som platform for et år siden, men det betyder også, at de har været befriende lette at arbejde med. De er lynhurtige til at tilpasse et design, også selvom det er efter klokken 16 på en fredag,” griner Tina Torntoft og fortsætter: ”Vi er nødt til at ansætte de bedste – vores vækstmål er nærmest lodret med over 60 % om året. Vi er globalt førende på vores teknologi, og vores robotdesign har vundet priser.

Kæden hopper jo af vores brand, hvis vi møder guldansøgere med et rekrutteringsunivers, der signalerer, at vi ikke orker at gøre det ordentligt.

Vi skal leve vores brand og være professionelle i alt, hvad vi gør.”

Vi kan ikke sælge ineffektivitet Direktør i rekrutteringsvirksomheden Effektiv Rekruttering Michael Folmann er enig: ”Vi kunne have heddet Folmann Recruitment eller sådan noget, men når man kalder sig Effektiv Rekruttering skal man også opleves som sømløst effektive på alle kontaktfelter; kunderne, kandidaterne og som arbejdsplads.”

Virksomheden har travlt; den besætter et trecifret antal stillinger årligt, både ledere og specialister, lokalt og globalt på tværs af organisationer og brancher. Kunderne spænder lige fra mindre lokale til store globale virksomheder. ”Når vi får opgaverne haster det altid; vi har typisk kun 4-6

uger, fra vi får en opgave, til kunden skal bruge en underskrevet kontrakt med den rette kandidat. Vi kan ikke spilde tid på håndtering.”

Den globale økonomi har sagtnet farten, men alligevel er der globalt 20 % flere rekrutteringer i år i forhold til sidste år. ”Man kan altid høste; hvis marken står under vand, må man så ris. Der er mange dygtige ledige derude. Men paradoksalt nok oplever vi ikke, at det har gjort vores arbejde lettere, for virksomhederne vil jo kun have de bedste. Før krakket i Lehman Brothers kunne man nærmest ansætte en puls – nu er enhver stilling uddybet i en stram kravspecifikation, og derudover skal kandidaten selv have noget

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

43

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

afgørende at tilbyde virksomheden.

Der er typisk tre kandidater i slutspurten, og kun én vinder som bekendt. Men de to andre er jo fuldt ud lige så kvalificerede, og dem gælder det altså ikke kun om at gemme, men om at kunne bruge hurtigt til en anden stilling,” siger Michael Folmann.

Med HR-Skyen håndterer hver konsulent selv hele processen omkring en ansættelse: ”Vi har lige fundet en kanon dygtig kandidat i Beijing for en stor udenlandsk kunde; hele processen kørte gennem HR-Skyen; kommunikationen med kandidaten og hans referencer, kundens løbende kommentarer og vores kommentarer internt, alt samlet et sted. Det betød, at vi kunne bruge vores ressourcer på at komme i dybden med kandidatens profil i forhold til stillingen og kunden. HR-Skyen sætter os i stand til at fokusere hele indsatsen på det, der skaber værdi for kunderne og kandidaterne. Vores kunder overlader de indledende faser af rekrutteringen til os, således at de selv kan fokusere på driften og udviklingen af deres organisation.”

Automatiser processerne og brug krudtet på at finde den rigtige Frigørelse af ressourcer var også målet for HR-chef Kirsten Markvardsen i Odsherred Kommune: ”Vi er en udkantskommune. Mange kender os måske kun som dér, Lammefjordsgrøntsagerne kommer fra, men vi har altså en 150 kilometer lang kyststrækning og et landskab så unikt, at vi er en Geopark. Vi skal profilere os langt skarpere i forhold til de kandidater, vi gerne vil trække til kommunen.”

Ligesom andre udkantskommuner er det særligt de højtuddannede akademikere, det kniber med at få fat på, så for halvandet år siden besluttede kommunen sig for en ny kompetencestrategi: ”Vi fandt ud af, at det ikke kun haltede med at tiltrække de rigtige – vi var også for dårlige til at forstå, hvad det var, vi havde brug for fremadrettet, særligt

44

HR guide

Jeg kan ikke fortælle dig, hvor meget jeg har sparet, men det er rigtig mange ressourcer på hver stilling fra publicering af annoncer i diverse kanaler til håndtering af ansøgninger, deling med ansættelsesudvalg, screening, autobekræftelse, arkivering – for slet ikke at snakke om det kæmpe copy-paste-arbejde, når vi skulle sende afvisninger ud Kirsten Markvardsen, HR-chef, Odsherred Kommune

på lederposterne i kommunen. Når en leder forlod en stilling, så genbesatte vi den ofte uden at foretage en grundig analyse af, hvor området var på vej hen, og hvilke kompetencer det ville kræve. Men det er dyrt at ansætte den forkerte leder.”

Kirsten Markvardsen valgte HRSkyen for at frigøre ressourcer til at sikre, at de fik de rigtige ledere og medarbejdere til de rigtige stillinger: ”Jeg kan ikke fortælle dig, hvor meget jeg har sparet, men det er rigtig mange ressourcer på hver stilling fra publicering af annoncer i diverse kanaler til håndtering af ansøgninger, deling med ansættelsesudvalg, screening, autobekræftelse, arkivering – for slet ikke at snakke om det kæmpe copy-paste-arbejde, når vi skulle sende afvisninger ud. Vi ansætter over 100 om året, så vi har brugt en del timer på administration.”

Ved at have alt relateret til en stilling samlet i ét view betyder det, at ansættelsesudvalget kan læse og vurdere ansøgningerne løbende og have et konstant overblik. ”Når vi mødes i et ansættelsesudvalg nu, så er udvalget langt bedre forberedt, de har nemlig kunnet læse og rate ansøgningerne løbende og har ikke skullet forholde sig til 100 profiler på en weekend.” I udvalgene bliver

| Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

det hurtigt klart undervejs, hvilke der er favoritprofilerne, og de bliver så diskuteret løbende på platformen. ”En leders vigtigste opgave er at ansætte de rigtige, men førhen tog de ikke rigtig opgaven alvorligt.

Med den nye kompetenceafdækning og den nye platform har ansættelsesudvalgene fået et overblik og nogle muligheder, der har øget engagementet markant.”

Social rekruttering er vejen frem Rekrutteringsopgaven er under forandring, og det gælder om at være til stede og i dialog dér, hvor kandidaterne er på sociale medier, det er alle tre chefer enige om.

Direktør Michael Folmann spår: ”Der er ingen tvivl om, at vi i stadigt stigende grad vil udnytte de mange data på de sociale medier til at screene både aktive og passive kandidater frem for blot at forlige os på den slaviske proces med annoncering og ansøgninger. For at blive gearet til dette har det været afgørende for os, at den løsning, vi bygger vores rekrutteringer på, både havde den nødvendige fleksibilitet og samtidig var skalérbar. I mine ni år i denne her branche har jeg aldrig oplevet et mere effektivt værktøj end HR-Skyen.”

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Fakta om

HR-Skyen

HR-Skyen sætter os i stand til at fokusere hele indsatsen på det, der skaber værdi for kunderne og kandidaterne…

I mine ni år i denne her branche har jeg

Nøglefeatures: √ Automatisk svar på modtagelse og samlet afslag √ Publicér gratis og automatisk på de store jobportaler √ Annoncér i trykte aviser og blade i én og samme arbejdsgang √ Integration med sociale medier som fx Linkedin og Facebook

aldrig oplevet et mere

√ Statistik over henvisninger, ansøgninger og konverteringer

effektivt værktøj.

√ Sømløs mail- og kalenderintegration via et iCalender-format

Michael Folmann, Direktør, Effektiv Rekruttering

√ Definér egne automatiske processer, filtre, screeningskriterier √ Al korrespondance, dokumenter, kommentarer og rating samlet et sted √ Ubegrænset antal afdelinger, brugere, skabeloner, sprog mv.

Data og sikkerhed:

Kontakt: Kontakt HR-Skyen, hvis du har spørgsmål eller ønsker en live-demonstration: mail@hr-skyen.dk eller tlf. 71 99 07 27 Læs mere på www.hr-skyen.dk

√ Kører på et af Europas sikreste datacentre med daglig backup √ Al data er til rådighed i et åbent format, der kan bruges på andre platforme

Support: √ Leveres fra Odense af samme stab, som har udviklet systemet – gratis

Opstart: √ Kan startes op fra dag til dag – en opstart tager typisk mellem 1-14 dage

Pris: √ Fast årlig pris baseret på forventet antal rekrutteringer (950 kr. per rekruttering) √ Aftale kan opsiges med 14 dages varsel og fuldt dataejerskab √ Opstart, introduktion og al support er gratis

www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

45

Fra viden til bedre ledelse Understøt lederne i deres arbejde og udvikling som leder Med en adgang til Leading Capacity får ledere og HR-ansvarlige den teoretiske og praktiske viden og de rette værktøjer til dette arbejde.

Leading Capacity giver: • Værktøjer, cases og artikler inden for mere end 50 ledelsesemner • Materiale udarbejdet af anerkendte danske forfattere, forskere og fagfolk samt kvalitetssikret af eksperter • Personligt læringsmiljø skræddersyet til at matche egne interesser og behov • Vidensdeling og erfaringsudveksling gennem fælles læringsmiljø • Viden tilpasset skandinavisk ledelsesstil

Som medlem af DANSK HR kan du nu få adgang til portalen til ekstra favorable priser:

Enkeltbruger–adgang:

2800 kr./år ekskl. moms (normalpris er 3.600 kr./år excl. moms) Flerbruger–adgang: 2100, kr./år/person ekskl. moms For nærmere info eller køb: W: www.danskhr.dk T: 86 21 61 11 E: info@danskhr.dk

Scan og læs mere!

– hent inspiration til spændende produkter og ydelser inden for HR-systemer

leverandør & produkt

GUIDEN

eConscribi International ApS eConscribi International ApS udvikler moderne ”down the shelf - out of the box” SaaS-løsninger inden for erekruttering og HR til det internationale marked. eConscribi eRecruitment er den mest fleksible og konfigurérbare Løsning på markedet, hvilket gør Løsningen særdeles anvendelig i alle typer af organisationer og brancher. eConscribi eRecruitment er udviklet med fokus på såvel det europæiske som det amerikanske marked, hvilket gør Løsningen ideel for såvel lokale virksomheder som virksomheder, der opererer på tværs af landegrænser.

Læs mere på www.e-conscribi.net

Emply Recruitment – rekruttering og annoncedistribution i ét system Emply Recruitment er verdens mest fremtidssikrede løsning med unik funktionalitet og fokus på brugervenlighed og effektivitet.

• Alt-i-én rekrutteringsproces: Rekruttér og annoncér i samme system – og få adgang til flere hundrede medier i Ofir jobunivers • Fleksibilitet: Markedets mest konfigurérbare løsning – skræddersy løsningen til din virksomhed • Tilgængelighed: En ægte online løsning – på computer, iPad eller andre tablets • Overblik: Få et komplet overblik over alle rekrutteringer og kandidater • Sikkerhed: Overholder alle gældende regler i datalovgivningen Læs mere på www.ofir.dk/emply

Emply Recruitment – fokus på udvikling og nærhed til vores kunder På kort tid er Emply Recruitment blevet store internationale virksomheders foretrukne værktøj til rekruttering af nye medarbejdere.

HR Manager leverer i dag det mest anvendte rekrutteringssystem i Danmark og er ydermere den største leverandør inden for den offentlige sektor. HR Manager leverer et fleksibelt og brugervenligt system, hvor systemet tilpasses til virksomhedens behov.

• ”Emply Recruitment er intuitivt, fleksibelt og kan anvendes globalt”. Jacob Gehlert, Semco Maritime • ”Emply understøtter et professionelt rekrutteringsforløb og sparer mange ressourcer”.

Helle Mølleskov, Høje-Taastrup Kommune • ”Vi oplever altid en hurtig og kompetent support”.

Lone Nielsen, Orbicon

HR Manager har mere end 400 kunder, nationalt og internationalt, både i den offentlige og private sektor.

Vores kunder omfatter desuden: Mærsk Supply Service, Haldor Topsøe, Oticon, Unicef, Bang & Olufsen, Trustpilot, Odense Kommune, Dansk Sygeplejeråd m.fl.

Her ses et udvalg af HR Managers kunder: DONG, Alm. Brand, Yousee, Berlingske, Noa Noa, Alka Forsikring, HK Danmark, Forsvaret, TDC, DSB, POST DK, ISS, Nordea, Tryg, Jyske Bank, Københavns Energi, Roskilde Kommune, Vallensbæk Kommune, Assens Kommune, Den Danske Stat, Region Hovedstaden, Region Syddanmark, Rema1000, Alectia, TORM, Gjensidige, Krifa, ATP, Glitter, b.Young mfl.

Læs mere på www.ofir.dk/emply

Få mere information på www.hr-manager.dk

leverandør & produkt

GUIDEN

… gør rekruttering lettere

… gør rekruttering lettere

HR-Skyen er en ny generation e-rekruttering. I kan allerede i dag komme i gang med at annoncere og håndtere hele rekrutteringen elektronisk – kræver blot internetadgang.

HR-Skyen er udviklet i Danmark af fagfolk med indsigt i dansk lovgivning, praksis og erfaringer. Det bygger på den nyeste cloud-teknologi og kan tilpasses, skaleres og integreres sømløst:

"Systemet er fleksibelt og har stort set ingen begrænsninger," Tina Torntoft, HR-Manager, Universal Robots A/S. "Med HR-Skyen har vi effektiviseret vores rekrutteringsprocesser," Annette Bach Laursen, Group HR Director, KOMPAN A/S. "Vores medarbejdere har hurtigt taget HR-Skyen til sig," Kirsten Markvardsen, HR-og Personalechef Odsherred Kommune.

Bestil demo: tlf. 71 99 07 27, mail@hr-skyen.dk eller hr-skyen.dk

S O F T W A R E

T I L

√ √ √ √ √ √ √ √ √

Jobannoncering på egen hjemmeside Gratis publicering på de store jobportaler Annoncering i trykte aviser og blade Integration med Linkedin, Facebook Statistikker for visninger, konverteringer Sømløs mail- og kalenderintegration Definér egne processer, spørgsmål, filtre Ubegrænset antal, brugere, roller, sprog Enkel pris baseret på 950 kr. per rekruttering

Bestil demo: tlf. 71 99 07 27, mail@hr-skyen.dk eller hr-skyen.dk

H R

INNOMATE HR – fleksibelt og effektivt HR-system

Hurtig og effektiv rekruttering

INNOMATE®HR understøtter virksomhedens HR-processer gennem hele medarbejderens ansættelsescyklus – fra rekruttering, onboarding, over MUS, kompetencestyring, karriereudvikling og kursusadministration til medarbejderundersøgelser, fratrædelse og meget mere.

JobNext er et online rekrutteringssystem, som understøtter rekrutteringsprocessen fra start til slut. Systemet sparer ikke blot tid, men tilfører også rekrutteringerne ekstra kvalitet og forøger chancen for at finde den rette kandidat.

Via indbygget workflowstyring automatiseres, standardiseres og overvåges jeres HR-processer bl.a. via udsendelse af mødeindkaldelser, beskeder, påmindelser og tjeklister. Dermed sparer I tid, kvalitetssikrer HR-arbejdet og opnår dokumentation for HR-indsatsen.

JobNext er et tidssvarende og innovativt system med mange funktioner, man ikke normalt finder i rekrutteringssystemer. Funktioner, som har været afgørende for, at virksomheder som BabySam, EG, Blue Water Shipping, Lærerstandens Brandforsikring og KPMG har valgt at anvende JobNext.

www.innomate.com Læs mere på www.jobnext.dk eller kontakt os på 7025 7770.

leverandør & produkt

GUIDEN

Modtag alle dine ansøgninger, samlet på ét sted. Glem alt om at skrive breve eller e-mails til jobansøgerne. Det klarer it-systemet nemlig.

Når du annoncerer din stilling på din hjemmeside, jobportaler som Stepstone, Jobindex eller jobnet.dk, så sætter du et link ind, hvor jobansøgeren skal søge stillingen. Dette link leder ansøgeren hen på en ansøgningsformular, hvor han/hun indtaster sine personlige oplysninger og vedhæfter sin ansøgning og CV. Det modtager du i din indbakke på job-response.com.

Her kan du så administrere samtlige indkomne ansøgninger. Uanset hvilken portal, de kommer fra.

LESSOR udvikler effektive og fleksible IT-løsninger til administration af LØN, TID, HR og Vagtplan. Med et brugervenligt HR-system kan I nemt og effektivt løse de administrative personaleopgaver. Struktur og overblik er med til at optimere jeres processer og synliggøre værdien af HR-arbejdet.

Med en løsning fra LESSOR får I et fleksibelt værktøj til at understøtte en lang række opgaver og processer; fra håndtering af medarbejderoplysninger over rekruttering og kompetenceplanlægning til styring af tid og udbetaling af løn. Vi sammensætter en løsning, der matcher jeres behov. www.lessor.dk

42 58 31 11 www.job-response.com

HR hele vejen

APV-løsning fra PBJ

PBJ er en af Danmarks førende leverandører af HR- og lønløsninger, udvikling af HR- og ledelsesprocesser samt optimeringsprocesser i øvrigt. Vi hjælper med at gøre HR til en synlig og konkret del af hverdagen i din virksomhed – til glæde for både medarbejdere, ledere og bundlinje.

Workcyclus fra PBJ er et webbaseret værktøj til arbejdsmiljøvurdering og komplet styring af APV og handlingsplaner. Løsningen understøtter lovkrav til dokumentation af APV-kortlægninger, handlingsplaner, arbejdsmiljødrøftelse, organisation og eventuelt påbud.

Løsningen hedder Epos og består af moduler inden for HR, løn og rekruttering. Epos er udviklet på baggrund af mere end 25 års erfaring og er blandt de mest fleksible og brugervenlige løsninger inden for sit felt.

Ved at overholde kravene til APV – og måske yderligere udarbejde en trivselsmåling – forbedres din virksomheds interne kommunikation og medarbejdernes trivsel.

Det vil sige, at har din virksomhed styr på APV, lever den ikke alene op til lovens krav, men arbejdsmiljøet og trivslen i virksomheden forbedres væsentligt.

Læs mere på www.pbj.dk

Læs mere på www.pbj.dk

leverandør & produkt

GUIDEN

Vælg den målrettede løsning i jagten på den nye medarbejder Vikar- og rekrutteringsbureauet Randstad rekrutterer medarbejdere til alle niveauer. Randstad er opdelt i tre overordnede forretningsområder: • Randstad Inhouse Services er løsningen til virksomheden, der har et strukturelt behov for fleksibel arbejdskraft og som ønsker øget produktivitet og reducerede omkostninger • Randstad Professionals er løsningen til virksomheden, der skal rekruttere ledere og specialister inden for teknik og IT • Randstad Staffing er løsningen til virksomheden, der ønsker vikar- og rekrutteringsydelser på operationelt niveau

Real Data A/S (tidligere Interflex Tidssystemer A/S) er specialiserede i detaljeret og avanceret tidsregistrering samt adgangskontrol. Siden 1980 har Real Data udelukkende beskæftiget sig med levering af systemer til store danske virksomheder og organisationer.

Fra 2013 tilbyder Real Data, udover sine in-house løsninger, også sine løsninger som cloud baserede (SaaS) løsninger – som standard eller brugertilpassede løsninger. Real Datas løsninger er modulopbyggede og skalérbare, så de kan tilpasses den enkelte virksomheds ønsker og krav. www.realdata.dk

Vores rekrutteringskonsulenter har relevant faglig baggrund inden for deres speciale, og det gør dem yderst kompetente til at bedømme en kandidats kvalifikationer.

Kontakt Randstad og find den model, der egner sig bedst til din virksomhed. www.randstad.dk – www.professionals.randstad.dk

Markedsledende global leverandør af HR teknologi 360° Talent Management Rekruttering - Introduktion - Udstationering Performance - Læring - Fratræden 2000 kunder i alle størrelser - udvalg af de mere kendte eBay, Accenture, L’Oréal, McAfee, Manpower, Citrix, Morgan Stanley, Galeries Lafayette, Boeing, Singapore Airlines mfl.

IDC skriver om SilkRoad’s markedsledende applikation RedCarpet: "SilkRoad’s flagship onboarding offering is… the benchmark in the industry” Ring på 3841 6889 eller skriv til thomas.tomaszewski@silkroad.com for mere inspiration

SUPERSystems.dk er etableret i 1998 og er en engageret og professionel samarbejdspartner, når din virksomhed skal indføre forretningskritiske IT-systemer.

Vi har mere end 10 års erfaring med implementering af HR-systemer hos en lang række virksomheder i Skandinavien og Europa.

HRMEasy er et af markedets mest fleksible og brugervenlige HR-systemer. HRMEasy tilbyder funktionalitet til alle HR-opgaver og procedurer, og kan integreres til de fleste løn- og administrative systemer.

HRMEasy leveres som en hosted løsning, eller på din virksomheds egne servere.

Læs mere på www.hrmeasy.dk

www.silkroad.com

leverandør & produkt

GUIDEN

Thomas International – verdens største udbyder af personlighedstest Vi leverer daglige ledelsesværktøjer, der hjælper lederen med at optimere performance fra teams og medarbejdere – værktøjer, som øjeblikkeligt leverer resultater i organisationen.

Vi hjælper vores brugere med at rekruttere, fastholde, udvikle og lede deres medarbejdere.

Thomas International er anderledes, fordi vore assessments er lige til at forstå, hurtige at anvende og giver hurtige resultater.

Online tidsregistrering til markedets bedste priser.

Hvorfor TimeMap? • Det er nemt og enkelt at bruge • Stempel-, fleks- og projekttider registreres • Løn inkl. tillæg beregnes på få sekunder • Sikrer korrekte lønudbetalinger jv. overenskomster • Fakturering kan udføres på basis af timeforbruget • Adgang overalt til det webbaserede system – 24 timer i døgnet • Mulighed for registrering via mobiltelefon/ smartphones/tablets med sms eller apps • Ingen investering i software og servere • Sparer tid i administrationen • Ingen opstartsudgifter

www.thomasinternational.net Kontakt TimeMap på kontakt@timemap.dk og få en gratis prøveadgang.

Xafir HR er et enkelt og fleksibelt HR-system til styringen af alle HR-processer. Xafir HR bygger på et solidt HR-grundlag og anvendes både nationalt og globalt.

HR Administration HR Stamdata Integration Onboarding Rekruttering Selvbetjening

HR Måling APV Trivselsmåling Lederevaluering Kollegaevaluering Projektlederevaluering

HR Udvikling MUS LUS GRUS Kompetenceprofiler Kompetenceudvikling Kompetenceevaluering CV- og Kursusregistrering

Performance Management Rapportering Talentudvikling Målnedbrydning Performancestyring Strategiimplementering

www.xafir.dk

På gensyn i 2014 Glæd dig til HR guiden i 2014, hvor vi vender tilbage med fire nye højaktuelle og inspirerende temaer.

HR guide nr. 1 2014 udkommer ultimo marts.

Her får du inspiration til LEDERUDVIKLING