Segundo Módulo Desarrollado del Curso-Taller Gratuito de Contabilidad.

CONTABILIDAD

Mร DULO 2 Mecรกnica contable y registro de operaciones

Colaboradores UNAM

FCA

Dr.Enrique Graue Wiechers Rector

Mtro. Tomás Humberto Rubio Pérez Director

Dr. Leonardo Lomelí Vanegas Secretario General

Dr. Armando Tomé González Secretario General Mtra. Gabriela Montero Montiel Jefa del Centro de Educación a Distancia y Gestión del Conocimiento Mtro. Francisco Hernández Mendoza Coordinación Académica L.A. Heber Javier Mendez Grajeda Coordinación de Multimedios L.D.C.V. Verónica Martínez Pérez L.D.C.V. Susana Uraga Muñoz Diseño Editorial Digital COAUTORES Mtra. Ana Lilia Contreras Villagómez Mtro. Alfredo Corona Cabrera L.C. Reyna Coss García Mtra. Eva Elizabeth del Valle Córdova Mtro. Francisco Hernández Mendoza Mtra. Guadalupe Padilla Álvarez Mtra. Ana Rosa Rodríguez Merlos Mtra. Norma Zitlalli Avellaneda Ábrego

Contabilidad 1. Apunte electrónico Edición: Abril de 2019. D.R. © 2019 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO Ciudad Universitaria, Delegación Coyoacán, C.P. 04510, México, Ciudad de México. Facultad de Contaduría y Administración Circuito Exterior s/n, Ciudad Universitaria Delegación Coyoacán, C.P. 04510, México, Ciudad de México. ISBN: En trámite. Plan de estudios 2012, actualizado 2016. “Prohibida la reproducción total o parcial de por cualquier medio sin la autorización escrita del titular de los derechos patrimoniales” “Reservados todos los derechos bajo las normas internacionales. Se le otorga el acceso no exclusivo y no transferible para leer el texto de esta edición electrónica en la pantalla. Puede ser reproducido con fines no lucrativos, siempre y cuando no se mutile, se cite la fuente completa y su dirección electrónica; de otra forma, se requiere la autorización escrita del titular de los derechos patrimoniales.” Hecho en México.

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

Modalidad: A distancia Duración:

30 horas

Dirigido a: Personas jóvenes y adultas interesadas en el desarrollo y fortalecimiento de habilidades administrativas.

OBJETIVO PARTICULAR Al finalizar el módulo, el participante identificará las herramientas, conceptos, principios y técnicas contables básicos para analizar el interpretar la información contable de manera adecuada, para la elaboración de los estados financieros.

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MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

TEMARIO DETALLADO Módulo 2. Mecánica contable y registro de operaciones 2.1. Normas de Información Financiera (NIF) 2.2. Teoría de la partida doble 2.3. Cuentas de activo, pasivo y capital contable, IVA 2.4. Cuentas de orden 2.5. Cuentas de resultados 2.6. Flujo del proceso de la emisión de estados financieros 2.7. Balanza de comprobación y Balance General

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Horas

semanales

30 (una semana)

INTRODUCCIÓN En este segundo módulo, aprenderás algunos conceptos básicos para entender cómo se realiza la mecánica contable, principalmente para la elaboración correcta y adecuada de los Estados Financieros; conociendo los principios básicos para su elaboración y con las técnicas contables más esenciales la interpretación de la información financiera se facilita mucho. En los subsecuentes módulos continuarás aprendiendo las demás técnicas contables. ¿Qué es lo que se verá en este módulo?, en principio se aprenderán los fundamentos de las Normas de Información Financiera, su marco conceptual y la estructura de las mismas o normas particulares, para conocer la forma en que se establecen las bases de elaboración de estados financieros. Las NIF son mandatos u órdenes relacionadas con la información financiera de una entidad económica, con su estudio se sientan las bases para la presentación de los estados financieros ante la autoridad respectiva.

Junto con estos aspectos teóricos, se presentan los fundamentos de la teoría de la partida doble, como una forma de identificar los recursos de las entidades económicas y su fuente de financiamiento.

De esta forma se estudia la cuenta, como forma de llevar los registros financieros, así como los esquemas de mayor, se estudiará y comprenderá el fundamento de la ecuación contable, el análisis de las cuentas de activo, pasivo y capital, así como el IVA, su estudio financiero y tratamiento contable.

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Más adelante se analizan las cuentas de orden y sus implicaciones en el registro de la contabilidad financiera, así como las cuentas de resultados para la elaboración del Estado de Resultados, que implican el estudio de los ingresos, egresos, costos y gastos, para la obtención de la utilidad o el reconocimiento de la pérdida, dato imprescindible para la elaboración del Balance General.

Casi para finalizar este módulo se analiza el flujo de la información financiera para la comprensión de la elaboración de los estados financieros, desde el hecho económico que genera los comprobantes de las operaciones, pasando por los asientos contables, los libros de registro, y en resumen los estados financieros.

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2.1. Normas de Información Financiera (NIF)

P

ara el desarrollo de este tema es necesario primero definir lo que se entiende por “norma”. Según la real Academia de la Lengua Española, una norma es una regla que se debe seguir o a la que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc. Las normas también se entienden como mandatos u ordenamientos que una autoridad establece para su aplicación.

Una Norma de Información Financiera (NIF) se refiere a los mandatos u órdenes referentes a la información financiera de una entidad económica que regula su elaboración, estructura y presentación de acuerdo con los lineamientos establecidos por la autoridad correspondiente, en este caso la CINIF. El Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A.C., (CINIF), es el organismo independiente que, en congruencia con la tendencia mundial, asume la función y la responsabilidad de la emisión de las normas de información financiera en México.1 Las NIF, por lo anterior, se refieren al conjunto de pronunciamientos normativos, conceptuales y particulares que regulan la información contenida en los Estados Financieros y sus notas, en un lugar o fecha determinados, que son aceptados de manera amplia y generalizada por todos los usuarios de la información financiera.

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https://www.cinif.org.mx/imagenes/aticulos/SEP%2004%20EZ_CONT%20PUB.pdf

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Para el estudio de las Normas de Información Financiera (NIF) es necesario percibirlas desde su marco conceptual y a partir de las normas particulares que las conforman, tal como se muestra en el siguiente esquema: Necesidades y objetivos Postulados básicos Características cualitativas

Marco conceptual

Elementos de los estados financieros Conceptos de valuación Conceptos de presentación

Normas de Información Financiera

Conceptos de revelación

Estados financieros

Normas particulares

Conceptos específicos

Industrias especializadas

Figura 2.1. Estudio de las NIF

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Para entender cómo se estructuran las Normas de Información Financiera, vamos a analizar estos elementos, como se muestra a continuación:

Estructura de las Normas de Información Financiera.

Para entender cómo se estructuran las Normas de Información Financiera, vamos a analizar estos elementos, como se muestra a continuación

Estructura de las Normas de Información Financiera.

Normas Conceptuales

Conforman el llamado Marco Conceptual que fundamenta las bases de aplicación de las normas y los contenidos, características y lineamientos por seguir, a fin de emitir información financiera útil para la toma de decisiones. (Serie A).

Normas Particulares

Dan sustento a la aplicación de los procedimientos necesarios para la emisión de la información, incluyendo el tratamiento, revelación y presentación que debe darse a cada concepto que integra los estados financieros. (Series B, C, D, y E)

Interpretación a normas particulares

Apéndices que sirven para aclarar dudas en los procedimientos de la aplicación de las normas.

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Ahora bien, las Normas de Información Financiera se encuentran segmentadas para su mejor entendimiento y para proveer una estructura lógica de aplicación. Esta segmentación se presenta en forma de Series, de la “A” a la “E” en las que se aprecian los siguientes apartados: Serie A

Marco conceptual

Serie B

Normas aplicables a los estados financieros en su conjunto

Serie C

Normas aplicables a los conceptos específicos de los estados financieros

Serie D

Normas aplicables a los problemas de determinación de resultados

Serie E

Normas aplicables a las actividades especializadas de distintos sectores

Las NIF se expresan a partir de la Serie, un número secuencial que indica la norma de la que se está refiriendo, y para la localización específica de la información se reconocen los párrafos en los que está expresada la anotación. Así pues, y a manera de ejemplo, la información que tiene que ver con el marco conceptual y su definición, se encuentra en los párrafos 18 a 20 de la NIF A-1 (recordando que la serie A se refiere al marco conceptual): El marco conceptual es un sistema coherente de objetivos y fundamentos interrelacionados, agrupados en un orden lógico deductivo, destinado a servir como sustento racional para el desarrollo de normas de información financiera y como referencia en la solución de los problemas que surgen en la práctica contable.2 El Marco Conceptual proporciona, entre otras cosas:

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• un mayor entendimiento de la naturaleza, función y límites del sistema de información contable; • da sustento teórico para la emisión de NIF particulares evitando la arbitrariedad y las inconsistencias entre sí; • constituye un marco de referencia para aclarar términos, y con ello, • proporcionar una terminología estandarizada y común para los usuarios.

Los demás postulados de la serie A se resumen en: • NIF A-2: postulados básicos del sistema de información contable (fundamentos que rigen el ambiente en el cual va a operar) • NIF A-3: Identificación de las necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros.

• NIF A-4: Establecimiento de las características cualitativas que deben considerar los estados financieros para satisfacer sus objetivos • NIF A-5: Definición de los elementos básicos de los estados financieros • NIF A-6: Estandarización de los conceptos de reconocimiento y valuación de los elementos de los estados financieros (valuación, presentación, revelación y operación de la empresa en el sistema de información contable) • NIF A-7: Estandarización de los conceptos de presentación y revelación de los estados financieros (para que la información sea útil al usuario en la toma de decisiones) • NIF A-8: Bases para la supletoriedad en ausencia de NIF particulares (uso en lugar de que no exista una norma local que regule la emisión de la información financiera en algún aspecto específico).

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Hasta este momento habrás visto que la presentación de un marco conceptual y la emisión de normas de aplicación general sirve entre otras cosas, para auxilio en la elaboración de los estados financieros, la forma en que se va a presentar la información en éstos, como base para la emisión y desarrollo de las NIF, como referencia a la solución de problemas derivados de la interpretación de las normas y en general para la mejor práctica contable.

Normas Particulares, series B, C, D y E. En estas normas se establecen las reglas concretas que sientan las bases para reconocer las partes integrantes de los estados financieros, mismas que se dividen en normas de valuación, de presentación y de revelación. No solo se aplican estas normas en los estados financieros en su conjunto, sino que además se aplican a los conceptos más específicos y a las actividades especializadas. Las normas no pretenden establecer tratamientos contables para cada una de las operaciones de la entidad, sino que se refiere a la aplicación del juicio profesional del contador, lo que oriente la resolución de la mejor alternativa en el contexto de la misma operación.

Es muy común que se establezcan mecanismos de excepción, o alternativas en el alcance del tratamiento contable, ambigüedades en el contenido de los párrafos transitorios, parámetros subjetivos y por ello ocasionar para operaciones similares, resultados diferentes y la creación de inconsistencias. Todo esto conlleva a incrementar el nivel de complejidad de las normas y por lo general se emplean procedimientos particulares y adicionales, excesivas guías de interpretación y contabilización de las operaciones de manera diferente. Por ello las NIF definen un tratamiento general en la contabilización de las operaciones y el juicio profesional forma parte importante en la definición de un tratamiento contable para lograr la mayor utilidad de la información y con ello las vías de acción más adecuadas de acuerdo al tipo de organización en que se estén aplicando.

En vista de lo anterior, la actividad profesional del Contador reviste una importancia significativa en el desarrollo de sistemas de información contable más adecuados a las exigencias normativas de las entidades, siendo su labor mucho más allá de la teneduría de libros y el adecuado registro de las operaciones, transformándose, con ello, en un profesional capaz de realizar la correcta interpretación de la normatividad contable adoptando una postura más conveniente y proveyendo de mayores beneficios a la entidad sin afectar su imparcialidad y su integridad.

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Una vez que hemos comprendido la importancia de las Normas de Información Financiera para el adecuado registro, control e interpretación de la información en la entidad y con ello relacionando la importancia de las buenas prácticas contables para la mejor utilización de la información y la uniformidad en la aplicación de las reglas y procedimientos contables, toca ahora analizar cómo es que se realiza el registro de las operaciones financieras en la entidad, para lo cual se va a estudiar la Teoría de la Partida Doble a continuación.

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2.2. Teoría de la partida doble

L

a teoría de la partida doble plantea dos elementos fundamentales: los activos y los pasivos, los primeros sirven para identificar recursos y los segundos permiten identificar las fuentes de financiamiento de los recursos.

Hay que recordar que el ordenamiento contable en un punto o momento del tiempo, manteniendo el criterio de entidad, recoge los intereses tanto del activo como del pasivo.

Para mantener un equilibrio contable se debe obedecer a la lógica del siguiente esquema:

ACTIVO Identificar los recursos

Efectivo

PASIVO

Identificar fuentes de financiamiento de los recursos

Cuentas por cobrar

Proveedores

Existencias

Propietarios

Instalaciones

Figura 2.2. Lógica de la partida doble.

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Acreedores

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Este esquema nos ofrece un resumen de lo que significa el registro contable a partir del conocimiento de los elementos que se integran en los estados financieros.

Para entender la elaboración de éstos, es necesario comprender primero que las entidades están formadas por recursos, bienes o derechos, que se llaman activos, y fuentes de esos recursos u obligaciones que se denominan pasivos. El resultado de las operaciones hace que se incremente o disminuya el patrimonio o capital de la empresa.

Para que el contador ejecute (o quien realice la labor del manejo de la información contable), es necesario que se establezca un sistema de información contable, que permita el registro de las operaciones de la entidad y, con ello, se obtenga información para la toma de decisiones.

La partida doble se encuentra fundamentada en el postulado de la dualidad económica que se encuentra en la NIF A-2 y en ella se explica esta relación entre activos, pasivos y capital. De hecho, el balance general o estado de situación financiera, que se explicará con mayor detalle en el módulo 3, junto con el estado de resultados, mantiene este postulado vigente, ya que muestra los derechos, las obligaciones y el capital contable de la entidad.

En la literatura contable se describe a la partida doble como el procedimiento por medio del cual las operaciones de la entidad se deben registrar considerando, por un lado, la causa y, por otro, el efecto de la transacción, partiendo de que las operaciones conllevan un registro de por lo menos dos cuentas, que tienen el efecto de aumentar o disminuir.

Este efecto se registra en una cuenta por el lado del debe, como un cargo que sería una aplicación y, en contraparte, se hace una anotación en el haber o un abono, que sería un origen. Para comprender esta figura, explicaremos primero lo que es una cuenta.

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La cuenta La cuenta, es un registro donde se anotan, en forma clara, ordenada y comprensible, los aumentos o disminuciones que sufren, como consecuencia de las transacciones realizadas por la entidad, los conceptos del balance general y el estado de resultados.

Su objetivo es captar la historia de cada uno de los renglones de los estados financieros.

Esquemas de mayor Los esquemas de mayor son representaciones gráficas de un libro contable, conocido como libro mayor, donde se agrupan las cuentas que integran la contabilidad de una entidad.

Su forma de representación, para hacer más comprensible el registro, es por medio de una “T”, conocida como “esquema de mayor”, el cual se compone de dos partes: el debe, a la izquierda y el haber a la derecha CAJA

Cargos

1) 5, 000

800 (2

3) 7, 500

6,000 (4

5) 6, 200

4,000 (6

8) 11,000 9) 2,000 Mov. deudor 31, 700 Saldo deudor

El movimiento deudor es mayor que el movimiento acreedor, por lo tanto, el saldo es deudor

Abonos

200 (7

11, 000

Mov. acreedor

20, 700

El movimiento acreedor es mayor que el movimiento deudor, por lo tanto, el saldo es acreedor.

El movimiento deudor es igual que el movimiento acreedor, por lo tanto, la cuenta se encuentra saldada.

Figura 2.3. Ejemplo de esquema de mayor o cuenta “T”

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Todas las cuentas tienen un saldo que resulta de la diferencia entre la suma de los movimientos en el debe, o sea, cargos y la suma de los movimientos en el haber, o sea, abonos. Las cuentas del activo deben empezar con un registro en él debe y tener un saldo deudor; las cuentas de pasivo, con un registro en el haber y un saldo acreedor, así como las de capital. Para determinar el resultado de las operaciones de la entidad, las cuentas de ingresos deben iniciar con un registro en el haber y tener saldo acreedor, y las de egresos, con un registro en el debe y un saldo deudor.

Lo anterior permite concluir que las cuentas de activo se consideran de naturaleza deudora y las de pasivo y capital, de naturaleza acreedora. La suma de las cuentas deudoras debe ser igual a la suma de las cuentas acreedoras para mantener la dualidad económica en el balance general o estado de situación financiera.

Cuando se identifican estas situaciones en las cuentas de activo, pasivo y capital, estamos en posibilidad de iniciar los registros contables utilizando para ello las denominadas reglas del cargo y del abono, esto aplicando ciertas reglas de registro a las cuentas de cada rubro.

Esto es, una cuenta de activo se inicia con un cargo pues es entendible que éste se refiere a una aplicación de recursos y éstos están representados del lado izquierdo del esquema para representar sus aumentos.

Al incrementar el saldo de la cuenta de activo, se realizan movimientos del mismo lado izquierdo, indicando subsecuentes aumentos. Estas son aplicaciones pues en contraparte el efectivo disminuirá.

Para registrar disminuciones en cuentas de activo, basta con anotar del lado derecho los abonos, con lo cual se estará generando un origen de recursos, viéndose éste reflejado en el efectivo que se cobra, por los bienes que se deslindan o en obligaciones que se reducen.

Ahora bien, las cuentas de pasivo y capital se inician con un abono por el hecho de que éstos son considerados como obligaciones que se deben pagar, pero al mismo tiempo su reflejo es de un origen de recursos ya que se derivan de un financiamiento concedido por los proveedores al efectuar sus ventas con pagos en plazos.

Para aumentar un pasivo o capital se hacen más abonos y para disminuirlos basta con hacer cargos a la cuenta con lo cual se remite a una aplicación de recursos por la razón de que las obligaciones adquiridas se han cubierto (en el caso del pasivo) o se ha retribuido el capital a los accionistas (en el caso de la cuenta de capital).

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Con esto se puede entender más claramente la ecuación contable, la cual se muestra a continuación:

ACTIVO

PASIVO

CAPITAL

Para que se mantenga la igualdad entre ambos lados de la ecuación, es necesario analizar la siguiente imagen que permite relacionar estos términos:

(+)

ACTIVO

(-)

ACTIVO

(-)

PASIVO

(+)

PASIVO

(-)

CAPITAL

(+)

CAPITAL

Esto significa que, un aumento en el activo se puede equilibrar con una disminución en el activo en otra cuenta, o un aumento en el pasivo, o un aumento en el capital.

Una disminución en el pasivo puede darse por una disminución en el activo, un aumento en el pasivo, en otro rubro, o un aumento en el capital.

Una disminución en el capital puede darse por una disminución en el activo, un aumento en el pasivo o un aumento en el capital, en otro rubro.

Ejemplos de origen y aplicación de los recursos Para darnos una idea de lo que significa la partida doble en cuentas y operaciones comunes, vamos a identificar de qué manera se lleva ésta en el registro contable:

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a) Cuando se incrementa el activo, por ejemplo, al adquirir bienes de uso duradero, aquí hay una aplicación de recursos, pues el dinero en efectivo disminuye al realizar el pago de dichos bienes, pero aumenta la cuenta de activo de los mismos por el importe pagado. La aplicación del recurso es la compra de bienes en efectivo. b) Cuando se venden mercancías a crédito, y se llega el momento del cobro a estos clientes, entonces estamos ante un origen de recursos, pues la cuenta de clientes al momento del cobro va a disminuir por el importe de las ventas cobradas a crédito, pero representan una entrada de efectivo a la empresa, por lo que la cuenta del dinero va a aumentar. El origen de los recursos monetarios se da a partir de la venta de mercancías. c) Otro ejemplo, con el pasivo y el capital se puede apreciar cuando éstos aumentan, lo cual significa un origen de recursos. Esto es, al aumentar el pasivo o el capital, no necesariamente se trata de un desembolso de efectivo, por lo que el banco o la cuenta de efectivo no aumentará, pero sí puede referirse la operación a una compra de bienes a crédito, o servicios financieros que aportarán en un futuro cercano, un beneficio a la empresa. Por eso el origen está en el servicio proporcionado por el acreedor comercial o financiero. d) En este mismo sentido, la disminución de los pasivos o el capital representan una aplicación de recursos; si podemos visualizar que al disminuir el pasivo estamos seguramente ante un pago o cumplimiento de la obligación adquirida en un pasado, y al llegar la fecha del pago se hace disminuyendo el efectivo correspondiente. La aplicación en este caso es la transferencia del efectivo.

La partida doble, entonces, es una demostración de que la contabilidad representa un equilibrio en la entidad, identificando una dualidad que, por un lado, indica el origen y, por otro, la aplicación de los recursos. En otras palabras, la partida doble expresa que a todo origen de recursos corresponde una aplicación de éstos.

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2.3. Cuentas de activo, pasivo y capital contable, IVA Recordando el tema anterior, se explicó el concepto de la teoría de la partida doble, que incluye un concepto muy interesante que es la dualidad económica. En este tema también se exponen algunas de las reglas del cargo y del abono y la fórmula de la ecuación contable:

PASIVOS

CAPITAL

ACTIVOS

Figura 2.4. Ecuación contable.

Donde:

Pasivos. Son financiamientos de terceros no vinculados a la propiedad.

Capital. Es el financiamiento de los propietarios.

Activos. Son los recursos con potencial generador de ingreso.

Se podrán distinguir las principales características y la naturaleza de las cuentas a través de las diferentes categorías en que se clasifican.

Todos estos conceptos son necesarios para entender cómo se elaboran los estados financieros, iniciando con el balance general y el estado de resultados, y la forma correcta de efectuar los registros contables en los diversos libros especiales para tal efecto, como el diario y el mayor.

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Activos Los activos son todos los bienes y derechos que posee una empresa.

La NIF C - 6 define a un activo como aquel:

a) Controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados. b) Del que se espera obtener, en el futuro, beneficios.

Las cuentas de activo se clasifican según su disponibilidad, es decir, la facilidad con que se puedan convertir estos derechos en dinero (efectivo). Por ejemplo, es más fácil que se pueda disponer de dinero de la caja o de los bancos a que se venda determinada mercancía del almacén.

Las principales cuentas de activo son:

22

1

Caja

2

Bancos

3

Mercancías

4

Clientes

5

Documentos por cobrar

6

Deudores diversos

7

Terrenos

8

Edificios

9

Mobiliario y equipo

10

Equipo de cómputo

11

Equipo de entrega o reparto

12

Depósitos en garantía

13

Gastos de instalación

14

Papelería y útiles

15

Propaganda o publicidad

16

Prima de seguros

17

Rentas pagadas por anticipado

18

Intereses pagados por anticipado

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Los activos tienen 3 rubros que es importante agrupar para su mejor tratamiento y su representación adecuada en los estados financieros:

Activos circulantes

Activos fíjos o no circulates

Activos intangibles

Figura 2.5. Los tres rubros de los activos.

Los activos circulantes, entre los que se encuentran: caja, bancos, mercancías, clientes, documentos por cobrar a corto plazo, deudores diversos. Su disponibilidad es mayor que los activos fijos y son más capaces de convertirse en efectivo. Su valoración es menor a un año.

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Los activos fijos o no circulantes, entre los cuales se encuentran las siguientes cuentas: papelería y útiles, equipo de transporte o de entrega y reparto, mobiliario y equipo, maquinaria y equipo, equipo de cómputo, herramientas y otro equipo de operación, moldes, troqueles, negativos y otras partidas análogas, anticipos a proveedores, edificios, terrenos. Se consideran fijos porque no están previstos de origen, para su venta o comercialización, sino para el uso de la entidad, para la producción o para servicio de las demás operaciones.

Los activos intangibles, son aquellos activos no monetarios identificables, sin sustancia física que generan beneficios económicos futuros controlados por la entidad. Entre las características de los activos intangibles encontramos las siguientes:

a) Representan costos que se incurren o privilegios que se adquieren con la intención de que aporten beneficios económicos específicos a la entidad, en el sentido de que esas operaciones reduzcan costos o aumenten ingresos. b) El hecho de que los beneficios futuros carezcan de características físicas, no impide que se les pueda considerar como activos válidos.

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Ejemplo de estas cuentas son la amortización de gastos, que es la distribución sistemática del costo de un activo intangible de vida definida entre los años de su vida útil estimada, las primas de seguros que se pagan por anticipado y generan un derecho, así como las rentas que se pagan por anticipado regularmente, y los depósitos en garantía por algún servicio o bien recibido o por recibir.

Pasivos Las cuentas de pasivo se clasifican según su exigibilidad, que es la rapidez con que se tienen que cubrir las obligaciones. En este sentido, a una empresa le es necesario pagar lo más rápido posible un documento que firmó a determinado plazo (documentos por pagar), a fin de evitar que le cobren intereses moratorios, o cubrir la deuda que tiene con sus proveedores, pues de lo contrario no tendría las mismas facilidades para que le sigan surtiendo y pueda atender la demanda de sus clientes.

Todos los pasivos de la entidad necesitan ser valuados y reconocidos en el balance general. Y para esto deben cumplir con las características de ser una obligación presente, donde la transferencia de activos o prestaciones de servicios sean virtualmente ineludible y surja como consecuencia de un evento pasado.

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Adeudos posteriores a un año o al ciclo normal de operación (si es mayor)

Pasivo a largo plazo

Considerar: -Agrupación de pasivos de naturaleza semejante -Condiciones de exigibilidad -Importancia relativa

Figura 2.6. Consideraciones generales del pasivo a largo plazo.

Extinción de pasivos

Ingreso o egreso

No importa si ocurre anticipado a la fecha de su vencimiento o posterior a esta fecha

Estado o resultados

Partidas especiales

Figura 2.7. Consideraciones de la extinción de los pasivos.

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Las principales cuentas de pasivo son:

1

Proveedores

2

Documentos por pagar

3

Acreedores

4

Acreedores bancarios

5

Intereses cobrados por anticipado

6

Rentas cobradas por anticipado

Los pasivos se valúan de tal manera que el orden en el balance responde a su mayor EXIGIBILIDAD, esto es, que el proveedor o acreedor nos exija su cumplimiento en un periodo determinado, cuanto menor es el plazo de reposición o cumplimiento, más arriba del balance se coloca la cuenta (pasivo circulante o a corto plazo), como los adeudos a proveedores así reconocidos. A exigencias mayores a un año, se refiere los pasivos no circulantes o a largo plazo, como el acreedor hipotecario, por ejemplo, cuya demanda va más allá de los cinco o diez años, según el contrato.

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Capital contable Se conforma por capital contribuido y ganado o déficit.

• El contribuido se conforma con las aportaciones o donaciones recibidas de los socios.

• El ganado corresponde al resultado operativo de la entidad y a otros eventos que lo afecten.

El capital contribuido está conformado por:

• Capital social • Aportaciones para futuros aumentos de capital • Prima en venta de acciones • Donaciones

El capital ganado está conformado por: • Utilidades retenidas incluyendo las aplicadas a reservas • Pérdidas acumuladas • Exceso o insuficiencia en la actualización del capital

Todos los elementos del capital se expresan en unidades monetarias a la fecha del balance. El capital social representa el valor nominal de las acciones suscritas y pagadas.

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Las principales cuentas del capital contable son:

1

Capital social

2

Aportaciones para futuros incrementos

3

Prima en venta de acciones

4

Utilidades acumuladas

5

Reservas

6

Utilidad de ejercicio

Tratamiento contable del IVA El impuesto al valor agregado es un impuesto directo al consumo, indistintamente si se compra o se vende. Desde el punto de vista contable, si se compra mercancía, se paga un impuesto de 16% sobre el valor de los productos vendidos, que después se podrá disminuir del IVA que, por lógica, se genera cuando se venden artículos o prestan servicios, el cual aplica la misma tasa de 16%.

Tradicionalmente se ha manejado el IVA en dos cuentas de mayor que se registran:

El activo

El pasivo

Corresponda al IVA acreditable y proviene de la compra de mercancias que, por naturaleza, representa una aplicación de recursos.

Corresponda al IVA por pagar, que proviene de la venta de mercancías y por naturaleza representa un origen de recursos.

Figura 2.8. Origen del IVA para Activos y para Pasivos.

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De acuerdo con la ley del impuesto al valor agregado, al final de cada periodo mensual se debe presentar una declaración de impuestos de tipo definitiva, en la cual se pagará la diferencia que resulte de comparar el IVA por pagar contra el IVA acreditable, siempre que el saldo de la cuenta de pasivo sea mayor que el de activo. Por el contrario, si el IVA acreditable resultase mayor que el IVA por pagar, entonces se tendrá un saldo a favor, y se podrá disminuir del impuesto a cargo del siguiente periodo mensual.

Reglas del cargo y el abono para las cuentas de IVA. IVA acreditable pagado: Cargos:

Al inicio del ejercicio, por el saldo que se tiene derecho de compensar contra otro impuesto (por el saldo a favor del ejercicio anterior y que se optó por no pedir devolución). Dicho saldo deberá traspasarse a una cuenta denominada IVA por compensar.

Durante el ejercicio, por el importe trasladado en la compra de mercancías, bienes y servicios en efectivo.

Por cada parcialidad o importe pagado en efectivo de la cuenta IVA pendiente de acreditar.

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Abonos:

Por el importe que originen las devoluciones, rebajas o descuentos sobre compra de mercancías o cancelación de servicios en efectivo.

Por el importe de su saldo al trasladarse a IVA por pagar o a impuestos por pagar (mensual o anual en efectivo).

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IVA pendiente de acreditar: Cargos:

Abonos:

Al inicio del ejercicio, por el saldo que se tiene derecho de acreditar (por las adquisiciones a crédito).

Por el importe que originen las devoluciones, rebajas o descuentos sobre compra de mercancías o cancelación de servicios a crédito.

Durante el ejercicio, por las adquisiciones que se efectúan a crédito.

Por cada parcialidad o importe que se pague en efectivo se deberá traspasar a la cuenta IVA acreditable pagado.

Saldo deudor: Representa el importe pendiente de acreditar por adquisiciones a crédito.

IVA Trasladado cobrado: Cargos:

Por el importe que originen las devoluciones, rebajas o descuentos sobre ventas en efectivo.

Por el importe que propicie la cancelación de ventas o prestación de servicios en efectivo.

Por el traspaso a impuestos por pagar.

Abonos:

Por el importe que originen las ventas de mercancías o la prestación de servicios en efectivo.

Por cada parcialidad o importe que nos paguen en efectivo de la cuenta IVA trasladado pendiente de cobro.

Saldo acreedor: El saldo de esta cuenta deberá traspasarse cada mes a impuestos por pagar (por lo que la cuenta quedará saldada mensualmente).

31

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

IVA Trasladado pendiente de cobro: Cargos:

Abonos:

Por el importe que originen las devoluciones, rebajas o descuentos sobre ventas a crédito.

Por el importe que propicie la cancelación de ventas o prestación de servicios a crédito.

Por cada parcialidad o importe que nos paguen en efectivo se deberá traspasar a la cuenta IVA trasladado cobrado.

Por el importe que originen las ventas de mercancías o la prestación de servicios a crédito.

Su saldo acreedor representa el IVA pendiente de cobro.

Ajuste mensual del IVA La misma ley del impuesto al valor agregado señala que el IVA debe ser controlado por flujos de efectivo, lo cual quiere decir que solamente se considerará, en el cálculo del pago de impuestos, el monto del IVA acreditable que efectivamente se haya pagado a los proveedores o acreedores, y que de esa forma aparezca descargado del estado de cuenta bancario; lo mismo aplica en el IVA por pagar, debido a que solamente se considerará para el pago del impuesto el IVA que provenga de transacciones por las que ya se haya recibido el pago correspondiente y que se encuentra registrado en el estado de cuenta al final del periodo.

IVA por cobrar Cargo

Abono Importe de IVA que ha sido pagado en las operaciones de aplicación de recursos.

Importe de la cuenta IVA trasladado cobrado.

Figura 2.9. Identificación del IVA por cobrar, a partir del saldo en la cuenta.

32

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

IVA por pagar Cargos:

Importe trasladado de la cuenta IVA acreditable pagado (mensual o anual).

Abonos:

Importe de la cuenta IVA trasladado cobrado.

El saldo acreedor representa el IVA a pagar del periodo; el saldo deudor, el IVA a favor (se puede pedir su devolución al fisco o acreditar en el siguiente periodo).

El manejo del IVA, aun cuando aparenta ser complicado, sólo requiere un poco de atención con el objeto de registrarlo correctamente en la cuenta que corresponda.

Los traspasos de una cuenta a otra se efectuarán al cierre, cuando es posible corroborar de forma directa, en el estado de cuenta, que las operaciones han sido cobradas o pagadas, pues aquéllas que no aparezcan en el estado de cuenta bancario deberán quedarse en la cuenta inicial hasta el siguiente periodo mensual o hasta que aparezcan en el estado de cuenta.

33

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

2.4. Cuentas de orden En ocasiones suceden eventos que es necesario considerar en la contabilidad, aunque todavía su efecto no se pueda valorar exactamente, pudiendo ocasionar un fuerte desembolso de manera repentina o un gasto de manera continua durante mucho tiempo. También puede ser que el beneficio a la empresa no pueda valorarse de manera precisa y se tenga que hacer un registro de manera provisional. En estos casos se recurre a las cuentas de orden y pueden ser tanto para el activo como para el pasivo, dependiendo del efecto que se espere.

Los Activos contingentes: Un activo contingente es un activo de naturaleza posible, surgido a raíz de sucesos pasados, cuya existencia ha de ser confirmada sólo por la ocurrencia o, en su caso, por la no ocurrencia, de uno o más eventos inciertos en el futuro, que no están enteramente bajo el control de la entidad Para cumplir con el precepto de la Realización, la entidad no debe proceder a reconocer ningún activo contingente. No obstante, cuando la realización del ingreso sea prácticamente cierta, el activo correspondiente que no es de carácter contingente, por lo que es, en este caso, apropiado proceder a reconocerlo.

Como ejemplo, se puede considerar una demanda que la empresa haya promovido por, digamos, violación a los derechos de autor. En este caso el acusado deberá resarcir a la empresa un beneficio que pudiera haberse generado y del cual se benefició en lugar de la empresa. Si el juicio queda a favor de la empresa, entonces ya se puede reconocer el activo o derecho por reclamar, pero de momento no se conoce la cifra exacta o el resultado posible, eso le da el carácter de contingente.

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MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

Pasivos contingentes Un pasivo contingente es una obligación posible, surgida a raíz de sucesos pasados y cuya existencia ha de ser confirmada sólo por la ocurrencia o no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro, que no están enteramente bajo el control de la entidad; o una obligación presente, surgida a raíz de sucesos pasados, que no se ha reconocido contablemente porque: a) No es probable que para satisfacerla se vaya a requerir una salida de recursos que incorporen beneficios económicos. b) El importe de la obligación no pueda ser medido con la suficiente fiabilidad.

La entidad no debe proceder a reconocer contablemente una obligación de carácter contingente. Por el contrario, deberá informar acerca de la obligación en cuestión los estados financieros, salvo en el caso de que la salida de recursos que incorporen beneficios económicos tenga una probabilidad remota. 2

Un ejemplo de esto se presenta cuando hay un juicio laboral, si uno de los empleados nos demanda como empresa, el resultado de la posible indemnización, se dará al finalizar el juicio, y estos por lo general son tardados. En estos casos se abren cuentas de orden para prevenir el posible efecto negativo si es que llegara a darse el resultado en contra, y a la par abrir una cuenta de una provisión, que es un apartado de dinero para resolver estas eventualidades sin afectar la liquidez de la empresa.

Algunos ejemplos de cuentas de orden:

2

35

Fuente: NIC 37, (2009). Provisiones pasivos contingentes y activos contingentes. (Emitida 1, 01, 2009). Recuperado el 6 de febrero de 2020 de https://www.nicniif.org/files/u3328/IAS37.p

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

1

Jucios laborales

5

Avales

2

Mercancías en consignación

6

Montos asegurados

3

Juicios penales

7

Depreciaciones fiscales

4

Juicios en proceso

Como se muestra en la figura anterior, las cuentas de valor se presentan al pie del estado de situación financiera, y deben llevar un encabezado titulado “cuentas de orden”.

Por lo general se presenta una sola cuenta (deudora o acreedora), la cual identifica el derecho o la obligación contingente en su contabilización, se usa en pares, sus nombres tienen una relación directa, ejemplo:

• Mercancías en consignación • Consignación de mercancías

36

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

2.5. Cuentas de resultados Las cuentas reales de resultados se dividen en ingresos, costos y gastos; donde se registran operaciones que afectan los resultados financieros de la organización.

El Estado de resultado integral refleja la rentabilidad de un negocio. Todas las organizaciones mercantiles tienen como objetivo primordial obtener ganancias o utilidades, por lo que llevan a cabo operaciones e invierten recursos. Ahora bien, para conocer la eficiencia financiera y operativa de la entidad, se genera el estado de referencia.

En éste se presenta un resumen del desempeño organizacional, comparando los ingresos obtenidos por una entidad en un periodo específico con los costos y gastos efectuados para obtenerlos. Por esa razón, el Estado de resultado integral es dinámico, pues justamente presenta cifras que reflejan las operaciones por periodos.

Los elementos que lo integran son los siguientes: Ingresos. Se integra principalmente por la entrada de dinero que genera una entidad por la venta de inventarios, prestación de servicios o cualquier otro concepto que se derive de sus actividades de operación y que representan la principal fuente de riqueza de una entidad.

Costos. El valor de los recursos que se entregan o prometen entregar a cambio de un bien o servicio adquirido por la entidad, con la intención de generar un ingreso. La cuenta más representativa en la contabilidad es el “costo de venta”.

Gastos. Son erogaciones necesarias que coadyuvan a la generación de los ingresos y con un impacto desfavorable en la utilidad. Tanto los gastos como los costos deben identificarse con el ingreso que lo generó.

Resultado integral. Existen otros elementos a considerar en el estado de referencia y que inciden en el resultado del ejercicio. El resultado integral de financiamiento “RIF”, se integra por partidas de ingresos y gastos relacionadas con actividades de tipo financiero.

Impuesto a la utilidad. Es el importe base para la cuantificación de los impuestos a cargo de las empresas: el impuesto sobre la renta (ISR). Cabe precisar que el ISR no es el único impuesto, por lo que recomendamos verificar el régimen tributario.

37

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

Ejemplo de un estado de resultados, para identificar la posición de las cuentas: EL BUEN PROVEEDOR S.A

Estado de resultado integral 1o de enero al 31 de diciembre del año 20XX (Pesos)

Ventas Devoluciones sobre ventas Descuentos rebajas sobre ventas Ventas netas Inventario inicial Compras Devoluciones sobre compras Descuentos sobre compras Compras netas Inventario final Costo de ventas

$ 2,000,000.00 75,000.00 25,000.00 1,900,000.00 170,000.00 900,000.00 60,000.00 40,000.00 80,000.00 110,000.00 86,000.00

Utilidad bruta

1,040,000.00

Gastos Generales Gastos de administración Gastos de venta Otros ingresos y Gastos Otros gastos Otros ingresos Resultado Integral de Financiamiento Gastos por intereses Ingresos por intereses

300,000.00 240,000.00

540,000.00

22,000.00 12,000.00

10,000.00

35,000.00 55,000.00

Utilidad o Pérdida antes de Impuestos a la Utilidad

Figura: 2.10 Ejemplo de un estado de resultados

38

20,000.00 $ 510,000.00

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

Clasificación de sus elementos Por otra parte, la NIF A-5 se refiere a los siguientes conceptos como esenciales para el Estado de resultado integral (NIF A-5. párrafo 41)

• • • •

Ingresos, costos y gastos.

Utilidad o pérdida neta.

Otros resultados integrales (ORI).

Resultado integral.

En adición a lo anterior se deben mostrar, cuando así proceda, las siguientes secciones en las que se clasifican sus cuentas: a) Operaciones discontinuadas: Representado por los ingresos, costos y gastos derivados de la no operación (área o sector de la entidad que no está en funcionamiento), donde se deben incluir netos de ISR y PTU. b) La utilidad o pérdida de las operaciones discontinuadas Para lo cual, ordena los conceptos de la siguiente manera: • Ingresos ordinarios (ventas netas) • Ventas de inventarios de una entidad o la prestación de servicios que constituya la actividad propia de su giro.

• Costos de los ingresos ordinarios (costo de ventas) • Costo de adquisición de los artículos vendidos o el costo de los servicios prestados.

• Gastos ordinarios, todas aquellas erogaciones que surgen de las actividades propias del giro de una entidad, que no representen un costo.

39

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

La NIF B-3 identifica los siguientes niveles de utilidad: • Bruta: Diferencia de los ingresos menos el costo de venta.

• De operación. Se refiere a la actividad habitual de la entidad durante un periodo específico. En este apartado incluimos ingresos por venta de mercancías, costo de lo vendido, utilidad bruta, gastos generales y utilidad (o pérdida) en operación.

• Antes de impuestos a la utilidad, parte relativa a transacciones derivadas de operaciones netamente financieras conocidas como RIF (intereses, fluctuaciones cambiarias, ganancias o pérdidas inflacionarias).

• Utilidad después de impuestos a la utilidad. Es el importe neto después de aplicar o determinar el ISR. • De operaciones discontinuas. En esta parte se presentan las utilidades o pérdidas causadas por operaciones que desaparecen o dejan de funcionar (discontinuas), en un segmento de negocios (por ejemplo, una empresa que ya no forme parte de un grupo, un departamento, una línea de productos, etcétera).

40

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

2.6. Flujo del proceso de la emisión de estados financieros Consiste en conocer las características de cada transacción que realiza la empresa, en cuanto a su naturaleza, contenido y los efectos que tendrá en la situación financiera y económica de la entidad.

Para generar los estados financieros, deben procesarse todas las operaciones que realice una entidad, así como los sucesos que ocurran en la economía de un país o de un sector que afecten directamente la estructura financiera de aquélla. Esas operaciones deben tener un sustento que las ampare, conocido como documento fuente o documento probatorio.

Flujo de la información en la contabilidad

Hechos económicos

Asientos y acumulación de las operaciones

Libros contables

Resumen EEFF

Figura 2.11. Flujo de la información en la contabilidad.

A partir de las transacciones debidamente identificadas, se procede al registro contable, en conceptos específicos, llamados cuentas, en dos libros: diario y mayor.

Cuando concluye un periodo determinado (legalmente, un año, aunque se realizan cortes mensuales) obtenemos las cantidades acumuladas en las cuentas y se integra un documento de control denominado balanza de comprobación para, finalmente, presentar los estados financieros.

41

Esto parece sencillo, pero implica el conocimiento de toda una serie de reglas, métodos y procedimientos (que serán presentados con mayor profundidad en los temas siguientes). Por ahora, basta con empezar a identificar el proceso de elaboración de los estados financieros, que sintetizamos a continuación:

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

Auxiliar

Documento fuente

Diario

Mayor

Balanza de comprobación

Estados financieros

Auxiliar

Figura. 2.12 Proceso de elaboración de los estados financieros.

Partiendo de los documentos fuente (facturas, notas, cheques, pólizas, etc.) se integran los registros en el Libro Diario empleando los “asientos contables”. La siguiente figura muestra un típico asiento de diario con el rayado tradicional.

Fecha

Folio

Concepto

Parcial

Debe

Haber

-2 A05-01

5100

Costos de ventas

1300

Almacén

1300.10

-Art. A Salida de mercancía del almacén para su venta.

42

100,000.00 100,000.00 100,000.00

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

En este ejemplo se pueden apreciar los siguientes elementos:

a) Registro de la fecha en la primera columna b) Registro del folio que identifica la operación, en la segunda columna. También lleva este folio el número de la cuenta que procede del “catálogo de Cuentas” formal de la entidad. En este ejemplo la cuenta 5100 corresponde a una cuenta de resultados, denominada “Costo de Ventas”. La cuenta 1300 es de Balance y se refiere al “Almacén”. Entonces en el folio 1300.10 se ve el asiento de la cuenta del almacén (1300), indicando una secuencia (10) para la primera operación de esta cuenta en el periodo. c) Los nombres de las cuentas y la descripción de la operación, se ven en la tercera columna. d) La cuarta columna de “parcial” se emplea cuando hay suboperaciones en el mismo asiento, para indicar registros parciales, que, al sumarlos, se llevarán al debe o al haber. e) Las columnas finales muestran las cantidades que van a cargarse o abonarse en las cuentas respectivas.

Anotación de registros auxiliares Se refiere al registro de algunas transacciones frecuentes en registros auxiliares, los que se acumulan por períodos mensuales y que al término de cada mes se resumen en un solo asiento de Diario. Esto permite reducir la cantidad de asientos y registros en los libros Diario y Mayor. Cabe indicar que hay transacciones que no necesariamente se registran en libros auxiliares y su asiento se efectúa directamente en el Libro Diario.

Tal es el caso de la depreciación, el costo de ventas, la distribución de resultados, entre otras.

43

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

El Roble, S.A. Auxiliar de Compras MESAS MODELO A Fecha

Proveedor

Forma de pago

Crédito 02-Ene

El unicornio (1201-0001)

Contado

Tiempo

Factura

Plazos

Parcialidades

30 d

1

100%

Costo unitario

Unidades

IVA

Acreditado 8050

500

500.00

500

SUMAS

Subtotal

Total

Por acreditar

250,000.00

40,000.00

290,000.00

250,000.00

40,000.00

290,000.00

Para facilitar el registro al cierre del periodo, se emplean los “esquemas de mayor” que son representaciones sencillas de cada una de las cuentas que integran el sistema contable de la entidad. Se abre un esquema para cada cuenta y en él se anotan las cifras correspondientes en el debe o el haber.

El Roble, S.A. Traspasos a esquemas de mayor

1102

1101 Caja 1 S

50,000.00 50,000.00

Bancos 1 2

S

1 S

44

40,000.00 40,000.00

58,000.00 23,200.00 81,200.00

1200

1103 Instrumentos financieros

100,000.00 232,000.00 332,000.00 250,800.00

Clientes 1 S

100,000.00 100,000.00

4 6

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

En la imagen anterior se aprecian los registros (parciales) en la parte izquierda de los cargos y en la parte derecha los abonos. Los números con el paréntesis indican el número de la operación que se registró para su fácil localización. Al final la letra “S)” muestra el saldo sumando los registros de cada columna. Estos saldos son los que van a ser determinantes en el pase al Mayor y el cierre de las cuentas al final del ejercicio.

Veamos la cuenta de BANCOS, como aparece en el esquema de mayor: 1102 Bancos 1 3

S

100,000.00 232,000.00 332,000.00 250,800.00

58,000.00 23,200.00 81,200.00

4 6

En la balanza de comprobación se anotan los movimientos que tuvo durante el periodo cada una de las cuentas, así como los saldos finales que arroja la suma matemática de las columnas. La balanza de comprobación tendrá un resultado como el siguiente (ver cuenta de bancos): El Roble, S.A. Balanza de Comprobación al 31 de enero de 20X2 (Cifras en pesos m.n.)

Balanza de Movimientos

Folio

Cuenta

DEUDOR

1101

Caja

50,000.00

1102

Bancos

332,000.00

1103

Instrumentos financieros

40,000.00

ACREEDOR

Balanza de Saldos

DEUDOR

ACREEDOR

50,000.00 81,200.00

250,800.00 40,000.00

Figura. 2.13. Ejemplo de balanza de comprobación. Detalle de Bancos.

45

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

Se puede observar que la suma de los movimientos en el debe (lado izquierdo) suman 332,000 y la suma de los movimientos en el haber (lado derecho) suman 81,200.

Ambas cifras se ven reflejadas en la balanza, en las columnas de movimientos; en las columnas de saldos, solo si el resultado es mayor en el lado izquierdo será resultado deudor, y si es mayor en el lado derecho, será resultado acreedor. En este caso la cuenta de bancos arroja un resultado deudor, de 250,800 (resta de 332,000 menos 81,200).

Proceso de ajuste y operaciones de cierre Efectuado el balance de comprobación, este proceso consiste en transferir parcial o totalmente los saldos de las cuentas del Libro Mayor a otras cuentas y en efectuar los asientos de cierre del período, a fin de obtener los saldos finales de dichas cuentas y que éstos integren adecuadamente los estados financieros.

Elaboración de los estados financieros Fase final del ciclo contable, referida a la elaboración de los estados financieros con los saldos finales de las cuentas del Mayor, ordenadas según criterios de presentación de la información financiera.

La composición y detalle de los saldos de las cuentas del balance general y el estado de pérdidas y ganancias se debe consignar en el libro de inventarios y balances.

46

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

Proceso del registro contable y emisión de estados financieros

1. Las transacciones se analizan y registran en el diario.

Documentos

Diario

2. Las transacciones se pasan del diario al mayor.

Diario

Mayor

3. Se prepara la balanza de comprobación.

Balanza de Comprobación

Estados Financieros

Figura 2.14. Proceso de registro contable y emisión de estados financieros.

47

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

2.7. Balanza de comprobación y Balance General El balance general muestra información relativa a una fecha determinada sobre los recursos y las obligaciones financieras de la entidad. Para estar seguros de que la información presentada en los estados financieros es correcta, matemáticamente hablando, se debe realizar un proceso de comprobación de los asientos y los saldos registrados en la contabilidad.

Para corroborar lo anterior, es necesario generar un documento contable, denominado “Balanza de Comprobación” que, si bien no corresponde a un estado financiero básico, sí se puede considerar que representa un paso previo a la elaboración de los estados financieros, que otorga seguridad y confianza para la elaboración de estos.

Este documento deberá contener:

1

Número de la cuenta

2

Nombre de la cuenta o concepto contable

3

Movimiento deudor y acreedor que presentó la cuenta durante el periodo.

4

Saldos finales, tanto deudor como acreedor, del periodo.

Figura. 2.15. Elementos de la balanza de comprobación (primera etapa de elaboración).

48

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

Es importante señalar que los saldos iniciales de cada cuenta se consideran en las sumas mediante las que se genera el movimiento deudor y acreedor de cada cuenta de mayor.

La elaboración de la balanza de comprobación permite:

Corroborar que se han efectuado correctamente los registros y, en su caso, detectar los posibles errores que se hayan presentado en el proceso y corregirlos a tiempo para elaborar correctamente los estados financieros.

Por lo anterior, la segunda parte del procedimiento lógico que se ha establecido para el registro de operaciones quedaría definido como sigue: Cálculo de balanza de comprobación

Elaboración de asientos de cierre

Elaboración de la balanza de comprobación de cierre

Preparación de estados financieros

Figura. 2.16. Segunda parte de la elaboración de estados financieros

En las cuentas reales del balance se registran operaciones que afecten la situación financiera de la organización, por tanto, intervienen los activos, los pasivos y el patrimonio.

49

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

Balance general (Cuentas del activo, pasivo y patrimonio acumuladas al fin del periodo)

Estado de cambios en el capital contable (Aumentos y disminuciones de las cuentas patrimoniales

Balanza de comprobación

Estado de resultados integral (Ingresos, costos y gastos del periodo)

Estado de flujos de efectivo (Ingresos y salidas de dinero o su equivalente)

Figura. 2.17. La Balanza de Comprobación como parte central de la elaboración de los Estados Financieros básicos

Ahora se presenta un ejemplo de una balanza de comprobación que incluye diversos elementos que se detallan a continuación:

50

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

El Roble, S.A. Balanza de Comprobación al 31 de enero de 20X2 (Cifras en pesos m.n.)

Balanza de Movimientos

51

ACREEDOR

Balanza de Saldos

Folio

Cuenta

DEUDOR

DEUDOR

1101

Caja

50,000.00

1102

Bancos

332,000.00

1103

Instrumentos financieros

40,000.00

40,000.00

1200

Clientes

100,000.00

100,000.00

1210

IVA acreditable

8,000.00

8,000.00

1211

IVA por acreditar

48,000.00

1300

Inventario

200,000.00

200,000.00

1400

Pagos anticipados

10,000.00

10,000.00

5500

Compras

350,000.00

350,000.00

5501

Dev. s/ compras

2101

Proveedores

2103

ACREEDOR

50,000.00 81,200.00

1,600.00

250,800.00

46,400.00

10,000.00

10,000.00

498,000.00

486,400.00

Acreedores

50,000.00

50,000.00

2104

Préstamos bancarios

50,000.00

50,000.00

2108

IVA trasladado

32,000.00

28,800.00

3101

Cap. Social

250,000.00

250,000.00

4100

Ventas

200,000.00

200,000.00

4101

Dev. s/ventas

20,000.00

SUMAS

1´172,800.00

11,600.00

3,200.00

20,000.00 1´172,800.00

1´172,200.00

1´075,200.00

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

a) Como todos los documentos contables, contiene los datos de la entidad, el documento en cuestión, en este caso la definición de la Balanza de Comprobación, el periodo que registra, la referencia de la moneda. Todo esto en el encabezado. b) En la primera columna se registra el folio, o el número de la cuenta contable que se está representando. c) En la segunda columna se anotan las cuentas contables que se detallarán, para la elaboración de los estados financieros. Siempre en el orden descendente del catálogo de cuentas. d) En la tercera y cuarta columnas se anotan los resultados de los movimientos de cada cuenta, tanto los saldos acreedores como los deudores. Esta parte del documento se denomina balanza de movimientos. e) En las columnas quinta y sexta se anotan los saldos de las cuentas, debido a que algunas cuentas tendrán movimientos tanto deudores como acreedores y en la balanza de movimientos se anotan ambos, es necesario hacer la resta de los movimientos deudores menos los acreedores. El resultado, ya sea saldo deudor o saldo acreedor, se anota en esta sección, que se denomina balanza de saldos. f) Con la información de la última parte, se elaboran los estados financieros.

52

RESUMEN En este segundo módulo se estudiaron los conceptos principales de la teoría de la partida doble, así como los fundamentos de las Normas de Información Financiera, que son básicas para la elaboración de los estados financieros, como el Balance General o Estado de Situación Financiera, así como el Estado de Resultados.

Junto con estos conceptos se analizaron las cuentas de activo, de pasivo y de capital, que son los principales elementos del Balance General, así como las cuentas de resultados, de ingresos, egresos, costos y gastos, para la elaboración del Estado de Resultados.

Junto con las cuentas de balance y las cuentas de resultados también aprendimos a identificar las cuentas de orden, como parte complementaria de los estados financieros.

Al finalizar el módulo, aprendimos a identificar la secuencia de la información en una operación financiera, y con ello el flujo de la información para la elaboración de los estados financieros.

De esta manera, cualquier persona interesada en la contabilidad, o quien se encargue de manera formal de realizar operaciones contables, puede entender el registro de operaciones financieras, de manera básica y fundamental. Con el estudio de los subsecuentes módulos se comprenderá, de manera más práctica, el registro de las operaciones contables y financieras en una entidad.

53

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE Actividad 1

Identificar los elementos del Registro Contable

54

Las entidades estรกn formadas por recursos, bienes o derechos que se denominan activos, y fuentes de estos recursos u obligaciones que se denominan pasivos. Asimismo, el resultado de las operaciones aumenta o disminuye el patrimonio o capital de esta. Para comprender el anรกlisis que se debe realizar en el sistema contable, debemos distinguir los diversos rubros que integran el registro contable.

Actividad 1 I. Identifica los siguientes elementos del registro contable, y relaciona cada uno con su descripción colocando en el paréntesis la letra que corresponda.

A

Partida doble

B

Cargos

C

Abonos

D

Cuenta

E

Esquemas de mayor

F

Saldo deudor de la cuenta

G

Saldo acreedor de la cuenta

H

Cuenta saldada

1. Registros que se hacen del lado izquierdo de la cuenta, como movimientos deudores.

2. La suma de los movimientos del lado derecho de la cuenta es una cantidad mayor en comparación con la suma de los movimientos del lado izquierdo de la cuenta.

3. Registro donde se anotan, en forma clara, ordenada y comprensible, los aumentos o disminuciones que sufren, como consecuencia de las transacciones realizadas por la entidad.

4. Registros que se hacen del lado derecho de la cuenta, como movimientos acreedores.

5. La suma de los movimientos del lado derecho y del lado izquierdo son iguales.

6. Procedimiento por medio del cual las operaciones de la entidad se deben registrar considerando por un lado la causa y por otro lado el efecto de la transacción, partiendo de que las operaciones conllevan un registro de por lo menos dos cuentas las que tienen el efecto de aumentar o disminuir.

7. La suma de los movimientos del lado izquierdo de la cuenta es una cantidad mayor en comparación con la suma de los movimientos del lado derecho de la cuenta.

8. Representaciones gráficas de un libro contable, conocido como LIBRO MAYOR, donde se agrupan las cuentas que integran la contabilidad de una entidad.

55

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE Actividad 2

Identificar el origen o la aplicación de los recursos en la partida doble.

56

La partida doble se entiende como el procedimiento por el cual las operaciones de la entidad se registran considerando, por un lado, la causa y, por el otro, el efecto de la transacción financiera, partiendo de que las operaciones conllevan un registro de por lo menos dos cuentas, que tienen el efecto de aumentar o disminuir según si es que se carga o se abona a dichas cuentas.

Actividad 2 I. Identifica los siguientes ejemplos de origen y aplicación de los recursos y relaciona en cada descripción el que le corresponda.

A

APLICACIÓN DE RECURSOS

B

ORIGEN DE RECURSOS

1. Venta de desperdicios industriales, se cobra en efectivo.

2. Obtención de préstamo a corto plazo para pagar la nómina, aumentando el pasivo.

3. Compra de un vehículo de transporte de mercancías, con lo que aumenta el activo fijo.

4. Renta de oficinas, con crédito del proveedor por dos meses, aumentando el pasivo.

5. Se paga préstamo hipotecario, disminuye el pasivo.

6. Adquisición de mobiliario para las oficinas, aumentando el activo fijo.

57

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE Actividad 3

Identificar las cuentas del balance general y del estado de resultados.

58

Al momento de realizar los registros contables, cada una de las operaciones se relaciona con al menos uno de los rubros que integran los estados financieros y es muy importante saber identificar cada operaciĂłn con las cuentas que le corresponda. En el balance general y en el estado de resultados, existen cuentas de activo, de pasivo, de orden, de resultados, y en ĂŠste las hay de ingresos y de egresos.

Actividad 3 I. A continuación, se presentan 20 cuentas de los estados financieros. Relaciona cada uno de los rubros con las cuentas a que le corresponda en cada caso.

A

Cuentas de activo

B

Cuentas de pasivo

C

Cuentas de capital

D

Cuentas de orden

E

Cuentas de resultados

1. Primas en ventas de acciones 2. Acreedores 3. Demanda por derechos de autor 4. Compras 5. Gastos de venta 6. Pérdidas acumuladas 7. Depósitos en garantía 8. Clientes 9. Proveedores 10. Reservas

59

Actividad 3

A

Cuentas de activo

B

Cuentas de pasivo

C

Cuentas de capital

D

Cuentas de orden

E

Cuentas de resultados

11. Provisi贸n por baja de valor en d贸lares 12. Edificios 13. Juicio laboral promovido por empleado 14. Ventas 15. Donaciones 16. Acreedor bancario 17. Equipo de c贸mputo 18. Rentas cobradas por anticipado 19. Gastos de administraci贸n 20. Bancos

60

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE Actividad 4

Identificar los diversos tipos de IVA en ejemplos de operaciones relacionadas.

61

El impuesto al valor agregado es un impuesto directo al consumo, que se paga por cualquier compra que se realice y tambiĂŠn se puede cobrar por las operaciones mercantiles que realizamos en la empresa, como las ventas. Desde el punto de vista contable, se pueden enfrentar los resultados mensuales de cada uno de estos casos y el resultado serĂĄ un impuesto a pagar o un impuesto por a favor. Para lograr esto, se deben identificar perfectamente las operaciones que en cada caso se realicen.

Actividad 4 I. Identifica los ejemplos siguientes de la aplicación de los diferentes tipos de IVA y relaciónalos con las cuentas correspondientes.

A

IVA Acreditable

B

IVA Pendiente de acreditar

C

IVA Traslado

D

IVA Traslado pendiente de cobro

E

IVA por pagar

F

IVA por cobrar

1. IVA que se ha cobrado al cliente en una venta de mercancía y que se va a pagar a Hacienda en la declaración.

2. Saldo que resulta de la resta al total del IVA trasladado cuando es mayor que el IVA Acreditable, es un impuesto a cargo del contribuyente.

3. IVA que se paga en adquisiciones de bienes o mercancías pero que se efectúan a crédito, no se han pagado todavía.

4. IVA que se paga cuando se compra un bien o el pago de un servicio ante un tercero y que posteriormente compensaremos en el pago de los impuestos.

5. IVA que se origina de una devolución de mercancía cuando fue vendida a crédito, el cliente devuelve la mercancía.

6. Saldo que resulta de la resta del total del IVA trasladado, cuando este es menor que el IVA acreditable, es un impuesto a favor del contribuyente.

62

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

EXAMEN DE AUTOEVALUACIÓN I. Responde verdadero (V) o falso (F).

V

1. Una norma es una regla que se debe seguir para realizar las actividades o tareas de acuerdo con lo que se espera obtener.

2. El Colegio de Contadores Públicos de México es el organismo independiente que asume la función y la responsabilidad de la emisión de las Normas de Información Financiera en México.

3. Para el estudio de las NIF se tiene el Marco Conceptual y las Normas Particulares.

4. En en estudio de las NIF, el Marco conceptual incluye las normas relacionadas con las industrias especializadas.

5. Los activos dentro de la empresa, se refiere a las obligaciones que se tienen contra terceros y que se deben cumplir en algún momento, con los recursos de la misma.

6. La teoría de la partida doble se encuentra fundamentada en los postulados de la dualidad económica.

7. La partida doble es el procedimiento por medio del cual las operaciones de la entidad se deben registrar considerando tanto la causa como el efecto de las transacciones financieras.

8. Los estados financieros básicos son representaciones gráficas del libro contable conocido como libro mayor en el que se agrupan las cuentas que integran la contabilidad de una entidad.

9. Todas las cuentas tienen un saldo que representa la diferencia entre la suma de sus movimientos de cargos y abonos.

10. Las cuentas de capital incluyen el financiamiento de los socios, junto con los beneficios obtenidos con el desarrollo de las actividades de la entidad.

63

F

MÓDULO 2: MECÁNICA CONTABLE Y REGISTRO DE OPERACIONES

RESPUESTAS

EXAMEN DE AUTOEVALUACIÓN En este apartado encontrarás las respuestas al examen por módulo.

Módulo 2 1. Solución

64

1. V

2. F

3. V

4. F

5. F

6. V

7. V

8. F

9. V

10. V

PARA APRENDER MÁS Autor

65

Capítulo

Páginas

Horngreen, Chartes T. Contabilidad, un enfoque aplicado a México, (5ª ed.)

Cap. 1, La contabilidad y el entorno de los negocios

4-39

Horngreen, Chartes T. Contabilidad, un enfoque aplicado a México, (5ª ed.)

Cap. 2, Registro de transacciones financieras

40-83

Horngreen, Chartes T. Contabilidad, un enfoque aplicado a México, (5ª ed).

Cap. 3, Medición de la utilidad en las empresas

84-125

Horngreen, Chartes T. Contabilidad, un enfoque aplicado a México, (5ª ed.)

Cap. 4, Terminación del ciclo contable

126-165

Romero, Javier.

Principios de contabilidad, (3ª ed.)

Cap. 3, Estructura de las normas de información financiera

117-135

Romero, Javier. Principios de contabilidad, (3ª ed.)

Cap. 5, Estructura financiera de la entidad

203-233

Romero, Javier. Principios de contabilidad, (3ª.ed.)

Cap. 6, Introducción a los estados financieros

243-294

Romero, Javier.

Principios de contabilidad, (3ª.ed.)

Cap. 7, Estudio general de la cuenta

331-339

Autor

66

Capítulo

Páginas

Romero, Javier.

Principios de contabilidad, (3ª.ed.)

Cap. 8 Reglas del cargo y el abono

349-366

Romero, Javier.

Principios de contabilidad, (3ª.ed.)

Cap. 9, estudio particular de las cuentas

371-426

Romero, Javier.

Principios de contabilidad, (3ª.ed.)

Cap. 11, Teoría de la partida doble

447-498