Fremtidens Arbejdsplads

ANNONCETILLÆG MARTS 2020

Fremtidens Arbejdsplads - den virtuelle hverdag

Cyberangreb kan også ramme i hjemmet Af Thomas Lund-Sørensen, Chef for Center for Cybersikkerhed

Med ét gør folk i stor skala det, fremtidens arbejdsmarked kommer til at handle om Jakob Munk Nielsen, direktør Voxogo Læs mere side 7

Læs mere side 6

Det er en kultur, som man skal lykkes og hele tiden arbejde med. Man skal som leder imødegå mange behov og parametre. Medarbejdere skal have respons, involveres i arbejdsgange så det ligger dem naturligt og i det hele taget anerkendes for deres arbejde.

Carsten Videcrantz, adm. direktør Cisco Læs mere side 4-5

2

I ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD

Fremtidens arbejdsplads er pludselig blevet nutid Med ét har alle måttet kastet sig ud i det, der skulle være fremtidens digitale, virtuelle og individuelle arbejdsplads.

God remote arbejdslyst!

Af Peter Klar

V

irksomheder og medarbejdere har længe vidst, at udviklingen gik i retning af remote working i form af virtuelle og ofte mobile kommunikationsløsninger, der gør os uafhængige af fysisk nærhed til den traditionelle arbejdsplads og optimerer vores produktivitet, så den ideelt set bliver konstant og upåvirket af de fysiske rammer, vi arbejder inden for. Vi har brugt telefonmøder i 20 år, prøver videomøder i ny og næ og har efterhånden visse erfaringer med fjernskriveborde og arbejde fra hjemmefronten i fleksibilitetens hellige navn. Og vi elsker vores mobiler og bærbare computere, så var vi ikke godt på vej?

Platforme og værktøjer På en trist baggrund har vi erfaret, at vi stadig har meget at lære, når det gælder remote working og virtuelle arbejdspladser. Fra den ene dag til den anden har coronakrisen gjort det nødvendigt for tusindvis af virksomheder at gentænke måden, medarbejderne arbejder og samarbejder på. Samfundet blev lukket ned, og medarbejderne i langt de fleste kontorbaserede private virksomheder har arbejdet hjemmefra siden midten af marts.

Med ét har alle måttet kastet sig ud i det, der skulle være fremtidens digitale, virtuelle og individuelle arbejdsplads. Over natten blev en lidt abstrakt fremtid pludselig nutid og virkelighed for tusindvis af danske medarbejdere, og nu skal landets ledere, IT-chefer og HR-funktioner i gang med at indstille og motivere medarbejderne til at tage alle de nye platforme og værktøjer i brug. Øget produktivitet I dette tillæg giver vi inspiration til, hvordan det kan gøres, når du skal have videomøder, platforme, mikrofoner, headsets, kameraer, fjernskriveborde, alt i en-integrerede løsninger og fildelingstjenester til at passe til virksomhedens forretningsgange og de enkelte medarbejderes behov. Et andet aspekt af virtuelle arbejdspladser er, at større mobilitet og mere arbejde på egen hånd betyder mindre social kontakt i vores mange åbne storrumskontorer. Men virtuel kommunikation øger produktiviteten, viser undersøgelser, fordi vi under vores ”virtuelle koncentration” spilder mindre tid på ting, der ikke har med arbejdsopgaven at gøre.

Mange virksomheder vil være forandrede, når vi er kommet ud af coronaens kløer.

God remote arbejdslyst!

Ansvarshavende redaktør Henning Andersen · henning@partnermedier.dk Projektledelse Kenneth Wigant · kewi@partnermedier.dk Journalister Peter Klar, Søren Sorgenfri, Frank Ulstrup, Pia Bundgaard Hansen

Design Mogens Lauridsen · mogens@partnermedier.dk Grafisk produktion Satsform Grafisk produktion · info@satsform.dk Udgiver

Kære læser.

Indholdet i denne udgivelser er bl.a. blevet til i samarbejde med vores mange sponsorer og annoncører.

Vores tekstforfatterer og journalister har gjort sig umage med at finde og skrive indhold til dig, som vi håber vil give dig god information og inspiration.

God læselyst!

Distribueret i samarbejde med Berlingske Media

Vi tager forbehold for evt. trykfejl og farveafvigelser.

KOLOFON

ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD I

3

NetDesigns direktør, Marianne Horstmann.

Afdelingsdirektør Eske Bjerg.

Det virtuelle paradigmeskift vil revolutionere måden, vi samarbejder på Behovet for effektivt teamsamarbejde og deltagelse i videomøder på tværs af lokationer har aldrig været større. Når kontoret ikke længere er lig med en bestemt lokation, stiller det store krav til teknologien – og vores evne til at bruge den. Vi skal lære at være sociale og samarbejde i en ny og mere bæredygtig virkelighed, hvor vi er mindre fysisk sammen med vores kolleger. Hos NetDesign forudser man, at det virtuelle paradigmeskift vil få afgørende betydning for vores måde at samarbejde på i fremtiden.

D

isruption påvirker vores samarbejdsmåder. Normalt ser man disruption komme fra teknologien, men i forbindelse med COVID-19 pandemien, har vi netop set, at måden, vi normalt organiserer arbejdet på, kan blive disruptet af nogle helt andre globale kræfter, hvilket har sat turbo på det virtuelle paradigmeskift, der har været på vej i nogen tid.

Det virtuelle kontor Når virksomheder og myndigheder pludselig bliver tvunget til at finde løsninger, som giver alle medarbejdere mulighed for at arbejde og logge sikkert på organisationens interne netværk hjemmefra, så stiller det ikke blot store krav til teknologien – det udfordrer også den måde, vi normalt tænker arbejde og samarbejde på.

Lige nu står vi midt i en meget alvorlig situation, som betyder, at vi alle sammen er blevet tvunget til at samarbejde virtuelt. Selvom kontoret rykker hjem i stuen, har vi jo stadigvæk behov for at deltage i møder med vores kolleger. Teknologisk er det ikke noget problem, for der findes flere gode og sikre collaboration-løsninger, men hvis man ikke er forberedt på situationen, så er det selvfølgelig en udfordring at navigere i den nye virtuelle virkelighed, udtaler afdelingsdirektør hos NetDesign, Eske Bjerg.

Den digitale transformation er i gang Mange større virksomheder har været i gang med den digitale transformation i et stykke tid og har derfor allerede investeret i de nødvendige video- og samarbejdsværktøjer, som gør medarbejderne i stand til at arbejde hvor som helst. Sådan forholder det sig ikke nødvendigvis for en lang række små og mellemstore virksomheder, som udgør over 90 procent af danske virksomheder.

Selvom virksomhederne har anskaffet de nødvendig samarbejdsværktøjer og har sørget for tilstrækkeligt VPN-kapacitet til, at alle kan logge sikkert på systemerne, hvor de end er, er det ikke ensbetydende med, at alle har set de fordele og muligheder, der ligger i at arbejde virtuelt sammen. Mange steder har løsningerne været tilgængelige længe, men uden at alle medarbejdere har benyttet dem. Mange

medarbejderne har begrænset erfaring med at benytte samarbejdsværktøjerne, forklarer NetDesigns direktør, Marianne Horstmann.

Paradigmeskiftet er på vej Med den øgede fokus på det virtuelle samarbejde er der sket en demokratisering af de nye teknologier. Video- og collaboration-løsninger er nu allemandseje. Mange har på rekordtid lært at benytte værktøjerne, og er dermed hurtigt blevet fortrolige med at holde virtuelle møder.

Det betyder, at noget af den skepsis, der har været forbundet med videomøder, er forsvundet. Paraderne er blevet sænket, fordi flere ser fordelene og mulighederne.

Det vi ser i øjeblikket, er starten til et paradigmeskift i forhold til udbredelsen og brugen af video- og collaboration-værktøjer. De erfaringer vi gør os lige nu på det her område, tror jeg i høj grad vil påvirke vores normer og adfærd i forhold til, hvordan vi tænker arbejde og indretter samarbejdet i fremtiden. Jeg forudser, at vi herfra vil komme til at se en markant stigning i forhold til det at samarbejde virtuelt, siger Marianne Horstmann.

Nødvendigt med bæredygtige løsninger Det at vi kan samarbejde virtuelt betyder også meget for den grønne omstilling af samfundet – og her spiller virksomhederne en meget vigtig rolle. I dag har langt de fleste store og mellemstore virksomheder en klar klimapolitik, som er drevet af FNs verdensmål for bæredygtig udvikling. Hvis vi skal nå de ambitiøse klimamålsætninger, er det nødvendigt, at vi i højere grad begynder at anvende nye teknologier og digitale samarbejdsværktøjer, som kan begrænse vores transportbehov.

– Det er vigtigt for os, at de løsninger, vi designer til vores kunder, bidrager til at mindske miljøpåvirkningen. Vi er meget optaget af, hvordan vi kan anvende mere klimavenlige løsninger til at reducere både vores eget og vores kunders CO2-aftryk – og vi oplever, at det er noget, vores kunder har stor fokus på, udtaler Marianne Horstmann.

Hvis vi skal bekæmpe klimaforandringerne og deres konsekvenser, er det nødvendigt, at vi gentænker måden vi samarbejder på – og overvejer, hvor meget vi har brug for at transportere os i fremtiden.

Disse overvejelser gør, at virksomhederne er optaget af at finde nye digitale løsninger, som i højere grad kan understøtte det virtuelle samarbejde i fremtiden.

Hvis vi formår at mindske transportbehovet, udnytter vi ikke alene tiden mere effektivt, vi bidrager også til at reducere CO2-udledningen, og det er godt for miljøet og de kommende generationer, udtaler Marianne Horstmann.

Hold gode videomøder med Webex For at kunne holde gode og effektive virtuelle møder, har man brug for løsninger som understøtter teamsamarbejdet. Et intuitivt værktøj som fx Cisco Webex gør det nemt at holde videomøder, fordi det er bygget til at samarbejde. Webex-værktøjet understøtter opkald fra alle lokationer og enheder, så man kan deltage via en skærm i et møderum, via en pc eller via en app på mobilen eller en tablet. Det gør det nemt at holde møder med kolleger, kunder og eksterne samarbejdspartnere, uden at man er fysisk sammen.

Læs mere om fremtidens virtuelle arbejdsplads på NetDesign.dk

4

I ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD

Styrk kulturen og gør virksomheden attraktiv Vores måde at arbejde på har udviklet sig hastigt de seneste år. Arbejdsdagen hedder sjældent 9 til 17; karriere og fritid flyder sammen og typisk som det passer medarbejderen bedst.

Af Søren Sorgenfri

D

en dynamik stiller anderledes krav til den moderne leder, når medarbejdere ikke nødvendigvis sidder i samme tidszone, har samme døgnrytme eller rent fysisk er til stede i samme lokale.

En stab sidder sjældent samlet under et tag. Hverdagen i mange virksomheder kræver samarbejde omfattende teams af forskellige størrelser, der ikke er bundet af geografi. Den arbejdspladsudvikling har Cisco, der er globalt markedsførende med en verdensomspændende kundeportefølje indenfor netværk og IT, stor erfaring med og deler gerne ud af. Administrerende direktør i Ciscos danske gruppe, Carsten Videcrantz fortæller her om den moderne arbejdsplads i en tid, hvor virksomheder overalt søger efter et større medarbejderengagement og bedre kundeoplevelser for at muliggøre mere produktivitet og større fleksibilitet: ”Om mine ansatte sidder derhjemme i sofaen iført slåbrok eller arbejder bedst efter midnat. Det styrer de selv. Vi lever i en tid, hvor arbejde- og fritid flyder mere og mere sammen for mange,” siger han.

Tæt medarbejderkontakt Ciscos løsning til at sikre tæt medarbejderkontakt og sammenhørighed i virksomheden er virksomheden virtuelle samarbejdsværktøj: Cisco Webex. Det har givet Cisco som global virksomhed muligheden for netop at agere kloden over uafhængigt af ubøjelige kontortider.

Omkring 60 procent af Ciscos 74.000 ansatte verden over arbejder fast hjemme eller kommer kun sjældent på firmakontoret, og det giver dagligt nye erfaringer med et moderne arbejdsliv. Det gælder også Cisco Danmark, forklarer Carsten Videcrantz: ”Set fra et ledelsesperspektiv handler det om tillid, kultur og kommunikation. Nye ansatte får altid at vide, jeg har 100 procents tillid til dem. De kan arbejde derhjemme som de vil, hvis det passer dem og deres privatliv bedst, så længe de overholder aftalte deadlines, er opdaterede på deres felt, og at de er de bedst tænkelige repræsentanter for Cisco i deres kunderelationer. Den gensidige tillidskontrakt skal være på plads.”

Kulturen skal arbejdes frem Tillidsarbejde bærer ikke frugt på grund af en kontrakt, et håndtryk

og et velkommen ombord. Det kræver et grundigt og vedholdende fodarbejde på ledelsesniveau – rendyrket lead by example. ”Det er en kultur, som man skal lykkes og hele tiden arbejde med.

Man skal som leder imødegå mange behov og parametre. Medarbejdere skal have respons, involveres i arbejdsgange så det ligger dem naturligt og i det hele taget anerkendes for deres arbejde.

En e-mail, en sms eller et sjældent telefonopkald virker ikke optimalt i den kontekst.

Det er vigtigt for os at bruge Webex som mødeplatform, fordi det giver os muligheden for at se hinanden, mens vi taler. Vi har øjenkontakt, og man får fornemmelsen af at være set af sine kollegaer og overordnede. Så selv om man arbejder hjemme, så er man en del af et hold og et fællesskab. Det er en kultur, der skal arbejdes med og en kultur, hvor det er vigtigt at alle anerkender, at det er okay ikke at mødes rent fysisk,” siger Carsten Videcrantz.

Den kultur stiller store krav til ledelsesfilosofi ”Man skal være tydelig i sin kommunikation og foregangsmand og bruge kommunikationsmidlet, så det bliver et naturligt redskab for alle at bruge. Det er jo en kultur, der skal flyttes over tid, og jeg tror, vi alle kender til eksempler, hvor X firma har købt et eller andet værktøj, som er smart, men når ingen får gjort det til en vane eller til en virksomhedskultur at anvende det, så ender det bare i bunken med forliste projekter.”

Det er en vigtig del af Ciscos grundfilosofi at have forståelse for medarbejdernes balance mellem arbejds- og privatliv. Et mere effektivt samarbejde hjælper virksomheder med at arbejde smartere, men online ansigt til ansigt møder kan ikke erstatte snakken på kontoret ved kaffemaskinen, men den kan noget andet. ”Man skal ikke underkende værdien af den uformelle snak på kontoret. Det kan man ikke kopiere 1:1 online, men så har vi andre sociale muligheder. Det har Covid-19 pandemien givet os god mulighed for at prøve af. Vi har arrangeret yoga online, så de ansatte derhjemme kan få yogatimer, vi har haft online fredagsbar med fælles playliste og højtlæsning for de ansattes børn, der var hjemme fra skole. Der er flere af de ideer, der er kommet under denne periode, som vi gerne vil arbejde videre med efterfølgende,” siger han.

Carsten Videcrantz understreger at man vinder ved at tænke sig udover geografiens snærende bånd. ”Der er ingen tvivl om, at når man tilbyder den frihed til medarbejdere, som vi gør, så er det ekstra attraktivt for talenter. De unge efterspørger arbejdsforhold, der gør op med de klassiske arbejdsmønstre. Det betyder samtidigt, at vi frit kan rekruttere folk fra Tønder eller Toronto, når kontoret ikke er mere end et klik væk.”

Carsten Videcrantz

Cisco Danmark har 130 medarbejdere og kontorer i København og Århus. Carsten Videcrantz har været i Cisco Danmark siden 2005, i rollen som administrerende direktør siden juni 2019.

Se mere på www.cisco.dk

ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD I

5

Tryk på den grønne knap Cisco Webex er en cloud-baseret mødeplatform, der kan anvendes på laptops, smartphones eller i mødelokaler. Det kræver blot et tryk på en grøn knap for at mødes online.

Af Søren Sorgenfri

E

t møde er ikke længere en situation, hvor alle deltagere sidder skulder ved skulder og sender kaffekanden rundt og pænt spørger, om sidemanden mon bruger mælk i kaffen?

Møder er ikke gået af mode, de har bare ændret sig. De er blevet virtuelle med effektivisering og tydelige tidsgevinster til følge.

Åbent univers Den del af fremtidens kontor er allerede over os, og markedet ser et stort udbud af aktører, der tilbyder forskellige løsninger til videomøder. Det kan være lidt af en jungle at navigere i – ikke mindst fordi flere værktøjer på markedet er isolerede platforme, der kan medføre udfordringer, fordi de ikke kan tale sammen med andre løsninger.

Det kan Ciscos Webex. Cisco Webex er en cloud-baseret mødeplatform, som kan anvendes både på din laptop, din mobile enhed og via skærme i din virksomhed - kort fortalt, overalt hvor du har brug for den. Det er et åbent univers, hvor netop brugeren er i højsædet, forklarer Cisco Danmarks Head of Collaboration, Christian Raahave: ”Webex handler grundlæggende om én ting; brugervenlighed.

Der er flere løsninger på markedet – ingen nævnt, ingen glemt – som ikke kan tale sammen med andre løsninger, hvilket alle nok ved kan give en masse besvær. Man kan ikke være sikker på, at dem man skal holde online møde med har samme løsning og der opstår hurtigt frustration, når sådan et møde trækker ud med 8-10-15 minutter på grund af teknisk knas, og deltagerne bliver mere og mere frustrerede, fordi tiden skrider. Webex er designet til at fungere med andre løsninger, så både interne og eksterne møder kan gennemføres uden problemer.”

Under et minut Christian Raahave forklarer desuden: ”Et Webex møde skal gerne være i gang på under 30 sekunder. Man får en mail invitation fra mødeværten, og i den er der en stor grøn ”start” knap, man trykker på, og så bliver man ledt ind til mødet, og man er i gang. Dette interview

er et godt eksempel. Fra du trykkede på den grønne knap, så gik der under ti sekunder til vi var i gang med samtalen. Der er virkelig intet mystisk eller svært ved Cisco Webex.”

Cisco Webex tilbyder også løsninger til mødelokalerne. Fx. Webex Board, som minder om en stor tablet og anvendes lige så let under møderne, til blandt andet dokumentdeling og whiteboarding.

Sikkerheden er i højsæde Det skal være sikkert at afholde virtuelle møder, og Cisco har netop fokus på sikkerheden i sine løsninger. Med en stigende interesse fra cyberkriminelle om at kunne hacke sig ind på videomøder eller skabe overbelastningsangreb, er værdien af Ciscos store sikkerhedsorganisation høj. Ved at designe løsninger på tværs af egne platforme med sikkerheden som pejlemærke, kan brugerne af Webex holde virtuelle møder uden frygten for at blive aflyttet eller i værste fald hacket.

Den moderne bruger Alt er cloud-baseret og intuitivt. Ciscos styrke ligger i samspillet mellem hardware i mødelokalerne og softwaren på brugernes personlige enheder, såsom laptops og smartphones. Med Cisco Webex kan man samarbejde uanset, hvor man befinder sig. Det passer til et moderne arbejdsliv, hvor det er sjældent alt kan eksekveres indenfor et kontors fire vægge. ”Vores arbejdsliv ændrer sig. Det fysiske møde og værdien heraf er ekstrem vigtig, men mødets værdi skal ikke afhænge af, at man mødes fysisk hver gang. Det er i disse tider, hvor virksomheder skal spare på kørslen og tænke i grønne baner, ingen grund til at bruge en dag på at flyve til Oslo, München eller London for at afholde en times møde ansigt til ansigt for så at flyve hjem igen. Det kan klares nemt, bekvemt og i fantastisk kvalitet med Cisco Webex,” siger Christian Raahave og understreger: ”Det er også et redskab, der harmonerer med et moderne arbejdsliv, hvor selv de dygtigste og vigtigste medarbejdere vil have tid til familieog fritidsliv, og det handler også om effekten af arbejdsdagen. Selv de

allermindste firmaer med en eller to ansatte kan vinde tid og plads i kalenderen ved at bruge dette som et dagligt værktøj.”

Det kræver blot en internetadgang og et tryk på den grønne knap - så mødes man online.

Christian Raahave

Cisco Webex er et cloud-baseret samarbejdsværktøj, hvor man på en eller flere valgfrie enheder kan mødes virtuelt, sikkert og i fuld HD-kvalitet. Man kan skærmdele, samarbejde og optage møder mv. Cisco tilbyder alle kunder at prøve Cisco Webex gratis i 90 dage.

Prøveversionen indeholder licenser til at kunne afholde møder med op til 100 deltagere.

Se mere på www.cisco.dk

6

I ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD

Foto: Kristian Sønderstrup-Granquist

Cyberangreb kan også ramme i hjemmet Det har betydning for cybersikkerheden og truslen fra it-kriminelle og statsstøttede hackere, når du åbner dine mails ved spisebordet inden for hjemmets fire vægge i stedet for i det sædvanlige kontorlandskab.

Af Thomas Lund-Sørensen, Chef for Center for Cybersikkerhed

E

n hjemmearbejdsdag kan være et effektivt afbræk i hverdagen.

Eller hjemmearbejdsdagen kan være en tvungen nødvendighed, når en epidemi lukker landet ned. Uanset omstændighederne, kan hjemmets tryghed desværre få dig til at sænke paraderne over for it-kriminelle og statsstøttede hackere.

For hackerne er du særligt interessant, når du bevæger dig ud på den anden side af arbejdspladsens firewall og uden for it-afdelingens rækkevidde. Derhjemme er det op til dig at sørge for en del af de forsvarsværker, der skal beskytte de data og systemer, din organisation er afhængig af. Det er dig, der skal sørge for, at netværket er sikkert.

Er routeren opdateret med den seneste firmware? Er der et godt password på det trådløse netværk? Hvis ikke, så er du mere sårbar end på arbejdspladsen.

Derhjemme er du det fremskudte cyberforsvar for din arbejdsplads. Hvis du får ransomware på pc'en, eller hackere aflurer dit password til systemerne, så kan skaden være lige så stor, som var du på arbejdspladsen.

Du er din egen it-medarbejder Når du arbejder hjemme, risikerer du pr. automatik at falde ind i dine private vaner. Det kan være svært, men prøv at bryde dine private vaner.

Indret en plads kun til arbejde og giv dig selv en plan for arbejdsdagen.

Det kan hjælpe med at få din hjerne til at koble autopiloten fra.

Hjemmekontoret har en række fordele, men du påtager dig også et større ansvar for it-sikkerheden. Og du skal især være dit ansvar bevidst, når I skal have samarbejdet til at fungere, uden for arbejdspladsens fysiske rammer. Du skal stadig overholde din arbejdsgivers it-politik. Det kan være fristende at finde nemme løsninger på de problemer, der opstår, men det er vigtigt at huske sikkerheden. Hvis I for eksempel har problemer med at dele filer med hinanden, så brug it-afdelingen til at finde en løsning. En gratis cloud-tjeneste kan være et sikkerhedsproblem eller direkte ulovligt, hvis jeres filer for eksempel indeholder personoplysninger.

Men du skal ikke kun følge arbejdspladsens it-politik. Du kan også

blive nødt til at håndhæve den. For eksempel bør du holde øje med, at der bliver installeret opdateringer på din pc, selvom du ikke er på arbejdspladsens netværk. Du skal også sørge for, at du ikke tilslutter hvad som helst til USB-stikket i din arbejdscomputer. Brug kun eksterne lagermedier, som it-afdelingen har sagt god for. Men det kan være en god idé at sørge for at have et godkendt eksternt medie, for du kan ikke være sikker på, at der bliver taget backup af alle dine filer. Men pas på USB-sticken eller den eksterne harddisk og beskyt den med kryptering. For der kunne være andre i husstanden, som kunne finde på at slutte den til deres computer. Eller slette indholdet, fordi de skal bruge den til noget andet. Det er også en sikkerhedsrisiko at tilslutte andre USB-enheder, så som et privat keyboard, eller oplade din mobil på arbejdscomputeren. I det hele tager bør du holde arbejdspladsens it-udstyr adskilt fra dit private.

Hold styr på dokumenterne En af de største trusler, når medarbejderne sidder derhjemme, er, at dokumenter begynder at blive spredt på uhensigtsmæssige måder.

De bliver sendt via e-mail, lagt på Dropbox eller WeTransfer og kan på den måde smutte mellem fingrene på organisationen. Derfor skal du være særlig opmærksom overfor at passe på de dokumenter, du arbejder med. Del dem ved hjælp af de værktøjer, din organisation stiller til rådighed.

Det er ikke altid nok. Det kræver også en vis selvdisciplin. Du er måske vant til at gemme de dokumenter, du arbejder med, på pc'ens skrivebord. Det er fint, når pc'en er låst inde på kontoret. Men når den er i din varetægt, så skal du passe på dokumenterne. Hvis du bruger din egen pc til hjemmearbejdet, så lad være med at gemme på skrivebordet. Men slå alligevel enhedskryptering til på din pc, så dokumenterne er beskyttet, hvis pc'en bliver stjålet.

I det hele taget skal du være bevidst om, at du sidder i andre omgivelser, end du plejer. Du bør holde dig orienteret om de it-sikkerhedstrusler, du er udsat for, når du arbejder hjemme. Det op til dig at skabe gode sikkerhedsrutiner i hjemmet og være på vagt over de trusler, du normalt har hele din arbejdsplads til at hjælpe dig med at bekæmpe.

En hjemmearbejdsplads kan være en fordel både for arbejdspladsen og for dig, og digitaliseringen gør det stadig mere attraktivt at arbejde

hjemme. Men er omstændighederne omkring hjemmearbejdspladsen ikke tilfredsstillende, så indebærer den en ekstra risiko. Har arbejdspladsen ikke en klar og kendt it-sikkerhedspolitik, herunder for hvilke tjenester og programmer du må bruge til arbejde, er arbejdspladsen måske ikke moden til hjemmearbejde. Stiller arbejdspladsen ikke det fornødne it-udstyr til rådighed, eller har den fornødne it-understøttelse til at sikre, det er opdateret og i sikker tilstand, så løber både du og din arbejdsplads en risiko, som måske er for høj til hjemmearbejde.

10 trin til sikkert hjemmearbejde • Vær ekstra mistænksom over for mails • Opdater din router • Brug et godt password på dit wifi • Hold din pc opdateret • Følg den samme it-politik som på arbejdspladsen • Del og gem filer sikkert • Brug ikke det samme password til privat og arbejde • Brug kun godkendt USB-udstyr og lagermedier • Slå enhedskryptering til på din pc • Brug din it-afdeling og dine kolleger, hvis du er i tvivl

ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD I

7

Videomøder er velegnede til samtaler, hvor der er følelser involveret. ”I vores løsninger kan vi se, at det gennemsnitlige telefonmøde varer 23 minutter. I den fysiske verden sættes der rask væk en time af til et fysisk møde, og det går ofte over tid,” siger Jakob Munk Nielsen.

Fremtidens møde varer 23 minutter Coronakrisen har tvunget mange virksomheder til at tage hul på fremtiden og omfavne virtuel kommunikation. Vi vil arbejde mere på egen hånd, være mere effektive og have mindre social kontakt.

Det stiller nye krav til ledere og virksomheder, vurderer Voxogo.

Af Peter Klar

C

oronakrisen har accelereret udviklingen frem mod fremtidens arbejdsmarked. Tvunget af omstændighederne har virksomheder og medarbejdere nærmest fra den ene dag til den anden omfavnet tre af de hovedtendenser, der vil kendetegne det nye arbejdsmarked efter pandemien: digitalisering, virtualisering og individualisering. ”Med ét gør folk i stor skala det, fremtidens arbejdsmarked kommer til at handle om. Alle lærer nu at arbejde som fremtidens vindervirksomheder, dvs. digitalt, virtuelt og individuelt. Krisen har givet virksomhederne en mulighed for at komme i gang med den måde, de skal arbejde på fremover. Dén chance skal de udnytte,” lyder budskabet fra Jakob Munk Nielsen. Han er direktør i Voxogo, som hjælper virksomheder i hele verden med skalérbare cloudbaserede telefon- og videoløsninger fra bl.a. Microsoft.

Enkelt og effektivt Under coronakrisen har mange virksomheder og medarbejdere omfavnet telefonmøder, videomøder og webmøder som effektive måder at kommunikere på. Voxogo leverer alle tre løsninger på forskellige platforme gennem mobilmoedet.dk og voxogo.com, og ifølge Jakob Munk Nielsen kendetegner det virksomheder, der arbejder ambitiøst med virtuel kommunikation, at de benytter forskellige løsninger, fordi mennesker og relationer er forskellige.

Telefonmødet som koncept har mange år på bagen, men under coronakrisen har det fået et gedigent comeback. På Med ét gør folk en af Voxogos tjenester, mobilmoedet. dk, er antallet af brugere under coroi stor skala det, nakrisen vokset med mere end 1.000 procent. fremtidens ”Telefonmøder har været brugt arbejdsmarked i 20 år, fordi det er så enkelt. Det er supersmart til korte, koordinerende kommer til at møder. Det har den fordel, at mødets deltagere har stor frihed. De kan sidde handle om i bilen, i lufthavnen, på cyklen eller Jakob Munk Nielsen, i sofaen med en baby, der skal have direktør Voxogo vælling.”

Telefonmøder er den nemmeste form for virtuel kommunikation at komme i gang med. Derfra tager mange virksomheder skridtet til mere komplekse løsninger som videomøder og webmøder. ”Videomøder er velegnede til samtaler, hvor der er følelser involveret, for eksempel i et jobinterview, hvor du ønsker et indtryk af, hvad den anden tænker og føler. Webmøder er relevante, når I skal foretage komplekse, faglige ting og måske dele PowerPoint og Excel med skærmdeling,” siger Jakob Munk Nielsen.

Tre virtuelle faser Typisk gennemgår virksomheder tre faser, når de gør arbejdspladsen mere digital og virtuel, forklarer han: ”Første skridt i de fleste virksomheder handler om intern kommunikation, hvor man holder hurtige telefonmøder eller bruger video- og webmøder. Næste skridt er at bruge de nye løsninger i salgsarbejdet. Her kan webmøder være bedre end videomøder, fordi du bedre kan præsentere ting for den potentielle kunde. Der er også spørgsmålet om en potentiel kundes blufærdighed.

Det er ikke alle, der ønsker at vise sig for andre på dette stadie.” ”I tredje fase begynder virksomheden at pleje sine kunderelationer virtuelt. Det kan for eksempel være med omni- og multichannel kontaktcenterløsninger. Her kan brugen af kunstig intelligens for eksempel betyde, at medarbejdere arbejder sammen med robotter og overtager en kundehenvendelse, efter robotten først har klaret de enkle ting.”

Et forandret arbejdsliv Udbredelsen af virtuel kommunikation vil forandre arbejdspladserne praktisk og kulturelt. Vi vil i højere grad veksle mellem at sidde sammen og kommunikere virtuelt. Og nogle kolleger vil kun have virtuel kontakt. ”Det bliver som dagens unge mennesker, der har venner, de aldrig har mødt, men kun har gamet med. Jeg har selv kolleger, jeg aldrig har trykket i hånden, men som jeg har arbejdet tæt sammen med virtuelt i 10 år,” siger Jakob Munk Nielsen. En af de største gevinster ved virtuel kommunikation er øget effektivitet. ”I vores løsninger kan vi se, at det gennemsnitlige telefonmøde varer 23 minutter. I den fysiske verden sættes der rask væk en time af til et fysisk møde, og det går ofte over tid. Vi vil få mindre social kontakt, som ellers er godt for trivslen, men som også kan dræbe produktiviteten, når den tager overhånd.”

En af Voxogos tjenester, mobilmoedet.dk, tilbyder hurtig og gratis mødetelefon uden oprettelse, registrering og reservation. Du betaler kun til eget teleselskab for dit eget kald.

Se mere på www.mobilmoedet.dk

Stiller nye krav Mindre social kontakt stiller nye krav til virksomheder og ledere. ”Lederne skal blive bedre til at lede og motivere et team på distancen.

Det er en helt ny disciplin for mange. De sociale kontaktflader vil blive færre, men derfor også endnu vigtigere end tidligere. Der er også et stort behov for gennemsigtighed og videndeling, når man arbejder virtuelt. Hvis medarbejdere bliver koblet af vidensmæssigt, bliver de mindre produktive, og hvis de bliver koblet af socialt, bliver de mindre motiverede. Den dygtige virtuelle leder på fremtidens arbejdsmarked er god til at bruge digitale løsninger til at understøtte videndeling og forstår at skabe en kultur for åbenhed og inddragelse, selv om man ser hinanden mindre,” siger Jakob Munk Nielsen.

Voxogos vision er en verden, hvor folk kan samarbejde uden begrænsninger som afstand eller kompleksitet. Med hovedsæde i Danmark betjener Voxogo mere end 15.000 kunder i over 65 lande med løsninger til bedre samarbejde og kommunikation. Voxogo leverer hostede, skalérbare løsninger til telefoni, telefonmøder, telefoni baseret på Microsoft Teams/Skype for Business.

Se mere på www.voxogo.com

8

I ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD

Ønsker du mere jobglæde i dit team?

Sæt stemningen med disse 6 råd God ledelse, en god stemning og en god relation mellem leder og medarbejder er vejen til mere jobglæde, siger kommunikations- og ledelsesrådgiver Vibeke Hartkorn.

Her giver hun 6 gode råd til at skabe mere jobglæde i dit team.

Vibekes 6 gode råd til at skabe jobglæde 1. Gør det sjovt at løse opgaver sammen. Vær opmærksom på tidsrøvere og dårlige vaner.

2. Find ud af, hvordan I får positiv energi ind i arbejdsdagen gennem fejring, overraskelser, fysiske aktiviteter og velværeinitiativer. Tag ansvar for at få energien op i løbet af en dag.

3. Vær interesseret i hinandens liv uden for arbejdspladsen, og støt hinanden med idéer til et velfungerende privatliv. Arbejde og privatliv er for mange lige vigtige og flyder ind i hinanden.

4. Vær skarp på forventningsafstemning, og sæt dig ind i andres perspektiv.

5. Tag dem i opløbet og løs konflikter med det samme, og slå hårdt ned på dårlig adfærd.

Bland dig, når du oplever, andre ikke er ordentlige.

6. Gå forrest med at vise gode eksempler på godt kollegaskab, bring andre med ind i de spændende opgaver, og anerkend i fuld åbenhed hinanden, når I lykkes.

Fotograf Kenneth Havgaard

Læs mere på www.jobindex.dk

Af Helene Bonne Senior tekstforfatter, Jobindex

J

obindex har tidligere bragt fokus på, at relationen mellem lederen og medarbejderen er en af de mest afgørende faktorer for medarbejderens jobglæde. Det perspektiv understøtter og udbygger Vibeke Hartkorn, selvstændig kommunikationsrådgiver, bestyrelsesmedlem og forfatter til bøgerne PowerQvinder, Powermænd samt En visuel guide til kommunikation på alle ledertrin – få andre til at følge dig, som også arbejder som coach og rådgiver om at fremme karriereudvikling, træne personlig gennemslagskraft og stakeholder-kommunikation.

For Vibeke er der en direkte sammenhæng mellem god ledelse og god stemning som en forudsætning for jobglæde, og hun er meget tydelig, når det kommer til, hvem der bærer opgaven: ”Det er altid enhver leders opgave at sikre rammerne for medarbejdernes jobglæde,” siger Vibeke.

Derfor skal en leder, der ønsker mere jobglæde i sin afdeling, ifølge Vibeke, stille sig selv spørgsmålene: Hvad gør jeg som leder for at skabe tryghed nok til, at folk oplever frihed til at udfolde deres potentiale?

Er jeg tydelig nok med at kommunikere, hvornår den enkelte er en succes og har betydning for os som virksomhed?

Øverste ledelse sætter stemningen Den stemning, den øverste ledelse sætter for arbejdspladsen, er altafgørende, da den stemning med stor sandsynlighed ubevidst kopieres af alle ledere ned gennem systemet. Som leder skal du derfor gå forrest og sætte energiniveauet. ”Det er din opgave som leder at sætte tonen og skabe rammerne for, at dine medarbejdere oplever jobglæde. Først og fremmest ved at acceptere det og agere bevidst i dit lederskab efter det. Jo mere du holder, hvad du lover, jo større er sandsynligheden for, at dine medarbejdere oplever tryghed og tillid, som er en forudsætning for, at jobglæde kan opstå,” siger Vibeke.

Ledere udsender nonverbale signaler hele tiden, og medarbejderne mærker den energi, du bringer ind i et rum. Er du introvert, optaget af dine egne tanker og svære beslutninger, og orker du ikke at engagere dig i samtaler, mens du passerer folk? Så tænker medarbejdere sandsynligvis, at der er noget galt. De bliver utrygge og bekymrede, og du kan komme til at sende et signal om, at medarbejderne ikke har betydning. ”Da jeg skrev min bog om lederkommunikation, interviewede jeg en leder i Mærsk-koncernen, der sagde til mig, at CEO burde stå for chief energy officer! For du er den, der sætter energien for alle andre – uanset om du ønsker det eller ej. Du er den, alle kigger mod, og den, alle måler virksomhedens overlevelsesbarometer på,” siger Vibeke.

Meningsløshed ødelægger jobglæden En af forudsætningerne for jobglæde er, at medarbejderen føler sig tryg, tilfreds og tilknyttet fællesskabet.

Mange medarbejdere oplever mismod og manglende jobglæde, fordi de ikke synes, de kan få lov at udleve de værdier, de tror på, eller hvis de ikke føler sig værdsat. ”Hvis vi eksempelvis skal behandle kunder eller kolleger på en måde, der strider imod det, vi står for som privatpersoner, oplever vi meningsløshed, og så falder vores loyalitet, jobglæde, produktivitet, kreativitet og så videre,” siger hun.

Når fyringsrunder annonceres, finder de bedste medarbejdere sig hurtigt et andet job, fordi ingen har husket at sige ”Vi fyrer nogle af dine kolleger, men det bliver ikke dig, for vi vil så gerne, at du bliver her, for vi har brug for netop dig.”

Jobglæde er alles ansvar!

Selv om Vibeke er tydelig med, at det er lederens opgave at sikre medarbejdernes jobglæde ved at gå forrest, mener hun sideløbende, at det påligger alle i en virksomhed at samarbejde omkring det at øge jobglæden.

Hun har derfor en række råd til medarbejdere om at arbejde med deres personlige udvikling ved fx at tage ansvar for egen trivsel på arbejde og øge deres personlige robusthed.

ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD I

Samarbejde med Blume Support Abonnementsløsning: Virksomheden betaler et fast beløb for alle medarbejdere, der anonymt og uden om ledelsen kan visitere sig selv til et forløb.

Klinikløsningen: Blume Support kommer ud i virksomheden og afholder trivselssamtaler med medarbejderne.

Det reaktive samarbejde: Blume Support bliver brugt ad hoc, når medarbejdere akut har brug for indsats.

Med Blume Supports app kan medarbejderen løbende tage trivselsmålinger, se sin udvikling og anonymt booke trivselsforløb med ét enkelt klik.

Mindre tvivlende og mere værdsat

www.blumesupport.dk

”En virksomhed kan have de bedste ledere og de bedste HR-funktioner, men nogle gange er ting bare så personlige, at man som medarbejder ikke ønsker at dele dem med sin arbejdsplads,” siger Lone Blume.

En tidlig indsats kan forebygge sygefravær Stadig flere virksomheder giver medarbejdere mulighed for anonyme trivselsforløb.

Blume Support hjælper medarbejdere med at håndtere både arbejdsrelaterede og private problemer, før det måske ender i en sygemelding.

Af Peter Klar ”Hvis man som virksomhed gerne vil sikre sine medarbejderes trivsel, giver det god mening at tage mere holistiske briller på og se på hele det menneske og på hele det liv, medarbejderen lever – på arbejdspladsen og privat.”

Det siger Lone Blume, stifter og direktør i Blume Support, der hjælper virksomheder med at hjælpe deres medarbejdere – i rette tid. Hun oplever, at danske virksomheder i stigende grad erkender, at traditionelle ordninger som sundhedsforsikring og pensionsordning med forsikring mod tab af erhvervsevne ikke altid dækker de udfordringer, medarbejdere og deres familier står med i dagligdagen, og som i værste fald kan betyde sygefravær og omkostninger for virksomheden.

De personlige udfordringer, der kan påvirke energien og måske ende med sygefravær på jobbet, kan spænde fra spillelidenskab og parlivsproblemer til økonomiske kvaler, alvorlig sygdom i familien og uenighed om børneopdragelse osv.

Tilbage i trivsel Medarbejdere med uløste problemer som disse falder nogle gange ned mellem flere stole, hvor ingen traditionel ordning dækker. Her træder Blume Support til med sit hold af fagfolk, der bl.a. tæller psykoterapeuter, erhvervspsykologer, stresscoaches, parterapeuter, familieterapeuter, sexologer, diætister, jurister, økonomiske rådgivere m.fl.

9

Vi hjælper medarbejderne med deres livsbalance.

Og frem for alt gør vi det forebyggende.

Lone Blume, direktør Blume Support

”Vi hjælper medarbejderne med deres livsbalance. Og frem for alt gør vi det forebyggende. I de fleste nuværende ordninger skal man være sygemeldt eller på nippet til det for at få hjælp. Vi kan bringe medarbejderen tilbage i trivsel med nogle ganske få greb, fordi vi gør det tidligt, og fordi vi går 360 grader rundt om problemet og har hele medarbejderens liv som menneske med i betragtning. Vi hjælper med at definere, hvor de primære, brændende platforme er. Ofte er de jo et andet sted, end vi tror eller gerne vil tro.”

Nogle ting er for private Blume Support tilbyder trivselsforløb, der typisk strækker sig over et par måneder, og arbejder ud fra en Recovery model, hvor terapeuterne giver supervision, viden og ”hjælp til selvhjælps”-værktøjer til medarbejdere, der søger at kunne håndtere deres livsudfordringer på en mere konstruktiv måde.

Virksomheder investerer i et samarbejde med Blume Support for at passe på deres medarbejdere og forebygge sygefravær – både det korte sygefravær og de længere sygeperioder.

Samarbejdet kan skrues sammen på flere måder, men det er populært at vælge abonnementsløsningen, hvor virksomheden betaler et fast beløb for alle medarbejdere, der kan bruge ordningen frivilligt og anonymt efter behov uden at skulle involvere og have accept fra ledelsen. ”En virksomhed kan have de bedste ledere og de bedste

”Vi har en ambitiøs plan for, hvordan vi kan gøre vores afdeling til et hjerteligt high performanceteam, hvor alle har et arbejdsliv i balance. Det betyder, at vi interesserer os meget for, hvordan folks hjerner og hjerter har det, og hvordan vi har det som mennesker, både i Ørsted og hjemme hos os selv, så vi kan trives og præstere som bæredygtige og effektive mennesker,” fortæller afdelingsleder Christian Ulrich Barfoed, Ørsted, om baggrunden for sin afdelings brug af Blume Support. ”Vi har bl.a. stort fokus på familiens betydning, og alle har haft mulighed for at få et 360 graders trivselsforløb hos Blume Support. Det kunne gøres anonymt, men flere har meldt åbent tilbage. De siger, at det har været rart at få talt om ting, de skal være opmærksom på i deres liv for at trives endnu bedre i jobbet. Der kan være tale om områder, hvor de skal arbejde med sig selv, men også med deres nærmeste, der måske har udfordringer, som påvirker hele familien.” ”Forløbet med Blume Support har haft en positiv afsmitning på dem, der har deltaget. De er blevet mindre tvivlende på, hvordan de skal håndtere sig selv og deres familie. Det har også en vigtig signalværdi i forhold til medarbejdernes trivsel og den måde, de føler sig værdsat på i afdelingen, at de kan deltage i sådan et forløb, og at deres leder bakker op om det.”

HR-funktioner, men nogle gange er ting bare så personlige, at man som medarbejder ikke ønsker at dele dem med sin arbejdsplads. Og for den sags skyld har arbejdspladsen det heller ikke nødvendigvis godt med at blive involveret i medarbejderens meget personlige forhold. For den viden kan skabe en ubalance i medarbejder/leder forholdet efterfølgende,” siger Lone Blume.

Det moderne liv Studier viser, at privatlivet kan være medvirkende årsag til stress og andre mentale udfordringer i arbejdslivet.

Problemer på hjemmefronten påvirker indsatsen i jobbet, og udfordringer på arbejdspladsen forplanter sig negativt i familielivet. Ifølge Lone Blume er både medarbejdere og ledere udfordret af det moderne liv, og det er vi alle nødt til at forholde os til. ”Vores arbejdsliv og privatliv flyder mere og mere sammen, og vi er digitalt til stede altid. Det er en kunst at kunne navigere i de mange muligheder, vi har, og mange får problemer med at passe på sig selv og sit private liv. Vi har så mange muligheder, at det er svært at sige fra. Stress bliver en større og større faktor. Ikke kun fordi medarbejderne ikke kan navigere, men også fordi virksomhederne – for at kunne bevare konkurrenceevnen – må stille større krav og måle mere på medarbejdernes performance. Men det er altså ikke kun arbejdet i sig selv, der gør os stressede, men summen af det hele – vores moderne liv,” siger Lone Blume.

10

I ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD

Du kan læse mere om GoLearn og deres udbud af e-læring her: www.golearn.dk

Rolf Pedersen, medstifer.

Tue Lindblad, medstifer.

Gratis online kursus i Microsoft Teams til hele det corona-ramte erhvervsliv Corona-krisen presser de danske virksomheder, som skal holde hjulene i gang for at undgå for store tab.

E-læringsvirksomheden GoLearn giver derfor en håndsrækning og tilbyder hele det danske erhvervsliv et gratis kursus i Microsoft Teams, så medarbejderne kan samarbejde effektivt hjemmefra.

D

anske virksomheder står i en uvant og svær økonomisk situation som følge af corona-krisen. Tal fra Dansk erhverv viser, at 67% af virksomheder har oplevet et fald i omsætningen, og at 37% har mistet mere end 40% af deres omsætning.

Derfor giver e-læringsvirksomheden GoLearn, der bl.a. tilbyder e-læring i Microsoft Office 365, lige nu deres online kursus i Microsoft Teams væk gratis til danske virksomheder, så deres ansatte kan samarbejde bedre remote. ”Vores kursus er med til at løse en udfordring, som de danske virksomheder står overfor nu, hvor deres medarbejdere er hjemsendt.

Vi synes, at vi har et ansvar for at hjælpe ved at give en håndsrækning til virksomhederne og tilbyde vores kursus i Teams gratis. Vi har allerede rullet det ud til 200 virksomheder og givet adgang til over 20.000 brugere”, siger medstifter af GoLearn, Rolf Pedersen.

Microsoft Teams er et samarbejdsværktøj, der gør det nemt at afholde virtuelle møder, samarbejde om projekter og dokumenter og kommunikere online. Teams er derfor et oplagt værktøj til at samarbejde remote, men der er desværre nogle udfordringer forbundet med at udrulle Teams i sin virksomhed.

En udfordring er, at selvom Teams er et enkelt værktøj, så kan nogle brugere ikke finde ud af at anvende det. En undersøgelse fra Dansk Erhverv viser også, at hver tredje medarbejder i deres medlemsvirksomheder føler sig dårligt uddannet på it-fronten.

En anden udfordring er, at brugerne anvender Teams forskelligt, hvis man ikke sikrer en ensartet oplæring, samt at mulighederne, som værktøjet rummer, ikke udnyttes - og det kan gøre samarbejdet vanskeligt.

Når de danske virksomheder ikke har mulighed for at samle deres medarbejdere og oplære dem i Teams, kan virksomhederne tage andre midler i brug som for eksempel e-læring.

Hvis jeres virksomhed er corona-ramt og har sendt jeres medarbejdere hjem, kan I læse mere om GoLearns kursus og tilmelde jer gratis her: www.golearn.dk/gratis-teams DLG: Vores ansatte blev hurtigt fortrolige med Teams En af de virksomheder, som har benyttet sig af GoLearns tilbud, er grovvareselskabet DLG. De oplevede udfordringer med at kommunikere og samarbejde remote. ”Vores virksomhed er decentraliseret, hvor vi har mange afdelinger og butikker rundt omkring i Danmark, så det var i forvejen kompliceret at holde kontakten og kommunikere – og med coronakrisen blev udfordringen større, da mange medarbejdere skulle til at arbejde hjemmefra”, siger HR udviklingschef hos DLG, Heidi Bang Rasmussen.

Efter DLG har udrullet kurset til deres medarbejdere, har virksomheden fået løst udfordringerne og ser potentiale i e-læring i fremtiden.

”Med online kurset i Teams kom vores medarbejdere hurtigt i gang og blev fortrolige med værktøjet. Vi har tidligere haft vores forbehold for e-læring, men responsen på kurset har generelt været positiv. Corona-krisen har derfor vist, at e-læring har sin berettigelse hos DLG, også for fremtiden”, uddyber Heidi Bang Rasmussen.

E-læring er et oplagt værktøj til opkvalificering af medarbejdere Efter regeringens nedlukning af Danmark, har GoLearn oplevet en stigende efterspørgsel på e-læring. ”Vi har oplevet en massiv efterspørgsel på vores e-læring i særligt Teams, da virksomhederne vil give deres medarbejdere de bedste vilkår for at udføre arbejde hjemmefra. Men vi oplever også, at mange virksomheder står med den udfordring, at de ikke har nok opgaver til alle deres hjemsendte medarbejdere. Her er det oplagt at bruge e-læring til at løfte de ansattes kompetencer”, siger Rolf Pedersen.

Rolf Pedersen mener, at flere virksomheder vælger at ty til fjernundervisning i form af e-læring, fordi det rummer nogle unikke fordele. ”E-læring er oplagt middel til efteruddannelse af medarbejdere, fordi det er fleksibelt og kan tilgås via computer, tablet eller telefon, når der er tid i hverdagen. Vores egen undersøgelse viser også, at 31% af vores brugere ser kurserne uden for normal arbejdstid. Derudover har brugerne også mulighed for at se læringsindholdet igen og igen, hvis der er noget, de har brug for at få repeteret”, forklarer han.

ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD I

11

Jobglæde giver bonus på bundlinjen Danskernes arbejdsglæde er i international topklasse, viser ny undersøgelse.

Det er ikke bare godt for medarbejderne selv - det giver også økonomisk gevinst for virksomhederne.

Af Troels Kølin for Jobindex

D

anmark har verdens tredjehøjeste arbejdsglæde, hvis man skal tro Global Employee and Leadership Index, der udgives af konsulentvirksomheden Ennova. Undersøgelsen er baseret på 40.000 svar indsamlet i 42 lande, heraf 5.000 fra Danmark.

Det er gode nyheder, for arbejdsglæden omsætter sig til større effektivitet og bedre kvalitet, lyder det i rapporten. Kort sagt: Arbejdsglæde er godt for bundlinjen. ”Det medfører mindre sygefravær og smitter af på produktiviteten, når medarbejderne er glade for at gå på arbejde. Glade medarbejdere arbejder ganske enkelt bedre,” bekræfter Per Tybjerg Aldrich, der har forsket i arbejdsmiljøøkonomi siden 2005.

For hver krone en arbejdsplads investerer i at skabe et godt arbejdsmiljø, hvor medarbejderne trives, får de i gennemsnit to kroner igen, viser et af hans tidligere forskningsprojekter. ”Tallet er selvfølgelig behæftet med en vis usikkerhed, og man kan sagtens finde eksempler på, at afkastet er mange gange større.

Pointen er, at det kan betale sig at investere i at skabe arbejdspladser, hvor medarbejderne har det godt,” siger Per Tybjerg Aldrich, der i dag er medlem af regeringens ekspertudvalg for arbejdsmiljø og arbejder som markeds- og projektchef hos Niras Joblife.

Det handler om bearnaise eller whiskysauce I dagligvarevirksomheden Coop har man for længst opdaget potentialet i glade medarbejdere. ”Det er en høj prioritet for os, at vores butikker er arbejdspladser, hvor de ansatte har det godt. Hvor de har overskud, hvor der er en god tone og et glimt i øjet, og hvor man har energi – også

Colourbox

når der er travlt. ” siger arbejdsmiljøchef Thomas Hermann. ”Det handler om noget så simpelt som det her: Når du går ned i Brugsen og spørger vores folk, om den der tournedos er bedst med bearnaise eller whiskysauce, så skal de kunne kigge dig i øjnene og svare med en oprigtig energi og interesse. Og den energi, den bliver drevet af trivsel. Hvis ikke de har det godt, så kan de heller ikke svare godt på det spørgsmål,” siger Thomas Hermann.

Glade medarbejdere giver med andre ord en bedre kundeoplevelse.

Og gode kundeoplevelser gør indkøbskurven tungere og fører til flere besøg i butikken. ”Det er stensikkert, at det kan betale sig at investere i at skabe høj trivsel og tilfredse medarbejdere. Kunderne kan nemlig mærke det med det samme. Det er det, jeg hører fra de mindst 400 butiksfolk, jeg underviser i arbejdsmiljø hvert år,” siger Thomas Hermann.

I en stor organisation med omkring 40.000 ansatte kræver det en strategisk tilgang at sikre trivslen i Coop. Derfor bliver medarbejderne hvert år bedt om at svare på, hvordan de oplever deres ledere, og hvor tilfredse de er med jobbet. Målingerne bliver brugt af hver enkelt leder til at lægge en plan for at skabe høj trivsel. ”Der er absolut ingen chance for, at vi centralt kan styre trivslen i hele organisationen. Det skal ske ude i de enkelte butikker, og derfor er det meget forskelligt, hvad der skal til for at skabe glade medarbejdere,” siger Thomas Hermann. Han husker én SuperBrugsen, hvor flere af de ansatte var begyndt at kede sig. Det opdagede butikschefen ved hjælp af målingen, og i samråd med medarbejderne fik hun gjort arbejdsdagene mere interessante ved at udvide medarbejdernes arbejdsområder. For eksempel fik én kassemedarbejder ansvar for at holde grøntafdelingen pæn og ren, når der var stille i butikken.

”Det er den slags små, konkrete ændringer, der indimellem kan være med til at holde trivslen høj. Det handler om, at den enkelte leder lytter til sine folk. Og i det her tilfælde kan du næsten regne ud, at der er penge i det, når effekten samtidig er, at grøntafdelingen ser pæn ud,” siger han.

Arbejdsglæde bunder i gode job Årsagen til danskernes høje arbejdsglæde er da i høj grad også, at vi har spændende jobs. Indholdet af arbejdet er nemlig det, der har den største indflydelse på vores jobglæde, konkluderer rapporten fra Ennova. Det betyder også, at medarbejdere i kedelige job har en tendens til at finde et andet job. Særligt de unge er hurtige til at søge væk, når lysten til arbejdet mangler, lyder det. ”Når arbejdsopgaverne ikke længere er udfordrende og interessante, og medarbejderne ikke længere synes, de udvikler sig i jobbet, så er det startskuddet til at finde andet arbejde,” skriver Ennova. ”Fasthold de gode medarbejdere ved at fokusere på deres arbejdsglæde, giv dem spændende arbejdsopgaver og anerkend dem, når de gør det godt. Vær særligt opmærksom på unge og nyansatte, og tag en særlig samtale, når personlige mærkedage nærmer sig,” lyder rådet.

Arbejdsglæde er som udgangspunkt ikke noget, der ligger indbygget i den enkelte medarbejder. Arbejdsglæde skabes gennem gode arbejdspladser, pointerer Per Tybjerg Aldrich. ”Det handler om at skabe en kultur, hvor medarbejderne kan se en mening i arbejdet, har indflydelse på deres opgaver og får feedback og støtte fra kolleger og chefer,” siger Per Tybjerg Aldrich. ”Hvis en arbejdsplads lykkes med det, vil det også kunne aflæses i de økonomiske resultater.”

12

I ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD

Virksomheder er uforberedte på videomøder Succes med visuel kommunikation kræver professionelt samarbejde med AV-eksperter og en klar strategi, der tager højde for alle mødesituationer, mener AV Fusion A/S. Af Peter Klar

F

ra den ene dag til den anden har coronakrisen afsløret, hvor få danske virksomheder der har en strategi for brug af videokonferencer og anden visuel kommunikation, når afstande eller omstændigheder gør det umuligt at mødes fysisk. ”Alle kan se fordelene i det, men har ikke lige fået gjort nok ved det, og er blevet ramt nu af praktisk besvær, fordi visuel kommunikation er eneste mulighed for at mødes. Men det er ikke sidste gang, vi bliver forstyrret i arbejdet af en askesky eller en pandemi,” siger Tommy Norlav, stiftende direktør i AV Fusion A/S, der leverer løsninger til videokonferencer, lydsystemer og videoskærme i virksomheder.

AV Fusion blev stiftet i 2007, men Tommy Norlav har arbejdet med visuel kommunikation til virksomheder siden begyndelsen af 1990’erne.

Videomøder må efter hans mening ikke ses som rigide tiltag, der trækkes ned over hovedet på medarbejderne, men som en løsning, der gør arbejdslivet lettere. ”Hvis du har barn syg, kan du blive hjemme og alligevel være med i mødet. Og du kan både spille golf og nå et videomøde samme dag i stedet Hvis ikke for at bruge hele dagen på at køre til virksomhederne møde i Malmø. Videomøder vil ikke afløse alle fysiske møder, men giver tager det os større fleksibilitet og effektivitet.”

seriøst, kan de heller ikke forvente, at medarbejderne gør det

Tommy Norlav, direktør AV Fusion A/S

Kræver indsigt Tommy Norlav ser ofte, at de virtuelle kommunikationsløsninger, en virksomhed har implementeret i mødelokaler, kantine, auditorie og på hjemmearbejdspladser, ikke passer til virksomhedens reelle forretningsgange. ”Mange virksomheder med

sådanne løsninger er tit helt fokuseret på deres interne kommunikation. Eksterne mødedeltagere som kunder og leverandører er ikke tænkt ind i planen. Mange tror fejlagtigt, at man bare skal købe et par webcams på internettet, og så virker det perfekt alle steder, men sådan er realiteterne ikke alle steder. Virtuel kommunikation kræver indsigt og kompetence indenfor området, hvis løsningen skal virke godt. Især er lydkvalitet et overset område. I AV Fusion hører vi ofte kunder sige, at de kan høre fjernlokationen tydeligt. Men fjernlokationen hører ikke nødvendigvis hovedkontoret lige så godt, hvis der ikke er styr på mikrofonerne på de enkelte lokationer,” siger Tommy Norlav.

En effektiv strategi Han anbefaler virksomheder at gennemtænke de forskellige scenarier, medarbejderne kommer ud i, når de kommunikerer internt og ikke mindst eksternt. ”Det er ikke en strategi at benytte bestemte platforme og løsninger fra en techgigant, fordi de følger gratis med. Det kan være perfekt i mange situationer, men bliver også en sovepude den dag, der pludselig opstår et helt andet behov. Mange store virksomheder har en standard for visuel kommunikation. Når alle bruger samme platform, computer og operativsystem, er det fint nok, men i mange møder kommer mødedeltagere med forskellige computere, programmer og løsninger under armen, og så fungerer det ikke.” ”En effektiv strategi på det her område er at sikre, at alle har det udstyr, der kan snakke sammen, i alle situationer – også når der skal præsenteres Excel eller PowerPoint. Den største kunst er ikke at få flest mulige funktioner, men at begrænse sig mest muligt og være helt klar over, hvem der gør hvad hvornår, så vi kan kommunikere visuelt uden problemer.” ”Derfor giver det i større virksomheder god mening, at det er en HR-ansvarlig, der styrer den visuelle kommunikation og kan introducere hver ny medarbejder til, hvordan visuel kommunikation foregår internt og eksternt,” siger Tommy Norlav.

Hvem ringer du til?

Ofte har virksomheder fået lavet unødigt komplicerede løsninger. De

er måske udført af personer uden indgående kendskab til videokommunikation, og når virksomhederne pludselig har udfordringer, er gode råd dyre, for hvem skal de nu ringe til? ”Mange af dem, der fravælger professionel hjælp, køber blot den billigste løsning og tror, de har gjort en god handel, hvor alle fordelene kommer af sig selv. Hos AV Fusion A/S har vi kunder, der har købt professionelle løsninger for over 10 år siden, som de stadig bruger og er glade for. For mange kan det blive et dyrt sted at spare, da det blot bliver dyrere på den lange bane med ubrugelige løsninger, som spilder medarbejdernes tid og virksomhedens penge.

AV Fusion advokerer for princippet ”do it, do it right”. Ellers bør virksomhederne overveje, om de overhovedet bør implementere videokonference. ”Hvis ikke virksomhederne tager det seriøst, kan de heller ikke forvente, at medarbejderne gør det.”

AV Fusion er eksperter i mødeløsninger og leverer færdige løsninger, drift og support inden for videokonferencer, lydsystemer, skærme, live- og optagelse og infosystemer.

Se mere på www.avfusion.dk

ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD I

Procesoptimering med et menneskeligt ansigt Et nyt ERP-system og de fordele, det kan give for hele virksomheden, skal ikke bare italesættes, men også forankres gennem undervisning og rådgivning, så længe det er nødvendigt, mener NAV-eksperten Knowledge Partner.

13

Knowledge Partner slipper ikke kunden, før det kører, og kunden nyder alle de fordele, som det nye ERP-system giver.

Af Peter Klar

I

T-konsulenterne og underviserne i Knowledge Partner har selv erfaring fra regnskabs- og økonomifunktioner i virksomheder og har prøvet de daglige udfordringer, som kundernes medarbejdere har. ”Vi forstår, hvad folk sidder med af tidskrævende og besværlige processer, som på en eller anden måde påvirker deres hverdag, og det gør, at vi har en anden vinkel på procesoptimering end mange andre konsulenthuse,” siger stifter og direktør Jeanette Heckscher Sjølin.

Konsulenterne har en dyb forståelse af både det regnskabsmæssige og det systemtekniske. ”Det gør en kæmpe forskel, at vi kan tale samme sprog som kunderne. Vi oversætter deres hverdagssprog til IT-sprog og omvendt og får bundet enderne sammen, så tingene pludselig giver mening for dem.”

Tager kunden i hånden Knowledge Partner er specialiseret i undervisning, procesoptimering og rådgivning indenfor Microsoft Dynamics 365 Business Central (tidligere kaldet Microsoft Dynamics NAV), men rådgiver også kunder, der benytter løsninger som economic og Dinero. ”Uanset løsningen holder vi kunderne i hånden og hjælper dem gennem den forandringsproces, som et nyt ERP-system udgør. Vi sikrer, at tingene bliver forankrede i virksomheden, så den nye løsning ikke bare er italesat, men også iværksat og implementeret. Vi slipper ikke kunden, før vi ved, at det kører, og de nyder alle fordelene, som det nye ERP-system giver.

Gammeldags virksomheder, der kun forholder sig til de tal, revisoren kommer med en gang om året, kigger i bakspejlet. Virksomheder, der løbende justerer kursen ved at bruge sine helt aktuelle data, ser ud af forruden,” som Jeanette Heckscher Sjølin formulerer det. I branchen går hun under øgenavnene ’Continia-pigen’ og ’Genvejs-dronningen’. ’Continia-pigen’, fordi hun som ingen anden mestrer og i stor stil benytter de produkter, som danske Continia gennem over 20 år har udviklet til at effektivisere og accelerere Dynamics med. Og ’Genvejs-dronningen’, fordi hun mener, at man arbejder hurtigere uden sin mus ved at kunne genvejene. ”Det gør jeg meget ud af at lære folk. Ikke fordi jeg for alt i verden vil presse folk til at arbejde hurtigere, men jeg skåner dem for en tennisalbue på sigt, og lur mig om ikke de også ender med at arbejde hurtigere!”

Vi sikrer, at tingene bliver forankrede i virksomheden, så den nye løsning ikke bare er italesat, men også iværksat og implementeret Jeanette Heckscher Sjølin, direktør

Continia-programmer ”Som udgangspunkt anbefaler vi at anvende standardfunktionerne i programmet, men i mange tilfælde giver det mening at implementere Continiaprodukterne, fordi de er så meget ”lækrere”, end hvad programmet tilbyder helt standard. En af de store fordele ved Continia-produkterne er, at de er integreret i ERP-systemet, så brugerne kun skal arbejde på én platform. Rigtig mange af kunderne tror faktisk, det er en del af standardprogrammet!” ”Vi arbejder meget med procesoptimering, og en stor del af vores værktøjskasse indeholder Continiaprogrammerne. Payment Management og Statement Intelligence til betalinger, daglig bogføring og afstemning af

bankkontoen. Document Capture til elektronisk bilagshåndtering og godkendelsesproces, Document Output til afsendelse og log af dokumenter. Expense Management til håndtering af rejseafregning, kreditkorttransaktioner og udlæg.

Der findes en vifte af fantastiske produkter på markedet, men vores erfaring er, at de fleste ønsker løsningerne integreret i deres ERP-system, og det lever Continias løsninger 100 procent op til.”

Klædt på gennem uddannelse Virksomheder, der ikke følger implementering af et nyt økonomisystem op med undervisning af medarbejderne, gør sig selv en bjørnetjeneste, mener Jeanette Heckscher Sjølin. ”Mange virksomheder, der investerer i et økonomisystem, sparer uddannelse væk. Det kan brugerne nok godt selv finde ud af, tænker de. Men er man smart, så uddanner man sine medarbejdere, så de er godt klædt på.”

Overgangen fra det ene økonomisystem til det andet trækker nemlig store veksler på medarbejderne og tager ofte længere tid, end virksomhederne regner med. ”Processen efter implementering kan være langvarig. Fra man tager det nye system i brug, går der typisk ni måneder, før man arbejder lige så effektivt som med det gamle system. Det er en hård periode, hvor man får overarbejde eller lige frem går ned med stress.”

Derfor skræddersyr Knowledge Partner undervisningen til den enkelte virksomhed og de enkelte medarbejdergrupper. ”Vi underviser på kundens platform med kundens egne data, så deltagerne træner med data og skærmbilleder, de kan relatere til.”

Alle spørgsmål er gode Knowledge Partner tager altid højde for, at kursisterne typisk har deres force indenfor regnskab og ikke nødvendigvis er IT-eksperter. ”I det her rum er der ingen dumme spørgsmål, plejer jeg at sige. Men det er virkelig dumt ikke at stille dem! Der er en årsag til, at deltagerne sidder og får undervisning. Der er noget, de skal lære.”

Jo bedre Jeanette Heckscher Sjølin kender sine kursister som mennesker, jo bedre kan hun undervise dem. ”Selv om vi arbejder med et system, mener jeg, at vi arbejder lige så meget med mennesket bag. Hvis ikke vi kan nå ind til mennesket og

favne mennesket, bliver det en dårlig oplevelse. Derfor gør vi meget ud af at finde ud af, hvem vi har i rummet. For at få alle med på holdet, er man nødt til at gøre tingene forskelligt.”

Det er ikke unormalt at møde en vis modstand fra virksomhedens medarbejdere i begyndelsen af en forandringsproces. ”Nogle frygter at blive gjort overflødige og er bange for at blive fyret, fordi der nu skal procesoptimeres. I den situation spørger jeg kursisterne, om de har en liste over vigtige ting, de gerne vil lave en dag, de får tid til det? Alle uden undtagelse svarer ja. Så spørger jeg dem, om ikke det vil være dejligt, hvis vi får optimeret deres arbejdsgange så meget, at de får tid til at skabe endnu større værdi for virksomheden end blot at kæmpe for at nå det helt nødvendige hver dag? I det øjeblik indser de, at jeg ikke er en fjende, men er kommet for at hjælpe dem.”

Knowledge Partner er et konsulenthus specialiseret i undervisning, procesoptimering og rådgivning indenfor Microsoft Dynamics 365 Business Central (tidligere kaldet Microsoft Dynamics NAV).

Knowledge Partner er uafhængige NAVkonsulenter og -rådgivere. Det betyder, at Knowledge Partner ikke sælger licenser, men rådgiver sine kunder til at vælge den bedste løsning i forhold til deres behov.

Fordelen ved at vælge uafhængige NAVkonsulenter er, at du som kunde ikke er tvunget til at flytte din licens fra din nuværende NAV-leverandør.

Se mere på www.knowledgepartner.dk

14

I ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD

Læg IT-byrden fra dig Når din eksterne IT-partner er proaktiv og løser dine IT-udfordringer, før du selv opdager dem, får du maksimal tid til at gøre det, du er bedst til, lyder filosofien hos XPconsult.

Af Peter Klar

I

ntet nyt er godt nyt, når man hedder XPconsult og drifter IT for små og mellemstore virksomheder med en forretningsmodel, der er vendt på hovedet. ”Vi vil hellere fremme, at vores kunder udvikler sig, end profitere på deres problemer. Den traditionelle IT-leverandør tjener penge på kunderne ad hoc, når det går dem skidt, og de har brug for hjælp. Så får de en faktura. Den relation har vi vendt om. Baseret på mængden af udstyr og brugere kalkulerer vi en fast pris på alle de ting, der hører til virksomhedens IT-drift. Det betyder, at der ikke er penge mellem os til daglig. Vi er proaktive og optimerer løbende kundernes IT-drift, uden at det koster dem ekstra. Vi tjener penge, når det fungerer for vores kunder. Og når de en gang imellem ringer, er vi selvfølgelig klar til at hjælpe,” siger IT Advisor/Owner, Klaus Nielsen.

IT gjort ordentligt XPconsult indgår en udvidet serviceaftale – en XPect™ Plusaftale – med sine kunder. Ifølge den står XPconsult for al drift, vedligeholdelse og support til en fast pris. Så kan kunderne til gengæld koncentrere sig om det, de er bedst til. Kundeporteføljen tæller selvstændige, små og mellemstore virksomheder af enhver slags med op til 250 pc-brugere – fra professionelle bestyrelsesfolk og håndværkere til skibsværfter og produktionsvirksomheder. ”Vores kunder er meget forskellige, men de har noget vigtigt til fælles: De vil gerne have, at deres IT bliver gjort ordentligt.”

Ekstern IT-partner XPconsult er den eksterne IT-partner, der løfter IT-byrden for virksomheder, der ofte har brugt mange ressourcer på at have egne IT-folk tidligere. ”Nogle kunder har for eksempel været afhængig af en enkelt dedikeret IT-mand eller superbruger, der jo skulle have ferie en gang

Vores kunder er meget forskellige, men de har noget vigtigt til fælles: De vil gerne have, at deres IT bliver gjort ordentligt

imellem, kunne blive syg eller sige op og tage al sin viden med sig. Vi har altid hotline og er 12 mand, der dokumenterer alt, vi foretager på alle systemer, så alle kan træde til og hjælpe enhver kunde. Det giver en mere stabil og fleksibel hverdag for kunden,” siger Key Account Manager, Mathias Blomgreen.

I lidt større virksomheder udfylder XPconsult den rolle, virksomhedens egen IT-afdeling havde tidligere. ”Vi styrer alle nødvendige sikkerhedsopdateringer på hver computer centralt via et remote management system, så brugeren ikke selv skal tage stilling til de forslag om opdateringer, der popper op på skærmen.

Den løbende vedligeholdelse omfatter også, at vi holder styr på hele pc-maskinparken for virksomheden, så maskiner udskiftes efter behov. Vi administrerer alle indkøb og licenser, så kunden har præcis det nødvendige antal softwarelicenser. Vi har udviklet et system til at styre alle disse ting, og det IT-overblik har små og mellemstore virksomheder typisk ikke.”

XPconsult tager også den daglige kommunikation med den eksterne webdesigner, kopimaskine-leverandøren og andre, der rører ved virksomhedens IT-infrastruktur. De fleste kunders data ligger i et datacenter, XPconsult samarbejder med, og derudover benytter XPconsult Microsofts cloud computingplatform Azure.

Unik indpakning I pakken fra XPconsult er det altså indpakningen, der er unik. ”Som flere af vores kolleger i branchen forhandler vi Microsoft 365 og Office 365 med Teams, Planner og alle de andre værktøjer, der gør det muligt for medarbejdere i moderne virksomheder at arbejde effektivt hvor som helst og når som helst. Vores servicekoncept er vigtigt, for kunderne får ikke det rigtige udbytte af produkterne, hvis ikke de har adgang til at få gjort det rigtigt fra starten og derefter kan få support efter behov. De skal have nogle, der står bag dem og kan hjælpe dem med de programmer, der er vigtige for deres forretning,” siger Klaus Nielsen.

XPect™ Plusaftale • Fri IT-support til alle medarbejdere. Prisen er fast uanset, hvor meget I ringer ind.

• Automatiske sikkerhedsopdateringer af software og andre produkter uden at forstyrre jeres daglige arbejde.

• Professionel it-administration med håndtering af brugere, licenser og garantier.

• Proaktiv service og it-overvågning, som forebygger nedbrud i driften.

• Langsigtet it-strategi, som sikrer, at I får mest ud af jeres IT-budget.

• Fast IT-budget. Økonomisk oversigt over investeringer, licenser og abonnementer.

Se mere på www.xpconsult.dk

ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD I

15

De rigtige værktøjer er afgørende for, om det lykkes en virksomhed at tage remote working til sig og bruge alle de muligheder, der er.

”Lederne skal nu tænke grundigt over, hvordan de kan bevare og forstærke medarbejdernes motivation for at bruge de værktøjer på daglig basis fremover,” siger Michael Westh, Ergotel.

Hvilken "persona" er du?

Skal virksomheder have succes med remote working, skal platform, værktøjer og medarbejderes individuelle præferencer passe sammen, påpeger Ergotel.

Af Peter Klar

N

år pandemien har lagt sig, går de danske arbejdspladser ind i en ny og mere effektiv epoke, for coronakrisen har lært både medarbejdere og ledere, at vi kan arbejde alle steder fra.

Det mener Michael Westh, direktør i Ergotel, der distribuerer headset løsninger og videokonference løsninger fra Konftel og Poly (tidligere Plantronics og Polycom). ”Det enorme fokus, der lige nu er på hjemmearbejdspladser og i det hele taget det at arbejde væk fra kontoret, bliver forhåbentlig en katalysator for, at arbejdspladserne efter coronakrisen vil blive mere digitaliserede.” ”Virksomhederne skal til at bruge alle de værktøjer, som de egentlig har haft til rådighed i et stykke tid, men som mange virksomheder ikke har adopteret og implementeret hurtigt nok. Nu er medarbejderne så blevet tvunget ud i at bruge dem. Lederne skal nu tænke grundigt over, hvordan de kan bevare og forstærke medarbejdernes motivation for at bruge de værktøjer på daglig basis fremover, så medarbejderne ikke kun forbinder dem med nødsituationer, hvor verden er vendt på hovedet, og de skal arbejde hjemme.”

De rette værktøjer Succesfuld udrulning af remote working i virksomheden kræver, at der anvendes det rigtige udstyr til de valgte platforme – og at udstyret er tilpasset de enkelte brugere. ”Udbredte platforme som Teams og Zoom fungerer optimalt, når de kobles op med det rette udstyr eks. headset og video. Ellers bliver nogle løsninger ganske enkelt fravalgt af medarbejderne,” siger Michael Westh.

Derfor arbejder Ergotel og Poly med begrebet Personas, når der skal implementeres nyt udstyr i en virksomhed. ”Vi analyserer medarbejdernes behov og inddeler dem i de forskellige Personas, alt efter deres behov. Vi mennesker er jo forskellige, og vi arbejder forskelligt. Nogle er meget på farten, andre sidder meget på kontor. Hos nogle er baggrundsstøj et stort problem– andre har præferencer for en bestemt bæreløsning på deres headset. Samtidig kan det være vigtigt med udstyr, der understøtter flere devices – for eksempel et headset, der virker både på mobil og pc.” ”De rigtige værktøjer er afgørende for, om det lykkes en virksomhed at tage remote working til sig og bruge alle de muligheder, der er.

IT-afdelingen må ikke tro, at det her blot er en ekstra måde at kommunikere på, og at alles behov bliver opfyldt ved at få det samme headset og det samme kamera. ’One fits all’ holder ikke i dette tilfælde.

Mange studier har efterhånden vist, at medarbejderne kun adopterer de nye platforme, hvis de får det rigtige udstyr.” ”Derfor sørger Ergotel sammen med Poly for at begrænse og målrette det enorme udvalg, der er, så alle grupper af medarbejdere har mulighed for at vælge en personlig løsning til deres eget behov.”

Mere produktive Ifølge Michael Westh går det nu op for stadig flere virksomheder, at de nye værktøjer til remote working kan gøre medarbejderne mere produktive.

Samtidig bliver vi mere bevidste om ulemperne ved de storrumskontorer, der dominerer mange virksomheder i alle størrelser. ”Vi har tidligere set store åbne kontorer som en fordel, fordi vi nemt kan komme til hinanden. Men der er også mange forstyrrelser i et åbent kontorlandskab. Du interagerer med folk, du ikke behøver at interagere med for at udføre dit arbejde.

Samtidig er der mange steder et issue med støj, hvorfor vi nu ser virksomheder lave små mødelokaler Mange studier og kabiner inde i de åbne kontorer har efterhånden for at få steder med ro. Først åbnede virksomhederne op, og så lavede de vist, at stillezoner!” ”Studier viser, at folk bliver mere medarbejderne produktive, når de får ro til at udføre kun adopterer deres arbejde, og pointen med remote working er, at en stillezone lige så de nye platvel kan være derhjemme eller på et kontorhotel,” siger Michael Westh. forme, hvis de

får det rigtige udstyr Michael Westh, direktør Ergotel

Video har social funktion Lederen skal lære at lede remote working medarbejdere på en ny måde, påpeger Michael Westh: ”Da de fysiske møder bliver færre,

er det vigtigt at huske muligheden for at kommunikere ansigt til ansigt ved at bruge video til de virtuelle møder. Det har stor social betydning, at vi ser hinanden og har kropssproget med. Vi vil i højere grad se små korte videomøder afløse de fysiske hilse-runder, vi tidligere har haft om morgenen og til fyraften.” ”Lige nu ser vi derfor en meget kraftig vækst inden for små mødelokaler med video. Men de korte videomøder skal fungere fra start.

Hvis en eller to mødedeltagere sidder med ringe udstyr og dårlig lyd, går idéen med videomødet jo tabt.”

Ergotel A/S er distributør af kvalitets-headsets og konference løsninger til kontor, mobil og PC i Danmark, på Grønland og Færøerne. Distributionen foregår via et landsdækkende netværk af autoriserede forhandlere.

Ergotel er trendsætter indenfor værdiskabende partnertilbud. Dem har Ergotel samlet i partnerprogrammet Ergotel KOMPLET. Ergotels primære produkter kommer fra det amerikanske brand Poly (tidl. Plantronics og Polycom) og det svenske brand Konftel.

Derudover sælger Ergotel produkter fra Jablocom og UniSynk.

Se mere på www.ergotel.dk

16

I ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD

Toby Toudal Nielsen, nordisk direktør for COMATCH. Fotograf: Wilfred Gachau

Undervurder ikke kommunikationen til hjemmearbejdspladsen En tredjedel af verdens befolkning er i øjeblikket i karantænelignende tilstande. Mange virksomheder – særligt i Europa og i USA, har hurtigt skiftet den daglige gang på fælleskontoret ud med en mere virtuel arbejdsplads og hjemmekontoret

P

å LinkedIn ser vi flere og flere videoer og billeder af teams, som arbejder hver for sig, og vi ser freelancere, som flittigt deler ud af deres best practices. For mange personer og virksomheder er den nye hverdag en radikal forandring. Der er bestilt bærbare computere som aldrig før til hjemmearbejdende ansatte, og digitale samarbejdsplatforme som Zoom oplever de største belastninger og brugervækst nogensinde.

Men værktøjer er kun én af mange vigtige komponenter, forklarer Toby Toudal Nielsen, nordisk direktør for COMATCH. ”Konsulenterne i vores netværk hjælper i øjeblikket virksomheder i hele landet med at tilpasse sig en ny virkelighed. Og der er to tydelige opgaver, som vi bruger tid på: At implementere værktøjer, træne de ansatte og sørge for at leve op til lovgivningen, samt at hjælpe de ansatte med at tilpasse sig til den nye hverdag samt udvikle kompetencer og det rigtige mindset,” siger Toby Toudal Nielsen.

Ingen kommunikation er værre end ikke at kunne svare En af COMATCHs konsulenter er Marcel Berg Husson fra Silkeborg, som med over 20 års erfaring har hjulpet virksomheder som Arla, LEGO og IBM og deres titusindvis af medarbejdere og ledere igennem organisatoriske transformationer. ”En af de mest almindelige fejltagelser er at tro, at virtuelt fjernarbejde bliver en succes, så snart du har værktøjerne implementeret. Man glemmer alt for ofte at fokusere på menneskerne, for deres evne til at tilpasse sig de nye rammer og at have tillid til både kollegaer og medarbejdere er essentiel for et succesfuldt samarbejde på tværs af afstande,” siger Marcel Berg Husson. Derfor er et velfungerende lederskab afgørende for at sikre succes i disse dage. ”Hver for sig kræver hjemmearbejdspladser og krisesituationer et tydeligt og handlekraftigt lederskab – og i øjeblikket oplever vi begge dele på samme tid. Det stiller store krav til virksomhederne, og derfor må lederrollerne øge deres kommunikation til ansatte, men det er min erfaring, at vi desværre ofte ser det modsatte, nemlig at ledere vælger ikke at kommunikere, før de har alle svarene.” siger Marcel Berg Husson og fortsætter: ”Det betyder, at deres ansatte begynder at miste forbindelsen til virksomheden og danner deres egne svar og

fortolkninger af den sparsomme kommunikation, og det kan påvirke både motivation og performance. Derfor skal ledere ikke sigte efter perfektion i en uperfekt situation.”

Talen fra Statsminister Mette Frederiksen den 11. marts er det perfekte eksempel på god ledelseskommunikation, hvor hun sort på hvidt fortalte, at hun ikke har alle svarene, men at vi måtte arbejde så godt som muligt, ud fra det vi har.

Pas på flere kommunikationskanaler En anden gængs fejl er, når flere kommunikationsplatforme benyttes af forskellige led i virksomheden. ”C-level kommunikation sker eksempelvis via deres egne eksklusive kommunikationskanaler, hvor der fokuseres på kommunikation fra toppen og ned igennem virksomheden, alt imens resten af Marcel Berg Husson, virksomheden udvikler og benytter deres egne kanaler – ofte langt mere effektivt. Det konsulent Comatch samme sker ofte, når en virksomhed anser satellitkontorer som modtagere af kommunikationen og ikke involverer dem tilstrækkeligt i den daglige dialog,” siger Marcel Berg Husson.

Det gode råd er derfor at skifte perspektiv, inddrage folk fra alle niveauer og lokationer i virksomheden samt være åben og transparent.

Gennemsigtighed, empati samt at være forudsigelig i sin kommunikation er redskaber, som enhver leder har brug for netop nu.

Marcels Berg Hussons råd er derfor at gå i dialog og være proaktiv omkring dine teams’ behov, når de skal arbejde optimalt i denne særlige situation. Ud over mere effektive medarbejdere, skaber det også tillid til, at ledelsen har styr på situationen. Og du må endelig ikke glemme de små personlige snakke. De små snakke, som vi normalt har haft ved kaffemaskinen eller under frokosten bliver altid undervurderet, for de spiller en afgørende rolle i de ansattes dynamik og arbejdsvilje og -styrke. Derfor bør du ofte starte et videokald med at snakke om noget, som ikke nødvendigvis er arbejdsrelateret. En icebreaker over skærmen kan være noget så simpelt som et billede af deres arbejdsstation eller

af deres sko, som deles i gruppechatten, eller at man kort skal tegne en anden af videokaldets deltagere. Brug noget tid på at skabe personlige relationer og på at grine sammen.

Velforberedt Danske virksomheder var velforberedte på det nye tvungne hjemmearbejde sammenlignet med mange andre udenlandske virksomheder.

Mange danske virksomheder har allerede baser i ind- og udland og har arbejdet med fjernarbejde i mange år. Men det betyder ikke, at man som leder bare kan slappe af. ”Lige så godt som en ansat måske virker til at trives i hjemmearbejdet, lige så vigtigt er det at sikre, at de ikke går rundt med usikkerhed for fremtiden, hvad end det er usikkerheden for deres eget helbred eller for virksomhedens økonomiske situation. Anerkend, at de fuldstændig omlægger deres liv og vær tålmodig, når internettet pludselig går ned, eller deres børn pludselig vader ind med en tegning midt i et kald,” forklarer Marcel Berg Husson og fortsætter: ”Vi kan alle huske det nu legendariske BBC-klip fra 2017 med Professor Robert Kelly med en liveforbindelse fra Robert Kellys hjem i Sydkorea. Midt under live-interviewet marcherede to fuldstændig uberørte børn ind og ville lege. Over 36 millioner mennesker har nydt netop det klip, så husk at smile, når – og ikke hvis – det også sker for jer.”

Få adgang til et globalt netværk af selvstændige management konsulenter og industrieksperter.

Besøg www.comatch.com

ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD I

17

Eigil Mølgaard

Hjemmearbejdspladsen:

De tekniske løsninger er på plads – nu mangler bare kulturen It-løsninger, der gør det muligt at arbejde effektivt hjemmefra, er lynhurtige at etablere.

Men tilliden og en hensigtsmæssig online-adfærd er noget, både ledere og medarbejdere skal øve sig på, lyder det fra specialist i virtuelle arbejdspladser.

Af Frank Ulstrup

H

vis man kan tillade sig at tale om, at nogen står godt rustet til at håndtere den aktuelle corona-krise med etablering af massevis af hjemmearbejdspladser, er det de videnstunge virksomheder.

De har nemlig for længst etableret de online samarbejdsplatforme, der gør projektsamarbejder og lignende meget lettere at håndtere hjemmefra. Dertil kommer, at man har rutinen og mange steder også har udviklet deciderede adfærdskodekser for online-adfærd.

Ikke mindst det sidste er vigtigt, lyder det fra virksomheden Precio Fishbone, der gennem en årrække har udviklet it-løsninger baseret på bl.a. Office 365 og SharePoint, til offentlige og private virksomheder i ind- og udland.

Løsningerne retter sig netop mod hjemmearbejdspladsen – eller den virtuelle arbejdsplads, om man vil – og i virksomheden har man i årenes løb gjort sig mange erfaringer, siger CEO Eigil Mølgaard: -Det er klart, at de virksomheder, der slet ikke har arbejdet med digitale arbejdspladser før, er særligt udfordret. De har jo ikke mulighed for at være online i det samme projektrum og dermed arbejde simultant og chatte om et fælles projekt. De er derimod tvunget til at arbejde på hver deres version af f.eks. et word- eller PowerPoint-doument, og efterfølgende maile dem til hinanden. Det indebærer som bekendt en stor risiko for, at noget går galt undervejs.

Kalder på kodeks Den risiko og ineffektivitet er der mange virksomheder over hele Europa, der ikke er villige til at acceptere.

Den gode nyhed er så, at selve teknikken, der muliggør smidig intern kommunikation, samarbejde og videndeling, er lynhurtigt at etablere og let at betjene. Men, der er alligevel en række forhold, som man med fordel kan gøre sig klart fra starten, siger Eigil Mølgaard: -Det handler om den adfærd, man har online, og om at etablere en egentlig digital kultur i virksomheden. Den kan man med fordel lave et kodeks for, så alle kommer bedst fra start.

Et kodeks kan f.eks. handle om, om det er acceptabelt at pinge en

kollega, der er online, i stedt for at sende en mail først. Eller det kan dreje sig om onlinemøder, hvor det nogle gange kan være svært at følge med i, hvem der taler. Af samme grund har man mange steder en aftale om, at man siger sit navn før, man begynder at snakke.

-Endelig er rigtig mange glade for en mødeindkaldelse, hvoraf det fremgår, om der er tale om et videomøde, eller om man kan tillade sig at sidde i sin pyjamas med uglet hår, smiler Eigil Mølgaard og peger på det, han kalder for ”kanalstrategi”. Det betyder grundlæggende, at der skal være retningslinjer for hvilken type kommunikation, der kommunikeres hvor. Eksempelvis skal sommerhuse selvfølgelig ikke udlejes på den samme kanal, hvor virksomhedens CEO kort forinden har informeret om corona-krisens konsekvenser for virksomheden.

-Der skal naturligvis være en strategi. Men virksomheder er meget forskellige, så det er i sagens natur svært at sige, præcis hvordan, den skal Som itudformes.

virksomhed kan vi levere et quickfix med hensyn til software og anden teknik, der letter arbejdet markant

Eigil Møgaard, CEO Precio Fishbone

Kræver forandringsledelse Som en sidste pointe nævner Eigil Mølgaard, at omstillingen til hjemmearbejde i høj grad er et ansvar, der påhviler ledelsen: -Som it-virksomhed kan vi levere et quickfix med hensyn til software og anden teknik, der letter arbejdet markant. Men når det er på plads, skal lederne i gang med et stykke reelt forandringsledelse.

Og resultatet kan vise sig at være forandringer, der giver lederne nogle værdifulde erfaringer, fortsætter han og henviser til, at nogle ledere har et lidt

anstrengt forhold til hjemmearbejde. De mistænker i bund og grund, at medarbejderne ikke er lige så effektive i de hjemlige omgivelser, som de er på arbejdspladsen.

-Min erfaring er, at det er en fordom, og dermed en unødvendig bekymring. Måske kan krisen være det, der skal til for at overbevise de skeptiske ledere, og dermed åbne op for en fremtid med digitale og meget mere fleksible arbejdspladser, lyder det.

Precio Fishbone udvikler ITløsninger, som skaber forretningsværdi og omkostningseffektivitet i den offentlige og private sektor.

Vi tror på digitalisering af arbejdspladsen kan gøre en forskel. Vi bygger innovative løsninger, og sælger vores færdige intranet løsning Omnia, som fundamentet for en ny digital virksomhedskultur, hvor vidensdeling og samarbejde er i fokus.

Se mere på www.omniaintranet.dk

18

I ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD

Der er én faktor der afgør, om jeres videomøder er professionelle I øjeblikket taler vi i høj grad om hjemmearbejdspladser og videomøder med Teams. Det er netop videomøder, som gør virksomheder og medarbejdere i stand til at holde hjulene kørende i en noget kaotisk tid.

D

et vigtige har indtil nu været at få medarbejderne koblet på en videoløsning. Så kan det godt være at kvaliteten ikke er i top, men medarbejderne er på, og de kan arbejde - midlertidigt.

Men situationen er samtidig en øjenåbner for rigtig mange virksomheder, som lige nu oplever, hvilke muligheder der er med videomøder.

Hvordan medarbejderne, til trods for at de er spredt ud over mange forskellige lokationer, stadigvæk kan kommunikere, samarbejde og dele dokumenter – og derved varetage deres arbejde. Hvordan man kan drive virksomheden videre – og kommunikere via video.

Men den manglende infrastruktur har flere steder skabt udfordringer. Jacob Carlsen, Adm. direktør AVDAN, fortæller: ”Fællesmøder med alle medarbejdere placeret på hvert deres hjemmekontor, med hver deres udstyr, er typisk en udfordring for mange. Pointen er, at med en gennemtænkt professionel videoinfrastruktur er det muligt. Vi har selv gjort det – afholdt fællesmøde med alle ansatte, så der kunne gives kollektiv besked. Hel praktisk blev der ringet op til samtlige medarbejdere fra et centralt mødelokale i Horsens, med skærm og Poly videokonferenceudstyr”.

Derfor er videomøder en god idé - også efter krisen Hvis vi skal tænke fremad – efter krisen - kan virksomhederne helt sikkert bruge denne viden og erfaring til noget konstruktivt, og se værdien i videomøder – også på den lange bane.

Det, at samarbejde via videomøder, kan blive en naturlig del af dagligdagen for endnu flere. Det vil gavne miljøet, reducere omkostningerne og det vil styrke virksomhederne fremadrettet, hvis vi på et eller andet tidspunkt skulle komme i en lignende situation – forhåbentlig i mindre målestok.

Sådan får du problemfrie videomøder Men hvis vi skal til at bruge videomøder i større målestok, som en

meget mere naturlig og vedvarende del af vores forretning, er vi nødt til at se på infrastrukturen for at sikre, at alle videomøder kan afholdes ubesværet.

Derfor skal virksomhederne satse på professionelle videokonferenceløsninger. De har typisk en markant bedre kvalitet både billed- og lydmæssigt. Det vil sige, at de giver en bedre mødeoplevelse med mulighed for zoom på den, der taler, støjdæmpning, detaljeret lyd, bedre opløsning og lys, mindre forsinkelse m.v. Samtidig er de tænkt ind i en lidt større sammenhæng med en infrastruktur, som underbygger og støtter forskelligt udstyr og en noget større belastning. De er kort sagt udviklet til professionelt brug.

Infrastrukturen er den ene faktor, der kan afgøre om en løsning er professionel Jacob Carlsen, fortæller: ”Virksomheder kan med fordel lade sig inspirere af, hvad andre med succes har gjort. Senest har en af vores kunder, med datterselskaber og samarbejdspartnere over det meste af verden, investeret i en professionel videokonferenceløsning – med en infrastruktur, som samler virksomhedens forskelligartede udstyr”.

Det, at få 1400 medarbejdere til at kommunikere, informere og vidensdele, kan være en udfordring. Specielt når medarbejderne er placeret rundt om i det meste af verden, i forskellige datterselskaber, med et væld af forskellige videokonferenceløsninger, som normalt ikke kan forbindes uden tekniske spidsfindigheder.

Men sådan behøver det ikke være. Med en Poly videoinfrastruktur, behøver man ikke det samme videokonferenceudstyr for at kunne kommunikere.

Jacob Carlsen, fortsætter: ”Virksomheden bruger løsningen i dagligdagen, når medarbejderne skal kommunikere på tværs af landegrænser, enten til én-til-én møder eller møder med et begrænset antal medarbejdere. Men det bruges også til virksomhedens 4-5

Professionel videokonference giver bedre mødeoplevelse og er tænkt ind i en sammenhæng med en infrastruktur, som understøtter brugen af forskelligt udstyr

årlige globale ”Digitale Virksomhedskonferencer”, hvor rigtig mange medarbejdere er på et Teams kald samtidig. Endnu er virksomheden dog langt fra, hvad Poly udstyret kan klare. Det udstyr virksomheden har investeret i, kan klare op til 10.000 samtidige kald”.

Med en klar Microsoft strategi og Poly videoinfrastruktur håndteret i “skyen” (cloud management), er virksomheden sikret et ensartet workflow i alle møderum uanset udstyr. Kunden har valgt at lade AVDAN stå for håndtering og servicering af løsningen. Det betyder i praksis, at alle møderum/endepunkter (softwaredelen), uanset om de befinder sig i Danmark eller Asien, kan håndteres og serviceres fra ét sted.

De bedst certificerede Unified Communication medarbejdere AVDAN er en erfaren leverandør af videokonferenceløsninger til dansk erhvervsliv. Vi har nogle af markedets dygtigste og bedst certificerede Unified Communication medarbejdere, og har gennem årene solgt løsninger, som gør det både nemmere og hurtigere at dele viden og informationer mellem mennesker. Vi skaber dagligt det optimale ”rum” for udveksling af informationer og idéer – med audiovisuelle løsninger. Hvis du vil vide mere, så skriv direkte til Jacob Carlsen jca@avdan.dk, eller ring på telefon 87 45 60 90.

Læs mere om, hvordan du også får den bedste videoløsning til lige netop din virksomheds behov på avdan.dk/videokonference_1

ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD I

19

Det virtuelle kontor er fremtidens arbejdsplads At kunne arbejde effektivt uanset lokalitet og enhed er det nye ’must-have’ for virksomheder. Står det til VINCENTZ AS skal en virtuel løsning samle og integrere både telefoni, video og fildeling i samme applikation.

Af Peter Klar

D

en virtuelle arbejdsplads har fået en særlig opmærksomhed under corona-pandemien. Det at vi alle nu skal kunne arbejde hjemmefra, uden at miste evnen til at kommunikere effektivt med vores kunder og forretningsforbindelser, er blevet et ’must have’ -scenarie for mange virksomheder. ”Muligheden at kunne arbejde og samarbejde virtuelt i virksomheden, giver rum for en fleksibilitet, som kommer medarbejder og virksomhed til gavn. Når vi arbejder i virtuelle teams, giver det os gode muligheder for at afvikle mere effektive møder,” siger Frank Vestergren Vincentz, direktør for VINCENTZ AS, der leverer FleXmobility Cloud® med Mitel MiTeam Meetings til dansk erhvervsliv, som en As-a-Service (cloudbaseret service, red.).

Før, under og efter mødet Den cloudbaserede mødeløsning har derudover den fordel, at den skaber et virtuelt rum, deltagerne kan besøge og arbejde i både før og efter selve mødet, fordi alle informationer er samlet i en stream, der er tilgængelig for alle mødedeltagerne. ”Så snart mødeinvitationen er sendt ud, oprettes et virtuelt rum, som alle inviterede kan deltage i, og få adgang til oplysninger der kan være nyttige inden mødet: Hvem inviteres, dagsordenen, tidligere mødereferater, præsentationer og andre vigtige dokumenter, film, links og andre filer,” forklarer Frank Vestergren Vincentz.

Før mødet får deltagerne mulighed for at stille spørgsmål, chatte, give afklaringer, vedhæfte filer osv. i det virtuelle rum.

Med Mitel MiTeam Meetings tilbyder VINCENTZ AS en cloudbaseret multi-party-video mødeløsning som, i basisversionen, understøtter møder med op til 100 deltagere.

Alle enheder Det virtuelle kontor fungerer ikke 100 procent, uden at være integreret i virksomhedens telefoniløsning, som enhver anden arbejdsplads i firmaet. Derfor skal medarbejderens direkte nummer fungere som et såkaldt One-number, der virker på både fastnet- og mobiltelefon, så

der altid benyttes samme telefonnummer, uanset om medarbejderen er på farten, arbejder hjemmefra eller er på kontoret. På samme måde skal status slå igennem ligegyldigt hvor medarbejderen arbejder og hvilken enhed der benyttes, så man ikke forstyrres under igangværende firmasamtaler eller møder.

Det klares med FleXmobility Cloud® – en mobil IP-telefoniløsning i Skyen, VINCENTZ AS leverer på baggrund af Mitel’s MiVoice Business platform for telefoni og multimediekontaktcenter, der leverer komplet funktionalitet til den virtuelle arbejdsplads.

FleXmobility Cloud® er et effektivt redskab, der fungerer på alle enheder, gør alle kommunikationsformer nemt tilgængelige og bringer UC&C (Unified Communications & Collaborations, red.) naturligt ind måden, vi vil kommunikere og samarbejde på fremtidens arbejdsplads.

Mødeapplikationen MiTeam Meetings er fuldt integreret i FleXmobility Cloud® løsningen, så mødefunktionen aktiveres med ét enkelt klik. ”Vi tilbyder med FleXmobility Cloud® én samlet Mitel-powered løsning, til møder, teamfunktionalitet og IP-telefoni, hvor alt fungerer fra én applikation, i stedet for flere,” siger Frank Vestergren Vincentz.

Sikkerhed og databeskyttelse I FleXmobility Cloud® er al kommunikation ud af løsningen krypteret.

Men følsomme og personlige data og dokumenter skal også beskyttes, når vores medarbejderstyrke arbejder i virtuelle møderum og fra hjemmekontoret. MiTeam Meetings dokumentdeling er baseret på Mitel CloudLink, hvor data lageres sikkert og centralt, samtidig med det er tilgængeligt for autoriserede brugere.

Samme måde hver gang ”En moderne virtuel arbejdsplads skal understøtte en ensartet brugeroplevelse, fungere på samme måde og med samme skærmvisning, uanset hvorfra jeg arbejder. Ligeledes skal kunder, jeg taler med eller mine kollegaer, ikke mærke nogen forskel om jeg arbejder hjemmefra eller fra en arbejdsplads i firmaet. Og jeg skal have samme muligheder, når betjener opkald på min mobil, som når jeg gør det fra min computer,” siger Frank Vestergren Vincentz.

Frank Vestergren Vincentz, direktør for virksomheden VINCENTZ AS, som tilbyder FleXmobility Cloud® og MiTeam Meetings i samarbejde med Mitel.

Se mere på www.vincentz.dk FleXmobility Cloud® og MiTeam Meetings er baseret på teknologi fra Mitel, som med mere end 70 millioner brugere i 100 lande, er en af de hurtigst voksende globale UC&C providere, den første provider der nåede 5 millioner globale cloud brugere og er anerkendt af Gartner som markedsleder fem år i træk.

20

I ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD IT-Hotellets datacenter er indrettet i en bunker, Civilforsvaret havde i operativ brug under Cubakrisen i 1962 og Tjernobylulykken i 1986.

Få adgang til skrivebordet overalt uanset computer Med fjernskrivebord, data og programmer placeret i IT-Hotellets sikrede koldkrigsbunker kan du altid genoptage dit arbejde, præcis hvor du slap, uanset hvor du er i verden.

Af Peter Klar

D

e færreste har deres skrivebord placeret i en koldkrigsbunker, men det er i en vis forstand tilfældet, når du er kunde hos IT-Hotellet.

Odense-virksomheden, der har kunder i hele landet, tilbyder virtuelle fjernskriveborde, også kaldet hostet desktop.

Det er en centraliseret, fleksibel cloudløsning, hvor medarbejdere nemt og sikkert har adgang til e-mail, filer, programmer, virksomhedens servere og andre ressourcer, uanset hvor de befinder sig i verden.

Alle kundens data og programmer er migreret til IT-Hotellets datacenter, som er indrettet i en tidligere koldkrigsbunker bag tykke betonmure og ståldøre. ”Vores kunders medarbejdere skal bare have adgang til en computer og internettet, så kan de logge på deres fjernskrivebord, der altid ser ud på samme måde, uanset hvilken computer de benytter,” siger direktør Thomas V. Ferdinandy. Konceptet udnytter de muligheder for fjernskriveborde, der følger med Windows-computere, men kan også installeres på Mac og mobile devices.

Drift, opdatering og backup Computere med fjernskrivebord kører med samme hastighed som på det traditionelle kontor. Alle typer af programmer kan installeres på fjernskrivebordene i bunkeren – fra gamle økonomisystemer til særlig software, der er unik for kunden eller kundens branche. IT-Hotellet sørger for al drift, opdatering og backup, og den valgte løsning kører som abonnement, så virksomheden kan budgettere med et fast beløb per måned til hosting, drift og support af IT. For medarbejderen giver det fleksibilitet og mobilitet. Klap den ene computer sammen og log på igen fra en ny et andet sted – og du har det samme skærmbillede fremme som før.

Stor sikkerhed Ingen computer er immun over for virus, men med et fjernskrivebord hos IT-Hotellet er du i trygge hænder og vil få hurtig og omfattende hjælp, når uheldet er ude. ”Uanset hvor meget sikkerhed man implementerer i sit system, kan man ikke undgå, at en bruger får klikket på et inficeret link. I den

situation gendanner vi systemet fra den sidste backup, som højst er et døgn gammel. For eksempel kan vi få en kunde med 20 brugere og 200 GB data op at køre igen inden for en time. Det skal sammenlignes med den tid, en lokal IT-medarbejder skal bruge på at geninstallere hver computer manuelt. Med et par timer per computer er det 40 timer i alt mod en time i vores setup,” siger Thomas V. Ferdinandy.

En inficeret PC skader ikke systemet, da der ikke sker dataoverførsel fra PC’en til serveren i bunkeren. Forbindelsen mellem computer og server består kun af skærmbilleder, museklik og tastaturtryk.

Fjernskrivebordet Som en ekstra sikkerhed giver IT-Hotellet mulighed for 2-faktor ser altid ud på validering, hvor der bliver sendt en samme måde, besked til en app eller en sms til ens telefon, så man ikke kan logge på uanset hvilken uden at indtaste den ekstra kode, computer du man få.

benytter

Klimavenligt datacenter IT-Hotellet købte bunkeren over for frilandsmuseet Den Fynske Landsby af Civilforsvaret i 2013.

Bunkeren var blandt andet i operativ brug under Cubakrisen i 1962 og Tjernobylulykken i 1986.

Der skal forceres seks låse, tre gitterporte, to kraftige ståldøre og en rulleport, før man kommer ind til vitalt udstyr. En anden fordel udover den fysiske sikkerhed er, at der er køligt i en bunker. ”Det er en klimavenlig måde at drive datacenter på, fordi vi ikke har brug for at køle vores servere. Vi skal blot cirkulere luften. Da der altid er 18-22 grader året igennem, bruger vi halvt så meget energi som konventionelle datacentre,” siger Thomas V. Ferdinandy.

I virksomhedens ånd driver han og medarbejderne naturligvis ITHotellet med brug af fjernskriveborde via virksomhedens egen løsning.

direktør Thomas V. Ferdinandy, it-hotellet.dk

I virksomhedens ånd driver Thomas V. Ferdinandy og medarbejderne naturligvis IT-Hotellet med brug af fjernskriveborde via virksomhedens egen løsning.

Fordele ved fjernskrivebord • Problemfri og tidsbesparende drift og backup uden bekymringer. Alt samles i ét system.

• Ingen dyre investeringer og opdateringer i software og hardware.

• Økonomisk overblik og nul ubehagelige ekstraregninger ved opdatering og support.

• Fleksibilitet. Du har sikker online adgang til data, uanset hvor du er i verden.

• Ingen installation af programmer, fri skalering og tilpasning på meget højt niveau.

Se mere på www.it-hotellet.dk

ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD I

21

Nedbryd IT-siloerne og skab fremtidens arbejdsplads Styrk effektiviteten på arbejdspladsen med IT-løsninger, der skaber samarbejde på tværs af organisationen og giver gode brugeroplevelser. Rejsen mod fremtidens arbejdsplads begynder med at tænke IT udefra.

Af Pia Bundgaard Hansen

B

egrebet Modern Workplace omfavner helt nye måder at samarbejde på, hvor data samles i cloud-tjenester, og arbejdsgange ændrer sig. Paradigmeskiftet sikrer, at slutbrugerne hurtigere får de produkter og services, de efterspørger. Men det kræver, at virksomhederne tænker IT-løsningerne intelligent, så de skaber værdi.

Hvor IT-løsningerne for få år siden blev tænkt i siloer som netværk, databaser og servere, er billedet blevet meget mere komplekst.

– Det er en forældet tankegang, når virksomheden tænker IT i siloer, fordi det i dag handler om hele brugeroplevelsen. IT-landskabet er typisk meget komplekst sammensat af mange applikationer og aktører, så virksomhederne skal ikke kun monitorere på enkelte dele af processen, men se på det samlede billede hos slutbrugeren, forklarer Mikael Falk, Commercial Director, der hjælper virksomheder med at sammensætte IT-løsninger, der baner vejen for digitaliseringen.

Giv trygt medarbejderne adgang Sentia har ikke blot fokus på, at virksomhederne får de rette ITværktøjer. Blikket er også rettet mod medarbejderne, der er helt centrale for, at Modern Workplace kan fungere i hverdagen. Det digitale univers åbner netop for nye samarbejdsformer på tværs af organisationer og for at øge effektiviteten fx ved onlinemøder, der er mere præcise, til tiden og typisk varer kortere tid end de tilsvarende fysiske møder.

– Den nye tilgang til måden at arbejde på stiller krav til, at medarbejderne har sikker adgang til virksomhedens IT-ressourcer, præcist når det passer dem og på tværs af enheder og platforme. Derfor arbejder vi med identitetsbaseret beskyttelse, som multifaktor-autentifikation (MFA), der er en sikker måde at give medarbejderne adgang til alle de data, de skal bruge, forklarer Joel Vest, Head of Public Cloud hos Sentia.

Sikkerheden er altafgørende Netop sikkerheden er helt central på fremtidens arbejdsplads. Ifølge Center for Cybersikkerhed er den største trussel mod Danmark

cyberangreb, der fx overhaler terrorisme. Mange virksomheder har allerede mærket, hvordan angrebene bliver mere avancerede, målrettede og ødelæggende.

- Vi hjælper virksomhederne med at sætte hegn omkring deres vitale data. Vi tager altid udgangspunkt i, hvilket systemlandskab kunden skal navigere i. Herefter skræddersyr vi en løsning typisk med udgangspunkt i platformen Microsoft 365, der indeholder en holistisk pakke af værktøjer, som understøtter fremtidens arbejdsplads, siger Jeppe Klestrup, Solutions Director hos Sentia.

Begynd den digitale rejse Vejen mod digitaliseringen kan virke uoverskuelig for mange virksomheder, hvor forretningsplaner skal tænkes anderledes, og de centrale IT-problematikker får en ny afgørende rolle hos ledelsen.

Så Sentia er med virksomhederne hele vejen på den digitale rejse.

– Det er en service, vi har fuld fokus på p.t., og processen er typisk iterativ. Vi sikrer, at alle de services - fx cloud-tjenester - vores kunder bruger, er pakket forsvarligt ind i sikkerhed, og at kundernes egne Det er en IT-afdelinger og medarbejdere er forældet klædt godt på, fortæller Mikael Falk, Commercial Director hos Sentia. tankegang, når Hos Sentia er de selv reprævirksomheden sentanter for Modern Workplace.

Medarbejderne sidder på forskellige tænker IT geografiske destinationer, teamånden i siloer og samarbejdet styrkes i den virtuelle fredagsbar og ved digitale morgenMikael Falk, madsbriefinger, hvor faglige input Commercial diskuteres online, mens rundstykDirector kerne glider ned.

Sentia tror på, at digitalisering er kernen i enhver forretning, men ved også, at forandring kan være svær. Derfor tilbyder Sentias team af eksperter komplet håndterede og sikre cloudløsninger, 24/7 drift og support, der sikrer, at din forretning altid er online.

Så tag Sentia i hånden og gå forrest med en fremtidssikret løsning - Den digitale rejse begynder her: www.sentia.com/dk

Sentia hjælper virksomhederne med at få en fremtidssikret forretning.

22

I ANNONCETILLÆG & SPONSORERET INDHOLD

Velkommen til fremtidens virtuelle arbejdsplads:

Er du klar til omstillingen?

I takt med at det meste af den danske befolkning i disse dage arbejder hjemmefra pga. COVID-19, er den virtuelle arbejdsplads ikke længere et fremtidsscenarie.

Men at tilpasse sig den nye hverdag kan være noget af en udfordring.

I

Danmark er vi allerede langt fremme når det kommer til digitalisering. Men når hele Danmark pludselig bliver vendt på hovedet, og alle ens medarbejdere fra den ene dag til den anden skal omstille sig til at arbejde hjemmefra, ja så kan selv et vel-digitaliseret samfund som Danmark blive udfordret. ”En så markant omstilling som den vi befinder os i lige nu, sætter ikke blot store krav til virksomhedernes it-infrastruktur men også mange af de daglige processer, og det kræver både agilitet, omstillingsparathed og gåpåmod fra alle i virksomheden for at kunne tilpasse sig,” udtaler Bjarke Alling, koncerndirektør i Liga samt formand for IT-Branchens it-sikkerhedsudvalg.

At skulle omstille sig til en ny hverdag med lynets hast kan for mange være noget af en udfordring, for hvor skal man starte og hvordan får man det til at fungere?

af alle i virksomheden, og selvom de fleste i dag har en høj digital faglighed, kan det dog stadig være noget af en udfordring at få alle med om bord. ”Som virksomhed og ledelse er det vigtigt, at man sørger for at få alle med på omstillingen. I starten kræver det ofte, at man bruger lidt ekstra tid på at gøre medarbejderne komfortable med den nye og mere digitale hverdag. På den måde har man også mulighed for at forventningsafstemme og sætte ind, der hvor det er mest nødvendigt,” udtaler Bjarke og fortsætter.

“At overgå til en virtuel hverdag betyder også, at mange skal omstille sig til en hverdag hvor fysiske møder bliver udskiftet med de virtuelle, og hvor man ikke bare lige kan få sparring fra kollegaerne over en kop kaffe. Så det er vigtigt at man også husker at prioritere det mere uformelle fællesskab”.

Infrastrukturen er det bærende element Skal den virtuelle arbejdsplads være en succes kræver det, at man som bruger har en god og strømlinet oplevelse, hvor man ikke skal gå på kompromis med en langsom netværksforbindelse og virtuelle møder der går i stå - for det vil få alvor få konsekvenser for produktiviteten. ”Rammerne for at skabe en god virtuel arbejdsplads ligger i at have en stærk og agil it-infrastruktur, der gør det nemt og let for medarbejderne at passe deres job præcis som de plejer. Det vil altså sige, at det skal være nemt for medarbejderne at koble på hjemmefra og at det skal være let at kunne afholde virtuelle møder, ” fortæller Bjarke.

Hjemmearbejdspladsen er guld for hackere Når medarbejdere kobler på virksomhedens systemer hjemmefra, sker det ofte uden de samme sikkerhedsforanstaltninger som på kontoret, og det gør den virtuelle arbejdsplads til en guldmine for hackere.

Nogle får måske sendt en mail med noget arbejdsrelateret data til deres private computer mens andre måske ikke lige får opdateret computeren, fordi det normalvis sker automatisk. Og det er scenarier som disse, der gør hjemmearbejdspladsen til et oplagt mål for hackerne. ”Brug lidt tid på at oplære medarbejderne i, hvordan man navigerer sikkert når man arbejder virtuelt, og mind dem om, at de sikkerhedsforanstaltninger der gælder på den fysiske arbejdsplads, altså også gælder derhjemme. Selvom det blot er en lille reminder, har det altså en stor forebyggende effekt,” slutter Bjarke.

Få alle med om bord på den virtuelle rejse At gå fra delvis digital til fullblown virtuel arbejdsplads kræver sit

Sådan får du hjemmearbejdspladsen til at fungere • Brug omstillingstiden på at træne de digitale kompetencer. Det kan f.eks. være ved at benytte videoopkald til de daglige interne møder.

På den måde har alle fået en brush-up inden de skal bruge det på egen hånd.

• Sørg for altid at bruge de officielle kommunikationskanaler og vær opmærksom på ikke at få sendt virksomhedsdata og filer til den private mailboks eller computer.

• Husk på, at de sikkerhedsforanstaltninger der gælder på den fysiske arbejdsplads, også gælder på den virtuelle.

• Når man arbejder virtuelt, kan man hurtigt glemme at være der for hinanden, så sørg for i fællesskab at få sat nogle rammer for hvornår der snakkes fagligt, og hvornår det er mere uformelt.

• Husk på at hjemmearbejdspladser ofte er ekstra udsatte ift. sikkerhedsbrister.

At få skabt en forståelse for hvordan man opdager og håndtere sikkerhedshændelser kan være en stor hjælp.

Skal vi hjælpe med håndtering af refusion fra statens hjælpepakker i SAP eller SuccessFactor? ������ �������� ������������ ��� �� ����� ������� ������� ��� �������� ����� ��� ��������� � ��� ��� �� �������������� ��� �������������� �� �������� ��������� �� �������� ������ �� ���������� ��� ��������� �� ��������� � ��� �� �������������� �� ������ ����� ������ � �� ��������

Læs mere på 2bm.dk

2BM is a member of United VARs, Which is an SAP Platinum Partner

Hvor mange HR-specialister skal der til for at rekruttere en sand leder?

Der skal kun én til. Dig.

Vi har nemlig som noget nyt skabt Lederpakken til dig, så du når bredt ud til tusindvis af ledere allerede i jobannonceringen. Og vi searcher og matcher samtidig relevante kandidater i CV-databasen hos både Jobindex og StepStone – du får den bedste start på din rekruttering af jeres næste leder. Få gavn af Lederpakken: Tag fat i din kontaktperson hos Jobindex eller ring på 38 32 33 55.