Tips om uw betaalreis te optimaliseren

Swipe links

Uw consumenten sneller laten betalen?

Tips om uw betaalreis op een klantvriendelijke manier te optimaliseren

Tips over:

Manier & moment van versturen

Tip 1:

E-mailadressen collecteren

Het aandeel automatische incasso’s verhogen of ontvangers van facturen per post verlagen?

Vraag uw klanten in een campagne of zij bereid zijn tot de overstap en benadruk hierin hun voordelen.

Middels een reactieformulier of online landingspagina verzamelt u de respons en vraagt u naar het e-mailadres. U zet zo in één keer flinke stappen, zowel qua kostenbesparing als klanttevredenheid.

Tip 2:

Vergoeding vragen

Kunnen uw klanten kiezen of ze hun factuur per post of digitaal ontvangen? En wilt u verder digitaliseren? Overweeg dan om administratiekosten voor uw papieren facturen te berekenen. Sommige verzekeraars, telecom- en energiebedrijven doen dit al.

Hiermee geeft u het signaal dat papieren facturen duurder zijn en stimuleert u een overstap naar digitaal. De vergoeding ligt meestal tussen € 1 en € 2,50 per factuur. Of geeft u juist een korting wanneer uw klant kiest voor digitaal?

Tip 3:

Vaker factureren

Hoe vaak verstuurt u uw facturen? Spaart u alle facturen op per maand of factureert u dagelijks?

Wanneer u uw facturen direct na levering stuurt, ontvangt u de betalingen beduidend sneller. Uw klanten zitten er immers nog ‘middenin’. U kunt zelfs uw snelle betalers belonen met een kleine korting.

Tips over:

De factuur zelf

Tip 4:

Factuuropmaak verbeteren

Kijk eens goed naar de vormgeving van uw digitale en papieren factuur. Gebruikt u makkelijke en duidelijke taal? Staat de informatie logisch bij elkaar?

En staat de belangrijkste informatie op de plek waar men die verwacht?

Ook online zijn er leuke foefjes. Wist u dat u de e-mailbanners van uw factuur van kleur kunt laten veranderen? Van blauw naar oranje bijvoorbeeld, als teken dat de betaaltermijn (bijna) is verstreken.

Dat valt op in de inbox! En schroom ook niet om uw klanten om feedback te vragen.

Tip 5:

Klanten vooraf informeren

Voert u wijzigingen door in uw betaalproces?

Informeer uw klanten dan vooraf. Laat klanten weten van welk e-mailadres uw facturen afkomstig zullen zijn. Vooral wanneer dit een externe partner is. Of welke wijzigingen u mogelijk doorvoert op uw papieren facturen.

En wijzig ook niet plotseling of tussendoor. Uw klanten zijn terecht wantrouwig of ze wel echt op een link van u klikken. En dat komt de betaalsnelheid niet ten goede.

Tips over:

Betaalgemak voor uw klanten

Tip 6:

QR-code toevoegen

Verstuurt u papieren facturen? Voeg dan een QR-iDeallink toe. Met deze geprinte QR-code op de factuur maakt u het gemakkelijker om te betalen.

Met een positieve impact op betaalsnelheid. Uw klanten hoeven geen bedragen en rekeningnummers meer over te typen doordat de link direct naar de betaalomgeving leidt waar alle gegevens zijn ingevuld.

Met als bijkomend voordeel voor uw administratie: niet langer correcties of spookbetalingen uitzoeken!

Tip 7:

Kanaalvoorkeur toepassen

De ene klant is de andere niet. De één ontvangt nu eenmaal liever een factuur per post, terwijl de ander het liefst volledig digitaal bankiert. Wanneer uw klanten mogen kiezen hoe en wanneer zij hun factuur willen ontvangen, is de kans op een snelle betaling het grootst.

Vraag uw klanten in een campagne naar hun voorkeur voor kanaal en moment, leg dit vast en acteer erop. Maak hiervoor gebruik van een customer communications management platform waarmee u dit eenvoudig inricht.

Tips over:

Opvolging van uw facturen

Tip 8:

Automatische flow inrichten

Komt uw factuur niet (goed) aan of betaalt uw klant laat? Zet de volgende stap qua automatisering en richt een automatische flow in. Hiermee kan er direct een fysieke factuur gestuurd worden bij een e-mail bounce of een sms voor extra attentiewaarde na het verstrijken van de betaaltermijn.

Zo bereikt ieder bericht uw klanten en met het grootste effect.

Ook hier helpt een customer communications management platform. Hierin organiseert u zelf uw ideale customer journeys.

Tip 9:

Digitaal archief

Hebben uw klanten vragen naar aanleiding van een factuur, dan zijn zij en u gebaat bij snelle duidelijkheid. In organisaties zijn facturen echter niet altijd makkelijk terug te vinden wanneer een klant belt of chat.

Zorg daarom dat u alle facturen gestructureerd opslaat in een digitaal archief. En plaats deze ook direct in de mijn-omgeving van de klant. Zo kunnen uw collega’s van de klantenservice uw klanten direct te woord staan en helpen.

Tip 10:

Herkenbare betaling

Ook na betaling is het belangrijk dat uw klanten de juiste bevestiging krijgen. Zorg dat de naam en omschrijving van het bankrekeningnummer matchen met uw bedrijf, zodat uw klanten zich erin herkennen. Zo is er voor iedereen duidelijkheid en blijven uw klanten met een goed gevoel achter.

www.paragon-cc.be

Advies over het optimaliseren van uw betaalreis? Wij denken graag mee!