GESTÃO DE RISCO
Antes, durante e além da viagem
MINI-GUIA: Plano de risco essencial
Apresentado por
GUIA PARA GESTORES
PROPÓSITO
Auxiliar gestores de viagens a revisar, fortalecer ou criar um plano de gerenciamento de risco em viagens corporativas, garantindo segurança, continuidade do negócio e confiança para viajantes e lideranças.
Em um cenário global onde riscos mudam diariamente, lidamos com questões sanitárias, instabilidade geopolítica, desastres naturais, ciberataques e até restrições de idade em hotéis, a gestão de risco em viagens deixou de ser formalidade: virou diferencial competitivo e de cuidado com pessoas.
Este mini-guia traz um checklist essencial e um passo-a-passo prático para ser aplicado logo após o MOVE, com foco em pontos que, geralmente, ficam “embaixo do tapete”:
Quem responde na prática quando algo acontece?
O gestor sabe onde estão seus viajantes em tempo real?
O viajante sabe o que fazer se perder documento, ficar doente ou se ver em meio a um conflito local?
CHECKLIST: PLANO DE RISCO ESSENCIAL
POLÍTICA E GOVERNANÇA
Existe uma política formal e atualizada de gestão de riscos em viagens?
Papéis e responsabilidades definidos (Viagens, RH, Jurídico, Segurança)?
Regras claras para viagens com acompanhantes, bleisure, menores ou PCDs?
Procedimento para reservas fora da agência/TMC e ciência da liderança?
COMUNICAÇÃO E PREPARAÇÃO
Há canal oficial de comunicação de risco (telefone, app, grupo corporativo)?
Todo viajante recebe briefing pré-viagem com orientações, contatos e protocolo de emergência?
Existe guia rápido de conduta e suporte 24h (seguro, TMC, jurídico)?
Novos gestores e viajantes passam por onboarding sobre riscos e políticas?
MONITORAMENTO
E RESPOSTA
É possível localizar todos os viajantes em tempo real?
Existe plano de resposta a incidentes com contatos de emergência ativos?
Há simulações anuais de crises ou incidentes (mesmo que simples)?
Fluxo claro de comunicação com familiares em emergências?
PARCERIAS E SUPORTE
Fornecedores homologados de segurança, assistência médica e realocação?
SLAs definidos para resposta a emergências e reacomodações?
Revisão contratual com foco em Duty of Care, não só em custo?
Teste real de acionamento com parceiros críticos (telefone, tempo de resposta)?
DADOS E CIBERSEGURANÇA
Tratamento de dados pessoais e localização conforme LGPD?
Dispositivos com VPN, criptografia e autenticação em dois fatores?
Diretrizes sobre uso de Wi-Fi público e e-mails pessoais em viagem?
Procedimento de resposta a roubo ou vazamento de dados?
PESSOAS E BEM-ESTAR
Acompanhamento da frequência de viagens para evitar fadiga e burnout?
Políticas de descanso e limite de fusos ou voos consecutivos?
Orientação sobre saúde mental e canais de apoio pós-incidente?
Consideração do perfil físico e emocional do viajante em destinos sensíveis?
MELHORIA CONTÍNUA
Registro e análise de incidentes e quase-incidentes?
Revisão pós-evento com lições aprendidas e planos de ação?
Ajuste do plano após eventos globais relevantes (pandemia, conflito, novas leis)?
Indicadores básicos: Percentual viajantes com briefing, tempo de resposta, incidentes/ano?
“Cuidar do viajante é cuidar do negócio. Uma viagem segura é resultado de planejamento, informação e responsabilidade compartilhada”
PASSO A PASSO PARA IMPLEMENTAR
OU REVISAR O PLANO DE RISCO
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MAPEIE OS RISCOS REAIS DO SEU NEGÓCIO
Liste os principais tipos de viagem (projeto, campo, negócios, internacional, planta industrial, zona de risco) e identifique:
• O que já aconteceu;
• O que poderia acontecer.
ONDE NÃO HÁ VISIBILIDADE?
• Crie um comitê multidisciplinar.
Envolva Viagens, RH, Jurídico, Compliance, Segurança, Facilities, TI e, idealmente, alguém do C-level.
O objetivo não é burocracia, é tomar decisão rápida e estruturada quando algo acontece.
DEFINA PAPÉIS E RESPONSABILIDADES
Estruture um RACI simples para cenários como:
• Viajante internado;
• Viajante retido em país com conflito;
• Óbito;
• Sequestro, roubo, furto, situação de violência;
• Vazamento de dados durante a viagem.
Curadoria Verthos Inteligência para PANROTAS – MOVE 2025
Apresentado por
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IMPLEMENTE PROTOCOLOS DE COMUNICAÇÃO
• Um canal oficial de emergência (telefone, app, WhatsApp corporativo);
• Modelos de mensagem para viajante, liderança, família;
• Um fluxo padrão de check-point em viagens críticas (ex.: na chegada, 1x ao dia).
ESCOLHA E ALINHE PARCEIROS ESTRATÉGICOS
• TMC, seguro, assistência, segurança, tecnologia de rastreamento;
• Revise SLAs com olhar de risco, não só de custo;
• Combine simulações e testes com esses parceiros.
REALIZE TESTES PERIÓDICOS
• Simulações anuais de incidentes (ao menos em papel);
• Testes de localização de viajantes;
• Testes de acionamento do canal 24/7;
• O objetivo é descobrir os problemas antes da crise real.
EDUQUE GESTORES E VIAJANTES
• Crie mini-guias (como este), vídeos curtos ou cards;
• Inclua risco de viagem no onboarding de novos colaboradores e gestores;
• Mostre casos reais (sem expor pessoas) para sair do “isso nunca vai acontecer aqui”.
O que é RACI?
R – Responsible (Responsável):
Quem executa a tarefa, faz o trabalho acontecer.
A – Accountable (Aprovador ou responsável final):
Quem responde pelo resultado final, aprova e garante que o trabalho seja feito. (Só pode haver um “A” por atividade).
C – Consulted (Consultado):
Quem é consultado durante o processo, dá opinião técnica ou estratégica.
I – Informed (Informado):
Quem precisa ser informado sobre o andamento ou o resultado, mas não participa ativamente.
HORA DE AGIR
Depois do MOVE, marque um encontro interno, ainda nesta semana, para olhar seu plano de risco com este mini-guia na mão.
Adapte o checklist à realidade da sua empresa; Compartilhe com RH, Segurança, Jurídico, Compliance e Facilities;
Escolha 1 ou 2 ações concretas para implementar em até 30 dias (não espere o plano perfeito).
Fórum PANROTAS acredita que toda jornada segura começa com informação e preparo, por isso, apoia esta iniciativa.
MINI-GUIA
CHECKLIST ESSENCIAL PRÉ-VIAGEM
“Viajar com segurança começa muito antes de fazer as malas”
Apresentado por
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GUIA PARA GESTORES
PROPÓSITO
Auxiliar o gestor e o viajante corporativo a garantir que toda viagem ocorra de forma segura e controlada, reduzindo riscos antes mesmo do embarque.
POR QUE ESSE CHECKLIST
IMPORTA
A maioria dos incidentes em viagens corporativas poderiam ser evitados com uma verificação prévia estruturada.
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Curadoria
CHECKLIST ESSENCIAL PRÉ-VIAGEM
Segurança e Destino
Verificar alertas de segurança, clima e saúde pública no destino.
Identificar regiões, horários de risco e planejar deslocamentos seguros.
Orientar sobre comportamento local (leis, costumes e códigos culturais).
Manter contatos locais de emergência e da empresa salvos no celular.
Evitar expor crachá corporativo ou informações da empresa em público.
Garantir carregador portátil carregado e adaptador de tomada universal. Confirmar se há suporte local (escritório, parceiro ou fornecedor).
Reforçar cuidados com transporte de valores e cartões corporativos.
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Documentação e Conformidade
Passaporte válido por pelo menos 6 meses após o retorno.
Documento de identidade (RG, CNH, passaporte conforme o destino).
Vistos e autorizações de entrada confirmados.
Cartas-convite e autorizações de viagem corporativa emitidas.
Comprovante de seguro-viagem corporativo e contatos de emergência salvos.
Cartão do plano de saúde e informações médicas relevantes.
Cópias digitais de documentos e cartões salvas em local seguro (nuvem ou e-mail).
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Saúde e Prevenção
Vacinas obrigatórias e recomendadas atualizadas.
Remédios de uso contínuo na bagagem de mão, nunca despachados.
Prescrição médica impressa ou digital, especialmente para medicamentos controlados.
Mini kit de primeiros socorros (analgésico, antialérgico, curativo, termômetro etc.).
Meias de compressão (para voos longos ou muito tempo sentado).
Máscara e álcool em gel para ambientes fechados.
Repelente e protetor solar.
Garrafa de água reutilizável (encher após o raio-x) e snacks saudáveis.
Para viagens longas: indicar check-up médico prévio ou consulta preventiva.
Priorize refeições em locais apropriados e confiáveis como restaurantes do hotel ou redes reconhecidas e evite fast-foods ou food trucks sem garantia de higiene e procedência.
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Comunicação e Contatos
Verificar se o celular corporativo tem plano internacional ativo (chip, eSIM ou roaming).
Salvar contatos: gestor direto, suporte 24h, RH, agência de viagens, seguro e emergência médica.
Definir canal oficial de comunicação corporativa (Teams, WhatsApp Business, app de viagens etc.).
Criar um protocolo de check-point diário ou por etapa em viagens de risco.
Ter cópia offline de números e endereços principais.
Preparação Pessoal e Cultural
Breve briefing sobre costumes e etiqueta local.
Ajustar fuso horário e agenda de sono antes do embarque.
Ter app de tradução ou frases úteis salvas.
Organizar finanças pessoais: cartões (aviso viagem ao banco), limites e moedas locais.
Praticar autocuidado: alimentação leve, hidratação e pausas durante deslocamentos.
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Roupas e Conforto
Look confortável e adequado ao deslocamento (camadas, tecidos respiráveis).
Casaco leve para ambientes com ar-condicionado Tênis ou sapato confortável para longos percursos.
Roupas adequadas ao dress code corporativo ou ao tipo de evento.
Capa de chuva compacta ou guarda-chuva dobrável.
Fones com cancelamento de ruído, máscara de dormir e travesseiro de pescoço para voos longos.
Logística e Política Corporativa
Con rmar check-in online e status de voo com pelo menos 48h de antecedência.
Garantir que as reservas de hotel e transporte estejam aprovadas no sistema corporativo.
Validar política de despesas e reembolsos.
Atualizar agenda com horários de reuniões e deslocamentos.
Anotar endereços e contatos locais importantes (hotel, escritório, fornecedores).
Ter plano B para voos e hospedagem.
Validar itinerário e con rmar transporte até o aeroporto/hotel.
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Dados e Equipamentos
Notebook e celular corporativos atualizados, com antivírus e VPN ativa.
Senhas protegidas e autenticação em dois fatores habilitada.
Backup realizado antes da viagem.
Evitar Wi-Fi público para acessos corporativos.
Backup o ine da apresentação (pendrive ou PDF).
Etiqueta de identi cação nas malas com telefone e e-mail.
Habilitar rastreamento e bloqueio remoto dos dispositivos.
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FONTES OFICIAIS DE INFORMAÇÃO
PRÉ-VIAGEM
Antes de embarcar, consulte sempre os canais oficiais de referência, tais como: Itamaraty – Portal Consular, Anvisa – Saúde do Viajante, Polícia Federal – Passaporte, Organização Mundial da Saúde (OMS) e serviços de alerta de viagens do país de destino (como o Travel Advisory dos EUA ou União Europeia Travel & Safety).
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ORIENTAÇÕES RÁPIDAS
Con rme reservas, vacinas e check-ins até 48h antes do embarque.
Reforce com o viajante a importância de medicação, backup e segurança digital.
Garanta que o itinerário e os contatos estejam compartilhados com o gestor imediato.
Crie um canal o cial para emergências e atualizações.
Registre um relatório de viagem ao retorno com aprendizados e ocorrências.
Lembre-se: Prevenção é o primeiro passo para o sucesso da viagem.
Antes da próxima viagem, envie este checklist ao viajante e incentive o preenchimento em conjunto com o gestor imediato.
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