Hogy állunk a székhelyszolgáltatókkal?

Milyen szempontokat érdemes figyelembe venni, ha egy cégügyfelünk megbízható székhelyszolgáltatót keres? Milyen lépéseket kell megtennie és milyen szabályokat kell betartania a székhelyszolgáltatónak, ha jogszerűen szeretné végezni a munkáját? Hogyan szűrjük ki az ún. fantom- vagy postafiók cégeket a szerződéskötést megelőzően? Milyen együttműködés lehetséges a székhelyszolgáltató és ügyvéd között? Számos olyan kérdés – és ezen kívül még bizonnyal sokkal több – vetődik fel a napi ügyvédi gyakorlatban is. Kívánatos tehát tisztán látni ennek az újabban népszerűvé vált, ám sokak számára a működés hátterének jogi vonatkozásaiban kevésbé ismert szolgáltatásnak a terén.

Dr. Klementz Kata, a Loffice székhelyszolgáltató társalapítója

A megbízhatóság, mint fő szempont Az irodájukat átmenetileg vagy véglegesen feladó, vagy fizikai lokációjú irodát egyáltalán nem is bérlő kezdő vállalkozások, vagy Magyarországra betelepülő újonnan alapított vállalkozások döntenek elsősorban a székhelyszolgáltatás igénybevétele mellett. Az ő szempontjukból megbízható székhelyszolgáltatónak az tekintendő, amelyik a szerződés szerinti szolgáltatást pontosan és körültekintően teljesíti. Ezen szolgáltatások körét a jogszabály meghatározza. Lényegileg az alábbiakról van szó: - a megbízók postai és egyéb küldeményeinek az átvétele, - a küldeményekről történő egy napon belüli értesítés, - a megbízó általi átvételig a küldemények megfelelő tárolása, - a székhelyszolgáltatást igénybe vevő cégek cégtáblájának közterületről jól látható helyen történő elhelyezése és - a cég átadott adatainak biztonságos, jogszerű kezelése.

A székhelyszolgáltatást igénybe vevő megbízó azonban abban is érdekelt, hogy ne csak vele szemben teljesítse a székhelyszolgáltató a szerződéses vállalásait, hanem tartsa be az erre a szolgáltatásra előírt, a pénzmosás megelőzése és a terrorizmus finanszírozás megelőzésére vonatkozó szigorú előírásokat, azaz átlátható és megfelelő működésükkel biztosítsák ügyfeleik részére a biztonságos és folyamatos kiszolgálást.

A megbízók a székhelyszolgáltatást sokszor működésük kiegészítő szolgáltatásaként veszik igénybe. Előnybe részesítik ugyanis azokat a székhelyszolgáltatókat, ahol tárgyalót, vagy rendezvényteret is tudnak foglalni, ha ügyféllel szeretnének találkozni, vagy esetleg a cég többi munkatársával megbeszélést kívánnak tartani. Ilyen szolgáltatónak minősül a mi Loffice irodánk is.

Szigorú működési követelmények Számtalan szabály közül csak a leglényegesebbet említem. A székhelyszolgáltatás engedélyköteles tevékenység. Az engedélyt a székhelyszolgáltatók felügyeleti szerve a NAV Pénzmosás és Terrorizmusfinanszírozás Elleni Iroda adja ki, miután a székhelyszolgáltató benyújtotta engedélyeztetésre a működését részletesen szabályozó un. Belső Szabályzatát. A felügyeleti szerv minden évben a továbbiakban is évente ellenőrzi a székhelyszolgáltató működésének a megfelelőségét.

Kettős tevékenység A székhelyszolgáltató tevékenysége kettős. A megbízójával szembeni szolgáltatóként e tevékenységét szabályozó IM rendelet szerint kell az ügyfeleivel szerződéses kapcsolatot létesíteni és folytatni. Másrészt vannak bizonyos, a szervezett bűnözést felderítő feladatai, amelyeket a pénzmosás megelőzése és a terrorizmus finanszírozás megelőzésére vonatkozó, többször módosított 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) és az EU és az ENSZ Biztonsági Tanácsa által elrendelt pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtásának hazai jogba történt átültetését biztosító 2017. évi LII. törvény (Kit.) szabályoznak.

A törvényi módosítások ugyancsak kihatnak a tevékenységére, amelyek miatt Belső Szabályzatát módosítania kell, továbbá figyelembe kell vennie az erre vonatkozóan útmutatást adó miniszteri rendeleteket.

A magas bírság fenyegetettsége A Pmt. szerinti százezer forinttól legfeljebb négyszázmillió forintig terjedő pénzbírsággal való fenyegetettség sok székhelyszolgáltatót elriaszthatott attól, hogy folytassa e tevékenységet. A bírság kiszabását remélhetőleg megelőzi a felügyeleti szerv felhívása a törvényes működés helyreállítására, vagy egyéb intézkedés. A székhelyszolgáltatásért kapott megbízói díj nagysága messze nincs arányban a kiszabható maximális bírság nagyságával. Mindenesetre a törvény erősen szabálykövetésre ösztönöz.

Amit ki kell szűrni: az ún. fantom- vagy postafiók cégek A már a pandémia alatt is tapasztalt ingatlanpiaci és munkavégzési változások, a home

office és az online szolgáltatások elterjedése, a cégnyilvántartás által megkövetelt un. központi ügyintézés helyének megspórolása mind abba az irányba mutat, mintha a fantom-lét lenne a „new normal” működés.

A törvényi fogalmak értelmezése egyébként a vírusidőszak előtt sem volt egyszerű. Ezt a problémát tapasztalva a 21/2017 (VIII.3) NGM rendeletet módosító 3/2021. (II.2) PM rendelet, amely 2021. márciusában lépett hatályba, konkrét eligazítást ad az ügyfél-átvilágítása során értékelendő ügyfélkockázati tényezők helyes értelmezéséhez, az azonosítási intézkedések terjedelmének meghatározásához, egyebek mellett arról is említést tesz, hogy mikor lehet az egyszerűsített ügyfél-átvilágítás szabályait alkalmazni.

Ezeknek a konkrét útmutatásoknak az alkalmazásával lehet a kockázati besorolást elvégezni és ennek a szűrőnek az alkalmazásával lehet a tényleges gazdasági tevékenységet nem végzőket azonosítani.

Nagy az igény, nagy a bizonytalanság, de sok az előny is Úgy érezzük, hogy nagy az igény a virtuális irodák iránt, de nagy a bizonytalanság is. Sok cég kivár, és csak rövid időre hosszabbítja meg a fizikai tér bérletét. Mi régóta coworking (közösségi) irodákat működtetünk, melyek szükségszerű velejárója a székhelyszolgáltatás. Tapasztalatunk szerint ez óriási pénzbeli megtakarítás egy vállalkozás számára, továbbá egy racionálisabb működést tesz lehetővé a rugalmas irodai használattal és a támogató szolgáltatásokkal, mint amilyen maga a székhelyszolgáltatás, a recepciós szolgáltatás, vagy egy kávé felszolgálása az időszakosan bérelt tárgyalóban. 

Jogában áll kedvezményesen vásárolni

Vegye igénybe ügyvédeknek szóló egyedi ajánlatunkat!