Issuu

Hojas de cálculo Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas

y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos

con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Uso Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeñas bases de datos, informes gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones más frecuentes se basan en cálculos entre celdas, las cuales son referenciadas respectivamente mediante la letra de la columna y el número de la fila, por ejemplo =B1*C1.

Orígenes de las hojas de cálculo En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. número 4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes de software. Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en un tablero. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso. Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que la PC dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse también una herramienta en los negocios y en las empresas.

¿Qué es Microsoft Excel? Microsoft Office Excel, mas conocido como Microsoft Excel, es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft,

Alternativas Microsoft Excel posee varias alternativas abiertas, las cuales están disponibles para múltiples sistemas operativos y distribuciones, a diferencia de Excel, el cual solo funciona en los sistemas Windows y Macintosh. La mayor parte de estas alternativas libres poseen compatiblidad con documentos nativos de Excel. Algunas alternativas de código abierto para Microsoft Excel, son OpenOffice.org Calc, Gnumeric, KSpread y Google Docs, Zoho Sheet,etc.

Nociones elementales La pantalla de Microsoft Excel:

Trabajo Práctico Nº 1: Como ya se ha mencionado Microsoft Excel pertenece al conjunto de programas que integran también PowerPoint y Word. El trabajo nº 1 consiste en descubrir que hay muchas tareas que puedes hacer en Microsoft Excel que son muy similares a las realizadas con los otros programas. Enumera estas tareas en tu carpeta y realiza una planilla donde queden reflejadas cada una de ellas. Por ejemplo: cambiar el tipo de letra es una tarea que puedes realizar en Excel, escríbela en tu carpeta y luego deja un ejemplo en la computadora.

Conceptos básicos: Algunos de los elementos de la pantalla y conceptos de Excel ya son conocidos de otras aplicaciones, veamos entonces aquellos que no son tan familiares: Libro: Se denomina libro al conjunto de hojas de cálculo. Hoja: es el conjunto de filas y columnas dispuesto en forma de grilla o tabla.

Celda: se denomina celda a la intersección de una fila y una columna dentro de una hoja de cálculo. Dirección de celda: es el identificador único de una celda en una hoja de cálculo. Se compone de la letra de la columna y el número de fila en la que se encuentra. Por ejemplo: A3 D2 B1 C7, etc.

Cuadro de nombres Identificador de fila

Hoja

Fila Columna

Identificador de filas y columnas: Las filas son renglones horizontales identificados con números y las columnas son las tiras verticales que poseen letras. Desde el borde de los identificadores se puede cambiar el ancho de una columna o el alto de una fila.

Identificador de columnas

Hoja activa

Celda activa (B3)

Etiqueta de hojas

Libro Celda activa: Es la celda con la que estamos trabajando y se caracteriza por tener un recuadro grueso en el borde y un pequeño cuadrado en su esquina inferior, su dirección se puede ver en el cuadro de nombres (ver imagen). Manejador: se denomina manejador al pequeño cuadrado que figura en la parte inferior derecha de la celda activa o de un conjunto de celdas seleccionadas. Cuadro de nombres: recibe este nombre el sector de la pantalla en el que se puede observar la dirección de la celda activa. Hoja activa: es la hoja con la que estamos trabajando y se caracteriza por tener su etiqueta resaltada del resto. Etiqueta de hoja: es la parte de la pantalla que permite seleccionar la hoja con la queremos trabajar, cambiar el nombre de la misma, moverla de lugar o copiarla a otro libro, eliminarla, insertar una nueva, etc. Las opciones de cada etiqueta aparecen al hacerles clic con el botón derecho del mouse Rangos de celdas: Cuando seleccionamos estableciendo un conjunto con el que vamos a un formato o para realizar cálculos sobre las adyacentes (están juntas) se denomina Rango rangos:

un grupo de celdas estamos trabajar, ya sea para establecer mismas, este grupo de celdas de celdas. Existen dos tipos de

Continuos: Todas las celdas son adyacentes: se escribe la celda de inicio (superior izquierda) y la celda de finalización (inferior derecha) del grupo separadas por dos puntos (:). En este caso el rango de celdas es B4:C9. Los dos puntos indican desde-hasta Discontinuos: Son rangos de celdas continuos separados por coma (,) o punto y coma (;) según la versión de Microsoft Excel. Por ejemplo el siguiente caso: si queremos trabajar con estos dos grupos de celdas debemos escribirlos separando con un punto y coma los rangos continuos: A2:B7;D7:E10 ( desde A2 hasta B7 y desde D7 hasta E10 )

Trabajo práctico 1A: En el blog están todas las consignas.

Almacenamiento de libros y configuración de página: Las opciones del menú archivo Nuevo, Abrir, Cerrar, Guardar y Guardar como se utilizan de la misma forma que en Word o PowerPoint. Veamos ahora algunas opciones que varían, pero muy poco, por lo tanto serán fáciles de entender: Configurar Página: Orientación del papel

Tamaño papel

del

Se puede aumentar o disminuir la escala de una planilla para que una hoja pueda salir completa en la impresora. En realidad no cambia el tamaño de la planilla, solo se ajusta el tamaño de la planilla impresa.

Márgenes: En la planilla de Excel no se ven los márgenes, tampoco el encabezado y pie de página. Sólo los podemos ver cuando hacemos una vista preliminar. Como puedes observar en la siguiente imagen son muy parecidos a Word, pero tiene algunas características distintas.

Centrado Horizontal Al imprimir esta planilla tendrá el mismo margen hacia la izquierda y derecha siempre que no supere el tamaño máximo de la hoja.

Centrado Vertical Al imprimir la planilla tendrá el mismo margen hacia arriba y abajo, siempre que no supere el tamaño total de la hoja

Encabezado y Pie de Página: El concepto es el mismo de Word, pero se coloca de manera diferente ya que no se puede insertar directamente en la hoja de cálculo. Debemos ingresarlo en la siguiente ventana y luego lo veremos en la presentación preliminar. Vista Previa de Encabezado (o de Pie más abajo) Aquí solo podremos ver como es el encabezado o el pie, pero si queremos cambiarlo debemos usar los botones de personalización en la mitad de esta pantalla

Personalizar Al presionar estos botones veremos la siguiente ventana:

Indicaciones: Las indicaciones son más que claras: debemos presionar primero uno de los tres sectores y luego presionar un botón para colocar información, por ejemplo el número de página. También podemos escribir con el teclado nuestros nombres o cualquier dato en cualquier sector.

Imprimir: La forma de imprimir es similar a Word, pero con dos diferencias: por un lado encontramos la posibilidad de seleccionar las hojas de cálculo que queremos, y por el otro, que páginas queremos. Por ejemplo. La hoja de cálculo 1 puede ocupar 5 páginas de impresión y nosotros solo queremos la 2 y la 4. Otra diferencia es el botón de vista previa que nos muestra exactamente lo que va a salir por la impresora. EL USO DE ESTE BOTÓN ES MUY RECOMENDADO; CASI OBLIGATORIO, antes de imprimir algo en Excel.

Podemos imprimir una selección de celdas (esta opción es muy útil), Por lo general se imprime la hoja activa.

El botón de vista previa es siempre muy útil, ya que veremos exactamente como salen las planillas y los gráficos por la impresora.

Tipos de datos: Cuando trabajamos en una planilla de cálculo no podemos mezclar tipos de datos, por ejemplo, no podemos multiplicar números por palabras, ¿cual sería el resultado de: “hoy es un día de sol” dividida por 2 al cuadrado? Es por eso que en Excel debemos distinguir entre dos tipos de datos y otro un poco especial: Datos alfanuméricos: compuesto por el conjunto de números, letras y símbolos que podemos ingresar con el teclado. Automáticamente este tipo de dato se alinea a la izquierda de la celda. Datos numéricos: son aquellos compuestos por números exclusivamente, incluidos también los decimales. Automáticamente se alinea a la derecha de la celda. En este tipo de datos se incluyen también a las fechas. Datos rotulo: son datos alfanuméricos que se utilizan para encabezar columnas o filas, indican al usuario que contienen las celdas que precede. Veamos algunos ejemplos: Dato rótulo

Dato numérico

Dato alfanumérico

Nota: cuando queremos ingresar un dato numérico siempre debemos hacerlo con el Pad numérico del teclado, si tuviera decimales haremos la coma decimal con el botón Supr del Pad numérico del teclado y asegurarnos que el presionar ENTER esté alineado a la derecha de la celda.

Formatos de datos: A todas las celdas les podemos aplicar formatos para mejorar su aspecto visual, desde el color de fondo, el tipo de letra, y su color entre otros, ahora veamos los formatos que no conocemos: Formatos numéricos: este tipo de formatos no cambia el contenido de una celda, solo cambian la No tiene formato forma de verlo. Se pueden aplicar únicamente a los datos numéricos. Los más utilizados son: Moneda, porcentaje y millares (000). También podemos cambiar la cantidad de posiciones decimales de los formatos anteriores. El formato porcentaje es especial, porque al aplicarlo multiplica al número por 100 (ver figura). Esto se soluciona escribiendo el número y el símbolo de porcentaje con el teclado para evitar usar el botón. Ventana de formato de celdas: Aquí encontraremos muchas más opciones que en la barra de herramientas. Se puede ingresar a esta ventana con el botón derecho del mouse sobre una celda o desde el menú formato Celdas… Las pestañas que aprenderemos a utilizar son:

Número

Alineación

Bordes Pestaña Número: permite colocar formatos numéricos y de fechas con más opciones El formato General quita cualquier formato colocado en la celda.

El formato fecha permite ingresar la fecha de esta forma en la celda: 11/5/09 y luego verla como en la figura.

Pestaña Alineación: nos permite ubicar cualquier tipo de dato adentro de una o varias celdas: Ajustar texto: coloca el contenido en varios renglones y aumenta el alto de la celda. Reducir hasta ajustar: reduce el tamaño del dato para que ingrese en el ancho establecido. Centrado Horizontal y vertical: es muy simple: controla la ubicación adentro de una celda.

1º debes colocar el tipo de línea y color para el borde El formato que quieras colocar a las celdas siempre debe quedar establecido en la vista previa.

Pestaña Bordes Para comprender como funciona utilicemos un ejemplo: Verás en la figura de abajo que borde corresponde a cada una de las líneas de la vista previa de la ventana. También se puede cambiar el tipo, ancho y color del borde a aplicar, pero es importante que el borde siempre quede aplicado en la vista previa.

2º puedes usar estos botones ó

Por ejemplo: si cambias el color del borde, solo se aplicará en las celdas si queda colocado en la vista previa.

3º puedes hacer clic en la vista previa

De nada sirve hacer clic en Aceptar si no ha quedado aplicado el borde en la ventana.

Combinar y Centrar Es una de las posibilidades que ofrece Excel para “juntar” varias celdas. Podemos juntar celdas de varias filas o columnas, o de una sola. Cuando combinamos, las celdas comienzan a comportarse como una sola, esta adquiere todas las características de una celda, desde el formato visual (bordes, fondo, letra, alineación, etc) hasta la posibilidad de utilizarla para realizar cálculos. Cuando las celdas a combinar tienen contenido diferente veremos un cartel de advertencia que nos indica que perderemos los datos escritos en algunas de ellas. El botón utilizado para combinarlas también permite separarlas

FÓRMULAS Una formula es una expresión que combina datos con operadores para obtener un resultado en la celda en la que se la escribe. En el ejemplo, B2 y B3 son los datos origen de la fórmula, y el signo “+” es el operador que indica que cálculo realizar con los datos. Luego de escribir la fórmula y presionar Enter (o hacer clic en otra celda) podremos ver el resultado del cálculo en la celda donde se la escribió, pero podemos seguir viendo la misma en la barra de fórmulas, y desde allí la podemos modificar. Signo igual = El signo igual (=) precede a la operación matemática que queremos realizar, indica que esa celda posee el resultado de un cálculo, la celda que contiene la fórmula se denomina dependiente, ya que su valor depende de los contenidos de otras celdas.

Tipos de operadores: Hay cuatro tipos de operadores: Aritméticos, de comparación, de texto y de referencia, utilizaremos solamente Aritméticos y de referencia (veremos este último cuando nos toque trabajar con funciones). Operadores aritméticos Estos son los operadores matemáticos que se pueden utilizar con mayor frecuencia en una formula:

Operador + – * / % ^

Operación suma resta multiplicación división Porcentaje potenciación

Ejemplo =3+7 =A9-4 =2*B5 = C3/C10 =45% =2^3

Combinación de operadores De la misma forma que utilizamos paréntesis en las operaciones matemáticas tradicionales para separar términos, en Excel también debemos respetar el orden de prioridades para la resolución de una fórmula. Por ejemplo: aquí en esta pequeña planilla de la derecha hemos colocado varias notas de algunas materias y queremos calcular el promedio de las mismas. La fórmula para realizarlo todos la conocemos: sumar las notas y dividirla por la cantidad de notas que tenemos. Pero en Excel lo podemos hacer mal si no tenemos en cuenta la combinación de operadores, veamos porque: Los signos +, -- separan términos, y sucede lo mismo con los paréntesis ( ), por lo tanto si no utilizamos paréntesis para este cálculo podemos obtener resultados diferentes: Si colocamos los paréntesis correctamente el resultado también lo será.

FUNCIONES Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos por medio de valores específicos, denominados argumentos, y que, en general, devuelven un resultado. El uso de funciones simplifica la realización de fórmulas dentro de una planilla, por ejemplo, si debemos calcular el total de gastos en una semana y nos dan como datos el gasto de cada día, deberíamos crear una fórmula como la siguiente:

Pero podemos simplificar este cálculo utilizando una función

=SUMA(A2:E2)

Sintaxis de una función Cada función se utiliza a través de una palabra que, por lo general, está relacionada al resultado que vamos a obtener con su utilización, pero no pueden escribirse de cualquier forma adentro de una celda, debemos seguir una regla en su escritura, a esa regla se la denomina sintaxis. La sintaxis de cualquier función es la siguiente: Paréntesis

Signo =

Nombre de la función

Rango (continuo o discontinuo)

En el caso de las funciones los paréntesis no tienen nada que ver con separar términos. Se utilizan para indicar rangos

Al igual que las fórmulas, luego de escribir la función debemos presionar Enter en el teclado para ver el resultado deseado. Veamos algunas funciones y sus correspondientes ejemplos en una planilla de Excel con notas de materias. Promedio: Calcula la media aritmética de las celdas indicadas en el rango de celdas indicado. En el ejemplo se puede observar el rango escrito en la función para conocer el promedio de matemática:

Max y Min: son funciones parecidas, el resultado de max es el valor mayor del rango indicado entre paréntesis, y el de min todo lo contrario. En el ejemplo se ha calcula con la función max la nota más alta obtenida entre todas las materias. Observa la imagen prestando especial atención al rango. Estas dos funciones están muy relacionadas con la estadística.

Por último utilizaremos sobre la misma planilla dos funciones más que utilizaremos para contar y que también están muy relacionadas con la elaboración de estadísticas: Contar y Contara. Contar La función cuenta cuales son las celdas que contienen solamente números (no cuenta aquellas donde los números están mezclados con letras en una misma celda). Contara Esta función por otro lado cuenta cuales son las celdas que no están vacías sin importar cual sea su contenido. (Si una celda tiene color de fondo NO la cuenta, con esta función contamos aquellas celdas que tienen datos escritos en ellas). En el ejemplo tomamos el rango de celdas que abarca toda la planilla, con los rótulos de filas y columnas incluidos, y contamos que celdas contienen solamente números y cuantas tienen algún dato escrito utilizando contar y contara respectivamente. En el rango A3:D9 tenemos 14 celdas con números y 23 celdas con cualquier tipo de dato ingresado.

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LA INFORMACIÓN Un gráfico es una herramienta de Excel muy útil a la hora de mostrar con mayor claridad la diferencia entre los valores de una tabla, ejemplificando la frase que dice “Una imagen vale más que mil palabras”. En esta lección veremos dos formas de confeccionar un gráfico:

Barra de Herramientas Asistente para gráficos

Pero antes de comenzar es necesario confeccionar la tabla de números para realizar un gráfico:

Asistente para gráficos Utilizaremos el asistente para gráficos, es más sencillo que hacerlo con la barra de herramientas y más instructivo para el alumno, luego veremos cómo se relacionan con el gráfico las celdas representadas en el, incluidas la celdas que pertenecen a los datos rótulo. Para usar el asistente seleccionemos en primer lugar el rango de celdas A2:B7 y presionemos el botón que se ve en la figura.

Paso 1: este es el primer paso en el asistente y en el mismo podemos elegir los tipos de gráficos estándar o personalizados, en la solapa Tipo estándar podemos elegir un tipo de gráfico y un subtipo, luego mantenemos presionado el botón ver muestra para obtener una vista preliminar del gráfico

Paso 3: Este es quizás el paso más importante ya que en el mismo tendremos todas las opciones para dar un mejor aspecto al gráfico. La primer solapa nos permite colocar título al gráfico y a los ejes X e Y, en la solapa leyenda podremos seleccionar la ubicación de la misma en el gráfico y la solapa rótulo de datos que nos permitirá mostrar el valor , porcentaje, etc. de cada serie.

Paso 2: el gráfico puede variar en la forma que muestra el resultado, aunque los datos representados son los mismos la distribución de la serie de datos puede ser en Filas o columnas.

Paso 4: El último paso es muy simple, aquí podremos ubicar el gráfico en nuestro libro de Excel de dos formas: Como una hoja nueva a la cual le daremos un nombre Como un objeto en la planilla que estamos utilizando actualmente. Cuando terminamos hacemos clic en Terminar y listo el

Hemos colocado un gráfico, ahora veamos atentamente qué ha sucedido:

2º

1º elPodemos eje y ver ha tomado sus cual es el valores de este origen del eje rango de celdas x en el

aquí vemos el origen de las leyendas y el título del gráfico

1º 3º Podemos ver hagamos clic cual el origen en es este tipo del eje x y sus de gráficos rótulos en el gráfico (de

4º Todos los botones de la barra de gráficos están ahora habilitados Ya tenemos listo el gráfico, si haces correr lentamente el Mouse sobre el mismo verás que cada componente tiene un nombre, y gran parte de ellos tiene su origen en celdas o rango de celdas de la tabla seleccionada. Ahora tu debes hacer otro gráfico con el asistente utilizando ahora toda la tabla, prueba con otros tipos de gráficos. Nota: Un gráfico solo puede realizarse cuando el origen de datos son números. También seleccionamos texto antes de hacer el gráfico sólo para que aparezcan en los rótulos o leyendas como puedes ver en la figura anterior.

PROPIEDADES DE GRÁFICOS Ahora bien, ya tenemos nuestro gráfico terminado, pero no es un objeto estático, que ya no puede ser modificado. Por el contrario tiene propiedades que pueden ser ajustadas en cualquier momento, por ejemplo el aspecto, el origen de los datos, la ubicación, etc. Si utilizamos el menú contextual de área del gráfico, podemos ver el menú que se muestra en la figura de la derecha, como puedes ver el segundo grupo de opciones corresponde a los 4 pasos del Asistente para gráficos. Las opciones: Tipo de gráfico, Opciones de gráfico, y ubicación están relacionada con la estética de los gráficos y son muy fáciles de utilizar. Toma un buen tiempo para explorar todas estas opciones a fondo registrando en tu cuadernillo cuales son los cambios que se producen al utilizarlas. Pero veamos la opción Datos de origen que tiene utilidad cuando: Cuando faltan datos en el eje X (Horizontal), Cuando queremos cambiar la disposición del gráficos en filas o columnas, Cuando necesitamos agregar una serie, Cuando no aparecen los nombres de las series

Seleccionemos datos de origen con el mouse para ver el cuadro de dialogo: Se compone de dos pestañas: Rango de datos y Series: El gráfico puede dibujarse en filas o columnas, prueba hacer clic en cada opción y verás el resultado de estas formas. Puedes hacer lo mismo con estos dos botones de la barra de htas.

Veremos esta ventana que nos muestra el rango de datos origen del gráfico para nuestro ejemplo: =Hoja1!$A$3:$B$7

El nombre de la serie siempre proviene de alguna celda de la planilla como ya hemos visto, pero se puede escribir en el recuadro con el teclado.

Esta pestaña nos muestra las series que componen el gráfico, si queremos agregar otra serie debemos hacer clic en Agregar

En este caso no se puede escribir directamente, pero se puede utilizar este pequeño botón para volver a la planilla de Excel y seleccionar otro rango de celdas.

Con este botón volvemos a la planilla para seleccionar celdas que contienen los nombres que deben aparecer en el eje X

PARTES DE UN GRÁFICO Título del eje Y Título del Gráfico

Eje Y

Rótulo de datos

Lugar se aprovisionamiento de diferentes articulos de primera necesidad 100

Cantidad de personas

Marcador de datos

86 76

40 20

supermercados

línea de división

Minoristas

45 43 34

Leyenda

10 0 Envasados

Carne

Frutas y Verduras

Lácteos

Bebidas

Art. de limpieza Art. de tocador

Eje X

Productos

Área de trazado

Título del eje X

Nombre de los rótulos del eje X

Trabajos prácticos de Microsoft Excel Trabajo Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 00

Tema Nociones elementales Tipeado y almacenamiento de planillas Tipeado y almacenamiento de planillas Datos, tipos de datos, formatos numéricos Datos, tipos de datos, formatos numéricos Fórmulas Operadores Fórmulas Operadores Funciones Funciones Representación gráfica de la información Representación gráfica de la información Trabajo Final

Fecha Finalización

Nota TP (no va a la libreta)

Fecha de entrega

Nota a libreta:

Otros