Herramientas para Presentaciones efectivas en casos clínicos

Guía

HERRAMIENTAS PARA LOGRAR PRESENTACIONES EFECTIVAS

Sebastián Barbosa ASESOR EN COMNUNICACIÓN EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA

Primero, es fundamental tener en cuenta los siguientes conceptos:

 El público es un factor determinante. A quién le hablaremos, determinará todos los aspectos de una presentación. Las palabras que usemos, cómo las usemos, la ropa, los slides, las imágenes, el tiempo de dedicación a cada contenido, la estructura (comienzo, principio y final).

 El objetivo principal es impactar en el público. Independientemente de los objetivos particulares de cada una de las presentaciones que hagamos, llegar al público es siempre el objetivo principal.

 Todo comunica. No solamente llegará al público lo que hagamos, sino todo lo que no hagamos: cómo hablemos, nuestro vestuario, cómo nos movamos en el escenario, lo que digamos, lo que no digamos.

Un paso más a realizar luego:

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Establecer el contenido principal y los contenidos secundarios. Estos últimos son los que irán dando forma a la estructura de nuestra presentación. Esa selección de contenidos la haremos, principalmente, en base a lo que el público vino a buscar.

La estructura de nuestra charla tendrá 3 momentos claramente distinguibles: el principio, el desarrollo y el final.

Principio Es la parte más importante porque determinará si el público se enganchará con nuestra presentación o no. ¿De qué manera podemos comenzar?

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Brindando un dato o una problemática. Si llevamos adelante una investigación o un desarrollo, brindar estadísticas o establecer el problema que pretendemos afrontar es una forma positiva de comenzar porque indica el sentido de nuestro trabajo.

Mediante una pregunta, que puede ser retórica. La idea es poner al público a pensar y establecer una razón por la cual uno comenzó a trabajar en lo que trabaja actualmente.

Con el abstract, dando un resumen de toda nuestra presentación. Pero cuidado,

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no debemos abundar en información. Es como el trailer de una película.

Desarrollo Al igual que un cuento es el momento en el que ampliaremos todos nuestros contenidos y en el que nos jugaremos para reafirmar el impacto que logramos con el principio.

Final Es el momento cúlmine de la presentación y es tan importante como las demás instancias. ¿Qué opciones tener presentes?

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Volver al principio. Una buena forma de cerrar es reafirmar lo que planteamos al comienzo.

Una pregunta. Puede tener el sentido Call To Action o bien plantear una reflexión que impulse una investigación posterior.

Establecer conclusiones es una buena forma de cerrar; siempre y cuando sean tres como máximo.

Veamos ahora los 4 puntos claves a manejar durante una presentación: 1) LENGUAJE HABLADO ★ Hablemos con claridad y articulemos correctamente. La claridad hace referencia

a la nitidez de nuestra voz, a cuán limpia es para poder distinguir el mensaje. Y la claridad estará determinada por la dicción, la respiración y la duración de las vocales en cada oración que pronunciamos. Justamente, la dicción es la articulación de los sonidos cuando hablamos. Una buena dicción permite reconocer cada sonido, cada palabra que emitimos. ★ El tono hace al discurso hablado, y el cambio de tonos hace a la efectividad de ese discurso. Al subir el tono de voz, (no me refiero a gritar) estamos dándole a entender al público que hay un concepto o dato importante que deben tener en cuenta. ★ Seamos descriptivos cuando debamos serlo. Si lo hacemos, lograremos que nuestros oyentes puedan armarse una imagen sobre lo que estemos hablando.

Y eso tendrá una fijación de conceptos muy fuerte.

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★ Seamos precisos y directos cuando debamos serlo. No demos vuelta con los

conceptos, más que aclarar nos enredaremos y perderemos efectividad. Menos es más. ★ Evitemos las muletillas. Solemos repetir muchos términos o palabras; algunas tantas veces que comienzan a ser molestos para los oyentes. Es el caso de “eeeehhh” o “esteeeemm”. ¿Cómo solucionarlo? Grabándose y escuchándose a posterior.

2) LENGUAJE CORPORAL El lenguaje corporal tiene tanta importancia como el hablado y en algunos casos, aún más.

Las claves: ➢ Postura erguida. ➢ Mirando siempre al público, es a quien le hablaremos. ➢ Cuidamos de no hacer sonidos respiratorios fuertes, principalmente si tenemos un micrófono vincha, porque se atenúan bastante. ➢ Recorramos el escenario cuando tengamos que hacerlo, pero siempre controlado y con un sentido. ➢ Utilicemos las manos para acompañar nuestro discurso. Ayudan a construir nuestro relato. Y cuando las usemos, hagámoslo con seguridad. ➢ A su vez, estemos atentos a los gestos faciales, los nuestros y los del público.

3) USO DE SLIDES Las slides son una herramienta más.

Cada slide debe tener un sólo contenido teórico o práctico. No debemos mezclar varios contenidos porque confunde. ¿Qué cosas no debemos hacer?

Importante: las slides no son word. No debemos llenar de texto una slide. La gente no va a leer nada, y si lo hace, perderá la atención en nosotros, el orador.

Evitemos leer las slides. Estamos ahí para hablarle al público.

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No esperemos la slide que sigue para continuar con nuestra charla, a menos que tengamos algo allí que sea vital.

No tengamos slides de más que luego no usemos en la charla.

No saturemos con información ninguna slide. El público no sabrá bien dónde mirar y disminuirá el foco de atención. ¿Qué cosas sí debemos hacer?

Usar pocas palabras y, de ser el caso, palabras claves.

Usar imágenes o gráficos en lugares de palabras y números.

Usar las herramientas que nos ofrecen los programas de slides, como el power point, el google slide, el prezi o el illustrator.

Conocer nuestra presentación a la perfección.

4) AL MOMENTO DE EXPONER ¿Quién no se puso nerviosa/o al tener que hablar en público? ¿Y quién no se puso nerviosa/o al momento de responder preguntas?

Si buscamos la respuesta a la pregunta: “¿Cómo puedo evitar ponerme nerviosa/o?”, en realidad no hay. Es una reacción totalmente esperable porque el cuerpo nos prepara para afrontar una situación que requerirá esfuerzo de parte nuestra. Por lo tanto, es la señal de que el cuerpo está listo.

La mejor forma de evitar que sea una situación estresante es preparándonos. Más preparación, mejor. Esto significa preguntar sobre el público target, definir los objetivos, los contenidos, armar los slides y practicar. Si nos grabamos, mejor. ¿Qué hacer durante nuestra presentación?

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Alimentémonos del público. Buscar con la mirada a quienes nos sonríen y nos aprueban. Recordemos que el público nos vino a ver a nosotros.

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Interactuemos con el público, hagamos preguntas, siempre y cuando estemos seguros (o con alto porcentaje de certeza) de que nos responderán.

Mostrémonos humanos, contemos anécdotas o problemáticas que tuvimos.

Eso genera mucha empatía Factor sorpresa. Al hacer algo que el público no se espera, se aumentará la capacidad de retención de información.

¿Cómo reaccionar a 4 situaciones particulares? ● Cuando alguien no está de acuerdo con algo que decimos. Está todo bien.

No podemos estar de acuerdo todos con todos. Si alguien expresa algo que es diferente a lo que pensamos, está perfecto. Ahora, si hay datos que contrastan lo que estamos diciendo, abramos el diálogo e interactuemos. ● Si nos preguntan algo que no sabemos. Digamos que no sabemos. Podemos intentar dar una aproximación o una relación en base a algo que sí sepamos, pero finalmente la respuesta es que no sabemos. Y podemos ofrecernos a averiguarlo o buscar alguna fuente para obtener la información. ● Si nos preguntan algo con mala intención. Acá la idea es desligarnos de la mala intención y focalizarnos en la pregunta, no en la forma en la que fue hecha.

Si agradecemos la participación, estaremos bajando el nivel de agresión y será más fácil responder. ● Si nos invaden los nervios. Tomemos un mini tiempo para relajarnos antes de seguir, y busquemos en el público a aquellas personas que nos hacen sentir seguros. Y continuemos.

Por último, recordemos siempre hacer todos los pasos para lograr un discurso efectivo: preguntemos sobre el público, seleccionemos los contenidos, armemos nuestra estructura y practiquemos.

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Sebastián Barbosa Consultor independiente.

Biólogo graduado en la Universidad de Buenos Aires (UBA) que realizó trabajos de investigación en el campo de la biodiversidad animal y luego se volcó a la comunicación de las ciencias.

Diplomado en Comunicación de las Ciencias por la Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales (FLACSO). Sebastián cuenta con más de 10 años de experiencia como docente en los distintos niveles de educación. Es Director de Contenidos y de Comunicación en TECtv, el canal de la Secretaría de Gobierno de Ciencia, Tecnología e Innovación Productiva de Argentina, lugar dedicado a la comunicación de las ciencias. Allí cuenta con 6 años de experiencia en el manejo de equipos de trabajo y de instancias de comunicación. Integrante del Comité de Comunicación de Edición Génica de la Secretaría de Gobierno de Ciencia, Tecnología e Innovación Productiva.

Co-Fundador y docente actual del Curso de Comunicación Efectiva de Ideas y Proyectos de la Secretaría de Ciencia y Tecnología de la UBA, espacio destinado a brindar herramientas para maximizar la eficiencia en la transmisión del mensaje oral.

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