PREZO Care Kleinschalig
Lochem, 1 tot en met 15 oktober 2024
1. Achtergrond participerende tussentijdse audit
Uw organisatie
ReubeZorg is een kleinschalige zorginstelling op Landgoed Ampsen in het buitengebied van Lochem. U biedt logeren, dagbesteding, wonen en de onderwijszorggroep aan voor kinderen én (jong)volwassenen met een verstandelijke beperking en bijkomende zorgvraag.
Begin september 2024 heeft u een gloednieuwe woonvoorziening geopend. Speciaal ontworpen voor 9 (jong)volwassenen met zorgprofielen VG4 t/m VG6. Deze cliënten die al bekend waren met de dagbesteding en/of het logeerhuis wilt u een warm en veilig thuis bieden waar persoonlijke groei en welzijn centraal staan. (bron: website reubezorg.nl)
Bij het begin van de PREZO Care cyclus hebt u aangeven te verwachten dat in de audit centraal zal staan: ‘wat merkt de cliënt’ en ‘wat merkt de medewerker’ van de missie, visie en waarden. U waardeert complimenten, maar verwacht vooral een kritische blik van de auditoren die tot ontwikkelpunten leiden. U hoopt op een rapport met heldere taal, waar u iets uit kunt halen waarmee u verder kunt.
Belangrijke waarden
Uw missie is “Ruimte benutten, om samen betekenisvol te ontwikkelen”. De waarden die u als organisatie belangrijk vindt in de praktijk zijn rust, (buiten)ruimte, respect en structuur. “ReubeZorg biedt kleinschalige zorg in de natuur. Dat zorgt voor rust en overzicht. Mensen ontspannen zichtbaar en kunnen hun capaciteiten optimaal aanspreken. In de zorg gaan we uit van medemenselijkheid en respect voor ieders individualiteit. We kijken naar de mogelijkheden die iemand heeft en kan ontwikkelen. We zijn betrokken en denken mee met de ontwikkeling. Met respect voor de eigen wensen en in nauw overleg met ouder/verzorger of partner, school en zorgpartijen” . (bron: website reubezorg.nl)
Kwaliteitsthema’s
De grootste uitdaging vond u het opstarten van de woonplekken en dan met name het vinden van goede mensen die passen bij ReubeZorg en als team kunnen werken. De medewerkers moeten als specifieke expertise kunnen omgaan met de vrijheid die ze krijgen door verantwoordelijkheid te nemen. U ervaart dat de huidige organisatie een vaste basis heeft en hoopt dit voor de groei te benutten.
De participerende audit PREZO Care kent een cyclus van drie jaar, bestaande uit een initiële audit in het eerste jaar, een tussentijdse audit in het tweede jaar en een eindaudit in het derde jaar. Alle audits zijn een film, samen vormen ze een trilogie, na drie jaar volgt een nieuwe reeks. In de cyclus, bij alle drie de audits, kijken we vooruit: waar staat de organisatie nu, wat wil zij bereiken en hoe doet zij dat, waar loopt zij daarbij tegenaan (welke dilemma’s en risico’s ervaart zij)? Deze rapportage gaat over de tweede stap in de cyclus, namelijk de tussentijdse audit
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
2. Registratieadvies
Algemeen
In deze tussentijdse audit is naar voren gekomen dat ReubeZorg ook in het Woonhuis het werken vanuit de waarden waar maakt. De compassie met de cliënten en de gedrevenheid is in alle onderdelen van de organisatie merkbaar. De wens om het elke dag beter te doen zorgt voor een open blik. Met deze attitude krijgt kwaliteit en ontwikkeling in het dagelijks werk vorm.
Registratieadvies
De participerende audit PREZO Care Kleinschalig is uitgevoerd door het volgende auditteam:
- Kernauditor: verhalenspoor en bevindingendialoog: mevr. M.L.L. Bekhuis-Kint MBA-H
Uw bijdrage aan de audit bedroeg het uitvoeren van de werkvorm datamining leefwereld, het invullen van de impactanalyse en het laten uitvoeren van het observatiespoor door een organisatie uit uw lerend netwerk. Deze aanvullende data zijn verzameld door mevr.
A. Kamperman
De audit is uitgevoerd volgens het keurmerkschema PREZO Care v1 (010119, versie 1). De scope van de audit is: Ondersteuning en begeleiding
De kernauditor verklaart namens het auditteam dat er met voldoende diepgang is getoetst. Op basis van de resultaten van de uitgevoerde audit en het resultaat van de impactanalyse adviseert de kernauditor namens het auditteam de directeur/bestuurder van Perspekt om aan ReubeZorg B.V. het PREZO Care keurmerk toe te kennen.
Verklaring op het keurmerk
Perspekt verklaart dat ReubeZorg B.V. veilige en persoonsgerichte zorg levert met oog voor waarden, regels, dilemma’s en risico’s. In uw organisatie wordt structureel en methodisch gewerkt aan het resultaat voor uw cliënten waarbij leren en reflecteren wordt gestimuleerd.
De meeste waardering gaat daarbij uit naar het resultaat op het volgende impactcriterium:
• Verandercultuur en context
3. Uw organisatie in beeld
Hieronder leest u het verhaal over de kwaliteit van zorg binnen uw organisatie volgens de kernauditor.
De kernauditor, uw eigen medewerkers en/of een organisatie uit uw netwerk hebben via verschillende werkvormen verhalen verzameld in uw dagelijkse praktijk. Na afronding van alle werkvormen en het uitvoeren van de bevindingendialoog, vult de kernauditor een impactanalyse in en maakt het eindbeeld op.
De impactanalyse bestaat uit vijf criteria: verandercultuur en context, leren en ontwikkelen, risico’s in beeld, omgaan met dilemma’s en impact op resultaat voor de cliënt. Samen geven deze criteria een integraal beeld over de kwaliteit van de geboden zorg en ondersteuning. Daarom nemen we u graag mee aan de hand van deze vijf criteria.
De grafieken die voortkomen uit de impactanalyse geven informatie over de mate waarin de kernauditor er al dan niet van overtuigd is dat al het gezamenlijk handelen in uw organisatie leidt tot goede zorg. Ze geven een beeld van de verschillende aspecten van kwaliteit die zijn waargenomen tijdens de audit: de overtuigingen van de kernauditor en die van uw organisatie zijn in deze analyse meegenomen. Ook geven ze richting aan de mogelijkheden voor ontwikkeling en de gebieden waar ruimte is voor het verder vormgeven van de ambities van de organisatie.
In bijlage D vindt u de onderbouwing van de opbouw van deze grafieken.
Eindbeeld impactcriteria
Verander cultuur en context
Leren en ontwikkelen
Risico's in beeld
Omgaan met dilemma's
Impact op het resultaat voor de cliënt
Eindbeeld kernauditor Gemiddelde van uw organisatie
Bovenstaande grafiek geeft het eindbeeld op basis van het gezaghebbend oordeel van de kernauditor en het gemiddelde van uw organisatie, op basis van de impactcriteria Daarbij is zichtbaar dat uw eigen beeld en dat van de kernauditor in grote mate overeenkomen. De meeste mogelijkheden voor ontwikkeling wordt gezien bij het omgaan met dilemma’s.
Toelichting per impactcriterium:
▪ Verandercultuur en context:
Het auditteam heeft de indruk gekregen dat u met de ontwikkeling en ingebruikname van het Woonhuis laat zien dat uw organisatie veel aankan. U bent zich ervan bewust dat het nu tijd is om aandacht te geven aan borging. Uw Raad van Commissarissen is nu compleet en in staat om hun rol op professionele wijze in te vullen. Medewerkers en vrijwilligers zijn trots op ReubeZorg. Zij waarderen de korte lijnen en de betrokkenheid bij de dagelijkse zorg van de leiding. Verwanten zijn nauw betrokken en hun stem is voor u belangrijk in de dagelijkse zorg en via de cliëntenraad bij ontwikkelingen in uw organisatie. Het auditteam heeft gehoord dat u er alles aan doet om te zorgen dat er (samen)gewerkt wordt vanuit uw visie en waarden. Uw (com)passie voor de cliënten komt daarin naar voren. De omgeving van uw locatie en de attitude van uw medewerkers zijn belangrijke randvoorwaarden voor een veilige plek voor uw cliënten.
“We zijn met verschillende collega's, ik ben meer van de structuur, anderen werken meer vanuit het gevoel. Als je dat samenvoegt, krijgt je een mooi geheel. We communiceren veel over en weer. Iedere dag starten we met een voorbespreking/ overdracht”. (bron: verhalenspoor, perspectief medewerker)
“Je probeert het met elkaar en anders doen we een beroep op de bestuurders. Iedereen staat hier voor elkaar klaar: heel bijzonder”. (bron: verhalenspoor, perspectief medewerker)
Ook in het Woonhuis zijn de waarden al merkbaar:
“De begeleiding lijkt al goed op elkaar ingespeeld en pakt makkelijk taken van elkaar over. Je merkt dat de begeleiding die ik heb geobserveerd een achtergrond heeft in de zorg. Ze maken makkelijk en warm contact met de cliënten en geven duidelijk de structuur aan. Er is in de organisatie veel aandacht voor het inwerkproces van nieuwe medewerkers en er is veel contact met de directie. De lijntjes zijn daarmee kort en er is gezorgd voor warme overdrachten van de cliënten” . (bron: observatiespoor, perspectief lerend netwerk)
Vrijwilligers zijn enthousiast en daarmee ambassadeurs van uw organisatie.
"Ik vind het fantastisch bij de Reube: je wordt hier heel erg gezien. Het is hier duidelijk en je hebt een stukje vrijheid". (bron: verhalenspoor, perspectief vrijwilliger)
De Raad van Commissarissen spreekt de waardering uit voor de gepassioneerde leiding. (bron: verhalenspoor en bevindingendialoog, perspectief Raad van Commissarissen)
De Raad van Commissarissen is in ontwikkeling, maar functioneert al conform de principes van good governance. Daarmee is er een belangrijke randvoorwaarde gecreëerd voor het toezicht op de kwaliteit en continuïteit van de organisatie.
“Vorig jaar zijn we met z'n drieën begonnen als RvC. ReubeZorg heeft daartoe zelf profielen opgesteld. We hebben verschillende achtergronden: een zorg achtergrond, politiek/bestuurlijke en financiële expertise en deskundigheid op het gebied van HR en gedrag. Als RvC willen we van waarde zijn voor ReubeZorg. We
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
willen de organisatie beter leren kennen en zicht krijgen op de kwaliteit van zorg en de bedrijfsvoering. We zijn bezig om een toezichtsvisie op te stellen. We rouleren wie het eerste aanspreekpunt is voor een periode. We zijn ook bij het gesprek met de accountant geweest. De bestuurders staan erg open voor challenge. Ons advies daarin is: houd focus en bouw uit waar je voor gekozen hebt”. (bron: verhalenspoor, perspectief Raad van Commissarissen)
Met de bouw en ingebruikname van het Woonhuis hebt u een droom gerealiseerd. Ook medewerkers geven aan het belangrijk te vinden om de groei te bewaken en te zorgen voor een stabiele basis.
“De kracht zit in de kleinschaligheid”. (bron: verhalenspoor, perspectief medewerker)
De kracht van uitdagingen aangaan wordt ook opgemerkt.
“Voor ons is het goed zoals het nu is. Maar die jongens zijn heel goed in ontwikkelen” (bron: verhalenspoor, perspectief verwant)
U bent zich bewust van de behoefte van een pas op de plaats, maar ziet ook kansen voor de toekomst.
"We zijn nu toe aan rust. Eigenlijk zijn we net te hard gegroeid om het bedrijfsmatig bij te kunnen houden. Voor de logeerplekken die leegkwamen hebben we de cliënten laten wennen op de dagbesteding. De focus ligt nu op continuïteit, kwaliteitsverbetering en het vastleggen van de administratieve processen. Ook al zit het terrein nu vol, er zijn voor de toekomst nog uitdagingen mogelijk.
Bijvoorbeeld een lunchroom erbij of een bosgroep. De verschillende zorgvormen en financieringsstromen maken het ook dynamisch. In de onderwijstak zouden we nog uit kunnen breiden met bijvoorbeeld een onderwijsassistent” (bron: bevindingendialoog, directeur)
De vitale cultuur is een belangrijke randvoorwaarde voor het verandervermogen van de organisatie. Tijdens de bouw van het Woonhuis is naar voren gekomen dat de organisatie veel aankan en er draagvlak is.
“Dat we daar druk mee waren als leiding heeft ook goede ontwikkelingen laten zien. Voorheen waren we meer op het team van de dagbesteding en het logeerhuis. Daar regelen de teams nu alles en schalen gericht op naar ons als dat nodig is. Je moet wel delegeren in zo'n periode. Ook de komst van de officemanager is een goede ontwikkeling, op het juiste moment, geweest. Zij faciliteert de zelfstandige teams. En als het moet laten we alles vallen: we zijn er altijd als er wat met de cliënten is” . (bron: bevindingendialoog, perspectief directeur en office manager)
Het auditteam heeft gehoord dat de korte lijnen en uw betrokkenheid bij de zorg gewaardeerd wordt.
“Het bestuur is nauw betrokken bij de dagelijkse bedrijfsvoering. Doordat de directie meedraait op de groepen is het contact met de medewerkers en cliënten laagdrempelig”. (bron: observatiespoor, perspectief lerend netwerk)
▪ Leren en ontwikkelen:
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
Het auditteam heeft de indruk dat de constatering in de initiële audit dat in uw organisatie leren en ontwikkelen onderdeel is van het dagelijks werk zich voortgezet heeft en geborgd is. Dagelijks worden de vaste reflectiemomenten benut om zorg bij te stellen en ervan te leren. Nu het Woonhuis gereed is, komt er ook weer ruimte voor de reguliere scholingen. (bron: bevindingendialoog). In het Woonhuis hebt u daarnaast extra aandacht besteed aan het inwerkprogramma.
“Voordat de woongroep met cliënten van start ging was er een inwerkprogramma van een week georganiseerd met de vaste begeleiders. Zo werden zij meegenomen in de visie van ReubeZorg en de aanpak”. (bron: observatiespoor, perspectief lerend netwerk)
U geeft ook ruimte aan persoonlijke ontwikkeling van medewerkers.
“Van mezelf ben ik heel gestructureerd en duidelijk. In m'n eigen ontwikkeling word ik gestimuleerd om meer m'n zachte kant op te zoeken”. (bron: verhalenspoor, perspectief medewerker)
De Heijkoop methode wordt als concreet en behulpzaam ervaren en biedt daarnaast ook veel ruimte.
“Het beste van de Heijkoop methode vind ik dat er heel erg rekening gehouden wordt met het niveau van de cliënten. Voor mij was het een eyeopener dat je ook met gebaren kunt werken in plaats van met woorden. Bijvoorbeeld door een cliënt een arm te geven om daardoor letterlijk weer in hetzelfde ritme te gaan lopen. Het is een concrete methode die ook ruimte geeft”. (bron: verhalenspoor, perspectief medewerker)
In de bevindingendialoog hebt u naar aanleiding van uw impactanalyse aangegeven dat er ontwikkeling mogelijk is in het delen en leren van dilemma’s door alle medewerkers.
“Voor medewerkers die onregelmatige uren werken is het lastig om alles te delen en te reflecteren. Overdag zijn er verschillende overlegmomenten waar hiervoor wel ruimte is: de overdracht in de ochtend, tijdens de middagrust van cliënten en aan het eind van de dag”. (bron: bevindingendialoog, perspectief management)
Het auditteam herkent hierin dat u de lat hoog legt door altijd mogelijkheden te zien waar het beter kan.
Er is altijd ontwikkeling mogelijk. Het is nooit goed genoeg. We zijn zeker ook wel tevreden en op gepaste wijze trots. Maar we zijn ook streng voor onszelf". (bron: bevindingendialooog, management en medewerker)
Het auditteam is geraakt door uw passie en heeft waardering voor de bijzondere wijze waarop u zorg biedt aan deze specifieke doelgroep en op uw inspanningen voor continue verbetering.
▪ Risico’s in beeld:
Het auditteam heeft de indruk dat in uw organisatie risico’s op zowel organisatieniveau als in het primair proces goed in beeld zijn. De veiligheid voor cliënten en medewerkers
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
heeft voor u een hoge prioriteit. Uw hebt uw financiële risico’s gespreid en wilt door het vastleggen van processen een bijdrage leveren aan de continuïteit van uw organisatie. Uw werkwijze in de zorg aan cliënten en uw organisatiecultuur dragen in belangrijke mate bij aan het voorkomen van risico’s en dilemma’s.
“Nu het Woonhuis geopend is, is er extra aandacht voor de overdracht. We hebben. een algemeen rapportage systeem, daar rapporteer ik ook in en er zijn afgeschermde Whatsapps. We weten elkaar altijd te bereiken en collega's zijn ook echt beschikbaar als een cliënt bijvoorbeeld escaleert of het beter is dat een collega het overneemt die een betere klik heeft, maar ook bij spanning tussen cliënten. Een voorbeeld is een cliënt waar het hoofd van vol is en die binnen op de dagbesteding is. Die laten we dan een rondje in het zicht over het terrein lopen, of een puzzel maken bij een andere collega. Ook als een cliënt in je eigen irritatie zone zit is het nooit een probleem om hulp te vragen van een collega. We zijn een hecht team en hebben respect voor elkaar”. (bron: verhalenspoor, perspectief medewerker)
De veiligheid van cliënten en medewerkers hebt u hoog in het vaandel staan.
“Agressie kan hier niet. Een ander belangrijk criterium is of de cliënt hier op zijn plaats is. Onze uitsluitingscriteria staan op de website. Vroeger gingen we hier verder in, maar dat is nu uitgekristalliseerd”. (bron: bevindingendialoog, perspectief management)
Door de zes verschillende financieringsstromen zijn de risico’s gespreid U vindt zelf de continuïteit van de organisatie een ontwikkelpunt en daarom bent u bezig met het vastleggen van de AO/IC. (bron: bevindingendialoog, perspectief management)
▪ Omgaan met dilemma’s:
Ook bij het omgaan met dilemma’s heeft het auditteam de impressie dat door het continueren van de Heijkoop methode en de dagelijkse reflectiemomenten de situatie uit de initiële audit geborgd is Een mogelijk complicerende factor zijn dilemma’s waarbij slechts een suboptimale oplossing mogelijk is zoals in de casus die u in de datamining beschrijft en die als stelling aan de orde geweest is in de bevindingendialoog. De casus gaat over een cliënt die bij u zorg afneemt, woont in een andere zorginstelling en ouders die verantwoordelijk voor deze cliënt zijn. Door het verschil in visie in de zorg rondom de cliënt moet u tevreden zijn met een suboptimaal resultaat. Het auditteam herkent hierin uw niet aflatende inzet om de beste zorg voor de cliënt te kunnen realiseren.
“Ik ben het eens met de stelling dat wij tevreden moeten zijn met een suboptimaal resultaat of onze zorg beëindigen als er een ondergrens wordt bereikt, maar het is wel lastig. Je hebt het gevoel dat je aan een dood paard trekt. We willen het verschil van inzicht niet aan de cliënt laten merken want dan is hij er de dupe van. Het is ook lastig om iedereen om de tafel te krijgen”. (bron: bevindingendialoog, zorgcoördinator)
Het auditteam reikt de suggestie aan om te onderzoeken of een moreel beraad u in deze situaties verder kan helpen.
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
De Wet Zorg en Dwang stelt u regelmatig voor dilemma’s bijvoorbeeld als het de eigen regie van uw cliënten betreft. Uw zorgmethodiek die uitgaat van structuur en duidelijkheid conflicteert hier soms mee. U probeert zoveel mogelijk te kijken naar de bedoeling van de wet in plaats van naar de letter. Het auditteam ervaart dit als op een zorgvuldige wijze zoeken naar praktisch werkbare oplossingen
“In het Woonhuis zijn geen deuren op slot. Alle bewoners hebben een tag waarmee ze hun eigen kamer kunnen openen. Daarnaast zit er, voor de veiligheid van de bewoners, op alle kamerdeuren een deuralarm zodat de begeleiding 's nachts een melding krijgt als een bewoner zijn/haar kamer verlaat. Er is een slaapwacht in het Woonhuis. Afspraken worden goed verwoord in het zorgplan, ouders gaan akkoord en er wordt gekeken of de cliënt hier geen weerstand tegen laat merken. Er wordt op de vaste momenten geëvalueerd”. (bron: bevindingendialoog, perspectief zorgcoördinator)
▪ Impact op resultaat voor de cliënt: Met de bouw en ingebruikname van het Woonhuis laat u zien dat u in staat bent om de waarden van uw organisatie ook te borgen bij deze uitbreiding. Het auditteam heeft van ouders en cliënten gehoord dat de waarden rust, (buiten)ruimte, respect en structuur ervaren worden. Iedereen voelt zich gezien en mag zichzelf zijn wat een belangrijke factor is voor ontwikkeling is. Bij de bevindingendialoog heeft het auditteam de impact en de bedoeling van uw inspanningen ervaren door de aanwezigheid van een cliënt van de Klas. Hier wordt (zorg én onderwijs gegeven aan kinderen met een verstandelijke beperking en/of een complexe zorgvraag. (bron: website)
De cliënt van de Klas geeft aan dat hij goed is in puzzelen en dat ook regelmatig kan doen: een uitdaging van 500 stukjes. Op de vraag of hij altijd hulp krijgt als hij dat vraagt, wordt bevestigend geantwoord. Of hij ook weleens moet wachten geeft hij aan dit wel vaak te ervaren. Hij vertelt dat hij geregeld naar buiten kan gaan. Soms alleen soms met de begeleider. Hij weet goed wanneer het niet mag bijvoorbeeld tijdens het maken van rekenwerk. Er zijn ook afspraken over het gebruik van de telefoon. (bron: bevindingendialoog, perspectief cliënt)
Ook de medewerker van de Klas geeft aan het bijzonder te vinden dat hij deze bijeenkomst een uurtje vol kon houden, omdat het grenst aan zijn mogelijkheden.
"Ik ben vandaag supertrots dat hij erbij is". (bron: bevindingendialoog, perspectief medewerker)
Het auditteam interpreteert dit als passend bij de bedoeling van de Klas.
“We geven jongeren die vastgelopen zijn in het onderwijs weer een kans om daar aan deel te nemen. Ik leer ze het leven”. (bron: verhalenspoor, perspectief medewerker).
Het auditteam heeft de indruk dat de cliënten van het Woonhuis zich snel op hun plek voelen.
“De cliënten vertellen dat ze het Woonhuis een fijne plek vinden om te zijn; met de dieren en in de natuur, met een groot erf waar ook een speelplein is. Ze vertellen enthousiast over hun kamers, de kleuren die ze zelf mochten kiezen voor de muren en gordijnen en de inrichting. Ze geven een rondleiding en vertellen hoe ze de eerste week hebben ervaren. Een cliënte vertelde over de dag: een
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
wandeling, schoonmaken in het woonhuis, een bezoekje van een nieuwe begeleidster en gezamenlijk het eten voorbereiden. De woensdag is een vrije dag, dan is er geen dagbesteding, maar wordt samen het woonhuis schoongemaakt, vertelt de begeleiding” . (bron: observatiespoor, perspectief lerend netwerk)
De zorg wordt op een ontspannen en professionele wijze geboden.
“De cliënten hebben een eigen begeleidingsplan. Er wordt gesignaleerd door de begeleiders dat een plan aangepast moet worden en besproken hoe dit gezamenlijk opgepakt kan worden door het hele team. In de omgang met de cliënten zijn de begeleiders makkelijk benaderbaar. Ze zijn duidelijk in de communicatie, passen de taal naar het niveau van de cliënten aan en maken grapjes”. (bron: observatiespoor, perspectief lerend netwerk)
De meerwaarde van externe expertise wordt onderkend en benut. Het levert een passend resultaat op met een onverwacht neveneffect.
“Voor onze zoon naar het Woonhuis ging is het CCE in consult gevraagd omdat hij thuis heel bewerkelijk is met naar bed gaan. Het doel was om dat hier te voorkomen. Tot nu toe heeft het een goed effect. Het neveneffect van dit traject is dat hij een hogere WLZ-indicatie heeft gekregen”. (bron: verhalenspoor, perspectief verwant)
Op ouders heeft uw keuze om te werken met een vast team een ontzorgend effect.
“Ik heb veel zorg gehad over de continuïteit van zorg. Ik was bang dat er niet genoeg personeel zou zijn in het Woonhuis en wij dit als ouder op zouden moeten vangen. Daar is geen sprake van. Ik ben heel blij dat er veel in de teams opgelost wordt (bron: bevindingendialoog, perspectief verwant)
Ook door de cliënten van de dagbesteding en het logeren wordt het vaste team gewaardeerd.
“Ik ben blij dat er flexibele inzet is tussen de verschillende onderdelen. Voor mijn dochter zijn het dan toch bekende gezichten. Ik ervaar hier veel vrijheid en liefde". (bron: verhalenspoor, perspectief verwant)
Ouders hebben in hun keuze voor het Woonhuis ook dilemma’s gekend.
“Voordat hij in het Woonhuis kwam, werkte hij twee dagen elders. Toen hij hier kwam wonen moesten we kiezen voor het hele programma. Dat vonden we wel jammer. Hij kan veel aan en het is goed voor z'n sociale contacten. Het risico bestaat dat z'n wereld nu kleiner wordt. In de oudergroep vinden we het ook belangrijk dat er genoeg georganiseerd wordt. Het is wel wennen in het Woonhuis, maar ze gaan nu al met elkaar zwemmen. Ze doen sowieso leuke dingen. Hij vindt het leuk om eropuit te gaan en wordt vaak meegenomen bijv. om boodschappen te doen”. (bron: verhalenspoor, perspectief verwant)
In de bevindingendialoog hebben we aan de hand van een stelling over dit dilemma gesproken.
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
“We hebben ons bij het Woonhuis bewust gericht op de groep die baat heeft bij het werken en wonen op deze plek. Ze hebben bijvoorbeeld te maken met een overzichtelijke groep medewerkers per dag. In principe kunnen de bewoners hier blijven wonen “. (bron: bevindingendialoog, perspectief directeur) ‘
Ouders geven aan dat een hele geruststelling te vinden, omdat ze soms 'zorgmoe’ zijn. Hoe het zich in de toekomst ontwikkelt zal de tijd leren. Het zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat de groep zich verder ontwikkelt en niet meer past. Dan moet er toch weer geschakeld en verder gekeken worden. Dat past bij het besef van ouders dat er altijd zorg van hen nodig zal blijven. (bron: bevindingendiaioog, perspectief verwant)
Ook op andere onderdelen wordt eraan gewerkt dat cliënten op de juiste plek zijn en zich daar goed voelen, omdat dit noodzakelijk is voor ontwikkeling.
“Mijn man komt hier nu 5 jaar. Hij is nu geplaatst bij een groep waarin ook jonge mensen zitten. Dat hebben ze goed gezien. Hij is heel erg op zijn plek. Hij heeft bij de voetbal gewerkt met jongelui en dat gevoel kreeg hij hier weer terug. Af en toe voelt hij zich weer begeleider. Daardoor heeft hij ook weer meer waardering voor zichzelf gekregen. Ik zie hem weer de oude worden. Het laatste jaar is hij ook creatiever geworden, dat talent wordt hier in een veilige omgeving naar boven gehaald. Op deze plek komt hij tot z’n recht”. (bron; verhalenspoor, perspectief verwant)
Ontwikkelpunten
Uw organisatie geeft zelf aan dat het reflecteren van alle medewerkers op het omgaan met dilemma’s, de continuïteit van de organisatie en eigen regie van cliënten aandachtspunten zijn. Op basis van de waarnemingen in de audit formuleert de kernauditor de onderstaande (aan de impactcriteria gerelateerde) ontwikkelsuggesties.
Verandercultuur en context:
• Het auditteam kan zich voorstellen dat het houden van focus in de ontwikkeling van uw organisatie ondersteunend kan zijn aan het vasthouden van de positieve cultuur.
Het auditteam oppert de mogelijkheid om ambities van het management om te ontwikkelen ook buiten ReubeZorg te onderzoeken.
Leren en ontwikkelen:
• Het auditteam wil de aandacht vestigen op de hoge normen die u nastreeft in het leren en ontwikkelen voor alle medewerkers ten gunste van de zorg aan uw cliënten. Daarbij wordt de wens uitgesproken dat u voldoende aandacht heeft om de reeds bereikte successen te vieren.
Risico’s in beeld:
• Het auditteam spreekt de verwachting uit dat het vastleggen van de AO/IC ondersteunend zal aan het borgen van de continuïteit van de organisatie
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
Omgaan met dilemma’s:
• Het auditteam reikt de suggestie aan om te onderzoeken of een moreel beraad voor u een aanvullende mogelijkheid is.
Impact op het resultaat voor de cliënt:
• Bij het auditteam is het beeld ontstaan dat u in dialoog met o.a. verwanten en medewerkers reflecteert op de beste zorg in relatie tot de waarden van uw organisatie. Daarmee wordt recht gedaan aan uw ambities in relatie tot de zorg die uw cliënten nodig hebben.
Eindbeeld kwaliteitswijzers
Sensitieve bedrijfsvoering
Vakmanschap
Inclusief samenwerken
Werken met waarden & regels
Persoonsgerichte zorg
Eindbeeld kernauditor Gemiddelde van uw organisatie
Grafiek 2 geeft het eindbeeld op basis van het gezaghebbend oordeel van de kernauditor en het gemiddelde van uw organisatie, op basis van de kwaliteitswijzers. Uit de kwaliteitswijzers is af te leiden op welke aspecten gestuurd kan worden om de ambities van de organisatie te verwezenlijken. Daarbij is zichtbaar dat net als bij de impactcriteria uw eigen beeld en dat van de kernauditor in grote mate overeenkomen. Op alle onderdelen zijn er mogelijkheden voor ontwikkeling/optimalisering.
Toelichting per kwaliteitswijzer:
▪ Vitale cultuur: alle betrokkenen voelen zich gezien en mogen zichzelf zijn. Er wordt ruimte ervaren binnen heldere kaders. Daarbij zijn de lijnen kort en staat iedereen voor elkaar klaar.
▪ Sensitieve bedrijfsvoering: uw organisatie werkt vanuit de bedoeling. Alles is erop gericht om passende zorg en begeleiding te geven. De kleinschaligheid en de omgeving van uw locatie is hierin faciliterend.
▪ Vakmanschap: er wordt op een professionele en betrokken wijze invulling gegeven aan de waarden. Er is veel ruimte voor continue ontwikkeling van kwaliteiten van medewerkers.
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
▪ Inclusief samenwerken: er wordt met alle betrokkenen van de cliënt samengewerkt in een open dialoog. Er is veel aandacht voor de onderlinge samenwerking
▪ Werken met waarden & regels: er is een volledige overtuiging van de waarden die vertaald zijn naar zorg die ontwikkeling stimuleert.
▪ Persoonsgerichte zorg: de cliënt staat centraal bij ReubeZorg. Iedereen kent en respecteert elkaar. Alles is gericht op de ontwikkeling van de zorg en het welzijn van de cliënt. Ouders voelen dit als een steun in hun eigen zorg en aanpak.
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
Bijlage A. Methodische verantwoording
Theoretische grondslag PREZO Care
PREZO Care heeft een wetenschappelijke basis, werkt met beproefde methoden en gekwalificeerde auditoren. Het kwaliteitsmodel PREZO Care en de bijbehorende auditmethodiek zijn ontwikkeld en onderbouwd met kwalitatieve onderzoeksmethoden en is wetenschappelijk gefundeerd met een multi- en transdisciplinaire kennisbasis. Zo vindt PREZO Care onderbouwing in theoretische uitgangspunten vanuit zorg & ethiek, organisatiekunde, psychologie en beleidswetenschappen.
Het toetsingskader van PREZO Care is gebaseerd op de wettelijke normen en actuele kwaliteitskaders. Betrouwbaarheid en validiteit van de auditmethodiek en uitkomsten zijn uiteraard essentieel. Validiteit zegt iets over de inhoud van de audit: stellen we vast wat de bedoeling is? Hechten we de juiste interpretatie aan wat we zien? Betrouwbaarheid heeft te maken met de stabiliteit van de audit. Zijn de bevindingen robuust genoeg om een uitspraak te kunnen doen? Om de betrouwbaarheid en validiteit van de audit te garanderen, is in het ontwerp van de auditmethodiek gebruikgemaakt van triangulatie.
Triangulatie
Triangulatie wil zeggen dat er meerdere bronnen gebruikt worden om kwaliteit te onderzoeken. Triangulatie maakt de PREZO Care audit valide, omdat kwaliteit vanuit meerdere bronnen wordt vastgesteld. Het maakt de audit bovendien betrouwbaar, omdat op verschillende plekken en/of momenten dezelfde fenomenen voorkomen.
Bij de PREZO Care audit is gebruikgemaakt van de volgende vormen van triangulatie:
• Triangulatie in de methode: vanuit drie verschillende sporen.
• Triangulatie onder auditoren: toepassing van het vier-ogenprincipe, waarbij twee auditoren naar hetzelfde kijken vanuit hun eigen bril.
• Triangulatie in de tijd: er wordt op verschillende momenten gekeken.
• Triangulatie in zienswijze: er is oog en oor voor verschillende perspectieven.
• Triangulatie in locatie: er wordt naar een item op verschillende vergelijkbare plaatsen gekeken.
Objectiviteit
Tijdens de PREZO Care audit stellen we op belangeloze wijze kwaliteit vast in een bepaalde periode. Dankzij triangulatie en het vier-ogenprincipe en het gebruik van vaste formats en werkwijzen garanderen we de objectiviteit van de audit. Door vaste formats en werkwijzen te gebruiken, bieden we de zekerheid dat verschillende auditoren op dezelfde manier luisteren, kijken en toetsen.
Reproduceerbaarheid
Omdat PREZO Care uitgaat van dynamische kwaliteit en vanuit een narratieve opvatting kijkt naar kwaliteit, is er nooit een garantie voor volledige reproduceerbaarheid van de uitkomsten van de audit. Het gebruik van vaste werkwijzen, formats en methoden biedt de zekerheid dat de verschillende auditoren op vergelijkbare wijze luisteren, kijken en toetsen. Met de dialogen wordt de zekerheid geboden van het meervoudig perspectief. Het competentieniveau van de kernauditor biedt de zekerheid dat met kennis en kunde
gekeken wordt naar de (kwalitatieve) data. Met de inzet van de impactanalyse – een kwantitatief instrument dat we kwalitatief inzetten – garanderen we dat het gezaghebbende eindoordeel bij iedere audit tot stand komt op dezelfde gronden.
De impactanalyse
De impactanalyse is een hulpmiddel bij de analyse van alle data die tijdens de audit zijn verzameld in de drie auditsporen (documentatie, observatie en verhalen). Deze tool helpt de kernauditor om tot een gedragen conclusie en een samenhangend beeld over de kwaliteit van zorg te komen.
De impactanalyse is een aanvulling op de andere bronnen die de kernauditor in handen heeft om tot een gezaghebbend oordeel te komen. Namelijk:
• De ingevulde formats en bevindingenverslagen uit het documentatiespoor (datamining), observatiespoor (door het lerend netwerk) en verhalenspoor (narratieve interviews);
• Het verslag van de bevindingendialoog;
• Beschikbaar foto- en videomateriaal.
Uw organisatie levert ook input voor de impactanalyse. Meerdere personen van uw organisatie vullen de Vragenlijst Impactanalyse in Hierin beantwoorden zij allen dezelfde vragen. Met de inzet van de impactanalyse – een kwantitatief instrument dat we kwalitatief inzetten – garanderen we dat het eindoordeel bij iedere audit tot stand komt op dezelfde gronden. De vragen uit de impactanalyse vindt u terug in bijlage E.
Meer informatie over de achtergrond van de PREZO Care methodiek is te lezen in de Methodologische verantwoording. Meer informatie over de impactanalyse is te vinden in de Wegwijzer impactanalyse voor organisaties.
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
Bijlage B. Auditprogramma
Betreft PREZO Care Planning
Project ReubeZorg BV/REUBE/2024/1
Periode 01 oktober 2024 - 15 oktober 2024
Audit REUBE/2024/1/A/1/PT
Organisatieonderdelen Logeerhuis (PREZO Care ‘19 v1), Dagbesteding voor (jong)volwassenen (PREZO Care ‘19 v1), Onderwijszorggroep De Klas (PREZO Care ‘19 v1), Woonhuis (PREZO Care ‘19 v1)
Boventallige auditoren
Werkvorm
Verhalenspoor
Narratief interview
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
Pagina: 17/25
Mevr.W , lid RvC
Mevr.G, echtgenote cliënt dagbesteding
De heer J, vader cliënt wonen en dagbesteding
Mevr.W, vrijwilliger
Tineke Maas, leerkracht De Klas
Dialoog bevindingen
Bevindingendialoog
15OKT2024, Ochtend Mevrouw M.L.L. Bekhuis - Kint MBA-H Ampsenseweg 26 Lochem De heer J,, directeur / eigenaar
Mevr.R, office manager De heer T, lid RvC
Mevr.M, zorgcoördinator
Mevr.W, vrijwilliger de heer S, leerling De Klas (kort) de heer , lid Cliëntenraad en ouder cliënt woonhuis / dagbesteding
mevr.A, medewerker De Klas en logeerhuis
mevr.J, ouder cliënt logeerhuis
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
Pagina: 18/25
Bijlage C. Kerngegevens organisatie
Organisatiestructuur
Hebben zich ten opzichte van de voorgaande audit ingrijpende wijzigingen voorgedaan in:
Uw organisatiestructuur? (o.a. interne reorganisatie, juridische structuur, fusie1)
De aansturing van de organisatie (RvB)?
De koers van de organisatie (strategisch)?
Ja Nee
Toelichting of verwijs naar relevante informatie: In december 2023 is de RvC officieel ingesteld. Het woonhuis is per 8 september jl. officieel geopend.
Ja Nee
Toelichting of verwijs naar relevante informatie:
Ja Nee
Toelichting of verwijs naar relevante informatie:
Producten en/of dienstverlening
1 Zo ja, dan verzoeken wij u om de voorgaande én de huidige versie van het organogram per e-mail naar het auditteam te sturen.
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
Pagina: 19/25
Zijn er wijzigingen die van invloed zijn op de (deel)producten en diensten, het vervallen van (deel)producten/diensten of juist een aanvulling van (deel)producten/diensten?2
Ja Nee
Toelichting: Het woonhuis is per 8 september jl. officieel geopend. 24/7 zorg is nieuw voor ReubeZorg. De contractering WLZ-ZIN bij Zilveren Kruis was daarvoor nodig en is rond.
Is de personele formatie ten opzichte van de voorgaande audit sterk uitgebreid en/of verminderd?3
Is er andere informatie voor de tussentijdse of eindaudit van belang?
Toelichting: De personele formatie is uitgebreid in verband met de opening van het woonhuis en groei van de totale organisatie.
Toelichting:
2 Zo ja, dan verzoeken wij u om een voormalig én een actueel overzicht van (deel)producten en diensten inclusief omvang per e-mail naar het auditteam te sturen.
3 Zo ja, dan verzoeken wij u een voormalig én een actueel formatieoverzicht per e-mail naar het auditteam te sturen.
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
Pagina: 20/25
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig
Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
21/25
Bijlage D. Toelichting grafieken
De kernauditor heeft in overleg met de auditoren een impactanalyse uitgevoerd op de resultaten van de audit. Deze impactanalyse werkt beslisondersteunend bij het bepalen van het uiteindelijke eindbeeld op basis van de resultaten. De kernauditor en de overige auditoren hebben in de impactanalysetool een serie vragen beantwoord per impactcriterium (zie bijlage E). Deze vragen hebben allemaal een relatie met de verschillende kwaliteitswijzers van PREZO Care.
De vragen in de Vragenlijst Impactanalyse worden beantwoord op een vijfpuntsschaal:
0 = helemaal niet overtuigd (0%)
1 = in geringe mate overtuigd (25%)
2 = voldoende overtuigd (50%)
3 = in ruime mate overtuigd (75%)
4 = volledig overtuigd (100%)
De uitkomsten van de impactanalyse die is uitgevoerd door de organisatie, op basis van de werkvorm datamining leefwereld, weegt de kernauditor mee in zijn of haar eindbeeld. De kernauditor, die als enige een totaalbeeld heeft, maakt het uiteindelijke eindbeeld op. Dit eindbeeld heeft geleid tot het registratieadvies.
Op basis van bovenstaande uitgangspunten zijn er 2 grafieken in deze rapportage opgenomen:
Resultaten op basis van de impactcriteria
- Grafiek 1: eindbeeld op basis van het gezaghebbend oordeel van de kernauditor en het gemiddelde van uw organisatie.
Resultaten op basis van de kwaliteitswijzers
- Grafiek 2: eindbeeld op basis van het gezaghebbend oordeel van de kernauditor en het gemiddelde van uw organisatie.
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
Pagina: 22/25
Bijlage E. Vragenlijst Impactanalyse
Verandercultuur en context
1 Is er sprake van een transparante en open cultuur binnen de organisatie/afdeling/locatie?
2 Heeft de organisatie/het organisatieonderdeel de ambitie om optimale kwaliteit te leveren?
3 Is er aandacht voor (persoonlijk) leiderschap?
4 Is er aandacht voor de context van de organisatie/ het organisatieonderdeel/afdeling/locatie?
5 Is er aandacht voor de achtergrond van de bewoners?
6 Dragen de patronen van interactie positief bij aan de cultuur?
7 Staat cliëntgerichtheid centraal in het beleid en het handelen van de organisatie?
8 Heeft de organisatie intrinsieke flexibiliteit?
9 Wordt in de organisatie/het organisatieonderdeel/afdeling/locatie waarden gedreven gewerkt?
10 Krijgen waarden betekenis in al het handelen?
11 Is er aandacht voor eigenaarschap binnen de organisatie/het organisatieonderdeel/afdeling/locatie?
12 Dagen belanghebbenden elkaar uit tot betere zorg
13 Stimuleert en faciliteert het leiderschap in de organisatie/organisatieonderdeel/afdeling/locatie de dialoog?
Leren en ontwikkelen
1 Worden alle medewerkers structureel gestimuleerd om te reflecteren op hun handelen?
2 Zijn alle medewerkers verplicht scholing te volgen en zich te ontwikkelen?
3 Is het opleidingsbeleid passend bij de strategie van de organisatie?
4 Worden kritieke incidenten en/of richtinggevende voorbeelden gedeeld binnen de organisatie?
5 Wordt er geleerd van de dagelijkse praktijk?
6 Leren alle medewerkers van elkaars ervaringen en inzichten?
7 Participeren de organisatie en haar medewerkers in lerende netwerken?
8 Wordt er in de organisatie/locatie gestuurd op een optimale teamsamenstelling?
9 Wordt door (persoonlijke) leiderschap het leren en ontwikkelen gestimuleerd?
10 Wordt er gestuurd op talentontwikkeling van alle medewerkers?
11 Worden medewerkers getraind in de omgang met dilemma's?
12 Vind leren en reflecteren plaats op basis van de dialoog? Risico’s in beeld
1 Worden individuele risico's geïdentificeerd?
2 Worden individuele risico's geadresseerd?
3 Is er individuele handelingsvrijheid voor medewerker en cliënt is, ook in geval van potentiële risico's?
4 Wordt indien mogelijk de wens van de cliënt ten aanzien van risicovolle keuzes gevolgd?
5 Worden patronen van risico’s geanalyseerd?
6 Wordt gestuurd op de uitkomsten van risicoanalyses?
7 Worden medewerkers gefaciliteerd in het verantwoord nemen van risico's
8 Zijn er afspraken over het vastleggen van keuzes die leiden tot potentiële risico's?
9 Is de continuïteit van de organisatie geborgd?
10 Worden incidenten en calamiteiten geanalyseerd?
11 Worden de uitkomsten van risicoanalyses gebruikt voor bijstelling van beleid?
12 Is de Raad van Bestuur gecommitteerd aan risicomanagement
Omgaan met dilemma’s
1 Worden dilemma's op cliënt niveau herkend, benoemd en besproken met relevante belanghebbenden?
2 Wordt er in de organisatie gehandeld op basis van afgewogen keuzes bij dilemma's?
3 Hebben bewoners een belangrijke stem bij de keuzes die gemaakt worden ten aanzien van dilemma's?
4 Reflecteren alle medewerkers in de organisatie structureel op het omgaan met dilemma's?
5 Worden patronen in dilemma's op organisatieniveau geanalyseerd?
6 Wordt in de organisatie breed gestuurd op de uitkomsten van de analyse van dilemma's?
7 Worden dilemma's geïnterpreteerd in het perspectief van organisatieontwikkeling en beleid?
8 Zijn interpretatie en analyse van dilemma's richtinggevend voor organisatie- en beleidsontwikkelingen? Impact op het resultaat voor de cliënt
1 Zijn de wettelijke veiligheidseisen voor bewoners geborgd?
2 Wordt rekening gehouden met de waarden van de bewoners?
3 Ervaren de bewoners welbevinden?
4 Hebben bewoners eigen regie?
5 Zorgen de patronen van interactie voor samenhang in zorg en ondersteuning
6 Zijn beleid en praktijk congruent met het beoogde resultaat voor de cliënt?
7 Worden gemaakte afspraken met de bewoners nagekomen?
8 Is de compliance (betrouwbaarheid) geborgd?
9 Is er sprake van waarneembare aandacht en compassie voor de cliënt?
10 Is het handelen van medewerkers in de organisatie gericht op het belang van de cliënt?
11 Zijn verantwoordelijkheden in de organisatie duidelijk belegd ten behoeve van de cliënt?
12 Is de bedrijfsvoering ten dienste van de cliënt ingericht?
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
Pagina: 24/25
13 Is de inbreng van bewoners, familie en/of mantelzorgers geborgd?
14 Weet de instelling aantoonbaar te maken dat er verantwoorde zorg wordt geleverd?
Auditrapport tussentijdse audit PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 1 t/m 15 oktober 2024
Pagina: 25/25