Auditrapport ReubeZorg BV by Ovii

Auditrapport ReubeZorg B.V. Resultaten participerende audit PREZO Care kleinschalig Lochem, 6-31 oktober 2023

Inhoudsopgave 1. Achtergrond participerende audit Uw organisatie Belangrijke waarden Kwaliteitsthema’s

3 3 3 3

2. Eindbeeld audit Algemeen Registratieadvies Ontwikkelpunten Vervolg

4 4 4 5 6

3. Organisatie in beeld Verandercultuur en context Leren en ontwikkelen Risico’s in beeld Omgaan met dilemma’s Impact op resultaat voor de cliënt

7 7 10 12 14 16

4. Uitkomsten impactanalyse – een grafische impressie Eindbeeld en gemiddelde uitkomst dialogen en sporen op impactcriteria Eindbeeld en gemiddelde uitkomst dialogen en sporen op kwaliteitswijzers

20 20 21

Bijlage A. Methodische verantwoording

Bijlage B. Auditprogramma

Bijlage C. Kerngegevens organisatie

Bijlage D. Toelichting grafieken

Bijlage E. Vragenlijst Impactanalyse

Auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 2/32

1. Achtergrond participerende audit

Uw organisatie ReubeZorg is een kleinschalige zorginstelling op Landgoed Ampsen in het buitengebied van Lochem. U biedt logeren, dagbesteding, wonen en de onderwijszorggroep aan voor kinderen én (jong)volwassenen met een verstandelijke beperking en bijkomende zorgvraag. (bron: website Reubezorg.nl) Er wordt gewerkt aan de realisatie van negen woonplekken in groepsbegeleiding. De bouw heeft een jaar stilgelegen maar is nu weer opgepakt. Er gaan cliënten wonen die nu het logeerhuis of de dagbesteding bezoeken. Deze audit is het begin van de tweede PREZOCare cyclus wat u in de basis een mooi instrument vindt. U verwacht dat in de audit centraal zal staan: ‘wat merkt de cliënt’ en ‘wat merkt de medewerker’ van de missie, visie en waarden. U waardeert complimenten maar verwacht vooral een kritische blik van de auditoren die tot ontwikkelpunten leiden. U hoopt op een rapport met heldere taal, waar u iets uit kunt halen waarmee u verder kunt.

Belangrijke waarden Uw missie is “Ruimte benutten, om samen betekenisvol te ontwikkelen”. ReubeZorg biedt kleinschalige zorg in de natuur. Dat zorgt voor rust en overzicht. Mensen ontspannen zichtbaar en kunnen hun capaciteiten optimaal aanspreken. In de zorg gaan we uit van medemenselijkheid en respect voor ieders individualiteit. We kijken naar de mogelijkheden die iemand heeft en kan ontwikkelen. We zijn betrokken en denken mee met de ontwikkeling. Met respect voor de eigen wensen en in nauw overleg met ouder/verzorger of partner, school en zorgpartijen. (bron: website Reubezorg.nl)

Kwaliteitsthema’s De grootste uitdaging vindt u de opstart van de woonplekken en dan met name het vinden van goede mensen die passen bij ReubeZorg en als team kunnen werken. Het zal om zo'n 7 fte gaan. De medewerkers moeten als specifieke expertise kunnen omgaan met de vrijheid die ze krijgen door verantwoordelijkheid te nemen. U ervaart dat de huidige organisatie een vaste basis heeft en hoopt dit voor de groei te benutten.

Auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 3/32

2. Eindbeeld audit

Algemeen Bij ReubeZorg wordt gewerkt vanuit de bedoeling, vanuit uw missie en visie. Alles wordt in het werk gesteld om zorg en begeleiding te geven aan cliënten waarbij de visie en waarden ondersteunend zijn. U werkt vanuit een unieke locatie die zowel binnen als buiten veel ruimte biedt voor cliënten. U hecht veel waarde aan scholing en training van uw medewerkers, omdat hun gedrag een belangrijk instrument is in de begeleiding. De basis in uw organisatie is op orde en is een goed uitgangspunt voor de uitbreiding.

Registratieadvies De participerende audit PREZO Care Kleinschalig is uitgevoerd door het volgende auditteam: - Kernauditor: waardendialoog, observatiespoor, bevindingendialoog: mevr. M.L.L. Bekhuis-Kint MBA-H - Auditor documentatiespoor en verhalenspoor: dhr. J. Bartels Uw bijdrage aan de audit bedroeg het invullen van de impactanalyse en het laten uitvoeren van het observatiespoor door een externe observant uit uw lerend netwerk. Deze aanvullende data zijn verzameld door een medewerker uit uw lerend netwerk. De audit is uitgevoerd volgens het keurmerkschema PREZO Care v1 (010119, versie 1). De scope van de audit is: Dagbesteding en Individuele zorg De kernauditor verklaart namens het auditteam dat er met voldoende diepgang is getoetst. Op basis van de resultaten van de uitgevoerde audit en het resultaat van de impactanalyse adviseert de kernauditor namens het auditteam de directeur/bestuurder van Perspekt om aan ReubeZorg B.V. het PREZO Care keurmerk toe te kennen.

Verklaring op het keurmerk Perspekt verklaart dat ReubeZorg B.V. veilige en persoonsgerichte zorg levert met oog voor waarden, regels, dilemma’s en risico’s. In uw organisatie wordt structureel en methodisch gewerkt aan het resultaat voor uw cliënten waarbij leren en reflecteren wordt gestimuleerd. De meeste waardering gaat daarbij uit naar het resultaat op het impactcriterium: • Omgaan met dilemma’s

Auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 4/32

Ontwikkelpunten Uw organisatie geeft zelf aan dat de opstart van de woonplekken een aandachtspunt is. Op basis van de waarnemingen in de audit formuleert het auditteam de onderstaande (aan de impactcriteria gerelateerde) ontwikkelsuggesties. In hoofdstuk 3 onderbouwen we deze ontwikkelsuggesties met voorbeelden en verhalen: Verandercultuur en context: Het auditteam wil de aandacht vestigen op de verdere ontwikkeling van good governance en professionalisering van de aansturing nu uw organisatie aan de vooravond staat van uitbreiding. Samenwerking hierin met de Cliëntenraad en Raad van Commissarissen kan deze ontwikkeling versterken. Ook het nadrukkelijker vastleggen van beleid kan onderdeel zijn van deze ontwikkeling. Als aandachtpunt in de aansturing wil het auditteam het bewustzijn van de familiedynamiek meegeven. Het auditteam stelt voor om de kwaliteitsindicatoren bij elkaar te brengen en wil tevens de aandacht vestigen op de vergewisplicht als onderdeel van sollicitatieprocedure. Leren en ontwikkelen: Het auditteam reikt de suggestie aan om in uw zoektocht naar een (samenwerkings-) partner voor een lerend netwerk gedeelde waarden op de voorgrond te zetten. Daarnaast wil het auditteam de aanbeveling meegeven om ter ondersteuning van het breed houden van uw scope deel te nemen aan een intervisiegroep voor directie/ bestuurders. Risico’s in beeld: Om invulling te geven aan risicomanagement stelt het auditteam voor om een risicoparagraaf toe te voegen aan de jaarstukken. Het auditteam kan zich voorstellen dat het zorgen voor een uitgebreid netwerk ondersteunend kan zijn aan het delen van uw successen en ook uw zorgen over de ontwikkelingen uw branche. Omgaan met dilemma’s: Het auditteam spreekt de verwachting uit dat uw wijze van omgaan met dilemma’s door scholing en video-interactietraining, het motto ‘een lastige situatie doe je niet alleen’, de dagelijkse reflectiemomenten en begeleiding van de zorgcoördinator ook bij uitbreiding van uw organisatie ondersteunend zal zijn. Het auditteam stelt voor om voor de preventiemedewerker een onafhankelijke toetssteen buiten de organisatie te zoeken om dilemma’s mee te delen. Het auditteam legt het voorstel neer om de vertrouwenspersoon bekendheid te geven in de organisatie en jaarlijks te laten rapporteren op aantallen. Het auditteam oppert de mogelijkheid om bij de afweging of de Wet zorg en Dwang aan de orde is te proberen minder de wettoepassing op te zoeken, en meer het bewustzijn van een regiemoment voor de cliënt te bespreken met medewerkers Impact op resultaat voor de cliënt Met het beeld van uw visie en volharding om met creativiteit en flexibiliteit van betekenis te zijn voor de doelgroep heeft het auditteam de verwachting dat u in staat zult zijn om dit te borgen bij uitbreiding van uw organisatie. Het auditteam kan zich voorstellen dat u hiertoe scenario’s uit gaat werken. Voor de tussentijdse audit stelt het auditteam voor

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 5/32

om meerdere cliënten en/of verwanten te betrekken bij de interviews, zodat er een beeld ontstaat van de impact van uw inspanningen. Zie hoofdstuk 3 voor een nadere toelichting.

Vervolg Perspekt voert na toekenning van het PREZO Care keurmerk jaarlijks een audit uit om te beoordelen of de keurmerkhoudende organisatie (nog steeds) voldoet aan het wegingskader. Er vindt een tussentijdse audit plaats 11 maanden na de initiële audit, en 22 maanden na de initiële audit is er een eindaudit. De tussentijdse en eindaudit zijn beperkt van omvang. Tijdens de volgende (tussentijdse, c.q. eindaudit) wordt op basis van deze audit specifiek aandacht besteed aan de in dit rapport genoemde leer- en ontwikkelpunten.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 6/32

3. Organisatie in beeld Hieronder leest u het verhaal over de kwaliteit van zorg binnen uw organisatie volgens het PREZO Care auditteam. Het auditteam, uw eigen medewerkers en een externe observator uit uw netwerk hebben via verschillende werkvormen verhalen verzameld in uw dagelijkse praktijk. Na afronding van alle werkvormen heeft de kernauditor een impactanalyse uitgevoerd op alle bevindingen. Deze impactanalyse bestaat uit vijf criteria: verandercultuur en context, leren en ontwikkelen, risico’s in beeld, omgaan met dilemma’s en impact op resultaat voor de cliënt. Samen geven deze criteria een integraal beeld over de kwaliteit van de geboden zorg en ondersteuning. Daarom nemen we u graag mee aan de hand van deze vijf criteria.

Verandercultuur en context Het auditteam is geraakt door de (com)passie waarmee gewerkt wordt bij ReubeZorg. In de sporen en dialogen heeft het auditteam ervaren dat de visie en waarden worden geleefd en zichtbaar en voelbaar zijn. Het auditteam heeft gehoord dat u uitsluitend werkt met vaste medewerkers omdat u ervan overtuigd bent dat goede zorg alleen geboden kan worden met vaste begeleiders. Het gedrag van medewerkers is een belangrijk instrument in de begeleiding van cliënten. Medewerkers krijgen hiervoor video-interactietraining. De veiligheid en openheid die dit vraagt vindt u alleen haalbaar in vaste teams. Als managementteam bent u achterwacht, de flexibele schil en ondersteuning in crisissituaties. “ReubeZorg is een familiebedrijf. Mijn ouders hebben eerder een zorgboerderij gehad

in Brabant. Ik ben daar geboren. Sinds 2 jaar hebben mijn broer en ik het overgenomen. Mijn partner is meegekomen uit Brabant en is hier zorgcoördinator. Je kunt tegen niemand zo eerlijk zijn als tegen je broer/ familie. Medewerkers doen heel veel zelf maar door onze aanvulling kunnen ze de grenzen bewaken en hebben ze het gevoel dat er iemand komt als het teveel wordt. We hebben ons leven erop afgesteld”. (bron: waardendialoog, perspectief directeur) Het is zichtbaar en voelbaar dat u er alles aan doet om medewerkers hun werk goed te kunnen laten doen. Medewerkers voelen zich gesteund en gewaardeerd. Als MT leden bent u volledig beschikbaar voor ondersteuning. “De kracht is dat wij altijd een beroep op 'boven’ (=MT) kunnen doen. Bij ziekte lossen we het meeste onderling op. Het verzuim is mede daardoor heel laag. We letten ook op elkaar en hebben begrip voor elkaar. Daardoor sta je als team sterker. Wij krijgen er zoveel voor terug: scholing, waardering (attenties), BBQ”. (bron: bevindingendialoog, perspectief medewerker)

Het auditteam duidt uw werkwijze in het aannemen van medewerkers als het grote belang dat u hecht aan het werken op de wijze die u voor ogen heeft.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 7/32

“Een sollicitatiegesprek is bij ons een korte kennismaking of we bij elkaar passen. We zoeken mensen die naar zichzelf willen kijken. Daarna gaan sollicitanten een dag meelopen in de zorg. Onze medewerkers geven dan feedback. Als dat positief is krijgen ze een contract zodat ze tijd hebben om het een half jaar te laten zien”. ( bron: waardendialoog, perspectief directeur) Medewerkers bevestigen het belang van deze werkwijze “We voelen dan of de sollicitanten in het contact zijn met de kinderen. Je ziet aan het gedrag dat kinderen erin meegaan: dat is voor ons een maatstaf”. Als medewerkers vullen we elkaar aan. Dat is ook een belangrijk criterium in de sollicitatie dat we complementair zijn”. ( bron: waardendialoog en bevindingendialoog, perspectief medewerkers) Het effect hiervan is merkbaar bij ouders “Ik herkent het type medewerker die ReubeZorg graag wil hebben. Aanpakkende types waardoor de groep gedragen wordt door het team. Ze zijn heel sensitief: ze kunnen mijn situatie lezen. Ze zijn heel professioneel, ze maken contact en ze zijn begrensd. Ze spreken met zachte stem. Ze nemen de kinderen mee in hun wereld en dan kan ik me weer terugtrekken. Ik ervaar het als een soort dans. ( bron: waardendialoog, perspectief ouder) Het is bij uw organisatie nog geen gewoonte om te werken met de (wettelijk verplichte) vergewisplicht (referenties voor aanname personeel) ( bron: documentatiespoor). Het auditteam geeft u in overweging om dit onderdeel te laten zijn van de sollicitatieprocedure. Het auditteam heeft in de verschillende sporen gezien en ervaren dat de kleinschaligheid, de cultuur van nabijheid bij elkaar, behulpzaam is om de begeleiding samen vorm te geven. Iedereen komt iedereen tegen tijdens de bewegingen op het terrein. En die bewegingen zijn vanwege de individuele routes talrijk. “Wij kennen elkaar allemaal als personeel en werken op zijn tijd ook allemaal met elkaar samen, en dat gaat eigenlijk vanzelf". (bron: verhalenspoor, perspectief medewerker) En “De directeur begeleidt buiten ook cliënten bij de dagbesteding en is hard aan het

werk om bomen te klieven en te zagen”. (bron: observatiespoor). Het auditteam beseft hierdoor dat de organisatiestructuur in elkaar overvloeit. De lijntjes zijn kort omdat u letterlijk zo dichtbij bent voor iedereen. “We proberen om elke dag 'echt' te zijn. Ik spreek alle medewerkers praktisch dagelijks. Ik ga naar de groep toe of lunch mee. Daarmee ondervang je een heleboel”. (bron: waardendialoog, perspectief directeur)

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 8/32

Daarmee tekent zich de vraag of deze vanzelfsprekendheid in stand kan blijven nu uw organisatie gaat groeien en het aantal medewerkers bijna gaat verdubbelen door de bouw van de woonvoorziening. Het auditteam geeft de organisatie in overweging om dit expliciet te monitoren. In de sporen en dialogen heeft het auditteam de indruk gekregen dat u zich bewust bent dat de groei van uw organisatie vraagt om meer communicatie en professionalisering van de aansturing van uw familiebedrijf. U heeft hiertoe al stappen gezet zoals het aanstellen van een officemanager en het zoeken van leden voor de Raad van Commissarissen (RvC). Daarnaast wilt u de Cliëntenraad actiever bij de organisatie gaan betrekken door het voortouw te nemen om meer in dialoog te gaan. Het auditteam geeft in overweging om hierbij nadrukkelijker gebruik te maken van het advies- en instemmingsrecht zodat de medezeggenschap optimaal benut kan worden. “We willen een open cultuur en zaken benoemen. We moeten een RvC hebben en hebben mensen gezocht die ons kunnen helpen, ontwikkelen en adviseren. De rol van sparringpartner. Want als MT vragen we ons weleens af: doen we de goede dingen?” (bron: waardendialoog, perspectief directeur) Leden voor de RvC zijn gerekruteerd maar nog niet benoemd. “Ik ben gevraagd om zitting te nemen in de RvC. Dat doe ik graag vanuit mijn achtergrond bij de Raad voor de Kinderbescherming. Ik werk nu bij de tuingroep en lever daarmee een bijdrage aan het onderhoud van het terrein. We voelen ons thuis bij ReubeZorg: het is ons bedrijf. We worden overal bij betrokken”. (bron: waardendialoog, perspectief vrijwilliger) Het auditteam heeft verschillende suggesties aangereikt die bij kunnen dragen aan de verdere ontwikkeling van good governance zoals transparantie op de governancestructuur. Het auditteam oppert de mogelijkheid om deze governance-structuur met de RvC-in wording af te stemmen. Als knelpunt merkt het auditteam op dat het niet meer participeren van de oprichters (ouders van huidige directeuren) geleid heeft tot het ontbreken van transparantie voor cliënten en stakeholders over de leiding, rolverdeling en eindverantwoordelijkheid van de organisatie. Het is voor uzelf glashelder echter het staat noch op de website noch compact op papier. Het inzichtelijk maken kan een positief effect hebben op de betrouwbaarheid van uw organisatie. Het auditteam reikt ook de suggestie aan om verschillende onderdelen van het beleid vast te leggen zoals bijvoorbeeld het scholingsbeleid. Het auditteam kan zich voorstellen dat hierdoor de transparantie groter wordt, waarmee recht gedaan kan worden aan uw intentie van openheid. Hetzelfde geldt voor het maken van een meerjarenplan. Het huidige ondernemingsplan stopt in 2023. De plannen voor de komende jaren zitten in de hoofden van de directeuren en zorgcoördinator. Het auditteam geeft in overweging mee om dit ook op papier te zetten, omdat de verwachting is dat dit ten goede komt aan de continuïteit van zorgverlening vanuit cliëntperspectief, als mede als informatie naar interne en externe stakeholders.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 9/32

Het auditteam stelt voor om de kwaliteitsindicatoren bij elkaar te brengen, als kern van een kwaliteitsjaarverslag. Voor reflectie en ordening is het nodig per jaar de indicatoren bij elkaar te zetten, zodat het totaalbeeld overzichtelijk en terug te vinden is. Daarbij is te denken aan de MIC-meldingen, klachten, meldingen vertrouwenspersoon, tevredenheidsgegeven cliënten, medewerkers, aantal cliëntenraadsvergaderingen met de instemmingsbesluiten. Het auditteam kan zich voorstellen dat dit ook ondersteunend kan zijn in uw overleg met de RvC en de Cliëntenraad. Het auditteam bespeurt dat u voorbereidingen treft voor de werkwijze op de woonplekken en u erop vertrouwd dat uw organisatie er klaar voor is. “We gaan in ieder geval een coördinator voor het woonhuis aannemen die een half jaar ingewerkt wordt en een rol krijgt in het inrichten en het samen vorm geven van het dagelijks leven”. Gelukkig is de organisatie steeds minder afhankelijk van ons. Dat komt enerzijds door de komst van de officemanager en anderzijds door de stabiele teams". (bron: bevindingendialoog, perspectief directeur) Ontwikkelpunten Op grond van de verschillende observaties en gesprekken reikt het auditteam graag de volgende ontwikkelpunten aan: - Het auditteam wil de aandacht vestigen op de vergewisplicht als onderdeel van sollicitatieprocedure. - Het auditteam geeft u in overweging om bij uitbreiding van de organisatie de huidige organisatiecultuur te monitoren. Daarnaast willen we de aandacht vestigen op de familie dynamiek. Daarmee kan recht worden gedaan aan de kracht die het in zich heeft en kunt u scherp blijven op onbedoelde neveneffecten zoals het ‘bastioneffect’. - Het auditteam geeft in overweging om in de samenwerking met de Cliëntenraad nadrukkelijker gebruik te maken van het advies- en instemmingsrecht. - Het auditteam oppert de mogelijkheid om de governance-structuur met de RvC-in wording af te stemmen. - Het auditteam reikt de suggestie aan om verschillende onderdelen van het beleid vast te leggen evenals het meerjarenplan vanaf 2024. - Het auditteam stelt voor om de kwaliteitsindicatoren bij elkaar te brengen, als kern van een kwaliteitsjaarverslag.

Leren en ontwikkelen Het auditteam heeft de impressie dat in uw organisatie leren en ontwikkelen onderdeel is van het dagelijks werk. Directie en zorgcoördinator en medewerkers in het primair proces vinden elkaar tijdens het werk, daarmee is een korte feedback cirkel geborgd. Daarnaast proeft het auditteam dat er een drietal lijnen zijn waarlangs u scholing vormgeeft: de aanpassingen die de doelgroep aanhoudend vraagt, scholing die georganiseerd wordt voor algemene zaken in het pedagogisch en ontwikkelklimaat van de kinderen en zaken die eenmalig kind specifiek zijn.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 10/32

Het auditteam waardeert de structurele aandacht voor scholing en bewustwording van het eigen gedrag van medewerkers als ook het grote belang dat u hecht aan het vermogen van medewerkers om te reflecteren. In de ontwikkelgesprekken die u met medewerkers voert wordt de vraag gesteld “hoe kunnen wij in je ontwikkeling ondersteunen”. Het auditteam duidt dit als de ruimte die u biedt om hier als medewerker initiatief in te nemen. “Jaarlijks zijn er twee studiedagen voor iedereen. In de eerste studiedag laat het managementteam zien hoe we ervoor staan een waar we naar toe gaan. Nu was de BHV training eraan gekoppeld (gericht op ReubeZorg). De tweede studiedag is onder leiding van een externe trainer, dat kan de vaste trainer zijn of waar behoefte aan is”. (bron: bevindingendialoog, perspectief directeur) en “Maandelijks is er voor medewerkers een training van iemand van het Centrum voor Consultatie en Expertise (CCE). Het is trauma sensitief volgens de Heijkoop methodiek. Er wordt gebruik gemaakt van video-interactietraining. Dat is vaak confronterend om terug te zien. We hebben daarin de afspraak dat alleen de medewerker iets over zichzelf mag zeggen. Ze filmen dan ook zelf. Het zijn positieve filmpjes zodat er van de goede momenten geleerd kan worden. Bijvoorbeeld over lichaamshouding en stemgebruik. De nadruk ligt op wat je er zelf mee kunt. Het is belangrijk want kinderen spiegelen je gedrag. (bron: waardendialoog, perspectief directeur) Medewerkers bevestigen de ondersteuning die de scholing hen persoonlijk en als team biedt. “De Heijkoop methode leert ons om verschillende rollen te benutten om in contact te komen en te blijven met de cliënt”. (bron: bevindingendialoog, perspectief medewerker) “Het is leerzaam en zo kom je zelf en als team vooruit”. Bron: verhalenspoor, perspectief medewerker. In de dialogen en sporen is naar voren gekomen dat u al een tijdje bezig bent om een samenwerkingspartner te vinden waarmee tevens een lerend netwerk gevormd kan worden ten behoeve van scholing. U ervaart dit als een lastig traject, omdat u weinig vergelijkbare organisaties kunt vinden die ook dezelfde waarden delen. In de bevindingendialoog hebben we hierover gesproken en zijn verschillende mogelijkheden de revue gepasseerd. U hebt zelf gesuggereerd dat Perspekt hier mogelijk iets in kan betekenen, omdat daar organisaties bekend zijn die de kleinschalige PREZOCare variant afnemen. Daarnaast oppert het auditteam de mogelijkheid om als directie deel te nemen aan een intervisiegroep voor directeuren/ bestuurders. Op die manier kan in een veilige omgeving met onafhankelijke collega’s geleerd worden van dilemma’s. De officemanager heeft onlangs contact gelegd met collega’s van andere organisaties om ervaringen te delen met elkaar en op die manier van elkaar te leren. (bron: bevindingendialoog, perspectief officemanager)

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 11/32

Ontwikkelpunten Op grond van de verschillende observaties en gesprekken reikt het auditteam graag de volgende ontwikkelpunten aan: - Het auditteam kan zich voorstellen dat u doorgaat met uw zoektocht naar partners voor een lerend netwerk, waarbij met name gedeelde waarden voor u belangrijk zijn. - Het auditteam wil de aanbeveling meegeven om als directie deel te nemen aan een intervisiegroep voor directie/ bestuurders.

Risico’s in beeld Het auditteam heeft de indruk dat in uw organisatie risico’s op zowel organisatieniveau als in het primair proces goed in beeld zijn. Het auditteam heeft een zorgplan bekeken en gehoord dat daar net een nieuwe applicatie voor is aangeschaft die voldoet aan de eisen. Er is een duidelijke verwijzing naar de risicoanalyse per cliënt vóór opname én de toets daarvan halfjaarlijks. (bron: documentatiespoor). Het auditteam heeft gezien dat cliënten met risico op weglopen een door de familie aangeschafte GPS tracker hebben. (bron: observatiespoor) In de bevindingendialoog hebben we naar aanleiding van het stopzetten van de bouw en het aanpassen van de doelgroep die er gaat wonen de stelling besproken “Het managen van risico’s door het werken met scenario’s voorkomt frustratie”. “We zijn het ermee eens dat je op veel voorbereid kunt zijn maar...niet op alles. We hadden rekening gehouden met een andere planning, dat het later zou worden, duurder, dat we geen medewerkers en/ of bewoners zouden kunnen krijgen. Maar na het akkoord van de bank hadden we er niet meer op gerekend dat de bouw stil gelegd zou worden. Het gaat om een deel dat volgens een ambtenaar vergunningsplicht zou zijn terwijl de architect het advies van een andere ambtenaar had gevolgd en had begrepen dat het daarmee in orde was. Het is een heel proces geweest met financiële consequenties: de bouw werd duurder, we hebben inkomsten gemist, er zijn advocaatkosten”. (bron: documentatiespoor en bevindingendialoog, perspectief managementteam) Het auditteam heeft de indruk dat uit deze casus het beeld is ontstaan van het belang van een breed netwerk. U hebt min of meer noodgedwongen contacten opgebouwd met de lokale politiek en u bent van plan om dit verder te onderhouden en uit te bouwen. Op deze wijze kunt u op een ander niveau communiceren met belanghebbenden en kan het u behulpzaam zijn bij risico’s en dilemma’s. Als knelpunt merkt het auditteam op dat u aangegeven hebt dat er een groot tekort is aan logeren en wonen. Om die reden bent u de woonvoorziening gestart. In eerste instantie gericht op een verblijf van 5-10 jaar om te leren: "hoe woon ik op mezelf “: een doorstroom/ trainingshuis. Het ontbreken van doorstroommogelijkheden heeft geleid tot een aanpassing. Nu komen cliënten er permanent wonen. (bron: waardendialoog en documentatiespoor)

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 12/32

Het auditteam bespeurt dat het ontbreken van de doorstroommogelijkheden tot vele dilemma’s leidt. Zo hebt u besloten om een stop op de wachtlijst te hanteren omdat er geen perspectief geboden kan worden wat steeds tot teleurstelling leidt. Er zijn dilemma’s die ook risico’s met zich meebrengen. Incidenten worden gemeld en zijn aanleiding voor nader overleg. “Het gedrag in de Klas is heftiger geworden. Dat vraagt meer. De doelgroep wordt complexer. Bij een MIC melding heb ik soms contact met de ouders. Ik bespreek het ook in ons begeleidingsoverleg. In combinatie met de protocollen monitoren we het gedrag, bijvoorbeeld opstandig gedrag. In complexe situaties hebben we overleg met de ouder erbij zodat het plaatje duidelijk wordt en we snel een compleet beeld hebben. Dat bespreek ik dan weer met de groepsbegeleiders”. (bron: waardendialoog, perspectief zorgcoördinator) Het auditteam proeft in deze aanpak zorgvuldigheid en volledigheid om te komen tot de best mogelijke aanpak die recht doet aan alle betrokkenen. Het auditteam wordt getroffen door uw ervaring dat het steeds moeilijker wordt om de zorg die uw organisatie biedt mogelijk te maken. De overheid faciliteert met name in het Regionaal Expertiseteam om crisissituaties in banen te leiden. U ervaart veel minder aandacht voor het belang van de logeerhuizen en wat het effect is op het voorkomen van crisissituaties. Gemeenten willen minder partijen in de aanbestedingstrajecten. Nu bent u contacten met het Zorgkantoor aan het leggen voor zorg in natura gefinancierd uit de Wet Langdurige Zorg. De PGB trajecten lopen via de ouders. (bron: bevindingendialoog, perspectief managementteam) "Als moeder denk ik dan ‘zou het uurtarief niet omhoog kunnen’. Wij krijgen een enorm bedrag (PGB) waar veel van terug gaat. Wij zijn erg tevreden en hebben er graag meer voor over”. (bron: bevindingendialoog, perspectief ouder) Het auditteam ervaart dit als een groot compliment. U geeft aan dat vastgestelde tarieven hierin een complicerende factor zijn. Daarnaast ervaart u slechts beperkte ruimte om onderscheid te maken tussen basiszorg en aanvullende zorg. Daarbij doet zich dan het dilemma voor dat u vindt dat de zorg voor iedereen betaalbaar moet zijn. Het auditteam is geraakt door uw overtuiging om te volharden in het bieden van zorg aan de doelgroep die daarvan afhankelijk is. “Eén scenario is voor ons niet bespreekbaar en dat is stoppen. We doen het voor de ouders en cliënten”.(bron; bevindingendialoog, perspectief directeur)

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 13/32

Ontwikkelpunten Op grond van de verschillende observaties en gesprekken reikt het auditteam graag de volgende ontwikkelpunten aan: - Het auditteam oppert de mogelijkheid om invulling te geven aan risicomanagement, door bijvoorbeeld een risicoparagraaf bij de jaarstukken. - Het auditteam kan zich voorstellen dat het zorgen voor een uitgebreid netwerk ondersteunend kan zijn aan het delen van uw successen en ook uw zorgen over de ontwikkelingen uw branche.

Omgaan met dilemma’s Uit de verschillende sporen en dialogen is het beeld naar voren gekomen dat het omgaan met dilemma’s, erop reflecteren en ervan leren ingebed is in het dagelijks werk in uw organisatie. Door de hele organisatie is er het bewustzijn dat iedere dag talrijke dilemma’s onderdeel zijn van de zorg. Het auditteam heeft de indruk dat u daarin, naast het bieden van scholing, een duidelijke lijn hanteert. “Bovenaan staat dat we hier een veilige situatie willen voor iedereen. Ons motto daarbij is ‘Een lastige situatie doe je niet alleen’. We blijven steeds medewerkers stimuleren om iemand van het MT te bellen, zodat we samen kunnen zorgen dat de situatie veilig blijft. Het team start en eindigt de dag met een overleg van een half uur waarin aandacht is voor zowel cliënten als medewerkers. (bron: bevindingendialoog, perspectief directeur) Het auditteam bespeurt de ondersteunende rol van de zorgcoördinator aan medewerkers en teams in het omgaan met dilemma’s. Het auditteam waardeert dit als vakmanschap dat dragend is voor de organisatie. Naast het omgaan met dillema’s heeft het auditteam gehoord en gezien dat deze rol ook vervuld wordt in onder andere het samenstellen van zorgplannen, het inregelen van een nieuwe applicatie daarbij en het signaleren van risico’s omtrent grensoverschrijdend gedag. (bron: documentatiespoor). Het auditteam heeft vele voorbeelden gehoord van dilemma’s en hoe u daarmee omgaat. Dilemma’s waarvoor u manieren zoekt om ze in banen te leiden. De laatste tijd zien we meer agressie bij kinderen. Je wilt ze niet beperken door fysieke overmacht. Daarom hebben we protocollen per kind: wat kan wel, wat niet en hoe. We zijn met een team van 4 tot 6 begeleiders per dag en spreken dagelijks alles door. Dat is soms ook tussendoor nodig: "Hé, loop je even mee naar de gang". We delen ook veel met ouders over hun kind en soms ook nog met de zorgcoördinator zoals bijvoorbeeld een incidentmelding. (bron: waardendialoog, perspectief medewerker) En dilemma’s die raken aan de grenzen van uw mogelijkheden.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 14/32

Onze pleegzoon logeert hier het derde weekend van de maand: speciaal voor deze doelgroep. Hij zet geen grote stappen meer in zijn sociaal-emotionele ontwikkeling. Gezien zijn achtergrond zou een therapeutische setting wellicht op z'n plaats zijn. Maar dan komt hij op een gesloten groep. Dat is voor ons geen alternatief. Het maakt wel dat wij en ook ReubeZorg langs of soms over de grens van de mogelijkheden gaan. (bron: waardendialoog, perspectief gezinsouder) Ondanks deze dilemma’s gaat u nieuwe zorgvragen niet uit de weg maar onderzoekt in de praktijk wat er mogelijk is. Het auditteam herkent hierin dat u er alles aan wilt doen om te voorkomen dat cliënten thuis zitten zonder enige vorm van zorg en begeleiding. We lopen wel tegen het dilemma aan dat steeds meer mensen ons vinden die ook psychische klachten hebben. We zijn daarmee begonnen en moeten wel stilstaan wij de vraag of we daarmee doorgaan. Het zijn dan vaak kinderen die om die reden niet meer naar school kunnen en extern behandeling krijgen. Onze rol is dan vooral structuur brengen in de dagbesteding. Als ze eenmaal hier zijn sturen we ze niet weg. We hebben een casus van een meisje die hier op deze manier rust gevonden heeft en nu weer terug naar school is gegaan. (bron: bevindingendialoog, perspectief zorgcoördinator) Als knelpunt heeft het auditteam gehoord dat eenzelfde resultaat moeilijker is bij kinderen met bijvoorbeeld hechtingsproblematiek of zelfbeschadiging. Het auditteam voelt hierbij dat u bij dilemma’s het stellen van grenzen niet uit de weg gaat. “In de begeleiding stellen we ook grenzen bijvoorbeeld het negeren van een begeleider door een cliënt is niet acceptabel. We gaan dan met de cliënt en de begeleider apart in gesprek en daarna met z’n drieën. Dat is soms emotioneel maar dat is nodig om weer verder te kunnen (bron: bevindingendialoog, perspectief zorgcoördinator) Ook op organisatieniveau zijn er dilemma’s. U hebt de rol van preventiemedewerker voor personeel belegd bij de officemanager. Het auditteam proeft hierin dat u onderkent dat u als familie als een te sterke groep van bondgenoten gezien kan worden waardoor medewerkers én cliënten of hun vertegenwoordigers het ongemak kunnen ervaren dat wanneer ze iets delen met de één het vanzelf bij de ander komt. Met name bij vertrouwenszaken kan dit belastend zijn. Het auditteam stelt voor om voor de dilemma’s van de preventiemedewerker een toetssteen buiten uw organisatie te zoeken zodat vertrouwelijkheid geborgd is. Van de externe vertrouwenspersoon is nog nooit gebruik gemaakt is bij u als directie bekend. De externe vertrouwenspersoon is moeilijk te traceren voor medewerkers (bron: documentatiespoor). Het auditteam legt het voorstel neer om een kennismaking met medewerkers te organiseren. Tevens om de vertrouwenspersoon jaarlijks te laten rapporteren op aantallen.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 15/32

De mate waarin de Wet Zorg en Dwang aan de orde is bespeurt het auditteam als een dilemma. Als directie en zorgcoördinator hebt u veel moeite gedaan om de kennis te verwerven maar u vindt dit niet eenvoudig te vertalen naar ReubeZorg. Het auditteam oppert de mogelijkheid om te proberen minder de wettoepassing op te zoeken, en meer het bewustzijn te bespreken met medewerkers wat allemaal (soms ondoordacht) vanzelfsprekend plaatsvindt, zonder dat daar een regiemoment voor cliënten bij afgewogen wordt. Ontwikkelpunten Op grond van de verschillende observaties en gesprekken reikt het auditteam graag de volgende ontwikkelpunten aan: - Het auditteam spreekt de verwachting uit dat uw wijze van omgaan met dilemma’s door scholing en video-interactietraining, het motto “een lastige situatie doe je niet alleen”, de dagelijkse reflectiemomenten en begeleiding van de zorgcoördinator ook bij uitbreiding van uw organisatie ondersteunend zal zijn. - Het auditteam stelt voor om voor de preventiemedewerkers een onafhankelijke toetssteen buiten de organisatie te zoeken om dilemma’s mee te delen. Het auditteam legt het voorstel neer om de vertrouwenspersoon bekendheid te geven in de organisatie en jaarlijks te laten rapporteren op aantallen. Het auditteam oppert de mogelijkheid om bij de afweging of de Wet Zorg en Dwang aan de orde is te proberen minder de wettoepassing op te zoeken, en meer het bewustzijn van een regiemoment voor de cliënt te bespreken met medewerkers.

Impact op resultaat voor de cliënt Het auditteam heeft in de praktijk de waarden opgemerkt die u als organisatie belangrijk vindt in de praktijk. Het auditteam heeft rust, (buiten)ruimte, respect en structuur ervaren. Het auditteam voelt hierbij dat iedereen zichzelf mag zijn, wat ontwikkeling mogelijk maakt. Het auditteam heeft gezien dat het tempo en de werkzaamheden passend is bij wat voor de cliënt haalbaar is en er voldoende begeleiding is om dit te ondersteunen. “Ik werk in de Klas en in het logeerhuis en probeer de nadruk te leggen op wat het kind kan. Bij ReubeZorg willen we een veilige plek bieden en groei inzetten: bagage geven richting maatschappij. Dat doen we door bijvoorbeeld bezoekjes aan bibliotheek en supermarkt. We doen het met humor en rust bijvoorbeeld door nadat ze vanuit de taxi binnenkomen "schakeltijd” te geven in de vorm van een rustmoment op de kamer. Ieder kind van de Klas heeft een eigen kamer. Daar maken ze bijvoorbeeld ook gebruik van tijdens de middagrust. We kijken ook naar een zorgvuldige samenstelling van de groep en zorgen dat er iedere dag een goede combinatie is. Ik werk veel vanuit intuïtie. We proberen kinderen “het leven” mee te geven. (bron: waardendialoog, perspectief medewerker) Het auditteam heeft gezien dat dit in de praktijk ook invulling krijgt.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 16/32

“In de Klas is er een huiselijke sfeer: geen schoolse locatie maar meer een huiskamer. Begeleiders behandelen cliënten met respect en bekrachtigen hun kwaliteiten waardoor je de cliënten ziet opbloeien, maar ook weer rustig worden als dat nodig is. Voorbeeld: kind blijft bepaald gedrag herhalen, begeleider herkent en erkent dit, maakt dit bespreekbaar met het kind, ze neemt oprecht één op één aandacht voor hem en het kind kan uitleggen welke behoefte erachter zit.” (bron: observatiespoor)

De waarden van uw organisatie worden ook ervaren door ouders en hun kinderen. “Mijn twee zoons van 15 en 14 jaar logeren hier. Ik heb ervaring gehad bij een andere organisatie en dat beviel niet zo goed. Het gaat over aansluiting bij je levensvisie. Ik vond het hier dus best spannend. Nu zeg ik "het had veel eerder gekund". Ik had een fijn intakegesprek. De eenvoud sprak me aan: dat zorgt voor vertrouwen en ontspanning. Er zijn ook moeilijke momenten geweest. Het had te maken met heimwee en toen is mijn zoon weggelopen. Dat was een crisismoment en toen is de directeur gekomen. Ik ervaar professionele begeleiding bijvoorbeeld bij dwarsheid. Als ik nu thuis ben kan ik ontspannen. ReubeZorg zorgt dat mijn kinderen groeien en vullen ook iets aan, bijvoorbeeld in de omstandigheden: de groepsgenoten worden als vrienden ervaren. Zo ontstaat er een netwerk om hen heen. Mijn zoon heeft het naar zijn zin en zegt regelmatig: "Ik wil vaker logeren bij de Reube”. (bron: waardendialoog, perspectief ouder) Medewerkers ervaren vrije ruimte waardoor er met plezier gewerkt kan worden. “Wanneer ik op de logeergroep werk dan ervaar ik dat soms niet als werk maar als een manier om er samen met jongeren een gezellige weekend van te maken, alsof ik zelf ook weekend vier. Ik voel dat mijn plezier overslaat op de kinderen." (bron: verhalenspoor, perspectief medewerker) Het auditteam heeft gezien dat er voor alle kinderen een individueel zorgplan aanwezig is en er individuele dagprogramma’s gemaakt worden. De begeleiding is voor een paar kinderen in de Klas één op één en voor anderen één op twee of één op vier gekoppeld aan de indicatie. Op het terrein zijn kinderen onderweg om iets weg te brengen of bezig met activiteiten. Het auditteam realiseert zich dat samenwerking tussen alle betrokkenen rondom de cliënt zorgt dat deze gekend wordt, wat een randvoorwaarde is voor veiligheid en ontwikkeling. Zoals bijvoorbeeld bij een cliënt die daardoor gebruik kan maken van het hele terrein. “Ze kan langs de grote hond lopen, waar ze soms ook een beetje bang voor is, vanuit de ervaring dat altijd iemand (hoorbaar) aanwezig is. "Ga maar door, het gaat goed, de hond is rustig" waarna ze met een boogje er omheen lopend haar weg kan vervolgen”. (bron: verhalenspoor, perspectief cliënt)

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 17/32

Het auditteam heeft gehoord dat de behoefte aan het onderwijs dat sinds een paar jaar geboden wordt ontstaan is in Coronatijd toen kinderen thuis kwamen te zitten. Op elke school in Twente/Oost Gelderland van SOTOG zitten een paar kinderen die zorgintensief zijn. Van deze organisatie is er een leerkracht verbonden aan ReubeZorg. Soms zijn kinderen er tijdelijk om 'lucht te krijgen’ en ook voor langere tijd. Het gaat dan om kinderen met multi problematiek, problemen met hechting, een trauma en/of een complexe thuissituatie. De zorg staat voorop en het onderwijs wordt geboden als het kan. U wilt dat er voor alle kinderen een onderwijsplek is zodat ze niet thuis komen te zitten. Het auditteam verstaat dit als de grote inspanning die u levert om met creativiteit en flexibiliteit zoveel mogelijk kinderen een passende plek te geven waar ze zich kunnen ontwikkelen. “Mijn pleegzoon die in ons gezinshuis woont komt hier in de Klas. Hij heeft ingewikkeld en intensief gedrag en is met een maatregel bij ons geplaatst. Gaandeweg heb ik de organisatie steeds professioneler zien worden. Er zijn korte lijnen. Overleg en samenspraak zorgt voor maximale aansluiting bij het kind. Eerst kwam hij 10 minuten per dag en nu 5 dagen per week. Hij krijgt "onderwijs als het kan en zorg als het moet". Toen hij hier kwam kon hij niet lezen. Nu gaat hij naar de bibliotheek en leest zelfstandig een boek. Ik ben blij dat hij altijd naar school kan. Mijn pleegdochter gaat hier een weekend logeren en gaat op woensdag heel graag naar de meidengroep.” (bron: waardendialoog, perspectief gezinsouder) Het auditteam beseft hierdoor ook het belang van uw zorg voor (pleeg)ouders omdat zij ontlast worden in de intensieve zorg. Ouders bevestigen dit beeld. “Ik ben heel tevreden over de korte lijnen, zoals bijvoorbeeld in het spoed-MDO vanwege een crisissituatie. Het effect van de aanpak is heel ondersteunend op het kind. De zorgcoördinator heeft een benaderingswijze voor in- en externe betrokkenen gemaakt hoe er met de cliënt omgegaan moet worden in bepaalde crisissituaties. Daarnaast is er minimaal elk half jaar een gesprek over het zorgplan.” (bron: bevindingendialoog, perspectief gezinsouder) Of zoals een andere ouder het kernachtig samenvat: ”Jullie werkt raakt de kwaliteit van ons leven." (bron; bevindingendialoog, perspectief ouder)

Ontwikkelpunten Op grond van de verschillende observaties en gesprekken reikt het auditteam graag de volgende ontwikkelpunten aan: - Met het beeld van uw visie en volharding om met creativiteit en flexibiliteit van betekenis te zijn voor de doelgroep heeft het auditteam de verwachting dat u in staat zult zijn om dit te borgen bij uitbreiding van uw organisatie. - Het auditteam stelt voor om de wijze waarop u hier invulling aan gaat geven uit te werken in scenario’s.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 18/32

Voor de tussentijdse audit stelt het auditteam voor om meerdere cliënten en/of verwanten te betrekken bij de interviews, zodat er een beeld ontstaat van de impact van uw inspanningen.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 19/32

4. Uitkomsten impactanalyse – een grafische impressie Diverse grafieken ondersteunen het verhaal over de kwaliteit van zorg uit hoofdstuk 3. Deze grafieken zijn het resultaat van de uitgevoerde impactanalyse. De overtuigingen van alle auditoren uit het team – zowel de sporenauditoren als de kernauditor, als uw eigen overtuigingen – zijn in deze analyse meegenomen. De grafieken geven informatie over de mate waarin de leden van het auditteam er al dan niet van overtuigd zijn dat al het gezamenlijk handelen in uw organisatie leidt tot goede zorg. Ze geven een beeld van de verschillende aspecten van kwaliteit die zijn waargenomen tijdens de audit. Ook geven ze richting aan de mogelijkheden voor ontwikkeling en de gebieden waar ruimte is voor het verder vormgeven van de ambities van de organisatie. In bijlage D vindt u de onderbouwing van de opbouw van deze grafieken.

Eindbeeld en gemiddelde uitkomst dialogen en sporen op impactcriteria Gemiddelde sporen en dialogen versus eindbeeld Verander cultuur en context Leren en ontwikkelen Risico's in beeld Omgaan met dillemma's Impact op het resultaat voor de cliënt

Eindbeeld

Gemiddelde van sporen en dialogen

Bovenstaande grafiek geeft het totale beeld van het gemiddelde van de uitkomsten van de sporen en dialogen van Perspekt (blauw) evenals het eindbeeld (rood), op basis van de impactcriteria. Daarbij is zichtbaar dat het eindbeeld een meer overtuigde uitkomst laat zien. De verdieping in de bevindingendialoog heeft daartoe een grote bijdrage geleverd. Uw uitdrukkelijke verzoek om ontwikkelpunten duidt de kernauditor als bereidheid voor verbetering en geeft vertrouwen in de voortgang. Toelichting per impactcriterium: ▪ Verandercultuur en context: U werkt met grote betrokkenheid en passie voor de doelgroep. U bent zich echter ook bewust van de uitdagingen nu de organisatie gaat uitbreiden. De basis van uw organisatie is op orde, wat een goed uitgangspunt is voor de verdere ontwikkeling.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 20/32

▪ ▪

▪

Leren en ontwikkelen: u hecht een groot belang aan het leren en reflecteren en heb daar een gestructureerde aanpak voor, die verweven is in het dagelijks werk Risico’s in beeld: risico’s op zowel cliënt- als organisatieniveau zijn in beeld. In de bevindingendialoog hebt u duidelijk gemaakt hoe u als managementteam medewerkers kunt ondersteunen bij moeilijke situaties, waarbij uw motto is dat je moeilijke situaties niet alleen doet. Omgaan met dilemma’s: van de vele dagelijkse dilemma’s wordt op gestructureerde en methodische wijze geleerd. Veiligheid staat bij u bovenaan. U staat open voor suggesties voor het omgaan met dilemma’s op organisatieniveau. Impact op resultaat voor de cliënt: het gedrag van uw medewerkers heeft een grote invloed op uw cliënten. Ouders ervaren dit ook en uiten hun tevredenheid over uw aanpak.

Eindbeeld en gemiddelde uitkomst dialogen en sporen op kwaliteitswijzers Gemiddelde Perspekt versus eindbeeld

Vitale cultuur

Sensitieve bedrijfsvoering

Vakmanschap

Inclusief samenwerken

Werken met waarden & regels

Persoonsgerichte zorg

Eindbeeld

Gemiddelde van sporen en dialogen

Bovenstaande grafiek geeft het totale beeld van de uitkomsten van de sporen en dialogen van Perspekt (blauw) evenals het eindbeeld (rood), op basis van de kwaliteitswijzers. Zo is uit de kwaliteitswijzers af te leiden op welke aspecten gestuurd kan worden om de ambities van de organisatie te verwezenlijken. Daarbij is net als bij de impactcriteria zichtbaar dat het eindbeeld een meer overtuigde uitkomst laat zien. De verdieping in de bevindingendialoog heeft daartoe een grote bijdrage geleverd. Uw uitdrukkelijke verzoek om ontwikkelpunten duidt de kernauditor als bereidheid voor verbetering en geeft vertrouwen in de voortgang.

▪

Sensitieve bedrijfsvoering: Uw organisatie werkt vanuit de bedoeling: alles is erop gericht om passende zorg en begeleiding te geven. De kleinschaligheid is hierin faciliterend. De nabijheid en

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 21/32

▪

ondersteuning in het primair proces van directie en zorgcoördinator dragen er in grote mate aan bij dat dit mogelijk is. Vitale cultuur: medewerkers werken graag bij ReubeZorg. Cliënten en ouders voelen zich gehoord en gekend. De structuur geeft duidelijkheid en de sfeer is open en gemoedelijk. Inclusief samenwerken: Medewerkers zijn op elkaar ingespeeld. Begeleiders werken op verschillende onderdelen en weten zo ook alles over de cliënten die er zijn. Ze kennen elkaar en de cliënten heel goed en weten elkaar te vinden. Werken met waarden en regels: uw waarden zijn zichtbaar in het dagelijks werk. U spant zich in om te voldoen aan regels die voor uw organisatie van toepassing zijn. U staat open voor suggesties om hierin te verbeteren. Vakmanschap: u geeft ruimte voor vakmanschap door zowel het persoonlijk leren en reflecteren te faciliteren als ook methodische handreikingen te geven zoals de Heijkoop methode. Werken met waarden en regels: Er wordt altijd gewerkt vanuit het perspectief dat er veiligheid moet zijn voor de cliënten. Wanneer er veiligheid en geborgenheid is kunnen cliënten zich ontwikkelen en een fijne en leerzame dag hebben. Persoonsgerichte zorg: De cliënt staat centraal bij ReubeZorg. Iedereen kent en respecteert elkaar. Alles is gericht op de ontwikkeling van de zorg en het welzijn. Van de cliënt. Ouders voelen dit als een steun in hun eigen zorg en aanpak.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 22/32

Bijlage A. Methodische verantwoording

Theoretische grondslag PREZO Care PREZO Care heeft een wetenschappelijke basis, werkt met beproefde methoden en gekwalificeerde auditoren. Het kwaliteitsmodel PREZO Care en de bijbehorende auditmethodiek zijn ontwikkeld en onderbouwd met kwalitatieve onderzoeksmethoden en is wetenschappelijk gefundeerd met een multi- en transdisciplinaire kennisbasis. Zo vindt PREZO Care onderbouwing in theoretische uitgangspunten vanuit zorg & ethiek, organisatiekunde, psychologie en beleidswetenschappen. Het toetsingskader van PREZO Care is gebaseerd op de wettelijke normen en actuele kwaliteitskaders. Betrouwbaarheid en validiteit van de auditmethodiek en uitkomsten zijn uiteraard essentieel. Validiteit zegt iets over de inhoud van de audit: stellen we vast wat de bedoeling is? Hechten we de juiste interpretatie aan wat we zien? Betrouwbaarheid heeft te maken met de stabiliteit van de audit. Zijn de bevindingen robuust genoeg om een uitspraak te kunnen doen? Om de betrouwbaarheid en validiteit van de audit te garanderen, is in het ontwerp van de auditmethodiek gebruikgemaakt van triangulatie.

Triangulatie Triangulatie wil zeggen dat er meerdere bronnen gebruikt worden om kwaliteit te onderzoeken. Triangulatie maakt de PREZO Care audit valide, omdat kwaliteit vanuit meerdere bronnen wordt vastgesteld. Het maakt de audit bovendien betrouwbaar, omdat op verschillende plekken en/of momenten dezelfde fenomenen voorkomen. Bij de PREZO Care audit is gebruikgemaakt van de volgende vormen van triangulatie: • Triangulatie in de methode: vanuit drie verschillende sporen. • Triangulatie onder auditoren: toepassing van het vier-ogenprincipe, waarbij twee auditoren naar hetzelfde kijken vanuit hun eigen bril. • Triangulatie in de tijd: er wordt op verschillende momenten gekeken. • Triangulatie in zienswijze: er is oog en oor voor verschillende perspectieven. • Triangulatie in locatie: er wordt naar een item op verschillende vergelijkbare plaatsen gekeken.

Objectiviteit Tijdens de PREZO Care audit stellen we op belangeloze wijze kwaliteit vast in een bepaalde periode. Dankzij triangulatie en het vier-ogenprincipe en het gebruik van vaste formats en werkwijzen garanderen we de objectiviteit van de audit. Door vaste formats en werkwijzen te gebruiken, bieden we de zekerheid dat verschillende auditoren op dezelfde manier luisteren, kijken en toetsen.

Reproduceerbaarheid Omdat PREZO Care uitgaat van dynamische kwaliteit en vanuit een narratieve opvatting kijkt naar kwaliteit, is er nooit een garantie voor volledige reproduceerbaarheid van de uitkomsten van de audit. Het gebruik van vaste werkwijzen, formats en methoden biedt de zekerheid dat de verschillende auditoren op vergelijkbare wijze luisteren, kijken en toetsen. Met de dialogen wordt de zekerheid geboden van het meervoudig perspectief. Het competentieniveau van de kernauditor biedt de zekerheid dat met kennis en kunde

Auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 23/32

gekeken wordt naar de (kwalitatieve) data. Met de inzet van de impactanalyse – een kwantitatief instrument dat we kwalitatief inzetten – garanderen we dat het gezaghebbende eindoordeel bij iedere audit tot stand komt op dezelfde gronden.

De impactanalyse De impactanalyse is een hulpmiddel bij de analyse van alle data die tijdens de audit zijn verzameld in de drie auditsporen (documentatie, observatie en verhalen). Deze tool helpt de kernauditor om tot een gedragen conclusie en een samenhangend beeld over de kwaliteit van zorg te komen. De impactanalyse is een aanvulling op de andere bronnen die de kernauditor in handen heeft om tot een gezaghebbend oordeel te komen. Namelijk: • het verslag van de waardendialoog; • de ingevulde formats en bevindingenverslagen uit het documentatie-, observatie- en verhalenspoor;. • het verslag van de bevindingendialoog; • beschikbaar foto- en videomateriaal. De andere auditoren in het team leveren ook input voor de impactanalyse. Zij doen dit door het invullen van een Vragenlijst Impactanalyse. Hierin beantwoorden zij allen dezelfde vragen. Met de inzet van de impactanalyse – een kwantitatief instrument dat we kwalitatief inzetten – garanderen we dat het eindoordeel bij iedere audit tot stand komt op dezelfde gronden. De vragen uit de impactanalyse vindt u terug in bijlage E. Meer informatie over de achtergrond van de PREZO Care methodiek is te lezen in de Methodologische verantwoording. Meer informatie over de impactanalyse is te vinden in de Wegwijzer impactanalyse voor organisaties.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 24/32

Bijlage B. Auditprogramma Betreft

PREZO Care Planning

Project

ReubeZorg BV/REUBE/2023/1

Periode

06 oktober 2023 - 31 oktober 2023

Audit Organisatieonderdelen Kernauditor Boventallige auditoren

REUBE/2023/1/A/1/PA Logeerhuis (PREZO Care ‘19 v1), Dagbesteding voor volwassenen (PREZO Care ‘19 v1), Onderwijszorggroep De Klas (PREZO Care ‘19 v1) Mevrouw M.L.L. Bekhuis - Kint MBA-H

Werkvorm

Datum(s)

Auditor(en)

Locatie

Betrokken(en) organisatie

Dialoog verkenning

06OKT2023, Ochtend

Mevrouw M.L.L. Bekhuis - Kint MBA-H

Ampsenseweg 26 te Lochem

Dhr P., directeur

Kennismaking en waardendialoog

Mevr. T., officemanager Mevr. V., begeleider Dagbesteding Mevr. R., gezinsouder van 2 deelnemers Mevr. N., begeleider De Klas en het Logeerhuis Mevr. B., moeder van 2 deelnemers Dhr. M., vrijwilliger

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 25/32

Mevr. L., zorgcoördinator (tot 11.25 uur aanwezig)

Documentatiespoor

10OKT2023, ochtend

De heer J. Bartels

Ampsenseweg 26 te Lochem

Check formele basis

Dhr. P., directeur Mevr. T., officemanager Mevr. L., zorgcoördinator

Observatiespoor

06OKT2023, Ochtend

Mevrouw M.L.L. Bekhuis - Kint MBA-H

Ampsenseweg 26 te Lochem

komst auditor

1-uurs observatie Verhalenspoor

Medewerkers op de hoogte stellen van

10OKT2023, middag

De heer J. Bartels

Ampsenseweg 26 te Lochem

Mevr. J. (cliënte) en Dhr. P. (directeur), locatie De Klas

Narratief interview Dialoog bevindingen

31OKT2023, Ochtend

Mevrouw M.L.L. Bekhuis - Kint MBA-H

Ampsenseweg 26 te Lochem

Bevindingendialoog

Dhr. P., directeur Mevr. T, officemanager Mevr. L, zorgcoördinator Mevr. V., begeleider Dagbesteding Mevr. R., gezinsouder van 2 deelnemers Mevr. B, moeder van 2 deelnemers Dhr. M., vrijwilliger

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 26/32

Bijlage C. Kerngegevens organisatie

Naam organisatieonderdeel Locatie + Adres

Omschrijving van diensten Aantal clienten

Aantal personeelsleden (fte)

Logeerhuis

Ampsenseweg 26, Lochem

Een logeerhuis voor kinderen in de leeftijd van 4 tot 20 jaar met een verstandelijke beperking en/of een bijkomende zorgvraag.

10 personen, medewerkers worden bij verschillende organisatieonderdelen ingezet. Een splitsing per onderdeel en per medewerker is niet te geven. Momenteel heeft ReubeZorg 18 medewerkers in dienst en bedraagt het totaal aantal FTE 13,1.

Dagbesteding

Ampsenseweg 26, Lochem

Dagbesteding aan (jong)volwassenen met een verstandelijke beperking, licht psychiatrische problematiek of niet-aangeboren hersenletsel.

8 personen, medewerkers worden bij verschillende organisatieonderdelen ingezet. Een splitsing per onderdeel en per medewerker is niet te geven. Momenteel heeft ReubeZorg 18 medewerkers in dienst

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 27/32

en bedraagt het totaal aantal FTE 13,1. Onderwijsgroep De Klas

Ampsenseweg 26, Lochem

Zorg én onderwijs voor kinderen met een verstandelijke beperking en/of een complexe zorgvraag in de leeftijd van 4 t/m 15 jaar.

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 28/32

6 personen, waarvan 1 niet bij ons in dienst is (onderwijzeres). Medewerkers worden bij verschillende organisatieonderdelen ingezet. Een splitsing per onderdeel en per medewerker is niet te geven. Momenteel heeft ReubeZorg 18 medewerkers in dienst en bedraagt het totaal aantal FTE 13,1.

Bijlage D. Toelichting grafieken De kernauditor heeft in overleg met de auditoren een impactanalyse uitgevoerd op de resultaten van de audit. Deze impactanalyse werkt beslisondersteunend bij het bepalen van het uiteindelijke eindbeeld op basis van de resultaten. De kernauditor en de overige auditoren hebben in de impactanalysetool een serie vragen beantwoord per impactcriterium (zie bijlage E). Deze vragen hebben allemaal een relatie met de verschillende kwaliteitswijzers van PREZO Care. Ook u heeft een impactanalyse uitgevoerd en uit laten voeren door een externe observant. De vragen in de Vragenlijst Impactanalyse worden beantwoord op een vijfpuntsschaal: 0 = helemaal niet overtuigd (0%) 1 = in geringe mate overtuigd (25%) 2 = voldoende overtuigd (50%) 3 = in ruime mate overtuigd (75%) 4 = volledig overtuigd (100%) Er zullen altijd verschillen zijn tussen de uitkomsten van auditoren die verschillende sporen hebben uitgevoerd. Immers, ieder spoor levert een ander soort informatie op en geeft alleen informatie over de daar en dan waargenomen leefwereld. Niet iedereen kan dan ook antwoord geven op alle vragen uit de impactanalyse. Hiervoor wordt in de impactanalyse gecorrigeerd. Het gewogen gemiddelde van alle uitkomsten van dialogen en sporen tezamen laat zien tot welk beeld het auditteam als geheel is gekomen. De kernauditor, die als enige een totaalbeeld heeft, maakt het uiteindelijke eindbeeld op. Dit eindbeeld heeft geleid tot het registratieadvies. Op basis van bovenstaande uitgangspunten zijn er twee grafieken in deze rapportage opgenomen: Resultaten op basis van de impactcriteria (grafiek 1): Gemiddelde Perspekt versus gemiddelde uw organisatie versus eindbeeld Resultaten op basis van de kwaliteitswijzers (grafiek 2): Gemiddelde Perspekt versus gemiddelde uw organisatie versus eindbeeld

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 29/32

Bijlage E. Vragenlijst Impactanalyse Verandercultuur en context 1 Is er sprake van een transparante en open cultuur binnen de organisatie/afdeling/locatie? 2 Heeft de organisatie/het organisatieonderdeel de ambitie om optimale kwaliteit te leveren? 3 Is er aandacht voor (persoonlijk) leiderschap? 4 Is er aandacht voor de context van de organisatie/ het organisatieonderdeel/afdeling/locatie? 5 Is er aandacht voor de achtergrond van de bewoners? 6 Dragen de patronen van interactie positief bij aan de cultuur? 7 Staat cliëntgerichtheid centraal in het beleid en het handelen van de organisatie? 8 Heeft de organisatie intrinsieke flexibiliteit? 9 Wordt in de organisatie/het organisatieonderdeel/afdeling/locatie waarden gedreven gewerkt? 10 Krijgen waarden betekenis in al het handelen? 11 Is er aandacht voor eigenaarschap binnen de organisatie/het organisatieonderdeel/afdeling/locatie? 12 Dagen belanghebbenden elkaar uit tot betere zorg 13 Stimuleert en faciliteert het leiderschap in de organisatie/organisatieonderdeel/afdeling/locatie de dialoog? Leren en ontwikkelen 1 Worden alle medewerkers structureel gestimuleerd om te reflecteren op hun handelen? 2 Zijn alle medewerkers verplicht scholing te volgen en zich te ontwikkelen? 3 Is het opleidingsbeleid passend bij de strategie van de organisatie? 4 Worden kritieke incidenten en/of richtinggevende voorbeelden gedeeld binnen de organisatie? 5 Wordt er geleerd van de dagelijkse praktijk? 6 Leren alle medewerkers van elkaars ervaringen en inzichten? 7 Participeren de organisatie en haar medewerkers in lerende netwerken? 8 Wordt er in de organisatie/locatie gestuurd op een optimale teamsamenstelling? 9 Wordt door (persoonlijke) leiderschap het leren en ontwikkelen gestimuleerd? 10 Wordt er gestuurd op talentontwikkeling van alle medewerkers? 11 Worden medewerkers getraind in de omgang met dilemma's? 12 Vind leren en reflecteren plaats op basis van de dialoog? Risico’s in beeld 1 Worden individuele risico's geïdentificeerd? 2 Worden individuele risico's geadresseerd?

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 30/32

3 Is er individuele handelingsvrijheid voor medewerker en cliënt is, ook in geval van potentiële risico's? 4 Wordt indien mogelijk de wens van de cliënt ten aanzien van risicovolle keuzes gevolgd? 5 Worden patronen van risico’s geanalyseerd? 6 Wordt gestuurd op de uitkomsten van risicoanalyses? 7 Worden medewerkers gefaciliteerd in het verantwoord nemen van risico's 8 Zijn er afspraken over het vastleggen van keuzes die leiden tot potentiële risico's? 9 Is de continuïteit van de organisatie geborgd? 10 Worden incidenten en calamiteiten geanalyseerd? 11 Worden de uitkomsten van risicoanalyses gebruikt voor bijstelling van beleid? 12 Is de Raad van Bestuur gecommitteerd aan risicomanagement Omgaan met dilemma’s 1 Worden dilemma's op cliënt niveau herkend, benoemd en besproken met relevante belanghebbenden? 2 Wordt er in de organisatie gehandeld op basis van afgewogen keuzes bij dilemma's? 3 Hebben bewoners een belangrijke stem bij de keuzes die gemaakt worden ten aanzien van dilemma's? 4 Reflecteren alle medewerkers in de organisatie structureel op het omgaan met dilemma's? 5 Worden patronen in dilemma's op organisatieniveau geanalyseerd? 6 Wordt in de organisatie breed gestuurd op de uitkomsten van de analyse van dilemma's? 7 Worden dilemma's geïnterpreteerd in het perspectief van organisatieontwikkeling en beleid? 8 Zijn interpretatie en analyse van dilemma's richtinggevend voor organisatie- en beleidsontwikkelingen? Impact op het resultaat voor de cliënt 1 Zijn de wettelijke veiligheidseisen voor bewoners geborgd? 2 Wordt rekening gehouden met de waarden van de bewoners? 3 Ervaren de bewoners welbevinden? 4 Hebben bewoners eigen regie? 5 Zorgen de patronen van interactie voor samenhang in zorg en ondersteuning 6 Zijn beleid en praktijk congruent met het beoogde resultaat voor de cliënt? 7 Worden gemaakte afspraken met de bewoners nagekomen? 8 Is de compliance (betrouwbaarheid) geborgd? 9 Is er sprake van waarneembare aandacht en compassie voor de cliënt? 10 Is het handelen van medewerkers in de organisatie gericht op het belang van de cliënt? 11 Zijn verantwoordelijkheden in de organisatie duidelijk belegd ten behoeve van de cliënt? 12 Is de bedrijfsvoering ten dienste van de cliënt ingericht?

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 31/32

13 14

Is de inbreng van bewoners, familie en/of mantelzorgers geborgd? Weet de instelling aantoonbaar te maken dat er verantwoorde zorg wordt geleverd?

(Concept) auditrapport PREZO Care kleinschalig ReubeZorg B.V., Lochem, 6-31 oktober 2023

Pagina: 32/32